QUẢN LÝ DỰ ÁN VĂN HÓA NGHỆ THUẬT 1. Quản lý dự án văn hóa – nghệ thuật là gì? 2. Có những cách nào để nhận diện các hình thức dự án văn hóa – nghệ thuật? 3. Tại sao người ta cần đến công cụ quản lý dự án trong việc phát triển văn hóa – nghệ thuật? 5. Cảm nhận của anh chị về hiệu quả một dự án văn hóa đã thực hiện ở Việt Nam? 6. Tại sao khi lập kế hoạch cho một dự án, cần tiến hành phân chia công việc? 7. Khi phân chia công việc của một dự án, cần tuân thủ những nguyên tắc nào? 8. Giải thích vải trò của các vị trí nhân sự trong nhóm dự án? 9. Việc tính toán chi tiêu đóng vai trò gì trong sự thành công của một dự án? 10. Tại sao cần xây dựng một cơ chế làm việc theo nhóm trong việc vận hành dự án? 11. Nếu không thường xuyên giám sát các hoạt động của dự án sẽ có thể dẫn tới những nguy cơ gì? 12. Khi kết thúc hợp tác cần làm những công việc gì?
QUẢN LÝ DỰ ÁN VĂN HÓA NGHỆ THUẬT Quản lý dự án văn hóa – nghệ thuật gì? Có cách để nhận diện hình thức dự án văn hóa – nghệ thuật? Tại người ta cần đến công cụ quản lý dự án việc phát triển văn hóa – nghệ thuật? Cảm nhận anh chị hiệu dự án văn hóa thực Việt Nam? Tại lập kế hoạch cho dự án, cần tiến hành phân chia công việc? Khi phân chia công việc dự án, cần tuân thủ ngun tắc nào? Giải thích vải trị vị trí nhân nhóm dự án? Việc tính tốn chi tiêu đóng vai trị thành công dự án? 10 Tại cần xây dựng chế làm việc theo nhóm việc vận hành dự án? 11 Nếu khơng thường xuyên giám sát hoạt động dự án dẫn tới nguy gì? 12 Khi kết thúc hợp tác cần làm công việc gì? Câu Quản lý dự án văn hóa – nghệ thuật gì? Trả lời: Theo từ điển: Dự án (project) ý đồ, nhiệm vụ đặt ra, kế hoạch vạch để hành động Hay, dự án dự kiến công việc nhận biết được, có khởi đầu, có kết thúc, bao hàm số hoạt động có liên quan mật thiết với Dự án loạt hoạt động xếp nhằm đạt kết cụ thể phạm vi ngân sách thời gian định – dự án kế hoạch Dự án văn hóa nghệ thuật thường khu biệt, dự án mà mục tiêu đặt thuộc lĩnh vực văn hóa, nghệ thuật, nhằm: - Hướng tới mục tiêu lâu dài - Không đặt hiệu kinh tế lên hàng đầu - Quá trình triển khai dự án trình phát huy hiệu dự án Dự án có tính đặc thù riêng: + Sự sáng tạo ý tưởng + Tài cho dự án khơng q lớn + Kết dự án mang tính định tính Các dự án có phần xây dựng bảo tàng, nhà hát (định lượng) sản phẩm chủ yếu lại không xác định kết Quản lý dự án: Khơng phải điều hồn tồn mẻ, việc xây dựng kim tự tháp hay thám hiểm Dự án khơng thể thực khơng có kế hoạch thời gian vật chất, khơng có kiểm soát cẩn thận Quản lý dự án hiểu tập hợp kỹ thuật mà nhờ chúng, trình hướng tới mục tiêu (phức hợp lần) lập kế hoạch, định hướng kiểm soát Quản lý dự án văn hóa nghệ thuật ứng dụng phương pháp kỹ quản lý dự án nói chung vào việc quản lý dự án thuộc lĩnh vực văn hóa nghệ thuật Câu Có cách để nhận diện hình thức dự án văn hóa – nghệ thuật? Trả lời: Dự án có đặc trưng bản: - Có hay hệ thống mục tiêu cụ thể - Ràng buộc thời gian: thời diểm bắt đầu thời điểm kết thúc - Tổ chức dự án máy tạm thời rieng dự án Sau kết thúc dự án, tổ chức dự án kết thúc sứ mạng - Ràng buộc nguồn lực (các yếu tố nguồn lực đầu vào như: tiền, nhân lực, vật lực, vật liệu, thiết bị… - Dự án có chuỗi hoạt đọngp liên tục, nối tiếp mà kết hoạt động sở cho hoạt động Dự án văn hóa nghệ thuật có đặc trưng trên, song để nhận diện hình thức dự án văn hóa nghệ thuật, cần vào đặc thù riêng như: - Sự sáng tạo ý tưởng, - Tài cho dự án khơng phải q lớn so với dự án lĩnh vực khác, - Kết thu mang tính định lượng mang tính định tính cao, - Sự bền vững dự án ngắn, phụ thuộc vào thay đỏi môi trường, - Làm việc nhóm điều kiện tiên Các loại hình dự án văn hóa nghệ thuật như: + Dự án phục hồi di sản văn hóa phi vật thể + Dự án bảo tồn phát huy di sản văn hóa phi vật thể + Dự án trùng tu di tích văn hóa - lịch sử + Dự án giáo dục thẩm mỹ nghệ thuật + Dự án kiện truyền thông tiếp xúc công chúng + Dự án phát triển festival văn hóa – nghệ thuật + Dự án tổ chức dịch vụ liên quan văn hóa – nghệ thuật + Dự án sáng tạo tác phẩm văn hóa – nghệ thuật + Dự án sản xuất sản phẩm nghệ thuật (phim, diễn, cơng trình điêu khấc…) + Dự án thi văn hóa nghệ thuật + + + + + + + + + + + - Câu Dự án tổ chức liên hoan, trình diễn nghệ thuật Dự án gây quỹ văn hóa Dự án đào tạo văn hóa nghệ thuật Dự án xây dựng cơng trình văn hóa nghệ thuật Dự án xây dựng khu văn hóa giải trí Dự án phát triển du lịch văn hóa Dự án truyền thông thay đổi hành vi mục tiêu xã hội Dự án quảng cáo Dự án marketing phát triển khan thính giả nghệ thuật Dự án triển lãm văn hóa Dự án phát triển bảo tàng Các dự án văn hóa nghệ thuật nảy sinh bởi: Nhu cầu tổ chức nghệ thuật Nhu cầu cộng đồng Nhu cầu cá nhân hay nhóm Sự thúc đẩy sách nhà nước Các dự án văn hóa nghệ thuật đề xuất với mục đích bảo tồn phát triển văn hóa nghệ thuật lợi ích chung thường hoạt động tài trợ tổ chức phủ, phi phủ, doanh nghiệp “mạnh thường quân” sư quyên góp cộng đồng Trong đó, dự án văn hóa nghệ thuật với mục tiêu lợi nhuận tuân theo quy luật cung – cầu thị trường Tại người ta cần đến công cụ quản lý dự án việc phát triển văn hóa – nghệ thuật? Nhìn chung nước ta nay, sử dụng công cụ xây dựng quản lý dự án ngày ứng dụng rộng rãi lĩnh vực quản lý hoạt động văn hóa nghệ thuật, thể thao du lịch, giúp gia tăng hiệu hoạt động phù hợp với nhu cầu tổ chức văn hóa nghệ thuật thời kỳ hội nhập phát triển Việc sử dụng công cụ quản lý dự án việc phát triển văn hóa nghệ thuật giúp quản lý cách hiệu nguồn vốn xã hội đầu tư cho phát triển văn hóa nghệ thuật điều kiện ngày nay: - Giáo dục di sản - Bảo tồn, gìn giữ phát triển di sản - Sáng tạo nghệ thuật - Tác động xã hội, nhằm nâng cao nhận thức cộng đồng Câu Tại lập kế hoạch cho dự án, cần tiến hành phân chia công việc? Trả lời: Một dự án dù với quy mô bao gồm nhiều cơng viêc khác Có thể đơn giản với vài hoạt động theo tuyến tính Nhưng nhiều phức tạp ma trận với hàng loạt tổ hợp hoạt động vừa kế tiếp, vừa song hành, vừa đan xen vào Do vậy, khơng có phương pháp phân chia cơng việc hợp lý khơng có cách quản lý dự án tiến tới mục tiêu quỹ thời gian nguồn lực xác định Phân chia công việc cách mà nhà quản lý dự án đề xuất từ mục tiêu mà chia công việc lớn thành công việc nhỏ hơn…cho tới kiểm sốt phân chia cơng việc sử dụng để xác định phạm vi tính tốn chi phí, lượng định thời gian cho cơng việc cịn cơng cụ hữu hiệu cho việc theo dõi tiến độ phân cơng xác người thực Câu Khi phân chia công việc dự án, cần tuân thủ nguyên tắc nào? Trả lời: + + + Hãy đặt câu hỏi Cần phải làm để thực mục tiêu này? Hãy chia thành nhiệm vụ trực tiếp cấp (sát với mụ tiêu) Từ nhiệm vụ cấp 1, lặp lại câu hỏi để tìm nhiệm vụ trực tiếp cấp (sát với mục tiêu cấp 1) để hoàn thành nhiệm vụ cấp 1… + Cho đến khơng thể phân chia phù hợp với đơn vị nhỏ thời gian nhân lực nguồn lực khác Ước tính thời gian nguồn lực Ước tính thời gian: Hãy so sánh với loại cơng việc làm tham khảo ý kiến người thực công việc Nếu cơng việc chưa làm lần cần tổ chức thảo luận kỹ với người hiểu biết loại cơng việc Tuy nhiên cơng việc có làm việc tính tốn xác thời điểm hồn tất nhiệm vụ khó dự án có bối cảnh khác nên nhiều khio công việc chịu chi phối điều kiện khác Nhất dự án văn hóa nghệ thuật ln phụ thuộc nhiều vào yếu tố bên Mặt khác, thiết kế lịch trình dựa vào số ấn định mốc thời gian cứng nhắc nhiều khó khăn cho việc dự đốn xử lý tình rủi ro xê dịch thời gian làm ảnh hưởng tới tiến độ phối hợp nhiệm vụ nhà quản lý có kinh nghiệm thay cam kết với số, người ta thuwowgf dự tính thời gian khoảng dao động phạm vi cho phép Nói cách khác thời gian trung bình an tồn cho khớp lắp với thời gian tiếp tục hay phối hợp với nhiệm vụ khác (vd: thời gian lắp ghép hoàn chỉnh sân khấu khoảng từ 14h đến 14h30’, thời gian thử hoàn toàn hệ thống âm ánh sáng từ 18h đến 18h 20’…) Sự tổng hợp yếu tố thời gian để thực thang bậc nhiệm vụ cho phép ước tính thời gian cho việc thực mục tiêu lịch trình dự án Ước tính chi phí kỹ nguồn lực cho nhiệm vụ: Sau có bảng wsb thời gian cần để hoàn tất nhiệm vụ, nhà quản lý dự án phải phân tích kỹ lưỡng yếu tố chi phí, kỹ năng, cơng nghệ, sở vật chất…để trả lời câu hỏi như: cần chi phí cho việc thực hoạt động này? Những kỹ để đáp ứng tốt yêu cầu có tính kỹ thuật cơng việc? nguồn lực có tính ngun liệu hay sở vật chất thiết phải có để tạo sản phẩm mục tiêu nhiệm vụ? tất phép tinh phải thực phạm vi cho phép ngân sách dự án Những thong số đạt qua phân tích chi tiêu, kỹ nguồn lực giúp nhà quản lý biết để hoàn thành nhiệm vụ, nhà tài trợ cần cung cấp đủ mức độ Phân công công việc Là giao cho người phần công việc cần phải hồn thành điều kiện cho phép chi phí thời gian Cần nhấn mạnh rằng, công việc hay nhiệm vụ giao cho người cụ thể chịu trách nhiệm khơng phải tập thể, phịng ban hay nhóm chung chung Mấu chốt phần nhà quản lý phải chọn lựa cho kỳ người có kỹ phù hợp với loại cơng việc nhiệm vụ giao Trường hợp nhóm dự án thức khơng có người đủ kỹ hay chưa chắn khả hồn thành cơng việc nên tuyển dụng từ bên ngồi Có cách khác để tiết kiệm chi phí chuẩn bị cho dự án sau tổ chức đào tạo nhân viên dự án (nếu việc tiến hành đào tạo không tốn thời gian chi phí khiến ảnh hưởng đến tiến độ ngân sách dự án Không đào tạo tự đầu danh sách kỹ sư âm dự án có quỹ thời gian tháng) Để trả lời tốt câu hỏi: việc gì? Ai làm? Nên lập danh sách Có tên tất nhân viên tuyển dụng cho dự án kỹ tìm hiểu ban đầu họ, danh sách lại gồm công việc yêu cầu kỹ cần phải có cho thực nhiệm vụ Hãy tổ chức họp để người trình bày kỹ riêng thảo luận để lựa chọn loại công việc phù hợp với họ sở thiết lập nhóm cơng tác theo u cầu nhiệm vụ với định giao phó cơng việc rõ rang……… Xem lại tính khả thi dự án Khi thông số wbs trở nên rõ ràng, công khai cụ thể trách nhiệm cá nhân Cần xem xét kỹ xem có tải q cơng việc khơng? Điều chỉnh thời lượng lao động hợp lý làm tăng hiệu tương tác nhóm hiệu suất lao động Phương pháp phân tích wbs sử dụng để nắm bắt thời gian, chi phí nguồn lực cho mục tiêu tồn dự án nhiệm vụ cụ thể - Xem lại tính khả thi dự án Khi thông số wbs trở nên rõ ràng cụ thể, nhà quản lý phải rà soát lại cách lỹ lưỡng để khẳng định tính khả thi hay khơng thiết kế dự án cách trả lời câu hỏi: Có thể chấp nhận chi phí cho dự án hay khơng? Kết cuối có đáng bỏ tiền hay khơng? Thời gian để hồn thành cơng việc có đảm bảo giới hạn thời gian tồn dự án hay khơng? Nếu ko trả lời đc câu hỏi nêu nhà tài trợ ko thể đáp ứng dự án bị hủy bỏ Trong trường hợp rào cản chưa đến mức ko thể vượt qua yêu quý sản phẩm cần phải điều chỉnh Có thể diều chỉnh cách giảm bớt mục tiêu xác định lại phạm vi cho mục tiêu dự án Cũng tính đến việc giảm bớt nguồn lực để tiết kiệm chi tiêu Khi có u cầu điều chỉnh thời gian, ngồi cách cắt giảm mục tiêu cịn tăng nguồn lực để rút ngắn thời gian hoàn thành nhiệm vụ Câu Giải thích vải trị vị trí nhân nhóm dự án? NHÀ TÀI TRỢ Bất dự án có nhà tài trợ Khơng có nhà tài trợ dự án mãi ý tưởng dở dang Nhà tài trợ người đại diện cho tổ chức hay cá nhân cung cấp tài nguồn lực cần thiết khác cho dự án hoạt động vậy, nhà tài trợ người có quyền định cao dự án như: - Quyền xác định phạm vi dự án - Quyền định mức độ cung cấp tài nguồn lực khác cho dự án - Quyền chối bỏ hay công nhận kết cuối dự án Nhà tài trợ nhà quản lý tổ chức văn hóa – nghệ thuật hay doanh nghiệp mà dự án với tư cách hoạt động nhằm mục tiêu tạo sản phẩm mang lại lợi ích trực tiếp cho tổ chức Ví dụ: dự án phát triển khan thính giả tổ chức trình diễn nghệ thuật chun nghiệp , nhà tài trợ nhà quản lý tổ chức Trường hợp dự án đc đề xuất thực tổ chức bất vụ lợi hay cá nhân – nhóm… mà mục tiêu nhằm tới lợi ích xã hội cộng đồng đại diện tổ chức tài trợ (các quỹ tài trợ, doanh nghiệp tài trợ) hay nhân tài trợ đóng vai trị Nhà tài trợ guồng máy nhân dự án Ví dụ: với dự án “quỹ hỗ trợ phát triển sản xuất phim: quỹ Ford Việt Nam tài trợ đại diện quỹ Ford VN đóng vai trị nhà tài trợ dự án Có nhiều dự án vh- nt đc tài trợ bỏi nguồn ngân sách nhà nước đón, gười đại diện cho quan chủ quản nguồn ngân sách nhà tài trợ Vd: dự án Làng vh dân tộc Việt Nam Đồng Mô sử dụng ngân sách nhà nước Bộ VHTT DL chủ đầu tư đại diện cho lãnh đạo Bộ nhà tài trợ dự án Khi dự án đc tài trợ số nguồn từ tổ chức khác mức độ quyền hạn nhà tài trợ dự án phụ thuộc vào thực tế cung cấp tài nguồn lực cho dự án tổ chức Thơng thường, đại diện tổ chức hay cá nhân tài trợ đóng vai trị nhà tài trợ Nhà tài trợ phải có lực nhiệm vụ như: + Cung cấp đủ nguồn lực cần thiết theo nhu cầu xác lập mục tiêu dự án + Tạo điều kiện hỗ trợ dự án cấp độ cao + Giải vấn đề liên quan dự án cấp độ thẩm quyền nhà tài trợ với giám đốc điều hành dự án bên liên quan + Đảm bảo mục tiêu tiến độ dự án + Đảm bảo cấp lãnh đạo tổ chức có dự án ủng hộ hỗ trợ định hợp lý nhóm dự án Ở nhiều dự án có quy mơ lớn, phức tạp có nhiều bên tham gia, vai trò nhà tài trợ đc thực ban lãnh đạo Trong dự án lớn sử dụng ngân sách nhà nước quan nhà nước triển khai thường thành lập ban đạo dự án gồm ban ngành liên quan GIÁM ĐỐC DỰ ÁN Còn gọi nhà quản lý dự án Mọi dự án với quy mơ cần phải có người quản lý Họ nhà tài trợ ủy quyền, đồng thời chịu trách nhiệm trước nhà tài trợ Giám đóc dự án chịu trách nhiệm việc diều hành tồn chu trình dự án từ thiết kế - tổ chức, kên kế hoạch lịch trình cơng việc , điều hành việc thực nhiệm vụ, quản lý rủi ro…đến kết thúc đánh giá dự án Nhìn chung, giám đốc dự án người định, phân công công việc, đạo thúc đẩy hoạt động nhóm nhân viên dự án Tuy nhiên, người làm việc cho dự án nhân viên biên chế ổn định dành riêng cho dự án, mà họ tập hợp dự án thời gian hoạt đọng dự án Do vậy, việc thực hành quyền lực giám đốc dự án thành viên thuộc dự án ko giống với giám đốc điều hành tổ chức thông thường kỷ luật, sa thải khỏi tổ chức hay lên lương bậc điều khiến giám đốc dự án phải có lực tập hợp, truyền cảm xúc thúc đẩy người làm việc theo mục tiêu dự án Giám đốc dự án có nhiệm vụ sau: + Đảm bảo hồn thành mục tiêu phạm vi vủa dự án tiến độ, thời hạn mức ngân sách + Lựa chọn tuyển dụng thành viên theo yêu cầu phù hợp với công việc dự án + Xác định nguồn lực cần thiết cho việc thực dự án + Lên kế hoạch lịch trình thực nhiệm vụ dự án + Phân công điều hành hoạt động giai đonạ dự án + Giữ liên hệ với nhà taì trợ đàm phán với đối tác, khách hàng + Gấn kết quan hệ thành viên, xử lý mâu thuẫn đảm bảo hiệu lao động quyền lợi họ Giám đốc dự án đề cử, bầu chọn hay thuê Giám đốc dự án phải hiểu công việc dự án không thiết phải người chuyên sâu lĩnh 10 vực thuộc dự án Sự am tường tính chuyên nghiệp mà giám đốc dự án phải thể hệ thống kỹ điều hành dự án TRƯỞNG NHĨM DỰ ÁN Vai trị trưởng nhóm dự án quan trọng với tư cách mắt xích chủ chốt guồng máy nhân dự án Là ng quản lý trực tiếp hoạt động nhóm thành viên thực cơng việc cụ thể - chi tiết trưởng nhóm làm việc thành viên đồng thời vị trí bao qt hoạt động nhóm thành viên Trưởng nhóm trực tiếp giao tiếp chịu trách nhiệm trước nhà quản lý dự án phân công cơng việc nhóm Với dự án quy mơ nhỏ tổ chức thực nhóm thông thường, nhà quẩn lý dự án người trưởng nhóm Tuy nhiên, với dựa án lớn phức tạp có số nhóm (tiểu ban) mà nhóm phù hợp với loại nhiệm vụ cụ thể nằm phạm vi dự án, chí nhóm cịn chia thành vài nhóm nhỏ đảm trách công việc hợp thành nhiệm vụ Trưởng nhóm dự án thơng thường có nhiệm vụ sau: + Truyền đạt định cấp khởi động hoạt động nhóm + Tổ chức tập huấn, truyền đạt kinh nghiệm tạo điều kiện môi trường làm việc tốt cho thành viên nhóm + Giải mâu thuẫn phát sinh thành viên phạm vi quyền đc giao + Kích thích tính chủ động, sáng tạo cơng đóng góp, chia sẻ cơng việc lắng nghe phản hồi thành viên + Có kế hoạch định kỳ đánh giá tiến độ chất lượng cơng việc nhóm + Báo cáo thường xuyên tiến độ vận hành công việc vấn đề nảy sinh (khó khăn sáng kiên) nhóm tới cấp Trưởng nhóm đc định ban lãnh đạo hay nhà quản lý dự án theo nhu cầu nhiệm vụ dự án lực cá nhân người đc lựa chọn 11 bầu chọn nhóm thành viên thành viên nhóm chịu trách nhiệm luân phiên THÀNH VIÊN NHÓM DỰ ÁN Là ng có trình độ chun mơn kỹ phù hợp với yêu cầu công việc cụ thể nhóm dự án Họ tuyển chọn dựa nhu cầu lao động chuyên môn mục tiêu dự án nhiệm vụ cụ thể nhóm đặt Thành viên dự án đc mời hay định tham gia dự án nhà tài trợ hay giám đốc dự án Họ tình nguyện tham gia mong muốn đóng góp hay sở thích cá nhân Số lượng thành viên nhóm tùy thuộc vào u cầu cơng việc mà nhóm phải hồn thành Mặt khác phải phù hợp với mức chi trả công lao động cho đủ kích thích họ làm việc tích cực giới hạn tài dành cho mục tiêu nhóm Các tiêu chuẩn chọn thành viên cho dự án: + + + + Kỹ chuyên môn sâu Khả chủ động giải công việc Kỹ tương tác với thành viên khác nhóm Khả tạo quan hệ với thành phần xã hội có liên quan tới dự án Các thành viên nhóm có nhiệm vụ: + + Hồn thành cơng việc giao nhóm Sáng tạo,chia sẻ kinh nghiệm mối quan tâm với ý thức trách nhiệm cho thành công chung dự án + Hỗ trợ trưởng nhóm thành viên khác có u cầu Nhìn chung, nhóm dự án đạt hiệu suất hoạt động cao kho có đủ lực thực cơng việc chun mơn, có ý thức rõ ràng tầm quan trọng mục tiêu dự án, có trách nhiệm với cơng việc chung, tơn trọng, khuyến khích đối xử công danh dự lợi ích Việc thành lập nhóm dự án phải tiến hành cân nhắc kỹ lưỡng trước khởi động dự án Tuy nhiên khó tránh khỏi điều chỉnh nhân phát 12 sinh thành viên nhóm gặp cố sức khỏe, tai nạn, mâu thuẫn giải quyết, bộc lộ điểm yếu khắc phục chuyên môn… cần lưu ý rằng, lần có thay đổi nhân nhóm dự án ảnh hưởng khơng nhỏ tới gắn kết tính liên tục cơng việc nhóm Do vậy, thay đổi tốt mặt khác, ban quản lý dự án cần thỏa thuận, hợp đồng cam kết rõ ràng cơng việc cụ thể, trách nhiệm lợi ích với thành viên từ tuyển dụng họ, thành viên dự án đc điều động từ tổ chức hay nguồn khác Câu Việc tính tốn chi tiêu đóng vai trị thành công dự án? Trả lời: Ngân sách với vai trị kế hoạch tài chi tiết cho dự án Nó diễn giải, quy định phạm vi cho phép tính tốn hiệu hoạt động dự án Việc ước tính ngân sách tiến hành từ giai đoạn nghiên cứu xây dựng dự án ban đầu Kế hoạch ngân sách phải đc lên chi tiết trước khởi động dự án tính tốn nhu cầu chi phi tạo nên nguồn lực cần thiết để đảm bảo thành công dự án cụ thể Để lên danh sách, trả lời câu hỏi: Cần loại nguồn lực cho dự án này? Các dự án vhnt nói chung thường thấy số loại chi phí sau: + Chi phí nhân sự: lương tồn thời gian bán thời gian cho máy nhân dự án, cộng tác viên, tư vấn… + Chi phí lại: vé dịch chuyển, lưu trú… + Chi phí khơng gian: sân bãi, sân khấu, hội trường, nhà kho, văn phòng, đất đai… + Thiết bị, văn phòng phẩm: ánh sáng, âm thanh, đạo cụ, máy tính, phương tiện kỹ thuật quay, chụp, in… + Th khốn chun mơn: nghiên cứu, dịch thuật, biên đạo, trình diễn, sáng tác… + Đào tạo nhân lực + Ngoại giao chi phí quản lý khác 13 Trong thực tế khó tính tốn hết chi phí dự án vào hoat động Do vậy, người ta thường cho phép dao động phạm vi 5% theo mức tính tốn ban đầu ngoại trừ trường hợp ngân sách điều chỉnh thực dự án theo hợp đồng khoán gọn Khi dự án vào hoạt động, dùng ngân sách để kiểm sốt quy trình so sánh kết đạt đc thực tế với kết dự kiến Nếu có khơng trùng khớp, cần có biện pháp điều chỉnh phù hợp nhằm đảm bảo đạt mục tiêu đề SỬ DỤNG NGÂN SÁCH LÀM THƯỚC ĐO Ngân sách đc lập kế hoạch hành động Việc kiểm tra đc thực đối chiếu kết hoạt động thực tế với khoảng thời gian kế hoạch chi phí xác lập Nếu chi tiêu kết thực tế khớp với tính tốn trước, có nghĩa cỗ máy dự án hoạt động trơn tru Nhà quản lý dự án lúc ko cần điều chỉnh thêm mà nên trì làm đc Tuy nhiên, phát thấy có phương sai (sự chênh lệch kết thực tế kế hoạch ngân sách) thiết phải tiến hành biện pháp điều chỉnh Khi phương sai tốt, nghĩa kết thực tế tốt mong đợi tính tốn lên chi phí dự án vui mừng tìm học thành cơng áp dụng cho trường hợp khác Khi phương sai xấu, tức kết thực tế thấp chi phí vấn đề nhà quản lý phải tìm hiểu cặn kẽ giải dứt điểm, khơng, tích hợp phương sai xấu biến thành nguy khủng hoảng khó kiểm sốt cho dự án Hãy tìm cách trả lời câu hỏi như: điều lại xảy ra? Liệu có lặp lại? nên sử dụng biện pháp để điều chỉnh? Hãy hợp tác với người có kinh nghiệm để để giải việc Các yếu tố dẫn đến chi tiêu thâm hụt ngân sách dự án: - Rủi ro hay “trục trặc kỹ thuật” bên 14 - Dự án roi vào thời kỳ lạm phát hay khủng hoảng tài trầm trọng - quy mơ xã hội Giá thị trường ngoại tệ thây đổi bất lợi Giá thị trường lao động tăng Chi phí đào tạo, tư vấn, cung ứng vật tư, thiết bị phát sinh Lãng phí, tham nhũng Câu 10 Tại cần xây dựng chế làm việc theo nhóm việc vận hành dự án? Trả lời: Cơ chế làm việc theo nhóm (cịn gọi quy chế, nguyên tắc ứng xử, chế giao tiếp…) cách thức để gắn kết thành viên dự án thành - guồng máy vận hành nhịp nhàng, hiệu với mục tiêu chung, bao gồm: Lịch họp thương xuyên cách triệu tập có họp bất thường Các cách thức giao tiếp dựa công nghệ truyền thơng Bố trí hợp lý địa điểm làm việc tạo gần gũi thành viên Cách thức tổ chức kiện tập thể đánh dấu điểm nút theo lịch trình dự án - Thiết lập tiêu chí hành vi ứng xử cho giao tiếp nhóm như: có mặt họp mà thành viên phải tham gia, tinh thần sẵn sang tương trợ giúp đỡ thành viên khác lợi ích chung, phê bình tinh thần xây dựng, tôn trọng quan điểm khác nhau… Câu 11 Nếu không thường xuyên giám sát hoạt động dự án dẫn tới nguy gì? Trả lời: Kiểm tra giám sát dự án công việc đảm bảo cho dự án hướng mà nhà quản lý dự án phải tiến hành với tất khâu tiến trình dự án Có người ví cơng việc nhà quản lý dự án điều nhiệt chất công việc kiểm tra, giám sát dự án phát sai lệch trình thực dự án điều chỉnh chúng trở quỹ đạo vạch Nếu 15 không thường xuyên kiểm tra, giám sát hoạt động dự án dẫn tới rủi ro Rủi ro cố ngược lại tính tốn thuận chiều dẫn tới thành cơng dự án Có rủi ro dự tính, có nhiều rủi ro khơng thể đốn trước có rủi ro phịng ngừa giảm thiểu tác hại, có rủi ro dường bất khả kháng Với dự án văn hóa nghệ thuật, thấy số loại rủi ro như: - Rủi ro nhân lực: thiếu hụt nhân lực bất thường cố xảy với cá nhân thành viên dự án hay nhân đối tác, hợp đồng Ví dụ: tai nạn, ốm đau, bi kịch cá nhân, văn nghệ sĩ tùy tiện hủy bỏ hợp đồng, lao động ko đủ kỹ năng, thun chuyển vị trí cơng tác… - Rủi ro bên chịu ảnh hưởng dự án ko đồng tình Nhiều dự án văn hóa nghệ thuật có liên quan tới nhiều bên số có đối tượng chịu ảnh hưởng ko đồng thuận, chí chống lại dự án làm chậm tiến độ ảnh hưởng đến kết dự án Ví dụ: dân chúng ko chịu di dời thực dự án xây dựng cơng viên văn hóa - Rủi ro nguồn cung ứng: thiếu nguồn cung ứng vật tư thiết bị, điện điện ko đủ cho đêm diễn… - Rủi ro tài lạm phát, nhà tài trợ gặp khủng hoảng tài chính, thất tham nhũng, ko bán đc vé… - Rủi ro chất lượng phẩm chất nguyên vật liệu ko đủ tiêu chuẩn, nhà thầu phụ làm qua loa, thiếu trách nhiệm… - Rủi ro cố ngẫu nhiên thời tiết, cháy nổ… - Rủi ro công việc chưa làm bao giờ, ko thể lường trước điều xảy 16 Khơng kiểm sốt hết rủi ro Vì cần có phương pháp hữu hiệu phán đốn, phịng ngừa đối phó giảm thiểu tác động xấu đến kết dự án xảy rủi ro Câu 12 Khi kết thúc hợp tác cần làm cơng việc gì? Trả lời: Kết thúc dự án giai đoạn cuối dự án mà tổ chức thực dự án bàn giao kết cho khách hàng hay báo cáo với nhà tài trợ bên liên quan Đây thời điểm xem xét lại tồn hiệu cơng việc tổ chức hay nhóm dự án Giai đoạn kết thúc dự án cần thực số công việc sau: - Đánh giá kết hoạt động dự án, gồm: mục tiêu kết đạt đc so sánh với số lượng chất lượng đề ban đầu thỏa mãn chưa? Tại sao? - Tiến độ thực theo lịch trình: có theo lịch trình lên hay ko? Tại sao? Tác đọng tới hiệu dự án? Bài học kinh nghiệm đc rút ra? - Chi phí dự án: có thâm hụt hay ko? Có tiết kiệm đc ko? Tại sao? Đâu học kinh nghiệm? Nhiều dự án có ủy ban đơc lập thực khách quan việc đánh giá - Lưu trữ tài liệu: tài liệu liên quan đến dự án cần lưu trữ với lý do: nguồn tư liệu quý giá để tham khảo học hỏi cho dự án sau Mặt khác, lưu trữ cần thiết có thành cơng vượt bậc hay trục trậc kết dự án, chứng cho lời giải thích - Đúc rút học kinh nghiệm, bao gồm: học chi tiêu cho hiệu hơn, học dự báo giảm thiểu rủi ro; học lựa chọn đối tác; học kỹ quản lý dự án hiệu - Tổ chức lễ tổng kết: buổi lễ lời tuyên bố thức kết thúc dự án, chia sẻ thành công sai sót với tồn thể thành viên, bên liên quan đối tác Buổi lễ dịp tốt để trao truyền kinh nghiệm rút từ dự án Nếu dự án thành công rực rỡ, mơi 17 trường thuận lợi có khả nảy sinh hội cho tổ chức thực dự án 18 ... Quản lý dự án văn hóa nghệ thuật ứng dụng phương pháp kỹ quản lý dự án nói chung vào việc quản lý dự án thuộc lĩnh vực văn hóa nghệ thuật Câu Có cách để nhận diện hình thức dự án văn hóa – nghệ. .. hóa nghệ thuật + + + + + + + + + + + - Câu Dự án tổ chức liên hoan, trình diễn nghệ thuật Dự án gây quỹ văn hóa Dự án đào tạo văn hóa nghệ thuật Dự án xây dựng cơng trình văn hóa nghệ thuật Dự án. .. + Dự án tổ chức dịch vụ liên quan văn hóa – nghệ thuật + Dự án sáng tạo tác phẩm văn hóa – nghệ thuật + Dự án sản xuất sản phẩm nghệ thuật (phim, diễn, cơng trình điêu khấc…) + Dự án thi văn hóa