Ngô Phước Long A2K73 MK73 HUP BÀI 4 THÔNG TIN VÀ RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ Mục tiêu 1 Khái niệm, vai trò và yêu cầu của thông tin quản lý 2 Khái niệm, vai trò và yêu cầu của quyết định quản lý 3 Các bước[.]
Ngơ Phước Long A2K73 MK73 HUP BÀI 4: THƠNG TIN VÀ RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ Mục tiêu: Khái niệm, vai trị u cầu thơng tin quản lý Khái niệm, vai trò yêu cầu định quản lý Các bước trình định tổ chức thực định quản lý Phân tích chức chủ yếu tổ chức thông tin quản lý I THƠNG TIN QUẢN LÝ Khái niệm thơng tin quản lý - Là tín hiệu - Được thu nhận, cảm thụ, đánh giá có ích cho việc định giải nhiệm vụ quản lý Đặc trưng - Gắn với q trình quản lý - Có tính tương đối - Có tính định hướng - Tồn vật mang tin Q trình lĩnh hội thơng tin Vai trị thơng tin quản lý - Tiền đề cho quản lý - Công cụ quản lý 4.1 Thơng tin gắn liền với q trình quản lý - Q trình quản lý q trình thơng tin: thu thập – xử lý – định – truyền đạt – lưu trữ - Liên kết, phối hợp cá nhân phận tổ chức nhằm đạt mục tiêu đề - Mối liên hệ thông tin hệ thống quản lý: Ngô Phước Long A2K73 MK73 HUP 4.2 Thông tin định hiệu - Thông tin nguồn lực phát triển, cải hàng hóa - Chủ thể quản lý có thơng tin tốt có khả định đắn, kịp thời nâng cao hiệu hoạt động tổ chức - Hệ thống thông tin cần tổ chức cách khoa học, xác hợp lý - Hệ thống TT tốt nâng cao hiệu quản lý tổ chức toàn kinh tế quốc dân Yêu cầu thông tin quản lý - Tính xác - Tính kịp thời - Tính hệ thống, tổng hợp, đầy đủ - Tính có thẩm quyền - Tính bảo mật - Tính kinh tế Phân loại thông tin quản lý 6.1 Mối quan hệ tổ chức mơi trường ngồi - Thơng tin bên - Thơng tin bên ngồi 6.2 Theo chức thông tin - Thông tin đạo - Thông tin thực 6.3 Theo cách truyền tin - Thông tin có hệ thống - Thơng tin khơng có hệ thống Ngô Phước Long A2K73 MK73 HUP 6.4 Theo hướng chuyển động thông tin - Thông tin dọc - Thông tin ngang 6.5 Theo nội dung thông tin phản ánh - Thơng tin chủ trương, sách, pháp luật - Thơng tin tình hình thị trường: giá cả, nhu cầu, khách hàng - Thông tin khoa học công nghệ Tổ chức hệ thống thông tin quản lý - Là tập hợp phương tiện, PP tổ chức có liên hệ chặt chẽ nhằm thu thập, lưu trữ, tìm kiếm, xử lý cung cấp TT cần thiết cho công tác quản lý - Chức hệ thống thông tin: + Thu thập + Xử lý + Khai thác + Lưu trữ + Cung cấp II QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ Khái niệm - Quyết định quản lý sản phẩm lao động người lao động - Nhằm định mục tiêu, chương trình hoạt động tổ chức sở vận dụng quy luật khách quan, phân tích thơng tin trạng tổ chức mơi trường Vai trị - Chủ thể quản lý thông qua định quản lý tác động vào đối tượng quản lý để đạt mục tiêu định - Việc định quản lý công việc thường xuyên chủ yếu người lãnh đạo - Vai trò định quản lý: + Nhằm giải vấn đề nảy sinh hoạt động tổ chức + Là phương án mang lại hiệu cao + Có tác động lớn tới tồn vong tổ chức + Cấp quản lý cao định quản lý quan trọng Yêu cầu định quản lý 3.1 Tính hợp pháp - Ban hành phạm vi thẩm quyền tổ chức cá nhân - Không trái với quy định pháp luật Ngô Phước Long A2K73 MK73 HUP - Ban hành thủ tục thể chức - Mọi định khơng đảm bảo tính hợp pháp bị đình loại bỏ - Cá nhân tổ chức đưa định phải chịu trách nhiệm trước pháp luật 3.2 Tính khoa học định - Phải phù hợp với định hướng mục tiêu tổ chức - Phù hợp với quy luật khách quan nguyên tắc quản lý - Được đưa dựa sở vận dụng phương pháp khoa học - Phù hợp với điều kiện cụ thể, với tình cần đưa định 3.3 Tính thống - Các định ban hành cấp, phận chức phải thống theo hướng - Các định có hiệu lực khơng mâu thuẫn, trái ngược phủ định 3.4 Tính kịp thời, xác, dễ hiểu - Đúng thời điểm, đối tượng, tình cần thiết - Cụ thể thời gian người thực - Rõ ràng, dễ hiểu, loại trừ cách giải thích, cách hiểu khác định 3.5 Phù hợp với điều kiện sở vật chất để thực định - Các định quản lý phải vào điều kiện định: nhân lực, tài lực, vật lực, tin lực,… - Cần ý đến yếu tố kích thích vật chất để người hăng hái, tích cực thực định Quá trình định tổ chức thực 4.1 Căn định - Dựa vào yêu cầu quy luật khách quan - Dựa vào nguyên tắc quản lý - Dựa sở thông tin - Dựa sở đảm bảo nguồn lực cần thiết 4.2 Các bước định 4.2.1 Xác định nhiệm vụ định Cần làm rõ: - Tại phải đưa nhiệm vụ đó? - Nhiệm vụ thuộc loại nào? - Tính cấp bách việc giải nhiệm vụ đó? - Tình phát sinh nhiệm vụ, nhân tố ảnh hưởng tới việc giải nhiệm vụ? - Mục tiêu cần đạt định? Ngô Phước Long A2K73 MK73 HUP 4.2.2 Chọn tiêu chuẩn đánh giá phương án - Xác định tiêu chuẩn đánh giá phương án - Yêu cầu tiêu chuẩn: + Phản ánh đóng góp phương án vào việc thực mục tiêu định + Mỗi vấn đề định đặt mục tiêu tương ứng mục tiêu tương ứng tiêu chuẩn đánh giá hiệu (+) Lưu ý: + Không nên lựa chọn nhiều tiêu chuẩn + Ưu tiên lựa chọn tiêu chí phản ánh kết cuối phương án định + Khi lựa chọn tiêu chuẩn cần có hệ số phản ánh tầm quan trọng mục tiêu để đánh giá xác 4.2.3 Dự kiến phương án có - Cần dự kiến tất phương án có để giải nhiệm vụ - Có thể dựa vào kinh nghiệm kiến thức thân, ý kiến đề xuất chuyên gia 4.2.4 Đánh giá phương án - Xác định giá trị phương án theo tiêu chuẩn … 4.2.5 Lựa chọn phương án định - Dựa sở kết phân tích, đánh giá để lựa chọn phương án tốt - Việc lựa chọn nên có tham gia tập thể, chuyên gia kinh nghiệm, người có vai trị việc thực định ban hành - Phương án tốt xem xét lựa chọn - Người lãnh đạo phải trực tiếp định chịu trách nhiệm định đó2.4.2.6 Ra văn định 4.2.6 Ra văn định - Các định quản lý thường thể dạng văn để trở thành văn quản lý - Phần nội dung văn định thể phương án định lựa chọn người có thẩm quyền định - Phần hình thức thể thức văn theo quy định pháp luật 4.3 Tổ chức thực định quản lý 4.3.1 Lập kế hoạch tổ chức thực - Phải xuất phát từ giới hạn hiệu lực định tiến độ thời gian tùy theo tính chất phạm vi định - Phải cụ thể chi tiết: + Việc gì, làm, bắt đầu, kết thúc + Phương tiện kinh phí, tiến độ thực + Số lượng nhân cơng cần thiết chun mơn thích hợp để thực Ngô Phước Long A2K73 MK73 HUP 4.2.2 Truyền đạt định - Quyết định quản lý cần truyền đạt đến người thực cách kịp thời, xác - Quyết định cần nêu rõ nội dung cụ thể sau: + Ai làm? + Ở đâu? Khi nào? + Làm … - Sau đó, định phải thơng báo, truyền đạt kịp thời, xác cho người thực - Việc truyền đạt phải bao gồm công tác giáo dục, tuyên truyền giải thích cho người thực mục đích, ý nghĩa nội dung định - Cần làm cho người thực thông suốt tư tưởng để đem hết nhiệt tình, sức sáng tạo để thực 4.3.3 Thực định theo kế hoạch - Quyết định phải triển khai theo kế hoạch - Bộ máy, nguồn lực phải huy động, triển khai 4.3.4 Kiểm tra việc thực định - Kiểm tra tác động đến trình thực hai mặt - Tác động trực tiếp, tích cực đến hành vi người thực hiện, thúc đẩy kịp thời, tích cực đến hành vi người thực hiện, thúc đẩy kịp thời, trình tự nhiệm vụ đặt - Kịp thời phát hiện, ngăn ngừa, khắc phục sai sót, vấn đề nảy sinh trình thực 4.3.5 Điều chỉnh định - Các nguyên nhân dẫn đến cần phải điều chỉnh định: + Do tổ chức không tốt việc thực định + Có thay đổi đột ngột điều kiện thực định yếu tố khách quan + Có sai lầm thân định - Có thể điều chỉnh số yếu tố định chí (+) Lưu ý: + Chỉ điều chỉnh định xuất tình làm cho định trước khơng cịn phù hợp + Người lãnh đạo cần phải có lĩnh, dám chịu trách nhiệm điều chỉnh định + Tránh tình trạng để định lỗi thời, gây thiệt hại tâm lý thiếu tin tưởng người thực + Chỉ điều chỉnh thấy thật cần thiết,tránh tình trạng điều chỉnh cách tùy tiện 4.3.6 Tổng kết việc thực định - Mục đích: Ngơ Phước Long A2K73 MK73 HUP + Làm cho tập thể cá nhân thấy rõ kết hoạt động + Rút học kinh nghiệm công tác quản lý - Nội dung: + Đánh giá lại chất lượng định trình thực định + Phân tích rõ thành cơng sai lầm, thiếu sót + Phát tiềm chưa khai thác, sử dụng trình thực định - Đưa kết luận kiến nghị để cải tiến, đổi chế quản lý - Tổng kết kết thúc chu kỳ quản lý cũ mở đầu cho chu kỳ quản lý - Khi tổng kết cần sử dụng tổng hợp phương pháp theo quan điểm hệ thống - Cần phải tìm ngun nhân thành cơng thất bại có đánh giá cách tổng hợp