Tìm hiểu về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia tcvn iso 9001 2008 trong công tác văn thư lưu trữ tại bộ khoa học và công nghệ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU VỀ VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Người hướng dẫn : THS NGUYỄN PHÚ THÀNH Sinh viên thực : MẦU THỊ PHƯƠNG Mã số SV, khóa, lớp : 1205QTVA055, 2012- 2016, QTVP 12A HÀ NỘI - 2016 LỜI CẢM ƠN Khóa luận “Tìm hiểu việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 công tác văn thư, lưu trữ Bộ Khoa học Công nghệ” kết từ trình nỗ lực học tập rèn luyện trường đại học Bên cạnh đó, tơi nhận quan tâm hướng dẫn, giúp đỡ nhiều cá nhân, tập thể ngồi trường Nhân dịp hồn thành khóa luận tốt nghiệp đại học, tơi xin bày tỏ lịng biết ơn chân thành đến quý thầy cô Trường Đại học Nội vụ nói chung, Khoa Quản trị Văn phịng nói riêng dìu dắt truyền đạt cho tơi kiến thức bổ ích suốt năm học Tôi xin trân trọng cảm ơn Thạc sĩ Nguyễn Phú Thành – Chánh Văn phịng Đảng – Đồn thể Bộ Khoa học Công nghệ, người thầy tận tình hướng dẫn, góp ý giúp tơi hồn thành khóa luận Cuối cùng, tơi xin gửi lời cảm ơn đến cô, chú, anh, chị làm việc Phịng Hành – Tổ chức, Văn phịng Bộ Khoa học Công nghệ trực tiếp bảo tạo điều kiện q trình tơi thực tập cung cấp cho thông tin, tài liệu để thực đề tài Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày 01 tháng năm 2016 Sinh viên Mầu Thị Phương LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp “Tìm hiểu việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 công tác văn thư, lưu trữ Bộ Khoa học Cơng nghệ” cơng trình nghiên cứu riêng thân tơi Tơi thực khóa luận dựa tình hình thực tế, tài liệu Bộ Khoa học Công nghệ với tham khảo tài liệu liệt kê trang cuối khóa luận Nếu sai, tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm Hà Nội, ngày 10 tháng năm 2016 Sinh viên Mầu Thị Phương MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT A PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài: Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu 4 Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Để thực khóa luận, tác giả sử dụng số phương pháp nghiên cứu khoa học như: Kết cấu đề tài B PHẦN NỘI DUNG Chương CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 1.1 Cơ sở lý luận hệ thống quản lý chất lượng 1.1.1 Tổng quan quản lý chất lượng 1.1.1.1 Chất lượng 1.1.1.2 Quản lý chất lượng 1.1.1.3 Hệ thống quản lý chất lượng 15 1.1.2 Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 16 1.1.2.1 Giới thiệu Tổ chức ISO Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 16 1.1.2.2 Lợi ích việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 20 1.1.2.3 HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 21 1.1.3 Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 công tác văn thư, lưu trữ 23 1.1.3.1 Sự cần thiết áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 công tác văn thư, lưu trữ 23 1.1.3.2 Mục đích, yêu cầu việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 công tác văn thư, lưu trữ 24 1.1.3.3 Nội dung áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 công tác văn thư, lưu trữ 25 1.1.3.4 Các bước xây dựng quy trình xử lý công việc theo HTQLCL TCVN ISO 9001:2008 công tác văn thư, lưu trữ 26 1.2 Cơ sở thực tiễn áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 27 1.3 Cơ sở pháp lý áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 33 Chương THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HTQLCL THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 36 2.1 Giới thiệu Bộ KH&CN 36 2.1.1 Chức 36 2.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn 36 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 36 2.2 Giới thiệu HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 Bộ KH&CN 39 2.2.1 Quá trình triển khai xây dựng thực 39 2.2.2 Kết đạt 41 2.2.3 Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng 43 2.2.3.1 Chính sách chất lượng 43 2.2.3.2 Mục tiêu chất lượng 43 2.2.4 Hệ thống tài liệu HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 Bộ KH&CN 44 2.2.4.1 Sổ tay chất lượng 46 2.2.4.2 Các quy trình, thủ tục HTQLCL 46 2.2.4.3 Các tài liệu hướng dẫn 46 2.2.4.4 Các tài liệu hỗ trợ 47 2.3 Thực trạng áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 công tác văn thư, lưu trữ Bộ KH&CN 47 2.3.1 Giới thiệu máy làm văn thư, lưu trữ Bộ KH&CN 47 2.3.1.1 Bộ phận văn thư 47 2.3.1.2 Bộ phận lưu trữ 49 2.3.2 Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 công tác văn thư 50 2.3.2.1 Quy trình tiếp nhận đăng ký văn 51 2.3.2.2 Quy trình tiếp nhận chuyển giao văn đến 56 2.3.3 Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 công tác lưu trữ 61 2.3.3.1 Quy trình thu thập hồ sơ, tài liệu thực công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu thu thập 63 2.3.3.2 Quy trình phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Bộ KH&CN 65 2.3.4 Đánh giá áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 công tác văn thư, lưu trữ Bộ KH&CN 71 2.3.4.1 Ưu điểm 71 2.3.4.2 Những hạn chế 74 2.3.4.3 Nguyên nhân 75 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VIỆC ÁP DỤNG HTQLCL THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI BỘ KH&CN 76 3.1 Hoàn thiện hệ thống tài liệu 76 3.2 Hoàn thiện nguồn nhân lực, công tác huấn luyện đào tạo 77 3.3 Tăng cường tra, kiểm tra áp dụng HTQLCL 78 3.4 Chú trọng công tác thi đua, khen thưởng việc xây dựng, áp dụng, trì cải tiến HTQLCL 79 3.5 Đầu tư ngân sách cho việc xây dựng, áp dụng, trì cải tiến HTQLCL 79 3.6 Hướng tới áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 80 C PHẦN KẾT LUẬN 82 D TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC BẢNG KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT Từ viết tắt TCVN ISO Viết đầy đủ Tiêu chuẩn Việt Nam International Organization For Standardization HTQLCL Hệ thống quản lý chất lượng KH&CN Khoa học Công nghệ Ban đạo triển khai áp dụng Hệ thống quản lý BCĐ chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 A PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: “Chính quyền phải bỏ chế xin - cho, chuyển máy công quyền sang máy phục vụ dân, doanh nghiệp vô điều kiện Bởi dân doanh nghiệp người đóng thuế ni chúng ta, máy quyền khơng thể “đẻ” ngân sách” Đó lời phát biểu tổng kết Hội nghị lần Ban Chấp hành Đảng TP HCM khóa X, nhiệm kỳ 2015-2020 vào sáng 27/3/2016 Ủy viên Bộ Chính trị, Bí thư Thành ủy TP Hồ Chí Minh - ơng Đinh La Thăng Lời phát biểu ông nhận nhiều đồng tình thán phục từ phía quan chức đông đảo người dân Đất nước ta đường xây dựng Nhà nước pháp quyền, tức quản lý nhà nước theo pháp luật Bên cạnh định hướng chuyển cơng việc hành cơng, quản lý người dân sang phục vụ nhân dân Nhà nước phục vụ nhân dân thông qua quan quản lý nhà nước hình thức cung cấp dịch vụ Các dịch vụ phải thực có hiệu nhân dân thỏa mãn, quan nhà nước hoàn thành sứ mệnh phục vụ Cơ quan dịch vụ hành cơng phải hướng đến chất lượng phục vụ cao nhất, gây dựng niềm tin nhân dân Hiểu rõ tầm quan trọng chất lượng phục vụ, Thủ tướng Chính phủ đề chủ trương tất quan hành nhà nước phải áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 Hiện nay, định thay Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 Thủ tướng Chính phủ việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quan, tổ chức thuộc hệ thống hành nhà nước Việc áp dụng TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quan hành nhà nước nhằm xây dựng hệ thống hoạt động có chất lượng, hiệu Địi hỏi quản lý chất lượng đặt hầu hết hoạt động, công tác quan nhà nước Công tác văn thư, lưu trữ không ngoại lệ Công tác văn thư, lưu trữ công việc bảo đảm cung cấp thông tin văn phục vụ cho hoạt động quản lý, đó, cơng tác gắn liền với hoạt động quản lý nhà nước nói chung quan nói riêng Hiệu hoạt động quản lý quan cao hay thấp phụ thuộc phần vào công tác văn thư, lưu trữ có làm tốt hay khơng Cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động thiếu giữ vị trí, vai trị quan trọng hoạt động quan Để nâng cao chất lượng hoạt động văn thư, lưu trữ việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào quan khơng địi hỏi cấp thiết, bước tất yếu xu mà cịn có tính khả thi cao góp phần nâng cao ý thức, trách nhiệm cán bộ, công chức việc tổ chức thực nhiệm vụ công việc nội Việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 khơng góp phần nâng cao chất lượng hoạt động quan; đưa việc xây dựng thực quy trình xử lý cơng việc thuộc nội dung công tác văn thư, lưu trữ cách khoa học, khắc phục thiếu sót hoạt động văn thư, lưu trữ; tạo điều kiện để lãnh đạo quan kiểm sốt cơng việc dễ dàng mà cịn góp phần quan trọng để đẩy mạnh cải cách hành quan Để rõ việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào công tác văn thư, lưu trữ, tác giả lựa chọn đề tài “Tìm hiểu việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 công tác văn thư, lưu trữ Bộ Khoa học Công nghệ” Lịch sử nghiên cứu vấn đề Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO vấn đề cấp, ngành, nhà quản lý đặc biệt quan tâm đem lại hiệu chất lượng cơng tác quản lý điều hành, nâng cao suất, không ngừng cải tiến để phù hợp với yêu cầu ngày cao thị trường nước tồn giới Hiện nay, có nhiều sách, giáo trình, đề tài khoa học nghiên cứu ISO Cụ thể: Kaôru Ixikaoa, người dịch: Nguyễn Như Thịnh, Trịnh Trung Thanh (1990), Quản lý chất lượng theo phương pháp Nhật, Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội Cuốn sách trình bày đặc điểm, chất cách tiến hành trình áp dụng, trì, cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008; phối hợp chặt chẽ với Tổ công tác ISO Bộ trình triển khai thực kế hoạch theo yêu cầu Bộ ❖ Thứ hai, sách chất lượng Ngay từ ngày đầu thực triển khai áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008, Bộ KH&CN với đơn vị thuộc Bộ xây dựng sách, mục tiêu chất lượng cụ thể hoạt động Chính sách chất lượng Bộ KH&CN thể Sổ tay chất lượng Bộ Mục tiêu chất lượng đơn vị ban hành theo biểu mẫu, gắn liền với nội dung tác nghiệp thuộc chức năng, nhiệm vụ đơn vị Tất sách, mục tiêu chất lượng đáp ứng yêu cầu tính cụ thể, tính minh bạch, thể rõ tâm thành viên hệ thống; đồng thời phổ biến đến tồn cán bộ, cơng chức để họ hiểu thực ❖ Thứ ba, hệ thống tài liệu Bộ KH&CN xây dựng hệ thống tài liệu HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 gồm 04 loại theo quy định Lãnh đạo Văn phòng Bộ đạo xây dựng thành công tài liệu công tác văn thư, lưu trữ bao gồm mục tiêu chất lượng, q trình, hướng dẫn cơng việc, biểu mẫu ❖ Thứ tư, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức - Đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ Bộ có trình độ chun mơn cao, dày dặn kinh nghiệm, đóng vai trị nguồn lực chủ yếu trình hoạt động văn thư, lưu trữ Số lượng cán bộ, cơng chức có trình độ cử nhân Đại học 07/09 cán bộ, đạt 78%; trình độ thạc sỹ 01/09 cán bộ, đạt 11% trình độ cao đẳng 01/09 cán bộ, đạt 11% 72 Biểu đồ 2.3 Trình độ cán bộ, cơng chức làm văn thư, lưu trữ Bộ - Đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức tham gia đầy đủ buổi đào tạo nhận thức ISO, mà có thay đổi tích cực nhận thức việc áp dụng HTQLCL vào công việc, có ý thức chấp hành tốt có nhiều ý kiến đóng góp việc xây dựng cải tiến HTQLCL đơn vị - Các cán bộ, công chức làm văn thư, lưu trữ Bộ tâm huyết với nghề, không ngừng học hỏi, tự trau dồi kinh nghiệm để nâng cao trình độ chun mơn ❖ Thứ năm, công tác đào tạo ISO Được quan tâm đạo Lãnh đạo Bộ, BCĐ ISO chủ động tổ chức tập huấn ISO cho phạm vi toàn quan Bộ vào năm 2012 Bên cạnh đó, BCĐ hướng dẫn cho đơn vị tự mời chuyên gia tập huấn BCĐ ISO đơn vị có cho tài liệu tập huấn khoa học, chi tiết giúp cho cán bộ, công chức tham gia tập huấn tiếp cận dễ hơn, đồng thời tài liệu để nghiên cứu, phục vụ công việc sau Chính nhờ có buổi tập huấn mà nhận thức cán bộ, công chức HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 ngày nâng cao ❖ Thứ sáu, kết cụ thể đạt thực công tác văn thư, lưu trữ Nhờ việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 mà công tác văn thư, lưu trữ nâng cao hiệu rõ rệt 73 • Cơng tác văn thư: - Việc tiếp nhận đăng ký văn thực chặt chẽ, thống theo quy trình ban hành Các văn cán bộ, công chức văn thư kiểm tra cẩn thận mặt thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng, năm văn bản; nhân bản; đóng dấu; đăng ký văn bản; làm thủ tục chuyển phát theo dõi; lưu văn Các văn ban hành bảo đảm thể thức, kỹ thuật trình bày; đăng ký đầy đủ vào sổ đăng ký phần mềm quản lý văn bản, gốc lưu văn thư theo quy định,… - Việc tiếp nhận chuyển giao văn đến: cán bộ, công chức thực việc tiếp nhận, phân loại, đăng ký chuyển giao văn đến đảm bảo thống nhất, trình tự Các văn đăng ký xin bút phê ngày, văn khẩn xin ý kiến chuyển giao sớm nhất, văn mật đảm bảo an tồn thơng tin Các nghiệp vụ quản lý văn đến thực nghiêm túc, nhanh chóng hiệu • Cơng tác lưu trữ: Việc thiết lập hai quy trình dựa HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 giúp cho việc thu thập, bổ sung tài liệu bảo quản tài liệu lưu trữ thực quy trình, thành phần hồ sơ tài liệu, thuận tiện cho cán lưu trữ Vấn đề phục vụ khai thác sử dụng tài liệu phông lưu trữ Bộ KH&CN đơn giản hóa nhiều, vừa dễ dàng cho người làm cơng tác phục vụ vừa tiện lợi cho người sử dụng tài liệu 2.3.4.2 Những hạn chế - Hạn chế lớn việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào cơng tác văn thư, lưu trữ cản trở tư tưởng, quan niệm làm việc theo lề lối cũ, ngại đổi cán bộ, cơng chức Vì quy trình cơng việc theo HTQLCL văn thư, lưu trữ chưa thực nghiêm túc - Bộ KH&CN quan đầu ngành tiêu chuẩn, chất lượng nhiên lại chưa xây dựng mục tiêu chất lượng Bộ cho năm - Việc đào tạo nhận thức ISO cho toàn quan Bộ chưa tiến hành thường xun Bên cạnh đó, Bộ khơng có quy định cụ thể bắt buộc đơn vị tự tổ chức đào tạo ISO Chính mà với nhiều cán bộ, công chức, đặc 74 biệt người vào ISO cịn xa lạ - Việc cải tiến, phát triển HTQLCL chưa thật trọng Từ ban hành lần đến thời điểm Bộ chưa tiến hành sốt xét lại, tìm điểm khơng phù hợp sửa đổi, bổ sung quy trình văn thư, lưu trữ 2.3.4.3 Nguyên nhân - Thứ nhất, cơng tác đào tạo nhận thức ISO cho tồn thể cán cơng chức Bộ cịn bị hạn chế (thời gian đào tạo ngắn, tập trung vào đối tượng số cán tham gia vào việc soạn thảo tài liệu) Vì vậy, việc áp dụng ISO đơn vị nói chung cơng tác văn thư, lưu trữ nói riêng cịn chưa đồng thuận thực toàn thể cán bộ, công chức, đặc biệt với đơn vị chức khơng có thủ tục hành thuộc Khối quan Bộ Một số đơn vị chưa thực coi trọng việc áp dụng HTQLCL công việc Việc thay đổi thói quen, nề nếp làm việc theo ISO dễ dàng Đây nguyên nhân dẫn đến việc ISO chưa thực trở thành công cụ quản lý - Thứ hai, văn quy phạm pháp luật sửa đổi, bổ sung thay thường xuyên nên dẫn tới việc đơn vị chậm trễ việc soát xét, cập nhật quy trình tác nghiệp để ban hành, áp dụng kịp thời - Thứ ba, kinh phí chi cho ISO cịn hạn hẹp chưa có quy định cụ thể cho đơn vị có phần kinh phí riêng cho mục Qua việc sâu vào tìm hiểu, khảo sát việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 công tác văn thư, lưu trữ Bộ KH&CN cho thấy Bộ trọng nghiên cứu, xây dựng quy trình tác nghiệp; hướng tới chuẩn hóa, cải tiến lề lối làm việc, cải cách hành quốc gia Chủ trương áp dụng HTQLCL văn thư, lưu trữ thật mang lại nhiều hiệu tích cực, song bên cạnh không tránh hạn chế định Tuy nhiên, tín hiệu đáng mừng, đáng ghi nhận lần Bộ KH&CN đưa cơng tác văn thư, lưu trữ vào để áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 75 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VIỆC ÁP DỤNG HTQLCL THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI BỘ KH&CN Trên sở phân tích nguyên nhân tồn HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 công tác văn thư, lưu trữ Bộ KH&CN thời gian qua, tác giả đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện HTQLCL sau: 3.1 Hoàn thiện hệ thống tài liệu Hệ thống tài liệu gương HTQLCL, nhằm thông báo ý định tạo quán hành động Số lượng tài liệu phụ thuộc vào quy mơ, loại hình tổ chức, phức tạp tương tác trình, phức tạp trình tạo sản phẩm, dịch vụ, lực cán bộ,…Hệ thống tài liệu sở cho đảm bảo cải tiến chất lượng Do vậy, nội dung tài liệu phải phù hợp với hoạt động thực tế tuân thủ nguyên tắc “Viết làm” Để giải triệt để tồn hệ thống tài liệu, trình xây dựng hệ thống tài liệu, Bộ KH&CN cần phải tuân thủ nguyên tắc sau: o Các thành viên phải tham gia cơng tác soạn thảo góp ý tài liệu o Tất tài liệu sau ban hành phải triển khai áp dụng vào hoạt động thực tế để đánh giá tính phù hợp hiệu o Các thành viên tham gia vào trình soạn thảo, xem xét tài liệu phải nắm rõ yêu cầu tiêu chuẩn hoạt động đơn vị o Cần thường xuyên xem xét lại quy trình làm việc, thủ tục, biểu mẫu nhằm loại bỏ biểu mẫu, thủ tục lỗi thời, rườm rà, phức tạp o Thực việc cập nhật hệ thống tài liệu website Bộ o Lập kế hoạch hỗ trợ giám sát tình hình áp dụng tài liệu o Xây dựng bổ sung thêm quy trình quan trọng cơng tác văn thư như: - Quy trình soạn thảo ban hành văn - Quy trình lập hồ sơ quản lý hồ sơ; … 76 o Xây dựng bổ sung quy trình cơng tác lưu trữ như: - Quy trình phân loại tài liệu; - Quy trình chỉnh lý tài liệu (tài liệu hành chính, tài liệu kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn…); - Quy trình tiêu huỷ tài liệu hết giá trị … Các quy trình nên thể dạng lưu đồ để giúp cho cán bộ, công chức dễ xem, dễ hiểu dễ ghi nhớ 3.2 Hồn thiện nguồn nhân lực, cơng tác huấn luyện đào tạo Trong tổ chức, người ln đóng vai trị quan trọng tạo nên thành cơng hay thất bại Chính Bộ KH&CN cần đào tạo đội ngũ cán bộ, công chức lành nghề, tận tâm với công việc Hiểu tầm quan trọng này, tác giả xin đề xuất số ý kiến để hoàn thiện nguồn nhân lực sau: - Thường xuyên nâng cao nhận thức cán bộ, công chức làm văn thư, lưu trữ việc thiết lập áp dụng HTQLCL - Tổ chức hoạt động đánh giá hiệu công việc, làm sở cho hoạt động đào tạo, tuyển dụng, khen thưởng, kỷ luật - Thường xuyên có buổi trao đổi, thảo luận sách chất lượng, mục tiêu chất lượng thông tin chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ - Thực đào tạo từ đầu giúp cán bộ, cơng chức có nhận thức vấn đề quản lý chất lượng, giúp hạn chế rủi ro xảy từ nâng cao suất chất lượng công việc - Quản lý trực tiếp việc tổ chức huấn luyện, hướng dẫn nơi làm việc; mô tả công việc cho người mới, hướng dẫn cách sử dụng phần mềm, công cụ hỗ trợ cho công việc, phân công người hướng dẫn trực tiếp công việc hàng ngày giúp nâng cao suất lap động - Sau lần đào tạo cần đánh giá lại để sửa đổi đào tạo lại 77 3.3 Tăng cường tra, kiểm tra áp dụng HTQLCL Thanh tra, kiểm tra việc áp dụng HTQLCL đơn vị thuộc Bộ KH&CN có vai trò đặc biệt quan trọng: - Thanh tra, kiểm tra việc thực áp dụng HTQLCL theo kế hoạch BCĐ ISO đơn vị xem có xác tiến độ khơng, xác phần trăm có cần chỉnh sửa, bổ sung không - Thanh tra kiểm tra để phát huy điểm tích cực, kịp thời phát sai lệch (nếu có), từ tìm biện pháp khắc phục cho phù hợp với tình hình thực tế quan, đơn vị cụ thể trình áp dụng, trì cải tiến HTQLCL - Thanh tra, kiểm tra để đưa kết luận, đánh giá kết đạt đơn vị, cá nhân từ xây dựng chế khen thưởng kỷ luật khách quan, cơng Chính mục đích mà BCĐ ISO Bộ KH&CN cần phối hợp với Tổ công tác ISO cá nhân, đơn vị khác để tiến hành việc kiểm tra tình hình thực kế hoạch áp dụng ISO hệ thống, đơn vị Cần tăng cường hình thức kiểm tra trực tiếp sở, hạn chế hình thức kiểm tra qua báo cáo có kiểm tra trực tiếp đem lại nhìn thực tế, khách quan, xác Tổ cơng tác ISO trực thuộc Văn phịng Bộ KH&CN, thuận tiện việc giám sát, theo dõi, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ có thực theo quy trình HTQLCL hay khơng Hàng năm, BCĐ ISO cần phải lên kế hoạch chi tiết cho đợt kiểm tra định kỳ trình Lãnh đạo Bộ xem xét Bên cạnh đó, kiểm tra đột xuất số đơn vị để thu kết toàn diện Sau đợt kiểm tra, BCĐ ISO với Tổ công tác ISO lập báo cáo cụ thể kết kiểm tra đề xuất khen thưởng, kỷ luật xứng đáng với đơn vị 78 3.4 Chú trọng công tác thi đua, khen thưởng việc xây dựng, áp dụng, trì cải tiến HTQLCL Hàng năm, Bộ KH&CN nên có hoạt động tổng kết việc xây dựng, áp dụng, trì cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 Hoạt động tổng kết phải kèm với hình thức khen thưởng xứng đáng cá nhân, đơn vị đạt thành tích cao Đối với cá nhân, đơn vị có thành tích việc xây dựng, áp dụng HTQLCL Bộ trưởng Bộ KH&CN với BCĐ ISO tuyên dương tặng Bằng khen Việc khích lệ, động viên tinh thần cán bộ, chuyên viên giúp cho họ ý thức trách nhiệm hăng say với cơng việc Bên cạnh việc khen thưởng, động viên Bộ cần có biện pháp nhắc nhở, đơn đốc triệt để cá nhân, đơn vị Bộ chưa có ý thức tự giác, khơng nghiêm túc việc xây dựng, áp dụng, trì cải tiến HTQLCL 3.5 Đầu tư ngân sách cho việc xây dựng, áp dụng, trì cải tiến HTQLCL Hiện Bộ KH&CN hoàn thành xong việc xây dựng 13/13 HTQLCL Bộ giai đoạn áp dụng, trì cải tiến HTQLCL Đây trình bao gồm nhiều bước, từ đào tạo nâng cao nhận thức ISO; đào tạo kỹ xây dựng văn bản, quy trình HTQLCL; xác định phạm vi HTQLCL; soạn thảo xem xét, phê duyệt tài liệu, quy trình HTQLCL đến đánh giá nội bộ, đánh giá chứng nhận, tra kiểm tra trì, cải tiến HTQLCL Quá trình phức tạp thực xong mà lặp lặp lại nhiều lần chưa phù hợp, thực thời gian dài với phối hợp nhiều cá nhân, đơn vị Chính vậy, kinh phí đầu tư cho lĩnh vực HTQLCL số nhỏ Mặc dù hàng năm Bộ KH&CN có dự tốn kinh phí cho ISO thực tế cịn nhiều cơng việc khơng thể thực thiếu nguồn kinh phí như: xây dựng mục tiêu chất lượng, điều chỉnh quy trình ISO hay việc tập huấn ISO… Bởi vậy, Bộ KH&CN cần trọng, quan tâm đặc biệt xây dựng sách tài cho ISO Khi lập dự tốn kinh phí cho ISO theo 79 năm, khoản kinh phí dự toán phải cụ thể, chi tiết cho hạng mục công việc; ưu tiên đầu tư cho công việc có tính chất cấp thiết 3.6 Hướng tới áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 Ngoài giải pháp nói nay, Bộ KH&CN tham khảo bắt tay vào cải tiến HTQLCL lên phiên TCVN ISO 9001:2015 Theo hướng dẫn Diễn đàn tổ chức công nhận quốc tế (IAF), tổ chức, doanh nghiệp chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 có 03 năm kể từ ngày 15/9/2015 - ngày ban hành tiêu chuẩn ISO 9001:2015 Điều có nghĩa giấy chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cấp kể từ ngày 15/9/2015 giấy chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 hết hiệu lực sau ngày 14/9/2018 Để chuyển đổi sang tiêu chuẩn ISO 9001:2015, Bộ KH&CN cần thực nội dung sau: - Nghiên cứu tiêu chuẩn ISO 9001:2015; - Xây dựng kế hoạch chuyển đổi HTQLCL; - Đào tạo nhận thức tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cho toàn quan; - Rà soát lại cấu trúc hệ thống tài liệu; - Bổ sung/duy trì thơng tin dạng văn (các tài liệu mới) phù hợp với quy mô mức độ áp dụng; - Xác định bối cảnh quan; - Xác định bên liên quan có ảnh hưởng tới HTQLCL; - Xác định phạm vi HTQLCL; - Phân công lại trách nhiệm quyền hạn (nếu có thay đổi); - Ban hành lại Chính sách chất lượng (nếu có thay đổi); - Phê duyệt hệ thống tài liệu theo ISO 9001:2015; - Đào tạo, phổ biến tiêu chuẩn ISO 9001:2015, HTQLCL, Chính sách chất lượng cho tồn cán bộ, cơng chức quan; - Xây dựng mục tiêu, kế hoạch thực HTQLCL; - Xác định đánh giá rủi ro hội; - Lưu giữ thông tin dạng văn (hồ sơ) theo yêu cầu HTQLCL; 80 - Thiết lập trình vận hành; - Đánh giá kết thực hiện; - Đào tạo chuyên gia đánh giá nội theo ISO 9001:2015; - Thực đánh giá nội HTQLCL theo tiêu chuẩn mới; - Thực hoạt động Xem xét lãnh đạo; - Liên hệ với tổ chức chứng nhận để đánh giá theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 Như vậy, chương đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 toàn quan Bộ nói chung cơng tác văn thư, lưu trữ nói riêng Để thực giải pháp địi hỏi tất Lãnh đạo, cán bộ, cơng chức Bộ KH&CN cố gắng mình, tâm kiên trì thực theo đạo, dẫn dắt Lãnh đạo Bộ BCĐ ISO Chắc chắn rằng, HTQLCL Bộ KH&CN theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 ngày cải tiến nâng cao hiệu hoạt động toàn quan 81 C PHẦN KẾT LUẬN Đề tài khóa luận tốt nghiệp “Tìm hiểu việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 công tác văn thư, lưu trữ Bộ Khoa học Công nghệ” chương đưa cách nhìn chung HTQLCL tiêu chuẩn ISO 9000 có HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 Tiếp đó, chương hai giới thiệu sơ lược Bộ KH&CN đồng thời nêu lên tình hình áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào công tác văn thư, lưu trữ chương ba đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống Từ thực trạng giải pháp nêu, tác giả xin đưa số khuyến nghị sau: Thứ nhất, quan trọng cam kết lãnh đạo tham gia toàn thể cán bộ, cơng chức Bộ KH&CN Vì vậy, triển khai áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 công tác văn thư, lưu trữ đòi hỏi quan tâm, trì thường xuyên để mang lại hiệu thật Đây điều mà lãnh đạo Bộ cần làm để thành viên hiểu quyền lợi trách nhiệm người mục tiêu chung góp phần nâng cao hiệu suất cơng việc Thứ hai, cần trọng hoạt động tập huấn, đào tạo nhận thức ISO thực cơng tác kiểm tra, đánh giá Có vậy, cán bộ, công chức thông hiểu chất hệ thống để áp dụng vào thực tiễn nhuần nhuyễn, hiệu quả; đồng thời ý thức trách nhiệm họ nâng cao Thứ ba, lãnh đạo Bộ cần đạo phận, đơn vị áp dụng HTQLCL sở rút kinh nghiệm bước chấn chỉnh hoạt động đơn vị Từ đó, đơn vị triển khai kế hoạch áp dụng ISO tới cán bộ, cơng chức đơn vị để phát huy sức mạnh khả sáng tạo Việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 công tác văn thư, lưu trữ tất quan, tổ chức nói chung Bộ KH&CN nói riêng phần đem lại hiệu quả, nhiên tồn nhiều khó khăn, thử thách Nhưng chắn, với đạo, hướng dẫn Nhà nước với tâm, nỗ lực toàn cán bộ, nhân viên tổ chức HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trở thành công 82 cụ quản lý hữu ích lĩnh vực Vì thời gian có hạn nên phạm vi khóa luận này, nội dung nêu kết nghiên cứu bước đầu Bên cạnh cịn nhiều vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu thời gian tới Tác giả mong nhận ý kiến đóng góp để đề tài hồn thiện 83 D TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Khoa học Công nghệ (2008), TCVN ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu, Xuất lần 3, Hà Nội Bộ Khoa học Công nghệ (2007), TCVN ISO 9000:2007 Hệ thống quản lý chất lượng – sở từ vựng, Hà Nội Ngô Phúc Hạnh (2011), Giáo trình Quản lý chất lượng, NXB Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội Nguyễn Lệ Nhung (2003), Công tác văn thư, lưu trữ với việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng TCVN 9001:2000, Bài viết website: http://vanthuluutru.com Đỗ Đức Phú (2012), Giáo trình Quản lý chất lượng sản phẩm, NXB Đại học Kinh tế Quản trị kinh doanh Nguyễn Thị Thuận (2010), Hoàn thiện Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn 9001:2008 Công ty TNHH giải pháp phần mềm CMC soft, Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ngành Khoa học quản lý, Trường Đại học Kinh tế quốc dân Hoàng Thị Thu Thủy (2011), Một số giải pháp hoàn thiện Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 Công ty Cổ phần Xây dựng Kinh doanh địa ốc Hịa Bình, Luận văn thạc sĩ Kinh tế, Trường Đại học Kinh tế TP.HCM David Hoyle & Richard Barrett, người dịch: Nguyễn Trung Tín, Phạm Phương Hoa (1997), Sổ tay hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn đo lường ISO 9000, NXB Thống Kê, Hà Nội Phạm Thị Thu Trang (2007), Áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 Tổng Công ty Công nghệ thông tin Bạch Đằng, Báo cáo thực tập nghiệp vụ ngành Hệ thống thông tin quản lý, Viện Đại học Mở Hà Nội 10 Nhóm sinh viên chuyên ngành Quản trị kinh doanh (2013), Thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 ISO 14001:2004 Cơng ty Cổ phần Xích líp Đơng Anh, Báo cáo thực tập tốt nghiệp, Trường Đại học Thương Mại Hà Nội 11 Sổ tay chất lượng Bộ Khoa học Công nghệ 12 http://www.iso.org 13 Website Viện Năng suất Việt Nam: http://www.vnpi.ecentura.com 14 Bài viết “Ứng dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 công tác quản lý nhà nước Bộ Nội vụ” ThS Nguyễn Thị Trà Lê – Vụ Pháp chế, Bộ Nội vụ website Viện Khoa học tổ chức nhà nước - Bộ Nội vụ: http://isos.gov.vn 15 Bách khoa toàn thư mở Wikipedia: http://vi.wikipedia.org 16 Danh mục tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO website Bộ Nội vụ: http://www.moha.gov.vn/danhmuc.html?cateId=651&page=2 17 Webisite UBND TP Hải Phòng: http://haiphong.gov.vn PHỤ LỤC Nghị định số 20/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 02 năm 2013 Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Khoa học Công nghệ Quyết định số 1560/QĐ-BKHCN ngày 26 tháng năm 2014 Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ việc thành lập Ban đạo triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 Bộ Khoa học Công nghệ Quyết định số 68/QĐ-VP ngày 08 tháng năm 2014 Chánh Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ việc thành lập Tổ công tác ISO Quyết định số 175/QĐ-VP ngày 29 tháng 12 năm 2014 Chánh Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ việc thay đổi thành viên Tổ công tác ISO Sổ tay chất lượng Bộ Khoa học Công nghệ Mục tiêu chất lượng Bộ Khoa học Công nghệ đến 2014 Danh mục tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 Bộ Khoa học Công nghệ Quy trình tác nghiệp theo chức Phịng Hành – Tổ chức Quy trình tác nghiệp theo chức Phòng Lưu trữ 10 Báo cáo tổng kết số 1051/BC-BCĐ ISO ngày 27 tháng năm 2014 Ban đạo ISO tình hình triển khai kế hoạch xây dựng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 năm 2012 – 2013 11 Báo cáo số 5209/BC-BCĐ ISO ngày 31 tháng 12 năm 2015 Ban đạo ISO kết thực Kế hoạch kiểm tra việc áp dụng, trì cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 đơn vị thuộc Bộ Khoa học Công nghệ năm 2015 12 Quy chế văn thư, lưu trữ Bộ Khoa học Công nghệ ban hành kèm theo Quyết định số 4148/QĐ-BKHCN ngày 30 tháng 12 năm 2013 Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ