Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty tnhh dịch vụ tiến thành

Luận văn tốt nghiệp Khoa: QTDNTM CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TIẾN THÀNH 1.1 Tính cấp thiết nghiên cứu vấn đề hồn thiện cấu tổ chức Công ty Trong kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp muốn tồn phát triển ngồi điều kiện cần thiết như: Vốn kinh doanh, chiến lược kinh doanh địi hỏi doanh nghiệp phải có cấu tổ chức phù hợp với quy mô tình hình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức giống khung doanh nghiệp, có ảnh hưởng lớn đến hoạt động doanh nghiệp, qua có tác động mạnh tới tồn q trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Nó điều kiện đủ định thành công doanh nghiệp thương trường Cơ cấu tổ chức thiết lập dựa sở khoa học thực tiễn, có hiệu giúp sử dụng khai thác triệt để nguồn lực, nguồn nhân lực sở vật chất kỹ thuật Mỗi doanh nghiệp khác có mơ hình cấu tổ chức khác phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Một cấu tổ chức phù hợp móng vững cho hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung hoạt động quản trị nói riêng Nếu cấu tổ chức không phù hợp gây nhiều khó khăn phức tạp cho cơng tác quản trị, làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh phận toàn doanh nghiệp Bên cạnh đó, cấu tổ chức khơng phù hợp gây lãng phí tài lực, vật lực ảnh hưởng đến tinh thần làm việc nhân viên, kìm hãm phát triển công ty Theo nghiên cứu nhà quản lý kinh tế, khoảng 75- 85% khó khăn tổ chức xuất phát nguyên nhân tổ chức yếu lẵng phí chất xám, lãng phí tinh thần làm việc người lao động cấu tổ chức bất hợp lý gây Như cấu tổ chức doanh nghiệp giữ vị trí then chốt, yếu tố định thành công doanh nghiệp Trước thực tế môi trường kinh doanh biến động không ngừng, hội với doanh nghiệp nhiều thách thức gặp phải khơng Với điều kiện có cấu tổ chức phù hợp, doanh nghiệp có khả SV: Hoàng Thị Nguyệt Lớp: K43A4 Luận văn tốt nghiệp Khoa: QTDNTM thích nghi với mơi trường tốt hơn, tận dụng hội, vượt qua thách thức gây tổn hại cho doanh nghiệp Thêm vào đó, khoa học kỹ thuật ngày phát triển địi hỏi q trình tập trung, chun mơn hóa, phối hợp nhịp nhàng phận tất khâu trình sản xuất kinh doanh Để đáp ứng u cầu địi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng cho cấu tổ chức khoa học, phù hợp với đặc trưng doanh nghiệp Theo kết Báo cáo thường niên doanh nghiệp Việt Nam năm 2010, mơi trường kinh doanh Việt Nam có cải thiện, tiến 10 bậc so với năm 2009, đứng thứ 78/183 nước đứng thứ 4/10 kinh tế cải cách nhiều mức độ thuận lợi môi trường kinh doanh Số doanh nghiệp đăng ký liên tục gia tăng, tính đến hết năm 2010, tổng số doanh nghiệp đăng ký thành lập đạt 544.394 doanh nghiệp vượt mục tiêu đề Chính phủ Tuy nhiên cịn có nhiều yếu tố tác động không tốt đến hoạt động doanh nghiệp thời gian vừa qua, lãi suất ngân hàng ln mức cao với tình trạng lạm phát số giá tiêu dùng mức cao… Các yếu tố khiến cho môi trường cạnh tranh trở nên gay gắt hơn, chi phí hoạt động kinh doanh tăng lên nhanh chóng…buộc doanh nghiệp phải tự đổi mới, hồn thiện để tồn phát triển, nâng cao hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh Vì vấn đề hồn thiện cấu tổ chức máy hoạt động doanh nghiệp ngày trở nên cấp bách cần thiết Công ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành Công ty tư nhân, có quy mơ sản xuất nhỏ, hoạt động lĩnh vực mua bán phụ tùng ô tô kèm theo dịch vụ bảo hành, bảo dưỡng loại ô tô Trước Công ty Trung tâm ủy quyền Bảo hành sửa chữa Hyundai Tập đoàn HYUNDAI ủy quyền Việt Nam năm 1997 Đến năm 2005 Công ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành đời Quy mô công ty mở rộng, phương thức hoạt động thay đổi, tình hình sản xuất kinh doanh thay đổi tất yếu khách quan địi hỏi cơng ty phải xây dựng cho cấu tổ chức phù hợp hiệu Theo kết điều tra sơ có 87,5% ý kiến cho cấu tổ chức Công ty chưa hợp lý có 12,5% ý kiến cho cấu hợp lý Như chứng tỏ cấu tổ chức Cơng ty chưa phù hợp, cần hồn thiện SV: Hoàng Thị Nguyệt Lớp: K43A4 Luận văn tốt nghiệp Khoa: QTDNTM Trong thời gian tới Công ty có kế hoạch phát triển mạnh dịch vụ vận tải, mở rộng địa bàn hoạt động nâng cao chất lượng dịch vụ bảo hành, bảo dưỡng để gia tăng lực cạnh tranh cho Công ty Để hồn thành mục tiêu chiến lược đề với hiệu cao Cơng ty cần có điều chỉnh kịp thời cấu tổ chức, hồn thiện cấu tổ chức nhiệm vụ hàng đầu với Công ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành 1.2 Xác lập tuyên bố đề tài Sau tìm hiểu phân tích vấn đề hai phương diện sở khoa học sở thực tiễn; xuất pháp từ vai trị, ý nghĩa cơng tác xây dựng cấu tổ chức cơng ty nói chung Cơng ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành nói riêng, em nhận thấy vấn đề cấu tổ chức vấn đề cấp thiết cần giải Công ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành em lựa chọn đề tài luận văn “Giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức Công ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành” 1.3 Các mục tiêu nghiên cứu - Hệ thống hóa số vấn đề lý luận cơng tác hoàn thiện cấu tổ chức doanh nghiệp - Phân tích đánh giá thực trạng cấu tổ chức Công ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành, đưa thành công, mặt hạn chế nguyên nhân cấu tổ chức Cơng ty - Từ thực trạng đề xuất số giải pháp hồn thiện cấu tổ chức Cơng ty thời gian tới 1.4 Phạm vi nghiên cứu Về mặt không gian: Đề tài nghiên cứu vấn đề hoàn thiện cấu tổ chức Công ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành Địa chỉ: Khu siêu thị ôtô Bắc Đô - Đường Nguyễn Văn Linh – P.Gia Thụy – Q Long Biên – TP Hà Nội Về mặt thời gian: Đề tài nghiên cứu cấu máy tổ chức Công ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành năm gần đây, tập trung vào năm 2007, 2008, 2009 đề xuất giải pháp định hướng đến năm 2015 SV: Hoàng Thị Nguyệt Lớp: K43A4 Luận văn tốt nghiệp Khoa: QTDNTM Về nội dung: Đề tài nghiên cứu thực trạng cấu tổ chức Công ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành đưa số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức Công ty thời gian tới 1.5 Kết cấu luận văn Ngồi phần tóm lược, lời mở đầu, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục, kết cấu luận văn gồm chương: Chương 1: Tổng quan nghiên cứu vấn đề hoàn thiện cấu tổ chức Công ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành Chương 2: Một số lý luận cấu tổ chức doanh nghiệp Chương 3: Phương pháp nghiên cứu kết phân tích thực trạng cấu tổ chức Công ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành Chương 4: Các kết luận số giải pháp hồn thiện cấu tổ chức Cơng ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành SV: Hoàng Thị Nguyệt Lớp: K43A4 Luận văn tốt nghiệp Khoa: QTDNTM CHƯƠNG 2: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG DOANH NGHIỆP 2.1 Một số khái niệm định nghĩa 2.1.1 Khái niệm tổ chức Như bạn biết chức tổ chức hoạch định, lãnh đạo, kiểm soát bốn chức quản trị Có nhiều quan điểm khác khái niệm tổ chức hiểu cách chung nhất: Tổ chức trình xác định công việc cần phải làm người làm cơng việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn phận cá nhân mối liên hệ phận cá nhân tiến hành công việc, nhằm thiết lập môi trường thuận lợi cho hoạt động đạt đến mục tiêu chung tổ chức 2.1.2 Khái niệm cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức tập hợp bao gồm phận (đơn vị cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc nhau, chun mơn hóa theo chức trách, nhiệm vụ quyền hạn định nhằm đảm bảo thực mục tiêu chung xác định Thông qua khái niệm ta thấy: - Cơ cấu tổ chức cho phép sử dụng hợp lý nguồn lực - Cơ cấu tổ chức cho phép xác định rõ vị trí, vai trị đơn vị, cá nhân, mối liên hệ đơn vị cá nhân này, hình thành nhóm thức tổ chức - Cơ cấu tổ chức xác đinh rõ dịng thơng tin, góp phần quan trọng việc định quản trị 2.2 Một số lý thuyết cấu tổ chức Có nhiều tài liệu tác giả khác nghiên cứu vấn đề cấu tổ chức doanh nghiệp, tài liệu có cách tiếp cận đưa quan điểm khác cấu tổ chức Sau số quan điểm cấu tổ chức mà em tìm hiểu được: SV: Hoàng Thị Nguyệt Lớp: K43A4 Luận văn tốt nghiệp Khoa: QTDNTM  Theo PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp [3] Cơ cấu tổ chức xếp phận, đơn vị tổ chức thành thể thống nhất, với quan hệ nhiệm vụ quyền hành rõ ràng, nhằm tạo nên môi trường nội thuận lợi cho làm việc cá nhân, phận, hướng tới hoàn thành mục tiêu chung tổ chức  Theo nhóm tác giả PGS.TS Lê Thế Giới, TS Nguyễn Xuân Làn, ThS Nguyễn Phúc Nguyên ThS Nguyễn Thị Loan [4] Cơ cấu tổ chức hệ thống thức mối quan hệ vừa độc lập, vừa phụ thuộc tổ chức, thể nhiệm vụ rõ ràng làm, làm liên kết với nhiệm vụ khác tổ chức nhằm tạo hợp tác nhịp nhàng để đáp ứng mục tiêu tổ chức  Theo tác giả TS Chu Hoàng Hà [5] Cơ cấu tổ chức quản trị chỉnh thể khâu, phận khác nhau, chun mơn hóa trách nhiệm, quyền hạn định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn bố trí theo cấp quản trị nhằm thực mục tiêu chung tổ chức  Theo TS Đỗ Ngọc Mỹ [7] Cơ cấu tổ chức phân chia tổng thể tổ chức thành phận nhỏ theo tiêu thức chất lượng khác nhau, phận thực chức riêng biệt có quan hệ chặt chẽ với nhằm thực mục tiêu chung tổ chức  Theo PGS.TS Lê Văn Tâm PSG.TS Ngô Kim Thanh [8] Cơ cấu tổ chức quản trị tổng hợp phận khác có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chun mơn hóa, giao chức nhiệm, quyền hạn định bố trí theo cấp nhằm thực chức quản trị doanh nghiệp 2.3 Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu cơng trình năm trước vấn đề hồn thiện cấu tổ chức Cơng ty Đã có nhiều tác giả, nhiều sinh viên nghiên cứu vấn đề cấu tổ chức doanh nghiệp, tổng quan luận văn tốt nghiệp sinh viên liên quan đến vấn đề mà em tìm hiểu là: SV: Hoàng Thị Nguyệt Lớp: K43A4 Luận văn tốt nghiệp Khoa: QTDNTM 2.3.1 Đề tài 1: “Một số giải pháp hồn thiện cấu tổ chức cơng ty TNHH Nam Thanh” năm 2009 - Sinh viên Hà Thị Tình, Lớp K41A7- Trường Đại học Thương Mại Đề tài phát vấn đề tồn công ty đưa số giải pháp hồn thiện cấu tổ chức cơng ty như: hồn thiện mơ hình cấu tổ chức cơng ty, hồn thiện cấu lao động phận công ty, bồi dưỡng nâng cao trình độ cán cơng nhân viên cơng ty… Đề tài phân tích thực trạng Cơng ty TNHH Nam Thanh có hướng giải thực trạng để giúp cơng ty hồn thiện cấu tổ chức Tuy nhiên đề tài chưa nêu rõ nguyên nhân thực trạng cấu tổ chức Công ty kiến nghị với quan quản lý Nhà nước vấn đề 2.3.2 Đề tài 2: “ Hồn thiện cấu tổ chức cơng ty TNHH Tư Thành” năm 2010 – Sinh viên Lê Thị Lan Chi, Lớp K42A4 – Trường Đại học Thương Mại Phân tích thực trạng cấu tổ chức cơng ty TNHH Tư Thành, thành công hạn chế mà công ty phải đối mặt, nguyên nhân thành công hạn chế Sinh viên đưa số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức cơng ty hồn thiện mơ hình cấu tổ chức công ty, cấu lại lao động phịng ban cơng ty, tăng cường phối hợp truyền thơng phịng ban cơng ty… Các giải pháp đưa chưa sâu sát đáp ứng phần việc hoàn thiện cấu tổ chức công ty 2.3.3 Đề tài 3: “Một số giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH Cơ kim khí Việt Dũng” năm 2007 – Sinh viên Lê Thị Thu Hường, Lớp K39A7 – Trường Đại học Thương Mại Ngoài vấn đề cấu tổ chức, đề tài cịn nghiên cứu vấn đề phân quyền cơng ty, điểm so với đề tài khác Với đề tài này, sinh viên nêu thức trạng vấn đề hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty giải pháp để hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền cơng ty Tuy nhiên giải pháp đưa cịn chung chung chưa có mẻ đáng kể SV: Hoàng Thị Nguyệt Lớp: K43A4 Luận văn tốt nghiệp Khoa: QTDNTM 2.3.4 Đề tài 4: “ Giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH Nhà nước thành viên Cơ khí Hà Nội” năm 2007 – Sinh viên Nguyễn Thế Chung, Lớp K39A4 – Trường Đại học Thương Mại Trên sở lý luận cấu tổ chức phân quyền, phân tích thực trạng cấu tổ chức phân quyền công ty Tác giả đề xuất giải pháp như: tổ chức máy phù hợp với thực tế khách quan, xếp lại máy gọn nhẹ có hiệu lực… Tuy nhiên giải pháp đưa dừng lại giới thiệu, chưa sâu vào vấn đề, chưa rõ cần phải làm làm Như bên cạnh đề tài nghiên cứu vấn đề cấu tổ chức có nhiều đề tài cịn tìm hiểu vấn đề phân quyền Công ty cụ thể Mỗi đề tài phân tích thực trạng cịn tồn cấu tổ chức Công ty đưa số giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức Tuy nhiên qua trình tìm hiểu em biết chưa có đề tài nghiên cứu vấn đề cấu tổ chức Cơng ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành Vì em mạnh dạn nghiên cứu đề tài này, nhằm đưa giải pháp kiến nghị cần thiết để giải vấn đề hoàn thiện cấu tổ chức Công ty TNHH Dịch Vụ Tiến Thành 2.4 Phân định nội dung vấn đề cấu tổ chức cơng ty 2.4.1 Đặc điểm vai trị cấu tổ chức 2.4.1.1 Đặc điểm cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp có ba đặc điểm sau:  Tính tập trung: Phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lức tổ chức cho cá nhân hay phận Nó phân bổ quyền hạn định hệ thống thứ bậc tổ chức  Tính phức tạp: Phản ánh số lượng cấp, khâu cấu trúc tổ chức Nếu có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối quan hệ phức tạp, ta nói cấu trúc tổ chức có tính phức tạp ngược lại  Tính tiêu chuẩn hóa: Phản ánh mức độ ràng buộc hoạt động, hành vi phận cá nhân, thơng qua sách, thủ tục, quy tắc hay nội quy, quy chế… Tiêu SV: Hoàng Thị Nguyệt Lớp: K43A4 Luận văn tốt nghiệp Khoa: QTDNTM chuẩn hóa q trình phát triển thủ tục tổ chức mà theo nhân viên hồn thành cơng việc họ theo cách thức thống thích hợp 2.4.1.2 Vai trò cấu tổ chức Theo đánh giá nhà kinh tế, có khoảng 75 – 85% khó khăn tổ chức xuất phát nguyên nhân tổ chức yếu lãng phí chất xám, lãng phí tinh thần làm việc người lao động cấu tổ chức bất hợp lý gây Do thấy cấu tổ chức giữ vai trò quan trọng hình thành phát triển doanh nghiệp Trong công tác quản trị, cấu tổ chức hợp lý tạo móng vững cho hoạt động quản trị doanh nghiệp Các hoạt động hoạch định, lãnh đạo, kiểm soát phải dựa vào cấu trúc tổ chức hoạt động quản trị doanh nghiệp phải dựa cấu tổ chức hợp lý Với hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, cấu tổ chức hợp lý giúp doanh nghiệp sử dụng triệt để nguồn lực, giúp người lao động hiểu rõ vị trí, vai trị tổ chức, từ giúp họ phát huy tối đa khả cơng việc Bên cạnh đó, cấu tổ chức phù hợp giúp doanh nghiệp thích nghi với biến động môi trường nắm bắt hội kinh doanh giảm bớt ảnh hưởng xấu môi trường mang lại, nâng cao hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh 2.4.2 Các nguyên tắc xây dựng cấu tổ chức 2.4.2.1 Tương thích hình thức chức Khi thiết kế cấu tổ chức, phận hay đơn vị cấu thành phải nhằm thực chức hay xuất phát từ việc thực chức “ hình thức phải sau chức năng” 2.4.2.2 Tính thống huy Cơ cấu tổ chức xác lập phải đảm bảo đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp mình, đảm bảo huy mang tính thống tồn tổ chức, tránh tình trạng chồng chéo mâu thuẫn 2.4.2.3 Tính cân đối Tính cân đối thể cân đối quyền hành trách nhiệm, cân đối công việc đơn vị, cá nhân với Sự cân đối tạo ổn định bền vững SV: Hoàng Thị Nguyệt Lớp: K43A4 Luận văn tốt nghiệp Khoa: QTDNTM toàn tổ chức Đối với doanh nghiệp, việc phân công chức năng, nhiệm vụ phải có tương xứng, khơng thể giao trách nhiệm công việc mà không giao cho quyền xử lý q trình thực 2.4.2.4 Tính linh hoạt Trong trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp đểu phải chịu ảnh hưởng nhiều yếu tố, yếu tố biến động, phức tạp không giống địi hỏi cấu tổ chức doanh nghiệp phải linh hoạt để đối phó thay đổi tính linh hoạt áp dụng cho nhà quản trị để họ có định phù hợp với thay đổi tổ chức 2.4.2.5 Tính hiệu Cơ cấu tổ chức phải sử dụng chi phí quản lý đạt hiệu cao nhất, nghĩa thực hoạt động kinh doanh có hiệu sở chi phí để thực hoạt động thấp Nguyên tắc dựa vào mối tiêu chuẩn tương quan chi phí bỏ kết thu 2.4.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới cấu tổ chức 2.4.3.1 Mục tiêu chiến lược tổ chức Mối quan hệ chiến lược với cấu tổ chức thể qua sơ đồ sau: Chiến lược hình thành Thành tích doanh nghiệp cải thiện Các vấn đề quản trị xuất Một cấu tổ chức thiết lập Thành tích doanh nghiệp bị giảm sút Sơ đồ 2.1: Mối quan hệ chiến lược kinh doanh với cấu tổ chức Một nguyên tắc quan trọng cấu tổ chức phải phù hợp đáp ứng mục tiêu, yêu cầu chiến lược kinh doanh Vì mục tiêu chiến lược tổ chức thay đổi, cấu tổ chức phải thay đổi, điều chỉnh hoàn thiện cho phù hợp đáp ứng yêu cầu mục tiêu chiến lược SV: Hoàng Thị Nguyệt Lớp: K43A4