Quản lý mua bán hàng cho công ty thiết bị điện tử tin học sao sáng

Lời Mở Đầu Ngày nay, Công Nghệ Thông Tin đà có bớc phát triển mạnh mẽ theo chiều sâu rộng Máy tính điện tử phát triển cha tõng thÊy vµ ngµy cµng can thiƯp vµo mäi lÜnh vực khoa học nh: Giáo dục, Y tế, Ngân hàng, Thơng mại, Kinh tế Xà hội ngày phát triển nhu cầu thông tin phát triển theo Do đó, vai trò việc ứng dụng tin học quản lý ngày đợc khẳng định Hiện nay, theo thống kê có từ 70 80% nhà tin học giới hoạt động lĩnh vực quản lý Trong 20 30% nhà tin học làm việc lĩnh vực khác tin học Những số đà cho thấy lĩnh vực quản lý công việc quan trọng ứng dụng tin học Đứng trớc vai trò Công Nghệ Thông Tin hoạt động cạnh tranh gay gắt, tổ chức doanh nghiệp tìm hội biện pháp để xây dựng hoàn thiện hệ thống thông tin nhằm tin học hoá hoạt động tác nghiệp đơn vị Trong thời gian thực tập Công ty thiết bị điện tử tin học Sao Sáng, Công ty kinh doanh máy tính, máy văn phòng mạnh có quy mô khắp miền bắc nớc ta Đợc hợp tác Công ty giúp đỡ thầy giáo hớng dẫn: Tiến sỹ - Nguyễn Bá Tờng em đà nhận đề tài : Quản lý mua bán hàng cho Công ty thiết bị điện tử tin học Sao Sáng Đây đề tài mang tính thực tiễn cao ứng dụng đợc vào thực tế không Công ty mà áp dụng để quản lý mua bán hàng Công ty khác có mô hình hoạt động tơng đơng Bài tập gồm ba phần: Phần I: Tổng quan Công ty Phần II: Cơ sở lý luận áp dụng cho Phân tích & Thiết kế hệ thống Phần III: Khảo sát trạng hệ thống Phần IV: Phân tích Thiết kế hệ thống Phần V: Tài liệu tham khảo ứng dụng môi trờng Visual Basic, ngôn ngữ có nhiều u việc giải toán quản lý Visual Basic hệ quản trị sở liệu tơng tác với ngời dùng, chạy môi trờng Windows công tác tổ chức, lập dự án, tìm lu trữ biểu diễn thông tin Sau em xin gửi tới thầy, cô giáo phân tích cấu trúc chơng trình, sở liệu có liên quan giao diện chơng trình Quản lý mua bán hàng cho Công ty thiết bị điện tử tin học Sao Sáng Mặc dù đà thực tế Công ty thiết bị điện tử tin học Sao Sáng nhng thời gian nghiên cứu khảo sát thực tế có hạn nh hiểu biết nhận thức hạn chế nên chơng trình không tránh khỏi thiếu sót Em mong thầy, cô giáo, anh chị Công ty toàn thể bạn sinh viên góp ý bổ sung để chơng trình đợc hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn thầy, cô giáo khoa Công Nghệ Thông Tin, Học Viện Kỹ Thuật Quân Sự toàn thể cô, anh chị Công ty Thiết bị điện tử tin học Sao Sáng đà giúp đỡ em thực chơng trình Em xin đặc biệt cảm ơn Thầy giáo TS Nguyễn Bá Tờng đà tận tình hớng dẫn bảo cho em hoàn thành tốt chơng trình Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên Vũ Thị Thanh Tuyền Hệ thống quản lý Mua & bán hàng hoá linh kiện máy vi tính Phần I: Tổng quan Công ty Phần II: Cơ sở lý luận áp dụng cho Phân tích & Thiết kế hệ thống Phần III: Khảo sát trạng hệ thống Phần IV: Phân tích & Thiết kế hệ thống Phần I: Tổng quan Công ty thiết bị điện tử tin học Sao Sáng Chơng I: Quá trình thành lập phát triển 1.1 Quá trình thành lập Quá trình hình thành phát triển Công ty thiết bị điện tử tin học Sao Sáng trình xây dựng, hoàn thiện phù hợp với nhiệm vụ tổ chức lu thông, cung ứng mặt hàng thiết bị máy tính nguyên nh linh kiện rời máy tính phù hợp với tình hình phát triển kinh tế thời kỳ thay đổi đất nớc Công ty TNHH Sao Sáng đợc thành lập theo Quyết định 1875/GP-UB ngày 09 tháng năm 1995 UBND Thành phố Hà Nội, hoạt động dới đạo đồng chí Giám Đốc Trần Văn Dơng Trụ sở nằm khuôn viên đất với diện tích 5409 m2 Tân Xuân, Xuân Đỉnh, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: 04.838051/ 04.7574466 Để mở rộng thị trờng phát triển phân phối đợc sản phẩm đến với ngời tiêu dùng, Công ty mở thêm chi nhánh văn phòng đại diện khác nh: Số 186, Hoàng Quốc Việt, Hà Nội ĐT: 04.7554711 04.7554730 Số 115, Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội ĐT: 04.5624172 Số 101, Ba Hàng, Phổ Yên, Thái Nguyên ĐT: 0280.458723 Nớc ta tiến trình công nghiệp hoá, đại hoá đất nớc, tổ chức doanh nghiệp tìm hội biện pháp để xây dung hoàn thiện Hệ thống thông tin nhằm tin học hoá hoạt động tác nghiệp đơn vị Nắm bắt đợc thực trạng Công ty đợc thành lập để cung cấp thiết bị tin học cho thị trờng nớc Sau mời năm hoạt động, Công ty lớn mạnh dần theo đà phát triển đất nớc, theo khả nhu cầu tiêu dùng thị trờng Ngày đầu thành lập Công ty có số lợng nhỏ hàng hoá nhng đà có nhiều mặt hàng với số lợng chủng loại đa dạng, phóng phú, có chất lợng cao đủ sức cạnh tranh thị trờng Điều chứng tỏ Công ty đà không ngừng lớn mạnh bớc mở rộng thị trờng 1.2 Bộ máy tổ chức Công ty Công ty có t cách pháp nhân theo pháp luật Việt Nam quy định, có dấu, có tài khoản mở Ngân hàng Phơng Đông Đợc thành lập từ năm 1995 đến Công ty đà hoàn thiện nhiều mục tiêu nhiệm vụ, đóng góp thêm vào ngân sách Nhà nớc Trong Công ty, Giám đốc ngời trực tiếp điều hành hoạt động Công ty, ngời đạo việc thực kế hoạch, chiến lợc Ban Giám Đốc đề Công ty gồm phòng ban sau: Ban Giám Đốc Phòng Kinh Doanh Phòng Kế Toán Phòng Kho Phòng Hành Chính Phòng Kỹ Thuật Phòng Bảo Hành Ban Giám Đốc Công ty ngời có ảnh hởng định đến thành bại toàn Công ty Ban Giám Đốc gồm có Giám Đốc 01 Phó Giám Đốc Phó Giám Đốc điều hành công việc Công ty Giám Đốc Công ty ngời đứng đầu việc quản lý điều hành chung trực tiếp điều hành công tác tổ chức hoạch toán, ngời chịu trách nhiệm việc làm, thu nhập đời sống tất cán công nhân viên toàn Công ty đời sống vật chất, tinh thần, lẫn công tác nâng cao trình độ văn hoá chuyên môn cho lao động Đồng thời Giám Đốc Công ty ngời chủ điều khiển quản lý bảo toàn phát triển vốn Công ty đa Công ty ngày phát triển đứng vững kinh tế thị trờng Giám Đốc phải xây dựng tập thể ngời dới quyền thành hệ thống đoàn kết, động với chất lợng cao, lÃnh đạo tập thể dới quyền hoàn thành mục đích mục tiêu đặt cách vững ổn định lâu dài Phòng kinh doanh đảm nhiệm vai trò khảo sát tình hình sử dụng hàng hoá thị trờng, nhu cầu ngời sử dụng, giá linh kiện, làm công tác tiếp thị liên hệ giao tiếp khách hàng, đàm phán ký kết hợp đồng kinh tế với quan, cá nhân có nhu cầu mua hàng Đồng thời phòng kinh doanh kiêm công tác quản lý mua bán hàng Công ty nhằm cung cấp thông tin liệu cho Ban Giám Đốc để đa định hợp lý Ngoài ra, phòng kinh doanh tham mu cho Ban Giám Đốc toàn công tác kế hoạch hoá dài hạn, trung hạn kế hoạch hàng năm Công ty Trong đó, trực tiếp kế hoạch tiêu thụ, cung ứng vật t, kế hoạch giá thành hạ giá thành sản phẩm theo hớng ngày đổi nội dung, kế hoạch đảm bảo đáp ứng đầy đủ yêu cầu thực tế kinh doanh thời điểm trình vận động lên Công ty Phòng tài kế toán làm tham mu trực tiếp cho Giám Đốc mặt: Tài Tín dụng thông qua việc lập kế hoạch cân đối tổng hợp thu chi tài kế hoạch bổ trợ theo định kỳ nhằm đáp ứng có hiệu nguồn vốn cho kinh doanh, xây dựng bản, giải tiền lơng, thởng, bảo hiểm xà hội cán công nhân viên, tham mu cho Giám Đốc thực việc ký kết hợp đồng kinh tế thực việc hoạch toán kinh tế chung cho toàn Công ty Ngoài tham mu cho Giám Đốc thực chức tra Nhà nớc hoạt động kinh doanh tài Công ty Phòng tài đặc biệt liên quan chặt chẽ với phòng kinh doanh việc bán hàng Phòng kế toán chịu trách nhiệm hoàn thành thủ tục cho việc toán chi phí cho hoạt động tất phòng ban đặc biệt toán hợp đồng mua hàng hoá linh kiện máy vi tính 1.3 Tình hình ứng dụng tin học vào kinh doanh 1.3.1 Thực tế trình quản lý mua bán hàng Công ty Quá trình quản lý mua bán đợc thực máy tính điện tử mang tính bán tự động thủ công nh công việc tổng hợp liệu, xử lý liệu đợc làm thủ công Excel, việc tạo báo cáo tổng hợp phải làm qua nhiều bớc: nhận số liệu từ tất báo cáo để đa đợc số đánh giá hay danh sách đơn đặt hàng theo tháng, theo quý, theo năm, theo danh mục khách hàng lập báo cáo Word Trong suốt trình thực bớc cần tham khảo tài liệu lu trữ máy tính tài liệu không lu trữ máy tính điện tử Công việc cán phòng kế toán tài phòng kinh doanh phải kiểm tra tình hình thực tế để đảm bảo tính xác 1.3.2 Những vấn đề lên trình thực công tác quản lý mua bán hàng Công ty Các báo cáo đợc gửi lên không thống dạng cả: có báo cáo lập giấy, có báo cáo lại lập đĩa mềm đánh máy viết tay Những việc gây khó khăn cho việc nhập, tổng hợp, đối chiếu số liệu, dễ phát sinh thiếu sót hay nhầm lẫn, thiếu quán, thiếu khoa häc, mÊt thêi gian ChÝnh v× vËy, viƯc xây dựng hệ thống tin học hoá để quản lý mua bán hàng cấp thiết Công ty 1.3.3 Lý đặt đề tài xây dựng chơng trình quản lý mua bán hàng Công ty Quá trình quản lý Trong quan hay công ty nào, nhà quản lý thờng phải dành từ 30% đến 80% thời gian để hội họp nên quan, công ty cần mu tìm phơng án cải tiến việc hội họp Đồng thời nhà quản lý phải ban hành nhiều định khoảng thời gian ngắn nên hầu hết số họ đủ thời gian để thu nhập giải nghĩa tất thông tin mà họ cần để đa định tốt Hậu họ thờng bắt buộc phải thoả mÃn tạm chấp nhận định đầu tiên, thờng thoái lui sớm việc tìm kiếm thông tin nên dẫn đến chất lợng định thấp Đặc biệt công tác kinh doanh nh Công ty thiết bị điện tử tin học Sao Sáng việc xây dựng hệ thống quản lý mua bán hàng quan trọng Khi áp dụng chơng trình vào, Giám Đốc thu thập thông tin cách nhanh chóng, giải nghĩa tất thông tin mà Giám Đốc cần, dẫn đến việc định có chất lợng cao, dành nhiều thời gian cho việc họp học tập nâng cao trình độ lực Công ty ứng xử nhanh, trả lời nhanh câu hỏi xử lý mau chóng giao dịch nghiệp vụ khách hàng Ví dụ: Khách hàng muốn mua máy tính nguyên với giá 7.650.000 đồng Thủ tục toán tiền mặt Giao dịch đa số hoạt động hệ thống: Doanh thu Công ty tăng Trách nhiệm nộp thuế VAT Công ty tăng Số lợng linh kiện máy nguyên giảm Lợng hàng tồn kho Công ty giảm Tổng doanh thu bán hàng tăng Mỗi hoạt động nêu dẫn đến thay đổi khía cạnh hệ thống quản lý liệu Nhờ hệ thống Công ty biết thời kinh doanh có lÃi hay bị thua lỗ, Công ty đà bán đợc bao nhiều hàng, hàng tồn kho Dựa vào để Công ty có kế hoạch kinh doanh cho tơng lai Vì vậy, việc xây dựng chơng trình quản lý mua bán hàng Công ty cấp bách Tin học hoá hệ thống quản lý Ngày víi sù ph¸t triĨn cđa m¸y tÝnh cịng nh c¸c phần mềm, ứng dụng công nghệ thông tin rÊt réng r·i trªn mäi lÜnh vùc ë níc ta công nghệ thông tin đà giữ vai trò to lín mäi lÜnh vùc kinh tÕ, x· héi Việc áp dụng tin học vào quản lý mục đích giải phóng cho họ tập trung vào quản lý đợc tốt Do đó, mục đích việc xây dựng hệ thống là: Lu trữ tất danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp, hoá đơn bán hàng, hoá đơn mua hàng Cập nhật hệ thống có thay đổi, thiết lập hỗ trợ hợp lý việc nhập liệu tìm kiếm liệu đảm bảo tốn thời gian đạt đợc độ xác cao 10