Phân tích hoạt động và hoàn thiện qui trình tổ chức sự kiện tại công ty tân cường minh

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA THƯƠNG MẠI - DU LỊCH - MARKETING CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP Đề tài: PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG VÀ HỒN THIỆN QUI TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CƠNG TY TÂN CƯỜNG MINH GVHD : NGUYỄN CÔNG DŨNG SV : ĐỖ VIỆT HÙNG LỚP : MA4K31 TPHCM, 05/2009 NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Như tất cả chúng ta đã biết hiện kinh tế nước ta ngày càng phát triển, các doanh nghiệp lớn và nhỏ đều có những tư về quảng bá và marketing.Một công ty hiện không chỉ sản xuất tốt là có thể tồn tại được Muốn tồn tại thì các doanh nghiệp phải tạo được hình ảnh của mình mắt khách hàng và đối tác Hiện quảng cáo các phương tiện thông tin đại chúng và các hình thức Marketing khác vẫn chưa đủ Các doanh nghiệp muốn cho những khách hàng và các đối tác cũng mình ngày càng hài lòng hơn, chính vì vậy mà hiện các doanh nghiệp thường tổ chức các sự kiện nhằm quảng bá hình ảnh của mình Thị trường tổ chức sự kiện ngày càng cạnh tranh quyết liệt, số lượng công ty thành lập ngày càng tăng theo số năm, vì vậy để nâng cao khả cạnh tranh thì công ty cần hoàn thiện các qui trình tổ chức để nâng cao khả cạnh tranh Hoạt động tổ chức sự kiện được các công ty áp dụng nhiều ngày vì tính thuyết phục, thu hút số lượng người biết đến, truyền được thông điệp của công ty tổ chức, dễ đem lại tình cảm gắn bó của các đối tượng mục tiêu đến sản phẩm hay hình ảnh của công ty Loại hình sự kiện này đòi hỏi một kế hoạch cụ thể, kiểm soát được các hạng mục danh sách công việc cần làm, các tình huống phát sinh cũng thường xảy nhiều Sau tìm hiểu, quan sát và tham gia vào các hoạt động event tại công ty, em chọn đề tài ‘’PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG VÀ HOÀN THIỆN QUI TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CÔNG TY TÂN CƯỜNG MINH’’ làm đề tài tốt nghiệp của mình Mục tiêu nghiên cứu Hệ thống lý luận về bản chất và đặc điểm tổ chức sự kiện Giới thiệu cách thức tổ chức sự kiện cho một sản phẩm Phân tích tác động tổ chức sự kiện đối với sản phẩm Đề xuất và xây dựng hoàn thiện qui trình tổ chức sự kiện Phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: công ty quảng cáo Tân Cường Minh Nợi dung nghiên cứu: ‘‘PHÂN TÍCH HOẠT ĐỢNG VÀ HOÀN THIỆN QUI TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CÔNG TY TÂN CƯỜNG MINH ’’ Số liệu thông tin: Các tài liệu nghiên cứu năm gần Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu được sử dụng đề tài là phương pháp thống kê và phân tích dự liệu thứ cấp quá trình thực tập tại doanh nghiệp và các website về thông tin thị trường để từ đó rút những đánh giá và kết luận PHẦN NỘI DUNG XÂY DỰNG KẾ HOẠCH EVENT GIỚI THIỆU SẢN PHẨM ABBOTT RA THỊ TRƯỜNG CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI THỊ TRƯỜNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1 Khái quát chung 1.1.1 Khái niệm Below the line Cho đến nay, vẫn chưa có khái niệm rõ ràng và không có từ tương đương tiếng Việt Below the line (BTL) và Above the line (ATL) Đây là từ ngữ giới chuyên môn thực hành marketing thường dùng để phân loại các hoạt động xây dựng thương hiệu thành hai nhóm theo phương pháp, mục tiêu và phương tiện cũng phương thức hoạt động Về BTL, đó là những hoạt động không sử dụng công cụ truyền thông để đưa thông tin về sản phẩm, thương hiệu đến với người tiêu dùng Các hoạt động này giúp thiết lập mối quan hệ trực tiếp (face to face) giữa những người làm thương hiệu với người tiêu dùng Các công cụ BTL thường được sử dụng bao gồm:  Tổ chức sự kiện (Event)  Quan hệ công chúng (PR)  Tài trợ (Sponsorship)  Khuyến mãi (Sales promotion)  Marketing 360 độ 1.1.2 Khái niệm event Event là một sự kiện tại một thời điểm hoặc một khoàng thời gian nhất định tập trung ý tưởng, nguồn lực nhầm truyền đạt một thông điệp, tạo ấn tượng, thu hút sự quan tâm, chú ý đến đối tượng tham gia Các loại hình sự kiện thường gặp:  Hộp báo  Hội nghị, hội thảo  Giới thiệu sản phẩm  Lễ khai mạc, khai trương, động thổ, khánh thành  Road Show  Music Show  Hội chợ, triễn lãm, lễ hội  Các chương trình lễ hội 1.2 Thị trường tổ chức kiện nước Trong bối cảnh thị trường hiện nay, hàng hóa, dịch vụ đa dạng, phong phú, người tiêu dùng gặp khó khăn việc phân biệt, đánh giá sản phẩm Mỗi doanh nghiệp đều cố gắng tạo một phong cách, một hình ảnh, một ấn tượng, một uy tín riêng cho sản phẩm của mình nhằm đem lại cho sản phẩm hình ảnh riêng, dễ vào nhận thức của khách hàng, nói cách khác đưa thương hiệu vào tâm trí của khách hàng Các doanh nghiệp định vị và quảng cáo thương hiệu bằng nhiều phương pháp: thông qua quảng cáo, event, giá cả hoặc bằng chính sản phẩm vơi mục tiêu là làm đưa thương hiệu họ vào tâm trí khách hàng Trong đó có thể nói việc làm event có tác động tích cực việc quảng bá thương hiệu với các chương trình hành động được thuyết kế và hoạch định tỉ mỉ, cẩn thận nhằm gặt hái được sự thừa nhận của công chúng và thông tin đến những hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp Phải nói rằng đã có nhiều doanh nghiệp nước, nhiều đơn vị đã nhanh chân tham gia và đạt được những thành công lớn lĩnh vực mẻ này TCM, Next View, An Đức, Max….và rất nhiều công ty khác đã và hoạt động tạo nên một sự phong phú và hấp dẫn với chất lượng và dịch vụ ngày càng chuyên nghiệp để đáp ứng các nhu cầu đối với các doanh nghiệp không chỉ nước mà cả nước ngoài Đánh giá chung toàn cảnh hoạt động event ở Việt Nam hiện tại là thời điểm rất tốt cho các đơn vị hoạt động lĩnh vực này bùng nổ và phát triển, đồng thời cũng củng cố và phát huy nâng cao chất lượng dịch vụ, làm các sản phẩm của mình Chính vì vậy, làm việc lĩnh vực này là một công việc rất hot hiện nay, nó đã và thu hút một đội ngũ đông đảo những người trẻ tuổi động, nhiệt huyết và sáng tạo tham gia LỢI ÍCH HOẠT ĐỘNG EVENT ĐỐI VỚI MỘT CƠNG TY 2.1 Xác lập trương mục tiêu hay lối sống cụ thể Thông qua chương trình sự kiện, các nhà Marketing có thể tạo lập mối liên hệ giữa thương hiệu tới nhóm khách hàng mục tiêu đã lựa chọn cho sản phẩm Người tiêu dùng có thể được phân nhóm theo địa lý, nhân khẩu, sinh học hoặc hành vi theo từng sự kiện Đặc biệt các sự kiện có thể được lựa chọn dựa thái độ của những người tham gia vào việc sử dụng các sản phẩm hoặc nhãn hiệu nhất định Điển hình cho trường hợp này là Honda Việt Nam, với chiến dịch “tôi yêu Việt Nam” đời vào tháng năm 2003 với thông điệp : an toàn, môi trường, và hoạt động xã hội Chiến dịch đã nhận được sự đánh giá rất cao của Chính phủ và Cộng Đồng Đặc biệt năm 2005, Công ty đã nhận được “Huân chương Lao động hạng 3” vì những đóng góp cho sự phát triển của đất nước, các bằng khen của Ủy ban an toàn giao thông quốc gia cho những nỗ lực công tác tuyên truyền an toàn giao thông Honda Việt Nam đã tạo một nhóm khách hàng quan tâm đến vấn đề bảo vệ môi trường và sự an toàn bản thân lưu thông đường 2.2 Làm tăng nhận thức công ty tên sản phẩm Việc tài trợ cho các event lớn được truyền hình trực tiếp toàn thế giới thường đem lại cho thương hiệu sự xuất hiện mang tính ổn định–đây là điều kiện cần thiết để xây dựng nhận thức về thương hiệu đó Bằng việc lựa chọn khéo léo các sự kiện và hoạt động, nhận thức về sản phẩm của thương hiệu có thể được củng cố lòng người tiêu dùng Đó là lý tại Nike và Adidas tranh giành các quyền tài trợ cho Olympic Bắc Kinh 2008 Trong Nike là người chiếm lĩnh thị trường Trung Quốc, Adidas chi 100 triệu USD để trở thành nhà cung cấp trang phục chính thức của Olympic, từ vận động viên các đội tuyển Trung Quốc cho đến ban tổ chức tình nguyện viên… Tính có khoảng 600.000 người mặc trang phục của Adidas để xuất hiện trước tỉ khán giả truyền hình thế giới Ngoài ra, với việc Adidas là tài trợ chính thức cho bóng rổ Yao Ming thi đấu tại giải NBA của Mỹ, anh có tác động tại Trung Quốc lớn nhiều so với kỷ lục gia thế giới 110m vượt rào Liu Xiang của Nike Việc này giúp cho kế hoạch quảng bá sản phẩm cho Adidas tại Olympic Bắc Kinh thuận lợi nhiều so với đối thủ cạnh tranh Mục đích của các hoạt động tài trợ này là nhằm nâng cao nhận thức về thương hiệu dẫn đầu Adidas tại thị trường Trung Quốc rộng lớn 2.3 Xây dựng củng cố hình ảnh liên hệ yếu Bản thân các sự kiện có các liên tưởng mà có thể giúp tạo và củng cố các liên tưởng về thương hiệu sản phẩm Tiger Beer tài trợ cho chương trình Tiger Translate – Rock Your Passion 2007 vì tin rằng Tour diễn nhạc Rock này toàn quốc đem lại cho sản phẩm Tiger Beer sự mạnh mẽ, bản lĩnh các Rocker đích thực Còn Heneiken chọn tài trợ cho các cuộc thi, cuộc trình diễn của các DJ (Disc Jockey) tại các quán Bar, vũ trường, sân vận động… nhằm xây dựng hình ảnh bia thượng hạng, cao cấp tâm trí của khách hàng Trong một số trường hợp, bản thân các sản phẩm có thể được sử dụng tại các sự kiện Thông qua việc được sử dụng tại các sự kiện, khả xuất hiện trước ống kính truyền hình càng cao và thể hiện sự lớn mạnh của thương hiệu vì được sử dụng rộng rãi chương trình Sau ký được hợp đồng tài trợ với ủy ban Olimpic Quốc tế (IOC) thay thế Lenovo trở thành nhà tài trợ chính thức các thiết bị điện toán cho sau thế vận hội Bắc Kinh 2008 Theo nội dung hợp đồng, Acer tài trợ tiền mặt, các thiết bị điện toán máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy chủ, cũng nhân viên hỗ trợ kỹ thuật để góp phần vào công tác tổ chức của kì đại hội Thế vận hội mùa đông năm 2010 tại Vancouver (Canada) và Mùa hè năm 2012 tại LonDon (Anh) Acer tin rằng xây dựng được chỗ đứng vững chắc tại thị trường lớn là Bắc Mỹ (nơi Acer đã thu nạp được Gateway) và châu Âu (quê hương của Packard Bell, thương hiệu mà họ cũng có ý định thôn tín) Đây là nỗ lực khuếch trương thương hiệu phạm vi toàn cầu Do Olimpic là một những sự kiện lớn nhất hành tinh, nên hàng loạt thương hiệu tên tuổi khác cũng tham gia tài trợ Olimpic lúc với Acer công ty dịch vụ công nghệ thông tin Atos Origin, hãng nước giải khát Coca-Cola, tập đoàn công nghệ và dịch vụ đa quốc gia của Mỹ General Electrics, hãng thức ăn nhanh MCDonalds, đồng hồ Omega Thụy Sỹ, công ty điện tử Panasonic, Samsung…Có thể thấy sức hút của việc tài trợ cho các sự kiện đặc biệt là một nhu cầu vô lớn của các thương hiệu tiếng, muốn củng cố, xây dựng vị trí vững chắc lòng công chúng 2.4 Tăng cường hình ảnh cơng ty Việc tài trợ được xem một cách bàn hàng gián tiếp và là một phương tiện tăng cường hình ảnh công ty một công ty tốt, có uy tín … Bằng cách đó, họ mong rằng khách hàng tin tưởng công ty và sau này chọn lựa sản phẩm của công ty số các sản phẩm khác Coca cola là một ví dụ điển hình về nỗ lực tạo ảnh hưởng tích cực đối với sản phẩm thông qua các hoạt động tài trợ dài dành cho các sự kiện mà họ cho là có nhiều ảnh hưởng đến quan điểm của người tiêu dùng 2.5 Thể hiện cam kết thương hiệu với cộng đồng vấn đề xà hội Thường được gọi là hoạt động Marketing từ thiện, những sự tài trợ này thường liên quan đến các tổ chức phi lợi nhuận và từ thiện Một người tiên phong lĩnh vực này là American Express, công ty này đã tài trợ cho 70 tổ chức từ thiện 18 nước với các khoản tài trợ trị giá 8,6 triệu USD từ năm 1981 đến năm 1986 Một ví dụ là Colgate-Palmolive đã tài trợ nhiều năm cho tổ chức Starlight Foundation – một tổ chức từ thiện dành cho những người ốm nặng Tại Việt Nam, một những chương trình tiếng là nhãn hàng Omo với chương trình “Omo-áo trắng ngời sáng tương lai” được phát động năm 2001-2005 đã đem lại 500.000 áo trắng đồng phục đến các trẻ em nghèo hiếu học năm học Ngoài ra, mỗi gói bột giặt được tiêu thụ khách hàng đã “đóng góp 99 đồng vào quỹ học bổng hỗ trợ học sinh nghèo hiếu học” Sự kiện này đã đem lại cho nhãn hàng Omo của Unilever sự tin tưởng,thiện cảm của công đồng đối với sản phẩm.Và điều quan trọng nhất là Omo đã tạo được một hình ảnh thương hiệu mang tính xã hợi cao 2.6 Tăng cường lịng trung thành khách hàng Nhiều sự kiện có các khu nghỉ riêng và những dịch vụ hoặc hoạt động đặc biệt dành riêng cho các nhà tài trợ và khách hàng của họ Gắn kết các khách hàng với các sự kiện vậy hoặc bằng nhiều cách khác có thể tạo sự tin tưởng và thiết lập các hợp đồng kinh doanh giá trị Từ quan điểm của nhân viên, các sự kiện có thể tạo sự tham gia, giáo dục đạo đức hay một biện pháp đãi ngộ khuyến khích Ví dụ, John Hancock tài trợ cho thế vận hội mùa đông 1994 đã tài trợ các chuyến tới Lillehanmer, Nauy là một phần thưởng cho các đại lý bán được 100.000 Pound, gấp đôi doanh số của các đại lý đạt tiêu chuẩn các năm trước Tại Việt Nam năm 2007 – Công ty Lenovo Việt Nam đã tổ chức chương trình dành cho các đại lý phân phối của mình Bằng hình thức trao giải thưởng cho các đại lý thắng cuộc các quý bán hàng chương trình thưởng khuyến khích bán hàng “Lenovo To Be No.1” Với tổng giải thưởng xuất phát quý 4/2006 là 27.500 USD và giải thưởng tiếp tục tăng các quý kến tiếp, Lenovo đã tạo tinh thần thi đua tăng doanh số bán hàng giữa các đại lý thành viên Điều quan trọng nhất mà Lenovo thu được là lòng trung thành của các đại lý bán hàng của mình thông qua sự kiện 2.7 Tạo hội bán hàng Nhiều nhà Marketing đã đưa các biện pháp tổ chức các cuộc thi, sổ xố, mua hàng cửa hàng, các hoạt động Marketing khác với sự kiện mời khách hàng tham gia nhằm thu phản hồi từ phía người tiêu dùng Khi Spint tài trợ cho World Cup 1994, các hoạt động của nó bao gồm bán các Card điện thoại đường dài có hình các bóng đá, chương trình học địa lý cho các trường học thuộc khu vực Mỹ La tinh có gắn với kết quả trận đấu và giảm giá cho các cuộc gọi đường dài có liên quan đến ngành kinh doanh bóng đá cũng các đội bóng đá nước Ngoài những ưu thế tiềm tàng trên, việc Marketing qua tài trợ cũng có nhiều nhược điểm, bởi vì thành công của một sự kiện là không thể đoán trước được và name ngoài tầm kiểm soát của nhà tài trợ Ví dụ những hi vọng của Kodak hãng này tài trợ cho giải kinh khí cầu Great American Ballonfest đã tan theo mây khói thời tiết xấu đã làm hỏng cả kế hoạch tổ chức cho sự kiện này Việc tài trợ còn mang tính phân tán Nhận thức về vấn đề này, Ủy ban Tổ chức thế vận hội 1988 đã lập hợp đồng độc quyền toàn thế giới về việc gắn biểu tượng những vòng tròn Olimpic lên những chủng loại hàng hóa khác Nhược điểm cuối là cho dù nhiều người tiêu dùng có cảm tình với các nhà tài trợ họ đã cung cấp những hỗ trợ tài chính cần thiết để sự kiện có thể xảy ra, một số người vẫn cảm thấy bực mình các sự kiện đó bị thương mại hóa tài trợ CHƯƠNG II: HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY 1.1 Sơ lược công ty TÂN CƯỜNG MINH TCM là một công ty nước hoạt động theo tiêu chuẩn quốc tế Công ty hoạt động lĩnh vực hoạt động marketing áp dụng tất cả công nghệ và kỹ thuật hiện đại của lĩnh vực dịch vụ marketing để cung cấp kết quả đạt tiêu chuẩn quốc tế Công ty TNHH Tân Cường Minh ( TCM ) được thành lập vào tháng năm 2000 Tính đến này đã hoạt động được năm với 150 nhân viên fulltime và 3000 nhân viên partime, có các văn phòng đại diện ở các thành phố lớn của cả nước HCM, Hà Nội, Đà Nẵng, Cần Thơ.Lĩnh vực hoạt động là Marketing Service cho các nhãn hàng như: DOVE, SUNSILK, CLEAR, LIPTON, KNORR, SUNLIGHT, P/S, OMO, COMFORT, VISO, POND’S, HAZELINE… Trong đó Unilever là khách hàng chủ yếu Tên giao dịch: THE CLEAR MIRROR CO.,LTD (TCM)\ Tên tiếng việt: Công ty TNHH DVTM TCM ( Tân Cường Minh ) SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY TCM MANAGING DIRECTOR FINANCE & EDP 10