LỜI CAM ĐOAN Bé gi¸o dôc vµ ®µo t¹o Trêng §¹i häc kinh doanh vµ c«ng nghÖ hµ néi §ÆNG HåNG S¥N Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i Côc Tin häc vµ Thèng kª tµi chÝnh Chuyªn ngµnh kÕ to¸n kiÓm[.]
Trang 1Bộ giáo dục và đào tạo
Trờng Đại học kinh doanh và công nghệ hà nội
ĐặNG HồNG SƠN
Hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốntại Cục Tin học và Thống kê tài chính
Chun ngành: kế tốn - kiểm toánMã số: 60.34.03.01
Ngời hớng dẫn khoa học:
Pgs.ts tHịnh văn vinh
Trang 2LỜI CAM ĐOAN
Tụi xin cam đoan bản luận văn là cụng trỡnh nghiờn cứu khoa học, độclập của tụi Cỏc số liệu, kết quả nờu trong luận văn là trung thực và cú nguồngốc rừ ràng.
TÁC GIẢ LUẬN VĂN
Trang 3MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOANMỤC LỤC
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮTDANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ
MỞ ĐẦU 1
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ Lí LUẬN VỀ TỔ CHỨC CễNG TÁC KẾ TỐN TẠIĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 3
1.1 Khỏi quỏt về đơn vị hành chớnh sự nghiệp 3
1.1.1 Khỏi niệm 3
1.1.2 Phõn loại đơn vị hành chớnh sự nghiệp 3
1.2 Khỏi quỏt về Kế toỏn trong đơn vị hành chớnh sự nghiệp 4
1.2.1 Khỏi niệm kế toỏn hành chớnh sự nghiệp 4
1.2.2 Nội dụng cụng tỏc kế toỏn trong cỏc đơn vị HCSN 5
1.2.3 í nghĩa, yờu cầu và nhiệm vụ của tổ chức cụng tỏc kế toỏn trong cỏc đơnvị HCSN 6
1.3 Nội dung tổ chức cụng tỏc kế toỏn trong đơn vị hành chớnh sự nghiệp 8
1.3.1 Tổ chức bộ mỏy kế toỏn 8
1.3.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toỏn và cụng tỏc hạch toỏn ban đầu 21
1.3.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toỏn 26
1.3.4 Tổ chức lựa chọn hỡnh thức kế toỏn và xõy dựng hệ thống sổ kế toỏn 32
1.3.5 Tổ chức hệ thống bỏo cỏo kế toỏn 36
1.3.6 Tổ chức thực hiện kiểm tra kế toỏn nội bộ .39
1.3.7 Tổ chức ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào cụng tỏc kế toỏn .41
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 44
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CễNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CỤCTIN HỌC VÀ THỐNG Kấ TÀI CHÍNH 45
2.1 Tổng quan về cục tin học và thống kờ tài chớnh 45
Trang 42.1.2 Cơ cấu tổ chức 51
2.1.3 Quản lý tài chớnh tại Cục Tin học và Thống kờ tài chớnh 52
2.2.Thực trạng tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại cục tin học và thống kờ tài chớnh 54
2.2.1 Thực trạng tổ chức bộ mỏy kế toỏn .54
2.2.2 Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế toỏn và cụng tỏc hạch toỏn ban đầu 56
2.2.3 Thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toỏn 66
2.2.4 Thực trạng tổ chức lựa chọn hỡnh thức kế toỏn và xõy dựng hệ thống sổkế toỏn 67
2.2.5 Thực trạng tổ chức hệ thống bỏo cỏo kế toỏn 73
2.2.6 Thực trạng tổ chức thực hiện kiểm tra kế toỏn nội bộ 75
2.2.7 Thực trạng tổ chức ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào cụng tỏc kế toỏn 782.3 Đỏnh giỏ thực trạng tổ chức cụng tỏc kế toỏn cụctin học và thống kờ tài chớnh 79
2.3.1 Những kết quả đạt được 79
2.3.2 Hạn chế tồn tại 81
2.3.3 Nguyờn nhõn tồn tại 90
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 92
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN TỔ CHỨC CễNG TÁC KẾ TỐNTẠI CỤC TIN HỌC VÀ THỐNG Kấ TÀI CHÍNH 93
3.1 Sự cần thiết, yờu cầu và nguyờn tắc hoàn thiện tổ chức cụng tỏc kế toỏntại Cục Tin học và Thống kờ tài chớnh 93
3.1.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức kế toỏn 93
3.1.2 Yờu cầu và nguyờn tắc hoàn thiện tổ chức cụng tỏc kế toỏn 94
3.2 Giải phỏp hoàn thiện tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại Cục Tin học và Thống kờtài chớnh 96
3.2.1 Hoàn thiện tổ chức bộ mỏy kế toỏn .96
3.2.2 Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toỏn và cụng tỏc hạch toỏn ban đầu 100
Trang 53.2.5 Hoàn thiện tổ chức hệ thống bỏo cỏo kế toỏn 106
3.2.6 Hoàn thiện tổ chức thực hiện kiểm tra kế toỏn nội bộ 107
3.2.7 Hoàn thiện tổ chức ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào cụng tỏc kế toỏn1103.3 Điều kiện thực hiện cỏc giải phỏp 113
3.3.1 Đối với Nhà nước và Hiệp hội nghề nghiệp 113
3.3.2 Về phớa Cục Tin học và Thống kờ tài chớnh 115
3.3.3 Về phớa cỏc cơ sở đào tạo .117
KẾT LUẬN 118DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Trang 6DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
BCTC Bỏo cỏo Tài chớnh
CTGS Chứng từ ghi sổHCSN Hành chớnh sự nghiệpKBNN Kho bạc Nhà nướcNKC Nhật ký chungNKCT Nhật ký chứng từNKSC Nhật ký sổ cỏiNSNN Ngõn sỏch Nhà nướcTSCĐ Tài sản cố định
THTK Tin học và Thống kờ tài chớnh
Trang 7DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ
BẢNG
Bảng 1.1: Tổ chức cụng tỏc kế toỏn theo mụ hỡnh riờng biệt 18
Bảng 1.2: Tổ chức cụng tỏc kế toỏn theo mụ hỡnh kết hợp 19
SƠ ĐỒSơ đồ 1.1: Bộ mỏy kế toỏn theo mụ hỡnh tổ chức tập trung 11
Sơ đồ 1.2: Bộ mỏy kế toỏn theo mụ hỡnh tổ chức phõn tỏn 13
Sơ đồ 1.3:Bộ mỏy kế toỏn theo mụ hỡnh tổ chức vừa tập trung vừa phõn tỏn 16
Sơ đồ 2.1: Bộ mỏy kế toỏn theo mụ hỡnh tổ chức phõn tỏn tại Cục THTK 57
Sơ đồ 2.2: Quy trỡnh thu tiền mặt của Cục THTK 63
Sơ đồ 2.3: Quy trỡnh chi tiền mặt của Cục THTK 64
Sơ đồ 2.4: Quy trỡnh rỳt dự toỏn ở kho bạc tại cục THTK 65
Sơ đồ 2.5: Quy trỡnh tăng tài sản 65
Trang 8MỞ ĐẦU1 Tớnh cấp thiết của dề tài
Trong bối cảnh hiện nay, nước ta đang trong quỏ trỡnh hội nhập kinh tếquốc tế, phỏt triển nền kinh tế thị trường, tớnh chất xó hội húa ngày càng cao,cạnh tranh ngày càng khốc liệt Bờn cạnh đú, sự phỏt triển luụn tiềm ẩn nhiềuyếu tố rủi ro, vỡ thế cụng tỏc tin học và thống kờ tài chớnh ngày càng cú vai trũquan trọng.
Cục Tin học và Thống kờ tài chớnh là đơn vị thuộc Bộ Tài chớnh, cúchức năng tham mưu, giỳp Bộ trưởng Bộ Tài chớnh thực hiện nhiệm vụ quảnlý nhà nước và tổ chức thực hiện cỏc hoạt động ứng dụng cụng nghệ thụng tinvà thống kờ trong ngành tài chớnh Trong đú, kế toỏn với vai trũ là cụng cụcquản lý hữu hiệu, cũng ngày càng được ban lónh đạo quan tõm nhiều hơn.Tuy nhiờn, hiện nay Cục Tin học và Thống kờ tài chớnh vẫn phải đối mặt vớinhững khú khăn trong cụng tỏc quản lý núi chung và cụng tỏc kế toỏn núiriờng Định mức, chế độ chi tiờu lạc hậu, thiếu cụ thể, phương thức cấp phỏtkinh phớ HCSN cũn chưa đồng bộ và cú tớnh quy chuẩn; thiếu cơ chế hướngdẫn, theo dừi, đỏnh giỏ và giỏm sỏt là những điểm tồn tại làm giảm hiệu quảhoạt động quản lý tài chớnh Bờn cạnh đú, sự ảnh hưởng những đặc thỡ ngànhnghề, lĩnh vực hoạt động đến hiệu quả hoạt động tổ chức kế toỏn của đơn vịcũng cần được nghiờn cứu để cải tiến và hoàn thiện cho phự hợp, đặc biệt việctổ chức cụng tỏc kế toỏn tại Cục Tin học và Thống kờ tài chớnh cũn nhiều hạn
chế Vỡ vậy, tỏc giả đó chọn đề tài “Hồn thiện tổ chức cụng tỏc kế toỏn tạiCục Tin học và Thống kờ tài chớnh” nhằm mục đớch hoàn thiện tổ chức cụng
tỏc kế toỏn cho Cục Tin học và Thống kờ tài chớnh.
2 Mục đớch nghiờn cứu của đề tài
Trang 9- Phõn tớch, đỏnh giỏ thực trạng tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại Cục Tinhọc và Thống kờ tài chớnh chỉ rừ tồn tại, hạn chế và nguyờn nhõn của tổn tại,hạn chế đú
- Đề xuất giải phỏp nhằm hoàn thiện tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại CụcTin học và Thống kờ tài chớnh
3 Đối tượng và phạm vi nghiờn cứu
- Đối tượng nghiờn cứu của đề tài: Tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại đơn vịHCSN
- Phạm vi nghiờn cứu: Hoàn thiện tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại Cục Tinhọc và Thống kờ tài chớnh kết hợp giữa kế toỏn tài chớnh và kế toỏn quản trị ởmột mức độ.
- Thời gian nghiờn cứu từ 2014 đến thỏng 10 năm 2015
4 í nghĩa Khoa học và thực tiễn
Thụng qua nghiờn cứu này, đề tài sẽ hệ thống húa và làm rừ hơn lý luậnvề tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại đơn vị HCSN, đồng thời đề tài sẽ làm rừ thựctrạng và đề ra cỏc giải phỏp nhằm hoàn thiện tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại CụcTin học và Thống kờ tài chớnh.
5 Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục…đề tài gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại đơn vị HCSNChương 2: Thực trạng tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại đơn vị HCSN
Chương 3: Giải phỏp hoàn thiện tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại Cục Tin
Trang 10CHƯƠNG 1
CƠ SỞ Lí LUẬN VỀ TỔ CHỨC CễNG TÁC KẾ TOÁNTẠI ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
1.1 Khỏi quỏt về đơn vị hành chớnh sự nghiệp 1.1.1 Khỏi niệm
Đơn vị hành chớnh sự nghiệp là những đơn vị quản lý hành chớnh nhànước, đơn vị sự nghiệp y tế, văn húa, giỏo dục, thể thao sự nghiệp khoa họccụng nghệ, sự nghiệp kinh tế, hoạt động bằng nguồn kinh phớ nhà nước cấp,cấp trờn cấp hoặc cỏc nguồn kinh phớ khỏc như thu sự nghiệp, phớ, lệ phớ thutừ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, nhận viện trợ, biếu tặng, theonguyờn tắc khụng bồi hoàn trực tiếp để thực hiện nhiệm vụ của Đảng và Nhànước giao.
1.1.2 Phõn loại đơn vị hành chớnh sự nghiệp
Theo tớnh chất cỏc đơn vị HCSN bao gồm:
Cỏc đơn vị hành chớnh thuần tỳy: Đú là cỏc cơ quan cụng quyền trong bộmỏy quản lý hành chớnh Nhà nước (cỏc đơn vị quản lý hành chớnh Nhà nước)
Cỏc đơn vị sự nghiệp: Sự nghiệp văn húa, sự nghiệp giỏo dục, sựnghiệp y tế, sự nghiệp kinh tế, sự nghiệp nghiờn cứu khoa học,
Cỏc tổ chức đồn thể xó hội nghề nghiệp quần chỳng,
Theo phõn cấp quản lý tài chớnh,đơn vị HCSN được tổ chức theo hệthống dọc tương ứng với từng cấp ngõn sỏch nhằm phự hợp với cụng tỏc chấphành ngõn sỏch cấp đú.Cụ thể đơn vị HCSN chia thành 3 cấp:
Trang 11Đơn vị dự toỏn cấp II: Trực thuộc đơn vị dự toỏn cấp I chịu sự lónh đạotrực tiếp về tài chớnh và quan hệ cấp phỏt vốn của đơn vị dự toỏn cấp I Đơnvị dự toỏn cấp II quản lý phần vốn ngõn sỏch do đơn vị dự toỏn cấp I phõnphối bao gồm phần kinh phớ của bản thõn đơn vị và phần kinh phớ của cỏc đơnvị dự toỏn cấp III trực thuộc.
Đơn vị dự toỏn cấp III: Trực thuộc đơn vị dự toỏn cấp II chịu sự lónhđạo trực tiếp về tài chớnh và quan hệ cấp phỏt vốn của đơn vị dự toỏn cấp II.Đơn vị dự toỏn cấp III trực tiếp sử dụng kinh phớ của ngõn sỏch chấp hành cỏcchớnh sỏch về chi tiờu, về hoạch toỏn, tổng hợp chi tiờu kinh phớ bỏo cỏo lờnđơn vị cấp II và cơ quan tài chớnh cựng cấp theo định kỳ.
Đơn vị dự toỏn cấp dưới của cấp III: Được nhận kinh phớ để thực hiệnphần cụng việc cụ thể, khi chi tiờu phải thực hiện cụng tỏc kế toỏn và quyếttoỏn với đơn vị dự toỏn cấp trờn như quy định đối với đơn vị dự toỏn cấp IIIvà với cấp II và với cấp I.
Như vậy đơn vị HCSN rất đa dạng, phạm vi rộng, chi cho hoạt độngchủ yếu được thụng qua nguồn kinh phớ nhà nước cấp phỏt Đặc điểm nổi bậtcủa đơn vị HCSN là khụng phải là đơn vị hạch toỏn kinh tế, chức năng chủyếu khụng phải là sản xuất kinh doanh mà hoạt động theo mục tiờu,nhiệm vụcủa Nhà nước.
Cục THTK thuộc loại hỡnh đơn vị tài chớnh thuần tỳy, là đơn vị dự toỏncấp III trực thuộc Bộ Tài chớnh là đơn vị dự toỏn cấp I Cỏc Phũng/Trung tõmlà đơn vị dự toỏn cấp dưới của Cục THTK.
1.2 Khỏi quỏt về Kế toỏn trong đơn vị hành chớnh sự nghiệp.1.2.1 Khỏi niệm kế toỏn hành chớnh sự nghiệp
Trang 12hỡnh chấp hành dự toỏn thu, chi và thực hiện cỏc tiờu chuẩn, định mức thu, chitại cỏc cơ quan đơn vị.
Kế toỏn hành chớnh sự nghiệp chịu sự điều chỉnh của Luật kế toỏn, cỏcvăn bản hướng dẫn thực hiện Luật kế toỏn trong lĩnh vực kế toỏn Nhà nước vàcỏc nội quy cụ thể trong Chế độ kế toỏn Hành chớnh sự nghiệp.
1.2.2 Nội dụng cụng tỏc kế toỏn trong cỏc đơn vị HCSN
(1) Thu nhập thụng tin về cỏc hoạt động kinh tế tài chớnh của đơn vị: Làcụng việc kế toỏn lập chứng từ kế toỏn cỏc nghiệp vụ, giao dịch kinh tế tàichớnh phỏt sinh và hoàn thành theo đỳng nội dung kinh tế, số liệu, thời gian vàđịa điểm phỏt sinh, vào cỏc chứng từ phự hợp Người ta gọi đõy là cụngviệc lập chứng từ kế toỏn.
(2) Hệ thống húa, xử lý thụng tin: Đú là cỏc cụng việc kế toỏn ghi chộp(phản ỏnh) cỏc nghiệp vụ kinh tế tài chớnh (đó được phản ỏnh trờn cỏc chứngtừ hợp phỏp,hợp lệ) vào cỏc sổ kế toỏn tổng hợp, sổ chi tiết liờn quan thụngqua phương phỏp tài khoản kế toỏn và trỡnh tự ghi sổ theo hỡnh thức kế toỏnphự hợp Ngoài ra, kế toỏn cũn sử dụng cỏc phương phỏp tớnh giỏ, cũng nhưkĩ thuật tớnh toỏn, phõn bổ, để tớnh ra những chỉ tiờu cần thiết phục vụ choviệc ghi sổ kế toỏn Người ta gọi đõy là cụng việc ghi sổ kế toỏn.
Trang 13theo quy trỡnh chuyờn mụn, phương phỏp kế toỏn và kĩ thuật nghiệp vụ, theocỏc nguyờn tắc, chuẩn mực kế toỏn và cỏc quy định chung về chuẩn mựcchuyờn mụn, Hệ thống bỏo cỏo kế toỏn được cung cấp cho cỏc đối tượngsử dụng thụng tin kế toỏn.
Tất cả cỏc cụng việc kế toỏn nờu trờn đều được thực hiện thụng quaviệc tổ chức cỏc cụng việc từ tổ chức bộ mỏy kế toỏn đến tổ chức cụng tỏchoạch toỏn ban đầu, tổ chức hệ thống sổ và ghi sổ kế toỏn, Đú chớnh lànhững nội dung chủ yếu của tổ chức cụng tỏc kế toỏn ở đơn vị.
1.2.3 í nghĩa, yờu cầu và nhiệm vụ của tổ chức cụng tỏc kế toỏn trong cỏcđơn vị HCSN
1.2.3.1 í nghĩa của tổ chức cụng tỏc kế toỏn trong cỏc đơn vị HCSN
Tổ chức cụng tỏc kế toỏn ở cỏc đơn vị cú những ý nghĩa sau:
- Cung cấp thụng tin chớnh xỏc kịp thời phục vụ cho lónh đạo và quảnlý kế toỏn tài chớnh tại cỏc đơn vị.
- Đảm bảo ghi chộp, phản ỏnh và quản lý chặt chẽ cỏc loại tài sản, cỏckhoản nợ phải trả, Vốn chủ sở hữu, giỳp cho việc nõng cao hiệu quả sử dụngtài sản,sử dụng vốn đỳng mục đớch.
- Tớnh toỏn đỳng đắn kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh thỳc đẩyhoạch toỏn kinh tế, mở rộng hoạch toỏn kinh tế nội bộ.
- Thực hiện được đầy đủ chức năng, nhiệm vụ và yờu cầu của kế toỏntrong từng thời kỡ.
1.2.3.2 Yờu cầu của tổ chức cụng tỏc kế toỏn trong cỏc đơn vị HCSN
Để tổ chức cụng tỏc kế toỏn phỏt huy tốt nhất vai trũ của mỡnh, khi tổchức cụng tỏc kế toỏn ở địa vị cần phải đỏp ứng cỏc yờu cầu cơ bản sau:
Trang 14- Tổ chức cụng tỏc kế toỏn ở đơn vị phải đảm bảo phự hợp với đặc điểmtổ chức sản xuất, tổ chức quản lý, quy mụ và địa bàn hoạt động của đơn vị.
- Tổ chức cụng tỏc kế toỏn ở đơn vị phải phự hợp với biờn chế đội ngũvà khả năng trỡnh độ của đội ngũ cỏn bộ nhõn viờn kế toỏn hiện cú;
- Tổ chức cụng tỏc kế toỏn phải đảm bảo thực hiện đầy đủ chức năngnhiệm vụ kế toỏn trong đơn vị, thu nhận, kiểm tra, xử lý và cung cấp thụng tinkế toỏn đỏp ứng yờu cầu quản lý, quản trị của đơn vị và của Nhà nước;
- Tổ chức cụng tỏc kế toỏn phải đảm bảo được những yờu cầu củathụng tin kế toỏn và tiết kiệm chi phớ hạch toỏn
1.2.3.3 Nhiệm vụ của tổ chức cụng tỏc kế toỏn trong cỏc đơn vị HCSN
- Tổ chức hợp lý bộ mỏy kế toỏn ở đơn vị phự hợp với đặc điểm, điềukiện tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý và phõn cấp quản lý tàichớnh ở đơn vị, đảm bảo đủ số lượng, cú chất lượng đảm bảo hoàn thành mọinội dung cụng việc kế toỏn của đơn vị với chi phớ tiết kiệm nhất Thực hiện kếhoạch húa cụng tỏc kế toỏn, cú sự phõn cụng, phõn nhiệm rừ ràng cho từngnhõn viờn kế toỏn Xỏc định được mối quan hệ cụng việc giữa bộ phận kếtoỏn với cỏc bộ phận quản lý khỏch trong đơn vị.
- Xỏc định rừ mối quan hệ giữa cỏc bộ phận trong bộ mỏy kế toỏn vớicỏc bộ phận quản lý khỏc trong đơn vị về cỏc cụng việc liờn quan đến cụngtỏc kế toỏn và thu nhập, cung cấp cỏc thụng tin kinh tế, tài chớnh liờn quan chocỏc nhà quản lý.
- Tổ chức võn dụng chế độ kế toỏn, chuẩn mực kế toỏn, thụng lệ kếtoỏn, luật kế toỏn đó ban hành và được thừa nhận với việc lựa chọn một hỡnhthức kế toỏn phự hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị.
Trang 15cỏn bộ kế toỏn Tổ chức phổ biến hướng dẫn cỏc chế độ thể lệ về tài chớnhkế toỏn cho cỏn bộ cụng nhõn viờn trong đơn vị Tổ chức kiểm tra kế toỏntrong nội bộ.
1.3 Nội dung tổ chức cụng tỏc kế toỏn trong đơn vị hành chớnh sự nghiệp
1.3.1 Tổ chức bộ mỏy kế toỏn
Để tổ chức thu nhận, xử lý và cung cấp thụng tin, đỏp ứng nhu cầu củacỏc đối tượng sử dụng, mọi trong những khõu quan trọng và cú ý nghĩa quyếtđịnh là khõu tổ chức bộ mỏy kế toỏn Bộ mỏy kế toỏn ở đơn vị là một bộ phậnquan trọng trong cơ cấu bộ mỏy quản lý của đơn vị Bộ mỏy kế toỏn bao gồmtập thể cỏn bộ, nhõn viờn kế toỏn cũng cụng tỏc để thực hiện toàn bộ cụng tỏckế toỏn, thống kờ và cụng tỏc tài chớnh (tài vụ) ở đơn vị.
Những cụng việc chớnh của nội dung tổ chức này:
- Lựa chọn mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn ỏp dụng ở đơn vị cho phựhợp với đặc điểm tổ chức quản lý, quy mụ hoạt động.
Mỗi đơn vị hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực khỏc nhau, cú đặcđiểm và yờu cầu quản lý khỏc nhau Do vậy việc lựa chọn và xõy dựng mụhỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn cho mỗi đơn vị cũng khỏc nhau.
Để cho bộ mỏy kế toỏn phỏt huy hết khả năng đem lại hiệu quả caonhất, đơn vị phải lựa chọn, xõy dựng được mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏnkhoa học và hợp lý Việc lựa chọn, ỏp dụng mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏnảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức bộ mỏy kế toỏn Do vậy, việc lựa chọnmụ hỡnh phự hợp để tổ chức bộ mỏy kế toỏn là nội dung đầu tiờn và quantrọng trong tổ chức cụng tỏc kế toỏn của đơn vị.
Trang 16phớ, nõng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, Điều này cú ý nghĩa quantrọng và tỏc động quyết định đến hiệu quả và chất lượng của cụng tỏc kế toỏn,giỳp cho việc tổ chức cụng tỏc kế toỏn thực hiện được đầy đủ chức năng,nhiệm vụ của kế toỏn qua đú phỏt huy được vai trũ của kế toỏn trong quản lýkinh tế, tài chớnh ở đơn vị.
Về mặt lý thuyết và thực tế cú 3 mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn chủyếu là:
- Mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn tập chung;- Mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn phõn tỏn;
- Mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn vừa tập chung vừa phõn tỏn.
Việc lựa chọn, ỏp dụng mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn của đơn vịphải dựa vào cỏc căn cứ sau:
- Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh; quy mụ, địa bàn hoạt động củađơn vị; lĩnh vực, ngành nghề hoạt động của đơn vị Trong trường hợp đơn vịcú quy mụ lớn, địa bàn hoạt động phõn tỏn thường ỏp dụng mụ hỡnh tổ chứcbộ mỏy kế toỏn phõn tỏn hoặc kết hợp giữa tập trung và phõn tỏn; trường hợpcỏc đơn vị cú quy mụ nhỏ, địa bàn hoạt động tập trung thường ỏp dụng mụhỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn tập trung.
- Đặc điểm, tỡnh hỡnh phõn cấp quản lý kinh tế, tài chớnh trong đơn vị.Cỏc đơn vị cú phõn cấp quản lý, phõn cấp hoạch toỏn đến từng đơn vị trựcthuộc thường ỏp dụng mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn phõn tỏn; Cũn cỏc đơnvị khụng cú phõn cấp quản lý và hoạch toỏn đến dơn vị trực thuộc ỏp dụng mụhỡnh tổ chức kế toỏn tập trung.
Trang 17- Tỡnh hỡnh trang bị cỏc phương tiện kĩ thuật tớnh toỏn và thụng tintrong cụng tỏc kế toỏn của đơn vị Cỏc đơn vị đó trang bị cỏc phương tiện kĩthuật và thụng tin trong cụng tỏc kế toỏn trỡnh độ cao cú thể ỏp dụng mụ hỡnhtổ chức bộ mỏy kế toỏn tập trung Ngược lại, cú thể ỏp dụng bộ mỏy kế toỏnphõn tỏn.
Nội dung cụ thể của cỏc mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn như sau:Mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn tập trung
Theo mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn này, toàn đơn vị tổng thể chỉ tổchức một phũng kế toỏn trung tõm (đơn vị kế toỏn cơ sở) ở đơn vị chớnh cũn ởcỏc đơn vị phụ thuộc đều khụng tổ chức kế toỏn riờng.
Trang 18Bộ mỏy kế toỏn tổ chức theo mụ hỡnh tập trung thể hiện qua sơ đồ sau:KẾ TOÁN TRƯỞNG(Trưởng Phũng kế toỏn)Bộ phậntài chớnh,kế toỏnvốn bằngtiền, vayvà thanhtoỏnBộ phậnkế toỏntổng hợpvà kiểmtra kế toỏnBộ phậnkế toỏntập hợpchi phớ vàtớnh giỏthành (nếucú)Bộ phậnkế toỏn vậttư, nguyờnvật liệu, tàisản cốđịnhBộ phậnkế toỏntiền lươngvà cỏckhoảntrớch theolươngBộ phậnkế toỏnthànhphẩm vàtiờu thụ,thuếBộ phậnkế toỏn,quyết toỏnvốn đầu tưxõy dựng Bộ phậnkế toỏn,
Cỏc nhõn viờn kinh tế ở cỏc bộ phận phụthuộc
Ghi chỳ: Quan hệ chỉ đạo
Trang 19Ưu điểm của mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toàn này đảm bảo sự lónh đạo
tập trung, thống nhất cụng tỏc kế toỏn, thuận tiện cho việc cơ giúi húa cụngtỏc kế toỏn, dễ phõn cụng cụng tỏc, kiểm tra, xử lý và cung cấp thụng tin kếtoỏn kịp thời, bồi dưỡng và nõng cao trỡnh độ của cỏn bộ, nhõn viờn kế toỏn,nõng cao hiệu suất cụng tỏc kế toỏn.
Nhược điểm của mụ hỡnh này là hạn chế trong việc giỏm sỏt, kiểm tra
của kế toỏn cỏc đơn vị phụ thuộc,
Điều kiện ỏp dụng cho mụ hỡnh tổ chức này chủ yếu là những đơn vị cúquy mụ nhỏ, hoặc cú quy mụ vừa, tổ chức hoạt động tập trung trờn cựng địabàn, hoặc ở những đơn vị cú quy mụ lớn, địa bàn hoạt động phõn tỏn nhưngđó được trang bị và ỏp dụng phương tiện kĩ thuật ghi chộp tớnh toỏn, thụng tinhiện tại và tổ chức quản lý tập trung thường lựa chọn mụ hỡnh tổ chức bộ mỏykế toỏn tập trung.
Mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn phõn tỏn
Theo mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn này, ở đơn vị chớnh thành lậpphũng kế toỏn trung tõm, cũn ở cỏc đơn vị phụ thuộc đó được phõn cấp quảnlý kinh tế, tài chớnh nội bộ đều cú tổ chức kế toỏn riờng (cỏc đơn vị kế toỏnphụ thuộc).
Trong trường hợp này, cụng việc kế toỏn ở toàn đơn vị được phõncụng, phõn cấp như sau:
- Ở phũng kế toỏn trung tõm cú nhiệm vụ:
+ Thực hiện cỏc phần hành kế toỏn phỏt sinh ở đơn vị chớnh; cụng tỏctài chớnh và cụng tỏc thống kờ trong toàn đơn vị:
+ Hướng dẫn và kiểm tra cụng tỏc kế toỏn ở cỏc đơn vị trực thuộc;+ Thu nhận, kiểm tra cỏc bỏo cỏo kế toỏn, thống kờ của cỏc đơn vị trựcthuộc gửi lờn và lập bỏo cỏo kế toỏn thống kờ tổng hợp cho cỏc đơn vị.
Trang 20khõu hoạch toỏn ban đầu, ghi sổ sỏch kế toỏn lờn lập được cỏc bỏo cỏo kếtoỏn, thống kờ định kỳ gửi về phũng kế toỏn trung tõm.
Bộ mỏy kế toỏn tổ chức theo mụ hỡnh phõn tỏn thể hiện qua (sơ đồ 1.2)
Sơ đồ 1.2: Bộ mỏy kế toỏn theo mụ hỡnh tổ chức phõn tỏn
Bộ phận kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương
Bộ phận kế toỏn thành phẩm và tiờu thụ, thuế
Bộ phận kế toỏn tổng hợp và kiểm tra kế toỏnBộ phận kế toỏn tập hợp chi phớ và tớnh giỏ thành
Trang 21Ưu điểm của mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn này là cụng tỏc kế toỏn
gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị phụ thuộc ,tạo điềukiện thuận lợi cho kế toỏn kiểm tra ,giỏm sỏt trực tiếp cỏc hoạt động kinh tếtài chớnh ,phục vụ kịp thời cho lónh đạo ở cỏc bộ phận phụ thuộc trong việcđiều hành và quản lý hiệu quả cỏc hoạt động ở bộ phận phụ thuộc đú ,tạo điềukiện cho tiến hành hạch toỏn kinh tế nội bộ;
Nhược điểm của mụ hỡnh này là bộ mỏy kế toỏn cồng kềnh,thụng
thường thụng tin cung cấp khụng được kịp thời hạn chế sự kiểm tra,chỉ đạosỏt sao của lónh đạo đơn vị đối với tồn bộ hoạt động của đơn vị.
Điều kiện ỏp dụng cho mụ hỡnh này là phự hợp với cỏc đơn vị cú quymụ lớn,hoạt động trờn địa bàn phõn tỏn chưa trang bị và ứng dụng phươngtiện kỹ thuật hiện đại trong cụng tỏc kế toỏn.
Mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn vừa tập trung vừa phõn tỏn
Theo mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn này,ở đơn vị chớnh thành lậpphũng kế toỏn trung tõm làm nhiệm vụ hương dẫn kiểm tra kế toỏn đơn vị ởcỏc đơn vị phụ thuộc lớn,đủ trỡnh độ quản lý được phõn cấp quản lý kinh tế tàichớnh nội bộ ở mức độ cao thỡ cho tổ chức kế toỏn riờng Cũn ở cỏc đơn vịphụ thuộc nhỏ hoặc chưa đủ trỡnh độ quản lý, chưa được phõn cấp quản lýkinh tế, tài chớnh nội bộ ở mức độ cao thỡ khụng cho tổ chức kế toỏn riờng màchỉ bố trớ nhõn viờn hạch toỏn làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toỏn ban đầu ,thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phũngkế toỏn trung tõm (trong trường hợp đơn vị phụ thuộc nhỏ được ghộp với đơnvị phụ thuộc khỏc cú tổ chức kế toỏn riờng thỡ chuyển chứng từ về đơn vị kếtoỏn phụ thuộc đú);
Trong trường hợp này cụng việc kế toỏn của toàn đơn vị tổng thể đượcphõn cấp như sau:
Trang 22+ Thực hiện cụng việc kế toỏn phỏt sinh ở đơn vị chớnh và ở cỏc đơn vịphụ thuộc khụng cú tổ chức kế toỏn riờng;
+ Hướng dẫn, kiểm tra cụng tỏc kế toỏn ở cỏc đơn vị trực thuộc;
+Thu nhận kiểm tra bỏo cỏo kế toỏn ở cỏc đơn vị phụ thuộc cú tổ chứckế toỏn riờng gửi đến và lập bỏo cỏo kế toỏn tổng hợp toàn đơn vị tổng thể;
+ Thực hiện cụng tỏc tài chớnh, thống kờ, tổng hợp số liệu để lập bỏocỏo kế toỏn đơn vị.
- Ở cỏc đơn vị kế toỏn phụ thuộc cú nhiệm vụ thực hiện toàn bộ cụngviệc kế toỏn phỏt sinh ở đơn vị mỡnh, cụng tỏc tài chớnh, thống kờ trong phạmvi đơn vị mỡnh và định kỡ lập cỏc bỏo cỏo kế toỏn, thống kờ gửi về phũng kếtoỏn trung tõm.
Cỏc nhõn viờn hoạch toỏn ở cỏc đơn vị trực thuộc khụng cú tổ chứckế toỏn riờng thực hiện cỏc phần hành cụng việc hạch toỏn được phũng kếtoỏn trung tõm giao dịch và định kỡ gửi chứng từ kế toỏn về phũng kế toỏntrung tõm.
Ưu điểm của mụ hỡnh này là tạo điều kiện cho kế toỏn gắn với cỏc
hoạt động của đơn vị, kiểm tra, giỏm sỏt chặt chẽ cỏc hoạt động một cỏchcú hiệu quả.
Nhược điểm của mụ hỡnh này là bộ mỏy kế toỏn vẫn cồng kềnh.
Điều kiện ỏp dụng cho mụ hỡnh này là phự hợp với đơn vị cú quy mụlớn, hoạt động trờn địa bàn vừa tập trung vừa phõn tỏn, cỏc đơn vị phụ thuộcđược hạch toỏn quản lý ở mức độ khỏc nhau.
Trang 23Sơ đồ 1.3:Bộ mỏy kế toỏn theo mụ hỡnh tổ chức vừa tập
KẾ TOÁN TRƯỞNG(Trưởng phũng kế toỏn)
KẾ TOÁN TRƯỞNG
(Trưởng phũng kế toỏn cỏc đơn vị phụ thuộc)Bộ phận tài chớnh, kế
toỏn vốn bằng tiền, vay và thanh toỏn
Bộ phận kế toỏn tổng hợp và kiểm tra kế toỏnBộ phận kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lươngBộ phận kế toỏn thành phẩm và tiờu thụ, thuếBộ phận kế toỏn, quyết toỏn vốn đầu tư
xõy dựngBộ phận kế toỏn, Bộ phận kế toỏn tập hợp chi phớ và tớnh giỏ thànhBộ phận kế toỏn vật tư, nguyờn vật liệu,
tài sản cố định
Bộ phận kế toỏn vốn bằng tiền, vay và thanh toỏn
Bộ phận kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương
Bộ phận kế toỏn hàng húa và bỏn hàng, thuế
Bộ phận kế toỏn tổng hợp và kiểm tra kế toỏn
Bộ phận kế toỏn tập hợp chi phớ và tớnh giỏ thành sản phẩm (nếu
cú)
Trang 24trung vừa phõn tỏn
Lựa chọn mụ hỡnh tổ chức kế toỏn tài chớnh và kế toỏn quản trị.
Cụng tỏc kế toỏn trong đơn vị bao gồm kế toỏn tài chớnh và kế toỏnquản trị.
- Kế toỏn tài chớnh là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phõn tớch và cungcấp thụng tin kinh tế, tài chớnh bằng bỏo cỏo tài chớnh cho đối tượng sử dụngthụng tin của đơn vị kế toỏn.
- Kế toỏn quản trị là việc thu thập, xử lý, phõn tớch và cung cấp thụngtin kinh tế, tài chớnh theo yờu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chớnhtrong nội bộ đơn vị kế toỏn.
Khi tổ chức thực hiện cụng tỏc kế toỏn tài chớnh và kế toỏn quản trị,đơn vị đồng thời phải thực hiện kế toỏn tổng hợp và kế toỏn chi tiết.
- Kế toỏn tổng hợp phải thu thập, xử lý, ghi chộp và cung cấp thụng tintổng quỏt về hoạt động kinh tế và tài chớnh của đơn vị Kế toỏn tổng hợp sửdụng đơn vị tiền tệ để phản ỏnh tỡnh hỡnh tài sản, nguồn hỡnh thành tài sản,tỡnh hỡnh và kết quả hoạt động kinh tế, tài chớnh của đơn vị kế toỏn.
- Kế toỏn chi tiết phải thu thập, xử lý, ghi chộp và cung cấp thụng tinchi tiết bằng đơn vị tiền tệ, đơn vị hiện vật và đơn vị thời gian lao động theotừng đối tượng kế toỏn cụ thể trong đơn vị kế toỏn Số liệu kế toỏn chi tiếtphải khớp đỳng với số liệu kế toỏn tổng hợp trong một kỡ kế toỏn
Khi tổ chức cụng tỏc kế toỏn tài chớnh và kế toỏn quản trị, đơn vị phảicăn cứ vào quy mụ, phạm vi hoạt động; tớnh chất và yờu cầu quản lý của mỡnhđể tổ chức thực hiện cả hai nội dung này cho phự hợp theo một trong ba mụhỡnh sau:
- Mụ hỡnh tổ chức cụng tỏc kế toỏn tài chớnh tỏch rời với kế toỏn quảntrị (mụ hỡnh tổ chức cụng tỏc kế toỏn riờng biệt);
Trang 25trị (mụ hỡnh tổ chức cụng tỏc kế toỏn kết hợp);- Mụ hỡnh tổ chức cụng tỏc kế toỏn hỗn hợp.
Mụ hỡnh tổ chức cụng tỏc kế toỏn riờng biệt
Tổ chức cụng tỏc kế toỏn theo mụ hỡnh riờng biệt được thể hiện tại bảng 1.1.
Bảng 1.1: Tổ chức cụng tỏc kế toỏn theo mụ hỡnh riờng biệt
Nội dungKế toỏn tài chớnhKế toỏn quản trị
Bộ mỏykế toỏn
Bộ phận riờng: thu nhận, xửlý và cung cấp thụng tin quahệ thống bỏo cỏo tài chớnh
Bộ phận riờng: thu nhận, xử lý và cungcấp thụng tin qua hệ thống bỏo cỏo kếtoỏn quản trị
Chứng từkế toỏn
Tổ chức thực hiện theo quyđịnh
Xõy dựng hệ thống chứng từ riờng biệt chophự hợp: mẫu biểu, nội dung, lập và luõnchuyển tựy theo yờu cầu quản trị đơn vịHệ thống
tài khoảnkế toỏn
Áp dụng hệ thống tài khoảnkế toỏn thống nhất theo quyđịnh: gồm tài khoản cấp 1,cấp 2, cấp 3
Xõy dựng hệ thống tài khoản riờng chophự hợp với yờu cầu quản trị cụ thể củađơn vị Cỏc tài khoản được mở chi tiếttựy theo yờu cầu
Hệ thốngsổ kế toỏn
Tổ chức hệ thống sổ kếtoỏn được quy định trongchế độ theo hỡnh thức kếtoỏn đơn vị đang ỏp dụngcho phự hợp
Xõy dựng hệ thống sổ kế toỏn với nộidung, mẫu biểu riờng theo yờu cầu Baogồm cả sổ kế toỏn tổng hợp và sổ kếtoỏn chi tiết
Hệ thốngbỏo cỏokế toỏn
Tổ chức lập, trỡnh bày hệthống bỏo cỏo tài chớnhtheo quy định
Xõy dựng hệ thống bỏo cỏo kế toỏnquản trị trờn cơ sở thụng tin của kế toỏnquản trị (bỏo cỏo thực hiện và bỏo cỏodự toỏn) Hệ thống bỏo cỏo này tỏchbiệt hệ thống bỏo cỏo tài chớnh
Trang 26tiện kĩ thuật tớnh toỏn và thụng tin hiện tại trong cụng tỏc kế toỏn.
Mụ hỡnh tổ chức cụng tỏc kế toỏn kết hợp
Tổ chức cụng tỏc kế toỏn theo mụ hỡnh kết hợp được thể hiện tạibảng 1.2
Bảng 1.2: Tổ chức cụng tỏc kế toỏn theo mụ hỡnh kết hợp
Nội dungKế toỏn tài chớnhKế toỏn quản trị
Bộ mỏy kếtoỏn
- Bộ phận chung: thu thập, xửlý, cung cấp thụng tin theo yờucầu quản lý tài chớnh núi chungcũng như yờu cầu quản trị đơnvị.
- Bộ phận riờng để thu thập, xử
lý thụng tin phục vụ yờu cầuquản trị cụ thể của đơn vị.
Chứng từ
kế toỏn Tổ chức thực hiện theo quy định
-Sử dụng hệ thống chứng từ chung theoquy định.
- Xõy dựng thờm cỏc chứng từ riờng biệtcho phự hợp để thu nhập thụng tin quỏkhứ, thụng tin dự đoỏn phục vụ yờu cầuquản trị cụ thể
Hệ thống tài khoản kế toỏn
Áp dụng hệ thống tài khoản kếtoỏn thống nhất theo quy định;gồm tài khoản cấp 1, cấp 2, cấp3.
-Khụng xõy dựng hệ thống tài khoảnriờng, tỏch rời với kế toỏn tài chớnh.-Sử dụng hệ thống tài khoản theo chế độquy định và mở chi tiết cho phự hợp vớiyờu cầu quản trị cụ thể của đơn vị.-Mở thờm cỏc tài khoản khỏc tựy theoyờu cầu
Hệ thống sổ kế toỏn
Tổ chức hệ thống sổ kế toỏnđược quy định trong chế độ theohỡnh thức kế toỏn đơn vị đangỏp dụng cho phự hợp.
-Sử dụng hệ thống sổ theo hỡnh thức kếtoỏn đang ỏp dụng.
-Xõy dựng thờm cỏc sổ kế toỏn với nộidung, mẫu biểu riờng theo yờu cầu: Baogồm cả sổ kế toỏn tổng hợp và sổ kếtoỏn chi tiết
Hệ thống bỏo cỏo kếtoỏn
Tổ chức lập, trỡnh bày hệ thốngbỏo cỏo tài chớnh theo quy định
Ngoài hệ thống bỏo cỏo tài chớnh cũnxõy dựng hệ thống bỏo cỏo kế toỏn quảntrị trờn cơ sở thụng tin của kế toỏn quảntrị (cú thể sử dụng thụng tin kế toỏn tàichớnh)
Trang 27Trỏnh được sự trựng lặp trong việc tổ chức thực hiện cỏc nội dung kế toỏn; tổchức cụng tỏc kế toỏn đơn giản, tạo điều kiện phỏt huy tối đa vai trũ, khả năngcủa từng bộ phận kế toỏn cũng như từng cỏn bộ kế toỏn cụ thể; Đảm bảo tổchức bộ mỏy kế toỏn gọn nhẹ, đạt hiệu quả cao Tạo điều kiện phỏt huy hiệuquả của việc trang bị cỏc phương tiện kĩ thuật tớnh toỏn và thụng tin hiện đạitrong cụng tỏc kế toỏn.
Mụ hỡnh tổ chức cụng tỏc kế toỏn tài chớnh và kế toỏn quản trịhỗn hợp:
Đõy là mụ hỡnh tổ chức cụng tỏc kế toỏn tài chớnh – kế toỏn quản trị cúsự kết hợp hai mụ hỡnh trờn Đặc trưng của mụ hỡnh này là: Trong toàn bộnhững nội dung của kế toỏn cú những nội dung được tổ chức kế toỏn riờngbiệt, cú những nội dung được tổ chức kết hợp.
- Đối với những nội dung kế toỏn được tổ chức riờng biệt: phải tổ chứcbộ phận kế toỏn tài chớnh, bộ phận kế toỏn quản trị riờng; ỏp dụng chế độ, cỏcquy định về tổ chức kế toỏn để thu nhận, xử lý và cung cấp thụng tin kế toỏntài chớnh Đồng thời, xõy dựng hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toỏn quảntrị riờng biệt theo yờu cầu quản trị đơn vị; Tổ chức lập, trỡnh bày hệ thống bỏocỏo kế toỏn quản trị trờn cơ sở thụng tin đầu vào của kế toỏn quản trị, tỏch rờinhững thụng tin trờn bỏo cỏo tài chớnh.
- Đối với những nội dung kế toỏn được tổ chức kết hợp: khụng phải tổchức bộ mỏy kế toỏn riờng mà bộ phận kế toỏn này thu nhập, xử lý, cung cấpthụng tin theo yờu cầu của kế toỏn tài chớnh và kế toỏn quản trị; sử dụng hệthống chứng từ, tài khoản, sổ kế toỏn vừa đỏp ứng yờu cầu kế toỏn tài chớnh,đồng thời được tổ chức chi tiết, cụ thể đỏp ứng yờu cầu kế toỏn quản trị Sửdụng số liệu, thụng tin của kế toỏn để lập hệ thống bỏo cỏo tài chớnh cũng nhưhệ thống bỏo cỏo kế toỏn quản trị theo yờu cầu;
Trang 28phũng kế toỏn và phõn cụng nhiệm vụ của từng cỏn bộ, nhõn viờn kế toỏn.Đơn vị muốn tổ chức bộ mỏy kế toỏn thỡ phải tổ chức nhõn sự cho bộmỏy kế toỏn Phải cử người làm kế toỏn trưởng để điều hành hoạt động của bộmỏy kế toỏn, đồng thời tuyển chọn và bố trớ nhõn lực cho bộ mỏy kế toỏn.
Người làm kế toỏn và kế toỏn trưởng phải thỏa món cỏc yờu cầu bắtbuộc Luật phỏp từng nước sẽ quy định cụ thể tiờu chuẩn, quyền hạn và trỏchnhiệm của người làm kế toỏn và kế toỏn trưởng.
Trờn cơ sở cỏc quy định của phỏp luật, đơn vị phải tổ chức, bố trớ nhõnlực cho bộ mỏy kế toỏn cú thể thực hiện tốt cỏc nhiệm vụ của mỡnh, bao gồmcỏc cụng việc cụ thể sau:
- Lựa chọn để bổ nhiệm hoặc thuờ kế toỏn trưởng cho đơn vị;
- Lựa chọn những người đủ tiờu chuẩn và phự hợp với yờu cầu của đơnvị hoặc thuờ người làm kế toỏn cho đơn vị;
- Kế toỏn trưởng phõn cụng nhiệm vụ cho từng nhõn viờn kế toỏn cụ thểđảm bảo phự hợp với năng lực trỡnh độ từng người và đảm bảo thuận tiệntrong quỏ trỡnh thực hiện nhiệm vụ;
- Lựa chọn và bố trớ đội ngũ nhõn viờn kế toỏn ở cỏc đơn vị trực thuộc.(2) Tổ chức bồi dưỡng cập nhật và nõng cao trỡnh độ nghiệp vụ chuyờnmụn, khoa học kỹ thuật quản lý và cỏc vấn đề về đạo đức nghề nghiệp chocỏn bộ nhõn viờn kế toỏn.
Để bộ mỏy kế toỏn hoạt động cú hiệu quả, đơn vị phải thường xuyờnđào tạo, bồi dưỡng nõng cao trỡnh độ và cập nhật kiến thức, cỏc vấn đề thayđổi cho nhõn viờn kế toỏn.
1.3.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toỏn và cụng tỏc hạch toỏn ban đầu
1.3.2.1 Khỏi niệm, phõn loại và nội dung của chứng từ kế toỏna) Khỏi niệm:
Trang 29vụ kinh tể, tài chớnh phỏt sinh và đó hồn thành Cỏc nghiệp vụ kinh tế, tàichớnh phỏt sinh cú liờn quan đến hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từkế toỏn Chứng từ kế toỏn là căn cứ để ghi sổ kế toỏn, kiểm soỏt cỏc hoạt
động kinh tế, tài chớnh “Nguồn: Giỏo trỡnh Kế toỏn Hành chớnh sự nghiệp –
TS.Phạm Văn Liờn”
b) Phõn loại chứng từ kế toỏn:
Theo cụng dụng kinh tế cỏc chứng từ được chia thành: chứng từ mệnhlệnh, chứng từ thực hiện, chứng từ thủ tục kế toỏn, chứng từ liờn hợp;
Theo địa điểm, cỏc chứng từ được chia thành chứng từ bờn trong vàchứng từ bờn ngoài;
Theo nội dung kinh tế, cỏc chứng từ được chia thành: chứng từ về laođộng tiền lương, vật tư, tiền tệ,
Theo quy định cú tớnh chất phỏp lý, cỏc chứng từ ỏp dụng trong đơn vịHành chớnh sự nghiệp được chia thành hai loại là cỏc chứng từ bắt buộc vàcỏc chứng từ hướng dẫn.
c) Cỏc nội dung cơ bản của chứng từ kế toỏn
Chứng từ kế toỏn sử dụng tại cỏc đơn vị HCSN bao gồm cỏc nội dungcơ bản sau: Tờn và số hiệu chứng từ; Ngày, thỏng, năm thành lập chứng từ;Tờn đơn vị, cỏ nhõn thành lập chứng từ; Tờn dơn vị, cỏ nhõn nhận chứng từ;Nội dung nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh; Cỏc chỉ tiờu về số lượng, đơn giỏ, sốtiền của nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh; Họ tờn và chữ ký của người lập, ngườiduyệt chứng từ.
1.3.2.2 Nội dung tổ chức hệ thống chứng từ kế toỏn và hạch toỏn ban đầu
Trang 30lập hệ thống chứng từ kế toỏn.
Tổ chức thu nhận thụng tin vào chứng từ kế toỏn là cụng việc chủ yếucủa cụng tỏc xõy dựng hệ thống thụng tin kế toỏn Nội dung của cụng việcnày là tổ chức hạch toỏn ban đầu ở cỏc bộ phận đợ vị.
(1) Xỏc định hệ thống chứng từ kế toỏn ỏp dụng ở đơn vị
Để tổ chức thu nhận thụng tin kế toỏn cỏc đơn vị cần xỏc định cho mỡnhmột hệ thống chứng từ nhất định, xỏc định những chứng từ nào dựng cho kếtoỏn tài chớnh, những chứng từ nào cần bổ sung thờm yếu tố để phục vụ thờmmục đớch quản trị và cỏc chứng từ sử dụng cho một nghiệp vụ cụ thể Tựytheo quy định của từng quốc gia mà xõy dựng biểu mẫu chứng từ cho phựhợp Tuy nhiờn, nội dung và phương phỏp ghi chộp trờn chứng từ phải đảmbảo thống nhất Việc xõy dựng và quy định biểu mẫu chứng từ kế toỏn trongcỏc đơn vị là một cụng việc quan trọng nú đảm bảo cho quỏ trỡnh thu nhận cỏcthụng tin kế toỏn một cỏch đầy đủ, trung thực, kịp thời.
(2) Tổ chức hạch toỏn ban đầu, lập chứng từ kế toỏn để ghi nhận cỏcnghiệp vụ kinh tế phỏt sinh
Cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh ở tất cả cỏc bộ phận và mọingười lao động trong đơn vị cú liờn quan đến việc thực hiện cỏc nghiệp vụ Vỡvậy, để thu nhận được thụng tin về cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinhcần phải tổ chức hạch toỏn ban đầu của quy trỡnh kế toỏn nhưng khụng hoàntoàn do người lao động trong đơn vị thực hiện.
Nội dung chủ yếu của tổ chức hạch toỏn ban đầu bao gồm:
-Quy định việc sử dụng cỏc mẫu chứng từ ban đầu thớch hợp với từngloại nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh để cú thể ghi nhận được đầy đủ nộidung thụng tin về nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh phự hợp với yờu cầu.
Trang 31phỏt sinh Hướng dẫn họ cỏch ghi nhận thụng tin vào chứng từ, đảm bảo ghiđầy đủ cỏc yếu tố của chứng từ để làm căn cứ ghi sổ kế toỏn và cú thể kiểmtra, kiểm soỏt được nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh trong chứng từ.
Tựy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị chứng từ kế toỏn cú thể lậpthủ cụng hoặc lập bằng mỏy.
(3) Tổ chức kiểm tra, hoàn thiện chứng từ kế toỏn
Tổ chức kiểm tra kế toỏn là cụng việc quan trọng của người làm kếtoỏn, nú quyết định tớnh trung thực của số liệu kế toỏn Trước khi ghi sổ kếtoỏn, người làm kế toỏn phải kiểm tra thụng tin về cỏc nghiệp vụ kinh tế, tàichớnh phỏt sinh phản ỏnh trờn cỏc chứng từ kế toỏn Đõy là cụng việc thườngxuyờn cần thiết nhằm đảm bảo tớnh chớnh xỏc cho việc ghi chộp và cung cấpthụng tin Kiểm tra chứng từ kế toỏn cú ý nghĩa quyết định đối với chất lượngcủa cụng tỏc kế toỏn Vỡ vậy cần phải thực hiện nghiờm tỳc trước khi tiếnhành ghi sổ kế toỏn.
Tổ chức phõn cụng, phõn nhiệm cho từng người làm kế toỏn, đảm bảotớnh hợp lý, tớnh hiệu quả trong cụng tỏc kiểm tra chứng từ kế toỏn cần đượcđặt ra đối với phũng kế toỏn của cỏc đơn vị.
Nội dung kiểm tra chứng từ kế toỏn trước khi ghi sổ kế toỏn bao gồm:- Kiểm tra tớnh đỳng đắn của nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh ởđơn vị nhằm loại từ những sai xút, những hiện tượng giả mạo chứng từ kếtoỏn để tham ụ hoặc thanh toỏn khống.
- Kiểm tra tớnh hợp phỏp của nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh phảnỏnh trong chứng từ kế toỏn nhằm đảm bảo tuõn thủ cỏc chế độ kế toỏn, thể lệ quảnlý kinh tế, tài chớnh hiện hành, hạn chế hành vi vi phạm làm tổn hại đến tài sản củađơn vị.
Trang 32mức kinh tế, kĩ thuật, phự hợp với giỏ cả thị trường.
- Kiểm tra tớnh trung thực của cỏc chỉ tiờu hiện vật và giỏ trị.
- Kiểm tra việc tớnh toỏn cỏc chỉ tiờu phản ỏnh trong chứng từ kế toỏnnhằm đảm bảo tớnh chớnh xỏc của số liệu kế toỏn.
- Kiểm tra việc ghi chộp đầy đủ cỏc yếu tố của chứng từ nhằm đảm bảotớnh phỏp lý của chứng từ kế toỏn.
Sau khi kiểm tra cỏc chứng từ kế toỏn, cỏc chứng từ kế toỏn được phõnloại theo địa điểm phỏt sinh, theo tớnh chất của từng loại chứng từ Việc ghisổ kế toỏn phụ thuộc vào từng hỡnh thức kế toỏn ỏp dụng ở mỗi đơn vị.
(4) Tổ chức luõn chuyển chứng từ kế toỏn
Để tổ chức khoa học và hợp lý quả trỡnh luõn chuyển chứng từ, cầnphải quy định rừ chức trỏch, nhiệm vụ của từng bộ phận, từng nhõn viờn đốivới từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh.
Mỗi loại chứng từ kế toỏn cú vị trớ, tỏc dụng và đặc tớnh vận động quacỏc khõu nhỏnh nhất, trỏnh được khõu trung gian Để xõy dựng kế hoạch, quytrỡnh luõn chuyển chứng từ hợp lý cần dựa vào những căn cứ sau:
- Căn cứ vào quy mụ hoạt động, đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chứcsản xuất kinh doanh của đơn vị: Mỗi đơn vị cú quy mụ hoạt động, đặc điểm tổchức quản lý và tổ chức sản xuất kinh doanh khỏc nhau Điều này ảnh hưởnglớn đến việc xõy dựng kế hoạch, quy trỡnh luõn chuyển chứng từ.
Trang 33này được phõn cụng thu nhận, xử lý và cung cấp cỏc thụng tin đối với cỏcnghiệp vụ kinh tế cựng loại thỡ việc xỏc định đường đi của cứng từ kế toỏn sẽđơn giản hơn và ngược lại.
- Căn cứ vào đặc điểm của từng loại chứng từ và cỏc loại nghiệp vụkinh tế mà chứng từ phản ỏnh: Mỗi loại nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh và thực sựhoàn thành được phản ỏnh ở những loại chứng từ kế toỏn khỏc nhau Mỗi loạichứng từ này lại được phản ỏnh vào cỏc sổ kế toỏn hay tài khoản kế toỏn khỏcnhau Do đú, xỏc định đường đi của chứng từ phụ thuộc vào loại chứng từ vàcỏc nghiệp vụ mà chứng từ phản ỏnh.
Như vậy, việc xõy dựng kế toỏn luõn chuyển chứng từ hợp lý cần phảidựa vào nhiều yếu tố khỏc nhau Trong tổ chức cụng tỏc kế toỏn núi chungcần lưu ý đến những vấn đề này.
(5) Lưu trữ và bảo quản và hủy bỏ chứng từ kế toỏn
Việc bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toỏn phải chấp hành đỳng theocỏc quy định hiện hành Đơn vị phải thực hiện về loại chứng từ lưu trữ, địađiểm lưu trữ và thời hạn lưu trữ Tuyệt đối khụng để hư hỏng, mất mỏt, đảmbảo cú thể sử dụng khi cần thiết để phục vụ cho cụng tỏc kiểm tra kế toỏn,thanh tra kinh tế Mọi trường hợp mất chứng từ gốc đều phải bỏo cỏo với bộphận chức năng để cú biện phỏp xừ lý kịp thời.
Khi cỏc chứng từ hết thời hạn lưu trữ, chứng từ được phộp tiờu hủytheo quy định.
1.3.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toỏn
Tổ chức vận dụng tài khoản kế toỏn chớnh là việc vận dụng hệ thống tàikhoản kế toỏn theo quy định phự hợp với đặc điểm cỏc loại tài sản, cỏc khoảnnợ phải trả và cỏc nguồn vốn chủ sở hữu ở đơn vị.
Cụng việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toỏn bao gồm:
Trang 34thụng tin kế toỏn
Tài khoản kế toỏn là hỡnh thức biểu hiện của phương phỏp tài khoản kếtoỏn, được sử dụng để phản ỏnh thường xuyờn, liờn tục, cú hệ thống số hiệncú và sự vận động của đối tượng kế toỏn cụ thể.
Mỗi đối tượng kế toỏn riờng biệt được mở một tài khoản kế toỏn đểphản ỏnh tỡnh hỡnh hiện cú và sự vận động của nú Để mở tài khoản kế toỏncần xỏc định được cỏc đối tượng kế toỏn cụ thể của đơn vị Tờn gọi và nộidung của tài khoản kế toỏn phự hợp với nội dung kinh tế của đối tượng kếtoỏn mà nú phản ỏnh Căn cứ vào cỏc khoản mục tài chớnh (đối tượng kế toỏncụ thể) thuộc cỏc yếu tố bỏo cỏo tài chớnh cú thể mở cỏc tài khoản kế toỏnđược thực hiện như tài khoản tiền mặt, tài khoản tiền gửi ngõn hàng, phải thukhỏch hàng, tạm ứng, nguyờn vật liệu,
Tựy thuộc vào mức độ cụ thể của đối tượng kế toỏn và yờu cầu củathụng tin mà tài khoản kế toỏn cú thể mở được nhiều cấp.
Do tớnh chất đa dạng của cỏc đối tượng kế toỏn, tất yếu sẽ cú tớnh đadạng của tài khoản kế toỏn Thụng tin kế toỏn muốn được xử lý vố hệ thốnghúa theo từng yờu cầu quản lý cụ thể thỡ cần thiết phải tổ chức hệ thống tàikhoản theo cỏc tiờu thức thụng tin cần thiết để đỏp ứng yờu cầu đặt ra như:Loại tài khoản kế toỏn phản ỏnh đối tượng kế toỏn theo nội dung kinh tế (tàikhoản tài sản, tài khoản vốn, tài khoản quỏ trỡnh); loại tài khoản kế toỏn phảnỏnh đối tượng kế toỏn theo mối quan hệ giữa cỏc tài khoản kế toỏn và bỏo cỏotài chớnh; loại tài khoản phản ỏnh mức độ chỉ tiờu biểu thị đối tượng kế toỏncụ thể ở tài khoản (tài khoản kế toỏn tổng hợp và tài khoản kế toỏn chi tiết);loại tài khoản kế toỏn theo cỏch ghi (tài khoản ghi đơn và tài khoản ghi kộp);loại tài khoản kế toỏn phản ỏnh đối tượng kế toỏn theo cụng dụng (tài khoảnchủ yếu và tài khoản điều chỉnh).
Trang 35thống thụng tin và hệ thống tài khoản đú cung cấp thụng qua hệ thống bỏo cỏitài chớnh hay hệ thống bỏo cỏo quản trị Cú hai quan điểm tổ chức hệ thống tàikhoản để cung cấp thụng tin:
Quan điểm thứ nhất: Tổ chức đồng thời hai hệ thống tài khoản riờng đểcung cấp thụng tin cho hai đối thượng khỏc nhau:
- Hệ thống tài khoản cung cấp thụng tin kế toỏn tài chớnh;- Hệ thống tài khoản cung cấp thụng tin kế toỏn quản trị;
Quan điểm thứ hai: tổ chức một hệ thống tài khoản chung đồng thờicung cấp thụng tin cho cả hai đối tượng và kế toỏn tài chớnh và kế toỏn quảntrị đơn vị.
Theo đú, thiết kế hệ thống tài khoản kế toỏn cho đơn vị HCSN cho phựhợp thỡ cần 7 loại: Loại 1: Tài khoản tiền mặt và vật tư; Loại 2: Tài khoảnTSCĐ; Loại 3: Tài khoản thanh toỏn; Loại 4: Tài khoản nguồn kinh phớ; Loại5: Tài khoản cỏc khoản phải thu; Loại 6: Tài khoản cỏc khoản chi; Loại 0: Tàikhoản ngoại bảng.
Tại Cục THTK cú cỏc đối tượng kế toỏn cần theo dừi như cỏc khoảnthu – chi hoạt động thường xuyờn, hoạt động nội bộ, cỏc nguồn vốn, quỹ, nợphải trả, tiền, vật tư, hàng húa, cỏc khoản nợ phải thu và cỏc khoản thanhtoỏn nội bộ Cỏc đối tượng kế toỏn này được theo dừi rất chi tiết để đảm bảophản ỏnh chớnh xỏc tỡnh hỡnh tài chớnh và quản lý chặt chẽ cỏc khoản thu chicủa đơn vị Trong đú, cú những đối tượng kế toỏn được đặc biệt quan tõm,theo dừi rất chi tiết như cỏc khoản chi hoạt động THTK và cỏc nguồn kinhphớ tương ứng Chớnh yờu cầu quản lý đú đó chi phối đến tổ chức hệ thốngtài khoản kế toỏn tại Cục THTK, cụ thể cỏc khoản chi hoạt động thườngxuyờn và cỏc nguồn kinh phớ tương ứng được theo dừi chi tiết bởi cỏc tàikhoản cấp 6.
Trang 36toỏn tổng hợp và tài khoản kế toỏn chi tiết.
Tổ chức xõy dựng kết cấu chung của tài khoản được xõy dựng trờn cơsở tớnh cõn đối của kế toỏn và tớnh vận động của đối tượng kế toỏn Tớnh cõnđối của kế toỏn chỉ ra rằng tại một thời điểm bất kỳ, tổng tài sản luụn ngangbằng tổng nợ phải trả và vốn chủ sở hữu Đõy là hai mặt biểu hiện của cựngmột lượng tài sản mà tài khoản kế toỏn phản ỏnh Kết cấu tài khoản kế toỏnphải đảm bảo tớnh cõn đối này, cụ thể khi xem xột nghiờn cứu tài sản của đơnvị kế toỏn trong một trạng thỏi tĩnh, thỡ số phản ỏnh tỡnh hỡnh hiện cú về tàisản phải bằng số phản ỏnh tỡnh hỡnh hiện cú của nợ phải trả và vốn chủ sởhữu Mặt khỏc, cỏc đối tượng kế toỏn luụn vận động theo hai mặt đối lập tăngvà giảm, sau mỗi sự biến động thỡ số hiện cú của chỳng lại thay đổi Kết cấucủa tài khoản kế toỏn phải đảm bảo phản ỏnh được tỡnh hỡnh hiện cú và sựbiến động của từng đối tượng kế toỏn cụ thể Vỡ vậy, tớnh chỏt đối lập của haimặt vận động cũng tỏc động đến xõy dựng kết cấu tài khoản kế toỏn.
Vỡ vậy:
- Kết cấu của tài khoản phản ỏnh tài sản đối lập với kết cấu của nhữngtài khoản phản ỏnh nguồn hỡnh thành tài sản.
- Kết cấu tài khoản thu nhập và tài khoản chi phớ phải đối lập nhau.- Cỏc số liệu cú tớnh chất cộng hưởng (tăng) cho nhau thỡ được phảnỏnh cựng bờn của một tài khoản hoặc tương tự nhau giữa cỏc tài khoản.
- Cỏc số liệu tương tự nhau cú tớnh chất loại trừ (giảm) cho nhau thỡ đượcphản ỏnh khỏc bờn của cựng một tài khoản hoặc ngược nhau giữa cỏc tài khoản.
Tài khoản kế toỏn được chia làm hai phần rừ rệt để phản ỏnh từng mặt vậnđộng của đối tượng kế toỏn Nếu quy ước phần bờn trỏi của tài khoản kế toỏnphản ỏnh một mặt vận động của đối tượng kế toỏn, thỡ phần bờn phải của tàikhoản kế toỏn phản ỏnh mặt vận động đối lập cũn lại của đối tượng kế toỏn.
Tổ chức xõy dựng kết cấu tài khoản tài sản và tài khoản nguồn vốn:
Trang 37hai phương ỏn xõy dựng kết cấu tài khoản như sau:
Quan điển thứ nhất: Tài khoản tài sản cú số dư Nợ, tài khoản nguồn
vốn cú số dư Cú; kết cấu tài khoản nguồn vốn được xõy dựng ngược với kếtcấu tài khoản tài sản, nghĩa là số dư và phỏt sinh tăng ở bờn Cú, phỏt sinhgiảm ở bờn Nợ.
Quan điểm thứ hai: Tài khoản tài sản cú số dư bờn Cú, tài khoản nguồn
vốn cú số dư bờn Nợ; Kết cấu tài khoản nguồn vốn được xõy dựng ngược vớikết cấu tài khoản tài sản, nghĩa là số dư và phỏt sinh tăng bờn Nợ, phỏt sinhgiảm ở bờn Cú
Tổ chức xõy dựng kết cấu tài khoản quỏ trỡnh hoạt động:
Tài khoản quỏ trỡnh hoạt động khụng cú số dư Thu nhập và chi phớ làhai mặt đối lập của quỏ trỡnh hoạt động nờn được phản ỏnh ở hai bờn khỏcnhau của tài khoản Cú thể lựa chọn một trong hai phương ỏn sau:
Phương ỏn 1:Thu nhập phản ỏnh bờn Nợ và chi phớ phản ỏnh bờn Cú.Phương ỏn 2: Thu nhập phản ỏnh bờn Cú và chi phớ phản ỏnh bờn Nợ.
Tuy nhiờn, việc tổ chức lựa chọn phương ỏn nào cũn phụ thuộc vào quanđiểm lựa chọn kết cấu tài khoản tài sản và tài khoản nguồn vốn cho phự hợp.
Tổ chức xõy dựng kết cấu tài khoản điều chỉnh:
Kết cấu tài khoản điều chỉnh tăng được xõy dựng tương tự kết cấu tàikhoản chủ yếu mà nú điều chỉnh.
Kết cấu tài khoản điều chớnh giảm được xõy dựng ngược với kết cấu tàikhoản chủ yếu mà nú điều chỉnh.
Tổ chức quy định trỡnh tự hạch toỏn cỏc loại nghiệp vụ phỏt sinhtrong đơn vị:
Trang 38ghi đơn và cỏch ghi kộp.
- Ghi đơn: Mối nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh được phản ỏnh vàomột tài khoản kế toỏn riờng biệt, độc lập mà khụng tớnh đến mối quan hệ vớicỏc tài khoản kế toỏn khỏc
Cỏch ghi đơn được ỏp dụng trong cỏc trường hợp:
+ Ghi phản ỏnh vào cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh vào cỏc tài khoảnkế toỏn chi tiết.
+ Ghi phản ỏnh vào cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh vào cỏc tài khoảnkế toỏn phản ỏnh cỏc chỉ tiờu kinh tế ngoài bảng cõn đối kế toỏn.
+ Một số đơn vị kế toỏn cú quy mụ rất nhỏ, hoạt động đơn giản, khụngcú điều kiện triển khai tổ chức cụng tỏc kế toỏn nờn yờu cầu quản lý chỉ cầnthực hiện ghi đơn vào tài khoản kế toỏn.
- Ghi kộp: Mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh được phản ỏnh mộtcỏch đồng thời vào cỏc tài khoản kế toỏn cú kiờn quan đỳng nội dung kinh tếcủa nghiệp vụ và theo đỳng mối quan hệ khỏch quan giữa cỏc đối tượng kếtoỏn mà nghiệp vụ tỏc động đến.
Hiện nay, ghi chộp được sử dụng một cỏch rộng rói và phổ biến tronghầu hết cỏc loại hỡnh đơn vị kế toỏn Sử dụng cỏch ghi chộp khụng nhữnggiỳp phỏt hiện những sai xút của kế toỏn trong việc ghi chộp số liệu mà cũnkiểm soỏt được cỏc đối tượng kế toỏn trong đơn vị, thấy được nguồn gốc, sựchuyển húa cũng như mối quan hệ giữa cỏc đối tượng kế toỏn do nghiệp vụtỏc động đến mà trong ghi đơn khụng thực hiện được.
Để trỏnh nhầm lẫn và thuận tiện cho việc phõn cụng kế toỏn, khi thựchiện ghi kộp kế toỏn căn cứ vào thụng tin đó phản ỏnh trờn chứng từ gốc đểtiến hành xỏc định ghi vào bờn Nợ tài khoản nào, ghi vào bờn Cú tài khoảnnào với số tiền ghi vào từng tài khoản được gọi là lập định khoản kế toỏn.
Quỏ trỡnh lập định khoản kế toỏn cú thể chia làm ba bước:
Trang 39do ảnh hưởng của nghiệp vụ kinh tế tài chớnh.
+ Bước 2: Xỏc định tài khoản kế toỏn sử dụng phản ỏnh đối với kế toỏnbị ảnh hưởng trong bước 1.
+ Bước 3: Xỏc định ghi vào bờn Nợ, bờn Cú của những tài khoản kếtoỏn cú kiờn quan.
Theo đú, hệ thống tài khoản kế toỏn ỏp dụng tại Cục THTK bao gồm 7loại, được quy định rừ đối tượng kế toỏn phản ỏnh của từng loại tài khoản,nguyờn tắc hạch toỏn của từng loại tài khoản, đồng thời quy định chi tiết đốitượng kế toỏn, nguyờn tắc hạch toỏn, kết cấu bờn Nợ, bờn Cú, số dư, số tàikhoản chi tiết, đối tượng phản ỏnh của tài khoản chi tiết và phương phỏp hạchtoỏn trong cỏc trường hợp cụ thể của tưng tài khoản tổng hợp trong từng loạitài khoản.
1.3.4 Tổ chức lựa chọn hỡnh thức kế toỏn và xõy dựng hệ thống sổ kế toỏn
Mỗi hỡnh thức kế toỏn thớch hợp với đơn vị ở từng thời kỳ, phự hợp vớitừng quy mụ, trỡnh độ quản lý, trỡnh độ nghiệp vụ chuyờn mụn của đội ngũnhõn viển kế toỏn, tỡnh hỡnh tiến độ khoa học kĩ thuật ỏp dụng trong kế toỏn.
Nội dung tổ chức lựa chọn hỡnh thức kế toỏn bao gồm:
(1) Lựa chọn một trong cỏc hỡnh thức kế toỏn ỏp dụng vào đơn vị chophự hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị về quy mụ, đặc điểm hoạt động, yờucầu quản lý, điều kiện về trỡnh độ nhõn viờn kế toỏn, ứng dụng trang thiết bị,phương tiện kĩ thuật tớnh toỏn.
Trang 40nhằm cung cấp cỏc số liệu cần thiết cho việc lập cỏc bỏo cỏo kế toỏn Đặctrưng hỡnh thức kế toỏn là hệ thống sổ kế toỏn sử dụng trong đơn vị, trỡnh tựvà phương phỏp ghi sổ từ chứng từ ban đầu đến cỏc sổ kế toỏn tổng hợp, sổ kếtoỏn chi tiết, cho đến khõu cuối cựng là lập bỏo cỏo kế toỏn Vỡ vậy, để tổchức hệ thống sổ kế toỏn ở đơn vị trước hết cần lựa chọn hỡnh thức kế toỏn sửdụng ở đơn vị mỡnh Sở dĩ như vậy vỡ mọi hỡnh thức kế toỏn sử dụng cú sốlượng sổ kế toỏn tổng hợp khỏc nhau, nội dung, kết cấu mẫu sổ khỏc nhau vàtrỡnh tự hệ thống húa thụng tin kế toỏn khỏc nhau.
Hiện nay cú cỏc hỡnh thức kế toỏn chủ yếu như:
- Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký – Sổ cỏi (NK-SC): Áp dụng đối với đơn vịcú quy mụ nhỏ, sử dụng ớt tài khoản tổng hợp.
- Hỡnh thức kế toỏn Chứng từ ghi sổ (CTGS): Áp dụng cho cỏc đơn vị cúquy mụ vừa, quy mụ lớn, cú nhiều lao động kế toỏn, sử dụng nhiều tài khoản.
- Hỡnh thức kế toỏn Nhật kớ chung (NKC): Áp dụng cho cỏc đơn vịcú quy mụ vừa, cú nhiều lao động kế toỏn, sử dụng mỏy vi tớnh trong cụngtỏc kế toỏn.
- Hỡnh thức kế toỏn Nhật kớ chứng từ (NKCT): Áp dụng đối với đơn vịcú quy mụ vừa, quy mụ lớn, đội ngũ kế toỏn viờn cú trỡnh độ chuyờn mụn cao.Tuy nhiờn hỡnh thức này khụng thuận tiện cho việc ứng dụng tin học trongcụng tỏc kế toỏn.
- Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh: Áp dụng cho mọi đơn vị cú quymụ nhỏ, vừa, quy mụ lớn; đội ngũ kế toỏn viờn cú trỡnh độ chuyờn mụn cao;cơ sở vật chất và kĩ thuật được trang bị tốt.
Hiện nay, Thụng tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chớnh đó bỏ cỏc hỡnhthức kế toỏn, tuy nhiờn Cục THTK vẫn phải cú sự hướng dẫn về hỡnh thức kếtoỏn nào đú để đảm bảo tớnh thống nhất.