MÔN QUẢN LÝ DỰ ÁN VĂN HÓA NGHỆ THUẬT

Câu 1: Quản lý rủi ro của một dự án? Trả lời: Theo từ điển: Dự án (project) là 1 ý đồ, 1 nhiệm vụ được đặt ra, 1 kế hoạch vạch ra để hành động. Hay, dự án là 1 dự kiến công việc có thể nhận biết được, có khởi đầu, có kết thúc, bao hàm 1 số hoạt động có liên quan mật thiết với nhau.  Dự án là 1 loạt các hoạt động được sắp xếp nhằm đạt được 1 kết quả cụ thể trong phạm vi ngân sách và thời gian nhất định – dự án không phải là 1 kế hoạch. Dự án văn hóa nghệ thuật thường được khu biệt, là các dự án mà mục tiêu đặt ra thuộc lĩnh vực văn hóa, nghệ thuật, nhằm: Hướng tới mục tiêu lâu dài Không đặt hiệu quả kinh tế lên hàng đầu

MƠN QUẢN LÝ DỰ ÁN VĂN HĨA NGHỆ THUẬT Câu 1: Quản lý rủi ro dự án? Trả lời: Theo từ điển: Dự án (project) ý đồ, nhiệm vụ đặt ra, kế hoạch vạch để hành động Hay, dự án dự kiến cơng việc nhận biết được, có khởi đầu, có kết thúc, bao hàm số hoạt động có liên quan mật thiết với Dự án loạt hoạt động xếp nhằm đạt kết cụ thể phạm vi ngân sách thời gian định – dự án khơng phải kế hoạch Dự án văn hóa nghệ thuật thường khu biệt, dự án mà mục tiêu đặt thuộc lĩnh vực văn hóa, nghệ thuật, nhằm: - Hướng tới mục tiêu lâu dài - Không đặt hiệu kinh tế lên hàng đầu - Quá trình triển khai dự án trình phát huy hiệu dự án Quản lý dự án hiểu tập hợp kỹ thuật mà nhờ chúng, trình hướng tới mục tiêu (phức hợp lần) lập kế hoạch, định hướng kiểm soát Quản lý rủi ro Rủi ro cố ngược lại tính tốn thuận chiều dẫn tới thành cơng dự án Có rủi ro dự tính, có nhiều rủi ro khơng thể đốn trước Có rủi ro phịng ngừa giảm thiểu tác hại, có rủi ro dường bất khả kháng Với dự án văn hóa nghệ thuật, thấy số loại rủi ro như: - Rủi ro nhân lực: Đó thiếu hụt nhân lực bất thường cố xảy với cá nhân thành viên dự án hay nhân đối tác, hợp đồng Ví dụ: tai nạn, ốm đau, bi kịch cá nhân, văn nghệ sĩ tùy tiện hủy hợp đồng, lao động không đủ kỹ năng, thuyên chuyển vị trí cơng tác - Rủi ro bên chịu ảnh hưởng dự án khơng đồng tình: Nhiều dự án văn hóa - nghệ thuật có liên quan tới nhiều bên số có đối tượng chịu ảnh hưởng không đồng thuận chí chống lại dự án làm chậm tiến độ ảnh hưởng tới kết dự án Ví dụ: dân chúng không chịu di dời thực dự án cơng viên văn hóa - Rủi ro nguồn cung ứng: Như thiếu nguồn cung ứng vật tư thiết bị, điện điện không đủ cho đêm diễn - Rui ro tài chính: Do lạm phái, nhà tài trợ gặp khủng hoảng tài chính, thất tham nhung, không bán vé - Rủi ro chất lượng: Do phẩm chất nguyên vật liệu không đủ tiêu chuẩn, nhà thầu phụ làm qua loa, thiếu trách nhiệm - Rủi ro có ngẫu nhiên thời tiết, cháy nổ - Rủi ro công việc chưa làm bao giờ: Do khơng thể lường trước điều xảy Khơng kiểm sốt hết rủi ro Vì cần có phương pháp hữu hiệu phán đốn, phịng ngừa đối phó giảm thiểu tác động xấu đến kết qnả dự án xảy rủi ro Nhận biết nguy xác định rủi ro - Các rủi ro lộ phần phân tích lựa chọn ý tưởng cho dự án phương pháp SWOT Bây lúc phải tìm hiểu kỹ lưỡng nguy tiềm ẩn tất khâu dự án Để làm điều cần thực việc sau: Thứ nhất: Đúc kết kinh nghiệm rủi ro từ dự án có loại cơng việc hay kiện tương tự gồm loại rủi ro, tác động kinh nghiệm đối phó Đối chiếu với thực tế dự án thực mà sử dụng loại suy để nhận biết khả rùi ro xảy cho tất khâu, công đoạn thuộc dự án Đây cách đơn giản để đoán định nguy Tuy nhiên “Phúc bất trùng lai, họa vô đơn chí” Thứ hai: Thảo luận lắng nghe Hãy tung vấn đề cách khách quan để chuyện trò với thành viên, đối tác bên liên quan giả định rủi ro xảy với dự án Cần biết lắng nghe, phân tích, thâu tóm hệ thống hóa ý kiến người Khơng một định liệu thứ Thứ ba: Phân tích nhận diện nguy rủi ro từ bên nội tổ chức nhân lực thuộc dự án vấn đề kỹ năng, hồn cảnh cá nhân, cá tính thất thường, bố trí phân cơng cơng việc Thứ tư: Phân tích nhận diện nguy đến từ bên tổ chức dự án khả bị cạnh tranh, thay đổi sách Các nguy đến từ bên thường tiềm ẩn khó xét đốn Do cần thường xun nắm bắt thơng tin có liên quan để đề phịng Các rủi ro khơng cần nhận diện mà cịn cần định lượng tác hại Có thể định ỉượng rủi ro theo hai tiêu chí là: khả - mức độ gây hại xác suất xảy rủi ro Từ đỏ nhà quản lý xác định ưu tiên kế hoạch phòng chống rủi ro Xây dựng phương án chống rủi ro - Hãy lên danh sách tất rủi ro xảy - Xác định rủi ro có nguy cư cao mức độ tác hại xác suất xảy - Tính tốn lên kế hoạch cho phương án né tránh rủi ro như: chắn tài xếp - điều chỉnh - dự trữ nhân lực có khả hạn chế cố; điều chỉnh thời gian nhiệm vụ nhằm giảm nguy xảy rủi ro; dự phòng nguồn tàỉ chính, nguồn lực phương tiện sẵn sàng ứng phó xảy rủi ro - Phân cơng trách nhiệm cho cá nhân hay nhóm đối phó rủi ro xảy Thương thảo với bên liên quan đối tác khắc phục hậu cố rủi ro gây - Với loại công việc hoàn toàn mẻ, cần sử dụng cách quản lỷ dự án có khả thích ứng vừa làm, vừa học hỏi vừa đúc rút kinh nghiệm xây dựng giải pháp Với phương pháp quản lý thích ứng, khơng nên ấn định mốc thời gian kết máy móc Tuy nhiên cần biết chấp nhận thiệt hại loại cố ‘‘bất khả kháng” khơng thể đốn trước gây thiên tai, dịch bệnh, khủng hoảng quy mơ xã hội Câu 2: Cần làm để họp đạt hiệu quả? Cho VD? Trả lời: Cuộc họp dự án: Có nhiều họp trình hoạt động dự án cơng bố dự án, họp phân công công việc, họp giao ban định kỳ, họp nội bất thường, họp với đối tác, họp mở rộng Các họp giúp thơng tin cách trực tiếp xác, bao gồm phản hồi, thảo luận, đưa định, thống ý kiến tháo gỡ khó khăn, cần có quy chế yêu cầu tham gia họp Nếu khơng có nhiều lý khiến cho người cần dự họp vắng mặt dẫn đến thông tin không dược chia sẻ trực tiếp, định nhiều bị “khúc xạ” Không nên triệu tập họp không cần thiết Tâm lý chung thành viên dự án không hứng thú phải thời gian cho việc họp hành quỹ thời gian cần thiết cho cơng việc bị bớt xén Để họp đạt hiệu quả, cần làm việc sau: Chuẩn bị cho họp - Cần cân nhắc xem vấn đề nêu họp có thực quan trọng hay khơng, thay biện pháp thông tin hay thảo luận hiệu không? - Xác định rõ ràng vấn đề cần đưa kết phải đạt cụộc họp Ai? Và thiết phải tham dự họp này? Hãy báo trước cho thành viên tham dự vấn đề cần giải quyết, kết cần đạt được, nội dung mà họ phải tham bàn, tài liệu hay vật dụng cần mang đến họp - Người tổ chức họp nên thăm dò trước phản ứng số thành viên quan trọng vấn đề giải hợp Làm tạo chủ động điều tiết chương trình thích hợp Điều hành họp - Xác định lần rõ ràng mục tiêu mà họp phải đạt trước thành viên - Thông báo thời gian giới hạn cho họp thời gian tối đa đành cho lần phát biểu trường hợp có nhiều người tham dự Nên bố trí đồng hồ nơi mà dễ dàng nhìn thấy - Nên người bộc bạch hết suy nghĩ Không nên ngắt lời người nói cách khiếm nhã đến lúc cần phải dừng Nên cảm ơn ý kiến lái vấn đề sang phía ngại phát biển cách hỏi người suy nghĩ việc nêu nào? - Khi thảo luận có xu hướng lạc đề, cần biết cách hướng người chủ đề phù hợp với mục tiêu đề Kết thúc họp - Cần nhấn mạnh lại đạt họp này, chưa đạt cần giải dứt điểm - Lưu biên họp Gồm ý kién phát biểu, chất vấn trả lời chất vấn, kết luận, việc chưa giải xong thời gian phải giải xong Biên họp người định ghi chép lưu giữ (thường thư ký dự án) Nên gửi biên họp cho người có liên quan trách nhiệm tới vấn đề mà họp giải quyết, gồm người vắng mặt Biên nhắc lại vào họp lần sau Ví dụ: DỰ ÁN VĂN HĨA - GIÁO DỤC SÁCH HAY (SACHHAY.ORG) CỦA CÔNG TY SÁCH ĐÔNG Á I Chuẩn bị họp Chủ đề họp “Họp bàn dự án sách giáo dục hay công ty sách Đông Á” mục tiêu thiết thực họp Nó xác định rõ trọng tâm cơng bố rõ ràng mục đích họp Thời gian Sáng 8h – 11h30, Chủ nhật, ngày 20 tháng 09 năm 2014 Địa điểm Hội trường công ty Đông Á Thành phần - Chủ tọa họp: Ông Nguyễn Văn A – Giám đốc cơng ty Đơng Á - Phần tham dự thức: Nhân viên cơng ty Đơng Á - Thư kí họp - Các thành phần phục vụ họp khách mời: Nhân viên âm thanh, lễ tân, khách mời từ công ty đối tác Các khâu chuẩn bị - Đặt trước địa điểm họp - Tổ chức vệ sinh phòng họp - Kiểm tra đèn, bàn, ghế, máy lạnh, ổ cắm điện, điện - Chuẩn bị tài liệu cho họp - Chuẩn bị nước uống - Khăn phủ bàn - Máy chiếu, computer, chiếu, TV - Soạn thư mời trình duyệt - Gửi thư mời - Nhắc tham gia họp trước 60 phút Kinh phí: 20 triệu đồng II Điều hành hop - Đón tiếp đại biểu: + Chủ trì họp lễ tân ủy quyền phải tới trước thời gian để đón tiếp đại biều - Tuyên bố lý do, nêu yêu cầu, nhiệm vụ họp với thành phần tham dự (Mời ai, vắng ai, lý do) - Truyền đạt mục tiêu kết mong muốn cần đạt họp - Đặt nguyên tắc cho họp: + Khi họp bắt đầu kết thúc, thời gian nghỉ giơ +Mong muốn thành viên - Dẫn dắt họp: Dành thời gian để thành viên tham gia bàn bạc, nêu ý kiến vấn đề trọng tâm nêu - Duy trì trọng tâm triển khai họp - Chủ tọa điều chỉnh họp hợp lý theo kế hoạch định để đạt hiểu cao Lắng nghe ý kiến phát biểu - Thư kí họp: Ghi biên họp, nội dung phát biểu III Kết thúc họp - Tổng kết họp, công bố kết thảo luận đạt - Kiểm tra, thu dọn văn phịng, hồn trả trang thiết bị cho đơn vị chức - Thư kí triển khai nội dung thông qua với chủ tọa - Thu thập, lập hồ sơ họp ……… ... hưởng dự án khơng đồng tình: Nhiều dự án văn hóa - nghệ thuật có liên quan tới nhiều bên số có đối tượng chịu ảnh hưởng khơng đồng thuận chí chống lại dự án làm chậm tiến độ ảnh hưởng tới kết dự án. .. dự án Để làm điều cần thực việc sau: Thứ nhất: Đúc kết kinh nghiệm rủi ro từ dự án có loại cơng việc hay kiện tương tự gồm loại rủi ro, tác động kinh nghiệm đối phó Đối chiếu với thực tế dự án. .. cơng việc hồn tồn mẻ, cần sử dụng cách quản lỷ dự án có khả thích ứng vừa làm, vừa học hỏi vừa đúc rút kinh nghiệm xây dựng giải pháp Với phương pháp quản lý thích ứng, khơng nên ấn định mốc thời