Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ tại trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh bến tre

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN o0o HUỲNH THỊ MINH THI CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BẾN TRE LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGÀNH LƯU TRỮ HỌC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – 2016 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN o0o HUỲNH THỊ MINH THI CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BẾN TRE Chuyên ngành: LƯU TRỮ HỌC Mã số: 60.32.03.01 LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC Người hướng dẫn khoa học: TS PHAN ĐÌNH NHAM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – 2016 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn “Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bến Tre” cơng trình nghiên cứu Các kết quả, số liệu luận văn thật chưa cơng bố cơng trình khác Học viên thực luận văn Huỳnh Thị Minh Thi MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ .14 1.1 Một số vấn đề tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ 14 1.1.1 Một số khái niệm .14 1.1.2 Đặc điểm, ý nghĩa tài liệu lưu trữ .16 1.1.3 Các loại hình tài liệu lưu trữ 19 1.2 Một số vấn đề thu thập, bổ sung tài liệu 21 1.2.1 Khái niệm thu thập, bổ sung tài liệu 21 1.2.2 Vai trị cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu 27 1.3 Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh 29 1.3.1 Một số khái niệm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh 29 1.3.2 Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử .30 1.3.3 Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử 33 1.3.4 Nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh: 35 1.3.5 Những yêu cầu công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử .36 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ THUỘC CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH BẾN TRE 41 2.1 Lịch sử hình thành phát triển Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre 41 2.1.1 Khái quát Chi cục Văn thư-Lưu trữ 41 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ .44 2.2 Những kết nhằm đảm bảo điều kiện để thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre 48 2.2.1 Các văn đạo, quy định hướng dẫn, kiểm tra công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 48 2.2.2 Công tác kiểm tra, hướng dẫn thực quy định công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre 56 2.2.3 Đội ngũ cán nhân làm công tác Lưu trữ 59 2.2.4 Cơ sở vật chất phục vụ công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 63 2.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 65 2.3 Tình hình thực cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre .65 2.3.1 Xác định Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre .66 2.3.2 Xác định Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre 70 2.3.3 Quy trình giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre 73 2.3.4 Kết thực công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre .78 2.4 Nhận xét công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre 93 2.4.1 Ưu điểm 93 2.4.2 Hạn chế 95 CHƯƠNG GIẢI PHÁP GĨP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ THUỘC CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH BẾN TRE .101 3.1 Biện pháp chuyên môn quan trọng trực tiếp thực công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh 101 3.2 Hoàn chỉnh hệ thống văn quy định hướng dẫn thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử 103 3.3 Xây dựng nguồn nhân lực đáp ứng tốt yêu cầu cơng tác lưu trữ nói chung hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre 105 3.4 Tăng cường kiểm tra, đôn đốc thúc đẩy công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 109 3.5 Tăng cường kinh phí phục vụ cơng tác lưu trữ, đặc biệt công tác thu thập tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh 111 3.6 Đẩy mạnh tuyên truyền phổ biến pháp luật công tác lưu trữ nói chung cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ nói riêng tất kênh thông tin đến tất quan ban ngành 113 KẾT LUẬN 116 TÀI LIỆU THAM KHẢO 118 PHỤ LỤC .124 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT BC Báo cáo CT Chỉ thị ĐBQH Đại biểu Quốc hội HĐND HĐND HĐBT Hội đồng Bộ trưởng HVCH Học viên Cao học KH Khoa học NĐ Nghị định NXB Nhà xuất PGS Phó Giáo sư QĐ Quyết định QH Quốc hội SNV Sở Nội vụ ThS Thạc sĩ TNHH Trách nhiệm hữu hạn TS Tiến sĩ TT Thông tư UBND UBND VP Văn phòng Tr Trang PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quan trọng quan, tổ chức bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, thống kê bảo quản khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu đáng khác quan, tổ chức, cá nhân Thực tốt công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu giúp cho quan, tổ chức chủ động việc lập hồ sơ quản lý hồ sơ, tài liệu giai đoạn văn thư chặt chẽ góp phần nâng cao ý thức trách nhiệm cá nhân quan, tổ chức việc lập hồ sơ chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan nộp lưu tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử Thu thập, bổ sung tài liệu khâu nghiệp vụ quan trọng cơng tác lưu trữ, khâu thu thập, bổ sung tài liệu có liên quan đến tất khâu nghiệp vụ khác chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản sử dụng tài liệu Đặc biệt, thu thập, bổ sung tài liệu nhiệm vụ trọng tâm Lưu trữ lịch sử Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử kịp thời không giúp cho tài liệu không bị mát, hủy hoại, góp phần hồn thiện Phơng lưu trữ Nhà nước Việt Nam mà đảm bảo điều kiện thuận lợi cho hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng phát huy giá trị tài liệu Trong thời gian qua, Nhà nước ban hành nhiều văn đạo, hướng dẫn công tác thu thập, bổ sung tài liệu làm sở pháp lý để Lưu trữ lịch sử cấp có nhiều biện pháp để tăng cường số lượng, chất lượng thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Tuy nhiên, thực tiễn hoạt động công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh nhiều thiếu sót thành phần tài liệu, chất lượng hồ sơ, tài liệu chưa đảm bảo; thời hạn giao nộp tài liệu, chế tài thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử vấn đề cần quan tâm Bến Tre địa phương nước tổ chức thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh đạt kết định Tuy nhiên, công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre nhiều bất cập số quan, đơn vị đến hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử chưa tiến hành giao nộp, tình trạng tài liệu thu thập chưa đầy đủ, tài liệu chưa chỉnh lý giao nộp vào Lưu trữ lịch sử chưa quy định, v v Vì vậy, cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre cần nghiên cứu, làm rõ tìm giải pháp cần thiết để hồn thiện cơng tác Chính lý trên, học viên chọn đề tài “Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vào Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Bến Tre”,với mong muốn góp phần làm rõ thực trạng thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, nhận xét đề xuất giải pháp nhằm đưa công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bến Tre (hay gọi Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bến Tre) vào nề nếp Tình hình nghiên cứu đề tài Công tác thu thập, bổ sung tài liệu nội dung nhiều nhà nghiên cứu quan tâm thời gian qua, có nhiều cơng trình nghiên cứu liên quan đến đề tài như:  Nhóm cơng trình liên quan đến hoạt động Văn thư - Lưu trữ nói chung, cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu nói riêng  “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ” tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm biên soạn, NXB Đại học Giáo dục Chuyên nghiệp, xuất 1990; “Công tác lưu trữ Việt Nam” Cục Lưu trữ Nhà nước biên soạn, Nxb Khoa học Xã hội Hà Nội, xuất 1997; “Giáo trình Lưu trữ học đại cương” tác giả Phan Đình Nham, Bùi Loan Thùy biên soạn, Nxb Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh, xuất 2015; Sách “Lịch sử Lưu trữ Việt Nam” tập thể tác giả Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền, Đào Thị Diến, Nghiêm Kỳ Hồng biên soạn, NXB Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh năm 2010 Các tác giả trình bày mặt lý luận công tác lưu trữ nói chung khâu nghiệp vụ thu thập, bổ sung tài liệu, tài liệu quan trọng làm sở lý luận cho trình nghiên cứu đề tài  “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ Liên Xô” G.A Bêlốp, A.N Loghinova, K.G Michiaep, N.R Prokopenko, quyền phiên dịch trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, xuất năm 1968; “Những nguyên tắc công tác viện Lưu trữ nhà nước Liên bang Nga”, Viện nghiên cứu khoa học toàn Nga Văn kiện học Lưu trữ học, Matx-cơ-va, 2002  Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Thu thập, bổ sung tài liệu Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh” Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước tổ chức năm 2015, hội thảo đánh giá vấn đề lý luận thực tiễn thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thời gian qua; trao đổi kinh nghiệm công tác thu thập, giao nộp tài liệu lưu trữ từ nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử qua thực tiễn số quan, tổ chức nay; xác định mục tiêu, nhiệm vụ trọng tâm đề xuất giải pháp nâng cao hiệu công tác thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử + Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Thu thập, bổ sung tài liệu Lưu trữ lịch sử cấp huyện Lưu trữ lịch sử tỉnh” Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước tổ chức năm 2016 Các viết nêu lên thuận lợi, khó khăn q trình triển khai cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu từ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh số địa phương Hà Nội, Hà Tĩnh, An Giang, Thanh Hóa, Cần Thơ, Bình Định, Yên Bái, Lai Châu, Vĩnh Long, Kiên Giang Nhận xét tác động ảnh hưởng đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác  Bài viết “Chấn chỉnh công tác thu nộp hồ sơ khoa học” tác giả Nguyễn Cảnh Đương, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 01-2008 Bài viết trình bày thực trạng quản lý thu nộp hồ sơ khoa học hình thành quan, tổ chức nêu lên số kiến nghị nhằm chấn chỉnh công tác