Tổ chức hoạt động văn phòng công ty juky vn tại khu chế xuất tân thuận, thành phố hồ chí minh đề tài sinh viên nghiên cứu khoa học cấp trường 2013

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA LỊCH SỬ BỘ MÔN LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG CƠNG TRÌNH NGHIÊN CỨU KHOA HỌC SINH VIÊN CẤP TRƯỜNG NĂM 2013 TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CÔNG TY JUKI VIỆT NAM TẠI KHU CHẾ XUẤT TÂN THUẬN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Sinh viên thực hiện: NGUYỄN THỊ HUYỀN, Lớp Lưu trữ K09 Giảng viên hướng dẫn: ThS NGUYỄN VĂN BÁU MỤC LỤC MỞ ĐẦU:…………………………………………………………………………1 CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG…………………………………….8 1.2 CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHỊNG………………16 1.3 CÁC MƠ HÌNH TỔ CHỨC VĂN PHÒNG……………………………… 19 CHƯƠNG II: THỰC TIỄN TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG CƠNG TY TNHH JUKI VIỆT NAM………………………………………….25 I KHÁI QT VỀ TẬP ĐỒN JUKI VÀ CƠNG TY TNHH JUKI VIỆT NAM………………………………………………………………………………25 1.1 TỔNG QUAN VỀ TẬP ĐOÀN JUKI:…………………………………… 25 1.2 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH JUKI VIỆT NAM:……… 27 1.3.THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG CƠNG TY TNHH JUKI VIỆT NAM:…………………………………………………………………………… 32 CHƯƠNG III: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG CƠNG TY TNHH JUKI VIỆT NAM………………………………………………………………………………72 NHẬN XÉT CHUNG…………………………………………………… 72 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI CƠNG TY TNHH JUKI VIỆT NAM NĨI RIÊNG VÀ CÁC CƠNG TY NĨI CHUNG…………………………………………………………………78 KẾT LUẬN……………………………………………………………………… 85 TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………………………………………….….86 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài: Trong trình cạnh tranh kinh tế thị trường tạo cho doanh nghiệp nhiều hội thách thức lớn Chính doanh nghiệp cần xác lập củng cố vị trí thị trường khơng chiến lược sản xuất kinh doanh mà cách thức quản lý thích hợp hiệu quả, có khả thích ứng cao nhằm theo đuổi tốt mục tiêu để đối mặt với mơi trường cạnh tranh khắc nghiệt, đại hóa cấu bên tăng cường hiệu đầu tư, sản xuất kinh doanh bên ngồi Tất điều tiến hành thơng suốt hiệu nhờ có máy giúp việc văn phịng Văn phòng phận quan trọng thiếu quan nhà nước tổ chức sản xuất kinh doanh Văn phòng trung tâm quản lý, điều hành quan thực công tác tham mưu, tổng hợp, hậu cần giúp cho hoạt động toàn quan thông suốt, đạt hiệu cao, “tai”, “mắt”, “cánh tay nối dài” nhà quản lý, nơi tiếp nhận tất mối quan hệ đối nội, đối ngoại quan Đối với loại hình doanh nghiệp, tập đồn kinh tế… tổ chức hoạt động văn phòng đa dạng phong phú, việc xây dựng mơ hình tổ chức văn phịng phụ thuộc vào tính chất sản xuất kinh doanh quy mô hoạt động doanh nghiệp Trên thực tế có nhiều nghiên cứu, lý luận văn phòng hoạt động văn phòng lại có nghiên cứu văn phịng Cơng ty 100% vốn đầu tư nước ngồi mà chủ yếu văn phòng doanh nghiệp tư nhân nước, chi nhánh ngân hàng văn phòng quan nhà nước Đối với tổ chức hoạt động văn phịng Cơng ty Nhật Bản Việt Nam gần chưa có nghiên cứu đề cập đến vấn đề Việc nghiên cứu, tìm hiểu tổ chức hoạt động văn phịng Công ty Juki Việt Nam cho có cách nhìn tồn diện đầy đủ hiệu hoạt động mơ hình văn phòng doanh nghiệp kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa nước ta Nhằm góp phần tìm hiểu tổ chức hoạt động văn phịng Cơng ty Juki sở phân tích nội dung việc tổ chức hoạt động văn phòng, đánh giá hiệu hoạt động văn phịng Cơng ty đề giải pháp để xây dựng mơ hình văn phịng mang tính đại, hiệu cho doanh nghiệp Vì tơi định sâu tìm hiểu nghiên cứu đề tài: “Tổ chức hoạt động văn phịng Cơng ty Juki Việt Nam khu chế xuất Tân Thuận - thành phố Hồ Chí Minh” Tình hình nghiên cứu đề tài: Tổ chức hoạt động văn phòng doanh nghiệp vấn đề mang tính tất yếu, khách quan có ý nghĩa đặc biệt quan trọng phát triển định tồn vong doanh nghiệp Ở nước ta có nhiều nhà khoa học nghiên cứu vấn đề cơng việc văn phịng TS.Lê Văn In, TS Nghiêm Hỳ Hồng, TH.S Nguyễn Văn Báu, TH.S Đỗ Văn Học thuộc trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn thành phố Hồ Chí Minh; PGS.TS Nguyễn Văn Thâm, PGS.TS Nguyễn Hữu Tri, PGS Vương Đình Quyền, TS.Vũ Thị Phụng…thuộc trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội Ngoài cịn có số tác giả khác như: GS.TS.Nguyễn Thành Độ (trường Đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội); Phan Thanh Lâm, Bùi Nguyệt Ánh (trung tâm bồi dưỡng Bách Khoa); TS.Nguyễn Hữu Thân (Viện đại học Đà Lạt)… Đặc biệt cơng trình nghiên cứu lâu dài quản trị văn phòng doanh nghiệp vấn đề cơng việc văn phịng doanh nghiệp TS.Lê Văn In Ơng có nhiều tác phẩm tiếng lĩnh vực như: Văn phòng đại nghiệp vụ hành văn phịng; Nghiệp vụ thư ký, soạn thảo văn bản, quản lý hồ sơ tài liệu Bên cạnh TS.Nguyễn Hữu Thân có nhiều cơng trình nghiên cứu tác phẩm viết quản trị hành văn phịng Quản trị hành văn phịng (1994) quản trị hành văn phịng (2004)… đề cập vấn đề quản trị văn phòng xây dựng văn phòng theo hướng đại PGS.TS Vũ Thị Phụng1 biết Quản trị văn phòng doanh nghiệp, tác giả cho quản trị văn phòng nhiệm vụ khơng đơn giản, chí cịn phức tạp Quản trị văn phòng đòi hỏi nhà quản trị doanh nghiệp (Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc) hiểu biết lực Vũ Thị Phụng: Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn HàNội quản trị nói chung, cịn phải có hiểu biết sâu sắc vị trí, vai trị, tính chất, đặc điểm hoạt động văn phòng đội ngũ nhân làm việc để vận dụng hiệu lý thuyết quản trị vào việc tổ chức, điều hành hoạt động khu vực phận văn phòng Những hoạt động chủ yếu văn phòng tổ chức họp, hội nghị để nhà quản trị đưa ý tưởng bàn thảo vấn đề chiến lược phát triển, ban hành định quy mô, mẫu mã, chất lượng giá sản phẩm; nơi soạn thảo, ban hành văn đạo, hướng dẫn triển khai thực hiện; nơi theo dõi kiểm tra kết hoạt động phận cá nhân thơng qua thủ tục hành chính… Công đổi đưa đến quan niệm nhận thức Việt Nam Văn phòng Quản trị văn phòng Sự xuất doanh nghiệp nước nhu cầu tuyển dụng đòi hỏi cao số lượng chất lượng, cách đánh giá trả lương cao nguồn nhân lực quản trị văn phòng làm thay đổi nhận thức xã hội nhà quản lý.Tuy nhiên qua khảo sát thực tế, tác giả cho thấy Việt Nam, vấn đề quản trị văn phòng chưa quan tâm mức Phối hợp với Thời báo Kinh tế Sài Gòn nghiên cứu hệ thống nhân 100 doanh nghiệp Việt Nam, tư vấn tái cấu trúc nhân cho nhiều cơng ty có tiếng Vinausteel, bút bi Thiên Long, dệt Thành Công , ông Nguyễn Ngọc Chiến – Giám đốc Công ty Tư vấn phát triển nguồn nhân lực BBC, xúc vấn đề bố trí sử dụng nhân doanh nghiệp, đặc biệt đội ngũ nhân viên văn phịng Ơng Chiến nhận xét: “Đội ngũ nhân viên văn phòng chuyên nghiệp, lĩnh cịn ít, người khơng chuyên lại nhiều Họ làm số việc nhàn hạ đánh máy, in ấn tài liệu có sẵn, lưu chuyển cơng văn, mua sắm văn phịng phẩm, dọn dẹp văn phịng mà khơng biết hoạch định cơng việc văn phịng, khơng đặt tốn hiệu cơng việc Khi yêu cầu tổ chức hội thảo, họ lúng túng, không làm Họ thụ động công việc ” Xu hướng “lợi người, tiện việc”, tức nhân viên văn phịng phải đa Khơng thích tuyển hai - ba người vào làm hai - ba phần việc gần nhau, người làm kiểu để phải trả hai - ba suất lương Hiện nay, doanh nghiệp thường tuyển nhân viên văn phòng làm nhiều việc: thư ký, văn thư, nhân sự, quan hệ đối ngoại, có kiến thức kế tốn, kinh doanh, tiếp thị Nói đơn giản, nhân viên văn phòng phải trợ thủ nhà quản lý, phải giúp việc cho nhà quản lý Một yêu cầu khác nhân viên văn phòng phải giỏi kỹ thực hành để làm việc hiệu Hiện nay, tốc phát triển mặt tính ngày, nên tính sáng tạo, linh hoạt nhân viên văn phòng đòi hỏi thiết nhân viên văn phịng khơng thể người làm việc máy móc, cứng nhắc Tuy nhiên trình khảo sát thực tế cịn chưa thật sâu sát nên hầu hết tác giả nước dừng lại chủ yếu khía cạnh lý luận cơng tác văn phịng quản trị hành văn phòng Hơn vấn đề đặt mà đến chưa có cơng trình giải là: Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi hoạt động lãnh thổ Việt Nam văn phịng doanh nghiệp xây dựng nào? Có đặc điểm giống khác với văn phòng truyền thống đặc điểm văn phòng doanh nghiệp Việt Nam? Từ phân tích cho thấy tổ chức hoạt động văn phòng doanh nghiệp nước ta nhiều vấn đề bỏ ngỏ đặc biệt khu vực doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi Tuy nhiên với thời gian ngắn trình hình thành nghiên cứu cơng tác văn phịng nhà khoa học nước ta thành tựu đạt đáng kể đáng trân trọng Những cơng trình viết nguồn tài liệu tham khảo quạn trọng đề tài Mục đích nhiệm vụ đề tài: Mục đích: Làm rõ thực trạng tổ chức hoạt động văn phịng Cơng ty Juki Việt Nam Khu chế xuất Tân Thuận, thành phố Hồ Chí Minh Qua đánh giá ưu điểm, khuyết điểm tổ chức hoạt động văn phịng Cơng ty, rút kinh nghiệm thực tiễn để hoàn thiện nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng, sở tham khảo áp dụng cho tổ chức hoạt động văn phòng doanh nghiệp nói tiêng văn phịng quan nói chung Nhiệm vụ : Khảo cứu văn chức năng, nhiệm vụ, vai trò ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng, khái niệm quản trị văn phòng, nguyên tắc quản trị tiêu chí để đánh giá hiệu hoạt động văn phịng Cụ thể, tìm hiểu đánh giá hoạt động văn phịng cơng ty, bao gồm : - Khái quát chung tập đồn Juki Cơng ty Juki Việt Nam - Phân tích cấu tổ chức, chức nhiệm vụ Cơng ty đặc biệt văn phịng Cơng ty - Mô tả, đánh giá thực tiễn hoạt động văn phịng Cơng ty thấy ưu điểm, hạn chế nguyên nhân dẫn đến hạn chế - Đề xuất giải pháp nhân sự, điều kiện vật chất văn phòng, nghiệp vụ kỹ thuật hoạt động văn phòng điều kiện để thực thi giải pháp Cơ sở lý luận phương pháp nghiên cứu: Cơ sở lý luận: Đề tài nghiên cứu dựa sở lý thuyết tính chất, đặc điểm quản lý nhân hoạt động văn phòng doanh nghiệp nói chung Cơng ty Nhật Bản nói riêng Phương pháp nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu dựa phương pháp sau: - Phương pháp nghiên cứu, tổng hợp tài liệu: cơng trình nghiên cứu, sách báo, tạp chí, thơng tin từ Website Internet có liên quan đến lý luận nội dung mơ hình tổ chức làm việc văn phòng, đặc biệt nghiên cứu tổng hợp tài liệu Công ty; - Khảo sát, quan sát thực tế văn phịng Cơng ty; - Điều tra bảng hỏi lãnh đạo, nhân viên làm văn phịng Cơng ty Juki nhằm lấy ý kiến đánh giá trình độ chun mơn mong muốn phát triển văn phòng theo hướng đại hóa Giới hạn đề tài: Đối tượng nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu khách thể Văn phịng Cơng ty TNHH Juki Việt Nam Khu chế xuất Tân Thuận – thành phố Hồ Chí Minh thơng qua việc khảo sát, điều tra bảng hỏi lãnh đạo, nhân viên làm công tác văn phịng Cơng ty Nội dung nghiên cứu: Bài nghiên cứu trình bày mơ hình tổ chức văn phịng cơng ty có ảnh hưởng đến cơng tác hoạt động văn phòng nào, thực tiễn hoạt động văn phịng cơng ty có ưu điểm hạn chế từ nêu số khuyến nghị để văn phịng Cơng ty hoạt động tốt hồn thiện Đóng góp đề tài Thơng qua việc khảo sát nghiên cứu thực tiễn mơ hình tổ chức hoạt động văn phịng Cơng ty có 100% vốn đầu tư Nhật Bản - Văn phòng mang đậm màu sắc Nhật Bản, qua đó, góp phần làm rõ chất cách thức tổ chức hiệu hoạt động văn phịng Cơng ty - loại văn phòng đại mang nhiều nét nhận thức mơ hình tổ chức văn phịng Cơng ty sản xuất lớn thành phố Hồ Chí Minh Đề tài rút kinh nghiệm vận dụng cho việc xây dựng việc tổ chức hoạt động văn phịng cho cơng ty, vận dụng để xây dựng phát triển mơ hình hoạt động văn phòng để doanh nghiệp ngày hoàn thiện phát triển Ý nghĩa lý luận ý nghĩa thực tiễn: Ý nghĩa lý luận: tổng hợp khái niệm vấn đề văn phòng, tổ chức hoạt động văn phịng quan tổ chức nói chung, doanh nghiệp nói riêng Ý nghĩa thực tiễn: Đề tài kết nghiên cứu thực tiễn tổ chức hoạt động văn phịng Cơng ty Juki Việt Nam vận dụng từ tập đoàn Juki Nhật Bản chi nhánh khác nước, đông thời vận dụng trình hoạt động áp dụng phù hợp với văn hóa Việt Nam Qua phân tích lý giải đặc điểm hiệu làm việc mơ hình tổ chức hoạt động văn phịng Cơng ty Nhật Bản, giúp nhà nghiên cứu quản trị văn phịng có thêm hiểu biết tổ chức cách thức hoạt động văn phịng Cơng ty Nhật Bản Quan trọng sinh viên ngành Lưu trữ Quản trị văn phòng mà đối tượng hướng nghiệp chủ yếu họ tương lai văn phòng doanh nghiệp Việc nghiên cứu vấn đề thực tiễn công tác xây dựng văn phòng đại doanh nghiệp trở thành học quý giá họ mà khơng sách lý thuyết có Kết nghiên cứu đề tài tài liệu tham khảo cho đối tượng có nhu cầu nghiên cứu tổ chức hoạt động văn phòng Kết cấu đề tài: Đề tài gồm chương: Chương I: Lý luận chung văn phòng hoạt động văn phòng Chương II: Thực tiễn tổ chức hoạt động Văn phịng Cơng ty Juki Việt Nam Chương III: Nhận xét chung số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động văn phịng Cơng ty Juki Việt Nam CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG Chương tập trung vào nghiên cứu lý luận văn phòng hoạt động văn phòng Khái niệm, chức văn phịng trình bày để làm rõ vai trị văn phòng quan tổ chức nhằm cung cấp sở lý luận soi sáng cho việc đánh giá thực tiễn chương sau 1.1 Lý luận chung văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng Văn phịng hiểu phận phụ trách cơng việc hành chính, giấy tờ quan, bao gồm nhiều công việc cụ thể như: tổ chức văn thư, đảm bảo thông tin liên lạc, đảm bảo sở vật chất phương tiện làm việc cho máy quản lý quản lý… Đối với quan nhỏ, hoạt động văn phịng mang tính nhất, đơn giản, phận văn phòng tổ chức gọn nhẹ cán văn phịng phải kiêm nhiệm nhiều công việc Từ điều cho thấy văn phòng thành lập xuất phát từ nhu cầu khách quan công việc tổ chức quy định Nhưng tùy theo tính chất, quy mơ, trình độ, chế hoạt động tổ chức mà văn phịng thành lập theo hình thức khác cho phù hợp Do đó, chương tập trung tìm hiểu sở lý luận văn phòng hoạt động văn phòng Trên thực tế có nhiều khái niệm văn phịng, góc độ tiếp cận khác khái niệm văn phòng khác Theo Nguyễn Hữu Thân – Tác giả sách “ Quản trị hành văn phịng” Văn phịng nơi diễn hoạt động kiểm soát nghĩa nơi soạn thảo, sử dụng tổ chức hồ sơ, công văn, giấy tồ nhằm mục đích thơng tin cho có hiệu Tác giả Tạ Hữu Ánh “Công tác hành văn phịng quan Nhà nước” cho rằng: -Thứ theo nghĩa rộng văn phòng máy giúp việc cho quan, thủ trưởng quan Những quan lớn có văn phịng; quan nhỏ có phịng hành 73 thể Nếu trọng đến vai trò cá nhân, Cơng ty thất bại người quan tâm đến thành riêng mình, muốn trở thành “sao” mà khơng quan tâm đến việc đóng góp cho thành công chung tập thể Thế quan niệm xem trọng vai trị tập thể dung dưỡng cá nhân yếu ẩn tập thể lớn mạnh Đó lý bầu khơng khí làm việc cơng ty ln thoải mái, người ln sống chan hịa với nhau, Tổng giám đốc ban lãnh đạo ngồi chung bàn ăn với cơng nhân, điều làm thu hẹp khoảng cách người Tạo cho nhân viên cảm giác tin tưởng trân trọng Vì vậy, họ phát huy hết lực vào cơng việc công ty Điểm bật nhân viên lãnh đạo văn phịng cơng ty Juki họ ln nâng cao trau dồi trình độ chuyên môn, họ tham gia lớp rèn luyện kỹ mềm, nâng cao kiến thức chuyên môn nâng cao kỹ ngoại ngữ (tiếng Nhật) kỹ tin học Trong cơng tác văn phịng, Công ty bước đầu nhận thức rõ tầm quan trọng hoạt động văn phòng, trang thiết bị phục vụ cho nghiệp vụ hành đổi Cơng tác văn phịng Cơng ty phát huy hầu hết chức năng, nhiệm vụ mình, phận tham mưu giúp cho quản lý giải tốt công việc điều hành quan cơng tác đối nội đối ngoại góp phần cho phát triển vững mạnh Công ty Các trang thiết bị đầy đủ tốt đóng góp phần lớn giúp giải phóng cơng việc nhanh Cơng tác văn thư: Thủ tục hành văn phịng diễn nhanh chóng, khơng cần phải qua nhiều nấc trung gian, điển hình cơng tác văn thư, quản lý văn đi, đến soạn thảo văn bản, không chặt chẽ phức tạp quan Nhà nước Như có ưu điểm giảm bớt gánh nặng cho Giám đốc đồng thời công việc tiến hành nhanh đỡ phải trải qua nhiều nấc trung gian Văn phịng tạo điều kiện cho phịng ban hồn thành công việc mà nhà lãnh đạo giao cho Đặc biệt, phận văn phòng hoạt động với tinh thần ý thức trách nhiệm cao quản lý, điều hành chánh, phó văn phịng 74 Trong hội họp: Qua bốn hình thức hội họp trình bày ta thấy hình thức hội họp công ty đầu tư nước ngồi phong phú, đa dạng.Với hình thức hội họp có nhều ưu điểm: Thứ họp chớp nhống giúp Cơng ty trực tiếp giải cố cách nhanh chóng, kịp thời đảm bảo cho trình sản xuất, kinh doanh mà khơng cần chờ đến họp giao ban hay họp tháng.Với họp tiến hành lúc mà khơng cần khâu chuẩn bị trước, giải công việc cách cụ thể, triệt để Thứ hai trình tự họp giúp công ty trao đổi thông tin thường xuyên với nhau, kiểm sốt cơng việc kế hoạch theo bước, giai đoạn Do ban lãnh đạo kiểm sốt cơng việc cơng ty cách cụ thể từ thể đưa biện pháp tổng quát tốt cho phát triển Công ty Thứ ba hình thức họp đơn giản gọn nhẹ, không phức tạp nghi lễ, nghi thức Từ giúp cơng ty tiết kiệm chi phí hội họp mà hiệu cơng việc lại cao Bên cạnh ta thấy họp diễn giờ, không xảy tình trạng cao su quan hành nhà nước Những người đến tham gia họp với tinh thần trách nghiệm cao, người tham gia vào thảo luận cách sôi không tạo nên cảm giác nhàm chán Với họp diễn gọn nhẹ, đơn giản phòng tổng hợp người thư ký giải phóng khối lương công việc lớn việc chuẩn bị hội họp.Và phịng tổng hợp phải có khả thu thập xử lý thơng tin tốt, bên cạnh khả tổng hợp tham mưu để lãnh đạo đưa định đắn, kịp thời Trong công tác thu thập xử lý thông tin: phận văn phòng nỗ lực để hồn thành nhiệm vụ đạt kết sau: Đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, xác, trung thực, kịp thời tới lãnh đạo phòng ban chức giúp cho ban quản lý củng cố công tác thông tin phịng ban, đơn vị tồn Cơng ty Khơng thế, văn phịng tiến hành truyền thơng tin đến đối tượng tiếp nhận thời gian nhanh nhất, việc lưu trữ thông tin tương đối đầy đủ 75 có hệ thống ứng dụng cơng nghệ thông tin vào công tác thông tin để đảm bảo thơng tin cập nhật nhanh chóng, đơn giản hóa việc chuyển thơng tin cho đối tượng tiếp nhận xa, góp phần làm cho cơng tác lưu trữ trở nên gọn nhẹ, bảo mật dễ dàng cần tìm kiếm Cơng tác lập chương trình kế hoạch: Cơng ty Juki Việt Nam đạt kết sau: Các chương trình kế hoạch đưa hợp lý, nhanh chóng thời gian quy định liệt kê đầy đủ, có hệ thống cơng việc cần giải Đồng thời giúp cho ban lãnh đạo phòng ban phải giải cơng việc theo trình tự khoa học, chức năng, thẩm quyền, công việc không chồng chéo Cơng tác lễ tân – tiếp khách: Văn phịng thực việc tiếp khách theo nội quy, quy định Cơng ty Văn phịng xếp lịch tiếp khách cho lãnh đạo hợp lý, hạn chế tối đa tình trạng trùng lặp giao tiếp Việc tiếp khách đảm bảo nguyên tắc hữu nghị, lịch sự,chu đáo an tồn.Giúp lãnh đạo tiếp khách khơng quan trọng chuẩn bị tốt việc tiếp đãi khách Công ty Phịng tiếp khách tách riêng nên khơng gây ảnh hưởng đến hiệu công việc làm gián đoạn, phân tán cơng việc nhân viên văn phịng Nhược điểm: Về trang thiết bị: Cơ chế đòi hỏi có cạnh trang gay gắt xu chung vai trị văn phịng ngày khẳng định Trong yếu tố trang thiết bị có tính chất định đứng vững Cơng ty kinh tế Công ty đã nắm bắt nhu cầu song chưa mạnh dạn đầu tư trang thiết bị phục vụ cho hoạt động kinh doanh, hệ thống trang thiết bị chưa đại suất lao động bị hạn chế Công tác thu thập thông tin: Công tác thơng tin tổng hợp có nhiều cố gắng song tồn vài nhược điểm sau: - Trang thiết bị đại phục vụ cho công tác thông tin chưa đầu tư đầy đủ nên việc khai thác xử lý thơng tin cịn bị hạn chế 76 - Nguồn thơng tin cịn chưa đảm bảo xác trung thực cịn tình trạng cung cấp thông tin chung chung, mơ hồ, thơng tin gửi lên cho cấp có lúc cịn chậm, chưa kịp thời Mặc dù Công ty quan tâm đến cơng tác văn phịng sức xây dựng văn phòng đại, song quan tâm cịn yếu, hoạt động văn phịng cịn diễn mang tính tự phát, không thống mang đặc điểm cá nhân hoạt động Điều xuất phát từ đạo chưa sát lãnh đạo văn phịng Một vài năm gần Cơng ty áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 – 2000 vào cơng tác hành văn phịng, văn phịng có điều chỉnh cho phù hợp Về hội họp: Bên cạnh ưu điểm nêu họp có nhược điểm định như: Làm cho người đến họp không chủ động thời gian, bị triệu tập bất ngờ nên không chuẩn bị giải pháp ưu việt họp chớp nhống Về trang thiết bị: Mặc dù văn phịng trang bị máy vi tính nối mạng internet đơi máy tính bị hỏng, virut làm thông tin Chị Kim Âu nhân viên nhân chia sẻ “ nhiều lúc thấy bực lắm, lên cơng ty ngồi muốn làm việc mà máy tính “ỳ” chẳng chịu chạy, khởi động phải gần 10 phút, mở chuương trình phần mềm đợi phải nửa tiếng, mà hoàn thành tốt công việc được” Về công tác văn thư: Nhân viên soạn thảo văn Công ty phận tự biên soạn thể thức kỹ thuật trình bày mang đặc điểm cá nhân, phận thống Mặt khác họ kiêm nhiệm chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo văn họ khơng có yếu, văn họ soạn thảo có khác biệt tất yếu Cơng ty khơng có phận văn thư, khơng có nhân viên đào tạo văn thư, hành văn phòng nên việc quản lý văn đến, văn quản lý dấu sơ sài, đơn giản Cũng cách thức soạn thảo văn Công ty 77 không hướng dẫn thống nguyên nhân xuất văn có khác biệt Mặc dù cịn hạn chế chưa khắc phục: Vẫn cịn có phịng ban chưa giải cơng việc theo hạn kế hoạch, nên cơng việc có lúc bị tồn đọng cịn chương trình ngắn khoảng thời gian phân công giải nên việc sử dụng thời gian làm việc nhân viên chưa đạt hiệu tối ưu Nguyên nhân cần đề cập đến dẫn tới thực trạng công tác công văn giấy tờ xuất phát từ cấu, tổ chức văn phịng Cơng ty Do Công ty thuộc loại vừa nhỏ nên việc thiết lập phận kiêm nhiệm công tác văn thư nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất nhà sản xuất, thực trạng mang tính khách quan.Văn phịng chưa kiểm tra, theo dõi sát việc thực chương trình cơng tác phịng ban, chưa tích cực giám sát, kiểm tra, đơn đốc việc thực chương trình cơng tác phòng ban Tuy nhiên, với nhịp độ phát triển kinh tế sức cạnh tranh ngày gay gắt kinh tế thị trường văn phịng Cơng ty cịn số mặt cần khắc phục như: Lực lượng cán công nhân viên Công ty thiếu cán động chuyên môn quản lý giỏi, thiếu đội ngũ nhân viên lành nghề có trình độ để đáp ứng với chế Đối với nhân viên văn phịng: Số nhân viên cịn q so với khối lượng công việc, thường nhân viên phải kiêm nhiệm công việc khác không thuộc chức nghiệp vụ chun mơn họ Bên cạnh trình độ chun mơn cịn thấp, thao tác nghiệp vụ cịn nhạy bén Trong cơng việc ngày đòi hỏi sáng tạo động Do đáp ứng chưa đầy đủ thị trường lao động có chất xám Việt Nam, hầu hết vị trí cần tuyển buộc tuyển nhân viên có trình độ làm trái nghề.Theo khảo sát khoảng 47% nhân viên văn phịng cảm thấy khó khăn q trình làm việc cơng việc q nhiều, 31% nhân viên cho trang thiết bị (máy vi tính) chưa tốt nên ảnh hưởng đến cơng việc họ số cịn lại khơng có ý kiến 78 Nói tóm lại, Cơng ty khơng ngừng phấn đấu vươn lên.Trong năm tới Công ty phát huy ưu điểm vốn có, khắc phục nhược điểm tồn để tiếp tục xây dựng phương hướng mục tiêu phát triển theo kịp xu hướng phát triển nghành khí nói riêng đất nước nói chung Một số giải pháp nâng cao hiệu hoạt động văn phịng Cơng ty TNHH Juki Việt Nam nói riêng Cơng ty nói chung Hiện nay, nước ta ngày hội nhập sâu với kinh tế giới, điều đặt yêu cầu cấp thiết việc đổi hoạt động quản lý đặc biệt hoạt động văn phòng Xu hướng chung đại hóa cơng tác quản lý doanh ngiệp đồng thời nâng cấp sở vật chất, ứng dụng khoa học công nghệp vào quản lý, điều hành, đề cao vị trí văn phịng hoạt động Cơng ty Đồng thời phải quan tâm phát triển người tổ chức, đào tạo họ thành người có kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cao, động, cung cấp cho họ trang thiết bị cần thiết, tạo cho họ môi trường làm việc tiện nghi hiên thực thi công việc đồng thời nâng cao tinh thần học hỏi, sáng tạo, có thái độ nghiêm túc, có trách nhiệm với nhiệm vụ giao Theo xu hướng đó, định hướng chung để phát triển, nâng cao hiệu văn phòng cụ thể sau: Một là: đầu tư nâng cao chất lượng nguồn nhân Đây cốt lõi tồn phát triển cơng ty nâng cao chất lượng nguồn nhân nhiệm vụ hàng đầu quan trọng, địi hỏi cơng ty phải thường xun nâng cao trình độ chun mơn cho nhân viên trình độ quản lý cho nhân viên Mở lớp tập huấn, bồi dưỡng nhiệp vụ cho nhân viên văn phòng Tất vấn đề bất cập lớn cơng tác văn phịng xuất phát trực tiếp từ yếu tố nghiệp vụ yếu thiếu nhân viên văn phịng Cơng ty Từ năm 80 kỉ XX trở lại giới nổ cách mạng thông tin tượng bùng nổ thơng tin mang tính toàn cầu Đây lúc mà nhà quản lý, ông chủ Công ty nhận rằng: Văn phịng khơng nơi giải cơng việc vụ Mà văn phòng đại trở nên quan trọng đối vơí quan, tổ chức, Cơng ty hướng mạnh mẽ vào chức hỗ trợ 79 thơng tin tác nghiệp hay cịn gọi chức quản lý bảo đảm thông tin, theo đánh giá TS Nghiêm Kỳ Hồng “thông tin nguồn lực bản, quan trọng thứ nguồn lực vượt lên nguồn lực khác quan trọng có” Hoạt động sản xuất, kinh doanh cạnh tranh mặt cơng nghệ mà cịn cạnh tranh với cách khốc liệt mặt thông tin Mọi thua thiệt thông tin đánh hội phát triển Cơng ty, có nhiều lúc thơng tin yếu tố đảm bảo phồn thịnh hay suy vong Công ty thị trường cạnh tranh Với vai trị văn phịng có vị trí quan trọng toàn hoạt động sản xuất, kinh doanh Công ty Để thực tốt vai trị văn phịng phải xây dựng theo mơ hình văn phịng đại Vì có mơ hình chức thơng tin văn phịng cập nhật nhanh nhất, xác hiệu Khác với văn phòng theo mơ hình cũ, văn phịng đại địi hỏi phải có đội ngũ nhân viên khơng có trình độ chun mơn cao mà cịn phải có kỹ năng, nghiệp vụ hành văn phịng Các nghiệp vụ văn phòng phải đào tạo qua trường lớp mang tính chất chuyên sâu Chỉ với đội ngũ nhân viên văn phòng đào tạo đủ sức thực chức thu thập thông tin xử lý thông tin nhằm bảo đảm nguồn thơng tin cho hoạt động tồn Cơng ty Chức đặc biệt quan trọng cấp quản trị Công ty họ dựa vào đề định sản xuất kinh doanh Họ thể có định đắn văn phịng cung cấp đầy đủ xác thông tin liên quan Với xu cạnh tranh ngày khốc liệt nguồn thơng tin xác giúp cho Công ty phát triển mạnh mẽ ngược lại thơng tin mà khơng xác đẩy Công ty tới bờ vực phá sản Chính yếu tố nghiệp vụ chun mơn sâu yếu tố đặc biệt quan trọng nhân viên văn phịng Cơng ty đầu tư nước Nhưng thực trạng nhân viên văn phịng cơng ty TNHH Juki Việt Nam thiếu kỹ trầm trọng nghiệp vụ văn phòng, công tác công văn giấy tờ 80 Để khắc phục thực trạng cần phải có chủ động phía Cơng ty phía nhân viên văn phịng Trước hết Cơng ty cần tiến hành gửi nhân viên học lớp đào tạo ngắn hạn đại học chức nghiệp vụ hành văn phịng Đồng thời Cơng ty chủ động mời chun gia hành văn phịng đến Cơng ty tập huấn, hướng dẫn cho nhân viên chuyên môn, nghiệp vụ Tuy nhiên thân nhân viên cần tự hồn thiện cách đăng ký tham gia lớp tập huấn đào tạo nghiệp vụ văn phịng ngồi Bên cạnh nhà nước trường đào tạo nghiệp vụ hành văn phịng nên liên kết với Công ty để đào tạo nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cho công tác văn phịng Cơng ty Khơng thế, để theo kịp với đại hóa khơng ngừng đòi hỏi nhân viên văn phòng phải sử dụng thành thạo máy tính, ứng dụng chương trình đánh máy, quản lý thông tin Office 2007… đồng thời phải biết sử dụng ngoại ngữ đặc biệt tiếng Anh để tiếp khách nước hay soạn hợp đồng kinh tế với đối tác nước Chính nhân viên văn phịng cịn phải theo học lớp tin học, ngoại ngữ để nâng cao trình độ mình.Thường xuyên tổ chức cho nhân viên văn phòng tham quan, du lịch, tổ chức giao lưu phịng ban cơng ty… vừa nâng cao hiểu biết cho nhân viên kiến thức xã hội, vừa để tạo mối quan hệ thân thiết, đồn kết nhân viên cơng ty, tạo cho họ tinh thần làm việc sảng khoái Bên cạnh đó, phải quan tâm đến cơng tác tuyển dụng nhân sự, bổ sung nhân viên vào phòng thiếu để đảm bảo cơng việc tiến hành nhanh chóng, thuận lợi Trong công tác tuyển dụng, không ý đến lượng thiếu, mà phải đồng thời quan tâm đến chất lượng nguồn nhân tuyển Phải xây dựng kế hoạch tuyển dụng hợp lý, quy hoạch đào tạo cán nguồn, tuyển dụng cán bộ, nhân viên theo tiêu chu ẩn phù hợp với chế quản lý tiên tiến tốc độ phát triển Công ty Hai là: Trước bùng nổ thông tin, hàng ngày Công ty phải tiến hành hoạt động sản xuất, kinh doanh ban hành văn trao đổi thơng tin vớí 81 quan hữu quan Đồng thời tiếp nhận hàng loạt văn đến từ quan Các văn chứa đựng nhiều thông tin khác Trong thơng tin có thơng tin vơ xác có thơng tin khơng xác có tính chất lừa bịp, gài bẫy Công ty cạnh tranh…Điều địi hỏi văn phịng Cơng ty phải tập trung xử lý khối lượng thông tin đa dạng to lớn Tất q trình xử lý địi hỏi phải có quản lý thống thực theo bước cụ thể, xác đảm bảo thơng tin thu thập đầy đủ xác cao Nếu thông tin không quản lý cách chặt chẽ thống phân tán, nhiễu thơng tin, thông tin xảy ra.Và gây nên hậu nghiêm trọng Công ty hoạt động dựa luồng thơng tin khơng hồn chỉnh Muốn có thơng tin đầy đủ, xác phải có quản lý thống cơng tác công văn giấy tờ Không phải vô cớ mà nhà nước Việt Nam ban hành quy định công tác soạn thảo quản lý văn bắt buộc quan, tổ chức, Công ty phải thực theo Đó xuất phát từ nhu cầu quản lý thơng tin cách thống nhất, xác hiệu Chính Cơng ty phải tự xây dựng chu trình xử lý thơng tin cách chặt chẽ Mà trước hết phải xây dựng hồn thiện mặt cơng tác văn thư Cơng ty Vì cơng tác văn thư cơng tác quản lý vịng đời văn Mà thông tin văn thông tin chủ yếu, xác thực, đắn Vì Ban giám đốc Công tynày cần phải xây dựng hồn thiện cơng tác văn thư nhằm đạo thống quản lý công tác công văn giấy tờ Bên cạnh việc lưu giữ văn mà Công ty phát hành văn quan hữu quan gửi đến có vai trò đặc biệt quan trọng Đây kho liệu nguồn thông tin quý giá lâu dài cho hoạt động Cơng ty sau Đó kho tàng kinh nghiệm quý báu mà Công ty đúc kết làm sở cho định sản xuất, kinh doanh đắn tương lai Chính việc xây dựng kho lưu trữ chung cho tồn Cơng ty việc cần làm Ba là: Tạo cho nhân viên môi trường làm việc thoải mái đồng thời xắp xếp, bố trí phịng làm viêc, máy móc trang thiết bị làm việc văn phòng 82 cách khoa học, hợp lý tiết kiệm thời gian cho nhân viên, hiệu quảcông việc nhân viên nâng cao Bốn là: đại hóa trang thiết bị làm việc ứng dụng CNTT quản lý Khi đất nước ngày đại hóa tất lĩnh vực sống tự thân Cơng ty phải tự đại hóa hoạt động quản lý, điều hành sản xuất, sở vật chất để theo kịp với đà phát triển chung Đặc biệt ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý để việc quản lý trở nên chuyên nghiệp, thuận tiện nhanh chóng Trang thiết bị văn phòng điều kiện đảm bảm để tiến hành cơng việc văn phịng Trang thiết bị đại cơng việc tiến hành nhanh chóng Cơng ty nên đầu tư trang thiết bị đại, tốc độ xử lý nhanh để không làm trì trệ cơng việc văn phịng thay lại hệ thống máy tính, máy in Cơng ty nên lập danh sách thiết bị cần thay đổi, sau xét duyệt kỹ tiến hành mua để khơng bị lãng phí Đầu tư trang thiết bị đại làm công việc tiến hành hiệu mà cịn tạo mơi trường làm việc chuyên nghiệp đại Việc đưa CNTT vào quản lý cần thiết Nó trở thành xu chung công ty Văn phịng nên áp dụng Cơng nghệ thơng tin việc chuyển giao văn bản, trình duyệt văn bản, quản lý văn máy vi tính, xây dựng cơng cụ tra cứu tài liệu máy tính… Việc làm đơn giản, gọn nhẹ, dễ tìm kiếm tra cứu Năm là: Trước bùng nổ thông tin hàng ngày Công ty phải tiến hành hoạt động sản xuất, kinh doanh ban hành văn trao đổi thơng tin vớí quan hữu quan Đồng thời tiếp nhận hàng loạt văn đến từ quan Các văn chứa đựng nhiều thông tin khác nhau: thông tin thị trường, thông tin công nghệ, thông tin sản xuất…Trong thơng tin có thơng tin vơ xác có thơng tin khơng xác có tính chất lừa bịp, gài bẫy Công ty cạnh tranh…Điều địi hỏi văn phịng Cơng ty phải tập trung xử lý khối lượng thông tin đa dạng to lớn 83 Tất q trình xử lý địi hỏi phải có quản lý thống thực theo bước cụ thể, xác đảm bảo thơng tin thu thập đầy đủ xác cao Nếu thơng tin không quản lý cách chặt chẽ thống phân tán, nhiễu thơng tin, thơng tin xảy ra.Và gây nên hậu nghiêm trọng Công ty hoạt động dựa luồng thơng tin khơng hồn chỉnh Muốn có thơng tin đầy đủ, xác phải có quản lý thống cơng tác cơng văn giấy tờ Không phải vô cớ mà nhà nước Việt Nam ban hành quy định công tác soạn thảo quản lý văn bắt buộc quan, tổ chức, Công ty phải thực theo Đó xuất phát từ nhu cầu quản lý thơng tin cách thống nhất, xác hiệu Chính Cơng ty phải tự xây dựng chu trình xử lý thơng tin cách chặt chẽ Mà trước hết phải xây dựng hoàn thiện mặt cơng tác văn thư Cơng ty Vì cơng tác văn thư cơng tác quản lý vịng đời văn Mà thơng tin văn thông tin chủ yếu, xác thực, đắn Vì Ban giám đốc Cơng ty Juki Việt Nam cần phải xây dựng hồn thiện công tác văn thư nhằm đạo thống quản lý công tác công văn giấy tờ Bên cạnh việc lưu giữ văn mà Công ty phát hành văn quan hữu quan gửi đến có vai trò đặc biệt quan trọng Đây kho liệu nguồn thông tin quý giá lâu dài cho hoạt động Cơng ty sau Đó kho tàng kinh nghiệm quý báu mà Công ty đúc kết làm sở cho định sản xuất, kinh doanh đắn tương lai Chính việc xây dựng kho lưu trữ chung cho tồn Cơng ty việc cần làm Công ty Sáu là: Để công tác lưu trữ thực tốt nhiệm vụ bảo quản an toàn khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ trước tiên phải thực tốt cơng tác tổ chức biên chế cán Các Công ty cần phải tổ chức phận lưu trữ Công ty cần ban hành văn quy định phòng ban, phận phải giao nộp tài liệu phận lưu trữ sau công việc kết thúc Nghiêm cầm việc tự tiện tiêu hủy tài liệu Công ty Nếu quan tâm đến công tác quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu cách mức, người quản lý Công ty thuận lợi trình tổ chức điều 84 hành cơng việc Có thể nói bảo quản tài liệu lưu trữ Cơng ty bảo quản tốt thông tin phục vụ sản xuất kinh doanh Cơng ty Khi hỏi “anh chị có mong muốn đẻ cải tiến hoạt động văn phịng” đa phần ý kiến sau: Đổi trang thiết bị phần lớn máy móc văn phòng cũ hay gặp cố nên ảnh hưởng đến q trình làm việc Cịn lại số nhân viên cho cần mở lớp học nâng cao chun mơn, vi tính Riêng Giám đốc hành cho “cần có chương trình đào tạo nghiệp vụ theo phương pháp OJT, hiệu để nâng cao lực nhân viên 85 KẾT LUẬN Có thể nói, văn phịng não quan, tổ chức Hoạt động văn phịng đóng vai trị quan trọng hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty - yếu tố để nâng cao uy tín, vị thế, lực cạnh tranh Cơng ty Chính thế, ngày nay, cơng tác văn phịng tổ chức Cơng ty nhiều quan tâm Nâng cao hiệu hoạt động văn phòng trở thành nhiệm vụ cấp thiết quan, tổ chức nhằm khẳng định vị trế thị trường Cơng ty Juki có nhiều đóng góp to lớn vào phát triển ngành may mặc, khí nói chung phát triển kinh tế Việt Nam nói riêng Tuy nhiên, Việt Nam thâm nhập ngày sâu vào kinh tế giới, Tổng cơng ty gặp khơng khó khăn, thách thức Điều địi hỏi Cơng ty phải ln ln đổi phương pháp hoạt động có cơng tác văn phịng Bài nghiên cứu tập trung vào mục tiêu khảo cứu lý luận văn phòng quản trị văn phòng, đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng Công ty Juki đề xuất số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phịng Công ty Trên sở sử dụng kết hợp phương pháp nghiên cứu, nghiên cứu kiểm chứng giả thuyết nghiên cứu ban đầu Văn phịng Cơng ty đóng vai trị quan trọng công tác đạo, điều hành lãnh đạo Công ty Kết nghiên cứu khẳng định rằng: Văn phịng phận khơng thể thiếu quan, tổ chức Hoạt động văn phịng thực có hiệu tiền đề cho thành cơng quan, tổ chức Vì trọng tâm nghiên cứu nghiên cứu hoạt động văn phịng, nên nghiên cứu khơng đề cập đến biện pháp nâng cao hiệu quản trịvăn phòng Đây gợi mở cho nghiên cứu văn phịng Cơng ty, nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Công ty Juki 86 TÀI LIỆU THAM KHẢO Arthur M.Whitehill Quản lý Nhật Bản truyền thống độ Bùi Thị Thanh Nhàn: 2009, Bài giảng Quản trị văn phòng Charlene M.Solomon , Michael S.Schell Người dịch: TS Nguyễn Thọ Nhân Quản lý xuyên văn hóa, bảy chìa khóa để kinh doanh quan điểm tồn cầu, , Nhà xuất tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh, Nhà xuất GRAWHILL Dương Hữu Hạnh, Quản trị doanh nghiệp, Nhà xuất thống kê Hark rana, Cẩm nang Nghiệp vụ quản lý xuất nhập James L.Gibson , Tổ chức hành vi, cấu, qui trình, Nhà xuất tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh GS.TS.Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Thị Thảo, Giáo trình quản trị hành văn phịng, NXB Lao động-Xã hội, 2005 Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Phạm Hưng, Trần Mạnh Thành, Bùi Hữu Duy Nghiệp vụ thư ký văn phòng đại, Nhà xuất lao động Nguyễn Hữu Thân, Quản trị hành chánh văn phịng , Tái lần thứ chín, Nhà xuất Lao động – Xã hội 10 Nhóm đề tài Trần Vũ Thành, Cơng tác xây dựng văn phịng đại doanh nghiệp đầu tư nước Khu chế xuất Linh Trung 11 ThS Nguyễn Văn Báu, Ý nghĩa thực tiễn ý nghĩa khoa học tài liệu lưu trữ doanh nghiệp 12 PTS.Hoàng Hà , Nghiệp vụ xuất nhập đầu tư, Licosa HàNội 1991 13 PTS Vũ Trọng Khải (Chủ biên), Lâm Ngọc Diệp Tổ chức quản trị công ty, Nhà xuất thống kê 14 Tạ Hữu Ánh, Cơng tác hành văn phòng quan Nhà nước 87 15 Tiến sĩ Lưu Kiếm Thanh Nghiệp vụ Hành văn phịng, cơng tác điều hành, tham mưu, tổng hợp lễ tân của, Nhà xuất thống kê 16 TS Vũ Thị Phụng Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Nhà xuất Đại học quốc gia Hà Nội 17 Vũ Thị Phụng: Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn HàNội