Cơ sở lý luận chung về kiểm toán chu trình mua hàng và
Chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh
1.1 Đặc điểm, vị trí và nội dung của chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, kiểm toán đã trở thành một nhu cầu thiết yếu cho các hoạt động kinh doanh, với trọng tâm là kiểm toán báo cáo tài chính Các kiểm toán viên thường tổ chức công việc kiểm toán theo các chu trình, giúp nhóm các nghiệp vụ và tài khoản liên quan vào cùng một phần hành, từ đó nâng cao hiệu quả và tính chính xác của quá trình kiểm toán.
Chu trình mua hàng và thanh toán đóng vai trò quan trọng trong kiểm toán báo cáo tài chính, vì chi phí dịch vụ mua hàng thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
Quá trình mua hàng hóa và dịch vụ bao gồm các yếu tố như nguyên liệu, máy móc, thiết bị, và các dịch vụ như điện, nước, sửa chữa bảo trì, và nghiên cứu phát triển Chu trình mua hàng bắt đầu bằng việc lập đơn đặt hàng và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp Đối với các đơn vị sản xuất, quy trình kinh doanh trải qua ba giai đoạn: cung ứng, sản xuất, và tiêu thụ, trong khi doanh nghiệp thương mại chỉ gồm hai giai đoạn: mua hàng và bán hàng Quá trình "mua hàng" đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp đầu vào, quyết định khả năng sản xuất và duy trì hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời ảnh hưởng đến tình hình tài chính qua khả năng thanh toán các khoản chi phí mua hàng.
1.2 Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán
Mặc dù nhu cầu hàng hóa có sự khác biệt giữa các doanh nghiệp, nhưng quy trình mua sắm và thanh toán cần phải đảm bảo thực hiện đầy đủ bốn chức năng cơ bản.
1.2.1 Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ Đây là chức năng quan trọng trong chu trình mua hàng và thanh toán.
Các bước công việc cần thực hiện trong chức năng này gồm có:
Xác định nhu cầu hàng hoá và dịch vụ là một bước quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp Thông thường, doanh nghiệp có bộ phận kế hoạch chuyên nghiên cứu và lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu, công cụ và dụng cụ cần thiết cho sản xuất Nhiệm vụ của bộ phận này là đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào để duy trì quá trình sản xuất liên tục, đồng thời tránh tình trạng tồn kho quá nhiều, gây ứ đọng vốn và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Sau khi hoàn thành kế hoạch cung ứng, bộ phận kế hoạch sẽ soạn thảo đơn yêu cầu mua hàng để trình Giám đốc hoặc người có thẩm quyền phê duyệt Sau khi được ký duyệt, đơn yêu cầu này sẽ được gửi đến bộ phận mua hàng để thực hiện.
Bộ phận mua hàng dựa vào đơn yêu cầu để tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp Trước khi quyết định mua, cần xem xét và so sánh đơn chào hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau để chọn lựa nhà cung cấp tốt nhất.
Khi lựa chọn nhà cung cấp, đơn vị cần xem xét kỹ lưỡng các đơn chào hàng từ nhiều nguồn khác nhau Quyết định cuối cùng sẽ dựa trên các yếu tố quan trọng như giá cả, chất lượng hàng hóa, cùng với các điều kiện ưu đãi như chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán và phương thức thanh toán.
Đơn đặt hàng là chứng từ quan trọng ghi rõ loại hàng, số lượng và thông tin liên quan đến hàng hóa mà doanh nghiệp dự định mua Mỗi đơn đặt hàng cần được đánh số thứ tự và có chữ ký của những người có thẩm quyền Để hạn chế gian lận, các đơn đặt hàng phải có đủ số cột và diện tích cần thiết.
Đơn đặt hàng, được lập bởi người mua, là điểm khởi đầu của chu trình mua sắm và là chứng từ hợp pháp thể hiện đề nghị mua hàng hóa hoặc dịch vụ Trong trường hợp giao dịch lần đầu giữa người mua và người bán, hoặc khi thực hiện các giao dịch lớn và phức tạp, việc ký hợp đồng cung ứng hàng hóa hoặc dịch vụ là cần thiết để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia.
Mẫu yêu cầu và phê chuẩn phụ thuộc vào loại hàng hóa dịch vụ và quy định công ty Việc phê chuẩn quy trình mua hàng là rất quan trọng để đảm bảo hàng hóa và dịch vụ được mua đúng mục đích, tránh tình trạng mua thừa hoặc không cần thiết Nhiều công ty áp dụng phê chuẩn chung cho các nhu cầu hoạt động thường xuyên, như hàng tồn kho trong mức cho phép Ví dụ, mua sắm tài sản thường xuyên vượt mức tiền nhất định cần sự phê chuẩn của Hội đồng quản trị, trong khi các hợp đồng dịch vụ dài hạn được phê chuẩn bởi nhân viên cụ thể Các vật tư và dịch vụ có giá trị thấp hơn mức quy định thường được phê chuẩn bởi quản đốc và trưởng phòng, và một số nguyên vật liệu sẽ tự động tái đặt hàng khi đạt đến mức giới hạn đã định.
- Quá trình kiểm soát đối với các bước công việc nêu trên là phải đảm bảo trả lời được các câu hỏi sau:
+ Đơn đặt hàng được phê duyệt bởi ai?
+ Bộ phận nào đưa ra đơn đặt hàng?
+ Đặt hàng tại thời điểm nào?
+ Số lượng đặt hàng là bao nhiêu?
+ Đặt hàng ở nhà cung cấp nào?
+ Đơn đặt hàng có được theo dõi không?
Khi một đơn hàng không được giao sau thời hạn quy định, bộ phận mua hàng cần liên hệ với nhà cung cấp để xác minh nguyên nhân gây chậm trễ.
1.2.2 Nhận hàng hoá hay dịch vụ
Việc nhận hàng hóa từ người bán là một bước quan trọng trong chu trình nghiệp vụ, đánh dấu thời điểm bên mua thừa nhận khoản nợ đối với bên bán trong sổ sách Quá trình này yêu cầu kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian giao hàng và các điều kiện khác để đảm bảo hàng hóa đáp ứng yêu cầu.
Các công ty thường thiết lập phòng tiếp nhận hàng hóa để kiểm tra mẫu mã, số lượng, quy cách và thời gian giao hàng, nhằm ngăn ngừa mất mát và lạm dụng Phòng này lập biên bản hoặc báo cáo nhận hàng gửi cho thủ kho để tiến hành nhập kho và cho kế toán vật tư để ghi chép Nhân viên phòng tiếp nhận cần độc lập với thủ kho và phòng kế toán để đảm bảo kiểm tra chéo Cuối cùng, sổ sách kế toán sẽ phản ánh việc chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hóa từ phòng tiếp nhận qua kho và vào quá trình sản xuất hoặc tiêu thụ.
1.2.3 Ghi nhận các khoản nợ người bán
Việc ghi nhận chính xác hàng hoá và dịch vụ là rất quan trọng, yêu cầu phải ghi sổ nhanh chóng và đúng đắn Ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng lớn đến báo cáo tài chính và các khoản thanh toán thực tế, do đó, kế toán chỉ nên ghi nhận các giao dịch mua có cơ sở hợp lý và theo đúng số tiền đã chi.
Thực hành kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
tổng quan về hoạt động kinh doanh tại Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Tài chính quốc tế (IFC)
I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY
1.Quá trình hình thành của Công ty
Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn tài chính quốc tế (IFC) đã đóng góp tích cực vào sự phát triển của nghề kiểm toán, kế toán và tư vấn tài chính tại Việt Nam, đồng thời nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cho các doanh nghiệp trong nước.
Công ty có tên giao dịch quốc tế là: International Auditing and Financial Consuting Company, viết tắt IFC.
Trụ sở tại: Nhà số 3 – Lô 11 - Đường Trần Duy Hưng – Hà Nội.
Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn tài chính quốc tế (IFC) được thành lập vào ngày 24 tháng 10 năm 2001 bởi các kiểm toán viên dày dạn kinh nghiệm từ những công ty hàng đầu tại Việt Nam IFC ra đời với mục tiêu chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm, giúp khách hàng vượt qua thách thức và thành công trong phát triển kinh doanh cũng như hội nhập kinh tế quốc tế Công ty hoạt động dưới hình thức TNHH ba thành viên, có tư cách pháp nhân và được đại diện bởi Giám đốc Ông Lê Xuân Thắng.
Chức năng nhiệm vụ của Công ty IFC
Công ty kiểm toán độc lập đóng vai trò quan trọng trong việc xác minh tính trung thực và hợp lý của các báo cáo tài chính của khách hàng Với đội ngũ chuyên nghiệp và phương pháp tổ chức hiệu quả, công ty cam kết cung cấp những ý kiến chính xác, từ đó tạo dựng niềm tin cho khách hàng và các bên liên quan.
Công ty IFC cam kết tối đa hóa lợi nhuận bằng cách kết hợp kiến thức và kinh nghiệm của đội ngũ nhân viên, nhằm cung cấp dịch vụ kiểm toán, kế toán và tư vấn tài chính chất lượng cao với hiệu quả kinh tế tối ưu Chúng tôi sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm và hiểu biết về môi trường kinh doanh, cùng khách hàng tìm ra những giải pháp tối ưu nhất.
Công ty IFC đã đóng góp tích cực vào sự phát triển của ngành kiểm toán tại Việt Nam, luôn nỗ lực học hỏi và tích lũy kinh nghiệm từ các công ty khác Với mục tiêu chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm toán và tư vấn tài chính, IFC cam kết cung cấp dịch vụ chất lượng cao và hiệu quả kinh tế nhất cho khách hàng.
IFC là công ty kiểm toán hàng đầu, cung cấp dịch vụ chuyên ngành đa dạng cho nhiều khách hàng, từ các doanh nghiệp lớn đến các công ty mới nổi Được xếp hạng đặc biệt bởi nhà nước, IFC phục vụ các tổng công ty theo quyết định của Thủ tướng và các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, cùng nhiều dự án được tài trợ bởi ngân hàng và tổ chức phi chính phủ Khách hàng đánh giá cao chất lượng dịch vụ của công ty, bao gồm kiểm toán, kế toán, tư vấn thuế và tài chính.
Sơ đồ 4: Cơ cấu dịch vụ tại Công ty IFC năm 2004.
Công ty sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp với trình độ và kinh nghiệm cao, trong đó nhiều thành viên đã đạt chứng chỉ kiểm toán viên quốc gia (IFC) và đang tham gia các chương trình đào tạo quốc tế Dịch vụ kiểm toán mà công ty cung cấp cam kết đạt tiêu chuẩn chất lượng quốc tế.
Các dịch vụ kiểm toán chủ yếu.
- Kiểm toán theo luật định, kiểm toán chuẩn đoán (giá trị gia tăng).
- Soát xét có giới hạn và các thủ tục được thống nhất.
- Soát xét thủ tục và hệ thống kiểm soát nội bộ.
Các kiểm toán viên của IFC có kiến thức sâu rộng về kế toán, thuế, và các chuẩn mực kiểm toán hiện hành tại Việt Nam và quốc tế Điều này đảm bảo rằng dịch vụ kiểm toán mà chúng tôi cung cấp cho khách hàng sẽ đạt hiệu quả cao.
Bộ phận dịch vụ kế toán của Công ty sở hữu nhiều năm kinh nghiệm, đã từng làm việc tại các công ty lớn và có chuyên môn trong việc tư vấn kế toán cho doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, các dự án quốc tế và tổng công ty lớn Chúng tôi cung cấp các dịch vụ kế toán chuyên nghiệp và toàn diện.
- Thiết lập hệ thống kế toán, tư vấn xây dựng và lựa chọn phần mẫu.
- Dịch vụ sổ sách kế toán.
- Chuyển đổi báo cáo tài chính giữa VAS, IAS và các chuẩn mực kiểm toán khác.
- Đào tạo và tổ chức hội thảo.
Các kiểm toán viên của công ty, với kiến thức và kinh nghiệm vững vàng, thường xuyên tham gia vào việc soạn thảo và xây dựng các chuẩn mực kế toán và kiểm toán Họ cũng đóng góp ý kiến cho các văn bản liên quan đến tài chính, kế toán và kiểm toán của Bộ Tài chính và các cơ quan liên quan Nhờ đó, công ty có khả năng cung cấp cho khách hàng những dự báo chính xác về các thay đổi trong quy định kế toán và thuế, giúp họ xây dựng các kế hoạch hoạt động hiệu quả nhất.
2.3 Dịch vụ tư vấn thuế và tài chính Đây là một thế mạnh thứ hai của Công ty việc cung cấp dịch vụ này có những lợi thế nhất định do các kiểm toán viên của công ty rất thông thạo các chế độ, chuẩn mực kế toán và việc cung cấp dịch vụ thường đi kèm dịch vụ kiểm toán.
Các dịch vụ về thuế:
- Các dịch vụ tư vấn thuế theo kỳ.
- Dịch vụ tư vấn tuân thủ các quy định về thuế.
- Dịch vụ tư vấn đầu tư.
- Dịch vụ hoàn thuế và kiến nghị về thuế.
- Các dịch vụ khác về pháp lý và thủ tục.
Các dịch vụ về tài chính:
Môi trường kinh doanh tại Việt Nam hiện còn chưa hoàn thiện, với các chính sách thuế chồng chéo và chưa bao quát toàn diện các quan hệ kinh tế Bên cạnh đó, nhiều quy định và chế độ thực hiện vẫn còn tồn tại mâu thuẫn, gây khó khăn cho doanh nghiệp.
Do vậy các doanh nghiệp rất cần các nhà tư vấn, các dịch vụ tư vấn về tài chính doanh nghiệp.
- Tư vấn mua bán và sát nhập công ty.
- Kiểm toán đánh giá toàn diện về tài chính
- Dịch vụ định giá tư sản, xác định giá trị doanh nghiệp.
- Phân tích và soát xét tài chính.
- Tư vấn lập phương án vay vốn ngân hàng và huy động vốn.
- Tái cơ cấu doanh nghiệp.
- Dịch vụ tư vấn đầu tư.
- Tăng cường hiệu suất lợi nhuận.
Đội ngũ chuyên gia của công ty có kiến thức sâu rộng về luật pháp môi trường kinh doanh và các ngành nghề liên quan, cùng với mối quan hệ chặt chẽ với các bộ ngành Những yếu tố này tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong việc cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
Các giải pháp quản lý:
- Phân tích và thiết kế hệ thống.
- Áp dụng hệ thống ứng dụng MRP, ERP.
- Kiểm toán đánh giá hệ thống thông tin.
Dù là một loại hình dịch vụ mới và chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng diện tích, công ty vẫn cam kết phát triển dịch vụ này như một hoạt động lâu dài, với hy vọng mang lại hiệu quả tích cực trong tương lai.
Công ty cung cấp một loạt dịch vụ đa dạng và chất lượng cao cho khách hàng Trong tương lai, công ty dự kiến sẽ mở rộng các dịch vụ này để phục vụ mọi đối tượng khách hàng.
Bài học kinh nghiệm và hoàn thiện công tác kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính của công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn tài chính quốc tế (IFC)
Nhận xét và bài học kinh nghiệm thực tiễn
Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường hiện nay và xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế, ngành Kiểm Toán ngày càng trở nên quan trọng Mặc dù mới thành lập và hoạt động chưa lâu, Công ty Kiểm toán và Tư vấn Tài chính Quốc tế IFC đã nhanh chóng khẳng định được vị thế của mình trong lĩnh vực Kiểm toán.
Công ty phục vụ một lượng khách hàng đa dạng trên nhiều lĩnh vực, thành công này là nhờ vào sự nỗ lực không ngừng của toàn thể nhân viên Đội ngũ kiểm toán viên giàu kinh nghiệm của công ty cũng góp phần quan trọng vào thành công này Vì vậy, việc học hỏi và trải nghiệm tại công ty IFC là một cơ hội quý giá cho tôi.
Công ty IFC đã đạt được những thành công nhất định nhờ xây dựng một chương trình kiểm toán khoa học và hợp lý, từ thiết kế kế hoạch đến thực hành kiểm toán, dựa trên các nguyên tắc kế toán và chuẩn mực đã được ban hành.
Chương trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty IFC tuân thủ các chuẩn mực kiểm toán quốc tế, bắt đầu từ việc lập kế hoạch theo chuẩn mực số 300, tiếp theo là quy trình phân tích theo chuẩn mực số 520, và thu thập bằng chứng theo chuẩn mực số 500.
Trong suốt quá trình hoạt động, Công ty đã gặp phải nhiều thuận lợi và khó khăn Tuy nhiên, Công ty luôn biết cách khắc phục những thách thức này và phát huy những thế mạnh của mình để đạt được thành công.
Những thuận lợi của Công ty IFC đã có:
Công ty IFC tự hào sở hữu đội ngũ KTV dày dạn kinh nghiệm và nhiệt huyết, cam kết mang đến dịch vụ tốt nhất cho khách hàng Đặc biệt, đội ngũ cán bộ, nhân viên trẻ tuổi, ham học hỏi và sáng tạo, tạo nên lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ cho IFC trong ngành kiểm toán đầy khốc liệt.
Môi trường hoạt động kiểm toán hiện nay đã có những cải tiến đáng kể, với nhiều chính sách, chế độ và chuẩn mực được ban hành, tạo ra một cơ sở pháp lý vững chắc cho các hoạt động kiểm toán.
- Đã có nhiều khách hàng giữ mối quan hệ lâu dài với Công ty, xem Công ty như một đối tác tin cậy lâu dài.
Tuy nhiên bên cạnh những thuận lợi còn tồn tại những hạn chế, khó khăn nhất định:
Thị trường kiểm toán đang phát triển mạnh mẽ, dẫn đến sự gia tăng số lượng công ty kiểm toán tư nhân và các hãng kiểm toán quốc tế, tạo ra cạnh tranh khốc liệt Để đối phó với tình hình này, Công ty IFC đã triển khai nhiều biện pháp như giảm phí kiểm toán, cải thiện chất lượng dịch vụ và đa dạng hóa các dịch vụ để phục vụ khách hàng tốt hơn.
Mặc dù môi trường pháp lý đã có những cải thiện tích cực, nhưng vẫn còn nhiều hạn chế, như các tiêu chuẩn và chế độ chưa đầy đủ về quy trình và phương pháp áp dụng Ngoài ra, nguồn tài liệu cũng thiếu hụt về số lượng và tính đồng bộ, gây khó khăn trong việc hướng dẫn thực hiện.
Nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam vẫn chưa nhận thức đầy đủ về vai trò của kiểm toán, dẫn đến thái độ bất hợp tác, gây khó khăn cho các kiểm toán viên Điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng của cuộc kiểm toán.
Các chương trình kiểm toán tại Công ty IFC được xây dựng chất lượng, phù hợp với các chuẩn mực kiểm toán Việt Nam và quốc tế được công nhận.
Có thể nhận xét về chương trình kiểm toán của Công ty như sau:
1 Giai đoạn tiếp cận và lập kế hoạch kiểm toán tổng quát
Tiếp cận khách hàng là bước quan trọng đầu tiên trong quy trình kiểm toán BCTC của IFC, đảm bảo hiệu quả trong lập kế hoạch kiểm toán IFC thường cử lãnh đạo cao cấp tham gia, như trưởng phòng và Chủ nhiệm Kiểm toán, để tạo nền tảng vững chắc cho sự thành công Công tác tiếp cận diễn ra nhanh chóng, không gây khó khăn cho khách hàng và đưa ra yêu cầu phù hợp, giúp ký kết hợp đồng diễn ra thuận lợi Thủ tục ký kết được thực hiện nghiêm túc theo quy định pháp luật về Hợp đồng kinh tế và tuân thủ Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 210.
Công việc lập kế hoạch kiểm toán của IFC được thực hiện nhanh chóng, khoa học và hiệu quả, tuân thủ Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 300 Kỹ thuật viên kiểm toán (KTV) chú trọng thu thập thông tin chi tiết về khách hàng thông qua quan sát, phỏng vấn và gặp gỡ Ban Giám đốc Thông tin thu thập được khẳng định rằng IFC tuân thủ Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 310 về việc thu thập thông tin cơ sở, đảm bảo KTV có hiểu biết đầy đủ về tình hình kinh doanh để đánh giá và phân tích các sự kiện và nghiệp vụ của công ty Đặc biệt, trong chu trình mua hàng và thanh toán, việc lập kế hoạch được thực hiện theo các bước quy định.
- Chuẩn bị kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
- Thu thập thông tin cơ sở về chu trình mua hàng và thanh toán
- Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng và thực hiện thủ tục phân tích đối với chu trình mua hành và thanh toán.
- Đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán trong chu trình.
- Tìm hiểu hệ thống KSNB và đánh giá rủi ro kiểm soát đối với chu trình.
- Lập kế hoạch kiểm toán toàn diện và lập chương trình kiểm toán.
Lập kế hoạch kiểm toán giúp kiểm toán viên phân phối công việc hiệu quả, đảm bảo tuân thủ chương trình kiểm toán và tạo cơ sở vững chắc cho IFC đưa ra kết luận, đồng thời hạn chế những bất đồng với khách hàng.
2 Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Dựa trên kế hoạch đã được thiết lập, các KTV đã tiến hành kiểm toán một cách toàn diện Mặc dù thời gian thực hiện có hạn, nhưng các KTV đã linh hoạt áp dụng các phương pháp kỹ thuật để thu thập đầy đủ bằng chứng Quá trình này luôn tuân thủ 3 bước cơ bản.
- Thực hiện các thủ tục kiểm soát.
- Thực hiện các thủ tục tuân thủ.
- Thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết.
