Mô tả quy trình phân tích mua vật liệu xây dựng công ty cổ phần đầu tư hưng thịnh

Mô tả quy trình phân tích mua vật liệu xây dựng công ty cổ phần đầu tư hưng thịnh

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

MÔ TẢ VÀ PHÂN TÍCH QUY TRÌNH MUA VẬT LIỆU XÂY DỰNG CÔNG TY

CỔ PHẦN ĐẦU TƯ HƯNG HƯNG THỊNH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

MÔ TẢ VÀ PHÂN TÍCH QUY TRÌNH MUA VẬT LIỆU XÂY DỰNG CÔNG TY

CỔ PHẦN ĐẦU TƯ HƯNG HƯNG THỊNH

GVHD:

SVTT :

MSSV : Ngành :

em được thực tập trong thời gian qua

Và để có được cơ hội tìm hiểu thực tế như ngày hôm nay , em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Quý thầy cô trường Đại học Tôn Đức Thắng , Quý thầy cô khoa Quản Trị Kinh Doanh , đặc biệt là cô hướng dẫn thực tập Thạc sĩ Trần Thị Thu Thủy Cô

đã có những hướng dẫn giúp em tìm hiểu và hoàn thành đề tài của mình Giờ đây khi hoàn thành xong đề tài thực tập , em cảm ơn Quý thầy cô rất nhiều

Lời cuối cùng em xin chân thành cảm ơn tất cả Quý thầy cô , Ban Giám Đốc , các anh chị công ty Cổ Phần Đầu Tư Hưng Hưng Thịnh đã giúp em hoàn thành đề tài

Báo Cáo Thực Tập này

TP HỒ CHÍ MINH, THÁNG 05 NĂM 2012 Sinh viên thực tập NHẬN XÉT CƠ QUAN THỰC TẬP Sinh viên: MSSV : Lớp :QTD Khóa : 1

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

TP.HỒ CHÍ MINH, NGÀY THÁNG NĂM 2012

Xác nhận

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

TP.HỒ CHÍ MINH, NGÀY THÁNG NĂM 2012

Xác nhận

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

TP.HỒ CHÍ MINH , NGÀY THÁNG NĂM 2012 Xác nhận

Mục Lục

Muc Lục

Danh Mục Các Từ Viết Tắt

- WTO:Tổ chức thương mại thế giới

- Đấu giá BĐS: Đấu giá bất động sản

- Đầu tư BĐS: Đầu tư bất động sản

- TGĐ: Tổng Giám Đốc

- P TGĐ: Phó Tổng Giám Đốc

- TCKT&KH: Tài Chính – Kế Toán –Kế Hoạch

- CNTT: Công nghệ thông tin

- TSCĐ: Tài sản cố định

- BM.MH.01:Phiếu đề nghị

- BM.MH.02: Phiếu đánh giá nhà cung cấp

-BM.MH.03 :Biên bản nghiệm thu và bàn giao tài sản

Danh Mục Bảng Biểu

Hình 1.3 Thống kê nguồn lao động của công ty……… trang 10Hình 1.4 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty ………… trang 12

Danh Mục Hình Vẽ

Hình 1.1 Sơ đồ chức năng……… trang 3Hình 1.2.Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty

Hình 2.1 Sơ đồ phòng kinh doanh

Hình 2.8.Lưu đồ quy trình mua hàng

Hinh 2.9.Sơ đồ bước 1

Hình 2.10.Chỉ tiêu đánh giá nhà cung cấp

Hình 2.16.Lưu đồ quy trình mua hàng

Hình 3.1.Sơ đồ kiến nghị bước 1

Lời Mở Đầu

- Để đạt được những thắng lợi và hiệu quả trong kinh doanh , các doanh nghiệp một

có năng lực , khả năng của mình về mặt quản lý , củng cố và mở rộng thị trường làmột bộ phận quan trọng trong chiến lược sản xuất kinh doanh Trong sản xuất kinhdoanh thì các doanh nghiệp phải đề ra các mục tiêu , kế hoạch để tối đa hóa lợinhuận sao cho chi phí là nhỏ nhất và lợi nhuận là cao nhất Đặc biệt là các khỏan ,vấn đề có liên quan đến đầu vào , vì đầu vào có ảnh hưởng và quyết định đến đầu ra, để có một sản phẩm chất lượng tốt , giá thành hợp lí

- Mặt khác , do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế , kinh doanh bất động sản

bị đóng băng , thêm vào đó do những lỏng lẻo , yếu kém trong quá trình quản lýcũng gây ra nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp

- Là sinh viên khoa Quản trị kinh doanh , chuyên ngành Tài chính , dưới gốc độ củamột nhà quản trị tương lai cộng với quá trình thực tập tại công ty và vận dụng kiếnthức đã học ,người viết nhận thấy được vai trò và tầm quan trọng của quy trình muavật liệu xây dựng phục vụ cho quá trình hoạt động Nên người viết đã chọn đề tài ;”

Mô tả - Phân tích quy trình mua vật liệu xây dựng của công ty cổ phần đầu tư HưngHưng Thịnh “ để làm báo cáo thực tập của mình

-Bố cục đề tài gồm 3 chương :

+ Chương 1: Giới thiệu tổng quan về công ty cổ phần đầu tư Hưng Hưng Thịnh + Chương 2: Mô tả và phân tích quy trình mua vật liệu xây dựng tại công ty cổphần đầu tư Hưng Hưng Thịnh

+ Chương 3: Một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao quy trình mua vật liệuxây dựng tại công ty cổ phần đầu tư Hưng Hưng Thịnh

CHƯƠNG 1:GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ HƯNG HƯNG THỊNH

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển:

- Công ty cổ phần đầu tư Hưng Hưng Thịnh được chuyển đổi từ công ty TNHHHưng Hưng Thịnh , được thành lập từ tháng 07/2003 , đến nay hoạt động 8 nămtrong lĩnh vực bất động sản Nhưng với tầm nhìn chiến lược về sự phát triển của thịtrường bất động sản nói chung và của Tp.HCM nói riêng Công ty đã từng bước đề

ra chiến lược phát triển cho riêng mình ngày càng hoàn thiện trong hoạt động kinhdoanh

- Ngày 06/12/2011 vừa qua , Hưng Hưng Thịnh đã chuyển đổi thành Công ty cổphần đầu tư Hưng Hưng Thịnh , tên tiếng Anh là Hung Hung Thinh InvestmentCorporation (viết tắt là Hung Hung Thinh corp )

- Được thành lập với vốn điều lệ là 100.000.000.000 đồng

- Trụ sở chính :94-96 Nguyễn Du, P.Bến Nghé, Quận 1, Tp.HCM

- Điện thoại : (08) 3920 5555-Fax (08)38 22 55 21

- Website :http://www.hunghungthinh.com

- Giấy chứng nhận kinh doanh :Số 0303871599 do sở kế hoạch và đầu tư Tp.HCMcấp lần đầu 18/06/2005 và đăng kí thay đổi lần thứ 12 ngày 06/12/2011

- Đã đánh dấu bước đầu tiên trong việc tái cấu trúc xây đựng và phát triển

1.2 Nhiệm vụ và chức năng của công ty

1.2.1Chức năng hoạt động :

ĐỊNH GIÁ BĐS ĐẤU GIÁ BĐS

MÔI GIỚI BĐS QUẢN LÝ BĐS

- Thị trường bất động sản cũng như những thị trường khác đều có những biến đổicủa nó và cạnh tranh là điều tất yếu để tồn tại và phát triển Hiểu được điều đóHưng Hưng Thịnh đã xây dựng được thương hiệu và hoạt động với phương châm “

uy tính – chuyên nghiệp- hiệu quả “và điều đó ít nhiều đã thành công Hưng HưngThịnh xem trọng chữ tín trong hoạt động kinh doanh của mình và cam kết sẽ đemlại những cơ hội đầu tư hay một nơi an cư theo đúng yêu cầu của quý khách hàng.Hưng Hưng Thịnh luôn chào đón sự hợp tác của đối tác cùng nhau phát triển , vàmang đến cho nhân viên trong đại gia đình Hưng Hưng Thịnh không chỉ là thu nhập

mà còn là sự phát triển bản thân về nghề nghiệp , cơ hội thăng tiến

- Hưng Hưng Thịnh đã và đang phân phối rất thành công sản phẩm bất động sảnkhu vực đô thị Nam Sài Gòn , Đồng Nai , Cần Thơ , Long An ,…

-Thời gian tới sẽ cho ra thị trường những sản phẩm mà Hưng Hưng Thịnh làm chủđầu tư:

1.Dự án khu dân cư cổ phần thương mại chợ Cần Đước , huyện Cần Đước ,Long An , quy mô 4,6 ha

2.Khu Dân cư 749 Trần Xuân Soạn , Q7, TpHCM , quy mô 8.583 m2, gồm 53nền

3.Dự án căn hộ Gia Phúc , đường Nguyễn Tri Phương nối dài : quy mô 0,31 ha ,

7 Dự án khu du lịch ven sông Tiền , Tp Cao Lãnh , Đồng Tháp , quy mô 38 ha

- Ngoài ra , Hưng Hưng Thịnh đặc biệt chú trọng đến phân khúc Bất động sản dulịch , một xu hướng mới của thị trường Đà Lạt và Phú Quốc , hai nơi có khí hậu vàthiên nhiên trong lành mà Hưng Hưng Thịnh chọn để phát triển các khu biệt thựsinh thái phục vụ nhu cầu nghĩ dưỡng của khách hàng :

1.Dự án biệt thự Dalat Hill villas , phường 7 , Tp Đà Lạt , quy mô 1,5 ha , gồm

39 căn biệt thự Dự án đã công bố ra thị trường vào Quý III / 2011

2.Dự án khu biệt thự nghĩ dưỡng Pensee’ Villas , phường 3 , Tp Đà Lạt , quy mô5,8ha , gồm 39 biệt thự và 1 khách san 3 sao Hiện nay đang xây dựng và dự kiến

2013 đưa vào khai thác Và một số dự án xây dựng các khu chung cư khác , ……

1.3.Hệ thống tổ chức của công ty :

1.3.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Bộ máy quản lý công ty :

Hình 1.2 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty

Trợ lýNGUYỄN DUY

NHẤT

Thư kýTRẦN MỸHẠNH

Tổng Giám ĐốcHUỲNH TẤN GIATHẠNH

PTGĐ

VÕ VĂN ANH

TUẤN

PTGĐ NGUYỄN THÀNH ĐẠT

PTGĐPHẠM VIỆT MỸ

Phòng CNTT Phạm Tấn Khánh

P Hành Chính Nhân sự GroupTrương Th

BíchĐào

P TCKT & Kế hoạch Trần Huỳnh Mai

Phòng Pháp chế Nguyễn Xuân Lý

PTGĐNGUYỄN THÀNH

ĐẠT

Phòng Marketing Lê

Vũ Tuấn Anh– Giám Đốc

Phòng kinh doanh Nguyễn Thành Đạt- phụ trách phòng

-Chịu trách nhiệm lãnh đạo , quản lý mọi điều hành hoạt động của công ty là bangiám đốc , đứng đầu là Tổng giám đốc : ông Huỳnh Tấn Gia Thạnh , ngoài ra còn

có 1 trợ lý , 1 thư ký , và 3 Phó tổng giám đốc giúp việc :

+1 Phó tổng giám đốc phụ trách quản lý dự án

+1 Phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh

+1 Phó tổng gíam đốc phụ trách các phòng ban , chức năng : phòng pháp chế ,phòng TCKT& Kế Hoạch , phòng CNTT, phòng hành chính nhân sự

- Tổng Giám đốc là người quản lý điều hành cao nhất của Công ty

- Tổng Giám đốc chỉ đạo về chủ trương, đường lối, định hướng và giao nhiệm vụcho các phó Tổng Giám đốc và các Phòng Ban chức năng, Phòng Nghiệp vụ

- Các Phó Tổng Giám đốc là người tham mưu giúp việc tích cực cho Tổng Giámđốc về chuyên môn nghiệp vụ theo chức năng được phân công phụ trách và báo cáocho Tổng Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về những nhiệm vụ,công tác đã được phân công, đã được ủy quyền

- Quan hệ giữa Tổng Giám đốc với các phó Tổng Giám đốc là mối quan hệ chỉ huy,chỉ đạo và chấp hành mệnh lệnh, mỗi người dưới quyền phải chấp hành một cáchnghiêm chỉnh các chỉ đạo của Tổng Giám đốc

- Các phó Tổng Giám đốc được quyền đề xuất lên Tổng Giám đốc để khen thưởng

kỷ luật, bổ nhiệm, trả lương, chấm dứt hợp đồng lao động, đối với nhân sự thuộcphạm vi quản lý

1.3.2 Nhiệm vụ chức năng các phòng ban :

-Các phòng ban , bộ phận là những đơn vị tham mưu hỗ trợ cho các công ty thànhviên trong việc trong việc thực hiện và tổ chức các công việc liên quan đến nghiệp

vụ của phòng Vì vậy mối quan hệ giữa các phòng ban bộ phận , bộ phận nghiệp vụ

và các công ty thành viên là mối quan hệ bình đẳng , đồng cấp , trên nguyên tắccùng hợp tác , tôn trọng lẫn nhau

- Các phòng ban , bộ phận có nhiệm vụ phối hợp , hỗ trợ cho các công ty thành viêntrên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được phân công , cùng nhau hợp tác để thực hiệnmục tiêu chung Trường hợp chưa có sự thống nhất trong việc phối hợp thì quyếtđịnh cuối cùng là ý kiến của Tổng giám đốc

- Khi có công việc phát sinh , các công ty thành viên liên hệ với phụ trách cácphòng ban (Trưởng phòng ) để đề xuất hỗ trợ Trưởng các phòng ban chuyên môn

có nhiệm vụ triển khai công việc trong nội bộ phòng cùng nỗ lực hỗ trợ , hoànthành công việc

- Nhiệm vụ và chức năng các phòng ban :

-Ban quản lí dự án :

+ Triển khai các quy hoạch , công tác chuẩn bị đầu tư và trực tiếp quản lýthực hiện các dự án

+ Tham mưu cho ban Tổng giám đốc trong việc chuẩn bị và triển khai dự án+ Xây dựng kế hoạch tổng thể và kế hoạch chi tiết hàng năm thực hiện chươngtrình , dự án

+ Xác định rõ các nguồn lực , tiến độ thực hiện dự án , thời gian hoàn thành ,mục tiêu chất lượng , tiêu chí chấp nhận kết quả đối với từng hoạt động của dự

án làm cơ sở theo dõi đánh giá

+ Chuẩn bị hồ sơ , dự toán , tổng dự toán , lập hồ sơ mời thầu , tổ chức lựachọn nhà thầu

+ Đàm phán , ký kết hợp đồng , giải quyết những vấn đề nảy sinh trong quátrình thực hiện hợp đồng

+ Thực hiện giám sát thi công công trình

+ Nghiệm thu , thanh toán , quyết toán theo hợp đồng thanh toán

+Quản lý chất lượng , khối lượng , tiến độ xây dựng , an toàn vệ sinh môitrường xây dựng

+Giám sát quá trình triển khai dự án , quản lý khai thác dự án sau đầu tư , bàngiao chuyển giao cho đơn vị khai thác

- Phòng pháp chế :

+ Tư vấn các vấn đề liên quan đến các lĩnh vực kinh doanh

+ Soạn thảo hoặc tham gia soan thảo ban hành các nội quy , điều lệ của côngty

+ Tư vấn , soạn thảo hợp đồng , xem xét và có ý kiến về mặt pháp lý của cáchợp đồng … trước khi ban Tổng Giám Đốc ký

+Xây dựng chương trình , kế hoạch trợ giúp pháp lý dài hạn , thường xuyên tổchức phổ biến pháp lý , trợ giúp giấy tờ , đồng thời tư vấn và giải quyết cácvướn mắt về pháp lý cho công ty

+Soạn thảo lập hồ sơ pháp lý cho thủ tục xin phê duyệt các dự án

+ Xây dựng bảng mô tả công việc và kế hoạch hoạt động

-Phòng hành chính- nhân sự:

+Chịu trách nhiệm quản lý về khâu nhân sự , tuyển dụng , đào tạo , nâng caochuyên môn cho đội ngũ nhân viên , bố trí sắp xếp vị trí công tác phù hợp vớichức năng của mỗi người

+Nghiên cứu , soạn thảo , trình duyệt các quy định , tham mưu cho tổng giámđốc các chế độ dối với người lao động theo quy định của Bộ luật lao động

+ Giải quyết các chính sách về chế độ bảo hiểm y tế , bảo hiểm lao động , bảohiểm thất nghiệp , … cho nhân viên

+Lập ngân sách nhân sự

+Hoạch định nguồn nhân lực

+Triển khai tổ chức thực hiện và giám sát thực hiện các quyết định , quy định ,quy chế của Ban tổng giám đốc đến các cán bộ công nhân viên trong công ty

-Phòng TC-KT và kế hoạch

+Cập nhật các phát sinh hằng ngày của công ty , chị trách nhiệm về mọi kếtquả báo cáo trước ban giám đốc ,kiểm tra , kiểm soát , quản lý tình hình nợ củacông ty , khách hàng

+ Tham mưu cho Tổng giám đốc , hội đồng quản trị về lĩnh vực hạch toán , kếtoán , phương hướng , biện pháp quản lý tài chính , thực hiện các quyết địnhtài chính , tổ chức triển khai báo cáo quyết toán hợp nhất , tham mưu cho banGiám đốc phân chia quyền lợi cổ đông sao cho hiệu quả cao nhất

+Tổ chức chỉ đạo toàn bộ toàn bộ hoạt động tài chính của công ty mẹ , cáccông ty con , xây dựng kế hoạch tài chính dài hạn , năm năm và lâu dài chocông ty

+Đề xuất các phương án sử dụng vốn , thủ tục vay vốn , huy động vốn , vayngân hàng , lập báo cáo quyết toán hàng năm , nộp thuế và các khỏan đónggóp khác

+Tham mưu cho ban tổng giám đốc kế hoạch đầu tư , hợp tác : chiến lược ,quy hoạch , chuẩn bị đầu tư , kế hoạch đầu tư phát triển , công tác đầu tư đầu

tư trong lĩnh vực kinh doanh của công ty

+Triển khai , giám sát việc xây dựng kế hoạch hằng năm :kế hoạch tài chính ,

kế hoạch chi phí , kế hoạch nhân sự , kế hoạch kinh doanh , …

-Phòng công nghệ thông tin (CNTT):

+Xây dựng tổ chức quản lý hệ thống thông tin

+Tham mưu trong việc quản lý CNTT trong quản lý nội bộ cho Ban giám đốc+Quản lý , phát triển các ứng dụng CNTT trong các linh vực hoạt động quản

lý của công ty

+Xây dựng các quy định , quy chế liên quan đến CNTT , ứng dụng CNTT theođúng các quy định hiện hành

+Lập kế hoạch triển khai các hoạt động CNTT

+Soạn thảo các văn bản hướng dẫn theo nghiệp vụ của phòng

+Xây dựng bảng mô tả công việc và kế hoạch hoạt động của phòng

+Lập báo cáo định kỳ , đánh giá tổng kết việc thực hiện các kế hoạch ứngdụng công nghệ thông tin của công ty

+Kết hợp phòng kinh doanh xác định mục tiêu thị trường , phân khúc thịtrường…

-Phòng kinh doanh :

+Phát triển thị trường kinh doanh nội điạ theo chiến lược của công ty

+Lập kế hoạch kinh doanh sỉ các dự án , sản phẩm

+Tham mưu đề xuất hỗ trợ sàn giao dịch về kinh doanh , tiếp thị , thị trường ,lập kế hoạch , tiến hành các hoạt động thúc đẩy kinh doanh

+Khai thác tìm kiếm các sản phẩm đầu tư, chăm sóc khác hàng

+Giám sát , kiểm tra , duy trì và đổi mới hoạt động kinh doanh

+ Báo cáo hoạt động kinh doanh hàng tháng , quý , năm

+Tìm hiểu , phân tích thông tin thị trường , quản lý khách hàng…

- Nhìn chung , sơ đồ cơ cấu , tổ chức hoạt động của công ty khác chặt chẽ, có

sự phân công rõ ràng , nhiệm vụ của các phòng ban , nó tạo ra sự chủ động ,năng động của các phòng ban , mỗi nhân viên sẽ tự ý thức được nghĩa vụ vànhiệm vụ của mình , sự truyền đạt các chỉ thị , quyết định của Ban giám đốccũng sẽ dễ dàng hơn

1.4 Tổng quan về tình hình nhân sự của công ty:

- Trải qua 8 năm hình thành và phát triển từ 1 công ty với quy mô nhỏ chỉ 5 nhân sựnay toàn bộ hệ thống đã có gần 40 nhân sự

- Tình hình lao động của công ty:

50%

50%

57.9%

4.1%

- Công ty gồm 1 tổng giám đốc , 1 trợ lý , 1 thư ký , ban quản lý dự án 5 người ,phòng hành chính nhân sự 10 người , phòng TC-KT-KH là 3 người , phòng CNTT

là 3 người ,Maketing 6 người , kinh doanh 5 người , pháp chế 3 người Nam là 22người , nữ 16 người

1.5.Tổng quan về lĩnh vực hoạt động của công ty:

- Ngành nghề kinh doanh chính :

Kinh doanh bất động sản

Môi giới bất động sản ; định giá bất động sản ; sàn giao dịch bất động sản , tư vấn– đấu giá- quảng cáo - quản lý bất động sản ; tư vấn , môi giới , đấu giá bất độngsản

Xây dựng nhà các loại ; xây dựng chuyên dụng; xây dựng công trình đường sắt ,đường bộ

Trồng rừng , chăm sóc rừng; trồng cà phê , chè , cao su

Lắp đặt hệ thống điện ; buôn bán vật liệu , thiết bị lắp đặt trong xây dựng; Bán xe

ô tô và xe có động cơ ; hoạt động chuyên môn khoa học và công nghệ khác

1.6 Tầm quan trọng của quy trình mua liệu xây dựng đối với công ty:

-Trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần đầu tư Hưng Hưng Thịnh người viếtnhận thấy tuy công ty chỉ mới thành lập được 8 năm , và được chuyển đổi sangcông ty cổ phần trong giai đoạn nền kinh tế đang trong giai đoạn khủng hoảng chưađược phục hồi , không chỉ trong nước mà cả những nền kinh tế lớn trên thế giới như

Mỹ , Nhật … chính vì thế công ty đã gặp rất nhiều khó khăn cũng như thử thách ,nhưng công ty đã nắm bắt được xu thế , xu hướng để có thể bắt kịp nhịp độ pháttriển của thời đại và phát triển được trong một nền kinh tế thị trường cạnh tranh gaygắt như hiện nay thì việc thay đổ phương thức kinh doanh, bán hàng , Maketing,PR… là vô cùng quan trọng … nhưng công tác mua hàng , vật liệu phục vụ choquá trình hoạt động vẫn chưa được quan tâm thực sự Đây là vấn đề không chỉ củacông ty mà gần như tồn tại ở các doanh nghiệp Hoạt động này hầu như ít đượcquan tâm đến như hoạt động bán hàng vì vậy có thể xảy ra những thiếu sót trongkhâu đầu vào Đa phần các công ty , doanh nghiệp chỉ quan tâm đế việc đem vềnhiều lợi nhuận mà gần như quên đi việc tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp Trong

khi đó , vật liệu đầu vào lại là khâu đầu tiên , cơ bản của hoạt động , của quá trìnhsản xuất , kinh doanh ;là điều kiện đầu tiên để doanh nghiệp tồn tại và phát triển Nhằm tạo tiền đề cho họat động bán hàng , hoạt động bán hàng có tốt hay khôngcòn phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động này Làm sao lựa chọn được một nhà cungcấp ,một mặt hàng tốt, đảm bảo chất lượng và giá cả sẽ tạo điều kiện làm giảm chiphí , tăng lợi nhuận công ty

-Đối với Hưng Hưng Thịnh , một công ty chuyên doanh địa ốc , thì việc tìmkiếm ,mua nguồn vật liệu xây dựng là vô cùng quan trọng , vật liệu có tốt , chấtlượng đảm bảo , giá cả phải chăng

1.7 Một số kết quả hoạt động chủ yếu của công ty từ 2007-2009:

3.Tổng lợi nhuận trước thuế 9 887 000 7 109 928 6 567 661

Hình 1.4 báo cáo kết quả hoạt dộng kinh doanh (nguồn P.TC-KT-KH)

 Qua bảng báo cáo kết quả kinh doanh của công ty ta nhận thấy :

- Doanh thu của công ty năm 2007 là 15 565 000 , đến 2008 là 13 455 606 giảm

2 109 394 (13.55%) , năm 2009 là 14 936 385 so năm 2008 tăng 1 507 779( 11.2%)

- Lợi nhuận sau thuế của công ty năm 2008 là 5 332 446 giảm 2 082 804 (28%)sonăm 2007 là 7 415 500 , nhưng đến năm 2009 thì lợi nhuận sau thuế lại tiếp tụcgiảm , lợi nhuận 2009 là 4 925 745 giảm 406 721 (7.63%) so năm 2008 là 5 332

446

=> Nguyên nhân làm cho lợi nhuận sau thuế của công ty giảm có thể là do giá vốnhàng bán tăng lên, mặc khác có thể do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế thếgiới bùng nổ , người dân thắt chặt chi tiêu hạn chế mua sắm , đặc biệt nhà đất ,gây

ra nhiều khó khăn cho nền kinh tế , đặc biệt là ngành kinh doanh bất động sản , thịtrường bất động sản, nhà đất , các môi giới , giao dịch trì trệ, thậm chí đóng băng Tuy lợi nhuận của công ty có phần giảm từ 2007-2009 , nhưng vẫn ở mức kiểm soát

được , công ty vẫn có đồng lời , có thể đảm bảo cho hoạt động kinh doanh , việclàm cho nhân viên

-Tỷ lệ Lợi nhuận / Doanh thu : năm 2007 là 56.4% cứ 100 đồng doanh thu mang

về thí có 56.4 đồng lợi nhuận Đến năm 2008 thì tỷ lệ này là 71.6% , trong 100đồng doanh thu có 71.6 đồng lợi nhuận Nhưng đến năm 2009 thì tỷ lệ này lại giảmcòn 33.2% , 100 đồng doanh thu mang về thì se có 33.2 đồng lợi nhuận

Như vậy qua 3 năm kinh doanh và hoạt động thì Tỷ số lợi nhuận/ doanh thu có phầntăng nhưng sau đó lại giảm xuống , điều này cho thấy ảnh hường của cuộc khủnghoảng kinh tế đã ảnh hưởng phần nào đến hoạt động kinh doanh của công ty

- Sức sinh lời của vốn kinh doanh : chỉ tiêu này cho thấy 1 đồng vốn kinh doanh

sẽ tạo ra bao nhiêu đồng lợi nhuận Qua bảng báo cáo kết quả kinh doanh ta nhậnthấy sức sinh lời vốn kinh doanh của công ty khá ổn định Cụ thể là năm 2007 và

2008 tỷ số này được giữ vững ở mức 0.84 , trong 100 đồng vốm đem đi kinh doanhthì sẽ mang về 84 đồng lợi nhuận cho công Nhưng đến năm 2009 thì tỷ số nàygiảm khá mạnh là 0.46 , giảm hơn ½ so vớ 2 năm trước đó

Qua quá trình phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty , ta có thể nhậnthấy các tỷ suất sinh lời của công ty được duy trì và giữ vững ở mức khác cao mặc

dù nền kinh tế gặp nhiều khó khăn , các nhà đầu tư , người tiêu dùng thắt chặt chitiêu gây nhiều khó khăn nhưng với những chính sách quản lý , điều hành từ banlãnh đạo đến từng phòng ban , từng nhân viên đã giúp cho Hưng Hưng Thịnh đứngvững , đối đầu và vượt qua những thách thức mới

CHƯƠNG 2:MÔ TẢ VÀ PHÂN TÍCH QUY TRÌNH MUA VẬT LIỆU XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ HƯNG HƯNG THỊNH

2.1 Giới thiệu bộ phận thực tập :

2.1.1.Các bộ phận , phòng ban :

a) Phòng kinh doanh:

Hình 2.1.Sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh ( Nguồn P.Hành chính-Nhân sự)

-Phòng kinh doanh gồm :1 phụ trách phòng kiêm giám đốc kinh doanh , 1 phógiám đốc kinh doanh và 3 chuyên viên

- Phụ trách phòng : chịu trách nhiệm chính về các hoạt động , các quyết định kinhdoanh , doanh thu bán hàng của phòng , các kiến nghị của phòng Ngòai ra phòngcòn có 1 phó giám đốc kinh doanh , và 3 chuyên viên sẽ hỗ trợ cho phụ tráchphòng Phòng kinh doanh có nhiệm vụ tìm hiểu phân tích thông tin thị trường ,giám sát , kiểm tra , duy trì đổi mới hoạt động kinh doanh , đề xuất , hỗ trợ kinhdoanh,…., Xác định thị trường , nhu cầu của thị trường , để có phương hướng kinhdoanh hợp lý

Phạm Quốc Phong phó gđ kinh doanh

Nguyễn Thành ĐạtPhụ trách phòng

Huỳnh Tấn Hưng ThạnhNguyễn Thị Mai

Đoàn Thị Huỳnh Hạnhcác chuyên viên

b)Phòng CNTT:

Hình 2.2.Sơ đồ tổ chức phòng CNTT(Nguồn P.Hành chính-Nhân sự)

-Phòng CNTT: gồm 1 trưởng phòng chị trách nhiệm chính về hoạt động của phòng

và 2 chuyên viên sẽ hỗ trợ cho hoạt động của trưởng phòng cũng như hỗ trợ cho cácphòng các khi có sự cố , hay tư vấn về mặt thông , máy móc ,… Nhiệm vụ củaphòng CNTT là xây dựng hệ thống tổ chức quản lý thông tin , hỗ trợ các hoạt độngcủa công ty có liên quan đến mạng , máy tính , …., cập nhật , ứng dụng các tiến bộcủa công nghệ thông tin theo đúng các quy định hiện hành nhằm giúp cho các hoạtđộng của các phòng ban , bộ phận vận hành một cách nhịp nhàng , chính xác

c) Phòng hành chính nhân sự:

Hình 2.3.Sơ đồ tổ chức phòng Hành chính- Nhân sự (Nguồn P.Hành chính-Nhân sự)

Trương Thị Bích ĐàoTrưởng phòng HCNS

Lê Thị Mỹ LinhPhạm Vũ Lan QuyênNguyễn Thị Phương Hoàng

Trần Văn Lãi

-Phòng hành chính – nhân sự : gồm 1 trưởng phòng chịu trách nhiệm chính về cácquyết định , hoạt động của phòng , 3 chuyên viên sẽ hỗ trợ cho hoạt động củatrưởng phòng và của phòng , 1 đội xe , bảo vệ có nhiệm vụ bảo vệ , và giữ xe , đảmbào an toàn , trật tự cho công ty Phòng hành chính nhân sự có nhiệm vụ đưa ranhững chính sách tuyển dụng đào tạo nhân sự , bố trí sắp xếp công việc thích hợpcho từng nhân viên , giải quyết các chế độ khác cho nhân viên theo đúng quy địnhcủa nhà nước.

d) Phòng Maketing:

Hình 2.4.Sơ đồ tổ chức phòng Maketing (Nguồn P.Hành chính-Nhân sự)

-Phòng Maketing gồm : 1 giám đốc Maketing chịu trách nhiệm chính các quyếtđịnh , kiến nghị , hoạt động của phòng, và 5 chuyên viên sẽ hỗ trợ cho giám đốckinh doanh , hoàn thánh công tác Maketing cho công ty Nhiệm vụ của phòng lànghiên cứu , thu thập thông tin thị trường , xác định nhu cầu , hành vi khách hàng ,đối tượng khách hàng , nghiên cứu về các đối thủ canh tranh , PR, Maketing chocông ty , nhằm định hướng và xây dựng chiến lược Maketing , phát triển thị trường

và phát triển thương hiệu

Nguyễn Ngọc Lan ThanhNguyễn Thị Vân

e)Phòng pháp chế:

Hình 2.5.Sơ đồ tổ chức phòng Pháp chế (Nguồn P.Hành chính-Nhân sự)

-Phòng pháp chế gồm : 1 trưởng phòng pháp chế , 2 chuyên viên Nhiệm vụ củaphòng là tư vấn các lĩnh vực , vấn đề kinh doanh , soạn thảo hợp đồng , xem xéttính pháp lý của các hợp đồng , hỗ trợ cũng như tư vấn giải quyết các vướn mắt vềmặt pháp lý cho công ty

g) Ban quản lý dự án:

Hình 2.6.Sơ đồ tổ chức ban quản lý dự án (Nguồn P.Hành chính-Nhân sự)

-Ban quản lý dự án : gồm 1 trưởng chịu trách nhiệm , điều hành hoạt động củaphòng , 1phó ban sẽ hổ trợ công việc cho trưởng ban dự án và 3 chuyên viên Banquản lý dự án có nhiệm vụ là triển khai các quy hoạch , công tác chuẩn bị đầu tư ,trực tiếp quản lý thực hiện dự án , kế hoạch tổng thể , kế hoạch chi tiết hằng năm

Đặng Thị Thúy LinhNguyễn Hồng Nhung

Nguyễn Ngọc Anh DuyĐặng Thị Lệ Mẫncác chuyên viên

Nguyễn Xuân LýTrưởng phòng pháp chế

Trần Huỳnh Mai –Phụ trách Phòng – Kế toán trưởng cty Cổ Phần Địa ốc HHT

Trịnh Ngọc Quỳnh Thu- kế toán trưởng cty cổ phần TGD

Nguyễn Thị Mỹ Hạnh – kế toán trưởng sàn Giao dịch

các chuyên viên

Châu Thị Mỹ An ( kế toán vật liệu)

Nguyễn Thị Trọng Lễ( kế toán TSCĐ)

Lê Thị Thùy Nga(kế toán công nợ)

Vương Thị Hường(thủ quỹ)

thực hiện chương trình ,dự án , đàm phán , ký kết hợp đồng , giải quyết những vấn

đề nảy sinh trong hợp đồng

h) Phòng Tài chính- Kế toán-Kế hoạch:

Hình 2.7 Sơ đồ tổ chức phòng kế toán của công ty(nguồn p.Hành chính –nhân sự)

- Phòng gồm 1 kế toán trưởng , 2 kế toán trưởng công ty con và chuyên viên Phòng có nhiệm vụ thực hiện các hạch toán, kế toán thống kê tham mưu phươnghướng , biện pháp quản lý tài chính , tổ chức triển khai các báo cáo định kỳ , Xâydựng các kế họach tài chính hàng năm , 5 năm , dài hạn cho công ty , đề xuất cácphương án sử dụng vốn , thủ tục huy động vốn , huy động vốn kinh doanh theo kếhoạch , khai báo thuế và thực hiện nộp thuế theo đúng quy định , đề xuất phương án

cho thuê , nhượng bán , thế chấp , trích khấu hao tài sản , đôn đốc các quyết toánhợp đồng kinh tế , …

2.1.2 Phòng Tài chính- Kế toán –Kế hoạch :

- Tại phòng kế toán , gồm một kế toán trưởng của tổng công ty , kiêm phụ trách vềcác hoạt động của phòng kế toán Ngoài ra còn có 2 kế toán trưởng của công ty con

và 4 chuyên viên kế toán

*Kế toán trưởng kiêm phụ trách phòng của công ty : là người tổ chức , chỉ đạocông tác kế toán , tài hính trong toàn công ty và chịu trách nhiệm trước toàn công typhổ biến cũng như điều hành hoạt động của các thành viên khác Kế toán trưởng cóquyền đề xuất với tổng giám đốc các về các qyết định tài chính phù hợp với sảnxuất kinh doanh (SXKD) của công ty Tổ chức kiểm tra , sắp xếp quản lý chứng từ,

sổ sách , luân chuyển giấy , chứng từ , ghi chép sổ sách , lập báo cáo kế toán đểcung cấp kịp thời cho ban giám đốc

*Ngoài ra còn có 2 kế toán trưởng khác ,chịu trách nhiệm chính việc theo dõi tìnhhình hoạt động của sàn ,và công ty con , nhằm cập nhật kịp thời các thông tin , diễnbiến , chia sẻ công việc với kế toán trưởng

*Kế toán vật liệu : có nhiệm vụ theo dõi tình hình xuất , nhập , tồn nguyên vật liệu ,công cụ , dụng cụ , hàng hóa, vật liệu xây dựng Cuối tháng cộng sổ chi tiết nguyênvật liệu , kiểm tra thẻ kho ,ngoài ra để có số liệu đối chiếu , kiểm tra kế toán tổnghợp từ các sổ chi tiết vào bảng

*Kế toán tài sản cố định (TSCD):theo dõi tình hình TSCD của công ty , thực hiệnviệc tính , lập trích khấu hao cho các TSCD đó

*Kế toán công nợ : thực hiện việc theo dõi , kiểm tra công nợ cho công ty , thanhtoán tiền lương , trợ cấp cho nhân viên Lập phiếu thu chi tiền mặt theo chứng từ vàcuối tháng lập báo cáo sổ quyết toán tiền mặt

* Thủ quỹ : thu chi quản lý tiền mặt , cập nhật , ghi chép quỹ và báo cáo sổ quỹhằng ngày

2.2 Phân tích tình hình mua vật liệu xây dựng tại công ty :

2.2.1.Tầm quan trong của vật liệu xây dựng đối với công ty :

- Trong các dự án đầu tư xây dựng , xây dựng là việc xây , tạo lập cơ sở hạ tầng Mặc dù hoạt động này được xem là riêng lẽ , nhưng thực tế nó kết hợp rất nhiều yếu

tố Hoạt động xây dựng được giám sát bởi nhà quản lý hay chủ đầu tư , nhà thầuxây dựng , giám sát bởi kỹ sư tư vấn , các kiến trúc sư của dự án Để hoàn thànhmột dự án , thì một kế hoạch hiệu quả là cần thiết Tất cả liên quan đến thiết kế vàthi công công trình hạ tầng , tác động gây ra bởi môi trường và nhiều yếu tố khác Tuy nhiên một chi tiết là vô cùng quan trọng nhưng ít khi được quan tâm Đó là

việc lựa chọn , mua được nguồn vật liệu tốt , sạch , đảm bảo chất lượng, mua đúnggiá Việc nắm bắt được thị trường, kiểm soát dược quy trình mua vật liệu xây dựngrất quan trọng bởi lẽ nếu không nắm bắt , cập nhật thông tin thị trường thi thì ngaychính công ty cũng sẽ dễ dàng bị nhà cung cấp qua mặt

- Chẳng hạn như: “ Khi công trình của bạn đang được phá dỡ, sẽ có một số đơn vịđến tiếp thị, bạn sẽ bị bối rối vì giá cả chênh lệch khá nhiều Bạn cứ thắc mắc khônghiểu tại sao Kinh nghiệm cho thấy, “người mua lầm chứ người bán thì không thểlầm” Khi người bán cho giá thấp bất thường, tốt nhất bạn đừng chọn mua Họ đánhtrúng tâm lý muốn mua giá rẻ của khách hàng Vậy thì họ “gỡ lại” bằng cách nào?Hoặc, họ bán thép không đúng chủng loại, họ mang thép giá rẻ như thép tổ hợp,thép Trung Quốc… đến giao cho bạn Hoặc họ cân thiếu cho bạn Để mua đượcđúng chủng loại với giá cả hợp lý, bạn phải biết cách kiểm tra, nhưng tốt nhất hãy

-Nếu không rành hàng hóa, không dễ cho bạn nhận biết được chủng loại Đối vớithép cuộn, thép có thương hiệu thì trơn, bóng và không bị xù, méo Thép TrungQuốc thường bị rỉ sét nhiều, bong tróc và kích thước không đồng đều Năm 2008,lượng thép Trung Quốc nhập vào nhiều đã khiến người sử dụng tưởng rằng “thépnày mới là thép xịn” Dẫn chứng được đưa ra là thép cuộn 6 “xịn” sợi to hơn Quả

là thép 6 “xịn” (thép Trung Quốc) thông thường có kích thước là 6,5mm còn thépMiền Nam chỉ là 6mm Khách hàng mua thép cuộn 6 Trung Quốc giá rẻ hơn nhưngthực tế phải chi nhiều hơn vì khối lượng cần thiết sẽ tăng thêm khoảng (0,5x100/6)~8%, chắc chắn giá thép mà khách hàng mua được không rẻ hơn đến 8%” (Trích từ nguồn http://hoanglamcorp.blogspot.com/2009/02/kinh-nghiem-mua-vat-lieu- xay-dung.html )

- Mặt khác , việc công ty có được một quy trình rõ ràng, hợp lý và giám sát quátrình thực thi quy trình mua vật liệu xây dựng là rất quan trọng Đây là một khâukhá nhạy cảm , có thể dễ dàng xảy ra những tiêu cực , tham nhũng , hay việc cấu kếtcủa nhân viên phụ trách mua xật liệu và nhà cung cấp Mà hậu quả không nhữnggây ra nhiều tổn thất cho công ty , mà còm gây ảnh hưởng đến chất lượng thi côngcủa công trình xây dựng , hình ảnh công ty , mà nghiêm trọng hơn hết là nguy hiểmđến người sử dụng các công trình đó

- Trong một đơn vị , thì các chứng từ gốc rất đa dạng , công dụng khác nhau ,nhưng đầy đủ các nội dung sau :

1 Tên gọi và số hiệu chứng từ kế toán

2.Ngày , tháng , năm lập chứng từ

3.Tên , địa chỉ của đơn vị , cá nhân lập chứng từ

4.Tên , địa chỉ, đơn vị , cá nhân nhận chứng từ

5.Số lượng và số tiền kinh tế của nghiệp vụ kinh tế , tài chính , tài chính ghi bằng

số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu , chi tiền ghi bằng số cà bằng chữ6.Nội dung nghiệp vụ kinh tế , tài chính phát sinh

7.Chữ ký , họ và tên của người lập

-Ngoài ra chứng từ kế toán còn có những loại khác:

+Phiếu đề nghị thanh toán – quy trình thanh toán

+Phiếu đề nghị BM.MH.01

+Phiếu đánh giá nhà cung cấp BM.MH.02

+Biên bản nghiệm thu và bàn giao tài sản BM.MH.03

+Hóa đơn tài chính

+Hợp đồng (khi giá trị >=20 triệu đồng )

*Lưu đồ quy trình mua vật liệu xây dựng :

B1 Người đề nghị

mua vật liệu

Trưởng đơn vị

không được phê duyệt được phê duyệt

Không Đạt

-Phiếu đánh giá nhàcung

cấp(BM.MH.02)-Danh sách nhà cungcấp được lựa chọnBM.MH.05

B2 Người phụ trách

muavật liệu

- Phiếu đề nghịBM.MH.01

B4 Người phụ trách

mua vật liệu xây

dựng

-Hợp đồng (nếu giátrị >=20 triệu đồng )

B5 Trưởng đơn vị đề

nghị mua vật liệu

xâydựng

-Biên bản nghiệmthu và bàn giaoBM.MH.03

B6 Người có trách

nhiệm

-Biên bản nghiệmthu và bàn giao

Xác định nhu cầu/ Thuthập thông tin và lựachọn nhà cung cấp

Lập phiếu đề nghị

Phê duyệt

Mua Vật liệu xâydựngKiểm tra

Bàn giao

mua vật liệu xây

dựng

toán

- Phiếu đề nghị -Phiếu đánh giá nhàcung cấp

-Biên bản nghiệmthu và bàn giao

- Hóa đơn tài chính-Hợp đồng (nếu có)

-Phiếu đề nghị-Phiếu đánh giá nhàcung cấp

-Biên bản nghiệmthu và bàn giao-Hóa đơn tài chính-Hợp đồng (nếu có )

Hình 2.8 Lưu đồ mua vật liệu xây dựng ( nguồn Phòng TCKT-KH)

Các bước :

Thực hiện thanhtoán

Lưu hồ sơ

-Bước 1:Xác định nhu cầu / Thu thập thông tin và lựa chọn nhà cung cấp: Nhu cầu

hàng hóa dịch vụ được xác định dựa trên cơ sở :

Gửi

Hình 2.9.Sơ đồ bước 1 ( Nguồn do người viết tiếp cận thực tế)

Căn cứ vào nhu cầu của công ty , của phòng ban , bộ phận trong công ty , người phục

vụ mua vật liệu xây dựng sẽ tiến hành tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp

Các nhu cầu chi tiêu sẽ được chuyển sang cấp có thẩm quyền phê duyệt , xemxét ( Tổng giám đốc hoặc Chủ tịch HĐQT) Các nhu cầu phục vụ cho kinh doanh vàtình hình thực tế của công ty

Sau đó đơn vị phụ trách mua vât liệu xây dựng sẽ tiến hành đánh giá lựa chọnnhà cung cấp mỗi năm 2 lần (cách 6 tháng 1 lần ), và gửi danh sách nhà cung cấp đượclụa chọn BM.MH.05 cho phòng Tài Chính –Kế Toán để đối chiếu khi cần thiết

Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp :

Nhu cầu mua

vật liệu xây

dựng (VLXD)

xuất hiện

Người phụ trách sẽ thu thập thông tin

về sản phẩm ,nhà cung cấp

Tìm kiếm , lựa chọn

=>danh sách cá nhà cung cấp(NCC) vào mẫu BM.MH.05, phiếu đánh giáNCC (BM.MH.02)

Tổng giám đốc phê duyệt

Danh sách NCC cho p

TC-KT-KH

Tiêu chí Nội dung đánh giá Chất lượng

Chất lượng Mẫu mã đẹp, chất lượng, sản phẩm có uy

Chế độ hậu mãi Giảm giá khi mua số lượng nhiều Đạt

Hình 2.10.Các chỉ tiêu đánh giá nhà cung cấp ( Nguồn P.TC-KT-KH)

- Nhà cung cấp được chọn , phải có ít nhất 3 tiêu chí : chất lượng , giá cả và thời giangiao hàng

Trường hợp nhà cung cấp có sẵn trong danh sách được Tổng giám đốc (hoặcngười được ủy quyền ) duyệt , người vật liệu có thể tiếp tục chọn nhà cung cấp nàyhoặc tìm nhà cung cấp mới Nhà cung cấp được chọn ra từ danh sách có sẵn đảm bảothời gian tính từ lần đánh giá gần nhất đến ngày trình duyệt không quá 6 tháng

Trường hợp nguồn vật liệu xây dựng của nhà cung cấp mới không nằm trongdanh sách phê duyệt và có giá trị từ 5 triệu trở lên thì người phụ trách mua phải thuthập ít nhất 3 báo giá (thời hạn tính từ ngày báo giá đến thời gian trình duyệt không quá

30 ngày ) và đánh giá theo phiếu đánh giá của nhà cung cấp BM.MH.02

Các trường hợp ngoại lệ phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt qua phiếuđánh giá nhà cung cấp BM.MH.02

- Ta nhận thấy , ở bước 1 có sự liên hệ , liên kết chặt chẽ giữa những thành viên, bộphận trong công ty từ người phụ trách , chịu trách nhiệm về giai đoạn mua vật liệu , có

sự phê duyệt của Tổng giám đốc hoặc cấp có thẩm quyền , và Phòng TC-KT-KH Tuynhiên , cũng dễ dàng nhận thấy một nhược điểm ở khâu này là từ khi xuất hiện nhu cầumua sắm vật liệu trong công ty , đến khi tìm kiếm thông tin , cũng như thu thập , lựachọn nhà cung cấp thì chỉ có người phụ trách chịu trách nhiệm Như vậy có thể thấyrằng rất dễ dàng xuất hiện tiêu cực , nếu như người phụ trách tìm kiếm nguồn vật liệukhông tốt , không đảm bảo chất lượng , giá rẻ để thu lợi, nếu có sự cấu kết giữa ngườiphụ trách và nhà cung cấp , hoặc nếu như người cung cấp không được trang bị đầy đủkiến thức về vật liệu xây dựng thì cũng có thể gây ra nhiều thiệt hại cho công ty

- Bước 2: Lập phiếu đề nghị:

Người đề nghị mua

Trưởng đơn vị , bộ phận

có chữ ký xác nhận

BM.MH.02

BM.MH.01

Hình 2.11 Sơ đồ bước 2 ( Nguồn do người viết tiếp cận thực tế)

Sau khi xác định nhu cầu mua vật liệu xây dựng , thu thập đầu đủ thông tin , danhsách các nhà cung cấp được lựa chọn thì người đề nghị mua điền vào phiếu đề nghịBM.MH.01: Stt , diễn giải nội dung , đơn vị tính , số lượng , đơn giá của từng khoảnmục , thành tiền , và phiếu đánh giá nhà cung cấp (BM.MH.02) Người đề nghị sẽ kívào phần dành cho ‘Người đề nghị’ Sau đó sẽ chuyển sang cho trưởng đơn vị , trưởng

bộ phận có nhu cầu mua vật liệu xây dựng xem xét và có chữ ký xác nhận Nhằm đảmbảo kiểm tra , xác nhận nhu cầu mua vật liệu , cũng như thông tin thu thập về củangười phụ trách mua vật liệu là đảm bảo đúng so với yêu cầu , và sẽ có người đại diệnchịu trách nhiệm nếu như có sự cố xảy ra

-Tuy vậy , công ty cần nên xem xét có thể bỏ qua bước 2 , để qua bước 3 , vì ở bước 2

ta có thể ghép vào bước 1 , là sau khi xuất hiện nhu cầu mua sắm vật liệu xây dựngtrong công ty , thì người phụ trách chịu trách nhiệm tìm kiếm thu thập thông tin , nhàcung cấp , sau đó điền vào phiếu BM.MH.05 (danh sách nhà cung cấp được lụa chọn),phiếu BM.MH.02(phiếu đánh giá nhà cung cấp) , và phiếu BM.MH.01 ( phiếu đền nghịmua) , chuyển sang Tổng giám đốc (hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt, trưởng bộphận có nhu cầu mua sắm ) , đồng thời chuyển sang phòng TC-KT-KH để đối chiếukhi cần thiết

-Bước 3: Sau khi hoàn tất các bước trên , người phụ trách mua vật liệu xây dựng tập

hợp hồ sơ đề nghị mua trình cấp trên có thẩm quyền phê duyệt bao gồm :

BM.MH.01 duyệt

BM.MH.02

Trả lại

Hình 2.12 Sơ đồ bước 3 ( Nguồn do người viết tiếp cận thực tế)

Phiếu đề nghị BM.MH.01: khi mua vật liệu xây dựng của các nhà cung cấp đã

được phê duyệt hoặc của nhà cung cấp không nằm trong danh sách nhưng có giá trịnhỏ hơn 5 triệu đồng

Phiếu đề nghị BM.MH.01 và phiếu đánh giá nhà cung cấp BM.MH.02 :khi muavật liệu xây dựng của các nhà cung cấp không nằm trong danh sách được phê duyệt

và có giá trị lớn hơn hoặc bằng 5 triệu đồng

Giám đốc (hoặc người có ủy quyền ) phê duyệt đề nghị mua vật liệu hoặc trả lạicho ngườì đề nghị mua bổ sung lại hồ sơ

Trường hợp đề nghị mua vật liệu xây dựng và đánh giá nhà cung cấp đã đượccấp có thẩm quyền duyệt thuận thông qua tờ trình mua thì sẽ bỏ qua bước 1 ,2,3 mà ápdụng thẳng bước 4

- Bước 4: Mua vật liệu xây dựng :

Hình 2.13 Sơ đồ bước 4( Nguồn do người viết tiếp cận thực tế)

Căn cứ vào đề nghị hoặc tờ trình của người đề nghị , phụ trách mua đã đượccấp có thẩm quyền phê duyệt thì người phụ trách mua sẽ liên hệ nhà cung cấp để thựchiện mua hàng , nếu các đơn đặt hàng có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải có hợpđồng mua bán nhằm đảm bảo quyền lợi của công ty khi có tranh chấp xảy ra Để đảmbảo tính pháp lý của hợp đồng mua bán , thì hợp đồng sẽ được phòng pháp chế tham

Người phụ trách

Hợp đồng muabán

Phòng Pháp chế ,

hỗ trợ , tham mưu soạn thảo hợp đồng