bài giảng nguyên lý kế toán (lê thị minh châu) - quy trình kế toán và hệ thống thông tin kế toán

M c tiêu NGUN LÝ KẾ TỐN • Sau nghiên c u xong chương này, b n có th : CHƯƠNG 5&6 Quy trình kế tốn – Hệ thống thơng tin kế tốn – Nêu bư c cơng vi c m t quy trình k tốn – Gi i thích vai trị nh ng u c u c a ch ng t k tốn – Trình bày n i dung k t c u lo i s sách k toán ch y u – Trình bày m c đích, u c u n i dung t ch c cơng tác k tốn m t doanh nghi p – Trình bày nh ng v n đ b n c a vi c ng d ng công ngh thông tin công tác k toán GV: Lê Thị Minh Châu Tp HCM, Tháng 07 năm 2013 N i dung T ng quan v quy trình k tốn • • • • • Khái ni m • Các n i dung c a quy trình k tốn • Ki m sốt n i b cơng tác k tốn T ng quan v quy trình k tốn Ch ng t k tốn S sách k tốn H th ng thơng tin k tốn Khái ni m quy trình k tốn Các n i dung c a quy trình k tốn • Quy trình k tốn bư c c a m t trình x lý d li u đ hình thành thơng tin k tốn • Quy trình k toán bao g m: – Ghi chép ban đ u ch ng t k toán – X lý s sách k tốn – L p trình bày báo cáo k tốn • L ng ghép quy trình k tốn vi c ki m soát ho t đ ng Ki m soát n i b k tốn Quy trình k tốn D li u kinh t Ghi chép ban đ u (Ch ng t ) Phân lo i, ghi chép, t ng h p (S sách) Cung c p thông tin (Báo cáo) • Ki m sốt n i b trình ngư i qu n lý, h i đ ng qu n tr nhân viên c a đơn v chi ph i, đư c thi t l p đ cung c p m t s đ m b o h p lý nh m th c hi n m c tiêu c a đơn v nói chung • KSNB tăng cư ng đ tin c y c a báo cáo tài Thơng tin Các thí d Ch ng t k tốn • Phân chia trách nhi m gi a k tốn th qu • Phê t nghi p v trư c th c hi n • Đ i chi u s li u đ nh kỳ • Ki m tốn n i b • Ch ng t k toán nh ng gi y t v t mang tin ph n nh nghi p v kinh t tài phát sinh hồn thành, làm c đ ghi s k tốn 10 Vai trò c a ch ng t Phân lo i ch ng t • Là khâu ghi chép ban đ u có ý nghĩa quan tr ng đ i v i ch t lư ng thông tin k tốn • Là phương ti n truy n đ t thông tin ph c v cho vi c qu n lý • Là s đ ki m tra tính h p l , h p pháp c a nghi p v kinh t • Có ý nghĩa pháp lý vi c gi i quy t v tranh ch p, ki n t ng • Phân lo i theo n i dung ph n nh: – Ch ng t v ti n t : Phi u thu, Phi u chi, Gi y báo N , Gi y báo Có – Ch ng t v hàng t n kho: Phi u nh p kho, Phi u xu t kho – Ch ng t v lao đ ng ti n lương: B ng ch m công, B ng toán ti n lương – Ch ng t v bán hàng: Hoá đơn GTGT (hay Hoá đơn bán hàng) – Ch ng t v TSCĐ: biên b n giao nh n TSCĐ, biên b n lý 11 12 Phân lo i ch ng t Phân lo i ch ng t • Phân – Ch – Ch – Ch • Phân lo i theo ngu n g c c a ch ng t : – Ch ng t bên – Ch ng t bên ngồi lo i theo cơng d ng c a ch ng t : ng t m nh l nh ng t ch p hành ng t liên h p 13 14 Phân lo i ch ng t Bài t p th c hành • Phân lo i theo tính b t bu c : • Cho bi t ch ng t sau thu c lo i ch ng t theo cách phân lo i h c: – Ch ng t b t bu c – Ch ng t hư ng d n – Phi u chi ti n m t – Hóa đơn bán hàng c a ngư i bán – Đơn đ t hàng 15 16 Yêu c u đ i v i ch ng t Các y u t c a ch ng t • Ph i b o đ m tính trung th c, khách quan, tính xác c a s li u • Ch ng t k tốn ph i có đ y đ y u t theo qui đ nh • Ghi chép ch ng t ph i rõ ràng, đ y đ , g ch b ph n cịn tr ng Khơng đư c t y xóa, s a ch a ch ng t • Tên g i s hi u c a ch ng t k tốn; • Ngày, tháng, năm l p ch ng t k tốn; • Tên , đ a ch , mã s thu (n u có) c a đơn v ho c cá nhân l p ch ng t ; • Tên, đ a ch , mã s thu (n u có) c a đơn v ho c cá nhân nh n ch ng t ; • N i dung c a nghi p v kinh t , tài phát sinh • S lư ng, đơn giá s ti n c a nghi p v kinh t , tài ghi b ng s ; t ng s ti n ghi b ng ch • Ch ký, h tên c a ngư i l p, ngư i t ch ng t nh ng ngư i có liên quan đ n ch ng t k toán 17 Bài t p th c hành 18 Lưu chuy n ch ng t Phân tích cần thiết nội dung chứng từ • • • • • 19 L p ph n nh nghi p v kinh t Lưu chuy n ch ng t qua b ph n Ki m tra ch ng t Hoàn ch nh ch ng t ghi s k toán Lưu tr b o qu n ch ng t 20 L p ph n nh nghi p v kinh t Lưu chuy n ch ng t qua b ph n • Ch ng t đư c l p t i b ph n phát sinh nghi p v • Ch ng t đư c l p thành nhi u liên, thư ng có liên đ lưu tr t i b ph n l p • Trong nhi u doanh nghi p hi n nay, ch ng t đư c l p máy tính in • Ch ng t thư ng lưu chuy n qua nhi u b ph n trư c đư c dùng ghi s : – Xét t nghi p v – Th c hi n nghi p v • Đ thi t k , đánh giá trình lưu chuy n ch ng t , ngư i ta s d ng lưu đ (flowchart) 21 22 Lập hóa đơn A Vận đơn Kế tốn Ki m tra ch ng t Lập Hóa đơn Ghi Nhật ký • Ngư i k toán c n ki m tra ch ng t trư c ghi nh n: Hóa đơn – Ki m tra tính rõ ràng, trung th c, đ y đ c a ch tiêu ph n nh ch ng t – Ki m tra tính h p pháp, h p l c a nghi p v kinh t tài phát sinh – Ki m tra tính xác c a s li u, thông tin ch ng t – Ki m tra vi c ch p hành quy ch qu n lý n i b c a nh ng ngư i l p, ki m tra, xét t đ i v i t ng lo i ch ng t k tốn Nhật ký Hóa đơn KH Vận đơn Hóa đơn Sổ N N 23 24 Hoàn ch nh ch ng t ghi s Lưu tr b o qu n • Trư c ghi s k tốn c n hồn ch nh ch ng t : • Sau ghi s k toán xong, ch ng t k toán c n ph i đư c s p x p, phân lo i, b o qu n lưu tr theo quy đ nh c a Lu t k tốn • Khi c n lý ph i l p biên b n ghi l i nh ng tài li u đư c lý • – Ghi giá vào ch ng t c n tính giá; – Phân lo i ch ng t ; – L p ch ng t t ng h p ho c l p đ nh kho n k toán ch ng t 25 26 S sách k tốn Khái ni m • • • • • S sách k toán nơi ghi chép lưu gi nghi p v • S sách k tốn c n đư c ghi chép d a ch ng t k tốn • S sách k tốn c đ l p báo cáo tài Khái ni m Phân lo i s sách k toán Các hình th c t ch c s sách k tốn Gi i thi u hình th c nh t ký chung 27 28 Nhật ký chung (biểu mẫu rút gọn) Phân lo i s sách k tốn Chứng từ • Phân lo i theo phương pháp ghi chép vào s k tốn Số C1 – S ghi theo trình t th i gian lo i s ghi chép nghi p v kinh t phát sinh theo trình t th i gian, giúp cho vi c ki m tra, tra c u c n thi t Thí d : Nh t ký – S ghi theo h th ng lo i s ghi chép nghi p v kinh t phát sinh phân lo i theo tài kho n t ng h p chi ti t, giúp k tốn lưu tr thơng tin ph n nh ki m tra t ng đ i tư ng k tốn Ví d : S cái, S chi ti t – S liên h p: lo i s k t h p v a ghi theo trình t th i gian, v a ghi theo h th ng m t trang s Ngaøy 2.1 Diễn giải Chi tiếp khách Số tiền Tài khoản Nợ Có Nợ 2.000.000 642 111 N1 2.1 Nhập hàng 156 Thu tiền bán hàng 2.000.000 2.000.000 111 331 T1 3.1 Coù 2.000.000 15.000.000 511 15.000.000 29 Sổ – Tài khoản Tiền mặt Chứng từ Số Diễn giải Ngày Tài khoản đối ứng Phân lo i s sách k tốn Số tiền • Phân lo i theo m c đ ph n nh đ i tư ng k tốn Nợ 20.000.000 Số dư 1.1.2001 15.000.000 01 2.1 Bán thu tiền mặt 511 01 2.1 Chi tiếp khách 642 2.000.000 02 3.1 Chi mua vật liệu 152 7.000.000 ……… Cộng số phát sinh Số dư 1.2.2001 30 120.000.000 95.000.000 – S t ng h p s k toán ghi chép nghi p v kinh t phát sinh theo tài kho n Thí d : S – S chi ti t g m s , th chi ti t đư c m đ ph n nh m t cách chi ti t cho nh ng s li u đư c ph n nh s t ng h p Thí d : S chi ti t v t tư, – S k t h p h ch toán t ng h p v i h ch toán chi ti t 45.000.000 31 32 Sổ chi tiết khách hàng – CTy X Chứng từ Số Diễn giải Ngày Tài khoản đối ứng Phân lo i s sách k tốn Số tiền Nợ Có • Phân lo i theo k t c u s 3.000.000 Dư 1.1.01 1.000.000 H1 2.1 Giao hàng 511 T1 2.1 Thu tieàn H245, 1.12.00 111 2.000.000 T4 5.1 Thu tiền H231,5.12.00 111 1.000.000 Cộng tháng 1.01 1.000.000 Dư 1.2.01 – S đ i chi u ki u hai bên k t c u s đư c chia làm hai bên đ ph n nh hai m t v n đ ng đ i l p c a đ i tư ng k toán – S ki u m t bên c t s li u ph n nh đ i tư ng k toán đư c b trí m t bên c a trang s – S ki u nhi u c t s có k t c u nhi u c t đ ph n nh cho t ng tài kho n ho c ph n nh chi ti t cho m t tài kho n theo t ng n i dung kinh t – S ki u bàn c ph n nh quan h đ i ng gi a tài kho n liên quan ho c m i quan h qua l i gi a hai cách phân lo i khác c a m t đ i tư ng 1.000.000 3.000.000 33 34 Phân lo i s sách k tốn Các hình th c t ch c s sách • Phân lo i theo cách t ch c s • Hình th c k tốn vi c t ch c h th ng s sách k toán bao g m s lư ng s , k t c u s m i quan h gi a lo i s vi c ghi chép, t ng h p s li u t ch ng t g c đ cung c p ch tiêu l p báo cáo k tốn: – S đóng thành quy n: S cái, Nh t ký – S – S t r i: th kho, th TSCĐ, s chi ti t v t tư, s n ph m, hàng hoá … – S n t h th ng k toán x lý b ng máy vi tính, s k tốn đư c thi t k dư i d ng t p tin lưu tr đĩa t , k toán ghi s b ng cách nh p d li u – – – – – 35 Hình th Hình th Hình th Hình th Hình th ck ck ck ck ck toán Nh t ký chung; toán Nh t ký - S Cái; toán Ch ng t ghi s ; toán Nh t ký- Ch ng t ; toán máy vi tính 36 Nhật ký chi quỹ tiền mặt Hình th c Nh t ký chung Chứng từ Diễn giải Số Sổ nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ Cái Mua vật liệu 3/1 Nộp ngân hàng C4 5/1 152 Chi tiếp khách 3/1 C3 Bảng tổng hợp chi tiết 2/1 C2 Sổ, thẻ kế toán chi tiết Ngày C1 Chứng từ kế tốn Ghi Có TK 111, Ghi Nợ TK 112 Trả tiền điện thoại - Coäng 642 2.000.000 7.000.000 2.000.000 7.000.000 15.000.000 15.000.000 1.800.000 - -…… - 65.000.000 25.000.000 5.000.000 - Bảng cân đối tài khoản Coäng BÁO CÁO TÀI CHÍNH 95.000.000 37 38 Bài t p th c hành H th ng thơng tin k tốn • Cho bi t nh ng thơng tin sau có th tìm th y s sách k tốn nào? • – Nghi p v mua hàng theo hóa đơn s xxx ngày yyy c a công ty ABC – Nghi p v bán hàng chưa thu ti n theo hóa đơn s nn ngày dd – Nghi p v kh u hao TSCĐ kỳ c a tài s n M – Nghi p v k t chuy n giá v n hàng bán kỳ ng d ng công ngh thông tin k tốn • Gi i thi u H th ng thơng tin k tốn 39 40 10 ng d ng CNTT k tốn • Các m c đ toán: ng d ng CNTT k – H th ng x lý bán th công v i s tr giúp c a b ng tính Excel – H th ng ph n m m k toán d ng u n b ng trình đơn (Menu – DrivenSystems) – H th ng ho ch đ nh ngu n l c toàn doanh nghi p (Enterprise Resource Planning – ERP) 41 42 H th ng thông tin k tốn • H th ng thơng tin k tốn bao g m phân h b n: – Phân h – Phân h – Phân h – Phân h mua hàng bán hàng nhân s s • Trong doanh nghi p s n xu t, cịn có thêm phân h s n xu t 43 44 11 H th ng thơng tin k tốn Thí d - Phân h bán hàng Phân h Bán hàng Ch c X lý đơn đ t hàng khách hàng, ch ng t giao hàng hóa đơn c a đơn v , theo dõi thu ti n c p nh t kho Các b ph n liên quan - B ph n bán hàng - B ph n giao hàng - B ph n k toán - B ph n kho Các d li u liên quan - D li u khách hàng - D li u bán hàng - D li u kho hàng - D li u s 45 Vai trò c a s d li u 46 V n hành h th ng thông tin k tốn • Khai báo h th ng • Quy trình v n hành – Nh p d li u – X lý d li u – K t xu t báo cáo 47 48 12 ... ni m quy trình k tốn Các n i dung c a quy trình k tốn • Quy trình k toán bư c c a m t trình x lý d li u đ hình thành thơng tin k tốn • Quy trình k tốn bao g m: – Ghi chép ban đ u ch ng t k toán. .. hàng - B ph n giao hàng - B ph n k toán - B ph n kho Các d li u liên quan - D li u khách hàng - D li u bán hàng - D li u kho hàng - D li u s 45 Vai trò c a s d li u 46 V n hành h th ng thơng tin. .. chép ban đ u ch ng t k toán – X lý s sách k tốn – L p trình bày báo cáo k tốn • L ng ghép quy trình k toán vi c ki m soát ho t đ ng Ki m soát n i b k tốn Quy trình k tốn D li u kinh t Ghi chép