Lêi c¶m ¬n BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH DOANH VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI ĐẶNG THỊ MINH NHÂM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ TAM ĐẢO CHUYÊN NGÀNH KẾ TOÁN MÃ SỐ 60[.]
LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Những vấn đề chung về tổ chức công tác kế toán
1.1.1 Khái niệm, ý nghĩa và nguyên tắc của tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh; tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp tài liệu, thông tin kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán.
1.1.1.2 Ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý sẽ giúp đơn vị kế toán:
+ Thu thập, hệ thống hoá thông tin kế toán một cách liên tục, đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy trên cơ sở các chứng từ hợp pháp, hợp lệ nhằm làm tăng ý nghĩa kiểm tra, giám sát, phát huy được vai trò, nhiệm vụ của kế toán đối với công tác quản lý doanh nghiệp.
+ Quản lý chặt chẽ tài sản doanh nghiệp, ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về kế toán làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp.
+ Tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý sẽ giúp đơn vị kế toán giảm bớt khối lượng công tác kế toán trùng lắp, tiết kiệm được chi phí, đồng thời giúp cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh tế, đo lường và đánh giá hiệu quả kinh tế, xác định lợi ích của Nhà nước, các chủ thể trong nền kinh tế thị trường.
1.1.1.3 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo nguyên tắc sau:
+ Đảm bảo thu nhận và hệ thống hoá thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính ở doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kế toán đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước và quản trị kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Phù hợp với quy mô và đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản lý của doanh nghiệp.
+ Phù hợp với trình độ, năng lực của đội ngũ kế toán viên của doanh nghiệp.
Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp xây lắp ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán
+ Phù hợp với chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành.
1.2 Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp xây lắp ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán
1.2.1 Đặc điểm về hoạt động
Hoạt động xây lắp được tiến hành theo hợp đồng giữa đơn vị chủ đầu tư và đơn vị nhần thầu, tổ chức thi công xây lắp là việc doanh nghiệp tự xây dựng, lắp đặt thiết bị cho các công trình của mình hoặc nhận thầu các công trình từ các chủ đầu tư, các tổng thầu, phục vụ mục đích kinh doanh và đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp Tùy theo năng lực, doanh nghiệp có thể đảm nhận toàn bộ hay một phần, một số hạng mục xây dựng Mỗi công trình, hạng mục công trình xây dựng thường có những đặc điểm, độ phức tạp khác nhau khi tổ chức thi công, vì vậy việc lựa chọn phương thức tổ chức thi công (thủ công, máy móc ) sẽ có ảnh hưởng đến công tác tổ chức kế toán.
1.2.2 Đặc điểm về sản phẩm xây lắp
- Sản phẩm xây lắp là những công trình xây dựng, vật kiến trúc có quy mô lớn, kết cấu phức tạp mang tính đơn chiếc.
Do sản phẩm có tính chất đơn chiếc, và mỗi sản phẩm có qui trình tổ chức sản xuất, phát sinh chi phí …khác nhau, biện pháp thi công cũng hoàn toàn khác nhau, ngay cả khi công trình thi công theo các thiết kế mẫu nhưng đựơc xây dựng ở những địa diểm khác nhau với các điều kiện thi công khác nhau thì chi phí sản xuất cũng khác nhau Từ đặc điểm này đã dẫn tới, việc tập hợp các chi phí sản xuất, tính giá thành và xác định kết quả thi công xây lắpcũng phải được tính cho từng sản phẩm riêng biệt.
- Sản phẩm xây lắp được trao đổi theo giá trị dự toán:
Giá dự toán công trình được tính toán và xác định theo công trình xây dựng cụ thể, trên cơ sở khối lượng các công việc, thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế bản vẽ thi công, nhiệm vụ công việc phải thực hiện của công trình, hạng mục công trình và hệ thống định mức xây dựng, giá xây dựng công trình
1.2.3 Đặc điểm về phương thức thanh toán
Trong doanh nghiệp xây lắp có 2 phương thức thanh toán chủ yếu:
- Phương thức thanh toán theo khối lượng công trình, hạng mục công trình bàn giao
- Thanh toán theo tiến độ thực hiện của hợp đồng xây dựng, đối với hình thức này doanh nghiệp cần phải xác định điểm dừng kỹ thuật để phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm.
Từ phương thức thanh toán sẽ ảnh hưởng đến kế toán đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ.
Tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán
1.3.1 Tổ chức công tác kế toán
1.3.1.1 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
- Tổ chức việc lập, ký chứng từ kế toán:
+ Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho mỗi nghiệp vụ.
+ Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ các chỉ tiêu, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có quy định mẫu thì doanh nghiệp được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải có đầy đủ các nội dung quy định trên một chứng từ.
+ Nội dung nghiệp vụ trên chứng từ phải trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, không được viết tắt, tẩy xoá, sửa chữa; số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số; khi viết phải dùng bút mực; số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xoá, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và không được sử dụng ghi sổ kế toán Trường hợp viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
+ Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ Đối với chứng từ lập nhiều liên phải lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.
Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán.
+ Chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài doanh nghiệp thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của doanh nghiệp.
+ Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ, chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo quy định
+ Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực, không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn, chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất Không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm người ký
- Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán, do đó trước khi ghi sổ chứng từ kế toán cần được kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo tính trung thực, hợp pháp và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
Kiểm tra chứng từ kế toán, chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng công tác kế toán, vì vậy cần phải thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra chứng từ kế toán trước khi tiến hành ghi sổ kế toán.
Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán.
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (Không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
- Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính từ khi phát sinh đến khi ghi sổ kế toán và bảo quản lưu trữ có liên quan đến nhiều người ở các bộ phận chức năng của doanh nghiệp và liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau trong phòng kế toán, do đó kế toán trưởng cần phải xây dựng các quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ để đảm bảo cho việc việc ghi chép, hạch toán được kịp thời.
Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:
+ Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
+ Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt;
+ Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;
+ Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
- Tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán
Nghị định 128/2004/NĐ-CP ngày 31 tháng 5 năm 2004 của chính phủ hướng dẫn thi hành luật kế toán QĐ 218/2000/QĐ-BTC ngày 29 tháng 12 năm
2000 của Bộ trưởng bộ tài chính ban hành chế độ chứng từ kế toán.
+ Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra và các tài liệu khác có liên quan đến kế toán.
+ Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu của mình trong quá trình sử dụng.
THỰC TẾ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG
Tổng quan về công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triên của Công ty cổ phần Đầu tư Tam Đảo
Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo (Mã số thuế: 2500221949; Địa chỉ: Xã Hợp Châu, Huyện Tam Đảo, Tỉnh Vĩnh Phúc được thành lập và hoạt động từ ngày 09/6/2003 theo quyết định số 2500221949 Gồm 3 thành viên là Tổng công ty phát triển Nhà và đô thị (nay là tập đoàn phát triển nhà và đô thị HUD), Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 4 và Công ty cổ phần Trường Tiến.
Ban đầu Công ty được thành lập với 3 cổ đông sáng lập cùng với vốn điều lệ là 15tỉ VND Công ty được thành lập trong hoàn cảnh có nhiều thuận lợi và khó khăn, đặc biệt là với sự kiện Việt Nam trở thành thành viên chính thức thứ 150 của tổ chức thương mại thế giới WTO Được thành lập với bảy cổ đông sáng lập tràn đầy nhiệt huyết và được đào tạo qua các ngành xây dựng, kĩ sư, Công ty luôn phấn đấu với mục tiêu trở thành nhà cung cấp hàng đầu trong lĩnh vực xây dựng, sân golf và thiết kế xây dựng trong tỉnh nhà, cung cấp những công trình và dịch vụ có chất lượng, phù hợp với mục tiêu phát triển cơ sở hạ tầng.
Do mới thành lập, kinh nghiệm quản lí còn chưa nhiều lại phải đối mặt với nhiều công ty có tên tuổi trong cùng lĩnh vực nên giai đoạn này công ty chỉ thực hiện kinh doanh ở một số hạng mục cơ bản như: tư vấn, thiết kế xây dựng cho các xã, thôn về xây dựng đường xá, cầu cống Đặc biệt năm 2008, 2009 lợi nhuận của Công ty đã bị giảm đáng kể do tác động của cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu Các dự án được kí kết giảm, đặt doanh nghiệp vào tình trạng khó khăn và đặt ra yêu cầu cần phải có phương thức lãnh đạo thích hợp hơn.
Giai đoạn này đánh dấu thành công bước đầu của Công ty Với việc thay đổi sự quản lí, với việc chú trọng đến vấn đề văn hoá kinh doanh đặc biệt là triết lí kinh doanh: “ mang đến sự hài lòng nhất cho khách hàng”, với việc chú trọng đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên, Công ty đã vượt qua được giai đoạn khó khăn và ngày càng phát triển về quy mô và lĩnh vực hoạt động Với những nỗ lực đó Công ty đã dần dần tạo được uy tín trong ngành.
Tính đến tháng 5 năm 2014, tổng tài sản ước tính đạt hơn 200 tỉ VND Số lượng nhân viên của Công ty cũng tăng lên đáng kể 150 nhân viên chính thức. Ngoài ra Công ty còn có đội ngũ những cộng tác viên giám sát các đội thi công. Hiện nay, Công ty cũng tạo được mối quan hệ tốt với những Công ty trong cùng lĩnh vực như: Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Hà Nội, để đấu thầu các công trình xây dựng có quy mô lớn
Song song với hoạt động này, Công ty sẽ tiếp tục đào tạo, nâng cao tay nghề cho nhân viên, tăng cường hoạt động giao lưu, trao đổi, học hỏi các chuyên gia xây dựng, kiến trúc nhằm đáp ứng tốt yêu cầu của chủ đầu tư khi tham gia đấu thầu xây dựng.
Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo
- Xây dựng công trình đường bộ;
- Lắp đặt hệ thống điện;
- Xây dựng các công trình dân dụng khác;
- Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước;
- Buôn bán vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng;
- Xây dựng các công trình công ích;
- Lắp đặt hệ thống xây dựng khác;
- Hoàn thiện công trình xây dựng;
- Phá rỡ, chuẩn bị mặt bằng;
- Cho thuê máy móc thiết bị xây dựng;
- Thi công xử lý chống mối các công trình xây dựng nhà dân dụng, công nghiệp, công trình giao thông, công trình thủy lợi;
- Lắp đặt cầu thang máy; thi công lắp đặt thiết bị trường học.
Với rất nhiều những ngành nghề đăng ký kinh doanh nêu trên, nhưng Công ty chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực XDCB như: Xây dựng nhà các loại; xây dựng công trình đường bộ; xây dựng các công trình dân dụng khác và buôn bán vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng Địa bàn hoạt động của Công ty rất rộng trải khắp các tỉnh: Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Yên Bái, Lào Cai
Thực tế tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo
2.2.1 Tổ chức công tác kế toán
2.2.1.1 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
* Tổ chức danh mục chứng từ:
Theo Thông tư số 200/2014/TT – BTC, ngày 22 tháng 12 năm 2014, các doanh nghiệp có quyền tự thiết kế các mẫu chứng từ kế toán nhưng phải đảm bảo quy định của Luật kế toán Việt Nam Các doanh nghiệp không tự thiết kế mẫu thì có thể áp dụng các mẫu chứng từ do Bộ tài chính ban hành kèm theo Thông tư số 200. Đối với Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo trong các mẫu chứng từ dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Công ty vận dụng theo các mẫu do Bộ Tài chính đưa ra.
Các danh mục và các mẫu chứng từ kế toán công ty áp dung được trình tại phụ lục 01 và phụ lục 03
Việc tổ chức danh mục các chứng từ còn ít do hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Đầu Tam Đảo chưa có nhiều Mỗi lần phát sinh nghiệp vụ có nội dung mới thì kế toán mới tạo lập ra mẫu chứng từ phù hợp để người lập chứng từ liên quan vận dụng
* Tổ chức lập, luân chuyển, lưu trữ chứng từ kế toán.
Quy trình lập, luân chuyển và lưu trữ chứng từ kế toán của Công ty được thực hiện theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Quy trình lập, luân chuyển chứng từ tại Công ty cổ phần Đầu tư Tam Đảo
Theo sơ đồ thì Công ty đã tuân thủ trình tự trên trong khâu tổ chức, thực hiện và luân chuyển chứng từ Các khâu công việc trong quy trình này được cụ thể hoá như sau:
(1) Bộ phận liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh lập chứng từ kế toán và phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ theo từng mẫu phù hợp mà Công ty đã quy định hoặc tiếp nhận chứng từ bên ngoài theo đúng mẫu đã quy định Sau khi đã kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ thì tiến hành lập đề nghị thanh toán hoặc chuyển qua phòng kế toán để xử lý.
(2) và (3) trước khi chuyển sang phòng kế toán kiểm tra và trình Tổng giám đốc/Giám đốc ký duyệt thì trưởng các bộ phận phát sinh nghiệp vụ kinh tế phải ký xác nhận nội dung của chứng từ Chứng từ được đưa tới kế toán kiểm tra lại lần nữa và ký xác nhận Chứng từ sau khi đầy đủ chữ ký (của người đề nghị; trưởng phòng phụ trách, kế toán) là chứng từ hợp lệ và đúng quy định của Công ty sẽ được chuyển cho Tổng giám đốc ký duyệt Sau khi chứng từ được ký duyệt kế toán tiến hành thanh toán hoặc thu tiền nhập quỹ hay ghi nhận công nợ.
(4) Phân loại sắp xếp chứng từ và ghi sổ kế toán Sau khi hoàn tất các thủ tục thanh toán kế toán phân loại chứng từ, nhập liệu vào phần mềm kế toán và in ra, đây đồng thời là quá trình ghi sổ kế toán có liên quan.
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Lập chứng từ ghi nghiệp vụ kinh tế vào chứng từ
Kiểm tra chứng từ kiểm tra các yếu tố về nội dung chứng từ
Phân loại sắp xếp chứng từ
Lưu trữ và bảo quản chứng từ
Ghi sổ kế toán tổng hợp và chi tiết
(3) độ kế toán Mỗi loại chứng từ được lưu riêng một file theo từng ngày phát sinh, đối với những chứng từ liên quan đến nhau sẽ được ghim cùng nhau và lưu trữ tại bộ phận tiếp nhận, xử lý Kết thúc kỳ kế toán tập hợp chứng từ lại và chuyển vào lưu kho theo đúng quy định.
2.2.1.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán của Công ty áp dụng theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính
Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo đã sử dụng các nhóm tài khoản:
Tài khoản loại 1, 2 - Tài khoản phản ánh tài sản
Tài khoản loại 3, 4 - Tài khoản phản ánh nguồn vốn
Tài khoản loại 5, 6, 7, 8, 9 - Tài khoản phản ánh hoạt động Tuy nhiên do khối lượng và nội dung của các nghiệp vụ phát sinh của doanh nghiệp còn ít nên trong mỗi nhóm tài khoản Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo chỉ áp dụng một vài tài khoản
Danh mục hệ thống tài khoản hiện tại Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo đang sử dụng được thể hiện tại phụ lục 2
Công ty cổ phần Đầu tư Tam Đảo đã thực hiện mã hoá các tài khoản trong nhóm tài khoản như sau: Đối với nhóm tài sản: Thì tài khoản được mã hoá theo số thứ tự của tài sản.
211 2113 Phương tiện vận tải, truyền dẫn
211 2114 Thiết bị, dụng cụ quản lý
211 2118 TSCĐ khác Đối với nhóm nguồi vốn: Thì tài khoản mã hoá theo chữ cái viết tắt tên đối tượng hạch toán trong nhóm nguồn vốn Ví dụ:
4111 Vốn đầu tư của chủ sở hữu
4111-A Vốn đầu tư của Ông Trần Mạnh Hùng 4111-B Vốn đầu tư của ông Nguyễn Chí Dũng 4111-D Vốn đầu tư của ông Đỗ Ngọc Dương Đối với nhóm tài khoản hoạt động: Thì tài khoản mã hoá theo số thứ tự của tài khoản phát sinh Ví dụ:
627 6271 Chi phí nhân viên phân xưởng
627 6278 Chi phí bằng tiền khác
Công ty Cổ phần Đầu tư Tam Đảo đặt tên tài khoản như sau: Từ các tài khoản đã được mã hóa, Công ty Cổ phần Đầu tư Tam Đảo đặt tên tài khoản theo nội dung kinh tế phát sinh bao gồm về chi phí phát sinh, tên tài sản, theo tên khách hàng, tên nhà cung cấp, tên hạng mục công trình xây lắp của dự án
2.2.1.3 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán và hình thức kế toán
Một số mẫu sổ kế toán cơ bản đặc trưng theo các hình thức kế toán được trình bầy tại phụ lục 04
Công ty sử dụng hình thức sổ nhật ký chung Cũng như thực trạng của tổ chức tài khoản được trình bày phía trên thì hệ thống sổ kế toán của Công ty cổ phần Đầu tư Tam Đảo hiện tại rất ít tương ứng với số tài khoản phát sinh
Bước 1: Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra, kế toán cập nhật các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ trên phần mềm kế toán Sau đó ghi lại và kiểm tra thông tin vừa thực hiện đã được cập nhật vào sổ chi tiết và sổ cái tài khoản liên quan chưa.
Bước 2: Cuối tháng, kế toán kiểm tra lại toàn bộ chứng từ và toàn bộ hoạt động của Công ty cổ phần Đầu tư Tam Đảo để xem xét còn thiếu nội dung gì chưa hạch toán, kế toán cập nhật toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế còn thiếu đó vào phần mềm kế toán Các nghiệp vụ kinh tế không phát sinh hàng ngày mà cuối tháng kế toán phải ghi nhận như bút toán xác định khấu hao, ghi nhận chi phí phát sinh trong tháng mà chưa phải thanh toán cho nhà cung cấp như tiền thuê văn phòng theo tháng Sau khi đã định khoản toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế của doanh nghiệp vào phần mềm thì kế toán tiến hành bước kết chuyển các tài khoản hoạt động (loại 5,6,7,8,9) để xác định kết quả kinh doanh trong tháng Các bút toán kết chuyển này thực hiện tự động trên phần mềm kế toán.
Bước 3: Bổ sung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trước trong trường hợp chứng từ chưa về hoặc kế toán phát hiện ra thiếu sót một nội dung nào đó chưa hạch toán Nếu thực hiện bước này thì kế toán phải thực hiện lại bước kết chuyển các tài khoản tạm thời để xác định lại kết quả hoạt động kinh doanh trong tháng đó.
Bước 4: Thưc hiện khoá sổ kế toán sau khi thực hiện lập báo cáo tài chính,
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ TAM ĐẢO
Định hướng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo
Thứ nhất, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong Công ty cổ phần Đầu tư Tam Đảo chính là việc xây dựng và thiết kế một hệ thống hạch toán kế toán phải phù hợp với cơ chế quản lý hiện nay - Cơ chế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa
Thứ hai, xây dựng và thiết kế tổ chức hệ thống kế toán trong Công ty cổ phần Đầu tư Tam Đảo phải phù hợp với đặc thù về quản lý kinh tế tài chính và tôn trọng các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán Việt Nam, phù hợp với yêu cầu hội nhập kinh tế, hội nhập kế toán quốc tế
Thứ ba, xây dựng và thiết kế tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với đặc điểm tổ chức, hoạt động, yêu cầu và trình độ quản lý của Công ty cụ thể với đặc điểm là hoạt động XDCB.
Thứ tư, xây dựng và thiết kế tổ chức công tác kế toán trong công ty cổ phần Đầu tư Tam Đảo phải đảm bảo tính hiệu quả và có tính khả thi.
Tổ chức công tác kế toán trong công ty cần phải đảm bảo thực hiện nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả và khả thi Theo đó, tổ chức công tác kế toán phải thực hiện đầy đủ các quy trình từ công tác nghiên cứu lý luận, khảo sát thực tiễn đến các công việc chuẩn bị điều kiện cần thiết để thực hiện kế hoạch
Từ đặc điểm kinh doanh của công ty định hướng xây dựng và thiết kế tổ chức công tác kế toán là để khắc phục các hạn chế của việc tổ chức công tác kế toán ở hiện tại Thiết lập một tổ chức công tác kế toán khoa học, tiết kiệm hiệu quả phụ vụ cho hoạt động kinh doanh sắp tới của công ty cổ phần Đầu tư Tam Đảo
Nhận thấy việc tổ chức công tác kế toán hiện tại của công ty cổ phần Đầu tư Tam Đảo là chưa hoàn thiện Nên công ty cần có các giải pháp hoàn thiên tổ chức công tác kế toán đầy đủ và phù hợp hơn để phục vụ kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh.
Các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần Đầu tư Tam Đảo
3.2.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Công tác kế toán muốn thực hiện có hiệu quả thì yêu cầu đầu tiên là phải tổ chức bộ máy kế toán hiệu quả Từ thực tế nghiên cứu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần Đầu tư Tam Đảo tác giả nhận thấy mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán công ty đang áp dụng rất phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Tuy nhiên, số lượng nhân viên trong bộ máy kế toán phải được bổ sung tương ứng với các phần hành kế toán được thiết lập Các nhân viên kế toán được bổ sung phải có trình độ về các phần hành mà mình phụ trách, có kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng và kinh doanh bất động sản mà công ty đang hoạt động để tiết kiệm chi phí đào tạo
Công ty cổ phần Đầu tư Tam Đảo cần phải xây dựng những chuẩn mực đạo đức cho việc hành nghề của nhân viên kế toán cụ thể:
- Kế toán phải có năng lực, trình độ chuyên môn để thực hiện nhiệm vụ của mình trong việc cung cấp thông tin thích hợp, đáng tin cậy phù hợp các quy định liên quan và các nguyên tắc, tiêu chuẩn kỹ thuật quy định.
- Kế toán phải có tính cẩn trọng và cẩn thận trong việc ghi nhận và phản ảnh thông tin kế toán Đảm bảo các nghiệp vụ kế toán được phản ánh đúng, đủ và kịp thời chính xác, tránh sai sót xảy ra.
- Kế toán phải có tính bí mật: Kế toán không được tiết lộ những thông tin bí mật của doanh nghiệp, không sử dụng thông tin này vì mục đích cá nhân.
- Kế toán phải có tính chính trực, khách quan: Không nhận quà biếu làm ảnh hưởng đến lợi ích doanh nghiệp, tránh phá vỡ mục tiêu của doanh nghiệp,truyền đạt thông tin sai lệch. Đầu tư Tam Đảo dựa theo loại hình tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán theo sơ đồ 3.1 như sau:
Sơ đồ 3.1: Bộ máy kế toán của Công ty cổ phần Đầu tư Tam Đảo
Theo sơ đồ 3.1, phòng kế toán của công ty cổ phần Đầu tư Tam Đảo thực hiện toàn bộ chức năng công tác kế toán, chịu trách nhiệm thu thập, xử lý, và hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán phục vụ cho quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp.Trong đó:
Kiểm soát tài chính: Là Tổng giám đốc doanh nghiệp và là người duyệt toàn bộ các khoản thu, khoản chi, các lệnh thanh toán của doanh nghiệp Là
Bộ phận kiểm tra kế toán
Bộ phận kế toán tổng hợp
Bộ phận kế toán thanh toán, công nợ và
Kế toán tổng hợp và giá thành
Các tổ kế toán công trường
Kế quỹ toán Ngân hàng, tiền lương và HTK người quyết định chính sách tài chính của doanh nghiệp.
Kế toán trưởng: Là người tổ chức tổng hợp công tác kế toán của doanh nghiệp đồng thời cung cấp các thông tin kế toán cho Tổng giám đốc và các cơ quan hữu quan, chịu trách nhiệm trước pháp luật về các số liệu đã cung cấp Kế toán trưởng có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát việc thực hiện tổ chức hạch toán kế toán của doanh nghiệp đã đề ra từ khâu tổ chức chứng từ, tổ chức tài khoản, tổ chức sổ sách, tổ chức báo cáo và kiểm tra kế toán của doanh nghiệp làm cho việc tổ chức nhân sự phát huy được hiệu quả hoạt động, thực hiện các chức năng vốn có của kế toán.
Bộ phận kế toán tổng hợp: Nhiệm vụ của kế toán tổng hợp là kiểm tra, tập hợp toàn bộ giá trị chi phí sản xuất kinh doanh cho từng hạng mục công trình của dự án bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất chung theo tỷ lệ phân bổ quy định của doanh nghiệp để tính giá thành sản phẩm dở dang của từng hạng mục công trình theo tháng Sau đó tính nên giá thành từng căn hộ, từng sản phẩm hoàn thành sau đầu tư của doanh nghiệp để tính nên giá vốn hàng bán của từng sản phẩm hoàn thành Định kỳ lập báo cáo kế toán, báo cáo tài chính theo quy định của nhà nước và của doanh nghiệp.
Bộ phận kiểm tra kế toán: Nhận và kiểm tra số liệu kế toán của doanh nghiệp Ngoài ra bộ phận kiểm tra kế toán còn phải thực hiện nhiệm vụ triển khai hướng dẫn các kế toán phần hành và bộ phận kế toán tổng hợp trong việc tổ chức thu nhận, xử lý thông tin.
Mỗi kế toán viên phần hành thực hiện thu nhận, xử lý thông tin liên quan tới đối tượng kế toán khác nhau
Tóm lại để bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả thì kế toán trưởng phải là người có năng lực, hiểu biết phân công, giám sát nhân viên dưới quyền thực hiện tốt nhiệm vụ của mình Với mô hình tổ chức công tác kế toán trên chắc chắn sẽ đem lại hiệu quả trong quá trình hoạt động sản xuất của Công ty cổ phần Đầu tư Tam Đảo và cung cấp thông tin kế toán một cách chính xác hơn, kịp thời hơn, nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty cổ phần Đầu tư Tam Đảo
3.2.2 Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán
3.2.2.1 Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán Để cung cấp thông tin ban đầu phục vụ kịp thời cho việc ra quyết định của nhà quản lý cần phải tổ chức hệ thống chứng từ đầy đủ, khoa học và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Để công tác tổ chức chứng từ tại công ty cổ phần Đầu tư Tam Đảo hoàn chỉnh hơn nữa, luận văn xin đưa ra một số giải pháp chung nhằm hoàn thiện hệ thống chứng từ như sau:
Thứ nhất, xác định lại danh mục chứng từ kế toán bằng cách chia chứng từ kế toán theo nội dung kinh tế của các nghiệp vụ phát sinh mà các nội dung kinh tế phải bao gồm toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần Đầu tư Tam Đảo Phải xây dựng sẵn một hệ thống chứng từ phù hợp với từng nội dung công việc trong trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp trước khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các chứng từ này được phân loại theo từng bộ phận, từng đối tượng phát sinh sau đó được thiết kế chung trên phần mềm kế toán, phải tuân thủ các quy định trong chế độ kế toán về biểu mẫu, cách thức lập, ghi nhận, bảo quản và xử lý Ngoài ra các chứng từ phải đầy đủ theo luật xây dựng. Các chứng từ này được nhà nước hướng dẫn, căn cứ vào hướng dẫn đó Công ty cổ phần Đầu tư Tam Đảo thiết kế lại cho phù hợp với nội dung tổ chức chứng từ của mình.
Thứ hai, quy định rõ ràng căn cứ để lập chứng từ bao gồm (Hợp đồng kinh tế, đề nghị thanh toán của nhà cung cấp, hóa đơn, nội dung công việc phát sinh; Quy định về người lập chứng từ là người có trách nhiệm và phụ trách nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong chứng từ cần lập Người lập có thể là nhân viên trong của từng phòng ban, các trưởng phòng, hoặc bao gồm cả lãnh đạo của doanh nghiệp Dựa vào các căn cứ để lập chứng từ trên, người lập chứng từ lựa chọn các chứng từ phù hợp với nội dung kinh tế phát sinh đó để lập chứng từ.
Bộ chứng từ đầy đủ sẽ bao gồm Bộ căn cứ bản phô tô để lập chứng từ và chứng từ đã lập.
Thứ ba, tổ chức bộ phận kiểm tra, kiểm soát chứng từ Tổ chức công tác kiểm tra kiểm soát chỉ được thực hiện trực tiếp bởi nhân viên kế toán do những hạn chế về bộ máy kế toán đã được tác giả đề cập, tác giả đưa ra giải pháp là phải thiết lập bộ phận kiểm tra, kiểm soát thực hiện công việc kiểm tra chứng từ. Như thế chứng từ kế toán mới được kiểm tra một cách gắt gao bởi bộ phận kiểm tra chuyên biệt, độ chính xác của thông tin kinh tế phản ánh trên chứng từ sẽ cao hơn, đáng tin cậy hơn Ngoài ra phải tổ chức thêm quy trình và yêu cầu kiểm tra chứng từ kế toán ngay chính tại phòng kế toán của của Công ty cổ phần Đầu tư Tam Đảo để các nhân viên kế toán có thể kiểm tra chéo cho nhau dưới sự giám sát và kiểm tra lại của kế toán trưởng.
Thứ tư, xây dựng và cụ thể hóa công tác tổ chức luân chuyển chứng từ. Vẫn sử dụng quy trình luân chuyển chứng từ Công ty cổ phần Đầu tư Tam Đảo đã chọn nhưng trong từng khâu luân chuyển đều được phân công rõ ràng, chứng từ đi qua từng khâu đều được ký xác nhận và không được trùng lặp và phải đảm rằng mỗi bộ phận, phòng ban trong Công ty cổ phần Đầu tư Tam Đảo phải hiểu được quy trình luân chuyển chứng từ cũng như giá trị pháp lý của từng loại chứng từ để có thể thực hiện tuân thủ các quy định về tiếp nhận, lập, lưu trữ bảo quản chứng từ Đồng thời phải tuân thủ về thời gian luân chuyển và xử lý chứng từ không được quá dài Chú ý đến thời gian chứng từ ở từng khâu, đảm bảo quy trình luân chuyển chứng từ nhanh, hiệu quả Do Công ty cổ phần Đầu tư Tam Đảo thực hiện tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình vừa tập trung, vừa phân tán nên thời gian luân chuyển và xử lý chứng từ nên được quy định tối đa là 15 ngày làm việc sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh