CÂU HỎI ÔN TẬP MÔN QUẢN LÝ DỰ ÁN VĂN HÓA

CÂU HỎI ÔN TẬP MÔN QUẢN LÝ DỰ ÁN VĂN HĨA Đề 1: làm để có ý tưởng cho dự án văn hóa nghệ thuật tốt? Phân tích bối cảnh: nước, thách thức, hội - Trong nước: công việc hàng ngày đơn vị/ tổ chức văn hóa nghệ thuật có nhiều vấn đề cần giải từ việc quản lý vận hành máy tài việc sáng tác tác phẩm, trình diễn, quảng bá hay trưng bày vật, bảo tồn phát huy giá trị văn hóa - Những thách thức :Để giải công việc cách hiệu khoa học việc áp dụng xây dựng dự án cho công tác quản lý vận hành đơn vị văn hóa nghệ thuật cơng cụ quen thuộc nước tiên tiến giới bắt đầu phát triển Việt Nam, tất lĩnh vực có văn hóa nghệ thuật phải thích ứng với chế chuyển đổi từ bao cấp sang chế thị trường hòa nhập quốc tế - Những hội: có nhiều đường để dẫn đến khởi phát dự án, dự án văn hóa nghệ thuật bắt nguồn từ ý tưởng hay sáng kiến xuất phát từ nhu cầu cần tạo thay đổi vấn đề tổ chức mà dự án thường nảy sinh từ hối thúc bối cảnh bên tác động vào Bối cảnh toàn cầu hóa: Tìm kiếm hội như: - Những diễn biến trị-xã hội- kinh tế văn hóa có liên quan ngồi nước - Sự thay đổi nhu cầu thị trường - Nhu cầu phát triển tổ chức hay cộng đồng - Sự khó khăn bên tổ chức - Tác động sách phủ - Mong muốn cá nhân hay nhóm - Sự cộm vấn đề văn hóa xã hội dư luận quan tâm Thu thập, thông tin thường theo kênh - Dư luận nhu cầu xã hội - Phương tiện truyền thông - Yêu cầu cấp - Trao đổi với người khác… - Qua việc phân tích bối cảnh, phân tích thơng tin thu thập, thảo luận nhóm từ giúp phát ý tưởng dự án đề xuất xác định vấn đề cần giải dự án Đề 2: đề xuất dự án gồm nội dung gì? Khơng có mẫu chung cho tất đề xuất dự án Hình thức nội dung cụ thể đề xuất dự án thường theo yêu cầu nhà tài trợ dựa tiêu chí xác lập mục tiêu tổ chức/ cấp thẩm quyền tài trợ Tuy nhiên đề xuất dự án thường có hạng mục hay cấu trúc nội dung với yêu cầu giống nhau: Tóm tắt dự án: tóm tắt tổng quan tồn dự án (1trang) Mục đích: dự án nhằm đạt mục đích Đầu vào Các hoạt động kết Tổ chức thực Giám sát đánh giá dự án Biện minh phân tích rủi ro Kinh phí Địi hỏi khả sáng tạo, tính Đề 3: để đề xuất đánh giá tốt cần ý yếu tố viết dự án? - Đề án đề xuất công việc cần làm chi tiết có liên quan để thực dự án - Do để đề xuất dự án tốt phải thể khả thực tính khả thi dự án, đóng góp vào xu hướng phát triển chung đất nước, giải vấn đề tồn Vấn đề nêu lên phải cụ thể, rõ ràng (mục tiêu đạt được, vấn đề cần giải quyết, công việc, thời gian, chi phí) Huy động nhân lực, trang thiết bị tài Xác định rõ đối tượng hưởng lợi ích từ dự án bên liên quan Lập dự án đơn vị/tổ chức bối cảnh vấn đề mang tính quốc gia /tồn cầu Khơng giả định nhà tài trợ hiểu vấn đề nêu Sử dụng danh sách gồm điểm Sử dụng dấu hoa thị danh sách Không kết hợp nhiều ý tưởng dự án đề xuất- tập trung vào ý tưởng Nên nhớ bạn bán ý tưởng 10.Bắt đầu với dự án thí điểm vấn đề rộng lơn để giải 11.Đảm bảo tham gia rộng mở nhiều đối tác dự án, phải thể mong muốn, chí cam kết hỗ trợ từ cộng đồng 12.Đảm bảo sản phẩm đầu dự án tái tạo trì tương lai 13.Sử dụng kết hợp kỷ thuật đánh giá chỗ nghiên cứu định lượng định tính 14.Phải có khả viết trang A4 tổng quan dự án đơn vị/ tổ chức 15.Đáp ứng quy định thủ tục hành nhà tài trợ Đề 4: tạo lập kế hoạch cho dự án, cần tiến hành phân chia cơng việc Tại dự án dù với quy mô bao gồm nhiều công việc khác Phân chia công việc cách mà nhà quản lý dự án xuất phát từ mục tiêu mà chia công việc lớn thành cơng việc nhỏ để dễ kiểm sốt Ước tính thời gian nguồn lực Để hồn thành cơng việc cách nhanh tốt nhất, dự án có bối cảnh khác nên nhiều công việc ấy, chịu chi phối điều kiện khác Nhất dự án văn hóa nghệ thuật phụ thuộc nhiều vào yếu tố bên ngồi Khi thiết kế lịch trình dựa vào số ấn định mốc thời gian cứng nhắc nhiều khó khăn cho việc dự đốn xử lý tình rủi ro xê dịch thời gian làm ảnh hưởng tới tiến độ phối hợp nhiệm vụ - Các nhà quản lý có kinh nghiệm thay cam kết số, người ta thường dự tính thời gian trung bình an toàn cho khớp lắp với thời gian tiếp tục hay phối hợp với nhiệm vụ khác Ước tính chi phí kỹ nguồn lực cho nhiệm vụ - Sau có bảng WBS thời gian cần để hoàn tất nhiệm vụ, nhà quản lý dự án cần phân tích kỹ lưỡng yếu tố chi phí, kỹ năng, cơng nghệ, sở vật chất…những thơng số đạt qua phân tích chi tiêu, kỹ nguồn lực giúp nhà quản lý biết để hoàn thành nhiệm vụ, nhà tài trợ cần phải cung cấp đủ với mức độ Phân công công việc - Phân công công việc giao cho người phần việc cần phải hoàn thành điều kiện cho phép chi phí thời gian - Phân cơng cơng việc cụ thể cho người cụ thể chức tập thể hay phịng ban - Phân cơng cơng việc hợp lý phải chọn người có kỹ phù hợp với loại công việc phù hợp với nhiệm vụ giao - Để trả lời tốt câu hỏi: việc gì? Ai làm? Nên lập danh sách - Danh sách 1: có tên tất nhân viên tuyển dụng chho dự án kỹ tìm hiểu ban đầu họ - Danh sách 2: công việc yêu cầu kỹ cần phải có cho thực nhiệm vụ - Sau tổ chức họp để người trình bày kỹ riêng thảo luận để lựa chọn loại công việc phù hợp với họ - Thiết lập nhóm cơng tác theo u cầu nhiệm vụ với định giao phó cơng việc rõ rang, công khai cụ thể trách nhiệm cá nhân Giúp điều chỉnh thời lượng công việc hợp lý làm tăng hiệu tương tác nhóm hiệu xuất lao động Xem lại tính khả thi dự án - Trả lời câu hỏi: chấp nhận chi phí cho dự án hay khơng? Kết cuối có đáng bỏ tiền hay không? Tổ chức nhân sự có đáp ứng nhu cầu kỹ mà dự án địi hỏi hay khơng? Thời gian để hồn thành cơng việc có đảm bảo giới hạn thời gian toàn dự án hay khơng Địi hỏi khả sáng tạo tính Phải đưa dự án mang tính sáng tạo, có khả thực cao áp dụng vào thực tiễn\ Đề 5: phân chia công việc dự án, cần tuân thủ nguyên tắc nào? - Phân chia công việc cách mà nhà quản lý dự án xuất phát từ mục tiêu mà chia công việc lớn thành công việc nhỏ kiểm sốt - Hãy đặt câu hỏi - Đặt câu hỏi: cần làm để thực mục tiêu này? - Hãy chí thành nhiệm vụ trực tiếp cấp (sát với mục tiêu) - Từ nhiệm vụ cấp 1, lặp lại câu hỏi để tìm nhiệm vụ trực tiếp cấp (sát với mục tiêu cấp 1) phải thực để hoàn thành nhiệm vụ cấp một… - Cho đến phân chia phù hợp với đơn vị nhỏ thời gian nhân lực nguồn lực khác Đề 6: cần phân tích mối quan hệ nhiệm vụ dự án - Cần phân tích mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhiệm vụ nhằm xếp hợp lý cách cơng việc tổ hợp cơng việc theo lộ trình tiến đến kết mong muốn - Tuần tự theo bước, hay quan hệ tuyến tính, mà bắt đầu việc dựa kết việc trước Vd: vo gạo – cho gạo vào nồi- tra nước – bật bếp- đơm cơm bát việc xếp trước sau theo thời gian - Cũng có việc khơng quan hệ kiểu tuyến tính khơng phụ thuộc trực tiếp tới kết nhau, chúng xếp lúc hay song song thời gian Vd: nhiệm vụ chuẩn bị sân khấu cho trình diễn thời trang người ta thực đồng thời lúc việc lắp đặt hệ thống âm ánh sáng sân khấu - Nhiều phụ thuộc khơng theo lối tuyến tính khơng phải hồn tồn song song mà đan xen vào hay phụ thuộc phần kết thời gian Vd: dự án xây dựng công viên, việc giải phóng mặt tiến hành khoảng thời gian định bắt đầu việc trồng xanh phần đất vừa dọn dẹp phần mà khơng cần chờ giải phóng san lấp xong mặt - Việc rà soát nhiều lần phân tích kỹ lưỡng mối quan hệ nhiệm vụ giúp nhà quản lý xếp cách hợp lý công việc khả điều chỉnh, them bớt cơng đoạn để tiết kiệm thời gian chi phí mà đạt kết đề Đề 7: lên lịch trình sơ dự án giúp nhà quản lý điều gì? - Lịch trình sơ phác thảo làm sở cho việc rà soát kỹ lưỡng vá tính tốn tối ưu hóa để xây dựng lịch trình dự án thức Phác thảo xây dựng bước:  Lên danh sách nhiệm vụ hay hoat động cụ thể Xác định rõ kết cần đạt hoạt động  Sử dụng kết xác định để lên lịch trình với mốc thời gian bắt đầu kết thúc nhiệm vụ mối quan hệ phân tích  Lấy kết làm sở để lập lịch trình dự án với điểm mốc thời hạn thực tế  Rà sốt khâu làm lãng phí thời gian tìm tịi biện pháp để khắc phục.ấn định lịch trình ban đầu  Có thể tổ chức thảo luận để tìm thêm sáng kiến giải pháp cho tính khả thi lịch trình  Xác định biện pháp loại bỏ khâu đình trệ đó, tìm cách tháo gỡ  Chuẩn hóa việc cập nhật điều chỉnh lịch trình  Thu hút tham gia tất thành viên liên quan,thông báo cho họ tiến độ dự án, tất điểm chỉnh sửa lịch trình Đề 8: việc tính tốn chi tiêu đóng vai trị cho việc thành cơng dự án? - Đảm bảo kinh phí trì tiến độ/ nguồn lực dự án - Tiết kiệm tài - Chống lãng phí hao tổn khơng cần thiết - Đảm bảo hiệu dự án/ chi chi đủ - Đề 9: thơng thường có phương tiện cách thức đảm bảo thông tin cho dự án - Trong dự án có máy nhân lực phức tạp với nhiều phận khác không làm việc địa điểm việc lên kế hoạch cho cách thức công cụ giao tiếp hiệu yếu tố trọng yếu đảm bảo vận hành dự án hướng mục tiêu lịch trình - Ngày người ta thường sử dụng công nghệ hỗ trợ giao tiếp như: - Điện thoại: ngồi tính trao đổi thơng tin cá nhân cách thuận tiện người biết, cơng nghệ cịn cho phép tổ chức hội thảo qua điện thoại khiến cho từ nhiều địa điểm thành viên dự án lúc tham gia họp định kỳ hay bất thường - Email: công cụ giúp chuyển tải tài liệu dự án dạng văn bản, hình ảnh, âm thanh… với dung lượng lớn, rẻ tiền tức thời tới nhiều địa Email tạo khả lưu giữ tài liệu tỉ hồ sơ thông thường - Lập trang web dự án: với dự án quy mô lớn hoạt động địa điểm khác với nhiều bên tham gia văn phòng bỏ túi cho thành viên Các thơng tin dự án lịch trình, bảng theo dõi, thông báo, nhiệm vụ - tiến độ, lịch họp, biên họp,đề xuất, cố… cập nhật liên tục - Giúp kết nối thành viên dù nơi đâu trở thành cộng đồng thống hành động hướng đến mục tiêu - Website công cụ giao tiếp thường xuyên hiệu với thành phần tham gia dự án,các bên liên quan, đối tác,khách hàng tất quan tâm - Sự tích hợp phương tiện nghe – nhìn cơng nghệ mạng cịn cho đời công cụ giao tiếp video khiến cho thảo luận trực tiếp thực khoảng cách - Câu hỏi liên hệ, kiểm tra hiểu biết khả ứng dụng Đề 10: họp dự án nhằm để giải vấn đề gì? - Các họp trình hoạt động dự án công bố dự án, họp phân công công việc, họp giao ban định kỳ, họp nội bất thường,họp với đối tác, họp mở rộng - Các họp giúp thông tin cách trực tiếp xác - Bao gồm phản hồi - Thảo luận, đưa định, thống ý kiến tháo gỡ khó khăn - Câu hỏi liên hệ, kiểm tra hiểu biết khả ứng dụng Đề 11: cần làm để họp đạt hiệu quả? - Họp hoạt động cần thiết trình tiến hành cong việc tổ chức hay nhóm dự án Vì họp thường xun diễn có tính chất quan trọng, nên chúng phải tổ chức cho phát huy hiệu  Chuẩn bị cho họp - Đảm bảo tất họp cần thiết - Làm rõ tất mục tiêu họp - Mời người dự họp - Hãy phổ biến trước lịch trình họp - Thăm dò trước nhân vật chủ chốt tham dự họp - Yêu cầu người sẵn sàng - Cần cân nhắc xem vấn đề nêu họp có thực quan trọng hay khơng, thay biện pháp thông tin hay thảo luận hiệu không - Xác định rõ ràng vấn đề cần đưa kết phải đạt họp Báo trước cho thành viên tham dự vấn đề cần giải quyết, kết cần đạt được, nội dung mà họ phải tham bàn, tài liệu vật dụng cần mang đến họp - Người tổ chức họp nên thăm dò trước phản ứng số thành viên quan trọng vấn đề giải họp Làm tạo chủ động điều tiết chương trình thích hợp  Điều hành họp - Xác định rõ ràng mục tiêu mà họp phải đạt trước thành viên - Thông báo thời gian giới hạn cho họp thời gian tối đa dành cho lần phát biểu trường hợp có nhiều người tham dự Nên bố trí đồng hồ nơi mà người dể dàng nhìn thấy - Nên người bộc bạch hết suy nghĩ Không nên ngắt lời người nói cách khiếm nhã Nên cảm ơn ý kiến người khác hỏi người ngại phát biểu để họ cho ý kiến vấn đề nêu - Khi thảo luận có xu hướng lạc đề, cần biết cách hướng người chủ đề phù hợp với mục tiêu đề - Kết thúc việc xác nhận kế hoạch hành động cụ thể  Kết thúc họp - Cần nhấn mạnh đạt họp này, chưa đạt cần giải dứt điểm 10 - Lưu biên họp Nên gửi biên họp cho người có liên quan trách nhiệm tới vấn đề mà họp giải quyết, gồm người vắng mặt Biên nhắc lại vào họp lần sau Đề 12: cần làm để nhận biết nguy rủi ro cho dự án  Đúc kết kinh nghiệm: kinh nghiệm rủi ro từ dự án có loại cơng việc hay kiện tương tự gồm loại rủi ro, tác động kinh nghiệm đối phó Đối chiếu với thực tế dự án thực mà sử dụng loại suy để nhận biết khả rủi ro xảy cho tất khâu, công đoạn thuộc dự án Đây cách đơn giản để đoán định nguy  Thảo luận lắng nghe: tung vấn đề cách khách quan để chuyện trò với thành viên, đối tác bên liên quan giả định rủi ro xảy với dự án Cần biết lắng nghe, phân tích, thâu tóm hệ thống hóa ý kiến người  Phân tích nhận diện nguy rủi ro từ bên nội tổ chức nhân lực thuộc dự án vấn đề kỹ năng, hoàn cảnh cá nhân, cá tính thất thường, bố trí phân cơng cơng việc  Phân tích nhận diện nguy đến từ bên tổ chức dự án khả bị cạnh tranh, thay đổi sách Cần thường xun nắm bắt thơng tin có liên quan để đề phịng Vd: rủi ro tài chính: lạm phát, nhà tài trợ gặp khủng hoảng tài nên không tài trợ cho dự án cắt giảm số tiền tài trợ, that thoát tham nhũng Đề 13: cần làm để hạn chế rủi ro cho dự án - Để quản lý rủi ro thành phần dự án: quản lý dự án mà không kèm với quản lý rủi ro tốt khiến cho việc trể nãi việc xác định mối đe dọa tiềm tàng điều dẫn dự án kết thúc sơm Để quản lý rủi ro trở thành 11 phần dự án giúp giảm thiểu xác suất gặp phải rắc rối phục hồi sau rủi ro nhanh chóng - Hãy lên danh sách tất rủi ro xảy ra: bước quản lý rủi ro dự án để dự án hoàn thành hiệu Có nhiều phương pháp xác định rủi ro người giấy tờ Ngoài kế hoạch báo cáo dự án cũ nguồn thông tin tốt để tiết kiệm thời gian cho rủi ro khơng mong đợi cịn lại - Xác định rủi ro có nguy cao mức độ tác hại xác suất xảy - Tính tốn lên kế hoạch cho phương án né tránh rủi ro như: + chắn tài + Sắp xếp điều chỉnh dự trữ nhân lực có khả hạn chế cố + Điều chỉnh thời gian nhiệm vụ nhằm giảm nguy xảy rủi ro + Dự phòng nguồn tài chính, nguồn lực phương tiện sẵn sang ứng phó xảy rủi ro - Phân công trách nhiệm cho cá nhân hay nhóm đối phó rủi ro xảy Thương thảo với bên liên quan đối tác khắc phục hậu cố rủi ro gây - Với loại cơng việc hồn toàn mẻ, cần sử dụng cách quản lý dự án có khả thích ứng vừa làm, vừa học hỏi vừa đúc rút kinh nghiệm xây dựng giải pháp - Trao đổi rủi ro: dự án nơi yêu cầu làm việc nhóm cao để đưa kết tốt Làm việc nhóm giúp người quản lý dự án nhìn rủi ro khơng nhìn thấy làm việc Hãy thảo luận rủi ro họp nhóm để đưa cách giải tốt - Xem xét rủi ro lẫn hội: rủi ro dự án hội tiềm tàng đem đến lợi ích tiềm tàng cho dự án Cơ hội giúp đẩy mạnh tiến độ, chất 12 lượng dự án cho kết tốt Quản lý thời gian làm việc hiệu giúp toàn đội dành thời gian cho hội tiềm ẩn dự án Những hội mà bạn vơ tình bỏ qua vơ tình bỏ qua tạo ảnh hưởng lớn mà không cần nhiều vốn tài nguyên Đề 14: cần xây dựng chế làm việc theo nhóm việc vậnhành dự án - Làm việc theo nhóm cách thức để gắn kết thành viên dự án thành guồng máy vận hành nhịp nhàng, hiệu với mục tiêu chung Lịch họp thường xuyên triêu tập có họp bất thường Các cách thức giao tiếp dựa công nghệ truyền thông Bố trí hợp lý địa điểm làm việc tạo gần gũi thành viên Cách thức tổ chức kiện tập thể đánh dấu điểm nút theo lịch trình dự án Thiết lập tiêu chí hành vi ứng xử cho giao tiếp nhóm như: - Có mặt họp mà thành viên phải tham gia - Tinh thần sẵn sang tương trợ giúp đỡ thành viên khác lợi ích chung - Phê bình tinh thần xây dựng, tơn trọng quan điểm khác + Ngồi cần xây dựng chế làm việc theo nhóm tạo điều kiện tăng suất hiệu cơng việc + làm việc theo nhóm giảm số nhân sự, khâu, trung gian nên linh hoạt hơn, nắm bắt hội giảm thiểu nguy + nhóm tạo mơi trường làm việc mà kiến thức kinh nghiệm cá nhân bổ trợ cho nhau, định đưa tồn diện phù hợp + Nhóm làm việc có đủ khả hồn thành dự án hồn chỉnh cá nhân hồn thành phần việc Nhóm tận dụng tốt cá nhân cơng tác chun mơn ngồi chun mơn.Các thành viên tự rút tốt để học hỏi tốt để học hỏi lẫn 13 nhau, cải thiện thái độ ứng xử Vì cần xây dựng chế làm việc nhóm vận hành dự án 14 ... cho dự án - Để quản lý rủi ro thành phần dự án: quản lý dự án mà không kèm với quản lý rủi ro tốt khiến cho việc trể nãi việc xác định mối đe dọa tiềm tàng điều dẫn dự án kết thúc sơm Để quản lý. .. hoạch cho dự án, cần tiến hành phân chia công việc Tại dự án dù với quy mơ bao gồm nhiều công việc khác Phân chia công việc cách mà nhà quản lý dự án xuất phát từ mục tiêu mà chia công việc lớn... thực khoảng cách - Câu hỏi liên hệ, kiểm tra hiểu biết khả ứng dụng Đề 10: họp dự án nhằm để giải vấn đề gì? - Các họp trình hoạt động dự án công bố dự án, họp phân công công việc, họp giao ban