những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp xây dùng
Vị trí của nguyên vật liệu đối với quá trình thi công xây dựng 3 Chơng 2: tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty xây Dựng công trình giao thông Việt - Lào
Nguyên vật liệu là một bộ phận trọng yếu của t liệu sản xuất, nguyên vật liệu là đối tợng của lao động đã qua sự tác động của con ngời Trong đó vật liệu là những nguyên liệu đã trải qua chế biến Vật liệu đợc chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ và nguyên liệu gọi tắt là nguyên vật liệu Việc phân chia nguyên liệu thành vật liệu chính, vật liệu phụ không phải dựa vào đặc tính vật lý, hoá học hoặc khối lợng tiêu hao mà là sự tham gia của chúng vào cấu thành sản phẩm Trong quá trình thi công xây dựng công trình, chi phí sản xuất cho ngành xây dựng gắn liền với việc sử dụng nguyên nhiên vật liệu,
3 máy móc, thiết bị thi công và trong quá trình đó nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên sản phẩm công trình Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu và chuyển giá trị một lần toàn bộ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kú.
Trong doanh nghiệp xây dựng chi phí về nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng gía trị công trình Do vậy việc cung cấp nguyên vật liệu kịp thời đầy đủ hay không có ảnh hởng lớn đến việc thực hiện kế hoạch sản xuất (tiến độ thi công xây dựng) của doanh nghiệp Việc cung cấp nguyên vật liệu còn cần quan tâm đến chất lợng, quy cách, chủng loại NVL…, bởi chất l- ợng các công trình phụ thuộc trực tiếp vào chất lợng của vật liệu, mà chất l- ợng công trình là một điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp có uy tín, tồn tại trên thị trờng và đáp ứng đợc nhu cầu tiêu dùng của xã hội Trong cơ chế thị trờng hiện nay, việc cung cấp nguyên vật liệu còn cần đảm bảo giá cả hợp lý tạo điều kiện cho doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả
Nguyên vật liệu có vị trí hết sức quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, nếu thiếu nguyên vật liệu thì không thể tiến hành đợc các hoạt động sản xuất vật chất nói chung và qúa trình thi công xây dựng nói riêng.
Trong qúa trình thi công xây dựng công trình, thông qua công tác kế toán nguyên vật liệu có thể đánh giá những khoản chi phí cha hợp lý, lãng phí hay tiết kiệm Bởi vậy cần tập trung quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu (NVL) ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL … nhằm hạ thấp chi phí sản xuất sản phẩm trong chừng mực nhất định, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu trong sản xuất, là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội Có thể nói rằng nguyên vật liệu giữ vị trí quan trọng không thể thiếu đợc trong quá trình thi công xây dựng.
1.1.2 Đặc điểm, yêu cầu quản lý vật t trong doanh nghiệp xây dựng
Xây dựng cơ bản là một ngành sản xuất vật chất mang tính chất công nghiệp, sản phẩm của ngành xây dựng là những công trình, hạng mục công trình có quy mô lớn, kết cấu phức tạp và thờng cố định ở nơi sản xuất (thi công) còn các điều kiện khác đều phải di chuyển theo địa điểm xây dựng Từ đặc điểm riêng của ngành xây dựng làm cho công tác quản lý, sử dụng nguyên vật liệu khá phức tạp Quản lý nguyên vật liệu là yếu tố khách quan
4 của mọi nền sản xuất xã hội, tuy nhiên do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi mức độ và phơng pháp quản lý cũng khác nhau.
Hiện nay hoạt động sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả mãn không ngừng nhu cầu vật chất và văn hóa của mọi tầng lớp trong xã hội Việc sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, có kế hoạch ngày càng đ- ợc coi trọng Công tác quản lý nguyên vật liệu là nhiệm vụ của tất cả mọi ng- ời nhằm tăng hiệu quả kinh tế cao mà hao phí lại thấp nhất Công việc hạch toán nguyên vật liệu ảnh hởng và quyết định đến việc hạch toán giá thành, cho nên để đảm bảo tính chính xác của việc hạch toán giá thành thì trớc hết cũng phải hạch toán nguyên vật liệu chính xác. Để làm tốt công tác hạch toán nguyên vật liệu trên đòi hỏi chúng ta phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và sử dụng. Trong khâu thu mua nguyên vật liệu phải đợc quản lý về khối lợng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Bộ phận kế toán - tài chính cần có quyết định đúng đắn ngay từ đầu trong việc lựa chọn nguồn vật t, địa điểm giao hàng, thời hạn cung cấp, phơng tiện vận chuyển và nhất là về giá mua, cớc phí vận chuyển, bốc dỡ… cần phải dự toán những biến động về cung cầu và giá cả vật t trên thị trờng để đề ra biện pháp thích ứng Đồng thời thông qua thanh toán kế toán vật liệu cần kiểm tra lại giá mua nguyên vật liệu, các chi phí vận chuyển và tình hình thực hiện hợp đồng của ngời bán vật t, ngời vận chuyển Việc tổ chức tổ kho tàng, bến bãi thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu tránh h hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn cũng là một trong các yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Trong khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định đợc mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại NVL để đảm bảo cho quá trình thi công xây dựng đợc bình thờng, không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng vật t không kịp thời hoặc gây ứ động vốn do dự trữ quá nhiều.
Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao và dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm nhằm tăng lợi nhuận, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp Do vậy trong khâu sử dụng cẩn phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình nhập xuất nguyên vật liệu theo từng đối tợng hoặc đối tợng sử dụng (nh hạng mục công trình, công trình ) Định kỳ tiến hành việc phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu - là những khoản chi phí vật liệu cho quá trình sản xuất sản phẩm xây dựng nhằm tìm ra nguyên nhân dẫn đến tăng hoặc giảm chi phí vật Nguyễn Thu Phơng Lớp K40/ 21.04
5 liệu cho một đơn vị sản phẩm, khuyến khích việc phát huy sáng kiến cải tiến, sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, tận dụng phế liệu…
Tóm lại, quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng vật liệu là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệp luôn đợc các nhà quản lý quan tâm.
1.1.3 Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp xây dựng
Kế toán là công cụ phục vụ việc quản lý kinh tế tài chính của các doanh nghiệp, trong đó kế toán NVL đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý, sử dụng NVL Vì vậy xuất phát từ đặc điểm của nguyên vật liệu, từ yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, từ vai trò chức năng của mình, kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Thực hiện việc phân loại, đánh gía vật t phù hợp với các nguyên tắc chuẩn mực kế toán đã quy định và đặc điểm, yêu cầu quản trị vật t của doanh nghiệp.
+ Tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp hạch toán nguyên vật liệu áp dụng tại doanh nghiệp Hớng dẫn, kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ…) nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tÕ quèc d©n.
+ Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất và tồn kho của từng loại nguyên vật liệu Tính giá thành thực tế vật liệu đã thu mua và nhập kho; tính trị giá vốn thực tế của vật t xuất kho, tồn kho đúng theo chế độ quy định Tính toán, xác định chính xác số lợng và giá trị vật t thực tế đa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình thi công xây dựng, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí tính giá thành công trình.
+ Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, sử dụng vật t về các mặt: số lợng, chủng loại, giá cả, thời hạn… Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật t; phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý vật t thừa, thiếu, ứ đọng hoặc mất phẩm chất…
1.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu
1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu
Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại khác nhau, đặc biệt là trong ngành xây dựng cơ bản; chúng có vai trò, công dụng, nội dung kinh tế và tính năng lý hoá học… khác nhau Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại nguyên vật liệu phục vụ cho kế hoạch quản trị, cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình thi công xây dựng, căn cứ vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp thì nguyên vật liệu đ- ợc chia thành các loại sau:
đặc điểm chung của công ty xây dựng công trình giao thông việt - lào
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Xây dựng công trình giao thông Việt - Lào.
Công ty Xây dựng công trình giao thông Việt - Lào tiền thân là Công tr - ờng Đờng 13 Bắc Lào, thuộc Tổng Công ty xây dựng Công trình Giao thông
8, Bộ Giao thông Vận tải.
Với chiến lợc phát triển lâu dài của Tổng Công ty trên thị trờng nớc bạn Lào, Tổng Công ty XDCTGT 8 đã thành lập Công ty xây dựng công trình giao thông Việt - Lào là một doanh nghiệp nhà nớc hạch toán phụ thuộc Tổng Công ty XDCTGT 8 theo quyết định số 114/QĐ/TCLB-LĐ ngày 16/04/1996 Đến ngày 23/07/1997 Bộ trởng Bộ Giao thông Vận tải ký quyết định số 1828/QĐ/TCCB-LĐ thành lập Công ty xây dựng công trình giao thông Việt - Lào là một doanh nghiệp nhà nớc trực thuộc Tổng Công ty xây dựng công trình giao thông 8 và đợc hạch toán độc lập, có t cách pháp nhân, có con dấu riêng và đợc mở tài khoản riêng tại ngân hàng với số vốn đăng ký ban đầu là : 33.185.000.000 đồng Trong đó:
Vốn cố định : 30.129.000.000 đồng Vốn lu động : 3.056.000.000 đồng
2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của Công ty
Công ty xây dựng công trình giao thông Việt - Lào (VILACO) có trụ sở chính tại số 222 đờng Nguyễn Trãi - Quận Thanh Xuân - Hà Nội Công ty đợc
Sở kế hoạch đầu t thành phố Hà Nội cấp giấy phép kinh doanh số 11889 ngày 15/08/1997 với các nội dung sau :
- Xây dựng các công trình giao thông, dân dụng và công nghiệp.
- Xây dựng các công trình thuỷ lợi, sân bay, quốc phòng, cảng biển.
- Sản xuất cấu kiện bê tông xi măng, sản xuất vật liệu xây dựng.
Công ty đảm nhận nhiệm vụ sản xuất kinh doanh ở hai nớc :
+ Cộng hoà DCND Lào : 40 % giá trị sản lợng Nguyễn Thu Phơng Lớp K40/ 21.04
+ Các công trình tại Việt Nam : 60 % giá trị sản lợng.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty
Công ty XDCTGT Việt Lào có quy mô và địa bàn hoạt động rộng, tổ chức thi công xây dựng các công trình ở tại Việt Nam và nớc bàn Lào Sản phẩm của Công ty là các công trình có quy mô vừa và lớn, chủ yếu là các công trình giao thông về đờng bộ, mang tính đơn chiếc, thời gian thi công kéo dài
Thông thờng khi trúng thầu, Công ty tiến hành lập dự toán nội bộ và giao khoán cho đội công trình thi công Theo cách giao khoán của Công ty, khi nhận đợc hợp đồng mới, Công ty giao khoán cho đội công trình theo tỷ lệ phần trăm trong tổng chi phí hợp đồng Phần này giao cho đội trởng tổ chức thi công theo đúng tiến độ, chất lợng, khối lợng công việc đã ký hợp đồng và dới sự giám sát của Công ty Đội trởng phải tự lo về nhân lực, vật lực và khi gặp khó khăn có thể nhờ Công ty giúp đỡ Phần còn lại Công ty giữ lại để trang trải chi phí quản lý và thực hiện nghĩa vụ với nhà nớc.
Quy trình sản xuất sản phẩm của Công ty có thể khái quát nh sau :
2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Phá dỡ công trình cũ
Sơ đồ tổ chức bộ máy ĐIềU HàNH Công ty XDCTGT Việt - lào
Phó giám đốc Phó giám đốc
Phòng Kế hoạch- Kỹ thuËt
Việt Nam Các dự án tại Lào §éi CT1 §éi CT2 §éi CT5 §éi CT6 §éi CT7 §éi CT8 §éi CT9 §éi CT3
Phòng Kế toán-Tài vụ Phòng Vật t-
Thiết bị Phòng Tổ chức cán bộ- Lao động
Phòng Hành chính- Quản trị
Bộ máy quản lý của Công ty xây dựng công trình giao thông Việt - Lào đợc xây dựng trên cơ sở mô hình quản lý tập trung đợc áp dụng rộng rãi trong các Công ty trực thuộc Tổng Công ty 8 phù hợp với điều kiện tổ chức sản xuất của bản thân đơn vị.
Các bộ phận có chức năng và nhiệm vụ sau :
+ Một Giám đốc : là ngời điều hành trực tiếp Công ty, là đại diện pháp nhân của Công ty trớc pháp luật, chịu trách nhiệm trớc Tổng Công ty và nhà nớc về mọi mặt hoạt động của Công ty.
+ Một phó Giám đốc : phụ trách các hợp đồng bên Việt Nam.
+ Một phó Giám đốc : phụ trách các hợp đồng bên Lào.
+ Một phó Giám đốc : phụ trách nội chính
- Các phòng ban chức năng:
+Phòng Kế hoạch - kỹ thuật : Chịu trách nhiệm tổ chức đấu thầu thi công các công trình, lập báo cáo tổ chức thi công, đa ra kế hoạch sản xuất cụ thể cho từng đội, giám sát thi công các công trình Tiến hành nghiệm thu thanh toán với các chủ đầu t.
+Phòng Kế toán - tài vụ : Tổ chức quản lý mọi mặt hoạt động liên quan đến công tác tài chính kế toán của Công ty Chịu trách nhiệm giám sát tài chính cho các công trình, tập hợp chi phí sản xuất thực tế, quyết toán công trình, cân đối lãi, lỗ, tìm các nguồn tài chính đầu t cho các công trình.
+Phòng Tổ chức cán bộ - lao động : tham mu cho lãnh đạo về công tác nhân lực, bố trí cán bộ, công nhân thi công các công trình Chịu trách nhiệm giám sát thực hiện các chế độ về tiền lơng, bảo hiểm, an toàn lao động … cho cán bộ công nhân viên toàn Công ty
+Phòng Vật t - thiết bị : có chức năng tham mu cho lãnh đạo về công tác mua sắm, quản lý, sử dụng vật t, xe máy, thiết bị của Công ty Giám sát về mặt vật t thiết bị cho việc thi công của mỗi công trình Tìm nguồn vật t với chi phí thấp nhất đảm bảo chất lợng.
+Phòng Hành chính - quản trị: Đảm nhận các công việc hành chính và tài sản thiết bị của văn phòng Công ty
+Các Đội sản xuất : có chức năng hoàn thành nhiệmm vụ sản xuất kinh doanh và các chỉ tiêu giao khoán đợc lãnh đạo Công ty giao Quản lý mọi mặt về chất lợng công trình thi công, nhân lực, vật t xe máy…ở đơn vị cấp đội sản
Nguyễn Thu Phơng 25 Lớp K40/ 21.04 xuất, đảm bảo thực hiện đúng tiến độ đã giao
Trong quá trình tổ chức, triển khai các công việc, các phòng ban có trách nhiệm phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau, cùng tham gia giải quyết công việc chung của Công ty có liên quan đến nhiệm vụ, chức năng của mình
2.1.5 Một số thành tựu đạt đợc của công ty
Công ty XDCTGT Việt - Lào trởng thành và phát triển từ các dự án đấu thầu quốc tế Công ty đã thi công hoàn hành nhiều dự án lớn mang tầm cỡ quốc tế nh Dự án cải tạo nâng cấp đờng thành phố Vientiane (VTE04), Dự án ADB8 Xiêng Khoảng, Dự án đờng 8 Lắc Sao, Dự án đờng 18B… tại Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào Dự án cảng đảo Phú Quý - Bình Thuận, dự án đ- ờng tránh phố Huế, Bến số 1 Cảng Dung Quất, Quốc lộ 57 Bến Tre…Tất cả các Dự án do Công ty thi công đều đợc chủ đầu t đánh giá cao về chất lợng, tiến độ và kỹ, mỹ thuật.
Với phơng châm hoạt động của Công ty là phải gắn chặt tiến độ, chất l- ợng, mỹ thuật, vệ sinh mội trờng với lợi nhuận, từ khi thành lập đến nay, bằng sự nỗ lực không ngừng Công ty đã đạt đợc những kết quả đáng mừng:
Các chỉ tiêu phản ánh sự tăng trởng của công ty ĐVT : 1.000 đồng
T Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Kế hoạch n¨m 2006
1 Tổng giá trị sản lợng 95.150.000 97.300.000 98.210.000
6 Thu nhËp b×nh qu©n (ng/th) 1.543 1.567 1.675
Công ty đã tập trung đợc đội ngũ lao động phong phú làm nên những thành quả của Công ty nh hôm nay:
Trình độ Đại học và Cao đẳng Trung Công nhân Lao động Tổng Nguyễn Thu Phơng Lớp K40/ 21.04 kế toán tr ởng kế toán tổng hợp kế toán thanh toán kế toán vốn bằng tiền kế toán thuế và các khoản nộp nsnn thủ quỹ kế toán vật t TSCĐ trên đại học cấp kỹ thuật khác cộng
Công ty đã duy trì đợc tốc độ phát triển, tạo đủ công ăn việc làm cho đa số cán bộ công nhân viên, phát huy đợc năng lực của máy móc thiết bị, đầu t đúng hớng kịp thời, tạo đợc uy tín về chất lợng sản phẩm và có đợc bản lĩnh vững vàng trong sự cạnh tranh đầy khắc nghiệt của cơ chế mới Với những thành tựu đạt đợc công ty đã trở thành một trong những đơn vị mạnh của Tổng công ty.
2.1.6 Tổ chức bộ máy kế toán Công ty XDCTGT Việt – Lào: Lào: