Quản lý dự án - Café Hoa

+ Thành viên ban quản lý dự án + Thành viên ban cố vấn + Các phần mềm hỗ trợ quá trình quản lý dự án + Các phương tiện sử dụng trong khi thực hiện dự án - Thời gian thực hiện ước tính củ

Trang 1

PHẦN MỘT: GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN

1 Tổng quan về dự án

- Tên dự án: Dự án thiết kế và xây dựng quán Café Hoa

- Ban quản lý dự án: Nhóm 1

- Chủ đầu tư: ông Lê Văn Hùng và bà Trương Ngọc Hoa

- Các bên liên quan khác

+ Các công ty thiết kế nội thất, mặt bằng, sân vườn

+ Công ty xây dựng trúng thầu

- Quy mô dự án: qui mô diện tích khoảng 140m2 (tổng diện tích sử dụng là 60m2 sân vườn + 80m2 nhà)

- Địa điểm lựa chọn: Hà Nội

- Tài nguyên của dự án

+ Thành viên ban quản lý dự án

+ Thành viên ban cố vấn

+ Các phần mềm hỗ trợ quá trình quản lý dự án

+ Các phương tiện sử dụng trong khi thực hiện dự án

- Thời gian thực hiện ước tính của dự án: 9 tháng 12 ngày

Café Hoa là sự kết hợp giữa những tách café và hoa theo phong cách sang trọng

và lãng mạn của châu Âu, thể hiện qua cách bài trí đồ vật trong quán, cách cắm hoa, những giỏ hoa được treo trong phòng và menu đồ uống và ăn nhẹ của châu Âu.Đến với Café Hoa, khách hàng được thưởng thức vẻ đẹp của các loài hoa bên ly café trong không gian được thiết kế theo phong cách Châu Âu Thêm vào đó, Café Hoa không chỉ phục vụ đồ uống mà còn kết hợp bán lẵng hoa, giỏ hoa, bó hoa, cả chậu hoa đc bày trong quán Nghĩa là khách hàng đến Café Hoa có thể chọn cho mình những loại hoa ưa thích đang trưng bày tại quán để mang về Café Hoa cũng sẵn sàng phục vụ những yêu cầu khác của khách hàng muốn tìm và cắm hoa theo ý tưởng của mình

Hiện trạng: Theo Tổng cục thống kê thông qua số liệu điều tra mức sống dân cư Việt Nam, cho biết bình quân người dân Việt Nam tiêu thụ 1,25kg café mỗi năm Người

Trang 2

dân thành thị mua café uống 2,4kg mỗi năm Có thể nói Café không chỉ là một thức uống mà còn trở thành một nhu cầu không thể thiếu trong đời sống hàng ngày của người dân Ở Việt Nam nói chung và Hà Nội nói riêng, các quán café là điểm đến của mọi tầng lớp, là địa chỉ không thể thiếu cho nhu cầu vui chơi, giải trí của nhân dân Thêm vào đó, kinh doanh dich vụ café là loại hình kinh doanh không đòi hỏi nhiều vốn, lại tạo

ra lợi nhuận cao

Lý do lựa chọn ý tưởng: Hiện nay ở Hà Nội, loại hình kinh doanh café đã hết sức phát triển Để thu hút khách hàng đòi hỏi các quán café phải tìm cho mình một nét độc đáo, mới lạ Chính vì vậy, ngày càng xuất hiện nhiều quán café “độc” như: Café “Sách”, Café “Mèo”, Café “Cinema”, Café “Game”, Café “Studio”… Café Hoa là một nét mới

lạ, hiện vẫn chưa có ở Hà Nội

- Mục đích:

+ Café Hoa phục vụ đối tượng khách hàng sẵn sàng chi trả số tiền trên mức trung bình

để đổi lấy không gian sang trọng, lãng mạn cùng với sự phục vụ chuyên nghiệp, đồ ăn uống chất lượng

+ Café Hoa tập trung xây dựng hình ảnh về quán café có phong cách mới lạ, độc đáo và cũng không kém phần sang trọng, lãng mạn

- Mục tiêu: Đáp ứng nhu cầu về thưởng thức café của các khách hàng trẻ yêu hoa và

văn hóa, kiến trúc phương Tây cổ điển

3 Các căn cứ pháp lý

Theo luật doanh nghiệp Việt Nam, nguồn vốn đầu tư cần thiết cho dự án này nhỏ hơn 10 tỉ, lĩnh vực dự án đề cập đến không thuộc 1 trong số các lĩnh vực bị cấm nên việc thành lập và thực hiện dự án này không mấy phức tạp

- Căn cứ Nghị định số 17/CP ngày 23-12-1992 của Chính phủ, Thông tư số 03/BNV ngày 27-3-1993 và Quyết định số 446/BNV-QĐ ngày 25-11-1993 của Bộ Nội vụ về việc cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh của các nhà hàng ăn uống

- Căn cứ Thông tư của liên bộ tổng cục du lịch, bộ thương mại số 27/LB.TCDL-TM ngày 10 tháng 1 năm 1996 quy định về điều kiện kinh doanh tại cơ sở lưu trú du lịch và nhà hàng ăn uống

- Căn cứ Luật Đầu Tư số 59/2005/QH11 ngày 29/11/2005

- Căn cứ Pháp lệnh Vệ sinh an toàn thực phẩm ngày 26 tháng 7 năm 2003

- Căn cứ Quyết định số: 143/QĐ-UB ngày 31 tháng 10 năm 2002 của Uỷ ban nhân dân Thành phố ban hành quy chế về hoạt động kinh doanh ăn, uống bình dân trên địa bàn Thành phố Hà Nội

Trang 3

4 Các nội dung đầu tư và các hạng mục thiết kế chính

4.1 Nội dung đầu tư

Trang 4

+ Bàn ghế: sắp xếp một số bàn ghế gỗ màu trắng đặt xen kẽ những chậu hoa Trên bàn cũng có chậu hoa nhỏ.

+ Xích đu, ghế dài:

+ Mái hiên và ban công: Mỗi ban công bày hoa theo phong cách khác nhau và phù hợp với không gian chung của tầng đó nhưng điểm chung đều là có giàn hoa mọc rủ xuống dưới

Đặc biệt, ban công tầng 3 rộng hơn hẳn ban công tầng 2, cũng là một trong những điểm nhấn của quán cafe Ban công tầng 3 cũng được thiết kế và trang trí cẩn thận theo phong cách nhẹ nhàng, mát mẻ bằng cách sử dụng gam màu nâu của gỗ kết hợp hài hòa với màu trắng hay hồng nhẹ của các chậu hoa, giỏ hoa, lẵng hoa được bày xung quanh và trên bàn Từ trên ban công này, có thể thấy rõ toàn bộ khu vườn của quán

và tận hưởng không gian thoáng mát, yên tĩnh, không khí trong lành

+ Một số các sản phẩm trang trí và nơi bầy hoa của quán như: Xe đạp, xe kéo cách điệu chở đầy hoa Giá sắt treo chậu hoa hoặc đựng chậu hoa, thang gỗ cũ được trang trí bằng chậu hoa

Trang 5

+Những bức tường trống cũng là nơi được treo đầy hoa:

+ Bậc tam cấp: Ở 2 bên, trên mỗi bậc đều đặt chậu hoa màu hồng được trồng trong bình tưới cây

- Nội thất:

+ Tầng 1: phong cách rực rỡ Trang trí bằng nhiều chậu hoa treo lơ lửng, những giá để chậu hoa xinh xắn Trên mỗi bàn đều có lọ hoa nhỏ được đựng trong bình hình ngộ nghĩnh như hình cái cốc, hình bình phun nước Hoa được sử dụng có nhiều màu từ xanh, đỏ hồng…

Trang 6

+ Tầng 2: mang phong cách sang trọng, ấm cúng Sử dụng ghế sofa, đèn chùm Được trang trí bởi những giỏ hoa, lọ hoa và lẵng hoa được cắm tỉ mỉ, khéo léo Màu sắc của hoa không rực rỡ và đa dạng như ở tầng 1 nhưng hài hòa với không gian ấm cúng, yên tĩnh Ngoài ra, trên tường, treo những bức tranh khổ lớn mang chủ đề về hoa và người

Trang 7

Ánh sáng chủ yếu trong tầng này là dựa vào đèn chùm và một số đèn giấu sát tường

+ Tầng 3: phong cách nhẹ nhàng Có phần ban công chiếm hơn nửa diện tích Sử dụng bàn ghế sắt dáng thanh mảnh Bố trí nhiều chậu hoa cạnh nhau một cách khéo léo Ngoài ra, còn có thêm 1 ít những chậu hoa được treo những số lượng ít hơn nhiều so với tầng 1 Hoa màu chủ đạo là trắng và hồng nhạt Hầu hết ánh sáng trong tầng là ánh sáng

Trang 8

1 Quản trị phạm vi

Quản trị phạm vi dự án bao gồm :

- Lập kế hoạch phạm vi

- Xác định phạm vi

- Kiểm tra phạm vi

- Kiểm soát thay đổi phạm vi dự án

Tầng 1

Được thiết kế theo phong cách rực rỡ gam màu nóng với những loại hoa

có màu sắc sặc sỡ, là nơi dành cho những vị khách ưa sắc màu sặc sỡ, có tính cách sôi nổi

Tầng 2 Thiết kế theo phong cách sang trọng, ấm cúng Là nơi thích hợp cho

những vị khách là những cặp đôi, những gia đình trẻ

Tầng 3 Thiết kế mang phong cách nhẹ nhàng Là nơi thích hợp cho những vị

khách có tính cách đơn giản, nhẹ nhàng và lãng mạn

- Phạm vi dự án:

+ Khảo sát địa hình, địa điểm

+ Thuê thiết kế mô hình sản phẩm của dự án

+ Tổ chức đấu thầu xây dựng

+ Tổ chức thi công và nghiệm thu công trình

- Phạm vi sản phẩm

Sản phầm của dự án không chỉ dừng lại là bản thiết kế quán hoàn chỉnh mà còn là xây dựng một quán cà phê mang phong cách châu Âu kết hợp với không gian lãng mạn của hoa Đó là nét nổi bật đặc trưng của quán

- Trách nhiệm của Ban Quản lý

Điều hành, tổ chức thực hiện và giám sát các công việc của dự án

Trang 9

- Cơ cấu phân tách công việc và WBS (Work Breakdown Structure)

1 1 11 2 Tiếp nhận mặt bằngKhảo sát địa hình Ban giám sát, ban thông tin, ban

tư vấn 2

2.1 Thuê đơn vị thiết kế lập bản thiết kế xây

2.2 Thẩm định và phê duyệt bản thiết kế xây

3

3 1 Thuê đơn vị thiết kế lập bản thiết kế nội thất

3 2 Thẩm định và phê duyệt bản thiết kế nội thất

và sân vườn của quán Ban điều hành + giám sát

5 5 1 Chuẩn bị đấu thầu

6 6 16 2 Đánh giá hồ sơ dự thầuXét duyệt trúng thầu

7 7.1 Phê duyệt kết quả trúng thầu

7 2 Thông báo kết quả trúng thầu

Ban điều hành dự án, phòng thiết kế, phòng hành chính, phòng thông tin

8 8 Báo cáo kết quả trúng thầu cho chủ đầu tư Phòng thông tin

9 9 19 2 Thương thảo với đơn vị trúng thầuKí hợp đồng với đơn vị trúng thầu Bam điều hành, phòng hành

chính

10 10 Đơn vị trúng thầu tổ chức thi công các hạng

11 11 1 Hoàn thiện xây dựng

11 2 Trình chủ đầu tư bản báo cáo

Ban điều hành, ban thanh tra giám sát

12 12 Chủ đầu tư nhận xét và phê duyệt Ban thông tin

13 13 Hoàn thiện và bàn giao công trình Ban giám sát

Trang 10

Thực hiện

3 Thuê đơn vị thiết kế lập bản thiết kế xây dựng, thẩm định và phê duyệt bản thiết kế xây dựng Tháng 1/20124

Thuê đơn vị thiết kế lập bản thiết kế nội thất quán, sân vườn và thẩm định và phê duyệt bản thiết kế nội thất, sân vườn

Tháng 3/2012

6 Chuẩn bị đấu thầu và tổ chức đấu thầu Tháng 4 /2012

7 Đánh giá hồ sơ dự thầu, xét duyệt trúng thầu Tháng 4/2012

8 Phê duyệt và thông báo kết quả trúng thầu Tháng 4/2012

9 Báo cáo kết quả đấu thầu cho chủ đầu tư Tháng 4/2012

10 Thương thảo, kí hợp đồng với đơn vị trúng thầu Tháng 5/2012

11 Đơn vị trúng thầu và ban thiết kế thực hiện công

Kết thúc

12 Hoàn thiện và trình chủ đầu tư bản thiết kế xây dựng Tháng 6/2012

13 Chủ đầu tư nhận xét và phê duyệt Tháng 7/2012

14 Sửa chữa và hoàn thiện và bàn giao công trình Tháng 8/2012

Công việc trước

Công việc sau

TÊN CHI TIẾT CÔNG VIỆC

Bắt

Trang 11

F1 E F2 Lập bản thiết kế nội thất và sân vườn của

quánF2 F1 G Thẩm định và phê duyệt bản thiết kế xây

J J1J2 I2J1 J2, KL1 Lựa chọn nhà thầu trúng thầuThông báo kết quả trúng thầu

K K J1 L1 Báo cáo kết quả trúng thầu cho chủ đầu tư

L L1 K, J2 L2 Thương thảo với đơn vị trúng thầu

L2 L1 M Kí hợp đồng với đơn vị trúng thầu

M M L2 N1 Đơn vị trúng thầu và đơn vị thiết kế thực

hiện công việc

Kết

thúc

N N1N2 MN1 N2O Hoàn thiện xây dựngTrình chủ đầu tư bản báo cáo

- Giai đoạn khởi đầu:

Chỉ sau khi tiếp nhận mặt bằng của dự án, ban quản lý dự án mới có thể tiến hành ngay công tác khảo sát địa hình mặt bằng

- Giai đoạn thực hiện

Dựa trên kết quả của quá trình khảo sát địa hình, ban quản lý dự án lựa chọn đơn vị thiết kế phù hợp để lập bản thiết kế xây dựng trên mặt bằng đã tiếp nhận Sau khi đơn vị thiết kế hoàn thành xong bản thiết kế xây dựng, bản thiết kế xây dựng được thẩm định

và phê duyệt Sau khi xác định rõ diện tích và vị trí của sân vườn trong bản thiết kế, ban quản lý dự án sẽ lựa chọn và thuê công ty thiết kế có khả năng để lập bản thiết kế sân vườn chi tiết và kế hoạch mua sắm các thiết bị, nguyên liệu và các chi tiết trang trí khác (như quyết định loại hoa, bàn ghế… ) Bản thiết kế sân vườn cũng được thẩm định và phê duyệt sau khi hoàn thành Hai bản thiết kế xây dựng và sân vườn hoàn chỉnh là cơ

sở để lập dự toán chi phí toàn dự án Sau khi đã lập dự toán chi phí rõ ràng, ban quản lý

dự án tổ chức đấu thầu, đánh giá tính hợp lệ của các hồ sơ dự thầu, xét duyệt trúng thầu

từ đó lựa chọn nhà thầu thích hợp và hông báo kết quả trúng thầu cho cả đơn vị trúng thầu và chủ đầu tư của dự án.Việc thông báo cho cả hai bên có thể được tiến hành đồng

Trang 12

thời Sau khi đơn vị trúng thầu và chủ đầu tư nhận được thông báo, nếu không có vấn đề

gì, ban quản lý dự án sẽ tiến hành thương thảo với đơn vị trúng thầu về các điều kiện

của hợp đồng Khi đã thống nhất các điều kiện trong hợp đồng, tiến hành ký hợp đồng

với đơn vị trúng thầu Ngay sau khi hợp đồng được ký, đơn vị trúng thầu cũng đơn vị

thiết kế tiến hành thực hiện công việc xây dựng

- Giai đoạn kết thúc:

Đơn vị nhận thầu hoàn thiện các hạng mục công trình, ban quản lý dự án sẽ trình lên

chủ đầu tư bản báo cáo Chủ đầu tư xem xét báo cáo, nhận xét và phê duyệt Sau đó,

đơn vị thiết kế và ban quản lý dự án mới có thể hòan thiện nốt công trình trong hoạt

động mua sắm thiết bị đồ dùng để có thể bàn giao công trình cho chủ đầu tư Khi đó,

bi quan

Thời gian lạc quan

Thời gian thông thường

Thời gian dự tính

Phương sai

J2 Thông báo kết quả trúng thầu

K K Báo cáo kết quả trúng thầu cho

Trang 13

M M Đơn vị trúng thầu và đơn vị

O O Chủ đầu tư nhận xét và phê

- Thời gian dự tính là: 282 ngày, tương đương với 9 tháng 12 ngày

- Phương sai: 8 ngày

Khởi đầu

F2G

H1H2

PQ

11.818.0

9,817.0

11.78.3

1639.7

2.8

2.22,2

Kết thúc

dự án

Trang 14

2.4 Kiểm soát tiến độ dự án

Sơ đồ quản lí tiến độ kế hoạch

3 Quản trị chi phí

Ban quản lý dự án lập dự toán chi phí trên cơ sở nội dung công việc quy hoạch phải thực hiện, sản phẩm đồ án quy hoạch các chế độ chính sách có liên quan Khi lập dự toán chi phí, ban quản lý dự án đã tham khảo mức chi phí của các dự án tương tự về quy

mô, tính chất, sản phẩm… , đồng thời cũng đã tham khảo thêm giá cả thị trường

Cơ sở lập dự toán dựa theo Nghị định số 12/2009/NĐ-CP ngày 12/02/200, công văn

số 15/2008/BXD ngày 17-11-2008

Khối lượng theo bản vẽ thiết kế

Đơn giá thiết kế được lập theo định mức dự toán do BXD ban hành

Nội dung chi phí dự án:

+ Chi phí lập dự án xây dựng gồm: chi phí điều tra thu thập tài liệu, số liệu hiện trạng và

dự báo liên quan đến dự án xây dựng

+ Chi phí thực hiện dự án xây dựng gồm: chi phí khảo sát, thiết kế xây dựng, chi phí công nhân, nhân viên dự án…

+ Chi phí thẩm định và phê duyệt dự án xây dựng

Điều chỉnh khác có liên quan đến kế hoạch

Hình thành kế hoạch tiến

độ thực hiện dự án mới.

Tìm hiểu tình hình tiến

triển hoạt động

Đề xuất biện pháp thay đổi

Phân tích nguyên nhân sinh

ra sai lệch và ảnh hưởng đối với việc tiếp tục công việc của dự án.

Thực hiện kế hoạch tiến độ dự án

Trang 15

Ước tính chi phí của toàn bộ dự án là 2.932.606.000 đồng.

3.1.2 Chi phí chi tiết

- Chi tiết lương

Đơn vị tính: VNĐ

1 tháng

Số lượng

Tổng chi phí

1 tháng

Tổng chi phí lương toàn bộ dự án

Trang 16

- Chi tiết tài liệu

b) Thuê thiết kế sân vườn, cổng, tường rào 95.800.000

Trang 17

3 Chi phí mua sắm thiết bị 464.361.000

3.1.2 Lập kế hoạch phân bổ chi phí

Bảng phân bổ chi phí dự án cho từng công việc

Giai

đoạn STT Tên công việc

Phân bổ chi phí Nhân lực Tài liệu Chi phí khác Tổng Giai

Trang 18

Thuê thiết kế nội thất và sân vườn 12.070.000 512.000 71.400.000 83.982.000Thẩm định và

phê duyệt bản thiết kế nội thất

88.200.000 410.000 1.981.511.000 2.070.121.000

Trang 19

0 2.111.711.00

0 2.932.606.000

Trang 20

3.2 Kiểm soát chi phí

3.2.1 Quản lý tổng mức đầu tư

Khi lập dự án chúng tôi đã xác định tổng mức đầu tư để tính toán hiệu quả đầu tư, từ đó đưa ra số vốn dự trù yêu cầu chủ đầu tư

Nếu có sự thay đổi từ phía chủ đầu tư chúng tôi sẽ có thông báo kịp thời đến nhà thầu

để có kế hoạch điều chỉnh phù hợp

3.2.2 Quản lý tổng dự toán, dự toán công trình

Tổng dự toán, dự toán công trình được chuyển qua Hội đồng thẩm định để thẩm định Trong đó đội đồng thẩm định sẽ thực hiện:

- Kiểm tra sự phù hợp và tính đúng đắn giữa khối lượng thiết kế và khối lượng dự toán, các định mức kĩ thuật, đơn giá, các chế độ chính sách

- Lên kế hoạch lập dự phòng chi phí cho dự án với 5% tổng chi phí: 146.630.300VNĐ Khoản dự phòng này sẽ được sử dụng trong trường hợp chi phí có sự thiếu hụt cần bổ sung do những yếu tố khách quan, lạm phát…

Sau đó, bản dự toán đã được thẩm định chuyển cho giám đốc dự án phê duyệt tổng dự toán, dự toán công trình và giám đốc phải chịu trách nhiệm trước pháp luật trước quyết định phê duyệt của mình

Trang 21

Phòng thanh tra giám sát

Phòng tư vấn

Phòng hành chính

Phòng thông tin

Phòng tài chính

Ban điều hành dự án

4 Quản trị nhân lực của dự án

4.1 Lập kế hoạch quản lý nhân sự

Sau khi hình thành ý tưởng và xác định mục đích chung của toàn dự án, chúng tôi đã thiết lập mô hình ban quản lý dự án như sau:

MÔ HÌNH BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN

4.1.1 Quá trình lựa chọn nhân lực