Tình hình thực trạng, tồn tại, hướng đi lên phải làm công tác hạch toán vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà.

Là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có chủng loại sản phẩm đa dạng, hiện nay sản phẩm của Công ty lên tới 50 sản phẩm với sản phẩm chính là bánh kẹo các loại.. Nếu thực hiện tốt, phòng s

Tình hình thực trạng, tồn tại, hớng đi lên phải làm

công tác hạch toán vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà

I Tổng quát về Công ty Bánh kẹo Hải Hà:

1.1 Đặc điểm chung.

Công ty Bánh kẹo Hải Hà là một doanh nghiệp nhà nớc hạch toán kinh tế độc lập, tự điều chỉnh về tài chính, có t cách pháp nhân đầy đủ, có tài khoản, có con dấu riêng, và nó trực thuộc Bộ Công nghiệp nhẹ

Với tên giao dịch là HAI HA Confectionery Company (HaiHaCo) có trụ sở giao dịch chính tại 25 phố Trơng Định, quận Hai Bà Trng, Hà Nội

Là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có chủng loại sản phẩm đa dạng, hiện nay sản phẩm của Công ty lên tới 50 sản phẩm với sản phẩm chính là bánh kẹo các loại Ngoài ra còn bao gồm các loại sản phẩm phụ nh: mì ăn liền, đờng Tới nay…gần 40 năm liên tục và phấn đấu, Công ty đã đạt đợc những thành tích đáng khen ngợi, liên tục trong nhiều năm liền là đơn vị quản lý giỏi của ngành, là lá cờ đầu về sản lợng của ngành biểu hiện là công ty đã có mặt ở khắp nơi trên thị trờng nội địa

và bớc đầu đã có sản phẩm nội địa và có sản phẩm xuất khẩu sang một số nớc nh: Bungary, Nhật, Hàn Quốc Sản phẩm của Công ty đạt đ… ợc chất lợng cao và là một trong những mặt hàng lọt vào “Top Ten” trong hàng tiêu dùng hiện nay

1.2 Quá trình phát triển.

Để tồn tại, đứng vững trên thị trờng và phát triển đợc nh ngày nay, Công ty đã phấn đấu không ngừng chủ động sáng tạo Để có đợc kết quả nh ngày nay Công ty

đã trải qua các giai đoạn:

Năm 1950-1960: Tổng Công ty nông thổ miền Bắc (trực thuộc Bộ Ngoại

th-ơng) đã quyết định cho xây dựng một cơ sở thí nghiệm có tên là “Xởng thực nghiệm” để nghiên cứu hạt chân chân (Tapioca) vào tháng 1/1959 với số công nhân viên ban đầu là 9 ngời Giữa năm 1959 đến tháng 1/1960, thực hiện chủ trơng của

Công ty nông thổ miền Bắc, cơ sở bắt tay nghiên cứu thực nghiệm và sản xuất mặt hàng miến từ nguyên vật liệu đậu xanh để cung cấp cho nhân dân tiêu dùng.

Ngày 25/12/1960 xởng sản xuất miến Hoàng Mai ra đời Đây là bớc đầu tiên của Công ty chuyên sản xuất miến đậu xanh, ngoài ra xí nghiệp còn sản xuất nớc dấm, tinh bột ngô

Năm 1966: Lúc này nhiệm vụ của nhà máy đã có sự chuyển biến để phù hợp với tình hình chiến tranh Thực hiện chủ trơng của Bộ Công nghiệp nhẹ viện thực phẩm đã lấy đây là cơ sở vừa sản xuất vừa thực nghiệm các đề tài nghiên cứu thực phẩm Từ đây nhà máy mang tên “Nhà máy thực nghiệm thực phẩm Hải Hà”

Sản phẩm lúc này là: Tinh bột ngô, viên đạm, trao tơng, nớc chấm (lên men và hoá giải), dầu đậu tơng, bánh mỳ, bột dinh dỡng trẻ em

Năm 1970: Nhà máy đổi tên “Nhà máy thực phẩm Hải Hà” Sản phẩm là kẹo, mạch nha, giấy tinh bột

Năm 1987: Sau Đại hội Đảng lần thứ VI, đất nớc ta chuyển mình trong không khí đổi mới, nền kinh tế chuyển sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của Nhà n-

ớc Đây là một thử thách của nhà máy xí nghiệp không bắt kịp xu hớng có thể bị

đóng cửa hoặc bị phá sản nhng nhà máy đã tìm đợc hớng đi đúng cho mình Một lần nữa nhà máy lại đổi tên “Nhà máy kẹo xuất khẩu Hải Hà” Sản phẩm là kẹo các loại và giấy tinh bột

Năm 1992: Năm 1990 vẫn đang trong tình trạng gặp khó khăn và đầy thử thách của nền kinh tế thị trờng Do vậy nhà máy cũng phải thay đổi phơng thức quản lý Tháng 7/1992 Nhà máy chính thức đổi tên thành “Công ty Bánh kẹo Hải Hà” trực thuộc Bộ Công nghiệp nhẹ Sản phẩm là kẹo các loại, bích quy, bánh kem xốp

Năm 1993: Tách một bộ phận thành lập Công ty liên doanh KOTOBUKI” Sản phẩm là kẹo cứng, bánh snack, bánh tơi, bánh cookies, Kẹo cao su

Năm 1995: Thành lập Công ty liên doanh MIWON chuyên sản xuất bột ngọt tại Phú Thọ – Việt Trì

N¨m 1996: Thµnh lËp C«ng ty liªn doanh “HAIHA- KAMEDA” ë Nam §Þnh nhng gi¶i thÓ vµo th¸ng 11/1998.

1.3 D©y chuyÒn c«ng nghÖ:

1.3.1 Quy tr×nh s¶n xuÊt kÑo mÒm.

D©y chuyÒn s¶n xuÊt kÑo mÒm gåm 5 tæ s¶n xuÊt:

Tæ 1 2 3 4 5

Tªn NÊu Níng M¸y Bao gãi §ãng tói

1.3.2 D©y chuyÒn s¶n xuÊt b¸nh xèp.

1.3.3 Quy tr×nh s¶n xuÊt b¸nh quy.

3

§¸nh trén, t¹o xèp (cã cho thªm c¸c chÊt phô gia)

NÊu kÑo

Lµm nguéi

Níng vá b¸nh

T¹o vá

M¸y c¾t thanh

Bao gãi PhÕt kem

T¹o kem

Nguyªn liÖu, bét mú, mì

§ãng tói b»ng

3

1.3.4 Quy trình sản xuất kẹo cứng có nhân.

Cũng nh kẹo mềm, dây chuyền sản xuất kẹo cứng có nhân cũng gồm 5 tổ sản xuất:

Tổ 1 2 3 4 5

Tên Nấu Nớng Máy Bao gói Đóng túi

Riêng đối với khâu tạo hình, với các loại bánh khác nhau có thể có các loại khuôn mẫu bánh khác nhau

Nhào trộn

Làm nguội Tạo hình bằng khuôn

Phủ sôcôla

Đóng túi bằng máy

Nớng

Làm nguội

Khối phụ kiện, các chất phụ gia

Mạch chính Mạch phụ (có nhân)

II Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Bánh kẹo Hải Hà:

2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty.

Công ty Bánh kẹo Hải Hà ( tên giao dịch HAIHACO ) là một doanh nghiệp lớn thuộc Bộ Công nghiệp nhẹ Với chức năng chính là doanh nghiệp nhà nớc chuyên sản xuất, kinh doanh mặt hàng bánh kẹo phục vụ nhu cầu tiêu dùng trong nớc và một phần xuất khẩu Là một đơn vị sản xuất, Công ty phải đảm đơng một số nhiệm vụ đối với nền kinh tế – xã hội

Nghĩa vụ cao nhất của một đơn vị sản xuất là việc cung ứng ra thị trờng những sản phẩm dân c cần phù hợp với thu nhập các tầng lớp nhân dân.Thứ hai là

Đờng, nớc, nha, đầu đuôi Đờng, nớc

Hoà tan Hoà tan, lọc

Nấu Nấu

Phối trộn (có thể có phế liệu) Làm nguội

Bao gói

Nhập kho Đóng thành phẩm

đa dạng hoá sản phẩm trong nớc, góp phần mình tạo xu thế ngời Việt Nam dùng hàng Việt Nam Điều đó Công ty đang thực hiện từng bớc bằng cách nâng cao chất lợng sản phẩm, cải tiến mẫu mã: từ kẹo cứng không nhân những ngày đầu đến nay

đã làm ra kẹo mềm, kẹo dẻo, bánh đang hớng tới mặt hàng bánh tơi

Đối với xã hội: Các doanh nghiệp cũng nh Công ty Bánh kẹo Hải Hà phải có nghĩa vụ giải quyết vấn đề việc làm cho những ngời lao động tại khu vực, cải thiện mức sống và môi trờng sống cho họ, các khoá đào tạo bồi dỡng và chế độ khen th-ởng khuyến khích đối với nhân viên góp phần nâng cao dân trí Ngoài ra Công ty còn thực hiện tốt các chế độ chính sách của Nhà nớc đối với ngời có công, ngời lao

động Đồng thời Công ty cũng hởng ứng công cuộc Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá

đất nớc bằng công tác nghiên cứu cải tiến ứng dụng khoa học vào sản xuất

Có thể nói trong 40 năm qua, Công ty Bánh kẹo Hải Hà đã không ngừng phát triển và mở rộng quy mô sản xuất Do đó, Công ty Bánh kẹo Hải Hà đã tìm đợc những biện pháp hữu hiệu vợt qua biết bao khó khăn về vốn, về thị trờng và những cơn lốc cạnh tranh hàng ngoại nhập, Công ty vẫn hoạt động liên tục và không ngừng phát triển

Qua các chức năng nhiệm vụ của Công ty, có thể thấy Công ty cũng mang những trách nhiệm trớc nền kinh tế – xã hội nh bất cứ một doanh nghiệp sản xuất nào Công ty là một bộ phận và là một đại diện đặc trng cho loại hình đơn vị này

2.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh.

Công ty Bánh kẹo Hải Hà là đặc trng tiêu biểu cho ngành công nghiệp hiện nay Công ty không ngừng năng động, chuyển đổi các sản phẩm nhằm tạo thế và lực cạnh tranh mạnh trên thị trờng Không chỉ chú trọng mở rộng thị trờng, doanh nghiệp còn cố gắng hiện đại hoá, nâng cao năng lực sản xuất của máy móc và con ngời Với kết quả phấn đấu không mệt mỏi, hiện nay các đơn vị đã có một mặt mới:

có điều kiện cơ sở vật chất khang trang, hiện đại, phong cách công nghiệp tuân thủ nghiêm ngặt có trách nhiệm, đã và đang tìm hớng đầu t mới: mở các xí nghiệp thành viên, tham gia thành lập với các đối tác nớc ngoài các Công ty liên doanh Doanh nghiệp đang trên đà phát triển mạnh

Bộ máy quản lý của Công ty đứng đầu là Tổng giám đốc, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động cũng nh vốn của nhà nớc tại đơn vị Giúp việc cho ông là các giám đốc bộ phận Các giám đốc liên doanh phụ trách phần vốn tham gia liên doanh với nớc ngoài Bộ phận này hoạt động theo luật đầu t dới sự quản lý của Bộ

Kế hoạch và đầu t Do vậy nó hơi tách ra so với các bộ phận khác, chỉ chuyển phần lãi lỗ về công ty Các giám đốc điều hành sản xuất là ngời trực tiếp quản lý hoạt

động chế biến tại các xí nghiệp Các xí nghiệp thành viên ở Việt Trì và Nam Định vốn là các đơn vị độc lập sát nhập vào, nên chúng có cơ cấu tự quản lý khá hoàn chỉnh Chúng nhận các chỉ thị tổng quát tại công ty, tự điều phối và báo cáo trở lại Giữa các xí nghiệp này và các xí nghiệp ở Hà Nội có sợi dây trao đổi hàng hoá khá chặt chẽ, thờng xuyên Các đơn vị tại Hà Nội phát triển từ các phân xởng đi lên và chuyên sản xuất một nhóm mặt hàng nhất định Phòng Kinh doanh là nơi nguyên cứu thị trờng, tìm ra các nhu cầu sản phẩm mới Từ đó nghiên cứu chế tạo thử tại phòng hoá nghiệm Nếu thực hiện tốt, phòng sẽ lập kế hoạch sản xuất cho từng bộ phận, đặt mua các nguyên vật liệu đầu vào, đa ra các định mức sử dụng cho từng loại Bộ phận gián tiếp tại các xí nghiệp thành viên sẽ lên kế hoạch cụ thể chi tiết hơn, phân bổ lực lợng lao động, phân công ca kíp, tính lơng thởng chế độ cho nhân viên, nhận các vật t từ kho và tiến hành sản xuất Các đơn vị này đợc tự xử lý các vấn đề phát sinh trong khâu này: nh bảo dỡng máy, mua ngoài các vật t, công cụ…

Bộ phận kho theo dõi và bảo quản các loại vật t, rồi sau đó lại tiếp tục nhận tích trữ thành phẩm chờ bán ra Phòng kinh doanh quản lý trực tiếp bộ phận kho, từ đó điều phối sản phẩm cho các bạn hàng, đại lý, hay các cửa hàng giới thiệu sản phẩm Phòng sẽ tiếp thị, mở rộng thị trờng trên phạm vi toàn lãnh thổ Phòng kế toán là

đơn vị gián tiếp giúp cho phòng kinh doanh quản lý các mối quan hệ với bên trong

và bên ngoài về mặt tiền tệ, tham mu cho họ trớc khi ra quyết định, đồng thời thông tin cho tổng giám đốc và các đối tợng bên ngoài về tình hình hoạt động cũng nh quản lý vốn tại doanh nghiệp Ta thấy từng bớc hoạt động của công ty đều đợc quản

lý, theo dõi một cách cụ thể, sát sao, sự phân công phân nhiệm ở đây khá rõ ràng, tách bạch làm cho các hoạt động ăn khớp đồng bộ với nhau Mặc dù vậy, các bộ phận vẫn có sự tự do linh hoạt để phát huy hết tính năng động và sáng tạo của mình

trong sản xuất Do các đơn vị này đợc tự do mua ngoài vật liệu phụ trợ nên họ đều

cố gắng mua với giá cả phù hợp, thoả mãn tốt đợc yêu cầu công việc của họ

Riêng về nguyên vật liệu, đây là yếu tố đầu vào quan trọng, ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng sản phẩm cũng nh tiến độ công việc, nên rất đợc chú trọng quan tâm Phòng kinh doanh khá sát sao quản lý theo từng bớc hình thành và sử dụng Bắt đầu từ nguồn cung cấp nguyên vật liệu do các loại nguyên vật liệu này là sản phẩm công nghiệp thực phẩm chế biến có yêu cầu vệ sinh kỹ thuật khá cao, nên khi lựa chọn nguồn cung ứng doanh nghiệp đều đặt tiêu chuẩn này là quan trọng hàng

đầu để xét duyệt Doanh nghiệp cố gắng sử dụng nguồn trong nớc nhằm hạ thấp chi phí đầu vào nhng vẫn phải trải qua các đợt kiểm nghiệm sát sao của phòng kiểm hoá Đặc biệt đối với các loại vật liệu có tính độc hại cao nh các chất bảo quản, chất tạo hơng, phẩm màu Khi đã lựa chọn nguồn hàng, doanh nghiệp cũng xét chọn…cả thời điểm và số lợng đặt hàng nhằm tạo ra các khoản lợi do giảm giá mang lại

nh mua với số lợng lớn rồi tích trữ đờng khi giá rẻ trong năm vừa qua Cũng dựa vào kế hoạch sản xuất và mức độ biến động của nhu cầu sản phẩm, phòng kinh doanh lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu Theo kế hoạch đó, nhân viên thu mua

đợc cử đi thu gom Khi về nhập kho một lần nữa phải qua kiểm duyệt của bộ phận kiểm tra chất lợng sản phẩm (KCS) Nếu đảm bảo chất lợng mới cho nhập kho Thủ kho phải sắp xếp tuân thủ nghiêm ngặt chế độ bảo quản của từng loại Khi đa vào sản xuất phòng kinh doanh cũng quản lý rất chặt chẽ định mức sử dụng của từng loại Định mức tiêu hao và tỷ lệ các loại vật t trong sản phẩm đợc phòng đa ra khá

tỷ mỷ dựa trên nhu cầu và khả năng chi trả của từng bộ phận khách hàng sao cho chất lợng sản phẩm tơng ứng với giá của nó Hàng tháng kế toán tập hợp chứng từ

sử dụng để tiến hành tổng hợp việc thực hiện này Và trên cơ sở đó phát hiện nhanh chóng các sai lạc trong đó để sửa chữa kịp thời vào tháng sau Đối với các vật liệu

có hàm lợng chất độc tố cao nh các chất bảo quản, phẩm màu bộ phận KCS luôn…

áp dụng tỷ lệ cho phép của Bộ Y tế hay các tiêu chuẩn kỹ thuật gắt gao của quốc tế Nếu hàm lợng này cao hơn quy định thì sản phẩm sẽ bị loại thải quay trở lại tái chế Vậy ở đây cả 3 bộ phận: phòng kinh doanh, phòng KCS, bộ phận kho đều rất chú trọng quản lý đồng bộ nguyên vật liệu ở từng bộ phận Chất lợng của nó là tiêu

chuẩn hàng đầu đợc tuân thủ nghiêm ngặt xuyên suốt quá trình hình thành và sử dụng Song không phải vì vậy mà giá phí của nó bị xao nhãng.

2.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty.

III Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty Bánh kẹo Hải Hà:

3.1 Vị trí và vai trò của tổ chức kế toán.

Tổ chức kế toán có vai trò chủ yếu là bộ phận gián tiếp tham mu cho Tổng giám đốc, phòng kinh doanh quản lý hoạt động của các xí nghiệp thành viên và mối quan hệ với bên ngoài về mặt giá trị tiền tệ Nó theo dõi, ghi nhận các hoạt động này về mọi mặt, lập các báo cáo tổng quan, đa ra các số liệu minh chứng cho các ý

kiến tham mu Nó cho phép các đối tợng bên ngoài có cái nhìn tổng quan trung thực về tình hình của công ty, để từ đó họ có các quyết định đúng đắn trong mối hợp tác với doanh nghiệp.

3.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán.

Trớc cơ cấu tổ chức và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh nh trên công tác kế toán tại Công ty đợc tổ chức khá chặt chẽ, hợp lý, hiệu quả, sẵn sàng cung cấp thông tin quyết định nhờ hệ thống các chỉ tiêu phân tích kinh tế

Do đặc điểm có nhiều thành viên hoạt động xa cách nhau về không gian, có tính chất hoạt động khác nhau nên Công ty phân nhiệm tổ chức rất rõ ràng, phù hợp với điều kiện cho phép Hai liên doanh đăng ký hoạt động kinh doanh đã hình thành pháp nhân độc lập nên bộ phận kế toán tại đây cũng tách riêng khỏi kế toán chủ quản của Công ty Đối với các xí nghiệp thành viên doanh nghiệp áp dụng hình thức tổ chức vừa tập trung vừa phân tán Do hai xí nghiệp Nam Định và Việt Trì ở

xa nên doanh nghiệp cho phép hạch toán độc lập riêng Bộ phận kế toán tổng hợp tại Hà Nội chỉ ra các quyết định các hớng xử lý chỉnh sửa cho bộ phận này Định kỳ

bộ phận kế toán tổng hợp tại Hà Nội về kiểm tra việc ghi chép chứng từ, phản ánh lên các sổ Hàng tháng mỗi khi có nghiệp vụ phát sinh kế toán ở đây cũng ghi nhận chứng từ phản ánh vào sổ riêng của họ Cuối kỳ lập các báo cáo kế toán, bộ phận gửi lên phòng trung tâm kèm với các chứng từ có liên quan nh biên bản kiểm kê, hoá đơn trao đổi giữa Công ty với các đơn vị này, bảng đối chiếu công nợ giữa 2 bên Các xí nghiệp tại Hà Nội lại đợc quản lý tập trung tại phòng kế toán Công ty Bởi đây là các thành viên nhỏ từ phân xởng đi lên lại tập trung ở ngay sát bộ phận gián tiếp tổng điều hành chung Nếu mở thêm các nhân viên kế toán ở đây thì thực

sự không cần thiết và còn làm tăng thêm chi phí quản lý Tại đây chỉ có các nhân viên gián tiếp làm quản lý chung và thực hiện hạch toán ban đầu hoặc ghi chép sơ

bộ Cuối kỳ kế toán tập hợp các thông tin lại để xử lý Trong phòng kế toán các nhân viên bộ phận sẽ thực hiện hạch toán riêng theo khu vực Hà Nội, ra số liệu tổng hợp rồi kết hợp với các báo cáo của các xí nghiệp thành viên để lập các báo cáo cuối cùng của phần mình phụ trách Các kế toán tổng hợp là những ngời có

nhiều kinh nghiệm trong nghề sẽ bao quát tổng quát các bộ phận, kiểm soát thông tin và quá trình hạch toán nội bộ cũng nh tiến hành phân tích các chỉ tiêu kinh tế nhằm đa ra ý kiến tham mu cuối cùng Nh vậy là đối với các xí nghiệp ở xa doanh nghiệp áp dụng hình thức tổ chức kế toán phân tán Đối với 5 xí nghiệp ở Hà Nội doanh nghiệp áp dụng hình thức tập trung Song dù ở hình thức nào, các bộ phận này cũng đều đợc quản lý một cách chặt chẽ, thực thi các quy định chung của Công

ty Việc phân công phân nhiệm rõ ràng trên dới làm cho việc quy trách nhiệm và quản lý đợc dễ dàng, công tác kế toán đợc thực hiện ăn khớp, đồng bộ, thống nhất Đó là về nhân sự Còn về nội dung doanh nghiệp hạch toán theo chế độ kế toán doanh nghiệp nhà nớc hiện hành áp dụng cho doanh nghiệp quy mô lớn Theo

đó chu kỳ kế toán xác định theo năm, tháng dơng lịch Các chứng từ bắt buộc của

bộ và các chứng từ chứng minh liên quan dù ở dạng viết tay hay in bằng máy đều

cố gắng thoả mãn tốt các yêu cầu đầy đủ, tập trung, có hệ thống, kịp thời Có chứng

từ không tiện sử dụng, doanh nghiệp đã đăng ký xin thay thế nh hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm lu chuyển nội bộ Kế toán thực hiện theo ph-

ơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho nhng lại tập hợp chứng từ vào cuối mỗi tháng Việc tập hợp chứng từ của tháng cùng với việc tính giá theo giá thực tế đích danh và thực tế bình quân gia quyền, cho phép hoàn thiện chứng từ xuất trớc khi ghi nhận lên sổ sách Vì thế tuy cuối tháng nhng mọi nghiệp vụ đều có thể định khoản theo phơng pháp kê khai thờng xuyên Giá trị hàng xuất tính trên giá trung bình chứ không đi từ hàng tồn Bây giờ chứng từ đợc vào sổ giấy, hoặc máy làm t liệu cho báo cáo tài chính Các báo cáo bắt buộc kế toán tại đây thực hiện khá thành thục Báo cáo hớng dẫn còn đang trong giai đoạn thử nghiệm để lập luận chứng từ cuối cùng trình bộ Kế toán chủ yếu đợc thực hiện trên máy vi tính (hay

kế toán tự động) không còn nhiều kế toán thủ công Các báo cáo này cũng đợc lu rồi in trên máy sau khi đã kiểm tra đối chiếu cùng với các sổ nhật ký – chứng từ, các bảng kê Đúng thời hạn kế toán doanh nghiệp nộp các báo cáo tài chính lên cục thuế, tổng cục thống kê, cục quản lý vốn nhà nớc Sau khi có quyết toán, doanh nghiệp đa chứng từ gốc vào lu trữ ở kho kế toán trong vòng 10 năm Nh thế hình thức kế toán tại đơn vị là một hình thức chung khá phổ biến trong ngành công

nghiÖp Nã phï hîp víi quy m« lín, víi c¸ch thøc sö dông hÇu hÕt c¸c tµi kho¶n, ph©n c«ng cho tõng bé phËn, tõng thµnh phÇn c«ng viÖc cô thÓ, m¹ch l¹c.

3.3 C¬ cÊu phßng Tµi vô.

KÕ to¸n trëng

KÕ to¸n tæng hîp kiªm kÕ to¸n TSC§

KÕ to¸n chi phÝ vµ tÝnh gi¸ thµnh

KÕ to¸n tiªu thô thµnh phÈm

KÕ to¸n vËt liÖu tæng hîp

KÕ to¸n thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt

KÕ to¸n tiÒn göi ng©n hµng

+ Kế toán trởng: Là ngời chịu trách nhiệm tổ chức, hớng dẫn, kiểm tra và chỉ

đạo chung toàn bộ công tác kế toán của Công ty Đồng thời theo dõi và phản ánh tình hình tài chính của Công ty cho Tổng giám đốc, giúp lãnh đạo Công ty phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty để đề ra đợc các quyết định đúng

đắn

+ Kế toán chi phí và giá thành: Căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ, các phiếu nhập và xuất kho, các hợp đồng kinh tế tính toán, kiểm tra các số liệu do các bộ…phận có liên quan cung cấp, tập hợp và kết chuyển (hoặc phân bổ) chi phí sản xuất theo đúng đối tợng tính giá thành, xác định giá thành sản phẩm trong kỳ một cách

đầy đủ và chính xác

+ Kế toán tiền gửi ngân hàng: Có nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng, quản lý

số tiền của Công ty tại các ngân hàng, theo dõi quản lý lợng tiền thu, chi qua ngân hàng,

+ Kế toán thanh toán bằng tiền mặt: Thực hiện theo dõi thu, chi qua các chứng từ hoá đơn hợp lệ Đồng thời theo dõi các khoản công nợ nội bộ và huy động vốn của Công ty

+ Kế toán vật liệu tổng hợp: Có nhiệm vụ theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình nhập – xuất – tồn từng loại vật t Do đặc điểm sản phẩm sản xuất tại Công ty đòi hỏi nhiều chủng loại vật t nên công tác kế toán vật t có khối lợng công việc khá lớn + Kế toán tiêu thụ sản phẩm: thực hiện ghi chép kế toán doanh thu, các chi phí liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả kinh doanh

+ Kế toán xây dựng cơ bản: Theo dõi và hạch toán các khoản chi phí về xây dựng cơ bản, chi phí sửa chữa lớn và sửa chữa thờng xuyên của tài sản

+ Kế toán tổng hợp kiêm tài sản cố định: Thực hiện theo dõi sự biến động của tài sản cố định và thực hiện các phần công việc kế toán còn lại Có nhiệm vụ lập báo cáo kế toán định kỳ, kiểm tra các phần hành kế toán ở các bộ phận kế toán + Thủ quỹ: Theo dõi sự biến động về lợng tiền mặt tại quỹ và kết hợp với kế toán tiền mặt kiểm kê lợng tiền hàng ngày có trong quỹ

Tiền lơng hàng tháng của cán bộ công nhân viên không phải do kế toán tính

mà do Văn phòng tính toán và lên bảng lơng Sau đó Văn phòng chuyển lên cho kế toán tiền mặt làm phiếu chi và xuất tiền mặt

IV Tổ chức công tác kế toán

4.1 Tổ chức luân chuyển kế toán.

Nhập kho: Đối với vật liệu nhập kho, phiếu nhập kho là chứng từ gốc phản

ánh tình hình nhập kho với số lợng là bao nhiêu Chứng từ nhập kho là phiếu nhập kho – Mẫu 01 – VT – do phòng kinh doanh lập, phiếu nhập kho thành 4 liên Ngời phụ trách phòng kinh doanh ký tên và chuyển 3 liên xuống kho còn 1 liên lu lại phòng kinh doanh Căn cứ vào phiếu nhập kho nhận đợc, th kho tiến hành kiểm nhận vật t nhập kho, ghi số lợng thực nhập vào phiếu Trong trờng hợp kiểm nhận nếu phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách, kém chất lợng thì thủ kho phải báo lại cho phòng kinh doanh biết và báo cho ngời giao nhận lập biên bản xử lý, sau khi xử lý thủ kho cùng ngời giao nhận ký vào cả 3 liên

Phiếu nhập kho sau khi đã có chữ ý của ngời giao hàng, thủ kho phảI gửi kèo cả bảng thiếu thừa về phòng kinh doanh, thủ kho giữ lại một bản ghi vào thẻ kho số thực nhập, một liên chứng từ gốc (hoá đơn bán hàng) gửi về phòng kế toán để làm căn cứ thanh toán tiền cho ngời bán, 1 liên khách hàng giữ để đối chiếu nếu có thắc mắc

Nhập vật liệu bên ngoài do gia công chế biến tơng tự nh nhập vật liệu mua ngoài

Nếu nhập vật liệu tự chế biến thì lập 3 liên: 1 liên lu lại phòng kinh doanh, 1 liên để lại kho, liên còn lại giao cho đơn vị gia công căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho phảI cập nhật vào thẻ kho Định kỳ thủ kho gửi chứng từ lên phòng kế toán Công ty để hoạch toán ghi sổ

Có thể tóm tắt theo sơ đồ sau:

Kế toán vật liệu Thủ kho

Phòng kinh doanh

- Kiểm tra chứng từ

- Lập phiếu nhập

Xuất kho: Hàng tháng phòng kinh doanh lập kế hoạch sản xuất trong tháng

khi có phiếu lĩnh của ngời cần sử dụng gửi lên phòng kinh doanh thì phòng kinh doanh lập phiếu xuất kho làm 4 liên: 1 liên lu tại kho, 1 liên ngời lĩnh giữ, 1 liên gửi lên phòng kế toán, 1 liên phòng kinh doanh

Lập phiếu xuất Xuất Tập hợp

Ghi số thực chất Ghi sổ

4.2 Hình thức kế toán đang áp dụng:

Công ty Bánh kẹo Hải Hà thực hiện chế độ kế toán theo quyết định số 114/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 do Bộ Tài chính ban hành:

- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 đến 31/12 hàng năm

- Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký -> chứng từ

- Tài khoản sử dụng: Các tài khoản do Bộ Tài chính ban hành

- Báo cáo tàI chính đợc lập với đơn vị là đồng Việt nam (VNĐ) và theo quy ớc giá gốc

Kế toán vật liệu Thủ kho

Phòng kinh doanh

Chứng từ nhập

Kế toán vật liệu Thủ kho

Chứng từ xuất

- Phơng pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ: Kiểm kê, xác định số lợng, chất lợng, giá trị thực tế theo từng loại vật t, hàng hoá cụ thể.

- Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

V Thực tế kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà:

5.1 Đặc điểm vật liệu:

Công ty Bánh kẹo Hải Hà là một đơn vị sản xuất quy mô lớn, sản phẩm của công ty là sản phẩm thuộc hàng công nghiệp thực phẩm, khối lợng sản phẩm của Công ty sản xuất rất lớn Do đó vật liệu dùng để sản xuất cũng lớn

Nguyên vật liệu của công ty không chỉ là nguyên vật liệu trên thị trờng trong nớc: Đờng kính, đờng gluco mà còn trên thị trờng nớc ngoài: bột mì, bơ, tinh dầu các loại Nguyên vật liệu của công ty là sản phẩm của nghành nông nghiệp và công nghiệp chế biến Đã là sản phẩm của nghành nông nghiệp thì nó mang tính thời vụ

và chịu tác động lớn của thiên nhiên, nên nó có phần phức tạp hơn Đến thời vụ là công ty phải mua nghuyên vật liệu phục vụ kỳ sau Điều này dẫn đến vốn dự trữ tập trung cao điểm ở mùa đông để mua đờng dự trữ Ngoài ra vốn dự trữ còn gồm nhiều loại hơng liệu dùng để sản xuất bánh kẹo nh tinh dầu cốm, bạc hà, cà phê, Với chủng loại sản phẩm đa dạng đòi hỏi vật t dự trữ cung phảI đồng bộ nên nhu cầu vốn dự trữ rất lớn Mặt khác các nguyên vật liệu nh: bơ sữa phải nhập khẩu

về có thể cha đa vào sản xuất ngay nên phải gửi vào kho lạnh Do đó chi phí bảo quản cao

Trong điều kiện cạnh tranh nghiệt ngã của nền kinh tế thị trờng lợng dự trữ thành phẩm phảI lớn Ngoài ra còn phải chi cho các khoản ở bộ phận Maketing

Nh vậy vốn trong khâu lu thông lớn

Do đặc điểm của công ty chủ yếu là sản phẩm chế biên từ sản phẩm cùng loại chịu sự tác động của thiên nhiên nên giá sản phẩm nông nghiệp nói chung và nguyên vật liệu của công ty nói riêng là không ổn định Chính sách của nhà nớc là

coi Nông nghiệp là mặt trận hàng đầu cấm nhập đờng để khuyến khích sản xuất ờng trong nớc nên giá đờng tăng lên Chính sách thuế của nhà nớc cũng làm cho giá nguyên vật liệu thay đổi Đối với những vật liệu nhập ngoại: bột mì, bơ, sữa, tinh dầu các loại, giấy bóng kính phảI chịu thuế nhập khẩu theo nhóm hàng Do đó giá nhập tăng.

Do sản phẩm của Công ty là sản phẩm Công nghiệp thực phẩm phục vụ trực tiếp đời sống sức khoẻ cho xã hội Do đó sản phẩm đòi hỏi phảI có chất lợng cao Qua đó thấy đợc nguyên vật liệu để sản xuất ra sản phẩm phảI đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm, phảI đợc kiểm tra kỹ lỡng theo đúng hợp đồng mua đã ký kết về độ

ẩm, tạp chất, chỉ tiêu lý hoá, Đối với vật liệu nhập kho phảI bảo quản tốt, tổ chức

hệ thống kho sạch sẽ hợp lý

5.2 Nguồn nhập vật liệu:

Chủ yếu nguyên vật liệu của Công ty đợc nhập theo các nguồn chính nh: ờng, sữa, bột gạo đều do các doanh nghiệp trong n… ớc cung cấp nh nhà máy đờng Lam Sơn, nhà máy đờng Quảng Ngãi, công ty sữa Vinamilk Các loại vật liệu nh…mạch nha, bơ, sữa một phần đợc cung cấp từ trong nớc, một phần đợc nhập từ bên ngoài gia công chế biến hoặc từ gia công chế biến nh giấy tinh bột…

đ-5.3 Phân loại.

Để phục vụ mục tiêu hạch toán của mình, kế toán phân loại nguyên vật liệu theo cách riêng: Đó là dựa trên cơ sở vai trò và tác dụng mỗi loại đối với quá trình sản xuất

- Nguyên vật liệu chính nh đờng, bột mỳ các loại, mỡ, shortening, váng sữa, sữa gầy, gluco 1, các thành phần chủ yếu cấu thành nên sản phẩm thờng xuất nhập với số lợng lớn, định mức cao

- Vật liệu phụ gồm:

+ Chất phụ gia thực phẩm: Có định mức sử dụng lợng xuất dùng ít, đợc viết ở phần dới các báo cáo vật t nh soda, bột khai, bột tan, magrin, lecithin, dầu các loại

+ Vật liệu đóng gói: Giống nh các chất phụ gia song thờng có phế liệu gần gần túi trắng nhỏ, bìa catton,

+ Nguyên vật liệu cho bộ phận phụ trợ (chế tạo): Chỉ có ở xí nghiệp phụ trợ, nó mang tên gọi và đặc tính kỹ thuật, cũng thờng có phế liệu loại thải nh thép L40x40, que hàn inox.

- Nhiên liệu: Chỉ than, dầu Marits cho bộ phận nồi hơi, căng dầu cho bộ phận vận chuyển

- Phụ tùng thay thế: Sử dụng chủ yếu cho bộ phận sửa chữa blon + ecu M8, lốp xe, kính, rơle nhiệt,

v

24

- Trong sản xuất, không thể không có phế liệu Đó là các phế phẩm bị loại ra khỏi quá trình sản xuất nh phoi tôn, mũi khoan hỏng, màng túi kẹo hang,

5.4 Đánh giá nguyên vật liệu :

Đánh giá nguyên vật liệu là sự xác định giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định trên cơ sở đảm bảo những yêu cầu chân thực đúng đắn Nguyên vật liệu

mà Công ty sử dụng phảI nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau Do đó giá cả thu mua, chi phí thu mua tong vật liệu cũng khác nhau Vật liệu là TSCĐ, do đó phảI

đánh giá theo giá thực tế Song để thuận lợi cho công tác kế toán vật liệu còn có thể

đánh giá theo giá hạch toán Nhng trên thực tế Công ty chỉ sử dụng giá thực tế để hạch toán Trong Công ty vật liệu chủ yếu là mua ngoàI (trong nớc, ngoàI nớc) NgoàI ra còn có một số vật liệu thuê ngoàI gia công chế biến

5.4.1 Đối với vật liệu nhập kho:

Giá thực tế vật liệu mua ngoàI nhập kho: Là giá mua ghi trên hoá đơn và

chi phí thu mua thực tế Trong đó chi phí thu mua bao gồm: vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, tiền phạt, tiền công tác phí cho cán bộ thu mua trừ các khoản giảm giá, chiết khấu (nếu có) Vì vậy Công ty chọn hình thức thu mua chọn mua, chi phí bốc dỡ bên mua chịu, chi phí hao hụt bên bán chịu Có một số ít vật liệu nhập kho theo hợp đồng hàng giao tại kho bên bán Lúc này căn cứ vào hợp

đồng cụ thể mà thực hiện (chi phí mua, bốc dỡ tại kho bên bán, hao hụt )

Giá thực tế vật liệu thuê ngoàI gia công: là giá vật liệu xuất chế biến cộng

chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, )

Giá thực tế nhập kho do tự chế biến: Là giá vật liệu xuất kho để gia công

cộng với các chi phí gia công nh: tiền lơng, bảo hiểm xã hội, khấu hao TSCĐ cho

bộ phận gia công

5.4.2 Đối với vật liệu xuất kho:

Hàng ngày, khi xuất kho kế toán vật liệu căn cứ vào phiếu xuất kho để tập hợp

số liệu Cuối kỳ tổng hợp giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ và tồn đầu kỳ, tính giá thực tế bình quân của từng loại vật liệu theo công thức:

Chứng từ kế toán đợc sử dụng trong phần hành này là:

Phiếu nhập vật liệu

Phiếu xuất vật liệu

Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho

Giá thực tế Giá thực tế vật liệu tồn ĐK + nhập TK Số lợng

vật liệu = x vật liệu

xuất kho Số lợng vật liệu tồn ĐK + nhập TK xuất kho

Trình tự luân chuyển chứng từ này đợc đợc quy định nh sau:

Đối với vật liệu nhập kho: Căn cứ vào hoá đơn và phiếu biên bản kiểm nghiệm vật t (nếu có), phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho vật liệu thành 4 liên Ngời phụ trách phòng kinh doanh ký tên vào phiếu và chuyển 3 liên xuống kho làm căn cứ nhập kho còn 1 liên phòng kinh doanh giữ

Căn cứ vào phiếu nhập kho nhận đợc của phòng kinh doanh, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật t nhập kho, ghi số lợng thực nhập vào phiếu Trong trờng hợp kiểm nhận, nếu phát hiện thừa thiếu, mất phẩm cấp, không đúng quy cách đã ghi trên chứng từ thì thủ kho phảI báo cho phòng kinh doanh biết, đồng thời cùng ngời nhận hàng lập biên bản xử lý Sau khi xử lý xong, thủ kho cùng ngời giao hàng ký tên vào cả 3 liên

Phiếu nhập kho sau khi đã có chữ ký của ngời giao hàng, thủ kho phảI gửi kèm cả biên bản thừa thiếu về phòng kinh doanh Thủ kho giữ lại 1 bản ghi vào thẻ kho số hàng thực nhập, 1 liên chứng từ gốc (hoá đơn bán hàng) gửi về phòng kế

toán làm căn cứ để thanh toán tiền cho ngời bán, 1 liên khách hàng giữ để đối chiếu khi có thắc mắc.

VD: Cuối tháng 6, sau khi đã tổng hợp đợc thực tế vật liệu tồn đầu tháng 6 (cuối tháng 5/2002), giá thực tế vật liệu nhập trong tháng 6 trên sổ tổng hợp nhập, xuất, tồn, kế toán tiến hành tính đơn giá xuất vật liệu Cụ thể đối với tinh dầu dứa:

Số lợng (kg) Đơn giá Thành tiền Tồn cuối tháng 5 chuyển sang 232,7 85.400 19.872.580Nhập trong tháng 6 (tổng nhập) 1504 93.300 140.323.200Xuất trong tháng 6 (tổng xuất) 1523

Trong đó chi phí vận chuyển là 150.000 đ, thuế VAT 10% đã thanh toán bằng tiền mặt

Vậy tinh dầu dứa trong tháng 6/2002 đợc tính nh sau:

1523 x 92.241 = 140.483.043 đ

Nh vậy công tác đánh giá vật liệu kế toán chỉ sử dụng một giá thực tế của vật liệu Cách đánh giá này sẽ giảm bớt công việc cho kế toán và việc tính giá thực tế của sản phẩm trong kỳ chính xác

5.5 Kế toán nguyên vật liệu.

Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng

kế toán nhằm mục đích theo dõi tình hình nhập xuất tồn cho từng loại vật liệu cả về

số lợng, chất lợng chủng loại và giá trị Công ty đã áp dụng phơng pháp kế toán chi

tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song Theo phơng pháp này, mỗi loại vật liệu

ở mỗi kho đợc mở thẻ (thẻ kho, thẻ hạch toán chi tiết) Thẻ kho do thủ kho lập và phản ánh vật liệu theo giá trị hiện vật Thẻ hạch toán chi tiết do kế toán vật t thực hiện và phản ánh thớc đo hiện vật và giá trị

Tại Công ty Bánh kẹo HảI Hà có 4 kho: Tinh dầu, bơ ; Đ… ờng, bột mỳ ; Bao…bì, nhãn ; Vật t… kỹ thuật (bìa to)…

Tại kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất của phòng

kinh doanh lập để ghi thẻ kho của mỗi loại vật t Cuối tháng thủ kho cộng tổng nhập, tổng xuất của mỗi loại vật t trên thẻ kho Sau đó mang số liệu mỗi thẻ kho lập bảng cân đối kho và đối chiếu với thẻ hạch toán chi tiết của kế toán

Tại phòng kế toán: Hàng ngày kế toán căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất để

ghi vào thẻ hạch toán chi tiết của vật t đó Cuối tháng kế toán cộng tổng nhập, tổng xuất rồi tính tổng cho mỗi loại vật t trên thẻ hạch toán chi tiết Sau đó mang số liệu mỗi tháng đối chiếu với thẻ kho của thủ kho rồi kế toán lập bảng tổng hợp N – X – T cho tất cả các phiếu vật t từ thẻ hạch toán chi tiết của chúng Sau đó mang số liệu của bảng này đối chiếu với kế toán tổng hợp – sổ cáI 153

VD: Sau đây là một số chứng từ có liên quan đến tình hình nhập xuất trong tháng 6/2002 tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà

HOá ĐƠN (GTGT).

Liên 2 (Giao cho khách hàng)

Ngày 12 tháng 06 năm 2002

Đơn vị giao hàng: Công ty thực phẩm nông sản TháI Bình

Địa chỉ: 40/6 đờng Hùng Vơng, thị xã TháI Bình

Họ và tên ngời mua hàng: Nguyễn Thanh Hoa

Đơn vị: Xí nghiệp bánh – Công ty Bánh kẹo HảI Hà

Địa chỉ: 25 Trơng Định – Quận Hai Bà Trng – Hà Nội

Tổng cộng tiền thanh toán 89918950

Số tiền viết bằng chữ: Tám mơi chín triệu chín trăm mời tám nghìn chín trăm năm mời đồng

Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)