BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ TÀI CHÍNH HỌC VIỆN TÀI CHÍNH *** NGUYỄN THỊ BÍCH AN HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ CVN Chuyên ngành Kế toán Mã số 60[.]
Trang 1BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ TÀI CHÍNHHỌC VIỆN TÀI CHÍNH
-*** NGUYỄN THỊ BÍCH AN
HỒN THIỆN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN CƠNG NGHỆ CVN
Chun ngành : Kế toán
Mã số: 60.34.03.01
LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Người hướng dẫn khoa học:
GS.TS.NGND Ngô Thế Chi
Trang 2LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bản luận văn là cơng trình nghiên cứu khoa học, độc lậpcủa riêng tôi Các số liệu trong luận văn là trung thực, có nguồn gốc rõ ràng.
Tác giả luận văn
Trang 3MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮTDANH MỤC SƠ ĐỒ
MỞ ĐẦU 1
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONGDOANH NGHIỆP3
1.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN 3
1.1.1 Khái niệm kế tốn 3
1.1.2 Khái niệm tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp 4
1.2 VAI TRỊ CỦA KẾ TỐN VÀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN 4
1.2.1 Vai trị của kế tốn .4
1.2.2 Vai trị của tổ chức cơng tác kế tốn 5
1.3 U CẦU, NHIỆM VỤ CỦA TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN 6
1.3.1 u cầu của tổ chức cơng tác kế tốn 6
1.3.2 Nhiệm vụ của tổ chức cơng tác kế tốn 6
1.4 NGUN TẮC CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONGDOANH NGHIỆP .7
1.5 NỘI DUNG TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG DOANH NGHIỆP 8
1.5.1 Tổ chức bộ máy kế toán .8
1.5.2 Tổ chức thu thập và xử lý thơng tin kế tốn .13
1.5.3 Tổ chức hệ thống hóa thơng tin 17
1.5.4 Tổ chức cung cấp thơng tin 25
1.5.5 Tổ chức cơng tác kiểm tra kế tốn 29
1.5.6 Tổ chức ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn 30
1.6 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁNTRONG DOANH NGHIỆP 31
1.7 KHUNG PHÁP LÝ CỦA VIỆT NAM VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN .32KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 34CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠICÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ CVN 352.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ CVN .35
2.1.1 Giới thiệu chung về Công ty cổ phần công nghệ CVN 35
Trang 42.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TỐN TẠI CƠNG TY CỔ
PHẦN CƠNG NGHỆ CVN 38
2.2.1 Về tổ chức bộ máy kế tốn .39
2.2.2 Mơ hình tổ chức kế tốn quản trị 41
2.2.3 Tổ chức thu nhận thơng tin .41
2.2.4 Tổ chức hệ thống hóa thơng tin 44
2.2.5 Tổ chức cung cấp thông tin 47
2.2.6 Tổ chức công tác kiểm tra kế tốn 49
2.2.7 Áp dụng tin học vào cơng tác kế toán 50
2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TỐN TẠICƠNG TY CỔ PHẦN CƠNG NGHỆ CVN .52
2.3.1 Ưu điểm 52
2.3.2 Tồn tại và nguyên nhân 54
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 57
CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TỐN TẠICƠNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ CVN 583.1 ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNGNGHỆ CVN 58
3.2 NGUYÊN TẮC VÀ U CẦU CỦA VIỆC HỒN THIỆN TỔ CHỨCCƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN CƠNG NGHỆ CVN 59
3.3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠICƠNG TY CỔ PHẦN CƠNG NGHỆ CVN .60
3.3.1 Hồn thiện bộ máy kế tốn .60
3.3.2 Hồn thiện việc thu nhận thơng tin kế tốn 64
3.3.3 Hồn thiện việc hệ thống hóa thơng tin 65
3.3.4 Hồn thiện cung cấp thơng tin kế tốn .67
3.3.5 Hồn thiện cơng tác kiểm tra kế tốn .70
3.3.6 Nâng cao năng lực chuyên môn về công nghệ thông tin 71
3.4 ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN TỔ CHỨCCƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN CƠNG NGHỆ CVN 72
3.4.1 Về phía nhà nước và các cơ quan quản lý 72
3.4.2 Về phía Cơng ty cổ phần cơng nghệ CVN .73
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 74
Trang 6DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT
BCTC Báo cáo tài chính
BHXH Bảo hiểm xã hội
BTC Bộ tài chính
GTGT Giá trị gia tang
TNDN Thu nhập doanh nghiệp
TNCN Thu nhập cá nhân
Trang 7DANH MỤC SƠ ĐỒ
Trang 8MỞ ĐẦU1.Tính cấp thiết của đề tài
Sau khi gia nhập Tổ chức thương mại thế giới (WTO), Việt Nam đã cóvị thế mới, bình đẳng và uy tín hơn với các đối tác trong giao thương, hợp táckinh tế quốc tế Cùng với những cơ hội đó, các doanh nghiệp không ngừngnâng cao quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh, đổi mới công nghệ, đầu tưnhân lực nhằm từng bước đưa doanh nghiệp phát triển theo xu hướng mới.
Để thống nhất quản lý kế toán, bảo đảm kế tốn là cơng cụ quản lý, giámsát chặt chẽ có hiệu quả mọi hoạt động kinh tế tài chính, cung cấp thông tin đầyđủ, trung thực kịp thời, công khai minh bạch, đáp ứng yêu cầu tổ chức quản lýcủa nền kinh tế, Quốc hội đã ban hành Luật Kế tốn số 03/3003/QH11 quyđịnh về nội dung cơng tác kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, người làm kế tốnvà hoạt động nghề nghiệp kế tốn Bộ Tài Chính cũng đã hệ thống Chuẩn mựckế toán Việt Nam quy định, hướng dẫn các nguyên tắc và yêu cầu kế toán cơbản, các yếu tố và ghi nhận các yếu tố của báo cáo tài chính của doanh nghiệp,các quyết định, thông tư hướng dẫn quy định về Chế độ kế tốn áp dụng chotừng loại hình doanh nghiệp.
Mặc dù vậy, thực trạng về tổ chức cơng tác kế tốn tại các doanh nghiệpcòn nhiều bất cập, thiếu ý thức chấp hành hoặc do hạn chế về trình độ tổchức, nghiệp vụ của bộ máy kế tốn dẫn đến khó khăn cho cơng tác quản lýnói riêng và người sử dụng thơng tin ngồi doanh nghiệp nói chung Vì vậy,rất cần thiết phải hồn thiện tổ chức cơng tác kế toán trong các doanh nghiệp.
Trang 92 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức cơng tác kế tốn của Công ty cổ phầnCông nghệ CVN
- Phạm vi nghiên cứu: Cơng ty cổ phần Cơng nghệ CVN
3 Mục đích nghiên cứu đề tài
- Về mặt lý luận: Luận văn khái quát, hệ thống hóa những lý luận chungvề tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp nước ta hiện nay.
- Về mặt thực tiễn: Luận văn làm sáng tỏ việc vận dụng lý luận chungvào tổ chức công tác kế tốn tại Cơng ty cổ phần Cơng nghệ CVN Từ đó,phân tích thực trạng, đưa ra phương hướng và một số giải pháp cơ bản nhằmhoàn thiện tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty trong thời gian tới, góp phầnnâng cao hiệu quả kinh tế của Công ty cổ phần Công nghệ CVN.
4 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
- Về mặt khoa học: Luận văn góp phần làm rõ nguyên tắc, bản chất, yêucầu, nội dung và phương pháp tổ chức công tác kế tốn trong doanh nghiệpnói chung và trong Cơng ty cổ phần Cơng nghệ CVN nói riêng.
- Về mặt thực tiễn: Luận văn thể hiện sự vận dụng các vấn đề lý luậntrong thực tế, đánh giá ưu điểm, tồn tại và nguyên nhân tồn tại của tổ chứccông tác kế tốn tại Cơng ty cổ phần Cơng nghệ CVN, trên cơ sở đó đưa racác giải pháp có tính khả thi nhằm hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn tạiCơng ty cổ phần Cơng nghệ CVN.
5 Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung luận văn gồm 03 chương:- Chương 1: Lý luận về tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp- Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế tốn tại Cơng ty cổ phầncơng nghệ CVN
Trang 10CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN
1.1.1 Khái niệm kế tốn
Kế tốn là cơng cụ phục vụ quản lý kinh tế, đáp ứng yêu cầu tổ chức,quản lý của cơ quan nhà nước, doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân có liên quan.Theo Chuẩn mực kế tốn: Kế tốn là cơng việc ghi chép, tính tốn bằngcon số dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động, chủ yếu dướihình thức giá trị để phản ánh, kiểm tra tình hình vận động của các loại tài sản,quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn và kinh phícủa Nhà nước cũng như từng tổ chức, xí nghiệp.
Luật Kế tốn nước Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam cũng quy định:Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thơng tin kinhtế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.
Tại khoản 1 Điều 10 Luật kế tốn có quy định: kế tốn ở đơn vị kế tốngồm kế tốn tài chính và kế tốn quản trị.
- Kế tốn tài chính là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cungcấp thơng tin kinh tế, tài chính bằng báo cáo tài chính cho đối tượng có nhucầu sử dụng thơng tin của đơn vị kế toán.
- Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thơng tinkinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trongnội bộ đơn vị kế tốn.
Trang 11động quản lý Để kế toán thực sự là một công cụ quản lý kinh tế hiệu quảthì vấn đề tổ chức cơng tác kế tốn cần phải được đặc biệt quan tâm trongmỗi đơn vị kế tốn.
1.1.2 Khái niệm tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp
Tổ chức cơng tác kế tốn là một trong những nội dung thuộc về tổ chứcquản lý trong doanh nghiệp Tổ chức cơng tác kế tốn một cách thích ứng vớiđiều kiện về quy mơ, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như gắn vớinhững yêu cầu quản lý cụ thể tại doanh nghiệp có ý nghĩa hết sức quan trọngvà to lớn trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tại doanh nghiệp.
Theo Luật Kế tốn, "tổ chức cơng tác kế tốn là việc tổ chức thực hiệncác chuẩn mực và chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quảhoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chếđộ bảo quản lưu giữ tài liệu kế tốn, cung cấp thơng tin tài liệu kế toán và cácnhiệm vụ khác của kế toán".
Với chức năng thơng tin và kiểm tra tình hình kết quả hoạt động củadoanh nghiệp một cách thường xuyên, nhanh nhạy và có hệ thống nên tổ chứccơng tác kế tốn là một trong các mặt quan trọng được các doanh nghiệp quantâm Tổ chức cơng tác kế tốn khơng đơn thuần là tổ chức một bộ phận quảnlý trong doanh nghiệp, mà nó cịn bao hàm cả tính nghệ thuật trong việc xáclập các yếu tố, điều kiện cũng như các mối liên hệ qua lại các tác động trựctiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kế toán, đảm bảo cho kế toán phát huy tốiđa các chức năng vốn có của mình.
1.2 VAI TRỊ CỦA KẾ TỐN VÀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN
1.2.1 Vai trị của kế tốn
Trang 12lý kinh tế tài chính, kế toán là một lĩnh vực gắn liền với hoạt động kinh tếtài chính đảm nhiệm vai trị cung cấp thơng tin có ích cho các quyết địnhkinh tế Vì vậy kế tốn có vai trị đặc biệt quan trọng đối với hoạt động tàichính nhà nước và rất cần thiết và quan trọng đối với hoạt động tài chínhcủa doanh nghiệp.
Luật kế tốn Việt Nam cũng chỉ rõ vai trị của kế toán trong quản lý
doanh nghiệp: “… đối với các tổ chức doanh nghiệp, kế tốn là cơng cụ quantrọng để điều hành, quản lý các hoạt động, tính toán kinh tế và kiểm tra việcbảo vệ, sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động sảnxuất kinh doanh và chủ động tài chính” [9, tr 80]
1.2.2 Vai trị của tổ chức cơng tác kế tốn
Chất lượng thơng tin của kế tốn được coi như một trong những tiêuchuẩn quan trọng để đảm bảo sự an toàn và khả năng thắng lợi của các quyếtđịnh kinh doanh Xã hội ngày càng phát triển thì thông tin càng trở nên đadạng và phong phú, quản lý thông tin tốt sẽ quản lý doanh nghiệp tốt hơn.Thơng tin kế tốn tài chính và kế tốn quản trị hợp thành hệ thống thơng tinhữu ích và cần thiết cho nhà quản trị Tuy nhiên, để có được hệ thống thơngtin này thì tổ chức cơng tác kế tốn phải hợp lý, khoa học.
Vì vậy, tổ chức cơng tác kế toán trong doanh nghiệp cần phát huy nhữngvai trò sau:
- Giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản nhằm nâng cao hiệu quả sửdụng tài sản đó Kiểm tra, giám sát tính hiệu quả trong việc sử dụng vốn vàtính chủ động trong kinh doanh.
- Đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hóa thơng tin kinh tế đầy đủ, kịpthời, đáng tin cậy, phục vụ cho cơng tác quản lý kinh tế tài chính.
Trang 13Chính vì vậy tổ chức cơng tác kế tốn phù hợp với tình hình hoạt độngkinh doanh của doanh nghiệp khơng chỉ tiết kiệm chi phí mà cịn đảm bảocung cấp thơng tin một cách nhanh chóng, đầy đủ, có chất lượng phù hợp vớicác yêu cầu quản lý khác nhau.
1.3 YÊU CẦU, NHIỆM VỤ CỦA TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN
1.3.1 u cầu của tổ chức cơng tác kế tốn
Để tổ chức cơng tác kế tốn phát huy tốt nhất vai trị của mình, tổ chứccơng tác kế toán ở doanh nghiệp phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:
- Tổ chức cơng tác kế tốn phải đảm bảo yêu cầu khoa học, hợp lý, trêncơ sở chấp hành đúng các nguyên tắc tổ chức và phù hợp với chính sách, chếđộ tài chính kế tốn hiện hành.
- Tổ chức cơng tác kế tốn ở doanh nghiệp phải đảm bảo phù hợp vớiđặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý, quy mô và địa bàn hoạt động củadoanh nghiệp.
- Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với biên chế đội ngũ và khảnăng trình độ của đội ngũ nhân viên kế tốn, thực hiện phân công nhiệm vụ rõràng cho từng bộ phận, từng người trong bộ máy kế toán.
- Tổ chức cơng tác kế tốn phải đảm bảo thực hiện đầy đủ chức năngnhiệm vụ kế toán trong đơn vị, thu nhận, kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tinkế toán đáp ứng yêu cầu quản lý, quản trị của doanh nghiệp và của Nhà nước.
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo được những yêu cầu của thơngtin kế tốn và phải có tính hiệu quả, tiết kiệm chi phí hạch tốn Bộ máy kếtốn phải gọn nhẹ, giảm bớt các thao tác trung gian.
1.3.2 Nhiệm vụ của tổ chức cơng tác kế tốn
Nhiệm vụ chủ yếu của tổ chức cơng tác kế tốn:
Trang 14quản lý cho từng bộ phận, từng phần hành và từng kế toán viên trong bộ máy.- Tổ chức thực hiện các ngun tắc, phương pháp kế tốn, hình thức kếtốn, trang thiết bị phương tiện, kỹ thuật tính toán ghi chép và thực hiện cácchế độ kế toán tài chính liên quan nhằm đảo bảo khối lượng, chất lượng vàhiệu quả thông tin kinh tế.
- Tổ chức áp dụng những thành tựu khoa học kĩ thuật, khoa học quảnlý; từng bước trang bị và sử dụng các phương tiện kĩ thuật tính tốn hiện đại.Tổ chức bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ cho cán bộkế toán.
- Tổ chức hướng dẫn mọi người quán triệt và tuân thủ các chế độ vềquản lý kinh tế tài chính nói chung và chế độ kế tốn nói riêng.
- Tổ chức cung cấp thơng tin đúng đối tượng, đúng yêu cầu, có chất lượngnhằm phục vụ kịp thời cơng tác quản lý kế tốn tài chính của doanh nghiệp.
- Xác định rõ mối quan hệ giữa bộ máy kế toán với các bộ phận chứcnăng khác trong doanh nghiệp về công việc liên quan đến công tác kế toán.
- Tổ chức thực hiện chế độ lưu trữ và bảo quản chứng từ, tài liệu kế toán.Tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ.
1.4 NGUYÊN TẮC CỦA TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONGDOANH NGHIỆP
Việc tổ chức cơng tác kế tốn trong các doanh nghiệp cần tn thủ cácnguyên tắc cơ bản sau:
- Tổ chức công tác kế toán phải bảo đảm tuân thủ Luật Kế toán, hệ thốngchuẩn mực kế tốn, các quy định, thơng tư hướng dẫn thực hiện chế độ kếtoán trong doanh nghiệp và các văn bản quy phạm khác có liên quan đến hoạtđộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Trang 15nghiệp, trình độ, khả năng của đội ngũ cán bộ kế toán và khả năng trang bịphương tiện kỹ thuật, tính tốn ghi chép của doanh nghiệp.
- Nguyên tắc thống nhất: tổ chức công tác kế tốn phải đảm bảo tínhthống nhất trong hệ thống kế tốn giữa đối tượng và phương pháp, hình thứcvà bộ máy kế tốn trong doanh nghiệp, có mối quan hệ mật thiết với các bộphận khác để đảm bảo thống nhất trong việc tính tốn và đánh giá các chỉ tiêukinh tế hoặc có mối liên hệ trong việc cung cấp, thu thập thông tin và sử dụnghệ thống sổ kế toán, hệ thống báo cáo kế toán,…
- Nguyên tắc hiệu quả: tổ chức cơng tác kế tốn phải đảm bảo thu nhận,hệ thống hóa thơng tin và cung cấp thơng tin hiệu quả về tồn bộ hoạt độngkinh tế tài chính của doanh nghiệp Phải tính tốn sao cho chi phí ít nhất màvẫn bảo đảm được cơng việc kế tốn đạt hiệu quả cao nhất.
-Tổ chức cơng tác kế toán phải kết hợp tốt giữa kế toán tài chính và kếtốn quản trị Kế tốn tài chính và kế toán quản trị khác nhau về đối tượng sửdụng thông tin nhưng đồng thời đều dựa trên cùng một cơ sở hạch toán banđầu, đều thu thập xử lý thơng tin kinh tế của doanh nghiệp Vì vậy, phải kếthợp kế tốn tài chính và kế tốn quản trị để tổ chức cơng tác kế tốn phát huytác dụng một cách tốt nhất.
1.5 NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONGDOANH NGHIỆP
1.5.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Trang 16của doanh nghiệp Tổ chức nhân sự như thế nào để từng người phát huy đượccao nhất sở trường của mình, đồng thời tác động tích cực đến những bộ phậnhoặc người khác có liên quan là mục tiêu của tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán cần căn cứ:
- Đặc điểm về tổ chức sản xuất kinh doanh, lĩnh vực sản xuất kinh doanh.- Qui mô, địa bàn hoạt động của doanh nghiệp (không gian bố trí cácđơn vị).
- Đặc điểm về tổ chức doanh nghiệp, mức độ phân cấp quản lý kế toántài chính.
- Biên chế và năng lực trình độ của đội ngũ kế tốn của đơn vị.- Trình độ, trang thiết bị phương tiện kỹ thuật.
- Điều kiện về thị trường và chiến lược phát triển của doanh nghiệp.Các nhân tố và điều kiện này chi phối tác động lẫn nhau vì vậy phải phốihợp các nhân tố và điều kiện trong một thực tế cụ thể để xác định được mộthình thức tổ chức bộ máy kế tốn vừa khoa học vừa hợp lý.
Trang 17Hiện nay, tùy theo quy mô và đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý củadoanh nghiệp mà tổ chức bộ máy được thực hiện theo các hình thức sau:
- Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tập trung- Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn phân tán
- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán
(1) Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tập trung
Hình thức này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có hoặckhơng có đơn vị trực thuộc, có quy mơ vừa và nhỏ, cơng việc hạch tốnkhơng nhiều, hoặc đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn nhưng địa bàntập trung, phương tiện thông tin liên lạc dễ dàng.
Theo hình thức này tồn doanh nghiệp (cơng ty, tổng cơng ty) chỉ có mộtphịng kế toán trung tâm làm đơn vị kế toán cơ sở, cịn các đơn vị trực thuộckhơng có tổ chức kế tốn riêng Phịng kế tốn chịu trách nhiệm thực hiệntồn bộ cơng tác kế tốn thống kê tài chính trong tồn doanh nghiệp Tại đơnvị trực thuộc có các nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thunhận và kiểm tra chứng từ để hàng ngày hoặc định kỳ chuyển về phịng kếtốn kiểm tra, ln chuyển và ghi sổ kế toán.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn theo mơ hình kế tốn tập trung (xem Phụ lục 1.1)
Ưu điểm: chỉ đạo kịp thời công tác kế tốn, giúp cho cơng tác quản lýđược chặt chẽ hơn, dễ ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hố cơng táckế tốn.
Nhược điểm: cơng tác kế tốn không gắn liền với sản xuất kinh doanh ởcơ sở, không nâng cao hiệu lực quản lý ở cấp cơ sở.
(2) Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn phân tán
Trang 18nghiệp vừa có một phịng kế toán trung tâm làm đơn vị kế toán cơ sở (ở đơnvị chính: Cơng ty , tổng cơng ty ), vừa tổ chức phịng kế tốn ở đơn vị trựcthuộc Các đơn vị trực thuộc trong trường hợp này đã được phân cấp quản lýkế tốn tài chính nội bộ ở mức độ cao như được giao vốn, hạch toán kết quảkinh doanh
Trong trường hợp này tồn bộ cơng việc kế tốn tài chính của doanhnghiệp được phân cơng như sau:
- Phịng kế tốn trung tâm: thực hiện các phần cơng việc kế tốn phátsinh ở đơn vị chính và báo cáo kế tốn phần cơng việc thực hiện Xây dựng vàquản lý kế hoạch tài chính, hướng dẫn thực hiện cơng tác kế tốn và thơng kê,hướng dẫn kiểm tra cơng tác kế tốn ở các đơn vị trực thuộc, thu nhận kiểmtra báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộc để tổng hợp lập báo cáo kế tốntồn doanh nghiệp.
- Phịng kế tốn ở các đơn vị trực thuộc: xây dựng và quản lý kế hoạch tàichính của đơn vị, tổ chức thực hiện tồn bộ kế toán ở đơn vị để định kỳ lập báocáo kế tốn gửi về phịng kế tốn trung tâm, tổ chức thống kê các chỉ tiêu kinh tếtrong phạm vi đơn vị để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị trực thuộc.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn theo mơ hình kế tốn phân tán (xem Phụlục 1.2)
Ưu điểm: cơng tác kế tốn gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanhgiúp cho công tác quản lý cơ sở được chặt chẽ hơn.
Nhược điểm: bộ máy kế toán cồng kềnh, tốn kém, thiếu sự chỉ đạo tậptrung thống nhất, thơng tin kế tốn cung cấp tồn doanh nghiệp khơng đượckịp thời.
(3) Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán
Trang 19vào đặc điểm kinh doanh mà có thể tổ chức kế tốn riêng hoặc khơng tổ chứckế tốn riêng hoặc phân định một số phần hành giữa đơn vị trung tâm và đơnvị trực thuộc Đây là hình thức kết hợp hai hình thức trên, nếu ở các đơn vịtrực thuộc đã được phân cấp quản lý kế tốn tài chính ở mức độ cao thì tổchức cơng tác kế tốn riêng, cịn lại đơn vị chưa được phân cấp quản lý kếtốn tài chính thì khơng tổ chức kế toán riêng mà nội dung hoạt động kế tốntài chính ở đơn vị này do phịng kế tốn trung tâm đảm nhận.
- Phịng kế tốn trung tâm: xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính củadoanh nghiệp, thực hiện các phần hành cơng việc kế tốn phát sinh ở đơn vịchính và đơn vị trực thuộc khơng tổ chức kế tốn riêng, hướng dẫn kiểm tracơng tác kế tốn ở các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng, thu nhậnkiểm tra báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộc để lập báo cáo kế tốn tồndoanh nghiệp.
- Phịng kế tốn ở các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế tốn riêng: xâydựng và quản lý kế hoạch tài chính của đơn vị, thực hiện tồn bộ cơng tác kếtốn, thống kê, định kỳ lập báo cáo kế tốn gửi về phịng kế tốn trung tâm.
- Ở đơn vị trực thuộc khơng tổ chức kế tốn riêng: bố trí các nhân viênhạch toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thực hiện từng phần hành cơngviệc kế tốn cụ thể do phịng kế tốn trung tâm phân cơng, định kỳ lập và gửibáo cáo đơn giảm các phần hành về phòng kế toán trung tâm.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán theo mơ hình kế tốn vừa tập trung vừa
phân tán (xem Phụ lục 1.3)
Ưu điểm: kết hợp được ưu điểm của cả 2 hình thức trên, phù hợp vớiđiều kiện cụ thể của từng đơn vị, phục vụ kịp thời cho công tác quản lý, phùhợp với việc phân công kế tốn và phân cấp quản lý tài chính.
Trang 201.5.2 Tổ chức thu thập và xử lý thơng tin kế tốn
1.5.2.1 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán và thực hiện ghichép ban đầu
a, Các khái niệm
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụkinh tế, tài chính phát sinh và đã hồn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán Mọinghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải có chứng từ Chứng từ kế tốn là tài liệugốc, có tính bằng chứng, tính pháp lý Do đó, chứng từ phải chính xác, đầyđủ, kịp thời và hợp lý, hợp lệ.
Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi đầy đủ các nội dungquy định cho chứng từ kế toán và thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mãhóa mà khơng bị thay đổi trong q trình truyền mạng máy tính hoặc trên vậtmang tin.
b, Phân loại chứng từ
Căn cứ theo pháp lệnh kinh tế:
- Chứng từ bắt buộc: phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân
hoặc đối tượng có u cầu quản lý chặt chẽ như: Hố đơn bán hàng, phiếuthu, phiếu chi, phiếu nhập xuất Đối với các chứng từ bắt buộc phải được lậptheo mẫu thống nhất Chứng từ bắt buộc có một số loại đặc biệt như séc lệnhchuyển tiền, lệnh chi tiền, biên lai thu phí, lệ phí, tín phiếu, cơng trái…
- Chứng từ hướng dẫn: phản ánh các mối quan hệ kinh tế trong nội bộdoanh nghiệp như: phiếu xác nhận công việc hoàn thành, phiếu báo làm theogiờ, biên bản kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm… các loại chứng từ này cóđặc thù riêng của từng ngành từng doanh nghiệp.
Căn cứ theo nội dung kinh tế, hệ thống Kế toán Việt Nam có quy định 46loại chứng từ (trong đó có những loại có tính bắt buộc) thành 05 loại như sau:
Trang 21- Chứng từ phản ánh chỉ tiêu hàng tồn kho- Chứng từ phản ánh chỉ tiêu bán hàng- Chứng từ phản ánh chỉ tiêu tiền tệ
- Chứng từ phản ánh chỉ tiêu tài sản cố định
Chứng từ kế toán hiện hành được yêu cầu lập đầy đủ số liên theo quyđịnh, ghi chép phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ Khơng tẩy xóa, sửa chữa trênchứng từ, nếu viết sai không xé rời khỏi cuống chứng từ Các chứng từ kếtoán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từkế toán.
c, Tổ chức hệ thống chứng từ
Tổ chức chứng từ là quá trình vận dụng chế độ chứng từ vào đặc thùriêng của doanh nghiệp Quá trình gồm việc xác định chủng loại, số lượng,nội dung kết cấu và qui chế quản lý sử dụng chứng từ Tiếp theo là việc thiếtlập các bước thủ tục cần thiết để hình thành bộ chứng từ cho từng loạinghiệp vụ phát sinh gắn với từng đối tượng kế toán nhằm thiết lập thông tinban đầu hợp pháp, hợp lệ phục vụ cho việc quản lý, tác nghiệp hàng ngày vàghi sổ kế toán.
Chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp phải được thực hiệnđúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật kế tốnvà Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/12/2004 của Chính phủ, các vănbản pháp luật có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định ban hànhkèm theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006.
Luân chuyển chứng từ kế toán:
Trang 22Các bước của quá trình luân chuyển chứng từ:
- Bước 1: Lập chứng từ hoặc tiếp nhận các chứng từ từ bên ngoài
Các nghiệp vụ kinh tế pháp sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kếtoán đều phải lập chứng từ kế toán, chứng từ kế toán chỉ được lập một lần chomỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính Tổ chức lập chứng từ là xây dựng qui chế lậpvà trách nhiệm hình thành của chứng từ đảm bảo cho chúng hình thành theođúng chế độ quy định, theo yêu cầu quản lý và yêu cầu ghi sổ kế toán Mọichứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ thìmới có giá trị thực hiện Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theoquy định của pháp luật.
Lập chứng từ phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Lập đúng mẫu quy định (bắt buộc hoặc hướng dẫn)+ Ghi đủ các yếu tố của chứng từ
+ Khơng tẩy xóa chứng từ, nếu lập sai thì phải hủy và lập lại
+ Đảm bảo chế độ nhân liên theo yêu cầu luân chuyển chứng từ giữa cácbộ phận trong đơn vị và các phần hành kế tốn.
- Bước 2: Kiểm tra chứng từ (tính hợp pháp, hợp lý và các yếu tố cơ bảncủa chứng từ).
Tổ chức phân cơng các kế tốn viên chịu trách nhiệm thu nhận chứng từvề từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính thuộc phần hành cơng việc của mìnhvà bắt buộc phải kiểm tra chặt chẽ chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán.
Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm: (khi tiếp nhận chứng từ kếtoán phải kiểm tra).
+ Kiểm tra việc ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ nhằm đảm bảo tínhpháp lý của số liệu kế toán.
Trang 23+ Kiểm tra tính hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phảnánh trong chứng từ Tính hợp lý là nghiệp vụ kế tốn tài chính phát sinh phảiphù hợp với kế hoạch, với dự toán hay hợp đồng, phù hợp với các định mứckinh tế kỹ thuật, phù hợp với kỷ luật thanh tốn, tín dụng, phù hợp với giá cảthị trường hiện tại
+ Kiểm tra tính chính xác và trung thực của các thông tin trên chứng từ(bao gồm nội dung chỉ tiêu, yếu tố số lượng và chất lượng, hiện vật và giá trị).Kiểm tra căn cứ và phương pháp tính các chỉ tiêu giá trị phản ánh trong chứngtừ nhằm bảo đảm tính chính xác của số liệu kế tốn.
- Bước 3: Sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán, chỉ đạo nghiệp vụ (phânloại chứng từ, định khoản, ghi sổ kế toán)
Chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, số liệu để ghi sổ kế toán là số liệucủa chứng từ gốc hợp pháp và hợp lệ Trước khi ghi sổ kế toán các kế toánviên phải phân loại chứng từ theo các tiêu thức phân loại đã được xác định.Chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngồi khi sử dụng để ghi sổ kế tốnphải được dịch ra tiếng việt Chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài khisử dụng để ghi sổ kế toán phải được dịch ra tiếng Việt
- Bước 4: Bảo quản, lưu trữ và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán
Nghị định 128/2004/NĐ-CP ngày 31 tháng 5 năm 2004 của chính phủhướng dẫn thi hành luật kế toán QĐ 218/2000/QĐ-BTC ngày 29 tháng 12năm 2000 của Bộ trưởng bộ tài chính ban hành chế độ chứng từ kế tốn.
Trang 24có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thờigian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
Chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra giấy để lưu trữ theoqui định lưu trữ tài liệu kế toán Trường hợp chứng từ điện tử được lưu trữbản gốc trên thiết bị đặc biệt thì phải lưu trữ các thiết bị đọc tin phù hợp đểsử dụng khi cần thiết Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu là 5 năm, 10năm, 20 năm, có loại vĩnh viễn (theo điều 40 của pháp luật kế toán) Tài liệukế toán đưa vào lưu trữ sau 12 tháng tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm,hoặc báo cáo quyết toán được duyệt Tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữđược phép tiêu hủy, khi tiêu hủy phải có quyết định của Hội đồng đánh giá tàiliệu lưu trữ.
1.5.3 Tổ chức hệ thống hóa thơng tin
1.5.3.1 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán là bảng kê danh mục các tài khoản kế toán sửdụng cho cơng tác kế tốn ở các doanh nghiệp bao gồm: tên tài khoản, nộidung, kết cấu và phương pháp hạch tốn trên các tài khoản Để cung cấp đầyđủ thơng tin cho quản lý, các doanh nghiệp phải dùng nhiều tài khoản khácnhau để phản ánh được toàn bộ các chỉ tiêu cần thiết.
Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quy định phù hợp vớiđặc điểm các loại tài sản, các loại nợ phải trả và các loại nguồn vốn chủ sởhữu của đơn vị Điều đó đảm bảo mọi đối tượng kế tốn có một tài khoảnphản ánh tình hình hiện có và sự biến động của đối tượng đó, đáp ứng yêu cầuquản lý của doanh nghiệp.
Trang 25- Loại 1, 2: Nhóm Tài khoản Tài sản (có số dư cuối kỳ để lập bảng cânđối kế toán)
- Loại 3, 4: Nhóm Tài khoản Nguồn vốn (có số dư cuối kỳ để lập bảngcân đối kế toán)
- Loại 5, 6, 7, 8, 9: Nhóm tài khoản trung gian (khơng có số dư cuối kỳvà không thể hiện trên bảng cân đối kế toán) Được phản ánh trên báo cáo (kếtquả hoạt động kinh doanh)
- Loại 0: có số dư cuối kỳ ngồi bảng Cân đối kế tốn
Ngun tắc ghi sổ các tài khoản trong bảng thực hiện theo nguyên tắc“ghi kép” Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản ngoài bảng được thực hiện theophương pháp “ghi đơn”.
Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Nhà nước ban hành,mỗi doanh nghiệp tiến hành nghiên cứu, vận dụng và chi tiết hóa hệ thống tàikhoản kế tốn phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý củatừng ngành, từng doanh nghiệp nhưng phải phù hợp với nội dung, kết cấu vàphương pháp hạch toán của các tài khoản tổng hợp tương ứng để vận dụngvào cơng tác kế tốn, từ đó xây dựng hệ thống tài khoản của doanh nghiệp.
Khi xây dựng tài khoản kế tốn cần tơn trọng những ngun tắc sau:- Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng phải đảm bảo bao qt được tồnbộ hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị cũng như quá trình quản lý và sửdụng tài sản, nguồn vốn đảm bảo đúng chế độ chính sách của Nhà nước.
Trang 26- Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phải đảm bảo cung cấp thông tinkhách quan phục vụ đối tượng sử dụng bên ngoài và yêu cầu quản trị nội bộcủa doanh nghiệp.
1.5.3.2 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán
Sổ kế toán là những tờ sổ theo mẫu nhất định có liên quan chặt chẽ vớinhau ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo đúng phương pháp kế toán trên cơsở số liệu của chứng từ gốc hợp lệ và hợp pháp.
Doanh nghiệp phải thực hiện các quy định về sổ kế toán trong Luật kế toán,Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2005 của Chính phủ quy định chi tiếtvà hướng dẫn thi hànhmột số điều của Luật kế toán trong lĩnh vực kinh doanh,các văn bản hướng dẫn thi hành Luật kế toán và Chế độ kế toán này.
Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế tốn cho một kỳ kế toánnăm Sổ kế toán gồm:
- Sổ kế toán tổng hợp- Sổ kế toán chi tiết
Tùy theo hình thức kế tốn doanh nghiệp áp dụng để mở sổ kế toán tổnghợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng các quy định của hình thứckế tốn về nội dung, trình tự và phương pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kếtoán Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghichép đối với sổ tổng hợp; quy định mang tính hướng dẫn đối với sổ kế tốnchi tiết, thẻ kế toán chi tiết.
Sổ kế toán tổng hợp gồm:
Trang 27(2) Sổ Cái: dùng để ghi chép số liệu liên quan đến 1 đối tượng tổng hợphoặc chi tiết nhất định Mỗi tờ sổ cái mở cho 1 tài khoản riêng hoặc 1 số tàikhoản có liên quan mật thiết với nhau, theo dõi cả biến động tăng và giảm củađối tượng mở sổ Sổ cái được ghi chép theo định kỳ.
Sổ, thẻ kế toán chi tiết gồm:
Sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết cho tài khoản gắn vớimột đối tượng cụ thể mà sổ Cái chưa phản ánh được Số liệu trên sổ kế toánchi tiết cung cấp các thông tin chi tiết phục vụ cho việc quản lý trong nội bộdoanh nghiệp và việc tính, lập các chỉ tiêu trong Báo cáo tài chính và Báo cáoquyết tốn.
Việc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ, sửa chữa sổ kế toán của doanh nghiệp phảiđược thực hiện đúng quy định chế độ kế tốn doanh nghiệp hiện hành.
Các hình thức tổ chức sổ kế tốn
Hình thức sổ kế tốn là một hệ thống các loại sổ kế tốn, có chức năngghi chép, kết cấu nội dung khác nhau, được liên kết với nhau theo một trình tựhạch tốn trên cơ sở của chứng từ gốc.
Theo chế độ kế toán hiện hành, các doanh nghiệp có thể lựa chọn ápdụng các hình thức kế tốn sau:
- Hình thức kế tốn nhật ký - Sổ cái;- Hình thức kế tốn nhật ký chung;- Hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ;- Hình thức kế tốn nhật ký - Chứng từ;- Hình thức kế tốn trên máy vi tính.
(1) Hình thức kế tốn nhật ký - Sổ cái
Trang 28sổ nhật ký sổ cái Căn cứ để ghi Sổ Nhật ký – Sổ Cái là các chứng từ kế toánhoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Các loại sổ chủ yếu tronghình thức này là Nhật ký sổ cái, sổ quỹ, các loại sổ, thẻ chi tiết Cuối tháng,cuối quý không cần lập bảng cân đối tài khoản, để kiểm tra tính chính xác củacác nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ có thể kiểm tra ngay ở dịng cộngcuối tháng, cuối q.
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ Cái (xemPhụ lục 1.4)
Ưu điểm: đơn giản rõ ràng, dễ làm, dễ vận dụng, đảm bảo được yêu cầucủa việc đối chiếu, lấy số liệu,
Nhược điểm: sử dụng một sổ KT tổng hợp duy nhất, kết cấu mẫu sổ kếtốn cồng kềnh nên khơng thuận tiện chi việc ghi sổ và phân cơng kế tốnviên.
Phù hợp với đơn vị có quy mơ nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế, nội dung hoạtđộng kinh tế đơn giản, sử dụng ít tài khoản, số người làm kế tốn ít.
(2) Hình thức kế tốn Nhật ký chung
Trang 29Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký chung (xem Phụlục 1.5)
Ưu điểm: đây là hình thức đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị hạch tốn(đặc biệt khi sử dụng máy vi tính), thuận tiện cho việc phân công tác.
Nhược điểm: khi ghi nhật ký chung dễ phát sinh trùng lắp, do vậy cuốitháng phải loại bỏ số liệu trùng lắp mới ghi sổ kế tốn.
Hình thức này phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ có khối lượngnghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh khơng nhiều, bộ máy kế tốn ít người.
(3) Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trựctiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là Chứng từ ghi sổ Việc ghi sổ kế toán tổnghợp bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ Cái Cơ sở để ghi sổ kế toán tổng hợp làchứng từ ghi sổ được lập trên cơ sở các chứng từ gốc, còn cơ sở để ghi sổ kếtoán chi tiết là các chứng từ gốc đính kèm theo chứng từ ghi sổ đã lập Cuốitháng phải lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghisổ kế tốn tổng hợp
Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế tốn: Chứng từghi sổ; Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; Sổ cái; Các sổ, Thẻ kế tốn chi tiết Cuốitháng phải khố sổ, tính tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh có và số dưcủa từng tài khoản trên sổ cái Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối tài khoản.
Trình tự ghi sổ:
- Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc,kế tốn lập chứng từ ghi sổ, sau đó đăng ký qua chứng từ ghi sổ trước khi làmcăn cứ ghi vào sổ cái.
Trang 30- Cuối tháng phải khố sổ, tính tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinhcó và số dư của từng tài khoản trên sổ cái Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đốitài khoản.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợpchi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáotài chính.
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ (xem Phụlục 1.6)
Ưu điểm: dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, cơng việc kế tốn được phâncơng đều trong tháng, dễ phân công chia nhỏ.
Nhược điểm: ghi chép trùng lắp, làm tăng khối lượng ghi chép, việc ghichép đối chiếu thường dồn vào cuối tháng làm cho báo cáo thường bị chậmảnh hưởng đến năng xuất và hiệu quả của cơng tác kế tốn.
Hình thức này phù hợp với mọi loại hình sản xuất kinh doanh và hànhchính sự nghiệp.
(4) Hình thức kế tốn Nhật ký – Chứng từ
Hình thức này tập hợp và hệ thống hoá các nghệp vụ kinh tế tài chínhtheo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinhtế đó theo các tài khoản đối ứng nợ, kết hợp ghi theo trình tự thời gian (nhậtký) với việc hệ thống hoá các nội dung kinh tế (theo tài khoản) Hình thức cóthể kết hợp một phần hạch tốn tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng mộtloại sổ kế tốn trong cùng 1 q trình ghi sổ (kết hợp theo trình tự thời gian vàtheo đối tượng kế tốn) Cuối tháng kế tốn khơng cần lập bảng cân đối tàikhoản vì có thể kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán tổng hợpngay trên dòng tổng cộng cuối tháng của các nhật ký chứng từ.
Trang 31Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký – Chứng từ (xemPhụ lục 1.7)
Ưu điểm: tránh được việc ghi sổ trùng lắp, giảm khối lượng công việc ghichép hàng ngày, kết hợp ghi theo trình tự thời gian với ghi theo nội dung kinhtế (TK), kết hợp giữa hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, dùng mẫu sốbàn cờ nên giảm nhẹ công tác đối chiếu, nâng cao năng suất lao động củangười làm cơng tác kế tốn, tiện lợi cho việc chun mơn hố cán bộ kế tốn.
Nhược điểm: mẫu sổ phức tạp, khơng phù hợp với đơn vị có quy mơnhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế, địi hỏi trình độ chun mơn của nhân viên kế tốn.
(5) Hình thức kế tốn trên máy tính
Cơng tác kế tốn được thực hiện theo một chương trình phần mềm kếtốn trên máy vi tính Phần mềm kế tốn được thiết kế theo nguyên tắc củamột trong bốn hình thức kế tốn trên Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầyđủ quy trình ghi sổ nhưng phải in được đầy đủ sổ kế tốn và báo cáo tài chínhtheo quy định.
Các loại sổ kế toán: phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kếtốn nào thì phải có các loại sổ theo hình thức kế tốn đó nhưng khơng hồntồn giống mẫu sổ kế tốn được ghi bằng tay.
Trình tự ghi sổ
- Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra được dùng làmcăn cứ ghi sổ, xác định định khoản kế toán để nhập dữ liệu vào máy vi tính.
- Theo quy trình của phần mềm kế tốn các thơng tin được tự động nhậpvào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ chi tiết, cuối tháng hoặc bất kỳ thờiđiểm nào cần thiết có thể lập báo cáo và đối chiếu.
- Định ký thực hiện thao tác in báo cáo tài chính theo quy định.
Trang 32Ưu điểm: làm việc một cách khoa học, truy cập số liệu nhanh chóng vàdễ dàng, tránh được nhầm lẫn.
Nhược điểm: địi hỏi việc mã hóa thơng tin phải khoa học dễ nhớ, dễ bổxung, bảo đảm tính nhất quán trong việc truy cập số liệu, nếu không sẽ cho racác số liệu sai lệch Xây dựng phần mềm kế toán phải có trình độ cao, amhiểu cơng tác kế tốn.
Đối với kế tốn tài chính, các mẫu sổ được Nhà nước ban hành bắt buộcphải sử dụng đúng mẫu, còn đối với kế toán quản trị, các mẫu sổ được cácdoanh nghiệp căn cứ vào yêu cầu quản lý, theo từng chỉ tiêu cụ thể.
Các chỉ tiêu phản ánh trong các mẫu sổ phải đảm bảo cung cấp đượcnhững thông tin chi tiết phục vụ cho việc lập báo cáo quản trị và phân tíchthường xun Ngồi số liệu thực tế, sổ kế tốn quản trị cịn cần thiết phải cóphần ghi các chỉ tiêu dự đoán, thực hiện định mức theo các chỉ tiêu phản ánhtrong mẫu sổ Đồng thời, ngoài việc phản ánh các chỉ tiêu về giá trị cịn có thểphản ánh bằng chỉ tiêu hiện vật Hệ thống sổ kế toán quản trị cần phải đượcđánh số hiệu cụ thế và có phần giải thích cách ghi chép đối với từng chỉ tiêutheo từng mẫu sổ.
1.5.4 Tổ chức cung cấp thông tin
1.5.4.1 Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán
Tổ chức hệ thống báo cáo kế tốn và tổ chức hệ thống thơng tin tàichính, kế tốn ở doanh nghiệp chính là cơng việc lập, cơng khai và sử dụngcác báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị.
Theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, báo cáo kế toán gồm báocáo kế toán bắt buộc và báo cáo kế toán hướng dẫn.
(1) Báo cáo kế toán bắt buộc
Trang 33gian quy định nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý của cơquan chức năng, cơng tác phân tích tài chính vủa doanh nghiệp và các đốitượng quan tâm khác: nhà đầu tư, ngân hàng, chủ nợ… Những báo cáo nàygọi là báo cáo tài chính Báo cáo tài chính phải cung cấp thơng tin của mộtdoanh nghiệp về: Tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, thu nhậpkhác, chi phí, lãi, lỗ, các luồng tiền.
Hệ thống báo cáo tài chính gồm báo cáo tài chính năm và báo cáo tàichính giữa niên độ Báo cáo tài chính giữa niên độ gồm báo cáo tài chính giữaniên độ dạng đầy đủ và các báo cáo tài chính giữa niên độ dạng tóm lược.
Theo quy định hiện hành, báo cáo tài chính của một doanh nghiệp hoạtđộng kinh doanh gồm:
- Bảng cân đối kế toán;
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh;- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ;
- Bảng thuyết minh báo cáo tài chính.
Ngồi ra, để phục vụ nhu cầu quản lý kinh tế, tài chính, quản trị nội bộdoanh nghiệp… có thể quy định thêm các báo cáo tài chính chi tiết sau: Báo cáochi tiết kết quả kinh doanh, Báo cáo chi tiết bán hàng, Báo cáo chi tiết cơng nợ…
(2) Báo cáo kế tốn hướng dẫn
Là những báo cáo được lập để phục vụ yêu cầu quản lý điều hành củadoanh nghiệp Thường là báo cáo không bắt buộc, được lập theo định kỳ hoặcthường xuyên tùy theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Đối với hệ thốngbáo cáo này, Nhà nước không quy định mẫu biểu, chủng loại, số lượng mà chỉcó tính chất hướng dẫn, mỗi đơn vị tùy theo đặc điểm, yêu cầu thông tin để tổchức báo cáo cho phù hợp.
Trang 34- Tổng hợp và trình bày một cách tổng qt, tồn diện tình hình tài sản,nguồn vốn hình thành tài sản của doanh nghiệp, tình hình và kết quả sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp trong một năm tài chính.
- Cung cấp các thơng tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tìnhhình tài chính của doanh nghiệp trong năm tài chính đã qua và những dự đốntrong tương lai Thơng tin của báo cáo tài chính là căn cứ quan trọng cho việcđể ra những quyết định về quản lý, điều hành sản xuất, kinh doanh hoặc đầutư vào doanh nghiệp của các chủ đầu tư, chủ sở hữu, các nhà đầu tư, các chủnợ hiện tại và tương lai của doanh nghiệp Đồng thời, cung cấp thông tin phụcvụ yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước.
Công khai thông tin tài chính:
Nội dung cơng khai báo cáo tài chính của đơn vị kế toán thuộc hoạt độngthu, chi ngân sách nhà nước, cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, tổ chức cósử dụng kinh phí ngân sách nhà nước và đơn vị sự nghiệp, tổ chức khơng sửdụng kinh phí ngân sách nhà nước gồm: Đơn vị kế toán thuộc hoạt động thu,chi ngân sách nhà nước công khai quyết toán thu, chi ngân sách nhà nướcnăm; Đơn vị kế tốn là cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sửdụng kinh phí ngân sách nhà nước cơng khai quyết tốn thu, chi ngân sáchnhà nước năm và các khoản thu, chi tài chính khác; Đơn vị kế tốn là đơn vịsự nghiệp, tổ chức khơng sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước cơng khaiquyết tốn thu, chi tài chính năm; Đơn vị kế tốn có sử dụng các khoản đónggóp của nhân dân cơng khai mục đích huy động và sử dụng các khoản đónggóp, đối tượng đóng góp, mức huy động, kết quả sử dụng và quyết tốn thu,chi từng khoản đóng góp
Trang 35Báo cáo tài chính của đơn vị kế tốn đã được kiểm tốn khi cơng khaiphải kèm theo kết luận của tổ chức kiểm toán.
Đối với doanh nghiệp nhà nước: Đơn vị kế toán phải nộp báo cáo tàichính năm chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán
năm; đối với Tổng công ty nhà nước chậm nhất là 90 ngày; Đơn vị kếtốn trực thuộc Tổng cơng ty nhà nước nộp báo cáo tài chính năm cho Tổngcơng ty theo thời hạn do Tổng công ty quy định.
Đối với các loại doanh nghiệp khác : Đơn vị kếtoán là doanh nghiệp tưnhân và công ty hợp danh phải nộp báo cáo tài chính năm chậm nhất là 30ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm; đối với các đơn vị kế toán khác,thời hạn nộp báo cáo tài chính năm chậm nhất là 90 ngày; Đơn vị kếtốn trựcthuộc nộp báo cáo tài chính năm cho đơn vị kế toán cấp trên theo thời hạn dođơn vị kế tốn cấp trên quy định.
1.5.4.2 Tổ chức phân tích thơng tin kế tốn
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế như hiện nay, các doanh nghiệp Việtnam không chỉ chịu sức ép cạnh tranh với các công ty trong nước mà gay gắt,quyết liệt hơn từ các tập đoàn đa quốc gia, những công ty hùng mạnh cả vềvốn, thương hiệu và trình độ quản lý Do vậy để cạnh tranh được các doanhnghiệp phải tìm được cho mình một hướng đi hợp lý để tồn tại và phát triển.Một trong số các giải pháp cần phải làm là căn cứ vào các thơng tin kế tốnđể phân tích kinh tế tại doanh nghiệp mình Qua việc phân tích đánh giádoanh nghiệp sẽ thấy rõ được những ưu và nhược điểm trong việc tổ chức,hoạch định kế hoạch kinh doanh và đồng thời có thể thấy được những khảnăng tiềm tàng để khai thác và phát huy hết năng lực của mình.
Trang 36đưa ra các chính sách, hoạch định chiến lược phát triển kịp thời, tối ưu vàhiệu quả đồng thời có những quyết định phù hợp trong việc huy động, sửdụng vốn hiệu quả, tiết kiệm chi phí nhằm tối đa hóa lợi nhuận.
Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp bao gồm:
- Xác định bộ phận phân tích: Để kết quả phân tích có độ tin cậy cao thìngười tham gia bộ phận phân tích nhất thiết phải có trình độ chun mơn vàcó khả năng phân tích tốt
- Thời điểm phân tích: Mỗi dữ liệu khác nhau sẽ cho kết quả phân tíchkhác nhau nên doanh nghiệp cần xác định thời điểm nào sẽ có đầy đủ dữ liệunhất nhằm đảm bảo thu được kết quả phân tích tốt nhất Xác định được thờiđiểm phân tích cũng nhằm mục đích báo cho các đơn vị liên quan gửi dữ liệukịp thời cho bộ phận phân tích.
- Bộ phận nhận kết quả phân tích: Để q trình truyền tin được chính xácvà kịp thời, doanh nghiệp phải xác định những bộ phận nào sẽ nhận kết quảphân tích Điều này giúp kết quả phân tích được gửi tới các bộ phận đúnglúc, phục vụ ra quyết định của lãnh đạo doanh nghiệp.
1.5.5 Tổ chức công tác kiểm tra kế toán
Trang 37Nội dung kiểm tra kế toán bao gồm:
- Kiểm tra việc thực hiện các nội dung cơng tác kế tốn- Kiểm tra tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán
- Kiểm tra việc tổ chức quản lý và hoạt động nghề nghiệp kế toán
- Kiểm tra các việc chấp hành các quy định khác của pháp luật về kế toán.- Nội dung kiểm tra kế toán phải được xác định trong quyết định kiểm tra.Đối với Nhà nước, việc kiểm tra kế tốn là phương pháp tích cực có hiệuquả, khơng thể thiếu trong giám sát kinh tế nhằm thúc đẩy việc chấp hànhđiều lệ, chế độ kế toán, phát huy tác dụng của cơng tác kế tốn.
Đối với từng doanh nghiệp cũng cần kế hoạch kiểm tra công tác kế tốnnội bộ, sau khi kiểm tra phải có kết luận và ý kiến đề xuất với kết quả kiểmtra để phát huy hiệu quả của công tác quản lý thông qua kiểm tra kế tốn.
Q trình tự kiểm tra tài chính kế tốn phải tự kiểm tra việc thực hiệncác chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán, và các quy định pháp luật hiện hànhvề kế toán như:
- Kiểm tra việc lập, thu thập, xử lý chứng từ kế toán- Kiểm tra việc mở sổ, ghi sổ, khoá sổ kế toán
- Kiểm tra việc áp dụng và ghi chép các tài khoản kế toán
- Kiểm tra việc lập báo cáo tài chính, phân tích, nộp và sử dụng báo cáotài chính.
- Kiểm tra việc kiểm kê tài sản, lưu trữ tài liệu kế tốn.
1.5.6 Tổ chức ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn
Trang 38toán trong việc thu nhận, xử lý, tính tốn, lưu trữ, tìm kiếm và cung cấpthơng tin.
Nội dung tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác kế tốn:- Trang bị và lắp đặt hệ thống máy tính (phần cứng), bao gồm trang thiếtbị lắp đặt máy tính, các thiết bị ngoại vi, thiết kế hệ thống mạng…
- Lựa chọn và cài đặt phần mềm cần thiết, bao gồm phần mềm hệ điềuhành, quản trị cơ sở dữ liệu, phần mềm chương trình kế tốn…
- Xây dựng hệ thống danh mục các đối tượng và tổ chức mã hóa đốitượng quản lý.
- Tổ chức bố trí, sắp xếp phân cơng cán bộ kế tốn phù hợp, phân quyềncập nhật, khai thác thông tin.
- Tổ chức quản trị người dùng và bảo mật thông tin kế tốn.
Tổ chức quản trị người dùng thơng qua việc phân quyền thực hiện truycập cũng như khai thác trên hệ thống, cá nhân được phân quyền chỉ đượcphép thực hiện công việc trong phạm vi phân quyền Sử dụng các biện phápmang tính kỹ thuật: các bức tường lửa và hệ thống chống virus nhằm đảm bảoan toàn dữ liệu cũng như bảo mật thông tin Thiết lập được một quy trìnhcung cấp thơng tin kế tốn, cơng bố thơng tin căn cứ theo quy định của phápluật và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
1.6 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾTỐN TRONG DOANH NGHIỆP
Ảnh hưởng của môi trường pháp lý:
- Khung pháp lý về kế toán: Luật kế toán, Chuẩn mực kế toán, Chế độkế toán
- Các luật khác liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp
Trang 39Ảnh hưởng của mơi trường pháp lý mang tính tn thủ bảo vệ quyền lợichính đáng cho các đối tượng sử dụng thơng tin đa dạng ở bên ngồi doanhnghiệp, trong đó có các cơ quan chức năng của Nhà nước.
Ảnh hưởng của môi trường kinh doanh:
- Đặc điểm và lĩnh vực hoạt động
- Quy mô và đặc điểm tổ chức công tác quản lý
- Khả năng phát triển và hội nhập của doanh nghiệp tác động trực tiếpđến tổ chức công tác kế tốn
Ảnh hưởng của mơi trường kinh doanh mang tính chi phối nhằm thỏamãn nhu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng khác nhau có tính đa dạngvà mở rộng gắn liền với phạm vi toàn cầu.
1.7 KHUNG PHÁP LÝ CỦA VIỆT NAM VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁCKẾ TỐN
Luật kế tốn (số 03/2003/QH11)
Luật kế tốn là văn bản pháp lý cao nhất về kế toán do Quốc hội banhành, có hiệu lực thi hành từ 01/01/2004 Luật này quy định những vấn đềmang tính nguyên tắc: nội dung cơng tác kế tốn, tổ chức bộ máy kế tốn,người làm kế toán và hoạt động nghề nghiệp kế toán Những quy định nàylàm cơ sở nền tảng để xây dựng Chuẩn mực kế toán và Chế độ hướng dẫnkế toán.
Chuẩn mực kế toán
Trang 40Chế độ kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa (Quyết định số 48/2006/QĐ– BTC)
Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng cho tất cả các doanhnghiệp quy mô nhỏ và vừa thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế trongcả nước là Công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh,doanh nghiệp tư nhân và hợp tác xã Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừagồm 05 phần:
- Quy định chung;
- Hệ thống tài khoản kế toán;- Hệ thống Báo cáo tài chính;- Chế độ chứng từ kế tốn; - Chế độ sổ kế tốn.
Chế độ kế tốn doanh nghiệp (Thơng tư 200/2014/TT-BTC)
Ngày 22/12/2014 BTC ban hành Thông tư số 200/2014/TT-BTC hướngdẫn chế độ kế toan doanh nghiệp Thông tư này thay thế Chế độ kế toándoanh nghiệp ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, Thông tư số244/2009/TT-BTC Thông tư áp dụng cho năm tài chính bắt đầu hoặc saungày 01/01/2015 Thơng tư hướng dẫn kế toán áp dụng đối với các doanhnghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế Chế độ kế toán doanhnghiệp gồm 05 phần:
- Quy định chung;