Một số lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp
Sự cần thiết phải quản lý nguyên vật liệu và hạch toán kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp
1 Vị trí của vật liệu đối với quá trình xây lắp.
Nguyên vật liệu là một bộ phận trọng yếu của t liệu sản xuất, nguyên vật liệu là đối tợng của lao động đã qua sự tác động của con ngời Trong đó vật liệu là những nguyên liệu đã trải qua chế biến Vật liệu đợc chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ và nguyên liệu gọi tắt là nguyên vật liệu Việc phân chia nguyên liệu thành vật liệu chính, vật liệu phụ không phải dựa vào đặc tính vật lý, hoá học hoặc khối lợng tiêu hao mà là sự tham gia của chúng vào cấu thành sản phẩm Trong quá trình thi công xây dựng công trình, chi phí sản xuất cho ngành xây lắp gắn liền với việc sử dụng nguyên nhiên vật liệu, máy móc và thiết bị thi công và trong quá trình đó vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành lên sản phẩm công trình Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Trong doanh nghiệp xây lắp chi phí về vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn từ 65%- 70% trong tổng gía trị công trình Do vậy việc cung cấp nguyên vật liệu kịp thời hay không có ảnh hởng to lớn đến việc thực hiện kế hoạch sản xuất (tiến độ thi công xây dựng) của doanh nghiệp, việc cung cấp nguyên vật liệu còn cần quan tâm đến chất lợng, chất lợng các công trình phụ thuộc trực tiếp vào chất lợng của vật liệu mà chất lợng công trình là một điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp có uy tín và tồn tại trên thị trờng. Trong cơ chế thị trờng hiện nay việc cung cấp vật liệu còn cần đảm bảo giá cả hợp lý tạo điều kiện cho doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả Nguyên vật liệu có vị trí hết sức quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, nếu thiếu nguyên vật liệu thì không thể tiến hành đợc các hoạt động sản xuất vật chất nói chung và qúa trình thi công xây lắp nói riêng.
Trong qúa trình thi công xây dựng công trình, thông qua công tác kế toán nguyên vật liệu từ đó có thể đánh giá những khoản chi phí ch a hợp lý, cả các khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất sản phẩm trong chừng mực nhất định, giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất còn là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội Có thể nói rằng vật liệu giữ vị trí quan trọng không thể thiếu đợc trong quá trình thi công xây lắp.
2 Đặc điểm, yêu cầu quản lý vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp.
Xây dựng cơ bản là một ngành sản xuất vật chất mang tính chất công nghiệp, sản phẩm của ngành xây dựng là những công trình, hạng mục công trình có quy mô lớn, kết cấu phức tạp và thờng cố định ở nơi sản xuất (thi công) còn các điều kiện khác đều phải di chuyển theo địa điểm xây dựng.
Từ đặc điểm riêng của ngành xây dựng làm cho công tác quản lý, sử dụng vật liệu phức tạp vì chịu ảnh hởng lớn của môi trờng bên ngoài nên cần xây dựng định mức cho phù hợp với điều kiện thi công thực tế Quản lý vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội Tuy nhiên do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi mức độ và phơng pháp quản lý cũng khác nhau.
Hiện nay nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả mãn không ngừng nhu cầu vật chất và văn hóa của mọi tầng lớp trong xã hội Việc sử dụng vật liệu một cách hợp lý, có kế hoạch ngày càng đợc coi trọng Công tác quản lý vật liệu là nhiệm vụ của tất cả mọi ngời nhằm tăng hiệu quả kinh tế cao mà hao phí lại thấp nhất Công việc hạch toán vật liệu ảnh hởng và quyết định đến việc hạch toán giá thành, cho nên để đảm bảo tính chính xác của việc hạch toán giá thành thì trớc hết cũng phải hạch toán vật liệu Để làm tốt công tác hạch toán vật liệu trên đòi hỏi chúng ta phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và sử dụng Trong khâu thu mua vật liệu phải đợc quản lý về khối lợng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Bộ phận kế toán - tài chính cần có quyết định đúng đắn ngay từ đầu trong việc lựa chọn nguồn vật t, địa điểm giao hàng, thời hạn cung cấp, ph- ơng tiện vận chuyển và nhất là về giá mua, cớc phí vận chuyển, bốc dỡ… cần phải dự toán những biến động về cung cầu và giá cả vật t trên thị trờng để đề ra biện pháp thích ứng Đồng thời thông qua thanh toán kế toán vật
5 liệu cần kiểm tra lại giá mua vật liệu, các chi phí vận chuyển và tình hình thực hiện hợp đồng của ngời bán vật t, ngời vận chuyển Việc tổ chức tổ kho tàng, bến bãi thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu tránh h hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn cũng là một trong các yêu cầu quản lý vật liệu Trong khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định đợc mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình thi công xây lắp đợc bình thờng, không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng vật t không kịp thời hoặc gây ứ động vốn do dự trữ quá nhiều.
Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao và dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm nhằm tăng lợi nhuận, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp Do vậy trong khâu sử dụng cẩn phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất vật liệu đúng trong sản xuất kinh doanh Định kỳ tiến hành việc phân tích tình hình sử dụng vật liệu cũng là những khoản chi phí vật liệu cho quá trình sản xuất sản phẩm nhằm tìm ra nguyên nhân dẫn đến tăng hoặc giảm chi phí vật liệu cho một đơn vị sản phẩm, khuyến khích việc phát huy sáng kiến cải tiến, sử dụng tiết kiệm vật liệu, tận dụng phế liệu…
Tóm lại, quản lý vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng vật liệu là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệp luôn đợc các nhà quản lý quan tâm.
3 Nhiệm vụ kế toán vật liệu ở các doanh nghiệp xây lắp:
Kế toán là công cụ phục vụ việc quản lý kinh tế vì thế để đáp ứng một cách khoa học, hợp lý xuất phát từ đặc điểm của vật liệu, từ yêu cầu quản lý vật liệu, từ chức năng của kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp cần thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất và tồn kho vật liệu Tính giá thành thực tế vật liệu đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu t về các mặt: số lợng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, đúng chủng loại cho quá trình thi công xây lắp.
+ áp dụng đúng đắn các phơng pháp về kỹ thuật hạch toán vật liệu, hớng dẫn, kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ) mở chế độ đúng phơng pháp quy định nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo,
Phân loại và đánh giá NVL
+ Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật t phát hiện ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý vật t thừa, thiếu, ứ đọng hoặc mất phẩm chất Tính toán, xác định chính xác số lợng và giá trị vật t thực tế đa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh.
II Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu:
1 Phân loại nguyên vật liệu:
Trong các doanh nghiệp xây lắp vật liệu bao gồm rất nhiều loại khác nhau, đặc biệt là trong ngành xây dựng cơ bản với nội dung kinh tế và tính năng lý hoá học khác nhau Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại vật liệu phục vụ cho kế hoạch quản trị … cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu.
Trớc hết đối với vật liệu, căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình thi công xây lắp, căn cứ vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp thì nguyên vật liệu đợc chia thành các loại sau:
+ Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp xây lắp, là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể chính của sản phẩm.
Trong ngành xây dựng cơ bản còn phải phân biệt vật liệu xây dựng, vật kết cấu và thiết bị xây dựng Các loại vây liệu này đều là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành lên sản phẩm của đơn vị xây dựng, các hạng mục công trình xây dựng nhng chúng có sự khác nhau Vật liệu xây dựng là sản phẩm của ngành công nghiệp chế biến đợc sử dụng trong đơn vị xây dựng để tạo lên sản phẩm nh hạng mục công trình, công trình xây dựng nh gạch, ngói, xi măng, sắt, thép… Vật kết cấu là những bộ phận của công trình xây dựng mà đơn vị xây dựng sản xuất hoặc mua của đơn vị khác để lắp vào sản phẩm xây dựng của đơn vị xây dựng sản xuất hoặc mua của đơn vị khác để lắp vào sản phẩm xây dựng của đơn vị mình nh thiết bị vệ sinh, thông gió, truyền hơi ấm, hệ thống thu lôi…
+ Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm Vật liệu phụ chỉ tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm: Làm tăng chất lợng vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ thi công,
7 cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật bao gói sản phẩm Trong ngành xây dựng cơ bản gồm: sơn, dầu, mỡ… phục vụ cho quá trình sản xuất.
+ Nhiên liệu: Về thực thể là một loại vật liệu phụ, nhng có tác dụng cung cấp nhiệt lợng trong qúa trình thi công, kinh doanh tạo điều kiện cho qúa trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thờng Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, khí, rắn nh: xăng, dầu, than củi, hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phơng tiện máy móc, thiết bị hoạt động.
+ Phụ tùng thay thế: Là những loại vật t, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất…
+ Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản.
+ Phế liệu: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình thi công xây lắp nh gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định Tuỳ thuộc vào yêu quản lý và công ty kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại đợc chia thành từng nhóm, từng thứ một cách chi tiết hơn bằng cách lập sổ danh điểm vật liệu Trong đó mỗi loại, nhóm, thứ vật liệu đợc sử dụng một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số thập phân để thay thế tên gọi, nhãn hiệu, quy cách của vật liệu Ký hiệu đó đợc gọi là sổ danh điểm vật liệu và đợc sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp.
2 Đánh giá vật liệu theo giá thực tế
2.1 Đánh giá vật liệu theo giá nhập kho.
Trong doanh nghiệp tuỳ thuộc vào nguồn nhập cụ thể mà giá thực tế của vật liệu bao hàm các yếu tố cấu thành khác nhau.
- Đối với vật liệu mua ngoài:trị giá vốn thực tế nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn (bao gồm các khoản thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) (cộng với các chi phí thu mua vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, bảo hiểm, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt, tiền bồi thờng) trừ đi các khoản chiết khấu giảm giá (nếu có).
Trong trờng hợp doanh nghiệp áp dụng thuế giá trị gia tăng theo ph- ơng pháp khấu trừ thì trị giá mua thực tế là số tiền ghi trên hoá đơn không kể thuế GTGT, trờng hợp doanh nghiệp áp dụng thế GTGT theo phơng pháp
GTGT. Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến thì trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho là giá thực tế vật liệu xuất gia công chế biến cộng với các chi phí gia công chế biến.
- Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến thì trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thực tế xuất thuê ngoài gia công chế biến cộng với các chi phí vận chuyển bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ nơi đó vào doanh nghiệp cộng với số tiền phải trả cho ngời nhận gia công chế biến.
- Đối với trờng hợp vật liệu do đơn vị góp vốn liên doanh thì trị giá vốn thực tế của vật liệu nhận vốn góp liên doanh là giá do Hội đồng liên doanh đánh giá.
- Phế liệu đợc đánh giá theo giá ớc tính.
2 2 Giá thực tế xuất kho:
Tình hình thực tế công tác kế nguyên vật liệu tại công ty xây dựng số i-hà nội
Quá trình hình thành và phát triển của Công ty xây dựng số I- HN
Công ty xây dựng số 1 Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nớc trực thuộc
Sở xây dựng Hà Nội Trớc đây Công ty xây dựng số 1 Hà Nội có tên là Công ty xây dựng nhà ở Hà Nội, đợc thành lập ngày 25/11/1972 theo quyết định số 129/TCCQ của ủy ban hành chính thành phố Hà Nội trên cơ sở sáp nhập hai Công ty Lắp ghép nhà ở số 1 và số 2 Ngày 10/2/1993 công ty đợc đổi tên thành Công ty xây dựng số 1 Hà Nội theo quyết định số 626/QĐ-UB của UBND thành phố Hà Nội.
Hiện nay trụ sở chính của Công ty đợc đặt tại số 2 phố Tôn Thất Tùng- Đống Đa - Hà Nội
Tên giao dịch của Công ty:
Trong nớc: Công ty xây dựng số 1 Hà Nội.
Quèc tÕ: Ha Noi construction company No1 (HCCI).
Công ty thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có t cách pháp nhân, có con dấu riêng và mở tài khoản giao dịch tại ngân hàng Đầu t và phát triển Hà Nội
Công ty xây dựng số 1 Hà Nội ra đời cơ bản đã đáp ứng đợc nhu cầu xây dựng nhà ở, xây dựng các khu đô thị mới của thành phố Bên cạnh đó, Công ty còn liên doanh liên kết với các tổ chức cá nhân nớc ngoài để phát triển sản xuất, quản lý và thực hiện các dự án đầu t xây lắp, góp phần hiện đại hoá các công trình thuộc mọi lĩnh vực trong nền kinh tế quốc dân.
2 Mục đích, nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động xây lắp của Công ty xây dựng số 1 Hà Nội:
Công ty hoạt động với mục đích: thông qua hoạt động xây lắp công trình dân dụng, công trình giao thông, kinh doanh vật liệu xây dựng, kinh doanh nhà, đầu t liên kết với các thành phần kinh tế trong nớc để phát triển lợi nhuận đồng thời đáp ứng nhu cầu xây dựng, góp phần phát triển kinh tế đất nớc.
2.2 Nhiệm vụ của Công ty:
Nghiên cứu nhu cầu và khả năng của thị trờng về ngành xây lắp, xây dựng công trình nhà ở, giao thông, kinh doanh vật liệu xây dựng, kinh doanh nhà.
Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, xây lắp theo ngành nghề đã đăng kí, thực hiện kế hoạch do Nhà nớc giao.
Tổ chức nghiên cứu, nâng cao nâng suất lao động, áp dụng tiến bộ khoa học kĩ thuật, cải tiến công nghệ, nâng cao chất lợng công trình phù hợp với thị hiếu của khách hàng Sử dụng các thiết bị máy móc để thi công đúng tiến độ, đảm bảo chất lợng mỹ thuật các công trình nhận thầu đạt hiệu quả kinh tÕ.
Chấp hành luật pháp Nhà nớc, thực hiện các chế độ chính sách về quản lý và sử dụng vốn, vật t, tài sản, thực hiện hạch toán kinh tế, bảo toàn và phát triển nguồn vốn, thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nớc.
Quản lý toàn diện, đào tạo và phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên theo đúng pháp luật, chính sách của Nhà nớc và sự phân cấp quản lý và thực hiện vệ sinh môi trờng.
Hoạt động xây lắp công trình dân dụng:
Kể từ khi thành lập năm 1972 đến nay, Công ty luôn cố gắng tiến hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả, đảm bảo đời sống cho CBCNV và hoàn thành tốt nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nớc Công ty luôn cố gắng phát huy mọi tiềm nâng trong việc khai thác thị trờng, mở rộng và đa dạng việc kinh doanh sản xuất trên nhiều lĩnh vực song Công ty vẫn phát huy vai trò chính của một đơn vị xây lắp chuyên ngành Trong năm 1999, Công ty đã trúng thầu thi công nhiều công trình, đạt giá trị nhận thầu xây lắp 10,2 tỷ đồng.
Kinh doanh vật liệu xây dựng: Với lợi thế là một công ty xây dựng, Công ty đã tham gia vào lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng nhằm hỗ trợ kịp thời, chủ động trong xây lắp, thúc đẩy công ăn việc làm cho nhân viên của Công ty.
Kinh doanh nhà: Công ty không những nhận thầu những hợp đồng xây
2 5 dựng có giá trị lớn, đảm bảo đúng tiến độ cam kết và những yêu cầu về kĩ thuật công trình mà còn tiến hành xây dựng nhà với mục đích kinh doanh. Công ty xây dựng nhà để cho thuê, để bán và hoạt động kinh doanh này đã mang lại doanh thu lớn cho công ty
3 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty xây dựng số 1 Hà Néi:
Bộ máy quản lý của Công ty đợc xây dựng theo kiểu quản lý trực tuyến trên 3 cấp độ: Cấp công ty, cấp xí nghiệp và cấp tổ (sơ đồ) Đứng đầu là giám đốc công ty: phụ trách chung về mọi mặt, trực tiếp chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ toàn công ty, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, cải thiện điều kiện lao động cho CBCNV và công nhân.
Phó giám đốc phụ trách chất lợng-kỹ thuật: trực tiếp phụ trách và chịu trách nhiệm trớc giám đốc Công ty về công tác quản lý kĩ thuật, chất lợng. Phó giám đốc phụ trách công tác hành chính: là thủ trởng khối văn phòng Công ty, là ngời giúp việc giám đốc Công ty, chịu trách nhiệm trớc giám đốc về công tác hành chính.
Phó giám đốc phụ trách công tác tổ chức chỉ đạo, thi công, quản lý thiết bị xe máy: kiểm tra, giám sát việc thực hiện qui định an toàn lao động, quá trình sử dụng thiết bị, xe máy của Công ty.
Giám đốc xí nghiệp kinh doanh dịch vụ trực thuộc Công ty: cử cán bộ giám sát việc thực hiện các qui trình tại nơi sản xuất, thi công, kinh doanh dịch vụ.
Các bộ phận nghiệp vụ chuyên môn có trách nhiệm giúp giám đốc trong công tác điều hành tại Công ty:
Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty xây dựng sè I-HN
1 Đặc điểm vật liệu của Công ty xây dựng số i-Hà Nội Để tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhu cầu thị trờng công ty phải sử dụng một khố lợng nguyên vật liệu rất lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, mỗi loại vật liệu công cụ, dụng cụ có vai trò, tính năng lý hoá riêng Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác vật liệu thì phải tiến hành phân loại vật liệu một cách khoa học,hợp lý Tại công ty xây dựng số 1 cũng tiến hành phân loại VL
2 Phân loại nguyên vật liệu
Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu bao gồm rất nhiều loại khác nhau, đặc biệt là trong ngành xây dựng cơ bản với nội dung kinh tế và tính chi tiết tới từng loại vật liệu phục vụ cho kế hoạch quản trị … cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu.
Trớc hết đối với vật liệu, căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình thi công xây lắp, căn cứ vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp thì nguyên vật liệu đợc chia thành các loại sau:
+ Nguyên vật liệu chính: Là các vật liệu chủ yếu để thi công các công trình nh:sắt ,thép,xi măng,gạch,cát,đá,sỏi
+ Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm Vật liệu phụ nó giúp cho quá trình sản xuất,thi công các công trình đợc tiến hành có chất lợng nh: sơn dầu, mỡ,que hàn,cốp pha,tre,đinh…
+ Nhiên liệu: Nhiên liệu phục vụ choquá trình chạy xe cơ giới phục vụ cho quá trìh thi công nh:xăng ,dầu diezen dùng cho cần cẩu,máy phát
+ Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết,máy móc dùng để thay thế các phụ tùng hỏng hóc nh:chi tiết máy,bu lông,êcu,vòng bi…và các thiết bị chuyên dùng.
+Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản.
+ Phế liệu: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình thi công xây lắp nh gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định Tuỳ thuộc vào yêu quản lý và công ty kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại đợc chia thành từng nhóm, từng thứ một cách chi tiết hơn bằng cách lập sổ danh điểm vật liệu Trong đó mỗi loại, nhóm, thứ vật liệu đợc sử dụng một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số thập phân để thay thế tên gọi, nhãn hiệu, quy cách của vật liệu Ký hiệu đó đợc gọi là sổ danh điểm vật liệu và đợc sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp.
3 Đánh giá nguyên vật liệu
Vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài do vậy giá vốn thực tế nhập kho bao gồm giá trị thực tế mua vào theo hoá đơn không kể chi phí bèc dì.
- Công ty áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ nên giá mua thực tế vật liệu là số tiền ghi trên hoá đơn không kể thuế GTGT trừ đi các khoản giảm giá, chiết khấu hàng bị trả lại (nếu có).
- Công ty xây dựng số I-Hà Nội chỉ sử dụng một loại giá là giá thực tế xuất kho Trừ các chứng từ xuất kho kế toán chỉ phản ánh về mặt lợng đến cuối tháng kế toán căn cứ vào chứng từ nhập, xuất, số lợng, giá cả của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ để tính ra giá trị của vật liệu xuất kho Dựa trên số liệu của các sổ chi tiết nguyên vật liệu kế toán tính giá theo phơng pháp b×nh qu©n gia quyÒn.
Công thức tính giá NVL theo phơng pháp bình quân gia quyền nh sau:
NVL xuÊt kho trong kú
Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ
+ trị giá thực tế NVL nhập trongời kỳ x Số lợng NVL xuÊt trong kú
Số lợng NVL tồn ®Çu kú
+ Số lợng NVL nhập trong kú
Ví dụ: Trên sổ chi tiết TK 152 “thép” tháng 1/2003 nh sau:
Số d đầu tháng 1 Nhập trong tháng 1
Số lợng (kg) Số tiền (đồng) Số lợng (kg) Số tiền (đồng)
Cuối tháng thực tế giá vật liệu xuất kho là: Đơn giá thực tế= 24350.000 + 29.341.2495000+ 6419 = 4707,54 (đồng/kg)
4 Tổ chức hạch toán ban đầu nguyên vật liệu.
Mỗi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều liên quan đến việc xuất nhập nguyên vật liệu Bởi vậy cần phải có các chứng từ gốc theo nh chế độ kế toán quy định Các chứng từ gốc này làm căn cứ pháp lý cho việc hạch toán và ghi sổ kế toán nguyên vật liệu.
Trờng hợp nhập kho do vật liệu mua ngoài: khi vật liệu về đến công ty căn cứ vào hoá đơn bên bán Ngời của bộ phận cung tiêu giao hoá đơn cho cán bộ phụ trách ở phòng kiểm tra đối chiếu giữa các hoá đơn và nội dung kinh tế trong hợp đồng muabán đã ký kết Nếu phù hợp về mặt số l- ợng, chất lợng, chủng loại và hợp lý thì cán bộ phụ trách phòng vật t đồng ý tiêu ký tên rồi chuyển phiếu nhập cho thủ kho.
Tại kho: thủ kho căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho tiến hành kiểm nhận về số lợng, chất lợng, chủng loại vật liệu sau đó ghi số thực tế nhập vào phiếu nhập kho và cùng ngời giao hàng ký tên vào phiếu nhập kho Sau khi đã đầy đủ chữ ký của các bên thủ kho tiến hành viết thẻ kho và giao cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ
Tại phòng kế toán: định kỳ (3, 5ngày) kế toán phụ trách nguyên vật liệu tiến hành đối chiếu số liệu giữa thẻ kho của thủ kho và sổ kho của kế toán xem có khớp nhau hay không Cụ thể ngày 2/1/2003công ty nhập kho vật liệu “thép” Nhận đợc chứng từ phòng vật t căn cứ vào các chứng từ liên quan để lập phiếu nhập kho (biểu bảng 01, 02)
Liên 2 (giao cho khách hàng)
02-B EY-070616 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Kinh doanh và vận tải VLXD-HN. Địa chỉ: P92-C14 Kim Liên-Đống Đa-Hà Nội số
TK ……… Điện thoại: ……… mã số 01 00105398-1
Họ và tên ngời mua: anh Diên. Đơn vị : Công ty xây dựng số I-Hà Nội. Địa chỉ: Số 2-Tôn Thất Tùng - Hà nội.
Hình thức thanh toán: Tiền mặt: Mã số : 0100105398-1
STT Tên hàng hoá, quy cách sản xuất Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
Số tiền bằng chữ: ba mơi hai triệu hai trăm bảy lăm ngàn ba trăm bảy ba phảy chín đồng.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Lê Văn Diên Nguyễn Đỗ Chinh Hoàng Văn Thắng
MÉu sè 01 – VT Theo Q§ 1141- TCQ§/C§KT
Họ và tên ngời giao hàng: Công ty TNHH kinh doanh và vận tải VLXD-HN
Theo hoá đơn GTGT số: 070616
Nhập tại kho: anh Diên
STT Tên hàng hoá, quy cách sản xuất Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
Số tiền bằng chữ:Hai chín triệu ba trăm bốn mốt ngàn hai trăm bốn chín đồng
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Lê Văn Diên Nguyễn Đỗ Chinh Hoàng Văn Thắng
Tại Công ty xây dựng số I-Hà Nội khi cần có nguyên vật liệu cho công trình thì tổ trởng xởng sản xuất phải làm giấy đề nghị xuất vật t gửi lên ban giám đốc Sau khi giám đốc duyệt, ký thì ngời phụ trách sản xuất mang đơn này gửi thủ kho và xin cấp nguyên vật liệu, sau đó thủ kho viết phiếu xuất kho nguyên vật liệu theo định kỳ (3,5 ngày) Thủ kho gửi phiếu xuất kho và đơn xin lĩnh vật t lên phòng kế toán, phòng kế toán căn cứ vào chứng từ này để ghi sổ:
Công ty xây dựng số i-hà néi
Cộng hoá x hội chủ nghĩa việt nam ã hội chủ nghĩa việt nam Độ lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 2 tháng 1 năm 2003
Giấy đề nghị lĩnh vật t Kính gửi: Ban giám đốc
Tổ : c/tr xk bao bì đề nghị cho lĩnh một số vật t sau
STT Tên vật t Đơn vị tính Số lợng Duyệt
MÉu sè 01 - VT Theo Q§ 1141- TCQ§/C§KT
Lý do xuất: dùng cho c/tr xk bao bì.
Xuất tại kho: anh Diên
STT Tên hàng hoá, quy cách sản xuất
Mã sè Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền
Mời lăm triệu không trăm sáu mơi bốn ngàn một trăm haimơi tám đồng
Kế toán trởng Phụ trách cung ứng
Ngời nhận Thủ quỹ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Hớng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệutại Công ty xây dựng số I-HN
Những vấn đề tiếp tục hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty xây dựng số I-HN
Từ những hạn chế nêu trên với cơng vị là một sinh viên thực tập, đang đi thực tiễn ở công ty nhận thức còn hạn chế song tôi xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty nh sau: ý kiến một: Mở sổ danh điểm vật t để cho công tác quản lý nguyên vật liệu đợc hoàn tiện, chặt chẽ, thống nhất công ty cần lập sổ danh điểm vật t Sổ này đợc mở và ký hiệu cho từng loại nguyên vật liệu, mỗi nhóm, mỗi thứ vật liệu riêng bằng một hệ thống các chữ số để thay thế tên gọi trên cơ sở phải đợc kết hợp với hệ thống tài khoản kế toán
Công ty cần lập mã hiệu vật liệu thống nhất chung cho toàn công ty, mặt khác các bộ phận liên quan nh phòng vật t, kế toán thủ kho, ghi đúng danh điểm khi đã đăng ký trong sổ.
- Công ty cần quản lý nguyên vật liệu một cách khoa học trên cơ sở cập nhật thông tin chính xác, kịp thời Nguyên vật liệu mua phải đợc vào sổ đầy đủ, chính xác.
- Để hạn chế nhầm lẫn khi tra cứu sổ danh điểm vật liệu đợc xây dựng căn cứ vào bộ mã vật liệu chính xác, đầy đủ dựa vào loại vật liệu, nhóm vật liệu và quy cách vật liệu trong mỗi nhóm.
- Trong mỗi nhóm vật liệu lại đợc phân thành các phân nhóm và lập mã số từng phân nhóm Nh vậy để thuận tiên hơn trong quá trình ghi chép: Công ty có thể sử dụng mẫu sổ danh điểm vật t (biểu20)
STT Loại Danh điểm vật t Tên vật t Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú
2 1522 1522 Vật liệu phô 1522-01 Sơn các loại
Ví dụ: TK 1521 (nguyên vật liệu chính), TK 1522 (nguyên vật liệu phụ) là ký hiệu cho nguyên vật liệu.
TK 15211, TK 15212 là ký hiệu của từng nhóm, từng loại trong nguyên vật liệu chính.
TK 1521, TK 1522 là ký hiệu của từng thức vật liệu thuộc nhóm của vật liệu ý kiến hai:Công tác luân chuyển chứng từ
Chứng từ ban đầu là chứng từ đợc lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh Nó là cơ sở,là căn cứ pháp lý cho việc ghi chép các sổ kế toán Chứng từ ban đầu có hợp pháp,hợp lý,chính xác thì mới quyết định tính chính xác hợp lý của buức công việc tiếp theo.
Việc lập chứng từ ban đầu ở công Cty đã tuân theo các nguyên tắc,chế độ kế toán đã đề ra,tuy nhiên trong một số trờng hợp của khâu kế tiếp thì vẫn còn những tồn tại Vẫn còn tình trạng chứng từ ban đầu hạch toán ở tháng này nhng đã phát sinh ở tháng trớc,tất nhiên kế toán vẫn có cách giải quyết đợc song không đảm bảo tính kịp thời của kế toán.Đặc biệt đối với công Cty đang áp dụng một loại giá đó là giá thực tế,bởi vậy giá cả ở từng thời kỳ khác nhau biến động liên tục do đó việc tập hợp chi phí rất dễ thiếu chính xác.
Nguyên nhân của trừng hợp này là do các nhân viên ở các xí nghiệp xây lắp không kịp thời mang chứng từ gốc về phòng tài vụ Do vậy gây ra sự chậm chễ trong việc luân chuyển chứng từ ban đầu.
Theo ý kiến của em thì vấn đề này nên giả quyết:
-Phân loại chứng từ: Cần phổ biến hứng dẫn,tổ chức ,phân loại chứng từ một cách chặt chẽ ngay từ dới các xí nghiệp xây lắp để họ hiểu đợc tầm quan trọng của chúng.
-Định kỳ phòng tài vụ nên chủ động cử cán bộ kế toán chuyên trách xuống các đơn vị để kết hợp với các đơn vị kiểm tr,kiểm soát ,xử lý ,phân loại và thu nhận chứng từ nhằm giúp công tác phản ánh ,cung cấp thông tin đợc kịp thời ý kiến ba: Về khâu tổ chức nguyên vật liệu
Nhằm đảm bảo tính kịp thời của số liệu kế toán công ty nên quy định định kỳ một tuần một lần thủ kho mang các chứng từ nên giao cho phòng kế toán Đây cũng là một biện pháp giảm bớt công việc của kế toán vào cuối tháng, cuối quý. ý kiến thứ t: Việc quản lý vật t hiện nay ở công ty xây dựng số 1 là t- ơng đối chặt chẽ và đảm bảo nguyên tắc nhập xuất vật liệu, tuy nhiên qua thực tế ở các đội, ta nhận thấy quản lý còn một vài thiếu sót, gây lãng phí vật t nhất là các loại vật t mua đợc chuyển thắng tới chân công trình nh: cát, sỏi, vôi đá… để thuận tiện cho việc xuất dụng sử dụng Chỗ để vật liệu th- ờng xuyên chuyển đổi, việc giao nhận các loại vật t này thờng không đợc cân đong đo đếm kỹ lỡng, nên dẫn đến thất thoát một lợng vật t tơng đối lớn Vì vậy ở công trờng cần chuẩn bị đủ nhà kho để chứa vật liệu, chuẩn bị chỗ để vật t dễ bảo vệ thuận tiện cho quá trình thi công, xây dựng công trình và việc đong đếm cũng phải tiến hành chặt chẽ hơn làm giảm bớt việc thất thoát một cách vô ý không ai chịu trách nhiệm Trong công tác thu mua vật liệu, các đội ký hợp đồng mua tại chân công trình, đây cũng là một mặt tốt giảm bớt lợng công việc của cán bộ làm công tác tiếp liệu, tuy nhiên về giá cả có thể không thống nhất, cần phải đợc tham khảo kỹ, cố gắng khai thác các nguồn cung cấp có giá hợp lý, chất lợng, khối lợng đảm bảo và chọn các nhà cung cấp có khả năng dồi dào, cung cấp vật t, vật liệu cho đội, xí nghiệp với thời hạn thanh toán sau Đảm bảo cho việc thi công xây dựng công trình không bị gián đoạn do thiếu vật t Đồng thời với các công tác trên, phòng kế toán công ty tăng cờng hơn nữa công tác kiểm tra giám sát tới từng công trình về việc dự toán thi công, lập kế hoạch mua sắm, dự tránh trờng hợp vật t nhập kho lại không đủ chứng từ gốc. ý kiến năm: ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán: Nh chúng ta đã biết công tác kế toán đòi hỏi chính xác, đầy đủ và kịp thời bởi vậy việc đa kế toán máy sẽ giúp cho công ty hạch toán nhanh, giúp các doanh nghiệp tăng hiệu suất làm việc và tiết kiệm đợc nhiều thời gian hạch toán Để tạo cho doanh nghiệp có vị thế cao trên thị trờng, máy móc, công nghệ và hoà nhập với sự phát triển của xã hội đang hớng tới nền kinh tế tri thức lấy công nghệ thông tin làm nền tảng cho sự phát triển của xã hội. Đồng thời để đáp ứng đợc những đòi hỏi, yêu cầu cao của công tác kế toán trong việc thiết lập, lu trữ bảo quản số liệu kế toán và dễ tra cứu giúp cho công tác kế toán nhẹ nhàng hơn, mang tính khoa học cao hơn Do vậy công ty cần hoàn thiện chơng trình kế toán đang ứng dụng một cách đồng bộ phát huy hiệu quả cao và nhanh chóng phân bổ đều cho các phần còn lại
- ý kiến thứ sắu Đối với vật liệu nhập kho, hầu hết các trờng hợp đều do công ty tự vận chuyển Trong những trờng hợp này giá trị thực tế của vật liệu nhập kho cha đợc đánh giá ghi trên phiếu nhập kho cha đợc đánh giá chính xác Trị giá thực tế của vật liệu nhập kho đợc kế toán ghi sổ theo giá ghi trên phiếu nhập kho do phòng kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật, vật t viết Số tiền ghi trên phiếu nhập kho đúng bằng số tiền ghi trên hoá đơn và đợc phản ánh vào sổ kế toán tổng hợp (ghi nợ TK 152) theo giá hoá đơn không phản ánh đợc chi phí thu mua vật liệu và giá thực tế vật liệu nhập kho Điều này không đúng với qui định về xác định giá vốn thực tế NVL nhập kho trên TK 152.
KÕt luËn Để kế toán phát huy đợc vai trò của mình trong quản lý kinh tế thông qua việc phản ánh và giám sát một cách chặt chẽ, toàn diện tài sản và nguồn vốn của công ty ở mọi khâu trong quá trình sản xuất nhằm cung cấp các thông tin chính xác và hợp lý phục vụ cho việc lãnh đạo và chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh, thì việc hoàn thiện công tác kế toán vật liệu của công ty là một tất yếu Nhất là trong việc chuyển đổi môi trờng kinh tế, việc tổ chức kế toán vật liệu đòi hỏi còn phải nhanh chóng kiện toàn để cung cấp kịp thời đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất, kiểm tra, giám sát việc chấp hành các định mức dự trữ ngăn ngừa hiện tợng h hụt, mất mát lãng phí vật liệu.
Trên góc độ ngời cán bộ kế toán em cho rằng cần phải nhận thức đầy đủ cả về lý luận lẫn thực tiễn Mặc dù có thể vận dụng lý luận vào thực tiễn dới nhiều hình thức khác nhau nhng phải đảm bảo phù hợp về nội dung và mục đích của công tác kế toán.
Do thời gian thực tập và tìm hiểu thực tế không dài, trình độ lý luận và thực tiễn còn hạn chế nên chuyên đề này không tránh khỏi những sai sót.
Em rất mong đợc sự đóng góp ý kiến, giúp đỡ của thầy cô giáo khoa Kế toán - trờng Cao đẳng quản trị kinh doanh
