Với những kiến thức đã được học tại trường Cao đẳng Công nghiệp Cao su, cùng thời gian thực tập tại Công ty TNHH Dược TAVICO sẽ là hành trang giúp tôi tự tin vững bước trên con đường tương lai. Để có được những kiến thức quý giá đó, tôi đã được sinh ra và lớn lên trong gia đình giàu truyền thống học tập, được học trong những ngôi trường mà thầy cô luôn tận tâm dạy dỗ cả về kiến thức chuyên ngành lẫn nhân cách sống. Xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể quý thầy cô trường Cao đẳng Công nghiệp Cao su, quý thầy cô khoa Kế toán đã tận tình truyền đạt kiến thức cho tôi trong những năm tháng học tại trường. Xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Thầy ThS Nguyễn Duy Kha đã luôn có những lời chỉ dẫn tận tâm trong quá tình tôi thực hiện chuyên đề này. Xin gửi lời cảm ơn đến các cô chú, anh chị làm việc tại Công ty TNHH Dược TAVICO. Trong thời gian thực tập tại công ty, các cô chú anh chị Phòng Tài Chính – Kế Toán, ban Giám Đốc công ty đã giúp đỡ, ủng hộ và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi được tìm hiểu và tiếp cận thực tế, làm cơ sở để hoàn luận văn đề này. Cuối cùng, tôi xin gửi lời cảm ơn đến các anh chị, bạn bè đã động viên giúp đỡ tôi trong suốt quá trình học tập cũng như thực hiện luận văn này. Dù có nhiều cố gắng trong quá trình thực hiện luận văn nhưng do thời gian thực tập và trình độ nghiên cứu có hạn nên không tránh khỏi những khiếm khuyết và sai sót. Tôi rất mong nhận được sự góp ý của quý thầy cô để đề tài được hoàn thiện hơn.
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH DƯỢC TAVICO
Khái quát chung về Công ty TNHH Dược Tavico
Tên công ty: Công ty TNHH Dược Tavico Địa chỉ: 200 Tô Hiến Thành, Phường 15, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Người đại diện pháp luật : Ông Nguyễn Xuân Thương Điện thoại: 02713.999289
Ngành nghề kinh doanh của Công Ty TNHH Dược Tavico như sau:
- Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình
- Trồng cây gia vị, cây dược liệu
- Sản xuất dầu, mỡ động, thực vật
- Chưng, tinh cất và pha chế các loại rượu mạnh
- Sản xuất mỹ phẩm, xà phòng, chất tẩy rửa, làm bóng và chế phẩm vệ sinh
- Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường, tủ, bàn, ghế và đồ nội thất tương tự, đèn và bộ đèn điện, đồ dùng gia đình khác chưa được phân vào đâu trong các cửa hàng chuyên doanh.
- Bán lẻ thuốc, dụng cụ y tế, mỹ phẩm và vật phẩm vệ sinh trong các cửa hàng chuyên doanh
1.1.3 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Dược Tavico được Sở Kế hoạch đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp chứng nhận đầu tư ngày 22/03/2012.
Sau 10 năm xây dựng và trưởng thành, công ty đã không ngừng cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ
Với hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại, cùng một đội ngũ cán bộ quản lý, giám sát, anh chị em công nhân viên đoàn kết, năng động, sáng tạo, nhiệt huyết và chuyên nghiệp, Công ty luôn mang đến những sản phẩm chất lượng cao, đa dạng về chủng loại, giá thành hợp lý và tiến độ giao hàng đảm bảo nhằm đáp ứng tốt nhất yêu cầu của đông đảo khách hàng trên khắp cả nước. Đặc biệt, với phương châm "Vì sức khỏe người Việt" Công ty luôn lấy việc nâng cao chất lượng sản phẩm làm yếu tố coi trọng hàng đầu nhằm góp phần chăm sóc tốt hơn cho sức khỏe, sắc đẹp cộng đồng, tạo dựng lòng tin vững chắc nơi Quý khách hàng Tất cả các sản phẩm của Công ty đều trải qua quá trình kiểm duyệt chất lượng chặt chẽ, gắt gao trước khi sản phẩm đến với người tiêu dùng.
Bộ máy tổ chức của công ty
1.2.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty:
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Dược Tavico gọn nhẹ vào ổn định Công ty đã căn cứ vào mô hình thực hiện công việc và trình độ chuyên môn của mỗi nhân viên mà phân công công việc phù hợp với khả năng năng lực vốn có
Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của công ty
Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Dược TAVICO
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong Công ty.
Giám đốc: Là người đứng đầu công ty, có quyền hạn cao nhất và chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ các vấn đề ở công ty, trực tiếp điều hành các hoạt động kinh doanh của công ty.
Phó giám đốc: Là người giúp việc cho giám đốc công ty, quản lý tình hình hoạt động của công ty, trực tiếp phối hợp với hoạt động của các bộ phận,
BÁN HÀNG BỘ PHẬN GIAO
HÀNG báo cáo tình hình nhập - xuất hàng hóa cho giám đốc để có biện pháp giải quyết và cung cấp tình hình hoạt động cho giám đốc khi cần.
Phòng tổ chức hành chính: Dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Phó giám đốc công ty quý những chức năng sau: thực hiện việc tổ chức tuyển dụng nhân viên trong công ty, thực hiện công tác tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ cho toàn bộ công nhân viên của công ty, nhận và trả lời những công văn từ bên ngoài quản lý và theo dõi các định mức lao động.
Phòng kế toán: Thực hiện đầy đủ các chế độ kế toán cho nhà nước ban hành cũng như các quy chế của công ty
- Có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc thực hiện chức năng quản lý, tổ chức thực hiện các chỉ tiêu về tài chính kế toán.
- Quản lý tài sản, nguồn vốn, hàng hóa, kinh phí, các quỹ của công ty trên cơ sở chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ chỉ tiêu và quy tắc quản lý tai vụ.
- Theo dõi và ghi chép, thống kê đầy đủ chính xác tình hình thu chi tài chính các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập báo cáo tài chính về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Tập hợp tính giá thành sản phẩm, tổ chức thanh toán thu hồi công nợ, tránh tình trạng chiếm dụng vốn làm ảnh hưởng đến tình hình sản xuất kinh doanh của công ty.
Kho hàng: Chứa hàng hóa, nơi diễn ra hoạt động nhập - xuất hàng hóa.
Do 1 thủ kho quản lý hàng hóa nhập xuất hằng ngày.
Bộ phận thị trường: Có chức năng marketing, phát triển các quan hệ khách hàng sau đó phân loại đối tượng khách hàng, phát triển thị trường và chăm sóc khách hàng.
Bộ phận bán hàng: Quản lý hoạt động mua bán tại công ty
Bộ phận giao hàng: Nhận hóa đơn bán hàng từ phòng kế toán, xuất hàng đi giao cho các đại lý.
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty
1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Kế toán tiền mặt, TGNH
Kế toán tiền lương, TSCĐ
Kế toán thuế Thủ quỹ
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Dược TAVICO
1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các thành phần kế toán
Là người tổ chức quản lý công tác kế toán, giúp Giám đốc nắm được thông tin kinh tế Đồng thời, là người chịu trách nhiệm cao nhất trong bộ phận kế toán, chỉ đạo trực tiếp cho các kế toán viên thực hiện tốt chế độ kế toán của công ty Ngoài ra kế toán trưởng cần phải tổ chức và thi hành cũng cố hoàn thiện chế độ kế toán của công ty theo yêu cầu đổi mới của cơ quan, đổi mới của chế độ quản lý.
Phụ trách kiểm tra và tổng hợp các số liệu của công ty, xử lý thông tin, lập báo cáo tài chính đúng và chính xác.
Cung cấp số liệu báo cáo kịp thời cho kế toán trưởng và các bộ phận có liên quan theo quy định của công ty.
Chịu trách nhiệm về khâu chứng từ, hoá đơn, báo cáo thuế.
- Kế toán tiền mặt: có nhiệm vụ ghi chép hằng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về các khoản thu, chi, tạm ứng
- Kế toán ngân hàng: có nhiệm vụ giao dịch với các ngân hàng, thực hiện nhiệm vụ cập nhật thu công nợ khách hàng qua sổ phụ ngân hàng, lập lệnh chuyển tiền thanh toán trong và ngoài nước, theo dõi số dư tài khoản và làm báo cáo tiền gửi ngân hàng vào cuối tháng.
Tổ chức chứng từ và hệ thống sổ chi tiết để ghi chép, đối chiếu, kiểm tra mọi sự biến động vốn bằng tiền theo dõi và thực hiện công tác thanh toán và tổ chức kế toán bên ngoài Đồng thời là người theo dõi tình hình công nợ của Công ty, theo dõi các khoản nợ phải thu, phải trả.
Có nhiệm vụ tính lương và các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên Công ty Hàng tháng, căn cứ vào sản lượng của các công ty và đơn giá lương, hệ số lương, bange chấm công do các bộ phận gửi lên, kế toán tổng hợp số liệu, lập Bảng tổng hợp thanh toán lương.
- Kế toán Tài sản cố định:
Chịu trách nhiệm phân loại, theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định của Công ty, tính khấu hao theo phương pháp tuyến tính.
Căn cứ vào các chứng từ đầu vào hóa đơn giá trị gia tăng, theo dõi và hạch toán các hóa đơn mua hàng hóa, hóa đơn bán hàng và lập bảng kê chi tiết, tờ khai báo cáo thuế Đồng thời theo dõi tình hình vật tư hàng hóa của công ty.
Theo dõi tình hình thu, chi tiền mặt trong ngày và ghi chép vào sổ quỹ tiền mặt, kiểm kê quỹ, lập báo cáo quỹ.
Có nhiệm vụ bảo đảm thu, chi hợp lý kết hợp với kế toán thanh toán - hàng hoá để đảm bảo thanh toán đúng số liệu, đúng đối tượng.
Phụ trách việc phát lương, thưởng hàng tháng cho nhân viên.
1.3.3 Tổ chức trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật trong tổ chức kế toán :
Nhân viên kế toán sử dụng chủ yếu máy tính của công ty, bộ phận kế toán gồm 2 máy tính bàn: 1 máy phục vụ cho kế toán tổng hợp, 1 máy chủ để phục vụ cho việc công việc kế toán viên.
Công ty tổ chức trang bị những phương tiện kỹ thuật công nghiệp ứng dụng công nghệ tin học như hệ thống máy tính và hệ thống phần mềm nhằm nâng cao chất lượng của thông tin kế toán đối với công tác quản lý
Tổ chức trang bị những phương tiện kỹ thuật để xử lý thông tin trong điều kiện công nghệ tin học sẽ đảm bảo tính nhanh nhạy và hữu ích của thông tin kế toán cho nhiều đối tượng khác nhau.
Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp
Công ty TNHH Dược Tavico sử dụng hần mềm kế toán Misa Toàn bộ công tác kế toán được công nghệ hóa, thực hiện trên phần mềm kế toán Kế toán trưởng là người nắm quyền kiểm soát và kiểm tra các phần hành kế toán được thực hiện trên phần mềm Các nhân viên kế toán hiện nay tại công ty đều sử dụng thành thạo phần mềm kế toán Misia, nhân viên kế toán phụ trách phần hành nào chịu trách nhiệm nhập, xuất và xử lý dữ liệu kế toán liên quan đến phần hành đó. Đội ngũ nhân viên phòng kế toán đều sử dụng thành thạo phần mềm kế toán. Công ty cũng tổ chức cho nhân viên tham gia các khóa học nhằm nâng cao trình độ sử dụng phần mềm kế toán, làm chủ các thiết bị phục vụ cho công việc kế toán tại phòng
Phần mềm kế toán đang sử dụng tại công ty đã đáp ứng được cơ bản các yêu cầu về hạch toán kế toán hiện nay Hằng năm, công ty tiến hành bảo trì dữ liệu và nâng cấp lại phần mềm nhằm có những điều chỉnh phù hợp với sự thay đổi của các quy định về kế toán và thực tế hoạt động tại công ty.
Tổ chức nghiệp vụ kế tại doanh nghiệp
1.5.1 Chính sách kế toán áp dụng tại công ty
- Trước kia công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/09/2006 Hiện tại Công ty đã cập nhật và áp dụng thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014.
- Đơn vị tiền tệ được sử dụng tại công ty là đồng Việt Nam.
- Kỳ kế toán năm được bắt đầu từ ngày 01/01/N-31/12/N.
- Hình thức kế toán áp dụng tại công ty là: Hình thức nhật ký chung.
- Phương pháp hạch toán tổng hợp Hàng Tồn Kho: Kê Khai Thường Xuyên
- Phương pháp tính giá hàng tồn kho xuất kho: Bình quân gia quyền
- Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định đang áp dụng: Tài sản cố định được phản ánh theo nguyên giá và giá trị hao mòn lũy kế Nguyên giá tài sản cố định được xác định theo giá mua ghi trên hóa đơn và các chi phí trực tiếp khác có liên quan như chi phí: vận chuyển, lắp đặt chạy thử…
1.5.2 Đặc điểm vận dụng hệ thống chứng từ kế toán tại công ty
Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng tại Công ty TNHH Dược Tavico được thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo theo thông tư 200/2014/TT/BTC.Tuy nhiên để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, các mẫu chứng từ áp dụng tại công ty được thiết kế vừa phù hợp với quy định vừa thuận tiện cho công tác kế toán.
1.5.3 Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản kế toán tại công ty
Công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản thống nhất theo chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo thông tư 200/2014/TT/BTC ban hành ngày 22/12/2014 của bộ tài chính.
1.5.4 Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ kế toán tại công ty
Công ty đang áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung Tất cả các công việc kế toán của công ty từ việc lập chứng từ ban đầu và các sổ sách kế toán đều được thực hiện tại Phòng kế toán công ty, áp dụng theo hình thức “ Nhật ký chung ”.
Công ty mở sổ kế toán tổng hợp và sổ thẻ, kế toán chi tiết cho tất cả các tài khoản mà công ty đang sử dụng Hình thức ghi chép mà công ty đang áp dụng là phần mềm kế toán Misa Riêng sổ quỹ công ty mở sổ theo dõi bằng tay Do thủ quỹ theo dõi cuối mỗi tháng đối chiếu với kế toán thanh toán trên phần mềm kế toán.
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ Hình Thức Nhật ký chung
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Hằng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lý, hợp lệ để lập sổ chi tiết, sổ quỹ và sổ nhật ký chung Căn cứ vào sổ nhật ký chung hằng ngày kế toán lấy số liệu vào sổ cái Sổ cái là cơ sở để đối chiếu với sổ quỹ và định kỳ làm căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính Định kỳ kế toán tổng hợp số liệu vào báo cáo tài chính, lập báo cáo tài chính sau khi đối chiếu kiểm tra khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và sổ chi tiết.
Cuối tháng kế toán thực hiện thao tác khóa sổ Luôn đối chiếu giữa các số liệu chi tiết và đảm bảo chính xác, trung thực thông tin đã nhập trong kỳ.
Cuối năm kế toán tổng hợp số liệu trên “Sổ cái”, lập “Bảng cân đối số phát sinh” Sau khi đối chiếu trùng khớp số liệu ghi trên “Sổ cái” và” Bảng tổng hợp chi tiết” (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các “Báo cáo tài chính” “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên “Bảng cân đối số
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ Nhật ký đặc biệt
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết phát sinh” phải bằng “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên sổ
“Nhật ký chung” cùng kỳ.
Nghiệp vụ lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp
Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty TNHH TM DV Nam Duy được lập theo thông tư số 200/2014/TT-BCT ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính.
Các loại báo cáo hiện nay bao gồm:
-Bảng Cân đối kế toán
-Bảng Cân đối tài khoản
- Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh
Quy trình lập báo cáo tài chính của công ty như sau:
-Bước 1: Thực hiện ghi chép sổ sách kế toán.
Kế toán các phần hành tiến hành thu thập, xử lý thông tin trên các chứng từ và nhập chính xác vào phần mềm kế toán.
Kế toán tổng hợp tổng hợp số liệu chi tiết trên các tài khoản 112, 131, 331 để có được số liệu tổng hợp.
Kiểm tra lại các số liệu trên các tài khoản và chốt số liệu với Kế toán trưởng để làm căn cứ lập báo cáo.
-Bước 2: Lập Báo cáo tài chính.
Kế toán tổng hợp căn cứ theo số liệu đã chốt với kế toán trưởng và yêu cầu từ các bên để lập báo cáo theo mẫu quy định Đối với báo cáo tài chính công ty lập theo mẫu của thông tư số 200/2014/TT-BCT ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính và không sử dụng các mẫu báo cáo tự lập.
- Bước 3: Hoàn thiện báo cáo tài chính.
Báo cáo tài chính sau khi được lập xong sẽ được in ra và xin chữ ký của Giám đốc và kế toán trưởng Sau khi báo cáo đã hoàn thiện đầy đủ các chỉ tiêu sẽ cung cấp cho các bên có yêu cầu.
*Tổ chức công tác kiểm tra kế toán:
Hiện nay, công tác kiểm tra kế toán do Kế toán trưởng trực tiếp đảm nhiệm.Công tác kiểm tra kế toán phân thành kiểm tra thường xuyên và kiểm tra định kỳ. Đối với công tác kiểm tra thường xuyên: Tại từng bộ phận kế toán, nhân viên kế toán trực tiếp kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh trước khi tiến hành ghi sổ kế toán, kế toán tổng hợp thực hiện kiểm tra lại trong quá trình tổng hợp số liệu các bộ phận có liên quan Việc kiểm tra được tiến hành theo phương pháp đối chiếu giữa số liệu trên chứng từ, sổ kế toán và các báo cáo kế toán với nhau, đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết Nội dung kiểm tra bao gồm:
Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ kế toán, việc ghi chép phản ánh trên tài khoản, sổ và báo cáo tài chính đã đảm bảo thực hiện đúng chế độ kế toán doanh nghiệp.
Kiểm tra trách nhiệm, kết quả công tác của bộ máy kế toán, mối quan hệ của các bộ phận kế toán với các bộ phận chức năng khác trong công ty. Đối với công tác kiểm tra định kỳ: Định kỳ cuối mỗi tháng, tiến hành đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa các sổ kế toán chi tiết với sổ kế toán tổng hợp cụ thể như: bộ phận thu, chi cuối tháng đối chiếu sổ thu, chi tiền mặt Sau khi kiểm tra, căn cứ vào đối chiếu số liệu kiểm kê cuối tháng, kế toán trưởng xác nhận vào biên bản đối chiếu, kế toán tổng hợp vào sổ và khóa sổ kế toán tổng hợp phục vụ cho công tác lập báo cáo tài chính định kỳ.
Thao tác sử dụng phần mềm kế toán, để lập báo cáo tài chính:
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán Các thông tin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động cập nhật vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan).
Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động Đối chiếu, kiểm nhập số liệu in sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, bảng cân đối số phát sinh, bảng cân đối kế toán, bảng xác định kết quả kinh doanh, bảng lưu huyển tiền tê, bảng thuyết minh báo cáo tài chính.
Cuối tháng, sau khi đã hoàn tất việc khoá sổ theo quy định cho từng loại sổ, kế toán in ra giấy toàn bộ sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và phải có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan.
Các sổ hiện nay công ty đang sử dụng bao gồm:
- Sổ tổng hợp: Là sổ dùng để tổng hợp các chỉ tiêu tài chính giúp cho việc tra cứu thông tin và lập Báo cáo tài chính Với hình thức Nhật ký chung có các sổ tổng hợp: Sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản: 111,112,131,331,
- Sổ chi tiết: Dùng để ghi chép chi tiết các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán theo yêu cầu quản lý mà sổ cái chưa phản ánh được Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin chi tiết phục vụ cho việc quản lý trong nội bộ đơn vị và việc tính, lập các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP
Những vẫn đề chung về kế toán thanh toán với người mua người bán trong
2.1.1 Khái niệm và các hình thức thanh toán
Thanh toán là sự chuyển giao tài sản của một bên sang cho một bên khác, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm, dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý.
Hình thức thanh toán: Là tổng thể các quy định về một cách thức trả tiền là sự liên kết các yếu tố của quá trình thanh toán Hình thức thanh toán cổ xưa nhất đó là hàng đổi hàng, còn hiện nay có rất nhiều hình thức thanh toán gồm: tiền mặt, chuyển khoản, ghi nợ, tín dụng, séc,… Đây là những cách thức nhận trả tiền hàng trong giao dịch mua bán giữa các cá nhân, đơn vị, doanh nghiệp với nhau Hai bên phải cùng thống nhất phương thức thanh toán áp dụng cho giao dịch đó Trong giao dịch thương mại thanh toán phải đi kèm với hóa đơn và biên nhận.
Hiện nay, có hai hình thức thanh toán cơ bản: Thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt.
* Hình thức thanh toán bằng tiền mặt:
Hình thức thanh toán bằng tiền mặt hiện nay không được các doanh nghiệp sử dụng nhiều Thanh toán bằng tiền mặt chủ yếu dùng cho các nghiệp vụ phát sinh số tiền nhỏ (hiện nay áp dụng cho số tiền dưới 20 triệu), nghiệp vụ đơn giản và khoảng cách địa lý giữa hai bên hẹp Hình thức thanh toán bằng tiền mặt có thể chia thành:
- Thanh toán bằng Việt Nam đồng
- Thanh toán bằng ngoại tệ
- Thanh toán bằng vàng, bạc, kinh khí quý, đá quý hoặc các giấy tờ có giá trị
- Thanh toán bằng hối phiếu ngân hàng
* Hình thức thanh toán không bằng tiền mặt:
Là hình thức thanh toán thực hiện bằng cách chuyển khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng.
Thanh toán không dùng tiền mặt còn được định nghĩa là hình thức thanh toán không trực tiếp dùng tiền mặt mà dựa vào các chứng từ hợp pháp như giấy nhờ thu, giấy ủy nhiệm chi, séc… để trích chuyển vốn tiền tệ từ tài khoản của đơn vị này sang tài khoản của đơn vị khác ở ngân hàng Thanh toán không dùng tiền mặt gắn với sự ra đời của đồng tiền ghi sổ Hình thức này ngày càng được sử dụng phổ biến vì tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như giảm đáng kể lượng tiền mặt trong lưu thông Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt chủ yếu:
Thanh toán bằng ủy nhiệm chi: Ủy nhiệm chi là giấy tờ ủy nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp, nộp ngân sách Nhà nước, và mốt số khoản thanh toán khác,
Nhờ thu kèm chứng từ: Là phương thức trong đó người bán ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua không những căn cứ vào hối phiếu mà còn căn cứ vào bộ chứng từ gửi hàng kèm theo với điều kiện là nếu người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu thì ngân hàng mớitrao bộ chứng từ gửi hàng cho người mua để nhận hàng.
Nhờ thu phiếu trơn: Là phương thức trong đó người bán ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua căn cứ vào hối phiếu do mình lập ra, còn chứng từ gửi ngân hàng thì gửi thẳng cho người mua không qua ngân hàng.
Hình thức tín dụng chứng từ: Là hình thức thanh toán, trong đó theo yêu cầu của khách hàng, một ngân hàng sẽ phát hành một bức thư (gọi là thư tín dụng) cam kết trả tiền hoặc chấp nhận hối phiếu cho một bên thứ ba khi người này xuất trình cho ngân hàng bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những điều kiện và điều khoản quy định trong thư tín dụng.
2.1.2 Nhiệm vụ của kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp.
Doanh nghiệp không thể chi trả tất cả các chi phí phát sinh trong hoạt động kinh doanh với lượng vốn chủ sở hữu có hạn dẫn đến việc phải chiếm dụng vốn của tổ chức khác làm phát sinh quan hệ thanh toán Trong tất cả các khoản phải thu thì phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng lớn nhất Luồng tiền thu được từ khách hàng là nguồn chính để doanh nghiệp chi trả các khoản nợ và tiếp tục chu kì kinh doanh của mình Việc quản lý và thu hồi nợ tốt sẽ nâng cao khả năng thanh toán của doanh nghiệp đảm bảo cho doanh nghiệp có tình hình tài chính vững mạnh để vượt qua những khó khăn có thể gặp phải trong suốt quá trình hoạt động của mình và quyết định sự liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh.
Quan hệ thanh toán là yếu tố của hoạt động tài chính và là cơ sở cho công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp Việc bảo đảm cho quan hệ thanh toán tiến hành một cách hợp lý và hiệu quả sẽ góp phần nâng cao khả năng thanh toán và hiệu quả hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
Việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán chi tiết theo đối tượng, thời gian và tình hình thanh toán sẽ cung cấp cho nhà quản lý các thông tin cần thiết cho quản lý tài chính Thông qua các thông tin này các nhà quản trị sẽ nắm được tình hình thanh toán của doanh nghiệp để từ đó đưa ra các chính sách thu hồi nợ, thanh toán nợ và cân đối tài chính doanh nghiệp giữa vốn chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng sao cho hợp lý.
Tất cả các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán phát sinh đều được biểu hiện qua các chứng từ, sổ sách kế toán nên việc quản lý các khoản nợ và thu hồi nợ phải được tiến hành thông qua kế toán Từ sự quản lý thường xuyên và chi tiết của kế toán mà ban giám đốc sẽ có những quyết định đúng đắn, biện pháp kịp thời trong việc thu hồi nợ phải thu sớm nhất có thể từ phía khách hàng nhưng vẫn phải đảm bảo duy trì mối quan hệ tốt với bạn hàng, đồng thời chi trả đúng hạn cho người bán nhằm nâng cao uy tín cho công ty.
Nhìn chung quan hệ thanh toán với người mua và người bán có ảnh hưởng trọng yếu đến tình hình tài chính của doanh nghiệp Quản lý tốt quan hệ thanh toán này sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tình hình tài chính của doanh nghiệp luôn ổn định và lành mạnh.
Nội dung tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán trong
2.2.1 Kế toán thanh toán với người mua
2.2.1.1 Nguyên tắc kế toán Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người mua kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kì hạn thu hồi và ghi chép theo từng lần thanh toán Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính Không phản ánh vào nội dung này các nghiệp vụ bán hàng hóa, cung cấp lao vụ dịch vụ trả tiền ngay. Đối với các khoản phải thu có gốc ngoại tệ thì phải theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi theo đồng Việt Nam Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo thực tế. Đối với các khách hàng giao dịch thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán phải kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán, số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản. Đối với các khoản phải thu phát sinh bằng vàng, bạc, đá quý cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế.
- Cần phải phân loại các khoản phải thu khách hàng theo thời gian thanh toán cũng như theo đối tượng nhất là những đối tượng có vấn đề để có kế hoạch và biện pháp thu hồi nợ.
2.2.1.2 Chứng từ và tài khoản sử dụng
- Hợp đồng bán hàng - Phiếu xuất kho.
- Hóa đơn GTGT do doanh nghiệp lập.
- Chứng từ thu tiền: Phiếu thu, Giấy báo có Ngân hàng.
- Biên bản bù trừ công nợ.
- Biên bản thanh lý hợp đồng.
- Các chứng từ khác có liên quan.
Tài khoản sử dụng: Để theo dõi các khoản thanh toán với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tài khoản kế toán sử dụng tài khoản
131- Phải thu của khách hàng.
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, dịch vụ cung cấp.
Tài khoản 131 có kết cấu như sau:
Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, TSCĐ đã giao, dịch vụ đã cung cấp và được xác định là đã bán trong kỳ.
Số tiền thừa trả lại cho khách hàng
Số tiền khách hàng đã trả nợ;
Khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại hay chiết khấu thanh toán,chiết khấu thương mại cho khách hàng.
Số tiền đã nhận ứng trước của khách hàng.
Số tiền còn phải thu của khách hàng.
+ Số Dư Bên Có (nếu có): Phản ánh số tiền đã nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể.
Phương pháp hạch toán được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Kế toán các khoản phải thu của khách hàng
2.2.2 Kế toán thanh toán với người bán.
Tài khoản này sử dụng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư hàng hóa, người bán TSCĐ, người cung cấp dịch vụ, các khoản đầu tư đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã được kí kết. Tài khoản này cũng được sử dụng để phản ánh tình hình về thanh toán các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người bán kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải trả nhà cung cấp theo từng đối tượng, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra đôn đốc việc thu hồi nợ. Đối với các nhà cung cấp giao dịch thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán phải kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán, số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản. Đối với các khoản phải trả có gốc ngoại tệ thì phải theo dõi cả nguyên tệ cả nguyên tệ và quy đổi theo đồng Việt Nam Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo thực tế. Đối với các khoản phải trả phát sinh bằng vàng, bạc, đá quý cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. Cần phải phân loại các khoản phải trả khách hàng theo thời gian thanh toán cũng như theo đối tượng để có kế hoạch thanh toán phù hợp.
2.2.2.2 Chứng từ và tài khoản sử dụng
- Biên bản đối chiếu công nợ
- Biên bản thanh lý hợp đồng
- Các chứng từ khác liên quan.
Tài khoản và sổ sách sử dụng:
TK 331- phải trả cho người bán Để theo dõi các khoản nợ phải trả cho người cung cấp, người bán vật tư hàng hóa, dịch cụ kế toán sử dụng tài khoản 331 - Phải trả cho người bán Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả.
Tài khoản 331 có kết cấu như sau:
Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ;
Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hoá hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng;
Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả cho người bán;
Giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán;
Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hoá, dịch vụ.
Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ; Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức.
Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp.
Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ, số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ.
Phương pháp hạch toán được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2: kế toán phải trả người bán
2.2.3 Nội dung kế toán các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến ngoại tệ
2.2.3.1 Tỷ giá và quy định sử dụng tỷ giá trong kế toán
Tỷ giá: Tỷ giá (còn được gọi là tỷ giá trao đổi ngoại tệ) giữa hai tiền tệ là tỷ giá mà tại đó một đồng tiền này sẽ được trao đổi cho một đồng tiền khác.
Nó cũng được coi là giá cả đồng tiền của một quốc giá được biểu hiện bởi một tiền tệ khác.
Quy định về sử dụng tỷ giá :
Tỷ giá ghi sổ gồm: Tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh hoặc tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền di động (tỷ giá bình quân gia quyền sau từng lần nhập).
Tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh: Là tỷ giá khi thu hồi các khoản nợ phải thu, các khoản ký cược, ký quỹ hoặc thanh toán các khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ, được xác định theo tỷ giá tại thời điểm giao dịch phát sinh hoặc tại thời điểm đánh giá lại cuối kỳ của từng đối tượng.
Tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền di động là tỷ giá được sử dụng tại bên Có tài khoản tiền khi thanh toán tiền bằng ngoại tệ, được xác định trên cơ sở lấy tổng giá trị được phản ánh tại bên Nợ tài khoản chia cho số lượng ngoại tệ thực có tại thời điểm thanh toán.
Chênh lệch tỷ giá hối đoái chủ yếu phát sinh trong các trường hợp:
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN CỦA CÔNG TY TNHH DƯỢC TAVICO
Đặc điểm về phương thức thanh toán và hình thức thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Dược TAVICO
Các phương thức thanh toán là yếu tố quang trọng trong quan hệ thanh toán của doanh nghiệp với tất cả các đối tượng và được thỏa thuận cụ thể trọng hợp đồng kinh tế Các phương thức thanh toán hiện nay rất đa dạng và phong phú Tại Công ty TNHH Dược TAVICO có hai phương thức thanh toán đó là thanh toán ngay (trực tiếp) và thanh toán chậm trả.
Tại công ty phương thức thanh toán trực tiếp được áp dụng với những khách hàng là cá nhân mua hàng với số lượng ít và không phải là khách hàng thường xuyên của công ty Với phương thức chậm trả công ty áp dụng cho những người mua là khách hàng thường xuyên, mua hàng với số lượng lớn và theo phương thức hàng gối hàng.
+ Đối với người bán: Công ty thanh toán ngay cho những nhà cung cấp nhỏ lẻ, số lượng ít Còn đối với nhà cung cấp lâu năm, nhà cung cấp theo phương thức hàng gối hàng công ty áp dụng hình thức trả ngay hoặc trả chậm tùy vào thỏa thuận của hai bên.
Hình thức thanh toán: là tổng thể các quy định về một cách thức trả tiền, là sự liên kết của các yếu tố trong quá trình thanh toán Tại Công ty TNHH Dược TAVICO có các hình thức thanh toán đó là thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán bằng chuyển khoản.
Hình thức áp dụng chủ yếu là thanh toán bằng chuyển khoản Thanh toán bằng chuyển khoản chủ yếu là thanh toán bằng ủy nhiệm thu và ủy nhiệm chi.
Những giao dịch thanh toán bằng tiền mặt không an toàn thì sẽ sử dụng phương pháp này.
Kế toán thanh toán với người mua tại Công ty TNHH Dược TAVICO
Sổ nhật ký chung Sổ thanh toán với người mua
Sổ cái TK 131… Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán người mua
Bảng cân đối số phát sinh
3.2.1 Chứng từ sử dụng và quy trình hạch toán
+ Hóa đơn giá trị gia tăng
+ Hợp đồng mua bán hàng hóa
+ Giấy đề nghị thanh toán
+ Các chứng từ khác có liên quan ….
TK 131 : Phải thu của khách hàng.
Tài khoản 131 được công ty mở để theo dõi các khoản nợ phải thu phát sinh tăng trong kỳ và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu với khách hàng Để phục vụ cho yêu cầu quản trị công ty sẽ mở chi tiết để theo dõi cho từng đối tượng.
Sơ đồ 2.1: Trình tự ghi sổ trong kế toán thanh toán với người mua
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
3.2.2 Công tác hạch toán và ghi sổ kế toán
Căn cứ vào hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu nợ, phiếu thu, giấy báo có, kế toán tiến hành ghi sổ như sau:
1/ Ngày 23 tháng 02 năm 2021 căn cứ vào hoá đơn số 0002056 ký hiệu TV/17P nội dung bán thuốc ROSUVASATIN 10-US VNF H30 cho Nhà thuốc Minh Khôi số tiền chưa thuế GTGT là 3,428,571 đồng, thuế giá trị giá tăng 5% là 171,429 đồng, khách hàng thanh chưa thanh toán (Phụ lục1) Kế toán hạch toán:
2/ Ngày 25/02/2021, Nhà thuốc Minh Khôi thanh toán số tiền theo HĐ
0002056 ngày 23/02/2021 bằng tiền tiền mặt là 3,600,000 đồng (PT12158/19).
Có TK 1311 3,600,000 đồng 3/ Ngày 28 tháng 05 năm 2021 căn cứ vào hoá đơn số 0002113 ký hiệu TV/17P nội dung bán thuốc BOS HT (H/90V) cho Nhà thuốc Nguyễn Mến giá bán chưa thuế GTGT là 909,090 đồng, thuế giá trị giá tăng 10% là 90,910 đồng, khách hàng chưa thanh toán (Phụ lục 2) Kế toán hạch toán:
4/ Ngày 05/03/2021, Nhà thuốc Nguyễn Mến thanh toán số tiền theo HĐ
0002113 ngày 28/02/2021 bằng tiền tiền mặt là 1,000,000 đồng (PT12018/20).
5/ Ngày 07 tháng 07 năm 2021 căn cứ vào hoá đơn số 0002144 ký hiệu TV/17P nội dung bán thuốc AT.ROSUVASATIN 20mg (H/30v), CAPLEXIB 200 VNA (H/30v) cho Nhà thuốc Minh Khôi giá bán chưa thuế GTGT là 4,000,000 đồng, thuế giá trị giá tăng 5% là 200,000 đồng, khách hàng chưa thanh toán (Phụ lục 3) Kế toán hạch toán:
6/ Ngày 10/07/2021, Nhà thuốc Minh Khôi thanh toán số tiền theo HĐ
0002144 ngày 07/07/2021 bằng tiền tiền mặt là 4,200,000 đồng (PT12037/20).
Có TK 1311 4,200,000 đồng 7/ Ngày 29 tháng 10 năm 2021 căn cứ vào hoá đơn số 0002161 ký hiệu TV/17P nội dung bán thuốc Viên sủi sâm Ngọc Linh (H/10v), Viên nang mềm sâm Ngọc Linh (H/60v) cho Nhà thuốc Ngân Trang giá bán chưa thuế GTGT là 7,300,000 đồng, thuế giá trị giá tăng 10% là 730,000 đồng, khách hàng chưa thanh toán (Phụ lục 4) Kế toán hạch toán:
8/ Ngày 02/11/2021, Nhà thuốc Ngân Trang thanh toán số tiền theo HĐ
0002161 ngày 29/10/2021 bằng tiền tiền mặt là 4,200,000 đồng (PT12063/20).
Bảng 3.1: Trích sổ nhật ký chung hạch toán phải thu khách hàng
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Đơn vị tính: đồng
Chứng từ Diễn giải hiệu Số ĐƯ TK
Số phát sinh hiệu Số Ngày, tháng Nợ Có
2021 Bán hàng chưa thu tiền Nhà thuốc Minh
Doanh thu thực phẩm ROSU20 5111 3,428,571
2021 Thu tiền mặt bán hàng HĐ12056 ngày
Thu tiền nhà thuốc Minh Khôi trả nợ 1311 3,600,000
2021 Bán hàng chưa thu tiền Nhà thuốc
Doanh thu thực phẩm BOS HT 5111 909,090
2021 Thu tiền mặt bán hàng HĐ2113 ngày
Thu tiền nhà thuốc Nguyễn Mến trả nợ 1311 1,000,000 07/07/
2021 Bán hàng chưa thu tiền Nhà thuốc Minh
2021 Thu tiền mặt bán hàng HĐ2144 ngày
Thu tiền nhà thuốc Minh Khôi trả nợ 1311 4,200,000
2021 Bán hàng chưa thu tiền Nhà thuốc Ngân
Doang thu viên sủi, Viên nang mềm sâm Ngọc Linh 5111 7,300,000
2021 Thu tiền mặt bán hàng HĐ2161 ngày
Thu tiền nhà thuốc Ngân Trang trả nợ 1311 8,030,000
SỔ CÁI TK 131 “ PHẢI THU KHÁCH HÀNG ”
Năm 2022 Đơn vị tính: đồng tháng Ngày ghi sổ
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền phát sinh hiệu Số Ngày tháng Nợ Có
2021 Bán hàng chưa thu tiền Nhà thuốc
2021 Thu tiền mặt bán hàng HĐ12056 nhà thuốc Minh Khôi trả nợ 1111 3,60
2021 Bán hàng chưa thu tiền Nhà thuốc
2021 Thu tiền mặt bán hàng HĐ2113 nhà thuốc Nguyễn Mến trả nợ 1111 1,00
2021 Bán hàng chưa thu tiền Nhà thuốc
2021 Thu tiền mặt bán hàng HĐ2144
2021 Bán hàng chưa thu tiền Nhà thuốc
Thu tiền mặt bán hàng HĐ2161
Bảng 3.3-1: Sổ chi tiết thanh toán với người mua
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA
Năm 2022 Tài khoản: 131 – Phải thu của khách hàng Đối tượng: Nhà thuốc Minh Khôi thángNgày ghi sổ
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có
1 Bán hàng chưa thu tiền Nhà thuốc Minh
1 Thu tiền mặt bán hàng HĐ12056 nhà thuốc
1 Bán hàng chưa thu tiền Nhà thuốc Minh
1 Thu tiền mặt bán hàng HĐ2144 Nhà thuốc
Bảng 3.3-2: Sổ chi tiết thanh toán với người mua
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA
Năm 2022 Tài khoản: 131 – Phải thu của khách hàng Đối tượng: Nhà thuốc Nguyễn Mến thángNgày ghi sổ
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có
21 Bán hàng chưa thu tiền Nhà thuốc Nguyễn
21 Thu tiền mặt bán hàng HĐ2113 nhà thuốc
Bảng 3.3-3: Sổ chi tiết thanh toán với người mua
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA
Tài khoản: 131 – Phải thu của khách hàng Đối tượng: Nhà thuốc Ngân Trang thángNgày ghi sổ
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có
1 Bán hàng chưa thu tiền Nhà thuốc Ngân
1 Thu tiền mặt bán hàng HĐ2161 Nhà thuốc
Bảng 3.4: Bảng tổng hợp phải thu khách hàng
BẢNG TỔNG HỢP PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG
Năm 2022 Tài khoản: 131 – Phải thu của khách hàng
STT Diễn giải Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết thanh toán với người bán
Sổ cái TK 331… Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán
Bảng cân đối số phát sinh
Kế toán thanh toán với người bán tại Công ty TNHH Dược TAVICO
3.3.1 Chứng từ sử dụng và quy trình hạch toán
+ Hóa đơn giá trị gia tăng
+ Hợp đồng mua bán hàng hóa
+ Giấy báo nợ, Uỷ Nhiệm chi
+ Giấy đề nghị thanh toán
+ Các chứng từ khác có liên quan ….
TK 331 – Phải trả người bán.
Tài khoản này được công ty mở để theo dõi các khoản nợ phải trả người bán có phát sinh tăng trong kỳ và tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp Để phục vụ cho yêu cầu quản trị công ty đã mở sổ chi tiết để theo dõi từng đối tượng
Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ trong kế toán thanh toán với người bán
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
3.3.2 Công tác hạch toán và ghi sổ kế toán
Căn cứ vào hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu nợ, phiếu thu, giấy báo có, kế toán tiến hành ghi sổ như sau:
1/ Ngày 30/01/2021, căn cứ vào HĐ00242, mua hàng nhập kho của Công ty TNHH Thương mại và Thiết bị Y Tế Toàn Phát, số tiền chưa thuế GTGT là 181,939,400 đồng, thuế GTG 10% là 18,193,940 đồng, chưa thu tiền của khách hàng số tiền là 200,133,340 đồng (Phụ lục 5):
Có TK 3311 200,133,340 đồng 2/ Ngày 24/02/2021, Công ty chuyển khoản thanh toán nợ mua hàng của Công ty TNHH Thương mại và Thiết bị Y Tế Toàn Phát theo HĐ00242 số tiền 200,000,000 đồng UCN2402 (Phụ lục 5):
Có TK 1121 200,000,0000 đồng 3/ Ngày 23/02/2021, căn cứ vào HĐ06059, mua hàng nhập kho của Công ty TNHH Dược Phẩm Hoàng Vũ, số tiền chưa thuế GTGT là 1,904,762 đồng, thuế GTG 5% là 95,238 đồng, chưa thu tiền của khách hàng số tiền là 2,000,000 đồng (Phụ lục
Có TK 3311 2,000,000 đồng 4/ Ngày 25/02/2021, Công ty thanh toán nợ mua hàng của Công ty TNHH Dược Phẩm Hoàng Vũ theo HĐ06059 số tiền 2,000,000 đồng bằng tiền mặt PC12147/19:
5/ Ngày 28/05/2021, căn cứ vào HĐ00126, mua hàng nhập kho của Công ty Cổ Phần Thiết bị Dược phẩm Thế Hùng, số tiền chưa thuế GTGT là 2,290,908 đồng, thuế GTG 10% là 229,091 đồng, chưa thu tiền của khách hàng số tiền là 2,519,999 đồng
Có TK 3311 2,519,999 đồng 6/ Ngày 31/05/2021, Công ty thanh toán nợ mua hàng của Công ty Cổ Phần Thiết bị Dược phẩm Thế Hùng theo HĐ00126 số tiền 2,519,999 đồng bằng tiền mặt. PC12019/20:
Có TK 1111 2,519,999 đồng 7/ Ngày 07/07/2021, căn cứ vào HĐ00149, mua hàng nhập kho của Công ty TNHH Dược Phẩm Hoàng Vũ, số tiền chưa thuế GTGT là 2,133,333 đồng, thuế GTG 5% là 106,667 đồng, chưa thu tiền của khách hàng số tiền là 2,240,000 đồng (Phụ lục
Có TK 3311 2,240,000 đồng 8/ Ngày 31/05/2021, Công ty thanh toán nợ mua hàng của Công ty TNHH Dược Phẩm Hoàng Vũ theo HĐ00149 số tiền 2,240,000 đồng bằng tiền mặt PC12031/20:
Bảng 3.5: Trích sổ nhật ký chung hạch toán phải trả người bán
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Đơn vị tính: đồng
Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh hiệu Số Ngày, tháng Nợ Có
2021 Mua hàng Công ty TNHH Thương mại và Thiết bị Y Tế Toàn Phát 1561 181,939, 400
HĐ242 Thuế GTGT mua hàng 1331 18,193,940
Chưa thanh toán cho Công ty TNHH
TM và Thiết bị Y Tế Toàn Phát 3311 200,133
2021 Thanh toán nợ Công ty TNHH TM và Thiết bị Y Tế Toàn Phát 3311 200,000, 000 Chuyển khoản ngân hàng thanh toán nợ HĐ 00242 1121 200,000
2021 Mua hàng Công ty TNHH Dược
HĐ5980 Thuế GTGT mua hàng 1331 95,238
Chưa thanh toán cho Công ty TNHH
2021 Thanh toán nợ Công ty TNHH Dược
Chi tiền mặt thanh toán nợ HĐ
2021 Mua hàng Công ty Cổ Phần Thiết bị
HĐ126 Thuế GTGT mua hàng 1331 229,091
Chưa thanh toán cho Công ty Cổ
Phần Thiết bị Dược phẩm Thế Hùng 3311 2,519
2021 Thanh toán nợ Công ty Cổ Phần
Thiết bị Dược phẩm Thế Hùng 3311 2,519, 999 Chi tiền mặt thanh toán nợ HĐ
2021 Mua hàng Công ty TNHH Dược
HĐ149 Thuế GTGT mua hàng 1331 106,667
Chưa thanh toán cho Công ty TNHH
2021 Thanh toán nợ Công ty TNHH Dược
Chi tiền mặt thanh toán nợ HĐ
SỔ CÁI TK 331 “ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN ”
Năm 2022 Đơn vị tính: đồng tháng Ngày ghi sổ
Chứng từ Diễn giải TK ứng đối Số tiền phát sinh
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
/2021 Mua hàng Công ty TNHH Thương mại và Thiết bị Y Tế Toàn Phát 1561;
Chuyển khoản thanh toán Công ty TNHH Thương mại và Thiết bị Y
/2021 Mua hàng Công ty TNHH Dược
/2021 Thanh toán nợ bằng tiền mặt Công ty TNHH Dược Phẩm Hoàng Vũ 1111 2,000,
/2021 Mua hàng Công ty Cổ Phần Thiết bị Dược phẩm Thế Hùng 1561;
Thanh toán nợ bằng tiền mặt Công ty Cổ Phần Thiết bị Dược phẩm
/2021 Mua hàng Công ty TNHH Dược
/2021 Thanh toán nợ bằng tiền mặt Công ty TNHH Dược Phẩm Hoàng Vũ 1111 2,240,
Bảng 3.7-1: Sổ chi tiết thanh toán với người bán
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
Tài khoản: 331 – Phải trả người bán Đối tượng: Công ty TNHH Thương mại và Thiết bị Y Tế Toàn Phát thángNgày ghi sổ
Chứng từ Diễn giải TKĐỨ Số phát sinh Số dư
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có
21 HĐ00242 30/01/2021 Mua hàng Công ty TNHH Thương mại và Thiết bị Y Tế Toàn Phát 1561;
21 UNC2402 24/02/2021 Chuyển khoản thanh toán Công ty TNHH
Thương mại và Thiết bị Y Tế Toàn Phát 1121 200,00
Bảng 3.7-2: Sổ chi tiết thanh toán với người bán
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
Tài khoản: 331 – Phải trả người bán Đối tượng: Công ty TNHH Dược Phẩm Hoàng Vũ thángNgày ghi sổ
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có
1 Mua hàng Công ty TNHH Dược Phẩm
1 Thanh toán nợ bằng tiền mặt Công ty TNHH
1 Mua hàng Công ty TNHH Dược Phẩm
1 Thanh toán nợ bằng tiền mặt Công ty TNHH
Bảng 3.7-3: Sổ chi tiết thanh toán với người bán
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
Tài khoản: 331 – Phải trả người bán Đối tượng: Công ty Cổ Phần Thiết bị Dược phẩm Thế Hùng thángNgày ghi sổ
Chứng từ Diễn giải TKĐỨ Số phát sinh Số dư
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có
21 HĐ00126 28/05/2021 Mua hàng Công ty Cổ Phần Thiết bị Dược phẩm Thế Hùng 1561;
20 31/05/2021 Thanh toán nợ bằng tiền mặt Cổ Phần
Thiết bị Dược phẩm Thế Hùng 1111 2,51
Bảng 3.8: Bảng tổng hợp phải trả người bán
BẢNG TỔNG HỢP PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN
Năm 2022 Tài khoản: 331 – Phải trả người bán
STT Diễn giải Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
3 Công ty TNHH Thương mại và Thiết bị Y Tế
4 Công ty TNHH Dược Phẩm Hoàng Vũ 6,240,000 57,564,000 55,558,000 4,234,000
5 Cổ Phần Thiết bị Dược phẩm Thế Hùng 4,350,000 34,329,000 32,329,000 2,350,000
NHẬN XÉT - KIẾN NGHỊ - KẾT LUẬN
Nhận xét công tác kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Dược TAVICO
Công ty TNHH Dược TAVICO là doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh sản xuất cung cấp dược liệu Trong thời kỳ kinh tế phát triển hiện nay, công ty đã và đang có những bước tiến xa hơn trong lĩnh vực hoạt động của mình với sự phát triển của hệ thống nhà cung cấp và khách hàng Vì vậy, kế toán công nợ với nhà cung cấp và khách hàng ngày càng hoàn thiện hơn.
Kế toán thanh toán với người mua và người bán của Công ty TNHH Dược TAVICO có những ưu điểm và tồn tại nhược điểm Nhiệm vụ của kế toán thanh toán là phải tìm cách phát huy những điểm mạnh và hạn chế và khắc phục những điểm yếu để công tác kế toán ngày càng hiệu quả hơn.
* Về tổ chức bộ máy kế toán:
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, mọi công việc kế toán đều tập trung tại phòng kế toán của doanh nghiệp, thuận lợi cho việc quản lý, giám sát, theo dõi tình hình, tránh tình trạng thất lạc các chứng từ cũng như sai sót trong quá trình công tác kế toán.
Thông tin do bộ phận kế toán cung cấp đầy đủ, chính xác kịp thời nên tạo thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu với các bộ phận có liên quan một cách chính xác Giúp cho việc lập báo cáo tài chính được thuận lợi, cũng như công tác quản lý doanh nghiệp đạt hiệu quả cao.
* Về hình thức kế toán:
Công ty áp dụng theo hình thức sổ “Nhật ký chung”, đây là hình thức kế toán đơn giản, phổ biến, phù hợp với hoạt động kinh doanh diễn ra tại công ty Đồng thời, các nghiệp vụ kế toán phát sinh được phản ánh rõ ràng trên sổ Nhật ký chung, các sổ cái và sổ chi tiết theo trình tự thời gian giúp thông tin kế toán được cập nhật thường xuyên và đầy đủ.
* Về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:
+ Công ty đã tổ chức bộ máy gọn nhẹ, hợp lý, phù hợp với nhiệm vụ kinh doanh của mình Các phòng ban hoạt động hiệu quả, cung cấp thông tin kịp thời nhanh chóng cho các cấp quản lý.
+ Đội ngũ cán bộ công nhân viên năng động, ham học hỏi, có trình độ và bộ máy lãnh đạo có năng lực, luôn quan tâm đến cán bộ nhân viên trong công ty.
+ Các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán đều phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ kế toán phát sinh.
* Về tổ chức hệ thống sổ kế toán, hệ thống chứng từ và báo cáo tài chính:
+ Công ty mở các loại sổ sách theo hình thức Nhật ký chung (Sổ nhật ký chung, Sổ cái, Sổ chi tiết ) Việc áp dụng hình thức nhật ký chung giúp công ty đơn giản hóa được công việc kế toán, từ mẫu sổ sách đến cách thức vào sổ, thuận tiện phân công công việc, theo dõi, kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các loại sổ sách. + Công ty TNHH Dược TAVICO sử dụng những tài khoản trong hệ thống tài khoản ban hành theo TT 200/2014/QĐ-BTC Công ty luôn cập nhật những thay đổi trong chế độ kế toán theo quy định của Nhà nước.
+ Về báo cáo tài chính: Các báo cáo tài chính được lập theo đúng mẫu biểu quy định và đảm bảo tính chính xác, kịp thời cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý kinh tế tài chính của công ty.
* Công tác kế toán thanh toán và thu hồi công nợ:
+ Công tác thanh toán nợ của công ty được đánh giá chung là tốt Công ty mở sổ chi tiết để theo dõi cho từng đối tượng người mua và người bán Giúp cho nhà quản lý có được những thông tin chính xác về tình hình công nợ của công ty để thu xếp thanh toán, chi trả đúng hạn và kịp thời cũng như thu hồi các khoản nợ phải thu tương đối kịp thời.
Bên cạnh những kết quả đã đạt được thì công tác kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Dược TAVICO còn bộc lộ những hạn chế sau:
- Thứ nhất: Đối với các khoản nợ thì công ty chưa có biện pháp để thu hồi nợ hiệu quả và công tác đối chiếu công nợ để thu hồi vốn chưa được diễn ra thường xuyên một phần cũng do tính chất hàng hóa là hàng phục vụ công trình thi công dẫn đến việc thu hồi công nợ gặp nhiều khó khăn và khó khắc phục.
Công tác kế toán tại đơn vị vẫn được thực hiện một cách thủ công, tiến hành bằng tay mặc dù có sự hỗ trợ của Excel nhưng việc phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh, luân chuyển chứng từ còn chậm, dễ gặp phải những sai sót, giảm hiệu quả của công việc.
Về việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi Công ty chưa tiến hành trích lập dự phòng phải thu khó đòi mặc dù thực tế có phát sinh, thậm chí có cả khoản nợ được xác định là không đòi được (biểu số 3.1) Điều này ảnh hưởng rất lớn đến tài chính của doanh nghiệp nếu như những khoản nợ này không thể thu hồi được trong tương lai.
Về công tác thanh toán cho người bán Công ty có nhiều hoạt động mua bán với những công ty khác, cũng chính vì thế nên có nhiều khoản thanh toán với người bán chưa trả đúng hạn, chậm trả Do công ty chưa thu hồi kịp các khoản nợ, dẫn đến việc chậm trả làm giảm uy tín của công ty với các đối tác. Đặc biệt với mặt hàng hạt nhựa là nguyên vật liệu chính để sản xuất nên khi nếu chậm thanh toán và nợ quá nhiều sẽ dẫn đến việc bị đối tác từ chối cấp hàng dẫn đến thiếu vật liệu trực tiếp để sản xuất gây nhiều khó khăn cho công ty dù trong ngành cũng có một số đối tác lâu năm cho nợ nhưng điều này là hữu hạn.
Phương hướng hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán
Để có thể hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người bán và người mua tại công ty thì các phương hướng và biện pháp đưa ra phải đảm bảo một số yêu cầu sau thì mới đạt hiệu quả cao :
- Hoàn thiện công tác kế toán phải được thực hiện dựa trên cơ sở tuân thủ các chính sách kinh tế của Nhà nước nói chung và chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán do Bộ tài chính ban hành Nhà nước quản lý nền kinh tế thông qua các công cụ kinh tế vĩ mô, để có thể tồn tại và phát triển thì doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh phải chấp hành đầy đủ các quy định nhà nước ban hành Doanh nghiệp phải tuân thủ chính sách chế độ kế toán thì thông tin kế toán mới thống nhất, việc kiểm tra kiểm soát của nhà nước mới có thể thực hiện được Các thông tin kế toán được lập nên dựa trên cơ sở tuân thủ các quy định này sẽ giúp cho việc thu thập thông tin kế toán có chất lượng và khoa học, hữu ích cho quá trình phân tích, đánh giá và kiểm tra hoạt động tài chính của công ty.
- Công tác kế toán cần đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác cho nhà quản lý, không để xảy ra tình trạng thông tin bị dồn ứ không cung cấp kịp thời cho nhu cầu quản trị trong nội bộ công ty cũng như những đối tượng quan tâm khác Đây là căn cứ để thuyết phục các chủ đầu tư và các ngân hàng Những thông tin tốt, sát với thực tế của doanh nghiệp sẽ giúp công ty có được những thành công trong tương lai.
- Việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời là rất quan trọng những cũng không vì thế mà kế toán có thể đưa ra các thông tin thiếu chính xác Các thông tin như vậy sẽ không thực sự có giá trị trong việc ra quyết định Do vậy việc hoàn thiện công tác kế toán không chỉ đảm bảo tính kịp thời mà cả tính chính xác của thông tin kế toán.
- Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người bán và người mua phải hướng tới những tiện ích mà máy tính và phần mềm kế toán máy đem lại để nâng cao năng suất lao động và hiệu quả làm việc, giúp cho doanh nghiệp giảm bớt chi phí và đạt kết quả nhanh chóng hơn.
Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty TNHH Dược TAVICO
Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Dược TAVICO ngoài những mặt tích cực thì về tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán còn có những mặt hạn chế như đã trình bày ở trên Vì vậy, em xin đưa ra một số kiến nghị để một phần nào đó hoàn thiện hơn công tác kế toán thanh toán tại công ty như sau:
4.3.1 Xây dựng các biện pháp cụ thể để thu hồi nợ phải thu
* Áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán cho các khách hàng thanh toán nhanh, thanh toán trước hạn.
- Chiết khấu thanh toán: là một biện pháp thúc đẩy việc thu hồi vốn cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh Để thúc đẩy quá trình thu hồi nợ thì cùng với những biện pháp trên công ty nên áp dụng hạch toán chiết khấu thanh toán cho các khách hàng thanh toán nhanh, thanh toán trước hạn Sẽ giúp thúc đẩy quá trình thu hồi vốn nhanh hơn.
- Cơ sở xây dựng mức chiết khấu thanh toán: Công ty có thể tham khảo lãi suất huy động và lãi suất cho vay của ngân hàng để quy định mức chiết khấu thanh toán cho phù hợp Mức chiết khấu thanh toán phải lớn hơn mức lãi suất ngân hàng huy động và nhỏ hơn mức lãi suất ngân hàng cho vay.
Ví dụ: Lãi suất tiền gửi kỳ hạn 3 tháng tại ngân hàng Vietinbank tại ngày 31/16/2022 là 5.7% /năm; lãi suất cho vay ngắn hạn là 9,8%/năm Công ty sẽ có những khoản chiết khấu cho khách hàng như sau: - Chiết khấu 0,6%/ tháng đối với khách hàng thanh toán dưới 15 ngày
Chiết khấu 0,7%/ tháng đối với khách hàng thanh toán trước từ 16 đến 30 ngày
Chiết khấu 0,8%/tháng đối với khách hàng thanh toán trước 30 ngày Phương pháp hạch toán:
Số chiết khấu thanh toán phải trả cho khách hàng do khách hàng thanh toán tiền nhanh và trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi:
Nợ TK 635: Số tiền chiết khấu thanh toán cho khách hàng Có TK 131, 111, 112: ………
Việc công ty áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán sẽ giúp khuyến khích được các khách hàng hợp tác tích cực trong việc thanh toán nợ Hạn chế việc khách hàng kéo dài thời gian, khất lần việc thanh toán, gây ảnh hưởng đến nguồn vốn và tình hình tài chính của doanh nghiệp.
* Đối chiếu công nợ định kì của doanh nghiệp:
- Công ty phải thường xuyên đối chiếu công nợ định kì vào cuối tháng để có thể quản lý chặt chẽ mà không bỏ sót một khoản nợ nào của người mua và người bán Kế toán phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu, phải trả để có kế hoạch đôn đốc sớm thu hồi các khoản nợ để không bị tồn động vốn, cũng như lên kế hoạch đế thanh toán các khoản nợ người bán tránh để nợ bị quá hạn Với công nợ phải trả,công ty có thể yêu cầu nhà cung cấp gửi biên bản đối chiếu công nợ
- Với công nợ phải thu, công ty có thể tham khảo biên bản đối chiếu công nợ cho khách hàng theo mẫu.
Ví dụ 3.1: Bản đối chiếu công nợ được xây dựng trên khách hàng thực có tại công ty cũng như số liệu xin tại kế toán công nợ theo mẫu sau:
4.3.2 Về việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
Hiện nay, Công ty TNHH Dược TAVICO đang có những khoản nợ xấu, công ty đã thực hiên đòi nợ nhiều lần nhưng chưa thành công và có khoản nợ xác định là không đòi được.
Vì vậy, việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi cũng như xóa sổ các khoản nợ xác định là không đòi được mang ý nghĩa rất quan trọng Nó sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa tổn thất phải chịu khi có những sự cố khách hàng không thể thanh toán được cũng như phản ánh đúng đắn tình hình tài chính của doanh nghiệp.
* Điều kiện để trích lập dự phòng:
Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất.
Các trường hợp xác định là khoản nợ phải thu khó đòi:
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác.
+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết. + Những khoản nợ quá 3 năm trở lên thì được coi như nợ không có khả năng thu hồi.
* Mức trích lập dự phòng mà công ty có thể áp dụng:
Từ 6 tháng đến dưới 1 năm: 30%, từ 1 năm đến dưới 2 năm: 50%, từ 2 năm đến dưới 3 năm: 70%, từ
Việc trích lập dự phòng sẽ hạch toán theo tài khoản 229 (2293), đây là tài khoản dùng để phản ánh tình hình trích lập, sử dụng và hoàn nhập khoản dự phòng các khoản phải thu khó đòi hoặc có khả năng không đòi được vào cuối niên độ kế toán.
Các nghiệp vụ liên quan đến trích lập dự phòng và xử lý dự phòng nợ phải thu khó đòi được thể hiện như sau:
+ Cuối năm tài chính N, doanh nghiệp cần tính toán mức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi cho năm tài chính N+1 nếu có phát sinh, kế toán ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi + Cuối năm tài chính N +1, nếu số dư nợ hải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ này nhỏ hơn so với kỳ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí:
Nợ TK 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi