TỔNG QUAN HỆ THỐNG1.1.Mục đích tài liệu Dựa vào những kiến thức đã học từ môn Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, đề tài sẽ phân tích hệ thống siêu thị nhằm mục đích tạo một hệ thống
Trang 1Đề tài :Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý
mua bán hàng của một siêu thị
Sinh viên thực hiện :
Trang 2MỤC LỤC
Trang 3Lời nói đầu
Tin học phát triển mạnh mẽ và góp phần đem lại cho con người những thay đổi lớn.Các ứng dụng tin học ngày càng đi sâu vào đời sống con người và nó đã trở thành một sản phẩm không thể thiếu của thế giới văn minh.Người ta đã tin học hóa trong mọi lĩnh vực và rõ nhất là, trong lĩnh vực quản lí thì việc ứng dụng tin học lại càng quan trọng.Người ta có thể dễ dàng quản lí công việc của mình nhờ vào việc ứng dụng công nghệ thông tin.Với những đòi hỏi thực tế như vậy thì người ta đã đưa tin học ứng dụng vào trong việc quản lí để giúp tiết kiệm thời gian và sức lực của con người ,một trong những ứng dụng công nghệ thông tin nhiều nhất đó chính là việc quản lí trong lĩnh vực kinh doanh,và đây cũng là ngành có sự phát triển nhanh và mạnh nhờ vào tin học ứng dụng.
Nhu cầu thực tế hiện nay đặt ra là :tại mỗi một đơn vị kinh doanh đều cần có một hệ thống quản lí bán hàng.Quản lí bán hàng giúp giảm bớt công việc thủ công hàng ngày và tránh những sai sót không đáng có có thể xảy ra.Để làm các công việc trên ta cần phải xây dựng một hệ thống quản lí bán hàng có sử dụng công nghệ thông tin.Công nghệ thông tin có thể giúp chúng ta giảm bớt các công việc thủ công ,tránh sai sót,nâng cao năng suất chất lượng quản lí,nhất là khi khối lượng công việc đó quá lớn.
Trong tình hình phát triển xã hội cũng như hoạt động kinh doanh đang dần tăng lên ,vì vậy tin học hóa hoàn toàn về hệ thống là nhu cầu cấp thiết hiện nay.Trên cơ sở đó nhóm em đã lựa chọn đề
tài :”Phân tích thiết kế hệ thống quản lí bán hàng onlnie trong siêu
thị”.
Trong quá trình làm đề tài do còn thiếu nhiều kinh nghiệm nên khi trình bày không tránh khỏi những sai sót.Kính mong thầy thông cảm
và đóng góp ý kiến để đề tài của nhóm em được hoàn thiện hơn.Nhóm
em xin chân thành cảm ơn!
Trang 41 TỔNG QUAN HỆ THỐNG
1.1.Mục đích tài liệu
Dựa vào những kiến thức đã học từ môn Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, đề tài sẽ phân tích hệ thống siêu thị nhằm mục đích tạo một hệ thống quản lí siêu thị bao gồm các chức năng:
+ Quản lí nhân viên +Quản lí khách hàng thân thiết +Quản lí nhập xuất kho
+Quản lí mặt hàng trong siêu thị +Quản lí tài chính thu chi của siêu thị
Trang 5-2 TỔNG QUAN HỆ THỐNG
2.1.Phát biểu bài toán
Hàng ngày, các nhân viên bán hàng phải tiếp nhận một số lượng lớn yêu cầu mua hàng của khách hàng.Hệ thống phải cho phép nhân viên bán hàng lập hóa đơn tính tiền cho khách hàng một cách nhanh chóng.Đối với các khách hàng mua lẻ thì hệ thống không cần lưu thông tin của khách hàng mà chỉ lưu lại hóa đơn để bộ phận kế toán thống kê.Đối với khách hàng thân thiết thì nhân viên lưu lại thông tin của khách hàng và cấp cho khách hàng thẻ khách hàng thân thiết với số điểm thưởng tương ứng với giá trị của hóa đơn.
Ngoài việc bán lẻ,siêu thị còn bán sỉ cho các đơn vị cần mua với số lượng lớn.Với các đơn vị này thì cần lập hóa đơn chi tiết cho họ để thanh toán tiền.Khi nhận được đơn đặt hàng,bộ phận tiếp nhận đơn đặt hàng kiểm tra khả năng đáp ứng đơn hàng.Nếu đủ khả năng đáp ứng đơn đặt hàng,bộ phận sẽ nhập thông tin đơn hàng vào hệ thống.
Trong siêu thị có rất nhiều quầy thu ngân ,mỗi quầy được phụ trách bởi một hay nhiều nhân viên bán hàng.Tại mỗi thời điểm chỉ có một nhân viên phụ trách một quầy thu ngân.Hệ thống phải lưu lại phiên làm việc của nhân viên để tiện cho việc quản lí sau này.
Vào cuối ngày,bộ phận kế toán sẽ thống kê tình hình bán hàng của siêu thị,tính toán xem lượng hàng tồn ,hàng hết để lên kế hoạch nhập hàng mới hay thanh lí hàng tồn.Hệ thống phải cho phép bộ phận kế toán thống kê chi tiết về tình hình siêu thị.
Vào cuối tháng hoặc khi được ban giám đốc yêu cầu,bộ phận kế toán sẽ lập báo cáo thống kê về tình hình bán hàng của siêu thị gửi lên ban giám đốc Hệ thống phải cho phép bộ phận kế toán làm báo cáo thống kê về tình hình bán hàng trong tháng hoặc trong khoảng thời gian cho trước.
Khi có hàng hết hoặc cần bổ sung hàng mới,siêu thị sẽ nhập hàng từ các nhà cung cấp.Thông tin về hàng cần nhập phải được lưu lại để bộ phận kế
Trang 6toán thống kê tình hình mua bán trong siêu thị.Thông tin này sẽ được trình lên ban giám đốc để duyệt xem có được phép nhập hàng hay không.Khi nhập hàng mới,bộ phận kho sẽ lập mã vạch,tính toán số lượng rồi nhập hàng về hệ thống Hệ thống phải cho phép bộ phận kho nhập hàng mới hay cập nhật hàng.
2.2 Mục tiêu hệ thống.
Mục tiêu của hệ thống:
-Hệ thống được cập nhật đầy đủ các thông tin liên quan đến mặt hàng.
-Rút ngắn thời gian đáp ứng các yêu cầu về nhập xuất hàng hóa.
-Giảm thiểu tối đa các công việc bàn giấy và thời gian làm giấy tờ.
-Phân phối những thông tin về các mặt hàng hiện có,đến các phòng ban một cách nhanh chóng và chính xác.
-Cho phép kiểm soát ,quản lí cao hơn dựa trên việc cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho các báo cáo và đề xuất lên ban giám đốc về tình trạng kho hàng.
-Cung cấp những thông tin quản lí bằng cách đưa ra những dữ liệu quá khứ
và nhu cầu hiện tại để làm quyết định trong tương lai.
-Đưa ra các phương thức liên kết nhanh hơn và tốt hơn.
2.3 Phạm vi hệ thống.
Người dùng cuối hệ thống :
Khách hàng :
thông tin và điểm tích lũy( nếu là khách hàng thânthiện),được thanh toán tiền và nhận hóa đơn khi muahàng
nếu có sai sót gì ảnh hưởng đến quyền lợi của khách hàng
Các bên liên quan :
Trang 7Người quản lý:
Mô tả Là giám đốc của siêu thị hoặc những người
quản lý các bộ phận trong siêu thị.
Trách nhiệm Quản lý hoạt động của siêu thị hay các bộ phận
riêng lẻ
Thủ kho:
Mô tả Là nhân viên làm việc trong siêu thị ,thực hiện
nghiệp vụ xuất-nhập-trả hàng,kiểm kê hàng hóa Trách nhiệm Chịu trách nhiệm trong khâu nhập hàng từ nhà
cung cấp,tạo phiếu nhập hàng.Xuất hàng bán trực tiếp hoặc đưa lên quầy hàng của siêu thị thì tạo phiếu xuất hàng.Thống kê số lượng hàng hóa trong siêu thị.
Nhân viên bán hàng :
Mô tả Là nhân viên làm việc trong siêu thị ,thực hiện
nghiệp vụ thu ngân.
Trách nhiệm Chịu trách nhiệm trong khâu thanh toán cho
khách hàng ,và lập hóa đơn cho khách hàng
Trang 8
Khi hàng hóa được nhập vào kho thì thủ kho sẽ tạo Phiếu Nhập Hàng ghi đầy đủ thông tin về việc nhập hàng đó.Khi hàng hóa được bán trực tiếp hay được đưa lên quầy hàng của siêu thị thì thủ kho sẽ tạo Phiếu Xuất Hàng Thủ kho kiểm kê hàng hóa trong kho,mỗi loại hàng hóa trong kho sẽ
có mã số hàng hóa riêng, và khi có một loại hàng hóa xảy ra vấn đề thủ kho
sẽ báo lại với người quản lý và tạo Phiếu Trả Hàng nếu là lỗi của nhà sản xuất.
Nhân viên bán hàng làm việc theo ca,khi đến ca làm việc của mình nhân viên cần đăng nhập vào hệ thống bằng thẻ nhân viên.Khi khách hàng yêu cầu thanh toán thì nhân viên bán hàng sẽ tính tiền và lập hóa đơn cho khách hàng.
Khách hàng mua hàng rồi đến nơi nhân viên giao hàng để yêu cầu thanh toán,nếu là đối tác mua hàng trực tiếp thì sẽ liên hệ với người quản lý
Trang 10-Quy trình nhập hàng
Trang 11-Quy trình xuất hàng
3.2 Mô hình phân cấp chức năng
3.2.1.Yêu cầu chức năng
-Chức năng của hệ thống:
+Quản lí đăng nhập hệ thống +Thay đổi mật khẩu
+Cấp quyền +Thoát -Cập nhật :
+Danh mục hàng hóa +Danh mục nhà cung cấp +Danh mục nhân viên -Quản lý hàng nhập-xuất:
Trang 12+Lập phiếu nhập hàng +Lập phiếu xuất hàng +Lập hóa đơn bán hàng -Thống kê báo cáo:
+Thống kê hàng nhập +Thống kê hàng xuất +Thống kê hàng tồn +Thống kê doanh thu(ngày,tuần,tháng, )
3.2.2.Yêu cầu phi chức năng
-Chi phí bảo trì thấp
-Quét mã mặt hàng(mã vạch) nhanh chóng,chính xác.
-Hoạt động tốt 24/24.
-Giao diện đẹp,thân thiện,đơn giản,dễ dùng.
-Tốc độ xử lí cao,đáp ứng lượng truy cập lớn.
-Hạn chế đến mức thấp nhất các sai sót có thể xảy ra trong quá trình
sử dụng.
-Đảm bảo tốt chức năng cập nhật,chèn,xóa,
Trang 133.2.3 Mô hình phân cấp chức năng
xuất hàng hóa Cập nhập danh
mục Quản lý hệ
Nhà cung cấp
Đối tác
Nhân viên
Tạo phiếu nhập- xuất-trả hàng hóa
Xác nhận phiêu nhập- xuất-trả hàng hóa
Lập báo cáo nhập- xuất-trả
Nhập hàng hóa
Xuất hàng hóa
Trả hàng hóa
Doanh thu Thoát
Trang 153.3 MÔ HÌNH CA SỬ DỤNG
3.3.1 Biểu đồ ca sử dụng mức tổng thể của hệ thống.
Trang 163.3.2 Biểu đồ ca sử dụng mức chi tiết
Quản lý:
Trang 17 Nhân viên bán hàng :
Thủ Kho :
Danh sách các actor:
STT Actor Ý nghĩa
1 NguoiQuanLy Người quản lý siêu thị
2 NvBanHang Nhân viên bán hàng tại quầy tính tiền của siêu thị
3 ThuKho Nhân viên kiểm kê các mặt hàng của siêu thị
Trang 18STT Use case Ý Nghĩa
Trang 19 Hệ thống yêu cầu các actor nhập tên và mật khẩu.
Actor nhập tên và mật khẩu.
Hệ thống kiểm tra tên và mật khẩu mà actor nhập và cho phép actor đăng nhập vào hệ thống.
Dòng sự kiện
thay thế
Nếu trong dòng sự kiện chính actor nhập tên và mật khẩu sai thì hệ thống sẽ báo lỗi Actor có thể quay về dòng sự kiện chính hoặc hủy bỏ đăng nhập ,lúc này ca sử dụng kết thúc.
Điều kiện sau
Nếu ca sử dụng thành công thì người đăng nhập sẽ có các quyền sử dụng hệ thống tương ứng.Ngược lại trạng thái của hệ thông không đổi.
Yêu cầu đặc biệt
Mỗi actor chỉ được quyền nhập lại tên và mật khẩu của mình (nếu đăng nhập sai) tối đa 3 lần.Sau đó hệ thống sẽ
tự động kết thúc ca sử dụng này,và phải chờ sau một khoảng thời gian để thực hiên lại.
Điều kiện tiên
quyết
Nhân viên đã đăng nhập thành công vào hệ thống và có quyềnbán hàng
Dòng sự kiện
năng lập hóa đơn
cần tính tiền, thông tin gồm : Mã vạch ,số lượng mặt hàng đóđược mua
trên đơn giá của mặt hàng ,số lượng hàng hóa,thuế đối vớitừng mặt hàng được lưu trong CSDL
thị.Nếu khách hàng có thẻ khách hàng thân thiết thì nhập mã
số khách hàng vào hệ thống
Trang 20 Hệ thống sẽ kiểm tra tính hợp lệ của mã số khách hàng thânthiết Nếu mã số khách hàng không có trong CSDL thì hệthống sẽ thông báo.
thống sẽ kiểm tra số điểm tích lũy hiện có của khách hàng, khi
đủ một lượng điểm nhất định khách hàng có thể được giảm %giá trị hóa đơn tương ứng
Điều kiện sau
và giao cho khách hàng,đồng thời CSDL sẽ được hệ thống tựđộng cập nhập lại
đơn ,ngày lập hóa đơn,mã nhân viên,mã hàng hóa,số lượng,vàtổng giá trị hóa đơn
khách hàng thân thiết dựa trên giá trị hóa đơn
thống không thay đổi
Điều kiện tiên
hiệu chỉnh thông tin, xóa nhân viên của siêu thị trong hệ thống
người quản lý chọn chức năng muốn thực hiện
luồng phụ sau sẽ được thực hiện:
Trang 21viên gồm :họ tên,số CMND,ngày sinh,địa chỉ,giớitính,số điện thoại,ngày bắt đầu làm ,chức vụ.
chọn chức năng thêm.Sau đó hệ thống sẽ kiểm tra tínhhợp lệ của các thông tin trên
thống và hệ thống sẽ tự động cấp phát một mã nhânviên theo quy định riêng của siêu thị
Cập nhật thông tin nhân viên
mà người dùng hệ thống đã chọn từ danh sách nhânviên của siêu thị
viên được chọn bao gồm các thông tin được chỉ ra tại
luồng Thêm.
chọn chức năng cập nhật Sau đó hệ thống sẽ kiểm tratính hợp lệ của thông tin
và đưa trở lại màn hình
Xoá nhân viên
tin của nhân viên được chọn
được chọn sẽ bị loại bỏ hoàn toàn trên hệ thống Dòng sự kiện thay
thế
Nếu người dùng nhập thông tin vào trong luồng phụ Thêm
và Cập nhật thông tin nhân viên không đầy đủ ,hệ thống
sẽ báo lỗi “thiếu các thông tin cần thiết” và yêu cầu ngườidùng nhập đầy đủ thông tin.Người dùng có thể bổ sung thêmthông tin cần thiết hoặc hủy bỏ thao tác đang thực hiện,lúcnày ca sử dụng kết thúc
Trang 22 Thông tin về nhân viên không hợp lệ :Nếu các thông tin được người dùng hệ thống nhập vào trong
luồng phụ Thêm và Cập nhật thông tin nhân viên không
hợp lệ thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi: các thông tin vềnhân viên không hợp lệ và yêu cầu người dùng hệ thốngchỉnh sửa lại các thông tin không hợp lệ Người dùng hệthống có thể chỉnh sửa các thông tin không chính xác hoặchủy bỏ thao tác đang thực hiện, lúc này use case kết thúc
Trong các luồng sự kiện Thêm, Cập nhật thông tin nhân
viên và Xóa nhân viên, nếu việc xác nhận các thao tác
tương ứng không được người sử dụng chấp thuận hệ thống
sẽ trở lại trạng thái trước đó của từng luồng sự kiện tươngứng
Điều kiện sau
Nếu ca sử dụng thành công ,thông tin nhân viên được thêm ,sửahoặc xóa khỏi hệ thống Ngược lại trạng thái hệ thống khôngthay đổi
Điều kiện tiên
nhật thông tin,hay xóa khách hàng ra khỏi hệ thống
siêu thị
hiện
phụ tương ứng sau được thực hiện:
được thực hiện
phụ Cập nhật thông tin được thực hiện
Trang 23 Nếu người sử dụng chọn Xóa khách hàng: luồng phụXóa khách hàng được thực hiện.
Thêm mới
hàng thân thiết ,bao gồm :họ tên,ngày sinh,địa chỉ,sốđiện thoại, ngày cấp thẻ
sẽ chọn chức năng Thêm
tin của khách hàng thân thiết sẽ được thêm vào hệthống Đồng thời cấp một mã khách hàng
Cập nhật thông tin
hàng thân thiết mà người dùng chọn từ danh sáchkhách hàng than thiết của siêu thị
khách hàng ,bao gồm các thông tin được chỉ ra trong
phần Thêm mới
hệ thống và đưa ra lại màn hình
Xóa khách hàng than thiết
thông tin khách hàng than thiết được chọn từ danhsách khách hàng than thiết cảu siêu thị
hệ thống
Dòng sự kiện thay
thế
Nếu các thông tin người dùng hệ thống nhập vào trong luồng
Thêm mới và Cập nhật thông tin không đầy đủ ,hệ thống sẽ
thông báo lỗi : thiếu thông tin cần thiết và yêu cầu người dùng
hệ thống bổ sung đầy đủ thông tin.Người dùng hệ thống cóthể bổ sung thông tin hoặc hủy bỏ thao tác đang thực hiện ,lúcnày ca sử dụng kết thức
Nếu các thông tin được người dùng hệ thống nhập vào trong
luồng Thêm mới và Cập nhật thông tin không hợp lệ ,hệ
thống sẽ thông báo lỗi :thông tin không hợp lệ và yêu cầungười dùng hệ thống nhập lại thông tin.Người dùng hệ thống
có thể nhập lại thông tin hoặc hủy bỏ thao tác đang thực
Trang 24hiện ,lúc này ca sử dụng kết thúc.
Trong các luồng Thêm mới,Cập nhật thông tin,Xóa khách
hàng than thiết ,nếu việc xác nhận các thao tác tương ứng
không được người dùng hệ thống chấp nhận thì hệ thống sẽtrở về trạng thái trước đó của từng luồng tương ứng,lúc này ca
sử dụng kết thúc
Điều kiện sau
Nếu Use case thành công, thông tin khách hàng thân thiết đượcthêm, sửa hoặc xoá khỏi hệ thống Ngược lại trạng thái của hệthống không thay đổi
Điều kiện tiên
cập nhật thông tin, xóa nhà cung cấp và đối tác của siêu thịtrong hệ thống
yêu cầu người quản lý lựa chọn chức năng muốn thực hiện
phụ tương ứng sau được thực hiện:
cung cấp và đối tác mua bán hàng ,bao gồm : tên nhàcung cấp đối tác ,địa chỉ ,số điện thoại
sẽ chọn chức năng Thêm
Trang 25 Hệ thống sẽ kiểm tra tính đúng đắn của thông tin và lưuthông tin nhà cung cấp ,đối tác vào hệ thống.Hệ thống
sẽ tự động cấp phát một mã nhà cung cấp ,đối tác
Cập nhật thông tin
cấp ,đối tác được người dùng hệ thống chọn từ danhsách nhà cung cấp, đối tác của siêu thị
cung cấp,đối tác được chọn Bao gồm tất cả các thôngtin được chỉ ra trong luồng Thêm
chọn chức năng Cập nhật Hệ thống kiểm tra tính hợp
lệ của các thông tin Thông tin về nhà cung cấp hàng vàđối tác được cập nhật lại vào hệ thống
Xóa thông tin
xoá
Nếu các thông tin được người dùng hệ thống nhập vào trongluồng phụ Thêm và Cập nhật thông tin không đầy đủ thì hệthống sẽ hiển thị thông báo lỗi: thiếu các thông tin cần thiết vàyêu cầu bổ sung đầy đủ các thông tin Người dùng hệ thống cóthể bổ sung đầy đủ các thông tin cần thiết hoặc hủy bỏ thaotác đang thực hiện, lúc này ca sử dụng kết thúc
Trong các luồng sự kiện Thêm, Hiệu chỉnh thông tin và Xóa,nếu việc xác nhận các thao tác tương ứng không được ngườidùng chấp thuận hệ thống sẽ trở lại trạng thái trước đó củatừng luồng sự kiện tương ứng
Điều kiện sau
Nếu ca sử dụng thành công, thông tin nhà cung cấp hàng và đốitác được thêm, sửa hoặc xoá khỏi hệ thống Ngược lại trạng tháicủa hệ thống không thay đổi