LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này em xin trân thành cảm ơn sâu sắc tớ các thầy cô giáo đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình học môn kĩ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn[.]
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài nghiên cứu em xin trân thành cảm ơn sâu sắc tớ thầy giáo tận tình hướng dẫn em suốt q trình học mơn kĩ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng Em xin cảm ơn anh chị Công ty cổ phần Đầu tư Xây dựng hạ tầng giao thông tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành tiểu luận Dù nhận thức tầm quan trọng cơng tác nghiệp vụ nỗ lực với khả vốn có kiến thức nghiệp vụ văn phòng học em khơng thể tránh khỏi thiếu sót hạn chế q trình hồn thành tiểu luận Rất mong đóng góp ý kiến thầy để tập em hoàn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài “khảo sát, đánh giá thực trạng cấu tổ chức văn phịng Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thông” em thực thời gian qua Mọi thông tin sử dụng đểu thật em xin hồn tồn chịu trách nhiệm với thơng tin sử dụng DANH MỤC VIẾT TẮT CP UBNN HĐND VP CB, NV ĐKKD Cổ phần ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Văn phòng Cán bộ, nhân viên Đăng kí kinh doanh PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lí chọn đề tài Ngày nay, với phát triển lên đất nước, phát triển nhanh chóng kinh tế thị trường đời quan tổ chức, với quy mơ lớn nhỏ với loại hình hoạt động kinh doanh đa dạng phong phú khác Mỗi quan doanh nghiệp lại có xếp tổ chức máy hoạt động khác phù hợp với tiến độ phát triển doanh nghiệp việc củng cố hồn thiện tổ chức hoạt động văn phịng để trợ giúp đắc lực cơng tác văn phịng nhiệm vụ then chốt quan tổ chức để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời có chất lượng ho q trình quản lí Để thu thập sử lí quản lí sử dụng thông tin tốt điều kiện nay, quan tổ chức cần tăng cường đầu tư trang thiết bị đại vừa phải thường xuyên đào tạo bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ văn phòng cho cán lãnh đạo văn phòng nhân viên văn phòng Một nhiệm vụ quan trọng văn phịng tổ chức cấu máy văn phòng hợp lý nhằm mục đích đảm bảo thơng tin đường lối chinh sách quan tổ chức hình thành công tác lãnh đạo đạo ngành, đơn vị ngành phương tiện thiêt yếu cho hoạt động quan tổ chức đạt hiệu cao Để hiểu rõ công tác văn phòng em chọn đề tài “khảo sát, đánh giá thực trạng cấu tổ chức văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thông” để làm đề tài cho tiểu luận 2.Lịch sử nghiên cứu đề tài Viết thực trạng văn phịng nói chung cấu tổ chức văn phịng nói riêng có nhiều đề tài nghiên cứu sinh viên như: - khảo sát đánh giá hiệu công tác văn phịng văn phịng cơng ty Tự Đơng hóa khí mơi trường Sơn trà - khảo sát đánh giá thực trạng cấu tổ chức văn phòng tai UBNN huyện Sơn Dương, tỉnh Tuyên Quang - khảo sát đánh giá thực trạng công tác văn thư lưu trữ tập đoàn INTRACOM Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: thực trạng cấu tổ chức văn phịng Phạm vi nghiên cứu: Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thơng Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu - Tìm hiểu chung thực trạng cấu tổ chức văn phịng - Phân tích, đánh giá thực trạng cấu tổ chức văn phịng Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thông để thấy điểm mạnh diểm yếu để từ đề suất số giải pháp để nâng cao hiệu tập đoàn Nhiệm vụ nghiên cứu - Đề giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức văn phịng cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thơng Phương pháp nghiên cứu Bài tiểu luận có sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp quan sát - Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế - Phương pháp thống kê - Nghiên cứu tài liệu - Nguồn internet Ý nghĩa lý luận ý nghĩa thực tiễn đề tài - Đề tài nghiên cứu thực trạng cấu tổ chức văn phòng trở thành tư liệu nghiên cứu cho nghiên cứu công tác tổ chức, quản lý máy văn phịng Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thông - Những giải pháp nêu đề tài áp dụng vào thực tiễn góp phần nâng cao hiệu quản lí, xây dựng cấu tổ chức hợp lý hiệu tập đoàn INTRACOM Bố cục đề tài Đề tài chia làm ba chương: - Chương 1: sở lí luận cấu tổ chức văn phòng - Chương 2: thực trạng cấu tổ chức văn phòng - Chương 3: số giải pháp để hoàn thiện cấu tổ chức văn phịng Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thông CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Một khái niệm văn phịng Có nhiều cách hiểu khác thuật ngữ văn phòng: Theo cách hiểu “tĩnh”, văn phịng địa điểm làm việc có vị trí địa lý định: [ 1; Tr6 ] + Văn phòng phòng làm việc lãnh đạo, thủ trưởng hay người “quan trọng” Ví dụ văn phòng giám đốc, văn phòng nghị sĩ, văn phòng kiến trúc sư trưởng,… [ 1; Tr5 ] + Văn phòng trụ sở làm việc quan, đơn vị, dự án, nơi mà cán cơng chức quan, đơn vị hàng ngày đến làm việc Ví dụ văn phịng Bộ, văn phịng UBND, văn phịng cơng trường,… Theo cách hiểu “động” văn phòng hoạt động: + Văn phòng loại hoạt động tổ chức Hoạt động thường hiểu gắn liền với công tác văn thư thu nhận, bảo quản, lưu trữ thông tin 1.2 Cấu trúc máy văn phòng Tùy theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm cụ thể quan mà cấu tổ chức văn phòng khác Tuy nhiên, phận chủ yếu cấu tổ chức văn phòng quan doanh nghiệp thường bao gồm: - Bộ phận hành văn thư: Có nhiệm vụ quản lý điều hành cơng tác tiếp nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao văn ngồi quan, tổ chức cơng tác lễ tân, khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động văn thư [ 1; Tr11 ] -Bộ phận tổng hợp: Gồm số chuyên viên có trình độ có nhiệm vụ nghiên cứu chủ trương đường lối sách cấp trên, lĩnh vực chun mơn có liên quan tư vấn cho thủ trưởng công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động, theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động quan để báo cáo kịp thời cho thủ trưởng đề xuất phương án giải [ 1; Tr11 ] - Bộ phận quản trị: Cung cấp kịp thời đầy đủ phương tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng phương tiện vật chất nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu [1; Tr 11] - Bộ phận lưu trữ: Sưu tầm tài liệu có liên quan đến hoạt động quan, phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu thực lưu trữ tài liệu theo quy định ngành yêu cầu quan, tổ chức hướng dẫn công tác lưu trữ, khai thác thá sử dụng tài liệu lưu trữ cho phận quan [ 1; Tr12 ] - Bộ phận tài vụ: ( quan khơng có phận chun trách) Dự trù kinh phí cho hoạt động quan, tổ chức thực việc cấp phát theo dõi sử dụng kinh phí phận quan - Bộ phận tổ chức nhân ( quan khơng có phận chun trách): xây dựng kế hoạch tổ chức thực hoạt động như: tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng lao động, theo dõi, đánh giá lao động, tổ chức công tác khen thưởng, kỉ luật, quản lý hồ sơ nhân [ 1; Tr12 ] - Bộ phận bảo vệ: tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho hoạt động quan, bảo vệ môi trường, cảnh quan đơn vị, kiểm tra đôn đốc phận chấp hành quy định bảo vệ an ninh trật tự phạm vi quan Phụ trách văn phòng Chánh văn phòng Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng quan điều hành kết hoạt động văn phòng Giúp việc cho chánh văn phịng phó văn phịng chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng việc phấn công giải số công việc ủy nhiệm Chánh văn phòng.Mỗi phận văn phịng có người phụ trách ( Trưởng phòng tổ trưởng) chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng điều hành kết thực hoạt động phận [ 1; Tr12 ] Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng tổ chức doanh nghiệp (xem phụ lục 1) 1.3 vị trí chức văn phịng 1.3.1 Chức tham mưu tổng hợp Tham mưu nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trưởng có sở để lựa chọn định quản lý tối ưu phục vự cho mục tiêu hoạt động quan, tổ chức Muốn có định đắn, kịp thời có sở mang tính khoa học, người dịnh phải nắm nhiều lĩnh vực, phải có mặt lúc, nơi… Điều vượt khả người Vì lý đó, người thủ trướng cần ý kiến tham mưu lực lượng trợ giúp thông thường, theo câu tổ chức trực tuyên – chức năng, lực lượng trợ giúp lĩnh vực chuvên mơn nằm phịng ban chức Văn phòng giúp thủ trưởng việc tổng hợp ý kiến chun mơn dó, phân tích, chọn lọc để đưa kết luận chung nhằm cung cấp cho thủ trưởng thông tin, phương án định kịp Như vậy, tham mưu tổng hợp mặt gắn kết hữu với chức ln tỏ hữu hiệu mang tính tham vấn, khách quan, khơng bị gị bó, ràng buộc [ 1; Tr7 ] 1.3.2 Chức giúp việc theo ngành Văn phòng máy trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý ban lãnh đạo quan, đơn vị Dự án thông qua cơng việc cụ thể xây dựng chương trình, kế hoạch công tác ngày, tuần, tháng, quý… tổ chức triển khai thực kế hoạch Văn phòng nơi thực hoạt động lễ tân; tổ chức họp, hội nghị, đàm phán, thảo luận; tổ chức chuyến công tác lãnh đạo; soạn thảo quán lý văn bản… [ 1; Tr7 ] 1.3.3 Chức hậu cần Hoạt động quan, đơn vị, dự án thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Văn phịng phận cung cấp, bố trí, quản lý phương tiện, thiết bị, dụng cụ để đảm bảo sử dụng chúng có hiệu Số lượng, đặc điểm phương tiện vật chất phụ thuộc vào đặc điểm quy mô hoạt động quan, đơn vị Phục vụ cách tiết kiệm có hiệu phương châm hoạt động văn phòng [ 1; Tr8 ] 1.4 Nhiệm vụ văn phịng 1.4.1.Tổng hợp chương trình cơng tác cho quan, đơn vị Mỗi quan, đơn vị, có nhiều kế hoạch phận khác xây dựng Song muốn đạt mục tiêu chung kế hoạch phải kết nối thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh, ăn khớp hỗ trợ cho Vãn phòng đơn vị tổng hợp kết hoạch tổng thể quan, đơn vị đôn đốc phận khác thực Mặt khác, văn phịng có nhiệm vụ trực tiếp xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác quý, tháng, tuần… lãnh đạo Giúp lãnh đạo triển khai, thực kế hoạch [ 1;Tr8 ] 1.4.2 Thu thập xử lý Thông tin để thủ trưởng, lãnh đạo đưa đinh kịp thời đắn Thông tin bao gồm nhiều loại từ nhiều nguồn khác Nhiều khối lượng thông tin lớn, phức tạp, đa dạng, đa chiều Việc thu thập xử lý lượng thông tin cần phải có phận trợ giúp, văn phịng Các thơng tin, cơng văn, giấy tờ đến văn phòng thu thập, xử lý, phân loại theo kênh thích hợp đề sau chuyển phát hay lưu trữ Văn phịng phải tuân theo quy định nghiêm ngặt vấn đề lưu trữ thu nhận, xử lý, bảo quản chuyển phát thông tin Thông tin thu thập đầy đủ, kịp thời, xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý sở để thủ trưởng, lãnh đạo lựa chọn quvết định quản lý [ 1; Tr9 ] 1.4.3 Tư vấn văn Văn phương tiện ghi tin truyền tin, phương tiện lưu trữ truyền đạt định quản lý Văn phòng trợ giúp cho thủ trưởng công tác soạn thảo văn để đảm bảo cho văn có đầy đủ nội dung, hình thức theo yêu cầu, thẩm quyền trình tự thủ tục theo quy định .[ 1; Tr9 ] 1.4.4 Truyền đạt theo dõi việc thực định quản lý Văn phịng, thơng qua việc chuyển phát thơng tin, truyền đạt định lãnh đạo Văn phòng theo dõi việc triển khai thực định đó, tổng hợp tình hình hoạt động phận để báo cáo lãnh đạo, đề xuất biện pháp phục vụ dạo, điều hành lãnh đạo [ 1; Tr10 ] 1.4.5 Tổ chức cơng tác lễ tân, giao tiếp Văn phịng chịu trách nhiệm cơng tác lễ tân đón, tiếp khách, bố trí nơi ăn, chốn ở, lịch làm việc với khách, tổ chức họp, lễ nghi, khánh tiết quan, đơn vị Văn phòng tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại, giữ vai trò cầu nối liên hệ với quan cấp trên, ngang cấp, cấp với nhân dân.[ 1; Tr10 ] 1.4.6 Đảm bảo nhu cầu hậu cần, quản lý vật tư, tài sản - Làm theo đạo cấp + Yêu cầu kỹ năng: - Tốt nghiệp cao đẳng trở lên chuyên ngành văn thư lưu trữ - Thành thạo kỹ Word, Excel - Nắm kỹ soạn thảo ban hành văn bản,các kỹ nghiệp vụ văn thư lưu trữ Nhân viên lễ tân (tầng tầng 24) + Yêu cầu: - Trực quầy lễ tân cơng ty - Tiếp đón khách hàng tới công ty - Phục vụ trà nước cho khách hàng - Trực điện thoại công ty - Tiếp nhận gọi tới công ty - Chuyển gọi tới phận liên quan - Nhận bưu phẩm, thư từ gửi tới công ty chuyển cho nhân viên văn thư - Chuẩn bị tài liệu cho họp - Theo dõi việc xử dụng sở vật chất công ty + Yêu cầu: - Tốt nghiệp cao đẳng trở lên chuyên ngành kinh tế, kế tốn, quản trị văn phịng - Có khả giao tiếp tốt - Chịu áp lực công việc lớn Nhân viên bảo vệ: - Thực công việc đảm bảo an ninh bảo vệ tài sản cho công ty nhân viên công ty Lái xe: Đưa đón lãnh đạo 2.2.3 Vị trí, chức văn phịng cơng ty CP Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thơng + vị trí văn phịng cơng ty: Trong tất Cơng ty, Văn phòng phận giúp việc quan trọng nơi giao dịch, tiếp khách làm cầu nối lãnh đạo Cơng ty với mối quan hệ bên ngồi Do Văn phịng cần bố trí nơi thích hợp để thực tốt chức nhiệm vụ giao Không phải Công ty Nhà nước nên vị trí, chức Văn phịng công ty CP Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thông phạm vi nhỏ không phức tạp Văn phịng cửa ngõ cơng ty Bởi văn phịng có mối quan hệ đối nội đối ngoại thông qua hệ thống văn đến văn đi, văn nội Đồng thời hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần liên quan trực tiếp đến phận, phòng ban, đơn vị cơng ty Văn phịng có mối quan hệ gần gũi thân thiết với lãnh đạo hoạt động cơng ty Văn phịng thể chung gian thực việc ghép nối mối quan hệ quản lý, điều hành theo đạo tổng giám đốc Giữ vị trí cầu nối cấp với cấp dưới, phận phòng ban của cơng ty + Chức năng: Văn phịng phận giúp việc cho Giám đốc Văn phịng có chức tham mưu tổng hợp đảm bảo hậu cần: Đối với văn phịng cơng ty CP Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thông việc tham mưu cho lãnh đạo có ý nghĩa quan trọng Chức tham mưu tổng hợp nhìn nhận góc độ quan hệ văn phòng lãnh đạo quan Trong hoạt động văn phịng phải đóng vai trò tham mưu cho lãnh đạo tổ chức điều hành quan Để tham mưu cho lãnh đạo quan có hiệu tất yếu phải đặt vấn đề thu thập phân tích tổng hợp thông tin vấn đề cần