Bài giảng Nguyên lý kế toán - Chương 6: Sổ kế toán - Kỹ thuật ghi sổ, sửa sổ kế toán và cá hình thức kế toán - Trường Đại Học Quốc Tế Hồng Bàng

• Hình thức sổ kế toán là hệ thống các sổ kế toán, số lượng sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ dùng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu kế toán từ chứng từ g[r]

CHƯƠNG 6: SỔ KẾ TOÁN –

KỸ THUẬT GHI SỔ, SỬA SỔ KẾ TOÁN VÀ CÁC HÌNH

THỨC KẾ TỐN

6.1 Sổ kế toán: 6.1.1 Khái niệm:

Sổ kế toán tờ sổ theo mẫu định dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo phương pháp kế toán sở số liệu chứng từ gốc

6.1.2 Các loại sổ kế tốn:

-Sổ tổng hợp chi tiết:

• Sổ kế toán tổng hợp sổ kế toán dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản (sổ cái)

• Sổ kế toán chi tiết sổ kế toán dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản cấp 3, sổ chi tiết sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ chi tiết toán người bán, toán người mua,…

-Sổ tờ rời đóng quyển:

• Sổ tờ rời tờ sổ để riêng lẻ theo trình tự định để tiện việc ghi chép, bảo quản, sử dụng.ổ tờ rời có ưu điểm dễ phân cơng ghi sổ, nhiên khó bảo quản, dễ tự thiện thay đổi, bớt tờ sổ không theo dõi chặt chẽ (nhật ký chứng từ, bảng kê, )

• Sổ đóng thành loại sổ kế tốn mà tờ sổ đóng thành tập định Loại sổ có ưu điểm giữ tờ sổ khơng thất lạc, ngăn tình trạng thêm bớt, thay đổi tờ sổ, nhiên khối lượng ghi chép lớn loại sổ khó phân công công việc cho nhiều người (sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ kho, số cái,…)

-Sổ chi tiết theo dõi nội dung kinh tế:

Căn vào nội dung kinh tế, sổ kế toán chia thành loại: sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết bán hàng, sổ mua hàng, sổ chi tiết tiền vay, sổ chi tiết tài sản cố định, sổ chi tiết toán, sổ chi phí sản xuất kinh doanh,…

-Sổ ghi chép theo thời gian hệ thống:

• Sổ ghi theo trình tự thời gian: sổ dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian sổ nhật ký chung, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ,… Kế toán vào thời gian phát sinh chứng từ để phản ánh vào sổ này, không ghi theo đối tượng kế toán, phản ánh số phát sinh nghiệp vụ

• Sổ ghi theo hệ thống: sổ dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế theo tài khoản sổ cái, sổ chi tiết tài khoản,… Loại sổ giúp hệ thống hóa thơng tin theo đối tượng kế toán mức độ tổng hợp chi tiết, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập báo cáo tài

• Sổ kết hợp: sổ kết hợp ghi theo thời gian ghi theo hệ thống (nhật ký-sổ cái) Theo đó, trang sổ vừa theo dõi nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, vừa phản ánh quan hệ đối ứng tài khoảnđược hệ thống theo đối tượng kế toán

Sổ kế tốn tổ chức theo kết cấu ghi sổ

• Sổ kết cấu kiểu hai bên: sổ kế toán mà trang sổ chia thành hai bên để phản ánh riêng số phát sinh bên Nợ bên Có Sổ kiển hai bên thường mở cho tài khoản

tốn

• Sổ kết cấu nhiều cột: loại sổ dùng để kết hợp ghi số liệu chi tiết cách mở nhiều cột bên Nợ bên Có tài khoản trang sổ loại sổ thích hợp cho việc phân tích, tổng hợp số liệu đối tượng doanh thu, chi

phí

• Sổ bàn cờ: loại sổ lập theo nguyên tắc bảng đối chiếu số phát sinh kiểu bàn cờ Kết cấu sổ gồm nhiều dòng, nhiều cột, cột hay dòng tài khoản đối ứng sổ hình thức nhật ký chứng từ có kết cấu theo loại sổ

6.1.3 Phương pháp ghi sổ -sửa sổ:

-Cách ghi sổ kế toán:

• Mở sổ: Đầu kỳ kế tốn phải mở sổ kế toán ghi số dư đầu kỳ vào tài khoản Theo quy định, sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm Khi mở sổ cần phải đăng ký với quan thuế tài Sổ kế toán kho sử dụng phải ghi rõ tên đơn vị kế toán, tên sổ, ngày tháng năm lập sổ, ngày tháng năm khóa sổ, chữ ký người lập sổ, kế toán trưởng người đại diện theo pháp luật đơn vị kế tốn, số trang, đóng dấu

giáp lai

• Đối với sổ tờ rời, trước dùng phải người đại diện theo quy định pháp luật đơn vị ký nhận đóng dấu đơn vị kế tốn, đồng thời ghi vào sổ đăng ký ghi rõ: số thứ tự, ký hiệu tài khoản, ngày xuất dùng,… Các sổ tờ rời phải xếp theo thứ tự tài khoản để tránh mật mát, lẫn lộn để mở sổ thường sổ kế toán cuối năm trước bảng cân đối kế toán cuối năm trước

• Ghi sổ: Ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh sở chứng từ gốc Đơn vị ghi sổ tay máy vi tính Sổ kế tốn phải ghi rõ ràng, đầy đủ ghi liên tục từ mở sổ đến khóa sổ Số liệu sổ phải ghi bút mực, khơng tẩy xóa, khơng ghi xen kẽ thêm vào phía hay phía dưới, khơng ghi chồng lên nhau, khơng ghi cách dịng, trường hợp khơng ghi hết tang phải gạch chéo phần không ghi, ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng trang chuyển số liệu tổng cộng sang trang

• Khóa sổ: Cuối kỳ kế tốn phải khóa sổ, khóa sổ kế tốn để tìm số dư cuối kỳ Trước khóa sổ kế tốn, đơn vị phải kiểm tra đầy đủ nghiệp vụ kinh tế vào sổ, thực công việc kiểm tra, đối chiếu số liệu sổ tài khoản có liên quan,… Theo quy định, đơn vị phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trước lập báo cáo tài

-Sửa chữa sổ kế tốn:

Phương pháp cải chính:

• Phương pháp dùng để đính sai sót cách gạch đường thẳng xóa bỏ chỗ ghi sai đảm bảo nhìn rõ nội dung sai Trên chỗ bị xóa bỏ ghi số chữ mực thường phía phải có chữ ký kế toán trưởng phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa Phương pháp áp dụng cho trường hợp:

• Sai sót diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng tài khoản

• Sai sót khơng ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng

Phương pháp ghi bổ sung:

• Phương pháp áp dụng cho trường hợp ghi quan hệ đối ứng tài khoản số tiền ghi sổ số tiền chứng từ bỏ sót khơng cộng đủ số tiền ghi chứng từ Sửa chữa theo phương pháp phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung” để ghi sổ bổ sung mực thường số tiền chênh lệch thiếu so với chứng từ

Phương pháp ghi số âm:

• Phương pháp dùng để điều chỉnh sai sót cách: ghi lại mực đỏ ngoặc đơn bút toán ghi sai để hủy bút toán ghi sai Ghi lại bút toán mực thường để thay Phương pháp áp dụng cho trường hợp:

• Sai quan hệ đối ứng tài khoản định khoản sai ghi sổ kế tốn mà khơng thể sửa lại phương pháp cải

chính

• Phát sai sót sau nộp báo cáo tài cho quan có thẩm quyền

• Trong trường hợp sửa chữa sai sót vào sổ kế tốn năm phát sai sót theo phương pháp phi hồi tố, hồi tố theo chuẩn mực 29 “Thay đổi sách kế tốn, ước tính kế tốn sai sót”

• Sai sót bút tốn tài khoản ghi số tiền nhiều lần số ghi sai lớn số ghi

-Sửa chữa trường hợp ghi sổ kế tốn máy vi tính:

• Trường hợp phát sai sót trước lập báo cáo tài năm nộp cho quan Nhà nước có thẩm quyền phải sửa trực tiếp vào sổ kế tốn năm máy vi tính

• Trường hợp phát sai sót sau lập báo cáo tài năm nộp cho quan Nhà nước có thẩm quyền phải sửa trực tiếp vào sổ kế toán năm phát sai sót máy vi tính ghi vào dịng cuối sổ kế tốn năm có sai sót

• Khi báo cáo tốn năm duyệt cơng việc tra, kiểm tra, kiểm toán kết thúc có kết luận thức, có định phải sửa chữa lại số liệu báo cáo tài liên quan đến số liệu ghi sổ kế tốn đơn vị phải sửa lại sổ kế tốn số dư tài khoản kế tốn có liên quan theo phương pháp quy định Việc sửa chữa thực trực tiếp sổ kế toán năm phát sai sót, đồng thời phải ghi vào trang cuối số kế toán năm trước có sai sót (nếu phát sai sót báo cáo tài nộp cho quan có thẩm quyền) để tiện đối chiếu, kiểm tra

6.2 Hình thức sổ kế tốn 6.2.1 Khái niệm:

• Hình thức sổ kế toán hệ thống sổ kế toán, số lượng sổ, kết cấu loại sổ, mối quan hệ loại sổ dùng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu kế tốn từ chứng từ gốc để từ lập báo cáo kế tốn theo trình tự phương pháp định

6.2.2 Hình thức sổ kế tốn:

Hình thức kế tốn Nhật ký chung:

• Đây hình thức kế tốn đơn giản, thích hợp với đơn vị hạch toán, đặc biệt thuận lợi sử dụng máy vi tình để xử lý thơng tin kế tốn

• Gồm loại sổ:

• Sổ nhật ký chung

• Sổ nhật ký đặc biệt

• Sổ

• Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết

• Ưu: Thuận tiện đối chiếu kiểm tra chi tiết theo chứng từ gốc, tiện cho việc sử dụng kế toán máy

Hình thức Nhật ký –sổ cái:

• Đây hình thức kế tốn trực tiếp, kế tốn đơn giản đặc trưng số lượng sổ, loại sổ, kết cấu sổ đặc trưng trình tự hạch tốn

• Các loại sổ:

• Nhật ký sổ

• Số lượng sổ, thẻ chi tiết cho số đối tượng cần thiết

• Số liệu Nhật ký –sổ đối chiều khớp khi:

• Tổng số tiền phần Nhật ký=Tổng số tiền vế Nợ tài khoản phần Sổ cái=Tổng số tiền vế Có tài khoản phần Sổ cáiTổng số dư vế Nợ tài khoản = Tổng số dư vế Có tài khoản

• Ưu: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, thích hợp với đợn vị có quy mơ nhỏ, nghiệp vụ kinh tế, nội dung hoạt động kinh tế đơn giản, sử dụng tài khoản, số người làm kế

tốn

• Nhược: Khơng áp dụng cho đơn vị kế tốn vừa lớn, số nghiệp vụ phát sinh nhiều, hoạt động phức tạp phải sử dụng nhiều tài khoản,… Kết cấu sổ không thuận tiện cho nhiều người ghi sổ lúc nên công việc lập báo cáo bị trễ

Hình thức Chứng từ ghi sổ:

• Đây hình thức kế tốn phát triển cao so với hình thức Nhật ký chung hay Nhật ký sổ lĩnh vực thiết kế hệ thống sổ đạt mục tiêu hợp lý hóa cao hạch tốn kế tốn mặt

• Các loại sổ:

• Chứng từ ghi sổ (Sổ Nhật ký tài khoản)

• Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Nhật ký tổng quát)

• Sổ tài khoản (Sổ tổng hợp cho tài khoản)

• Sổ chi tiết cho số đối tượng

• Ưu: Dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, cơng việc kế toán phân tháng, dễ phân cơng chia nhỏ Hình thức thích hợp với loại hình, quy mơ đơn vị sản xuất kinh doanh hành nghiệp

Hình thức Nhật ký chứng từ:

• Đây hình thức kế tốn phát triển cao nhất, kế thừa ưu điểm hình thức trước đó, đảm bảo tính chun mơn hóa cao sổ kế tốn, kế thừa ưu điểm hình thức trước đó, đảm bảo tính chun mơn hóa cao sổ kế tốn, thực chun mơn hóa phân cơng chun mơn hóa lao động kế tốn

• Các loại sổ:

• Nhật ký chứng từ

• Bảng kê

• Bảng phân bổ

• Sổ

• Sổ chi tiết

• Ưu: Tránh trùng lặp, giảm khối lượng công việc ghi chép hàng ngày, nâng cao suất lao động người làm công tác kế tốn, tiện lợi cho việc chun mơn hóa cán kế tốn

• Nhược: Mậu sổ phức tạp khơng phù hợp với đơn vị có quy mơ nhỏ, nghiệp vụ kinh tế hay đơn vị mà trình độ nghiệp vụ cán kế tốn cịn yếu

Hình thức kế tốn máy vi tính:

• Cơng việc kế tốn thực theo chương trình phần mềm kế tốn máy vi tính Phần mềm kế tốn thiết kế theo nguyên tắc bốn hình thức kế tốn kết hợp hình thức kế tốn Phần mềm kế tốn khơng thể đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn, phải in đầy đủ sổ kế tốn báo cáo tài theo quy định

• Các loại sổ: