ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ DOANH THU, CHI PHÍ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ KĨ THUẬT NÔNG NGHỆP BẮC KẠN 2 1.1 Đặc điểm doanh thu, chi phí của Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp Bắc Kạn
Khái quát các hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp Bắc Kạn
Công ty Cổ phần vật tư kĩ thuật nông nghiệp Bắc Kạn đã được thành lập theo Quyết định số 157/QĐ-UB ngày 26/05/1997 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Kạn và chính thức đi vào hoạt động từ năm 1998.
Công ty Cổ phần vật tư kĩ thuật Nông nghiệp Bắc Kạn là đơn vị hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính, có đầy đủ tư cách pháp nhân, con dấu riêng, được mở tài khoản tại Ngân hàng, được phép kinh doanh trong và ngoài lãnh thổ nước Việt Nam
Công ty Cổ phần vật tư kĩ thuật nông nghiệp có trụ sở giao dịch chính tại tổ
4, phường Đức Xuân, thị xã Bắc Kạn, tỉnh Bắc Kạn.
Tên Công ty viết bằng tiếng Anh: Bac Kan Agricultural Technique and Material joint-Stock Company.
Tên viết tắt của Công ty: BATMC
Công ty hoạt động theo hình thức sở hữu vốn, có giấy phép đăng kí kinh doanh số 1303000065 đăng kí lần một vào ngày 13/04/2006, đăng kí sửa đổi lần một vào ngày 09/03/2007 Loại hình hoạt động của Công ty là công ty cổ phần bao gồm vốn Nhà nước và vốn góp của cổ đông, thành viên Vốn điều lệ tại thời điểm cổ phần hóa năm 2006 là 4.600.000.000đ Trong đó vốn của Nhà nước chiếm 51% tương đương 2.346.000.000đ, vốn góp của các cổ đông còn lại chiếm 49%
Một số loại hình sản phẩm chính của công ty:
Qua nhiều năm cung ứng cũng như sự phù hợp của các loại giống ngô lúa, phân bón đối với từng vùng và sở thích của người dân nên chủng loại sản phẩm của công ty là tương đối phong phú như:
• Về cây lúa: Lúa lai có 7 chủng loại khác nhau Công ty đã tiến hành sản xuất thành công giống lúa thuần như Khang Dân 16, giống Bao Thai nguyên chủng.
Do trồng khảo nghiệm thành công và đảm bảo sản xuất đại trà nên công ty đã nhập và tiêu thụ các loại giống lúa lai chủ yếu như: Nhị Ưu 63, Nhị Ưu 838, D Ưu 52… Các giống lúa thuần như: Khang Dân 18, AVT 77, Nếp 352, DT122…Lúa tiến bộ kỹ thuật có 8 loại khác nhau.
• Về cây ngô: gồm 7 loại khác nhau Công ty đã sản xuất thành công giống Ngô lai Việt Nam 10, đồng thời trồng khảo nghiệm và đảm bảo sản xuất các giống ngô CP999, CP888, Biosced9698, G49, NK54, C919, Lai Việt Nam 10…
• Cây đỗ tương: Khảo nghiệm thành công và đảm bảo sản xuất đại trà giống đậu tương DT84, DT90…
• Phân bón: gồm 7 loại Riêng sản phẩm phân bón của Công ty chủ yếu là nhập từ các đơn vị ngoài tỉnh do chưa sản xuất tại chỗ được Các mặt hàng chủ yếu gồm các chủng loại: Phân đạm urê chủ yếu từ Công ty Vật tư nông nghiệp I Hải Phòng, Phân lân từ Công ty Supe photphat Lâm Thao, Công ty Sông Gianh, Công ty Văn Điển
• Thuốc bảo vệ thực vật gồm 12 loại khác nhau
Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp Bắc Kạn có hoạt động kinh doanh khá đa dạng nhưng vẫn xoay quanh các hoạt động chủ yếu liên quan đến nông nghiệp như:
Sản xuất kinh doanh và xuất nhập khẩu trực tiếp phân bón, các loại giống cây trồng, vật nuôi, thủy sản.
Kinh doanh gia công sang chai, đóng gói thuốc bảo vệ thực vật.
Kinh doanh thuốc thú y, thức ăn gia súc, gia cầm, vật nuôi và liên doanh sản xuất thức ăn gia súc, thức ăn gia cầm, vật nuôi.
Kinh doanh vật tư kim khí, than mỏ, khoáng sản, xăng dầu, hóa chất.
Kinh doanh thu mua chế biến lương thực, thực phẩm, hàng nông lâm sản, thủy sản, hải sản, đường, cà phê.
Kinh doanh vật tư, máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất nông nghiệp, công nghiệp, hàng tiêu dùng, điện dân dụng.
Dịch vụ chuyển giao khoa học kĩ thuật phục vụ cho sản xuất và đời sống.
Vận tải hàng hóa bằng xe liên tỉnh.
Tư vấn xây dựng trong lĩnh vực nông nghiệp và phát triển nông thôn, khảo sát thiết kế kĩ thuật lập dự toán các công trình nông lâm nghiệp, thủy lợi, xây dựng các dự án đầu tư phát triển trong lĩnh vực lâm nghiệp, thủy lợi, cấp nước sinh hoạt.
Xây dựng các công trình thủy lợi, nước sạch, giao thông nông thôn, xây dựng dân dụng.
Thẩm định các dự án, hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công thuộc lĩnh vực nông, lâm nghiệp, thủy lợi, nước sinh hoạt và vệ sinh môi trường.
Hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu của Công ty là cung ứng một khối lượng lớn vật tư phục vụ sản xuất nông nghiệp và phát triển nông thôn Trong đó các sản phẩm của Công ty khá đa dạng, bao gồm nhiều chủng loại Mặt hàng chiến lược là các loại phân bón, các loại giống cây trồng, Công ty kinh doanh đa dạng các mặt hàng phục vụ sản xuất nông nghiệp thực hiện bằng cách mua một số giống lúa, ngô đem trồng khảo nghiệm và sản xuất đại trà, kinh doanh các loại giống lúa lai, ngô lai đem về bán và phục vụ cho khách hàng là nông dân trên địa bàn toàn tỉnh Công ty thực hiện các hoạt động này trên cơ sở nhu cầu của bà con nông dân nhằm đáp ứng nguyện vọng của nhân dân, phù hợp với chủ trương phát triển kinh tế xã hội.
Các sản phẩm, hàng hóa mà Công ty tiêu thụ chủ yếu chịu thuế GTGT 5%,một số ít sản phẩm chịu thuế 0% Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Số lượng thành phẩm, hàng hóa được tiêu thụ cũng bị ảnh hưởng theo mùa vụ Đặc điểm thành phẩm, hàng hóa của công ty là các giống lúa ngô, thuốc bảo vệ thực vật, phân bón được tiêu thụ chủ yếu cho bà con nông dân Mặt hàng, chủng loại sản phẩm là khá phong phú Lượng thành phẩm chiếm tỉ trọng ít do số lượng thành phẩm mà công ty tự sản xuất được tại chỗ còn thấp, đa số là hàng hóa mua từ các công ty, doanh nghiệp bên ngoài.
Công ty bán hàng theo hình thức bán buôn và bán lẻ Đa số hàng hóa được nhập kho trước khi xuất bán Chính sách giá cả mà Công ty hiện nay đang áp dụng dựa trên cơ sở giá thị trường hoặc giá thỏa thuận với khách hàng.
Các phương thức thanh toán mà Công ty áp dụng là thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, thanh toán bằng tiền gửi hoặc thanh toán chậm.
Đặc điểm doanh thu của Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp Bắc Kạn
Do quy mô của Công ty nhỏ, hoạt động kinh doanh thương mại chiếm tỉ trọng lớn hơn hoạt động sản xuất, đầu tư nên Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là khoản doanh thu chủ yếu Doanh thu tài chính và doanh thu khác chiếm phần nhỏ hơn
Trong đó khoản doanh thu thường xuyên của Công ty là từ hoạt động bán hàng hóa, doanh thu từ bán thành phẩm, cung cấp dịch vụ, một số khoản doanh thu khác chiếm tỉ trọng nhỏ Trong các mặt hàng tiêu thụ, nguồn doanh thu từ việc bán phân bón chiếm nhiều hơn so với các giống nông nghiệp như lúa, ngô giống Do các loại lúa, ngô giống một số hộ gia đình có thể tự túc bằng cách chọn các giống tốt của vụ trước.
Doanh thu từ hoạt động bán hàng hóa là doanh thu do bán các giống nông nghiệp như lúa, ngô giống, các loại phân bón nhập từ bên ngoài về để cung cấp cho khách hàng.
Doanh thu từ hoạt động bán thành phẩm thu được do hoạt động tiêu thụ các sản phẩm nông nghiệp mà Công ty trồng khảo nghiệm thành công và đem vào sản xuất đại trà
Doanh thu từ hoạt động cung cấp dịch vụ là doanh thu mà Công ty thu được từ các hoạt động như: chuyển giao khoa học kĩ thuật phục vụ cho sản xuất và đời sống, tư vấn xây dựng trong lĩnh vực nông nghiệp và phát triển nông thôn, khảo sát thiết kế kĩ thuật lập dự toán các công trình nông lâm nghiệp, thủy lợi, xây dựng các dự án đầu tư phát triển trong lĩnh vực lâm nghiệp, thủy lợi, cấp nước sinh hoạt, thẩm định các dự án, hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công thuộc lĩnh vực nông, lâm nghiệp, thủy lợi, nước sinh hoạt và vệ sinh môi trường.
Biểu đồ 1.1: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp Bắc Kạn trong năm 2009
Nguồn: Phòng kế toán của Công ty năm 2009
Doanh thu của Công ty qua các năm gần đây ngày càng tăng Theo số liệu của Phòng Kế hoạch kỹ thuật và Phòng Tài chính kế toán, Doanh thu thuần từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty trong năm 2009 tăng 40,283% so với năm 2008 tương ứng với số tiền 20.544.632.000đ, tăng so với năm 2007 76,837% tương ứng số tiền là 30.549.845.000đ Công ty đạt được kết quả trên là do lượng tiêu thụ hàng hóa của bà con nông dân trong địa bàn tỉnh ngày càng tăng lên. Lượng phân bón và các mặt hàng nông nghiệp mà Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp bán ra đều tăng lên do nông dân đã đầu tư thâm canh cho sản xuất
Doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp Bắc Kạn
Doanh thu cung cấp dịch vụ 10.546(tỷ đồng) 15%
Doanh thu bán thành phẩm 17.578(tỷ đồng)
Doanh thu bán mặt hàng nông nghiệp 28.089(tỷ đồng) 40%
Doanh thu bán phân bón 31.675(tỷ đồng) 45%
Doanh thu bán hàng hóa 42.186(tỷ đồng)60% nông nghiệp nhiều hơn Bên cạnh đó Bắc Kạn là một tỉnh miền núi với trên 80% dân số sống chủ yếu dựa vào sản xuất nông nghiệp do vậy trong những năm qua sức mua của nhân dân đối với mặt hàng phục vụ cho sản xuất nông nghiệp cũng ngày một tăng Để Công ty đạt kết quả tốt như trên là do các nguyên nhân sau:
- Nguyên nhân khách quan: Trình độ thâm canh của một số địa phương đã thể hiện được rõ nét như việc xóa bỏ các tập quán canh tác lạc hậu trước đây thường sử dụng các loại giống ngô, lúa địa phương có năng suất thấp Nhiều nơi một năm chỉ trồng một vụ lúa thì nay đã chuyển sang trồng một vụ lúa một vụ màu hoặc hai vụ lúa, một vụ màu tăng vòng quay của đất…Nên việc nhu cầu của người dân mua các giống lúa ngắn ngày, phân bón phục vụ sản xuất cũng ngày càng được tăng lên.
- Nguyên nhân chủ quan: là do Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp Bắc Kạn không ngừng cố gắng từng ngày trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm, đưa ra các phương thức bán hàng phù hợp, đồng thời quản lý và sử dụng chi phí hợp lí hơn so với các năm trước, là do sự lãnh đạo tài tình của Ban lãnh đạo của Công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh và sự nỗ lực cố gắng của các phòng ban, chi nhánh của Công ty, của các cán bộ công nhân viên Công ty đã hoàn thành tốt nhiệm vụ và không ngừng nỗ lực từng ngày.
Một nguyên nhân nữa làm tăng doanh thu của Công ty cổ phần vật tư kỹ thuaatnj nông nghiệp Bắc Kạn là sự thay đổi giá cả các sản phẩm, hàng hóa tiêu thụ cho phù hợp với sự biến động của thị trường Tuy nhiên sự thay đổi này không nhiều do mục đích chính của Công ty là phù hợp với khả năng của đối tượng khách hàng là người nông dân, đặc biệt một số mặt hàng còn được trợ giá của UBND tỉnh Bắc Kạn, của Nhà nước. Đây chính là các nguyên nhân làm tăng doanh thu của Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp Bắc Kạn trong những năm trở lại đây
Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp Bắc Kạn tính toán và ghi nhận doanh thu và thu nhập khác của cả hoạt động bán buôn, bán lẻ theo quy định của chuẩn mực kế toán Việt Nam và theo chế độ kế toán tài chính doanh nghiệp hiện hành Điều kiện ghi nhận doanh thu và nghĩa vụ của người bán để được ghi nhận doanh thu, thu nhập khác cũng được Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp thực hiện theo đúng quy định hiện hành.
Đặc điểm chi phí của Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp Bắc Kạn
Các khoản mục chi phí của Công ty tương đối đơn giản do quy mô Công ty nhỏ Các khoản chi phí chủ yếu của Công ty là chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và giá vốn hàng bán Công ty có phát sinh chi phí tài chính và chi phí khác nhưng so với các khoản chi phí như giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp thì ít phát sinh hơn và số tiền phát sinh là nhỏ Đặc biệt khoản mục chi phí khác tại Công ty chỉ chiếm 0.01% so với tổng chi phí Giá vốn hàng bán chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí của Công ty chiếm tới 88.68% tổng chi phí.
Bảng 1.2 Chi phí của Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp Bắc Kạn trong năm 2009
STT Chỉ tiêu Số tiền Tỷ lệ
3 Chi phí quản lý doanh nghiệp 1.742.004.000 2.51%
Nguồn: Phòng kế toán của Công ty năm 2009
Tại Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp Bắc Kạn các khoản mục chi được chia cụ thể ra như sau:
Giá vốn hàng bán: Khi diễn ra hoạt động bán hàng, các sản phẩm được xác định là tiêu thụ thì giá vốn hàng bán được ghi nhận Tại Công ty giá vốn hàng bán là giá thành xuất kho thực tế của hàng hóa xuất kho được bán Giá vốn hàng bán được tính dựa vào phương pháp xuất bán hàng tồn kho mà Công ty áp dụng là nhập trước xuất trước.
- Tại Công ty chi phí bán hàng là các khoản chi phí phát sinh thêm trong quá trình tiêu thụ thành phẩm, hàng hóa, lao vụ như chi phí bao gói, phân loại, chọn lọc, vận chuyển, bốc dỡ, giới thiệu, bảo hành sản phẩm, hàng hóa, hoa hồng trả cho đại lý bán hàng, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khấu hao tài sản cố định của bộ phận bán hàng…các khoản tiền lương, phụ cấp và các khoản trích theo lương cho nhân viên bán hàng.
- Các khoản chi phí liên quan đến quá trình mua hàng như chi phí lưu kho, chi phí bảo quản…
Chi phí quản lý doanh nghiệp: là các khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả Công ty như các khoản tiền lương, phụ cấp và các khoản trích theo lương của bộ phận quản lý, khoản tiền phạt về nộp chậm tờ khai thuế, các khoản chi bằng tiền các khoản thuế, phí, lệ phí, chi phí dịch vụ mua ngoài liên quan đến toàn bộ hoạt động của Công ty, chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý.
Chi phí tài chính: Tại Công ty, đây là các khoản chi phí liên quan đến hoạt động tài chính Trong đó, chi phí lãi vay là khoản chủ yếu trong chi phí tài chính của Công ty
Chi phí khác: là khoản chi phí phát sinh không nằm trong các khoản chi phí ở trên như chi phí thanh lý tài sản cố định, tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế.
Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp Bắc Kạn hiện nay đã đưa ra nhiều chính sách để việc sử dụng chi phí hợp lí nhưng vẫn tồn tại nhiều nguyên nhân ảnh hưởng đến việc sử dụng chi phí của Công ty như sau:
Trong những năm qua, Công ty có chủ trương sản xuất một số giống lúa lai,lúa tiến bộ kỹ thuật, ngô lai Việt Nam 10 để đáp ứng nhu cầu giống tại chỗ, tăng thu nhập cho hộ sản xuất giống và góp phần giảm chi phí, hạ giá thành cho Công ty so với việc nhập mua từ các Công ty khác Nhưng đặc điểm sản xuất nông nghiệp ởBắc Kạn còn manh mún, không tập trung nên việc sản xuất tại chỗ của Công ty gặp khó khăn, số lượng sản xuất được chưa nhiều nên đây cũng là nguyên nhân ảnh hưởng đến chi phí, làm tăng chi phí của Công ty.
Do địa bàn hoạt động của Công ty là lớn và Công ty có chi nhánh ở 8 huyện, thị xã của tỉnh nên chi phí vận chuyển hàng hóa của Công ty cũng khá nhiều Để chủ động và kịp thời trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, Công ty đã xây dựng một kho trung chuyển vật tư nông nghiệp tại trung tâm tỉnh Bắc Kạn nhằm phân phối kịp thời cho các huyện, thị khi có nhu cầu Do đó, hoạt đông này cũng góp một phần làm giảm chi phí vận chuyển cho Công ty Về vận chuyển hàng hóa hiện nay Công ty có 2 xe ô tô tải vận chuyển từ kho trạm trung chuyển đến các chi nhánh huyện, thị chủ yếu theo mùa vụ và bổ sung khi các chi nhánh có nhu cầu Tuy nhiên, mặc dù Công ty đã có điều kiện vật chất như vậy nhưng so với sự phát triển của Công ty thi vẫn chưa đáp ứng được Cho nên hiện nay tại Công ty vẫn phát sinh cước vận chuyển hàng hóa chủ yếu là thuê ngoài.
Mặt khác, số lượng hàng hóa, sản phẩm tính toán để lưu kho phục vụ hoạt động kinh doanh của Công ty vẫn chưa tốt do các sản phẩm cần phải tiêu thụ trong thời gian từ khi sản xuất đến tiêu thụ là ngắn nên các giống nông nghiệp phân bón nếu để lưu kho trong thời gian dài sẽ bị hao hụt dẫn đến chi phí tăng lên.
Trong tổng chi phí mà Công ty bỏ ra trong năm 2009 chi phí bán hàng chiếm7.68% tuy nhiên chi phí bỏ ra cho hoạt động giới thiệu sản phẩm, các chi phí liên quan đến việc nghiên cứu tăng năng suất cho các giống lúa, ngô giống của Công ty vẫn còn thấp Trong một vài năm tới, khi có thêm nhiều đối thủ cạnh tranh thì đây là những khoản chi phí cần thiết mà Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp BắcKạn nên đầu tư thêm.
Tổ chức quản lý doanh thu, chi phí của Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp Bắc Kạn
Quản lý doanh thu, chi phí là hoạt động rất quan trọng đối với một doanh nghiệp Viêc tổ chức quản lí doanh thu, chi phí ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận, liên quan đến tất cả các khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty Nhận thức được sự quan trọng đó Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp Bắc Kạn đã chú ý coi trọng công tác tổ chức quản lí các hoạt động liên quan như tìm nhà cung ứng, kí kết hợp đồng, tổ chức bán hàng, kiểm tra kiểm soát hoạt động bán hàng, hoạt động tài chính và các hoạt động khác Phân chia chức năng nhiệm vụ cho các phòng ban, chi nhánh nói chung và các cá nhân trong Công ty nói riêng hoạt động hợp lí, hiệu quả nhưng cũng đảm bảo hỗ trợ giúp đỡ nhau để công tác tổ chức quản lí doanh thu, chi phí được hiệu quả.
Công tác tổ chức doanh thu, chi phí được Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp Bắc Kạn hết sức quan tâm Các hoạt động tiếp thị, bảo quản hàng hóa, bán hàng, kí hợp đồng… được kết hợp nhuần nhuyễn giữa các bộ phận nhằm mục đích tăng doanh thu, sử dụng hợp lý, tiết kiệm nhưng hiệu quả chi phí và mục đích cuối cùng là tăng lợi nhuận Trong đó, vai trò cụ thể của từng bộ phận trong Công ty như sau:
Ban điều hành của Công ty bao gồm Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban giám đốc có vai trò quyết định các kế hoạch và kết quả sản xuất kinh doanh, quản lý chung về các hoạt động bán hàng, như lựa chọn các phương thức bán hàng của Công ty, chỉ đạo, thực hiện kiểm tra việc bán hàng, quản lí doanh thu, chi phí của Công ty. Các khoản chi phí lớn, chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh tại các chi nhánh, các phòng ban chức năng của Công ty đều được Ban giám đốc kiểm tra thường xuyên, một số khoản chi phí trước khi phát sinh đã được Ban giám đốc Công ty nhất trí thông qua Các hoạt động tài chính, hoạt động khác phải được sự chỉ đạo của Ban Giám đốc Công ty Ban Giám đốc thường xuyên tổ chức các đoàn kiểm tra hoạt động bán hàng, tình hình sử dụng chi phí của các chi nhánh, đại lí tại các huyện, thị xã và từ đó đề ra phương hướng và chỉ đạo phù hợp kịp thời Ban Giám đốc trực tiếp quản lí các nguồn kinh phí trợ cước, trợ giá của Nhà nước giao cho.
Việc ký kết hợp đồng kinh tế của Công ty được thực hiện theo đúng Pháp lệnh Hợp đồng kinh tế của Nhà nước Về Hợp đồng kinh tế của Công ty được thực hiện theo các hình thức:
Đối với các mặt hàng phân bón, giống cây trồng lương thực Giám đốc Công ty kí và tổ chức thực hiện từ khâu đầu đến khâu cuối
Đối với các mặt hàng thức ăn gia súc, thuốc thú y, thuốc bảo vệ thực vậtGiám đốc công ty kí và ủy quyền cho các trạm thực hiện.
Đối với một số mặt hàng, Giám đốc có thể ủy quyền cho thủ trưởng đơn vị ký và tổ chức thực hiện.
Người được ủy quyền phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và Nhà nước về nội dung Hợp đồng được ký kết.
Công ty có 3 phòng chức năng trong đó các trưởng phòng có nhiệm vụ xây dựng các đề án tổ chức sản xuất.
Thủ trưởng các chi nhánh vật tư nông nghiệp huyện, thị xã được phép ký kết các hợp đồng kinh tế khi Giám đốc công ty ủy quyền bằng văn bản.
Phòng Tổ chức hành chính : Đảm bảo hoạt động xúc tiến bán hàng thông qua các hoạt động như phối hợp với các ngành chức năng của huyện, thị thông qua các Phòng nông nghiệp, Hội nông dân Hoạt động này nhằm thực hiện tốt công tác khuyến cáo, khuyến nông như mở các lớp tập huấn quy trình kỹ thuật đối việc sử dụng các loại giống lúa lai, lúa tiến bộ kỹ thuật, ngô lai, phân bón…nhằm nâng cao trình độ nhận thức của đội ngũ nhân viên bán hàng và cho đối tượng khách hàng là bà con nông dân Mục đích là để người nông dân áp dụng tiến bộ khoa học vào sản xuất nông nghiệp đồng thời cũng tăng doanh thu bán hàng của Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp Bắc Kạn, tập huấn chuyển giao kỹ thuật để người nông dân áp dụng vào trong hoạt động sản xuất.
Phòng Tổ chức hành chính còn có trách nhiệm chỉ đạo một số hoạt động giới thiệu, quảng bá cho Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp Bắc Kạn bằng các con đường trực tiếp và gián tiếp như: gửi quảng cáo, giới thiệu, cataloge ấn phẩm liên quan Phòng còn tìm kiếm khai thác nguồn hàng thông qua các đơn vị cung ứng mới qua các tài liệu như tạp chí kinh doanh, ấn phẩm quảng cáo, gọi thầu… Trong quá trình lựa chọn đơn vị cung ứng Phòng tìm các số liệu của đơn vị cung ứng về khả năng, giá cả, chất lượng, chủng loại của từng đơn vị cung ứng cụ thể.
Do số liệu thường xuyên thay đổi nên định kì Phòng Tổ chức hành chính còn phải tìm số liệu bổ sung, có các số liệu cụ thể về giá cả, giá đơn vị sản phẩm, đặc điểm của giá cả như giá tại nơi nhận hàng tại nơi bán hàng, giá đơn vị sản phẩm,các điều kiện giảm giá cũng như điều kiện thanh toán Bên cạnh đó, Phòng Tổ chức hành chính của Công ty thu thập phân tích số liệu về quãng đường vận chuyển, phương tiện và phương thức vận chuyển, hệ thống kho tàng trung gian, phương thức giao nhận nhằm góp phần đưa ra quyết định đúng đắn trong lựa chọn nhà cung ứng phù hợp nhằm giúp Công ty tiết kiệm được các chi phí cần thiết.
Phòng Kế hoạch kĩ thuật : Phòng có trách nhiệm kiểm tra các hoạt động sau:
Trước hết là về các thủ tục đăng kí chất lượng giống của đơn vị cung ứng sản phẩm đã được cơ quan thẩm quyền kiểm tra cấp phép tiêu thụ hay chưa, thời hạn sử dụng của các loại sản phẩm.
Hai là tổ chức lấy mẫu thử tỉ lệ nảy mầm
Ba là tổ chức trồng khảo nghiệm, trình diễn ô mẫu, hội thảo đánh giá rút kinh nghiệm.
Nếu các sản phẩm của các đơn vị cung ứng đạt yêu cầu Phòng Kế hoạch kỹ thuật báo cáo với Ban lãnh đạo của Công ty, khi đó Công ty mới ra quyết định nhập các sản phẩm đó Khi nhập các sản phẩm đạt yêu cầu về, cán bộ Phòng kế hoạch kĩ thuật có trách nhiệm kiểm tra một lần nữa thông qua việc lấy mẫu, kiểm tra nhãn mác bao bì, thời hạn sử dụng…có đúng theo hợp đồng giữa Công ty với đơn vị cung ứng đã kí kết hay không Những lô hàng không đảm bảo chất lượng hoặc thời gian sử dụng quá ngắn thì tiến hành lập biên bản trả lại hàng cho đơn vị cung ứng. Các sản phẩm đạt chất lượng được đem vào tiêu thụ và có Phòng trách nhiệm trước lô hàng bán cho nông dân Trong quá trình sản xuất nếu do lỗi của sản phẩm thì Công ty hoàn toàn chịu trách nhiệm, các nhân viên trong Phòng kế hoạch kỹ thuật sẽ xem xét nguyên nhân và nhận lại các sản phẩm bị khách hàng hoàn trả, đồng thời cung cấp lại sản phẩm mới cho khách hàng Do đó các sản phẩm, hàng hóa tiêu thụ của Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp Bắc Kạn luôn được đảm bảo từ khâu nhập hàng hóa đến khâu tiêu thụ sản phẩm.
Do một số mặt hàng được UBND tỉnh trợ cước trợ giá, nên để thực hiện việc cung ứng các mặt hàng chính sách Phòng Kế hoạch kỹ thuật còn có nhiệm vụ phối hợp với các Phòng nông lâm nghiệp huyện, thị và chính quyền các cấp tổ chức tuyên truyền thông báo cơ cấu chủng loại trên cơ sở đó các hộ nông dân đăng kí số lượng cụ thể và tổng hợp nhu cầu của nông dân có xác nhận của UBND xã, phòng nông nghiệp huyện, thị Do đó, Công ty nắm bắt được thông tin và chủ động trong việc khai thác nguồn hàng tiêu thụ đáp ứng nhu cầu sản xuất nông nghiệp cho nhân dân trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn.
Phòng kế hoạch kỹ thuật còn cung cấp cho các chi nhánh vật tư nông nghiệp huyện thị các thông tin chính xác đầy đủ về loại sản phẩm, thông tin liên quan đến thị trường, giao hàng đúng hẹn, đúng phẩm chất, khi nhập các sản phẩm mới về Phòng thường xuyên cử cán bộ kỹ thuật kiểm tra và hướng dẫn quy trình sử dụng các sản phẩm tại các chi nhánh của Công ty.
Phòng tiến hành thu thập các thông tin phản hồi từ khách hàng sau khi các sản phẩm đưa vào sử dụng đã đem lại hiệu quả kinh tế cao thông qua sự so sánh về năng suất sản phẩm mới giữa các giống lúa lai, lúa tiến bộ khoa học kỹ thuật, ngô lai so với giống ngô, lúa địa phương, so sánh giữa đầu tư thâm canh trong việc sử dụng loại sản phẩm với việc sản xuất nông nghiệp truyền thống.
Phòng Kế hoạch kỹ thuật còn có cán bộ chuyên kiểm kiểm tra việc giao hàng, vận chuyển hàng đến nơi quy định, có vi phạm gì trong việc giao hàng và vận chuyển hàng hay không, có thực hiện đúng quy định về thời gian hay không
Phòng Kế toán tài vụ: Có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tất cả các khâu trong quá trình tiêu thụ, hạch toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả sản xuất kinh doanh trong kì Phòng Kế toán theo dõi các hoạt động tài chính và các hoạt động khác đồng thời thông báo cho Ban giám đốc và tham mưu cho Ban giám đốc của Công ty các quyết định về sản xuất kinh doanh, về tài chính Phòng
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ KĨ THUẬT NÔNG NGHỆP BẮC KẠN
Kế toán doanh thu và thu nhập khác
2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
Tại Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp hiện nay đang áp dụng nhiều phương thức bán hàng nhằm giúp hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa tăng, góp phần tăng doanh số bán hàng và đem lại hiệu quả kinh tế cao cho Công ty, nâng cao sức cạnh tranh của Công ty trên thị trường Do đó tùy theo từng phương thức bán hàng mà kế toán sử dụng các chứng từ phù hợp.
Các phương thức bán hàng mà Công ty hiện nay áp dụng là:
Bán buôn: Tại Công ty có áp dụng bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng tuy nhiên chủ yếu là bán buôn qua kho Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng hóa, thành phẩm của Công ty, khách hàng lập Đơn đặt hàng gửi tới Công ty, trên cơ sở Đơn đặt hàng và thỏa thuận của khách hàng Công ty lập và kí Hợp đồng bán hàng với khách hàng, lúc đó giao dịch được thực hiện Kế toán viết Phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành xuất hàng hóa và ghi vào Thẻ kho, đồng thời lập Biên bản giao nhận hàng hóa
Bán lẻ hàng hóa: So với hoạt động bán buôn thì giao dịch của hoạt động bán lẻ đơn giản hơn nhiều Khách hàng trực tiếp đến cửa hàng mua hàng và thanh toán ngay cho nhân viên bán hàng Do đó chứng từ ở phương thức này có thể bao gồm hoặc không bao gồm Hợp đồng bán hàng Hợp đồng bán hàng được sử dụng trong trường hợp khách hàng mua số lượng lớn hay theo yêu cầu của khách hàng.
Hàng ngày, nhân viên bán hàng thực hiện chức năng bán hàng cho khách, đồng thời trực tiếp thu tiền Cuối ngày nhân viên bán hàng kiểm kê hàng, tiền, nộp tiền cho thủ quỹ và kế toán thực hiện ghi sổ.
Tại Công ty hiện nay có 8 chi nhánh tại các huyện, thị xã và các đại lí tại các xã nên một số chứng từ mà Công ty sử dụng đối với hoạt động hàng gửi đại lí như: Bảng thanh toán hàng đại lý kí gửi, Thẻ quầy hàng, Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho hàng gửi đại lí, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ…
Các chứng từ hiện nay sử dụng để hạch toán doanh thu tại Công ty bao gồm:
Biên bản giao nhận hàng hóa
Bảng kê hóa đơn bán hàng
Ví dụ: Ngày 1/10/2009 Công ty kí Hợp đồng mua bán với Công ty TNHH Bình Minh Hợp đồng mua bán được lập như sau:
Mẫu 2.1 : Hợp đồng bán hàng
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc HỢP ĐỒNG MUA BÁN
_ Căn cứ Luật dân sự số 33/2005/QH11 của Quốc Hội ban hành ngày 27/06/2005 _ Căn cứ Luật Thương mại 36/2005/QH11 ban hành ngày 14/6/2005
_ Căn cứ vào nhu cầu và khả năng đáp ứng của hai bên
Hôm nay, ngày 1/10/2009 tại Bắc Kạn chúng tôi gồm:
BÊN A ( BÊN MUA): CÔNG TY TNHH BÌNH MINH Địa chỉ: Tổ 6B_Đồng Tâm_Thị trấn Bằng Lũng_Chợ Đồn_Bắc Kạn Đại diện: Ông Mai Trung Thành Chức vụ: Giám đốc Điện thoại: 02813.882.825
Tại: Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn_Chi nhánh huyện Chợ Đồn
BÊN B ( BÊN BÁN): CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ KỸ THUẬT NÔNG NGHIỆP BẮC KẠN Địa chỉ: Tổ 4_Phường Đức Xuân_Thị xã Bắc Kạn_Tỉnh Bắc Kạn Đại diện: Ông Nguyễn Trung Sơn Chức vụ: Giám đốc Điện thoại: 02813.870.281
Tại: Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn_ Chi nhánh Bắc Kạn
Sau khi thỏa thuận bai bên đã thống nhất kí Hợp đồng kinh tế với các điều khoản cụ thể sau: ĐIỀU I: NỘI DUNG HỢP ĐỒNG
Bên B nhân cung cấp cho bên A các mặt hàng chi tiết như sau:
STT Hàng hóa Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá (VNĐ)
Tổng cộng: 127.884.487 VNĐ ĐIỀU II: GIÁ TRỊ HỢP ĐỒNG
Tổng giá trị hợp đồng là 127.884.487 VND đã bao gồm VAT.
Bằng chữ: Một trăm hai mươi bảy triệu tám trăm tám mươi tư nghìn bốn trăm tám mươi bảy đồng. ĐIỀU III: THỜI GIAN THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG
- Bên B phải thực hiện việc giao hàng cho bên A trong vòng 1 tuần kể từ ngày 2 bên chính thức kí hợp đồng.
- Giao hàng tại: Tổ 6B_Đồng Tâm_Thị trấn Bằng Lũng_Chợ Đồn_Bắc Kạn ĐIỀU IV: THANH TOÁN
- Hình thức thanh toán: Bên A thanh toán cho bên B bằng hình thức chuyển khoản.
- Thời hạn thanh toán: Trong vòng 7 ngày sau khi bên B giao hàng, bên A phải thanh toán hết số tiền của Hợp đồng.
…. ĐIỀU VII: HIỆU LỰC CỦA HỢP ĐỒNG
- Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày kí.
- Hợp đồng được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 1 bản có giá trị pháp lý như nhau. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
(Đã kí, đóng dấu) ( Đã kí, đóng dấu)
Khi khách hàng đồng ý mua hàng hóa, kế toán lập Hóa đơn Giá trị gia tăng. Công ty Cổ phần vật tư kĩ thuật nông nghiệp Bắc Kạn hiện nay đang tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ do đó Công ty sử dụng Hóa đơn GTGT theo mẫu 01/GTKT – 3LL theo quy định của Bộ Tài chính Hóa đơn GTGT được lập chia thành 3 liên:
Liên 2: Giao cho khách hàng
Liên 3: Luân chuyển nội bộ để ghi sổ kế toán
Ví dụ: Căn cứ vào Hợp đồng bán hàng ngày 1/10/2009 và Phiếu xuất kho bán hàng hóa cho Công ty TNHH Bình Minh Ngày 2/10 Công ty lập Hóa dơnGTGT như sau:
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG PD/2009B
Ngày 2/10/2009 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp Bắc Kạn Địa chỉ: Tổ 4_Phường Đức Xuân_Thị xã Bắc Kạn_Tỉnh Bắc Kạn Điện thoai: 02813.870.281
Họ tên người mua hàng: Công ty TNHH Bình Minh Địa chỉ: Tổ 6B_Đồng Tâm_Thị trấn Bằng Lũng_Chợ Đồn_Bắc Kạn Điện thoại: 02813.882.825
Hình thức thanh toán: Tiền gửi ngân hàng
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng: 121.794.750 VNĐ Thuế suất 5% Tiền thuế GTGT: 6.089.737 VNĐ Tổng cộng tiền thanh toán: 127.884.487 VNĐ
Số viết bằng chữ: Một trăm hai mươi bảy triệu tám trăm tám mươi tư nghìn bốn trăm tám mươi bảy đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Khi nhận hàng, đại diện của hai Công ty cùng kí vào Biên bản giao nhận hàng hóa để làm căn cứ xác nhận Cuối quý, căn cứ vào các chứng từ đã nhập kế toán vào phân hệ nghiệp vụ Bán hàng và công nợ phải thu, chọn Báo cáo bán hàng, chọn
Bảng kê hóa đơn bán hàng Khi đó, phần mềm FAST ACCOUTING sẽ có giao diện như sau:
Mẫu 2.3: Bảng kê hóa đơn bán hàng
Các hình thức thanh toán của Công ty bao gồm thu tiền ngay, chuyển khoản Ngân hàng hoặc chậm trả.
Trong trường hợp Công ty thực hiện bán hàng thu tiền ngay, kế toán thanh toán viết phiếu thu, kế toán trưởng kí và thủ quỹ thực hiện thu tiền Giả sử vẫn đang ở nghiệp vụ bán hàng cho Công ty TNHH Bình Minh, phương thức thanh toán được lựa chọn là thanh toán ngay bằng tiền mặt Lúc này, Phiếu thu được lập như sau:
Mẫu 2.4 : Phiếu thu Đơn vị: Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp BK Mẫu số C30 - BB
QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
Họ, tên người nộp tiền: Công ty TNHH Bình Minh Địa chỉ: 6B Đồng Tâm- Bằng Lũng-Chợ Đồn-Bắc Kạn
Lý do nộp: Thu tiền hàng Hóa đơn số 0076201
Viết bằng chữ: Một trăm hai mươi bảy triệu tám trăm tám tư nghìn bốn trăm tám bảy đồng
Kèm theo: 01 Chứng từ kế toán
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Nhưng theo quy định hiện nay, đối với các khoản thanh toán lớn hơn 20 triệu cần phải thanh toán qua Ngân hàng, khi đó khoản tiền thanh toán của Công ty TNHH Bình Minh sẽ được chuyển khoản quan Ngân hàng
Các khoản giảm trừ doanh thu phát sinh khi Công ty cho khách hàng hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại Tại Công ty hiện nay không áp dụng chiết khấu thương mại nên các khoản giảm trừ doanh thu chỉ bao gồm hàng bán bị trả lại vi phạm hợp đồng, do hàng hóa kém phẩm chất, xuất nhầm, xuất sai quy cách, không đúng chủng loại Do công tác quản lý chất lượng sản phẩm của Công ty hiện nay tương đối tốt và chặt chẽ nên nghiệp vụ trả lại hàng bán do phẩm chất kém là ít xảy ra, chủ yếu là do xuất sai quy cách, chủng loại Tại Công ty hiện nay cũng áp dụng các khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng trên giá bán đã thỏa thuận Cuối kì, các khoản giảm trừ được kết chuyển vào doanh thu.
Chứng từ ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu tại Công ty Cổ phần vật tư kĩ thuật hiện nay đang sử dụng là:
Đối với hàng bán bị trả lại: Khi khách hàng trả lại hàng phải xuất Phiếu bảo hành sản phẩm và Hóa đơn GTGT cho Công ty ghi rõ hàng bán bị trả lại hoặc Biên bản trả lại hàng đối với một số cá nhân mua lẻ Lúc này kế toán lập Phiếu nhập kho đối với hàng bán bị trả lại Công ty thanh toán cho khách hàng theo hình thức thỏa thuận như thanh toán ngay bằng tiền mặt khi đó kế toán viết Phiếu chi hoặc trừ vào số nợ phải trả của khách hàng.
Kế toán chi phí
2.2.1 Kế toán giá vốn hàng bán
Tại Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp Bắc Kạn giá vốn hàng bán là giá thành xuất kho thực tế của hàng hóa xuất kho được bán Để xác định được giá vốn hàng bán thông qua phương pháp xuất hàng tồn kho, kế toán tại Công ty áp dụng phương pháp giá hàng xuất bán là nhập trước xuất trước.
2.2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
Tại Công ty, kế toán sử dụng các chứng từ để hạch toán giá vốn hàng bán là:
Biên bản giao nhận hàng hóa
Bảng kê hàng hóa bán ra
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn…
Ví dụ: Căn cứ vào Hợp đồng kinh tế số 1721/HĐMB kí với Công ty TNHH Bình Minh Kế toán lập Phiếu xuất kho cho số hàng hóa bán ra.
Mẫu 2.16 : Phiếu xuất kho Đơn vị: Công ty Cổ phần vật tư kĩ thuật nông nghiệp
- Họ tên người nhận hàng: Công ty TNHH Bình Minh
- Địa chỉ: Tổ 6B_Đồng Tâm_Thị trấn Bằng Lũng_Chợ Đồn_Bắc Kạn
- Lý do xuất kho: Xuất bán theo Hợp đồng số 1721/HĐMB
- Xuất tại kho: kho Công ty
STT Tên hàng hoá Mã số Đơn vị tính
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một trăm mười triệu tám trăm tám mươi nghìn đồng.
Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên, đóng (Ký, họ tên) dấu)
Thủ kho tiến hành xuất kho giao cho khách hàng căn cứ vào Phiếu xuất kho.Khách hàng kí vào Biên bản giao nhận hàng hóa khi khách hàng nhận đủ số hàng trên và chấp nhận thanh toán Kế toán bán hàng tiến hành lập Hóa đơn GTGT và cùng thủ kho tiến hành hạch toán bằng cách nhập chứng từ vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển số liệu vào Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp giá vốn hàng bán, Báo cáo nhập xuất tồn.
Tại Công ty có nhiều phương thức bán hàng khác nhau nên phiếu xuất kho còn bao gồm cả mẫu Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được Công ty sử dụng khi xuất điều chuyển hàng hàng hóa cho các đơn vị phụ thuộc, chuyển hàng hóa của Công ty từ kho này đến kho khác của Công ty, khi Công ty xuất kho chuyển hàng tới các chi nhánh ở huyện, thị xã, xuất hàng hóa cho cơ sở nhận làm đại lý bán đúng giá, hưởng hoa hồng Hàng tháng, Công ty chỉ cần báo cáo tình hình sử dụng như đối với hóa đơn Phiếu xuất kho tại Công ty do thủ kho nhập và thủ kho cất giữ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được Công ty sử dụng kèm Lệnh điều động nội bộ.
Ví dụ: Ngày 11/11/2009 Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp BắcKạn xuất chuyển hàng hóa từ kho tại thị xã đến kho chi nhánh Khi đó kế toán viếtPhiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ như sau:
Mẫu 2.17: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Đơn vị: Công ty CP vật tư kĩ thuật nông nghiệp BK
PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ
Căn cứ Lệnh điều động số 23910 ngày 9 tháng 11 năm 2009 của Giám đốc Công ty Cổ phần vật tư kĩ thuật nông nghiệp BK
Về việc chuyển hàng hóa đến kho tại chi nhánh huyện Chợ Đồn
Họ tên người vận chuyển: Hà Văn Tiến Hợp đồng số 0026256
Phương tiện vận chuyển: Xe tải của Công ty
Xuất tại kho: Công ty
Nhập tại kho: Chi nhánh huyện Chợ Đồn
STT Tên sản phẩm Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
2 Lúa thuần Khang Dân LTKD kg 950 950 13.200 12.540.000
Xuất ngày 11 tháng 11 năm 2009 Nhập ngày 11 tháng 11 năm 2009
Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.2.1.2 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán
Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán nhập số liệu, máy tính tự chuyển vào
Sổ chi tiết giá vốn hàng bán Sổ này được chi tiết theo từng loại hàng hóa Sau đó, kế toán tổng hợp lại trên Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn cho tất cả các loại hàng hóa.
Trích số liệu quý IV/2009 của Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệpBắc Kạn như sau:
Mẫu 2.18: Sổ chi tiết giá vốn hàng bán Đơn vị: Công ty CP vật tư kỹ thuật nông nghiệp BK
SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN
Tên sản phẩm: NPK Lâm Thao 5.10.3 Đơn vị tính: VNĐ
Diễn giải Ghi Nợ TK 632, Có TK khác Ghi Có TK 632, Nợ TK khác
Số hiệu Ngày tháng TK 156 Cộng Nợ TK
632 TK 911 TK 156 Cộng Có TK
2/10 PX5831 2/10 Xuất kho bán cho Công ty TNHH Bình Minh 110.880.000 110.880.000
13/11 PN3424 13/11 Hàng bán bị trả lại 70.400.000 70.400.000
31/12 PX6013 31/12 Xuất kho bán cho Công ty CP Sơn Luyến 128.000.000 128.000.000
Mẫu 2.19: Sổ tổng hợp chi tiết TK Giá vốn hàng bán
SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN
Quý IV/2009 Đơn vị tính: VNĐ
Tên hàng hóa Ghi Nợ TK 632, Có TK khác Ghi Có TK 632, Nợ TK khác
TK 156 Cộng Nợ TK 632 TK 156 TK 911 Cộng Có TK 632
2.2.1.3 Kế toán tổng hợp về giá vốn hàng bán
Công ty sử dụng TK 632 để hạch toán giá vốn hàng bán Giá vốn hàng bán của Công ty dựa vào phương pháp giá xuất bán của hàng hóa đang áp dụng Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên nên kết cấu của TK 632 như sau:
Bên Nợ: Trị giá vốn của thành phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ đã cung cấp theo hóa đơn
Bên Có: Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ trong kì vào tài khoản xác định kết quả.
TK 632 cuối kì không có số dư.
Cuối tháng, phần mềm tự động chuyển số liệu lên các Sổ tổng hợp về giá vốn hàng bán là Sổ nhật kí chung và Sổ Cái TK 632.
Trong quý IV/2009, số liệu trên Nhật kí chung và Sổ Cái TK 632 tại Công ty như sau:
Mẫu 2.20: Nhật kí chung Đơn vị: Công ty CP vật tư kỹ thuật nông nghiệp BK
Quý IV/2009 Đơn vị tính: VNĐ
Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có
Minh _Giá vốn hàng bán _Hàng hóa
_Phải thu khách hàng _Doanh thu bán hàng _Phải thu khách hàng
13/11 0076265 13/11 Trả lại hàng bán của bà
Phạm Minh Duyên -Hàng hóa
-GVHB -Doanh thu hàng bán bị trả lại
_Phải thu khách hàng _Thuế GTGT đầu ra _Phải thu khách hàng
31/12 0076269 31/12 Công ty CP Sơn Luyến
_Giá vốn hàng bán _Hàng hóa
_Phải thu khách hàng _Doanh thu bán hàng _Phải thu khách hàng _Thuế GTGT đầu ra
7.030.000 Cộng chuyển sang trang sau
( Ký, họ tên, đóng dấu)
Mẫu 2.21: Sổ Cái TK 632 Đơn vị: Công ty CP vật tư kỹ thuật nông nghiệp BK
Quý IV/2009 Tên tài khoản: 632 Đơn vị tính: VNĐ
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
2/10 0076201 2/10 Công ty TNHH Bình Minh 112 110.880.000
13/11 0076265 13/11 Bà Phạm Minh Duyên trả lại hàng
31/12 0076311 31/12 Công ty CP Sơn Luyến 112 140.600.000
31/12 PKT 028 31/12 Kết chuyển xác định kết quả 911 15.759.347.000
(Ký, họ tên, đóng dấu)
2.2.2 Kế toán chi phí bán hàng
2.2.2.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
Các chứng từ hạch toán cho chi phí bán hàng của Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp Bắc Kạn rất đa dạng do các khoản mục chi phí bán hàng là rất nhiều loại bao gồm:
Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
Bảng tính và thanh toán tiền lương thưởng của nhân viên bán hàng
Giấy báo nợ Ngân hàng
Ví dụ: Khi có các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến TSCĐ phát sinh, kế toán nhập số liệu vào máy tính Kế toán chọn phân hệ nghiệp vụ Kế toán tài sản cố định, kế toán chọn Tính khấu hao TSCĐ và Phân bổ tự động máy tính sẽ tự động tính và chuyển số liệu vào Bảng tính và phân bổ khấu hao Sau đây là bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp Bắc Kạn trong tháng 10/2009.
Mẫu 2.22: Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Đơn vị : Công ty Cổ phần vật tư thuật nông nghiệp Bắc Kạn
BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ
Tháng 10 năm 2009 Số:126 Đơn vị tính: VNĐ
Nơi sử dụng Tổng số
Bộ phận bán hàng Quản lý doanh nghiệp
Nguyên giá TSCĐ Số khấu hao
1 I- Số khấu hao trích kỳ trước
2 II- Số khấu hao TSCĐ tăng trong kỳ
- 29/10 thanh lý ô tô chervolet 10nă m 426.360.00
4 IV- Số khấu hao trích kỳ này (I+ II-III)
Người lập Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Mẫu 2.23: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Đơn vị: Công ty CP vật tư kỹ thuật nông nghiệp BK Mẫu số 11 - LĐTL
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ/BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM XÃ HỘI
Tháng 10 năm 2009 Đơn vị tính: VNĐ
Ghi Có Tài khoản Đối tượng sử dụng (Ghi
TK 334 - Phải trả người lao động TK 338 - Phải trả, phải nộp khác Lương
KPCĐ BHXH BHYT Cộng Có TK
TK 622- Chi phí nhân công trực tiếp
TK 627- Chi phí sản xuất chung
TK 641- Chi phí bán hàng 65.000.000 65.000.000 1.300.000 9.750.000 1.300.00
TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp 24.000.000 24.000.000 480.000 3.600.000 480.000 4.560.000
TK 335- Chi phí phải trả
TK 431- Quỹ khen thưởng phúc lợi
TK 334- Phải trả người lao động
TK 338- Phải trả, phải nộp khác
Ví dụ: Ngày 31/12/2009 Công ty thanh toán tiền điện của bộ phận bán hàng theo Hóa đơn số 0034762.
Tổng số tiền thanh toán là 11 triệu
Kế toán lập phiếu chi tiền mặt theo mẫu:
Mẫu 2.24 : Phiếu chi tiền mặt Đơn vị: Công ty CP vật tư kỹ thuật nông nghiệp
Họ, tên người nhận tiền: Ban quản lý điện thị xã Bắc Kạn Địa chỉ: Phường Phùng Chí Kiên, Thị xã Bắc Kạn, tỉnh Bắc Kạn
Lý do chi: Thanh toán tiền điện tháng 10
Viết bằng chữ: Mười một triệu đồng chẵn.
Kèm theo Hóa đơn GTGT số 0034762
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ) Mười một triệu đồng chẵn
Thủ quĩ Người nhận tiền
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.2.2.2 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng
Tài khoản sử dụng mà Công ty sử dụng hạch toán khoản chi phí bán hàng là
TK 641 Tài khoản này được chi tiết thành các tiểu khoản sau:
TK 641 Chi phí nhân viên bán hàng: Bao gồm tiền lương chính, lương phụ, phụ cấp, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn.
TK 6412 Chi phí vật liệu bao bì: là các chi phí đóng gói hàng hóa trước khi tiêu thụ
TK 6413 Chi phí dụng cụ đồ dùng: các dụng cụ cân, đong, đo, đếm, máy tính…phục vụ cho hoạt động bán hàng
TK 6414 Chi phí khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng
TK 6415 Chi phí bảo hành sản phẩm
TK 6417 Chi phí của dịch vụ mua ngoài: bao gồm chi phí điện thoại, điện, nước, chi phí bốc xếp dỡ hàng hóa, chi phí bảo quản xử lí giống, hoa hồng đại lí…
TK 6418 Chi phí bằng tiền khác: Bao gồm các khoản như chi phí công tác, tiếp khách, giao dịch, hao hụt, lấy mẫu, chào hàng, quảng cáo, khảo sát thị trường, tiếp thị…
Bên Nợ: Chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kì
Bên Có: Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng
Ví dụ: Căn cứ vào Phiếu chi tiền mặt số 209 mà Công ty thanh toán tiền điện cho bộ phận bán hàng, căn cứ vào Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, Bảng tính và phân bổ khấu hao tháng 10 của bộ phận bán hàng, kế toán nhập số liệu vào Sổ chi tiết chi phí bán hàng của từng tiểu khoản chi phí bán hàng tương ứng.
Sau đó căn cứ vào các Sổ chi tiết bán hàng của từng khoản chi phí bán hàng mà kế toán tổng hợp vào Sổ tổng hợp chi tiết chi phí bán hàng.
Sau đây em xin trích Sổ chi tiết chi phí bán hàng của TK 6418 – Chi phí bằng tiền khác và Sổ tổng hợp chi phí bán hàng trong quý IV/2009 của Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp Bắc Kạn
Mẫu 2.25: Sổ chi tiết bán hàng Đơn vị: Công ty CP vật tư kỹ thuật nông nghiệp BK
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG
TK 6418_ Chi phí bằng tiền khác Đơn vị tính: VNĐ
Ghi Nợ TK 641, Có TK khác Ghi Có TK 641, Nợ TK khác
31/12 31/12 Kết chuyến chi phí bằng tiền khác 287.332.000 287.332.000
Mẫu 2.26 : Sổ tổng hợp chi tiết TK Chi phí bán hàng
SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG
Quý IV/2009 Đơn vị tính: VNĐ
Số hiệu Tiểu khoản chi phí bán hàng
Ghi Nợ TK 641, Có TK khác Ghi Có TK 641, Nợ TK khác
TK 111 TK 112 TK khác Cộng Nợ TK 641 TK 911 Cộng Có TK 641
6412 Chi phí vật liệu, bao bì 26.347.00
6414 Chi phí khấu hao TSCĐ 48.856.500 48.856.500 48.856.500 48.856.500
6418 Chi phí bằng tiền khác … … … 287.332.000 287.332.000 287.332.000
2.2.2.3 Kế toán tổng hợp về chi phí bán hàng
Căn cứ vào các chứng từ kế toán nhập trong quý, số liệu tự động chuyển vào Nhật kí chung và Sổ cái TK 641 như sau:
Mẫu 2.27: Nhật kí chung Đơn vị: Công ty CP vật tư kỹ thuật nông nghiệp BK
Quý IV/2009 Đơn vị tính: VNĐ
TK đối ứng Số phát sinh
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
31/10 BT&PBKH 31/10 Trích khấu hao của bộ phận bán hàng tháng 10
Chi phí bán hàng Khấu hao
31/10 BTTTL 31/10 Chi phí tiền lương của bộ phận bán hàng tháng 10
Chi phí bán hàng Phải trả người lao động
31/12 PC209 31/12 Thanh toán tiền điện của bộ phận bán hàng tháng 12
Chi phí bán hàng Tiền mặt
Thuế GTGT đầu vào Tiền mặt
1 Cộng chuyển sang trang sau
( ký, họ tên, đóng dấu)
Mẫu 2.28: Sổ Cái TK 641 Đơn vị: Công ty CP vật tư kỹ thuật nông nghiệp BK
Quý IV/2009 Tên tài khoản: 641 Đơn vị tính: VNĐ
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
31/10 BPBTL 31/10 Thanh toán lương nhân viên bán hàng tháng 10
31/10 Trích khấu hao TSCĐ tháng 10
31/12 PC209 31/12 Thanh toán tiền điện tháng 12
31/12 Kết chuyển xác định kết quả
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
2.2.3 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lí doanh nghiệp của Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp Bắc Kạn chiếm tỉ lệ nhỏ trong tổng chi phí nhưng cũng như chi phí bán hàng, vai trò của chi phí quản lí doanh nghiệp cũng rất quan trọng liên quan đến toàn bộ hoạt động trong hoạt động của Công ty.
2.2.3.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ, KẾT QUẢ
Đánh giá chung về thực trạng kế toán doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh tại Công ty và phương hướng hoàn thiện
Trong nền kinh tế cạnh tranh gay gắt hiện nay các doanh nghiệp cần hết sức nỗ lực để đạt hiệu quả kinh tế cao Trong những năm gần đây Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp cùng toàn thể đội ngũ nhân viên Công ty đã nỗ lực hết mình để dần dần khẳng định vị trí của mình Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp Bắc Kạn vừa hoạt động sản xuất, vừa kinh doanh thương mại nên hoạt động hiệu quả việc tiêu thụ hàng hóa để tăng doanh thu, sử dụng chi phí hợp lí tiết kiệm, đem lại nhiều lợi nhuận cũng là mục tiêu hết sức quan trọng.
Vai trò của doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh đối với doanh nghiệp rất quan trọng, nhận thức được điều đó Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp Bắc Kạn luôn luôn quan tâm các hoạt động liên quan đến doanh thu,, chi phí, kết quả kinh doanh Do đó, trong một thời gian hoạt động Công ty đã đạt những ưu điểm như sau:
Hạch toán phần doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh của Công ty được chủ yếu được giao cho kế toán chi phí giá thành kiêm kế toán doanh thu và kế toán trưởng thực hiện nên công tác hạch toán được chuyên môn hóa Mặt khác đội ngũ nhân viên của Công ty cũng được thường xuyên đào tạo nghiệp vụ, nâng cao kiến thức do đó việc thực hiện hạch toán phần doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh được thực hiện thành thạo, sai sót do nhân viên kế toán là không nhiều.
Mặt khác, trong quá trình hạch toán phần hành này liên quan đến việc đối chiếu chứng từ, hóa đơn của phần hành khác như hàng tồn kho, tiền mặt, tiền gửi, tiêu thụ, thanh toán, hoạt động tài chính…nên hiệu quả công tác kế toán đạt được là khá cao.
Công tác tổ chức quản lí doanh thu, chi phí của Công ty cũng đã khá hợp lí và tương đối tốt Các bộ phận trong Công ty được phân công công việc hợp lí và phối hợp nhịp nhàng với nhau Dưới sự chỉ đạo, kiểm tra, kiểm soát của Ban lãnh đạo và sự cố gắng ý thức của mỗi thành viên trong Công ty nên Công ty cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp Bắc Kạn đã thực hiện khá tốt công tác tổ chức cũng như quản lý việc sử dụng hiệu quả chi phí và có các biện pháp tăng doanh thu nhằm tăng lợi nhuận.
Do đặc điểm hàng hóa cả Công ty là các giống lúa, ngô, phân bón có hạn sử dụng nên kế toán áp dụng phương pháp Nhập trước xuất trước để tính giá vốn hàng bán là phù hợp với đặc điểm sản phẩm kinh doanh của Công ty và cũng phát huy được ưu điểm của phương pháp này là tính giá vốn hàng bán của hàng xuất kho kịp thời.
Các chứng từ sử dụng trong Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp đều theo đúng quy định của Bộ tài chính ban hành Các mẫu chứng từ sử dụng trong phần hạch toán doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh là khá đầy đủ đáp ứng được các yêu cầu kinh tế phát sinh và được tổ chức luân chuyển đúng, phù hợp Trình tự luân chuyển chứng từ được Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp Bắc Kạn thực hiện khoa học, chặt chẽ, chính xác giúp hoạt động của Công ty diễn ra hiệu quả, liên kết các bộ phận và tạo điều kiện thuận lợi trong công tác kế toán và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy mô của Công ty.
Các Sổ tổng hợp và Sổ chi tiết chi tiết mà Công ty hiện nay đang áp dụng cho các khoản doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh là khá đầy đủ và phản ánh được nội dung kinh tế phát sinh trong Công ty.
Do quy mô Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp Bắc Kạn còn nhỏ, nên các tài khoản hạch toán doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh mà Công ty hiện nay đang sử dụng đã phần nào đáp ứng được việc mã hóa các thông tin kinh tế, tài chính liên quan.
Sau một thời gian hoạt động mặc dù Công ty luôn chú trọng đến công tác hạch toán doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh nhưng bên cạnh các mặt đã đạt được thì kế toán doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp Bắc Kạn vẫn còn tồn tại các nhược điểm mà đòi hỏi Công ty cần nỗ lực hơn và có phương hướng hoàn thiện phù hợp:
Trình độ của nhân viên bán hàng tại Công ty còn hạn chế do đó còn thiếu nhiều kỹ năng như giải thích cách sử dụng sản phẩm, giải đáp thắc mắc của khách hàng…nên cũng ảnh hưởng đến việc tiêu thụ hàng hóa, thành phẩm do đó ảnh hưởng đến doanh thu của Công ty.
Các chính sách liên quan đến hoạt động tiêu thụ nhằm tăng doanh thu củaCông ty còn chưa phong phú như Công ty không áp dụng chiết khấu thương mại cho khách hàng nhằm thu hút khách hàng hơn, Công ty áp dụng nhiều phương thức bán hàng nhưng chưa phát huy được hết lợi thế của từng phương thức góp phần tăng tiêu thụ hàng hóa, tăng doanh thu cho Công ty.
Mặt khác khi tính Giá vốn hàng bán, chi phí thu mua của lô hàng hóa nào thì được cộng thẳng vào Giá vốn hàng bán của lô hàng đó, Công ty không phân bổ chi phí thu mua cho giá trị hàng xuất bán trong kì và tồn kho cuối kì Như vậy là không phù hợp Chi phí lưu kho, bảo quản được Công ty tính vào chi phí bán hàng nhưng do đặc thù là sản phẩm nông nghiệp nên như hạch toán như vậy sẽ làm sai giá vốn hàng bán của Công ty.
Tại Công ty hiện nay chưa sử dụng tài khoản 1562 phản ánh chi phí mua hàng mà các khoản chi phí mua hàng được Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp Bắc Kạn hạch toán vào khoản chi phí bán hàng Đây chính là nguyên nhân làm giá vốn hàng bán của Công ty bị giảm đi, không phản ánh đúng giá vốn của hàng bán đồng thời làm chi phí bán hàng tăng lên Việc phản ánh sai các khoản chi phí sẽ làm ảnh hưởng đến công tác quản lý doanh thu, chi phí, làm ảnh hưởng đến quyết định Ban lãnh đạo Công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Khoản tiền phạt nộp chậm tờ khai thuế mà Công ty hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp là không đúng so với chế độ kế toán hiện hành Theo chế độ kế toán, khoản tiền phạt nộp chậm này phải được hạch toán vào khoản chi phí khác và không được khấu trừ khi tính thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh tại Công ty
3.2.1- Về công tác quản lý doanh thu, chi phí
Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp cần chú trọng các biện pháp nâng cao hiệu quả bán hàng Từ đó góp phần tăng doanh thu của Công ty Công ty hiện nay đã áp dụng nhiều phương thức bán hàng nhưng có thể mở rộng thêm các phương thức mới Tại các cửa hàng bán lẻ của Công ty có thể thực hiện thêm phương thức bán hàng là đầu tư ứng trước cho hộ nông dân.
Nâng cao chất lượng sản phẩm, hàng hóa và tiến hành xúc tiến quảng bá giới thiệu sản phẩm đến khách hàng nhằm tăng doanh thu cho Công ty.
Nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ, nhân viên trong Công ty để công tác hạch toán cũng như quản lý doanh thu, chi phí, xác định kết quả kinh doanh của Công ty được thực hiện tốt Đồng thời đội ngũ nhân viên bán hàng phải được trang bị kiến thức ở một mức độ phù hợp để hướng dẫn khách hàng sử dụng sản phẩm, đồng thời có thể giải đáp được một số thắc mắc khi cần thiết Công ty nên thường xuyên mở các lớp tập huấn hướng dẫn kĩ thuật…
Nâng cao hiệu quả quản lý và trình độ của đội ngũ cán bộ trong Công ty. Quản lý tình hình sử dụng chi phí của Công ty một cách khoa học, chặt chẽ và tìm các biện pháp tăng doanh thu từ hoạt động bán hàng.
Hiện nay đã có phiên bản mới của phần mềm kế toán máy FAST là FAST ACCOUTING 10.0 có các tính năng mới liên quan đến kế toán doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh như: các chứng từ có thể có ngày khóa số liệu khác nhau, có thể nhập số liệu từ excel với các chứng từ Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT, Bảng phân bổ tiền lương, phần nhập hàng bán bị trả lại bổ sung thêm phần chiết khấu…Công ty nên nâng cấp hoặc có thể sử dụng các phần mềm thông dụng khác như MI SA, Lindo, ACPlus, AN SI…tùy vào sự phù hợp với Công ty để thuận lợi cho công tác kế toán và phù hợp với sự thay đổi của các quy tắc kế toán hiện nay.
3.2.2- Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán
Công ty nên xem xét việc áp dụng chiết khấu thương mại vào hoạt động kinh doanh nhằm khuyến khích khách hàng trong việc tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa của Công ty tương ứng TK sử dụng là 521 Khi khách hàng mua với số lượng lớn Công ty nên thực hiên trích thưởng trên giá trị lô hàng mua cho khách hàng và ghi trên hợp đồng Công ty có thể thực hiện theo hướng dẫn của Chuẩn mực kế toán Việt Nam, Thông tư 129/2008/TT-BTC quy định cụ thể về việc trích lập, hướng dẫn hạch toán các khoản chiết khấu thương mại.
Công ty nên sử dụng TK 1562 để hạch toán chi phí mua hàng để tránh tính sai trị giá vốn của hàng bán và tính sai chi phí bán hàng Đồng thời khi tính giá vốn hàng bán phải phân bổ chi phí mua hàng phù hợp Chi phí mua hàng được phân bổ theo đúng quy định như sau:
Giá vốn hàng bán = Giá mua của hàng bán + Chi phí mua hàng đã phân bổ Công ty có thể phân bổ chi phí mua hàng trực tiếp cho hàng bán ra và hàng tồn như sau:
Phí mua đầu kì + Phí mua phát sinh
Trị giá mua hàng hóa đã tiêu thụ
Trị giá mua của + Trị giá mua Hàng đã tiêu thụ hàng tồn cuối kì
Do đặc thù là Công ty chuyên về hoạt động nông nghiệp nên trong khoản mục chi phí bán hàng các khoản chi phí vật liệu bao bì, bốc vác, chế biến, vận chuyển, chi phí bảo quản xử lí giống… khá lớn Các chi phí này chịu ảnh hưởng của số lượng hàng bán ra nên để quản lí chi phí này hiệu quả Công ty có thể lập định mức theo từng khoản mục đối với kg hàng bán ra.
3.2.3- Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp Bắc Kạn nên quy định mức thời gian luân chuyển chứng từ đối với các bộ phận tùy theo mức độ cần thiết và quan trọng của chứng từ để đảm bảo thời gian luân chuyển chứng từ nhanh hơn giúp các hoạt động của Công ty diễn ra tốt hơn
Công ty có thể sử dụng thêm mẫu chứng từ Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho như vậy cũng sẽ tiện lợi hơn trong quá trình sử dụng, kiểm tra, đối chiếu chứng từ Trong Hóa đơn GTGT có đầy đủ thông tin về số lượng, thành tiền Tại Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp Bắc Kạn hiện nay đang áp dụng kế toán máy thì việc sử dụng hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho sẽ tiện lợi hơn vì thông tin vừa được ghi đầy đủ vừa khử trùng chứng từ Khi đó kế toán sẽ nhập Hóa đơn bán hàng vào hóa đơn xuất hàng trong máy tính.
3.2.4- Về sổ kế toán chi tiết
Sổ kế toán chi tiết bán hàng và Sổ chi tiết giá vốn của Công ty hiện nay có thể thêm các chỉ tiêu của kì trước để Công ty có thể so sánh được dễ dàng từ đó thuận tiện cho công tác nhận xét, đánh giá Đồng thời sửa lại mẫu Sổ tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng cho phù hợp bao gồm các cột: Doanh thu bán hàng, giảm trừ doanh thu, doanh thu thuần, giá vốn hàng bán…để người sử dụng có các thông tin tổng hợp và cần thiết các loại sản phẩm, hàng hóa
Mẫu 3.1: Sổ tổng hợp chi tiết bán hàng
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT DOANH THU BÁN HÀNG
Quý IV/2009 Đơn vị tính: VNĐ
STT Tên sản phẩm tiêu thụ
Mẫu 3.2: Sổ tổng hợp chi tiết chi phí bán hàng
Sau khi Chi phí bán hàng của Công ty sau khi được định mức theo kg hàng bán ra kế toán có thể kẻ lại mẫu Sổ tổng hợp chi tiết như sau: Đơn vị: Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp Bắc Kạn
SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG
Quý IV/2009 Đơn vị tính: VNĐ
KM Khoản mục chi phí
3.2.5- Về sổ kế toán tổng hợp
Mẫu Sổ tổng hợp mà Công ty hiện nay áp dụng là theo kế toán máy nên vẫn còn thiếu theo mẫu quy định Mẫu Sổ Nhật kí chung của Công ty còn thiếu cột Đã ghi Sổ Cái và cột số thứ tự dòng Mẫu Sổ Cái thiếu cột trang sổ và thứ tự dòng trên Nhật kí chung Vì số liệu của Nhật kí chung và số liệu của Sổ Cái được kế toán dùng để đối chiếu với nhau nên kế toán tại Công ty Cổ phần vật tư kỹ thuật nông nghiệp cần bổ sung các cột trên hai sổ trên để theo đúng mẫu quy định do Bộ Tài chính ban hành.
3.2.6- Về báo cáo kế toán liên quan đến bán hàng
Công ty hiện nay đang sử dụng phần mềm kế toán FAST, có thể sử dụng các báo cáo trong phần mềm này phục vụ cho việc lập các báo cáo kế toán liên quan đến bán hàng như: Báo cáo bán hàng lũy kế, Báo cáo bán hàng cho nhiều kì, So sánh bán hàng giữa hai kì Kế toán chỉ việc cập nhật số liệu và in các báo cáo liên quan đến bán hàng, cung cấp thêm các thông tin cần thiết cho nhà quản lý.
Mẫu 3.3: Các báo cáo kế toán liên quan đến bán hàng
3.2.7 Điều kiện thực hiện giải pháp
Các giải pháp khắc phục những nhược điểm, hoàn thiện hơn công tác quản lý doanh thu, chi phí và xác định kết quả của Công ty cần phải phù hợp với những đặc điểm nhất định để các giải pháp nêu ra có tính khả thi và Công ty có thể áp dụng được Các giải pháp ngoài khắc phục những hạn chế còn phải tuân thủ các quy định như sau: