Vai trò, đặc điểm và nhiệm vụ của vật liệu trong sản xuất kinh doanh
1.Vai trò và đặc điểm của vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh
Trong doanh nghiệp sản xuất thì vật liệu chiếm một vị chí rất quan trọng, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất(t liệu lao động, sức lao động và đối tợng lao động), là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm Chi phí về các loại vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của các doanh nghiệp sản xuất.
Trong quá trình sản xuất vật liệu không ngừng biến đổi cả về mặt hiện vật cũng nh mặt giá trị: Về mặt hiện vật, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và khi tham gia vào quá trình sản xuất nó thay đổi hình thái vật chất ban đầu Còn về mặt giá trị vật liệu đợc chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới đợc tạo ra Ngoài ra về mặt kỹ thuật vật liệu là những tài sản vật chất tồn tại dới nhiều dạng khác nhau, phức tạp về đặc tính lý hoá nên dễ bị tác động bởi môi trờng tự nhiên nh: thời tiết, khí hậu và môi trờng xung quanh.
Từ đặc điểm của vật liệu cho chúng ta thấy nó có vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
2 Nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp.
Nhà nớc đã xác định nhiệm vụ của kế toán vật liệu đối với các doanh nghiệp nh sau:
Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu Tính giá thực tế của vật liệu đã mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật t về các mặt: số lợng, chất lợng, chủng loại và thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, đúng chủng loại cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. áp dụng đúng đắn các phơng pháp về kỹ thuật hach toán vật liệu, h- ớng dẫn kểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ) mở các sổ, thẻ kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quèc d©n.
Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật t, phát hiện, ngăn ngừa đề xuất những biện pháp xử lý vật t thừa, thiếu ứ đọng và kém phẩm chất hoặc mất phẩm chất Tính toán chính xác số lợng và giá trị vật liệu thực tế đa vào sử dụng và tiêu hao trong quá trình sản xuất Phân bổ chính xác giá trị vật liệu, đã tiêu hao vào các đối tợng sử dụng.
Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu
Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu bao gồm rất nhiều loại,nhiều thứ có vai trò công dụng và tính chất lý hoá khác nhau, thờng xuyên biến động trong quá trình sản xuất Để quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại, từng thứ vật liệu phục vụ cho yêu cầu quản trị, doanh nghiệp cần thiết phải phân loại vật liệu theo tiêu thức phù hợp Tuỳ theo nội dung kinh tế, chức năng của vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh mà vật liệu trong doanh nghiệp đợc phân chia thành các loại sau:
Nguyên vật liệu chính: Nguyên vật liệu chính là đối tợng chủ yếu trong doanh nghiệp, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm mới nh sắt, thép, trong các doanh nghiệp chế tạo cơ khí, bông trong các doanh nghiệp dệt kéo sợi, vải, trong các doanh nghiệp may, đất trong các doanh nghiệp sản xuất gạch đối với bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất cũng đợc phản ánh vào nguyên vật liệu chính nh sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt.
Vật liệu phụ: cũng là đối tợng lao động, nhng vật liệu phụ không phải là cơ sở vật chất hìng thành nên sản phẩm mới Vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ trong các quá trình sản xuất sản phẩm nh làm tăng chất lợng sản phẩm, làm tăng chất lợng của nguyên vật liệu chính, hoặc phục vụ cho công tác quản lý, cho việc bao sản phẩm , đóng gói sản phẩm nh các loại thuốc nhuộm, sơn , dầu nhờn, dẻ lau vv.
Nhiên liệu: là loại vật liệu cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuất kinh doanh Nó từng tồn tại ở thể lỏng, thể khí, thể rắn nh xăng, dầu, than, hơi đốt
Phụ tùng thay thế, sửa chữa: là những chi tiết, phụ tùng máy móc, thiết bị mà doanh nghiệp mua sắm và dự trữ nhằm mục đích cho việc sửa chữa máy móc thiết bị.
Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị, phơng tiện đợc sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản nh: thiết lập cần lắp, không cần lắp công cụ khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt các công trình xây dựng cơ bản.
Phế liệu: là những vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị mà nó mất toàn bộ giá trị sử dụng ban đầu nh: sắt, thép vụn, gỗ vụn, gạch ngói vỡ hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định.
Trong thực tế tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vât liệu nêu trên lại đợc chia thành từng nhóm, từng thứ, từng quy cách một cách chi tiết hơn bằng cách lập và xây dựng(sổ doanh nghiệp vật t) Sổ này đợc xây dựng trên cơ sở số liệu của từng loại vật t, nhóm vật t, thứ vật t và quy cách vật t Tuỳ theo số lợng nhóm, thứ vật t để xây dựng một, hai hoặc nhiều chữ số.
Sổ danh điển vật liệu Loại nguyên vật liệu chính
Tên, nhãn hiệu, qui cách vật liệu Đơn vị tính Đơn giá hạch toán
Nhóm Danh điểm vật liệu
2 Đánh giá vật liệu: Đánh giá vật liệu là việc dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị theo những nguyên tắc nhất định:
2.1 Nguyên tắc đánh giá vật liệu:
Theo quy định hiện hành, kế toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu phải phản ánh theo giá trị thực tế Điều đó có nghĩa là khi nhập kho vật liệu phải tính toán và phản ánh theo giá trị thực tế, khi xuất kho vật liệu phải xác định giá thực tế xuất kho theo đúng phơng pháp quy định Tuy nhiên trong thực tế để đơn giản và giảm bớt khối lợng ghi chép, tính toán hàng ngày cho phép doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để phản ánh tình hình nhập, xuất vật liệu trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theo giá thực tế.
2.2 Tác dụng của việc đánh giá: Đánh giá vật liệu theo giá thực tế:
Giá thực tế nhập kho.
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải nhập nguyên vật liệu từ các nguồn nhập khác nhau Do vậy giá thực tế nhập của từng tr- ờng hợp là khác nhau Chúng ta xem xét từng trờng hợp một: Đối với vật liệu mua ngoài thì trị giá vốn thực tế là giá mua thực tế(giá ghi trên hoá đơn -đối với doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế hoặc giá mua có cả thuế nếu doanh nghiệp áp dụng ph- ơng pháp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc đối với doanh nghiệp không thuộc đối tợng tính thuế GTGT)
Giá thực tế nhập kho vật liệu tự chế biến bao gồm giá thực tế vật liệu, xuất chế biến và chi phí chế biến.
Giá thực tế nhập kho của vật liệu thuê ngoài gia công chế biến là trị giá vốn thực tế xuất thuê ngoài gia công chế biến cộng các chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi thuê gia công chế biến và từ nơi đó về doanh nghiệp cộng với số tiền phải trả cho ngời nhận gia công chế biến.
Trờng hợp doanh nghiệp nhận vốn góp liên doanh của đơn vị khác bằng vật liệu,thì giá vốn thực tế nhập kho là giá do hội đồng liên doanh đánh giá.
Giá thực tế của phế liệu thu hồi nhập kho có thể sử dụng là giá có thể tiêu thụ đợc hoặc giá ớc tính.
Giá thực tế xuất kho:
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải thu mua nhập kho thờng xuyên vật liệu từ nhiều nguồn khác nhau Do vậy giá thực tế của từng lần nhập, từng đợt nhập là hoàn toàn không giống nhau Vì thế khi xuất kho vật liệu cho các đối tợng sử dụng, kế toán cần tính chính xác giá thực tế xuất kho cho các nhu cầu, đối tợng sử dụng khác nhau theo phơng pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng trong niên độ kế toán Để tính trị giá thực tế vật liệu xuất kho, tuỳ theo sự phù hợp của từng phơng pháp đối với doanh nghiệp mà lựa chọn một trong những phơng pháp sau: Tính theo giá thực tế tồn đầu kỳ:
Theo phơng pháp này, thì giá thực tế vật liệu xuất kho đợc tính trên cơ sở số lợng và đơn giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ.
Giá thực tế xuất kho= số lợng xuất kho x đơn giá thực tế tồn đầu kỳ. Trong đó: Đơn giá thực tế tồn đầu kỳ = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ
Số lợng vật liệu tồn đầu kỳ
Tính theo giá bình quân gia quyền:
Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất kho đợc xác định trên cơ sở số lợng xuất kho và đơn giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ.
Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Hạch toán chi tiết vật liệu là việc ghi chép hàng ngày tình hình biến động về số lợng, giá trị, chất lợng của từng thứ, từng loại vật liệu theo từng kho của các doanh nghiệp Hạch toán chi tiết vật liệu đợc tiến hành ở kho và ở phòng kế toán Trong thực tế hiện nay, tuỳ theo điều kiện kinh doanh cụ thể, tuỳ theo yêu cầu và trình độ quản lý mà doanh nghiệp có thể áp dụng một trong ba phơng pháp sau để hạch toán chi tiết vật liệu:
1.Phơng pháp ghi thẻ song song:
Theo phơng pháp này, thì ở kho ghi chép về mặt số lợngcòn ở phòng kế toán ghi chép cả về mặt số lợng và của từng thứ vật liệu Trình tự ghi chép đợc tiến hành nh sau: ở kho: hàng ngày khi nhận chứng từ nhập xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho Định kỳ thủ kho gửi lên hoặc kế toán xuống kho nhận các chứng từ nhập, xuất đã đợc phân loại theo từng thứ. ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ (thẻ) hạch toán chi tiết vật liệu, để ghi chép tình hình nhập, xuất tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị.
Khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho từ thủ kho, kế toán phải kiểm tra chứng từ ghi đơn giá và thành tiền trên chứng từ Sau đó mới ghi vào sổ(thẻ) chi tiết vật liệu có liên quan Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và tiến hành kiểm tra đối chiếu với thẻ kho Ngoài ra để có số lợng đối chiếu với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập –xuất- tồn theo từng loại nhóm vật liệu.
Phơng pháp này có u điểm là ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu. Nhng lại có nhợc điểm là việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán trùng lặp về chỉ tiêu số lợng, đồng thời việc kiểm tra đối chiếu không đợc tiến hành một cách kịp thời của kế toán.
Phơng pháp này đợc áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lợng các nghiệp vụ(chứng từ) nhập xuất ít không
7 thờng xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chÕ.
Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng §èi chiÕu kiÓm tra
2.Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
Về mặt nguyên tắc, phơng pháp này cũng giống phơng pháp thẻ song song ở kho cũng theo dõi ghi chép về mặt số lợng, ở phòng kế toán ghi chép cả mặt số lợng và giá tri theo từng kho, từng loại, từng thứ vật liệu nh- ng chỉ ghi một lần vào cuối tháng Trình tự ghi chép đợc tiến hành nh sau: ở kho: hàng ngày ghi nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lý hợp lệ chứng từ rồi tiến hành ghi chép sổ thực nhập, thực xuất vào các phiếu nhập, phiếu xuất và thẻ kho Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho Định kỳ thủ kho gửi lên hoặc kế toán xuống kho nhận các phiếu nhập, xuất kho đã đợc phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. ở phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng thứ vật liệu theo từng kho dùng cho cẳ năm Sổ đối chiếu chỉ ghi mỗi tháng mỗi lần vào cuối tháng Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển kế toán phải lập trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho định kỳ gửi lên Sổ đối chiếu luân chuyển đợc theo dõi cả về chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu giá trị Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp.
Phơng pháp có u điểm là khối lợng ghi chép của kế toán đợc giảm bớt, do chỉ ghi một lần vào cuối tháng Nhng nhợc điểm vẫn là ghi sổ trùng lặp giữa kho và kế toán về chỉ tiêu số lợng, việc kiểm tra đối chiếu của phòng kế toán đợc tiến hành kịp thời.
Thẻ kho Số (thẻ) chi tiết vật t Bảng tổng hợp nhập -xuất- tồn
Phơng pháp này đợc áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp không có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất, không phân công riêng hạch toán chi tiết vật liệu.
Sơ đồ hạch toán chi tiết liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng §èi chiÕu, kiÓm tra
Theo phơng pháp này, ở kho theo dõi và ghi chép về số lợng, ở phòng kế toán theo dõi và ghi chép về mặt giá trị của từng nhóm, từng thứ vật liệu. Trình tự ghi chép đợc thực hiện nh sau: ở kho: thủ kho vẫn dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập xuất, tồn vật liệu về mặt số lợng Cuối tháng ghi số tồn kho đã tính đợc trên thẻ kho( về mặt số lợng) sang sổ số d vào cột số lợng. ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số d theo từng kho dùng cho cẳ năm để ghi số tồn kho của từng nhóm, từng loại vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị Khi nhận đợc phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kế toán tiến hành kiểm tra và căn cứ vào đó lập bảng kê nhập, bảng kê xuất để ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ Từ bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất, rồi từ bảng kê này kế toán lập bảng tổng hợp nhập – xuất –tồn kho theo từng nhóm, loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị Cuối tháng khi nhận sổ số d do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số nộp cuôí tháng do thủ kho tính ghi ở sổ số d và đơn gía hạch toán để tính ra số tồn kho của từng loại, từng nhóm, từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu giá trị để ghi vào cột số tiền ở sổ số d Căn cứ vào cột số tiền tồn kho cuối tháng trên sổ số d, kế toán tiến hành kiểm tra vào cuối tháng với cột số tiền tồn kho trên bảng tổng hợp nhập - xuất tồn và số liệu của kế toán tổng hợp.
Phơng pháp này có u điểm là tránh đợc việc ghi chép trùng lặp giữa ở kho và ở phòng kế toán, giảm bớt khối lợng ghi sổ kế toán, công việc đợc tiến hành đều trong tháng Tuy nhiên vẫn còn có những mặt hạn chế là do kế toán chỉ ghi theo chỉ tiêu giá trị nên qua số liệu kế toán không biết đợc có tình hình tăng, giảm của từng thứ vật liệu mà muốn biết đợc kế toán phải xem số liệu trên thẻ kho Ngoài ra việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa phòng kế toán và kho là rất khó khăn.
Phiếu nhập kho Bảng kê nhập Bảng luỹ kế nhập
Thẻ kho Sổ số d Bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn
Phiếu xuất kho Bảng kê xuất Bảng luỹ kế xuất
Phơng pháp này chỉ áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp sản xuất có khối lợng các nghiệp vụ xuất, nhập nhiều, thờng xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và đã xây dựng đợc hệ thống danh điểm vật t, dùng gía hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho, trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán doanh nghiệp phải tơng đối cao.
Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng §èi chiÕu, kiÓm tra
Tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật lieuẹ
1 Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho là phơng pháp ghi chép, phản ánh thờng xuyên liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại vật liệu, thành phẩm, hàng hoá trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất.
Phơng pháp này đảm bảo tính chính xác tình hình luân chuyển vật t, hàng hoá và đợc sử dụng trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hàng hoá
Tài khoản kế toán sử dụng TK 152 Nguyên liệu, vật liệu để phản ánh sự biến động của vật liệu trong các doanh nghiệp.
TK152 "Nguyên liệu, vật liệu”, tài khoản này đợc dùng để ghi chép số hiện có, tình hình tăng giảm các loại nguyên liệu, vật liệu theo giá thực tÕ.
Ngoài ra tài khoản 152 có thể mở thành tài khoản cấp hai, cấp ba để kế toán theo dõi chi tiết từng loại, từng nhóm vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Kết cấu, nội dung phản ánh của TK 152 Nguyên liệu, vật liệu
Phiếu nhập kho Bảng kê nhập Bảng luỹ kế nhập
Thẻ kho Sổ số d Bảng tổng hợp nhập , xuất, tồn
Phiếu nhập kho Bảng kê xuất Bảng luỹ kế xuất
- Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh
- Giá trị nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê
- Giá trị phế liệu thu hồi
- Kết chuyển giá trị nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ (theo phơng pháp kiểm kê định kỳ)
- Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công, chế biến hoặc góp vốn liên doanh, cổ phần.
- Giá trị nguyên liệu, vật liệu trả lại, giảm giá
- Giá trị nguyên liệu, vật liệu thiếu hụt khi kiểm kê
- Kết chuyển giá trị nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ (theo phơng pháp KKĐK).
TK151 "Hàng mua đang đi đờng”, tài khoản này đợc dùng để phản ánh giá trị các loại vật t hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với ngời bán, nhng cha về nhập kho doanh nghiệp, còn đang đi trên đờng và tình hình hàng đang đi đờng đã về nhập kho doanh nghiệp.
TK133- Thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ Tài khoản này đợc dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ, đã khấu trừ, còn đợc khấu trừ Tài khoản này bao gồm hai tài khoản cấp 2:
TK1331-Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá dịch vụ.
TK1332- Thuế GTGT đợc khấu trừ của tài sản cố định.
TK33312- Thuế GTGT hàng nhập khẩu, dùng để phản ánh thuế GTGT phải nộp, đã nộp, còn phải nộp của hàng nhập khẩu. Đối với các doanh nghiệp áp dụng tính thuế theo phơng pháp trực tiếp thì không sử dụng tài khoản 133 để ghi thuế GTGT, mà số thuế này là một bộ phận cấu thành của giá vốn hàng nhập kho hoặc chi phí sản xuất kinh doanh( nếu mua hàng về giao cho đối tợng sử dụng ngay) TK331 "phải trả cho ngời bán”, tài khoản này đợc sử dụng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doang nghiệp với ngời bán, ngời nhận thầu về các khoản vật t hàng hoá, lao vụ dịch vụ theo hợp đồng đã ký kết.
TK331 đợc mở sổ chi tiết để theo dõi đến từng đối tợng cụ thể(từng ngời bán, ngời nhận thầu).
TK159 "dự phòng giảm giá hàng tồn kho”, tài khoản này sử dụng để phản ánh bộ phận giá trị dự tính bị giám sút so với giá gốc của hàng tồn kho Nhằm ghi nhận các khoản lỗ hay phí tổn có thể phát sinh nhng cha chắc chắn và phản ánh giá trị thực tế thuần tuý của hàng tồn kho trên các báo cáo tài chính Tài khoản này là tài khoản điều chỉnh cho nhóm hàng tồn kho.
Ngoài ra hạch toán vật liệu còn sử dụng các tài khoản liên quan khác nh:
TK621 "Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”
TK112 "Tiền gửi ngân hàng”
TK627 "Chi phí sản xuất chung”
TK641 "Chi phí bán hàng”
TK642 "Chi phí quản lý doanh nghiệp”
1.2.1 Tăng vật liệu do mua ngoài
Trờng hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán ghi:
- Trờng hợp doanh nghiệp đợc hởng giảm giá hàng mua (do mua nhiều do hàng kém phẩm chất, sai qui cách,do giao hàng chậm….)
Trờng hợp doanh nghiệp đợc hởng chiết khấu khi mua hàng do thanh toán tiền hàng trớc hạn, kế toán ghi:
- Tăng do mua ngoài hàng về nhng hoá đơn cha về: nếu trong tháng vật liệu đã về nhập kho nhng cuối tháng vẫn cha nhận đợc hoá đơn kế toán sẽ ghi giá trị giá vật liệu theo giá tạm tính:
Nếu cuối tháng hàng về thì ghi số tơng tự nh trên Còn cuối tháng hàng cha về thì ghi số bằng bút toán:
Cã TK 331 Tăng do mua ngoài hàng thừa so với hoá đơn
Khia phát hiện thừa so với hoá đơn cần làm văn bản báo cho các bên liên quan để cùng xử lý.
Cã TK 3381 Căn cứ vào quyết định xử lý ghi:
Nếu mua lại số thừa
Cã TK 331 Nếu trả lại cho ngời bán
Cã TK 133 (1331) Nếu thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập bất thờng
Cã TK 721 Trờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn
Khi phát hiện thiếu phải làm văn bản báo cáo cho bên liên quan để cùng xử lý Về mặt kế toán ghi:
Cã TK 331 Khi xử lý số thiếu Nếu ngời bán giao tiếp số hàng còn thiếu
Cã TK 138 (1381)Trừ vào số tiền phải trả ngời bán và đợc ngời bán trả lại tiền
Cã TK 138 (1381) Nếu cá nhân làm mất phải bồi thờng
Cã TK 138 (1381) Nếu thiếu không rõ nguyên nhân
Trờng hợp nguyên vật liệu tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chÕ biÕn
Cã TK 154 Tăng do nhận tặng thởng, nhận vốn góp liên doanh, vốn cổ phần
Cã TK 411 Tăng do vay mợn tạm thời
Cã TK 338 Tăng do xuất dùng không hết nhập lại kho
Cã TK 642 Tăng do đánh giá lại vật liệu
Cã TK 412 Tăng do thu hồi vốn góp liên doanh
Cã TK 128 Tăng do phát hiện thừa qua kiểm kê
Thừa không rõ nguyên nhân chờ xử lý
1.2.2 Hạch toán các nghiệp vụ giảm vật liệu
Xuất dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh
Xuất vốn góp liên doanh
Xuất thuê ngoài gia công chế biến
Giảm do vay tạm thời
Cã TK 152 Đồng thời phản ánh giá bán vật liệu
Giảm do phát hiện thiếu qua kiểm kê
Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên (Tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ)
Sơ đồ hạch toán vật liệu theo phơng pháp kiểm kê thờng xuyên (tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp)
2 Hạch toán tổng vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.
Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi, phản ánh thờng xuyên liên tục tình hình nhập xuất vật liệu, thành phẩm, hàng hoá mà chỉ phản ánh giá tri tồn đầu kỳ và tồn cuối kỳ.
Cuối tháng kế toán tiến hành kiểm kê để xác định số thực tế của vật liệu, thành phẩm, hàng hoá để ghi vào các tài khoản hàng tồn kho Phơng
Xuất vốn góp liên doanh
Thuế VAT đợc khÊu trõ
XuÊt cho chi phÝ SX chung, bán hàng, quản lý, XDCB
Hàng đi đờng kỳ trớc
Xuất thuê ngoài gia công chế biến
Nhận cấp phát tặng thởng vốn góp liên doanh
Thừa phát hiện khi kiểm kê
Nhận lại vốn góp liên doanh
TK 1381, 642 Thừa phát hiện khi kiểm kê
TK 412 Đánh giá giảm Đánh giá tăng
TK 152 Xuất để chế tạo sản phẩm
Xuất cho nhu cầu khác ở PX, xuất phục vụ bán hàng, quản lý XDCB
TK 627, 641, 642 pháp này áp dụng thích hợp ở những doanh nghiệp có qui mô nhỏ, nhng chủng loại vật t nhiều, giá trị mỗi thứ thấp hoặc các doanh nghiệp bán lẻ.
Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ sử dụng,
TK 611 để phản ánh giá trị thực tế của vật t, hàng hoá mua vào và xuất dùng trong kỳ Tài khoản này không có số d mà đợc mở thành 2 tài khoản cÊp hai sau:
TK 611: Mua nguyên vật liệu
Các tài khoản 152, 151 cũng đợc sử dụng để phản ánh và kết chuyển giá trị thực tế vật liệu và hàng mua đang đi đờng lúc đầu kỳ và cuối kỳ vào
TK 611 chứ không đợc dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất vật liệu.
Ngoài ra theo phơng pháp kiểm kê định kỳ còn sử dụng các tài khoản liên quan khác nh ở phơng pháp kê khai thờng xuyên.
2.2 Phơng pháp hạch toán tổng hợp vật liệu:
Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ, hạch toán tổng hợp vật liệu không căn cứ vào phiếu xuất kho để xác định giá vật liệu xuất dùng mà căn cứ vào giá trị thực tế vật liệu, tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ Vì vậy giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ đợc xác định bằng công thức sau:
Giá thực tế vật liệu xuất kho trong kú
Giá thực tế vật liệu tồn ®Çu kú
+ Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ - Giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ Để xác định giá thực tế của số vật liệu xuất kho cho từng nhu cầu, cho từng đối tợng, kế toán phải kết hợp với từng số liệu hạch toán chi tiết mới có thể xác định đợc Bởi hạch toán tổng hợp không theo dõi ghi chép tình hình xuất thờng xuyên trên cơ sở các chứng từ xuất.
Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ có các nghiệp vụ chủ yếu sau:
Căn cứ vào giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ trớc hết chuyển vào TK
Trong kỳ khi mua vật liệu căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ có liên quan để kế toán ghi nh sau:
Chi phí mua nguên vật liệu:
ThuÕ nhËp khÈu(nÕu cã)
Chiết khấu hàng mua đợc hởng:
Giá trị hàng mua trả lại do không đúng quy định của hợp đồng
Nợ TK 111,112 (nếu thu ngay lại)
Nợ TK 138(1388) (nếu cha thu đợc)
Nợ TK 331 (trừ vào nợ)
Khoản giảm giá hàng mua:
Có TK 611(6111) (số giảm giá)
Thanh toán tiền mua vật liệu cho ngời bán:
Giá trị vật liệu nhận vốn góp liên doanh, vốn cấp phát
Thực trạng công tác hạch toán doanh nghiệp vật liệu tại công ty công trình giao thông I - Hà Nội
Đặc điểm quá trình hình thành sản xuất kinh doanh tại Công ty công trình giao thông I - Hà Nội
1 Quá trình hình thành và phát triển tại công ty
Công ty công trình giao thông I – Hà nội hiện nay, trớc đây là xí nghiệp cầu đờng ngoại thành Hà nội Đợc thành lập ngày 15/7/1965 là một doanh nghiệp Nhà nớc thuộc nghành xây dựng cơ bản với nhiệm vụ chủ yếu là: xây dựng và sửa chữa các công trình giao thông.
Quá trình hình thành và phát triển của công ty qua không ít thăng trầm: từ khi thành lập cho đến năm 1990, trong giai đoạn này các công trình mà công ty xây dựng đều nằm trong kế hoạch đợc giao hàng năm của Nhà nớc và đợc thực hiện chủ yếu bằng nguồn vốn ngân sách Nhà nớc cấp. Trong giai đoạn này công việc của công ty đa phần tập trung vào duy tu bảo dỡng các tuyến đờng thuộc phạm vi ngoại thành Hà Nội
Từ năm 1990 cho đến nay, khi Nhà nớc chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế từ tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trờng, với chi phối của các qyi luật của nền kinh tế thị trờng và sự quản lý trên tầm vĩ mô của Nhà nóc Để phù hợp với tình hình đó, công ty công trình giao thôngI cũng chuyển đổi sang lĩnh vực kinh doanh Bên cạnh việc đảm nhận công việc duy tu sửa chữa trên công ty còn tham gia đấu thầu các công trinhf ngoài, nâng cấp các đờng thuộc kế hoạch của sở giao thông công chính đảm nhận việc khảo sát thiết kế Cùng với việc chuyển đổi lĩnh vực kinh doanh, công ty đồng thời đổi tên thành công ty công trình giao thông I - Hà nội theo quyết định 1297 QĐ/UB ngày 27/3/1993 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội. Để đứng vững trong nền kinh tế thị trờng và uy tín đối với Nhà nớc, công ty không ngừng chú trọng đến chất lợng của từng công trình cải tiến kỹ thuật, nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên chức, trang bị thêm máy móc thiết bị mới để phục vụ cho những công trình có qui mô lớn, trình độ kỹ thuật cao nh dải thảm bê tông nhựa ASFAN. Đặc biệt từ năm 1995 đến nay, do xác định đợc hớng đi đúng đắn nên hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty phát triển mạnh mẽ, sản lợng không ngừng tăng, nộp ngân sách cho Nhà nớc cũng tăng lên và đời sống cán bộ công nhân viên của công ty đợc cải thiện rõ rệt.
Vợt lên mọi khó khăn để đứng vững trong nền kinh tế thị trờng nh hiện nay của công ty là cả một sự cố gắng lớn của lãnh đạo công ty cũng nh toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty.
Trong những năm gần đây công ty đã đạt đợc những thành tích sau: Đơn vị tính: Triệu đồng
Nộp ngân sách Nhà nớc 859 1.100
Thu nhập bình quân CNV/ tháng 600 0.55
2 Công tác quản lý và đặc điểm vật liệu sử dụng tại công ty công trình giao thông I -Hà nội
Công ty công trình giao thông I Hà Nội là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản với nhiệm vụ chủ yếu là sửa chữa và làm mới những con đờng giao thông theo kế hoạch của Nhà nóc Vì vậy vật liệu sử dụng tại công ty là vật liệu của nghành xây dựng cơ bản Chúng đa dạng về chủng loại, quy cách nh: xi măng, đá, cát, sỏi, nhựa đờng ngoài ra còn có những vật liệu và công cụ dụng cụ khác nh: sơn, xăng dầu, củi, các loại phụ tùng thay thế Do đó việc tổ chức quản lý tình hình thu mua và sử dụng vật liệu là rất phức tạp đòi hỏi kế toán vật liệu phải có trình độ chuyên môn và trách nhiệm trong công việc.
Trong giai đoạn hiện nay, vật liệu phục vụ cho nghành xây dựng cơ bản đợc thị trờng cung cấp rất kịp thời, giá cả ít biến động Ngoài ra Nhà n- ớc quy định giá bán theo thông t 1216 và định mức cho một số mặt hàng nh xi măng, sắt thép Đây là điều kiện thuận lợi để công ty giảm bớt lợng dữ trữ vật liệu trong kho Nh vậy sẽ tạo điều kiện cho công ty sử dụng vốn có hiệu quả và giảm bớt đợc một số chi phí nh: chi phí lu kho, lu bãi, chi phí vận chuyển bảo quản vật liệu.
Trong thực tế hoạt động sản xuất công ty, một phần lớn vật liệu mà công ty sử dụng có khối lợng lớn, cồng kềnh không phù hợp với việc nhập kho nh: đá xanh các loại, cát các loại, cấu kiện bê tông đối với những loại này công ty công trình giao thông I đã vận dụng linh hoạt là căn cứ vào hạn mức vật liệu đợc duyệt để tiến hành mua và đổ tại chân công trình ( nơi sản xuất ) mà không qua nhập kho Đối với những công trình có quy mô lớn thì bộ phận vật t sẽ trực tiếp mua vật t đổ tại chân công trình và hoàn tất các thủ tục về nhập xuất vật t Còn đối với công trình có qui mô nhỏ thì đội sản xuất sẽ đứng ra mua vật liệu, sau đó chuyển hoá đơn chứng từ xuống phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán, hầu hết tiền mua vật t đều đợc phòng tài vụ thanh toán bằng ngân phiếu, séc hoặc tiền mặt.
Tại Công ty Công trình giao thông I Hà Nội, vật t phục vụ cho quá trình sản xuất chủ yếu là xuất thẳng đến chân công trình chỉ có nhựa đờng đợc Công ty mua về nhâp kho để phục vụ cho công tác duy tu bảo dỡng th- ờng xuyên Nhựa đờng thờng đợc nhập vàp kho của 3 đội duy tu là: kho Sài Đồng-Gia Lâm, kho Đông Anh và kho Sóc Sơn.
Nguồn cung cấp vật liệu cho Công ty là những bạn hàng có quan hệ từ lâu năm nh: xí nghiệp khai thác đá, các công ty vật liệu xây dựng vì vậy việc cung cấp vật liệu cho Công ty là rất kịp thời, đảm bảo cho quá trình sản xuất của công ty không bị gián đoạn, hoàn thành công trình theo đúng tiến độ thi công và đúng kế hoạch đặt ra.
Công ty công trình giao thông I là một doanh nghiệp Nhà nớc, chủ yếu làm các công trình giao thông do Nhà nớc giao ( chỉ định thầu ) và những công trình do công ty trúng thầu ( nhng vẫn là những công trình của Nhà n- ớc ) Do vậy việc sử dụng vật liệu công cụ dụng cụ của công ty phải tuân theo các định mức số1242 và bảng giá vật liệu xây dựng của Bộ xây dựng
Bảng giá vật liệu xây dựng áp dụng từ 1/10/1996 theo 1216
STT Loại vật liệu, vật t và trang thiết bị Đơn vị tính Giá tại hiện tr- ờng xây lắp Ghi chú
Căn cứ vào bảng định mức trên, ta lập phiếu xuất kho theo định mức sau:
một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty công trình giao thông
Đánh giá chung về công tác quản lý và hạch toán vật liệu tại công ty công trình giao thông I - Hà Nội
1 Những u điểm trong công tác kế toán nguyên vật liệu:
Hoạt động sản xuất kinh doanh trong cơ chế bao cấp chuyển sang cơ chế thị trờng với sự chi phối của các quy luật của nền kinh tế thị trờng đã gây ra không ít khó khăn cho các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Công ty Công trình Giao thông I nói riêng.
Muốn tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thi trờng đòi hỏi các doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả, thu nhập bù đắp chi phí vẫn còn có lãi Đây là một thách thức lớn đối với Công ty, song với đội ngũ lãnh đạo sáng suốt, nhạy bén với kinh tế thị trờng và đội ngũ cán bộ công nhân viên có quyết tâm cao, Công ty đã bắt nhịp rất nhanh với các qui luật của nền kinh tế thị trờng và chính sách của Nhà nớc Bởi vậy Công ty không ngừng đứng vững và ngày càng mở rộng và phát triển ngày càng quy mô trong nền kinh tế thị tr- ờng Quả vậy đây là một thành tích rất lớn của Công ty.
Cùng với sự lớn mạnh của Công ty, bộ máy kế toán ngày càng đợc hoàn thiện, đặc biệt là hạch toán vật liệu.
Mặc dù Công ty có thuận lợi là sản phẩm làm ra không phải qua tiêu thụ thị trờng, nhng những yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất nh: vật liệu, tài sản cố định phải mua ngoài thị trờng Cho nên đòi hỏi kế toán phải phản ánh kịp thời chính xác Đối với vật liệu kế toán đã phản ánh đợc cả đ- ợc cả mặt số lợng và mặt giá trị, trong đó kế toán luôn chú ý đến mặt giá trị của vật liệu ở từng thời điểm bởi giá cả thị trờng luôn biến động. Để quản lý vật liệu nhập kho, Công ty đã có hệ thống kho tàng khá tốt, đội ngũ thẻ kho có tinh thần trách nhiệm cao, đảm bảo tài sản của Công ty không bị hao hụt mất mát.
Trong việc sử dụng vật liệu, Công ty đã có hệ thống định mức cụ thể chi tiết cho từng loại vật liệu, từng hạng mục công trình, từng công trình. Tạo điều kiện cho Công ty quản lý vật t một cách chặt chẽ, tránh hiện tợng sử dụng vật t một cách lãng phí, mang lại hiệu quả kinh tế cao cho Công ty.
Công ty đã nhanh chóng tiếp thu và vận dụng chế độ kế toán mới do Nhà nớc ban hành vào thực tiễn công tác hạch toán vật liệu Một mặt Công ty tuân thủ các chế độ kế toán mới ban hành, mặt khác phản ánh một cách kịp thời đầy đủ tình hình nhập, xuất, tồn vật t cung cấp số liệu cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành.
Việc áp dụng hình thức nhật ký chứng từ nh hiện nay ở Công ty là rất phù hợp với quy mô sản xuất, trình độ quản lý, trình độ hạch toán của Công ty Đây là một hình thức kế toán cho phép phân công công việc đợc dễ dàng thuật tiện.
2 Những tồn tại cần phải hoàn thiện
2.1.Về công tác quản lý vật liệu
49 Để phục vụ cho sản xuất kinh doanh, Công ty phải sử dụng rất nhiều loại vật liệu, trong mỗi loại lại có nhiều nhóm, trong mỗi nhóm lại có nhiều quy cách khác nhau Nhng cho đến nay Công ty vẫn cha sử dụng” Sổ danh điểm vật t” chỉ tạo lập một bộ mã vật t để phục vụ cho công tác quản lý, theo dõi vật t đợc dễ dàng chặt chẽ.
Hơn nữa cho đến nay Công ty cha trang bị riêng cho phòng kế toán một hệ thống máy vi tính để phục vụ cho công tác kế toán, cho nên hiện nay việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoàn toàn trên sổ sách kế toán Khối lợng việc kế toán cha đợc giảm nhẹ.
Hiện nay ở Công ty cha thành lập ban kiểm nghiệm vật t, nên vật t mua về không đợc kiểm tra tỉ mỉ, khách quan cả về số lợng, chất lợng cũng nh chủng loại Điều này dẫn đến vật t nhập kho không đảm bảo đúng quy cách, chất lợng, khi xuất dùng cho sản xuất, sản phẩm sẽ làm cho chất lợng sản phẩm giảm Hoặc có thể bộ phận cung ứng vật t không nắm đợc tình hình thực tế trong kho và viết phiếu kho trong khi vật t trong kho đã hết.
2.2 Về công tác hạch toán vật liệu:
Về hạch toán xuất kho vật liệu:
Khi xuất kho vật t dùng cho sản xuất kinh doanh bộ phận vật t chỉ lập 3liên: 1 liên phòng vật t giữ, 1 liên phòng kế toán giữ, 1 liên thủ kho giữ.
Nh vậy ngời trực tiếp nhận vật t( thờng là đội trởng sản xuất) khi nhận vật t về không có chứng từ gốc do vậy khi cần chứng minh đã nhận hay cha nhận vật t thì sẽ không có bằng chứng Đó là điều bất lợi đối với ngời nhận vật t. Hoặc đã nhận vật t là bao nhiêu cũng không có bằng chứng chứng minh.
2.3.Việc vận dụng phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu:
Việc vận dụng phơng pháp ghi thẻ song song để hạch toán vật liệu ở công ty là hợp lý bởi các chứng từ nhập xuất vật t hàng ngày không nhiều, trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế Ngoài ra nh trình bày ở trên, Công tycha sử dụng”Sổ danh điểm vật t” cho nên trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu cha thể hiện đợc từng nhóm, từng loại, từng thứ,từng quy cách.
Một số đề xuất hoàn thiện công tác kế táon nguyên vật liệu tại công
Qua thời gian thực tập công tác kế toán tại Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội, tôi nhận thấy những u điểm và một số hạn chế của công tác hạch toán vật liệu tại Công ty Chính vì lý do đó, tôi mạnh dạn đa ra một số đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán tại công ty.
II Một số đề xuất hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội
1 Lập sổ danh điểm vật liệu:
Sổ danh điểm vật liệu là sổ tập hợp toàn bộ các loại vật liệu mà Công ty đã và đang sử dụng Sổ danh điểm vật liệu phản ánh đến từng loại, từng nhóm , từng thứ, từng quy cách một cách có hệ thống và rõ ràng giúp cho việc quản lý vật liệu đợc chặt chẽ và dễ dàng Theo sổ danh điểm này thì mỗi loại , mỗi nhóm, mỗi thứ vật liệu đợc mã hoá một mã số riêng và đợc sắp xếp một cách có trật tự, cho nên rất thuận tiện cho việc tìm kiếm những thông tin về một loại, một nhóm, một thứ vật liệu nào đó.
Xuất phát từ những u điểm trên của việc sử dụng sổ danh điểm vật t và thực trạng sản xuất của Công ty có sử dụng nhiều loại vật liệu, mỗi loại lại có nhiều nhóm, mỗi nhóm lại rất phong phú về mẫu mã quy cách Cho nên việc sử dụng sổ danh điểm vật t là rất cần thiết.
Phơng pháp lập sổ danh điểm vật t đợc thực hiện nh sau:
Trớc hết, để xây dựng đợc sổ danh điểm vật t, Công ty phải xây dựng đợc bộ mã vật t một cách chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, có dự trữ để bổ xung những mã vật liệu đợc thuận tiện và hợp lý Công ty có thể xây dựng mẫu mã vật t dựa vào những đặc điểm sau:
_ Dựa vào loại vật liệu.
_ Dựa vào nhóm vật liệu trong mỗi loại.
_ Dựa vào số thứ vật liệu trong mỗi nhóm.
_Dựa vào số quy cách vật liệu trong mỗi thứ.
Căn cứ để xây dựng bộ mã vật liệu là dựa trên số hiệu các tài khoản cấp II của vật liệu:
Hiện nay ở Công ty chỉ sử dụng vật liệu dới 10 nhóm do vậy ta chỉ sử dụng một chữ số để biểu thị cho nhóm và đạt mã nh sau:
_ Đối với vật liệu chính:
_ Đối với vật liệu phụ :
_ Đối với phụ tùng thay thế:
+ Nhóm phụ tùng cơ khí(vòng bi) : 1524- 1
+ Nhóm phụ tùng điện(bóng đèn xe, dây điện) : 1524 –2
Trên đây là mã vật t của nhóm, ta cần phải lập mã vật t cho từng thứ, từng quy cách Chúng ta nhận thấy Công ty sử dụng vật t mỗi nhóm cũng không thể vợt quá 1000 thứ cho nên ta dùng 3 chữ số để biểu thị thứ Còn trong mỗi thứ cũng không thể có quá 100 quy cách do vậy ta dùng hai chữ số để biểu thị quy cách.
Nh vậy mỗi mã vật liệu sã bao gồm 10 chữ số, trong đó 4 số đầu là số hiệu tài khoản cấp hai, một số sau biểu thị nhóm, ba số tiếp theo biểu thị thứ và hai số cuối cùng biểu thị quy cách.
Ví dụ: Lập sổ danh điểm vật liệu chính của Công ty
Công ty Công trình Sổ danh điểm vật liệu
Giao thông I Hà Nội Loại vật liệu chính- ký hiệu 1521
Nhóm Ký hiệu danh điểm vật t Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu đơn vị tính 1521-1
1521-4-002-01 Đá 4x6 xanh Đá 2x4 xanh Đá 1x2 xanh Đá 1x0,5 xanh Nhựa đờng Singapo 150 Nhựa đờng Singapo 152 Nhựa đờng Nhật 160 Nhựa đờng Nhật 159
Xi măng trắng Trung Quốc
Xi măng trắng Hải Phòng Cát đen hạt mịn
Cát đen hạt mịn Cát đen hạt thô
Cát vàng m 3 m 3 m 3 m 3 kg kg kg kg tÊn tÊn tÊn tÊn m 3 m 3 m 3 m 3
2.Trang bị máy vi tính cho công tác kế toán:
Kinh doanh trong nền kinh tế thị trờng, với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt và quyết liệt Vì vậy lãnh đạo của Công ty phải có những quyết định kịp thời và chính xác Muốn vậy, ngời lãnh đạo phải có đầy đủ các thông tin Kế toán với vai trò là ngời cung cấp thông tin kinh tế để giúp lãnh đạo ra quyết định Nhng việc lấy thông tin từ hệ số sổ sách là không kịp thời vì vậy Công ty trang bị máy vi tính cho phòng kế toán bởi phơng tiện này cho phép truy cập thông tin rất nhanh.
Mặt khác, việc trang bị máy vi tính cho công tác kế toán sẽ làm giảm nhẹ công việc của kế toán, việc tính toán rất thuận tiện, cho phép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách kịp thời Đặc biệt đối với công tác hạch toán vật liệu cùng với việc lập sổ danh điểm vật t và việc sử dụng máy vi tính sẽ là điều kiện rất thuận lợi cho công tác quản lý vật t.
3 Lập ban kiểm nghiệm vật t và biên bản kiểm nghiệm vật t:
Vật liệu mua về trớc khi nhập kho phải đợc kiểm nghiệm về số lợng, chất lợng, quy cách, chủng loại thực tế của vật t Do vậy Công ty cần phải lập một ban kiểm nghiệm vật t bao gồm những ngời chịu trách nhiệm về vật t trong công ty Trong đó ngời chịu trách nhiệm chính là thủ kho Cơ sở để kiểm nghiệm vật t là hoá đơn của ngời cung cấp, trong trờng hợp hoá đơn cha về mà hàng đã về thì bộ phận kiểm nghiệm vật t sã căn cứ hợp đồng mua bán để tiến hành kiểm nhận Trong quá trình kiểm nhận vật t nhập kho, nếu phát hiện thấy các hiện tợng thừa, thiếu, sai quy cách, phẩm chất vật t đã ghi trong hợp đồng thì bộ phận kiểm nhận sẽ lập biên bản xác nhận hiện trạng vật t và nguyên nhân của nó để thuận tiện cho việc xử lý sau này.
Ví dụ nh: Căn cứ hoá đơn số 54232 ngày 10/6/2000 của Công ty mua
50014 kg nhựa đờng Singpo của công ty thiết bị vật t Bộ giao thông và thực tế quá trình kiểm nghiệm vật t có thể lập biên bản nh sau:
Biên bản kiểm nghiệm vật liệu
Căn cứ vào hoá đơn số 54232 ngày 10/6/2000 của Công ty Thiết bị vật t Bộ Giao thông. Thành phần ban kiểm nghiệm gồm:
1-Đại diện vật t : Ông Nguyễn Trí Bảo
2-Đại diện tài vụ : Bà Mai Thị Sáu
3-Đại diện kho : Bà Âu Thị Chính Đã kiểm nghiệm số vật t dới đây do ông Bảo trực tiếp nhận về
Tên nhãn hiệu quy cách vật t
Mã số Phơng thức kiÓm nghiệm Đơn vị tÝnh
Số lợng Kết quả kiểm nghiệm
1521-2-001- 02 c©n kg 100.000 100.000 ý kiến của Ban kiểm nghiệm: ông Bảo nhận về nhựa đờng Singapore do Công ty thiết bị vật t Bộ Giao thông bán cho đủ tiêu chuẩn nhập kho, không mất mát thiếu hụt.
4 Hoàn thiện phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu:
Nếu Công ty sử dụng sổ danh điểm vật t thì ở bảng tổng hợp nhập xuất tồn sẽ bổ xung thêm cột danh điểm vật t Nh vậy bảng tổng hợp nhập xuất tồn đợc lập nh sau:
Cột II ghi tên vật liệu.
Cột III ghi mã số danh điểm vật t.
Cột IV ghi trị giá vật liệu tồn đầu tháng.
Cột V ghi trị giá vật liệu nhập trong tháng.
Cột VI ghi trị giá vật liệu xuất trong tháng.
Cột XII ghi trị giá vật liệu tồn cuối tháng.
Hạch toán vật liêu chiếm một vị trí quan trọng trong công tác kế toán. Việc hạch toán chính xác vật liệu không những là cơ sở để tính giá thành đ- ợc rõ ràng chính xác, mà còn là điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý tài sản lu động của Công ty đợc chặt chẽ Làm tốt công tác hạch toán vật liệu sẽ tạo điều kiện tiết kiệm chi phí, hạ thấp giá thành, nâng cao hiệu quả sản xuÊt kinh doanh.
Nhận thức đợc vị trí của công tác hạch toán vật liệu, Công ty Công trình Giao thôngI Hà Nội đã tổ chức công tác hạch toán nói chung, côngtác hạch toán vật liệu nói riêng đợc chặt chẽ và đi vào nề nếp.
Một mặt đảm bảo thực hiện đúng chế độ kế toán quy định của Nhà n- ớc, mặt khác còn hạch toán đầy đủ các khoản chi phí, thu nhập giúp cho lãnh đạo Công ty ra đợc những quyết định chính xác kịp thời, để hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao góp phần mở rộng quy mô Công ty, tạo uy tín đối với Nhà nớc và uy tín trên thị trờng Đồng thời cũng tạo điều kiện cho Công ty có điều kiện cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên đợc tốt hơn.
