Đề cương Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm

1.2.Tầm quan trọng nhóm làm việc: Làm việc theo nhóm xu hướng chung tổ chức, doanh nghiệp, công ty giới Tại vậy? Một số đặc điểm sau lý giải xú hướng Làm việc theo nhóm tạo điều kiện tăng suất hiệu công việc Nhiều nghiên cứu chứng minh làm việc theo nhóm suất hiệu cá nhân cao hẳn suất hiệu trung bình cá nhân làm việc riêng lẻ Vì nhóm, làm việc kỹ kinh nghiệm bổ trợ lẫn Làm việc theo nhóm giảm số nhân sự, khâu trung gian nên linh hoạt Vì linh hoạt nên tổ chức dễ thay đổi để đối phó với thay đổi mơi trường, nắm bắt hội giảm thiểu nguy Nhóm tạo mơi trường làm việc mà kiến thức kinh nghiệm cá nhân bổ trợ cho nhau, định đưa toàn diện phù hợp Nhóm làm việc có đủ khả hoàn thành dự án hoàn chỉnh cá nhân hồn thành phần việc Nhóm tận dụng tốt cá nhân công tác chuyên môn ngồi chun mơn Các thành viên tự rút gí tốt để học hỏi lẫn nhau, cải thiện thái độ ứng xử Nhóm làm việc hiệu nhóm hội tụ số đặc điểm thành viên hiểu rõ lý tồn nhóm; nguyên tắc quy chế thảo luận, đồng thuận; thơng tin nhóm thơng đạt; thành viên hỗ trợ nhau; có quy tắc kiểm tra, đánh giá, khen thưởng rõ ràng Để có đặc điểm nhóm phải giữ giá trị nhóm, lấy làm định hướng hoạt động khơng phải thi hành theo thị cấp Các nhiệm vụ cá nhân nhóm nêu rõ mục tiêu (SMART) Nhóm phải phối hợp lẫn nhau, sáng tạo Tuy nhiên đặc điểm khơng phải có mà phải hình thành xây dựng giai đoạn phát triển nhóm Tác động tới làm việc hiệu nhóm yêu tố bối cảnh, quy mơ nhóm, đa dạng thành viên nhóm, chuẩn mực nhóm, lãnh đạo… 1.3.Các loại nhóm: Từ “nhóm” có nghĩa tập hợp từ hai người trở lên Có từ dùng với nghĩa chung nhóm người rộng Khái niệm nhóm dùng nhóm tập hợp số ngưới có mục tiêu chung, có tương tác với nhau, có xây dựng quy tắc chung để thành viên tuân theo thành viên đảm nhận vai trị rõ ràng Trong chia làm nhóm thức – thành lập nhu cầu tổ chức nhóm, có định thành lập mục tiêu phải phù hợp với mục tiêu chung tổ chức nhóm khơng thức – nhóm hình thành tự nhiên nhu cầu xã hội người tham gia, mục tiêu nhóm không trùng mục tiêu tổ chức Trong tổ chức đồng thời tồn nhiều nhóm thức khơng thức Các nhóm làm việc quan, tổ chức, nhà máy thường nhóm “chính thức” Tuy nhiên vai trị ảnh hưởng nhóm khơng thức quan trọng Các nhóm khơng thức có ảnh hưởng mạnh đến kết hoạt động nhóm thức II.Hoạt động nhóm: 2.1.Phát triển nhóm Thơng thường nhóm thức hay khơng thức trải qua giai đoạn trình phát triển nhóm Các giai đoạn mơ tả Giai đoạn 1: Hình thành nhóm Giai đoạn thành viên nhóm bắt đầu tập hợp lại Họ mang đến nhóm nhiều điểm khác biệt từ tính cách đến cách làm việc, kiến thức kỹ Họ cần có thời gian tìm hiểu, thăm dị lẫn để thể vai trị họ khơng thể nhóm Vai trị trưởng nhóm giai đoạn thúc đẩy thành viên cởi mở, giao tiếp với nhau, sau phối hợp xây dựng định hướng hoạt động nhóm mục tiêu hoạt động nhóm Nhóm trưởng thành viên tìm hiểu thành viên khác tính tình, khả làm việc, tự tin, trách nhiệm suy nghĩ đóng góp cho nhóm…Sau nhóm tâm xây dựng hiểu rõ mục tiêu mà nhóm phải hồn thành Các mục tiêu xây dựng nhóm thường đánh giá tiêu chí cụ thể, đo được, đồng thuận, khả thi có thời hạn xác định (SMART) Nếu nhóm khơng xây dựng mục tiêu thành viên không hiểu rõ mục tiêu nhóm nhóm khơng thể hồn thành cơng việc sớm tan rã Giai đoạn 2: Hỗn loạn/ bão táp Giai đoạn xảy thành viên xung đột cách làm việc, công việc phân cơng chia sẻ trách nhiệm Mới hình thành nhóm nên có số thành viên tỏ trội, đồn kết xảy Truyền thơng , giao tiếp nhóm chưa sn sẻ, người muốn thống trị, lơi kéo, người thờ Trưởng nhóm lúc phải người cứng rắn, gương mẫu, gần gũi thành viên, tránh để xảy căng thẳng quá, tổ chức tốt công việc làm cho cơng việc bắt đầu có hiệu Làm cho thành viên nhóm hiểu nhiều nhất, hiểu cơng việc, tránh thành viên cạnh tranh trở thành đối thủ Tăng cường giao tiếp nhóm Chuyển cơng việc thành tích cá nhân sang thành tích chung nhóm Giai đoạn 3: Ổn định Giai đoạn thành viên bắt đầu nỗ lực đóng góp vào cơng việc chung nhóm Các thành viên nhóm tin tưởng lẫn nhau, gắn kết với qua cơng việc lãnh đạo nhóm tạo điều kiện để thành viên hỗ trợ Bảo đảm kênh thông tin nhóm thơng suốt, xây dựng chế phản hồi tích cực Thành viên tin tưởng lẫn nhau, gắn kết mục tiêu chung Nhóm viên lắng nghe ý kiến lẫn Giai đoạn 4: Hoạt động Sau giai doạn ổn định giai đoạn hoạt động hiệu Đặc trưng giai đoạn thành viên hồn tồn hịa hợp nhau, tạo suất làm việc cao, tiềm cá nhân tập thể nhóm phát huy, vấn đề giải hiệu quả, mâu thuẫn khơng cịn xảy Tuy nhiên loại bỏ hết xung đột, xung đột lúc thường trực tác động đến nhóm giai đoạn Các thành viên phải tự hoàn thiện nhóm, thích ứng với thay đổi, chấp nhận khác biệt, hướng mục tiêu chung, tham gia vào việc quản lý chung Giai đoạn 5: Kết thúc (hay tan rã!) Giai đoạn thành viên hoàn thành mục tiêu chung (hoặc khơng hồn thành mục tiêu cả) Các thành viên phụ thuộc vào Nhiệm vụ hồn thành nhóm kết thúc vai trị (các nhóm nghiên cứu, nhóm dự án thường kết thúc vậy), xây dựng tập hợp thành nhóm với mục tiêu Hoạt động nhóm thường giám sát đánh giá để rút kinh nghiệm học cho nhóm khác, dự án khác 2.2.Hoạt động nhóm: Nhóm tập hợp nhiều người ln có thành viên với thành viên cũ, có quen từ trước hồn tồn chưa quen Người trưởng nhóm ln phải giải nhiều vấn đề đoàn kết, tranh chấp, xung đột, định, hài hịa chức nhóm Các thành viên cần hiểu rõ cá động thái nhóm để xây dựng nhóm làm việc Nhóm muốn vận hành hiệu cần làm tốt hoạt động sau: 1.Hội nhập thành viên vào nhóm Khó khăn ln xảy nhóm thành lập có thêm thành viên nhập vào nhóm Thành viên phải tự giải vấn đề hội nhập Các thành viên thuộc ba dạng người thích tranh cãi, người tốt bụng người có lý, ba dạng gây khó khăn cho q trình hội nhập Người thích tranh cãi hay phản ứng lại vấn đề, muốn khẳng định trội nhóm Người tốt bụng có thái độ phụ thuộc người khác, ln muốn tìm phe nhóm để dựa, sợ hãi điều bất ngờ, nhu cầu an tồn cao Người có lý lo lắng nhu cầu cá nhân nhóm, bướng bỉnh hịa hợp nhu cầu cá nhân định hướng nhóm 2.Lãnh đạo nhóm liên quan đến nhiệm vụ mối quan hệ Để đạt suất làm việc nhóm phải thỏa mãn hai nhu cầu: nhu cầu liên quan đến nhiệm vụ nhu cầu liên quan đến mối quan hệ Hai nhu cầu toàn thể thành viên nhóm lãnh đạo nhóm phải phấn đấu để thỏa mãn Các công việc gồm nêu tất ý kiến, tìm kiếm thơng tin, làm sáng tỏ nhiệm vụ, làm rõ tóm tắt nội dung họp nhóm, thảo luận nhóm, khuyến khích thành viên, dung hòa khác biệt, tăng cường giao tiếp, khuyến khích tham gia, tránh thái độ gây rối… 3.Vai trị nhóm vận động Trong nhóm làm việc thành viên ln có vai trị muốn người khác có vai trị rõ ràng Nếu vai trị khơng rõ dễ gây hiểu lầm, đoàn kết ảnh hưởng đến suất chung Các thành viên mong muốn biết người khác chờ đợi cá nhân Khơng nen để vai trò người nhiều (quá tải) người khác q Xung đơt vai trị xảy bời cá nhân với cá nhân , cá nhân với tập thể, cá nhân với vai trị 4.Các chuẩn mực, quy định nhóm Đây quy chế, quy tắc mà nhóm tự đề để thành viên theo mà thực Các chuẩn mực nhóm quan trọng, cho phép thành viên nhóm nhận thơng tin phản hồi tích cực Các chuẩn mực xây dựng có tham gia, cho mục tiêu nhóm thực cách tốt 5.Sự gắn kết nhóm Sự gắn kết nhóm làm cho nhóm hoạt động hiệu bền vững Các thành viên tự hào tham gia nhóm gắn kết nhóm cao Như thành viên trưởng nhóm phải cho nhóm đáng tự hào cơng việc làm Trưởng nhóm thành viên cần phấn đấu để có gắn kết nhóm cao tuân theo chuẩn mực nhóm cao, để hình thành nhóm lý tưởng, có hiệu suất làm việc cao 2.3.Thơng tin nhóm: Thơng tin nhóm quan trọng , mạch máu ni dưỡng thể nhóm Thơng tin rõ ràng, xác người hiểu hiểu nhiệm vụ để hơp tác với Thông tin có nguồn phát có nơi tiếp nhận qua kênh truyền đó, lại phản hồi lại nơi phát thông tin Cơ chế phải thông suốt nhóm Q trình thơng tin ln tiếp diễn khơng ngừng Trong nhóm thơng tin xảy cá nhân thành viên với nhóm trưởng ngược lại, thành viên với ngược lại Thông tin truyền kênh truyền thông tin Các kênh nói, viết, ngơn ngữ thể (động tác tay, chân, nét mặt…) Khi thơng tin có rào cản thông tin Các rào cản làm hạn chế triệt tiêu thông tin mà thành viên muốn gửi cho muốn nhận Do muốn nhậ thơng tin tốt phải rèn kỹ truyền thông tin nhận thông tin Các kỹ đề cập đến phần “ kỹ giao tiếp” 2.4.Thảo luận định nhóm: Nhóm tập thể làm việc để đạt mục tiêu Rất nhiều công việc cần phải bàn bạc, thảo luận cuối định Cho nên tới định định cuối nhiệm vụ quan nhóm Q trình định có tham gia có đặc trưng riêng mà cá nhân nhóm cần phải hiểu để làm Để định theo số cách sau: 10 Ra định theo kiểu thờ ơ: người đưa ý tưởng, thành viên khác khơng quan tâm định nhanh chóng thông qua Theo kiểu số ý tưởng hay khác khơng phân tích bị bỏ qua Ra định từ xuống: Theo kiểu người lãnh đạo nhóm hay cấp cao cần phổ biến, thơng báo, nhân danh nhóm thơng qua mà khơng qua thảo luận Ra định kiểu nhanh chóng, kiểu nhiều ý kiến hay khác bị bỏ qua Nó trở nên xấu người định có q thơng tin, chủ quan độc đoán Khi thực định xảy vấn đề khác không lường trước Ra định theo kiểu thiểu số: Cách một vài cá nhân gợi ý thúc giục, ép người theo ý kiến Khuyết điểm cách Ra định theo nguyên tắc đa số: Theo cách mang danh dân chủ qua bỏ phiếu giơ tay tán thành lấy số đông Quyết định thông qua tất thành viên hài lịng Một số khơng hài lịng làm ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu suất công việc Nguy nhóm kéo bè cánh để lấy phiếu áp đảo cho quyền lợi nhóm Ra định theo nguyên tắc đồng thuận: cách định thảo luận kỹ ý tưởng, không bỏ qua ý kiến kể ý kiến trái ngược Quyết định có đa số tán thành thiểu số khác nghe, phân tích có ý kiến Kiểu định nhiều thời gian tiến tới dần đồng thuận hồn tồn – lý tưởng tiến trình định Để định thành viên cần biết khó khăn thuận lợi định, định có đồng thuận, có tham gia Những thuận lợi nhóm có nhiều hiểu biết, có nhiều lựa chọn người Nhóm đồng thuận có động lực thực định Khó khăn có số thành viên bị bắt phải đồng ý, phải theo ý tưởng, có bè phái áp đặt ý tưởng nhóm nhỏ, thảo luận nhiều chậm định hội Nhóm cần phải tránh kiểu “tư nhóm” nghĩa đồn kết q thiếu dần tư phê phán Tham gia nhóm lâu nên thành viên gắn kết , khơng cịn sẵn sàng phê phán ý tưởng thành viên khác Cần phát sớm tư nhóm có biện pháp phòng trừ Để định thành viên nhóm trưởng cần có kỹ phát huy ý tưởng thành viên thảo luận, bàn bạc định Các kỹ phương pháp động não, vấn đề, phương pháp Delphi (dùng bảng hỏi gửi trước), thảo luận nhóm, đóng vai chậu cá… 11 III.Điều hành nhóm: 3.1.Vai trị thành viên nhóm: Các thành viên nhóm thường có vai trị định, phân cơng nhận nhiệm vụ cụ thể Nhóm thức có trưởng phó nhóm, thư ký, hậu cần…Nhóm khơng thức có vai trị Trưởng nhóm giữ vai trò người tổ chức, người thực người điều hành Trưởng nhóm phải lo bố trí họp từ buổi gặp mặt đến nhóm tan rã Việc tổ chức họp bàn kế hoạch cho có tham gia bình đẳng thành viên kỹ cần có trưởng nhóm Lập kế hoạch phân công công việc cho thành viên nghệ thuật trưởng nhóm Tất giai đoạn hoạt động nhóm, người nhóm trưởng phải nắm vững điều hành cho tốt Các kỹ điều hành hoạt động nhóm có nhiều sách viết có lớp tập huấn kỹ Nhưng quan trọng trưởng nhóm phải người có kỹ truyền thơng thúc đẩy có nhiều trải nghiệm tốt Các kỹ xây dựng dựa tảng thái độ: cảm thông, tôn trọng, quan tâm tin tưởng vào tiềm nhóm Tóm lại trưởng nhóm phải người có trách nhiệm với cơng việc nhóm, với thành viên nhóm với nhóm nói chung Ngồi đề cập đến vai trị thành viên cịn lại nhóm người ta thường phân thành viên thành “kiểu vai trò” hỗ trợ hay cản trở hoạt động nhóm Có ba loại vai trò Loại thứ thành viên hỗ trợ cho viêc hồn thành cơng việc người khởi xướng, người làm sáng tỏ, người thực hiện, người thơng tin, người đóng góp Loại thứ hai thành viên củng cố nhóm người khuyến khích, người giữ cửa, người quan sát, người đề xuất củng cố quy tắc, người đùa vui Nhóm thứ ba nhóm người tiêu cực người gây hấn, người phu thuộc, người thống trị, người đùa dai, người lè phè, người phá đám… Hai nhóm đầu nhóm tích cực Khi có hành vi tiêu cực cần đưa quy tắc, quy chế nhóm để thành viên tự giác tuân theo 3.2.Phong cách điều hành hoạt động nhóm: Đây nói phong cách người điều hành nhóm hay trưởng nhóm Các phong cách thường thấy nhóm thức 3.2.1.Phong cách chun quyền Trưởng nhóm đưa mục đích công việc, định phương thức làm việc, phân công nhiệm vụ, thông tin chủ yếu từ xuống Phong cách nhóm bị động theo dẫn dắt trưởng nhóm, thành viên độc lập với trưởng nhóm, đơi âm thầm chống lại trưởng nhóm Phong cách dễ gây cá nhân chủ 12 nghĩa, ganh đua, ngờ vực lẫn có ưu điểm đơi nhóm nhanh triển khai cơng việc đạt mục tiêu, có hiệu 3.2.2.Phong cách tự Trưởng nhóm khơng đưa định, để nhóm tự tổ chức giải cơng việc Nhóm tự tổ chức thành công sinh thủ lĩnh tự phát, làm giảm uy tín trưởng nhóm Phong cách dễ dẫn tới thất bại nhóm khơng có khả tự tổ chức, người chăm, người lười sinh xung đột thành viên 3.2.3.Phong cách cộng tác Người trưởng nhóm người huy đề xuất phương án khác để nhóm bàn bạc, lựa chọn Trưởng nhóm phân cơng nhiệm vụ bàn bạc thống Hoạt động nhóm theo cách tiếp cận có tham gia, có hợp tác thành viên Phong cách có nhược điểm nhiều thời gian cho thảo luận, bàn bạc Nếu cần giải gấp rút cơng việc khơng phù hợp Nhưng phong cách có hài lịng thành viên đa số trường hợp mang lại tính hiệu cơng việc IV.Kỹ làm việc nhóm: 4.1.Giải xung đột: Kỹ quản lý nhóm quan trọng kỹ quản lý xung đột, mâu thuẫn nhóm tạo nên nhiều người có tư tưởng, quan điểm, văn hóa, nguồn gốc xã hội, cách làm việc… khác Xung đột bất đồng xảy cá nhân với cá nhân nhóm, nhóm tổ chức khác biệt nhu cầu, giá trị, mục đích hay cạnh tranh quyền lợi, tài nguyên, quyền lực hay bất đồng vai trò, nhiệm vụ, trách nhiệm Xung đột yếu tố phá hoại yếu tố xây dựng hiệu làm việc nhóm Xung đột lôi kéo người tham gia vào giải vấn đề đưa tới giải pháp cho vấn đề mang tính tích cực Nếu xung đột làm chệch hướng mục tiêu, phá hỏng hoạt động nhóm, chia rẽ thành viên mang tính tiêu cực, cần phát loại bỏ sớm Hiểu biết xung đột để nhóm, thành viên quản lý giải xung đột cho có lợi cho hoạt động nhóm Để làm việc quản lý xung đột số lời khuyên sau cần áp dụng Nhóm cần giải xung đột nhỏ trước trở thành lớn Tăng cường giao tiếp nhóm, nhóm cần tìm nguyên nhân thực trước 13 kiếm tìm giải pháp Linh hoạt tìm giải pháp khác cho nguyên nhân Công minh bạch giải pháp Tìm giải pháp giải vấn đề xung đột khơng tìm giải pháp chống lại Mọi thành viên cần có thái độ tôn trọng nhau, thông cảm thực với Muốn người khác xem xét vấn đề cần xem xét vấn đề người khác trước họ Nhìn thẳng vào vấn đề, nói ra, tránh im lặng ngấm ngầm Quản lý xung đột không đàn áp xung đột hay tiêu diệt xung đột, nghệ thuật để củng cố hợp tác thành viên nhóm Người ta chia năm cách ứng phó với xung đột Cách thứ cứng rắn, áp đảo (kiểu cá mập) Cách bên áp đảo bên kia, đặt quyền lợi hay nhóm trước quyền lợi nhóm khác Nhóm phải thắng tranh chấp Như đặt mối quan hệ bên vào tình trạng nguy hiểm, tạo thù địch, có kẻ thắng, người thua Nó có mặt tích cực tạo thay đổi hay dẫn đến tiến Cách thứ hai né tránh (kiểu rùa) Đây cách gặp xung đột né tránh va chạm, sợ đối đầu với mâu thuẫn, không quan tâm đến nhu cầu bên, thua không Cách dễ tạo kết bên thua Cách thứ ba nhường nhịn, xoa dịu (gấu bông) Cách quan tâm đến mối quan hệ không cần quan tâm đến kết quyền lợi Vì loại người giải xung đột theo kiểu hy sinh quyền lợi mối quan hệ thân thiện với người khác nhóm khác Cách thứ tư cách thỏa hiệp (con chồn) Mỗi bên phải hy sinh chút quyền lợi để đạt số quyền lợi khác Họ tìm giải pháp trung hịa để đơi bên có phần lợi ích Có thể tạo kết thắng thua thiệt Cách cuối hợp tác (chim cú) Cách coi mục đích mối quan hệ Các bên hợp tác với tìm giải pháp tốt cho đôi bên, trọng đồng thuận Tất bên phải theo đuổi tìm kiếm giải pháp tốt cho bên không cho bên Cách tạo kết hai bên thắng Nên nhớ nhóm có thành viên muốn giải xung đột theo cách nói Muốn quản lý tốt xung đột người ta thường theo bước 1.Nhìn nhận xung đột , coi vấn đề cần giải quyết, xác định rõ nội dung chi tiết xung đột, không quy kết, dán nhãn, tố cáo 2.Mọi người lắng nghe nhau, sẵn sàng thay đổi quan điểm mình, phát khác biệt hai bên Sẵn sàng hợp tác, xây dựng mục đích chung 3.Tìm hiểu hồn cảnh điều kiện người có xung đột với để hiểu quan điểm họ 14 4.Có gắng tiến dần tới thỏa thuận hai bên Nhóm trưởng (lãnh đạo nhóm) cần khách quan, cơng bằng, mục đích chung Cách giải phải linh hoạt, nhẹ nhàng với hai bên, dựa vào thành viên tích cực để quản lý giải mâu thuẫn 4.2.Họp nhóm: Đặc điểm sinh hoạt lồi người nhóm họp, tập trung lại làm việc đó, bàn bạc, hỏi han, hội hè, vui chơi , học tập…Nhiều người ta lạm dụng hội họp để lãng phí thời gian, tiền bạc Nhưng người phải họp nhóm cho dù ngày có họp ảo (thông qua phần mềm hội họp), họp gặp mặt hình thức phổ biến có nhiều mặt tích cực Vấn đề họp để làm gì, tiến hành nào.Để tránh lãng phí cần có tổ chức họp cho hiệu Trước triệu tập họp cần xem xét họp có phải hình thức tốt trường hợp khơng hay có hình thức tốt Có thể thay họp gửi tài liệu phát tay, viết thông báo bảng, gửi Email, gọi điện thoại…hay không? Kỹ tổ chức họp phù hợp yếu tố định đến thành bại họp họp có mục tiêu khác nhau: để thơng tin, để thuyết phục, để thu thập ý kiến, để định… Thơng thường họp nhóm , dù quy mơ lớn nhỏ nào, người trưởng nhóm điều hành (hoặc người thay trưởng nhóm để điều hành) phải vận dụng kỹ điều hành họp Dưới trình bày số kỹ Trước tiên bước chuẩn bị họp nhóm Bước người điều hành xem xét trước xem chủ đề họp, mục tiêu nội dung họp có rõ ràng không, thành viên cần tham gia Lập kế hoạch điều hành họp, kế hoạch sử dụng công cụ trực quan ( bảng biểu, tài liệu, máy chiếu…) Các kế hoạch thời gian, địa điểm, phịng ốc, hậu cần, giấy mời, thơng báo…ai chuẩn bị chuẩn bị đến đâu Trước ngày họp nên chuẩn bị sức khỏe, tinh thần, làm quen phương tiện, phòng họp… Bước bắt đầu họp Bước cần làm việc làm quen thành viên, tạo khơng khí thân thiện, thống khung chương trình làm việc, chỉnh sửa mục tiêu họp cần, thống cách làm việc Bước thứ ba đưa chủ đề, phân tích chủ đề Đây bước quan trọng họp Các thành viên thảo luận, tham gia ý kiến để cuối định nhóm, định phù hợp với mục tiêu họp 15 Bước thứ tư lập kế hoạch hành động Ở bước tồn nhóm lập kế hoạch sau họp thành viên trí chấp thuận Kế hoạch thường bao gồm : công việc cần làm, làm, làm nào, kết mong muốn, thời gian, cần điều kiện, hỗ trợ gì…Nếu họp mà khơng có kế hoạch hành động, hay nói cách khác sau họp mà thành viên thấy khơng phải làm họp không hiệu hay không nên họp Bước cuối bế mạc họp Các họp nhóm nên dành thời gian đánh giá, suy ngẫm tiến trình họp, kết họp, vấn đề cịn bỏ sót, vấn đề gác lại để họp sau, kết họp tài liệu hóa chưa, thành viên nhận kết nào, họp thành công đến mức qua đánh giá nhanh Để tiến hành tốt năm bước người điều hành thường sử dụng công cụ như: thảo luận nhóm nhỏ, vấn đề, lập kế hoạch theo khung logic, động não, đồ tư duy, chậu cá, đóng vai, tranh luận… mà số kỹ trình bày ngắn gọn sau 4.3.Một số cơng cụ điều hành họp nhóm 4.3.1.Kỹ thuật động não: Động não kỹ thuật nhận ý tưởng thành viên Nguyên tắc nhiều ý tưởng nhận tốt, người điều hành cần tạo môi trường để nhận ý tưởng Để làm tốt kỹ thuật có thẻ màu (kích thước 1/3 kích thước tờ giấy A4) để viết ý tưởng Phát tờ giấy màu cho thành viên đề nghị họ viết ngắn gọn ý tưởng họ vào thẻ màu dùng băng dính (loại giấy xé) dán thẻ lên Sau cho thành viên gom nhóm, phân loại ý tưởng, thảo luận lựa chọn ưu tiên ý tưởng Nếu khơng có thẻ màu dùng giấy A0 cử thành viên viết ý tưởng có thành viên phát biểu Chú ý kỹ thuật coi số lượng ý tưởng chất lượng , khơng phê phán, bình luận, chấp nhận ý tưởng lạ lùng, trái chiều 4.3.2 Sử dụng vấn đề: Từ vấn đề cần thảo luận người điều hành vẽ thân Sau đặt câu hỏi để tìm ngun nhân đặt vào phía rễ cây, đặt thêm câu hỏi vào nguyên nhân tạo rễ cấp hai… tiếp tục Phần cành nhánh trả lời cho câu hỏi kết Cũng “rễ cây”, cành nhánh có cành bậc hai đặt câu hỏi tiếp kết cho nhánh kết Cả nhóm xây dựng hình tượng mà thân vấn đề, rễ nguyên nhân cành kết 4.3.3.Sử dụng đồ tư (mind map) Công cụ xuất phát từ vấn đề coi nhánh, phân tích tiếp mối liên hệ với vấn đề khác chi tiết hơn, lại phân tích tiếp vấn đề chi tiết hơn, 16 ý kiến chi tiết, cụ thể Hình vẽ thể dây thần kinh từ nhánh lớn đến nhánh nhỏ tới nhánh nhỏ 4.3.4.Sử dụng khung logic Khung ma trận dạng bảng gồm cột hàng Bốn cột từ trái sang phải gồm có cột nội dung, báo, nguồn chứng minh, điều kiện (hay giả định) Bốn hàng từ xuống gồm mục đích, mục tiêu, kết mong đợi, hoạt động Dựa ma trận mà nhóm thảo luận kết đưa vào ô ma trận 4.3.5.Kỹ thuật sử dụng chậu cá Chậu cá dạng thảo luận nhóm có đóng vai Một nhóm đến thành viên ngồi thảo luận vấn đề Có thành viên đóng vai người thúc đẩy họp nhóm Có để ghế trống để người ngồi muốn tham gia tranh luận ngồi vào đó, phát biểu xong phải để ghế trống cho hội tham gia người khác Các thành viên cịn lại ngồi xung quanh để nghe nhóm thảo luận muốn tham gia phải ngồi vào ghế trống phía Người thúc đẩy cuối buổi thảo luận phải tổng kết tóm tắt điều thảo luận trí nhóm Một số kỹ khác trình bày phần ”kỹ giao tiếp” 4.4.Cải thiện thân nhóm làm việc: Trong nhóm, trình bày trên, thường tập hợp thành viên có khác biệt cách giao tiếp, ngôn ngữ, quan điểm, suy nghĩ, cách định, khác cấp bậc, nhiệm vụ quyền hạn…, nói tóm lại khác biệt văn hóa Mọi người có khó khăn làm việc nhóm Để cải thiện thân nhóm đa văn hóa, người cần nắm phương châm: đối xử với thành viên khác cách mà muốn ngưới khác đối xử với Để làm tốt, thứ nhóm thành viên ln ln cần học hỏi văn hóa khác Làm để hiểu nhiều thành viên khác nghĩ hành động qua giao tiếp cá nhân – cá nhân Để học hỏi cần đọc sách báo văn hóa, tìm hiểu lịch sử, tôn giáo, giá trị, phong tục nơi thành viên khác xuất xứ Thứ hai, người phải cải thiện kỹ viết, kênh giao tiếp quan trọng Viết cho rõ ràng, ngắn gọn, tránh sử dụng thành ngữ, tiếng lóng… Làm cho người đọc hiểu thơng điệp muốn gửi đến họ hiểu Thứ ba cải thiện kỹ nói Vì họp gặp mặt giáp mặt hoạt động thường xuyên nhóm nên kỹ nói với quan trọng Luyện cho trường độ,