Xây dựng mô hình ERP cho trường đại học X

Xây dựng mô hình ERP cho trường đại học X

QUẢN TRỊ DỰ ÁN

DỰ ÁN

Xây dựng mô hình ERP

(Enterprise Resource Planning)

cho trường Đại học X

Thành viên

• Trần Thái Bảo

• Lê Trọng Đoan

• Nguyễn Minh Hải

• Nguyễn Ngọc Quỳnh Như

• Nguyễn Thành Sơn

Tổng trị giá hơn 120.000 USD

Nền tảng/Các nhu cầu

thức.

trình quản lý (ISO) trong môi trường công nghệ thông tin (IT)

 Giải pháp quản lý tổng thể nguồn lực doanh

nghiệp dựa vào việc chuẩn hóa qui trình quản lý (ISO) trên nền tảng của công nghệ thông tin

Nền tảng/Các nhu cầu

Biểu đồ thể hiện số lượng các dự án ERP đã và đang được triển khai tại Việt Nam từ

2004 đến nay.

Mục tiêu chủ yếu

 ĐH cũng có những "bài toán" cần giải quyết như các cơ quan hiện đại khác : điều phối các nguồn tài nguyên, kiểm soát chi phí, thúc đẩy tính chuyên nghiệp và tự hạch toán các phòng ban.

 Báo cáo được cập nhật thông tin tức thời và thống nhất trong toàn bộ trường.

 Quá trình xét duyệt yêu cầu mua hàng trong nhà trường

sẽ được thực hiện chỉ trong 1 ngày, chi phí giảm thiểu đáng kể.

 Giúp hệ thống quản lý nhân sự tốt và có thông tin chính xác, báo cáo hiệu quả

Tích hợp các hệ thống quản lý rời rạc thành một hệ thống quản lý thống nhất.

Mục tiêu thứ yếu

 Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy : ERP giúp các nhà lãnh đạo dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin

 Công tác kế toán chính xác hơn : Phần mềm kế toán

hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các trường

ĐH giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công.

 Đào tạo đội ngũ nhân viên các phòng ban thao tác thành thạo trên hệ thống ERP, nâng cao tính chuyên nghiệp.

 Dữ liệu bảo mật, chia sẻ thông tin kịp thời.

Mô hình ERP

BAN GIÁM HIỆU

PHÒNG

HÀNH

CHÍNH

PHÒNG ĐÀO TẠO

PHÒNG TÀI VỤ

CÁC KHOA CHUYÊN NGÀNH

Các phòng khác

(Đoàn Thanh Niên, Thư viên, Giáo dục thể chất,…)

Mô hình ERP

text

ERP cho đại học

Quản lý học tập:

Chương trình đào tạo, lập kế hoạch giảng dạy học tập, thi cử(thời khóa biểu), Đánh giá kết quả học tập, Quản lý tài nguyên( Tài khoản, dịch vụ thông tin(portal))

Quản lý nhân sự: Tuyển dụng, Phát triển và đào tạo nhân lực, Hưu trí, Hệ thống

phòng ban

Phân hệ quản lý tài chính: Tài chính sinh viên(học phí, học bổng, chế độ), tài chính cán bộ(lương, tiền giảng, thuế, chế độ)

Quản lý cơ sở vật chất(phòng

học, trang thiết bị phục vụ

đào tạo)

Hỗ trợ khách hàng: Tư vấn việc làm, Nghiên cứu khai thác thị trường, Quảng bá

thương hiệu

Quản lý hồ sơ:

Hồ sơ sinh viên

Hồ sơ cán bộ Văn bằng tín chỉ

Phạm viGiải pháp ERP cho các trường đại học theo qui trình sau

hồ sơ, Phân hệ quản lý học tập, Phân hệ quản lý tài chính, Phân hệ quản lý cơ sở vật chất) : Các phân hệ cục bộ này

có thể sử dụng các dữ liệu có định dạng không giống nhau.

thống : Xác định yêu cầu sử dụng, chia sẻ dữ liệu giữa các phân hệ, phân tích dữ liệu, vấn đề quản trị, an toàn dữ liệu.

(mạng), thu thập và chuyển đổi dữ liệu, dự phòng hệ thống.

Các ràng buộc

 Thời gian bắt đầu thực hiện dự án vào tháng 08/2010 và không vượt quá 17 tháng.

 Địa điểm thực hiện tại trường Đại Học X.

mềm.

 Đảm bảo chuyển đổi kiến thức trong điều kiện kỹ năng ngoại ngữ hạn chế của thành viên dự án.

 Chuẩn hóa qui trình quản lý.

 Phải đảm bảo các tính năng của hệ thống ERP như đã được ký trong hợp đồng như : tính dễ sử dụng, chức năng đa ngôn ngữ, tài liệu dành cho người dùng.

Các loại trừ

 Không chịu trách nhiệm về các thủ tục mua

trang thiết bị (hub, switch, máy server…) và các loại thuế liên quan.

 Các yêu cầu ngoài qui trình chuẩn đã khảo sát

và ký sẽ không được chấp thuận cài đặt.

 Chương trình bảo trì hệ thống không bao gồm bảo trì phần cứng và thiết bị mạng.

 Bảo trì hệ thống chỉ trong thời gian có hiệu lực

đã được ký trong hợp đồng.

Các giả định

 Phát huy kỹ năng làm việc nhóm và cam kết

lãnh đạo về sự thay đổi tổ chức.

 Áp lực công việc ngoài giờ được chấp nhận.

 Phòng dành riêng cho các thành viên dự án có trang bị đầy đủ thiết bị thông tin liên lạc và các trang bị khác.

 Sự hỗ trợ của phòng quản lý hệ thống thông tin.

 Sự phối hợp thật tốt giữa các phòng ban và bên triển khai trong việc huấn luyện và bảo trì hệ

thống sau này.

Dự án có liên quan

 Đào tạo huấn luyện sử dụng một số công cụ hỗ trợ dự

án như phần mềm ứng dụng (MS Project, MS Viso, MS Word, MS Excel)

 Các kỹ năng cần thiết thao tác trên hệ điều hành

Windows.

 Các thao tác back up lại dữ liệu sau mỗi ngày làm việc.

 Sử dụng UPS kết hợp với máy tính khi có sự cố về cúp điện.

 Biên dịch tài liệu sang ngôn ngữ tiếng Việt.

 Thực hiện việc phân quyền và đăng ký tài khoản để đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu và chia sẻ thông tin một

cách kịp thời giữa các phòng ban trong nhà trường.

Trao đổi thông tin

nhau sau các buổi huấn luyện để biết

được những khó khăn trước mắt Từ đó, phối hợp với bên triển khai khắc phục các khó khăn đó.

Rủi ro

 Trước tiên khó khăn lớn nhất vẫn là chuẩn hóa qui trình quản lý.

 Vấn đề tài chính cũng là khó khăn lớn khi triển khai.

gia bên ngoài và kỹ năng của các GV và CB, CNV nhà trường.

 Quen ứng dụng CNTT "rời rạc" cho từng hoạt động chuyên biệt, trong khi ERP cố gắng tích hợp và liên kết tất cả hoạt động trong tổ chức.

 Chấp nhận giải pháp thay đổi cấu trúc của tổ chức cho phù hợp với

hệ thống ERP, hạn chế thay đổi ERP cho thích ứng tổ chức.

 Quá trình đổi mới tổ chức và quy trình làm việc cho phù hợp mô hình ERP thực sự là một thách thức lớn đối với các trường Đại học Quá trình này thường kéo dài ít nhất từ 3 đến 5 năm.

thiết bị thông tin liên lạc.

 Thay đổi tổ chức : Thay đổi nhân sự, tái cấu trúc công ty.

Tài liệu

Gồm : Tài liệu hướng dẫn sử dụng; sổ tay vận hành; sách tra cứu (Reference book); tài liệu hướng dẫn cho quản trị

hệ thống Đối với những hệ thống ERP thiết kế theo chuẩn

mở còn có thêm các hồ sơ về hệ thống tham số thiết lập cho

KH (Setup parameters guideline).

1%

Dịch vụ Giúp xử lý các sự cố vận hành trong năm đầu tiên 17%

TỔNG CHI PHÍ DỰ ÁN : 100.000 USD

ĐÀO TẠO ĐỘI TRIỂN KHAI

KIỂM TRA, THỬ NGHIỆM

ĐÀO TẠO NGƯỜI SỬ DỤNG

Dự án ERP trường đại học

Thiết kế chương trình

Thay đổi mã nguồn ERP

Thiết kế quy trình

Phân công trách nhiệm

Lập ban quản

lý

WBS ( tt )

Dự án ERP trường đại học

Đào tạo người

Họp sau huấn luyện

Project Planing

Mã công việc Mô tả Công tác

trước Thời gian thực hiện ( tháng)

G Đào tạo đội triển khai 1% 1000 500 500

H Kiểm tra , thử nghiệm 9% 9000 1500

I Đào tạo người sử dụng 2% 2000 200 200 Dịch vụ bảo trì 17% 17000

TBC 100% 100000 10000 10000 17000 1000 1000 12500 12500 8200 1700

Tích lũy 10000 20000 37000 38000 39000 51500 64000 72200 73900

Đơn vị tính bằng USD

G Đào tạo đội triển khai 1% 1000

H Kiểm tra , thử nghiệm 9% 9000 1500 1500 1500 1500 1500

I Đào tạo người sử dụng 2% 2000 200 200 200 200 200 200 200 200 Dịch vụ bảo trì 17% 17000

TBC 100% 100000 1700 1700 1700 1700 1700 200 200 200 Tích lũy 75600 77300 79000 80700 82400 82600 82800 83000

Đơn vị tính

Sơ đồ trách nhiệm

1 THỰC HIỆN TIỀN ĐỊNH GIÁ

1.1 Nghiên cứu kỹ nguồn gốc của ERP package (1) (2)

Sơ đồ trách nhiệm

3 LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN

3.1 Thiết kế qui trình triển khai dự án (3) (2) (1)

3.2 Xác định vai trò và phân công trách nhiệm

9 ĐÀO TẠO NGƯỜI SỬ DỤNG

9.2 Huấn luyện người sử dụng ( 1) (3) ( 3) ( 3) ( 2) (3)

1 Phụ trách chính

2 Giám sát

3 Hỗ trợ

Thank you