QUY TRÌNH CHUẨN BỊ LÀM VIỆC

Công tác chuẩn bị an ninh trong doanh nghiệp là một quá trình đảm bảo an ninh thông tin và tài sản của doanh nghiệp. Mục tiêu của công tác chuẩn bị an ninh trong doanh nghiệp là đảm bảo tính bảo mật, sẵn sàng ứng phó với các rủi ro an ninh và giảm thiểu thiệt hại trong trường hợp xảy ra sự cố

Mã số: …/AN/CB-001 Lần ban hành: 01 CHUẨN BỊ LÀM VIỆC Ngày ban hành: / /2021 Ngày hiệu lực: …/…/2021 Số trang: 1/11 QUY TRÌNH CHUẨN BỊ VÀO GIỜ LÀM VIỆC MỤC TIÊU CÔNG VIỆC: BIÊN SOẠN BÙI ĐỨC QUY Bộ Phận An Ninh Giúp cấp CBNV Bộ phận An ninh định hình bước, cơng việc cần làm để chuẩn bị vào làm việc XEM XÉT PHÊ DUYỆT  MỤC ĐÍCH: Giúp cấp CBNV Bộ phận An ninh định hình bước, cơng việc cần làm để chuẩn bị vào làm việc BƯỚC Bước 1: Đúng MÔ TẢ Biết trước lịch làm việc TIÊU CHUẨN ❖ Nắm rõ lịch làm việc ❖ Có mặt 15 phút trước ca làm việc LY DO ❖ Để khơng bị nhầm ca làm việc ❖ Để có đủ thời gian thay đồng phục giải nhu cầu vệ sinh cá nhân khác ❖ Để giải nhu cầu vệ sinh cá nhân Tránh ảnh hưởng đến công việc ❖ Để cho khách dễ nhận biết nhân viên khách sạn phận mà nhân viên làm việc ❖ Để khơng ảnh hưởng đến cơng việc ❖ Để bạn không nhận gọi cá nhân làm việc Thay đồng phục Khách sạn cấp phát, vệ sinh cá nhân phòng thay đồ nhân viên ❖ Giải nhu cầu vệ sinh cá nhân Bước 3: Chấm công vân tay Chấm công vân tay trước vào ca làm việc ❖ Chấm công vân tay máy chấm cơng phải báo “Xin cảm ơn!” cơng làm việc chấp nhận ❖ Để khơng bị trừ lương trừ thành tích đánh giá cá nhân Bước 4: Đọc bảng thông báo Đọc bảng thông báo dành cho CBNV ❖ Nắm bắt nội dung thông báo ❖ Nắm bắt tình hình nội ❖ Để nắm bắt, hiểu rõ thông tin quan trọng liên quan đến cơng việc Bước 5: Về vị trí tập hợp đầu ca Di chuyển vị trí tập hợp đầu ca ❖ Nhân viên vị trí tập hợp đầu ca trước thời gian tập hợp 05 phút Bước 6: Ký nhận vị trí ký nhận bộ đàm Nhân viên ký tên vào bảng phân công vị trí ca trực ký nhận đàm ❖ Nhân viên xem bảng phân vị trí ca trực Giám sát/ Trưởng ca phân cơng trước ❖ Nhân viên ký tên vào bảng phân cơng vị trí ca trực ký nhận đàm ❖ Để có thời gian nắm bắt thông tin quan trọng mà khơng dán bảng tin ❖ Để biết làm vị trí nhận đàm để liên lạc cần thiết ❖ Để xác nhận Bước 2: Thay đồng phục ❖ Thay quần áo theo trang phục phận khách sạn cấp phát Treo gấp gọn quần áo thường phục bạn tủ riêng có khóa ❖ Để đồ đạc cá nhân tủ riêng có khóa ❖ Tắt điện thoại di động để tủ tiêng có khóa Câu hỏi đào tạo: Nêu nguyên tắc quy định khách sạn việc làm giờ? Nêu nguyên tắc tiêu chuẩn tác phong, diện mạo khách sạn? Nêu nguyên tắc quy định khách sạn nhận dạng nhân viên? Lần ban hành Ngày ban hành Nội dung sửa đổi Người phụ trách 01 ./ /2021 Ban hành phiên Bùi Đức Quý Mã số: …/AN/CB-002 Lần ban hành: 01 CHUẨN BỊ LÀM VIỆC Ngày ban hành: / /2021 Ngày hiệu lực: …/…/2021 Số trang: 3/11 QUY TRÌNH TẬP HỢP ĐẦU CA MỤC TIÊU CƠNG VIỆC: BIÊN SOẠN Giúp cấp CBNV Bộ phận An ninh định hình bước, cơng việc cần làm để chuẩn bị vào làm việc XEM XÉT PHÊ DUYỆT BÙI ĐỨC QUY Bợ Phận An Ninh BƯỚC MƠ TẢ TIÊU CHUẨN LY DO Bước 1: Tập hợp đợi hình Giám sát/ Trưởng ❖ Giám sát/ Trưởng ca hô to, rõ ràng, dõng ❖ Để nhân viên tập trung, ý ca tập hợp đội hình dạc “Ca thành hàng ngang Tập hợp” thành hàng ngang ❖ Nhân viên tập hợp phát triển phía ❖ Thống việc phát triển bên trái Giám sát/ Trưởng ca hàng ❖ Thứ tự phát triển từ cao đến thấp ❖ Để đội hình khơng bị cao thấp lộ cộ ❖ Mỗi người đứng cách 75cm ❖ Để có giãn cách hợp lý (khoảng 01 sải tay) thoải mái làm bước Nhân viên chỉnh ❖ Sau NVAN xếp hàng ❖ Để Giám sát/ Trưởng ca có Chỉnh đốn đốn tác phong, diện ngắn Giám sát/ Trưởng ca đứng lên thể quan sát toàn hàng tác phong mạo trước vào trước hàng quân quân nhận ca ❖ Giám sát/ Trưởng ca hô “Chỉnh đốn tác ❖ Ra lệnh cho NVAN Bước 2: phong” ❖ Nhân viên hàng tự chỉnh đốn, kiểm ❖ Đáp ứng theo quy định tra lại tác phong theo từ xuống Tập đoàn, khách sạn tiêu (Mũ, cầu vai, ve áo, caravat, biển tên, chuẩn tác phong, diện mạo Đáp cúc áo, thắt lưng, cúc quần, khóa quần, ứng tiêu chuẩn dịch vụ giầy, tất) ❖ Tác phong phải ngắn, chỉnh tề Đối ❖ Đảm bảo tiêu chuẩn dịch vụ với trường hợp thiếu quân trang cấp Giám sát/ Trưởng ca cho nhân viên khỏi hàng Bao mượn đủ quân trang cho vào hàng ❖ Ngoài Giám sát/ Trưởng ca phải kiểm tra tóc (khơng chờm qua tai), râu (cạo nhẵn), ria (cạo nhẵn), móng tay (khơng để móng tay dài, móng tay bẩn) nhân viên hàng ❖ Động tác nghiêm: Bước 3: Giám sát/ Trưởng Nghiêm, ca lệnh cho nhân ● Giám sát/ Trưởng ca hô “Nghiêm” nghỉ, quay viên hàng tập có động lệnh, khơng có dự lệnh chỗ động tác đứng ● Nhân viên hàng tư đứng nghiêm, nghỉ, quay nghiêm chỗ - ❖ Ra lệnh cho NVAN Hai gót chân đặt sát đặt đường ngang thẳng, hai bàn chân mở rộng 450 tính từ mép hai bàn chân - Hai đầu gối thẳng, sức nặng toàn thân dồn vào hai chân - Ngực nở, bụng hóp lại, hai vai thăng bằng, hai tay bng thẳng - Năm ngón tay khép lại, cong tự nhiên, đầu ngón tay đặt vào đốt thứ đốt thứ hai ngón tay trỏ Đầu ngón tay đặt theo đường quần - Đầu ngay, miệng ngậm, cằm thu sau, mắt nhìn thẳng ❖ Đợng tác nghỉ: ❖ Để NVAN thục ● Giám sat/ Trưởng ca hô “Nghỉ” có động tác nghiêm, nghỉ, quay động lệnh, khơng có dự lệnh chỗ Đáp ứng tiêu chuẩn ● Nhân viên hàng tư nghỉ yêu cầu nhiệm vụ - Đầu gối trái chùng, sức nặng toàn thân dồn vào chân phải - Thân hai tay giữ đứng nghiêm - Khi mỏi đổi chân, trở tư nghiêm chuyển sang đầu gối phải chùng, sức nặng tồn thân dồn vào chân trái ❖ Đợng tác quay chỗ: ● Quay bên phải: - Giám sát/ Trưởng ca hơ “Bên phải – QUAY” có dự lệnh động lệnh “Bên phải” dự lệnh “QUAY” động lệnh - Khi nghe dứt động lệnh “QUAY” nhân viên hàng làm 02 cử động + Cử động 1: Thân giữ ngắn, hai đầu gối thẳng tự nhiên Lấy gót chân phải mũi chân trái làm trụ, phối hợp với đà xoay người quay toàn thân sang phải 900, sức nặng toàn thân dồn vào phân phải + Cử động 2: Đưa chân trái lên thành tư đứng nghiêm ● Quay bên trái: - Giám sát/ Trưởng ca hô “Bên trái – QUAY” có dự lệnh động lệnh “Bên trái” dự lệnh, “QUAY” động lệnh - Khi nghe dứt động lệnh “QUAY” nhân viên hàng làm 02 cử động + Cử động 1: Thân giữ ngắn, hai đầu gối thẳng tự nhiên Lấy gót chân trái mũi chân phải làm trụ, phối hợp với đà xoay người quay toàn thân sang trái 900, sức nặng toàn thân dồn vào phân trái + Cử động 2: Đưa chân phải lên thành tư đứng nghiêm ● Đằng sau quay: - Giám sát/ Trưởng ca hô “Đằng sau – QUAY” có dự lệnh động lệnh; “Đằng sau” dự lệnh, “QUAY” động lệnh - Khi nghe dứt động lệnh “QUAY” nhân viên hàng làm cử động + Cử động 1: Thân giữ ngắn, hai đầu gối thẳng tự nhiên, lấy gót chân trái mũi bàn chân phải làm trụ, phối hợp với đà xoay người quay toàn thân sang trái 1800, sức nặng toàn thân dồn vào chân trái + Cử động 2: Đưa chân phải lên thành tư đứng nghiêm  Đối với nhân viên quay chỗ bị sai ❖ Để làm gương cho nhân Giám sát/ Trưởng ca mời nhân viên viên khác học theo để đứng trước hàng quân để hướng dẫn nhân hướng dẫn lại cho nhân viên tập viên quay động tác Sau nhân viên sai động tác biết sai sửa lại cho nhân viên hàng Bước 4: Giám sát/ Trưởng ❖ Động tác chào: Chào điều ca lệnh cho nhân Giám sát/ Trưởng ca lệnh cho hàng quân lệnh, viên hàng chào trở tư đứng nghiêm trước tiến điều lệnh chào hành chào điều lệnh chào Giám sát/ Trưởng ca hơ “CHÀO” có ❖ Ra lệnh cho NVAN động lệnh, khơng có dự lệnh ● Đối với mũ mềm: ❖ Để NVAN rèn luyện Khi nghe dứt động lệnh “CHÀO” nhân viên thục động tác chào điều hàng tay phải đưa lên theo đường gần lệnh gặp Chủ tịch, Trưởng nhất, đặt đầu ngón tay chạm vào bên phận An ninh, chào xe khách phải vành lưỡi trai, năm ngón tay khép lại VIP duỗi thẳng, lịng bàn tay úp xuống chếch trước; bàn tay, cánh tay thành đường thẳng, cánh tay nâng lên ngang với thân người, đầu ngắn, mặt nhìn thẳng vào người chào ● Đối với không đội mũ: Giống động tác chào đội mũ, khác chỗ đầu ngón tay cao ngang, chạm vào đuôi lông mày bên phải ❖ Thơi chào: - Giám sát/ Trưởng ca hơ “THƠI” có động lệnh, khơng có dự lệnh - Khi nghe dứt động lệnh “THÔI”, Nhân viên hàng tay phải đưa xuống dứt khoát theo đường gần tư đứng nghiêm  Giám sát/ Trưởng ca phải quan sát chỉnh lại cho nhân viên làm sai động tác chào Bước 5: Chụp ảnh báo cáo Giám sát/ Trưởng ca chụp ảnh đội hình ❖ Ảnh chụp phải đầy đủ đội hình, rõ nét, ❖ Để Trưởng, Phó phận an khơng bị mờ, lóa, ngược sáng ninh kiểm tra tác phong, diện mạo chào điều lệnh để báo nhân viên trước vào ca cáo Trưởng, Phó phận An ninh Giám sát/ Trưởng ❖ Giám sát/ Trưởng ca tiến hành điểm ❖ Mục đích Giám sát/ Trưởng ca Điểm danh ca điểm danh quân số danh quân số ca trực kiểm tra xem ca trực có vắng quân số xem ca trực có vắng theo lịch làm việc nhân viên không không ❖ Nhân viên hàng nghe đến tên ❖ Thông báo cho Giám sát/ hơ “CĨ” Trưởng ca có mặt ca Bước 6: trực Giám sát/ Trưởng ❖ Giám sát/ Trưởng ca đọc tên nhân viên ❖ Để NVAN nắm vị trí Phân cơng, ca phân cơng vị trí vị trí mà nhân viên phân cơng đảm nhiệm vụ khu vực nhắc nhiệm vụ cho NVAN nhiệm, nhắc nhở thêm với nhân viên làm vị trí đảm nhiệm Bước 7: nhở vị trí có thay đổi để nhân viên nắm tình hình chủ động công việc Bước 8: Giám sát/ Giám ❖ Nhân viên hàng nghe huy ❖ Để Giám sát/ Trưởng ca biết phân cơng vị trí nhắc nhở xong hơ NVAN nắm vị “RÕ” trí nhiệm vụ giao ❖ Nếu cịn thắc mắc chưa nắm ❖ Để NVAN nắm rõ ràng chi nhiệm vụ phải trao đổi với Giám tiết nhiệm vụ sát/ Trưởng ca ❖ Bước lên trước: ❖ Để có khoảng cách khơng Chào văn sát/ Trưởng ca cho ● Giám sát/ Trưởng ca hô “Hàng thứ gần khơng q xa hóa Tập NVAN hàng bước lên trước bước – BƯỚC” có dự thực động tác tiếp đồn/ Cơng chào văn hóa Tập lệnh động lệnh “Hàng thứ bước lên theo ty đồn/ Cơng ty trước bước” dự lệnh “BƯỚC” động lệnh ● Khi nghe dứt động lệnh “BƯỚC” nhân viên hàng thứ làm cử động sau: - Cử động 1: Bước chân trái lên trước bước khoảng 75cm - Cử động 2: Đưa chân phải lên thành tư đứng nghiêm ❖ Đằng sau quay: ❖ Đê hàng nhân viên đối mặt ● Giám sát/ Trưởng ca hô “Hàng thứ chỉnh cho cho đằng sau – QUAY” có dự lệnh động lệnh; “Hàng thứ đằng sau” dự lệnh, “QUAY” động lệnh ● Khi nghe dứt động lệnh “QUAY” nhân viên hàng thứ làm cử động - Cử động 1: Thân giữ ngắn, hai đầu gối thẳng tự nhiên, lấy gót chân trái mũi bàn chân phải làm trụ, phối hợp với đà xoay người quay toàn thân sang trái 1800, sức nặng toàn thân dồn vào chân trái - Cử động 2: Đưa chân phải lên thành tư đứng nghiêm ❖ Động tác chào: ❖ Để NVAN rèn luyện thục - động tác chào theo văn hóa Tập Giám sát/ Trưởng ca hơ “CHÀO” có động lệnh, khơng có dự lệnh đoàn gặp Ban Giám đốc, Các - trưởng phận, khách lưu trú Khi nghe dứt động lệnh “CHÀO” nhân viên hàng cúi nửa thân người góc 150 đầu ngẩng, mặt nhìn thẳng vào người chào, nửa thân tư đứng nghiêm ❖ Thôi chào: ● Giám sát/ Trưởng ca hơ “THƠI” có động lệnh, khơng có dự lệnh ● Khi nghe dứt động lệnh “THÔI”, Nhân viên hàng thẳng lưng, đưa nửa thân người tư đứng nghiêm Bước 9: Giám sát/ Trưởng ❖ Giám sát/ Trưởng ca hơ “Các đồng chí ❖ Để lệnh cho nhân viên Giải tán đội ca cho NVAN nhận vị trí” hàng biết phải làm hình vị trí nhận nhiệm vụ ❖ Khi nghe dứt mệnh lệnh nhân viên ❖ Để giữ trật tự, tránh lộn xộn, phân công hàng trật tự vị trí Giám tạo tác phong chuyên nghiệp sát/ Trưởng ca giao nhiệm vụ thực xong quy trình tập hợp đầu ca, phân vị trí Câu hỏi đào tạo: Nêu giãn cách quy định? Khi chỉnh đốn tác phong cần phải ý điều gì? Thực hành động tác quay chỗ, chào điều lệnh, chào văn hóa Tập đồn, Cơng ty Khi điểm danh quân số, nhắc nhở vị trí cần phải ý yếu tố gì? Lần ban hành Ngày ban hành Nội dung sửa đổi Người phụ trách 01 ./ /2021 Ban hành phiên Bùi Đức Quý Mã số: …/AN/CB-003 Lần ban hành: 01 CHUẨN BỊ LÀM VIỆC Ngày ban hành: / /2021 Ngày hiệu lực: …/…/2021 Số trang: 9/11 QUY TRÌNH NHẬN CA MỤC TIÊU CƠNG VIỆC: BIÊN SOẠN BÙI ĐỨC QUY Bộ Phận An Ninh Giúp CBNV Bộ phận An ninh biết bước cần thực nhận ca để đảm bảo nhận ca không bị thiếu sót XEM XÉT PHÊ DUYỆT MỤC ĐÍCH: Giúp CBNV Bộ phận An ninh biết bước cần thực nhận ca để đảm bảo nhận ca không bị thiếu sót  BƯỚC MƠ TẢ TIÊU CHUẨN LY DO Bước 1: Kiểm tra sổ sách Kiểm tra ghi chép ca trước tất sổ có vị trí  Cập nhật thơng tin ca trước mà bạn không làm việc  Ghi nhớ thơng tin quan trọng có liên quan đến ca làm việc Cần thiết ghi lại vào sổ tay nhân viên  Cách ghi chép phải theo tiêu chuẩn, quy định  Ghi thứ tự thời gian - Đầu ca - Diễn biến ca trực + Ghi rõ diễn biến ca trực theo khung 01 tiếng cập nhật sổ 01 lần - Kết thúc ca trực  Bàn giao ca sau  Ký nhận ký giao  Sổ ghi chép phải cập nhật ca  Chữ viết rõ ràng, dùng bút có mực không phai  Sổ bảo quản dạng tài liệu mật Chỉ NVAN phép xem sổ sử dụng sổ  Mọi thông tin phải bảo mật  Để có tranh tồn cảnh diễn biến việc  Nắm bắt tượng bất thường Bước 2: Cập nhật thông tin từ ca trước Trao đổi với nhân viên ca trước vị trí vấn đề cịn tồn đọng, chưa xử lý xong  Nắm bắt kiện liên quan đến tiệc, hội thảo, lịch trình đoàn  Biết rõ tất khách VIP, khách cần giúp đỡ  Biết quản lý trực ban  Nắm rõ kênh đàm số điện thoại Hotline Bước 3: Kiểm tra tài sản, trang thiết bị NVAN ca sau NVAN ca trước kiểm tra tất tài sản, trang thiết bị có khu vực Kiểm tra số lượng, chủng loại, tình trạng  Ca sau ca trước kiểm tra để tránh bỏ sót tài sản  Kiểm tra số lượng tài sản  Kiểm tra chủng loại tài sản  Kiểm tra tình trạng hoạt động tài sản  Để ghi lại vật, tượng có liên quan đến vấn đề an ninh  Tránh rị gỉ thơng tin với người khơng có thẩm quyền  Nắm bắt tất kiện, tin tức giúp NVAN chủ động cơng việc  Để dự liệu trước phần việc xảy có cách xử lý phù hợp  Để minh bạch công tác bàn giao ca Chống đổ thừa ca  Để kiểm sốt xem có bị thất tài sản hay khơng  Để kiểm tra xem tài sản có bị đánh tráo hay khơng  Để kiểm tra xem tài sản, trang thiết bị có cịn sử hoạt động cịn sử dụng tốt hay không Bước 4: Ký nhận ca Ký nhận ca Bước 5: Báo cáo Giám sát/ Trưởng ca Gọi đàm báo cáo Giám sát/ Trưởng ca dụng hay khơng Nếu hết niên hạn sử dụng phải làm đề xuất thay  Sau kiểm tra tất tài sản, trang thiết bị đảm bảo đầy đủ số lượng, chủng loại, tình trạng hoạt động sổ giao ca  Sau nắm kiện, tin tức có liên quan đến ca trực  Chữ ký phải rõ ràng, ghi đầy đủ họ tên  Ca trước chứng kiến ca sau ký nhận bàn giao rời khỏi vị trí  NVAN báo cáo vị trí mà nhận nhiệm vụ  Báo cáo Giám sát/ trưởng ca nắm bắt tình hình giao ca  An tâm công tác vận hành tài sản, trang thiết bị có tình xảy  Có phương án xử lý tình thích hợp  Phục vụ công tác kiểm tra, giám sát  An tâm hoàn thành nhiệm vụ  Để Giám sát/ Trưởng ca biết vị trí báo cáo  Để Giám sát/ Trưởng ca có nhìn khái qt tình hình bàn giao ca trực vị trí đưa đạo sát với vị trí Câu hỏi đào tạo: Nêu đề mục sổ giao ca? Nếu lưu ý cập nhật thông tin từ ca trước? Nêu tài sản, trang thiết bị vị trí Lần ban hành Ngày ban hành Nội dung sửa đổi Người phụ trách 01 ./ /2021 Ban hành phiên Bùi Đức Quý