Quản lý hồ sơ phục vụ công tác bảo đảm và kiểm định chất lượng của trường đại học quốc tế miền đông

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN VÕ NHẠN NGUYỆT AN QUẢN LÝ HỒ SƠ PHỤC VỤ CÔNG TÁC ĐẢM BẢO VÀ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUỐC TẾ MIỀN ĐÔNG Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học Mã ngành: 8320303 Người hướng dẫn khoa học: TS Lê Hữu Phước Thành phố Hồ Chí Minh - 2021 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan đề tài “Quản lý hồ sơ phục vụ công tác đảm bảo kiểm định chất lượng Trường Đại học Quốc tế Miền Đơng” cơng trình nghiên cứu khoa học tôi, với hướng dẫn TS Lê Hữu Phước Các trích dẫn luận văn có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng Các số liệu sử dụng luận văn đảm bảo tính trung thực thu thập từ thực tiễn q trình cơng tác Trường Đại học Quốc tế Miền Đông Những kết nghiên cứu luận văn chưa cơng bố cơng trình khác Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 22 tháng 11 năm 2021 Tác giả luận văn Võ Nhạn Nguyệt An I LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài “Quản lý hồ sơ phục vụ công tác đảm bảo kiểm định chất lượng Trường Đại học Quốc tế Miền Đông”, lời xin chân thành cảm ơn sâu sắc đến TS Lê Hữu Phước, người tận tình dẫn giúp đỡ tơi suốt q trình nghiên cứu, thực hồn thành đề tài Tôi xin trân trọng cảm ơn Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn; Phòng Sau đại học đặc biệt cảm ơn quý Thầy, Cô Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng trực tiếp quản lý, giảng dạy chuyên đề chương trình đào tạo chuyên ngành Lưu trữ học; nhà khoa học Hội đồng chấm luận văn tốt nghiệp tạo điều kiện đóng góp nhiều ý kiến quý báu cho tơi hồn thiện luận văn Tơi xin trân trọng cám ơn Ban Giám hiệu, Lãnh đạo Phòng, Khoa, Trung tâm đơn vị trực thuộc, Giảng viên Chuyên viên Trường Đại học Quốc tế Miền Đông tạo điều kiện cung cấp tư liệu, số liệu, thông tin liên quan đến đề tài để tơi hồn thành tốt luận văn Tơi xin ghi nhận động viên, giúp đỡ gia đình, anh, chị, em, bạn bè đồng nghiệp động viên tơi suốt q trình học tập, nghiên cứu hồn thành luận văn Trong suốt q trình nghiên cứu để hồn thành luận văn, thân tơi cố gắng, chắn luận văn tốt nghiệp khơng thể tránh khỏi sai sót, tơi mong nhận nhiều ý kiến góp ý, dẫn giúp đỡ Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 22 tháng 11 năm 2021 Tác giả luận văn Võ Nhạn Nguyệt An II MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN I LỜI CẢM ƠN II MỤC LỤC III DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT VI DANH MỤC BẢNG VII DANH MỤC BIỂU ĐỒ VIII DANH MỤC HÌNH IX DANH MỤC PHỤ LỤC X PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu đề tài Phạm vi nghiên cứu đề tài Phương pháp nghiên cứu đề tài Ý nghĩa khoa học ý nghĩa thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ PHỤC VỤ CÔNG TÁC ĐẢM BẢO VÀ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG TRONG CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC 10 1.1 Cơ sở lý luận quản lý hồ sơ phục vụ công tác đảm bảo kiểm định chất lượng các trường đại học 10 1.1.1 Một số vấn đề công tác đảm bảo kiểm định chất lượng trường đại học 10 1.1.1.1 Khái niệm đảm bảo chất lượng giáo dục đại học 10 1.1.1.2 Khái niệm kiểm định chất lượng sở giáo dục đại học 11 1.1.1.3 Các tiêu chuẩn đảm bảo chất lượng kiểm định chất lượng sở giáo dục đại học 11 1.1.1.4 Khái niệm minh chứng đảm bảo chất lượng kiểm định chất lượng giáo dục đại học 12 1.1.1.5 Các loại hồ sơ minh chứng phục vụ công tác đảm bảo chất lượng kiểm định chất lượng sở giáo dục đại học 12 1.1.2 Quản lý hồ sơ lưu trữ 13 1.1.2.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ 13 1.1.2.2 Khái niệm hồ sơ 15 1.1.2.3.Khái niệm công tác lưu trữ 15 1.1.2.4 Vai trò, tầm quan trọng quản lý hồ sơ lưu trữ 16 III 1.2 Cơ sở pháp lý quản lý hồ sơ phục vụ công tác đảm bảo kiểm định chất lượng các trường đại học 17 1.2.1 Quy định nhà nước công tác quản lý hồ sơ lưu trữ 17 1.2.2 Quy định nhà nước công tác đảm bảo kiểm định chất lượng giáo dục đại học 19 TIỂU KẾT CHƯƠNG 21 Chương THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ PHỤC VỤ CÔNG TÁCĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG VÀ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUỐC TẾ MIỀN ĐÔNG 22 2.1 Lịch sử hình thành phát triển Trường Đại học Quốc tế Miền Đông 22 2.1.1 Khái quát Trường Đại học Quốc tế Miền Đông 22 2.1.2 Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Quốc tế Miền Đông 23 2.1.3 Khái quát công tác đảm bảo chất lượng kiểm định chất lượng cấp sở giáo dục Trường Đại học Quốc tế Miền Đông giai đoạn 2014 - 2018 24 2.2 Thực trạng quản lý hồ sơ phục vụ công tác đảm bảo chất lượng kiểm định chất lượng cấp sở giáo dục Trường Đại học Quốc tế Miền Đông giai đoạn 2014 – 2018 28 2.2.1 Khái quát chung công tác quản lý văn lưu trữ hồ sơ Trường Đại học Quốc tế Miền Đông 28 2.2.1.1 Mô hình quản lý văn lưu trữ hồ sơ 28 2.2.1.2 Tình hình ban hành văn quản lý văn lưu trữ hồ sơ 30 2.2.1.3 Tình hình nhân làm công tác quản lý văn lưu trữ hồ sơ 31 2.2.1.4 Tình hình thực công tác quản lý văn quản lý văn đến 31 2.2.1.5 Tình hình thực nghiệp vụ công tác lưu trữ 33 2.2.1.6 Nhận xét chung công tác quản lý văn lưu trữ hồ sơ Trường Đại học Quốc tế Miền Đông 41 2.2.2 Tình hình quản quản lý hồ sơ phục vụ công tác đảm bảo chất lượng kiểm định chất lượng cấp sở giáo dục Trường Đại học Quốc tế Miền Đông giai đoạn 2014 – 2018 42 2.2.2.1 Tình hình thực công tác đạo ban hành văn hướng dẫn quản lý hồ sơ minh chứng 42 2.2.2.2 Tình hình thực thu thập hồ sơ minh chứng 43 2.2.2.3 Tình hình thực phân loại hồ sơ minh chứng 47 2.2.2.4 Tình hình thực xếp hồ sơ minh chứng 50 2.2.2.5 Tình hình thực mã hóa hồ sơ minh chứng 51 2.2.2.6 Tình hình thực ứng dụng cơng nghệ thơng tin quản lý hồ sơ minh chứng 52 2.2.2.7 Tình hình thực lưu trữ hồ sơ minh chứng giấy 55 2.2.2.8 Tình hình thực tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ minh chứng 56 IV 2.2.3 Nhận xét chung việc quản lý hồ sơ minh chứng phục vụ công tác ĐBCL KĐCL cấp sở giáo dục Trường Đại học Quốc tế Miền Đông giai đoạn 2014 – 2018 56 2.2.3.1 Ưu điểm 56 2.2.3.2 Hạn chế 57 2.2.3.3 Nguyên nhân 57 TIỂU KẾT CHƯƠNG 63 Chương ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ PHỤC VỤ CÔNG TÁC ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG VÀ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUỐC TẾ MIỀN ĐÔNG 64 3.1 Xây dựng văn hóa chất lượng tồn trường 64 3.2 Thay đổi mơ hình quản lý hồ sơ, tài liệu từ mơ hình quản lý phân tán sang mơ hình quản lý tập trung 65 3.3 Thành lập đơn vị chuyên trách quản lý hồ sơ, tài liệu toàn trường 66 3.4 Thành lập mạng lưới nhân phụ trách quản lý hồ sơ, tài liệu đơn vị 67 3.5 Xây dựng ban hành văn quản lý hồ sơ, tài liệu 67 3.6 Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý hồ sơ, tài liệu 69 TIỂU KẾT CHƯƠNG 72 KẾT LUẬN 74 TÀI LIỆU THAM KHẢO 78 PHỤ LỤC 83 V DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Tên đầy đủ STT Chữ viết tắt ĐBCL Đảm bảo chất lượng GD&ĐT Giáo dục Đào tạo KĐCL Kiểm định chất lượng TP HCM Thành phố Hồ Chí Minh VI DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1 Thống kê số lượng văn đến văn Trường Đại học Quốc tế Miền Đông từ năm 2014 – 2018 ………………………………………… 32 Bảng 2.2 Thống kê khối lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ 22 đơn vị - Trường Đại học Quốc tế Miền Đông từ năm 2014 – 2018 …………………………………… 37 Bảng 2.3 Thống kê số lượng minh chứng thu thập từ danh mục minh chứng kiểm định chất lượng cấp sở giáo dục Trường Đại học Quốc tế Miền Đông giai đoạn 2014 – 2018………………………………………………………………… 44 Bảng 2.4 Thống kê phiếu khảo sát phát thu từ lãnh đạo chuyên viên đơn vị Trường Đại học Quốc tế Miền Đông ………………………………… 58 Bảng 2.5 Thống kê kết từ phiếu khảo sát lãnh đạo chuyên viên đơn vị việc quản lý hồ sơ phục vụ công tác đảm bảo chất lượng kiểm định chất lượng Trường Đại học Quốc tế Miền Đông ………………………………… VII 58 DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 2.1 Số lượng văn đến văn Trường Đại học Quốc tế Miền Đông từ năm 2014 – 2018………………………………………………………… 33 Biểu đồ 2.2 Khối lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ 22 đơn vị - Trường Đại học Quốc tế Miền Đông từ năm 2014 – 2018 ………………………………………………… 38 Biểu đồ 2.3 Số lượng minh chứng thu thập từ đơn vị phục vụ cho công tác ĐBCL KĐCL cấp sở giáo dục Trường Đại học Quốc tế Miền Đông giai đoạn 2014 – 2018…………………………………………………………………… 46 Biểu đồ 2.4 Các nội dung có câu trả lời nhiều từ Bảng 2.4 Thống kê kết từ phiếu khảo sát lãnh đạo chuyên viên đơn vị việc quản lý hồ sơ phụ vụ công tác ĐBCL KĐCL Trường Đại học Quốc tế Miền Đơng ……………… VIII 61 DANH MỤC HÌNH Hình 2.1 Sơ đồ cấu tổ chức Trường Đại học Quốc tế Miền Đơng ………… 24 Hình 2.2 Sơ đồ cấu tổ chức hệ thống ĐBCL bên Trường Đại học Quốc tế Miền Đông ………………………………………………………………… 26 Hình 2.3 Mơ hình quản lý văn lưu trữ hồ sơ phân tán Trường Đại học Quốc tế Miền Đơng ………………………………………………………………… 29 Hình 2.4 Cây thư mục bốn cấp lưu trữ hồ sơ minh chứng Google Drive……………………………………………………………………………… 53 Hình 2.5 Màn hình minh họa thư mục Cấp Tiêu chuẩn 13…………… 54 Hình 2.6 Màn hình minh họa thư mục Cấp Tiêu chuẩn 13…………… 54 Hình 2.7 Màn hình minh họa thư mục Cấp Tiêu chuẩn 13……………… 54 Hình 2.8 Màn hình minh họa thư mục Cấp Tiêu chuẩn 13……………… 55 Hình 3.1 Mơ hình quản lý hồ sơ theo kiểu tập trung……………………………… IX 66