Xuất phát từ những lý do trên nên tôi quyết định lựa chọn đề tài này với mong muốn góp phần hoàn thiện, củng cố và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác Hành chánh quản trị tại bệnh viện, tên đề tài: “Đánh giá thực trạng hoạt động Phòng Hành chánh quản trị tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Kiên Giang năm 2022”. Với mục tiêu: 1. Mô tả thực trạng hoạt động của phòng Hành chánh quản trị tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Kiên Giang năm 2022. 2. Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến thực trạng hoạt động của Phòng Hành chánh quản trị tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Kiên Giang năm 2022.
Phương pháp nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu
- Thời gian nghiên cứu: Từ tháng 01 đến tháng 10 năm 2022.
- Địa điểm nghiên cứu: Tại Phòng Hành chánh quản trị, Bệnh viện Đa khoa tỉnh Kiên Giang
- Đối tượng nghiên cứu: Là tất cả nhân sự, cơ sở vật vất, trang thiết bị và các hoạt động chính của Phòng Hành chánh quản trị tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Kiên Giang;
* Chọn mẫu nghiên cứu cho thực trạng hoạt động của Phòng Hành chánh quản trị Bệnh viện Đa khoa tỉnh Kiên Giang:
- Là tất cả nhân sự của phòng Hành chánh quản trị tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Kiên Giang năm 2022.
- Tất cả cơ sở vật chất của Phòng Hành chánh quản trị.
- Tất cả trang thiết bị y tế thuộc Phòng Hành chánh quản trị.
- Các hoạt động chuyên môn của Phòng Hành chánh quản trị tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Kiên Giang năm 2022.
- Tất cả hồ sơ, sổ sách, tài liệu được lưu trữ tại Phòng Hành chánh quản trị thuộc Bệnh viện Đa khoa tỉnh Kiên Giang trong năm 2022.
* Chọn mẫu nghiên cứu cho các yếu tố ảnh hưởng đến thực trạng hoạt động của Phòng Hành chánh quản trị tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Kiên Giang.
Chọn có chủ đích một số nhân viên các bộ phận thuộc phòng hành chánh và một số lãnh đạo Bệnh viện để phỏng vấn sâu về yếu tố ảnh hưởng đến thực trạng hoạt động của Phòng Hành chánh quản trị.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu mô tả cắt ngang, kết hợp giữa nghiên cứu định lượng và định tính.
Nghiên cứu sẽ tập trung vào mô tả thực trạng và xác định các yếu tố ảnh hưởng đến thực trạng hoạt động của Phòng Hành chánh quản trị, từ đó đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Phòng Hành chánh quản trị tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Kiên Giang:
* Các biến số về thực trạng hoạt động của Phòng Hành chánh quản trị:
- Thực trạng nhân sự tại Phòng Hành chánh quản trị.
- Thực trạng hoạt động quản lý cơ sở vật chất.
- Thực trạng về trang thiết bị tại Phòng Hành chánh quản trị.
- Các hoạt động trọng tâm của Phòng Hành chánh quản trị: Thực trạng hoạt động bộ phận một cửa của bệnh viện; Thực trạng quản lý văn bản hành chánh văn phòng; Thực trạng công tác phục vụ trong bệnh viện; Thực trạng quản lý và cung cấp điện nước tại bệnh viện; Thực trạng quản lý và giám sát Đội bảo vệ trong toàn bệnh viên; Thực trạng quản lý và giám sát Đội làm sạch trong toàn bệnh viên; Thực trạng quản lý và giám sát Đội xe trong toàn bệnh viên; Thực trạng quản lý và giám sát Đội sửa chửa trong toàn bệnh viên; Thực trạng tổ chức hội họp, hội nghị, các hoạt động tổ chức chuyến công tác.
* Các biến số về các yếu tố ảnh hưởng đến thực trạng hoạt động của Phòng Hành chánh quản trị:
- Thực trạng về nhân sự tại Phòng Hành chánh quản trị.
- Thực trạng về cơ sở vật chất tại Phòng.
- Thực trạng về trang thiết bị tại Phòng.
- Các hoạt động trọng tâm của Phòng Hành chánh quản trị.
Bảng 2.1 Chỉ tiêu kế hoạch hoạt động Phòng Hành chánh quản trị năm 2022
Nội dung Chỉ tiêu kế hoạch n %
Lập kế hoạch công tác của phòng theo từng vị trí phù hợp và tổ chức thực hiện 8 KH 100,0
Lập kế hoạch cung ứng vật tư, trang thiết bị thông dụng cho các khoa, phòng trong Bệnh viện 4 KH 100,0
Tổ chức bảo trì, sửa chữa đảm bảo hệ thống thông tin liên lạc của BV 4 đợt 100,0
Tổ chức thành công công tác tiếp khách, phục vụ các buổi hội nghị BV 19 đợt 100,0
Tham gia Đoàn kiểm tra chế độ bảo quản, sử dụng, vận hành các máy, thiết bị thông dụng của trong BV 4 đoàn 100,0 Điều động xe ô tô đi công tác theo quy định 20 đợt 100,0
Tổ chức bảo trì định kỳ phương tiện vận tải của
Tổ chức thực hiện việc sửa chữa nhà cửa, sửa chữa nhỏ theo kế hoạch 4 đợt 100,0
Bảo trì cung cấp đầy đủ nước sạch, sửa chữa hệ thống cấp thoát nước, cung ứng điện 4 đợt 100,0 Định kỳ tổ chức kiểm tra vệ sinh chung trong Bệnh viện 4 đợt 100,0
Tổ chức các chốt bảo vệ an ninh trật tự, trực 24/7 6 chốt 100,0
Tổ chức các đợt kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhỡ bảo vệ trong thực hiện nhiệm vụ xuyên suốt và liên tục 12 đợt 100,0
Tổ chức tổng kết công tác cung cấp, mua sắm vật liệu, vật tư, trang thiết bị thông dụng 4 đợt 100,0 Tham gia Đoàn kiểm tra công tác bảo hộ lao động 4 đoàn 100,0
Tổ chức các đợt xây dựng định mức tiêu hao vật tư, kiểm tra đôn đốc việc sử dụng hợp lý, có hiệu quả; chống lãng phí, tham ô
2.2.3 Phương pháp tiến hành nghiên cứu
Nghiên cứu được tiến hành theo các bước như sau:
2.2.3.1 Bước 1: Chuẩn bị nghiên cứu
- Thực hiện từ tháng 01 đến tháng 10 năm 2022
- Nội dung: tìm tài liệu tham khảo, viết, chỉnh sửa đề cương, thông qua và hoàn chỉnh đề cương nộp về Hội đồng nghiên cứu khoa học và sáng kiến Sở Y tế.
2.2.3.2 Bước 2: Tiến hành thu thập thông tin
- Thực hiện từ tháng 04 đến tháng 08 năm 2022
- Nội dung tiến hành nghiên cứu được thực hiện như sau:
+ Phương pháp thu thập dữ liệu: (1) Thu thập dữ liệu thứ cấp: Chủ yếu được thu thập từ các nguồn các báo cáo về tình hình nhân lực tại phòng năm
2022, bố trí sắp xếp nhân sự, kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn của phòng, các hoạt động và cơ sở vật chất, Các đề tài, báo cáo khoa học liên quan; Các bài báo, tạp chí đánh giá của các chuyên gia; Các văn bản quy định, nghị định của các cơ quan nhà nước liên quan hoạt động Hành chánh quản trị (2) Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp: Đề tài đã tiến hành điều tra phỏng vấn nhằm tìm hiểu về thực trạng hoạt động của Phòng Hành chánh quản trị tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Kiên Giang, từ đó, xác định các yếu tố ảnh hưởng đến thực trạng hoạt động của Phòng Hành chánh quản trị tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Kiên Giang năm 2022.
+ Các thông tin về thực trạng hoạt động của Phòng Hành chánh quản trị: Chúng tôi tiến hành thu thập số liệu nhân sự hiện có của Phòng Hành chánh quản trị năm 2022 bằng cách sử dụng phiếu thu thập thông tin đã soạn sẵn để đánh giá hoạt động của Phòng Hành chánh quản trị.
Các thông tin về thực trạng hoạt động của Phòng Hành chánh quản trị bao gồm: Nhân lực, cơ sở vật chất, trang thiết bị và các hoạt động chính của phòng.
+ Các thông tin về yếu tố ảnh hưởng đến thực trạng hoạt động của PhòngHành chánh quản trị:
Chúng tôi tiến hành thu thập số liệu bằng cách phỏng vấn lãnh đạo bệnh viện và nhân viên quản lý các bộ phận tại phòng theo bộ câu hỏi phỏng vấn đã chuẩn bị theo yêu cầu của nội dung nghiên cứu như: quan điểm về tầm quan trọng về nguồn nhân lực của Bệnh viện: về số lượng người làm việc, về chất lượng nhân sự, về cơ cấu nhân sự; quan điểm về tầm quan trọng trong hành chánh quản trị của Bệnh viện; về cơ sở vật chất và tài sản, trang thiết bị y tế; các hoạt động chính trong năm của phòng.
2.2.3.3 Bước 3: Đánh giá kết quả nghiên cứu
- Thực hiện từ tháng 10 đến tháng 11 năm 2022.
Kiểm tra lại các phiếu thu thập thông tin nghiên cứu;
Nhập và xử lý số liệu;
Viết, chỉnh sửa hoàn thành báo cáo;
+ Bảo vệ báo cáo NCKH và hoàn thành các công việc sau bảo vệ.
Phương pháp xử lý số liệu
- Số liệu sau khi được làm sạch sẽ được nhập vào máy tính và quản lý bằng phần mềm Epidata 3.1.
- Các số liệu được xử lý và phân tích sử dụng phần mềm SPSS 22.0.
- Trong quá trình xử lý, các số liệu bị thiếu, vô lý, ngoại lai được kiểm tra và khắc phục.
- Các thống kê mô tả và thống kê suy luận thực hiện thông qua tính toán giá trị trung bình, trung vị, độ lệch chuẩn cho các biến định lượng và tỷ số, tỷ lệ cho các biến định tính.
2.3.2 Phương pháp xử lý số liệu
Công việc phân tích và xử lý thông tin được thực hiện xuyên suốt quá trình nghiên cứu Những thông tin thu thập được trong quá trình nghiên cứu được tác giả tổng hợp, phân chia thành các chủ đề khác nhau bằng cách thống kê những thông tin định lượng và nhóm thông tin định tính Tác giả nghiên cứu kỹ nội dung các tài liệu liên quan để phát hiện các chủ đề chính, từ đó xây dựng hệ thống mã hóa thông tin cho tất cả các nhóm đối tượng được nghiên cứu. Đối với số liệu định lượng, đề tài sử dụng phầm mềm SPSS 20.0 để xử lý số liệu liên quan đối với những thông tin thu được từ phiếu trưng cầu ý kiến.
Trước khi tiến hành các hoạt động nghiên cứu, tác giả đã lập đề cương nghiên cứu và thảo luận với nhóm nghiên cứu, sau đó luôn có sự phối hợp chặt chẽ, hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm nghiên cứu trong suốt quá trình hoàn thành đề tài.
Đạo đức trong nghiên cứu
Các thông tin thu thập được chỉ phục vụ cho mục đích nghiên cứu, hoàn toàn được giữ bí mật
Nghiên cứu này giúp cho việc đánh giá thực trạng hoạt động của Phòng Hành chánh quản trị tại bệnh viện trong thời gian qua, qua đó xác định các yếu tố ảnh hưởng đến thực trạng hoạt động của Phòng Hành chánh quản trị tại Bệnh viện Từ đó, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động củaPhòng Hành chánh quản trị tại bệnh viện Nội dung nghiên cứu phù hợp và được sự ủng hộ của lãnh đạo bệnh viện.
Kết quả nghiên cứu
Thực trạng hoạt động của Phòng Hành chánh quản trị
3.1.1 Tình hình cơ cấu nhân sự
Bảng 3.1 Cơ cấu giới tính và độ tuổi của nhân viên (n = 107)
Tần số (n) Tỷ lệ (%) Tần số (n) Tỷ lệ (%)
Nhận xét: Qua nghiên cứu ta thấy, nhóm giới tính nam chiếm tỷ lệ cao hơn nhóm giới tính nữ (73,0% so với 27,0%); Giới nam ở nhóm tuổi 30 – 40 tuổi chiếm cao nhất 36,0%; giới nữ ở nhóm tuổi 30 – 40 tuổi chiếm cao nhất 38,0%; giới tính nam ở nhóm tuổi < 30 tuổi chỉ chiếm 10,0%, giới nữ ở nhóm tuổi < 30 tuổi chỉ chiếm 7,0%.
Bảng 3.2 Thực trạng tổng số lượng người làm việc tại phòng Đặc điểm Tần số (n) Tỷ lệ (n)
Tổng số biên chế của bệnh viện 68 64,0
Tổng số nhân viên hợp đồng 39 36,0
Nhận xét: Qua bảng 3.2 cho thấy số lượng người làm việc tại phòng là
107 nhân viên, trong đó tổng số biên chế là 68 nhân viên chiếm tỷ lệ 64%, tổng số nhân viên hợp đồng là 39 chiếm tỷ lệ 36%.
Bảng 3.3 Cơ cấu trình độ chuyên môn và trình độ học vấn (n = 107)
Sau đại học Đại học Cao đẳng, trung cấp
Trình độ học vấn khác Tần số (n)
Nhận xét: Qua bảng 3.3 cho thấy, trình độ bác sĩ có trình độ sau đại học
1/4 chiếm 25%; Hành chánh sau đại học 2/4 chiếm 50%; Chuyên môn khác sau đại học 1/4 chiếm 25%; Hành chánh có trình độ đại học chiếm 18/44 tỷ lệ40,9%; Chuyên môn khác có trình độ đại học chiếm 14/44 tỷ lệ 31,8%; Trình độ học vấn cao đẳng và trung cấp chiếm tỷ lệ đa số ở nhóm Khác (52,0%); Trình độ học vấn khác chiếm tỷ lệ đa số ở nhóm Lái xe (43,8%), Bảo vệ (37,4%), Hộ lý(18,8%).
Bảng 3.4 Bố trí nhân sự theo các bộ phận trực thuộc
Bộ phận trực thuộc Tần số (n) Tỷ lệ (%)
Tổ xử lý rác thải 6 5,6 Đội công sản 17 15,9 Đội bảo trì - sửa chữa 20 18,7 Đội xe 16 15,0 Đội Bảo vệ 18 16,8
Nhận xét: Qua bảng 3.4 Bố trí nhân sự theo các bộ phận trực thuộc ta thấy, Đội bảo trì - sửa chửa chiếm tỷ lệ cao nhất 18,7%, kế tiếp là Đội bảo vệ 16,8%, thấp nhất là Nhà tang lễ chỉ chiếm 1,9%.
3.1.2 Cơ sở vật chất và trang thiết bị của Phòng Hành chánh quản trị
Bảng 3.5 Cơ sở vật chất của Phòng Hành chánh quản trị hiện nay
Cơ sở vật chất Tần số (n) Tỷ lệ (%)
Phòng quản lý hành chánh 1 8,3
Phòng trực Bộ phận một cửa 1 8,3
Lò xử lý rác thải 2 16,7
Kho quản lý cấp phát văn phòng phẩm 3 25,2
Phòng trực bảo trì - sửa chữa 1 8,3
Phòng trực Đội Bảo vệ 1 8,3
Nhận xét: Cơ sở vật chất của Phòng Hành chánh quản trị hiện nay, bố trí
03 kho quản lý cấp phát văn phòng phẩm, 01 phòng quản lý hành chánh, 01 phòng trực Bộ phận một cửa, 02 lò xử lý rác thải, 01 phòng trực bảo trì - sửa chửa, 01 phòng trực Đội xe, 01 phòng trực Đội bảo vệ, 01 nhà giặt, 01 nhà tang lễ.
Bảng 3.6 Trang thiết bị của Phòng Hành chánh quản trị hiện nay
Trang thiết bị Tần số (n) Tỷ lệ (%)
Nhận xét: Trang thiết bị của Phòng Hành chánh quản trị hiện nay, máy tính, máy in chiếm tỷ lệ như nhau 29,6%, Xe cấp cứu có 11 chiếc, còn lại gồm:Máy photocopy, Xe công 16 chỗ, Xe công 4 chỗ, Xe tải, Tủ đông ướp xác đều chiếm tỷ bằng nhau 3,7%, ngoài ra, Xe công 29 chỗ hiện nay chỉ có 01 chiếc.
3.1.3 Các hoạt động trọng tâm của Phòng Hành chánh quản trị
Bảng 3.7 Các hoạt động trọng tâm của Phòng Hành chánh quản trị
Nội dung Chỉ tiêu kế hoạch Kết quả đạt được n % n %
Lập kế hoạch công tác của phòng theo từng vị trí phù hợp và tổ chức thực hiện
Lập kế hoạch cung ứng vật tư, trang thiết bị thông dụng cho các khoa, phòng trong Bệnh viện
Tổ chức bảo trì, sửa chữa đảm bảo hệ thống thông tin liên lạc của BV 4 100,0 4 100,0
Tổ chức thành công công tác tiếp khách, phục vụ các buổi hội nghị BV 19 100,0 19 100,0 Tham gia Đoàn kiểm tra chế độ bảo quản, sử dụng, vận hành các máy, thiết bị thông dụng của trong BV
4 100,0 4 100,0 Điều động xe ô tô đi công tác theo quy định 20 100,0 18 90,0
Tổ chức bảo trì định kỳ phương tiện vận tải của Bệnh viện 6 100,0 5 83,3
Tổ chức thực hiện việc sửa chữa nhà cửa, sửa chữa nhỏ theo kế hoạch 4 100,0 2 50,0
Bảo trì cung cấp đầy đủ nước sạch, sửa chữa hệ thống cấp thoát nước, cung ứng điện
4 100,0 4 100,0 Định kỳ tổ chức kiểm tra vệ sinh chung trong Bệnh viện 4 100,0 3 75,0
Tổ chức các chốt bảo vệ an ninh trật tự, trực 24/7 6 100,0 6 100,0
Tổ chức các đợt kiểm tra, đôn đốc, 12 100,0 10 83,3 nhắc nhỡ bảo vệ trong thực hiện nhiệm vụ xuyên suốt và liên tục
Tổ chức tổng kết công tác cung cấp, mua sắm vật liệu, vật tư, trang thiết bị thông dụng
Tham gia Đoàn kiểm tra công tác bảo hộ lao động 4 100,0 4 100,0
Tổ chức các đợt xây dựng định mức tiêu hao vật tư, kiểm tra đôn đốc việc sử dụng hợp lý, có hiệu quả; chống lãng phí, tham ô
Nhận xét: Lập kế hoạch công tác của phòng theo từng vị trí phù hợp và tổ chức thực hiện, Lập kế hoạch cung ứng vật tư, trang thiết bị thông dụng cho các khoa, phòng trong BV, Tổ chức bảo trì, sửa chữa đảm bảo hệ thống thông tin liên lạc của BV, Tổ chức thành công công tác tiếp khách, phục vụ các buổi hội nghị BV, Tham gia Đoàn kiểm tra chế độ bảo quản, sử dụng, vận hành các máy, thiết bị thông dụng của trong BV, Bảo trì cung cấp đầy đủ nước sạch, sửa chữa hệ thống cấp thoát nước, cung ứng điện, Tổ chức các chốt bảo vệ an ninh trật tự, trực 24/7, Tổ chức tổng kết công tác cung cấp, mua sắm vật liệu, vật tư, trang thiết bị thông dụng, Tham gia Đoàn kiểm tra công tác bảo hộ lao động, Tổ chức các đợt xây dựng định mức tiêu hao vật tư, kiểm tra đôn đốc việc sử dụng hợp lý, có hiệu quả; chống lãng phí, tham ô đều đạt 100% chỉ tiêu kế hoạch đề ra trong năm; tuy nhiên, công tác điều động xe ô tô đi công tác theo quy định, Tổ chức bảo trì định kỳ phương tiện vận tải của Bệnh viện, Tổ chức thực hiện việc sửa chữa nhà cửa, sửa chữa nhỏ theo kế hoạch, Định kỳ tổ chức kiểm tra vệ sinh chung trong Bệnh viện, Tổ chức các đợt kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhỡ bảo vệ trong thực hiện nhiệm vụ xuyên suốt và liên tục vẫn chưa đạt chỉ tiêu kế hoạch đề ra.
Các yếu tố ảnh hưởng đến thực trạng hoạt động của Phòng hiện nay
Bảng 3.8 Các yếu tố ảnh hưởng đến thực trạng hoạt động về điều động xe ô tô đi công tác theo quy định Điều động xe ô tô đi công tác theo quy định Yếu tố ảnh hưởng Đạt Chưa đạt n % n %
Bố trí, sắp xếp tài xế theo lịch
Bố trí tài xế đột xuất theo điều động
Bố trí xe ô tô đi công tác
Không 1 50,0 1 50,0 Đầy đủ thủ tục đi công tác theo quy định
Sắp xếp thời gian tổ chức phù hợp
Ta thấy, yếu tố về bố trí, sắp xếp tài xế theo lịch, bố trí tài xế đột xuất theo điều động, bố trí xe ô tô đi công tác, bố trí xe ô tô đi công tác, đầy đủ thủ tục đi công tác theo quy định, sắp xếp thời gian tổ chức phù hợp đều ảnh hưởng đến thực trạng hoạt động của Phòng về điều động xe ô tô đi công tác theo quy định.
Bảng 3.9 Các yếu tố ảnh hưởng đến thực trạng hoạt động của Phòng về tổ chức bảo trì định kỳ phương tiện vận tải của Bệnh viện
Bảo trì định kỳ phương tiện vận tải của Bệnh viện Yếu tố ảnh hưởng Đạt Chưa đạt n % n %
Phân công tài xế đi bảo trì định kỳ
Không 0 0 1 100,0 Đầy đủ thủ tục khi tổ chức bảo trì
Sắp xếp thời gian tổ chức bảo trì phù hợp
Liên hệ cơ sở bảo trì trước khi tổ chức
Ta thấy, yếu tố phân công tài xế đi bảo trì định kỳ, đầy đủ thủ tục khi tổ chức bảo trì, Sắp xếp thời gian tổ chức bảo trì phù hợp, liên hệ cơ sở bảo trì trước khi tổ chức đều ảnh hưởng đến thực trạng hoạt động của Phòng về tổ chức bảo trì định kỳ phương tiện vận tải của Bệnh viện.
Bảng 3.10 Các yếu tố ảnh hưởng đến thực trạng hoạt động về tổ chức thực hiện việc sửa chữa nhà cửa, sửa chữa nhỏ theo kế hoạch
Tổ chức đợt sửa chữa nhà cửa, sửa chữa nhỏ Yếu tố ảnh hưởng Đạt Chưa đạt n % n %
Bố trí nhân sự tham gia hoạt động sửa chữa
Chuẩn bị đầy đủ vật tư xây dựng theo kế hoạch
Chuẩn đầy đủ thiết bị nội thất theo kế hoạch
Không 1 33,0 2 67,0 Đảm bảo đầy đủ thủ tục, điều kiện
Sắp xếp thời gian tổ chức phù hợp
Ta thấy, yếu tố bố trí nhân sự tham gia hoạt động sửa chữa, chuẩn bị đầy đủ vật tư xây dựng theo kế hoạch, chuẩn đầy đủ thiết bị nội thất theo kế hoạch,đảm bảo đầy đủ thủ tục, điều kiện, sắp xếp thời gian tổ chức phù hợp đều ảnh hưởng đến thực trạng hoạt động của Phòng về tổ chức bảo trì định kỳ phương tiện vận tải của Bệnh viện.
Bảng 3.11 Các yếu tố ảnh hưởng đến thực trạng hoạt động về định kỳ tổ chức kiểm tra vệ sinh chung trong Bệnh viện Định kỳ tổ chức kiểm tra vệ sinh chung trong BV Yếu tố ảnh hưởng Đạt Chưa đạt n % n %
Bố trí nhân sự tham gia hoạt động
Bố trí cơ sở vật chất để tổ chức hoạt động
Không 3 100,0 0 0 Đầy đủ thủ tục, điều kiện tổ chức hoạt động
Sắp xếp thời gian tổ chức phù hợp
Phối hợp đơn vị liên quan theo kế hoạch
Ta thấy, yếu tố về bố trí nhân sự tham gia hoạt động, bố trí cơ sở vật chất để tổ chức hoạt động, đầy đủ thủ tục, điều kiện tổ chức hoạt động, sắp xếp thời gian tổ chức phù hợp, phối hợp đơn vị liên quan theo kế hoạch đều ảnh hưởng đến thực trạng hoạt động của Phòng Hành chánh quả trị về định kỳ tổ chức kiểm tra vệ sinh chung trong Bệnh viện.
Bảng 3.12 Các yếu tố ảnh hưởng đến thực trạng hoạt động về tổ chức các đợt kiểm tra bảo vệ trong thực hiện nhiệm vụ xuyên suốt và liên tục
Tổ chức đợt kiểm tra bảo vệ thực hiện nhiệm vụ Yếu tố ảnh hưởng Đạt Chưa đạt n % n %
Bố trí nhân sự tham gia tổ kiểm tra
Không 1 50,0 1 50,0 Đầy đủ thủ tục, điều kiện tổ chức kiểm tra
Sắp xếp thời gian tổ chức phù hợp
Phối hợp đơn vị liên quan theo kế hoạch
Ta thấy, yếu tố về Bố trí nhân sự tham gia tổ kiểm tra, Đầy đủ thủ tục,điều kiện tổ chức kiểm tra, Sắp xếp thời gian tổ chức phù hợp, Phối hợp đơn vị liên quan theo kế hoạch đều ảnh hưởng đến thực trạng hoạt động của PhòngHành chánh quả trị, tổ chức các đợt kiểm tra bảo vệ trong thực hiện nhiệm vụ xuyên suốt và liên tục.
Bàn luận
Thực trạng hoạt động của Phòng Hành chánh quản trị
4.1.1 Tình hình cơ cấu nhân sự
Qua nghiên cứu ta thấy, nhóm giới tính nam chiếm tỷ lệ cao hơn nhóm giới tính nữ (73,0% so với 27,0%); Giới nam ở nhóm tuổi 30 – 40 tuổi chiếm cao nhất 36,0%; giới nữ ở nhóm tuổi 30 – 40 tuổi chiếm cao nhất 38,0%; giới tính nam ở nhóm tuổi < 30 tuổi chỉ chiếm 10,0%, giới nữ ở nhóm tuổi < 30 tuổi chỉ chiếm 7,0% Qua bảng 3.2 cho thấy số lượng người làm việc tại phòng là
107 nhân viên, trong đó tổng số biên chế là 68 nhân viên chiếm tỷ lệ 64%, tổng số nhân viên hợp đồng là 39 chiếm tỷ lệ 36%.
Qua bảng 3.3 cho thấy, trình độ bác sĩ có trình độ sau đại học 1/4 chiếm 25%; Hành chánh sau đại học 2/4 chiếm 50%; Chuyên môn khác sau đại học 1/4 chiếm 25%; Hành chánh có trình độ đại học chiếm 18/44 tỷ lệ 40,9%; Chuyên môn khác có trình độ đại học chiếm 14/44 tỷ lệ 31,8%; Trình độ học vấn cao đẳng và trung cấp chiếm tỷ lệ đa số ở nhóm Khác (52,0%); Trình độ học vấn khác chiếm tỷ lệ đa số ở nhóm Lái xe (43,8%), Bảo vệ (37,4%), Hộ lý (18,8%). Qua bảng 3.4 Bố trí nhân sự theo các bộ phận trực thuộc ta thấy, Đội bảo trì - sửa chửa chiếm tỷ lệ cao nhất 18,7%, kế tiếp là Đội bảo vệ 16,8%, thấp nhất là Nhà tang lễ chỉ chiếm 1,9%.
Văn phòng là bộ phận không thể thiếu được trong mỗi cơ quan, đơn vị. Quản trị văn phòng là một lĩnh vực quản trị vừa có nội dung hoạt động độc lập vừa có quan hệ mật thiết với các lĩnh vực quản trị khác trong các cơ quan, nếu văn phòng làm việc có nề nếp, kỷ cương, khoa học thì công việc của cơ quan sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thông suốt và có hiệu quả Như vậy, tổ chức khoa học công tác văn phòng sẽ có những lợi ích sau: Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan đơn vị Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ hoạt động của đơn vị Tăng khả năng sử dụng các nguồn lực của cơ quan, đơn vị Nâng cao năng suất lao động của cơ quan đơn vị Tiết kiệm chi phí Tóm lại, hoạt động văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp Chất lượng làm việc của văn phòng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của các bộ phận khác và toàn thể cơ quan Do đó, quản trị hành chính văn phòng sẽ góp phần quan trọng để cơ quan, đơn vị thực hiện các lĩnh vực quản trị khác một cách có hiệu quả nhằm đạt mục tiêu đã đề ra.
Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò mở đường cho hoạt động quản trị văn phòng Hoạch định là căn cứ triển khai đồng bộ và có trong tâm, trọng điểm công tác của văn phòng trong thời gian nhất định Hoạch định tăng tính chủ động trong công tác của văn phòng nói riêng và cơ quan nói chung Nội dung hoạch định trong quản trị hành chính văn phòng là xây dựng chương trình kế hoạch công tác thường kì của cơ quan và chính bản thân VP Hoạch định các cuộc họp của cơ quan và của lãnh đạo cơ Hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ. Hoạch định kinh phí bảo đảm cho các hoạt động của cơ Xác định nhu cầu nhân sự làm công tác văn phòng: trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn phạm vi hoạt động của văn phòng, thủ trưởng văn phòng sẽ xây dựng phương án nhu cầu về nhân sự đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định.
4.1.2 Cơ sở vật chất và trang thiết bị của Phòng Hành chánh quản trị
Cơ sở vật chất của Phòng Hành chánh quản trị hiện nay, bố trí 03 kho quản lý cấp phát văn phòng phẩm, 01 phòng quản lý hành chánh, 01 phòng trực
Bộ phận một cửa, 02 lò xử lý rác thải, 01 phòng trực bảo trì - sửa chửa, 01 phòng trực Đội xe, 01 phòng trực Đội bảo vệ, 01 nhà giặt, 01 nhà tang lễ.
Trang thiết bị của Phòng Hành chánh quản trị hiện nay, máy tính, máy in chiếm tỷ lệ như nhau 29,6%, Xe cấp cứu có 11 chiếc, còn lại gồm: Máy photocopy, Xe công 16 chỗ, Xe công 4 chỗ, Xe tải, Tủ đông ướp xác đều chiếm tỷ bằng nhau 3,7%, ngoài ra, Xe công 29 chỗ hiện nay chỉ có 01 chiếc.
4.1.3 Các hoạt động trọng tâm của Phòng Hành chánh quản trị
Lập kế hoạch công tác của phòng theo từng vị trí phù hợp và tổ chức thực hiện, Lập kế hoạch cung ứng vật tư, trang thiết bị thông dụng cho các khoa, phòng trong BV, Tổ chức bảo trì, sửa chữa đảm bảo hệ thống thông tin liên lạc của BV, Tổ chức thành công công tác tiếp khách, phục vụ các buổi hội nghị BV, Tham gia Đoàn kiểm tra chế độ bảo quản, sử dụng, vận hành các máy, thiết bị thông dụng của trong BV, Bảo trì cung cấp đầy đủ nước sạch, sửa chữa hệ thống cấp thoát nước, cung ứng điện, Tổ chức các chốt bảo vệ an ninh trật tự, trực 24/7, Tổ chức tổng kết công tác cung cấp, mua sắm vật liệu, vật tư, trang thiết bị thông dụng, Tham gia Đoàn kiểm tra công tác bảo hộ lao động, Tổ chức các đợt xây dựng định mức tiêu hao vật tư, kiểm tra đôn đốc việc sử dụng hợp lý, có hiệu quả; chống lãng phí, tham ô đều đạt 100% chỉ tiêu kế hoạch đề ra trong năm; tuy nhiên, công tác điều động xe ô tô đi công tác theo quy định, Tổ chức bảo trì định kỳ phương tiện vận tải của Bệnh viện, Tổ chức thực hiện việc sửa chữa nhà cửa, sửa chữa nhỏ theo kế hoạch, Định kỳ tổ chức kiểm tra vệ sinh chung trong Bệnh viện, Tổ chức các đợt kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhỡ bảo vệ trong thực hiện nhiệm vụ xuyên suốt và liên tục vẫn chưa đạt chỉ tiêu kế hoạch đề ra.
Qua kết quả phỏng vấn các nhân viên quản lý các bộ phận: 100% đều có quan điểm về số lượng người làm việc là quan trọng và số lượng người làm việc như hiện nay có 72,1% cho là đủ, có 11,6% cho là thừa và 18,6% cho là thiếu;
Về chất lượng nhân sự có 100% cho là có tầm quan trọng; có 95,8% không đồng ý là tất cả phải đại học trở lên; có 79,2% không đồng ý cho là tất cả phải trung cấp trở lên Quan điểm về cơ cấu nhân sự thì có 93,0% cho là quan trọng Có55,8% cho là phù hợp phân bố cơ cấu người làm việc; về quản lý nhân lực thì có93,0% cho là quan trọng; Có 76,7% cho là phù hợp quản lý nhân lực 100% đánh giá tầm quan trọng cơ sở vật chất và trang thiết bị; Có 93,0 % rằng cơ sở vật chất và trang thiết bị của phòng hiện nay tốt và 7,0% là chưa tốt; Tham gia Đoàn kiểm tra chế độ bảo quản, sử dụng, vận hành các máy, thiết bị thông dụng của trong bệnh viện được lãnh đạo đánh giá đạt 100%, Định kỳ tổ chức kiểm tra vệ sinh chung trong bệnh viện và tổ chức tổng kết công tác cung cấp, mua sắm vật liệu, vật tư, trang thiết bị thông dụng chỉ đạt có 81,0%.
Các yếu tố ảnh hưởng đến thực trạng hoạt động của Phòng
Ta thấy, yếu tố về bố trí, sắp xếp tài xế theo lịch, bố trí tài xế đột xuất theo điều động, bố trí xe ô tô đi công tác, bố trí xe ô tô đi công tác, đầy đủ thủ tục đi công tác theo quy định, sắp xếp thời gian tổ chức phù hợp đều ảnh hưởng đến thực trạng hoạt động của Phòng về điều động xe ô tô đi công tác theo quy định.
Kết quả ta thấy, yếu tố phân công tài xế đi bảo trì định kỳ, đầy đủ thủ tục khi tổ chức bảo trì, Sắp xếp thời gian tổ chức bảo trì phù hợp, liên hệ cơ sở bảo trì trước khi tổ chức đều ảnh hưởng đến thực trạng hoạt động của Phòng về tổ chức bảo trì định kỳ phương tiện vận tải của Bệnh viện.
Yếu tố bố trí nhân sự tham gia hoạt động sửa chữa, chuẩn bị đầy đủ vật tư xây dựng theo kế hoạch, chuẩn đầy đủ thiết bị nội thất theo kế hoạch, đảm bảo đầy đủ thủ tục, điều kiện, sắp xếp thời gian tổ chức phù hợp đều ảnh hưởng đến thực trạng hoạt động của Phòng về tổ chức bảo trì định kỳ phương tiện vận tải của Bệnh viện.
Các yếu tố về bố trí nhân sự tham gia hoạt động, bố trí cơ sở vật chất để tổ chức hoạt động, đầy đủ thủ tục, điều kiện tổ chức hoạt động, sắp xếp thời gian tổ chức phù hợp, phối hợp đơn vị liên quan theo kế hoạch đều ảnh hưởng đến thực trạng hoạt động của Phòng Hành chánh quả trị về định kỳ tổ chức kiểm tra vệ sinh chung trong Bệnh viện.
Ta thấy, yếu tố về Bố trí nhân sự tham gia tổ kiểm tra, Đầy đủ thủ tục,điều kiện tổ chức kiểm tra, Sắp xếp thời gian tổ chức phù hợp, Phối hợp đơn vị liên quan theo kế hoạch đều ảnh hưởng đến thực trạng hoạt động của PhòngHành chánh quả trị, tổ chức các đợt kiểm tra bảo vệ trong thực hiện nhiệm vụ xuyên suốt và liên tục.
Qua nghiên cứu ta thấy, thực trạng nhân sự của Phòng hiện nay có giới tính nam chiếm tỷ lệ cao hơn nhóm giới tính nữ (73,0% so với 27,0%); Giới nam ở nhóm tuổi 30 – 40 tuổi chiếm cao nhất 36,0%; giới nữ ở nhóm tuổi 30 –
40 tuổi chiếm cao nhất 38,0%; giới tính nam ở nhóm tuổi < 30 tuổi chỉ chiếm 10,0%, giới nữ ở nhóm tuổi < 30 tuổi chỉ chiếm 7,0% Số lượng người làm việc tại phòng là 107 nhân viên, trong đó tổng số biên chế là 68 nhân viên chiếm tỷ lệ 64%, tổng số nhân viên hợp đồng là 39 chiếm tỷ lệ 36% Trình độ bác sĩ có trình độ sau đại học 1/4 chiếm 25%; Hành chánh sau đại học 2/4 chiếm 50%; Chuyên môn khác sau đại học 1/4 chiếm 25%; Hành chánh có trình độ đại học chiếm 18/44 tỷ lệ 40,9%; Chuyên môn khác có trình độ đại học chiếm 14/44 tỷ lệ 31,8%;
Cơ sở vật chất của Phòng Hành chánh quản trị hiện nay, bố trí 03 kho quản lý cấp phát văn phòng phẩm, 01 phòng quản lý hành chánh, 01 phòng trực
Bộ phận một cửa, 02 lò xử lý rác thải, 01 phòng trực bảo trì - sửa chửa, 01 phòng trực Đội xe, 01 phòng trực Đội bảo vệ, 01 nhà giặt, 01 nhà tang lễ Trang thiết bị của Phòng Hành chánh quản trị hiện nay khá đầy đũ và tiện nghi.
Thực trạng về các hoạt động trọng tâm của Phòng như sau: Đa số các hoạt động của phòng Hành chánh quản trị đều đạt 100% chỉ tiêu kế hoạch đề ra trong năm; tuy nhiên, công tác điều động xe ô tô đi công tác theo quy định, Tổ chức bảo trì định kỳ phương tiện vận tải của Bệnh viện, Tổ chức thực hiện việc sửa chữa nhà cửa, sửa chữa nhỏ theo kế hoạch, Định kỳ tổ chức kiểm tra vệ sinh chung trong Bệnh viện, Tổ chức các đợt kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhỡ bảo vệ trong thực hiện nhiệm vụ xuyên suốt và liên tục vẫn chưa đạt chỉ tiêu kế hoạch đề ra.
Các yếu tố về nhân sự, cơ sở vật chất, trang thiết bị và các hoạt động chính tại các đơn vị trực thuộc đều ảnh hưởng đến thực trạng hoạt động của
Phòng Hành chánh quả trị, tổ chức các đợt kiểm tra bảo vệ trong thực hiện nhiệm vụ xuyên suốt và liên tục.
KIẾN NGHỊ Đối với lãnh đạo Phòng Hành chánh quản trị cần tăng cường công tác quản lý nhân sự, theo dõi, đôn đốc nhân viên trong công việc và hoạt động phòng, đặc biệt là công việc bảo trì, sửa chữa các thiết bị thông dụng tại các khoa phòng, quan tâm và quản lý hơn nữa nhân sự và giờ giấc trực của Đội bảo vệ và Đội xe.
Kịp thời tham mưu và đề xuất Ban Giám đốc thực hiện tốt hơn nữa công tác cung cấp, mua sắm vật liệu, vật tư, trang thiết bị thông dụng trang bị cho các khoa phòng trong bệnh viện. Đối với lãnh đạo Bệnh viện cần có kế hoạch theo dõi, quan tâm hơn nữa về hoạt động của phòng Hành chánh quản trị, đặc biệt là tổ chức tổng kết công tác cung cấp, mua sắm vật liệu, vật tư, trang thiết bị thông dụng, định kỳ tổ chức kiểm tra vệ sinh chung trong bệnh viện.
1 Phạm Trường Thọ (2013), “Nghiên cứu thực trạng, đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ cấp ủy trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa” tại Văn phòng Tỉnh ủy Quảng Ngãi.
2 Lương Thị Kim Ngân (2009), “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác quản trị văn phòng tại công ty TNHH thương mại và vận tải An Thái”
3 Phạm Thị Thu Thảo (2010), “Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH Một thành viên Tổng công ty công nghiệp Tàu thủy Nam Triệu”.
4 Bội Nội vụ (2011) Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính - Thông tư 01/2011/TT - BNV ngày 19/01/2011.
5 Chính phủ nước cộng hòa xã hội Chủ nghĩa Việt (2004), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư Ngày 08/4/2004.
6 Chính phủ nước cộng hòa xã hội Chủ nghĩa Việt (2010), Nghị định số 09/2010/NĐ-CP - Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-
CP ngày 08/4/2004 của CP về công tác văn thư Ngày 08/02/2010
7 Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Thị Thảo (2005), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Lao Động Xã hội, Hà Nội.
8 Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị Hành chánh quản trị, NXB Thống kê, Hà Nội.
9 Lương Thị Kim Ngân (2009), Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác quản trị văn phòng tại công ty TNHH thương mại và vận tải An Thái, khóa luận tốt nghiệp dại học trường Đại học Dân lập Hải Phòng
BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH
PHIẾU KHẢO SÁT NHÂN VIÊN TẠI CÁC ĐƠN VỊ, TỔ, BỘ PHẬN TRỰC THUỘC PHÒNG HÀNH CHÁNH QUẢN TRỊ
- Tuổi người được phỏng vấn:
2.1 Thực trạng hoạt động về điều động xe ô tô đi công tác theo quy định tại Đội xe năm 2022
STT NỘI DUNG CÂU HỎI ĐÁP ÁN
1 Bố trí, sắp xếp tài xế theo lịch? Có 󠅻
2 Bố trí tài xế đột xuất theo điều động Có 󠅻
3 Bố trí xe ô tô đi công tác Có 󠅻
4 Đầy đủ thủ tục đi công tác theo quy định Có 󠅻
5 Sắp xếp thời gian tổ chức phù hợp Có 󠅻
STT NỘI DUNG CÂU HỎI ĐÁP ÁN
1 Phân công tài xế đi bảo trì định kỳ? Có 󠅻
2 Đầy đủ thủ tục khi tổ chức bảo trì? Có 󠅻
3 Sắp xếp thời gian tổ chức bảo trì phù hợp? Có 󠅻
4 Liên hệ cơ sở bảo trì trước khi tổ chức? Có 󠅻
2.3 Thực trạng hoạt động về tổ chức thực hiện việc sửa chữa nhà cửa, sửa chữa nhỏ theo kế hoạch năm 2022
STT NỘI DUNG CÂU HỎI ĐÁP ÁN
1 Bố trí nhân sự tham gia hoạt động sửa chữa?
2 Chuẩn bị đầy đủ vật tư xây dựng theo kế hoạch?
3 Chuẩn đầy đủ thiết bị nội thất theo kế hoạch?
4 Đảm bảo đầy đủ thủ tục, điều kiện? Có 󠅻
5 Sắp xếp thời gian tổ chức phù hợp? Có 󠅻