BỐ CỤC CỦA ĐỀ TÀI PHẦN MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết của đề tài Golf là một môn thể thao thời thượng và cao cấp trong lĩnh vực kinh doanh thể thao và giải trí Môn đánh golf ra đời trên thế giới từ giữa thế[.]
Tính cấp thiết của đề tài
Golf là một môn thể thao thời thượng và cao cấp trong lĩnh vực kinh doanh thể thao và giải trí Môn đánh golf ra đời trên thế giới từ giữa thế kỷ 15 ở Xcôtlen và ngày càng phát triển trên thế giới Môn golf nổi tiếng và mọi người biết tới rộng rãi vào thế kỷ 19 ở Châu âu và Mỹ, còn ở Châu á thì đây là một trào lưu mới được mọi người ưa chuộng đến say mê đặc biệt là tại Hàn quốc và Nhật bản Tại Việt nam môn thể thao này đã báo hiệu một xu hướng thịnh hành, một thị trường đầy tiềm năng Cũng vì lý do đó mà hiện nay đã và đang có nhiều các nhà đầu tư phát triển loại hình dịch vụ này Nếu năm 2003 ở miền Bắc mới chỉ có 3 sân golf, ở miền Nam có 5 sân golf thì hiện nay nếu tính cả các dự án đã và đang triển khai ước tính tổng cộng 20 sân golf Đây chính là con số tiềm ẩn và báo hiệu sự bùng nổ của lĩnh vực golf tại Việt Nam Cùng với sự phát triển của môn thể thao golf thì các nhà đầu tư cũng rất quan tâm đến việc kiểm soát nội bộ với loại hình dịch vụ golf và vui chơi giải trí này.Vì đối với các nhà đầu tưViệt Nam đây là một loại hình dịch vụ mới Các kinh nghiệm kiểm soát các hoạt động quản lý tài chính đối với loại hình dịch vụ này chưa nhiều và cũng chưa có nghiên cứu nào về hệ thống kiểm soát nội bộ để quản lý tài chính đối với loại dịch vụ golf Thực tế nghiên cứu tại các sân golf cho thấy việc quản lý tài chính đối với các doanh nghiệp có kinh doanh golf chưa tốt, có nhiều lỗ hổng trong khâu thu tiền dịch vụ của khách Do không gian chơi golf rộng lớn, nên việc quản lý tài chính có nhiều khâu chưa chặt chẽ như việc khách có thể trả tiền trực tiếp cho nhân viên phục vụ khi phát sinh vòng chơi, các dịch vụ khác mà không báo lên bộ phận điều hành gây thất thoát
Với suy nghĩ đó cùng với thời gian làm việc tại Công ty CPĐT Tam Đảo và đi khảo sát thực tế tại một số sân golf ở miền Bắc, tôi nhận thấy vấn đề tăng cường quản lý tài chính đối với hoạt động kinh doanh golf và các dịch vụ phụ trợ là vấn đề được quan tâm không chỉ của riêng bất kỳ một nhà đầu tư nào, từ các nhà đầu tư tư nhân, nhà đầu tư nước ngoài đến nhà đầu tư sở hữu chủ yếu vốn nhà nước Sau thời gian tìm hiểu và nhận thấy tính cấp thiết của việc nghiên cứu đó tại Công ty CPĐT Tam Đảo tôi lựa chọn chuyên đề:
“Thực trạng và giải pháp hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm tăng cường quản lý tài chính hoạt động kinh doanh sân golf tại Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo”.
Mục tiêu nghiên cứu của luận văn
Chuyên đề mô tả thực trạng các chu trình hoạt động kinh doanh tại sân golf Tam Đảo và đánh giá tính kiểm soát trong quá trình hoạt động kinh doanh này và những rủi ro có thể gặp phải Qua đó đưa ra một số giải pháp đề xuất nhằm kiểm soát tốt hơn nữa các hoạt động trong chu trình quản lý tài chính đối với các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ golf, hạn chế các sai sót và gian lận có thể xảy ra Tất cả những điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có một hệ thống kế toán và kiểm soát chặt chẽ.
Nội dung và kết cấu luận văn
Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính hoạt động kinh doanh sân golf
Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính hoạt động kinh doanh sân golf tại Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm tăng cường quản lý tài chính hoạt động kinh doanh sân golf tại Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo.
Đối tượng và phạm vi nghiên của chuyên đề
Luận văn nghiên cứu về: Hệ thống KSNB và các thủ tục kiểm soát nội bộ của hoạt động kinh doanh sân golf ở Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo để tăng cường quản lý tài chính tại Công ty.
Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng phương pháp duy vật lịch sử, duy vật biện chứng, mô hình hoá, phân tích và mô tả, phương pháp tổng hợp, thống kê, so sánh Các phương pháp trên được sử dụng linh hoạt , khi thì kết hợp với nhau khi thì riêng rẽ trong quá trình nghiên cứu đề tài.
Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài nghiên cứu
- Đóng góp về lý luận: Luận văn hệ thống lại các quan điểm về kiểm soát nội bộ và vai trò của kiểm soát nội bộ đối với hoạt động quản lý tài chính
- Đóng góp về thực tế: Góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ của hoạt động kinh doanh sân golf tại Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo.
Luận văn sẽ là tài liệu hữu ích đối với công tác nghiên cứu và học tập, là tài liệu tham khảo có ích cho các nhà quản lý có dự định đầu tư và kinh doanh lĩnh vực golf.
Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính tại các doanh nghiệp
1.1.1 Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính doanh nghiệp
Những sai phạm trong các công ty nhà nước xảy ra nhiều, sở dĩ như vậy- như được giải thích - là do sự lơi lỏng trong quản lý tại các nơi đó Các cơ quan nhà nước luôn luôn đặt nặng vấn đề quản lý, vậy tại sao các chuyện kia lại xảy ra?
Câu hỏi này làm ta liên tưởng đến các công ty nước ngoài Ở đó không có chuyện tham ô trong công ty Có chăng là ở cấp cao nhất và liên quan đến việc hạch toán sổ sách kế toán để làm tăng mức lời lãi của công ty nhằm tăng giá chứng khoán; tức là họ lấy tiền của công chúng chứ không tham ô tiền của công ty! Sở dĩ làm được như vậy là nhờ họ có các chế độ kiểm soát áp dụng trong công ty
Các chế độ kiểm soát nội bộ trong công ty
Trong các công ty nước ngoài, họ có ba chế độ kiểm soát Thứ nhất là sự kiểm soát của kiểm toán viên độc lập do một công ty kiểm toán thực hiện.Người này làm theo yêu cầu của cơ quan chính quyền, tổ chức tài chính,người ký kết hợp đồng, các chủ nợ, thành viên hội đồng quản trị Mục đích của việc ấy là để kiểm toán viên bên ngoài phát biểu ý kiến của họ về sự ngay thẳng (fair), chính xác và phù hợp với những nguyên tắc kế toán đã được chấp nhận thể hiện trong sổ sách và báo cáo tài chính của công ty Kết quả hoạt động của công ty như thế nào, kiểm toán viên bên ngoài xem xét những kết quả ấy và cho biết ý kiến của mình
Thứ hai là kiểm soát mức độ hoàn thành kế hoạch bằng việc thiết lập ngân sách hàng năm Ngân sách bao gồm thu lẫn chi và nó là kế hoạch lời lãi của công ty Có vai trò như kế hoạch của công ty Việt Nam, nhưng ngân sách có hai vế chứ không chỉ có thuần sản lượng hay doanh thu như của bản kế hoạch Cách lập ngân sách có thể tóm tắt như sau Các bộ phận trong công ty tự mình lên kế hoạch công việc cho năm tới trong phạm vi chức năng và theo một số hướng dẫn căn bản của công ty Làm xong họ chuyển đổi các hoạt động thành tiền và do đó thành số thu của họ Mặt khác, khi thực hiện kế hoạch họ cũng cần mua vật liệu, trả lương cho nhân viên, điện nước những thứ ấy cũng được tính thành tiền và trở thành số chi của họ Ngân sách thu chi của từng đơn vị được ban lãnh đạo công ty xem xét và chấp thuận Vì hoạt động của các đơn vị đã được chuyển hóa thành tiền, nên khi mua nguyên liệu hay lúc trả lương thì chúng sẽ được tự động ghi trong sổ sách kế toán, như là một thủ tục hàng ngày Nhìn số thu và chi của từng đơn vị hay của toàn công ty, lãnh đạo biết kế hoạch đề ra đã được thực hiện tới đâu Ngân sách là một công cụ tự động kiểm soát việc đạt kế hoạch
Thứ ba là kiểm soát nội bộ Nó là một thể thức bên trong công ty, do người của công ty thực hiện để kiểm soát xem nhân viên làm đúng hay sai những thể thức đã được quy định trong quyển cẩm nang khi thi hành bổn phận Mục đích sau cùng của kiểm soát nội bộ là xem các đơn vị có khả năng đạt được kế hoạch đã đề ra hay không Nó không đo đếm kết quả đạt được với kế hoạch dự trù mà xem xét nhân viên, các hoạt động, chính sách, hệ thống, thể thức của công ty và thậm chí ngay cả cẩm nang điều hành, sơ đồ tổ chức, bảng mô tả chức danh đang hoạt động ra sao và nếu làm như thế thì có khả năng đạt được kế hoạch không
Chế độ kiểm soát nội bộ cũng như ngân sách chưa phổ biến ở ta vì nó đòi hỏi cách quản trị kinh doanh theo khoa học, trong khi đa số doanh nghiệp của chúng ta vẫn còn quản trị theo sự thuận tiện
Cách quản trị tạo nên sự kiểm soát nội bộ
Theo sự phát triển tự nhiên của con người, khi khởi nghiệp thì doanh nhân nào cũng đều quản trị cơ sở của mình theo sự thuận tiện, giống như bất cứ cô thiếu nữ nào vào bếp thì cũng có thể nấu nướng được nhưng luộm thuộm Quản trị theo sự thuận tiện dựa trên con người và sự tin tưởng cá nhân; do đó, người chủ không lập ra những bộ phận hợp lý trong cơ sở của mình (gọi là thiết lập cơ cấu); vì vậy không có thủ tục giao dịch giữa các bộ phận ấy khi thực hiện công việc (ấn định cơ chế) Vì thiếu cơ cấu và cơ chế nên trong cơ sở không có những thể thức điều hành, hay thủ tục, viết thành một hệ thống trong các quyển cẩm nang Thay vào đó là lệnh miệng của ông chủ hay bà chủ, hoặc văn bản riêng lẻ, lại dễ bị thay đổi theo ý ông chủ hay sở thích cá nhân Thiếu những thứ đó, các trưởng bộ phận không thể tự quyết định mà phải xin lệnh của ông chủ Đã có ông chủ thì giữa họ với nhau họ không cần biết nhau Sự kiểm soát của ông chủ đặt trên nền tảng từng người một chứ không dựa trên các thủ tục nằm trong một tổ chức
Cách quản trị theo khoa học đặt nền tảng trên sự tổ chức của doanh nghiệp với cơ cấu và cơ chế quy định trong các quyển cẩm nang Các nhân viên và trưởng bộ phận làm việc và giao dịch với nhau theo cẩm nang Họ ít khi trực tiếp nhận lệnh từ ông chủ; mỗi người trong phạm vi quyền hạn đã được ấn định tự quyết định; vì vậy họ có nhu cầu phải giao tiếp với nhau để làm xong việc Điểm cốt lõi làm cho hai cách quản trị kia khác nhau nằm ở việc kiểm soát tiền bạc. Trong cách đầu, việc kiểm soát nằm trong tay cá nhân những người thân tín của ông chủ (vợ, mẹ, em gái); còn trong cách sau thì nó nằm ở các thủ tục và việc kiểm soát sự tuân thủ các thủ tục ấy; tức là việc kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ thực hiện được là nhờ hai yếu tố Một, có các thủ tục ấn định trong các quyển cẩm nang và các nhân viên phải làm theo Hai, khi ấn định các thủ tục ấy, người ta đã đưa vào đó những sự kiểm soát lẫn nhau và chúng trở thành nguyên tắc Thí dụ: một người không được đảm trách một giao dịch từ đầu đến cuối; người đi thu tiền hay nhận tiền phải khác với người hạch toán vào sổ sách những món tiền đó; yêu cầu mua hàng, đặt mua hàng và nhận hàng là ba người khác nhau; người đi đối chiếu tiền bạc để trong ngân hàng phải là người không kiêm nhiệm bất cứ nhiệm vụ nào mà có tiếp xúc với ngân hàng hay với thủ quỹ Đó là nguyên tắc của chính trị “chia để trị”!
Dựa trên các quyển cẩm nang, kiểm soát viên nội bộ kiểm tra định kỳ, không chờ có vi phạm đã xảy ra Người của công ty mẹ làm với công ty con, bộ phận tài chính của công ty làm với các đơn vị khác, họ là người của chủ cử đi.
Họ kiểm tra việc thực hiện các thủ tục tại các phòng ban; đưa ra những biên pháp sửa chữa xuất phát từ kết quả kiểm tra; kết hợp với kiểm toán viên bên ngoài để xác định giá trị của hệ thống kiểm soát nội bộ Họ cũng tìm ra các vị trí công việc, nhân viên, chính sách, và thể thức có thể cải tiến được để những đối tượng này có khả năng đạt được những kế hoạch lời lãi trong tương lai Bằng cách làm ấy, kiểm soát nội bộ thiết lập một sự bảo vệ tài sản của công ty và ngăn cản cùng khám phá những sự gian dối hay lừa đảo
Các công ty đa quốc kiểm soát được công việc của các công ty con của họ trên thế giới là nhờ sự kiểm soát nội bộ Sai phạm của nhân viên bị chế tài đích đáng Có một công ty đa quốc hoạt động tại Việt Nam, rất thành công trong việc kinh doanh, và chiếm lãnh thị trường; nhưng qua kiểm soát nội bộ, công ty mẹ phát hiện chính sách thưởng bị làm sai, tổng giám đốc và một trưởng phòng liên quan bị cho nghỉ việc! Trong công ty lớn, kiểm soát nội bộ do giám đốc tài chính hay kiểm soát viên (controller) phụ trách, trong công ty nhỏ chính giám đốc cử người làm, y như ông chồng nhờ bà vợ vậy thôi, nhưng họ có cẩm nang ( Theo Thời báo kinh tế SG )
Yêu cầu tăng trưởng và hội nhập đang ngày càng đòi hỏi những chức năng quản lý tài chính tiên tiến mà quản lý kế toán - tài chính theo cách truyền thống không thể đáp ứng được Khi doanh nghiệp tăng trưởng nhanh, bộ máy cồng kềnh hơn, hiệu quả kinh doanh đòi hỏi cao hơn thì đó cũng là lúc nhiều thách thức mới nảy sinh.
Theo truyền thống, chủ doanh nghiệp đặt ra cho từng bộ phận những chỉ tiêu đơn lẻ Chẳng hạn kinh doanh là chỉ tiêu doanh thu, sản xuất là sản lượng,mua hàng là cung ứng đủ hàng và kịp thời, kế toán là đảm bảo đủ tiền Những chỉ tiêu này dễ hiểu nhưng rất tiếc không có quan hệ với nhau Ví dụ, nhiều chủ doanh nghiệp đến cuối năm nhận thấy tất cả các chỉ tiêu trên đều đạt nhưng mục tiêu lợi nhuận (chỉ tiêu không thể giao được cho một bộ phận riêng lẻ nào) thì lại không đạt được và không thể có được giải trình hợp lý từ một bộ phận nào đó.Bên cạnh đó, bộ phận kế toán-tài chính thường chỉ tham gia giám sát ở mức tối thiểu việc thực hiện chỉ tiêu này, họ không có đủ khả năng “phản biện” các bộ phận mỗi khi bộ phận nào đó viện các lý do “khách quan”: kinh doanh đổ lỗi cho sản xuất giao hàng trễ, sản xuất đổ lỗi cung ứng mua vật tư trễ, cung ứng đổ lỗi cho kế toán thiếu tiền, rồi bản thân kế toán lại đổ lỗi cho kinh doanh không thu đủ tiền khách hàng Cách đo lường và kiểm soát hiệu quả kinh doanh tiên tiến trên thế giới là dùng một hệ thống các chỉ tiêu được lượng hóa, thường được biết đến là KPI (Key Performance Indicators) Mỗi bộ phận được đo lường bởi nhiều chỉ tiêu lồng vào nhau, ràng buộc nhau, phản ánh nhiều khía cạnh của khái niệm hiệu quả Chẳng hạn chỉ tiêu giao cho giám đốc sản xuất không chỉ là khối lượng sản xuất trong năm, mà còn là những chỉ tiêu như: chu kỳ sản xuất, vòng quay hàng tồn kho, hệ số chất lượng sản phẩm hay các chỉ tiêu phát triển tổ chức như số lượng tổ trưởng, chuyền trưởng được đào tạo và đề bạt thêm trong năm Một điều đáng lưu ý khác là rất nhiều chỉ tiêu đòi hỏi các bộ phận phải cùng phối hợp với nhau mới đạt được, chẳng hạn như chỉ tiêu về tỷ lệ than phiền, khiếu nại của khách hàng Tuy nhiên, quan trọng hơn cả là cách thức theo dõi các chỉ tiêu đó - ở các công ty nước ngoài, việc theo dõi, giám sát là cả một hệ thống phức tạp và thường do bộ phận tài chính đảm nhiệm: các trợ lý tài chính và kế toán quản trị đi sâu đi sát và đo lường hiệu quả kinh doanh ở các bộ phận Giám đốc tài chính là người độc lập giải trình cho tổng giám đốc về thực chất hiệu quả kinh doanh của từng bộ phận, là người đứng ở góc độ tài chính đưa ra biện pháp cải tiến hay đánh giá các biện pháp cải tiến mà bộ phận liên quan đề xuất Ở đây, giám đốc tài chính đóng vai trò giám sát tập trung hiệu quả kinh doanh của các bộ phận. Một điều đáng lưu ý là các báo cáo quản trị ở một số công ty Việt Nam, dù đã có một bước tiến lớn trong cách quản lý kế toán-tài chính nhưng vẫn chỉ được gửi cho chủ doanh nghiệp, còn các trưởng bộ phận khác hoặc không quan tâm, hoặc có đọc cũng không hiểu thấu đáo.
Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
Thông thường, các chủ doanh nghiệp tin rằng tuyển một kiểm toán viên về rồi thành lập ra bộ phận kiểm toán nội bộ thì hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ được cải tiến đáng kể Câu trả lời thường không phải như vậy Kiểm toán nội bộ là sự phát triển cao cấp của hệ thống kiểm soát nội bộ nhưng không phải là nền tảng của hệ thống kiểm soát nội bộ Xin lưu ý là hệ thống kiểm soát nội bộ chính là một mặt không thể tách rời của hệ thống quản lý doanh nghiệp Doanh nghiệp không thể xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt nếu hệ thống quản lý có vấn đề, chẳng hạn như vấn đề nhân sự và quan hệ giữa các trưởng bộ phận Khi đó cần tập trung giải quyết vấn đề của hệ thống quản lý trước Và nếu hệ thống kiểm soát nội bộ chưa phát triển thì bộ phận kiểm toán nội bộ thường ở vị trí
Đặc điểm hệ thống kiểm soát nội bộ trong kinh doanh sân golf
1.2.1 Đặc điểm kinh doanh sân golf ảnh hưởng tới hệ thống Kiểm soát nội bộ
Trong hoạt động kinh doanh sân golf do những đặc điểm riêng biệt nên có ảnh hưởng đến phương thức hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty.Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ có ý nghĩa quan trọng nhằm đánh giá tình hình tài chính của công ty trong một khoảng thời gian hoạt động nhất định giúp cho các nhà quản lý và các đối tượng quan tâm đưa ra các quyết định chuẩn xác trong kinh doanh Phân tích tài chính đánh giá chính xác tình hình tài chính của công ty trên các khía cạnh như cơ cấu nguồn vốn, tài sản, khả năng thanh toán, lưu chuyển tiền tệ, hiệu quả sử dụng tài sản, khả năng sinh lãi, rủi ro tài chính… trên cơ sở đó định hướng các quyết định của ban giám đốc cũng như các đối tượng quan tâm theo chiều hướng phù hợp với tình hình thực tế của công ty như các quyết định đầu tư, tài trợ, phân chia lợi nhuận… Các đặc điểm trong hoạt động kinh doanh sân golf mang tính chất đặc thù đã có ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ cụ thể như sau:
Thứ nhất, hoạt động kinh doanh sân golf diễn ra trên một không gian rộng lớn nên ảnh hưởng đến việc kiểm soát các dịch vụ diễn ra trên sân. Để đáp ứng yêu cầu kiểm soát này công ty cần chú trọng quan tâm việc bố trí nhân sự và hệ thống máy tính đầy đủ phù hợp tại các điểm cung cấp dịch vụ trên sân như các kiots, bãi tập, cangteen, các điểm bán hàng di động Trong quá trình đăng ký các dịch vụ chơi golf, có rất nhiều những yêu cầu phát sinh của khách thay đổi tăng giảm số vòng chơi cũng như các dịch vụ họ đã đăng ký từ đầu, điều này cũng cần chú trọng trong việc lập báo cáo quản lý chéo giữa các bộ phận điều hành golf.
Thứ hai, hoạt động kinh doanh sân golf được phân loại bởi nhiều cấp độ khách khác nhau nên việc kiểm soát đầu vào của khách cần phải chú trọng tránh nhầm lẫn Về cơ bản mỗi sân golf đều có phân loại rất nhiều cấp độ khách khác nhau như riêng bản thân khách hội viên cũng đã chia ra nhiều cấp độ hội viên gia đình, cá nhân, công ty, thẻ nổi không ghi danh và có ghi danh và điều này ảnh hưởng đến việc tính giá cho từng nhóm khách vì thông thường khách chơi golf hay đi theo nhóm
Các đặc điểm kinh doanh của sân golf có ảnh hưởng lớn đến hệ thống kiểm soát nội bộ do vậy, trong khi tiến hành phân tích để kiểm soát các hoạt động quản lý tài chính cần quan tâm đến các đặc điểm này để phân tích tài chính hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đạt hiệu quả cao.
1.2.2 Mục tiêu kiểm soát trong chu trình kinh doanh sân golf và các dịch vụ vui chơi giải trí
Không loại trừ bất kỳ hoạt động kinh doanh của một tổ chức hay đơn vị nào thì mục tiêu kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Đối với việc kinh doanh sân golf và các dịch vụ vui chơi giải trí của Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo thì việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng bởi nó ảnh hưởng tới tính trung thực của thông tin tài chính có thể chi phối các quyết định sản xuất kinh doanh và duy trì nó.
Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ của việc kinh doanh sân golf và các dịch vụ vui chơi giải trí nhằm đạt được các mục tiêu sau:
- Mọi thông tin báo cáo của các bộ phận, phòng ban chức năng về việc kinh doanh như số lượt khách, số loại khách dịch vụ phục vụ khách, giá tiền từng loại dịch vụ phải đảm bảo độ tin cậy.
- Các chế độ pháp lý do Nhà nước ban hành và các quy định, nội quy, quy chế tài chính của Công ty đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt
- Hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo chu trình kinh doanh sân golf phải có lợi nhuận và các tài sản được hình thành từ Công ty phải được bảo vệ an toàn Đó là việc kiểm soát chặt chẽ các quy trình mua sắm tài sản, thanh lý tài sản, kiểm kê, kiểm tra thường xuyên phát hiện các hành vi trộm cắp, sử dụng bất hợp pháp, sai mục đích Để thực hiện điều đó thì hệ thống kiểm soát nội bộ cũng phải kiểm soát chặt chế độ báo cáo của tất cả các nghiệp vụ chính xác, hợp pháp và đúng kỳ
1.2.3 Các rủi ro thường xuất hiện trong chu trình kinh doanh sân golf và các dịch vụ vui chơi giải trí.
Căn cứ vào nguồn gốc phát sinh thì trong chu trình kinh doanh sân golf và các dịch vụ phụ trợ thường có các rủi ro sau:
Rủi ro kinh doanh là những rủi ro phát sinh từ môi trường kinh doanh bên ngoài doanh nghiệp và được chia thành hai loại chính đó là rủi ro từ môi trường vĩ mô và rủi ro từ môi trường vi mô. Ở môi trường vĩ mô với mô hình “PEST” trong đó P- Political là môi trường chính trị, E- Economic là môi trường kinh tế, S- Social là xu hướng xã hội, T- Technological là môi trường phát triển công nghiệp thì hiện tại môi trường kinh tế- E đã ảnh hưởng đáng kể đến rủi ro trong kinh doanh của dự án kinh doanh sân golf và các dịch vụ phụ trợ
Nhìn lại những biến động bất lợi của nền kinh tế thế giới 6 tháng đầu năm
2008 cùng với thiên tai, dịch bệnh xảy ra trong nước đã và đang tác động tiêu cực đến kinh tế-xã hội nước ta để thấy được những ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh nói chung và của công ty nói riêng.
Tổng sản phẩm trong nước (GDP) 6 tháng đầu năm 2008 ước tính tăng6,5% so với cùng kỳ năm trước, trong đó khu vực nông, lâm nghiệp và thủy sản tăng 3,04%; khu vực công nghiệp và xây dựng tăng 7%; khu vực dịch vụ tăng7,6% Tốc độ tăng tổng sản phẩm trong nước 6 tháng đầu năm nay tuy thấp hơn mức tăng cùng kỳ một số năm gần đây, nhưng trong bối cảnh kinh tế thế giới biến động phức tạp, kinh tế nhiều nước trong khu vực và trên thế giới suy giảm thì nền kinh tế nước ta đạt được tốc độ tăng như trên là một cố gắng rất lớn.
Về Thương mại, giá cả và dịch vụ phục vụ tiêu dùng, tổng mức bán lẻ hàng hoá và doanh thu dịch vụ tiêu dùng 6 tháng đầu năm 2008 theo giá thực tế ước tính đạt 447,3 nghìn tỷ đồng, tăng 30% so với cùng kỳ năm trước; nếu loại trừ yếu tố tăng giá thì tăng 8% (thấp hơn mức tăng 15% của cùng kỳ năm trước, do giá cả tăng và đứng ở mức cao đã hạn chế tiêu dùng trong dân)
Giá tiêu dùng tháng 6/2008 đã tăng chậm lại, ở mức tăng 2,14% so với tháng trước Đây là tháng có mức tăng thấp nhất trong 6 tháng đầu năm nay, nhưng vẫn là mức tăng cao nhất so với chỉ số giá tháng 6 của một số năm gần đây Trong các nhóm hàng hoá và dịch vụ, giá lương thực tháng 6 năm 2008 tuy tăng thấp hơn nhiều so với mức tăng 22,19% của tháng trước nhưng vẫn là nhóm hàng có mức tăng cao nhất với 4,29% So với tháng 12 năm 2007, giá tiêu dùng tăng 18,44% (cùng kỳ năm trước tăng 5,2%) So với giá tiêu dùng bình quân 6 tháng đầu năm
2007, giá tiêu dùng bình quân 6 tháng đầu năm nay tăng 20,34% (cùng kỳ năm trước tăng 7%).
Giá vàng và đô la Mỹ 6 tháng đầu năm nay tăng giảm không ổn định Giá vàng tháng 1 và 2 tăng cao so với tháng trước, đặc biệt tăng mạnh vào tháng 3 ở mức 18,46%; tháng 4 và tháng 5 giảm nhẹ; tháng 6 tăng 4,36%; so với tháng 12/2007 tăng 16,27% và so với cùng kỳ năm trước tăng 41,01% Giá đô la Mỹ giảm trong các tháng 1, 2 và 3; tăng trên 1% trong tháng 4, 5 và tháng 6 tăng cao ở mức 4,69% so với tháng trước Giá đô la Mỹ tháng 6 năm 2008 so với tháng 12/2007 tăng 5,02%, so với tháng 5/2008 tăng 4,96 % và so với cùng kỳ năm trước tăng 4,89 %.
Về Du lịch, khách quốc tế đến Việt Nam 6 tháng đầu năm 2008 ước tính đạt gần 2,3 triệu lượt người, tăng 8,1% so với cùng kỳ năm trước, trong đó khách đến với mục đích du lịch đạt 1,4 triệu lượt người, tăng 6%; đến vì công việc 430 nghìn lượt người, tăng 39,7%; thăm thân nhân 293,8 nghìn lượt người, giảm 4,9% Trong số các quốc gia và vùng lãnh thổ hàng năm có lượng khách đến nước ta nhiều, một số nước và vùng lãnh thổ vẫn giữ tốc độ tăng cao là: Thái Lan tăng 52,9%; Xin-ga-po tăng 29,8%; Ma-lai-xi-a tăng 24,8%; Đài Loan tăng 8,2%; Đức tăng 6,9%; Pháp tăng 6,5% Tuy nhiên, một số nước khác có lượng khách đến 6 tháng đầu năm nay giảm so với cùng kỳ năm trước như Trung Quốc giảm 8,6%; Hàn Quốc giảm 6,6%; Căm-pu-chia giảm 5,6%; Hoa Kỳ giảm 3,8%; Nhật Bản giảm 3,6%; Anh giảm 1,7%.
Kinh nghiệm quản lý tài chính của một số sân golf và khu vui chơi giải trí tại Việt nam
1.3.1 Tổng quan về hoạt động kinh doanh sân golf và các khu vui chơi giải trí
Quả thật không thể phủ nhận môn golf đúng là một trò chơi, một môn thể thao được hàng triệu người thuộc mọi mầu da tham gia và yêu thích, thuộc các tầng lớp khác nhau trên thế giới Tuổi tác không ngăn cản được thú vui đánh golf. Ở Việt nam trong những năm 90 trở về trước hầu như chỉ có người nước ngoài là chơi môn này tại năm (05) câu lạc bộ đó là Câu lạc bộ golf Sông Bé, Câu lạc bộ golf Việt Nam (Thủ Đức), Câu lạc bộ golf Đà Lạt, Câu lạc bộ Golf Ocean Dunes (Phan Thiết), Câu lạc bộ Golf Kings Island, Câu lạc bộ Golf Paradie Vũng Tàu.
Hiện cả nước có khoảng 5.000 người chơi golf, trong đó có 2.000 tay golf chơi thường xuyên Bên cạnh đó, khách du lịch đến Việt Nam chơi golf ngày càng nhiều, trong khi cả nước mới có 14 sân golf hoạt động Vì thế xây dựng sân golf đang tiếp tục hấp dẫn các nguồn vốn đầu tư trong và ngoài nước
Khu vực phía Bắc hiện nay có một số các sân golf với các hình thức sở hữu rất đa dạng sân golf Hà Nội (100% vốn đầu tư của Nhật Bản), Ngôi sao Đại Lải,Flamingo Đại Lải (thuộc hình thức sở hữu tư nhân), Sky Lake Golf, Lương SơnHoà Bình (100% vốn Hàn Quốc) Mới đây UBND thành phố Hải Phòng cấp phép đầu tư dự án xây dựng sân golf 27 lỗ ở Thủy Nguyên cho Công ty MibaekIndustrial (Hàn Quốc), dự án này có tổng vốn đầu tư 17,3 triệu USD Công ty Cổ phần Dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp và tư vấn đầu tư (INCONESS) - thuộc Tập đoàn Dầu khí Quốc gia cũng vừa khởi công xây dựng khu du lịch hồ Đồng Thái
- Ninh Bình với diện tích 2.185ha, trong đó có trung tâm du lịch thể thao sân golf 54 lỗ hồ Yên Thắng 740ha với tổng số vốn 100 triệu USD Dự án chia làm 3 giai đoạn và dự kiến hoàn thành vào năm 2015 Với quy mô này, đây có thể là dự án sân golf lớn nhất Việt Nam Đặc biệt hiện nay có một liên doanh mới thành lập mang tên “Hạ Long Bay Group’’ vừa ký biên bản ghi nhớ đầu tư 3 dự án lớn: Dự án 400 - 450 triệu USD xây dựng sân golf 36 lỗ đạt tiêu chuẩn quốc tế; câu lạc bộ golf; 640 căn biệt thự song lập; 350 căn biệt thự cao cấp; 25 căn biệt thự sang trọng ven biển; câu lạc bộ du thuyền quốc tế; sân bay trực thăng; khu vui chơi giải trí dưới nước và các công trình mở rộng và hoàn thiện khu du lịch và giải trí quốc tế Tuần Châu; khu nghỉ dưỡng; khu liên hợp thể thao Ngoài ra còn có rất nhiều các sân golf khác đang hoàn thiện các thủ tục cấp phép ở Sơn Trà, Đà nẵng, Quảng Nam, Huế
Có thể nói thiên nhiên và đất nước Việt Nam đang thu hút đầu tư một loại hình giải trí – du lịch cao cấp phục vụ cho giới “thượng đế” cao cấp đẳng cấp tầm quốc tế!
1.3.2 Kinh nghiệm quản lý tài chính của một số Sân golf
1.3.2.1 Giới thiệu sơ lược về sân golf Đồng mô
Sân golf quốc tế Đồng Mô nằm trong quần thể khu du lịch Đảo Vua - Đồng
Mô, thị xã Sơn Tây do Công ty TNHH Thung lũng Vua là chủ sở hữu và quản lý Đây là sân golf 36 hố tiêu chuẩn quốc tế đầu tiên tại phía Bắc Việt Nam, là một trong những sân golf có cảnh quan đẹp nhất Đông Nam Á, được xây dựng trên diện tích 350ha mặt đất và 1500ha mặt hồ với phong cảnh đồi núi nhấp nhô huyền ảo dọc theo bờ hồ Đồng Mô tạo cho sân golf một vị thế đẹp Với vị trí địa lý thuận lợi, đây là vùng đất có tiềm năng rất lớn trong việc khai thác và phát triển các hoạt động du lịch thể thao vui chơi giải trí
Dự án Câu lạc bộ golf gồm 2 sân golf 18 lỗ: Sân golf Lakeside (bên hồ) và sân golf Mountain View (hướng núi); Nhà Câu lạc bộ, một khách sạn 80 phòng,
50 biệt thự, một sân tập, các hoạt động thể thao nước bãi tắm, các tiện nghi phụ trợ và những cơ sở hạ tầng liên quan Sân golf cảnh hồ đã hoàn thành và đưa vào hoạt động từ năm 1993; sân golf hướng núi được khai trương và đưa vào sử dụng từ ngày 2-10-2004 Sân golf Mountain View với toàn cảnh là những dãy núi hùng vĩ bao quanh, nằm phía nam, sân golf Lakeside là một sân golf tiêu chuẩn
72 par (7.100 thước Anh) do Công ty Pacific Coasit Design Pty.Ltd của Australia thiết kế Đây là Công ty có lịch sử quy hoạch và thiết kế sân golf gần hai chục năm đã hoàn thành nhiều dự án lớn ở các nước trên thế giới Sân Mountain View được thiết kế trên địa hình tự nhiên, tận dụng tối đa cảnh đẹp của hồ nước cùng những dãy núi xa xa và rừng cây bao bọc xung quanh Đặc biệt độ khó của sân golf thực sự sẽ là một thử thách của bất kỳ tay golf nào Nét nổi bật của sân golf Đảo Vua được nằm trên một hòn đảo thơ mộng, xứ sở của những huyền thoại gắn liền với truyền thuyết Sơn Tinh, Thuỷ Tinh Đến với sân golf Đảo Vua, du khách sẽ được tận hưởng cảm giác thoải mái trong những giờ phút nghỉ ngơi thư giãn và đắm mình trong một khung cảnh thiên nhiên khoáng đạt Ở đây các tay golf có cơ hội được thử sức và vượt qua chính mình tại những hố golf đầy tính thách thức Sân golf Đồng Mô được các nhà thiết kế, các hội viên đánh giá là một trong những sân golf đẹp nhất khu vực Đông Nam Á Nhằm đa dạng hóa các loại hình hoạt động và thu hút khách du lịch đến với Đồng Mô; Công ty đã từng bước cải tiến việc quản lý, bổ sung thêm một số ngành nghề như: Vận chuyển khách du lịch, kinh doanh lữ hành quốc tế; cùng các dịch vụ du lịch khác Đây là cơ sở quan trọng để Công ty phát triển mô hình dịch vụ du lịch kết hợp với chơi golf cho khách du lịch trong nước và quốc tế. Hiện nay, sân golf quốc tế Đồng Mô Sơn Tây, Hà Tây đang tiến hành một loạt các dự án như: Xây dựng nhà Câu lạc bộ mới, khu biệt thự, khách sạn, các dịch vụ phụ trợ khác Tất cả các hoạt động theo tiêu chuẩn quốc tế và hiện là điểm hấp dẫn thu hút được nhiều khách chơi golf và khách du lịch Hàng năm, quần thể du lịch Đảo Vua đã đón hàng vạn lượt khách trong nước và quốc tế đến chơi golf và tham quan du lịch.
Nói đến chơi golf, có nhiều người nhầm tưởng rằng chơi golf chỉ là thú vui chơi giải trí của giới quý tộc bởi golf còn là một lĩnh vực mới mẻ ở Việt Nam. Nhưng nếu ai đã từng một lần cầm chiếc gậy golf và ra sân để chơi thì chắc chắn sẽ hiểu ngay golf là môn thể thao thực thụ, nó tạo cho người chơi một cảm giác thích thú đam mê kỳ lạ bởi golf đòi hỏi người chơi không những về thể lực mà còn phải bằng cả trí tuệ Đối với những tay golf chuyên nghiệp hay nghiệp dư thì môn thể thao này đòi hỏi tính kiên nhẫn của người chơi Ngoài ra môn golf còn đòi hỏi người chơi phải có những kỹ năng đánh bóng cơ bản kết hợp với sự khéo léo dẻo dai Người chơi phải tính toán khoảng cách từ điểm phát bóng tới hố golf là rất xa và ở mỗi cự li dài, ngắn khác nhau với những địa hình thách thức bởi những mô đất nhấp nhô, những đường fairwway uốn lượn, những bãi cát trắng, bẫy nước nhỏ và những bụi cây, thì bóng sẽ bay xuống hồ hoặc rơi vào bẫy cát sẽ rất khó khăn cho tay golf khi vượt qua cuộc chơi Chơi golf không tốn sức lực và phù hợp với mọi lứa tuổi cả nam và nữ, tuy vậy nó đòi hỏi người chơi phải vận dụng những kỹ thuật khéo léo, suy tính và phán đoán đúng hướng bóng,dùng lực đánh làm sao để đưa bóng vào hố mà số lần chạm gậy ít nhất Mỗi lần phát bóng người chơi golf được thả bộ theo đường bóng của mình và đây là khoảng thời gian cho người chơi golf thư giãn trong không gian và phong cảnh tuyệt đẹp với những núi đồi núi, cỏ cây, trời mây, non nước mà thiên nhiên đã ban tặng cho sân golf Đảo Vua Người chơi golf được thở hít không khi trong lành, yên tĩnh giúp cho tâm hồn thư thái nhẹ nhàng hơn Do đặc thù của thú chơi golf như vậy, nên hầu hết các nhà kinh doanh, doanh nghiệp sau những ngày làm việc mệt mỏi, ồn ào đã thường chọn thú chơi golf để thư giãn Trong lúc chơi golf còn là dịp các nhà kinh doanh gặp gỡ, bàn định, trao đổi làm ăn với nhau.
Từ đây mà nhiều hợp đồng lớn được khởi xướng, bắt tay làm ăn kinh doanh Đó là chưa kể các các chính khách trên thế giới thường chọn sân golf làm nơi gặp gỡ bắt tay hòa hảo, củng cố và thiết lập các mối quan hệ ngoại giao Điều này có thể khẳng định là ngoài mục đích luyện tập thể thao thì chơi golf còn đem lại lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp và cộng đồng Golf đã trở thành môn thi đấu chính thức của một số giải thi đấu thể thao trong khu vực và trên thế giới, đến nay Việt Nam đã có rất nhiều người biết đến golf và yêu thích môn thể thao này và cũng đạt được những kinh nghiệm trên đấu trường quốc tế
Câu lạc bộ golf Đảo Vua hiện có hàng ngàn hội viên đến từ 26 nước trên thế giới bao gồm các nhà đầu tư, nhà ngoại giao, các doanh nghiệp, doanh nhân chuyên gia nước ngoài đang công tác tại Việt Nam Các hội viên nhập Câu lạc bộ được hưởng các quyền lợi và ưu đãi đặc biệt cùng sự chăm sóc, hướng dẫn tận tình, chu đáo của nhân viên trên Đảo Vua Với hoạt động của sân golf ĐảoVua và du lịch, Công ty TNHH Thung lũng Vua đã giải quyết việc làm cho 600 lao động, mức thu nhập bình quân 1,4 triệu đồng/tháng; 100% số cán bộ CNV được ký hợp đồng lao động, tham gia đóng bảo hiểm xã hội và y tế đầy đu.Nhiều năm nay, Công ty đã nộp ngân sách năm sau cao hơn năm trước Riêng năm 2004 đã nộp ngân sách hơn 3 tỷ đồng Đặc biệt hàng năm thông qua giải golf từ thiện, Câu lạc bộ golf Đảo Vua đã tổ chức thành công các giải golf,quyên góp được hơn 1 tỷ đồng giúp đỡ những gia đình khó khăn, tàn tật, học sinh nghèo vượt khó học giỏi
Với những nỗ lực không ngừng để ngày càng nâng cao chất lượng dịch vụ đáp ứng nhu cầu của khách chơi golf, Công ty TNHH Thung lũng Vua đang xây dựng khu du lịch Đảo Vua Đồng Mô thành một “điểm đến” hấp dẫn với 36 hố golf đạt tiêu chuẩn quốc tế Vùng đất huyền thoại xưa, nay đã được khai thác có hiệu quả trở thành một địa danh nổi tiếng về thể thao, vui chơi giải trí không những của Việt Nam mà còn của khu vực Đông Nam Á Để nâng cao chất lượng phục vụ du khách chơi golf, những năm gần đây Công ty TNHH Thung Lũng Vua đã đầu tư xây dựng những dịch vụ du lịch mới như: Nhà Câu lạc bộ có diện tích 4.770m², khu biệt thự cao cấp đạt tiêu chuẩn quốc tế với diện tích 10 ha, bao gồm 23 biệt thự, 2 bể bơi, 2 sân tennis, 1 vườn treo Đặc biệt, công trình nhà Câu lạc bộ là một công trình văn hoá đẹp và ấ Ấn tượng, với hình ảnh được hình tượng hóa từ chiếc nón của người phụ nữ Việt Nam với đầy đủ các tiện nghi vui chơi giải trí phục vụ cho du khách sau những giờ chơi golf. Điều đặc biệt, nhìn từ xa Câu lạc bộ nằm trải dài giữa lòng hồ, dưới là những thảm cỏ xanh, xung quanh bao gồm nhiều cây cối tạo nên một không gian thực sự thơ mộng và hấp dẫn đối với mỗi du khách Điều mà du khách cảm thấy thoải mái khi đến chơi golf ở đây là được sống trong một không gian xanh, do đó, Công ty luôn quan tâm tới tâm lý của khách hàng, luôn đầu tư để nâng cấp và hoàn thiện chất lượng sân golf Trong những tháng đầu năm 2008, Công ty đã thay giống cỏ mới, dải cát khác và tạo nên những hồ nước mới trong các eo, hẻm nằm sâu trong Khu du lịch Đồng Mô để tạo nên cảnh quan mới cho khu du lịch; trồng thêm khoảng 200 cây xanh giống ôsaka của Nhật Bản và 110 cây thốt nốt để tạo nên cảnh quan thiên nhiên tươi đẹp và một hình dáng mới độc đáo hơn cho sân golf Ngoài ra, để phục vụ cho khách du lịch đến chơi golf vào ban đêm,
Công ty đã lắp thêm hệ thống đèn chiếu sáng ở các lỗ golf, dự kiến trong tháng 6-2008, dịch vụ chơi golf ban đêm sẽ đi vào hoạt động.
Hơn nữa, trong thời gian tới, Công ty sẽ xây dựng thêm một số biệt thự, vila, các Khu du lịch sinh thái quanh hồ để tạo nên một cảm giác mới cho du khách đến chơi golf, nghỉ ngơi, giải trí và thưởng thức không gian thiên nhiên ở nơi đây Do không ngừng mở thêm các dịch vụ du lịch mới và hoàn thiện các cơ sở dịch vụ hiện có, mỗi năm sân golf quốc tế Đồng Mô đón hơn 23.000 lượt khách đến tham quan và chơi golf, trong đó có khoảng 80% là người nước ngoài, 20% là khách trong nước
1.3.2.2 Giới thiệu sơ lược về sân golf Ngôi Sao Chí Linh
Cách Hà Nội, Hải Phòng, Quảng Ninh chừng 60 - 70 km, sân golf Ngôi Sao Chí Linh (thị trấn Chí Linh - Hải Dương) nằm ngay vị trí trung tâm tam giác phát triển kinh tế du lịch phía Bắc, được đánh giá là một sân golf hàng đầu không chỉ tại Việt Nam mà cả vùng Đông Nam Á Ngôi Sao Chí Linh đã nhanh chóng trở thành một điểm sáng du lịch, trung tâm thể thao, vui chơi, nghỉ dưỡng, xúc tiến đầu tư cao cấp của cả vùng kinh tế trọng điểm phía Bắc.
Quá trình hình thành và phát triển của Công ty CPĐT Tam Đảo
Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo là công ty cổ phần được thành lập năm
2003 bởi ba cổ đông sáng lập đó là Tổng công ty đầu tư phát triển Nhà và Đô thị (HUD) chiếm giữ 55% cổ phần; Công ty cổ phần đầu tư xây dựng số 4 thuộc Tổng công ty xây dựng Hà nội chiếm giữ 35% cổ phần; Công ty cổ phần Trường Tiến chiếm giữ 10% cổ phần Công ty cổ phần đầu tư Tam đảo được thành lập với sứ mệnh hoàn thành được dự án sân golf, biệt thự và khu vui chơi giải trí Tam Đảo Dự án sân golf Tam Đảo được lập năm 2003 trên cơ sở chuyển nhượng dự án của Công ty TNHH Toyolandic Nhật Bản Dự án đó đã được UBND tỉnh Vĩnh Phúc chấp thuận tại Quyết định số 2737/QĐ- UB ngày 24/07/2003
Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo được thành lập trên cơ sở tự nguyện cùng góp vốn của các cổ đông, được tổ chức và hoạt động theo Luật doanh nghiệp.Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo có tư cách pháp nhân đầy đủ theo quy định của pháp luật Việt nam, có con dấu riêng, có Điều lệ tổ chức và hoạt động riêng.Công ty hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo có các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu: Kinh doanh sân golf, Các dịch vụ phục vụ sân golf như dịch vụ câu lạc bộ hội viên, dịch vụ nhà hàng ăn uống, cửa hàng thể thao, sân tập, du lịch sinh thái và các dịch vụ phụ trợ khác Ngoài các nghành nghề trên Công ty còn mở rộng các lĩnh vực đầu tư khác như khu đô thị, khu công nghiệp để đáp ứng các yêu cầu phát triển của Công ty theo quy định của pháp luật và Điều lệ Công ty có thời gian hoạt động trong năm mươi năm kể từ ngày cấp giấy phép đầu tư từ tháng 8 năm 2003 Cơ quan có quyết định cao nhất của Công ty là Đại hội đồng cổ đông, Đại hội đồng cổ đông bầu Hội đồng quản trị để quản trị công ty giữa hai nhiệm kỳ Đại hội Điều hành hoạt động của Công ty là Tổng giám đốc do Hội đồng quản trị tuyển dụng, bổ nhiệm và miễn nhiệm.
Vốn điều lệ của Công ty ban đầu khi thành lập là 30 tỷ đồng xong do nhu cầu mở rộng quy mô và tiêu chuẩn chất lượng sân golf đạt chuẩn quốc tế nên đến thời điểm này vốn Điều lệ của Công ty là 80 tỷ đồng tương ứng với 800.000 cổ phần.
Mô hình tổ chức bộ máy của công ty
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty
Sơ đồ tổ chức và quản lý của Công ty cổ phần đầu t Tam Đảo
DỰ ÁN-ĐẦUTƯ BAN QLDAN
KD THẺ Điều hành golf Nhà hàng, bar, Kiots Bảo trì kỹ thuật
Bảo dưỡng sân cỏ Tổ Lễ tân
Giới thiệu về sân golf và khu vui chơi giải trí Tam Đảo
Dự án sân golf là một dự án đặc thù nên trong quá trình triển khai còn gặp nhiều khó khăn đặc biệt công tác xác định tổng mức đầu tư của dự án Trong quá trình thực hiện dự án mặc dù quá trình lập tổng dự toán của các hạng mục công trình đều được tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Nhà nước xong cũng không tránh khỏi việc không lường hết các tình huống xảy ra vì đây cũng là dự án sân golf đầu tiên của Việt Nam tự thực hiện còn thiếu kinh nghiệm thực tế.
Trong quá trình thực hiện dự án Công ty đã không tránh khỏi việc điều chỉnh bổ sung tổng mức đầu tư Ngoài các nguyên nhân khách quan như thuế giá trị gia tăng tăng từ 5% đến 10%, biến động của giá thép cuối năm 2003 còn do dự án lập năm 2003 chưa lường hết được các chi phí về tài liệu và các số liệu giá cả của các hạng mục sân golf tại Việt nam
Do đó, dự án sân golf của Công ty cần thiết phải điều chỉnh bổ sung các vấn đề cụ thể: Điều chỉnh diện tích đất của dự án, điều chỉnh khối lượng và chi phí một số các hạng mục của sân golf, thuế GTGT, phương án khai thác sân golf, bổ sung phần biệt thự sân golf, làm rõ chi phí đầu tư các hạng mục cũng như xác định hiệu quả đầu tư.
Quy hoạch Dự án đầu tư xây dựng và kinh doanh khu sân golf, biệt thự, vui chơi giải trí với diện tích 136 ha nằm trọn trong một thung lũng giữa hai giải đồi thông và những dòng suối uốn lượn quanh co chảy ra Hồ Điều Hoà rộng lớn với diện tích khoảng 10 ha Với tính chất là khu dịch vụ tổng hợp kết hợp giữa sân golf và các khu dịch vụ tổng hợp, biệt thự, đặc điểm nổi bật về cảnh quan là sân golf 18 lỗ đạt tiêu chuẩn quốc tế được bố trí tại khu vực thung lũng bằng phẳng ở trung tâm Các hố golf được xây dựng trên các độ cao khác nhau và nối với nhau bằng hệ thống đường golf đồng thời tại các đường golf có các nhà nghỉ, nhà ăn phục vụ khách tại chỗ giúp cho người chơi golf luôn thoải mái tiện nghi Trong khu sân golf các hồ, khe suối được tôn tạo và bố trí các mảng cây xanh tiểu cảnh tạo ra khung cảnh thiên nhiên hài hoà phù hợp với cảnh quan chung phục vụ nhu cầu nghỉ ngơi thư giãn của du khách Các công trình công cộng được xây dựng cạnh sân golf phục vụ các nhu cầu khác nhau của sân golf Trung tâm của khối công trình công cộng là Nhà câu lạc bộ và Trung tâm Hội nghị Cụm công trình này nằm tại trung tâm của khu dự án bao gồm các chức năng dịch vụ phục vụ khách chơi golf, nhà hàng, sàn khiêu vũ, hội trường lớn, phòng biểu diễn và khu quản lý Ngoài ra các công trình công cộng khác được bố trí xen kẽ trong các cụm biệt thự Tô điểm cho sân golf là hệ thống hạ tầng biệt thự được bố trí bám theo các tuyến giao thông hai bên sườn núi giúp cho không gian thoáng, tạo tầm nhìn và phong cảnh đẹp cho các công trình Các khối biệt thự được bố trí liên hoàn thành một thể thống nhất và gắn kết, giảm thiểu tới mức tối đa sự xâm hại tới địa hình và cảnh quan xung quanh.
Những đặc điểm cơ bản ảnh hưởng đến quản lý tài chính của sân golf
Do đặc điểm kinh doanh đa dạng và trên một không gian rộng lớn nên cũng có nhiều ảnh hưởng đến việc quản lý tài chính của Công ty
Công ty có trụ sở chính tại xã Hợp Châu- huyện Tam Đảo- tỉnh Vĩnh Phúc nơi diễn ra việc điều hành chủ yếu các hoạt động dịch vụ trên sân Bên cạnh đó công ty còn có một văn phòng đại diện tại Khách sạn Sofitel Plaza-
Hà nội để giao dịch với khách hàng và tập trung các vị trí tổng hợp của các phòng chức năng
Thông thường mỗi sân golf phân loại bởi rất nhiều cấp độ hội viên Tại Câu lạc bộ golf Tam Đảo có các loại thẻ hội viên như thẻ hội viên cá nhân, thẻ hội viên gia đình, thẻ hội viên Công ty không ghi danh, thẻ có ghi danh , thẻ hội viên VIP, thẻ giảm giá Mỗi một loại thẻ hội viên sẽ được hưởng những quyền lợi khác nhau kể cả quyền lợi đối với khách mời của hội viên do đó ngay từ ban đầu việc xác định chính xác loại hội viên tại lễ tân là một khâu rất quan trọng trong việc xác định các chi phí phải trả cho từng loại dịch vụ đối với mỗi loại khách.
Tất cả mọi hoạt động kinh doanh dịch vụ đều diễn ra trên sân golf trong một không gian rộng lớn Những đăng ký chơi các dịch vụ của khách thường rải rác không tập trung nên việc kiểm soát cũng gặp khó khăn Thông thường khi khách đến lễ tân đăng ký dịch vụ, khách hàng đã điền các thông tin đầy đủ về các dịch vụ mình sẽ sử dụng Tuy nhiên trong quá trình chơi khách hàng có thể thay đổi tăng giảm số hố chơi, có hoặc không sử dụng xe điện, có người phục vụ cùng đi hay không có Do đó việc kiểm soát sự thay đổi này phải thật chặt chẽ và có sự kiểm tra chéo giữa các bộ phận mới có thể hạn chế được những sai sót hoặc gian lận có thể xảy ra.
Thông thường khách đi chơi golf thường đi theo nhóm và việc thanh toán có thể tập trung vào một người Do đó để tập hợp tất cả các dịch vụ của nhóm khách cùng với những hoá đơn ký xác định dịch vụ của từng người rất dễ gây nhầm lẫn, sai sót nhầm khách này với khách khác
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính kinh doanh sân golf và khu vui chơi giải trí Tam Đảo
2.2.1.1.Về quan điểm đạo đức
Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo mặc dù là công ty cổ phần nhưng 90% vốn Nhà nước nên Công ty vẫn hoạt động và tuân thủ theo quy định quản lý của công ty Nhà nước Hội đồng quản trị công ty luôn đề cao ý thức tôn trọng pháp luật Chính vì vậy mọi quy định cũng như các hoạt động kinh doanh của công ty luôn thực hiện theo các văn bản quy phạm pháp luật do nhà nước Việt nam ban hành và quy định do Công ty Công ty đã nhận thức đúng đắn việc kiểm tra, kiểm soát là không thể thiếu được trong mọi hoạt động của công ty Trên cơ sở đó công ty ban hành các nội quy, quy định và giám sát việc tuân thủ thực hiện
Ví dụ, nhận thức của các nhà quản lý về liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần thiết phải tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phân công, ủy nhiệm rõ ràng, về việc ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình kinh doanh Ngoài các văn bản quy phạm pháp luật, các Thông tư, Nghị định và Quy chế tài chính của Tổng công ty áp dụng cho toàn hệ thống các công ty con còn có các quy chế, quy định của công ty áp dụng chi tiết cho từng bộ phận.Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ Chính vì xác định được tính cần thiết và ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ nên bản thân Ban điều hành Câu lạc bộ đã đưa ra rất nhiều các quy định để phổ biến đến mọi thành viên tuân thủ Đó là một số các quy định liên quan đến việc Điều hành nhà Câu lạc bộ cụ thể như sau: Đó là quy định đối với bộ phận vệ sinh nhằm đảm bảo cho khu vực Nhà Câu lạc bộ luôn được giữ gìn sạch sẽ, quy định đối với bộ phận phụ trách khu vực nhà hàng, nhà kho, cửa hàng Proshop, phòng giữ đồ để luôn đảm bảo sự hài lòng của khách đến với Câu lạc bộ golf Tam Đảo Các quy định này nhằm đảm bảo tất cả nhân viên sẽ phục vụ khách hàng đúng tiêu chuẩn yêu cầu và cũng như thống nhất trong phong cách phục vụ và phù hợp
Bên cạnh các quy định trong điều hành golf Công ty cũng rất rõ ràng đối với việc phân công chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận Điều hành trong công ty và được thể hiện rõ qua sơ đồ cơ cấu tổ chức Mỗi một chức danh và vị trí công việc trong Ban điều hành đều có bản mô tả công việc chi tiết do phòng tổ chức hành chính của công ty xây dựng và được công bố công khai trong toàn thể cán bộ công nhân viên Bảng mô tả công việc cụ thể hoá về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị cũng giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu.
Trong chính sách nhân sự công ty đã xây dựng quy chế với đầy đủ các bước tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, Mỗi một chức danh vị trí quy định rõ ràng yêu cầu năng lực chuyên môn, phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, chế độ đãi ngộ, chế độ báo cáo và đánh giá kết quả công việc Đối với các vị trí chủ chốt như Tổng giám đốc, Trưởng ban quản lý, Giám đốc điều hành, Kế toán trưởng đều là cán bộ do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm Còn các vị trí khác công ty tuyển dụng theo nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh theo từng thời điểm Các nhân viên được thuê tuyển làm việc cho công ty được đóng Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế và tham gia các hoạt động Công đoàn Công ty cũng xây dựng hệ thống thang bảng lương theo kế hoạch sản xuất kinh doanh của từng năm Đến cuối năm công ty có bảng đánh giá kết quả công việc để làm căn cứ tính hệ số thưởng tương xứng cho từng cán bộ công nhân viên nhằm khuyến khích người lao động làm việc và gắn bó với Công ty Sự ổn định về nhân sự góp phần thúc đẩy các hoạt động kinh doanh đi vào quỹ đạo tạo môi thuận lợi cho việc triển khai các chính sách kiểm soát nội bộ của Công ty để qua đó góp phần tăng cường quản lý tài chính của toàn hệ thống Chính sách nhân sự của Công ty thực sự đã góp phần tạo nên một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả góp phần quan trọng vào việc xây dựng nên một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh
Công tác kế hoạch của Công ty là một phần không thể thiếu trong kế hoạch kinh doanh hàng năm Ngoài việc tuân thủ các quy định của pháp luật và Nhà nước, công ty còn chịu sự chi phối của Tổng Công ty Hàng năm, hàng quý, hàng tháng công ty phải duy trì thường xuyên bảng đăng ký kế hoạch kinh doanh vớiTổng công ty theo mẫu biểu quy định và giám sát việc thực hiện kế hoạch đó.
Bảng 2 1: Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh Quý 2 – 2008
Mẫu 01 : Báo cáo số 01/TJIC-HUD
TỔNG CÔNG TY ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN NHÀ VÀ ĐÔ THỊ
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ TAM ĐẢO
BÁO CÁO TÌNH HÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH
TT Chỉ tiêu ĐVT Kế hoạch năm
Uớc thực hiện quý báo cáo Ghi chú
I Chỉ tiêu về sản xuất kinh doanh
Sản lượng sản xuất (SP chính) Tr.VND
2 Sản lượng tiêu thụ Tr.VND
- Giá thành sản xuất Tr.VND
- Giá thành tiêu thụ Tr.VND
- Giá bình quân Tr.VND
4 Kim ngạch xuất khẩu Tr.USD
5 Kim ngạch nhập khẩu Tr.USD
1 Tổng lợi nhuận thực hiện Tr.VND
Bù lỗ năm trước từ lợi nhuận trước thuế Tr.VND
3 Thuế TNDN phải nộp, Tr.VND
4 Tổng lợi nhuận sau thuế Tr.VND a Chia lãi vốn góp (nếu có) Tr.VND b
Bù lỗ của các năm trước
(trừ vào LN sau thuế) Tr.VND c
Trích quỹ dự phòng tài chính Tr.VND d Trích các quỹ đặc biệt Tr.VND đ
Số còn lại phân phối theo tỷ lệ Tr.VND
- Vốn Nhà nước Tr.VND
- Vốn tự huy động Tr.VND
Trích quỹ đầu tư phát triển
Trích quỹ khen thưởng BQL điều hành (tối đa 5%) Tr.VND
Trung bình mức thưởng một người Tr.đ/ng
Trích quỹ khen thưởng, phúc lợi Tr.đ/ng
+ Bình quân một người Đồng/ng
LN sau thuế còn lại (nêu rõ lý do sử dụng) Tr.VND
Tổng số vốn đầu tư (vốn chủ sỏ hữu) tại các doanh nghiệp thuộc tập đoàn, tổng công ty Tr.VND
Công ty 100% vốn Nhà nước Tr.VND
2 Công ty cổ phần Tr.VND
Công ty TNHHNN 1 hoặc 2 thành viên trở lên Tr.VND
Công ty khác (liên doanh, liên kết) Tr.VND
IV Tình hình đầu tư
1 Đầu tư xây dựng cơ bản Tr.VND a Từ các nguồn Tr.VND
- Vốn tự có Tr.VND
- Vốn huy động Tr.VND
+ Vay trong nước Tr.VND
+ Vay nước ngoài Tr.VND
+ Phát hành trái phiếu Tr.VND
- Vốn khác Tr.VND b Tình hình thực hiện đầu tư Tr.VND
Trong đó: Giá trị tài sản đưa vào SX, sử dụng Tr.VND
2 Đầu tư tài chính Tr.VND a Đầu tư chứng khoán Tr.VND
- Mua cổ phiếu Tr.VND
Mua các loại chứng khoán khác Tr.VND b Đầu tư góp vốn thành lập doanh nghiệp Tr.VND c Đầu tư bất động sản Tr.VND
3 Luỹ kế vay đến kỳ báo cáo Tr.VND
NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG
(Nguồn: Báo cáo tình hình kế hoạch sản xuất kinh doanh theo quý của Tổng công ty HUD)
Mẫu 02: Báo cáo số 02/TJIC-HUD
TỔNG CÔNG TY ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN NHÀ VÀ ĐÔ THỊ
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ TAM ĐẢO
BÁO CÁO TÌNH HÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH
TT Chỉ tiêu ĐVT Kế hoạch Thực hiện Thực hiện/Kế hoạch Ghi chú
III Lợi nhuận trước thuế
IV Lợi nhuận sau thuế Tr.VND
Lợi nhuận trước thuế/Vốn chủ sở hữu Tr.VND
Lợi nhuận trước thuế/Doanh thu thuần Tr.VND
Tổng nợ phải trả/Vốn chủ sở hữu Tr.VND
VIII Vốn vay ngân hàng Tr.VND
1 Vay ngắn hạn Tr.VND
2 Vay dài hạn Tr.VND
Vay các đối tượng khác Tr.VND
X Tổng quỹ lương Tr.VND
Số lao động bình quân Tr.VND
XII Tiền lương bình quân Tr.VND
Phân tích đánh giá và kiến nghị:
KẾ TOÁN TRƯỞNG TỔNG GIÁM ĐỐC
(Nguồn: Báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh theo quý của Tổng công ty HUD)
Dựa trên kế hoạch công ty đã lập, Tổng công ty định kỳ sẽ có họp tổng kết để kiểm điểm những điều đã làm và chưa làm được để rút kinh nghiệm điều chỉnh kịp thời.
2.2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Theo Quyết định 84/QĐ- TJIC ngày 29 tháng 11 năm 2004 của Hội đôngf quản trị Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo quy định chức năng, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng nghiệp vụ, Phòng tài chính kế toán có chức năng hạch toán kế toán các hoạt động kinh tế phát sinh của Công ty theo đúng các quy định của Nhà nước, pháp luật và Điều lệ công ty Theo dõi, giám sát, thiết lập hệ thống kiểm tra, kiểm soát các quy trình hạch toán kế toán của Công ty Tổng hợp, phân tích và cung cấp các thông tin, báo cáo về kế toán, tài chính một cách kịp thời giúp Hội đồng quản trị, Ban giám đốc quyết định chiến lược sản xuất kinh doanh phù hợp.
Phòng tài chính kế toán chịu sự điều hành hoạt động của Tổng giám đốc. Theo sự phân cấp do đặc điểm sản xuất kinh doanh thì bộ máy kế toán của Công ty có sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty
Kế toán trưởng Chief Accountant
Phó TPKT Deputy Accounting Manager
Kế toán nợ phải trả/
Kế toán hàng tồn kho/ Inventory Accountan
Kế toán TSCĐ và CCDC/
Phòng tài chính kế toán có bảng mô tả phân công công việc chi tiết cho từng vị trí nhân viên cụ thể Đối với từng vị trí phòng tài chính kế toán cũng có những quy định về chế độ gửi báo cáo tới các cấp quản lý trực tiếp Ví dụ:
- Tổng hợp dữ liệu từ các phần hành kế toán chi tiết;
- Lập báo cáo tài chính;
- Báo cáo Kế toán trưởng và Phó trưởng phòng hàng tuần;
- Theo dõi hạch toán của các vị trí kế toán chi tiết;
- Kiểm tra các báo cáo của các vị trí kế toán chi tiết;
+ Nơi gửi báo cáo: Kế toán trưởng, phó trưởng phòng
Kế toán Tiền mặt và nợ phải thu:
- Lập Phiếu thu tiền sử dụng dịch vụ trước 12h ngày làm việc tiếp theo;
- Chuyển Phiếu thu sang Thủ quỹ để thu tiền vào quỹ từ bộ phận thu ngân;
- Theo dõi các khoản nợ phải thu khác, như: phải thu của CBNV, các khoản phải thu ngoài tiền sử dụng dịch vụ của khách hàng (bồi thường do làm hư hỏng tài sản của công ty…)
- Hàng tuần, lập báo cáo thu tiền, báo cáo Thu chi bằng tiền; Đối chiếu với báo cáo Thủ quỹ;
- Hàng tuần, lập báo cáo nợ phải thu của khách hàng;
- Hàng tháng, lập các báo cáo tổng hợp thu tiền, báo cáo nợ phải thu;
- Hàng tháng, đối chiếu số liệu sổ sách với Thủ quỹ và thực hiện kiểm quỹ;
+ Nơi gửi báo cáo: Kế toán trưởng, phó trưởng phòng, kế toán tổng hợp
Kế toán Nợ phải trả:
* Các khoản nợ phải trả bên ngoài:
- Theo dõi các hợp đồng xây dựng cơ bản và khối lượng hoàn thành của từng hạng mục;
- Định kỳ thực hiện đối chiếu công nợ với các nhà thầu; và trước khi thực hiện thanh toán cho các nhà thầu;
- Làm đề nghị thanh toán các khoản nợ đến hạn thanh toán cho các nhà thầu, nhà cung cấp;
- Hàng tháng lập báo cáo nợ phải trả;
- Thực hiện đối chiếu công nợ với các nhà thầu, nhà cung cấp tại ngày 31 tháng
* Các khoản nợ phải trả nội bộ và nợ khác:
- Theo dõi các khoản nợ phải trả cho người lao động;
- Theo dõi các khoản phải trả cho cơ quan bảo hiểm;
- Theo dõi các khoản nợ phải trả khác;
+ Nơi gửi báo cáo: Kế toán trưởng, phó trưởng phòng, kế toán tổng hợp
Do Công ty ngoài lĩnh vực kinh doanh Golf và các dịch vụ vui chơi giải trí còn tập trung vào lĩnh vực đầu tư nên để có thể thuận tiện trong quản lý và làm báo cáo kịp thời với riêng từng phần, phòng tài chính kế toán phân thành bộ phận kế toán Công ty quản lý chung kiêm quản lý phần đầu tư và bộ phận kế toán Ban điều hành quản lý toàn bộ việc hạch toán doanh thu, chi phí thuộc lĩnh vực kinh doanh golf và vui chơi giải trí Sau một thời gian chính thức khai trương và đi vào hoạt động được hơn một năm thì việc vận hành công việc của phòng tài chính kế toán đã cơ bản ổn định và làm việc hiệu quả
2.2.2.2 Hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán của Công ty áp dụng theo mẫu quy định của Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán cho doanh nghiệp Công ty cũng đề ra một số quy định trong tổ chức chứng từ kế toán Các chứng từ cần phải thể hiện được nghiệp vụ phát sinh, có đầy đủ các chứng từ kèm theo theo quy định của pháp luật và quy trình của Công ty Kế toán viên chịu trách nhiệm kiểm soát chứng từ kế toán về các yếu tố, tính có thực, tính pháp lý, độ chính xác của của thông tin phản ánh trên chứng từ; phân loại sắp xếp và ghi sổ kế toán; lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán theo quy định Theo trình tự thời gian phát sinh của chứng từ, diễn giải nghiệp vụ phát sinh một cách chi tiết, đầy đủ để cho phép phân loại đúng đắn các nghiệp vụ Các chứng từ phải được đánh số liên tục, dễ dàng truy cập khi cần thiết và được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra hoặc sớm nhất có thể Do công ty bố trí hai bộ phận kế toán ở Hà nội và ở Tam Đảo nên công ty bố trí sắp xếp và luân chuyển chứng từ kịp thời Đối với chứng từ thu các dịch vụ của khách hàng sử dụng dịch vụ thì muộn nhất ngày hôm sau chứng từ phải được tập hợp đầy đủ chuyển cho Kế toán trưởng Đối với các chứng từ chi và chứng từ nội bộ, kế toán viên được phân công quản lý phải xử lý nhanh chóng không quá 3 ngày làm việc để chuyển đến bộ phận tiếp theo Sơ đồ chứng từ kế toán hiện đang được công ty áp dụng theo hình thức Nhật ký chung Theo hình thức này,công tác kế toán tại Phòng tài chính kế toán mở các sổ: Nhật ký chung; Sổ quỹ; Nhật ký thu, chi tiền, Sổ cái các tài khoản, Sổ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết
Sơ đồ 2.3:Quy trình ghi chép kế toán
Các chứng từ kế toán được đảm bảo phê chuẩn đầy đủ đúng quy trình theo đúng các chức năng nhiệm vụ cho phép Bởi lẽ nếu bất kỳ ai trong đơn vị cũng đều có quyền mua sắm hoặc sử dụng tài sản thì sự hỗn loạn tất yếu sẽ xảy ra. Công ty cũng xây dựng riêng cho mình một quy chế quản lý tài chính được phê duyệt bởi Hội đồng quản trị trong đó cũng quy định rất rõ phân loại từng cấp quản lý Công ty ban hành và hướng dẫn chi tiết quy trình mua sắm tài sản, mua
S qu ổ quỹ ỹ S nh t ký đ c ổ quỹ ật ký đặc ặc bi t ệt
S nh t ký ổ quỹ ật ký đặc chung S chi ti t ổ quỹ ết
S cái ổ quỹ B ng t ng h p ảng tổng hợp ổ quỹ ợp chi ti t ết
B ng cân đ i ảng tổng hợp ối tài kho n ảng tổng hợp
Ghi vào hang ngày (đ nh k ) ịnh kỳ) ỳ)
Ghi vào cu i tháng ối Đối i chi u, ki m tra ết ểm tra sắm hàng hoá phục vụ cho Công ty và Ban điều hành Trong các quy trình đó cũng quy định chi tiết các mức phân cấp tương xứng với tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ Chẳng hạn đối với tài sản cố định có giá trị từ 300 triệu trở xuống thì phòng dự án đầu tư chịu trách nhiệm lập và chuẩn bị các thủ tục đầu tư thiết bị, máy móc theo đúng quy định quản lý đầu tư của Nhà nước, lập phương án đầu tư so sánh hiệu suất đầu tư trình Tổng giám đốc, đối với tài sản có giá trị từ 300 triệu trở lên thì trình Hội đồng quản trị phê duyệt Nhân viên phụ trách căn cứ trên chính sách đó để thực hiện các nghiệp vụ trong giới hạn của mình. Đối với một số các trường hợp nghiệp vụ riêng biệt việc phê chuẩn sẽ do lãnh đạo quản lý quyết định Đối với khâu lập báo cáo tài chính hàng quý: Cứ hết một quý đến ngày 20 của tháng kế tiếp, phòng tài chính kế toán có trách nhiệm lập và nộp báo cáo tài chính lên Tổng công ty theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê, chế độ hạch toán kế toán Trong báo cáo tài chính gồm: bảng cân đối kế toán, cân đối phát sinh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh, Thuyết minh báo cáo tài chính chi tiết
2.2.3 Các thủ tục Kiểm soát trong quản lý tài chính kinh doanh sân golf và khu vui chơi giải trí Tam Đảo
2.2.3.1 Kiểm soát hệ thống và phân loại danh sách khách hàng
Kiểm soát hệ thống danh sách khách hàng và phân loại khách là một việc làm hết sức quan trọng, đòi hỏi tính chính xác Thông thường Câu lạc bộ golf chia khách thành ba loại khách: khách hội viên, khách mời của hội viên và khách khác.
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính đối với sân golf và khu vui chơi giải trí Tam Đảo
2.3.1 Ưu điểm của hệ thống
2.3.1.1 Về đặc thù quản lý:
Trong quá trình làm việc tại Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo, sau gần hai năm công ty chính thức khai trương sân golf 18 hố để đưa vào sử dụng phải thấy rằng quan điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của Ban lãnh đạo luôn tuân thủ các quy định của Pháp luật Việt nam cũng như các quy định về chuẩn mực kế toán, thuế Hội đồng quản trị, Ban lãnh đạo luôn quán triệt tư tưởng tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát là một vấn đề không thể thiếu đối với mọi hoạt động kinh doanh Trên tinh thần đó công tác tài chính của công ty cũng tương đối nền nếp và tuân thủ đúng các chế độ chính sách
2.3.1.2.Về chính sách nhân sự:
Do Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo là công ty con của Tổng công ty đầu tư phát triển Nhà và Đô thị nên toàn bộ chính sách, quy định của Tổng công ty đều phổ biến rộng rãi cho công ty con Đối với chính sách nhân sự công ty cũng tuân thủ từng bước tuyển chọn một cách chặt chẽ, phù hợp Về cơ bản công ty đã tuyển chọn được một đội ngũ cán bộ chủ chốt đều đạt trình độ đại học trở lên được đào tạo chuyên sâu về các nghiệp vụ chuyên môn Mỗi một cán bộ được tuyển dụng đều có bảng mô tả công việc cụ thể, chi tiết được nêu trong hợp đồng lao động Đối với bộ phận sử dụng lao động phổ thông đơn thuần, công ty cũng tuyển chọn kỹ lưỡng, cho đào tạo nghiệp vụ, sau thời gian đào tạo công ty sẽ tổ chức những bài thi sát hạch để lựa chọn những nhân viên đạt yêu cầu Còn trong quá trình làm việc, đối với các bộ phận phục vụ, công ty luôn lập sẵn những biểu đánh giá nhân viên và luôn có hòm thư góp ý tại khu vực lễ tân Công ty cập nhật thường xuyên kết quả đánh giá đó và sau hết một tháng sẽ tập hợp thành bảng đánh giá để xét chọn việc xếp loại nhân viên
2.3.1.3 Về hệ thống chứng từ kế toán và sổ sách kế toán :
Nhìn chung công ty đã thiết lập được hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với hoạt động kinh doanh của sân golf Sổ sách kế toán hoàn chỉnh theo đúng hình thức Nhật ký chung Việc áp dụng phần mềm kế toán đã làm cho việc tổng hợp số liệu trở nên dễ dàng và kịp thời đáp ứng được yêu cầu của Ban lãnh đạo khi cần cung cấp báo cáo.
2.3.1.4.Về việc tuân thủ các thủ tục :
Công ty có quy trình hoạt động và quy trình kiểm soát nội bộ được xác định rõ ràng bằng văn bản và được truyền đạt rộng rãi trong toàn hệ thống công ty Do đó toàn bộ hệ thống Công ty chấp hành nghiêm túc các quy trình hoạt động đó. Các hoạt động được phân chia rõ ràng cho từng bộ phận, nên rủi ro được phân tách rõ ràng giữa những nhân viên khác nhau tạo điều kiện làm việc hiệu quả và gắn trách nhiệm tới từng cá nhân.
2.3.2 Hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ
Mặc dù cho thấy quan điểm chỉ đạo của Ban lãnh đạo hết sức tập trung và ý thức thực hiện tuân thủ các quy định của Pháp luật, tuy nhiên cũng do ảnh hưởng của quan điểm quản lý của Tổng công ty Nhà nước nên nhiều khi để ra một quy trình quy phạm cụ thể rất mất thời gian đôi khi làm mất tính chủ động sáng tạo trong việc giải quyết các vấn đề khó khăn cần giải quyết sớm.
Về chính sách nhân sự cũng phải nói rằng trong quá trình thực hiện do trình độ học vấn không đồng đều, đa số là người địa phương là người dân tộc Sán Dìu mới đạt trình độ cấp 2 nên việc đào tạo cũng có một số hạn chế Do đặc thù môn golf mới phát triển tại Việt Nam nên kinh nghiệm quản lý về golf chưa nhiều nên các Câu lạc golf thường thuê Giám đốc Điều hành là người nước ngoài Tuy nhiên thực tế cho thấy vai trò của Giám đốc Điều hành không có nhiều ý nghĩa tại Câu lạc bộ golf Tam Đảo đơn thuần vì vị trí Giám đốc Điều hành golf chưa có tầm nhìn tổng quan về quản lý tài chính, duy nhất mới dừng lại ở chỗ phổ biến và hướng dẫn khách tuân thủ đúng các luật chơi golf Do đó việc quản lý và khai thác chất xám của các chuyên gia về golf thực sự chưa được khai thác triệt để xong lương của Giám đốc thì rất cao chưa thực sự thoả đáng
Công ty cũng ban hành chính sách nhân sự rõ ràng để tạo môi trường làm việc tin tưởng cho nhân viên Nhưng cũng phải nói thêm rằng, do điều kiện xa xôi không gần Hà nội nên với mức thu hút của Công ty đề ra mà không linh hoạt đối với một số vị trí chủ chốt của Ban điều hành thì rất khó tuyển chọn vì phần đa mọi người muốn làm việc tại Hà nội, với điều kiện như trên thì mức thù lao phải hơn hẳn thì mới có thể tìm kiếm những người thật sự có tài năng Mặt khác việc kinh doanh tại Việt Nam cũng mới thịnh hành nên những kinh nghiệm quản lý của các Câu lạc bộ còn non yếu nên luôn xảy ra tình trạng câu kéo nhân viên lẫn nhau giữa các Câu lạc bộ gây ra những ảnh hưởng gián đoạn điều hành cục bộ
Hầu như tất cả các nhân viên làm cho Ban điều hành đều chưa trải qua một khoá đào tạo bài bản và chính quy nào về golf trừ Giám đốc Điều hành Tuy nhiên vẫn chưa khai thác hết được việc chuyển giao đào tạo từ phía Giám đốc Điều hành. Đối với công tác kế hoạch của Công ty mặc dù có thực hiện nhưng hiệu quả chưa cao, và cán bộ lập kế hoạch của Công ty vẫn còn băn khoăn trong việc giảm kế hoạch để đảm bảo hoàn thành kế hoạch Kế hoạch lập ra chưa sát với thực tế và thiếu căn cứ nên thường xuyên phải điều chỉnh kế hoạch. Đối với hệ thống chứng từ kế toán, việc lưu trữ chứng từ chưa hệ thống và thiếu sự kiểm soát chặt chẽ.Trong quá trình lưu trữ chứng từ, do không đóng cố định nên khi lấy chứng từ thường không để lại đúng vị trí, thất lạc chứng từ gốc Trong năm 2007 do thay đổi phần mềm kế toán nên việc đánh số thứ tự chứng không nhất quán cho dẫn đến sự lộn xộn trong sắp xếp Về báo cáo tài chính và quyết toán chi phí hàng năm do trong thời gian qua có thay đổi nhân sự nên việc kiểm tra đối chiếu còn chưa chặt chẽ, bỏ sót chứng từ không hạch toán hoặc hạch toán không đầy đủ phát hiện không kịp thời Bộ phận kế toán mới chủ yếu tập hợp một phần chức năng thông tin kế toán, tập hợp chứng từ kế toán ghi số báo cáo phát sinh bất thường về chi phí để kịp thời điều chỉnh và lập báo cáo tài chính theo niên độ Phân tích đánh giá các nguồn lực tài chính của Công ty phát triển đầu tư mới để phục vụ cho hoạt động mở rộng kinh doanh còn chưa được phát huy
Về việc tuân thủ các thủ tục kiểm soát nội bộ chưa được hoàn thiện Ban điều hành hiện đang khó khăn trong quy trình tập hợp chứng từ và thanh toán cho khách Một số quy trình kiểm soát cụ thể ở một số khâu chưa hoàn chỉnh Cụ thể trong việc kiểm soát các khoản thu bằng tiền mặt, hoạt động cung cấp hàng hoá, vật tư dịch vụ đầu vào cũng như việc kiểm soát hàng tồn kho còn lỏng lẻo. Quản lý quỹ tiền mặt chưa có quy định cụ thể về lượng tiền tồn quỹ tối thiểu để đảm báo tránh rủi ro trong hoạt động quản lý tiền mặt Các khoản thanh toán tạm ứng chưa nhanh chóng, có một số trường hợp quá thời hạn thanh toán nhiều ảnh hưởng đến kê khai thuế
Sau một thời gian dài làm công tác quản lý tại Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo đã nhận thấy những nguyên nhân của những mặt hạn chế trên như sau:
Do hệ thống phần mềm không đáp ứng được yêu cầu của quản lý tổng thể của toàn hệ thống Ban điều hành Trong quá trình đầu tư, công ty có lựa chọn các đơn vị cung cấp phần mềm quản lý sân golf chuyên nghiệp, đã hoàn thành các thủ tục và tiến hành ký kết hợp đồng Xong trong quá trình triển khai đã xảy ra quá nhiều bất cập Do cũng gián đoạn về thời gian cung cấp phần mềm vì không kịp tiến độ nên bản thân chuyên gia viết phần mềm cho công ty cũng thay đổi qua nhiều người do đó việc bàn giao chuyển tải những dữ kiện đầu bài không đầy đủ Công ty viết phần mềm không có đại diện tại Việt nam do đó mỗi lần trình bày yêu cầu rất khó khăn Phiên dịch không truyền tải hết vì không có nghiệp vụ kế toán không nắm được từ chuyên môn, kế toán thì tiếng Anh không đủ để diễn đạt hết ý tưởng Bên cung cấp phần mềm không ổn định, mỗi một lần lại cử một người khác nhau do dự thay đổi công việc! Phần mềm quản lý chủ yếu tập trung vào việc quản lý sân golf không chú trọng đến phần báo cáo kế toán. Đơn vị viết phần mềm không đủ điều kiện thay đổi liên tục theo Việt nam về các thay đổi chế độ kế toán, về các mã tài khoản vì khoảng cách địa lý, vì chi phí phải trả cao nhìn chung rất bất tiện Về phía công ty sau khi biết sự cố xong do điều kiện thanh toán nên buộc phải tận dụng những phần quản lý sân golf, phần mềm quản lý kế toán còn lại chuyển sang sử dụng phần mềm kế toán Việt Nam Bravo Chính sự khấp khểnh trong việc sử dụng phần mềm nên việc kết nối dữ liệu rất mất thời gian nửa máy, nửa thủ công Mặt khác do phần mềm đòi hỏi quá cao sự thích ứng với phần cứng với chi phí đầu tư cao nên việc đầu tư phần cứng không đồng bộ đã dẫn đến phần mềm hay bị lỗi.
Mặc dù có các quy trình hướng dẫn kiểm soát đối với từng bộ phận xong thực tế việc triển khai thực chưa sao sát Các chế tài đưa ra chưa cụ thể phát sinh sự việc nào giải quyết sự vụ đó rất manh mún
Những cán bộ chủ chốt có năng lực hầu như làm việc tại Hà nội, đi làm theo xe tuyến nên không thể bố trí làm việc thường xuyên ở Tam Đảo Việc phân công đôn đốc giám sát chủ yếu phân cho người tại địa phương nên cũng có những tư tưởng địa phương chủ nghĩa bao che lẫn nhau
Năng lực của nhân viên kế toán không đồng đều và không ổn định do đó cũng tác động không nhỏ đến công tác quản lý tài chính; việc bàn giao giữa người cũ và người mới, cách tiếp quản công việc, cách triển khai công việc của nhân viên mới cũng ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành công việc
Môi trường kiểm soát
3.1.1 Về cơ cấu tổ chức
Một nguyên tắc cần tuân thủ khi tổ chức cơ cấu công ty là phải đảm bảo cho công ty được tổ chức theo một hình thức có thể làm tăng khả năng thực hiện các chức năng đã định của công ty.
Tổ chức công ty là việc bố trí, sắp xếp mọi người trong công ty vào những vai trò, những công việc cụ thể Nói cách khác, tổ chức là tổng thể những trách nhiệm hay vai trò được phân chia cho nhiều người khác nhau nhằm đạt được mục tiêu và nhiệm vụ chung
Phòng tổ chức hành chính của Công ty cần phân định rõ thành ba cấp độ trong cơ cấu tổ chức của Công ty:
+ Cấp độ cơ cấu vĩ mô: là cách sắp xếp, tổ chức vị trí, vai trò của từng cá nhân trong công ty
+ Cấp độ vi mô: là cách qui định quyền hạn, trách nhiệm của từng vị trí mà các cá nhân trong công ty nắm giữ
+ Hệ thống bổ trợ: bao gồm hệ thống điều hành của tổ chức, quá trình quản lý sự phát triển của công ty, hệ thống văn hoá công ty và hệ thống quản lý hoạt động công ty
Công ty sẽ không thực hiện có hiệu quả các chức năng của mình nếu 3 cấp cơ cấu này không được thiết lập một cách đúng mức để hỗ trợ cho hoạt động của công ty Đối với tổ chức của Ban Điều hành cần tăng cường vai trò của từng vị trí được bố trí theo chức năng nhằm đạt được mục tiêu, nhiệm vụ chung Quản lý của từng bộ phận chức năng: sản xuất, bán hàng, tài chính, marketing sẽ có nhiệm vụ báo cáo lại với Giám đốc đốc điều hành - người chịu trách nhiệm phối hợp các hoạt động trong Ban điều hành Như vậy sẽ có những lợi ích sau
+ Có sự chuyên môn hoá sâu sắc hơn, cho phép các thành viên tập trung vào chuyên môn của họ
+ Tạo điều kiện tuyển dụng được các nhân viên với các kỹ năng phù hợp với từng bộ phận chức năng Đối với toàn hệ thống công ty, Phòng tổ chức hành chính sẽ phân rõ cơ cấu tổ chức phòng ban với mục tiêu tập trung vào từng phân đoạn công việc cụ thể để xúc tiến kinh doanh với khách hàng Đồng thời, những công việc chung của các phòng ban như phân bổ tài chính, vấn đề liên quan đến luật pháp, các công việc hành chính sẽ được thực hiện ở cấp công ty
Tuy nhiên các chức năng bị lặp lại ở các phòng ban khác nhau và đòi hỏi phải có sự hợp tác giữa các phòng ban Chính vì thế, công ty phải cần Tổng giám đốc thật sự rõ ràng trong phân việc để vừa biết cách lãnh đạo công ty lại vừa biết hoà mình vào bộ máy lãnh đạo chung của toàn công ty Đối với Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo đảm nhiệm cả hai mục tiêu, đầu tư và kinh doanh do đó Tổng giám đốc nên hiểu rõ Cơ cấu tổ chức ma trận là sự phối hợp giữa cơ cấu chức năng và cơ cấu phòng ban như thế sẽ mang lại lợi ích đầu tư có tập trung, đồng thời cho phép có sự chuyên sâu vào chức năng của Ban điều hành Tuy nhiên nếu không biết cách tổ chức và không có sự hợp tác cao độ thì cơ cấu tổ chức này không có ý nghĩa Công ty Cổ phần đầu tư Tam Đảo thực sự chưa cân đối được vấn đề này.
Bí quyết để điều hành hoạt động của cơ cấu ma trận là thường xuyên tổ chức các cuộc họp để xem xét lại tình trạng công việc và giải quyết các bất đồng nảy sinh khi nhân viên phải chịu trách nhiệm về công việc trước nhiều hơn một người quản lý
Cơ cấu ma trận tuy có nhiều ưu điểm song việc triển khai trong thực tế lại đòi hỏi phải có sự hợp tác và trao đổi thông tin rất nhiều Vì vậy, để áp dụng cơ cấu ma trận sao cho có hiệu quả, công ty phải đầu tư tiền bạc và thời gian để đào tạo đội ngũ lãnh đạo và nhân viên phát triển các kỹ năng cần thiết Với phân tích ở trên,Công ty nên điều chỉnh lại Sơ đồ cơ cấu tổ chức cho hợp lý với mục tiêu chiến lược của Công ty Lĩnh vực đầu tư của Công ty là mặt mạnh, xong nhìn về cơ cấu tổ chức của Ban điều hành thực sự chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý Giám đốc điều hành là người chịu trách nhiệm hầu hết trách nhiệm trước các bộ phận của Ban điều hành xong thực tế không khai thác hết do nhiều lý do.Giám đốc điều hành là Người nước ngoài quản lý điều hành về Golf nên nhất thiết phải hiểu biết về nó Tuy nhiên tuyển được một người vừa có năng lực quản lý tài chính, vừa có chuyên môn về golf thì rất khó Do kinh doanh tại Việt nam nên có một số vấn đề kinh doanh cũng cần linh hoạt mềm dẻo nhưng cũng có khi cần cứng rắn thì Giám đốc Điều hành chưa phát huy được điều đó Do đó riêng đối với mảng kinh doanh rất cần tuyển thêm một Giám đốc phụ trách kinh doanh trợ giúp Giám đốc Điều hành Hoặc nên chăng tuyển một Giám đốc kinh doanh người Việt nam và một Trưởng điều hành golf người nước ngoài chỉ chuyên phụ trách và am hiểu về golf trực thuộc Giám đốc kinh doanh Trong trường hợp này rất hiệu quả kế cả trong việc trả chi phí lương Nếu theo phương án này thì chi phí phải trả cho cả hai người chỉ bằng chi phí phải trả cho một Giám đốc Điều hành người nước ngoài mà không tận dụng được hết vai trò, trách nhiệm của anh ta.
3.1.2 Về chính sách nhân sự và trình độ cán bộ nhân viên
Công ty cần quan tâm sâu sắc đến xây dựng chính sách nhân sự của Công ty Công ty cùng đã có những chính sách trong đó nêu rõ các quy định và thủ tục mà người lao động cần biết Các chính sách – ví dụ về sức khoẻ và an toàn – giúp người lao động hiểu được chủ lao động cần gì ở họ và họ phải làm như thế nào Những chính sách này cũng cho người lao động biết về các quy định và chế độ thưởng Các chính sách rõ ràng sẽ giúp công ty xác định được và ngăn chặn những rủi ro xảy đến đối với người lao động và đảm bảo rằng công ty đang tuân theo đúng luật pháp Chúng cũng sẽ giúp tạo lập văn hoá công ty: khi mà tất cả mọi vấn đề được giải quyết công bằng và nhất quán.
Những chính sách công ty thực hiện sẽ phụ thuộc vào quy mô và bản chất ngành nghề kinh doanh Các chính sách khác nhau sẽ thích hợp với một số ngành nghề hơn là các ngành khác Ví dụ, nếu người lao động vận hành máy móc thì cần có chính sách cụ thể về việc sử dụng thuốc và rượu Còn liên quan đến phục vụ khách hàng thì cần có chính sách về tác phong và thái độ phục vụ.
Có được một chính sách lao động phù hợp đem lại rất nhiều lợi ích Thiết lập được các tiêu chuẩn là chìa khoá cho mối quan hệ tốt đẹp giữa chủ lao động và người lao động Nó có thể giảm được những vụ kỷ luật hay kiện cáo Nó cũng có thể nâng cao năng suất và đạo đức cũng như giúp giữ được người lao động.
Lập một chính sách rõ ràng có thể cũng đem lại hình ảnh tích cực cho công ty trong mắt khách hàng và chính quyền địa phương Bên cạnh việc nâng cao uy tín công ty, nó cũng có thể giúp công ty thu hút thêm nhiều lao động mới.
Một số chính sách lao động:
Chế độ thai sản, nghỉ ốm, nuôi con
Nghỉ phép và vắng mặt
Giờ làm việc và làm thêm giờ
Sức khoẻ và an toàn
Chế độ thưởng, phúc lợi và các khoản đóng góp
Điều hành và xử lý vi phạm
Biện pháp nâng cao hoạt động và thay đổi quản lý
Sử dụng các thiết bị của công ty như email, internet và điện thoại
Làm việc ngoài công ty
Bản quyền và quyền sở hữu
Rượu bia và ma tuý
Đọc những bài viết đề cập đến chính sách nhân sự của Microsoft để trông người rồi ngẫm đến ta Bài toán về nguồn nhân lực của tổ chức là một bài toán lạ lùng mà chúng ta lúc nào cũng phải giải và sẽ không bao giờ tìm thấy đáp số cuối cùng và hơn nữa bắt tay vào giải nó lúc nào cũng là kịp và không bao giờ là muộn Do đặc thù môn golf mới mẻ tại Việt Nam nên nhất thiết chúng ta cần chuyên gia am hiểu về nó Khi đã có những hiểu biết cơ bản về nó rồi thì trong quá trình tuyển dụng nên có nguyên tắc cốt lõi Công ty cũng nên học tập nguyên tắc tuyển dụng là không quá xem trọng kinh nghiệm làm việc, vì theo triết lý của một số công ty đó là họ muốn có những con người có năng lực hơn là những người chỉ có kinh nghiệm và sẽ phải tìm cách quên đi thói quen làm việc cũ để học cái mới Môi trường làm việc của Công ty được xây dựng trên cơ sở sự thoái mái dễ chịu Mọi nhân viên đều được cung cấp đầy đủ tiện nghi cho chỗ làm việc của mình Môi trường làm việc mà xung quanh đều là những người luôn hoàn thành công việc tận tuỵ với nó thì chắc chắn bạn cũng sẽ tự phải cố gắng Những tư tưởng cốt lõi trong chính sách nhân sự đã được xây dựng và phát triển tại Micrrosoft trong nhiều năm qua đã trở thành bài học giáo khoa cho các nhà quản lý nghiên cứu và học tập Thế giới thay đổi trong từng chớp mắt và không có cái gì tĩnh lại Nhưng sự lựa chọn trong tư duy chiến lược của mỗi công ty về nhân sự phải là bất biến Trở về vấn đề chính sách nhân sự của Công ty Tam đảo Mặc dù công ty đã xây dựng được một số các chính sách nhân sự trên văn bản xong trong thực tế việc thực hiện chưa chuẩn và bài bản vẫn hay tự phát không tuân thủ những chính sách đó Do đó để tạo được niềm tin, để có thể tuyển dụng nhân sự một cách dễ dàng nhiều sự lựa chọn công ty nên tuân thủ lại việc xây dựng, phổ biến chính sách nhân sự cũng như nghiêm túc thực hiện nó.
Nâng cao năng lực cho các cán bộ nhân viên, thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo nghiệp vụ cho từng bộ phận, chú trọng đào tạo hướng dẫn lập kế hoạch sát với thực tế, bao quát tổng hợp đầy đủ các thông tin Ban điều hành chú trọng việc đào tạo nhân viên điều hành cụ thể như nhân viên chăm sóc cỏ, bảo dưỡng sân, bảo trì bảo dưỡng nhà Câu lạc bộ và các máy móc thiết bị trên sân đúng quy trình Đây là một trong những vấn đề lớn luôn đòi hỏi phải quan tâm đúng mực vì giá trị của các tài sản của sân golf là rất lớn cần bảo dưỡng và chăm sóc thường xuyên vì chủ yếu là các máy móc thiết bị nhập từ nước ngoài.
Công ty thường xuyên rà soát và xây dựng các quy chế về quản lý nhằm cụ thể hoá phân định rõ chức năng nhiệm vụ vì hiện nay hiện tượng chồng chéo về chức năng, thiếu tinh thần trách nhiệm trong việc giải quyết, xử lý các công việc có liên quan đến nhiều phòng ban, đơn vị khác nhau trong nội bộ của công ty Phòng tổ chức hành chính thường xuyên ra soát năng lực quản lý của đội ngũ trưởng, phó các bộ phận để đào tạo nâng cao hoặc chuyển sang lĩnh vực phù hợp kiên quyết thực hiện nâng cao trình độ quản lý của đội ngũ cán bộ này cũng như cả hệ thống quản lý kinh doanh Đối với nhân viên kỹ thuật, bảo hành, bảo trì sân cần không ngừng tìm tòi học tập, cập nhật các kiến thức mới, có những sáng kiến cải tiến kỹ thuật để giảm thiểu các chi phí về bảo dưỡng sân vì đây là một chi phí rất lớn Chẳng hạn như việc nghiên cứu chăm sóc cỏ bằng các loại hoá chất, phân bón sản xuất tại Việt nam không phải nhập ngoại hoặc những vật tư thiết bị nội địa hoá để sửa chữa các máy moc thiết bị của sân golf.
3.1.3 Về tăng cường tính độc lập và năng lực của Ban kiểm soát.
Hệ thống kế toán
3.2.1 Nhận xét và kiến nghị về phần mềm kể toán
Phải nói rằng việc đầu tư phần mềm kế toán quản lý sân golf Tam đảo là hết sức lãng phí và không hiệu quả Chỉ riêng đối với việc viết phần mềm kế toán quản lý sân golf do nước ngoài viết đã gấp hai mươi lần (20 lần) so với viết trong nước, còn viết tổng thể toàn bộ quy trình gấp năm lần so với phần mềm trong nước Tuy nhiên điều đáng nói ở đây là giá trị sử dụng của phần mềm kế toán do nước ngoài viết không cao, không đồng bộ và gây khó khăn cho quá trình sử dụng đồng thời đòi hỏi việc đầu tư phần cứng rất cao Chính sự thiếu đồng bộ này dẫn tới việc quản lý số liệu chắp vá rất thủ công và không cập nhật. Phòng tài chính kế toán lại mất một thời gian chuyển số liệu từ phần mềm nước ngoài sang phần mềm kế toán rất mất thời gian. Đề xuất: Do phía phần mềm kế toán nước ngoài không thực hiện đúng các điều khoản trong hợp đồng, do trong quá trình thực hiện đã phát hiện tính hiệu quả quản lý không cao, nên chăng công ty mạnh dạn nhận trách nhiệm thanh lý hợp đồng, chấp nhận việc trả tiền do thiếu sót trong việc ký kết hợp đồng để đầu tư viết một phần mềm mới của Việt nam cho phù hợp tiêu chí quản lý của sân golf So sánh giá trị đầu tư một phần mềm mới đồng bộ vẫn rẻ và quản lý hiệu quả hơn nhiều so với việc sử dụng đồng thời hai phần mềm, một phần mềm tận dụng quản lý cho sân golf, một phần mềm kế toán riêng biệt như hiện nay.
3.2.2 Hoàn thiện công tác kế toán
Công ty chính thức hoàn thiện và mở cửa khai trương sân golf được gần 2 năm, những thay đổi trong quy chế tài chính cho từng giai đoạn cần được cập nhật và điều chỉnh cho phù hợp Phòng tài chính kế toán cần phối hợp với các phòng chức năng xây dựng một Quy chế tài chính cụ thể rõ ràng cho toàn hệ thống công ty Đây được coi là cẩm nang để mỗi một nhân viên kế toán luôn nắm chắc và giám sát thực hiện Phòng tài chính kế toán mặc dù đã xây dựng đầy đủ các quy trình hướng dẫn cho toàn bộ cán bộ công nhân viên xong mới chỉ dừng lại ở cấp trưởng phó phòng, ban hay những cán bộ thường xuyên làm công tác thanh toán Các trưởng các bộ phận phụ trách cần phổ biến rộng rãi cho toàn thể nhân viên thuộc bộ phận của mình về những quy chế này
Phòng tài chính kế toán cần có quy trình kế toán và hướng dẫn nhân viên kế toán việc đối chiếu các số liệu kế toán một cách thường xuyên sẽ giúp giảm bớt các giao dịch hạch toán không chính xác hoặc không nhất quán sẽ giảm thời gian phải giải quyết các sai sót và đồng thời cung cấp số liệu kế toán đáng tin cậy hơn Điều này sẽ giải phóng cho Kế toán trưởng khỏi các công việc hàng ngày và cho phép họ tập trung vào những công việc hay những phân tích tài chính cần thiết.
Phòng tài chính có phân công nhiệm vụ rõ ràng, hệ thống kế toán tách biệt nhiệm vụ rõ ràng sẽ không cho phép một cá nhân nào vừa hạch toán vừa xử lý tất cả các công đoạn của một nghiệp vụ như thế sẽ loại trừ sai sót và gian lận
Nhân viên kế toán thường xuyên đối chiếu kiểm kê những tài sản của công ty như tiền, hàng hoá, công cụ dụng cụ hay tài sản cố định giữa sổ sách và thực tế tại nơi sử dụng giúp nhanh chóng tìm ra gian lận và trộm cắp.
Phòng tài chính kế toán nên phân lại chức năng công việc cho từng nhân viên để đảm bảo việc cung cấp số liệu một cách cập nhật, hữu hiệu Hiện nay việc cung cấp số liệu thường quá chậm trễ Đối với hệ thống chứng từ kế toán, phòng tài chính nên đóng quyển cố định tránh thất lạc và có quy trình quản lý chứng từ và luân chuyển rõ ràng, giao cho một người quản lý và chịu trách nhiệm tránh tình trạng ai cũng có thể tìm chứng từ như hiện nay Mọi giao dịch và nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh, ghi chép, hạch toán và các tài khoản trên hệ thống sổ sách kế toán và được tổng hợp trên báo cáo tài chính định kỳ theo quy định của Việt nam.
Phòng tài chính kế toán cũng lập kịp thời báo cáo tài chính và báo cáo quản trị nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho Ban lãnh đạo công ty để có những điều chỉnh kinh doanh phù hợp.
Các thủ tục kiểm soát trong quản lý tài chính hoạt động kinh
3.3.1 Về việc quản lý khách hàng trong quản lý tài chính.
Ban điều hành phải có phai quản lý khách hàng một cách khoa học và chuyên nghiệp Sau khi khách hàng điền các thông tin đăng ký hội viên và thực hiện các nghĩa vụ tài chính thì Câu lạc bộ sẽ phát hành cho khách hàng thẻ chứng nhận hội viên Tuỳ theo từng loại thẻ cá nhân, gia đình hay công ty mà phát hành các loại thẻ khác nhau Ngay từ khi vào máy quản lý khách hàng, bộ phận lễ tân nhất thiết phải điền đầy đủ các thông tin của khách Mỗi một thẻ đều có quét ảnh khách hàng Để tránh nhầm lẫn các loại khách hàng khác nhau, bộ phận lễ tân cũng phải quản lý khách hàng trên máy cũng có file ảnh để đối chiếu tránh trường hợp hội viên cho nhau mượn thẻ Công ty cũng nên trang bị một máy cà thẻ quản lý khách hàng bằng mã vạch để nhanh chóng và đơn giản
Ban điều hành cũng phải quán triệt việc hội viên đăng ký nhóm bạn cùng chơi ngay tại lễ tân không chấp nhận việc sau khi kết thúc vòng chơi mới đăng ký nhóm bạn chơi Điều này cần nghiêm túc thực hiện vì sẽ có nhiều khả năng gây thất thoát và gian lận trong khâu thanh toán vì khách mời của hội viên sẽ được giám gía các dịch vụ của Câu lạc bộ Công ty có chế tài nghiêm khắc đối với nhân viên công ty giữ hộ thẻ hội viên của bất kỳ khách hàng nào Ban điều hành cũng nên xem xét quy định đăng ký giấy tờ tuỳ thân và vật bảo đảm tại khu vực lễ tân giống như đối với quy định thủ tục tại khách sạn để giảm thiểu sai sót trong việc khách hàng chưa thanh toán nhân viên giữ đồ phía dưới đã trả đồ cho khách Hơn nữa không phải bất kỳ khách nào lên chơi cũng có đồ để gửi Có thể họ sử dụng dịch vụ thuê gậy, thuê các dịch vụ trên sân như thế không quản lý được khách nhất là đối với khách vãng lai.
3.3.2 Về việc quản lý các hoạt động trên sân trong quản lý tài chính. Đối với các hoạt động dịch vụ diễn ra trên sân golf Ban điều hành cần thiết vẫn nên đặt các thiết bị camera tại một số địa điểm cung cấp dịch vụ Ban điều hành Câu lạc bộ cần thiết tách Ban điều hành golf thành một số bộ phận độc lập: bộ phận điều hành trên sân, bộ phận quản lý xe điện, bộ phận Caddy Sau mỗi một ngày các bộ phận này sẽ gửi báo cáo độc lập về cho Giám đốc điều hành và phòng tài chính kế toán để khớp nối các số liệu Kết thúc một vòng chơi nhân viên Caddy nhất thiết phải xin chữ ký của khách để xác nhận số vòng chơi.Lương của nhân viên Caddy được tính trên số hố golf chơi trong ngày của khách.Khách hàng chơi càng nhiều vòng thì lương của Caddy sẽ cao do đó không thể xảy ra việc khách hàng ghi giảm số hố golf chơi xuống Tương tự như vậy đối với việc thuê xe trên sân Nhân viên Caddy cũng đề nghị khách xác nhận việc thuê xe golf chạy trên sân Đồng thời nhân viên ban điều hành cũng thường xuyên đi tuần kiểm tra việc khách chơi trên sân và có sự báo cáo riêng biệt tránh việc nhân viên Caddy gian lận cho khách để nhằm lấy tiền típ cao hơn so với số lương nhận được từ công ty
3.3.3 Về việc quản lý các hoạt động cung cấp hàng hoá, nguyên vật liệu đầu vào trong quản lý tài chính.
Chỉ người có thẩm quyền mới được lập phiếu đề nghị mua hàng:
Mỗi khi có nhu cầu cung ứng hàng, các bộ phận có liên quan sẽ lập phiếu đề nghị mua hàng và gửi cho bộ phận mua hàng Phiếu đề nghị mua hàng có thể được lập căn cứ vào nhu cầu đột xuất hay thường xuyên Đối với nguyên vật liệu dùng để phục vụ ăn uống, xăng dầu hay phân bón hoá chất, nhân viên quản lý kho chủ động lập phiếu cung ứng hàng khi lượng tồn kho đã giảm xuống gần bằng mức dự trữ tối thiếu Công ty nên chuẩn hoá và đánh số trước các phiếu đề nghị mua hàng của từng phòng ban đề nghị mua hàng như là một biện pháp kiểm soát các phiếu đề nghị mua hàng hiện tại để đảm bảo rằng hàng đề nghị mua được đặt hàng và hàng được nhận chính xác Phiếu này phải được người có thẩm quyền ký duyệt và phải được đối chiếu đến tài khoản trên sổ cái để người đề nghị mua hàng có trách nhiệm về ngân sách chi
Ngăn chặn gian lận trong việc đặt hàng nhà cung cấp:
Nên tách biệt chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng Nói cách khác, mọi việc mua hàng chỉ do phòng thu mua tiến hành và phòng thu mua phải độc lập với các phòng khác
Phòng thu mua chỉ nên đặt hàng nhà cung cấp khi nhận được phiếu đề nghị mua hàng tiêu chuẩn đã được người có thẩm quyền ký duyệt Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và tham chiếu đến số của phiếu đề nghị mua hàng, và cung cấp các thông tin liên quan đến hàng hoá/dịch vụ, số lượng, giá cả, quy cách, v.v… Các liên của đơn đặt hàng này nên được chuyển đến phòng nhận hàng, phòng kế toán và phòng đề nghị mua hàng để giúp kiểm tra nhận hàng và thanh toán sau đó
Kiểm soát việc nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp:
Nhân viên mua hàng có thể chọn nhà cung cấp mà không bán hàng hoá/dịch vụ phù hợp nhất hoặc ở mức giá thấp nhất có thể vì nhân viên này nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp
Công ty nên áp dụng cách thức đòi hỏi ít nhất ba báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập đối mỗi khi mua hàng hoặc với mỗi khoản mua hàng trên một mức nào đó Công ty nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài. Ngoài ra, công ty nên áp dụng một chính sách kỷ luật chặt chẽ khi phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng không được phép và nên định kỳ tiến hành kiểm tra việc này
Công ty cũng nên áp dụng cách thức mà các phòng đề nghị mua hàng định kỳ cho ý kiến phản hồi về hoạt động của phòng thu mua
Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng - chẳng hạn như hàng hoá sai về số lượng, chất lượng hay quy cách Để hạn chế điều này nên tách biệt chức năng nhận hàng với chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng
Nhân viên nhận hàng, thường là thủ kho ở một số công ty, chỉ nên nhận hàng khi đã nhận được đơn đặt hàng hợp lệ do phòng thu mua gửi đến Những biên bản nhận hàng được đánh số từ trước nên được lập mỗi khi nhận hàng từ nhà cung cấp Nhân viên nhận hàng nên thực hiện các biện pháp thích hợp để đo lường hàng hoá nhằm đảm bảo hàng hoá thực nhận đồng nhất với đơn đặt hàng về từng quy cách Một nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập nên hỗ trợ việc nhận hàng nếu các quy cách quá phức tạp mà nhân viên nhận hàng không thể đánh giá chính xác được Biên bản nhận hàng nên có một mục chỉ rõ đã kiểm tra chất lượng, nếu thấy phù hợp
Một liên của biên bản nhận hàng sau khi đã hoàn thành và ký xong nên được gửi cho phòng kế toán để làm chứng từ hạch toán và gửi cho phòng đề nghị mua hàng để làm bằng chứng về quy trình mua hàng đã hoàn thành
Ngăn chặn hoá đơn đúp hoặc hoá đơn giả do nhà cung cấp phát hành:
Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc phát hành hoá đơn đúp
Khi công ty nhận được hoá đơn của nhà cung cấp, tất cả các hoá đơn nên được đánh số theo thứ tự để việc sau đó việc kiểm tra về tính liên tục của các số hoá đơn có thể giúp xác định việc tất cả các hoá đơn nhận được đã được hạch toán Một biện pháp kiểm soát tốt cũng bao gồm việc đóng dấu lên hoá đơn để ghi rõ số tham chiếu của đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng, mã tài khoản, nếu phù hợp, và tên viết tắt của nhân viên thực hiện việc kiểm tra này Việc này sẽ giúp ích cho quá trình đối chiếu chứng từ
Kế toán nên kiểm tra các chi tiết của hoá đơn so với đơn đặt hàng và biên bản giao hàng liên quan và lưu giữ chung các chứng từ này Việc này đảm bảo là tất cả các hoá đơn, vốn là cơ sở để thanh toán cho nhà cung cấp, sẽ liên quan đến những giao dịch mua hàng hợp lệ và nhận đúng hàng Đối với Thanh toán mua hàng
Khi thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi tiền mặt có thể có thanh toán nhầm nhà cung cấp, hoặc với chữ ký được uỷ quyền không đúng, hoặc đề xuất thanh toán các khoản giả mạo hoặc cho người giả mạo hoặc hoá đơn bị thanh toán hai lần liền
Phòng kế toán, hoặc đối với một số công ty là bộ phận công nợ phải trả của phòng kế toán, nên lưu giữ một danh sách các ngày đến hạn thanh toán Khi đến hạn, kế toán phải trình không chỉ hoá đơn mà cả đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng cho người có thẩm quyền ký duyệt thanh toán