Luận văn Tài liệu số tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội nghiên cứu thực trạng nguồn tài liệu số hóa và đưa ra một số giải pháp nâng cao hiệu quả xây dựng và khai thác tài liệu số tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội.
Trang 1TRUONG ĐẠI HỌC VĂN HOÁ HÀ NỘI "“- ` PHẠM THỊ THU TAI LIEU SO
TAI TRUNG TAM THONG TIN - THU VIEN
DAI HOC QUOC GIA HA NOI Chuyên ngành: Khoa học Thư viện
Mã số: 60 32 20
LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC THƯ VIỆN
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS NGUYEN HUY CHUONG
HÀ NỘI - 2011
Trang 2
Tôi xin gửi lời cảm ơn tới các Thầy, Cô giáo và cán bộ Khoa Sau đại học, đã tham gia giảng dạy và tận tình giúp cho tôi trong hơn 2 năm học tập, nghiên cứu về chuyên ngành Khoa học Thư viện tại trường Đại học Văn hóa Hà Nội
Xin gửi lời cảm ơn chân thành đến TS Nguyễn Huy Chương - người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện và hoàn thành Luận văn
Xin gửi lời cảm ơn tới Ban giám đốc Trung tâm Thông tin ~ Thư viện,
Đại học Quốc gia Hà Nội cùng các bạn đồng nghiệp đã tạo điều kiện thuận
lợi cho tôi tham gia học tập, nghiên cứu và hoàn thành Luận văn
Xin cảm ơn gia đình và bạn bè - những người luôn bên cạnh, động
Trang 3DANH MỤC TỪ VIẾT TÁT 3
DANH MỤC HÌNH, BẢNG BIÊU 4
PHÀN MỞ ĐÀU 5
CHUONG I: TAI LIEU SO TRONG HOAT DONG THONG TIN THU’ VIEN TAI TRUNG TAM THONG TIN - THU VI ĐẠI HỌC QUỐC GIA HA NOL 12 1.1 Tài liệu 12 1.1.1 Một số khái niệm 12
1.1.2 Đặc trưng của tài liệu số 14
1.2 Khái quát về Đại học Quốc gia Hà Nội 15
1.3 Khái quát về Trung tâm Thông tin ~ Thu vién, BHQGHN 19 1.3.1 Sự hình thành và phát triển của Trung tâm 19 1.3.2 Quá trình tin học hoá tại Trung tâm 26 1.3.3 Chiến lược phát triển Trung tâm trong thời gian tới 28 1.3.4 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin tại ĐHQGHN 31 1.3.4.1 Đặc điểm người dùng tin 31 1.3.4.2 Đặc điểm như câu tin 4I 1.4 Vai trò của tài liệu số tại Trung tâm Thông tin - Thư viện, ĐHQGHN .47
1.4.1 Đối với hoạt động đào tạo 48
1.4.2 Đối với hoạt động nghiên cứu khoa học 50 1.4.3 Tài liệu số trong sự phát triển của Trung tâm sI
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG NGUÒN TÀI LIỆU SÓ TẠI TRUNG TAM - THONG TIN THU VIEN, DAI HQC QUOC GIA HA NOL 55
2.1 Quá trình xây dựng và phát triển tài liệu số tại Trung tâm thông tin -Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội 55
2.1.1 Tải liệu
do Trung tâm xây dựng (Tài liệu nội sinh) 56
2.1.1.1 Giai đoạn thí điểm 56 2.1.1.2 Giai doan trién khai quy mé lớn 60
2.1.2 Bồ sung tài liệu số bằng phương thức mua, trao đổi (Tài liệu ngoại
sinh) 65
2.1.2.1 Mua tài liệu đa phương tiện 65
Trang 4
2.2 Quan ly và khai thác tài liệu số : 69 2.2.1 Hệ thống thu thập, xử lý và quản We tài 69 2.2.2 Tổ chức khai thác tài liệu số _ B 3.2.2.1 Công tác tuyên truyền, giới thiệu, quảng bá tài liệu số T3 2.2.2.2 Khai thác tại chỗ esse ose 75 2.2.2.3 Khai thc tt X0.eccccssscscscescsstcesesentnstctneese 78 2.3 Mức độ đáp ứng nhu cầu tin về tài liệu số 80
2.3.1 Về nội dung tai ligu s6 80
2.3.2 Về loại hình tài liệu số 81 2.3.3 Về phương thức truy nhập và khai thác tài liệu 82 2.4 Nhận xét và đánh giá chung 85 2.4.1 Điểm mạnh + 85 2.4.2 Điểm yếu 87 PHUONG HUONG, GIAI PHAP NANG CAO HIEU CHUONG I
QUA XAY DUNG VA KHAI THAC TAI LIEU SO TAI TRUNG TAM THONG TIN - THU VIEN, DAI HQC QUOC GIA HA NOL 89
3.1 Phương hướng phát triển tài liệu số trong thời gian tới 89
3.2 Giải pháp 94
3.2.1 Đảm bảo tính pháp Wel cho nguồn tải liệu - —.- 3.2.2 Hợp tác, chia sẻ nguồn tải liệu số 96 3.2.3 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin 97
3.2.3.1 Ha tang cong nghé thong tin 97
3.2.3.2 Hoàn thiện hệ thống phần mêm _—— 98
3.2.4 Phát huy nhân tố con người - Hee 102 3.2.4.1 Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ thư viện .102 3.2.4.2 Đào tạo người dùng tin s s.-ececererereee 104 3.2.5 Giải pháp hỗ trợ 4
3.2.3.1 Nâng cao hiệu quả công tác thong tin tuy: truyền và quảng bá
nguôn lực thông tin - 107 3.2.5.2 Tang cường đâu tr trang thiát bị, cơ s vật chất 108
KẾT LUẬN es 110
Trang 5CBGD, NC, CV CBLĐ, QL CD-ROM CNTT CSDL ĐHQGHN ĐHKHTN DHKHXH&NV Libol MARC NCT NCS, HVCH, SVHS NDT TLS TT-TV TRUNG TÂM TVĐT TVS Cán bộ giảng dạy, nghiên cứu khoa học, chuyên viên Cán bộ lãnh đạo, quản lý
Compact Disc Read Only Memory Bộ nhớ chỉ đọc dùng cho dia compact Công nghệ thông tin
Cơ sở dữ liệu
Đại học Quốc gia Hà Nội Đại học Khoa học Tự nhiên
Đại học Khoa học xã hội và nhân văn
Phần mềm giải pháp Thư viện điện tử
(LIBrary OnLine)
Khô mẫu biên mục có thể đọc được trên máy tính (Marchine Readable Cataloguing)
: Nhu cau tin
: Nghiên cứu sinh, học viên cao học, sinh viên học sinh
: Người dùng tin
Tài liệu số
Thông tin - thư viện
‘Trung tm théng tin - Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội
Trang 6Hinh 1.1 Hình 1.2 Bang 1.1 Bang 1.2 Bang 1.3 Hình L3 Hình L4 Bảng 1.4 Bang 1.5 Bang 1.6 Bang 1.7 Hinh 2.1 Hinh 2.2 Hình 2.3 Hình 24 Hình 2.5 Hình 2.6 Bảng 2.1 Bảng 2.2 Bảng 2.3 Bang 2.4 Bang 2.5 Hinh 2.7
DANH MUC HINH, BANG BIEU Cổng thông tin của Trung tâm
Sơ đồ cơ cấu tô chức Trung tim TT-TV, DHQGHN Bảng tổng hợp độ tuổi NDT
Bảng tổng hợp trình độ, học hàm học vị NDT Bảng tổng hợp Lĩnh vực công tác NDT
Biểu đồ lĩnh vực chuyên môn của NDT: Biểu đồ NDT của Trung tâm
Bảng tổng hợp NCT về lĩnh vực khoa học của NDT Bảng tổng hợp NCT về loại hình tài liệu của NDT Bảng tổng hợp NCT về ngôn ngữ tải liệu của NDT Bảng tổng hợp về mục đích sử dung tải liệu của NDT Màn hình giáo trình điện tử
Màn hình bài giảng điện tử
Màn hình phần mềm Quản lý nguồn học liệu điện tử
Màn hình phần mềm Dspace lưu trữ các bộ sưu tập số Màn hình tra cứu trực tuyến của Trung Tâm
Trang 7PHAN MO DAU
1 Tính cấp thiết của đề tài
Chúng ta đang sống trong kỷ nguyên của thông tin và kinh tế trỉ
thức Kỷ nguyên này ra đời và đang phát triển nhờ sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin và viễn thông đã và
đang tác động sâu sắc đến mọi mặt của đời sống kinh tế xã hội Bên cạnh đó, xu thế tồn cầu hố và hội nhập kinh tế quốc tế trở thành xu thế tất yếu,
đặt Việt Nam trước những thời cơ, vận hội mới và thách thức mới Quá trình
giao lưu, hội nhập diễn ra đồng thời với quá trình đấu tranh đề bảo tồn bản
sắc văn hóa dân tộc
Đứng trước bối cảnh đó, giáo dục và đào tạo trở thành nhân tố
quyết định sự phát triển nhanh và bền vững ở mỗi quốc gia, đặc biệt là
quốc gia đang phát triển như Việt Nam
Giáo dục là nền tảng của sự phát triển, do đó đổi mới toàn diện và
nâng cao chất lượng giáo dục và đào tạo là chiến lược cơ bản đề phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao, đưa nước ta tiến kịp với các nước phát triển trong khu vực và trên thế giới
Yêu cầu đổi mới giáo dục ở Việt Nam đặt ra cho các trường đại học nhiệm vụ: phải tạo được những chuyển biến cơ bản và toàn diện về mục tiêu, nội dung, phương pháp, chương trình giáo dục, cơ chế quản lí, điều kiện nhân lực và vật lực để có thể đáp ứng nhu cầu nhân lực trình độ cao
cho công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước và hội nhập quốc tế
Thư viện trường là một bộ phận hợp thành của trường đại học, là nhân tổ
không thể thiếu trong quá trình đào tạo và nâng cao chất lượng đào tạo Với
Trang 8thông tin, thư viện trường đại học đã đóng góp rất lớn vào việc phục vụ hoạt động giảng dạy, nghiên cứu khoa học của đội ngũ cán bộ giảng viên
Đặc biệt là trong bối cảnh của nền kinh tế tri thứ
„ xã hội thông tin, quan
niệm về vai trò của thư viện đã có nhiều thay đổi Từ chỗ thư viện được quan
niệm đơn thuần là nơi lưu giữ sách báo và tài liệu, phục vụ nhu cầu đọc của xã hội một cách thụ động, thư viện đã và đang trở thành nơi quản trị thông tin, trí thức một cách tích cực và chủ động
Một trong những nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu trong kế hoạch chiến lược
phát triển của một trường đại học, là việc nhanh chóng tăng cường nguồn tài
nguyên thông tin cả dạng ¡in ấn truyền thống và dạng điện tử hiện đại nhằm
phục vụ thiết thực và hiệu quả cho công tác quản lý, công tác đào tạo, nghiên cứu hướng tới mục tiêu trở thành trường đại học tiên tiến đạt chuẩn trong khu
vực và trên thế giới
Xuất phát từ những yêu cầu nêu trên, công tác thông tin - thư viện ở các trường đại học phải có sự đổi mới mạnh mẽ theo hướng tin học hóa Giải pháp xây dựng các bộ sưu tập số là một bước đi cần thiết để góp
phan làm phong phú và đa dạng hóa nguồn tài nguyên thông tin trong các
thư viện đại học
Dai hoc Quốc gia Hà Nội là một trong những cơ quan đầu ngành trong
hệ thống giáo dục đại học ở Việt Nam, nơi đào tạo đội ngũ những nhà khoa học, cán bộ, những nhà quản lý, doanh nghiệp có trình độ cao cho đất nước Ngay từ khi thành lập, Ban Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội đã xác định
được tầm quan trọng của hoạt động thông tin thư viện trong việc cung cấp
nguồn tin, thúc đẩy quá trình tự học, tự nghiên cứu cho sinh viên, nâng cao chất lượng giáo dục Trung tâm Thông tin - Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội (Trung tâm) được thành lập theo Quyết định Số: 66/TCCB ngày 14/02/1997 trên cơ sở hợp nhất các thư viện thành viên của các trường đại
Trang 9với mục tiêu phát triển Trung tâm Thông tin - Thư viện trở thành trung tâm khai thác, cung cấp tài nguyên tri thức hiện đại được quản lý, vận hành ở
trình độ quốc tế, có khả năng phục vụ và đáp ứng cao yêu cầu nghiên cứu khoa học và đào tạo đảng cấp quốc tế của ĐHQGHN Đồng thời xây dựng “Trung tâm trở thành đầu mối liên kết các Trung tâm Thông tin - Thư viện đại học trong cả nước, cũng như là đầu mối quốc gia kết nối với mạng thông tin quốc tế, góp phần vào việc mở rộng quan hệ trao đổi thông tin với các trường đại học tiên tiến trong khu vực và thể giới
Tuy nhiên, việc phát triển và khai thác tài liệu số ở nước ta nói chung và tại Trung tâm nói riêng còn khá mới mẻ cần phải được nghiên cứu, khảo sát kỹ lưỡng và có những giải pháp hoàn thiện hơn nữa để đáp ứng nhu cầu của người dùng tin
'Với mong muốn góp một phần nhỏ bé của mình vào việc tìm kiếm giải pháp cho việc phát triển và khai thác tài liệu số ở Trung tâm nhằm nâng cao
chất lượng phục vụ người dùng tin, tôi đã chọn vấn đề: Tài liệu số rại Trung
tâm Thông tin - Thư viện, ĐHQGHN" làm đề tài luận văn thạc sĩ khoa học thư viện của mình
2 Tình hình nghiên cứu
Vấn đề xây dựng và phát triển nguồn tài liệu số từ lâu đã thu hút được sự quan tâm của nhiều nhà nghiên cứu Trong những năm vừa qua, nhờ nhận thức đúng đắn về vai trò quan trọng của nguồn tài liệu số trong hoạt động thông tin - thư viện, đã có một số công trình nghiên cứu về việc xây
dựng, khai thác và phát triển tai liệu số, hay tai liệu điện tử trong trường đại học như
“Vai nết về hoạt động số hóa tài liệu tại Trung tâm Thông tin-Thư viện Đại học Quốc Gia Hà Nội”, của tác giả Nguyễn Huy Chương, Luận văn thạc
Trang 10
dục ”, Luận văn thạc sỹ của tác giả Nguyễn Hoàng Sơn (2003), *X4y đựng mô hình thư viện điện tử ở Việt Nam”;
“Xây dựng thư viện điện tử và vấn đề số hoá tài liệu ở Việt Nam ” của tác giả Nguyễn Tiến Đức đăng trên Tạp chí TT & Tư liệu.- Số 2 năm 2005 Trình bày tiếp cận xây dựng thư viện điện tử, xem xét khía cạnh cấu trúc, hạ
tầng cơ sở kỹ thuật và phát triển kho tư liệu số hoá của thư viện điện tử Đề
cập việc tổ chức số hoá tài liệu số trong phạm vi mạng lưới của các tổ chức thông tin khoa học công nghệ ở Việt Nam
Một số bài nghiên cứu trên liên quan đến các hoạt động thư viện như sé
hoá tài liệu, đảm bảo chất lượng tài liệu số, xây dựng cơ sở dữ liệu như bài
“Quy trình tô chức số hoá tài liệu, TƯQGVN” của Lê Đức Thắng; ” Nguén tin
điện tử" của tác giá Nguyễn Thị Đào, Phan Thị Lý đăng trên Tap chi The viện Viet Nam.-Số 1 (2006).- tr.25-29; “Dịch vụ tra cứu số" của tác giả Nguyễn Thị Hạnh đăng rrên Tạp chí Thư viện Việt Nam.-Số 1(2007).- tr.18- 22 Bài “Giải pháp xây dựng các bộ sưu tập tài liệu sổ” của tác giả Nguyễn Hữu Ty nêu sự khác nhau của các khái niệm như thư viện điện tử, thư viện
số, ý nghĩa của bộ sưu tập số, các giải pháp xây dựng bộ sưu tập tài liệu số gồm lựa chọn tài liệu đầu vào, lựa chọn công nghệ, số hoá nguồn tài liệu
Tại Trung tâm Thông tin - Thư viện, ĐHQGHN cũng đã có nhiều đề tài nghiên cứu về thực trạng sản phẩm dịch vụ thông tin, công tác tổ chức hoạt động thông tin thư viện như: “Aghiên cứu hoàn thiện hệ thống sản phẩm và dich vụ thông tin - thư viện của Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội ” của tác giả Phạm Thị Yên, Luận văn thạc sĩ của tác giả Bùi Thu
Huong về “Tổ chức quản lý công tác thông tin - thư viện tại Đại học Quốc
gia Hà Nội nhằm đáp ứng yêu cầu của kiêm định chất lượng đào tạo
Tuy nhiên, các công trình trên mới chỉ dừng lại ở mức khái quát hoặc
Trang 11Do vậy, có thể nói rằng chủ đề : “7ï liệu số rại Trung tâm Thông tin - Thư viện, ĐHQGHAN" là đề tài hoàn toàn mới, không trùng lặp với đề tài nào trước đây 3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục đích nghiên cứu
Mục dích của luận văn là trên cơ sở khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng của quá trình xây dựng, phát triển và khai thác tài liệu số tại Trung tâm Thông tin Thư viện, ĐHQGHN, đề xuất giải pháp có cơ sở khoa học và
đảm bảo tính thực tiễn nhằm phát triển tài liệu số tại Trung tâm Thông tin —
Thư viện ĐHQGHN
3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu
~ Xác định rõ vai trò tài liệu số đối với hoạt động thông tin thư viện tại Trung tâm Thông tin - Thư viện, ĐHQGHN
- Nghiên cứu thực trạng của quá trình xây dựng, phát triển và khai thác tài liệu số dé đổi mới hoạt động thông tin thư viện tại Trung tâm Thông tin — Thư viện, ĐHQGHN
- Nêu ra những giải pháp cụ thể có khả năng thực thỉ nhằm phát triển,
nâng cao chất lượng vốn tài liệu số đáp ứng nhu cầu tin cho người dùng tin tai
Đại học Quốc gia Hà Nội 4
ối trợng và phạm vi nghiên cứu
4.1 Đối tượng nghiên cứu: tập trung tìm hiểu quá trình xây dựng, phát triển và khai thác tài liệu số tại Trung tâm Thông tin - Thư viện, DHQGHN
4.2 Phạm vỉ nghiên cứu: Từ năm 1999 đến nay, khi Trung tâm Thông tin ~ Thư viện, ĐHQGHN bắt đầu tạo lập các tài liệu số
5 Phương pháp nghiên cứu Phương pháp luận
Dựa trên quan điểm của Chủ nghĩa Mác - Lênin và các quan điểm của
Trang 12Sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử để
xem xét và đánh giá từng vần đề nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu cụ thể - Phan tích tổng hợp tài liệu; ~ Quan sát trực tiếp; - Điều tra ~ Phỏng vấn trực tiếp 6 Ý nghĩa của luận văn 6.1 Ý nghĩa lý luận
~ Luận văn góp phần làm sáng rõ vai trò, thực trạng tài liệu số ở Trung
tâm Thông tin - Thư viện, ĐHQGHN trong việc phục vụ thông tỉn và tài liệu, hỗ trợ việc nghiên cứu và học tập cho cán bộ, sinh viên ĐHQGHN cũng như bạn đọc là sinh viên, học viên các trường đại học trong và ngoài nước
~ Ý nghĩa thiết thực hơn cả là luận văn đưa ra những giải pháp cụ thể khoa học và khả thi nhằm phát triển và khai thác vốn tài liệu số đáp ứng nhu
cầu tin cho người dùng tin tại Đại học Quốc gia Hà Nội Đây có thê là những
gợi ý tốt cho việc hoàn thành lý luận về xây dựng và khai thác tài liệu số
trong các trường đại học ở Việt Nam
6.2 Ý nghĩa thực tiễn
- Trên cơ sở tài liệu được sưu tầm và tập hợp, tác giả mong muốn kết
quả của đề tài có thể ứng dụng rộng rãi trong thư viện các trường đại học và ‘Trung tim TT - TV dang va sẽ tiến hành số hoá tài liệu
~ Luận văn có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo cho các thư viện, các bạn học viên và sinh viên ngành thông tin - thư viện có thêm tư liệu sinh
động đề nghiên cứu, góp phần làm phong phú thêm lý luận về công tác thông
Trang 137 Kết cầu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục,
luận văn được kết cấu thành 3 chương
Chương 1: Tài liệu số trong hoạt động Thông tin - Thư viện tại Trung tim Thông tin ~ Thư viện, ĐHỌ
Chương 2: Thực trạng nguồn tài Thư viện, ĐHQGHN Chương u số tại Trung tâm Thông tin —
nh hướng và giải pháp nâng cao hiệu quả xây dựng ¡ Trung tâm Thông tin - Thư viện, ĐHQGHN
Trang 14
CHUONG I: TAI LIEU SO TRONG HOAT DONG THONG TIN THU’ VIEN TAI TRUNG TAM THONG TIN - THU’ VIEN, DAI HOC QUOC GIA HA NOL
1.1 Tài liệu số
1.1.1 Một số khái niệm
Trong những thập niên cuối thế kỷ 20 sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã tạo ra những thay đồi sâu sắc trong đời sống xã hội không chỉ trong phạm vi một quốc gia mà trên phạm vi toàn cầu Cùng với sự phát
triển của công nghệ thông tin, xã hội loài người đã phát triển lên một bước
cao hơn, tiếp cận với loại hình kinh tế mới — kinh tế tri thức Trong bối cảnh kinh tế tri thức, tri thức nổi lên như nguồn lực quan trọng nhất lấn át các nguồn lực truyền thống (lao động, tài nguyên thiên nhiên, vốn ) Các nguồn lực truyền thống quan trọng theo nghĩa nếu không có chúng thì không có sản
phẩm được tao ra, hoặc nếu có thi số lượng giới hạn Trí thức quan trọng theo
nghĩa nhờ có chúng người ta có thể tạo ra số lượng hoặc chất lượng sản phẩm rất cao chỉ với nguồn lực (truyền thống) hạn chế
Cùng với tầm quan trọng của nguồn lực tri thức ngày càng được nâng cao,
vai trò của ngành quản lý thông tỉn và trí thức càng trở nên quan trọng Khi thông tin trí thức ngày càng trở nên phong phú, đa dạng và phát triển mạnh mé theo thời gian, khi nhu cầu của xã hội về thông tin ngày càng trở nên cao cấp hơn, việc lưu trữ, khai thác, phân phối và tổ chức théng tin theo kiểu truyền thống trở nên không còn phù hợp mà đòi hỏi một cách thức mới Cùng lúc đó, cách mạng công nghệ thông tin đặc biệt là sự bùng nỗ của kỹ thuật số hoá làm cho khả năng đáp ứng nhu cầu đang tăng lên chưa từng có về lưu trữ
khai thác, phân phối thông tin trở nên hiện thực Tài liệu số ra đời trong bối
cảnh trên, thực sự bắt đầu cho một cuộc cách mạng trong lĩnh vực thư viện,
Trang 15*Ti
lệu số
Tài liệu số (digital document) là những tài liệu được lưu giữ bằng máy
tính Tài liệu số (TLS) có thể được tạo lập bởi máy tính như việc xử lý các file văn bản, các bảng biểu hoặc chúng có thể được chuyển đổi sang dạng số từ những tài liệu dạng khác (Scan, ghi âm )
Tóm lại có thể hiểu TLS là tất cả những tài liệu được trình bày dưới dạng
số mà máy tính có thể đọc được Tài liệu số cũng được đẻ cập đến như là tài
liệu điện tử
*Tài nguyên số
Hiện tại vẫn chưa có khái niệm rõ ràng về Tài nguyên số (TNS) Tuy
nhiên, TNS được hiểu là tồn bộ thơng tin do con người tạo ra dưới hình thức
số hoá nhằm mục đích phục vụ cho những lợi ích của con người Nguồn TNS có thể tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau (dạng văn bản, dạng hình ảnh và âm thanh hoặc kết hợp hai hay ba dạng trên) Nguồn TNS cũng có thể tồn tại
dưới dạng thư mục hay dạng toàn văn *Tài liệu điện tử:
Tài liệu dign tir (electronic document) bao gồm các dạng tài liệu như sách, báo, tạp chí, các bộ phim, bản nhạc, các file multimedia, các trang web, các cơ sở dữ liệu, được bao gói hay được lưu giữ trên các vật mang tin điện tử, có nghĩa là tất cả những cái gì có thể đọc được, truy cập được thông qua máy tính hay mạng máy tính điện tử [19, tr-40]
Hiện nay, hai khái niệm tài liệu điện tử và tài liệu số đang được dùng để chỉ cùng một đối tượng là thong tin ghi trên các vật mang tin diện tử Hai khái
niệm này đồng nhất về mặt ngữ nghĩa, vì nguyên lý làm việc của máy tính điện tử hiện nay là số hóa tín hiệu Do đó việc “số hóa” tín hiệu cũng được
hiểu là “điện tử hóa” tín hiệu Trong bài viết, để thống nhất với để tài nghiên cứu, chúng tôi sử dụng khái niệm “số” thay cho khái niệm “điện tử”, và khái
Trang 16
1.1.2 Đặc trưng của tài
Để việc bổ sung và khai thác nguồn tài liệu số có chất lượng và hiệu
quả phù hợp với mỗi cơ quan thông tin thư viện, thì việc nắm bắt và tìm hiểu
những đặc trưng của tài liệu này có ý nghĩa rất lớn
Khác với các tài liệu truyền thống, tài liệu số, ngoài những đặc trưng chung vốn có của các tài liệu truyền thống, còn mang những đặc trưng
riêng sau:
- Tài liệu số rất đa dạng về loại hình và phong phú về nội dung: Sách
điện tử, báo tạp chí điện tử, bài giảng điện tử, thí nghiệm ảo
~ Với sự phát triển của công nghệ thông tin, đặc biệt là công nghệ nén và lưu trữ thông tin dữ liệu trên các vật mang tin từ tính và quang học, mật độ thông tin rất cao, do vậy dung lượng thông tin được lưu trữ trên chúng cũng rất lớn Điều này có ý nghĩa to lớn đối với cơ quan thông tin, thư viện trong
việc lưu trữ thông tin Với tài liệu số thư viện sẽ tiết kiệm một số tiền không
nhỏ đề xây dựng kho tàng và trang bị giá kệ
- Có khả năng đa truy cập, cho phép người dùng có thể tìm tài liệu
đồng thời theo nhiều dấu hiệu, theo nhiều điểm truy cập khác nhau và truy
cập linh hoạt, nhanh chóng Điều này cho phép người dùng tin có thể mở
rộng hay thu hẹp phạm vi tìm kiếm, tạo điều kiện cho cơ quan thông tin trong
việc tạo ra nhiều sản phẩm thông tin có giá trị gia tăng cao
- Khả năng liên hệ, tiếp cận với các tác giả, tạo ra kênh phản hồi thông tin giữa người dùng tin và người sáng tạo ra thông tin Bằng việc tạo ra ra các kết nối tới địa chỉ của tác giả, tới các bài viết khác cùng tác giả, tới các bài viết cùng chủ đề của nhiều tác giả, hoặc cho phép liên kết tới các nguồn thơng tin khác ngồi văn bản chính Nguồn tài liệu số có thể giúp người đọc dễ dàng theo dõi quá trình phát triển của vấn đề và liên hệ với tác giả qua thư điện tử,
Trang 17- Tài liệu số cho phép lưu giữ thông tin từ nhiều dạng nguồn tin khác
nhau như văn bản, âm thanh, hình ảnh tĩnh và hình ảnh động trong cùng một
tài liệu Đây là điều không thê có trong các dạng nguồn tin truyền thống và nó làm cho thông tin trở nên hấp dẫn hơn, đễ hiểu và để truyền đạt ý tưởng của
tác giả hơn
- Khả năng cập nhật dữ liệu nhanh chóng và thường xuyên
~ Tính linh hoạt và khả năng đáp ứng của tài liệu số cao, cho phép cùng một lúc, nhiều người dùng có thể sử dụng chung một tài liệu, không phụ thuộc vào thời gian và vị trí địa lý của người dùng Tạo ra môi trường và cơ hội bình đẳng cho tat cả mọi người, không có khoảng cách tri thức giữa người giàu và người nghèo, giữa thành thị và nông thôn, giữa các quốc gia với nhau
~ Với khả năng kiểm soát nguồn tài nguyên rất lớn vì nguồn tài liệu số
được quản lý trên hệ thống máy tính, ta có thể truy nhập và truy xuất dễ dàng, có cơ chế sao lưu và chế độ bảo mật an toàn lâu dài cho tài liệu Đồng thời, có thể thực hiện chức năng thống kê một cách nhanh chóng
~ Tính hiệu quả của nguồn tài liệu số là tiết kiệm thời gian và kinh phí bổ sung
- Tuy nhiên tài liệu số cũng có những nhược điểm như: tính an tồn thơng tin không cao, do việc sao chép thông tin từ các tài liệu số rất dễ dàng 'Những thông tin trên mạng cũng dễ dàng bị làm sai lệch, thậm chí bị hủy hoại do những vi phạm của người dùng
~ Khả năng lưu trữ của thông tin thường không đồng nhất, có tài liệu thì
rất ôn định, tồn tại lâu dài như các tài liệu ghi trên CD-ROM, DVD-ROM
nhưng lại có những tài liệu có đời sống rất ngắn 1.2 Khái quát về Đại học Quốc gia Hà Nội
Đại học Quốc gia Hà Nội (tên giao dịch tiếng Anh Vietnam National University, Hanoi, viét tắt: VNU) là một trong hai Đại học Quốc gia của Việt
Trang 18và ứng dụng khoa học - công nghệ, đa ngành, da lĩnh vực, chất lượng cao, giữ vai trò quan trọng trong hệ thống giáo dục đại học ở Việt Nam Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN) được thành lập trên cơ sở sắp xếp lại ba trường đại học lớn ở Hà Nội: trường đại học Tổng hợp Hà Nội, trường đại học Sư phạm Hà Nội 1 và trường đại học Sư phạm Ngoại ngữ Hà Nội ĐHQGHN chính thức bước vào hoạt động theo quy chế do Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày 5/9/1994 Sau một thời gian hoạt động do nhu cầu đổi mới giáo dục, đến cuối năm 1999, trường đại học Sư phạm Hà Nội I tách ra khỏi ĐHQGHN theo Quyết định số 201/1999/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ để xây dựng một trường Đại học Sư phạm trọng điểm
Ngày 01/02/2001 Chính phủ ban hành Nghị định số 07/2001/ND- CP
về Đại học Quốc gia Đây là mốc lịch sử quan trọng đánh dấu giai đoạn phát triển mới về quy mô và chất lượng của ĐHQGHN, một Trung tâm đảo tạo đại
học, sau đại học, nghiên cứu và ứng dụng khoa học- công nghệ đa ngành, da
lĩnh vực, chất lượng cao hàng đầu, đóng vai trò nòng cốt trong hệ thống giáo
dục đại học của cả nước
Ngày 12/2/2001, Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số
16/2001QĐ- TTg ban hành Qui chế về tổ chức và hoạt động của Đại học Quốc gia, khẳng định và tăng cường hơn nữa quyền tự chủ của các Đại học Quốc gia trong nhiều lĩnh vực hoạt động, đặc biệt là dao tạo, nghiên cứu khoa học- công nghệ, tổ chức cán bộ, kế hoạch tài chính và hợp tác quốc tế
Hiện nay, ĐHQGHN có 6 trường đại học thành viên: ĐHKHTN, ĐH KHXH&NV, ĐH Ngoại ngừ, Trường ĐH công nghệ, Trường ĐH Kinh tế, ĐHGD; 03 viện nghiên cứu khoa học thành viên; 04 khoa trực thuộc; 08 trung tâm nghiên cứu, đảo tạo trực thuộc Ngoài ra còn có 08 đơn vị phục vụ
Đại học Quốc gia Hà Nội có nhiệm vụ
Trang 19vực, chất lượng cao, ngang tầm với các đại học tiên tiến trong khu vực, tiến
tới đạt trình độ quốc tế
~ Đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao, trình độ cao, bồi dưỡng nhân
tài cho đất nước
~ Nghiên cứu phát triển khoa học- công nghệ, góp phần giải quyết các vấn đề về thực tiễn do kinh tế xã hội đặt ra; tham gia tư vấn hoạch địch chiến lược, chính sách và các giải pháp phát triển giáo dục- đào tạo khoa học- công nghệ và kinh tế- xã hội
~ Đồng vai trò nòng cốt trong hệ thống giáo dục đại học, hỗ trợ chuyên môn cho các trường đại học cao đẳng trong cả nước
- Là trung tâm giao lưu quốc tế về văn hóa, khoa học giáo dục của cả
nước
Theo Quy chế về tổ chức và hoạt động của ĐHQGHN do Thủ tướng Chính phủ ban hành, ĐHQGHN có 3 cấp quản lí hành chính:
1 ĐHQGHN là đầu mối được giao các chỉ tiêu kế hoạch hàng năm, có
tư cách pháp nhân, có con dấu mang hình quốc huy
2 Các trường đại học, viện nghiên cứu khoa học thành viên, các khoa, các trung tâm nghiên cứu, đơn vị trực thuộc ĐHQGHN có tư cách pháp nhân
độc lập, có con dấu tài khoản riêng
3 Các khoa, các phòng nghiên cứu thuộc trường đại học, viện nghiên cứu ĐHQGHN họat động theo cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm dưới sự quản lý trực tiếp của Thủ tướng chính phủ, được làm việc với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan của Chính phủ, UBND các tỉnh, thành phố trực
thuộc TW để giải quyết những vấn đẻ liên quan đến hoạt động và phát triển
Trang 20Giám đốc đồng thời là chủ tịch Hội đồng ĐHQGHN và các phó giám
đốc ĐHQGHN do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm Hiệu trưởng trường đại học, viện trưởng viện nghiên cứu thuộc ĐHQGHN do Bộ trưởng Bộ giáo dục và Đào tạo bổ nhiệm theo đề nghị của Giám đốc ĐHQGHN Các phó hiệu trưởng, phó viện trưởng và lãnh đạo các đơn vị trực thuộc khác do Giám đốc ĐHQGHN bồ nhiệm
ĐHQGHN có trên 60 ngành học được đào tạo theo hai loại hình: hệ
chính quy tập trung và hệ không tập trung Bên cạnh hệ thống đào tạo đại
học, hệ thống các khối, lớp chuyên và hệ đào tạo sau đại học với trên 100 chuyên ngành cũng đang phát triển một cách vững chắc, đóng góp tích cực vào sự nghiệp giáo dục và đảo tạo của đất nước Ngoài phạm vi Hà Nội, ĐHQGHN còn tổ chức đảo tạo hoặc phối hợp đào tạo ở bậc đại học, cao
học cho nhiều tỉnh, thành phố trong cả nước
Sau hơn 10 năm xây dựng và phát triển theo mô hình mới, ĐHQGHN đã trở thành một trung tâm đào tạo đại học, sau đại học, nghiên cứu và ứng dụng, chuyển giao công nghệ đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng
cao, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế, xã hội của đất nước, làm nòng cốt trong hệ thống giáo dục đại học của cả nước
Đại học Quốc gia Hà Nội là một trong những cơ sở đào tạo trọng
điểm trong hệ thống Đại học ở Việt Nam Với mục tiêu đào tạo cho đất
nước đội ngũ cán bộ, các nhà khoa học, các nhà quản lý đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao, ĐHQGHN xác định nhân tố nguồn tin đóng vai trò
quyết định Bởi vậy ngay từ những ngày đầu thành lập, Ban Giám đốc
ĐHQGHN đã quan tâm xây dựng và phát triển Trung tâm Thông tin - Thư
Trang 211.3 Khái quát về Trung tâm Thông tin - Thư viện, Đại học Quốc Gia Ha
Nội
1.3.1 Sự hình thành và phát
Trung tâm Thông tin - Thư viện, ĐHQGHN (Trung tâm) được thành lập theo Quyết định số 66/TCCB ngày 14/02/1997 của Giám đốc Đại học
Quốc gia Hà Nội đến nay đã trải qua gần 15 năm xây dựng và trưởng thành
của Trung tâm
Trung tâm được hình thành trên cơ sở hợp nhất thư viện của 3 trường đại học trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội, đó là: Đại học Tổng hợp, Đại học Sư
phạm I Hà Nội, Đại học Sư phạm Ngoại ngữ, có tên giao dịch quốc tế là
Library and Information Center, Vietnam National University, HaNoi, tên viết tit la LIC, dia chi Web la: http://www.lic.vnu.vn
Trang 22Ngày 12/10/1999 Trường Đại học Sư phạm I Hà Nội đã tách khỏi Đại học Quốc gia Hà Nội theo Quyết định số 201/1999/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ Theo đó, ngày 11/11/1999 Giám đốc ĐHQGHN ký quyết định
1392/TCCB tách Thư viện Trường Đại học Sư phạm I ra khỏi Trung tâm Căn cứ điều 44, Quyết định Số 153/2003/QĐ-TTg ngày 30/07/2003 của Thủ tướng Chính phủ quy định: “Trường đại học có trung tâm thông tin tư liệu phục vụ hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ Trung tâm thông tin tư liệu có trách nhiệm quản lý, bổ sung và cung cấp thông tỉn, tư liệu khoa học và công nghệ trong và ngoài nước thuộc các lĩnh vực hoạt động của trường, thu thập và bảo quản các sách, tạp chí, băng, dĩa, các tài liệu lưu trữ, các luận án đã bảo vệ tại trường, các ấn phẩm của trường; hướng dẫn và quản lý công tác quyền sở hữu trí tuệ của trường Trung tâm thông tỉn tư liệu hoạt
động theo quy chế do Hiệu trưởng ban hành” Đồng thời, với chủ trương nâng
cao chất lượng phục vụ, đưa Trung tâm trở thành một thư viện hiện đại, Ban
giám đốc ĐHQGHN đã dành sự quan tâm đặc biệt và đầu tư đáng kể về kinh
phí cho việc nâng cắp, xây dựng và phát triển Trung tâm
Trung tâm hoạt động theo phương thức tự chủ, tự chịu trách nhiệm, dưới sự quản lý trực tiếp của ĐHQGHN Trung tâm có tư cách pháp nhân, có
con dấu và tài khoản riêng và là đơn vị dự toán cấp III Trung tâm có sự phối
hợp chặt chẽ với các trường, các khoa, các đơn vị thuộc ĐHQGHN trong
việc bổ sung, cung cấp tài liệu, thông tin cho người dùng tin trong toàn
DHQGHN
Trung tâm có Trụ sở chính đặt tại 144 Xuân Thuỷ, Cầu Giấy, Hà Nội
bao gồm các phòng chức năng, các phòng nghiệp vụ và phòng Phục vụ bạn đọc Chung
Ngoài ra, Trung tâm còn có các cơ sở Phục vụ bạn đọc gồm:
Trang 23~ Phòng PVBĐ Thượng Đình tại 336 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội - Phòng PVBĐ Mễ Trì tại 182 Lương Thế Vinh, Thanh Xuân, Hà Nội ~ Các chỉ nhánh khác
Trung tâm hiện đang có mối quan hệ hợp tác với hơn 100 tổ chức thông tin — thư viện trong nước và trên thể giới Tham gia, đóng góp tích cực,
hiệu quả trong một số hiệp hội nghề nghiệp như: Hiệp hội Thư viện Việt
Nam, Liên hiệp Thư viện đại học khu vực phía Bắc, Phòng Văn hóa Thông tin Đại sứ quán Hoa Kỳ, Viện Gớt, Hội đồng Anh, Qũy Châu Á, Phòng
Thông tin Đại sứ quán Hàn Quốc, Ngân hàng Thể giới, Hội đồng Pháp ngữ
Trung tâm là thành viên sáng lập và tham gia Ban Chấp hành Hội thư viện đại học trực tuyến các nước Đông Nam Á (AUNILO) và Hội đồng thư viện Đại
học Quốc gia các nước Đông Á (East Asian University Library Council)
Là cơ quan thông tỉn trực thuộc ĐHQGHN, Trung tâm chủ động tạo mối quan hệ hợp tác trao đổi với hơn 50 trường đại học, viện nghiên cứu, tổ chức quốc tế, các nhà xuất bản tại Hoa Kỳ, Pháp, Đức, Nga, Italy, Nhật Bản, Hàn Quốc và nhiều nước khác Với cương vị là Chủ tịch Liên hiệp Thư viện các trường đại học phía Bắc, Phó Chủ tịch Hội thư viện Việt Nam, Trung tâm đã khẳng định được vị thế của minh trong lĩnh vực thông tin-thư viện và cũng
là điều kiện thuận lợi để phát triển các mối quan hệ hợp tác, thu hút các dự án
cho Trung tâm
* Chức năng nhiệm vụ
Trung tâm là đơn vị trực thuộc ĐHQGHN nằm trong khối các đơn vị phục vụ đảo tạo và nghiên cứu khoa học
Trung tâm có chức năng thông tin phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng và quản lý của ĐHQGHN
Trung tâm có nhiệm vụ nghiên cứu, thu thập, xử lí, quản trị và cung
cấp tin, tư liệu về khoa học, giáo dục, ngoại ngữ, công nghệ phục vụ mọi đối
Trang 24~ Tham mưu cho quyết định của lãnh đạo về phương hướng tổ chức và
hoạt động thông tin, tư liệu, thư viện nhằm phục vụ nghiên cứu khoa học, giảng dạy và học tập trong DHQGHN
~ Xây dựng kế hoạch ngắn hạn và chiến lược phát triển; tô chức và điều
phối tồn bộ hệ thống thơng tin, tư liệu, thư viện trong ĐHQGHN
~ Thu thập, bổ sung- trao đổi, phân tích- xử lí tài liệu và thông tin Tổ chức sắp xếp, lưu trữ, bảo quản kho tư liệu ĐHQGHN bao gồm tắt cả các loại
hình ấn phẩm và vật mang tin
~ Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp; thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm kiếm thông tin tự động hóa; tô chức hướng dẫn cho toàn thể bạn đọc trong ĐHQGHN khai thác, sử dụng thuận lợi và có hiệu quả kho tin và
tài liệu của Trung tâm và các nguồn tin bên ngoài
- Thu nhận lưu chiều những xuất bản phâm do ĐHQGHN xuất bản, các luận án tiến sĩ, thạc sĩ bảo vệ tại ĐHQGHN Xây dựng các cơ sở dữ liệu đặc
thù của ĐHQGHN, xuất bản các ấn phẩm thông tin tóm tắt, thông tin chuyên
đề phục vụ công tác quản lí, nghiên cứu khoa học và đào tạo
- Tổ chức đào tạo và bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ tô chức, xử lí, cung cấp tin va tai liệu của đội ngũ cán bộ thông tỉn, tư liệu, thư viện Trang
bị kiến thức về hình thức cấu trúc cung cấp tin, về phương pháp tra cứu, tìm
kiếm tin và sử dụng thư viện cho cán bộ và sinh viên ĐHQGHN
~ Phát triển quan hệ trao đồi, hợp tác trực tiếp với các trung tâm thông tin, thư viện, các tô chức khoa học, các trường đại học trong và ngoài nước
~ Tổ chức và quản lí đội ngũ cán bộ, kho tài liệu, cơ sở hạ tằng và các tài sản khác của Trung tâm phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao theo
Trang 25
* Cơ cấu tổ chức
Ngay sau khi được thành lập, ngày 21/4/1998 Giám đốc ĐHQGHN đã
ký Quyết định Số 947/TCCB quy định Quy chế về tô chức và hoạt động Trung tâm TT-TV Đến tháng 10 năm 2011 Giám đốc ĐHQGHN đã ký quyết
định ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động mới Theo đó, cơ cấu tổ chức
của Trung tâm được sắp xếp theo sơ đồ như sau (Hình 1.2)
Ban Giám đốc
©_ Giám đốc & các Phó giám đốc
o_ Hội đồng Thư viện Các phòng chức năng ©_ Hành chính-Tổng hợp (Bao gồm cả các bộ phận tổ chức quản trị và đối ngoại, thanh tra) © Phong Tai vụ Các phòng chuyên môn
Trang 27Đồng thời bản Quy chế cũng quy định quyền hạn và trách nhiệm của
từng vị trí lãnh đạo, cụ thể: Giám đốc là người đứng đầu Trung tâm, chịu trách nhiệm chung về toàn bộ hoạt động của đơn vị và chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc ĐHQGHN Các phó Giám đốc là những người trợ giúp Giám
đốc các công việc như phụ trách các khối chức năng, nghiệp vụ và khối phục
vụ bạn đọc
Từ sơ đồ cơ cấu tô chức của Trung tâm cho thấy, Trung tâm TT-TV,
DHQGHN là một mô hình mới trong thư viện các trường đại học ở nước ta,
đây là mô hình tổ chức hoàn chỉnh và khoa học, có hệ thống, có sự phân cấp rõ ràng Tất cả các phòng của Trung tâm tạo thành một khối hoàn chỉnh,
mang tính đồng bộ cao Các bộ phận của Trung tâm hoạt động phối hợp chặt
chẽ theo cấu trúc khoa học nên việc chia sẻ nguồn tin dễ dàng và thuận tiện
Với mô hình hoạt động này, Trung tâm có điều kiện thuận lợi trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các khâu công tác, từng bước tiến tới
hiện đại hóa toàn bộ hoạt động của mình
*C chất và đội ngi 6
Là một trong những Trung tâm Thông tin - Thư viện đại học lớn, Trung tâm được trang bị cơ sở vật chất tương đối khang trang và hiện đại Ngoài những vật dụng thiết yếu cho hoạt động như bàn ghế, quạt, máy vi
tính, máy photo, điều hòa, Trung tâm còn đầu tư các thiết bị công nghệ hiện đại như rô bốt số hóa, máy đọc mã vạch, hệ thống máy chủ va may
trạm, thiết bị đa phương tién multimedia, két néi mang Internet, Intranet và mang LAN tại các khu vực phòng làm việc và phòng đọc trực thuộc Trung tâm
Bên cạnh yếu tố cơ sở vật chất thì yếu tố con người đóng vai trò quyết
định trong mọi hoạt động của một thư viện Trung tâm đã thu hút được đội
Trang 28Tổng số cán bộ của Trung tâm là 145 (trong đó có 01 Tiến sĩ, 18 thạc sĩ, 5 học viên cao học) Ban Giám đốc Trung tâm thường xuyên cử cán bộ đi
đào tạo nâng cao chuyên môn và dự các lớp tập huấn về nghiệp vụ thông tin- thư viện Trung tâm cũng rất chú trọng đến đảo tạo tin học, ngoại ngữ cho đội ngũ cán bộ trẻ, thế hệ kế cận, đối tượng có khả năng tiếp thu và thích nghỉ
nhanh với sự phát triển ngành thư viện trong khu vực và thể giới 1.3.2 Quá trình tin học hoá tại Trung tâm
iai đoạn đc dun
'Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các thư viện nói chung và thư
viện trường học nói riêng là rất quan trọng và cần thiết Nó mang lại những kết quả tốt nhất trong công tác lưu trữ, bảo quản, khai thác và giao lưu thông
tin, góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ của người dùng tin trong các thư viện nhà trường Từ những máy tính đầu tiên, một cơ sở dữ liệu thư mục sách được xây dựng dựa trên phần mềm quản trị dữ liệu là CDS/ISIS 3.0 Phần
mềm tư liệu là phần mềm dùng đề quản lý, lưu trữ và tìm kiếm tài liệu, đồng
thời tạo ra các sản phẩm thông tin thư mục Đó là bộ máy tra cứu thông tin tự động hóa- giai đoạn đầu của quá trình tin học hóa thư viện
Tuy nhiên phần mềm này qua thời gian sử dụng đã bộc lộ một số hạn
chế về mặt phát triển hệ thống thông tin thư viện như: không có khả năng kiểm tra trùng, không thực hiện được việc tính toán các số liệu và thống kê, giao diện chưa thân thiện với người sử dụng Mặc dù đã có sự thay đổi cầu
trúc để đáp ứng xu thế phát triển dữ liệu số trên thế giới bằng việc cải biên
phần giao tiếp, có thể chạy trên môi trường DOS, Window và Web song
phần mềm CDS-ISIS không đáp ứng được các yêu cầu quản lý thư viện ngày càng tăng Do vậy, nhu cầu tất yếu là phải lựa chọn một phần mềm thư viện
Trang 29200
iai đoạn tt 2008: Quản trị thự hận mêm thực
viên tích hợp Libol
Đầu những năm 2000 Trung tâm là một trong những đơn vị được hưởng nguồn đầu tư từ dự án QIC A dành cho giáo dục đại học với mục tiêu cải cách, củng cố và nâng cao chất lượng giáo dục đại học Việt Nam Ban
lãnh đạo Trung tâm đã lập dự án, thành lập hội đồng bao gồm các chuyên gia
đầu ngành trong lĩnh vực công nghệ thông tin và thư viện để đánh giá và lựa
chọn phần mềm thư viện, và đến tháng 3 năm 2002 Trung tâm đã quyết định
mua phần mềm thư viện điện tử Libol 5.0
Libol có khả năng quản lý được các loại ấn phẩm đa dạng với số lượng lớn, có thể tới hàng triệu bản ghi Phần mềm Libol hoàn toàn đáp ứng được các yêu cầu của một phần mềm quản lý thư viện tích hợp, với nhiều tính năng
tốt phù hợp với số lượng tài liệu hiện có tại Trung tâm và giá thành hợp lý Libol gồm các phân hệ được tích hợp trong một cơ sở dữ liệu chung và
có cơ chế vận hành thống nhất Từ mọi điểm trong chương trình, người dùng
ln ln có thể hốn chuyển vị trí làm việc giữa các phân hệ, Các phân hệ mới sẽ được tiếp tục cập nhật thêm vào chương trình và các phân hệ hiện có cũng sẽ luôn được cập nhật để đáp ứng được những nhu cầu thực tế của thư viện cũng như tận dụng được những thành tựu mới của ngành công nghệ thông tin, có khả năng quản lý được nhiều dạng tài liệu, hỗ trợ tiếng Việt và khả năng chuyển đổi dữ liệu từ CDS/ISIS khá tốt Đến năm 2004, phần mềm này được nâng cấp lên phiên bản 5.5
Giai đoạn ti 2 il han mem
Vitwal
Năm 2008, dự án đầu tư chiều sâu của Trung tâm “Xây dựng và phát
triển thư viện điện tử tại Trung tâm TT-TV, ĐHQGHN nhằm nâng cao chất
Trang 30Theo đó, Trung tâm tập trung xây dựng hạ tằng kỳ thuật CNTT nhằm hiện đại hóa cơ sở vật chất kỹ thuật, công nghệ phù hợp và có đủ khả năng
kết nối, chia sẻ tài nguyên thông tin với hệ thống các trung tâm thông tin thư viện trong nước và quốc tế Đồng thời đưa Trung tâm trở thành Trung tâm TT-TV đầu mối thông qua việc tạo lập một hệ thống quản lý khai thác, chia
sẻ nguồn tài nguyên tri thức qua mạng với các bài giảng, giáo trình, các công trình nghiên cứu khoa học, các CSDL điện tử chuyên ngành trong nước và
một số nước khác trong khu vực
Từ tháng 10/2010 Trung tâm bắt đầu triển khai và nhanh chóng đưa
vào sử dụng Hệ điều hành thư viện điện tử Vitual với nhiều tính năng ưu việt
thay thế cho phần mềm thư viện Libol
Tom lai, có thể thấy quá trình ứng dụng CNTT tại Trung tâm đã diễn ra rất sớm, nhanh chóng và hiệu quả Tuy nhiên, các giai đoạn phát triển phụ thuộc vào sự phát triển chung trong lĩnh vực CNTT Để có được những thành quả trên là nhờ có sự quan tâm ngày cảng tăng của ĐHQGHN đến công tác TT-TV Bên cạnh đó cũng phải kể đến những nỗ lực không mệt mỏi của các thé hệ cán bộ của Trung tâm trong việc thúc đây phát triển ứng dụng CNTT
1.3.3 Chiến lược phát triển Trung tâm trong thời gian tới
Mục tiêu chiến lược phát triển của Trung tâm trong tương lai là tăng cường mở rộng ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ thiết thực và hiệu quả cho công tác nghiên cứu, đào tạo hướng tới mục tiêu “Xây đựng Trung tâm trở
thành Trung tâm Thông tin — Thư viện tiên tiến, hiện đại, đứng đầu trong
toàn bộ hệ thống Thư viện Đại học Việt Nam, ngang tầm với các thư viện đại học lớn ở khu vực và trên thế giới nhằm đảm bảo cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện chất lượng cao, phục vụ đắc lực cho
công tác nghiên cứu khoa học, đào tạo đăng cấp quốc tế cia DHOGHN”
Trang 31*_ Phát triển nguồn nhân lực
Quy hoạch và phát triển đội ngũ cán bộ phù hợp với yêu cầu phát triển của Trung tâm Đặc biệt tăng cường các nhóm chuyên gia có trình độ cao về nghiệp vụ, kỹ năng, công nghệ thông tin, ngoại ngữ Xây dựng và triển khai thực hiện các kế hoạch về công tác bồi dưỡng, đào tạo và đào tạo lại cán bộ, viên chức nhằm nâng cao kỳ năng nghề nghiệp và ứng dụng thành thạo công nghệ thông tin vào lĩnh vực công tác
Nang cao chất lượng của công tác tuyển dụng cán bộ viên chức
Đưa ra tiêu chuẩn cứng để chuẩn hóa cán bộ quản lý và nhân viên làm việc trong Trung tâm (trình độ, kinh nghiệm )
Xây dựng các chính sách đãi ngộ và thu hút cán bộ có năng lực; xây
dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện nhằm phát huy tỉnh thần,
khả năng của cán bộ viên chức cũng như nâng cao hiệu quả công tác Phát triển nguồn lực thông tin
Xây dựng được nguồn tài nguyên thông tin phong phú và chất lượng,
đảm bảo khả năng đáp ứng nhu cầu đảo tạo, nghiên cứu đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao của ĐHQGHN
én nam 2015, bé sung, thu thập tài liệu đáp ứng 85% giáo trình bài giảng và tài liệu tham khảo phục vụ chương trình đào tạo theo tín chỉ; 90% tài liệu phục vụ chương trình đào tạo cử nhân tài năng, chất lượng cao, Chương trình đào tạo các ngành trong nhiệm vụ chiến lược của ĐHQGHN
'Đến năm 2020, đáp ứng 100% giáo trình, bài giảng cho các ngành đào tạo của ĐHQGHN
tuyên môn nghiệp
Áp dụng đồng bộ các chuẩn nghiệp vụ thư viện tiên tiến
Phấn đấu đến năm 2015, hoàn chỉnh các yếu tố xây dựng thư viện điện tử, tiến tới phát triển thành thư viện số, trong đó chú trọng đến việc xây dựng
Trang 32
Hoàn thiện phòng máy chủ, các mạng cục bộ với những trang thiết bị
đồng bộ, hiện đại kết hợp với hệ thống phần mềm quản trị thư viện tích hợp tiên tiến
- Đến năm 2015:
Nang khả năng lưu trữ lên 100 TB đồng thời hoàn thành chuyển đổi
toàn bộ dữ liệu hơn 100.000 biêu ghi sang phần mềm quản trị thư viện mới;
Xây dựng phần mềm quản trị kho tư liệu số;
Triển khai ứng dụng công nghệ RFID và các công nghệ hiện đại khác
đối với tài liệu quý hiếm, đồng thời triển khai trạm mượn trả tự động tại một số khu vực phục vụ có tần xuất lưu thông tài liệu cao
Kết nói đầy đủ với hệ thống thư viện trong nước, khu vực và thế giới
- Đến năm 2020:
Tiếp tục triển khai xây dựng các trạm mượn trả tài liệu tự động tại cơ
sở mới Hòa Lạc, đồng thời ứng dụng công nghệ RFID và các công nghệ hiện đại khác đối với toàn bộ tài liệu (sách tham khảo, giáo trình) nhằm phục vụ cho mượn trả tự động
* Công tác phục vụ bạn đọc
Nâng cao chất lượng các loại hình dịch vụ truyền thống đồng thời
mở rộng các dịch vụ thư viện hiện đại, đặc biệt chú trọng phát triển dịch vụ
thư viện điện tử nhằm đáp ứng tối đa các nhu cầu về thông tin — thư viện
của bạn đọc
Đến năm 2015: Thành lập các phòng đọc chuyên sâu kinh tế, luật , công nghệ Nâng cao hiệu quả các loại hình dịch vụ thư viện và khai thác sử dụng tài liệu, phấn đấu tăng khoảng 40% lượt bạn đọc và lượt tài liệu so với năm học 2008-2009
Đến năm 2020: Tô chức lại hệ thống các phòng phục vụ bạn đọc và
Trang 33đảm bảo khả năng cung cấp các loại hình dịch vụ thư viện tiên tiến, hiện đại
như: phục vụ thông tin theo chuyên để, thông tin quản lý, phục vụ từ xa,
mượn liên thư viện trong nước và quốc tế, mượn trả tự động Phấn đấu tăng
khoảng 150% lượt bạn đọc và lượt tài liệu so với năm học 2008-2009
ng tác xây dựng cơ sở vật chá
Hoàn thành dự án cải tạo, mở rộng Nhà CI tại khu vực Cầu Giấy đồng
thời nâng cắp, mở rộng diện tích tại khu vực Mễ Trì, đảm bảo môi trường, cảnh quan tiện ích và hiện đại
Phối hợp với các đơn vị có liên quan từ các bước thiết kế, quy hoạch
trong việc hoàn thiện cơ sở vật chất, diện tích hệ thống Thư viện Trung tâm, Thư viện chỉ nhánh tại khu vực Hòa Lạc nhằm đảm bảo phù hợp với mục đích sử dụng, xây dựng và phát triển Trung tâm Thông tin-Thư viện hiện đại, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về dịch vụ thông tin tư liệu của đông đảo bạn đọc ĐHQGHN trong tương lai
* Công tác đối ngoại
Mở rộng hợp tác, trao đổi và chia sẻ nguồn lực thông tin; trao đổi kinh nghiệm ứng dụng công nghệ, quản lý thư viện với trung tâm thông tin ~ thư viện các trường đại học, viện nghiên cứu, cơ quan thông tin trong và ngoài nước; tham gia vào các tổ chức Hiệp hội nghề nghiệp trong khu vực và trên
thể giới
Đến năm 2015: Kết nối liên thông, liên kết chia sẻ nguồn lực thông tin
với thư viện các trường đại học, viện nghiên cứu trong phạm vi quốc gia, các nước Đông Nam Á (AUNILO), Đông A và quốc tế
1.3.4 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin tại Đại học Quốc gia Hà
Nội
1.3.4.1 Đặc điểm người dùng tin
Trang 34các đơn vị thông tin Người dùng tin vừa là đối tượng phục vụ, là khách hàng, là người tiêu thụ các sản phẩm và dịch vụ của cơ quan thông tỉn thư viện, vừa là chủ thể hoạt động (cá nhân, tập thể, nhóm) Đây là cơ sở để định hướng hoạt động của các cơ quan thông tin Mặt khác, người dùng tin còn tham gia
vào hầu hết các công đoạn của hoạt động thông tin như: đánh giá nguồn tin,
giúp đỡ, lựa chọn và bổ sung tài liệu, hiệu chỉnh các hoạt động thông tin Với nhu cầu tin cụ thể cùng với với năng lực tiếp nhận và xử lý thông tin
của mình người dùng tin là nhân tố quyết định nội dung thông tin, kênh thông
tin cần được sử dụng trong hoạt động thông tin Chính vì vậy, việc nghiên
cứu đặc điểm người dùng tin, qua đó xác định nhu cầu tin là việc làm cần
thiết trong hoạt động thông tin - thư viện
Là một cơ quan thông tin trong hệ thống giáo dục đảo tạo nên đối tượng phục vụ của Trung tâm rất đa dạng ĐHQGHN hiện đang quy tụ
được số lượng hùng hậu cán bộ giảng dạy có trình độ cao Cụ thể, trong số
2.359 cán bộ, viên chức cơ hữu của ĐHQGHN có 40 GS, 224 PGS, 27 TSKH, 595 TS, 935 thạc sĩ, trong đó có nhiều nhà khoa học đầu ngành, đầu đàn có uy tín lớn ở trong và ngoài nước Thực hiện chủ trương thu hút và sử dụng đội ngũ cán bộ khoa học có trình độ cao, ĐHQGHN đã thu hút khoảng 200 GS và 300 PGS của các cơ sở nghiên cứu và đào tạo trong cả nước và hàng trăm các nhà khoa học có uy tín của thể giới, trong đó có một số người đạt giải Nobel và các giải thưởng lớn có uy tín khác cùng tham gia đào tạo, nghiên cứu khoa học
Trang 35tạo khoảng 2000 học sinh giỏi nhằm bồi dưỡng năng khiếu và tạo nguồn sinh viên giỏi cho bậc dai hoc
Để nghiên cứu người dùng tin và nhu cầu tin tại Trung tâm, tác giả đã sử
dụng các phương pháp quan sát, phỏng vấn, thống kê số liệu và trưng cầu ý kiến bằng phiếu hỏi; trong đó, điều tra bằng phiếu hỏi là hình thức chủ yếu
Tác giả đã tiến hành một cuộc khảo sát qua 500 phiếu điều tra đã được gửi đến các khoa, phòng ban, và các HSSV trong ĐHQGHN Số phiếu thu
về là 482 trên tông số 500 phiếu phát ra, đạt tỷ lệ 96,4 % Giới tính nữ: 318
phiếu (tỷ lệ 65,9%); Nam: 164 phiếu (tỷ lệ 34,1%)
Phân tích phiếu điều tra nhu cầu tin của 3 nhóm NDT, tác giả đã thống kê được một số thông tin về trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, giới tính, độ tuổi, lĩnh vực chuyên môn của họ như sau: * VỀ độ tuổi Bảng 1.1 Bảng tổng hợp độ tuéi NDT STT Độ tu Sốp Tỷ lệ % 1 16-19 81 168 2 20-35 291 60,4 3 36-50 74 153 4 |5I‹65 36 7,5 Tổng cộng 482 100
Độ tuổi từ 20-35 chiếm tỷ lệ cao nhất (60,4%), đây là lứa tuổi thanh niên, năng động, sáng tạo, cho nên NCT rộng hơn, bên cạnh các trỉ thức liên
quan đến nghề nghiệp, NDT có nhu cầu tìm hiểu về nhiều lĩnh vực để nâng
cao hiểu biết
Độ tuổi 16-29 chiếm tỷ lệ (16,8%), NDT là học sinh phổ thông chuyên
Trang 36đổi đến một môi trường học tập khác cho nên cần có sự định hướng, giúp đỡ của cán bộ thư viện
Độ tuổi từ 36-50 chiếm tỷ lệ (15,3%) Đây là lứa tuổi có trình độ chuyên môn cao, lứa tuổi đang sung sức dé cống hiến những thành quả lao động, nghiên cứu khoa học cho xã hội; là những người có học ham hoe vi va địa vị trong xã hội nên nhu cầu tin của họ ổn định hơn các lứa tuổi khác
Độ tuổi 51-60 chiếm tỷ lệ thấp nhất (7,5%) Chuẩn bị bước vào giai đoạn nghỉ hưu, lứa tuổi này tuy đã suy giảm về sức khỏe, tuy nhiên họ lại là những người có bề dày kinh nghiệm được tích lỹ trong công việc và cuộc sống nên nhu cầu có chiều sâu và ổn định hơn cả, họ không chỉ là người sử dụng thư viện một cách có hiệu quả mà còn là người có những ý kiến phản hồi giúp cho thư viện hoạt động hiệu quả hơn
* Trình độ học vấn
Về trình độ học vấn, chiếm tỉ lệ cao nhất là đối tượng HSSV trong đó
học sinh (tỷ lệ 14,9%), sinh viên (tỷ lệ 47,3%) Qua kết quả điều tra cho thấy,
NDT có trình độ học vấn cao đến thư viện chiếm tỷ lệ khá thấp, thạc sĩ (tỷ lệ
Trang 37Có thé thấy rằng, thư viện chưa thu hút được NDT có trình độ học vấn cao đến sử dùng và khai thác NDT có trình độ cao của Trung tâm chính là đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ nghiên cứu khoa học và giảng dạy Vì vậy thời gian tới, Trung tâm cần nghiên cứu, mở thêm phòng phục vụ cho đối tượng NDT có trình độ cao để đáp ứng tối đa nhất nhu cầu sử dụng của họ
* Nghề nghiệp
Qua kết quả điều tra nghề ngiệp của người dùng tin cho thấy nghề nghiệp
ảnh hưởng rất lớn đến nhu cầu và hứng thú tìm kiếm và khai thác thông tin của
người dùng tin Tác giả tiến hành khảo sát nghề nghiệp của NDT trên một số lĩnh vực công tác, kết quả cụ thể Bảng 1.3 Bảng tỗng hợp Lĩnh vực công tác NDT STT Lĩnh vực công tác Số phiếu 1 Cán bộ lãnh đạo, quản lý 50 2 Cán bộ GD, NCKH, Chuyên viên 73 15,1 3 Nghiên cứu sinh, HVCH, SV, HS 359 74,6 Tổng cộng 482 100 * Lĩnh vực chuyên môn
Trang 38Hình 1.3 Biễu đồ lĩnh vực chuyên môn của NDT 32, 6.6% 47,9.8% 113, 23.4% aK a KHTN
38, 7.9%: JD Khoa hoc ky thuat
JB Knoa hoc gido duc} nh tế 76,158% 15.8% lanes [mNgoạingữ 69, 14.3% [Linn vue khác 64, 13.3% 43, 8.9%
Trang 39Nhóm 1 Nhóm các nhà lãnh đạo, quản lý, bao gồm: + Ban lãnh đạo Đại học Quốc gia Hà Nội
+ Ban Giám hiệu của các trường đại học thành viên
+ Ban Giám đốc các trung tâm
+ Ban chủ nhiệm các khoa và bộ môn
Nhóm người dùng tin này chiếm tỷ lệ không lớn (10,4%) trong tổng số NDT tại Trung tâm, nhưng lại là nhóm người dùng đặc biệt quan trọng Họ là những người có năng lực trí tuệ, họ vừa là người dùng tin, vừa là chủ thể tạo ra thông tin Trong một cơ quan thì người quản lý vừa đóng vai trò là người sử dụng thông tin vừa là người tạo lập thông tin qua việc hoạch định chính sách phát triển của đơn vị Họ vừa thực hiện chức năng quản lý công tác giáo dục đào tạo, vừa là người xây dựng các chiến lược phát triển của ĐHQGHN
Thông tin đối với một nhà quản lý là thông tin đa chiều Thông tin là tiềm năng của quản lý Thông tin càng đầy đủ quá trình quản lý càng đạt kết
quả cao Bởi vậy yêu cầu thông tin của nhóm này là thông tin trên diện rộng, mang tính chất tông kết, dự báo, dự đoán về lĩnh vực khoa học cơ bản, khoa học xã hội nhân văn, tài liệu chính trị kinh tế xã hội, các văn bản, chỉ thị, nghị
quyết của Đảng và Nhà nước Mặt khác, thông tỉn là đối tượng và công cụ lao động của nhà quản lý vì quản lý là quá trình biến đổi thông tin thành hành
động Cán bộ quản lý khi tiếp nhận thông tin cần phải xử lý thông tin đó để đưa ra quyết định phù hợp, giúp cho hoạt động quản lý có chất lượng Do
vậy, thông tin mà nhà quản lý cần phải kịp thời, chính xác, cô đọng, logic, có tính hệ thống và bảo mật cao
Trang 40Hình thức phục vụ là các bản tin nhanh, các tin van, tom tat tng quan, tổng luận Phương pháp phục vụ chủ yếu dành cho nhóm đối tượng này là
phục vụ từ xa, cung cấp theo những yêu cầu cụ thể
'ĐHQGHN là một đại học trọng điểm đầu ngành, do vậy người quản lý ở đây có nhu cầu cập nhật thông tin, tài liệu về khoa học công nghệ, kinh tế
xã hội, đặc biệt là về giáo dục đảo tạo Họ tìm hiểu mọi mặt về các ngành
khoa học mũi nhọn, đánh giá khả năng đáp ứng và mức độ phù hợp của các
ngành đó đối với sự phát triển của đất nước trong tương lai, từ đó có kế hoạch đào tạo, phát triển nguồn nhân lực cho phù hợp Với nhiệm vụ đặt ra đối với
cơ quan thông tin là tham mưu cho lãnh đạo để đưa ra các quyết định định hướng sự phát triển của đơn vị, Trung tâm cần phải có các biện pháp tổ chức,
tạo ra các sản phẩm dịch vụ tốt nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu của lãnh đạo
ĐHQGHN Các sản phẩm dịch vụ điển hình mà Trung tâm cần có sự quan tâm đầu tư, đó là
- Dich vu cung cấp tài liệu gốc với mọi hình thức như mượn vẻ nhà,
sao chụp,
- Dich vu mang
~ Tổng quan, tông luận
~ Phổ biến thông tin chọn lọc
- Cae bản tin
- Các bài tóm tắt
Các nhà lãnh đạo tại ĐHQGHN là những nhà khoa học có trình độ học vấn cao, do đó, ngoài nhiệm vụ lãnh đạo đơn vị, họ còn tích cực tham gia vào
công tác giảng dạy Vì thế họ cũng cần có thông tin chuyên môn như các
giảng viên khác: giáo trình, tài liệu tham khảo, giáo trình điện tử, Nhóm 2 Nhóm giảng dạy và nghiên cứu
Đối tượng NDT nay bao gồm những người giảng dạy, nghiên cứu về