Đang tải... (xem toàn văn)
1. MỤC ĐÍCH Quy trình này được quy định cách thức tạo lập, lưu trữ, bảo quản và hủy bỏ hồ sơ thuộc hệ thống ISO 9001:2015, nhằm đảm bảo rằng các hồ sơ luôn rõ ràng, dễ nhận biết, dễ sử dụng và xác định thời gian lưu trữ cũng như kiểm soát việc hủy bỏ hồ sơ không cần thiết sử dụng. 2. PHẠM VI Quy trình này được áp dụng đối với tất cả các phòng ban, bộ phận tại Nhà máy đối với việc thiết lập, sử dụng, lưu trữ và kiểm soát hồ sơ trong quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống các tiêu chuẩn ISO 9001:2015. 3. THAM KHẢO ISO 9001:2015 – Hệ thống quản lý chất lượng và các yêu cầu, các tài liệu khác. 4. ĐỊNH NGHĨA VÀ TỪ VIẾT TẮT 4.1.1. Định nghĩa Hồ sơ: chỉ công bố các kết quả đạt được hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện, đặc biệt cung cấp bằng chứng về kiểm tra xác định về hàng động phòng ngừa. Hồ sơ là dạng tài liệu đặc biệt. Lập hồ sơ: bao gồm các quá trình lập danh mục, ký hiệu mã hồ sơnhãn hồ sơ, mở hồ sơ, thu thập văn bản, tài liệu có liên quan trọng quá trình theo dõi, giải quyết công việc. Hoạt động lưu trữ: là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quân, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ. Bảng thời hạn bảo quản: là bảng kê có hệ thống các hồ sơ, tài liệu có chỉ dẫn thời hạn bảo quản.
SIDA DOCUMENT SIDA school RECORD CONTROL PROCEDURE Dept Code Effective date Page ISO COMMITTEE IS-PRO-05-00 08.06.2009 MỤC ĐÍCH Quy trình quy định cách thức tạo lập, lưu trữ, bảo quản hủy bỏ hồ sơ thuộc hệ thống ISO 9001:2015, nhằm đảm bảo hồ sơ rõ ràng, dễ nhận biết, dễ sử dụng xác định thời gian lưu trữ kiểm soát việc hủy bỏ hồ sơ không cần thiết sử dụng PHẠM VI Quy trình áp dụng tất phòng ban, phận Nhà máy việc thiết lập, sử dụng, lưu trữ kiểm sốt hồ sơ q trình xây dựng áp dụng hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001:2015 THAM KHẢO ISO 9001:2015 – Hệ thống quản lý chất lượng yêu cầu, tài liệu khác ĐỊNH NGHĨA VÀ TỪ VIẾT TẮT 4.1.1 Định nghĩa -Hồ sơ: công bố kết đạt hay cung cấp chứng hoạt động thực hiện, đặc biệt cung cấp chứng kiểm tra xác định hàng động phòng ngừa Hồ sơ dạng tài liệu đặc biệt - Lập hồ sơ: bao gồm trình lập danh mục, ký hiệu mã hồ sơ/nhãn hồ sơ, mở hồ sơ, thu thập văn bản, tài liệu có liên quan trọng q trình theo dõi, giải công việc - Hoạt động lưu trữ: hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quân, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ - Bảng thời hạn bảo quản: bảng kê có hệ thống hồ sơ, tài liệu có dẫn thời hạn bảo quản 4.1.2 Từ viết tắt HỒ SƠ 01 VĂN PHÒNG THỜI GIAN (từ 01/01/2022 đến………… , SIDA SCHOOL STT Ký hiệu viết tắt Nghĩa từ viết tắt MTCL Mục tiêu chất lượng TT Tiến trình QT Quy trình BM Biểu mẫu TCVN Tiêu chuẩn Việt Nam ISO Tiêu chuẩn hóa quốc tế Nội dung 5.1 Lập hồ sơ 5.1.1 Lập danh mục hồ sơ - Căn vào chức năng, nhiệm vụ kết thực hoạt động phân công, đơn vị lập danh mục hồ sơ công việc - Nếu q trình cơng tác có phát sinh/thay đổi nội dung danh mục hồ sơ, người phân cơng kiểm sốt hồ sơ có nhiệm vụ cập nhập bổ sung vào danh mục hồ sơ 5.1.1.2 Mở hồ sơ Căn vào danh mục hồ sơ trên, nhân viên phân cơng phịng: Sử dụng loại cặp/ bìa hồ sơ/kẹp cịng, … thích hợp để lưu hồ sơ Mỗi hồ sơ phải ghi rõ mã hiệu tên hồ sơ theo qui định sau: 02 VĂN PHÒNG T H S I Hoặc ghi năm theo bắt đầu phát sinh tài liệu/ hồ sơ ỜI GIAN 2022 DA SCHOOL HỒ SƠ QUẢN LÝ NHÂN SỰ 5.1.1.3 Sắp xếp hồ sơ Sau kết thúc công việc, hồ sơ trước đưa vào File lưu trữ, người quản lý hồ sơ phải cập nhật số thứ tự theo mục 5.1.1.2, kiểm tra liệu hồ sơ: thiếu phải bổ sung, thừa khơng có giá trị loại bỏ Hồ sơ xếp cho đảm bảo rằng: o Theo thời gian thực cập nhật công việc mối quan hệ liên đới lẫn 3.2 Kiểm soát hồ sơ 3.2.1 Nhận biết Hồ sơ lưu giữ nơi lưu trữ người quản lý lưu trữ lập dấu hiệu nhận biết thích hợp 3.2.2 Bảo quản Các hồ sơ phải lưu giữ, bảo quản đảm bảo an tồn, tránh yếu tố gây hư hỏng mối mọt, ẩm ướt, cháy hay ảnh hưởng hoá chất Tuỳ thuộc vào tầm quan trọng thể loại hồ sơ (giấy cứng, tranh ảnh, …), đơn vị phải xác định cách thức bảo quản thích hợp Khi có nhu cầu điều kiện bảo quản phải trình kịp thời yêu cầu lên lãnh đạo sở để giải Trong q trình bảo quản, phịng phải phân công rõ ràng người chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý Khi phát mát/hư hỏng/nguy xảy vấn đề phải kịp thời báo cáo Phụ trách đơn vị có nhiệm vụ xem xét cách thức ngăn ngừa, xử lý thích hợp phạm vi quyền hạn xin ý kiến lãnh đạo sở cần 3.2.3 Bảo mật Tuỳ thuộc tính chất quan trọng liệu hồ sơ, lãnh đạo qui định mức độ bảo mật loại hồ sơ, trưởng đơn vị triển khai thực qui định bổ sung chi tiết (nếu cần) không trái với qui định Tương ứng với mức độ bảo mật, lãnh đạo sở quy định tổ chức việc bảo quản, lưu trữ thích hợp Nghiêm cấm việc tiêu huỷ, làm hư hại tài liệu lưu trữ đơn vị Sở chưa có ý kiến lãnh đạo 3.2.4 Sử dụng Các hồ sơ phải sử dụng mục đích phạm vi quyền hạn Mọi người sử dụng hồ sơ phải có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn, tránh làm mát, hư hỏng gây xáo trộn việc xếp hồ sơ Đối với hồ sơ thông thường (không thuộc hồ sơ mật), cá nhân sử dụng phải đảm bảo xếp ngăn nắp, vị trí lấy Hồ sơ mật phải có đồng ý người có thẩm quyền Khi đơn vị có nhu cầu sử dụng hồ sơ đơn vị khác phải có đồng ý người có thẩm quyền quản lý hồ sơ Việc mượn, trả hồ sơ phải giao phải đảm bảo kiểm tra tính đầy đủ, xác lúc mượn lúc trả 3.2.5 Thời gian lưu trữ Quy định danh mục bảo quản hồ sơ 3.3 Quản lý hồ sơ điện tử Với hồ sơ điện tử, đơn vị phải quản lý theo quy định sau: o Lập thư mục cho loại hồ sơ cụ thể, đảm bảo việc xếp cho dễ tìm kiếm sử dụng, o Phân công người quản lý cụ thể o Các hồ sơ mang tính bảo mật phải có mật (Password) người quản lý, người có trách nhiệm biết o Không phép chép hồ sơ chưa đồng ý người quản lý người có thẩm quyền o Tuỳ thuộc khả bảo quản mức độ quan trọng hồ sơ, phụ trách đơn vị định việc lưu phụ trợ (back-up) qui định định kỳ kiểm tra liệu lưu MƠ TẢ QUY TRÌNH KIỂM SỐT HỒ SƠ Bắt đầu, kết thúc Các bước thực Xem xét phê duyệt, tra, kiểm tra, định Tiến trình mơ tả STT Bước cơng việc Lập Biểu mẫu danh mục hồ sơ Tiếp nhận hồ sơ Nội dung công việc Lập biểu mẫu hồ sơ Tiếp nhận hồ sơ Phân loại hồ sơ Phân loại hồ sơ Cập nhật doanh mục Ghi thông tin hồ sơ Cập nhật danh mục Ghi thông tin hồ sơ Lưu hồ sơ Lập danh mục hồ sơ gồm thông tin: Số thứ tự, tên hồ sơ, mã hố hồ sơ, thơng tin liên quan khác theo biểu mẫu BM01 Nhận hồ sơ từ người bàn giao hồ sơ Người thực Cán kiểm soát Cán kiểm soát Phân loại hồ sơ gồm: Các hồ sơ minh chứng thực MTCL, hồ sơ minh chứng cho việc thực TT, QT, hồ sơ minh chứng cho việc thực nội dung khác bảng kê có hệ thống kèm theo ký hiệu thời hạn bảo quản hồ sơ xây dựng theo chế độ quy định Ghi thông tin gồm: Số thứ tự vách ngăn, tên hồ sơ, mã hoá hồ sơ, thời gian lưu Biểu mẫu 01 Lưu hồ sơ vị trí thơng tin lưu hồ sơ Cán kiểm soát Kiểm tra No Kiểm tra - Danh mục hồ sơ phải cập nhật thường xuyên Cán kiểm soát Cán kiểm soát Hồ sơ Cán kiểm soát - Hồ sơ đặt vị trí theo quy định Kiểm tra thời gian hiệu lực hồ sơ Trưởng đơn vị - Hồ sơ hiệu lực giá trị sử dụng Lập danh sách huỷ hồ sơ theo biểu mẫu BM02 Cán kiểm soát Danh sách hồ sơ huỷ Huỷ hồ sơ hết thời gian lưu trữ Cán kiểm soát - Đề nghị huỷ hồ sơ Lưu hồ sơ Kết thực - Danh mục biểu mẫu hồ sơ yes 10 Lập danh sách huỷ Đề nghị huỷ hồ sơ Lập danh sách hồ sơ hủy Đề nghị hủy hồ sơ Xem xét No Kiểm tra Yes Kiểm tra thông tin hồ Trưởng sơ Nếu trường hợp đặc đơn vị biệt cần5lưu trữ thêm thời gian, yêu cầu tiếp tục lưu hồ sơ; trường hợp hồ sơ hết giá trị sử dụng, duyệt huỷ hồ Quyết định lãnh đạo đơn vị việc huỷ hồ sơ DANH MỤC HỒ SƠ SIDA SIDA school Mụ c DOCUMENT RECORD CONTROL PROCEDURE Tên hồ sơ Nơi lưu Dept Code Effective date Page Hình Thời thức lưu gian lưu Hình thức huỷ Danh mục bảo quản hồ sơ 10 11 ĐÁNH GIÁ RỦI RO Thang Likert đánh giá tần xuất xuất từ đến từ :1(không xuất ) ,2(ít xuất hiện) ,3(xuất hiện) , ( xuất nhiều ) ,5 ( luôn xuất hiện) Mức độ quan trọng đánh giá thang đo Likert đánh mức độ quan trọng từ 1đến từ : (khơng quan trọng), (ít quan trọng), (quan trọng), ( quan trọng ), (đặt biệt quan trọng) Đánh giá rủi ro tính tần xuất xuất x mức độ quan trọng đánh giá thang đo từ đến 25: từ 1→5 ( rủi ro ), 6→10 (ít rủi ro), 11→15(rủi ro), 16→20(rủi ro cao), 21→25(rủi ro cao) STT LOẠI RỦI RO TẦN MỨC ĐỘ ĐÁNH HÀNH XUẤT QUAN GIÁ RỦI PHỤC XUẤT TRỌNG RO ĐỘNG KHẮC H P HIỆN Hồ sơ bị rách, ướt 15 Hồ sơ bị mất, thất lạc Hồ sơ bị cháy, nổ Cung cấp lại hồ sơ rách, C ướt Lưu trữ vào file ghi Đ chép số liệu hồ sơ cách hồ đầu đủ th tr bả Tra số liệu, kiểm lại T thiệt hại tìm hồ ch sơ (khơi phục) X C hợ L fi BIỂU MẪU ĐÍNH KÈM TT TÊN BIỂU MẪU – FORM NAME KÝ MÃ HIỆU – 01 Danh mục hồ sơ Biểu mẫu 01 Record List 02 Biên họp Biểu mẫu 02 Minutes of meeting 03 Biên hủy hồ sơ Biểu mẫu 03 IWIO IWIO Vietnam Co., Ltd Factory Sửa đổi hồ sơ DOCUMEN T FORMATTED FORM MODIFICATION HISTORY Effective Registration Date Code (Revision) Modified Contents of Form Dept Code Effective date Page Srarting Date Person in charge of revisio n Departme nt Head Signature Giấy đề nghị hủy hồ sơ GIẤY ĐỀ NGHỊ HỦY HỒ SƠ Hôm nay, ngày … tháng … năm 20…., tại:······························································· Chúng gồm: · ·····································································Chức danh:··························· · ·····································································Chức danh:··························· Kính đề nghị:····························································· ·cho phép hủy loại hồ sơ sau: stt Tên hồ sơ Mã hồ sơ Phương pháp hủy:························································································· Lý do:········································································································ · ·············································································································· · ·············································································································· Ngày ….,Tháng …., Năm 20… TRƯỞNG ĐƠN VỊ NGƯỜI ĐỀ NGHỊ Họ Tên Phiếu hủy hồ sơ: PHIẾU HỦY HỒ SƠ tt Tên hồ sơ … Ngày hủy … 10 … 10 Lý Người Hình thức hủy hủy hủy … … … Thay đổi kiểm soát việc phân phối tài liệu: THAY ĐỔI VÀ KIỂM SOÁT VIỆC PHÂN PHỐI TÀI LIỆU Effectiv e Date Registration Code (Revision) Modified Contents Distribu tion Date 11 Distributed Place & Receiving Signature FM : MB AD : Withdra Dispo w Date sal Date 08.06 200 IS-PRO05-00 1st distribution ( newly distributed ) IS GA PR 06.06.20 QC 09 BO BM UC FM : MB AD : IS GA PR QC BO BM UC FM : MB AD : IS GA PR QC BO BM UC 12