Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty
Công ty cổ phần Hoá dầu Petrolimex là doanh nghiệp chủ đạo của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam và của Nhà nớc, với lĩnh vực kinh doanh là sản xuất và kinh doanh các sản phẩm hoá dầu và liên quan tới hoá dầu.
Mặc dù trên thị trờng các ngành hàng kinh doanh của công ty là: Dầu mỡ nhờn, Nhựa đờng, Hoá chất đều diễn ra trong sự cạnh tranh liên tục và ngày càng gay gắt Nhng trong những năm qua hoạt động kinh doanh luôn có hiệu quả và đang trên đà phát triển Có đợc điều này là do Công ty đã có hớng đi đúng đắn và phơng pháp kinh doanh chủ động sáng tạo nhằm thoả mãn nhu cầu của khách hàng. PLC đang phấn đầu trở thành bạn hàng đáng tin cậy trong việc cung cấp cho khách hàng các sản phẩn có uy tín và chất lợng.
Công ty cổ phần Hoá dầu Petrolimex đợc thị trờng trong nớc biết đến là một trong những nhà sản xuất kinh doanh hoá chất hàng đầu tại Việt Nam Các sản phẩn hoá chất nh: Dung môi, hoá chất, nhựa đờng, cao su, Las, Toluene, xylene, PPG, TDI,…đđợc sử dụng trong các ngành sơn, chế biến cao su, da giầy, công nghiệp PU, với phơng thức giao hàng bằng các xe bồn, ISO tank, container và các phơng tiện chuyên dùng khác đến tận kho cho khách hàng Hệ thống kho bể hoá chất độc lập và đồng bộ với công nghệ nhập- xuất tự động đợc triển khai tại các địa bàn trong điểm trên toàn quốc Công ty thờng xuyên và liên tục đầu t, đổi mới cơ sở vật chất kỹ thuật cho các ngành sản xuất kinh doanh hoá chất.
Thực hiện chiến lợc đa dạng hoá sản phẩn, Công ty đã và đang giới thiệu các sản phẩm dầu mỡ nhờn công nghiệp, dầu mỡ nhờn đặc chủng PLC đã đảm bảo cung cấp cho thị trờng trong nớc và xuất khẩu các loại dầu nhờn đạt tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế Các sản phẩn dầu mỡ nhờn của Công ty đợc đóng gói dạng bao bì phuy, thùng, can, lon từ 0,7 – 200 lít tại hai nhà máy có công nghệ tiên tiến tạiHải Phòng và TP Hồ Chí Minh Với trên 200 chủng loại dầu mỡ nhờn phục vụ cho
6 nhu cầu bôi trơn các thiết bị máy móc đờng bộ, đờng thuỷ, đờng sắt, hàng không và tại các nhà máy, cơ sở công nghiệp.
Cùng với công ty BP – PETCO (liên doanh giữa Petrolimex và BP.OIL của v- ơng quốc Anh) PLC đã cung cấp các sản phẩm dầu mỡ nhờn với chất lợng cao cho khách hàng Là thành viên chính thức thứ 27 của ELF Lub Marine (Cộng hoà Pháp) PLC không những đã cung cấp dầu nhờn hàng hải cho hàng trăm lợt tàu biển tại cảng Việt Nam mà còn phát triển các hoạt động của mình tới 80 nớc và 650 cảng trên thế giới.
Không chỉ phân phối thuần tuý, PLC đã và đang tích cực đa dạng hoá hoạt động của mình trên các lĩnh vực đầu t, nghiên cứu sản phẩm mới, cung cấp t vấn, dịch vụ kĩ thuật và giải đáp kỹ thuật, đảm bảo môi trờng sinh thái Hỗ trợ cho các hoạt động này là một đội ngũ các chuyên gia kỹ thuật giàu kinh nghiệm cùng với hai trung tâm thử nghiệm đạt tiêu chuẩn quốc gia TCVN 5958: 1995 (ISO/IEF Guide 25) đợc trang bị các thiết bị hiện đại tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh. Cùng với những hoạt động trong lĩnh vực dầu mỡ nhờn, Petrolimex còn đợc biết đến là một nhà cung cấp nhựa đờng nóng dạng xá đầu tiên tại Việt Nam Hệ thống kho bể nhựa đờng có sức chứa trên ngàn tấn với công nghệ hiện đại trải dài trên toàn quốc Sản phẩn nhựa đờng của Công ty có chất lợng cao và dịch vụ hoàn chỉnh và đang có mặt trên mọi nẻo đờng của đất nớc: dự án quốc lộ 1, quốc lộ 5, quốc lộ 51, và các tuyến liên tỉnh Ngoài ngựa đờng nóng, Petrolimex còn pha chế nhựa đờng cut-back đáp ứng các yêu cầu kĩ thuật khắt khe và cung cấp các loại nhựa đờng đặc nóng, nhựa đờng đóng phuy đến khách hàng Petrolimex đã và đang góp phần vào công cuộc xây dựng cơ sở hạ tầng trong quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc.
Công ty đã thành lập hai liên doanh với nớc ngoài hoạt động trong lĩnh vực sản xuất chế biến các loại dầu mỡ nhờn (Công ty Liên doanh BP-Petco, liên doanh với tập đoàn BP) và chất tẩy rửa bề mặt (Công ty Liên doanh PTN, liên doanh với tập đoàn Nissho Iwai và Tayca của Nhật) Hoạt động của hai liên doanh này đã có những đóng góp tích cực cho nền kinh tế Việt Nam Cho đến nay Công ty đã kĩ kết nhiều hợp đồng với nớc ngoài và đang tiếp tục tìm kiếm đối tác mới để thu hút và chuyển giao công nghệ mới nhằm không ngừng hiện đại hoá trang thiết bị và cơ sở vật chất kỹ thuật hiện có Ngoài ra, Petrolimex còn trực tiếp xuất nhập khẩu các sản phẩn hoá dầu nh: các loại nhựa hạt PVC, PP, các loại dung môi cho công nghiệp sản xuất sơn, cao su, các loại chất hoạt động bề mặt cho công nghiệp hàng sản xuất các chất tẩy rửa và hoá mỹ phẩm, phục vụ cho công nghiệp sản xuất hàng tiêu dùng và sản xuất t liệu sản xuất cho nền kinh tế thị trờng ở Việt Nam hiện nay.
Ngoài việc quan tâm đến kết quả sản xuất kinh doanh, việc đảm bảo tốt nhất điều kiện lao động, nâng cao đời sống vật chất tinh thần của mỗi cán bộ công nhân viên cung là một mục tiêu của Công ty Với tôn chỉ con ngời là tài sản vô giá của Công ty, PLC đã thờng xuyên tiến hành các khoá đào tạo ngắn hạn và dài hạn về các chủ đề chuyên môn và nghiệp vụ khác nhau nhằm tăng cờng, mở rộng và cập nhật kiến thức cho cán bộ nhân viện Bồi dỡng, phát huy năng lực và khả năng sáng tạo của họ là một trong những mục tiêu mà PLC đang theo đuổi để Công ty tiến b- ớc vững chắc vào thế kỉ 21 đầy thử thách.
Trần Hồng Giang Để đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời nhu cầu về sản phẩm hoá dầu và liên quan đến hoá dầu của thị trờng trong nớc cũng nh đảm bảo nguồn nguyên liệu sản xuất, Công ty đã thiết lập 5 chi nhánh, xí nghiệp tại 5 vùng khác nhau:
- Chi nhánh hoá dầu Hải Phòng: Có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động kinh doanh của Công ty tại các tỉnh phía Bắc (từ Quảng Ninh đến Nghệ An) Đây là đầu mối tiếp nhận nguồn hàng nhập khẩu trực tiếp và nguồn hàng pha chế từ TP Hồ Chí Minh ra Bắc, đảm bảo nhiệm vụ kinh doanh của toàn công ty và chi nhanh.
- Chi nhánh dầu nhờn Đà Nẵng: Có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động kinh doanh của Công ty tại các tỉnh miền Trung từ Quảng Bình đến Khánh Hoà.
- Chi nhánh dầu nhờn TP Hồ Chí Minh: có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động kinh doanh của công ty trên địa bàn từ Khánh Hoà đến các tỉnh phía Nam Đây là đầu mối tiếp nhận nguồn hàng nhập khẩu và là đầu mối cung cấp hàng trực tiếp cho các tổng đại lý, các đại lý trên địa bàn các tỉnh phía Nam.
- Chi nhánh hoá dầu Cần Thơ: Có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động kinh doanh các sản phẩm của công ty trên địa bàn các tỉnh đồng bằng sông Cửu Long.
- Xí nghiệp dầu nhờn Hà Nội: Có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động kinh doanh trên địa bàn Hà Nội nhập hàng hoá cung cấp cho các tổng đại lý trên địa bàn kinh doanh của mình.
Trên cơ sở thành lập thì Công ty cổ phần Hoá dầu Petrolimex có những nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Xây dựng kế hoạch kinh doanh và tổ chức thực hiện có hiệu quả các kế hoạch sau khi đợc Tổng công ty duyệt.
- Thực hiện nghiêm túc chế độ hạch toán kế hoạch kinh tế nhằm sử dụng hợp lý lao động, tài sản, vật t và vốn nhằm bảo đảm hiệu quả cao trong kinh doanh.
Phân cấp quản lý chi phí
PLC đợc tổng công ty cấp vốn kinh doanh để hoạt động, chịu trách nhiệm thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch tài chính do Tổng công ty giao, lấy thu bù chi đảm bảo có lãi theo kế hoạch, thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nớc. Trên cơ sở xác định mức vốn lu động cho công ty, Tổng công ty đảm bảo 100% vốn lu động cho công ty bằng cách giao trực tiếp 50% vốn lu động cho công ty quản lý và tự trịu trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn, 50% đ ợc vay định mức sẽ phải trả lãi theo lãi suất vợt định mức.
Cơ chế điều hành tài chính của công ty là tập trung Công ty là ngời duy nhất trực tiếp xuất nhập khẩu toàn bộ hàng hoá, sau đó giao cho các chi nhánh, xí nghiệp tiêu thụ Riêng đối với chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh đợc cấp phép có hoạt
Ghi vào sổ kế toán Đơn vị chính
Kiểm tra, xử lý chứng từ
Sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết
Lập báo cáo chung toàn công ty động xuất nhập khẩu trực tiếp đối với một số mặt hàng hoá chất nhất định và với một số lợng định mức do công ty quy định Nhng hoạt động xuất nhập khẩu này phải đợc tiến hành theo hình thức mở L/C Các chi nhánh xí nghiệp trực thuộc bán hàng, thu tiền và chuyển tiền bán hàng về công ty sau khi đã trừ chiết khấu định mức hoặc hoa hồng đợc hởng.
Thuế giá trị gia tăng đầu ra, đầu vào phát sinh tại đơn vị nào thì đơn vị đó phải trực tiếp tiến hành kê khai và nộ thuế đúng quy định của Bộ tài chính, riêng đối với thuế giá trị gia tăng của hàng nhập khẩu thì công ty đứng ra nộp Côngty chịu trách nhiệm cân đối tài chính, tính toán cân đối dòng lu chuyển tiền tệ toàn công ty.
Tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần Hoá dầu Petrolimex
Tổ chức bộ máy kế toán tại PLC
Với đặc điểm tổ chc sản xuất kinh doanh của công ty có các chi nhánh, xí nghiệp hoá dầu trực thuộc tại các thành phố lớn trong cả nớc, để thuận tiện cho công tác quản lý điều hành các hoạt động tài chính nên công ty đã lựa chọn tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung nửa phân tán Các công việc đợc thể hiện theo sơ đồ sau:
Các kho, cửa hàng trực thuộc hạch toán báo sổ, tập hợp chứng từ gốc, lập bảng kê và định kì gửi về phòng kế toán công ty để kiểm tra và hạch toán.
Các chi nhánh, xí nghiệp là các đơn vị hạch toán phụ thuộc có trách nhiệm tổ chức công tác bán hàng theo kế hoạch của công ty Các chi nhánh, xí nghiệp đợc h- ởng định mức chiết khấu trên doanh số bán ra và phải thực hiện nghĩa vụ với Nhà nớc Tại các chi nhánh, xí nghiệp đều có phòng kế toán thực hiện công tác kế toán phát sinh tại chi nhánh, xí nghệp và lập báo cáo gửi về Công ty để tổng hợp.
Kế toán tổng hợp văn phòng Kế toán bán hàng Kế toán thanh toán Kế toán tổng hoàn toàn công ty Kế toán ngân hàng Thủ quỹ
Phòng kế toán chi nhánh hoá dầu Cần Thơ Phòng kế xí nghiệp dầu nhờn Hà Nội Phòng kế toán chi nhán dầu nhờn Đà Nẵng Phòng kế toán chi nhánh hoá dầu Hải Phòng Phòng kế toán chi nhánh hoá dầu TP HCM
Phòng kế toán của công ty thực hiện công tác kế toán phát sinh tại văn phòng công ty, kiểm tra báo cáo kế toán các đơn vị trực thuộc và tổng hợp báo cáo kế toán toàn công ty để báo cáo lên Tổng công ty và các cơ quan quản lý Nhà nớc.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần Hoá dầu Petrolimex
Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm:
- Chịu trách nhiệm chung trớc giám đốc về công tác tài chính kế toán toàn Công ty.
- Tổ chức xây dựng quy trình nghiệp vụ, bố trí lao động phù hợp với trình độ và kinh nghiệm công tác của từng ngời.
- Trực tiếp phụ trách công tác chỉ đạo, điều hành tài chính, tổ chức và hớng dẫn việc thực hiện các chính sách, chế độ và quy định của Nhà nớc và các ngành về công tác kế toán tài chính.
- Bảo vệ kế hoạch tài chính với Tổng công ty, giao kế hoạch tài chính cho các chi nhánh, xí nghiệp.
- tham gia ký kết và kiểm tra việc thực hiện cac hợp đồng kinh tế, tổ chức thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế toàn công ty.
- Thay mặt lế toán trởng điều hành công tác kế toán tài chính của Công ty khi kế toán trởng đi vắng.
- Chịu trách nhiệm về các khoản phải thanh toán với ngân sách Nhà nớc, theo dõi tăng giảm vốn (TK 333, 411, 441).
- Xác định kết quả sản xuất kinh doanh.
- Trực tiếp kiểm tra và tổng hợp báo cáo kế toán toàn Công ty.
- Trực tiếp phụ trách công tác kế toán đầu t xây dựng cơ bản (TK 2142).
* Kế toán tổng hợp khối văn phòng:
- Kiểm tra, kiểm soát phần hành kế toán của các bộ phận.
- Tổng hợp quyết toán khối văn phòng Công ty và toàn Công ty, định kỳ hàng tháng, quý, năm lập báo cáo định kỳ đột xuất, tổng hợp nhật ký chứng từ, sổ cái, bảng tổng kết tài sản của khối văn phòng.
* Kế toán tổng hợp toàn công ty:
- Kiểm tra toàn bộ quá trình lu thông hàng hoá từ khâu mua vào đến khâu bán ra trên cơ sở các phiều nhập, phiếu xuất kho, chứng từ vận chuyển.
- Tập hợp thông tin trên sổ kế toán tổng hợp nh sổ cái, lập các bút toán phân bổ, khử trùng, lập và nộp báo cáo tài chính, báo cáo kiểm kê…đ
- Đôn đốc, giám sát, hớng dẫn kế toán chi tiết, đánh giá, phân tích, tham mu các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính vầ tổ chức công tác kế toán của đơn vị.
- Theo dõi thu chi tiền gửi ngân hàng, theo dõi các khoản vay ngân hàng (TK
- Mở lệnh chi thanh toán với bạn hàng, mở L/C thanh toán với khách hàng nớc ngoài.
- Mở sổ theo dõi chi tiết từng loại tiền gửi
- Khi kết thúc niên độ kế toán, nếu có sự biến động về tỷ giá đánh giá lại giá trị thực của các khoản tiền bằng ngoại tệ để xác định kết quả hoạt động kinh doanh.
- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ thu chi trớc khi làm thủ tục thanh toán và lu giữ.
- Theo dõi và đôn đốc thu hồi các khoản nợ, tạm ứng theo nhiệm vụ phân công.
- Hàng tháng cùng với thủ quỹ kiểm kê tiền mặt vào ngày cuối cùng của tháng.
- Lập các sổ tổng hợp và sổ chi tiết theo dõi các khoản tạm ứng.
Có nhiệm vụ viết hoá đơn bán hàng, kiểm kê hàng hoá, mở sổ tổng hợp và chi tiết theo dõi tất cả các khoản thu của công ty, theo dõi tình hình công nợ của từng khách hàng.
Có nhiệm vụ thực hiện thu chi tiền mặt khi có phiếu thu, phiếu chi của kế toán thanh toán, thờng xuyên báo cáo lợng tiền tồn quỹ cho lãnh đạo để đảm bảo công tác thanh toán.
* Kế toán tài sản cố định:
Có nhiệm vụ theo dõi chi phí nghiệp vụ kinh doanh, tăng giảm tài sản cố định và các quỹ.
Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty
- Niên độ kế toán: Từ ngày 1/1 đến 31/12 hàng năm Riêng năm 2004 do có sự chuyển đổi sang hình thức công ty cổ phần nên kì kế toán năm 2004 của công ty đợc tính từ ngày 1/3 đến 31/12/2004.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc, phơng pháp chuyển đổi các đơn vị tiền khác:
+ Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VNĐ
+ Nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác: theo tỷ giá ngoại tệ do ngân hàng Ngoại thơng công bố tại thời điểm phát sinh giao dịch.
- Hình thức sổ kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ
- Phơng pháp kế toán tài sản cố định:
+ Nguyên tắc xác định nguyên giá TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình: Theo nguyên tắc giá phí: Nguyên giá TSCĐ đợc xác định trên cơ sở các chi phí thực tế hình thành tính từ thời điểm TSCĐ chính thức vận hành và tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Phơng pháp khấu hao, thời gian sử dụng hữu ích hoặc tỷ lệ khấu hao TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình: Theo chế độ hiện hành, công ty áp dụng hình thức khấu hao tuyến tính (theo đờng thẳng) Tỷ lệ khấu hao hàng năm đợc xác định trên cơ sở thời gian sử dụng của từng TSCĐ.
- Phơng pháp kế toán hàng tồn kho:
+ Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Công ty đánh giá hàng tồn kho theo ph- ơng pháp tỉ lệ.
+ Phơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho: theo công thức sau:
Cuèi ky = §Çu kú + NhËp trong kú – XuÊt trong kú + Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Thực hiện theo phơng pháp tỷ lệ
- Tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng theo chế độ hiện hành: Công ty tiến hành trích lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi theo chế độ hiện hành.
Hình thức tổ chức công tác kế toán
3.1 Tổ chức hạch toán ban đầu:
Tổ chức hạch toán ban đầu là tổ chức hệ thống chứng từ, quy định hớng dẫ cách ghi chép vào các chứng từ và tổ chức luân chuyển, bảo quản chứng từ trong doanh nghiệp theo quy định hiện hành.
Tất cả các đơn vị trực thuộc công ty đều thực hiện chế độ từ kế toán theo quy định hiện hành của Nhà nớc, đồng thời thực hiện một số quy định của Tổng công ty nh:
* Quản lý số chứng từ:
Số chứng từ là một trong những thông tin quan trọng nhất của chứng từ kế toán cần đợc quản lý, phát hành, cập nhập trên máy tính theo nguyên tắc thống nhất trên phạm vi toàn ngành nhằm đáp ứng yêu cầu kiểm soát tính đầy đủ, kịp thời, tính đúng kỳ của các chứng từ kế toán và đảm bảo thuận tiện cho quá trình đối chiếu,kiểm tra, tra cứu trên phạm vi toàn công ty.
Các chứng từ phát hành trực tiếp bằng máy vi tính nh: phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, phiếu kế toán, đợc phát hành theo số tự nhiên, liên tục từ
1, 2, 3 cho đến hết trong thời hạn 1 năm, một loại chứng từ theo danh mục chứng từ áp dụng thống nhất trên toàn ngành. Đối với các chứng từ đã có số chứng từ nh: hoá đơn bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, các chứng từ kế toán do đơn vị khác phát hành khi phát hành, cập nhập trên máy tính đều lu trữ đầy đủ các thông tin liên quan tới số chứng từ và các kí hiệu dạng kí tự để thuận tiện cho quá trình đối chiếu, kiểm tra sau này.
Các chứng từ kế toán làm cơ sở hạch toán và lu giữ tại Phòng Kế toán đều là chứng từ gốc Trờng hợp đặc biệt không có chứgn từ gốc thì đều đợc sao chép theo đúng các quy định pháp lý của Nhà nớc Chứng từ kế toán đợc phân loại và lu trữ riêng biệt cho từng loại theo danh mục chứng từ thống nhất trên toàn công ty Các chứng từ đợc đóng cố định thành từng tập kèm bảng kê chứng từ cho từng ngày, 5 ngày, 10 ngày, tối đa là một tháng tuỳ theo số lợng thực tế phát sinh.
Phiếu kế toán là một chứng từ kế toán đợc lập để vào máy tính cho một chứng từ kế toán gốc (hoặc một số chứng từ kế toán gốc) cha có đủ các thông tin, các dữ kiện để cập nhập vào máy vi tính Đính kèm với phiếu kế toán là các chứng từ kế toán gốc, các tài liệu pháp lý có liên quan để chứng minh cho các thông tin phản ánh trên phiếu kế toán nh: Biên bản vi phạm, quyết định xử lý, phân phối, bảng phân bố, biên bản kiểm kê, tờ khai tính thuế…đ
Các loại phiếu kế toán nh: Hạch toán phân bổ khấu hao, hạch toán phân bổ chi phí, hạch toán kết chuyển sổ sách cuối kỳ, hạch toán thuế, hạch toán các khoản dự phòng…đ
Công ty trong nhiều năm qua đã áp dụng phơng tiện máy móc kỹ thuật hiện đại phục vụ cho công tác điều hành quản lý của công ty nói chung và công tác kế toán nói riêng, nh: máy Fax, máy tính, hệ thống mạng nội bộ toàn công ty, phần mềm kế toán máy,…đNên công tác tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán có rất nhiều thuận lợi, đặc biệt là nhờ đó mà thời gian luân chuyển chứng từ nhanh chóng đảm bảo phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Nhất là công ty có địa bàn kinh doanh rộng với các Chi nhánh, Xí nghiệp ở nhiều vùng và có quan hệ với nhiều đối tác ở nớc ngoài Với u thế đó công ty đã đảm bảo cho hoạt động kinh doanh luôn diễn ra thuận tiện và công tác kiểm tra giám sát đợc thực hiện chặt chẽ.
Hệ thống chứng từ kế toán bao gồm:
- Nghiệp vụ mua hàng: Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho, bảng kê thu mua hàng hoá, phiếu nhập kho, một số chứng từ thanh toán: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng…đ
- Nghiệp vụ bán hàng: Hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT, phiếu thu hoặc báo có của bên bán, phiếu xuất kho, các chứng từ về chi phí vận chuyển, phiếu chi, báo nợ của ngân hàng, các chứng từ về các khoản giảm trừ cho khách hàng.
- Nghiệp vụ xuất nhập khẩu: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu báo nợ báo có của ngân hàng, tờ khai hải quan, các chứng từ về kê khai nộp thuế, hoá đơn ngoại, chứng từ thanh toán, th yêu cầu mở L/C,…đ
- Kế toán khấu hao tài sản cố định: Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, các chứng từ khác phản ánh việc sử dụng quỹ khấu hao.
- Kế toán tiền lơng và các khoản bảo hiểm: Bảng chấm công; phiếu chi; bảng tính lơng; chứng từ tính trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn; chứng từ tính bảo hiểm xã hội phải trả cho ngời lao động.
- Kế toán xác định kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận: Các hoá đơn trích lập dự phòng giảm giá, các biên lai nộp thuế, biên bản xử lý…đ
3.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản:
Ngoài việc áp dụng hệ thống tài khoản cấp 1, cấp 2 do Bộ tài chính ban hành, để phù hợp với quy mô, đặc điểm mặt hàng kinh doanh của mình, kế toán của công ty đã mở tài khoản chi tiết cấp 3, cấp 4, cấp 5, cấp 6 nhằm phản ánh cụ thể, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đảm bảo cho việc quản lý các hoạt động kinh doanh đợc chặt chẽ Đồng thời giúp cho công tác ghi chép của kế toán đợc rõ ràng, thuận tiện và tránh đợc sự nhầm lẫn chồng chéo,…đViệc áp dụng hệ thống tài khoản chi tiếp đến cấp 6 đã giýp cho công ty quản lý chặt chẽ tình hình kinh doanh của mình, với đặc điểm là công ty vừa sản xuất vừa kinh doanh các mặt hàng hoá dầu và liên quan tới hoá dầu, nh: mặt hàng dầu mỡ nhờn, hoá chất dung môi, nhựa đờng, xăng dầu,…đvà công ty có các chi nhánh, xí nghiệp ở các vùng khác nhau thì việc sử dụng hệ thống tài khoản này đã làm cho việc hạch toán đợc đúng đắn, chính xác, cụ thể.
Hệ thống tài khoản sử dụng tại công ty:
(Chi tiết cho tiền Việt Nam, Ngoại tệ)
(chi tiết cho tiền Việt Nam, Ngoại tệ)
TK 121: Đầu t chứng khoán ngắn hạn
TK 128: Đầu t ngắn hạn khác
TK 129: Dự phòng giảm giá đầu t ngắn hạn
TK 131: Phải thu của khách hàng
TK 1311: Phải thu của khách hàng
TK 1312: Phải thu của hàng trực thuộc
TK 1113: Vàng, bạc, đá quý
TK 112: Tiền gửi ngân hàng
TK 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (chi tiết cho từng hoạt động)
TK 1551: Xây lắp, thiết kế
(chi tiết cho từng loại hàng xăng dầu, hoá chất và dung môi, dầu mỡ nhờn, nhựa đờng, hàng hoá khác)
TK 157: Hàng gửi đi bán (chi tiết cho từng loại hàng)
TK 158: Hàng dự trữ quốc gia
3.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán:
Chuyên để thực tập tốt nghiệp Chơng I: Những lý luận cơ bản về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Khái quát chung về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Sản xuất ra của cải vật chất là điều kiện tồn tại và phát triển của xã hội loài người Xã hội không thể không ngừng tiêu dùng, do đó không thể ngừng sản xuất. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải bỏ ra hao phí về lao động sống và lao động vật hoá nhất định Khi doanh nghiệp tiến hành các hoạt động cũng đồng thời là quá trình doanh nghiệp tiêu hao các yếu tố như: tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động tức là hình thành nên các chi phí. Như vậy, chi phí kinh doanh luôn gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, các loại chi phí phát sinh trong doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp thương mại lại có sự khác biệt Trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí sản xuất chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu Nhưng đối với các doanh nghiệp thương mại với chức năng lưu thông hàng hoá thì bộ phận chi phí phát sinh thường xuyên và chiếm tỷ trọng tương đối cao không phải là chi phí sản xuất mà là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Hoạt động của các doanh nghiệp thương mại là hoạt động trong lĩnh vực lưu thông, họ tìm kiếm lợi nhuận thông qua việc phân phối sản phẩm hàng hoá từ người sản xuất đến tay người tiêu dùng một cách nhanh nhất và thoả mãn mọi nhu cầu của khách hàng Nên để đạt được mục đích đó thì trong hoạt động kinh doanh,các doanh nghiệp phải bỏ ra những khoản chi phí nhất định, gọi là chi phí kinh doanh Nhưng các doanh nghiệp muốn đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển vững mạnh trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay
Một số giải pháp hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý
Đánh giá chung về công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý
1 Đánh giá chung về Công ty:
Với hơn 10 năm hoạt động trong linh vực dầu mỡ nhờn, Công ty cổ phần Hoá dầu đã dần dần đi lên và là một doanh nghiệp có uy tín trên thị trờng trong nớc. Công ty đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển chung của toàn ngành Xăng dầu Việt Nam, Công ty đã cung cấp ra thị trờng những loại sản phẩm tốt, đáp ứng nhu cầu của ngời tiêu dùng Ngoài ra, sản phẩm của Công ty còn có khả năng cạnh tranh với các sản phẩm của nớc ngoài có mặt trên thị trờng Việt Nam nh: Vilube, Castrol, Mobil, Essco, Để thực hiện mục tiêu phát triển toàn diện, ổn định, đủ khả năng canh tranh lành mạnh trong nền kinh tế thị trờng, Công ty đã không ngừng phấn đấu về mọi mặt trong hoạt động kinh doanh của mình.
Qua một thời gian thực tập và tìm hiểu tại Công ty cổ phần hoá dầu Petrolimex, em có một số nhận xét về Công ty nh sau:
- Bộ máy hoạt động của Công ty đợc tổ chức chặt chẽ, gọn nhẹ, phù hợp với quy mô của toàn nghành và quy mô kinh doanh của Công ty Các phòng ban, các đơn vị trực thuộc đều có chức năng, nhiệm vụ xác định đảm bảo cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đợc diễn ra một cách bình thờng Quy trình làm việc của các phòng ban đợc thực hiện một cách thống nhất, khoa học và có hiệu quả cao.
- Ban lãnh đạo của Công ty làm việc có hiệu quả, có trình độ cao, có năng lực quản lý điều hành và rất năng động sáng tạo, luôn gơng mẫu tận tâm với công việc. Ngoài ra, ban lãnh đạo còn rất nhanh nhạy nắm bắt xu thế của thị trờng, từ đó đa ra một hớng đi đúng, đảm bảo cho công ty phát triển bền vững và có khả năng cạnh tranh.
- Bên cạnh đó công ty còn có đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ chuyên môn cao, có tinh thần trách nhiệm Cán bộ nhân viên của công ty còn thờng xuyên đa ea những đề xuất, ý kiến đóng góp cho sự phát triển chung của công ty.
- Trong toàn bộ công ty đợc thiết lập một mạng máy tính cục bộ, nó đã giúp ích rất nhiều cho công tác quản lý cũng nh theo dõi việc trong toàn công ty của ban giám đốc.
- Ngoài ra công ty còn có những thuận lợi, đó là: ra đời trên nền tảng của Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam – một công ty hoạt động lâu năm và có uy tín trong lĩnh vực xăng dầu, PLC đã dợc thừa hởng những kinh nghiệm và uy tín quý báu, đặc biệt là các mối quan hệ làm ăn với bạn hàng trong và ngoài nớc mà Tổng công ty đã xây dựng PLC đợc trang bị các thiết bị vật chất kỹ thuật khá đầy đủ, với dây truyền công nghệ sản xuất đạt tiêu chuẩn quốc tế.
- Bên cạnh những điểm thuận lợi trên, công ty cũng gặp không ít khó khăn. Trong tình hình hiện nay, thị trờng dầu mỡ nhờn không trong nớc không còn là thị trờng độc quyền nữa, nên để tồn tại và phát triển công ty phải có sự nỗ lực rất nhiều thì mới có thể cạnh tranh đợc với các hãng dầu nhờn của nớc ngoài đang có mặt tại Việt Nam.Thêm vào đó, nguyên liệu chính để sản xuất sản phẩm của công ty là dầu gấp phải nhập khẩu Việc nhập khẩu này chịu ảnh hởng lớn của thị trờn xăng dầu thế giới Đặc biệt trong mấy năm gần đây với sự biến động lớn về chính trị – Xã hội đã làm cho thị trờng xăng dầu thế giới ngày càng trở nên phức tạp.
2 Đánh giá thực trạng công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý tại
Do sự biến động của thị trờng, việc thay đổi về các cơ chế chính sách của Nhà nớc và đặc điểm là do khả năng, điều kiện của mỗi doanh nghiệp mà bộ máy kế toán của mỗi doanh nghiệp có đặ điểm khác nhau và trong công tác hạch toán bên cạnh những mặt mạnh cũng luôn tồn tại những hạn chế, khuyết điểm Em xin mạnh dạn đa ra một số nhận xét về bộ máy kế toán của công ty nói chung và công tác kế toán chi phí bàn hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp nói riềng.
2.1.1 Về bộ máy kế toán:
- Bộ máy kế toán tại công ty đợc tổ chức theo hình thức nửa tập trung nửa phân tán, nó đã giúp cho kế toán thuận lợi trong việc kiểm tra giám sát hoạt động của các chi nhánh, xí nghiệp cũng nh toàn công ty Theo hình thức này, các chi nhánh, xí nghiệp là các đơn vị hạch toán phụ thuộc, hàng tháng hàng quí phải gửi báo cáo kế toán về công ty Các cửa hàng, các kho trực thuộc hạch toán báo sổ, tập các chứng từ gốc lập bảng kê và định kỳ gửi về phòng kế toán để kiểm tra và hạch toán, Do đó, việc tổng hợp số liệu trong toàn công ty để lập báo cáo đợc nhanh chóng hơn, đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời cho công tác quản lý.
- Các phần kế toán đợc phân công tơng đối rõ ràng cho từng nhân viên kế toán trong phòng Ngoài ra, còn có sự phối hợp chặt chẽ và đồng bộ giữa các kế toán với nhau, đảm bảo tính thồng nhất về phạm vi, phơng pháp hạch toán các nghiệp vụ Từ đó tạo điều kiện cho việc kiểm tra đối chiếu đợc dễ dàng, chính xác và cung cấp những thông tin trung thực cho ban giám đốc.
- Đội ngũ nhân viên phòng kế toán tài chính là những cán bộ có năng lực và thâm niên trong công tác, không ngừng học giỏi và thờng xuyên đợc công ty tạo điều kiên bồi dỡng nghiệp vụ.
- Hệ thống tài khoản công ty đợc sử dụng để hạch toán khá chi tiết và tơng đối phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty Ngoài ra, công tác kế toán tại công ty đợc vi tính hoá nên đã tạo nhiều thuận lợi cho việc hạch toán các nghiệp kinh tế phát sinh Nh vậy, nhờ áp dụng kế toán máy, công việc kế toán của các nhân viên trở nên nhanh gọn và hiệu quả hơn.
2.1.2 Về tổ chức công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý:
- Chứng từ đợc sử dụng tại công ty đều do công ty tự thiết kế và đợc lập trong phần mềm kế toán, về cơ bản giống với mẫu quy định của Bộ tài chính, công ty đã đăng ký và đợc sự chấp nhận của cơ quan thuế.
- Các chứng từ liên quan đến kế toán chi phí bán hàng và quản lý đều đ ợc lập theo quy định của Bộ tài chính, các chứng từ đợc thu thập, phân loại sắp xếp theo trình tự thời gian, theo từng nhóm hang kinh doanh nên rất thuận tiện cho việc theo dõi và kiểm tra khi cần thiết.
- Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên, nên các khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý phát sinh đều đợc cập nhật, phản ánh ngay khi có đầy đủ chứng từ hợp lệ Do đó đã hạn chế đợc những sai sót trong hạch toán ( hạch toán thiếu, hạch toán nhầm ) và đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho ban lãnh đạo.
Một số kiến nghị với ngành và Nhà nớc
1 Về phía Nhà nớc và các ban ngành chức năng:
Trong tiến trình hội nhập, mối trờng cạnh tranh quốc tế ngày càng gay gắt, nếu chỉ có sự chủ động từ phía các doanh nghiệp thì cha đủ, đòi hỏi phải tăng cờng vai trò của Nhà nớc trong điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh trên cơ sở sự phối hợp đồng bộ các biện pháp, chính sách vĩ mô Để hỗ trợ các Doanh nghiệp Việt Nam nâng cao năng lực cạnh tranh, tạo ra thị trờng mới giúp họ đứng vững và vợt qua thử thách trong quá trình hội nhập, Nhà nớc cần đẩy mạnh các hoạt động xúc tiến thơng mại và giảm thiểu tối đa các thủ tục hành chính, hải quan gây khó khăn phiền hà cho các doanh nghiệp trong viẹc mở rông quan hệ buôn bán với nớc ngoài.
Bên cạnh việc đẩy mạnh các chính sách vĩ mô để thúc đẩy hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp ra bên ngoài nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế, giảm bớt các khoản chi cho Doanh nghiệp., Nhà nớc cũng cần phải hoàn thiện những cơ sở pháp lý khác tạo điều kiện cho các doanh nghiệp dễ dàng trong tổ chức hoạt động của mình và tạo môi trờng kinh doanh lành mạnh thông thoáng cho các doanh nghiệp Với nớc ta, các chế độ, chuẩn mực kế toán vẫn còn đang trong giai đoạn thử nghiệm và hoàn thiện do vậy để giúp cho kế toán của các doanh nghiệp thuận lợi hơn trong công tác của mình Nhà nớc, Bộ thơng mại, Bộ tài chính cần có những h- ớng dẫn chỉ đạo chi tiết, sát sao và đồng bộ, giải đáp kịp thời những vớng mắc trong quá trình hoạt động thực tiễn của doanh nghiệp, có những biện pháp giải pháp giải quyết và điều chỉnh kịp thời để phù hợp với thực tế.
Theo em biết hiện nay, Bộ tài chính vẫn cha có quy định về việc các doanh nghiệp sử dụng bộ phần mềm kế toán Nên khi lập báo cáo tài thuế GTGT, báo cáo thuế TNDN, các doanh nghiệp có sử dụng phần mềm kế toán máy vẫn phải trực tiếp vào sổ sách nh sổ theo dõi thuế GTGT, mà không đợc sử dụng các bảng biểu do trơng trình kế toán tổng hợp ra – vì mỗi doanh nghiệp sử dụng một phần mềm kế toán khác nhau Nh vậy sẽ rất bất tiện, nên em có một kiến nghị là Bộ tài chính nên có quy định cho phép các doanh nghiệp sử dụng bộ phần mềm kế toán chuẩn Khi đó sẽ rất thuận tiện cho cơ quan thuế cũng nh các doanh nghiệp trong việc lập báo cáo thuế. Đối với ngành Xăng dầu: Ngành xăng dầu ngày càng đóng góp một vai trò then chốt đối với nền kinh tế quốc dân Cùng vớ i sự phát triển của nền kinh tế thị trờng, các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực xăng dầu đòi hỏi cần phải có những đổi mới nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của nền kinh tế Trong những năm qua, Công ty cổ phần Hoá dầu Petrolimex đã đạt đợc những thành công nhất định Điều đó có một phần đóng góp và ủng hộ rất lớn của ngành mà trực tiếp là Tổng công ty xăng dầu Việt Nam Tuy nhiên, trong thời gian tới để công ty ngày càng đi lên và ổn định, Tổng công ty cần có những biện pháp hỗ trợ giúp công ty tổ chức và sử dụng chi phí một cách có hiệu quả Cụ thể là Tổng công ty nên mở rộng và đa dạng hoá nhiều hơn nữa lĩnh vực kinh doanh cho công ty, không chỉ đơn thuần là một doanh nghiệp xuất nhập khẩu, pha chế cung cấp các sản phẩm hoá dầu mà tiến tới trở thành một trung tâm nghiên cứu các sản phẩm hoá dầu cao cấp, cung cấp t vấn các dịch vụ kỹ thuật, Đối với khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý,Trần Hồng Giang
