Công tác lập hồ sơ công việc tại trường cao đẳng kinh tế kỹ thuật tp hồ chí minh thực trạng và giải pháp

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN HOÀNG THIÊN PHONG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ - KỸ THUẬT TP HỒ CHÍ MINH - THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Chuyên ngành: Lƣu trữ học Mã số: 8.32.03.01 LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ HỌC NGƢỜI HƢỚNG DẪN: PGS.TSKH BÙI LOAN THÙY TP HỒ CHÍ MINH - NĂM 2019 i LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng Các số liệu, kết nêu luận văn có nguồn gốc rõ ràng, trung thực chưa dùng để bảo vệ học vị khác Mọi giúp đỡ cho việc hoàn thành luận văn cảm ơn Các thông tin, trích dẫn luận văn ghi rõ nguồn gốc./ Thành phố Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 2019 Tác giả đề tài Hoàng Thiên Phong ii LỜI CẢM ƠN Trong trình thực đề tài: “Công tác lập hồ sơ công việc Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP Hồ Chí Minh – Thực trạng giải pháp”, tơi nhận hướng dẫn, giúp đỡ, động viên nhiều cá nhân tập thể Tôi xin bày tỏ cảm ơn sâu sắc tới tất cá nhân tập thể tạo điều kiện giúp đỡ học tập nghiên cứu Tôi xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu, Bộ môn Lưu trữ học – Quản trị văn phòng, Khoa, Phòng liên quan Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn TP Hồ Chí Minh tạo điều kiện giúp đỡ mặt trình học tập hồn thành luận văn Tơi xin trân trọng cảm ơn PGS.TSKH Bùi Loan Thùy - người tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tơi hồn thành luận văn Tôi xin chân thành cảm ơn giúp đỡ, đóng góp nhiều ý kiến quý báu nhà khoa học, thầy, cô giáo Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn TP Hồ Chí Minh thời gian tơi học tập thực luận văn Đặc biệt, xin trân trọng cảm ơn giúp đỡ cộng tác Thầy, Cô lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Tp Hồ Chí Minh, đồng nghiệp gia đình tạo điều kiện tốt cho học tập, công tác hồn thành luận văn Tơi xin bày tỏ cảm ơn sâu sắc giúp đỡ q báu Thành phố Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 2019 Tác giả đề tài Hoàng Thiên Phong i MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN i LỜI CẢM ƠN ii DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU i DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH i PHẦN MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3 Mục tiêu, Mục đích nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu 7 Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài 7.1 Ý nghĩa khoa học 7.2 Ý nghĩa thực tiễn 8 Kết cấu đề tài CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN, CƠ SỞ PHÁP LÝ VÀ THỰC TIỄN CỦA CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC TẠI CÁC TRƢỜNG ĐẠI HỌC, CAO ĐẲNG 10 1.1 Cơ sở lý luận công tác lập hồ sơ 10 1.1.1 Các khái niệm 10 1.1.2 Vị trí, tác dụng yêu cầu công tác lập hồ sơ 13 1.1.3 Nội dung phương pháp lập hồ sơ 16 1.2 Cơ sở pháp lý công tác lập hồ sơ 21 1.2.1 Hệ thống văn quản lý, đạo quan Trung ương 21 1.2.2 Văn quản lý, đạo hướng dẫn công tác lập hồ sơ Thành phố Hồ Chí Minh 22 1.2.3 Văn quản lý hướng dẫn công tác lập hồ sơ Trường Đại học Cao đẳng 23 ii 1.3 Sơ lƣợc tình hình tổ chức thực công tác lập hồ sơ công việc số Trƣờng Đại học, Cao đẳng 24 1.3.1 Trường Đại học Nông Lâm Bắc Giang 24 1.3.2 Trường Đại học Sài Gòn 26 1.3.3 Trường Cao đẳng Kinh tế TP.HCM 26 CHƢƠNG 2: HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ - KỸ THUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 30 2.1 Lịch sử hình thành phát triển Trƣờng Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP.HCM 30 2.2 Kết nghiên cứu định tính công tác lập hồ sơ Trƣờng Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP Hồ Chí Minh 34 2.2.1 Nhận thức cán quản lý, cán văn thư lưu trữ chuyên viên đơn vị trực thuộc công tác lập hồ sơ .34 2.2.2 Công tác lập danh mục hồ sơ 42 2.2.3 Công tác lập hồ sơ nguyên tắc 43 2.2.4 Công tác lập hồ sơ công việc 44 2.3 Nhận xét trạng công tác tổ chức thực công việc lập hồ sơ Trƣờng Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP Hồ Chí Minh 45 2.3.1 Cơ cấu tổ chức bố trí nhân làm cơng tác văn phịng, văn thư lưu trữ .45 2.3.2 Lập bảng Danh mục hồ sơ .46 2.3.3 Bảng thời hạn bảo quản 49 2.3.4 Công tác lập hồ sơ đơn vị trực thuộc 51 2.3.5 Nộp lưu vào lưu trữ quan 57 2.3.6 Một vài học kinh nghiệm rút từ thực tiễn hoạt động tổ chức thực công tác lập hồ sơ Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP Hồ Chí Minh 58 2.4 Đánh giá chung 62 2.4.1 Những kết đạt 62 2.4.2 Những hạn chế, tồn 63 2.4.3 Nguyên nhân hạn chế tồn 65 iii 2.4.4 Phân tích SWOT việc tổ chức thực công tác lập hồ sơ công việc Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP.HCM 67 CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG THỰC HIỆN CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ - KỸ THUẬT TP HỒ CHÍ MINH 70 3.1 Kế hoạch phát triển công tác lập hồ sơ công việc Trƣờng Cao đẳng Kinh tế Kỹ thuật TP.HCM từ năm 2019 trở sau 70 3.1.1 Tận dụng hội (Opportunities) phù hợp để phát huy điểm mạnh (Strengths) Nhà trường 70 3.1.2 Tận dụng tốt hội (Opportunities) để vượt qua điểm yếu(Weaks) 70 3.1.3 Tận dụng lợi thế, điểm mạnh (Strengths) để giảm thiểu rủi ro (Threats) mơi trường bên ngồi gây ra: 71 3.1.4 Thiết lập kế hoạch “phòng thủ” để tránh cho điểm yếu (Weaks) bị tác động nặng nề từ yếu tố rủi ro (Threats) bên ngồi 71 3.2 Nhóm giải pháp chế sách hoạt động tổ chức thực công tác lập hồ sơ công việc 71 3.2.1 Giải pháp quan quản lý nhà nước 71 3.2.2 Giải pháp Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP HCM 75 3.3 Nhóm giải pháp tăng cƣờng nâng cao hiệu thực công tác lập hồ sơ 79 3.3.1 Tăng cường nhận thức Lãnh đạo, cán bộ, viên chức Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP.HCM tầm quan trọng công tác lập hồ sơ cơng việc 79 3.3.2 Nhóm giải pháp chuyên môn, nghiệp vụ 80 3.3.3 Áp dụng ISO vào công tác lập hồ sơ công việc .90 3.4 Nhóm giải pháp điều kiện để thực tốt công tác lập hồ sơ công việc 93 3.4.1 Tăng cường đầu tư nhân tố người 93 3.4.2 Đầu tư sở vật chất cho công tác lập hồ sơ công việc 94 3.4.3 Ứng dụng CNTT công tác lập hồ sơ công việc 95 3.4.4 Tăng cường giám sát thực 98 iv 3.5 Nhóm giải pháp theo dõi, tổng kết hoạt động tổ chức thực công tác lập hồ sơ công việc 98 3.5.1 Tổ chức hội nghị tổng kết đánh giá, hội nghị, hội thảo chuyên đề tổ chức thực công tác lập hồ sơ công việc 98 3.5.2 Khen thưởng, kỷ luật cá nhân, đơn vị việc thực công tác lập hồ sơ 99 KẾT LUẬN 101 TÀI LIỆU THAM KHẢO 103 PHỤ LỤC 109 v DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TỪ VIẾT TẮT NỘI DUNG ĐẦY ĐỦ BGDĐT Bộ Giáo dục Đào tạo BNV Bộ Nội vụ CĐ Cao đẳng CSVC Cơ sở vật chất ĐH Đại học ĐTNH Đào tạo ngắn hạn HSSV Học sinh, sinh viên HTQT Hợp tác Quốc tế NCKH Nghiên cứu Khoa học NXB Nhà Xuất QĐ Quyết định QTTB Quản trị thiết bị TP.HCM Thành phố Hồ Chí Minh TT Thơng tư UBND Ủy ban nhân dân i DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU STT Nội dung Trang Bảng 2.1 Bảng phân tích theo phương pháp SWOT 67 Biểu 3.1 Mục lục văn 89 i DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH STT Nội dung Hình 1.1: Góc lưu hồ sơ Khoa Cơ - Trường Đại học Nơng Lâm Bắc Giang Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP.HCM Trang 25 32 94 tuyển dụng thêm 01 người có chun mơn phù hợp để tránh việc phải cử đào tạo làm việc theo cảm tính; - Đối với chuyên viên phụ trách công tác văn thư, lưu trữ Nhà trường, cần cử đào tạo dài hạn chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ (từ trung cấp trở lên); đồng thời bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đội ngũ kiêm nhiệm cơng tác hành Việc đào tạo, bồi dưỡng chuyên ngành văn thư, lưu trữ phải sở đào tạo có chức đào tạo cấp chứng chỉ; - Thường xuyên tổ chức buổi tập huấn, sinh hoạt chuyên đề công tác lập hồ sơ công việc cho tất cán bộ, công chức, viên chức Nhà trường, đặc biệt Lãnh đạo đơn vị, lực lượng quan trọng việc tổ chức thực giám sát công tác lập hồ sơ đơn vị 3.4.2 Đầu tƣ sở vật chất cho công tác lập hồ sơ công việc Cơ sở vật chất yếu tố quan trọng định chất lượng thực công việc Bởi người dù cố gắng đến đâu khơng thể hồn thành cơng việc cách tốt nhất, khơng có trang thiết bị phụ trợ Trong cơng tác văn thư, lưu trữ việc thiếu kho, thiếu kệ, giá, tủ, bìa hồ sơ gây nhiều khó khăn cho việc thực công tác, đặc biệt công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Căn vào tình hình thực tế, Nhà trường cần khẩn trương thực số nội dung sau: - Nhanh chóng bố trí kho lưu trữ, trang bị kệ, giá tiêu chuẩn cho Phòng Tổ chức – Hành đơn vị đầu mối tiếp nhận, lưu giữ bảo quản tất hồ sơ, tài liệu Nhà trường; - Bổ sung thay trang thiết bị phụ trợ cho công tác văn thư, lưu trữ nói chung cơng tác lập hồ sơ nói riêng Đây việc cần thiết để nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ công việc Nhà trường - Các trang thiết bị cần đề xuất Nà trường trang bị bao gồm: bàn, ghế, tủ đựng tài liệu, máy tính, máy in, máy scan, máy photo copy, giá, kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ theo quy định,… Về bản, trang thiết bị theo tiêu chuẩn 95 ngành văn thư, lưu trữ Việc trang bị số lượng trang thiết bị thời gian cung cấp vào định mức tài Nhà trường dành cho công tác văn thư 3.4.3 Ứng dụng CNTT công tác lập hồ sơ công việc Trong xu hội nhập phát triển nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào công tác văn thư nói chung cơng tác lập hồ sơ cơng việc nói riêng cần thiết xu hướng tất yếu Tại Trường Cao đẳng Kinh tế- Kỹ thuật TP.HCM, tất cán bộ, viên chức Phịng, Trung tâm trang bị máy vi tính để bàn, tất Giảng viên Khoa cấp máy tính xách tay, máy vi tính đại Nhưng việc sử dụng, ứng dụng CNTT vào công tác lập hồ sơ công việc nhiều vấn đề bất cập Để khắc phục hạn chế, tồn tại, Nhà trường cần thực số giải pháp sau: * Thực Lập hồ sơ điện tử Hiện tại, để hạn chế văn giấy, Nhà trường sử dụng phần mềm E-Office để quản lý chuyển giao văn đi, đến Nhà trường, thuận lợi cho việc thực lập hồ sơ máy tính Điều 2, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ quy định: “1 Hồ sơ điện tử tập hợp tài liệu điện tử có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân Lập hồ sơ điện tử việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết tài liệu điện tử hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử.” Ngày 24/01/2019, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2019/TT-BNV Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức Hệ thống quản lý tài liệu điện tử q trình xử lý cơng việc quan, tổ chức Quy định có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10/3/2019, nội dung quy định nêu chi tiết yêu cầu cách tạo lập hồ sơ điện 96 tử, kèm theo Lưu đồ quản lý văn giấy văn điện tử Tuy nhiên Thông tư áp dụng quan nhà nước, doanh nghiệp nhà nước theo quy định Luật Doanh nghiệp năm 2014, khó thuyết phục Ban Giám hiệu nhà trường triển khai thực Căn vào Quy định tình hình thực tế lực, trình độ đội ngũ, sở vật chất Nhà trường, trước hết, cán bộ, công chức, viên chức Nhà trường cần làm quen với việc lập hồ sơ đơn giản máy tính nhằm tạo thành nề nếp trước tiến hành thực mơi trường mạng, trước mắt Nhà trường cần yêu cầu tất viên chức thực bước công việc sau: - Mở hồ sơ: Mỗi cán bộ, viên chức vào bảng danh mục hồ sơ Nhà trường ban hành để tạo thư mục tương ứng máy tính; - Thu thập văn vào hồ sơ điện tử: + Trong trình giải cơng việc, tập tin có liên quan đến vấn đề lưu vào thư mục vấn đề Khi đặt tên cho tập tin, cần đánh số thứ tự theo hệ thống số Ả rập (01, 02, 03 ) vào trước tên tập tin đề thể trình tự giải cơng việc; + Đối với văn bản, tài liệu có chữ ký bút phê ý kiến đạo phải lưu dạng hình ảnh (tập tin có pdf jpeg); + Để quản lý tốt thành phần tài liệu, thư mục cần tạo tập tin mục lục văn theo mẫu, có văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ cần cập nhật vào mục lục - Kết thúc hồ sơ: Sau công việc kết thúc, cán bộ, viên chức phải: + Kiểm tra, đối chiếu lại văn bản, tài liệu với mục lục hồ sơ thực tế công việc đủ chưa; + Xem xét loại khỏi hồ sơ trùng thừa, thảo có chính; + Hồn chỉnh mục lục hồ sơ 97 * Lập trình phần mềm chuyên dụng cho việc lập hồ sơ công việc Hiệu trưởng nhà trường đặt hàng Khoa Cơng nghệ thơng tin phối hợp với Phịng Tổ chức – Hành tiến hành viết phần mềm chuyên dụng cho việc lập hồ sơ cơng việc theo quy trình sau: - Hiệu trưởng Nhà trường giao cho Phòng Tổ chức – Hành làm đầu mối đặt hàng viết phần mềm; - Phịng Tổ chức – Hành vào tình hình thực tế Trường để đề yêu cầu phần mềm; - Khoa Công nghệ thơng tin u cầu Phịng Tổ chức – Hành tiến hành dự trù kinh phí trình Hiệu trưởng nhà trường định; - Nhà trường Khoa Công nghệ thông tin tiến hành ký kết hợp đồng thực phần mềm; - Khoa Công nghệ thông tin tiến hành thực viết phần mềm phối hợp với Phòng Tổ chức – Hành để thực u cầu thuộc chun mơn lập hồ sơ chạy thử nghiệm; - Chỉnh sửa hoàn chỉnh Thanh lý hợp đồng; - Triển khai thực toàn trường Ngoài ra, thực nghiên cứu khoa học nhiệm vụ Giảng viên, Phịng Nghiên cứu Khoa học Hợp tác Quốc tế cần đề xuất Hiệu trưởng nhà trường đặt hàng Giảng viên Khoa Công nghệ thông tin thực lập trình phần mềm ứng dụng cho công tác lập hồ sơ dạng đề tài, cơng trình nghiên cứu khoa học Trong thời gian tới, cơng tác đồng số hóa hệ thống thơng tin hồn thiện, Nhà trường tra cứu sử dụng thông tin hồ sơ máy tính, nhờ nâng cao suất lao động cán văn thư lên nhiều lần đồng thời giảm nhẹ sức lao động cho nhân viên văn thư Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lập quản lý hồ sơ công việc đảm bảo cung cấp thơng tin cách xác, nhanh chóng cho cán lãnh đạo giúp lãnh đạo đưa định kịp thời, xác đắn 98 3.4.4 Tăng cƣờng giám sát thực Bên cạnh công tác tuyên truyền, hướng dẫn việc tổ chức thực công tác lập hồ sơ công việc, Nhà trường cịn cần tăng cường cơng tác tra, kiểm tra việc thực quy định lập hồ sơ công việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan đơn vị Nhà trường Nếu phát có sai sót cần cho cán bộ, công chức, viên chức, đồng thời giúp họ đề giải pháp khắc phục Việc giám sát cần thực cách thường xuyên, bao gồm kiểm tra định kỳ đột xuất để tạo thành thói quen thực tránh việc đối phó bị kiểm tra Nhà trường cần đẩy mạnh việc cải cách hành chính, coi trọng vai trị cơng tác văn thư nói chung, cơng tác lập hồ sơ cơng việc nói riêng Cần chấn chỉnh tác phong làm việc thiếu khoa học, không chất lượng nhiều cán bộ, công chức, viên chức đơn vị, đơn vị phải ban hành văn quy định bắt buộc cán bộ, viên chức phải thu thập đầy đủ văn liên quan giải công việc, tham mưu cơng việc chun mơn cho Lãnh đạo phải có đủ văn quy phạm pháp luật minh chứng thực tế; Khi cán bộ, viên chức chuyên mơn trình văn cho cấp ký ban hành phải trình theo hồ sơ liên quan đến cơng việc Nhà trường phải khẩn trương xây dựng quy định trách nhiệm lập hồ sơ hoàn chỉnh theo hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ tăng cường giám sát thực quy định 3.5 Nhóm giải pháp theo dõi, tổng kết hoạt động tổ chức thực công tác lập hồ sơ công việc 3.5.1 Tổ chức hội nghị tổng kết đánh giá, hội nghị, hội thảo chuyên đề tổ chức thực công tác lập hồ sơ công việc Bên cạnh việc thực biện pháp cải thiện ý thức đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, việc hướng dẫn thực , công tác tổng kết đánh giá hàng năm vô quan trọng Công tác tổng kết giúp Ban Giám hiệu nhà trường nhìn nhận lại kết đạt hạn chế, tồn tại, từ đưa 99 sách, đạo phù hợp quản lý, kiểm soát tình hình thực thực tế đơn vị, nâng cao chất lượng tổ chức thực công tác lập hồ sơ Thông qua Hội nghị tổng kết, Lãnh đạo Nhà trường đơn vị có hội trao đổi với cán bộ, viên chức thuận lợi, khó khăn q trình thực cơng tác lập hồ sơ tiếp nhận nhiều ý kiến đề xuất, đóng góp tập thể để từ đề hướng giải phù hợp Cũng Hội nghị, cần tổ chức tuyên dương, khen thưởng gương điển hình làm tốt để tạo động lực thực cho cán bộ, viên chức tạo lan tỏa tập thể quan Việc tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên đề giúp cho cán bộ, viên chức nhà trường có thêm nhiều kiến thức, kinh nghiệm để ứng dụng thực tế vào việc triển khai thực công tác lập hồ sơ Thông qua việc viết tham luận tham gia Hội thảo, cán bộ, công chức, viên chức phải tìm hiểu sâu sở lý luận sở thực tiễn công tác lập hồ sơ từ nêu trạng cụ thể đơn vị đề xuất giải pháp phù hợp với đơn vị 3.5.2 Khen thƣởng, kỷ luật cá nhân, đơn vị việc thực công tác lập hồ sơ Công tác khen thưởng, kỷ luật vô quan trọng quản lý việc tổ chức thực nhiệm vụ quan, tổ chức nào, công tác lập hồ sơ công việc Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP Hồ Chí Minh khơng ngoại lệ Thông qua công tác kiểm tra, giám sát việc tổ chức thực công tác lập hồ sơ đơn vị, Đoàn kiểm tra Nhà trường cần rút kết luận, đơn vị làm tốt đơn vị chưa làm tốt công tác lập hồ sơ công việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Những điển hình tốt cần biểu dương, khen thưởng kịp thời Theo quy định, tất công chức, viên chức làm việc có liên quan đến cơng văn, giấy tờ phải có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc, cá nhân, đơn vị không thực nghiêm túc quy định phải bị xử lý thật nghiêm, tùy theo mức độ áp dụng hình thức xử lý như: cảnh cáo, hạ thi đua 100 chí đánh giá khơng hồn thành nhiệm vụ, không xét danh hiệu thi đua năm học, cách làm tốt để nâng cao hiệu công việc tạo thói quen làm việc nghiêm túc khoa học cho cán bộ, công chức, viên chức nhà trường Đồng thời, biện pháp để nâng cao ý thức tinh thần tự giác thực cho cán bộ, viên chức nhà trường, động lực để tập thể cán bộ, viên chức nhà trường phấn đấu, nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ Tiểu kết chƣơng Chương luận văn tập trung vào chiến lược giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức thực công tác lập hồ sơ công việc Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật thành phố Hồ Chí Minh Để khắc phục hạn chế nguyên nhân công tác lập hồ sơ công việc Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh, cần tập trung thực nhóm giải pháp mang tính ứng dụng thực tế, hoàn thiện mặt chất lượng công tác lập hồ sơ công việc Nhà trường Việc thực đồng giải pháp sở vững để hoàn thiện công tác lập hồ sơ công việc Nhà trường 101 KẾT LUẬN Từ kết nghiên cứu rút số kết luận sau: Mặc dù có 20 năm hình thành phát triển, nhiên, thực tế tình hình cơng tác lập hồ sơ công việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP.HCM chưa tốt, cán bộ, công chức, viên chức không quan tâm đến công tác Tại hầu hết đơn vị trực thuộc nhà trường, công tác lập hồ sơ công việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan nhiều nhiều tồn cần khắc phục như: Rất nhiều đơn vị chức năng, nhiều cán giảng viên chưa lập hồ sơ cơng việc phụ trách, có lập hồ sơ cơng việc chưa đảm bảo yêu cầu chất lượng, việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan cịn tùy tiện khơng theo thời hạn quy định, chí khơng giao nộp… Những nguyên nhân dẫn đến thiếu sót, bất cập cơng tác lập hồ sơ nhận thức cán bộ, công chức, viên chức tầm quan trọng cơng tác cịn hạn chế, thiếu chế tài xử lý trường hợp không thực lập hồ sơ, hạn chế lực chuyên môn cán văn thư lưu trữ cán kiêm nhiệm cơng tác hành v.v Các giải pháp cần thực để cải thiện, nâng cao chất lượng thực công tác lập hồ sơ công việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, bao gồm nhóm giải pháp sau: - Nhóm giải pháp chế sách hoạt động tổ chức thực cơng tác lập hồ sơ cơng việc; - Nhóm giải pháp tăng cường thực công tác lập hồ sơ; - Nhóm giải pháp nâng cao hiệu tổ chức thực cơng tác lập hồ sơ; - Nhóm giải pháp điều kiện để thực tốt cơng tác lập hồ sơ cơng việc; - Nhóm giải pháp theo dõi, tổng kết hoạt động tổ chức thực công tác lập hồ sơ công việc Các giải pháp cần áp dụng đồng bộ, triệt để, nhằm phát huy 102 hiệu thực tế Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực giải pháp cần có hỗ trợ quan quản lý Nhà nước văn thư lưu trữ, đặc biệt việc ban hành kịp thời văn pháp lý phù hợp với phát triển thực tiễn Nếu giải pháp đề xuất triển khai thực tế đóng góp lớn để Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP Hồ Chí Minh có bước tiến vượt bậc đà phát triển trở thành Trường tiên tiến khu vực Đông Nam Á 103 TÀI LIỆU THAM KHẢO A CÁC VĂN BẢN PHÁP LÝ Bộ Giáo dục Đào tạo (2016), thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30/12/2016 Bộ Giáo dục Đào tạo Quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành giáo dục Bộ Khoa học Công nghệ (2012), định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 việc công bố Tiêu chuẩn Quốc gia Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Bộ Nội vụ (2019), Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 Bộ Nội vụ Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức Hệ thống quản lý tài liệu điện tử q trình xử lý cơng việc quan, tổ chức Chi Cục Văn thư - Lưu trữ TP HCM (2016), công văn số 335/CCVTLTQL ngày 09/11/2016 v/v xác định thời gian, công việc phối hợp lựa chọn, thẩm định Mục lục giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Chi Cục Văn thư - Lưu trữ TP HCM (2017), báo cáo số 200/BC-CCVTLT ngày 04/7/2017 Kết kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 Chi Cục Văn thư - Lưu trữ TP HCM (2018), báo cáo số 167/BC-CCVTLT ngày 30/7/2018 Kết kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2018 104 10 Chính phủ (2004), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 cơng tác văn thư 11 Chính phủ (2004), Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật kế toán áp dụng lĩnh vực kế toán nhà nước 12 Chính phủ (2016), Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 quy định chi tiết số điều Luật Kế tốn 13 Chủ tịch Hồ Chí Minh (1946), Thơng đạt số 1C/VP ngày 03/01/1946 việc giữ gìn cấm tiêu hủy công văn, hồ sơ cũ 14 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước (2007), Công văn số 219/VTLTNNNVĐP ngày 05/4/2007 việc triển khai thực Chỉ thị Thủ tướng Chính phủ tăng cường bảo vệ phát huy giá trị TLLT 15 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước (2019), Báo cáo số 477/BC-VTLTNN ngày 20/5/2019 Tổng kết 15 năm thực Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP 16 Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ 17 Hội đồng Chính phủ (1963), Nghị định số 142-CP ngày 28/9/1963 Ban hành điều lệ công tác công văn, giấy tờ công tác lưu trữ 18 Hội đồng Nhà nước (1982), Pháp lệnh bảo vệ TLLT quốc gia ngày 30/11/1982 19 Sở Nội vụ tỉnh Ninh Thuận (2015), Công văn số 1206/ SNV-VTLT ngày 20/5/2015 hướng dẫn công tác lập Danh mục hồ sơ; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 20 Sở Nội vụ TP.HCM (2016), công văn 4031/SNV-CCVTLT ngày 09/11/2016 v/v xây dựng, ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu quan, tổ chức 21 Sở Nội vụ TP HCM (2019), Kế hoạch số 182/KH-SNV ngày 14/01/2019 105 công tác Quản lý nhà nước Văn thư, Lưu trữ quản lý tài liệu lưu trữ năm 2019 22 Thủ Tướng Chính phủ (1997), Chỉ thị số 726/TTg ngày 04/9/1997 Tăng cường đạo công tác Lưu trữ thời gian tới 23 Thủ tướng Chính phủ (2007), Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị TLLT 24 Thủ tướng Chính phủ (2017), Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 tăng cường công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử 25 Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Phú Lâm (2012), Quyết định số 454/QĐ-PL ngày 18/10/2012 ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan 26 Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP.HCM (2018), Thơng báo số 338/TB-CĐKTKT ngày 17/12/2018 việc rà sốt, bổ sung xây dựng Danh mục hồ sơ năm 2019 27 Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP.HCM (2019), Quyết định số 115/QĐ-CĐKTKT ngày 11 /3/2019 việc thành lập Ban Thanh tra chuyên đề việc thực cơng tác văn thư lưu trữ Phịng, Khoa, Trung tâm, Trạm Nhà trường 28 Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP.HCM (2019), Kế hoạch số 184/KH-CĐKTKT ngày 12/3/2019 kế hoạch kiểm tra chuyên đề việc thực công tác văn thư lưu trữ Phòng, Khoa, Trung tâm, Trạm Nhà trường 29 Trường Cao đẳng Kinh tế TP.HCM (2014), công văn số 666/CĐKTTCHC ngày 20/10/2014 hướng dẫn công tác lập hồ sơ lưu trữ hồ sơ đơn vị 30 Trường Cao đẳng Kinh tế TP.HCM (2014), Quyết định số 565/QĐCĐKT ngày 26/11/2014 ban hành Danh mục hồ sơ năm học 2014 – 2015 106 31 Trường Cao đẳng Kinh tế TP.HCM (2017), Quyết định số 561/QĐCĐKT ngày 31/10/2017 ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến Trường Cao đẳng Kinh tế TP.HCM 32 Trường Cao đẳng Kinh tế TP.HCM (2017), Báo cáo thống kê sở công tác văn thư năm 2017 ngày 13/12/2017 33 Trường Đại học Vinh (2016), Quyết định số 399/QĐ-ĐHV ngày 14/4/2016 việc ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ Trường Đại học Vinh 34 UBND Thành phố Hồ Chí Minh (2013), Quyết định số 2153/QĐ-UBND ngày 02/5/2013 Ban hành Danh mục nguồn tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh 35 UBND Thành phố Hồ Chí Minh (2014), Quyết định số 38/2014/QĐUBND ngày 07/11/2014 Ban hành Quy định lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan quan, tổ chức địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh 36 Ủy ban Thường vụ Quốc hội (2001), Pháp lệnh số 34/2001/PLUBTVQH10 ngày 04/4/2001 Ủy ban Thường vụ Quốc hội lưu trữ Quốc gia B CÁC TÀI LIỆU KHÁC Ánh Phượng (2011) Công tác văn thư lưu trữ tổ chức trị - xã hội Trung ương sau 10 năm thi hành Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 10, Trang 25-28 Dương Thị Huyền – Nguyễn Thị Kim Thu (2014), Kết vấn đề đặt từ Hội thảo khoa học “Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan – Thực trạng giải pháp”, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 10, Tr.11-13,31 Dương Văn Khảm (2011), Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam Hà Nội: Văn hóa thông tin Dương Văn Khảm (2016) Cần hiểu “thời hạn giao nộp tài liệu lưu 107 trữ” theo quy định Luật Lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 9, Tr.10-13 Đỗ Văn Học & Nguyễn Thị Ly (2016) Pháp luật văn thư Việt Nam – Đổi hoàn thiện Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6, Trang 4-10 Hà Thị Thu Trang & Vũ Thị Miền (2012), Công tác quản lý hồ sơ Trường Cao đẳng Sư phạm Ngô Gia Tự - Bắc Giang, Tạp chí Giáo dục, số 300, Tr.51-52 Hồng Văn Thanh (2010), Tổ chức quản lý công tác lưu trữ Trường Cao đẳng – Thực trạng số kiến nghị, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 10, Tr.25-27 Hoàng Văn Thụ & ThS Hồng Minh Thơ (2010), Hồn thiện cơng tác văn thư quan, tổ chức nhà nước giai đoạn nay, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 08, Tr.23-24,27 Hữu Hùng (2011) Công tác văn thư lưu trữ KBNN huyện: Đến khả thi? Tạp chí Quản lý Ngân quỹ Quốc gia, số 111, Trang 22-24 10 Lã Thị Hồng (2006) Cần phân loại quản lý văn đi, đến để hình thành hồ sơ việc Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 01, Trang 7-8 11 Lã Thị Hồng (2009), Quy định công tác văn thư quan nhà nước Liên bang Nga, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 12, Tr.30-33 12 Nghiêm Kỳ Hồng (1998), Xây dựng, ban hành, quản lý văn công tác lưu trữ, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội 13 Nghiêm Kỳ Hồng (2014), Một số vấn đề nghiên cứu quản trị văn phòng lưu trữ học, Nxb Đại học quốc gia TP.HCM 14 Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Báu & Đỗ Văn Thắng (2015) Giáo trình Quản trị Văn phòng TP.HCM: Đại học Quốc Gia TP HCM 15 Nguyễn Kim Bình & Lê Thị Thuận (2011) eOffice số ứng dụng 108 công tác văn thư, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6, Trang 34-39 16 Nguyễn Thành Độ & Nguyễn Thị Thảo (2005), Giáo trình Quản trị Văn phịng, Nxb Lao động – Xã hội, Hà Nội 17 Nguyễn Trọng Biên (2014), Công tác thống kê lĩnh vực văn thư, lưu trữ số đề xuất, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6, Tr.16-17,24 18 Nguyễn Văn Hàm (2011), Trách nhiệm, công vụ cán bộ, công chức, viên chức việc lập hồ sơ công việc giải xong, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 1, Tr 24-25 19 Phan Đình Nham & Bùi Loan Thùy (2015) Giáo trình lưu trữ học đại cương TP.HCM: Đại học Quốc Gia TP.HCM 20 Phan Đình Nham & Bùi Loan Thùy (2015), Văn tài liệu văn thư – nguồn bổ sung cho Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, Nxb Đại học Quốc Gia TP HCM, TP.HCM 21 Phan Đình Nham (2016), Bài giảng môn Phương pháp nghiên cứu khoa học ứng dụng ngành lưu trữ học, TP.HCM 22 Phan Minh Lý (2013), Nâng cao nhận thức hoạt động Quản lý nhà nước công tác lập hồ sơ hành nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, lưu trữ tỉnh, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 03, Tr.31-33 23 Thanh Mai (2013), Công tác Văn thư Lưu trữ ngành Thuế: Bước tiến theo hướng chuyên sâu, Tạp chí Thuế Nhà nước, số 20, Tr.5,7 24 Vũ Dương Hoan (1987) Công tác Lưu trữ Việt Nam Nhà Xuất Khoa học Xã hội 25 Vương Đình Quyền (2005) Lý luận phương pháp cơng tác văn thư., Hà Nội: Đại học quốc gia Hà Nội