tài liệu vận hành và quản trị etimegold chương 16 hợp đồng lao động

Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 1 Chương 16 Hợp Đồng Lao Động Hoàn thành chƣơng này, bạn sẽ hiểu và vận hành đƣợc các nội dung sau:  Tự định nghĩa loại hợp đồng lao động hiện sử dụng tại công ty.  Download form hợp đồng lao động mẫu từ eTimeGold.  Chỉnh sửa và upload form hợp đồng lao động phù hợp với nhu cầu sử dụng của công ty thay thế form mẫu mặc định trên eTimeGold.  Tự thiết lập các thông tin cần có để quản lý hợp đồng lao động: số lần ký, thời gian hiệu lực, loại kỳ hạn.  Tự thiết lập thời gian cảnh báo cho từng loại hợp đồng lao động.  Thiết lập cách đánh mã văn bản tự động cho các hợp đồng lao động đã ký.  Soạn thảo, ký duyệt hợp đồng lao động từ eTimeGold.  Thực hiện gia hạn, tái ký hợp đồng lao động trên eTimeGold.  Xem trước và in ấn hợp đồng lao động của từng nhân viên.  Biểu đồ thống kê tình trạng hợp đồng lao động của nhân viên theo bộ phận.  Biểu đồ thống kê tình trạng hợp đồng lao động của nhân viên theo chi nhánh.  Biểu đồ thống kê tình trạng hợp đồng lao động của nhân viên trong toàn tổng công ty.  Quản lý toàn bộ dữ liệu hợp đồng lao động theo bảng số liệu liệt kê chi tiết.  Truy xuất thông tin tình trạng hợp đồng ra các định dạng file khác nhau. Tùy vào đặc điểm sử dụng, mỗi công ty sẽ có các loại hợp đồng khác nhau. Và những loại hợp đồng này hoàn toàn người sử dụng phần mềm eTimeGold có thể tự định nghĩa được. Chương này sẽ giúp bạn thực hiện được các thao tác khởi tạo, đăng ký và quản lý tất cả các hợp đồng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 2 A. HƢỚNG DẪN THAO TÁC CƠ BẢN I. Định Nghĩa Loại Hợp Đồng Lao Động Với các nhu cầu khác nhau mỗi công ty sẽ có những loại hợp đồng lao động khác nhau, eTimeGold cho phép người dùng tự định nghĩa ra các loại hợp đồng này. Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Khởi tạo loai hợp đồng lao động có kỳ hạn 12 tháng, có số lần ký tối đa là 2 lần và có cảnh báo hết hạn hợp đồng trước 5 ngày. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Định Nghĩa HĐLĐ]. 2. Click chọn nút [Tạo Mới]. 3. Form khởi tạo HĐLĐ. 4. Khai báo các thông tin liên quan. a. Tại cột [Mã Loại HĐLĐ] nhập “HD12T”. b. Tại cột [Tên HĐLĐ] nhập “Hợp Đồng Lao Động 12 Tháng”. c. Tại cột [Loại kỳ hạn] để mặc định là [Có kỳ hạn]. d. Tại cột [Thời hạn (tháng)] nhập “12”. e. Tại cột [Cảnh báo hết hạn (ngày)] nhập “5”. f. Tại cột [Lần ký tối đa] nhập “2”. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Định Nghĩa HĐLĐ] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 3 g. Tại cột [Tự động chuyển loại] click chọn biểu tượng để hiển thị danh sách các loại hợp đồng đã tạo trước đó. h. Click chọn tên loại hợp đồng [Hợp Đồng 24 Tháng] và chọn [Thực Hiện] để hoàn thành bước chọn loại hợp đồng. i. Tại cột [Mã tự động] để mặc định của hệ thống. j. Tại cột [Ghi chú] nhập “Loại hợp đồng lao động 12 tháng với số lần ký tối đa 2 lần và cảnh báo hết hạn trước 5 ngày”. GHI CHÚ: Nếu để mặc định thì khi đăng ký hợp đồng lao động người dùng phải nhập mã hợp đồng bằng tay. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 4 5. Chọn nút [Lƣu trữ] để hoàn thành khai báo một loại HĐLĐ mới. GHI CHÚ: Phần mã tự động và template hợp đồng sẽ nói tại phần nâng cao của chương này. Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 5 II. Chỉnh Sửa Loại Hợp Đồng Lao Động Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Chỉnh sửa loại hợp đồng lao động có tên [Hợp Đồng Lao Động 12 Tháng] thành [Hợp Đồng 12 Tháng]. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Định Nghĩa HĐLĐ]. 2. Click chọn tên hợp đồng [Hợp Đồng Lao Động 12 Tháng]. 3. Chọn nút [Chỉnh Sửa]. 4. Tại cột [Tên HĐLĐ] xóa nhập lại thành [Hợp Đồng 12 Tháng]. 5. Click chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành việc chỉnh sửa. Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Định Nghĩa HĐLĐ] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 6 III. Bỏ Hiệu Lực Loại Hợp Đồng Lao Động Khi người dùng không muốn sử dụng một loại hợp đồng lao động nào đó nữa thì có 2 cách để hủy hiệu lực loại hợp đồng lao động đó. Cách 1 : Hủy bỏ hiệu lực loại hợp đồng lao động Nội dung thực hành: Hủy bỏ hiệu lực loại hợp đồng lao động có tên [HĐ Bán Thời Gian] có trong danh sách loại hợp đồng lao động đã khởi tạo. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Định Nghĩa HĐLĐ]. 2. Click chọn tên hợp đồng [HĐ Bán Thời Gian]. 3. Chọn nút [Chỉnh Sửa]. 4. Check chọn tại cột [Hủy bỏ]. 5. Chọn nút [Lƣu Trữ] để bắt đầu hiệu lực lệnh hủy bỏ hiệu lực chứng từ này. Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Định Nghĩa HĐLĐ] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 7 Cách 2 : Xóa loại hợp đồng lao động Nội dung thực hành: Xóa loại hợp đồng lao động có tên [HĐ Bán Thời Gian] có trong danh sách loại hợp đồng lao động đã khởi tạo. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Định Nghĩa HĐLĐ]. 2. Click chọn tên hợp đồng [HĐ Bán Thời Gian]. 3. Click nút [Xóa] chọn [Ok] để hoàn thành việc xóa loại hợp đồng có trong danh sách. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Định Nghĩa HĐLĐ] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 8 IV. Ký Hợp Đồng Lao Động Cho Nhân Viên Sau khi khởi tạo loại hợp đồng lao động thì người dùng đã có thể áp dụng những hợp đồng đó cho các nhân viên đã có hồ sơ nhân viên trên eTimeGold. Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Ký hợp đồng lao động cho nhân viên mang mã AC là 5000 với loại [Hợp Đồng 12 tháng] và xem mẫu hợp đồng vừa ký. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Hợp Đồng Lao Động]. 2. Click chọn [Tạo Mới] để bắt đầu khai báo. 3. Tại phần khai báo thông tin nhân viên click chọn biểu tượng tại cột [Mã AC] form [Chọn Nhân Viên] hiện ra cho phép người dùng chọn nhân viên. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Hợp Đồng Lao Động] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 9 a. Click bỏ check tại nhân viên đầu tiên. b. Tại cột [Mã AC] nhập “5000” và gõ Enter. c. Check chọn nhân viên có mã AC 5000. d. Click chọn [Thực Hiện] để hoàn tất việc lựa chọn. 4. Khai báo tại tab [THÔNG TIN HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG]. a. Tại cột [Số HĐLĐ] nhập “DND/HĐLĐ12T_001”. b. Tại cột [Ngày hiệu lực] để mặc định của hệ thống (tức là hiệu lực ngay ngày tạo). GHI CHÚ: Để đồng thời ký cùng một loại hợp đồng lao động cho nhiều người thì người dùng cần check chọn tất cả những người cần ký rồi chọn [Thực Hiện]. Người dùng có thể thực hiện thao tác chọn khối bằng phím Shift + Chuột trái. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 10 c. Tại cột [Loại HĐLĐ] click chọn biểu tượng để hiển thị form danh sách những loại hợp đồng lao động đã tạo trước đó. d. Click chọn tên [Hợp Đồng 12 Tháng. e. Chọn [Thực Hiện] để hoàn thành bước chọn lựa loại hợp đồng lao động. 5. Sau khi khai báo các trường cơ bản cần có trong hợp đồng lao động , click chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành việc khai báo hợp đồng lao động cho nhân viên. 6. Click nút [Xem HĐLĐ] để xem hợp đồng lao động vừa ký của nhân viên có mã AC 5000. GHI CHÚ: Các cột còn lại người dùng có thể khai báo thêm hoặc bỏ trống. [Ngạch Lƣơng], [Bậc Lƣơng] xem thêm ở chương 14 để biết cách khởi tạo. Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu. [...].. .Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ V Chỉnh Sửa Hợp Đồng Lao Động Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Chỉnh sửa hợp đồng của nhân viên mang mã AC là 5000 với loại [Hợp Đồng 12 tháng], chuyển ngày hiệu lực từ 19/2/2012 thành 20/2/2012 1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Hợp Đồng Lao Động] GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Hợp Đồng Lao Động] người... www.vieclam.dnd.vn | Pages | 20 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ III Template hợp đồng lao động Trong quá trình định nghĩa hợp đồng lao động người dùng có thể chọn các template báo cáo có sẵn và tùy chỉnh những template này Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Chọn template cho loại hợp đồng lao động có tên [Hợp Đồng 12 Tháng] và tiến hành xem, download, upload... eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ VI Xóa Hợp Đồng Lao Động Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Xóa hợp đồng của nhân viên mang mã AC là 5000 với loại [Hợp Đồng 12 tháng] 1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Hợp Đồng Lao Động] GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Hợp Đồng Lao Động] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng 2 Click vào... www.vieclam.dnd.vn | Pages | 16 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ 8 Xem hợp đồng lao động chi tiết của một nhân viên trong công ty a Click chọn nhân viên có mã nhân viên EMP_013 b Click nút [Xem HĐLĐ] để xem hợp đồng lao động chi tiết của nhân viên này | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 17 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 :... rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu 3 Click nút [Xóa] chọn [Ok] để hoàn thành việc xóa hợp đồng cho nhân viên | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 12 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ VII Theo Dõi Hợp Đồng Lao Động Chức năng theo dõi hợp đồng sẽ cho người sử dụng cái nhìn tổng quát nhất về tình trạng hợp đồng lao động của... www.vieclam.dnd.vn | Pages | 13 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ 4 Xem tình trạng hợp đồng theo phòng ban a Dùng chuột click vào [Phòng Marketting] b Click chọn qua [Table Mode] để xem tình trạng [Phòng Marketting] qua số liệu bảng tổng hợp | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 14 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình... Cách 2: Phát sinh tự động Khi sử dụng mã tự động, số quyết định của hợp đồng lao động sẽ tuân theo quy luật khai báo mã tự động trong chức năng Định Nghĩa Mã GHI CHÚ: Xem tài liệu chương 3 để hiểu các phát sinh mã tự động theo quy luật của công ty | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 18 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ II Ngày xem... quản lý được toàn bộ hợp đồng lao động tại một thời điểm nào đó được chọn, số lượng hợp đồng đã ký, chưa ký, hết hạn và các cảnh báo đi theo Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Xem tình trạng hợp đồng của toàn bộ công ty vào ngày 21/09/2011 và ngày 20/09/2011 1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Theo Dõi HĐLĐ] GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Theo Dõi HĐLĐ] người dùng tham khảo tài liệu. .. công ty, phòng ban Số liệu sẽ được thống kê theo biểu đồ và bảng tổng hợp, có các chi tiết về hợp đồng và tên nhân viên, có các cảnh báo về tình trạng hợp đồng và công cụ tùy chỉnh cách xem biểu đồ linh hoạt Hƣớng dẫn xem tình trạng hợp đồng của toàn công ty Nội dung thực hành: Xem tình trạng hợp đồng của toàn công ty theo biểu đồ và bảng, xuất báo cáo tổng hợp 1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Theo... tình trạng ký kết hợp đồng và cảnh báo hết hạn a Vùng 1 : Là những nhân viên chưa được ký hợp đồng b Vùng 2 : Là những nhân viên sắp hết hạn hợp đồng và được biểu hiện số ngày còn lại của hợp đồng ở vùng màu vàng c Vùng 3: Là những hợp đồng còn hạn và cũng chưa nằm trong giới hạn cảnh báo hết hạn đã khai báo trước đó trong phần [Định Nghĩa HĐLĐ] d Vùng 4 : Là những hợp đồng đã hết hạn và được số ngày . Loại Hợp Đồng Lao Động Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Chỉnh sửa loại hợp đồng lao động có tên [Hợp Đồng Lao Động 12 Tháng] thành [Hợp Đồng 12 Tháng]. 1. Đăng nhập eTimeGold. loại hợp đồng lao động.  Thiết lập cách đánh mã văn bản tự động cho các hợp đồng lao động đã ký.  Soạn thảo, ký duyệt hợp đồng lao động từ eTimeGold.  Thực hiện gia hạn, tái ký hợp đồng lao. loại hợp đồng lao động nào đó nữa thì có 2 cách để hủy hiệu lực loại hợp đồng lao động đó. Cách 1 : Hủy bỏ hiệu lực loại hợp đồng lao động Nội dung thực hành: Hủy bỏ hiệu lực loại hợp đồng lao