Quy trình quản lý an ninh

Vai trò của quản lý an ninh là đảm bảo an ninh và an toàn cho tổ chức, doanh nghiệp hoặc cộng đồng. Công việc của quản lý an ninh bao gồm phân tích các rủi ro an ninh, đánh giá mức độ nguy hiểm, thiết lập và triển khai các chính sách và quy trình để giảm thiểu các rủi ro đó. Quản lý an ninh cũng phải cập nhật và giám sát các hệ thống an ninh như hệ thống giám sát camera, hệ thống bảo vệ chống trộm và các biện pháp an ninh khác.Ngoài ra, quản lý an ninh cũng phải đảm bảo rằng nhân viên và khách hàng của tổ chức được đào tạo về các quy tắc an ninh và tuân thủ chúng. Họ cũng phải xây dựng kế hoạch ứng phó với các sự cố an ninh như đánh bom, khủng bố hoặc tấn công mạng.Một trong những nhiệm vụ quan trọng của quản lý an ninh là tìm kiếm và loại bỏ các mối đe dọa an ninh, nhưng đồng thời cũng phải đảm bảo rằng các biện pháp an ninh không ảnh hưởng đến sự tự do và quyền riêng tư của các cá nhân. Nói chung, vai trò của quản lý an ninh là bảo vệ các tài sản quan trọng và con người của tổ chức, đồng thời giữ cho hoạt động kinh doanh và các hoạt động khác được diễn ra một cách an toàn và hiệu quả.

Mã số: …/AN/QTQL-001 Lần ban hành: 01 QUY TRÌNH QUẢN LÝ Ngày ban hành: / /2021 Ngày hiệu lực: …/…/2021 Số trang: 1/20 CẬP NHẬT THÔNG TIN HÀNG NGÀY MỤC TIÊU CƠNG VIỆC: BIÊN SOẠN BÙI ĐỨC QUÝ Bợ Phận An Ninh  Tập hợp đầy đủ thông tin liên quan đến phận an ninh & an toàn nhằm hỗ trợ Trưởng/ Phó phận an ninh đưa biện pháp, phương án an ninh kịp thời để trì tình trạng hoạt động tốt khách sạn XEM XÉT PHÊ DUYỆT BƯỚC CÁCH THỰC HIỆN THỰC HIỆN CỤ THỂ TIÊU CHUẨN BƯỚC 1: ❖ Thu thập báo cáo ❖ Bất thông tin cần Đọc báo cáo văn khay “Tài thu thập theo cấu trúc: ca trực liệu đến” bàn làm việc • Đọc biên cố trước, đọc báo cáo thường sau • Tên việc (hoặc yêu cầu cần xử lý) • Thời gian xảy (hoặc cần thực hiện) • Địa điểm xảy (hoặc nơi cần thực hiện) • Những người liên quan BƯỚC 2: ❖ Đọc sổ ghi tình hình ca ❖ Ln đọc sổ ghi tình hình ca trực Đọc sổ ghi tình trực Giám sát/ Ca Giám sát/ Trưởng ca Các hình ca trực trưởng trước tiên thông tin cần thu thập là: Các cố xảy vị trí ca trực tình hình thời cố ❖ Đọc sổ ghi tình hình ❖ Những phát sinh bất thường hoạt đợng hệ thống hệ thống an tồn ca trực phịng An ninh • Các phản hồi khách hàng liên quan tới hoạt động Bộ phận An ❖ Đọc nhật ký tuần tra ninh ❖ Đọc thông tin liên quan ❖ Việc chấp hành kỷ luật nhân tới bộ phận, hoạt động hàng viên vị trí ngày khách sạn sổ ❖ Những đề xuất nhân viên phòng An ninh ca trực BƯỚC 3: ❖ Kiểm tra, đọc thư ❖ Thư điện tử phải trả lời Kiểm tra thư đến điện tử đến vòng 24 trả lời thư qua ❖ Trả lời thư điện ❖ Các thông tin cố hệ thống, hộp thư điện tử tử thư khẩn thư trả lời khách hàng Tập đoàn/ ❖ Lưu trữ tệp tin phải ưu tiên xử lý trước Cơng ty/ Khách đính kèm thư điện tử sạn BƯỚC 4: ❖ Báo cáo đưa đề ❖ Việc xử lý thông tin phải dựa Xử lý thông tin xuất tới cấp cho tiêu chuẩn sau: thơng tin cần có phê • Các đề xuất dẫn xử lý vụ duyệt, đưa ý kiến phản việc phải đúng yêu cầu thông tin hồi giải đáp thắc • Phản hồi cho yêu cầu mắc bộ phận liên khách hay nhân viên phải đưa quan biện pháp lộ trình giải ❖ Gửi phản hồi cho việc thơng tin liên quan tới • Những u cầu đưa cho cấp phàn nàn khách thực cần xác định rõ hướng nhân viên giải quyết, thời hạn giải việc ❖ Chuyển giao thông báo cáo tin cần cập nhật tới cấp dưới, dẫn cụ thể để hồn thành nhiệm vụ Câu hỏi đào tạo: Vì Trưởng/ Phó Bộ phận An ninh phải cập nhật thông tin hàng ngày? LÝ DO Sàng lọc thông tin theo cấu trúc để tránh bỏ sót nội dung Nắm bắt tồn bợ thơng tin ca trực Tham chiếu hướng dẫn sử dụng email Tập đồn/ Cơng ty/ khách sạn Xử lý thơng tin thực qua: Thư điện tử, qua điện thoại, bộ đàm Tập trung họp nhân viên để trực tiếp truyền đạt Tự thực Có cách để Trưởng/ Phó Bộ phận An ninh tiếp nhận thông tin bắt đầu một ngày làm việc? Tại Trưởng/ Phó Bộ phận An ninh phải đọc sổ ghi tình hình Giám sát/ Trưởng ca trước đọc sổ ghi khác? Vì Trưởng/ Phó Bộ phận An ninh phải ưu tiên xử lý thông tin khẩn giải vấn đề khách hàng trước? Có cách để Trưởng/ Phó Bộ phận An ninh xử lý thông tin? Lần ban hành Ngày ban hành Nội dung sửa đổi Người phụ trách 01 ./ /2021 Ban hành phiên Bùi Đức Quý Mã số: …/AN/QTQL-002 Lần ban hành: 01 QUY TRÌNH QUẢN LÝ Ngày ban hành: / /2021 Ngày hiệu lực: …/…/2021 Số trang: 4/20 XÂY DỰNG QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG MỤC TIÊU CÔNG VIỆC : BIÊN SOẠN BÙI ĐỨC QUÝ Bợ Phận An Ninh • Giúp Trưởng an ninh: - Thiết lập quy trình đảm bảo an toàn an ninh cho khách sạn - Xác định cách xây dựng điều phối kế hoạch hành động phận XEM XÉT PHÊ DUYỆT BƯỚC THỰC HIỆN CÁCH THỰC HIỆN CỤ THỂ BƯỚC 1: ❖ Tiếp nhận yêu cầu xây dựng Xác định tiêu chí quy trình từ hoạt động kinh doanh của Quy trình khách sạn càn xây dựng ❖ Tổng hợp thông tin để xác định mục tiêu cần đạt quy trình cần xây dựng (xác định tiêu đề quy trinh) BƯỚC 2: ❖ Xác định đối tượng mà quy Xác định phạm vi trình cần hướng tới ảnh hưởng của ❖ Xác định nguồn lực cần có để Quy trình thực quy trình ❖ Xác định thời hạn quy trình BƯỚC 3: ❖ Thực hành khảo sát Khảo sát và thu trường hoạt động thực tế thập dữ liệu khách sạn ❖ Thực trưng cầu ý kiến thu thập liệu thành phần liên quan ❖ Thực bước rà soát lực phận ❖ Khảo sát khách sạn khác khu vực ❖ Khảo sát tính chất pháp lý thơng qua việ tham khảo văn pháp quy ❖ Khảo sát đặc điểm, văn hóa vùng miền nơi khách sạn hoạt động BƯỚC 4: ❖ Lựa chọn mẫu quy trình Soạn thảo chính theo quy định Tập đồn/ Cơng sách và quy trình ty/ Khách sạn ❖ Thực hành soạn thảo văn theo mẫu chọn ❖ Thiết lập biểu mẫu quy trình thực hành kèm BƯỚC 5: Trình phê duyệt ❖ Hoàn tất thảo quy trình biểu mẫu liên quan ❖ Phổ biến văn soạn thảo tới bên liên quan nhận thông tin phản hồi ❖ Chỉnh sửa văn lần cuối dựa ý kiến phản hồi lựa chọn ❖ Trình cấp xin phê chuẩn TIÊU CHUẨN ❖ Mọi quy trình xây dựng phải phục vụ nhu cầu hoạt động khách sạn, có tính cụ thể, dễ thực dựa nguồn lực sẵn có ❖ Các thơng số liên quan tới phạm vi ảnh hưởng quy trình cần xây dựng phải tổng hợp từ thực tế hoạt động khách sạn phải đảm bảo tình hợp pháp quy trình ❖ Các thơng tin khảo sát phải chân thực, có độ tin cậy cao có đủ liệu cho việc xây dựng sách ❖ Mọi sách phải xây dựng theo trật tự: • Mục tiêu quy trình • Quy trình thực • Các bên liên quan việc thực • Các giai đoạn thực mốc thời gian giai đoạn • Nguồn lực để thực • Chú giải cần thiết • Người soạn thảo • Người phê duyệt • Thời gian có hiệu lực ❖ Văn trình phê chuẩn phải văn chỉnh sửa kỹ lần cuối ❖ Văn trình phê duyệt phải có: • Chữ ký, tên đầy đủ chức danh người soạn thảo • Ngày hoàn thành soạn thảo GHI CHÚ Câu hỏi đào tạo: Xây dựng quy trình hoạt động gồm bước nào? Tại quy trình phải xây dựng dựa tính dễ thực cao nguồn lực sẵn có? Phạm vi ảnh hưởng quy trình gồm yếu tố gì? Cần khảo sát thu thập trước xây dựng quy trình hoạt động? Tại phải khảo sát văn Pháp luật văn hóa vùng miền nơi khách sạn tọa lạc để xây dựng quy trình hoạt động? Tại phải sử dụng mẫu Tập đồn/ Cơng ty/ Khách sạn để soạn thảo quy trình? Tại chính sách soạn thảo phải có quy trình thực hiện? Những thơng tin cần thể việc soạn thảo quy trình? Những điều kiện cần thực cho thảo quy trình trước trình cấp phê chuẩn? Lần ban hành Ngày ban hành Nội dung sửa đổi Người phụ trách 01 ./ /2021 Ban hành phiên Bùi Đức Quý Mã số: …/AN/QTQL-003 Lần ban hành: 01 QUY TRÌNH QUẢN LÝ Ngày ban hành: / /2021 Ngày hiệu lực: …/…/2021 Số trang: 7/20 PHỔ BIẾN CÔNG VIỆC MỤC TIÊU CÔNG VIỆC : BIÊN SOẠN BÙI ĐỨC QUÝ Bợ Phận An Ninh • Nhằm giúp Trưởng/ Phó/ Giám sát/ Trưởng ca Bộ phận An ninh: - Truyền đạt thông tin thị cần thiết tới cấp hoạt động thường ngày - Đưa yêu cầu phối hợp hành động tới phận liên quan việc tổ chức thực đột xuất kiện đặc biệt khách sạn XEM XÉT PHÊ DUYỆT BƯỚC THỰC HIỆN CÁCH THỰC HIỆN CỤ THỂ TIÊU CHUẨN BƯỚC 1: Chuẩn bị ❖ Xác định nội dung, đối tượng cần phổ biến ❖ Xác định thời gian địa điểm phổ biến ❖ Chuẩn bị tài liệu, phòng họp, công cụ, giáo cụ trực quan để phục vụ truyền đạt, phổ biến nội dung ❖ Triệu tập họp (đối với họp phổ biến nhiệm vụ giao ca, họp hàng ngày thực theo lịch họp) BƯỚC 2: ❖ Giới thiệu tổng quan Phổ biến công công việc cần thực việc bên liên quan việc thực BƯỚC 3: ❖ Thống kê giải thích Tiếp nhận các ý thơng tin cần làm rõ kiến phản hồi ❖ Cập nhật thông tin thống làm rõ vào nội dung nhiệm vụ cần phổ biến BƯỚC 4: ❖ Tóm lược nội dung Kết ḷn buổi cần phổ biến nhiệm họp, phổ biến vụ nhiệm vụ ❖ Thông báo họp tới để cập nhật tiến độ thực nhiệm vụ phổ biến (nếu cần) GHI CHÚ ❖ Nội dung cần phổ biến phải với đối tượng cần truyền đạt ❖ Áp dụng với họp quan trọng như: • Họp Bộ phận An ninh định kỳ hàng tháng • Họp phổ biến, triển khai phương án an ninh • Họp rút kinh nghiệm sự, vụ việc quan trọng vừa xảy khách sạn • Họp phổ biến công việc đầu ca ❖ Nội dung phổ biến cần phải thể đủ: • Mục tiêu cơng việc cần thực • Những người, phận liên quan tới nhiệm vụ • Thời gian khơng gin nhiệm vụ • Những hướng dẫn, quy ước gợi ý (nếu cần) ❖ Những nội dung phản hồi có hướng trái ngược cần phải thảo luận để tìm giải pháp cuối trước chuyển sang nội dung (chủ đề) khác ❖ Ví dụ câu hỏi mở: “Xin người cho biết biện pháp giám sát hiệu để giảm thiểu nguy mát an toàn việc nhà thầu mang thiết bị khổ (cồng kềnh) vào chuẩn bị cho kiện ngày mai” ❖ Nội dung tóm lược nhiệm vụ cần thể hiện: • Nhiệm vụ cần đạt • Người thực người liên quan • Thời gian thực thời gian kết thúc • Quy ước kênh thông tin liên lạc báo cáo Một số nhiệm vụ đơn giản phổ biến qua điện thoại thư điện tử Thống người giữ vai trị việc điều phối thơng tin Câu hỏi đào tạo: Một buổi họp phổ biến công việc có bước nào? Cần làm để chuẩn bị cho buổi họp phổ biến công việc? Vì cần giới thiệu tổng quan nhiệm vụ bên liên quan trước tiên thực phổ biến cơng việc? Nội dung tóm lSược nhiệm vụ cần thể gì? Lần ban hành 01 Ngày ban hành ./ /2021 Nội dung sửa đổi Ban hành phiên Người phụ trách Bùi Đức Quý Mã số: …/AN/QTQL-004 Lần ban hành: 01 QUY TRÌNH QUẢN LÝ Ngày ban hành: / /2021 Ngày hiệu lực: …/…/2021 Số trang: 9/20 HƯỚNG DẪN, HỖ TRỢ CÔNG VIỆC MỤC TIÊU CƠNG VIỆC: BIÊN SOẠN BÙI ĐỨC QUÝ Bợ Phận An Ninh  Giúp Trưởng/ Phó/ Giám sát/ Trưởng ca Bộ phận An ninh kiểm sốt trì chất lượng dịch vụ thông qua việc hướng dẫn nhân viên cập nhật kiến thức công việc, nâng cao kỹ nghề điều chỉnh hành vi lệch chuẩn XEM XÉT PHÊ DUYỆT BƯỚC THỰC HIỆN CÁCH THỰC HIỆN CỤ THỂ TIÊU CHUẨN GHI CHÚ BƯỚC 1: ❖ Sử dụng danh mục kiểm tra ❖ Luôn sử dụng tiêu chuẩn nghề để Khảo sát khả công việc, nội dung mô tả đánh giá nhân viên qua: thực thi cơng việc cua vị trí tiêu • Kiến thức công việc công việc chuẩn nghề để đánh giá nhân viên • Kỹ làm việc nhân viên • Hành vi thực thi công việc ❖ Khảo sát cơng việc cần phải có tiêu chuẩn nghề, danh mục kiểm tra công việc, nội dung mô tả công việc tương ứng làm công cụ đánh giá BƯỚC 2: ❖Quan sát nhân viên thực ❖ Các đánh giá phải vào Đánh giá cơng việc vị trí làm việc tiêu chuẩn nghề, danh mục kiểm tra công hướng dẫn việc, nội dung mô tả công việc tương ❖Đưa nhận xét việc thực ứng thi công việc nhân viên ❖ Các nhận xét phải cụ thể, chuẩn xác theo tiêu chí SMART (cụ thể, kiểm tra, đo lường được, đạt được, hợp lý, có giới hạn thời gian) có tính hướng dẫn ❖ Đảm bảo góp ý theo mơ hình SANWICH Yes, But Ví dụ: Sau quan sát việc ghi phát vé gửi xe máy cho khách, nhận thấy: • Bạn thực đủ bước: Chào khách, tiếp nhận xe, ghi vé, trao vé cho khách hướng dẫn khách vào bãi đỗ xe • Việc thực bước bạn thành thạo, xác nên tiết kiệm thời gian tạo cảm giác hài lịng khách • Tuy nhiên bạn thể tính chuyên nghiệp cao ln nhìn khách mỉm cười, sử dụng tay nói lời cảm ơn cho giao dịch với khách BƯỚC 3: ❖ Thực làm mẫu để nhân ❖ Làm mẫu tồn bợ cơng việc trước, u cầu thực viên quan sát sau đó làm bước diễn giải sau sửa sai ❖ Không đưa nhận xét điều ❖ Yêu cầu nhân viên làm lại chỉnh nhân viên thực sai theo hướng dẫn đợng tác Hãy đợi nhân viên kết thúc đạt yêu cầu công việc đê nhận xét điều chỉnh ❖ Đảm bảo thực đúng trình tự việc huấn luyện sửa sai Câu hỏi đào tạo: Có bước để hướng dẫn hỗ trợ công việc nhân viên? Bạn cần có cơng cụ để đánh giá việc thực thi công việc nhân viên? Có yếu tố mà nhân viên cần có để thực thi một công việc? Hãy nêu tên cho ví dụ tương ứng với yếu tố đó Tại phải làm mẫu thực hỗ trợ việc sửa sai cho nhân viên? Nêu trình tự việc sửa sai? Hãy liên hệ thực tế khách sạn bạn cho mợt ví dụ thực tế việc nhân viên bạn thực thi công việc với kiến thức tốt kỹ thành thục hành vi thực thi bị lệch chuẩn Cách xử lý bạn nào? Lần ban hành Ngày ban hành Nội dung sửa đổi Người phụ trách 01 ./ /2021 Ban hành phiên Bùi Đức Quý Mã số: …/AN/QTQL-005 Lần ban hành: 01 QUY TRÌNH QUẢN LÝ Ngày ban hành: / /2021 Ngày hiệu lực: …/…/2021 Số trang: 12/20 KIỂM TRA, GIÁM SÁT CÔNG VIỆC MỤC TIÊU CƠNG VIỆC: BIÊN SOẠN BÙI ĐỨC QUÝ Bợ Phận An Ninh • • Kiểm sốt trì chất lượng dịch vụ yêu cầu, tiêu chuẩn Kiểm sốt tiến độ cơng việc theo kế hoạch XEM XÉT PHÊ DUYỆT BƯỚC THỰC HIỆN CÁCH THỰC HIỆN CỤ THỂ BƯỚC 1: Chuẩn bị kiểm tra ❖ Phác thảo sơ đồ kiểm tra sơ đồ bố trí cơng việc TIÊU CHUẨN ❖ Rà soát lịch trực ca nhân viên ứng với vị trí ❖ Chuẩn bị công cụ kiểm tra: ❖ Bản danh mục kiểm tra vị trí ❖ Các biểu mẫu cần thiết (tư vấn nhân viên, biên việc…) ❖ Đèn pin, bút viết BƯỚC 2: Thực hành kiểm tra BƯỚC 3: Kết thúc kiểm tra ❖ Kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động nhân viên ❖ Kiểm tra vệ sinh an toàn lao động nơi làm việc ❖ Kiểm tra thiết bị, công cụ hỗ trợ (nếu có) ❖ Kiểm tra việc thực thi cơng việc ❖ Kiểm tra việc ghi chép, lưu trữ sổ sách, biểu mẫu ❖ Đưa nhận xét ❖ Yêu cầu nhân viên khắc phục, sửa lỗi (nếu có) ❖ Ghi lại nhận xét vào sổ, biểu mẫu theo quy định ❖ Chào cảm ơn nhân viên trước rời GHI CHÚ ❖ Việc chuẩn bị kiểm tra cơng việc vị trí cần làm ca lần, lần không 30 phút cho ngày làm việc bình thường ❖ Khi phác thảo sơ đồ kiểm tra cần tập trung vào vị trí (nhân viên) có nhiều nguy mắc lỗi, cần giúp đỡ, vị trí: - Nhân viên - Nhân viên có nghiệp vụ yếu - Có nhiều thách thức từ phía khách hàng - Có phức tạp ANTT, tiềm ẩn nhiều rủi ro - Khuất vắng ❖ Đồng phục trang phục theo quy định Tập đồn/ Cơng ty/ Khách sạn ❖ Vệ sinh an toàn theo nội quy Tập đồn/ Cơng ty/ Khách sạn ❖ Thiết bị hỗ trợ theo biên chế tiêu chuẩn hoạt động (nếu có) ❖ Thực thi công việc theo tiêu chuẩn nghề ❖ Biểu mẫu sổ sách lập theo quy định ❖ Nhận xét cần chuẩn xác, có phân tích lỗi theo cấu trúc: • Lỗi thiếu kiến thức • Lỗi kỹ cịn yếu • Lỗi hành vi lệch chuẩn ❖ Phần nhận xét lỗi dịch vụ phải kèm việc hướng dẫn sửa lỗi Câu hỏi đào tạo: Có bước để tiến hành kiểm tra giám sát công việc? Vì phải phác thảo sơ đồ kiểm tra trước thực việc kiểm tra? Khi phác thảo sơ đồ kiểm tra cần hướng ý tới vị trí nào? Vì sao? Có bước kiểm tra cần áp dụng cho vị trí? Những lợi ích bước việc kiểm tra giám sát cơng việc gì? Tại phải ghi nhận xét bạn vị trí kiểm tra? Tại phải yêu cầu sửa lỗi chỗ sau kiểm tra? Lần ban hành Ngày ban hành Nội dung sửa đổi Người phụ trách 01 ./ /2021 Ban hành phiên Bùi Đức Quý Mã số: …/AN/QTQL-006 Lần ban hành: 01 QUY TRÌNH QUẢN LÝ Ngày ban hành: / /2021 Ngày hiệu lực: …/…/2021 Số trang: 14/20 XỬ LÝ TÌNH HUỐNG PHÁT SINH MỤC TIÊU CÔNG VIỆC: BIÊN SOẠN BÙI ĐỨC QUÝ Bộ Phận An Ninh  Giúp Trưởng phận an ninh nhanh chóng giải tình khơng mong đợi cách hiệu XEM XÉT PHÊ DUYỆT BƯỚC THỰC HIỆN CÁCH THỰC HIỆN CỤ THỂ BƯỚC 1: Tiếp nhận thơng tin tình ❖ Trực tiếp có mặt nơi có việc xảy (với cố phát sinh) để thu thập thông tin liên quan tới việc ❖ Trực tiếp gặp gỡ khách hàng nhân viên để thu thập thông tin, lấy lời khai người biết vụ việc (nếu vụ việc liên quan tới khiếu kiện khách nhân viên) BƯỚC 2: ❖ Phân tích thơng tin để tìm Phân tích thông tin đáng tin cậy sàng lọc thông thiết yếu cho việc điều tra xử lý tin ❖ Thực kiểm chứng thơng tin để tìm chất vấn đề mong muốn người đưa đơn kiện ❖ Quyết định việc xử lý chỗ hay cần có thêm thời gian thực điều tra trước thực xử lý BƯỚC 3: ❖ Đối chiếu với tiêu Thực hiện xử chuẩn nghề, qui chuẩn, qui định lý tình Tập đoàn Pháp luật Nhà nước để đưa giải pháp xử lý thích hợp hiệu (phương án xử lý) ❖ Thông tin tới cá nhân phận liên quan phương án xử lý tình (nếu cần ) để yêu cầu có phối hợp ❖ Đặt hẹn gặp với khách cần xử lý trực tiếp khách ❖ Thực xử lý tình theo phương án định TIÊU CHUẨN ❖ Tất cố phát sinh, khiếu kiện khách hàng phải xác nhận biên việc ❖ Các ghi nhận việc phải thể thông tin cần thiết: - Điều xảy ra? - Sự việc xảy đâu? Khi nào? - Sự việc xảy nào? - Có liên quan? - Tình trạng thời? - Chú ý lấy lời khai nhân chứng văn bản, cần thu thập chứng hình ảnh ❖ Tuyệt đối không lồng ghép cảm xúc cá nhân, ý kiến chủ quan thiếu chứng kết luận chất vụ việc ❖ Việc sàng lọc thông tin dựa vào tài liệu chứng thu trường làm sở Đó - Biên việc - Biên lấy lời khai người biết thông tin việc - Các vật chứng hình ảnh chụp trường ❖ Những tình phát sinh đơn giản, khơng nghiêm trọng xử lý chỗ ❖ Những sự, vụ việc phức tạp cần báo cáo tới Ban giám đốc đưa thời gian giải cụ thể (nếu được) ❖ Việc xử lý tình phải đảm bảo tiêu chuẩn: - Đúng người, việc - Tuân thủ qui định khách sạn (Tập đoàn) - Trong giới hạn cho phép Pháp luật ❖ Với tình phức tạp ngồi thẩm quyền cho phép, phương án xử lý phải có phê chuẩn cấp có thẩm quyền (theo qui định phân cấp khách sạn) ❖ Những tình xử lý qua thư điện tử công văn gửi tới khách hàng phải theo mẫu quy định khách sạn (Tập đồn) Câu hỏi đào tạo: Có bước cần thực để xử lý tình phát sinh? GHI CHÚ Một số tình phát sinh liên quan tới khách xử lý thư điện tử Vì bạn phải tài liệu, chứng thu thập trường để định phương án xử lý tình phát sinh? Thông tin nhận dạng thư nặc danh có giá trị để làm xử lý tình hay không? Các tài liệu chứng mà bạn làm để xử lý tình phát sinh? Tại trước thực việc xử lý tình phát sinh cần thơng báo tới cá nhân phận liên quan? Có tiêu chuẩn cần tuân thủ thực việc xử lý tình phát sinh? Hãy liệt kê tiêu chuẩn giải thích cần tuân thủ? Lần ban hành Ngày ban hành Nội dung sửa đổi Người phụ trách 01 ./ /2021 Ban hành phiên Bùi Đức Quý Mã số: …/AN/QTQL-007 Lần ban hành: 01 QUY TRÌNH QUẢN LÝ Ngày ban hành: / /2021 Ngày hiệu lực: …/…/2021 Số trang: 17/20 CHUẨN BỊ XÂY DỰNG PHƯƠNG ÁN MỤC TIÊU CÔNG VIỆC: BIÊN SOẠN BÙI ĐỨC QUÝ Bộ Phận An Ninh  Việc chuẩn bị xây dựng phương án nhằm có phương án An ninh an toàn hiệu cao trình triển khai phương án sau XEM XÉT PHÊ DUYỆT BƯỚC THỰC HIỆN CÁCH THỰC HIỆN CỤ THỂ BƯỚC 1: Xác định phạm vi ảnh hưởng phương án ❖ Xác định tính khả thi thực phương án thời gian, không gian thực phương án (Trong phạm vi quản lý, điều hành khách sạn) BƯỚC 2: ❖ Xác định thành phần mà Xác định phương án xây dựng cần thành phần thực hướng tới phương án BƯỚC 3: ❖ Xác định nguồn lực cần Lựa chọn nguồn có để thực phương án nhân lực cho (nhân lực, vật lực, …) phương án BƯỚC 4: ❖ Xác định văn Lựa chọn tài liệu tài liệu qui phạm, văn luật hỗ trợ cho hỗ trợ cho phương án phương án TIÊU CHUẨN GHI CHÚ ❖ Mọi phương án xây dựng phải phục vụ nhu cầu hoạt động khách sạn, có tính thực cao phải dựa nguồn lực trang thiết bị sẵn có khách sạn ❖ Yêu cầu xây dựng phương án xuất phát từ phận chuyên môn phải phê chuẩn lãnh đạo Tập đoàn và/hoặc Ban giám đốc khách sạn ❖ Phương án có hiệu lực sau Ban giám đốc ký phê chuẩn ❖ Thông thường thành phần thực phương án chỗ khách sạn ❖ Thành phần mà phương án An ninh an toàn hướng tới phải nhân viên phận có liên quan đến phương án ❖ Nguồn nhân lực thực phương án huy động phải không ảnh hưởng đến hoạt động thường xuyên khách sạn ❖ Nguồn nhân lực phải nhân viên khách sạn (nhân viên hỗ trợ tăng cường từ khách sạn thành viên Tập đoàn) khách lưu trú Khách sạn ❖ Nguồn tài cung cấp cho thực phương án phải nằm kế hoạch cho phép năm ❖ Văn phải liên quan đến phương án ❖ Văn phải có đầy đủ tính pháp lý ❖ Văn phải cịn giá trị hiệu lực Có nhiều phương án: Phương án cố định phương án tạm thời Trang thiết bị nhân lực sẵn có khách sạn Ví dụ: Xây dựng phương án PCCC phải dựa thông tư số 66/NĐ79 – CP 2014 Câu hỏi đào tạo: Chuẩn bị xây dựng phương án để làm gì? Khi chuẩn bị xây dựng phương án cần ý đến bước nào? Việc xác định phạm vi ảnh hưởng phương án cần ý đến tiêu chí nào? Lựa chọn nguồn nhân lực để thực phương án cần ý đến điểm gì? Khi lựa chọn tài liệu hỗ trợ phương án cần ý đến vấn đề gì? Lần ban hành Ngày ban hành Nội dung sửa đổi Người phụ trách 01 ./ /2021 Ban hành phiên Bùi Đức Quý Mã số: …/AN/QTQL-008 Lần ban hành: 01 QUY TRÌNH QUẢN LÝ Ngày ban hành: / /2021 Ngày hiệu lực: …/…/2021 Số trang: 19/20 XÂY DỰNG CÁC PHƯƠNG ÁN AN NINH AN TỒN MỤC TIÊU CƠNG VIỆC: BIÊN SOẠN BÙI ĐỨC QUÝ Bộ Phận An Ninh  Việc xây dựng phương án An ninh an toàn phải cụ thể, chi tiết, có tính thực tiễn triển khai hiệu XEM XÉT PHÊ DUYỆT BƯỚC THỰC HIỆN CÁCH THỰC HIỆN CỤ THỂ BƯỚC 1: Xác định sở pháp lý, tình hình thực tế mục tiêu của phương án ❖ Nêu rõ sở pháp lý liên quan đến phương án TIÊU CHUẨN ❖ Đánh giá tình hình thực tế, lỗ hổng cơng tác An ninh an tồn, cách khắc phục ❖ Xác định rõ mục tiêu cuối đạt phương án An ninh an toàn BƯỚC 2: Xác định thời gian có hiệu lực của phương án BƯỚC 3: Xác định lực lượng tham gia phương án ❖ Xác định cụ thể thời gian giai đoạn phương án đề ❖ Xác định thời gian có hiệu lực tồn phương án ❖ Xác định rõ lực lượng tham gia phương án ai, gồm phận nào, người? BƯỚC 4: Xác định cách thức triển khai phương án ❖ Triển khai phương án theo yêu cầu bước định trước BƯỚC 5: Rà soát, rút kinh nghiệm phương án ❖ Tiến hành rà soát lại việc thực phương án sở rút kinh nghiệm cho việc thực phương án khác GHI CHÚ ❖ Các văn bản, sở pháp lý liên quan đến phương án cần phải cịn giá trị, hiệu lực ❖ Khi đánh giá tình hình thực tế cần có tính logic, có trình tự, khách quan, không dựa vào ý kiến cá nhân để đánh giá tình hình ❖ Mục tiêu phương án cần cụ thể, không chung chung Cần đảm bảo mục tiêu đáp ứng tốt tiêu chí SMART ❖ Cần có mục tiêu cụ thể đạt giai đoạn phương án ❖ Thời gian toàn phương án cần cụ thể hóa, thường khơng kéo dài tháng cho phương án ❖ Ưu tiên lấy lực lượng chỗ để thực phương án ❖ Lực lượng thực phương án phải thích hợp với nhiệm vụ cụ thể ❖ Các bước thực phương án cần phải khoa học, thực phù hợp với yêu cầu phương án ❖ Thứ tự bước phương án theo nguyên tắc ưu tiên để thực ❖ Phải rà soát lại bước, giai đoạn ❖ Phải khách quan đánh giá, rút kinh nghiệm Câu hỏi đào tạo: Mục đích việc xây dựng phương án An ninh an toàn gì? Khi xây dựng phương án An ninh an toàn cần thực bước nào? Tại phải xác định thời gian hiệu lực phương án? Tại lại ưu tiên lấy lực lượng chỗ để thực phương án? Tiêu chuẩn xây dựng cách thức triển khai phương án gì? Lần ban hành Ngày ban hành Nội dung sửa đổi Người phụ trách 01 ./ /2021 Ban hành phiên Bùi Đức Quý