Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ tại trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh bến tre

Tuy nhiên, thực tiễn hoạt động của công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh còn nhiều thiếu sót như thành phần tài liệu, chất lượng hồ sơ, tài liệu chưa được đảm

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-o0o -

HUỲNH THỊ MINH THI

CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BẾN TRE

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC

NGÀNH LƯU TRỮ HỌC

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – 2016

-o0o -

HUỲNH THỊ MINH THI

CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BẾN TRE

Chuyên ngành: LƯU TRỮ HỌC

Mã số: 60.32.03.01

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

Người hướng dẫn khoa học:

TS PHAN ĐÌNH NHAM

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – 2016

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Luận văn “Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ tại

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bến Tre” là công trình nghiên cứu của tôi Các kết

quả, số liệu trong luận văn là đúng sự thật và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Học viên thực hiện luận văn

Huỳnh Thị Minh Thi

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 5

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ 14

1.1 Một số vấn đề cơ bản về tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ 14

1.1.1 Một số khái niệm 14

1.1.2 Đặc điểm, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ 16

1.1.3 Các loại hình tài liệu lưu trữ 19

1.2 Một số vấn đề về thu thập, bổ sung tài liệu 21

1.2.1 Khái niệm về thu thập, bổ sung tài liệu 21

1.2.2 Vai trò của công tác thu thập, bổ sung tài liệu 27

1.3 Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh 29

1.3.1 Một số khái niệm về Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh 29

1.3.2 Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử 30

1.3.3 Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu vào các Lưu trữ lịch sử 33

1.3.4 Nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh: 35

1.3.5 Những yêu cầu mới về công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử hiện nay 36

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ THUỘC CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH BẾN TRE 41

2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre 41

2.1.1 Khái quát về Chi cục Văn thư-Lưu trữ 41

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ 44

2.2 Những kết quả nhằm đảm bảo điều kiện để thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre 48

2.2.1 Các văn bản chỉ đạo, quy định hướng dẫn, kiểm tra công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 482.2.2 Công tác kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định về công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre 562.2.3 Đội ngũ cán bộ nhân sự làm công tác Lưu trữ 592.2.4 Cơ sở vật chất phục vụ công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 632.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 65

2.3 Tình hình thực hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ

lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre 65

2.3.1 Xác định Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre 662.3.2 Xác định Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre 702.3.3 Quy trình giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre 732.3.4 Kết quả thực hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre 78

2.4 Nhận xét công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre 93

2.4.1 Ưu điểm 932.4.2 Hạn chế 95

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ THUỘC CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH BẾN TRE 101 3.1 Biện pháp chuyên môn quan trọng nhất là trực tiếp thực hiện công

tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh 101

3.2 Hoàn chỉnh hệ thống văn bản các quy định hướng dẫn về thu thập,

bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử 103

3.3 Xây dựng nguồn nhân lực đáp ứng tốt hơn yêu cầu của công tác lưu trữ nói chung và hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre 105

3.4 Tăng cường kiểm tra, đôn đốc thúc đẩy công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 109

3.5 Tăng cường kinh phí phục vụ công tác lưu trữ, đặc biệt là công tác thu thập tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh 111

3.6 Đẩy mạnh tuyên truyền phổ biến pháp luật về công tác lưu trữ nói chung và về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ nói riêng bằng tất cả các kênh thông tin đến tất cả các cơ quan ban ngành 113

KẾT LUẬN 116

TÀI LIỆU THAM KHẢO 118

PHỤ LỤC 124

cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và nộp lưu tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử

Thu thập, bổ sung tài liệu là khâu nghiệp vụ quan trọng của công tác lưu trữ,

vì khâu thu thập, bổ sung tài liệu có liên quan đến tất cả các khâu nghiệp vụ khác như chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và sử dụng tài liệu Đặc biệt, thu thập, bổ sung tài liệu là một trong các nhiệm vụ trọng tâm của Lưu trữ lịch

sử Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử kịp thời không chỉ giúp cho tài liệu không bị mất mát, hủy hoại, góp phần hoàn thiện Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam mà còn đảm bảo điều kiện thuận lợi cho hoạt động tổ chức khai thác,

sử dụng và phát huy giá trị tài liệu

Trong thời gian qua, Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn

về công tác thu thập, bổ sung tài liệu làm cơ sở pháp lý để Lưu trữ lịch sử các cấp

có nhiều biện pháp để tăng cường số lượng, chất lượng thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Tuy nhiên, thực tiễn hoạt động của công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh còn nhiều thiếu sót như thành phần tài liệu, chất lượng hồ sơ, tài liệu chưa được đảm bảo; thời hạn giao nộp tài liệu, chế tài trong thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử là vấn đề cần được quan tâm

Bến Tre là một trong các địa phương của cả nước đã tổ chức thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và đã đạt được kết quả nhất định Tuy nhiên, công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre hiện còn nhiều bất cập như một số cơ quan, đơn vị đã đến hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử nhưng vẫn chưa tiến hành giao nộp, tình trạng tài liệu thu thập chưa đầy đủ, tài liệu chưa chỉnh lý và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử chưa đúng quy định, v v Vì vậy, công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre cần được nghiên cứu, làm rõ

và tìm ra các giải pháp cần thiết để hoàn thiện công tác này

Chính vì lý do trên, học viên đã chọn đề tài “Công tác thu thập, bổ sung tài

liệu lưu trữ vào Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Bến Tre”,với mong muốn góp phần

làm rõ thực trạng thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, nhận xét và đề xuất các giải pháp nhằm đưa công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bến Tre (hay gọi là Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bến Tre) đi vào nề nếp

2 Tình hình nghiên cứu đề tài

Công tác thu thập, bổ sung tài liệu là nội dung được nhiều nhà nghiên cứu quan tâm trong thời gian qua, vì thế có rất nhiều công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài như:

 Nhóm các công trình liên quan đến hoạt động Văn thư - Lưu trữ nói

chung, công tác thu thập, bổ sung tài liệu nói riêng

 “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của các tác giả Đào Xuân Chúc,

Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm biên soạn, NXB Đại

học Giáo dục Chuyên nghiệp, xuất bản 1990; “Công tác lưu trữ Việt Nam” của

Cục Lưu trữ Nhà nước biên soạn, Nxb Khoa học Xã hội Hà Nội, xuất bản 1997;

“Giáo trình Lưu trữ học đại cương” của tác giả Phan Đình Nham, Bùi Loan Thùy

biên soạn, Nxb Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh, xuất bản 2015; Sách “Lịch sử

Lưu trữ Việt Nam” do tập thể tác giả Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền, Đào

Thị Diến, Nghiêm Kỳ Hồng biên soạn, NXB Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh năm 2010 Các tác giả đã trình bày về mặt lý luận về công tác lưu trữ nói chung và khâu nghiệp vụ thu thập, bổ sung tài liệu, đây là những tài liệu quan trọng làm cơ sở

lý luận cho quá trình nghiên cứu đề tài

 “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ ở Liên Xô” của G.A Bêlốp, A.N

Loghinova, K.G Michiaep, N.R Prokopenko, bản quyền phiên dịch của trường Đại

học Tổng hợp Hà Nội, xuất bản năm 1968; “Những nguyên tắc công tác cơ bản của

các viện Lưu trữ nhà nước Liên bang Nga”, Viện nghiên cứu khoa học toàn Nga về

Văn kiện học và Lưu trữ học, Matx-cơ-va, 2002

 Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Thu thập, bổ sung tài liệu Lưu trữ lịch sử cấp

tỉnh” do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức năm 2015, hội thảo đánh giá

vấn đề lý luận và thực tiễn về thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử trong thời gian qua; trao đổi kinh nghiệm trong công tác thu thập, giao nộp tài liệu lưu trữ từ nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử qua thực tiễn tại một số cơ quan, tổ chức hiện nay; xác định các mục tiêu, nhiệm vụ trọng tâm và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

+ Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Thu thập, bổ sung tài liệu Lưu trữ lịch sử cấp

huyện về Lưu trữ lịch sử tỉnh” do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức năm

2016 Các bài viết nêu lên những thuận lợi, khó khăn quá trình triển khai công tác thu thập, bổ sung tài liệu từ cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh tại một số địa phương như Hà Nội, Hà Tĩnh, An Giang, Thanh Hóa, Cần Thơ, Bình Định, Yên Bái, Lai Châu, Vĩnh Long, Kiên Giang Nhận xét những tác động ảnh hưởng và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác trên

 Bài viết “Chấn chỉnh công tác thu nộp hồ sơ khoa học” của tác giả Nguyễn

Cảnh Đương, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 01-2008 Bài viết trình bày cơ bản thực trạng quản lý và thu nộp hồ sơ khoa học hình thành trong các cơ quan, tổ chức và nêu lên một số kiến nghị nhằm chấn chỉnh công tác này

 Bài viết “Thu thập tài liệu của các đơn vị sản xuất kinh doanh vào lưu trữ -

Thực trạng và giải pháp” của tác giả Vũ Thị Phụng, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số

05-2004.Đây là bài viết nêu lên sự cần thiết và thực trạng hiện nay của việc thu thập tài liệu của các đơn vị sản xuất kinh doanh vào lưu trữ,đưa ra một số giải pháp trước mắt và lâu dài để công tác thu thập tài liệu của đơn vị sản xuất kinh doanh được thực hiện tốt hơn

“Vài nét về công tác sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ cá nhân và một số đề

xuất”, của tác giả Phạm Bích, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 7- 2012 Bài viết đã nêu

lên lý luận và thực tiễn công tác sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ các nhân, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ cá nhân

Nhóm các công trình liên quan đến công tác Văn thư - Lưu trữ nói chung, khâu nghiệp vụ thu thập, bổ sung tài liệu nói riêng tại một cơ quan, địa phương

cụ thể

 Bài viết“Một số suy nghĩ về công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào các

Trung tâm Lưu trữ” của tác giả Uyên San, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 04 – 2011

Bài viết trình bày cơ sở pháp lý về Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, khái quát chung thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu của các Trung tâm lưu trữ hiện nay, nêu ra những nguyên nhân dẫn đến thực trạng đó và đưa ra một số giải pháp để công tác này ở địa phương được thực hiện tốt hơn

 Bài viết “Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ

Quốc gia III” của Nguyễn Minh Sơn – Phó giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia

III, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 05-2010 Bài viết đã khái quát thực trạng thu thập,

bổ sung tài liệu lưu trữ ở Trung tâm lưu trữ Quốc gia III, đưa ra một số nhận xét – đánh giá và nêu lên một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu xã hội

 Bài viết “Một số kinh nghiệm về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ “

của tác giả Nguyễn Thị Trà, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 03-2005 Bài viết nêu lên

kinh nghiệm chủ yếu của Trung tâm lưu trữ quốc gia III trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

 Bài viết “Công tác sưu tầm tài liệu quý hiếm của Trung tâm Lưu trữ Quốc

gia IV và kết quả đạt được” của tác giả Phạm Thị Huệ - Giám đốc Trung tâm Lưu

trữ Quốc IV, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 02-2011 Bài viết nêu lên quá trình tìm kiếm nguồn tài liệu quý tại Huế và đưa ra những kết quả của chuyến đi sưu tầm của cán bộ nhân viên Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV

 Bài viết “Một số kinh nghiệm của Đắc Lắc về công tác sưu tầm thu thập, bổ

sung tài liệu lưu trữ” của tác giả Thanh Viên – Sở văn hóa thông tin tỉnh Đắc Lắc,

Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 08-2008 Bài viết đề cập một số kinh nghiệm trong công tác sưu tầm thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ trong quá trình chỉnh lý khối tài liệu của ngành Văn hóa thông tin tỉnh Đắc Lắc, qua bài viết tác giả hy vọng trong thời gian tới công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ sẽ được đẩy mạnh hơn đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu của toàn ngành toàn xã hội

 Bài viết “Thu thập, bảo quản và khai thác tài liệu khoa học công nghệ - Một

yêu cầu cấp thiết của công tác lưu trữ” của tác giả Quốc Thắng, Tạp chí Văn thư

Lưu trữ, số 01 – 2009 Bài viết làm rõ thực trạng công tác thu thập, bảo quản và khai thác sử dụng chưa tốt tài liệu khoa học công nghệ, đưa ra nguyên nhân dẫn đến tình trạng đó và nêu ra một số giải pháp để thực hiện tốt công tác thu thập bảo quản

và khai thác sử dụng

 Bài viết về Kết quả và những vấn đề đặt ra từ Hội thảo “Sưu tầm tài liệu lưu

trữ trữ quý hiếm và phát huy giá trị nguồn sử liệu về biên giới hải đảo của Việt Nam”, của tác giả Nguyễn Thị Thúy Bình, Nguyễn Thùy Trang, Tạp chí Văn thư

Lưu trữ, số 12/2012 Bài viết đã khái quát lý luận về tài liệu lưu trữ quý hiếm, phát huy giá trị nguồn sử liệu, và cụ thể là tài liệu về biên giới hải đảo Việt Nam; nêu thực trạng công tác sưu tầm tài liệu quý hiếm và phát huy tài liệu hải đảo Việt Nam,

và đề xuất giải phát hoàn thiện công tác này

 Bài viết “Thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III –

Thực trạng và đề xuất giải pháp”, tác giả Nguyễn Bích Thủy, Tạp chí Văn thư Lưu

trữ, số 8-2015 Bài viết đã trình bày một số kết quả đạt được và hạn chế công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III từ năm 1995 đến năm 2015; đề xuất giải pháp cải thiện công tác này tại đơn vị

 Luận văn về công tác thu thập, bổ sung tài liệu

Nghiên cứu về công tác thu thập, bổ sung tài liệu có rất nhiều luận văn, luận

án, trong đó đề tài “Thu thập tài liệu của các Sở vào Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh

Phúc” của tác giả Cao Đức Độ năm 2015, là công trình nghiên cứu làm rõ công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh Luận văn đã khái quát

cơ sở lý luận về công tác thu thâp tài liệu; thực trạng công tác thu thập tài liệu vào Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh phúc; đánh giá và đề ra các giải pháp hoàn thiện công tác thu thập tài liệu vào Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc

Thông qua công trình trên, nhiều tài liệu, kết quả nghiên cứu đã tạo điều kiện cho tác giả có thể tiếp cận với lý luận và thực tiễn công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, giúp tác giả kế thừa một số nội dung trong đề tài Tuy nhiên,

vấn đề “Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thuộc Trung tâm lưu

trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre”vẫn chưa có công trình

nghiên cứu nào đề cập đến Chính vì vậy, đề tài góp phần nghiên cứu một cách đầy

đủ, và có hệ thống về vấn đề trên

3 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu

 Mục đích: Mục đích của đề tài là khảo sát thực trạng và đề xuất một số giải

pháp góp phần hỗ trợ công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ tại tỉnh Bến Tre

 Nhiệm vụ

Đề tài tập trung giải quyết các nhiệm vụ sau:

 Trình bày khái quát cơ sở lý luận và pháp lý về công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

 Nghiên cứu nguồn, thành phần tài liệu thu thập, bổ sung vào Lưu trữ lịch sử

 Khảo sát, phân tích thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre

 Đề xuất một số giải pháp nhằm hỗ trợ công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

 Đối tượng nghiên cứu của luận văn là công tác thu thập, bổ sung tài liệu

vào Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre Cụ thể, luận văn nghiên cứu các quy định, chỉ đạo, tổ chức, hướng dẫn kiểm tra công tác này, cũng như nghiên cứu quy trình, thực trạng thu thập, bổ sung vào Lưu trữ lịch sử và các đơn vị quản lý, tổ chức, nhân sự đảm nhận nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bến Tre

 Phạm vi nghiên cứu

 Về thời gian: Nghiên cứu công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch

sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre từ năm 2011 đến 2015 Ngày 11-2011, Quốc hội thông qua Luật lưu trữ, đây là văn bản có giá trị pháp lý cao nhất

01-về Lưu trữ, trong đó, văn bản đã quy định cụ thể một số nội dung có tác động lớn đến công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cả nước nói chung và tại

Bến Tre nói riêng

 Về không gian: Đề tài thực hiện nghiên cứu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre Đây là cơ quan được thành lập năm 1998 với tên gọi Trung tâm lưu trữ lịch sử Bến tre, đến năm 2010 Trung tâm này được UBND tỉnh Bến Tre được tổ chức thành Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bến Tre theo Quyết định số 2339/QĐ-UBND ngày 22/10/2010 Đề tài nghiên cứu tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ vì Bộ Nội

vụ chỉ đạo theo Thông tư số 15/2014/TT-BNV, mỗi tỉnh phải thành lập Trung tâm lưu trữ lịch sử Tuy nhiên, đến nay Bến Tre vẫn chưa lập lại Trung tâm Lưu trữ lịch

sử, mà Bộ phận Lưu trữ lịch sử được thực hiện tại Phòng Nghiệp vụ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ Do đó, Tác giả nghiên cứu đề tài tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thay cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bến Tre

5 Cơ sở lý luận và Phương pháp nghiên cứu

 Cơ sở lý luận

 Tác giả thực hiện đề tài trên cơ sở hệ thống lý luận và quan điểm của Chủ

nghĩa Mác Lê-nin và Tư tưởng Hồ Chí Minh về các vấn đề lịch sử - xã hội

 Bên cạnh đó, tác giả đã áp dụng phương pháp luận của khoa học lưu trữ để nghiên cứu đề tài, phương pháp luận của khoa học lưu trữ giúp tác giả chọn lọc

phương pháp, đối tượng, tài liệu để làm rõ các vấn đề của luận văn

 Phương pháp cụ thể

Ngoài ra, tác giả còn sử dụng các biện pháp sau để nghiên cứu đề tài:

 Phương pháp lịch sử: Phương pháp này giúp tác giả nghiên cứu quá trình thu thập, bổ sung tài liệu theo thời gian, phân tích các vấn đề thay đổi, phát triển của

công tác thu thập, bổ sung tài liệu

 Phương pháp logic: Phương pháp này giúp tác giả hệ thống các nội dung, rút

ra các đặc điểm trong quá trình thực hiện công tác thu thập, bổ dung tài liệu vào lưu trữ lịch sử

 Tác giả còn vận dụng một số phương pháp khác như: thống kê học, xã hội

học, … để thực hiện đề tài

6 Những đóng góp về mặt khoa học và thực tiễn

 Trình bày thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre

 Nhận xét những mặt ưu điểm và hạn chế trong công tác thu thập, bổ sung tài

liệu vào Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre; trên cơ sở đó

đề xuất các giải pháp – kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu thập, bổ

sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre

 Bổ sung thêm nguồn tài liệu tham khảo phục vụ nghiên cứu giảng dạy học tập về chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Luận văn gồm có 03 chương nội dung chính:

Chương 1 Cơ sở lý luận về công tác thu thập, bổ sung tài liệu Lưu trữ

Chương 2 Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre

Chương 3 Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu thập, bổ sung tài

liệu vào Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Bến Tre

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1.1 Một số vấn đề cơ bản về tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ

1.1.1 Một số khái niệm

Ngay từ thời nguyên thuỷ, con người đã biết sử dụng những phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin một cách thô sơ nhất như: ghi ký hiệu trên các vỏ cây, vách đá, đất sét… Sự xuất hiện của chữ viết là phát minh và mốc son lớn của loài người Khi con người phát minh ra chữ viết, biết làm văn tự và sử dụng văn tự làm phương tiện thông tin, quản lý nhà nước, ghi lại những kinh nghiệm quý báu trong lao động sản xuất, chiến đấu bảo vệ chủ quyền lãnh thổ thì đồng thời tài liệu lưu trữ hình thành và xuất hiện Trong các ngôn ngữ khác tài liệu lưu trữ được sử dụng với các khái niệm như (tiếng Anh) archival document, Records; (tiếng Pháp): documents d’archives; (tiếng Nga): архивный документ, tiếng Trung: 档案文件) Lưu trữ là thuật ngữ bắt nguồn từ tiếng Hy Lạp (arche), dùng để chỉ nơi làm việc của chính quyền, sau đó được dùng để chỉ nơi bảo quản tài liệu Ở Việt Nam

« Lưu trữ » được hiểu theo nghĩa thông thường là cất giữ, tàng trữ [26,tr.12] Từ

gốc « lưu trữ » là cơ sở hình thành các thuật ngữ tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ và nhiều thuật ngữ khác có liên quan

Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam của Cục Lưu trữ Nhà nước năm 1992: « Tài

liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong các lưu trữ để khai thác phục vụ các mục đích chính trị, văn hóa, khoa học, lịch sử… của toàn xã hội »

Trong Điều 2, Khoản 3, Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 quy

định « Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu

khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm: bản gốc, bản chính, trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản

sao hợp pháp » [40, Điều 2] Tài liệu lưu trữ có thể là tài liệu giấy, phim, ảnh, băng

hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật dụng mang tin khác

Ngày nay, đất nước ngày càng phát triển đã tạo môi trường xã hội hết sức năng động và có những biến đổi mạnh mẽ, tác động lớn đến cuộc sống của mỗi người, đến hoạt động của các cơ quan, tổ chức Trước sự phát triển vượt bậc đó, các

cơ quan, tổ chức đã hoạt động với cường độ rất lớn và khối lượng tài liệu sản sinh

ra ngày càng nhiều Vấn đề đặt ra là với khối lượng tài liệu đa dạng, số lượng nhiều, việc quan trọng là lưu trữ như thế nào cho hiệu quả, giữ lại tài liệu có giá trị lâu dài, loại bỏ tài liệu không có giá trị, ý nghĩa bảo quản trong thời gian nhất định ở các lưu trữ phục vụ cho công tác khai thác, sử dụng trong giai đoạn trước mắt cũng như lâu dài, đảm bảo giải quyết các vấn đề khó khăn rất lớn về kho, phòng, trang thiết bị bảo quản, kinh phí, nhân lực… đó là sự đầu tư cần thiết mà nhà nước ta cần cố gắng giải quyết

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản

và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân

Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì vậy, công tác lưu trữ được tổ chức ở tất

cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt động được hầu hết hầu hết các cơ quan, tổ chức quan tâm Công tác lưu trữ bao gồm những vấn đề cơ bản như nghiên cứu, triển khai và thực hiện các biện pháp quản lý nhà nước về lưu trữ; nghiên cứu khoa học về lưu trữ; thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ, Trong đó, nghiệp vụ về lưu trữ bao gồm các nội dung sau: thu thập, bổ sung tài liệu liệu lưu trữ, phân loại tài liệu, chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, thống kê tài liệu, bảo quản tài liệu, tổ chức phục vụ và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1.1.2 Đặc điểm, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là kết quả hoạt động của một pháp nhân cụ thể Phần lớn tài liệu lưu trữ có nguồn gốc là tài liệu văn thư, nhưng không phải tất cả tài liệu văn thư trở thành tài liệu lưu trữ, mà chỉ gồm tài liệu có ý nghĩa về chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử, có thời hạn bảo quản vĩnh viễn Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ, ghi lại những sự kiện hiện tượng, biến cố lịch sử, phản ánh thành quả lao động sáng tạo của con người qua các thời kỳ lịch sử khác nhau, những hoạt động nhà nước, những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và văn hóa nổi tiếng, có giá trị khoa học, lịch sử, thực tiễn

Tài liệu lưu trữ là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của cơ quan, tổ chức, các cá nhân tiêu biểu và có xuất xứ rõ ràng

Tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều bí mật quốc gia: chính trị, kinh tế, quân sự, khoa học kỹ thuật, văn hóa xã hội, và các giá trị khác… Khi xác định giá trị thường dùng khái niệm: giá trị lịch sử, khoa học, thực tiễn và các giá trị khác Tài liệu lưu trữ do nhà nước thống nhất quản lý, được bảo quản trong các lưu trữ, tổ chức sử dụng theo những quy định chặt chẽ, và các nguyên tắc khoa học nghiệp vụ nhất định

Xét một cách tổng quát thì tài liệu lưu trữ có ý nghĩa chính trị sâu sắc Lịch sử

đã chứng minh rằng, trong bất kỳ thời đại nào, tại bất kỳ quốc gia nào, các giai cấp trong xã hội, trước hết là giai cấp thống trị đều có ý thức sử dụng tài liệu lưu trữ như một vũ khí sắc bén để chống lại giai cấp đối địch, bảo vệ quyền lợi, củng cố địa

vạch chủ trương, chính sách và đề ra các quyết định về quản lý, giáo dục truyền thống yêu nước, chủ nghĩa anh hùng cách mạng…

Tài liệu lưu trữ là thông tin quá khứ, là bằng chứng, chứng cứ chính xác và tin cậy về hoạt động của con người, của sự vật và hiện tượng đã xảy ra trong quá trình lao động, sản xuất đấu tranh chống chọi với môi trường thiên nhiên…

Trong công cuộc xây dựng và phát triển kinh tế quốc dân, việc sử dụng tài liệu lưu trữ có thể mang lại hiệu quả kinh tế to lớn, thiết thực Tài liệu lưu trữ có thể là những thông tin phản ánh kinh tế chung, tình hình kinh tế từng vùng, từng địa phương, từng ngành, từng lĩnh vực cụ thể; có thể là các đồ án thiết kế các công trình công nghiệp, giao thông vận tải, tài liệu điều tra về tài nguyên của đất nước, tài liệu khí tượng, thủy văn, môi trường, cây trồng, vật nuôi, các báo cáo và các công trình nghiên cứu khoa học kỹ thuật

Trong kho tàng văn hóa Việt Nam, tài liệu lưu trữ là một di sản quý báu Di sản này phản ánh một cách trực tiếp thành quả lao động sáng tạo về vật chất và tinh thần của nhân dân ta qua các thời kỳ lịch sử

Từng cá nhân, có thể dùng tài liệu lưu trữ làm bằng chứng cho cuộc sống và hành động như: giấy khai sinh, giấy chứng minh nhân dân, quyết định văn bằng, hồ

sơ lưu trữ về quyền lợi như: sở hữu đất đai, hôn nhân gia đình Từ đó, các nhà gia phả học, căn cứ vào nguồn tài liệu lưu trữ để tái tạo lại lịch sử gia đình, các doanh nhân sử dụng hồ sơ lưu trữ để cải thiện quan hệ công chúng và quảng bá sản phẩm mới

Trong công tác lãnh đạo, quản lý, nhà lãnh đạo quản lý không chỉ nắm vững thông tin về hiện trạng đang diễn ra mà còn hiểu sâu sắc về lịch sử cơ quan, tổ chức của mình Những bài học kinh nghiệm của quá khứ, những số liệu, dữ liệu được lưu trữ là tài liệu vô giá để định hướng đi cho tương lai, để hoạch định, để đánh giá tình hình trên cơ sở khoa học, từ đó đưa ra quyết định sáng suốt

Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của văn bản được lưu lại, giữ lại phục vụ cho các nhu cầu khai thác của đời sống xã hội Tài liệu lưu trữ chứa đựng những

thông tin quá khứ để nghiên cứu dựng lại các sự kiện lịch sử một cách xác thực, làm căn cứ, bằng chứng phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức và mục đích chính đáng của công dân

Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin có giá trị với tính chính xác cao dùng để biên soạn lịch sử phát triển của quốc gia, dân tộc hoặc một ngành, một lĩnh vực hoạt động, một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân cụ thể Tài liệu lưu trữ hình thành trong lĩnh vực xây dựng cơ bản còn là tài liệu để nghiên cứu khôi phục, sửa chữa các công trình kiến trúc, các công trình xây dựng cơ bản bị hư hỏng qua thời gian hoặc

bị tàn phá do chiến tranh, thiên tai Sử dụng tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực này sẽ tiết kiệm được nhân lực, vật lực đồng thời đảm bảo được tính lịch sử và thẩm mỹ về kiến trúc và kết cấu của các công trình

Tài liệu lưu trữ là nguồn di sản văn hóa đặc biệt Cùng với các loại di sản văn hóa khác mà con người đã để lại từ đời này qua đời khác như các di chỉ khảo cổ, các hiện vật trong các bảo tàng, các công trình kiến trúc, điều khắc, hội hoạ , tài liệu lưu trữ đã để lại cho xã hội loài người các văn tự rất có giá trị Sự xuất hiện các loại văn tự và việc lưu trữ các loại văn tự đó đã trở thành một trong những tiêu chí đánh giá trình độ văn minh của các dân tộc trên thế giới Sự xuất hiện của chữ viết sớm hay muộn còn là tiêu chí để đánh giá trình độ văn minh của mỗi dân tộc Một dân tộc có chữ viết sớm, có nhiều văn tự được lưu giữ thể hiện dân tộc có nền văn hoá lâu đời

Tất cả các tài liệu lưu trữ của nước ta được tập trung theo một phông thống nhất đó là Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, dưới sự quản lý của Cục Văn thư lưu

trữ Nhà nước, thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất công tác lưu trữ,

pháp chế hóa quyền quản lý nhà nước đối với toàn bộ tài liệu lưu trữ Theo Khoản 7,

Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011 “Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài

liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin, Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam bao gồm Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông

Lưu trữ Nhà nước Việt Nam”[40, Điều 2] Phông lưu trữ Quốc gia của nước Cộng

hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam (gọi tắt là Phông Quốc gia Việt Nam) được chính thức thành lập ngày 26 tháng 12 năm 1981 theo quyết định số 168-HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng Theo quyết định này, thì thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam bao gồm: “bản chính (hoặc bản sao có giá trị như bản chính của các văn kiện; tài liệu khoa học kỹ thuật (dự án, đồ án, thiết kế bản vẽ, bản đồ, công trình nghiên cứu khoa học, phát minh sáng chế, luận án tốt nghiệp), tài liệu chuyên môn (sổ sách, thống kê, biểu báo, hồ sơ nhân sự), bản thảo, bản nháp các tác phẩm văn học, nghệ thuật, âm bản, dương bản các bộ phim, các bức ảnh, micro phim, tài liệu ghi âm, khuôn đúc đĩa, sổ công tác, ….hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan đoàn thể tổ chức trong các thời kỳ lịch sử của xã hội Việt Nam; các bút tích có ý nghĩa lịch sử văn hóa, của tập thể gia đình, cá nhân điển hình, tiêu biểu về các mặt trong các thời kỳ lịch sử đã được nhà nước quản lý

Tóm lại, tài liệu lưu trữ vừa có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu lịch sử vừa có ý nghĩa thực tiễn Điều đó đã được Đảng và Nhà nước ta ghi nhận và nêu rõ trong Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia được Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua

ngày 04 tháng 4 năm 2001: “Tài liệu lưu trữ Quốc gia là di sản của dân tộc, có giá

trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa” [63, Điều 1], và trong Luật Lưu trữ ban hành năm 2011: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ”[40, Điều 2]

1.1.3 Các loại hình tài liệu lưu trữ

Có nhiều loại hình lưu trữ khác nhau dựa vào nguồn gốc, đặc điểm, phương pháp hình thành, nội dung tài liệu mục đích sử dụng và loại hình văn bản, tài liệu lưu trữ được chia thành các loại sau:

Tài liệu văn tự hành văn là các loại văn bản được hình thành trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức (tài liệu hành chính thông thường, tài liệu quản lý hành chính) có nội dung phản ánh quá trình và kết quả tổ chức thực hiện các chức

năng nhiệm vụ của từng cơ quan, phản ánh hoạt động về tổ chức quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, quân sự,…tài liệu này bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý nhà nước, văn bản cá biệt, văn bản hành chính thông thường

Tài liệu khoa học công nghệ gồm các loại hình thành trong hoạt động về khoa học kỹ thuật, chủ yếu là tài liệu của các cơ quan khoa học kỹ thuật, các trường đại học, các cơ sở sản xuất, thiết kế xây dựng, giao thông vận tải, thi công xây dựng, chế tạo máy móc,… Tài liệu này nội dung phản ánh các hoạt động trong lĩnh vực khoa học, kỹ thuật, và công nghệ, ghi chép, theo dõi tổng hợp về quá trình và kết quả kiểm tra, thăm dò, khảo sát tài nguyên thiên nhiên, khoáng sản

Tài liệu nghe nhìn bao gồm nhiều loại: tài liệu ảnh, phim, phim điện ảnh, băng ghi âm, băng ghi hình, đĩa ghi âm, đĩa ghi hình, hình thành bằng các phương pháp quay phim, chụp hình,… có khả năng ghi và làm tái hiện các sự kiện bằng hình ảnh,

âm thanh, tạo sự tin cậy cho người sử dụng và ngày càng chiếm vị trí quan trọng trong Phông Lưu trữ quốc gia

Tài liệu điện tử, tài liệu kỹ thuật số được hình thành chủ yếu từ hai nguồn: trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức, thiết lập các hồ sơ điện tử, số hóa điện tử trên vật mang tin khác Tài liệu điện tử là tài liệu mà thông tin của nó được trình bày dưới dạng điện tử, số người dùng tài liệu điện tử nhờ sự giúp đỡ của các phương tiện kỹ thuật và chương trình tương thích

Tài liệu văn học nghệ thuật được hình thành trong hoạt động của các nhà thơ, các họa sĩ, nhạc sĩ bao gồm bản thảo, bản nháp, bản gốc, của các tác phẩm văn học, nghệ thuật

Tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ là những tài liệu hình thành trong hoạt động của cá nhân nổi tiếng, điển hình Bao gồm tài liệu về tiểu sử, văn bằng, chứng chỉ học tập, chứng nhận khen thưởng, các công trình nghiên cứu sáng tạo của cá nhân Tài liệu về các hoạt động văn hóa xã hội của cá nhân, thư từ, các bài viết, công trình nghiên cứu về cá nhân

Tài liệu quý hiếm là tài liệu thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn và có một trong các đặc điểm: có giá trị đặc biệt về tư tưởng, chính trị, kinh tế - xã hội, khoa học, và lịch

sử có tầm quan trọng đối với quốc gia, xã hội; được hình thành trong hoàn cảnh lịch

sử đặc biệt về thời gian, không gian, đặc điểm, tác giả; được thể hiện trên vật mang tin độc đáo, tiêu biểu của thời kỳ lịch sử [39, tr.10]

Tất cả các tài liệu lưu trữ trên của nước ta được tập trung theo một phông thống nhất đó là Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, dưới sự quản lý của Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước

1.2 Một số vấn đề về thu thập, bổ sung tài liệu

1.2.1 Khái niệm về thu thập, bổ sung tài liệu

Hoạt động lưu trữ giữ vai trò quan trọng và đang từng bước được củng cố và ngày càng phát triển, đặc biệt là công tác thu thập, bổ sung tài liệu được coi là khâu đầu vào trong công tác lưu trữ, vì vậy thực tế đòi hỏi sự nghiên cứu nghiêm túc, làm

rõ thêm vấn đề này, đề ra những phương pháp thu thập, bổ sung hợp lý, tránh giữ lại những tài liệu không còn ý nghĩa Ở nhiều nơi và nhiều thời kỳ việc bổ sung tài liệu không thực hiện đúng theo quy định của nhà nước, có nhiều phông tài liệu không hoàn chỉnh, chưa xác định xong giá trị thậm chí còn ở tình trạng lộn xộn, chưa phân loại và thống kê Nhiều cơ quan không biết rõ tài liệu của mình thiếu đủ như thế nào, đặc biệt là các cơ quan địa phương

Khái niệm “thu thập” – “tranfer” (tiếng Anh) xác định động thái tiếp nhận, chuyển giao tài liệu giữa cơ quan có tài liệu và cơ quan lưu trữ, tương đương với

“thu thập” hoặc “giao nộp” tài liệu của tiếng Việt Theo Luật Lưu trữ 2011: “Thu

thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chon, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử” [40, Điều 2]

Theo quy định của pháp luật hiện hành về công tác lưu trữ, thu thập tài liệu được tiến hành ở hai giai đoạn của tài liệu:

Giai đoạn 1: thu thập tài liệu văn thư và lưu trữ hiện hành

Giai đoạn 2: thu thập tài liệu hiện hành vào Lưu trữ lịch sử [39,tr.135]

Khái niệm “bổ sung” – Acquisition (tiếng Anh), complément (tiếng Pháp) có ý nghĩa bổ sung phông lưu trữ trong khu vực thẩm quyền, trong một hệ thống tổng thể

đã được pháp luật quy định

Hiện nay có rất nhiều cách hiểu khác nhau về công tác bổ sung tài liệu lưu trữ

như trong giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, các tác giả định nghĩa:

“Bổ sung tài liệu là công tác nghiên cứu các biện pháp có liên quan tới việc xác

định nguồn tài liệu thuộc thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn, chuẩn bị và chuyển giao tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được nhà nước quy định” [21,tr.139], công tác này liên quan đến quá

trình hoàn thiện không ngừng thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia và được thực hiện dựa vào sự bố trí mạng lưới các phòng và các kho lưu trữ trong cả nước Trong

giáo trình công tác lưu trữ Việt Nam, các tác giả định nghĩa: “Bổ sung tài liệu là

công tác nghiên cứu các biện pháp để tổ chức giao nộp một cách chủ động, hợp lý

và khoa học các tài liệu có giá trị cho các phòng, các kho lưu trữ bảo quản và sử dụng theo quy định chung” [26, tr.151], Theo giáo trình Lưu trữ học đại cương: “Bổ sung tài liệu là căn cứ vào các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu để lựa chọn những giá trị từ các nguồn nộp lưu đưa vào bảo quản nhà nước” [39, tr.135]

Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ Việt Nam: “Bổ sung tài liệu lưu

trữ là thu thập tài liệu lưu trữ định kỳ, theo hệ thống vào bảo quản ở lưu trữ có thẩm quyền” [35, tr.69] Bổ sung tài liệu được thực hiện đối với cơ quan, tổ chức là

nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền nhằm hoàn thiện phông lưu trữ Việc bổ sung tài liệu còn được áp dụng đối với phông lưu trữ mở để thu thập định

kỳ những tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu, làm cho tài liệu của phông lưu trữ tiếp tục được hoàn thiện, phản ánh đúng với các hoạt động đã diễn ra của cơ quan hình thành phông

Như vậy, có rất nhiều cách tiếp cận khác nhau của các tác giả nêu trên về thu

thập, bổ sung tài liệu, nhưng theo tác giả hiểu theo nghĩa sau: “Thu thập, bổ sung tài

liệu là căn cứ vào những quy định của Nhà nước để xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử, không ngừng hoàn thiện các phòng lưu trữ, phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ”

Theo quy định của pháp luật hiện hành, thời hạn thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ được quy định là: Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ, tài liệu xây cơ bản: sau mười năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan tổ chức ở trung ương, sau năm năm

kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan tổ chức ở địa phương Tài liệu phim ảnh, phim điện ảnh, ảnh, microphim, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau hai năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức Tài liệu của các ngành quốc phòng, công an, ngoại giao: sau ba mươi năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan tổ chức, trừ tài liệu chưa được giải mật và tài liệu còn giá trị hiện hành Thời gian thu thập, bổ sung theo quy định trên được nghiên cứu đề nghị thay đổi như sau: Tài liệu lưu trữ hành chính, tài liệu khoa học và công nghê, tài liệu xây dựng cơ bản nộp lưu trong thời hạn mười năm, kể từ năm công việc kết thúc Tài liệu lưu trữ phim, ảnh, phim điện ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử nộp lưu trong thời han hai năm, kể từ năm công việc kết thúc Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ có giá trị lịch sử của các ngành nộp lưu sau khi hết giá trị hiện hành, được lựa chọn điển hình giao nộp vào Lưu trữ lịch sử

Nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ được tiến hành trên cơ sở các quy định của nhà nước và các cơ quan quản lý lưu trữ theo những nguyên tắc và biện pháp cần thiết, nhằm đảm bảo tập trung thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia và phục vụ tốt nhất cho mọi nhu cầu của đời sống xã hội

Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ đòi hỏi phải tiến hành thường xuyên

và phù hợp với tình hình của mỗi giai đoạn cụ thể, nghĩa là việc bổ sung tài liệu phải có tính thiết thực, kịp thời Có thể kết hợp công tác thu thập, bổ sung tài liệu với công tác phân loại, thống kê và đặc biệt là với công tác xác định giá trị tài liệu,

để có thể chọn lọc ra những tài liệu có giá trị, có khả năng sử dụng vào thực tế Đối với những tài liệu lớn, có giá trị sử dụng tương đối rộng, thì cần giao nộp cho lưu trữ nhà nước, Ví dụ như Phông Lưu trữ Việt Nam Cộng Hòa, Phông Thống đốc

Nam kỳ… đang lưu giữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II

Để việc thu thập, bổ sung tài liệu được nề nếp, Nhà nước quy định danh mục các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu và thời hạn nộp lưu tài liệu áp dụng cho hệ thống hành chính từ Trung ương đến địa phương Thông thường toàn bộ tài liệu phản ánh chức năng nhiệm vụ của các cơ quan tổ chức, sau khi kết thúc giai đoạn văn thư, toàn bộ tài liệu cần phải nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, sau thời gian quy định của nhà nước, tài liệu là nguồn nộp lưu chuyển vào Lưu trữ lịch

sử theo phạm vi thẩm quyền đã được Nhà nước quy định Thứ ba, quy định các thủ tục nộp lưu và tổ chức chuyển giao tài liệu theo đúng các yêu cầu và nghiệp vụ lưu trữ Việc quy định này sẽ giúp cho các cơ quan lưu trữ có thể dễ dàng trong công tác thu thập, các cơ quan là nguồn nộp lưu thực hiện một cách nhanh chóng, khoa học Thứ tư, phân bổ hợp lý tài liệu trong phạm vi từng kho, trung tâm lưu trữ cũng như toàn bộ mạng lưới kho lưu trữ toàn quốc

Đó là những nội dung hết sức cơ bản, quan trọng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu Muốn thực hiện một cách tốt nhất những nội dung này đòi hỏi phải có

sự nghiên cứu nghiêm túc, kỹ càng về lý luận công tác lưu trữ, đi sâu tìm hiểu thực

tế, tăng cường sự chỉ đạo, giám sát của nhà nước, nâng cao tinh thần trách nhiệm, ý thức tự giác của các cán bộ thừa hành Thông qua công tác nghiên cứu lý luận sẽ

giúp chúng ta xác định và làm rõ những nguyên tắc cơ bản của thu thập, bổ sung tài liệu, phân bổ tài liệu theo mạng lưới các kho lưu trữ, mối quan hệ giữa công tác thu thập, bổ sung với công tác khác, các phương pháp mới trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu

Có thể nói công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ của các lưu trữ liên quan đến rất nhiều khâu nghiệp vụ khác, đây chính là đầu vào của công tác lưu trữ Mỗi nghiệp vụ của công tác lưu trữ chịu ảnh hưởng ở những khía cạnh nhất định nhưng khâu xác định giá trị tài liệu và phân loại tài liệu là chịu sự tác động mạnh nhất Nếu việc thu thập, bổ sung tài liệu không được thực hiện tốt sẽ ảnh hưởng đến các khâu nghiệp vụ khác và chắc chắn các khâu nghiệp vụ đó sẽ không có hiệu quả cao và chất lượng, hiệu quả của công tác lưu trữ sẽ bị hạn chế

Trong giai đoạn hiện nay, khi giải quyết nhiệm vụ bổ sung tài liệu, các phòng, kho lưu trữ không thể không chú ý đến những thành tựu mới của một số ngành khoa học có liên quan đến sự phát triển của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật mà đặc điểm của nó được phản ánh rất rõ vào quá trình hình thành các loại tài liệu mới Ở đây cần phải tính đến các loại tài liệu được chế tác theo phương pháp hiện đại, đến khả năng truyền đạt thông tin, đến việc tổ chức hệ thống công cụ tra cứu, công tác

tổ chức bảo quản để bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ sao cho hợp lý, đảm bảo tính khoa học và tiết kiệm, làm thế nào để thông qua việc bổ sung, tài liệu được đưa vào trong kho lưu trữ Nhà nước cũng như ở các kho lưu trữ cơ quan có khả năng phục vụ tốt cho yêu cầu sử dụng thông tin tài liệu quá khứ mà không tốn kém Đây

là yêu cầu mang tính thực tiễn, nó liên quan đến nhiều khâu nghiệp vụ trong công tác lưu trữ nói chung, đặc biệt là khâu lựa chọn tài liệu

Bên cạnh các vấn đề cơ bản trên, chúng ta cần hiểu rõ hơn các khái niệm liên quan đến lý luận công tác thu thập, bổ sung tài liệu như: Nguồn thu thập, bổ sung tài liệu, thành phần tài liệu bổ sung, thẩm quyền của các cơ quan trong việc thu thập tài liệu lưu trữ

Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam: “Nguồn bổ sung

tài liệu là những cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ trong danh mục thuộc thẩm quyền thu thập, bổ sung của một Lưu trữ lịch sử”[35, tr.264] Các cơ quan, tổ chức

thuộc nguồn bổ sung thường xuyên tài liệu lưu trữ của một Lưu trữ lịch sử thường

là cơ quan quyền lực nhà nước, cơ quan quản lý đầu ngành, các doanh nghiệp, trường học, bệnh viện điển hình, các công trình xây dựng trọng điểm… mà qua hoạt động của họ hình thành khối tài liệu phản ánh được đầy đủ các mặt hoạt động quan trọng của một giai đoạn lịch sử Trong một khu vực hành chính lãnh thổ, các cơ quan này được thống kê thành danh mục và được ban hành theo quyết định của một

cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Thành phần tài liệu bổ sung là nhóm tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức là

nguồn nộp lưu cần được thu thập, bổ sung vào Lưu trữ lịch sử Thành phần tài liệu

bổ sung là những tài liệu có giá trị của một cơ quan, tổ chức Tài liệu của các cơ quan, tổ chức này có nhiều loại nhưng không phải tất cả tài liệu của một cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu cũng đều cần thu vào Lưu trữ lịch sử Chính vì vậy, cần phải phân tích, lựa chọn những tài liệu có giá trị mới được giao nộp vào lưu trữ Để hướng dẫn nghiệp vụ bổ sung lưu trữ, cần xây dựng danh mục tài liệu bổ sung làm công cụ cho việc lựa chọn, bổ sung tài liệu lưu trữ Đây là công cụ xác định giá trị tài liệu và bổ sung tài liệu Trong quá trình xây dựng thành phần tài liệu bổ sung cần lưu ý rằng, chỉ đưa vào bản thống kê danh mục thành phần tài liệu bổ sung những tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan tổ chức Đây chính là những tài liệu hình thành tại các đơn vị chức năng, không đưa tài liệu của các đơn vị sự nghiệp như các công ty, xí nghiệp kinh doanh có tư cách pháp nhân riêng… vào bảng thống kê này [35, tr.354]

Qua đây chúng ta thấy rằng khái niệm nguồn tài liệu bổ sung và thành phần tài liệu bổ sung là hoàn toàn khác nhau, nguồn bổ sung là tên các cơ quan, đơn vị phải nộp lưu còn thành phần tài liệu bổ sung là các loại tài liệu thuộc diện phải nộp lưu vào các lưu trữ Cụ thể kho lưu trữ tỉnh, thành phố, đặc khu trực thuộc trung ương nguồn bổ sung tài liệu không phải chỉ có tài liệu hình thành trong hoạt động của

UBND tỉnh thành phố,… mà cả tài liệu của sở, ban, ngành trong tỉnh, như vậy sẽ không bỏ sót tài liệu có giá trị phản ánh hoạt động của cơ quan cấp tỉnh Thông thường thành phần tài liệu được xác định trong cơ quan là nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử bao gồm:

 Các loại tài liệu lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành

 Các tài liệu về kế hoạch, thống kê

 Các tài liệu về tổ chức, cán bộ

 Các tài liệu về lao động, tiền lương

 Các tài liệu về văn thư – lưu trữ

 Các tài liệu về chuyên môn

 Các tài liệu về nghiên cứu khoa học

Các cơ quan tổ chức muốn làm tốt công tác lưu trữ, đặc biệt công tác thu thập,

bổ sung tài liệu lưu trữ, phải xác định rõ được nguồn thu thập tài liệu, thành phần tài liệu, thẩm quyền thu thập tài liệu, bởi vì, nếu chúng ta làm tốt được vấn đề này sẽ khắc phục được những tranh chấp xảy ra, hạn chế được sự bỏ sót những tài liệu quý,

có giá trị cao trong quá trình thu thập

1.2.2 Vai trò của công tác thu thập, bổ sung tài liệu

Nước ta đang từng bước phát triển vượt bậc về nhiều mặt, đó là kết quả đáng ghi nhận của các ngành, các lĩnh vực đã đóng góp chung cho sự đổi mới không ngừng của đất nước, đặc biệt về mặt chính trị, quân sự, ngoại giao và các lĩnh vực then chốt như: Kinh tế, giáo dục, y tế….Trong đó, công tác lưu trữ giữ vai trò quan trọng, tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin, dữ liệu quý, đáng tin cậy, cho việc xây dựng kế hoạch chiến lược, hoạch định của bất kỳ cơ quan, tổ chức Công tác lưu trữ ngày càng được củng cố và phát triển mạnh mẽ theo hướng toàn cầu hóa Tuy nhiên,

ở nhiều nơi và nhiều lúc, công tác lưu trữ vẫn còn hạn chế, đặc biệt là công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tại các cơ quan, tổ chức việc bổ sung tài liệu không được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước Một số tài liệu lưu trữ

của nước ta đang nằm rải rác ở nước ngoài như Pháp, Nga, Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc

Trước tình hình đó, công tác thu thập, bổ sung tài liệu phải giải quyết các yêu cầu của việc bổ sung tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, vừa phải sưu tầm những tài liệu còn thiếu để hoàn chỉnh các phông đã có trong các kho lưu trữ từ trước Trong những trường hợp cần thiết, chúng ta cần phải thu thập cả những tài liệu rời rạc và sau tổ chức chỉnh lý trong các kho lưu trữ

Công tác thu thập, bổ sung tài liệu có mối quan hệ với các nghiệp vụ chuyên môn khác của công tác lưu trữ như công tác phân loại chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, ảnh hưởng quan trọng tới các lĩnh vực chuyên môn đó thậm chí quyết định đến chất lượng, hiệu quả chuyên môn

Sau khi đã lựa chọn được những tài liệu có giá trị người ta tiến hành phân loại, tức là phân chia một cách khoa học khối tài liệu đó theo các đặc trưng nhất định của tài liệu nhằm đưa chúng ra khai thác sử dụng có hiệu quả nhất Điều đó cho thấy thu thập, bổ sung tài liệu gắn liền với công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ, phân loại chỉnh lý tài liệu lưu trữ, và công tác tổ chức sử dụng tài liệu, đây là mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra của cơ quan lưu trữ

Công tác thu thập, bổ sung tài liệu thực hiện tốt sẽ phục vụ tốt công tác sử dụng những tài liệu đó vào thực tế, đem lại hiệu quả kinh tế, xã hội Còn ngược lại nếu cơ quan lưu trữ không làm tốt công tác thu thập, bổ sung thì bản thân cơ quan

đó không có cơ sở để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, nâng cao vai trò, vị trí và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội

Theo giáo trình Công tác lưu trữ Việt Nam “Giải quyết tốt vấn đề bổ sung tài

liệu có ý nghĩa quan trọng không chỉ đối với ngành lưu trữ mà còn đối với nhiều ngành khác Nhờ được bổ sung thường xuyên những tài liệu có giá trị mà thành phần Phông lưu trữ quốc gia ngày càng phong phú thêm” [26, tr.53] Từ đó, các

phòng, kho lưu trữ sẽ có điều kiện thuận lợi để làm tốt nhiệm vụ của mình Trái lại, nếu để tài liệu mất mát, thất lạc, không tổ chức được việc bổ sung kịp thời thì thành

phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam sẽ ngày càng nghèo, khả năng phục vụ các phòng, kho lưu trữ ngày càng hạn chế, ảnh hưởng không tốt đến các hoạt động khác của các phòng, kho lưu trữ

1.3 Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

1.3.1 Một số khái niệm về Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ lưu trữ Việt Nam: “Lưu trữ lịch sử là lưu

trữ bảo quản những tài liệu có giá trị lịch sử”[35, tr.234] Hệ thống Lưu trữ lịch sử

ở nước ta hiện nay bao gồm:

 Hệ thống Lưu trữ lịch sử của Đảng Cộng sản Việt Nam được quy định theo Quyết định 270-QĐ/TW ngày 06/12/2014 của Ban chấp hành Trung ương Đảng quy định về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam

 Hệ thống Lưu trữ lịch sử của Nhà nước bao gồm: Các Trung tâm lưu trữ

quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Bộ Nội vụ và Trung tâm lưu trữ

tỉnh thuộc Chi cục Văn thư và Lưu trữ tỉnh Sở Nội vụ

Cơ quan tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm lựa

chọn tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật; giao nộp tài liệu và công cụ tra cứu vào Lưu trữ lịch sử Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan,

tổ chức xem xét, thông qua Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và trình người đứng đầu

cơ quan, tổ chức quyết định; Sau đó, gửi văn bản kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đề nghị Lưu trữ lịch sử cùng cấp kiểm tra thẩm định và hoàn thiện hồ sơ sau khi có kết quả thẩm định Vận tải tài liệu đến giao nộp cho Lưu trữ lịch sử

Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh có trách nhiệm: trình cơ quan có thẩm quyền về lưu

trữ cùng cấp ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ lịch sử lập danh mục các cơ quan, đơn vị thuộc diện thu thập và xác định những nguồn cần được sử dụng vào Lưu trữ lịch sử và danh mục những loại hồ sơ tài liệu thuộc thành phần

phải nộp vào lưu trữ cơ quan; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; thu thập chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê , bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính – kinh tế

Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh có trách nhiệm phối hợp với lưu trữ cơ quan lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu hàng năm từ các lưu trữ cơ quan vào lịch sử Lưu trữ lịch sử phải tổ chức hướng dẫn cho các lưu trữ cơ quan về thành phần và các loại tài liệu có giá trị phải nộp lưu, tiêu chuẩn những hồ sơ thu thập vào Lưu trữ lịch

sử

Lưu trữ lịch sử sưu tầm tài liệu của cá nhân trên cơ sở thỏa thuận

Theo Luật Lưu trữ ban hành năm 2011: “Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ

lịch sử tỉnh: trong thời hạn 10 năm kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử”[40, Điều 21]

Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập biên bản giao nhận hồ sơ tài liệu “Mục lục thống kê hồ sơ nộp lưu” vào Lưu trữ lịch sử đính kèm theo “Biên bản bàn giao tài liệu” “Biên bản bàn giao tài liệu” và “Mục lục thống kê hồ sơ nộp lưu” được lập thành ba bản [40, Điều 22] Một bản do bên giao giữ, một bản do bên nhận giữ, một bản gửi cho cơ quan lưu trữ cấp trên trực tiếp Những tài liệu được thu thập, bổ sung vào Lưu trữ lịch sử đều phải ký vào sổ nhập tài liệu lưu trữ Mẫu sổ nhập tài liệu lưu trữ đã được Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước) ban hành kèm theo Quyết định số 02/QĐ-QHTK ngày 12 tháng 01 năm 1990

1.3.2 Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ lưu trữ Việt Nam: “Khu vực thẩm quyền

lưu trữ là khu vực hành chính lãnh thổ mà trên đó có các cơ quan tổ chức phải giao

nộp tài liệu vào lưu trữ vào một Lưu trữ lịch sử Khu vực thẩm quyền lưu trữ thể hiện mối quan hệ pháp luật giữa các Lưu trữ lịch sử với nhau nếu trên đó có một số Lưu trữ lịch sử và giữa một Lưu trữ lịch sử với các lưu trữ cơ quan (lưu trữ hiện hành là nguồn nộp lưu) để khẳng định quyền thu tài liệu của từng Lưu trữ lịch sử nhất định”[35, tr.201] Việc xác định khu vực thẩm quyền lưu trữ loại trừ được hiện

tượng bỏ quên các cơ quan có tài liệu quan trọng, không có cơ quan nào có trách nhiệm thu và hạn chế việc tranh chấp thu tài liệu lưu trữ có giá trị Thẩm quyền thu tài liệu trong khu vực thẩm quyền lưu trữ thường được pháp quy hóa bằng các văn bản quy phạm pháp luật quy định danh mục cơ quan là nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử, ví dụ trong phạm vi thành phố Hà Nội, có một số Lưu trữ lịch sử, như các trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Lưu trữ lịch sử của Đảng Cộng sản Việt Nam, Trung tâm lưu trữ Thành phố Hà Nội,… thì phân biệt thẩm quyền giữa các lưu trữ bằng danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu của từng Lưu trữ lịch sử để xác định rõ quyền hạn thu thập tài liệu của từng Lưu trữ lịch sử

Thẩm quyền thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành hay còn gọi là Lưu trữ cơ

quan là những cơ quan, tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức Những cơ quan thuộc danh mục nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử là những cơ quan có thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ hiện hành Đơn vị,

cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan Lưu trữ hiện hành có vai trò hết sức quan trọng trong công tác lưu trữ, nếu công tác lưu trữ hiện hành không tốt thì việc nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử sẽ không đầy đủ, tài liệu dễ bị thất lạc, ảnh hưởng lớn đến hoạt động của công tác lưu trữ nói chung và hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu nói riêng

Theo Luật Lưu trữ ban hành năm 2011, “Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm thu thập tài liệu 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp tài liệu hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản là sau 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán” [40, Điều 11]

Tất cả các cơ quan tổ chức công việc, sau khi kết thúc công việc, tài liệu được nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, khai thác sử dụng, sau thời gian lưu trữ tại lưu trữ cơ quan sẽ nộp vào Lưu trữ lịch sử đối với tài liệu có giá trị vĩnh viễn

Thẩm quyền thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử (lưu trữ cố định) đây là lưu

trữ có nhiệm vụ quan trọng trong việc thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu

có giá trị vĩnh viễn trong tất cả các lĩnh vực của đất nước, tài liệu được bảo quản, quản lý chặt chẽ

Theo Luật Lưu trữ năm 2011, “Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở trung ương và

cấp tỉnh để lưu trữ tài liệu có giá trị lưu trữ vĩnh viễn thuộc danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử, là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài

và phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành và các nguồn tài liệu khác” [40, Điều 19] “Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; đề án, dự

án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia; về nhà đất và các tài liệu khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền” [40, Điều 17]

Lưu trữ lịch sử tỉnh có thẩm quyền thu thập tài liệu lưu của các cơ quan, tổ chức sau: Tài liệu lưu trữ của HĐND tỉnh, tài liệu lưu trữ của UBND tỉnh, tài liệu lưu trữ của các sở, ban ngành trực thuộc UBND tỉnh, tài liệu lưu trữ của các cơ quan tổ chức cấp huyện thuộc tỉnh, tài liệu tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc chế độ Việt Nam cộng hòa trên địa bàn cấp tỉnh và huyện, các doanh nghiệp nhà nước do UBND tỉnh quyết định thành lập và các tổ chức khác theo quy định của pháp luật [35, tr 360]

Nhiệm vụ của thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử là nhiệm vụ chung của tất cả các cán bộ, công chức, viên chức có liên quan Nếu thu thập, bổ sung đầy

đủ thì sẽ thúc đẩy hiệu quả việc tổ chức sử dụng tài liệu Tất cả các cơ quan tổ chức nằm trong danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm chuẩn bị tài liệu chất lượng giao nộp đúng hạn thuộc khu vực thẩm quyền thu thập vào Lưu trữ lịch sử

1.3.3 Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu vào các Lưu trữ lịch sử

Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được tuân theo những nguyên tắc chung của thu thập, bổ sung tài liệu Đó là các nguyên tắc: Thu thập, bổ sung tài liệu theo thời kỳ lịch sử; nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo phông

và nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông Việc tuân thủ các quy tắc thu thập, bổ sung hạn chế được việc phân tán tài liệu, có sự tiếp nối thời đại lịch sử, nhằm tạo điều kiện trong việc phát huy tối đa khả năng sử dụng tài liệu sau này

Nguyên tắc thu thập và bổ sung tài liệu theo thời đại:

Đây là yêu cầu khách quan của khoa học lưu trữ được áp dụng trong các quy trình nghiệp vụ lưu trữ đòi hỏi phải chú ý bối cảnh lịch sử Nguyên tắc lịch sử mang tính chất như nguyên tắc toàn diện và tổng hợp, được thực hiện khi thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ, nhất là trong việc xác định giá trị tài liệu, phải đặt chúng vào hoàn cảnh lịch sử của thời kỳ mà tài liệu hình thành, coi mỗi tài liệu là một sản phẩm của một giai đoạn lịch sử nhất định

Ở nước ta, theo hai thời đại lịch sử tài liệu lưu trữ được chia làm hai khối lớn khác nhau: Khối tài liệu trước cách mạng tháng Tám năm 1945 và khối tài liệu sau cách mạng tháng Tám năm 1945

Thành phần tài liệu trước cách mạng tháng Tám năm 1945 bao gồm tài liệu của chính quyền phong kiến; tài liệu của các cơ quan thuộc địa của thực dân Pháp

và phát xít Nhật; tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ trước cách mạng tháng Tám năm 1945

Thành phần tài liệu sau cách mạng tháng Tám năm 1945 là tài liệu của chính quyền nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa và nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; tài liệu của chính quyền miền nam Việt Nam và Việt Nam cộng hoà (1954-1975) và Chính phủ lâm thời Cộng hòa Cách mạng Miền Nam Việt Nam (1969-1975); tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ thuộc thời kỳ sau cách mạng

Thông thường người ta lấy ngày Cách mạng thángTám là mốc thời gian phân

kỳ thời đại lịch sử Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam lấy ngày 19/8/1945 để phân chia toàn bộ tài liệu trong phông thành hai khối lớn Nhưng tại các địa phương thì lấy ngày thắng lợi của cách mạng ở địa phương đó

Nguyên tắc này giúp chúng ta xác định được nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ trung ương và địa phương, đồng thời xác định đúng địa chỉ nộp lưu sau khi thu thập, sưu tầm được tài liệu từ các cơ quan trong, ngoài nước và từ nhân dân

Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ:

Theo khái niệm trong Luật lưu trữ ban hành 2011, “Phông lưu trữ là khối tài

liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh phản ánh quá trình hoạt động của một quốc gia, một cơ quan, một cá nhân” [40, Điều 2]

Tài liệu của một phông mà bị phân tán ở nhiều nơi sẽ khó khăn cho việc phân loại, thống kê, xác định giá trị tài liệu Điều đó phá vỡ mối liên hệ mật thiết của các

sự kiện, các vấn đề được phản ánh trong tài liệu của phông Việc thu thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ nhằm mục đích hoàn thiện phông lưu trữ, do đó tài liệu của một phông nhất thiết không được phân tán ở các kho lưu trữ khác nhau Điều này giúp cho việc thu thập, bổ sung tài liệu theo phông, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ trong phông

Muốn thu thập, bổ sung tài liệu cho phông nào nhất thiết phải nghiên cứu lịch

sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông của nó Thực hiện nguyên tắc này, cán

bộ lưu trữ khi phát hiện thấy tài liệu còn lẫn lộn giữa các phông thì phải đưa về đúng phông của nó; Mặt khác, phải thường xuyên thu thập để hoàn chỉnh các phông lưu trữ theo thời gian đồng thời sưu tầm, bổ sung hoàn chỉnh các phông lưu trữ mà tài liệu còn phân tán do chiến tranh, thiên tai

Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông:

Ngoài hai nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu trên, chúng ta còn chú ý nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông lưu trữ Khối phông lưu trữ bao gồm những phông lưu trữ độc lập hoàn chỉnh có quan hệ với nhau về nội dung tài liệu và có những đặc điểm giống nhau Vì vậy, việc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông sẽ có lợi cho việc bảo quản và tổ chức sử dụng

Ngoài việc áp dụng ba nguyên tắc trên Lưu trữ lịch sử cần áp dụng nguyên tắc: Thu thập, bổ sung tài liệu theo đặc trưng cơ bản về vật liệu và phương pháp chế tác tài liệu Tại Lưu trữ lịch sử cần có kho lưu trữ chuyên dụng dành cho việc lưu trữ các tài liệu có vật liệu và phương pháp chế tác đặc biệt như; tài liệu lưu trữ nghe nhìn, tài liệu chuyên môn đặc thù, tài liệu lưu trữ điện tử

1.3.4 Nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh:

Các tài liệu hình thành trong hoạt động các cơ quan, xí nghiệp, đoàn thể: Đây

là nguồn thu thập quan trọng nhất và không bao giờ cạn, thường xuyên cung cấp cho Phông Lưu trữ quốc gia những tài liệu có giá trị Nguồn tài liệu này chủ yếu liên quan đến hoạt động quản lý của các cơ quan trong bộ máy nhà nước Nội dung phản ánh toàn diện nhiều mặt hoạt động khác nhau: kinh tế, chính trị, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, Chúng là dấu ấn, là ký ức, là bằng cứ, bằng chứng về lịch sử Đặc điểm của khối tài liệu này là không ngừng tăng lên theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật và hoạt động quản lý Nguồn tài liệu này qua hai giai đoạn là lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử Theo đó, chỉ thu thập vào lưu trữ những tài liệu có giá trị Phải thu thập cả tài liệu của các cơ quan đã giải thể theo quy định hiện hành của Nhà nước [39, tr.138]

Các tài liệu lưu trữ cá nhân hình thành trong hoạt động của các nhà khoa học, nhà văn, nghệ sĩ, nhà hoạt động chính trị, xã hội xuất sắc của đất nước Việc thu thập tài liệu của cá nhân, nhân vật nổi tiếng là cần thiết, cần tiến hành để làm phong phú, mở rộng thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Loại tài liệu này cho biết lịch sử của từng thời kỳ, trong đó có các cá nhân đã sống và hoạt động Công tác thu thập tài liệu cá nhân vào các kho lưu trữ phức tạp hơn so với các loại tài liệu

khác Tài liệu cá nhân, phần lớn do cá nhân sở hữu, như tài liệu của các nhà văn, nhà khoa học, và các nghệ sĩ Nhà nước không bắt buộc về mặt hành chính phải thu thập với loại tài liệu này Khi được đưa vào bảo quản trong các lưu trữ nhà nước thì tài liệu lưu trữ cá nhân từ chỗ chỉ là tài liệu của một gia đình, một dòng họ sẽ được

sử dụng để phục vụ cho lợi ích chung của nhân dân, của cách mạng [39,tr.138]

Những tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại các viện bảo tàng, các thư viện, nhà xuất bản, viện nghiên cứu: Thực tế, do nhiều nguyên nhân khác nhau, tài liệu lưu trữ đã đang được bảo quản ở các bảo tàng, thư viện, nhà xuất bản, viện nghiên cứu Loại tài liệu này thường nằm ở phòng bản thảo, các kho tư liệu gốc Theo nguyên tắc tập trung thống nhất quản lý công tác lưu trữ, nhằm hoàn thiện thành phần tài liệu, để phục vụ hiệu quả cho công tác nghiên cứu của toàn xã hội Nhà nước có chính sách xúc tiến việc thu thập nguồn tài liệu lưu trữ này vào Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Mục đích của chính sách này là tập trung thống nhất quản lý

di sản quốc gia, không xé lẻ, đặc điểm nghề nghiệp, thiếu hợp tác vì sự nghiệp chung vẫn tiếp tục giải quyết vì lợi ích chung của dân tộc [39,tr.139]

Các tài liệu đang được bảo quản trong các viện lưu trữ nước ngoài: Hiện tại, tài liệu lưu trữ của Việt Nam đang được lưu giữ ở nước ngoài với số lượng khá lớn, nhất là tài liệu từ năm 1975 trở về trước

1.3.5 Những yêu cầu mới về công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ

lịch sử hiện nay

Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ làm cho đất nước phát triển năng động, đồng thời sự phức tạp, đa dạng trong tất cả các lĩnh vực cũng rất lớn Trong lĩnh vực công tác lưu trữ, do sự phát triển mạnh mẽ của đất nước nên khối lượng tài liệu mà các cơ quan, cá nhân sản sinh ra hàng ngày rất lớn, rất nhiều loại khác nhau, gây nên khó khăn rất lớn cho công tác thu thập, bảo quản Vấn đề đặt ra

là chúng ta không thể lưu trữ tất cả các tài liệu đó mà phải lựa chọn, xác định giá trị như thế nào, đưa vào Lưu trữ lịch sử những loại tài liệu nào là vấn đề của các nhà nghiên cứu, lưu trữ tài liệu ít mà vẫn đầy đủ giá trị và ý nghĩa Mặt khác loại hình

tài liệu ngày nay gồm rất nhiều loại khác nhau Bên cạnh tài liệu truyền thống là giấy, phim, ảnh, ghi âm, ghi hình thì một loại tài liệu khác mới hình thành nhưng phát triển rất mạnh mẽ là tài liệu điện tử, đây là một dạng tài liệu đặc biệt đòi hỏi công tác lưu trữ nói chung và công tác thu thập tài liệu nói riêng phải có sự nghiên cứu nghiêm túc và đưa ra những biện pháp phù hợp với tài liệu này Đây là vấn đề cần đặt ra đối với công tác lưu trữ nói chung và hoạt động thu thập tài liệu lưu trữ điện tử nói riêng

Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã tác động đến nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội, trong đó có công tác lưu trữ Công nghệ thông tin đã làm cho xã hội phát triển mạnh, thay đổi về chất, hết sức năng động, đó là thời đại của thông tin, thông tin đã trở thành nguồn lực quan trọng nhất đối với sự phát triển của bất cứ cơ quan, tổ chức, cá nhân nào Công nghệ này đã đặt ra những khó khăn, thử thách không nhỏ với công tác lưu trữ trong đó công tác thu thập, bổ sung chịu sự tác động đầu tiên Bởi vì chúng ta đang rất lúng túng với loại tài liệu này, bản thân hiểu

về nó cũng có những cách khác nhau không thống nhất, chưa đưa ra được phương pháp hữu hiệu để quản lý cũng như xây dựng các khâu nghiệp vụ lưu trữ với nó Đối với tài liệu tài liệu điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào Dữ liệu này phải thống nhất, phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật về công nghệ thông tin và nghiệp vụ lưu trữ Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu được số hóa Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ ban hành quy định chi tiết thi hành một số điều của

Luật Lưu trữ quy định “Tài liệu lưu trữ điện tử được xác định giá trị theo nguyên

tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị nội dung như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác và phải đáp ưng yêu cầu bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu điện tử từ khi tài liệu điện tử được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh, thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ điện tử có thể truy cập, sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh, đáp ứng các điều kiện quy định như bản gốc” [19, Điều 3]