Đang tải... (xem toàn văn)
PhÇn I LỜI CẢM ƠN Trước hết, cho phép em được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới các thầy cô giáo trong khoa kế toán trường Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội, những người đã trực tiếp giảng dạy, hướng dẫn[.]
LỜI CẢM ƠN Trước hết, cho phép em bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo khoa kế toán-trường Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội, người trực tiếp giảng dạy, hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành tối giai đoạn thực tập tốt nghiệp Em xin bày tỏ lịng biết ơn đặc biệt tới thầy giáo Th.S Tô Văn Nhật-Người trực tiếp giảng dạy, hướng dẫn giúp đỡ em nhiều suốt thời gian thực tập Người dốc hết tâm huyết để truyền đạt hướng dẫn em việc lựa chọn, nghiên cứu đề tài để hoàn thành cách tốt chuyên đề thực tập tốt nghiệp Và cuối cho phép em bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc tới Ban Giám đốc, anh chị Phịng Kiểm tốn Dự án Cơng ty Dịch vụ Tư vấn Tài Kế toán Kiểm toán (AASC), đặc biệt anh Nguyễn Minh Hải-Trưởng phịng Kiểm tốn Dự án, chị Chi Thành-Kiểm tốn viên phịng Dự án cho em kiến thức quý báu thực tế tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt chuyên đề tốt nghiệp Vì điều kiện thời gian hạn chế mặt kiến thức chuyên đề tốt nghiệp em không tránh khỏi sai sót Vậy em mong nhận thơng cảm bảo thầy cô, anh chị người quan tâm để chuyên đề tốt nghiệp em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 28 tháng năm 2003 Sinh viên Nguyễn Thị Nga LỜI MỞ ĐẦU Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41 Mọi hoạt động xuất thực tế kết nhu cầu nảy sinh Chân lý thực tiễn chứng minh Kiểm toán độc lập đời kết xu quốc tế hoá, xu hội nhập hóa kinh tế mà việc cơng khai thơng tin tài địi hỏi phải thực trung thực hợp lý Theo đó, chất lượng kiểm tốn lại kết tồn phát triển vủa hoạt động kiểm tốn độc lập Nó u cầu địi hỏi tất yếu đối tượng sử dụng dich vụ kiểm toán mục tiêu phấn đấu tổ chức cung cấp dich vụ kiểm toán Chân lý lần lại chứng minh, chất lượng kiểm toán mà xét đến chất lượng kiểm toán Báo cáo tài lại sản phẩm tổng hợp chất lượng kiểm tốn chu trình nghiệp vụ riêng biệt mang lại Trong đó, chất lượng chu trình mua hàng tốn có ảnh hưởng đến định đến chất lượng tồn kiểm tốn Báo cáo tài Hiện Việt Nam, Cơng ty kiểm tốn xây dựng chương trình kiểm tốn mẫu quy trình kiểm tốn chu trình này, song hầu hết chương trình kiểm tốn có ý nghĩa tài liệu tham khảo không đảm bảo đầy đủ thuận tiện cho kiểm toán viên tiến hành kiểm toán Hơn mức độ chi tiết chương trình chưa cao, chưa vi tính hoá Với lý trên, thời gian thực tập Cơng ty Dịch vụ Tư vấn Tài Kế toán Kiểm toán-AASC, em chọn đề tài “Hồn thiện quy trình kiểm tốn chu trình mua hàng tốn kiểm tốn Báo cáo tài AASC thực hiện” cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp Việc nghiên cứu đề tài cần thiết nhằm hệ thống hoá đưa quan điểm cho quy trình kiểm tốn chu trình Dựa phương pháp luận: vật biện chứng, vật lịch sử, logic, nghiên cứu chương trình kiểm tốn mẫu Cơng ty kiểm tốn có uy tín ngồi nước…., kết hợp với phương pháp thu thập tài liệu: vấn, quan sát trực tiếp, phân tích tổng hợp… Chuyên đề em tập trung nghiên cứu: sở lý luận quy trình kiểm tốn chu trình mua hàng tốn, tìm hiểu đánh giá thực trạng cơng tác kiểm tốn chu trình AASC thực hai đơn vị khách hàng công ty MBS khách sạn Vega , từ đưa số phương hướng, giải pháp nhằm hoàn thiện nâng cao chất lượng kiểm tốn chu trình mua hàng toán kiểm toán BCTC AASC Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41 Để thể nội dung trên, lời mở đầu kết luận, kết cấu chuyên đề em bao gồm phần: Phần I: Cơ sơ lý luận kiểm tốn chu trình mua hàng tốn kiểm tốn Báo cáo tài Phần II: Thực kiểm tốn chu trình mua hàng tốn kiểm tốn Báo cáo tài AASC thực Phần III: Bài học kinh nghiệm phương hướng hoàn thiện kiểm tốn chu trình mua hàng tốn kiểm tốn Báo cáo tài AASC thực PHẦN I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TRONG KIỂM TỐN TÀI CHÍNH I CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN VỚI VẤN ĐỀ KIỂM TỐN VỊ TRÍ, VAI TRỊ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN Theo dịng lịch sử phát triển kiểm toán, khái niệm kiểm toán ln có quan điểm khác Tuy nhiên, xét chất, mức Nguyễn Thị Nga - Kiểm tốn - K41 tổng hợp tồn diện quan điểm, định nghĩa: Kiểm tốn xác minh bày tỏ ý kiến thực trạng hoạt động kiểm toán hệ thống phương pháp kỹ thuật kiểm tốn chứng từ ngồi chứng từ kiểm tốn viên có trình độ nghiệp vụ tương xứng thực sở hệ thống pháp lý có hiệu lực (LTKT, tr 49) Trong đó, kiểm tốn tài hoạt động đặc trưng kiểm tốn chứa đựng đầy đủ "sắc thái kiểm toán" từ đời trình phát triển, thực chủ yếu kiểm toán độc lập (KTTC, tr 9) Ở Việt Nam, theo quy chế kiểm toán độc lập kinh tế quốc dân (NĐ số 07/CP ngày 21/09/1994 Chính phủ: " kiểm tốn độc lập việc kiểm tra xác nhận kiểm toán viên chuyên nghiệp thuộc tổ chức kiểm toán độc lập tính đắn hợp lý tài liệu " Như vậy, kiểm toán độc lập hoạt động dịch vụ, tư vấn pháp luật thừa nhận bảo trợ, quản lý chặt chẽ hiệp hội chuyên ngành kế toán Do độc lập, khách quan hoạt động nên kết kiểm toán tin cậy người sử dụng Trong kinh tế thị trường vai trị kiểm tốn độc lập trở nên cần thiết khó thay Mục đích kiểm tốn độc lập, trước hết lợi nhuận mà giúp doanh nghiệp thực chế độ pháp luật, chấn chỉnh sửa chữa sai sót, phịng ngừa vi phạm tổn thất góp phần tăng cường quản lý tài đơn vị kiểm tốn Và đó, khẳng định kiểm toán độc lập chỗ dựa quan trọng cho quan nhà nước việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Theo IFAC (Liên đồn kế tốn quốc tế): Kiểm tốn việc kiểm toán viên độc lập xác minh bày tỏ ý kiến BCTC Tuy nhiên, để xác minh bày tỏ ý kiến BCTC người kiểm tốn viên trước hết phải người giỏi kế tốn, có kỹ nghề nghiệp đạo đức, để thực kiểm toán BCTC trước hết phải nắm vững ngun tắc kế tốn để lập nên BCTC Báo cáo tài bảng tổng hợp kết kinh doanh đơn vị giúp cho người lãnh đạo điều hành đưa định đắn mà q trình kinh doanh chuỗi nghiệp vụ kinh tế Vì vậy, tiến hành kiểm toán BCTC, kiểm toán viên cần phải chia BCTC thành phần hành để kiểm tốn Thơng thường có hai cách phân chia: * Phân chia theo khoản mục (tài khoản): Ví dụ kiểm tốn TK doanh thu, TK chi phí, TK tiền, TK nợ phải trả Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41 * Phân chia theo chu trình: Các nghiệp vụ tài khoản có liên quan chặt chẽ với tiến hành kiểm toán động thời Chẳng hạn, nghiệp vụ mua hàng toán, nghiệp vụ chi tiêu số dư khoản phải trả người bán nằm chu trình mua hàng toán Cách chia thứ đơn giản song không hiệu tách biệt khoản mục vị trí khác có liên hệ chặt chẽ với gây trùng lặp chẳng hạn hàng tồn kho giá vốn hàng bán Trong thực tiễn kiểm tốn, cách phân chia thứ hai ứng dụng thơng dụng phương thức tiếp cận kiểm toán logic tránh trùng lặp, vào mối liên hệ chặt chẽ lẫn khoản mục, trình cấu thành, yếu tố chu trình chung hoạt động tài Với cách phân chia vậy, chu trình hoạt động kinh doanh doanh nghiệp coi liên kết chu trình bán hàng thu tiền, chu trình huy động hồn trả vốn, chu trình mua hàng tốn, chu trình tiền lương nhân viên, chu trình hàng tồn kho Các chu trình có mối quan hệ mật thiết với nhau, xuất phát từ mối liên hệ vốn có nghiệp vụ kinh tế từ thu gom đầu mối mối liên hệ kinh tế ghi sổ kế toán chứa đựng BCTC Mối quan hệ thể qua sơ đồ số 1.1 Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ chu trình kiểm tốn TIỀN MẶT CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN CHU TRÌNH HUY ĐỘNG VÀ HỒN TRẢ VỐN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN SỰ CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41 Sơ đồ cho thấy, chu trình mua hàng tốn với bốn chu trình khác khâu quan trọng trình sản xuất kinh doanh với cách phân loại theo vòng quay, vòng tuần hoàn vốn Đối với đơn vị sản xuất kinh doanh, trình kinh doanh bao gồm giai đoạn: Cung ứng, sản xuất tiêu thụ Còn doanh nghiệp thương mại, trình kinh doanh bao gồm giai đoạn: mua hàng bán hàng Việc xem xét hai loại hình doanh nghiệp cho thấy, dù loại hình doanh nghiệp trình “mua hàng”, nghĩa cung cấp yếu tố đầu vào quan trọng, có ảnh hưởng định đến yếu tố đầu Chi phí cho việc mua hàng chiếm tỉ lệ lớn tổng chi phí sản xuất kinh doanh Hơn thế, số tài khoản chịu ảnh hưởng chu kỳ mua hàng toán nhiều tất chu kỳ khác kết hợp lại Do khơng có đáng ngạc nhiên phải nhiều thời gian để kiểm toán chu kỳ mua hàng toán chu kỳ khác BẢN CHẤT CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN Chu trình mua hàng toán gồm định trình cần thiết để có hàng hố, dịch vụ cho trình hoạt động, sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Chu trình thường bắt đầu việc lập đơn đặt mua người có trách nhiệm phận cần hàng hoá hay dịch vụ kết thúc việc toán cho nhà cung cấp hàng hoá hay dịch vụ nhận (KTTC 201) Quá trình mua vào hàng hố hay dịch vụ bao gồm khoản mục nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, vật tư, điện nước, sửa chữa bảo trì… Chu trình khơng bao gồm q trình mua vào toán dịch vụ lao động chuyển nhượng phân bổ chi phí bên tổ chức Kiểm tốn chu trình mua hàng toán thực chất việc kiểm tra, đánh giá số dư tài khoản Bảng cân đối kế tốn Như phân tích trên, chu kỳ mua hàng toán liên quan đến nhiều tài khoản bảng cân đối kế toán như: tài khoản tài sản, công nợ phải trả, tài khoản tiền tài khoản phí tổn báo cáo kết kinh doanh… Số lượng tài khoản liên quan chịu ảnh hưởng chu trình mua hàng toán thể qua sơ đổ 2.1 Tuy nhiên, trình mua hàng chu trình mua hàng tốn có hai loại: Mua hàng trả tiền mua hàng trả chậm Sơ đồ 2.1 minh hoạ cho trường hợp mua hàng trả chậm Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41 Sơ đồ 2.1: Các tài khoản chu trình mua hàng toán Tiền gửi ngân hàng Các khoản phải trả Nguyên liệu mua vào Tài sản cố định Hàng mua trả lại giảm giá Bảo hiểm trích trước Chiết khấu mua vào Hợp đồng thuê Phí tổn sản xuất Phí tổn lưu động Phí tổn quản lý CHỨC NĂNG CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN Đối với doanh nghiệp có nhu cầu cung cấp hàng hoá dịch vụ với quy mô lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp, bản, chu trình mua hàng tốn bao gồm chức sau: 3.1.Xử lý đơn dặt mua hàng hoá hay dịch vụ Đây chức quan trọng chu trình mua hàng tốn Các bước cơng việc cần thực chức bao gồm: - Xác định nhu cầu hàng hố, dịch vụ cần cung cấp: Thơng thường doanh nghiệp thường có phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ cần thiết cho sản xuất gọi phận kế hoạch Bộ phận có nhiệm vụ lên kế hoạch, cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ yếu tố đầu vào để trình sản xuất liên tục đồng thời không nhiều gây ứ đọng vốn ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Ở doanh nghiệp có hệ thống kiểm sốt nội tốt có quy chế cụ thể việc cung cấp hàng - Lập đơn kiến nghị mua hàng: Sau lên kế hoạch cung ứng, phận kế hoạch lập đơn yêu cầu mua hàng để trình Giám đốc người có thẩm quyền ký duyệt (đơn yêu cầu mua hàng yêu cầu khối lượng Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41 chủng loại hàng hố cần cung cấp) Sau đó, đơn u cầu mua hàng chuyển cho phận mua hàng - Tìm nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng vào đơn kiến nghị mua hàng để xem xét, tìm kiếm nhà cung cấp Về nguyên tắc, trước định mua mặt hàng phải tìm hiểu đơn đặt hàng nhiều nhà cung cấp khác để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp - Lựa chọn nhà cung cấp: Sau xem xét đơn chào hàng nhà cung cấp khác nhau, đơn vị chọn nhà cung cấp phù hợp Sự lựa chọn vào giá cả, chất lượng hàng hoá, điều kiện ưu đãi chiết khấu thương mại, chiết khấu toán, phương thức toán,… - Giao đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng loại chứng từ ghi rõ loại hàng, số lượng, thơng tin liên quan đến hàng hố mà doanh nghiệp có ý định mua vào Tất đơn đặt hàng phải đánh số trước, có đầy đủ chữ ký người có thẩm quyền Tất đơn đặt hàng phải bao gồm vừa đủ số cột diện tích để hạn chế tối đa khả có gian lận đơn dặt mua hàng Các bước công việc cho thấy đơn đặt hàng (bản yêu cầu sản phẩm dịch vụ) lập công ty khách hàng điểm khởi đầu chu kỳ Mẫu yêu cầu phê chuẩn quy định phụ thuộc vào chất hàng hoá dịch vụ quy định cơng ty Trong phê chuẩn đắn nghiệp vụ mua hàng phần thức chức đảm bảo hàng hoá dịch vụ mua theo mục đích phê chuẩn cơng ty tránh cho việc mua nhiều mua mặt hàng không cần thiết Hầu hết công ty cho phép phê chuẩn chung cho việc mua phục vụ nhu cầu hoạt động thường xuyên hàng tồn kho mức cho phép (phù hợp định mức hàng tồn kho) Thí dụ, lần mua tài sản thường xuyên vượt giới hạn tiền định yêu cầu phê chuẩn họi đồng quản trị, mặt hàng mua tương đối không thường xuyên, hợp đồng dịch vụ dài hạn phê chuẩn viên chức định, vật tư dịch vụ có giá trị thấp giá trị quy định phê chuẩn quản đốc trưởng phòng, số loại nguyên vật liệu vật tư tự động tái đặt hàng lúc chúng mức giới hạn ấn định trước 3.2 Nhận hàng hoá hay dịch vụ Bước công việc thực chức nhận hàng hoá hay dịch vụ nhà cung cấp chuyển đến Việc nhận hàng hoá từ người bán hàng điểm định chu trình thời điểm mà bên mua thừa Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41 nhận khoản nợ liên quan bên bán sổ sách Khi hàng hoá nhận được, trình kiểm sốt thích hợp địi hỏi phải có kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến điều kiện khác Hầu hết cơng ty có phòng (bộ phận) tiếp nhận để đưa báo cáo nhận hàng chứng nhận hàng kiểm tra hàng hoá Một thường gửi cho thủ kho khác gửi cho kế tốn khoản phải trả để thơng báo Để ngăn ngừa mát, lạm dụng điều quan trọng hàng hố phải kiểm soát chặt chẽ từ lúc nhận chúng chúng chuyển Nhân viên phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho phịng kế tốn (nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng) Cuối cùng, sổ sách kế toán phản ánh việc giao trách nhiệm hàng hoá hàng hoá chuyển từ phòng tiếp nhận qua kho từ kho vào trình sản xuất hay đưa tiêu thụ 3.3 Ghi nhận khoản nợ người bán Bước công việc thực chức việc kế toán ghi nhận khoản nợ phải trả nhà cung cấp vào sổ kế toán từ hoá đơn phiếu nhập kho Cơng việc địi hỏi đắn, xác nhanh chóng Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến Báo cáo tài lập đến khoản tốn thực tế, kế tốn phép ghi vào lần mua có sở hợp lý theo số tiền Các phần hành kế toán thực máy vi tính hạn chế tối đa việc ghi trùng lặp khoản nợ Kế toán khoản nợ phải trả có trách nhiệm kiểm tra tính đắn lần mua vào ghi chúng vào sổ nhật kí sổ hạch tốn chi tiết khoản phải trả Khi kế toán khoản phải trả nhận hố đơn người bán phải so sánh mẫu mã giá, số lượng, phương thức toán chi phí vận chuyển ghi hố đơn với thông tin đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) báo cáo nhận hàng hàng Thường phép nhân phép cộng tổng kiểm tra lại ghi vào hố đơn Sau đó, số tiền chuyển vào sổ hạch toán chi tiết khoản phải trả Q trình kiểm sốt nội quan trọng chức quy định tất ghi sổ khoản chi tiền mặt không liên quan đến tiền mặt, chứng khoán thị trường tài sản khác (nguyên tắc bất kiêm nhiệm) Bên cạnh đó, chứng từ sổ sách thích hợp, thủ tục đắn để ghi sổ, phiếu chi độc lập trình kiểm sốt cần thiết chức 3.4 Xử lý ghi sổ khoản toán cho người bán Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41 Việc xét duyệt chi quỹ để toán cho người bán phận tài vụ thực Chứng từ toán cho nghiệp vụ mua hàng kỳ toán đến hạn phiếu chi, séc, uỷ nhiệm chi Trước chuẩn chi, chứng từ phải có phê chuẩn giám đốc người uỷ quyền Các chứng từ toán sau làm nhiều mà gốc gửi cho người toán, lưu lại hồ sơ cho người toán Các q trình kiểm sốt quan trọng chức việc ký phiếu chi phải cá nhân có trách nhiệm (phù hợp với nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn) Trước kí phiếu chi phải xem xét kĩ lưỡng chứng từ minh chứng cho nghiệp vụ mua hàng phát sinh có tách biệt người ký phiếu chi với người chi tiền (nguyên tắc bất kiêm nhiệm) Các phiếu chi phải đánh số thứ tự từ trước in sẵn loại giấy đặc biệt để gây khó khăn cho việc thay đổi người nhận tiền số tiền Cần phải thận trọng kiểm soát phiếu chi ký, phiếu chi trắng phiếu chi khơng cịn hiệu lực Có phương pháp để huỷ bỏ chứng từ, chứng minh nhằm ngăn ngừa việc sử dụng lại chúng để chứng minh cho phiếu chi khác sau điều quan trọng Phương pháp thường dùng viết số phiếu chi lên chứng từ chứng minh Đó tồn tám bước công việc nằm bốn chức mà doanh nghiệp cần tiến hành chu kỳ mua hàng toán Mỗi chức chu kì phải tuân theo quy tắc định có biện pháp kiểm sốt riêng Nắm chức chu trình mua hàng toán nêu sở để kiểm tốn viên tiến hành kiểm tốn cách có hiệu Với bước công việc cần thực này, chứng từ sổ sách sử dụng chu trình bao gồm: Đơn kiến nghị mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu báo hàng, báo cáo nhận hàng, hoá đơn người bán hàng, sổ nhật ký mua hàng, sổ nhật ký chi tiền, sổ chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp, sổ tài khoản, đối chiếu nhà cung cấp, phiếu chi… Các bước cơng việc cần thực nêu dịng vận động nghiệp vụ mua hàng toán thể qua sơ đồ 3.1 Nguyễn Thị Nga - Kiểm toán - K41 10