II. Những đỏnh giỏ và đề xuất phương hướng hoàn thiện cụng tỏc kiểm
2. Kiểm tra giỏ trị hàng mua một cỏch đỳng mức
trị và việc trỡnh bày cỏc Khoản phải trả.(TEST VALUATION AND PRESENTATION OF PAYABLES [Valuation, Presentation] ) A. Soỏt xột bảng tổng hợp số dư cụng nợ phải trả người bỏn tại ngày khoỏ sổ để xỏc định xem liệu cú số dư nợ tài khoản phải trả bị bự trừ trong số dư phải trả cuối kỳ trỡnh bày trờn BCTC hay khụng
B. Xỏc định xem cú số dư khoả phải trả phi thương mại nào được phản ỏnh trong số dư Phải trả người bỏn cuối kỳ khụng
ngày, xem xột việc trỡnh bày và thuyết minh cỏc khoản cụng nợ này của đơn vị.
D. Yờu cầu khỏch hàng cung cấp và xem xột cỏc điều khoản cam kết trong cỏc hợp đồng mua hàng quan trọng cần trỡnh bày trờn BCTC.
E. Xem xột việc trỡnh bày số dư phải trả cỏc bờn liờn quan
F. Xem xột việc trỡnh bày cỏc giao ước mua hàng quan trọng
G. Xem xột việc trỡnh bày cỏc khoản cụng nợ phải trả với thời gian lõu hơn một năm. H. Đỏnh giỏ kết quả kiểm tra
3 Cú lý do nào để tin rằng tồn tại cỏc Khoản phải trả bờn liờn quan trọng yếu
(Kiểm tra EARLY CUTOFF của hàng mua (Cõu hỏi 1A - Purchase Invoices) [Cutoff] )
A. Chọn một số nghiệp vụ mua hàng phản ỏnh cụng nợ phải trả ghi sổ 15 ngày sau ngày kết năm tài chớnh. Kiểm tra hoỏ đơn, phiếu nhập kho nhằm khẳng định rằng cỏc khoản phải trả người bỏn được hạch toỏn đỳng kỳ.
B. Đỏnh giỏ kết quả kiểm tra.
4 Cú phản ỏnh kịp thời cỏc khoản nợ lỳc cuối kỳ (Kiểm
tra LATE CUTOFF của cỏc DEBIT NOTES (Tailoring Question 1 -Yes) [Cutoff]
A. Kiểm tra cỏc nghiệp vụ hàng mua trả lại phỏt sinh trong khoảng 15 ngày sau ngày khoỏ sổ. Khẳng định rằng cỏc khoản giảm trừ nợ Phải trả đó được hạch toỏn đỳng kỳ.
B. Lựa chọn một số nghiệp vụ ghi giảm Phải trả người bỏn do trả lại hàng được ghi sổ trong khoảng 15 ngày trước ngày khoỏ sổ. Kiểm tra tới phiếu xuất hàng trả lại và xỏc định rằng cỏc khoản này được hạch toỏn đỳng kỳ.
C. Soỏt xột cỏc khoản ghi giảm cụng nợ phải trả được ghi sổ trong khoảng 15 ngày trước ngày kết thỳc năm. Kiểm tra chứng từ.
5 Xỏc nhận cụng nợ phải trả. ( Kiểm tra LATE
CUTOFF của cỏc DEBIT NOTES (Tailoring Question 1 -Yes) [Cutoff] )
A. Lựa chọn một số nhà cung cấp chớnh cú thể cú số dư cụng nợ phải trả tại ngày cuối năm (Cỏc nhà cung cấp này cú thể được xỏc định qua phỏng vấn hay xem xột cỏc chứng từ thanh toỏn cụng nợ từ những năm trước). B. Thu thập cỏc Biờn bản đối chiếu cụng nợ hay cỏc hoỏ đơn mua hàng đối với cỏc nhà cung cấp được lựa chọn trờn.
C. Nếu khụng cú Biờn bản đối chiếu cụng nợ, lập thư xỏc nhận cụng nợ và thực hiện:
1. Gửi thư xỏc nhận dưới sự kiểm soỏt của kiểm toỏn viờn
2. Gửi lại lần 2 nếu khụng nhận được thư trả lời 3. Đối chiếu số được xỏc nhận với số ghi sổ của đơn vị. Giải thớch cỏc chờnh lệch
4. Đối với cỏc thư xỏc nhận khụng nhận được thư trả lời, kiểm tra cỏc nghiệp vụ thanh toỏn sau ngày khúa sổ kế toỏn hoặc cỏc húa đơn mua hàng trong kỳ chưa được thanh toỏn và cỏc phiếu nhập hàng. Khẳng định rằng tất cả cỏc khoản thanh toỏn cho cỏc khoản nợ tại ngày kết thỳc năm đều đó được phản ỏnh là khoản phải trả tại ngày khoỏ sổ.
D. Thu thập hay lập cỏc bảng đối chiếu số liệu, giải thớch chờnh lệch giữa số trờn thư xỏc nhận hay húa đơn với số được hạch toỏn trờn Bảng tổng hợp số dư Phải trả tại ngày khoỏ sổ. Kiểm tra cỏc khoản chờnh lệch này tới húa đơn mua hàng, phiếu nhập, phiếu thanh toỏn nợ và cỏc chứng từ cú liờn quan khỏc.
E. Đỏnh giỏ kết quả kiểm tra
6 Kiểm tra việc trỡnh bày cỏc khoản phải trả bằng ngoại tệ (Cõu hỏi 6 - Yes) [Valuation]
A. Thu thập cỏc bằng chứng xỏc định nhà cung cấp nước ngoài cú cỏc nghiệp vụ mua bỏn bằng ngoại tệ. Xỏc định cỏc khoản phải trả đối với cỏc nhà cung cấp này. Xỏc định cỏc tỷ giỏ chuyển đổi được ỏp dụng và đối chiếu với tỉ giỏ chuyển đổi theo quy định hiện hành. B. Đối chiếu cỏc nghiệp vụ xử lý chờnh lệch tỷ giỏ với sổ kế toỏn.
C. Kiểm tra việc đỏnh giỏ số dư cú gốc ngoại tệ tại ngày khoỏ sổ, so sỏnh với số tớnh toỏn lại của kiểm toỏn viờn.
II. THỰC HIỆN KẾ HOẠCH KIỂM TOÁN CHU TRèNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN.
Sau khi hồn thành được chương trỡnh kiểm toỏn chu trỡnh mua hàng – thanh toỏn trong kiểm toỏn BCTC của Cụng ty ABC, KTV tiến hành cỏc cụng việc cần làm trong giai đoạn thực hiện theo đỳng cỏc thủ tục đó đưa ra. Giấy tờ làm việc là căn cứ để chứng minh cỏc thủ tục đú đó hồn thành.
Giai đoạn thực hiện kiểm toỏn chu trỡnh mua hàng và thanh toỏn trong kiểm toỏn BCTC do IFC thực hiện gồm hai bước cơ bản sau:
1. Thực hiện cỏc bước kiểm tra và đỏnh giỏ kết quả (cỏc thủ tục phõntớch soỏt xột) tớch soỏt xột)
Căn cứ vào bảng tổng hợp cụng nợ phải trả của tại cụng ty ABC KTV thấy rằng khoản nợ phải trả của cụng ty tăng đột biến so với năm trước, cụ thể là tăng (37.97%) được BGĐ giải thớch là do Cụng ty chưa thu hồi được cỏc khoản nợ phải thu nờn chưa cú khả năng thanh toỏn cho cỏc nhà cung cấp. Như vậy, cú thể thấy rằng khả năng thanh toỏn của Cụng ty đang gặp phải vấn đề khú khăn do cụng tỏc thu hồi cụng nợ khụng tốt.
Dựa trờn bảng phõn tớch ta trong năm 2004 của Cụng ty ABC ta thấy rằng, ngoài cỏc nhà cung cấp lớn, thường xuyờn (như Cụng ty Nhựa Sài Gũn, cụng ty Cơ khớ Hưng Yờn …) đơn vị cũn cú nhiều nhà cung cấp nhỏ mới xuất hiện trong năm nay. Điều này cho thấy việc mua nguyờn vật liệu đầu vào của doanh nghiệp khụng thực sự ổn định và phỏt sinh nhiều nghi vấn.
Trong quỏ trỡnh xem xột chủng loại hàng hoỏ mua vào ở cỏc nhà cung cấp nhỏ này, kiểm toỏn viờn nhận thấy đõy là những chủng loại hàng hoỏ mà cỏc nhà cung cấp lớn là ban hàng thường xuyờn hoàn toàn cú thể cung cấp với số lượng khụng hạn chế, chất lượng tốt và giỏ cả thấp hơn. Vậy vấn đề đặt ra là tại sao doanh nghiệp khụng mua của cỏc nhà cung cấp lớn mà lại mua của những nhà cung cấp nhỏ này, khụng những thế những giao dịch này cung khụng cú hợp đồng mua bỏn, kiểm toỏn viờn nghi ngờ cú sự xuất hiện của cỏc
hoỏ đơn mua hàng khống. Kiểm toỏn viờn sẽ tiến hành gửi thư xỏc nhận đối với cỏc nhà cung cấp này.
Trờn đõy là một số thủ tục phõn tớch mà kiểm toỏn viờn của Cụng ty IFC ỏp dụng trong quỏ trỡnh kiểm toỏn chu trỡnh mua hàng và thanh toỏn tại Cụng ty ABC, việc phõn tớch được ỏp dụng nhằm xỏc định cỏc vựng rủi ro, sau đú tiến hành cỏc thủ tục kiểm tra chi tiết với cỏc khoản mục đó được khoanh vựng.
2. Thực hiện cỏc bước kiểm tra chi tiết.
Cụng việc này chiếm phần lớn thời gian làm việc của cỏc KTV sau đõy ta khỏi quỏt cỏc bước cụng việc đú dụa trờn giấy làm việc của cỏc KTV.
2.1. Tiến hành đối chiếu giữa Bảng kờ chi tiết Tài khoản 331 với số liệutrờn BCTC trờn BCTC
Việc đối chiếu số liệu trờn Bảng kờ số phỏt sinh Phải trả người bỏn với số liệu trờn BCTC được phản ỏnh trờn giấy tờ làm việc như sau:
Sơ đồ 13( bảng): Giấy tờ làm việc của KTV
CễNG TY TNHH KIỂM TỐN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH QUỐC TẾ Chuyờn nghành Kiểm toỏn –Kế toỏn –Tư vấn thuế và tài chớnh
IFC Nhà số 3,Lụ 11,Đường Trần Duy Hưng, Hà Nội Tel:(84.4)5566560 Email: ifco@vnn.vn Fax:(84.4)5566562
Khỏch hàng/Client: Kỳ kế toỏn/Period:
Nội dung cụng việc/Subject:
Người soỏt xột/ Reviewed by: Ngày soỏt xột/ Date:
STT trang/ No:
Mục tiờu: Tổng hợp số dư phải trả đầu năm, cuối năm của cỏc nhà cung cấp cú số phỏt sinh
Phải trả người bỏn 31/12/2003 31/12/2004 GC Cụng ty Nhựa Sài Gũn 3.761.015.067 7.853.540.573 {a} Tập đoàn LIFAN 13.132.540.018 16.861.540.899 {b}
Cụng ty Thương mại Kim Liờn 0 3.179.691.125 Cụng ty TNHH Thỏi Bỡnh Dương 0 1.745.467.840 {b}
Cụng ty Cơ khớ Hưng Yờn 1.801.434.778
{b} Cụng ty Thộp Hồ Phỏt 4.551.007.856 742.810.200 {b} Hợp tỏc xó Nhổn 22.071.070 551.297.024
Cụng ty TNHH xuất nhập khẩu Hựng Anh 1.710.966.132 469.279.959 {c} Điện lực Tỉnh Hà Tõy 140.357.897 221.742.363
Cụng ty Cấp thoỏt nước tỉnh Hà Tõy 72.466.340
95.311.500
Cụng ty Cơ khớ Phỳc Vĩnh 1.109.799.250
{b}
Cụng ty Cổ phần cơ khớ Thành Viễn 300.463.212
115.005.700
Nhà mỏy Lắp rỏp xe mỏy Bắc Sơn 8.111.561673 8.111.561.673 Cụng ty Phú ( Trung Quốc ) 0 8.412.254.000 Cụng ty Lu (Trung Quốc ) 0 9.000.000.000 Tổng 34.691612223 60.089.450.398
Nguồn số liệu: Tập hợp từ Bảng chi tiết Tài khoản 331.
Kết luận: Khụng cú chờnh lệch giữa số liệu chi tiết và tổng hợp.
{a}Khớp đối chiếu cụng nợ tài ngày 31/12/2004giữa Nhà mỏy và Cụng ty nhựa Sài Gũn
{b}Khớp biờn bản đối chiếu cụng nợ giữa cụng ty tại ngày 31/12/04
{c}KTV đối chiếu khi kiểm toỏn cụng ty xuất nhập khẩu Hựng Anh. Khụng cú chờnh lệch.
Đó gửi thư xỏc nhận
2.2. Kiểm tra chi tiết cụng nợ
Kiểm tra Tài khoản Phải trả người bỏn là kiểm tra số dư của từng đối tượng. Do vậy việc chọn mẫu cũng chọn theo đối tượng và thực hiện kiểm tra chi tiết số phỏt sinh trong năm và số dư cuối kỳ cho đối tượng đú. Kết quả làm việc được thể hiện trờn giấy tờ như sau:
Sơ đồ 14 (bảng): Giấy tờ làm việc của KTV
CễNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH QUỐC TẾ Chuyờn nghành Kiểm toỏn –Kế toỏn –Tư vấn thuế và tài chớnh
IFC Nhà số 3,Lụ 11,Đường Trần Duy Hưng, Hà Nội Tel:(84.4)5566560 Email: ifco@vnn.vn Fax:(84.4)5566562
Khỏch hàng/Client: Kỳ kế toỏn/Period:
Nội dung cụng việc/Subject: Người soỏt xột/ Reviewed by: Ngày soỏt xột/ Date:
Mục tiờu: Bảo đảm số dư cụng nợ của cụng ty Cơ khớ Phỳc Vĩnh khụng cú sai sút trọng yếu. Thủ tục: Kiểm tra 100% cỏc nghiệp vụ phỏt sinh trong năm và nghiệp vụ thanh toỏn sau ngày khoỏ sổ. Ngày Nội dung Nợ Cú (1) (2) (3) 03/02/03
Thanh toỏn bằng chuyển khoản 1.550.000.000
29/04/03
Thanh toỏn bằng tiền mặt 500.000.000
05/05/03
Thanh toỏn bằng chuyển khoản 600.000.000
04/08/03
Thanh toỏn bằng tiền mặt 1.500.000.000
10/10/01
Thanh toỏn bằng tiền mặt 450.000.000 25/01/03 Mua càng xe Dream II 1.625.321.900 15/05/03
Mua tục treo mỏy xe Ga 760.698.365
25/08/03
2.365.369.752
30/10/03
Mua bỡnh xăng xe cỏc loại. 977.610.864
Số dư đầu năm 1.109.799.250
Số dư cuối năm 1.121.172.722
Đó kiểm tra đỳng.
(1)Kiểm tra hoỏ đơn và Bảng kờ chi tiết, Phiếu nhập kho kốm theo (2)Kiểm tra chứng từ thanh toỏn
(3)Đó thanh toỏn bằng chuyển khoản (1.650.000.000) vào thỏng 01/2004, kiểm tra chứng từ thanh toỏn
Kết luận: Khoản phải trả cụng ty cơ khớ Phỳc Vĩnh khụng cú sai sút trọng yếu
2.3. Kiểm tra tớnh đỳng kỡ của việc ghi nhận cụng nợ
2.3.1. Kiểm tra tớnh đỳng kỳ của cỏc hoỏ đơn mua hàng,
Thủ tục này giỳp cho kiểm toỏn viờn xỏc định cỏc giao dịch thực tế xảy ra trong kỡ này đó được ghi sổ như thế nào. Trong thực tế, cú một số cụng ty khi muốn khuếch trương tỡnh hỡnh tài chớnh của mỡnh đó ghi hoỏ đơn mua hàng của năm nay vào năm sau, đõy là một gian lận thường thấy. Do đú khi tiến hành kiểm toỏn, kiểm toỏn viờn sẽ lựa chọn một số hoỏ đơn trước và sau ngày khoỏ sổ rồi đối chiếu với sổ nhật ký mua hàng thường là từ 15 ngày trở lại, sổ chi tiết phải trả người bỏn để khẳng định tớnh đỳng kỡ.
Sơ đồ 15 (bảng): Giấy tờ làm việc của KTV
CễNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH QUỐC TẾ Chuyờn nghành Kiểm toỏn –Kế toỏn –Tư vấn thuế và tài chớnh
IFC Nhà số 3,Lụ 11,Đường Trần Duy Hưng, Hà Nội Tel:(84.4)5566560 Email: ifco@vnn.vn Fax:(84.4)5566562
Khỏch hàng/Client: Kỳ kế toỏn/Period:
Người soỏt xột/ Reviewed by: Ngày soỏt xột/ Date:
STT trang/ No:
Mục tiờu: Bảo đảm cụng nợ được ghi nhận đỳng kỡ.
Thủ tục: Chọn cỏc Phiếu nhập kho phỏt sinh 15 ngày trước ngày khoỏ sổ (31/12/04), kiểm tra đến húa đơn, chứng từ kốm theo:
Chứng từ Nội dung Số tiền Số Ngày PN387 17/12/04 Mua tụn 2x236x542 60.321.354
PN388 18/12/04
Mua nhựa Trung Quốc 650.231.325
PN389 21/12/04
Mua cỏc loại Bu lụng ốc vớt của Thành Viễn 10.236.932
PN390 21/12/04
Mua ống xó (Pụ xe mỏy ) của UMV 1.562.321.632 PN400 25/12/04 Mua thộp Hoà Phỏt 2.156.456.900
PN401 26/12/04 Mua cọc lỏi CLC 2.132.456.645 PN402 28/12/04
Mua Tem của cụng ty Hoà Hải 9.100.000
PN403 29/12/04
Mua dan dể chõn xe mỏy của xý nghiệp Lan Anh
35.123.500
30/12/04
Hàng trả về xe Force 125cc 75.000.000
Đó kiểm tra chứng từ nhập hàng( so sỏnh phiếu nhập cựng thẻ kho , sổ chi tiết hàng nhập và sỏ
chi tiết phải trả người bỏn)
Kết luận : Cỏc khoản đó được ghi sổ đỳng kỳ.
2.3.2. Kiểm tra tớnh đỳng kỳ của cỏc chứng từ thanh toỏn
Cỏc chứng từ thanh toỏn cú thể là ghi cỏc phiếu chi của kỡ sau vào kỡ này, hoặc là ghi cỏc phiếu chi của kỡ này vào kỡ sau. Việc ghi chộp khụng đỳng kỡ cỏc chứng từ thanh toỏn sẽ ảnh hưởng đến việc phản ỏnh khả năng thanh toỏn của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định.
Để kiểm tra việc ghi sổ đối với cỏc chứng từ thanh toỏn, KTV cũng chọn một số phiếu chi từ trước và sau ngày khoỏ sổ rồi đối chiếu với sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng, nợ phải trả người bỏn. Thường xem xột truớc và sau 15 ngày khoỏ sổ của năm tài chớnh.
Sơ đồ 16 (bảng): Giấy tờ làm việc của KTV
CễNG TY TNHH KIỂM TỐN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH QUỐC TẾ Chuyờn nghành Kiểm toỏn –Kế toỏn –Tư vấn thuế và tài chớnh
IFC Nhà số 3, Lụ 11, Đường Trần Duy Hưng, Hà Nội Tel:(84.4)5566560 Email: ifco@vnn.vn Fax:(84.4)5566562
Kỳ kế toỏn/Period:
Nội dung cụng việc/Subject: Người soỏt xột/ Reviewed by: Ngày soỏt xột/ Date:
STT trang/ No:
MỤC TIấU : CÁC KHOẢN THANH TOÁN VÀ PHIẾU CHI GHI ĐÚNG KỲ.
Thủ tục: Chọn cỏc chuỏng từ thanh toỏn từ 15 ngày trước khi khoỏ sổ (31/12/04) kiểm tra chứng từ kiềm theo . Chứng từ Nội dung Số tiền Số Ngày PC823 28/12/04
100.850.000
PC824 28/12/04
Trả tiền (chuyển khoản)mua nhựaTrung Quốc 650.231.325
PC825 29/12/04
Mua cỏc loại Bu lụng ốc vớt của Thành Viễn 10.236.932
PC826 29/12/04
Trả tiền(chuyển khoản) mua ống xó của UMV 1.562.321.632
PC827 30/12/04
Trả tiền mua( bằng TM) thộp Hồ Phỏt 2.156.456.900
Đó đối chiếu với sổ quỹ .
Kết luận: Cỏc khoản thanh toỏn đó ghi đỳng kỳ.
2.4. Kiểm tra hàng mua trả lại
Đối với khỏch là Cụng ty ABC trong bước khảo sỏt chung KTV nhận thấy hàng mua trả lại là rất nhiều mà quy trỡnh xử lý hàng mua trả lại chưa được khoa học do đú rất cú thể tồn tại trong nghiệp vụ này nhiều sai sút trọng yếu. Đõy cũng là vấn đề mà sau này cụng ty IFC sẽ tư vấn cho ABC.Trong thỏng 12 cú hai lụ hàng mua trả lại KTV sẽ kiểm tra việc phản ỏnh ghi chộp phản ỏnh cú trung thực hợp lý hay khụng?
Sơ đồ 17 (bảng): Giấy tờ làm việc của KTV
CễNG TY TNHH KIỂM TỐN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH QUỐC TẾ Chuyờn nghành Kiểm toỏn –Kế toỏn –Tư vấn thuế và tài chớnh