Các vấn đề chung về kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ trong sản xuất kinh doanh
Khái niệm của nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ
- Nguyên liệu, vật liệu là một bộ phận của đối tợng lao động mà đơn vị sử dụng, là một trong ba yếu tố cơ bản để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh cung cấp dịch vụ, là cơ sở vật chất cấu tạo nên sản phẩm.
- Công cụ, dụng cụ là những t liệu lao động không thoả mãn định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định hữu hình (dới 10 tr/đ và thời gian sử dụng < 1 năm).Ngoài ra, những t liệu lao động không có tính bền vững nh là đồ dùng bằng sành sứ,thuỷ tinh, dày dép, quần áo,…dù thoả mãn và tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định hữu hình vẫn coi nh là công cụ, dụng cụ.
Đặc điểm của nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ
- Nguyên liệu, vật liệu chỉ tham gia vào một chu trình sản xuất chế tạo sản phẩm và cung cấp dịch vụ Khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên vật liệu thay đổi hoàn toàn hình thái vật chất ban đầu thì giá trị của nó đợc chuyển dần toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh.
- Công cụ, dụng cụ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất chế tạo sản phẩm và cung cấp dịch vụ Khi tham gia vào một quá trình sản xuất vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu giá trị bị hao mòn dần đợc dịch chuyển từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Ngoài ra công cụ, dụng cụ thờng có giá trị nhỏ hoặc thời gian sử dụng ngắn đợc quản lý và hạch toán nh tài sản lu động.
2 Vai trò của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ trong sản xuất kinh doanh
Nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ có vai trò chủ đạo trong sản xuất kinh doanh Nguyên vật liệu là để kết cấu nên sản phẩm còn công cụ dụng cụ làm nên kiểu dáng, mẫu mã.
II Phân loại và đánh giá nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ
1 Phân loại nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ
Phân loại nguyên vật liệu
- Để tiến hành trong sản xuất kinh doanh thì các cơ quan, đơn vị phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau Mỗi loại vật liệu có những công dụng và đặc tính khác nhau, đòi hỏi ngời làm công tác quản lý cần phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu để sử dụng đạt hiệu quả nhất.
- Phân loại nguyên vật liệu chính là sắp xếp những nguyên vật liệu có cùng một tiêu thức nào đó và có rất nhiều tiêu thức để phân loại nguyên vật liệu, nhng chúng ta chỉ nghiên cứu một số tiêu thức phân loại cơ bản sau: a Phân loại theo từng đặc điểm, chức năng
Trong quá trình sản xuất kinh doanh nguyên vật liệu đợc chia thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính: Là các loại nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm nh gạch, xi măng (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài).
- Nguyên vật liệu phụ: Là những loại nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể của sản phẩm nhng có vai trò nhất định, cần thiết cho quá trình sản xuất nh cát, sỏi, vôi….và tăng chất lợng cho sản phẩm.
- Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết phụ tùng máy móc, thiết bị đợc dự trữ để sử dụng cho việc sữa chữa thay thế cho các bộ phận của tài sản cố định hữu hình nh ôtô, nhà cửa, ….
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là các loại vật liệu và thiết bị dùng cho công tác xây dựng cơ bản để hình thành tài sản cố định và các loại vật liệu khác.
- Nhiên liệu: Là loại vật liệu phụ trong quá trình sử dụng cung cấp nhiệt lợng và tồn tại ở các thể rắn, thể lỏng, thể khí.
- Phế liệu: Là loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm nh: giấy vụn,
…. b Phân loại theo nguồn hình thành
Nguyên vật liệu đợc chia làm 3 loại:
Phan Thị Hải Yến Lớp C11C2
- Vật liệu đợc nhập từ bên ngoài (mua ngoài): là những vật liệu mà cơ quan hay đơn vị nào đó không tự sản xuât ra mà mua từ bên ngoài đem về nhập kho để sản xuất sản phẩm.
- Vật liệu tự gia công chế biến hoặc thuê ngoài gia công chế biến: là loại vật t mà đơn vị đó tự sản xuất ra để phục vụ cho hoạt động của mình.
- Vật liệu thuê ngoài gia công khác. c Phân loại theo quyền sở hữu
- Vật liệu giữ hộ, nhận gia công
* Căn cứ vào mục đích sử dụng, công dụng của nguyên vật liệu có thể chia thành:
- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh: Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm và dùng cho quản lý ở các nhu cầu sản xuất kinh doanh, bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý doanh nghiệp.
- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác:
+ Nhợng bán lại cho các đơn vị khác
+ Đem góp vốn liên doanh với các đơn vị khác
+ Quyên tặng cho các tổ chức từ thiện
Phân loại công cụ, dụng cụ
a Theo yêu cầu quản lý, ghi chép kế toán gồm:
- Công cụ, dụng cụ: máy tính, máy in, …
- Bao bì luân chuyển: Là các loại đóng gói sản phẩm phục vụ cho sự chuyên chở và có thể thu hồi để tái sử dụng nhiều lần
- Đồ dùng cho thuê: Là những vật dụng chuyên dùng để kinh doanh hoạt động cho thuê: bàn ghế, trang phục, … c Phân loại công cụ, dụng cụ theo phơng pháp phân bổ
- Công cụ, dụng cụ phân bổ một lần giá trị: thờng là những loại có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn.
- Công cụ, dụng cụ sử dụng nhiều lần: có giá trị lớn và thời gian sử dụng lâu dài.
2 Đánh giá nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ
Nguyên tắc đánh giá nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ …
Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ là việc dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nó và theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu thống nhất.
2.2 Giá gốc nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập, xuất kho
1 2 a Giá gốc nguyên liệu vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho Đợc thu mua từ nhiều nguồn khác nhau, tuỳ từng nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ đợc xác định là khác nhau, cụ thể là:
- Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài thì giá thực tế là giá mua cộng với chi phí thu mua thực tế phát sinh (không bao gồm thuế GTGT) Do đặc điểm của vật liệu, dụng cụ có nhiều loại, thờng xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh, vì thế yêu cầu công tác kế toán vật liệu, dụng cụ là phải phản ánh kịp thời, liên tục một cách thuận tiện và nhanh chóng.
- Giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến bao gồm giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ chế biến Công cụ dụng cụ chế biến cộng với chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi chế biến và từ nơi chế biến về đơn vị.
- Giá gốc của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài nhập kho đợc tính theo công thức:
(Chi phí liên quan: chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ thuê, chi phí lu bãi, lu kho)
- Giá gốc của nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ cụ góp liên doanh góp cổ phần hoặc thu hồi vốn góp đợc ghi nhận theo giá thực tế.
- Giá gốc của nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ nhận đợc do biếu tặng:
- Giá gốc của nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ trợ cấp b Giá gốc của nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ xuất kho:
Do giá gốc của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ xuất kho từ các nguồn nhập khác nhau nên để tính giá gốc của hàng xuất kho kế toán có thể sử dụng một số ph- ơng pháp sau:
* Phơng pháp theo giá đích danh:
Phan Thị Hải Yến Lớp C11C2
Giá mua ghi trên hoá đơn sau khi đã trừ đi chiết khấu trả giá
CCDC mua ngoài nhập kho
Các loại thuế không đợc hoãn lại
Các chi phí có liên quan
Giá trị hợp lý của NVL và CCDC t- ơng đơng
Các chi phí khác có liên quan
Giá trị thực tế của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ xuất kho để tính theo giá trị thực tế của từng lô hàng nhập áp dụng đối với doanh nghiệp, sử dụng nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ có giá trị lớn, có thể nhận diện đợc.
* Phơng pháp bình quân gia quyền:
Giá trị của loại hàng tồn kho đợc tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tơng tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất trong kỳ (bình quân gia quyền cuối kỳ) Giá trị trung bình có thể đợc tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi lô hàng về phụ thuộc vào tình hình kinh doanh của doanh nghiệp (bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập).
Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể đợc tính theo một trong những phơng pháp sau:
- Tính theo giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ (còn gọi là giá bình quân gia quyền toàn bộ luân chuyển trong kỳ).
- Tính theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập (còn gọi là giá bình quân gia quyền liên hoàn).
- Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc: Trong phơng pháp này, áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho đợc mua trớc hoặc sản xuất trớc thì đợc xuất trớc và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất gần đợc cuối kỳ Theo phơng pháp này thì giá hàng đơn vị xuất kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập kho tại thời điểm đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho đợc tính theo giá của hàng nhập kho tại thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.
- Phơng pháp nhập sau, xuất trớc: Lô hàng nào đợc nhập sau, hoặc sản xuất sau thì đợc xuất trớc.
* Phơng pháp hệ số chênh lệch giá (phơng pháp giá hạch toán):
Do việc nhập xuất vật liệu, công cụ dụng cụ đợc diễn ra hàng ngày và thờng xuyên nên cần sử dụng hạch toán chi tiết hàng ngày của kế toán vật liệu, dụng cụ. Hàng ngày kế toán phản ánh tình hình xuất vật t theo giá hạch toán, cuối kỳ hạch toán tổng hợp giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ luân chuyển trong kỳ.
Từ đó, tính đổi về giá thực tế thông qua cơ sở hệ số giá vật liệu, công cụ dụng cụ.
- Giá hạch toán: Là giá do kế toán của doanh nghiệp tự xây dựng, có thể là giá kế hoạch hoặc giá trị thuần có thể thực hiện đợc trên thị trờng Giá hạch toán đợc sử
Giá trị thực tế của
NVL và CCDC xuÊt kho
Số lợng NVL và CCDC xuÊt kho Đơn giá bình qu©n gia quyÒn
1 4 dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp và đợc sử dụng tơng đối ổn định lâu dài trờng hợp có sự biến động lớn về giá cả doanh nghiệp cần xây dựng lại hệ thống giá hạch toán.
- Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ phải tuân thủ nguyên tắc tính theo giá trị thực tế Cuối cùng, kế toán phải xác định hệ số chênh lệch giữa giá trị thực tế và giá trị hạch toán của từng thứ hoặc từng nhóm hoặc từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ để điều chỉnh giá hạch toán xuất kho thành giá trị thực tế.
III Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ
1 Yêu cầu quản lý đối với nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ
- Khâu thu mua: Trong khâu này đơn vị, cơ quan nào đó phải quản lý chặt chẽ về số lợng, chất lợng, quy cách, giá mua và chi phí thu mua
- Khâu dự trữ: Cần phải xác định định mức tối đa và tối thiểu để lập kế hoạch thu mua tránh đợc tình trạng trì trệ, gián đoạn sản xuất hoặc ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiÒu.
Thủ tục nhập kho
Bộ phận cung cấp vật t căn cứ vào kế toán mua hàng và hợp đồng mua hàng. Khi hàng về đến nơi nếu xét thấy cần thiết có thể lập ban kiểm nghiệm để kiểm nhận và đánh giá hàng hoá mua về: số lợng, khối lợng, chất lợng, quy cách,…
Căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm, ban kiểm nghiệm lập biên bản kiểm nghiệm vật t sau đó bộ phận cung cấp hàng lập phiếu nhập kho trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiệm giao cho ngời mua hàng làm thủ tục nhập kho Thủ kho sau khi cân đong, đo đếm sẽ ghi số lơng thực nhập vào phiếu nhập và sử dụng để phản ánh số lơng hàng nhập và tồn của từng thứ vật t vào thẻ kho, trờng hợp phát hiện thừa thiếu, sai quy cách phẩm chất thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng ngời giao lập biên bản Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển giao phiếu nhập cho kế toán vật t làm căn c để ghi sổ kế toán.
Thủ tục xuất kho
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh các bộ phận sử dụng vật t viết phiếu xuất kho trình giám đốc duyệt Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho xuất vật liệu và ghi số thực xuất vào phiếu xuất sau đó ghi số lợng xuất vào tồn kho của từng loại vật t vào thẻ kho Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất kho kế toán vật t, kế toán định giá hoàn chỉnh phiếu xuất để lấy số liệu ghi sổ kế toán.
2 Các chứng từ kế toán có liên quan
Chứng từ kế toán sử dụng
đều phải lập chứng từ đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ quy định của Nhà nớc đã đề ra.
Ban hanh theo Q§ sè: 1141/TC/Q§/C§KT Ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính
Theo chế độ chứng từ ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và theo quyết định số 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/07/1998 của Bộ trởng bộ tài chính, các chứng từ kế toán vật t hàng hoá bao gồm:
Chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc
+ PhiÕu nhËp kho (MÉu 01 – VT)
+ PhiÕu xuÊt kho ( MÉu 02 – VT)
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 – VT – 3LL)
+ Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08 – VT)
+ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu 02 – BH)
Các chứng từ kế toán hớng dẫn
+ Phiếu xuất kho vật t theo hạn mức (Mẫu 04 – VT)
+ Biên bản kiểm nghiệm vật t (Mẫu 05 – VT)
+ Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (Mẫu 07 – VT) Đơn vị :………… Phiếu nhập kho
Họ và tên ngời giao hàng:………
Theo……… ……….số ngày…… tháng……….năm200…… của………
Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm vật t (sản phẩm, hàng hoá)
Mã sè Đơn vị tÝnh
Số lợng Đơn giá Thành Theo tiÒn chứng từ
Phan Thị Hải Yến Lớp C11C2
Giải thích nội dung ghi chép chứng từ:
- Mục đích: Nhằm xác nhận số lợng vật t, sản phẩm, hàng hoá nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với ngời có liên quan và ghi sổ kế toán.
- Phơng pháp và trách nhiệm ghi: Phiếu nhập kho áp dụng trong các trờng hợp nhập kho vật t, sản phẩm, hàng hoá mua ngoài, tự sản xuất, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp cổ phần, nhận liên doanh hoặc vật t thừa phát hiện trong kiểm kê.
Khi lập phiếu nhập kho phải ghi rõ phiếu nhập vào ngày, tháng, năm lập phiếu, họ tên và ngời nhập vật t, sản phẩm, hàng hoá, số hoá đơn hoặc lệnh nhập kho và tên kho nhập.
+ Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên nhãn hiệu quy cách, mã số và đơn vị tính của vật t, sản phẩm, hàng hoá
+ Cột 1: Ghi số lợng theo hoá đơn hoặc lệnh nhập
+ Cột 2: Thủ kho ghi số lợng thực nhập vào kho
+ Cột 3,4: Do kế toán ghi hoá đơn (giá hạch toán hoặc giá hoá đơn, tuỳ theo quy định của từng đơn vị) và tính ra số tiền của từng thứ vật t, sản phẩm, hàng hoá thực nhËp
+ Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của các loại vật t, sản phẩm, hàng hoá nhập cùng một phiếu nhập Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập thành 2 liên (đối với vật t, hàng hoá mua ngoài) hoặc 3 liên (đối với vật t tự sản xuất), đặt giấy than viết 1 lần và phụ trách ký (ghi rõ họ tên) ngời nhập mang phiếu đến kho để nhập vật t, sản phẩm hàng hoá.
Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và liên 1 lu ở nơi lập phiếu, liên 3 (nếu có) ngời nhận giữ.
Ban hanh theo Q§ sè: 1141/TC/Q§/C§KT Ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính
1 8 Đơn vị:……… Phiếu xuất kho
Bộ phận:…… Ngày…tháng…năm200
Họ tên ngời nhận hàng:………
Theo……….số ngày tháng…năm200… của………
Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm vật t (sản phẩm, hàng hoá)
Mã sè Đơn vị tÝnh
Số lợng Đơn giá Thành Theo tiÒn chứng từ
Giải thích nội dung ghi chép chứng từ:
- Mục đích: Theo dõi chặt chẽ số lợng vật t, sản phẩm, hàng hoá xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị, làm căn cứ hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng thực hiện định mức tiêu hao vật t.
- Phơng pháp và trách nhiệm ghi: Phiếu xuất kho áp dụng lập cho một hoặc nhiều thứ vật t, sản phẩm, hàng hoá cùng một kho dùng cho một đối tợng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng.
Phan Thị Hải Yến Lớp C11C2
Ban hành theo QĐ số 1141/TC/Q§ - C§KT Ngày 1/11/1995 của Bộ tài chÝnh
Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ phiếu nhập vào ngày, tháng, năm lập phiếu, họ tên và ngời nhập vật t, sản phẩm, hàng hoá, số hoá đơn hoặc lệnh xuất kho và tên kho xuÊt.
+ Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên nhãn hiệu quy cách, mã số và đơn vị tính của vật t, sản phẩm, hàng hoá
+ Cột 1: Ghi số lợng theo hoá đơn hoặc lệnh xuất
+ Cột 2: Thủ kho ghi số lợng thực xuất kho
+ Cột 3,4: Do kế toán ghi hoá đơn (giá hạch toán hoặc giá hoá đơn, tuỳ theo quy định của từng đơn vị) và tính ra số tiền của từng thứ vật t, sản phẩm, hàng hoá xuất kho
+ Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của các loại vật t, sản phẩm, hàng hoá xuất cùng một phiếu nhập Phiếu xuất kho do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập thành 2 liên (đối với vật t, hàng hoá mua ngoài) hoặc 3 liên (đối với vật t tự sản xuất), đặt giấy than viết 1 lần và phụ trách ký (ghi rõ họ tên) ngời xuất mang phiếu đến kho để đợc xuất vật t, sản phẩm hàng hoá.
Sau khi đã xuất kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm xuất kho và thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và liên 1 lu ở nơi lập phiếu, liên 3 (nếu có) ngời nhận giữ. Đơn vị:
(vật t, sản phẩm, hàng hoá) Ngày… tháng… năm 200…
- Căn cứ … số………ngày………tháng…… năm…….của………
- Bản kiểm nghiệm gồm: Ông (bà):………Trởng ban Ông (bà):………Uỷ viên Ông (bà):………Uỷ viên
- Đã kiểm nghiệm các loại
Phơng thức kiểm nghiệm Đơn vị tÝnh
Số lợng theo chứng từ
Số lợng đúng qc và p.chất
Số lợng không đúng qc và pc
Giải thích nội dung ghi chép chứng từ:
- Mục đích: Xác định số lợng, quy cách và chất lợng vật t, sản phẩm, hàng hoá trớc khi nhập kho làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh tra bảo quản.
+ Nhập kho với số lợng lớn
+ Các loại vật t có tính chất lý, hoá phức tạp
+ Các loại vật t quý hiếm
Những loại vật t, sản phẩm, hàng hoá không kiểm nghiệm khi nhập kho, nhng trong quá trình kiểm nhận để nhập kho nếu phát hiện có sự khác biệt lớn về số lợng và chất lợng giữa hoá đơn và thực nhập thì vẫn phải biên bản kiểm nghiệm
+ Cột A, B, C: Ghi số thứ tự, tên hiệu, quy cách và mã số của vật t, sản phẩm, hàng hoá kiểm nghiệm
+ Cột D: tPhơng thức kiểm nghiệm” ghi phơng pháp kiểm nghiệm toàn diện hay xác suất
+ Cột 1: Ghi số lợng theo hoá đơn phiếu nhập kho, phiếu giao hàng
+ Cột 2 và 3: Ghi kết quả thực tế kiểm nghiệm
+ ý kiến của bản kiểm nghiệm: Ghi rõ ý kiến về số lợng, chất lợng, nguyên nhân đối với vật t, sản phẩm, hàng hoá không đúng số lợng, quy cách, phẩm chất và cách xử lý
Phan Thị Hải Yến Lớp C11C2
+ Biên bản kiểm nghiệm lập ra hai bản: Một bản giao cho phòng, ban cung tiêu và một bản giao cho phòng, ban kế toán
Kế toán tổng hợp xuất kho nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ 39
Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi một cách thờng xuyên và liên tục về tình hình biến động của các loại vật t, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng thực tế theo công thức:
GTVT xuất = GTVL CCDC tồn DK + tổng GTVL DC tăng TK – GTVL DC tồn
CK ở đây giá trị nguyên vật liệu tính vào chi phí sản xuất đợc xác định bằng cách lấy tổng số phát sinh bên nợ của TK 611 trừ đi số phát sinh bên có TK 611 (bao gồm số tồn kho cuối kỳ, số mất mát, số trả lại, số giảm giá hàng mua, …) phân bổ cho các đối tợng sử dụng (dựa vào đinh mức sử dụng hoặc tỉ lệ định mức).
Cã TK 611 Đối với công cụ dụng cụ, việc hạch toán công cụ dụng cụ cũng đợc tiến hành t- ơng tự nh nguyên vật liệu Trờng hợp công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ có giá trị lớn cần trừ dần vào chi phí của nhiều kỳ (qua kiểm kê lợng đã xuất dùng, đang sử dụng) kế toán hạch toán nh sau:
Căn cứ vào số phần phân bổ xác định mức chi phí trừ dần vào từng kỳ.
Thực tế công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ
Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong cơ cấu tổ chức quản lý 50
Phòng tài vụ Ban biên tập KHXH
Phòng kü thuËt xuất bản
Phòng hành chính tổ chức
Cửa hàng giới thiệu sách
- Ban giám đốc: Giám đốc là ngời chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ nhà xuất bản, là ngời đại diện cho tất cả cán bộ công nhân viên ở trong đơn vị Giám đốc có quyền quyết định cao nhất đối với mọi hoạt động của đơn vị theo luât doanh nghiệp và nghị quyết tại hội đồng nhân viên, có nhiệm vụ phối hợp các nguồn lực Thực hiện chính sách mục tiêu chất lợng để nhà xuất bản hoạt động có hiệu lực và hiệu lực hơn
- Phòng hành chính tổ chức: Giải quyết công tác hành chính, văn th, lu trữ thông tin liên lạc theo pháp chế hành chính và quy định của đơn vị Phòng h nh chính tành chính t ổ chức có nhiệm vụ tham mu giúp cho giám đốc thực hiện tốt công tác tổ chức nhân sự, đo n thành chính t ể, các chế độ cho công nhân lao động Xây dựng chơng trình, kế hoạch công tác thờng xuyên, công tác tổ chức và quản lý đào tạo bồi dỡng cán bộ, đảm bảo thực hiện chế độ chính sách an toàn bảo hộ lao động nhằm tổng hợp quản lý hành chính và quản trị.
- Phòng phát hành: Tổ chức và điều hành công việc kinh doanh, phát hành ấn phẩm của nhà xuất bản.
Ngoài ra, phòng phát hành có trách nhiệm thu thập xử lý các thông tin về nhu cầu, thị hiếu và tuyên truyền, quảng cáo để giới thiệu ấn phẩm của nhà xuất bản trong n- ớc và quốc tế.
- Phòng tài vụ: Nhiệm vụ của phòng tài vụ là tổ chức công tác kế toán, hệ thống chứng từ, sổ sách theo cơ chế đơn vị tài chính, xây dựng với chế độ tài chính của nhà xuất bản Cần phải quản lý, theo dõi nguồn vốn, nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí trị giá xuất bản và các kinh phí khỏc Phòng tài vụ còn giúp giám đốc xây dựng và đôn đốc thực hiện tốt kế hoạch ngày, tháng, năm của đơn vị và thực hiện tốt công tác điều độ sản xuất kinh doanh
- Các ban biên tập: Xây dựng kế hoạch xuất bản và khai thác tổ chức bản thảo, đề tài theo chức năng nhiệm vụ của nhà xuất bản Tổ chức quản lý công tác biên tập theo kế hoạch đề tài và nhiệm vụ đợc giao.
- Phòng kỹ thuật xuất bản: Thực hiện công tác quản lý về mặt kỹ thuật, quy trình công nghệ sản xuất Phụ trách các khâu liên quan trực tiếp đến chất lợng, kỹ thuật, mỹ thuật của ấn phẩm Nghiên cứu áp dụng cho kỹ thuật, công nghệ cao vào công tác quản lý hành chính, biên tập chế bản và sản xuất kinh doanh.
2 Đặc điểm tổ chức quy trình sản xuất kinh doanh
Phan Thị Hải Yến Lớp C11C2
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, từng bộ phận trong nhà xuất bản để tổ chức thực hiện các công việc đợc giao trong quy trình xuất bản sách và chịu trách nhiệm toàn bộ về chất lợng ấn phẩm Các công đoạn chính trong quy trình xuất bản sách:
- Khai thác đề tài, duyệt đề tài, đề cơng, tổ chức biên soạn sách, xin phép xuất bản
- Biên tập, sửa bài, chế bản, vẽ hình, làm bìa, đọc duyệt cho đến khi có bản mẫu và in Ên.
- Tiếp thị và phát hành: Mỗi công đoạn có nhiều phần việc do các bộ phận khác nhau tổ chức thực hiện nên việc bảo đảm vận hành phối hợp Kiểm tra, đánh giá chất lợng tiến độ hoạch định trách nhiệm từng khâu, từng công đoạn rất quan trọng. Căn cứ vào định hớng chức năng, nhiệm vụ xuất bản của nhà xuất bản, cần phải chủ trơng xuất bản giáo trình, sách tham khảo của Đại học Quốc Gia Hà Nội Kết quả điều tra nhu cầu về sách của các cơ sở trong Đại học Quốc Gia Hà Nội và của xã hội.
Ban biên tập và phòng phát hành xây dựng hệ thống đề tài xuất bản, ngắn hạn, dài hạn Mỗi đề tài phải đợc thuyết minh về nội dung, đối tợng sử dụng khả năng tiêu thụ
Sau khi đợc duyệt, ban biên tập tổ chức xây dựng đề cơng chi tiết của sách, phối hợp với tác giả soạn theo dõi và biên soạn hoàn thiện bản thảo, tổ chức đọc nhận xét thẩm định (nếu cần) và nghiệm thu Khi có giấy chứng nhận kế hoạch tiêu cực xuất bản, thì ban biên tập phải phối hợp với các phòng ban liên quan hoặc đối tác liên kết (nếu là sách liên kết xuất bản) để tổ chức triển khai xây dựng kế hoạch phát hành xuất bản ấn phẩm Mặt khác, ban biên tập phải trực tiếp giao dịch, bán sách theo quy định về nghiệp vụ và tài chính, chủ trì soạn thảo hợp đồng tiêu thụ sách, thực hiện kế hoạch tiêu thụ sách theo hợp đồng đã ký Ban biên tập cần thanh lý các hợp đồng tiêu thụ xuất bản ấn phẩm, phối hợp với phòng tài vụ theo dõi, quản lý hoá hoá đến bán hàng và tổ chức đòi nợ theo hợp đồng tiêu thụ sách.
3 Cơ chế quản lý Để vận hàng cho đơn vị phù hợp với mọi lĩnh vực tạo điều kiện thực hiện chiến lợc sản xuất kinh doanh, đơn vị đã thực hiện các bớc sau:
- Giao nhiệm vụ cụ thể cho các phòng bằng văn bản quản lý
- Xây dựng hệ thống nội quy, quy chế rõ ràng cho tất cả các phòng kí kết hợp đồng lao động với từng ngời trong công ty theo quy định của bộ lao động
- Thực hiện chế độ thởng phạt, đảm bảo công bằng hợp lý
4 Tổ chức bộ máy kế toán
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán là việc tạo ra mối quan hệ chặt chẽ trong công tác kế toán nhằm đảm bảo thực hiện công tác kế toán với đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia Hà Nội trên các cơ sở ph- ơng tiện tính toán
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
- Kế toán trởng: Là ngời chịu sự chỉ đạo của ban giám đốc, đồng thời chịu sự chỉ đạo của ban kế hoạch tài chính Đại học Quốc Gia Hà Nội Mỗi bộ máy kế toán đơn vị kinh tế hạch toán độc lập phải có kế toán trởng Kế toán trởng là ngời không chỉ giúp cho giám đốc chỉ đạo toàn bộ công tác tài chính, kế toán và hạch toán mà còn chỉ đạo trực tiếp đến bộ máy kế toán của Nhà xuất bản Công việc kế toán trong Nhà xuất bản Đại Học Quốc Gia gồm có:
+ Kế toán vốn: Số lợng và sự biến động của các loại vốn bằng tiền nh tiền mặt
(111) tài khoản này số tiền thực tế nhập xuất quỹ, tiền gửi ngân hàng (112) của nhà xuất bản
+ Kế toán vật t, tài sản: Số lợng, giá trị hiện có, giá trị hao mòn, tình hình biến động vật t, tài sản cố định trong nhà xuất bản
+ Kế toán thanh toán: Nhiệm vụ cơ bản của kế toán thanh toán là theo dõi, ghi chép, phản ánh một cách chính xác các khoản nợ phải thu, phải trả và tình hình thanh toán các khoản nợ đó Qua đó, kiểm tra kiểm soát tình hình quản lý và cung cấp kịp thời những thông tin về tình hình công nợ phải thu, phải trả, thanh toán công nợ cho từng cơ quan, đơn vị
Các khoản nợ phải trả, phải nộp khác bao gồm các khoản phải trả, phải nộp ngoài các khoản đã đợc phản ánh ở các tài khoản 331(phải trả cho ngời bán), 333 (thuế và các khoản phải nộp nhà nớc), 334 (phải trả công nhân viên), 335 (chi phí phải trả), 336 (phải trả nội bộ), các khoản phải trả phải nộp khác đợc phản ánh ở tài khoản 338 và tình hình thanh toán các khoản phải trả
Phan Thị Hải Yến Lớp C11C2
Kế toán tổng hợp Thủ quỹ
* Kế toán các nguồn kinh phí, vốn, quỹ, số lợng, tình hình biến động:
- Kinh phí tơng ứng tài sản cố định
- Kinh phí đầu t xây dựng cơ bản
* Kế toán các khoản phải thu:
Các khoản phải thu trong đơn vị hành chính có thể bao gồm: các khoản phải thu của khách hàng về bán sản phẩm hàng hoá, thu khách hàng từ thanh lý, nhợng bán tài sản cố định
Thu hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ, quản lý phí sách kiên kết, bán sách nhà xuất bản, sách khai thác
* Kế toán các khoản chi:
+ Chi cho hoạt động thờng xuyên
+ Chi cho hoạt động sản xuất, kinh doanh dịch vụ
- Thủ quỹ: Là ngời chịu trách nhiệm về quản lý quỹ tiền mặt hàng ngày Thủ quỹ phải kiểm kê số tiền tồn quỹ, lập sổ quỹ gửi cho kế toán để làm cơ sở ghi sổ kế toán
- Kế toán tổng hợp: Kế toán tổng hợp là phải thu thập, xử lý ghi chép và cung cấp thông tin tổng quát về hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị Kế toán tổng hợp sử dụng đơn vị tiền tệ để phản ánh tình hình tài sản Đó là nguồn hình thành tài sản và kết quả hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.
5 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán
Chế độ kế toán áp dụng tại nhà xuất bản Đại học Quốc Gia Hà Nội là chế độ kế toán hành chính sự nghiệp, tổ chức thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí tình hình sử dụng các loại vật t, tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu, chi cha định mức của nhà nớc và của đơn vị Phòng tài vụ có nhiệm vụ thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin về các nguồn kinh phí và tình hình sử dụng kinh phí, các khoản thu, cần phải kiểm tra kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu chi, các tiêu chuẩn, chỉ tiêu kinh tế, tài chính, định mức tình hình quản lý sử dụng vật t, tài sản công, tình hình thu nộp ngân sách Ngoài ra, công tác kế toán còn phải thanh toán và lập các báo cáo tài chính theo quy định, cung cấp thông tin và tài liệu phục vụ cho việc xây dựng dự toán, định mức chi tiêu, phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, vốn, quỹ của nhà xuất bản.
Hình thức kế toán áp dụng tại đơn vị: Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia Hà Nội vận dụng chế độ chứng từ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp, cụ thể là chế độ chứng từ ghi sổ Hệ thống chứng từ kế toán theo các chỉ tiêu sau đây:
- Chỉ tiêu lao động, tiền lơng
- Chỉ tiêu tài sản cố định
Mẫu chứng từ đợc in sẵn theo đúng nội dung thiết kế của kiểu mẫu đợc ban hành ở các văn bản luật pháp quy định Các chứng từ đợc ghi sổ kế toán bằng máy vi tính, sau khi hoàn thành việc khoá sổ, toàn bộ hệ thống sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết đợc in toàn bộ, đợc làm đủ thủ tục pháp lý nh các sổ kế toán ghi bằng tay và đợc lu trữ theo đúng quy định cùng với các tài liệu kế toán khác.
* Theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ:
Sơ đồ và trình tự
Phan Thị Hải Yến Lớp C11C2
Sổ quỹ tiền mặt Sổ, thẻ kế toán chi tiÕt
Bảng tổng hợp chi tiÕt
Bảng đối chiếu số phát sinh
Sổ đăng ký chứng từ
Ghi cuối tháng: §èi chiÕu, kiÓm tra:
(1) Hàng ngày, hoặc định kỳ căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ hoặc chứng từ gốc sau khi đã phân loại tổng hợp ghi vào bảng phân loại chứng từ gốc, kế toán lấy dòng tổng cộng để lập chứng ghi sổ
(2) Những chứng từ liên quan đến tiền mặt, hàng ngày thủ quỹ ghi vào sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán lập chứng từ ghi sổ
(3) Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã đợc lập để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó ghi vào sổ cái
(4) Các chứng từ liên quan đến đối tợng cần hạch toán chi tiết, đồng thời đợc ghi vào sổ chi tiết có liên quan
(5) Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết, sổ cái, tài khoản để lập bảng cân đối số phát sinh
(6) Đối chiếu số liệu trên bảng số phát sinh với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, giữa bảng tổng hợp chi tiết với sổ cái trớc khi lập báo cáo tài chính
(7) Sau khi đối chiếu kiểm tra, căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh, bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính
- Ưu điểm: Dễ ghi chép do mẫu số đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu, thuận tiện cho việc phân công công tác và cơ giới hoá công tác kế toán
- Nhợc điểm: Ghi chép vẫn còn bị trùng lặp, việc kiểm tra đối chiếu thờng dồn vào cuối kỳ hạch toán nên việc cung cấp số liệu kế toán để lập số liệu báo cáo kế toán chậm ảnh hởng đến tính kịp thời của kế toán.
Chứng từ gốc (Bảng tổng hợp chứng tõ gèc)
Sổ, thẻ kế toán chi tiÕt
Nhật ký sổ cái Các bảng chi tiết số phát sinh
Ghi cuối tháng §èi chiÕu, kiÓm tra
- Trình tự ghi sổ kế toán:
(1) Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp, kế toán lập định khoản kế toán và trực tiếp vào nhật ký sổ cái
(2) Những chứng từ gốc liên quan đến tiền mặt, thủ quỹ ghi vào sổ quỹ, cuối ngày sẽ chuyển sổ quỹ và chứng từ gốc cho kế toán, kế toán tổng hợp số liệu từ sổ quỹ, lập định khoản kế toán và ghi vào nhật ký sổ cái
Thủ tục nhập, xuất kho vật liệu, dụng cụ và chứng từ kế toán có liên
a Thủ tục nhập kho của nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ:
Là giá trị thực tế đợc ghi trên hoá đơn nơi đơn vị đã mua về, mọi chi phí thu mua, vận chuyển bốc dỡ, bảo quản thực tế phát sinh, đơn vị không hạch toán vào giá mua của nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ mà hạch toán vào chi phí bán hàng (TK641). Để phục vụ yêu cầu sản xuất, Nhà xuất bản nhập một số nguyên vật liệu bên ngoài ở những cơ sở chính sau:
- Công ty vật t các ngành in nh: In Thăng Long
Ngoài ra, đơn vị còn mua các loại khác nh giấy can, giấy màu và một số loại giấy khác,……
* Chứng từ kế toán có liên quan
Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia Hà Nội sử dụng các loại chứng từ theo đúng quy định của Bộ tài chính các hoá đơn mua hàng Hoá đơn GTGT của ngời bán phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, số chi tiết vật t, biên bản kê khai vật t, sản phẩm, hàng hoá Ngoài ra còn có bảng kê nhập kho vật liệu, bảng tổng hợp kế toán mua hàng và nguyên vật liệu tồn kho.
Khi mua nguyên vật liệu về, ngời mua hàng thoá đơn GTGT của bên bán về cho kế toán để làm căn cứ viết tphiếu nhập kho nguyên vật liệu”, sau khi đã kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của hoá đơn Phiếu nhập kho đợc chia làm 3 liên:
- Liên 1: Kế toán hàng hoá ghi trên sổ kế toán
- Liên 2: Giao cho chủ kho
Cuối tháng kế toán tập hợp phiếu nhập kho để lên tbảng kê tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu”.
VD: Ngày 15/1 Nhà xuất bản đã mua mực in, giấy màu, máy xén của Cty CPSX &
KD vật t ngành in Thăng Long theo hoá đơn số 656 Đơn vị :………… Phiếu nhập kho
Họ và tên ngời giao hàng:
Theo hợp đồng số: Ngày 15/1 của Cty CPSX & KD vật t ngành in Thăng Long Nhập kho: Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia Hà Nội
STT Tên hàng hoá, vật t Mã số Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Máy tính 01 Nghìn đồng 30 chiếc 4 800 144 000
2 Máy in 02 Nghìn đồng 6 chiếc 3 800 22 800
3 Giấy ram 04 Nghìn đồng 50 hộp 18 900
4 Giấy can 05 Nghìn đồng 1 hộp 150 150
5 Mực in can 06 Nghìn đồng 100 hộp 1 280 128 000
6 Mực in bông 07 Nghìn đồng 400 hộp 100 40 000
Viết bằng chữ Ba trăm ba mơi lăm triệu tám trăm năm mơi nghìn đồng
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) b Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ
Tại Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia Hà Nội khi xuất kho sẽ đ ợc sử dụng cho các mục đích nh: sản xuất bao bì, xuất bán, Trong quá trình sản xuất nếu có phát sinh thêm nhu cầu vật liệu, công cụ, dụng cụ thì phòng vật t xem xét tính hợp lý của t Giấy đề nghị cung ứng vật t”, sau đó trình lên để Giám đốc phê duyệt, Giám đốc sẽ duyệt và gửi xuống cho phòng vật t để viết phiếu xuất kho Phiếu xuất kho đợc chia thành 3 liên:
- Liên 1 (gốc): Giữ tại phòng vật t
- Liên 2: Chuyển cho ngời nhận vật t
- Liên 3: Giao cho thủ kho
Khi nhận vật t thì mang theo phiếu xuất vật liệu xuống kho, thủ tục sẽ ghi số thực xuất vào thẻ kho Đến cuối tháng, thủ kho thu lại phiếu xuất kho của đơn vị nhận vật t, kiểm tra tổng số xuất vật t, đối chiếu với số ghi trên thẻ kho và chuyển toàn bộ cho phòng kế toán phiếu xuất và thủ kho giữ lại một liên.
Phơng pháp kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ đơn vị đã áp dụng
Phan Thị Hải Yến Lớp C11C2
Trình tự ghi chép tại kho:
- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho ghi số lợng thực nhập, xuất vào các thẻ kho có liên quan và sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho, mỗi chứng từ ghi vào thẻ kho 1 dòng Thẻ kho do thủ kho ghi, thẻ kho đợc mở cho từng loại nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ theo định kỳ.
- ở phòng kế toán: Sau mỗi lần nhập đợc các chứng từ nhập, xuất kho do phòng vật t đến nhân viên kế toán kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập kho với các chứng từ liên quan ghi giá thực tế vào phiếu, sau đó tính thành tiền.
Cuối tháng sau khi các nghiệp vụ nhập, xuất kho đã vào thẻ kho thì kế toán phải tiến hàng cộng thẻ để tính ra số nhập số lợng vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho phản ánh trên thẻ kế toán chi tiết phải đợc khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho tơng ứng.
IV Kế toán tổng hợp nhập, xuất kho nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ
Hệ thống tài khoản kế toán trong Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia Hà Nội:
TK 111.3 Vàng bạc đá quý
TK 111.4 Chứng chỉ có giá
TK 112 Tiền gửi ngân hàng
TK 112.3 Vàng bạc, đá quý
TK 152 Vật liệu, dụng cụ
TK 155 Sản phẩm, hàng hoá
Loại 2: Tài sản cố định
TK 211 Tài sản cố định hữu hình
TK 211.2 Nhà cửa, vật kiến trúc
TK 211.3 Máy móc, thiết bị
TK 211.4 Phơng tiện vận tải, truyền dẫn
TK 211.5 Phơng tiện quản lý
TK 211.8 Tài sản cố định khác
TK 213 Tài sản cố định vô hình
TK 214 Hao mòn tài sản cố định
TK 214.1 Hao mòn tài sản cố định hữu hình
TK 214.2 Hao mòn tài sản cố định vô hình
TK 241 Xây dựng cơ bản dở dang
TK 241.1 Mua sắm tài sản cố định
TK 241.2 Xây dựng cơ bản
TK 241.3 Sữa chữa lớn tài sản cố định
TK 311 Các khoản phải thu
TK 311.1 Phải thu của khách hàng
TK 311.2 Phải thu theo đơn đặt hàng của nhà nớc
TK 311.3 Thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ
TK 331 Các khoản phải trả
TK 331.1 Phải trả ngời cung cấp
TK 331.2 Phải trả nợ vay
TK 331.8 Các khoản phải trả khác
TK 332 Các khoản phải nộp theo lơng
TK 332.1 Bảo hiểm xã hội
TK 332.3 Kinh phí công đoàn
TK 333 Các khoản phải nộp nhà nớc
TK 333.1 Thuế giá trị gia tăng phải nộp
Phan Thị Hải Yến Lớp C11C2
TK 333.2 Phí và lệ phí
TK 333.4 Thuế thu nhập doanh nghiệp
TK 333.8 Các khoản phải nộp khác
TK 334 Phải trả cho công nhân viên
TK 334.1 Phải trả cho công nhân viên Nhà nớc
TK 334.8 Phải trả các đối tợng khác
TK 335 Chi phí phải trả
TK 337 Kinh phí đã quyết toán chuyển sang năm sau
TK 337.1 Vật t, hàng hoá tồn kho
TK 337.2 Giá trị khối lợng sữa chữa lớn, XDCB hoàn thành
TK 341 Kinh phÝ cÊp cho cÊp díi
TK 342 Thanh toán nội bộ
TK 411 Nguồn vốn kinh doanh
TK 413 Chênh lệch tỷ giá
TK 421 Chênh lệch thu, chi cha xử lý
TK 421.1 Chênh lệch thu, chi hoạt động
TK 421.2 Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất, cung ứng
TK 431.3 Quỹ dự phòng ổn định thu nhập
TK 431.4 Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp
TK 441 Nguồn kinh phí đầu t XDCB
TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động
TK 461.1.1 Nguồn kinh phí thờng xuyên
TK 461.1.2 Nguồn kinh phí không thờng xuyên
TK 461.2.1 Nguồn kinh phí thờng xuyên
TK 461.2.2 Nguồn kinh phí không thờng xuyên
TK 461.3.1 Nguồn kinh phí thờng xuyên
TK 461.3.2 Nguồn kinh phí không thờng xuyên
TK 462 Nguồn kinh phí dự án
TK 462.1 Nguồn kinh phí quản lý dự án
TK 462.2 Nguồn kinh phí thực hiện dự án
TK 465 Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của nhà nớc
TK 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ
TK 511.1 Thu phí và lệ phí
TK 511.2 Thu theo đơn đặt hàng của Nhà nớc
TK 511.8 Thu sự nghiệp khác
TK 531 Thu hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ
TK 631 Chi hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ
TK 635 Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nớc
TK 643 Chi phí trả trớc
TK 661.1.2 Chi không thờng xuyên
TK 661.2.2 Chi không thờng xuyên
TK 661.3.2 Chi không thờng xuyên
TK 662.1 Chi quản lý dự án
TK 662.2 Chi thực hiện dự án
Loại 10: Tài khoản ngoài bảng
TK 001 Tài sản thuê ngoài
TK 002 Tài sản nhận giữ hộ, nhận gia công
TK 005 Dụng cụ lâu bền đang sử dụng
TK 007 Ngoại tệ các loại
TK 008 Hạn mức kinh phí
Phan Thị Hải Yến Lớp C11C2
- Giá nguyên vật liêu xuất kho
- Giá nguyên vật liệu trả lại cho ng- ời bán hoặc đợc giảm giá, chiết khÊu…
- Giá nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiêm kê
- Giá nguyên vật liêu nhập kho
- Giá nguyên vật liệu thừa hởng phát hiện khi kiêm kê
- Giá thực tế công cụ, dụng cụ xuất kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh, cho thuê hoặc góp vốn liên doanh.
- Trị giá công cụ dụng cụ trả lại cho ngời bán hoặc đợc giảm giá.
- Trị giá công cụ, dụng cụ phát hiện thiếu khi kiểm kê.
- Giá thực tế công cụ, dụng cụ nhập kho.
- Trị giá công cụ, dụng cụ phát hiện thừa khi kiểm kê.
TK 008.1 HMKP thuộc ngân sách Trung ơng
TK 008.2 HMKP thuộc ngân sách địa phơng
TK 009 Hạn mức kinh phí khác
TK 009.1 HMKP của chơng trình dự án
TK 099.2 Vốn XDCB đợc duyệt
1 Tài khoản kế toán đơn vị thực tế sử dụng a TK 152 - Nguyên vật liệu
Dùng để phản ánh giá gốc và tình hình hiện có biến động tăng giảm các loại nguyên vật liệu trong kho của đơn vị.
* Kết cấu và nội dung:
Số d: Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu tồn kho b TK153: Công cụ, dụng cụ
Dùng để phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động tăng giảm các loại công cụ, dụng cụ trong kho của đơn vị
* Nội dung và kết cấu:
TK 153 - Công cụ, dụng cụ
D nợ: Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho
2 Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
Kế toán tổng hợp các trờng hợp nhập kho nguyên liệu, vật liệu và công cô, dông cô
a Trờng hợp nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ mua trong nớc
Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán ghi:
- Đối với trờng hợp cha thanh toán tiền
+ Nợ TK 152, 153: giá mua cha thuế
Có TK 331: Phải trả cho ngời bán
+ Nợ TK 133: Thuế VAT đợc khấu trừ
Có TK 331: Phải trả cho ngời bán
(chi tiết cho từng khách hàng) tổng giá thanh toán
- Có ngời cung cấp thờng xuyên ổn định: Khi đơn vị có nhu cầu mua với số lợng và số tiền không lớn hoặc do yêu cầu của bên bán, đơn vị thờng thanh toán bằng tiền mặt Khi vật liệu, công cụ, dụng cụ mua về nhập kho, căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
Nợ TK 153: Công cụ, dụng cụ
VD: Nhập kho mực in của Cty in Thăng Long số 656 ngày 15/1 trị giá 10.000tr
Trình tự ghi sổ nhập vật liệu, công cụ, dụng cụ đợc tiến hành nh sau: Căn cứ vào chứng từ nhập kho, hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu nhập kho, kế toán phải tiến hành ghi sổ chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ đợc theo dõi hàng ngày Cùng với việc phản ánh theo dõi giá trị vật liệu thu mua nhập kho trong kỳ, kế toán theo dõi tình hình thanh toán với từng ngời bán theo từng nhà cung cấp, từng chứng từ thanh toán trên sổ chi tiết TK 331, sổ này đợc mở theo từng tháng.
Kế toán tổng hợp các trờng hợp xuất kho nguyên liệu, vật liệu và công cô, dông cô
a Đối với nguyên liệu, vật liệu: Khi Nhà xuất bản nhợng bán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ, căn cứ vào phiếu xuất kho của phòng vật t, hoá đơn bán hàng ghi:
Phan Thị Hải Yến Lớp C11C2
Cã TK 152 b Đối với công cụ, dụng cụ
* Phơng pháp phân bổ 1 lần:
+ Nếu công cụ, dụng cụ xuất dùng đợc phân bổ toàn bộ giá trị vào chi phí của đối tợng sử dụng trong một lần (phân bổ 100%), kế toán ghi:
Nợ TK 627: Nếu dùng cho phân xởng sản xuất
Nợ TK 641: Nếu dùng cho hoạt động bán hàng
Nợ TK 642: Nếu dùng cho hoạt động quản lý doanh nghiệp
Có TK 153: Trị giá công cụ, dụng cụ xuất dùng
* Phơng pháp phân bổ 2 lần (phân bổ 50%)
+ Lần đầu phân bổ 50% giá trị của công cụ, dụng cụ ngay lúc xuất dùng
+ Lần hai phân bổ tiếp 50% nữa giá trị của công cụ, dụng cụ khi bộ phận sử dụng thông báo hỏng.
VD: Tháng 1 năm 2005, nhà xuất bản xuất dùng một số loại máy xén giấy có giá trị lớn thuộc loại phân bổ 2 lần là 10000tr (cho phân xởng sản xuất), đến tháng 7 năm
2005 bộ phận báo hỏng máy xén giấy trên, giá trị thu hồi bằng tiền mặt là 500đ.
Cã TK 153: 10000tr Đồng thời phân bổ 50% giá trị xuất dùng:
Các tháng tiếp theo từ tháng 2 đến tháng 6 (không ghi khi báo hỏng công cụ, dông cô)
* Phơng pháp phân bổ 3 lần trở lên: Phơng pháp này áp dụng với những công cụ, dụng cụ xuất dùng với quy mô lớn, giá trị cao, mục đích thay thế giá trị hàng loạt, có giá trị tác dụng phục vụ cho nhiều kỳ hạch toán Nếu công cụ, dụng cụ xuất dùng có giá trị lớn hoặc xuất dùng hàng loạt cần phải phân bổ trong nhiều kỳ thì khi xuất dùng phải chuyển trị giá của chúng thành chi phí trả trớc
Nợ TK 142 (142.1): Chi phí trả trớc
Nợ TK 242: Chi phí trả trớc dài hạn
Có TK 153: Trị giá xuất dùng
Hàng tháng định kỳ, kế toán xác định mức phân bổ để tính vào chi phí của các đối tợng sử dụng
Có TK 142(142.1) hoặc 242: Mức phân bổ
VD: Tháng 1 năm 2004 xuất một số công cụ, dụng cụ có trị giá 20tr đến tháng 5 năm 2004 bộ phận sử dụng báo hỏng số công cụ, dụng cụ đó Giá trị phế liệu thu hồi bán thu bằng tiền mặt đợc 500N (xuất cho các phân xởng sản xuất)
Cã TK 153: 20000tr Đồng thời phân bổ vào chi phí:
Các tháng tiếp theo từ tháng 2 đến tháng 4:
Tháng 5 khi bộ phận sử dụng báo hỏng
Phan Thị Hải Yến Lớp C11C2
Chứng từ kế toán tăng, giảm
Sổ (thẻ) kế toán chi tiÕt
NhËt ký chung, nhËt ký đặc biệtBảng tổng hợp chi tiÕt
Bảng kế số 3 Bảng phân bổ số 2
Nhận xét và kiến nghị về công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ
Xây dựng hệ thống giá hạch toán
Giá hạch toán dùng để chi tiết hàng ngày, việc dùng giá hạch toán sẽ giảm bớt đợc khối lợng ghi chép hàng ngày, đồng thời tăng cờng công tác kiểm tra kế toán. Thực tế vật liệu ở đơn vị diễn ra thờng xuyên trong khi đó nguồn nhập vật liệu rất
Phan Thị Hải Yến Lớp C11C2
Giá thực tế vật liệu tồn đầu tháng Giá thực tế vật liệu nhập trong tháng
Giá hạch toán vật liệu nhập trong tháng phong phú dẫn đến việc xác định giá thực tế vật liệu xuất kho trong tháng rất khó khăn, không đảm bảo đợc tính chính xác cao sẽ dẫn đến việc phân bổ trong tháng không hợp lý lắm Do đó, để đảm bảo yêu cầu công tác kế toán chi tiết vật liệu cần sử dụng giá hạch toán để hạch toán chi tiết vật liệu nhằm đơn giản công tác kế toán đợc diễn ra hàng ngày Tuy nhiên, khi sử dụng giá hạch toán vật liệu trong công tác kế toán hàng ngày, tình hình xuất dùng vật liệu, kế toán vẫn tổng hợp đợc giá vật liệu thực tế tồn đầu tháng và vật liệu nhập kho trong tháng làm cơ sở điều chỉnh giá hạch toán của vật liệu xuất kho sang giá thực tế xuất kho thông qua hệ số giá.
Hạch toán hàng đi đờng
Để quản lý chặt chẽ vật liệu thực tế tại kho, số hàng đã nhập kho, cha nhập kho, đơn vị nên theo dõi và hạch toán hàng đang đi đờng Trờng hợp hoá đơn về trong tháng nhng đến cuối tháng vật t vẫn cha về, kế toán căn cứ vào hoá đơn để phản ánh giá trị hàng mua đang đi đờng thông qua TK 151.
Nợ TK 151: Hàng mua đang đi trên đờng
Nợ TK 133: Thuế VAT đợc khấu trừ
Có TK 131: Tổng giá thanh toán Đồng thời mở sổ theo dõi hàng đi đờng cho tới khi hàng về Khi hàng về nhập kho hoặc giao trực tiếp cho các đối tợng sử dụng căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 152: Nhập kho vật liệu
Nợ TK 136: Chi tiết nếu giao tiếp
Có TK 151: Hàng mua đang đi đờng
KÕt luËn Để phát huy công tác kế toán một cách có hiệu lực và hiệu quả của kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ nói riêng thì việc tổ chức công tác kế toán vật liệu, dụng cụ phải có những thay đổi cải tiến để hoàn thiện hơn nhằm phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời tình hình biến động cả về số lợng lẫn
Hệ số giá vật liệu
Giá hạch toán vật liệu tồn đầu tháng