tài liệu vận hành và quản trị etimegold chương 21 quy trình chứng từ

Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 1 Chương 21 Quy trình chứng từ Hoàn thành chƣơng này, bạn sẽ hiểu và vận hành đƣợc các nội dung sau:  Phân chia chức danh theo phòng ban và chức vụ nhằm bảo mật chứng từ gửi lên (vd: trưởng phòng A chỉ có quyền quản lý nhân viên thuộc quyền của mình, không thấy chứng từ chờ xét duyệt của nhân viên thuộc quyền quản lý của trưởng phòng B).  Cấp quyền soạn thảo chứng từ cho 01 user trong công ty.  Cấp quyền chuyển tiếp chứng từ cho 01 user trong công ty.  Cấp quyền ký duyệt chứng từ cho 01 user trong công ty.  Ủy quyền ký duyệt chứng từ cho 01 user khác trong khoảng thời gian hạn định.  Ủy quyền tự động để phần mềm tự động chuyển chứng từ lên cấp kế tiếp.  Cách ghi chú ý kiến hoặc đánh giá đi kèm khi soạn thảo, chuyển tiếp hoặc xét duyệt các loại chứng từ.  Cấp quyền để cấp thấp hơn theo dõi tình trạng chứng từ đã nộp (đã được duyệt hay bác bỏ).  Tham vấn, tra cứu lịch sử chứng từ đã duyệt để phục vụ cho việc thống kê quản lý, tham khảo ra các quyết định Nhân sự. Một quy trình chứng từ sẽ có các bước soạn thảo, xem xét đánh giá chuyển lên, hiệu lực cho chứng từ và lưu lại . Ngoài ra còn có các yêu cầu khác trong việc quản lý một quy trình chứng từ như có sự trả lại, hủy hay ủy quyền, truy vết chứng từ linh hoạt thì eTimeGold hoàn toàn có thể đáp ứng được các nhu cầu này. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 2 A. HƢỚNG DẪN THAO TÁC CƠ BẢN I. Phân cấp user theo cây thƣ mục Để thực hiện một quy trình chứng từ thì người dùng cần phải có các user để phục vụ cho quá trình xử lý chứng từ. Mỗi user sẽ có các chứng năng quản lý khác nhau và ở các cấp độ quyền hạn khác nhau. Để làm được như vậy người dùng phải phân cấp những user này theo dạng cây thư mục và phân chia chức năng quản lý cho hợp lý. Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Từ user chính khởi tạo và phân cấp các user mới tạo thành một cây dạng cây thư mục. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Quản Lý Ngƣời Dùng]. 2. Chọn [Tạo Mới] để khởi tạo một user mới. a. Cột [Ngƣời dùng] nhập “UserTruongPhong”. b. Cột [Mật khẩu] nhập “123”. c. Cột [Xác nhận mật khẩu] nhập “123”. d. Chọn [Lƣu & Tạo Mới] để tiếp tục tạo user tiếp theo. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 3 e. Tương tự tạo user [UserPhoPhong] mật khẩu “123”. f. Chọn [Lƣu & Tạo Mới] để tạo ra user thứ 3. g. Khởi tạo [UserNhanVien] mật khẩu “123”. h. Chọn [Lƣu Trữ] để hoàn tất quá trình . 3. Kéo thả để phân cấp các user mới tạo thành dạng cây thư mục. 4. Click trái chuột vào [UserPhoPhong] trên lưới dữ liệu và giữ chuột kéo thả vào [UserTruongPhong]. GHI CHÚ: Sau khi thả chuột ra tại [UserTruongPhong] thì [UserPhoPhong] sẽ được thay đổi và nằm ở nhánh dưới của [UserTruongPhong]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 4 5. Tiếp tục kéo thả [UserNhanVien] lên user [UserPhoPhong]. 6. Sau khi hoàn thành thì các user mới tạo đã được phân cấp thành dạng cây thư mục. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 5 II. Phân bổ quyền dữ liệu cho chứng từ Sau khi đã khởi tạo các user và phân cấp theo dạng cây thư mục thì người dùng đã có thể tiến hành phân quyền dữ liệu cho các chứng từ cần thực hiện theo quy trình. Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Phân quyền dữ liệu quản lý quy trình chứng từ cho chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn]. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Quản Lý Ngƣời Dùng]. 2. Chọn [UserTruongPhong]. 3. Tại [NHÓM MENU CHỨC NĂNG] click [Tạo Mới] để tạo một nhóm chức năng. GHI CHÚ: Không phải chức năng nào cũng có khả năng được phân quyền dữ liệu để đi theo quy trình chứng từ. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 6 4. Tại [Tên nhóm menu] nhập “Chứng từ”, chọn [Lƣu Trữ]. 5. Tại [NHÓM MENU CHỨC NĂNG] chọn tên nhóm menu [Chứng Từ]. 6. Tại [CHỨC NĂNG TRONG NHÓM] chọn [Tạo Mới] để khởi tạo chức năng quản lý. 7. Chọn biểu tượng lookup để mở ra bảng [Chọn Chức Năng]. 8. Chọn [Nghỉ Vắng Dài Hạn] và chọn [Thực Hiện]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 7 9. Tại cột [Tên Hiển Thị] nhập “Nghỉ Vắng Dài Hạn – Duyệt”. 10. Tại cột [Quyền quản lý] chọn dòng [Xét Duyệt]. 11. Chọn [Lƣu Trữ] để hoàn tất việc phân bổ quyền dữ liệu cho user đầu tiên. 12. Tương tự đối với [UserPhoPhong] 13. Tại cột [Quyền quản lý] chọn dòng [Chuyển Tiếp] chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành phân bổ chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 8 14. Tiếp tục phân bổ tương tự cho [UserNhanVien] với quyền [Soạn Thảo] trên chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 9 III. Hƣớng dẫn thực hiện quy trình chứng từ cơ bản Sau khi đã phân quyền dữ liệu cho các user thì người dùng đã có thể tiến hành đăng nhập vào các user này và quản lý chức năng đã được phân chia. Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Thực hiện quy trình soạn thảo, chuyển và duyệt chứng từ nghỉ vắng dài hạn. Soạn thảo chứng từ nghỉ vắng dài hạn 1. Đăng nhập vào hệ thống bằng [UserNhanVien]. 2. Mở chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn – Soạn] đã phân bổ. 3. Chọn [Tạo Mới] để bắt đầu soạn thảo một chứng từ mới. a. Tại cột [Mã AC] click chuột vào biểu tượng lookup , màn hình hiển thị form [Chọn nhân viên]. b. Chọn nhân viên có mã AC là 1. c. Click nút [Thực Hiện]. d. Tại cột [Từ Ngày] click trỏ chuột vào biểu tượng chọn ngày “22/2/2012”.  Bắt buộc nhập liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 10 e. Tại cột [Đến Ngày] click trỏ chuột vào biểu tượng chọn ngày “24/2/2012”. f. Tại cột [Loại Nghỉ Vắng] click chuột vào biểu tượng lookup , màn hình hiển thị form [Chọn Loại Nghỉ Vắng]. g. Tại cột [Tên loại nghỉ vắng] click trỏ chuột chọn Phép bệnh PH. h. Click chọn [Thực Hiện]. i. Tại cột [Ghi Chú] nhập “Đơn xin nghỉ phép bệnh cho nhân viên Nguyễn Thị Loan”. 4. Chọn nút [Lƣu Trữ] để lưu thông tin vừa khai báo. 5. Chọn [Nộp], click [Ok] để tiến hành đưa chứng từ đã soạn lên user quản lý ở cấp trên.  Có thể bỏ trống.  Bắt buộc nhập liệu.  Bắt buộc nhập liệu. [...]... www.vieclam.dnd.vn | Pages | 24 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ IV Ủy Quy n Chứng Từ Có 2 cách ủy quy n chứng từ Ủy quy n tự động Ủy quy n tự động chứng từ là hình thức chuyển thẳng chứng từ lên một cấp cao hơn dành cho những chứng từ được phân quy n quản lý chuyển tiếp Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Thực hiện quy trình chứng từ đăng ký [Nghỉ vắng dài... Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ b Thiết lập quy n login theo [UserPhoPhong] cho nhân viên có chức danh là [Phó Phòng] c Thiết lập quy n login theo [UserTruongPhong] cho nhân viên có chức danh là [Trƣởng Phòng] | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 21 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ Quy trình. .. 32 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ 2 Thiết lập [UserPhoPhong] quản lý chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] với quy n quản lý [Chuyển Tiếp] 3 Thiết lập [UserTruongPhong] quản lý chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] với quy n quản lý [Xét Duyệt] | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 33 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình. .. chứng từ đang chọn Nút [Không Duyệt Tất Cả]: Kết hợp với nút [Danh Sách] để đồng thời hủy tất cả các chứng từ đang chọn Nút [Refresh]: để cập nhật chứng từ tại thời điểm hiện tại | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 31 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ Ủy quy n đối tƣợng Ủy quy n đối tượng chứng từ là hình thức chuyển chứng từ xuống... www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 23 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ Chuyển tiếp chứng từ nghỉ vắng dài hạn Nhân viên có mã nhân viên A01 (trưởng phòng nhân sự) đăng nhập vào hệ thống mở chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn – Duyệt] và chọn [Duyệt] để để hoàn thành quy trình chứng từ GHI CHÚ: Trưởng phòng nhân sự A01 chỉ thấy chứng từ của chính phó phòng nhân sự gửi lên... năng thấy và giải quy t các chứng từ của phòng ban đó 2 Thiết lập hệ thống phân cấp user theo dạng cây thư mục và phân chia chức năng quản lý theo quy trình cho các các cấp user a Thiết lập user đại diện cho nhân viên : Có chức năng soạn thảo một chứng từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 18 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ b Thiết.. .Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ Chuyển tiếp chứng từ nghỉ vắng dài hạn 1 Đăng nhập vào hệ thống bằng [UserPhoPhong] 2 Chọn chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn - Chuyển] đang có nhấp nháy chữ “New” GHI CHÚ: Chữ “New” nhấp nháy là báo hiệu có chứng từ mới đang cần được xử lý 3 Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn chứng từ đăng ký nghỉ vắng dài... [UserNhanVien] quản lý chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] với quy n quản lý [Soạn Thảo] | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 25 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ 2 Thiết lập [UserPhoPhong] quản lý chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] với quy n quản lý [Chuyển Tiếp] 3 Thiết lập [UserTruongPhong] quản lý chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] với quy n quản lý... cấp dành cho những chứng từ được phân quy n quản lý xét duyệt GHI CHÚ: User nhận ủy quy n đối tượng là user dưới một cấp của user ủy quy n và khác user chuyển chứng từ lên Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Thực hiện quy trình chứng từ đăng ký [Nghỉ vắng dài hạn] [UserNhanVien] sẽ soạn thảo một chứng từ [Nghỉ vắng dài hạn] và chuyển lên , [UserPhoPhong] chuyển chứng từ [Nghỉ vắng dài... lưới dữ liệu 5 Chọn [Nộp], click [Ok] để đưa chứng từ lên Nút [Nộp]: Dùng để nộp lên chứng từ đang chọn và hiển thị Nút [Nộp Tất Cả] : Kết hợp với nút [Danh Sách], chọn những nhân viên cần nộp rồi chọn [Nộp Tất Cả] để đồng loạt đưa các chứng từ đã chọn lên | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 30 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ Do . Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 1 Chương 21 Quy trình chứng từ Hoàn. năng nào cũng có khả năng được phân quy n dữ liệu để đi theo quy trình chứng từ. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn. tiến hành đưa chứng từ đã soạn lên user quản lý ở cấp trên.  Có thể bỏ trống.  Bắt buộc nhập liệu.  Bắt buộc nhập liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình