phần mềm quản lý chất lượng, hệ thống thụng tin hiện đại.
5.3. Kiểm soỏt chất lượng
- Kiểm tra chi tiết những kết quả dự ỏn để chắc chắn rằng dự ỏn đó tuõn thủ những tiờu chuẩn chất lượng cú liờn quan trong khi đú tỡm ra những cỏch để cải tiến chất lượng tổng thể.
- Đưa ra nhận thức và trỏch nhiệm về chất lượng cho mọi người tham gia lao động trong dự ỏn.
- Thành lập hội đồng tỡm ra giải phỏp hạn chế tối thiểu lỗi trong quỏ trỡnh quy hoạch dự ỏn.
- Đào tạo đội ngũ giỏm sỏt để họ cú thể trực tiếp tiến hành vai trũ của họ trong chương trỡnh cải thiện chất lượng.
- Lập sổ theo dừi chi tiết cỏc yờu cầu của bản thiết kế. Vạch và lập kế hoạch đo lường và điều tra.
- Thực hiện tốt kiểm tra cỏc thiết bị, mỏy múc, sản phẩm và cỏc đầu vào khỏc để khẳng định đảm bảo yờu cầu kĩ thuật và chất lượng của bản thiết kế. Bảo hành đỳng quy định, tạo thuận lợi cho sử dụng, xử lý kịp thời những sai sút.
- Việc kiểm soỏt chất lượng được thực hiện theo quy trỡnh kiểm tra, thớ nghiệm, đo lường để phỏt hiện những sai sút của bản thiết kế
6. Quản trị thụng tin dự ỏn6.1. Lập kế hoạch thụng tin. 6.1. Lập kế hoạch thụng tin.
- Đõy là dự ỏn “Xõy dựng quỏn cafộ hoa” nờn những thụng tin cần cho dự ỏn là những thụng tin liờn quan đến quy hoạch xõy dựng như: mời thầu, đấu thầu, chọn nhà thầu, triển khai xõy dựng, giỏm sỏt, nghiệm thu.
- Cỏc yờu cầu về thụng tin:
+Thụng tin ngắn gọn, chớnh xỏc, mạch lạc, rừ ràng, đầy đủ và khỏch quan.
+ Chất lượng thụng tin phải được duy trỡ và cỏc thụng tin sử dụng trong quỏ trỡnh thực hiện dự ỏn phải chắt lọc, đỏng tin cậy, luụn được cập nhật, toàn diện và nhất quỏn.
+ Cỏc yờu cầu về mặt luật phỏp cũng như cỏc yờu cầu khỏc như vấn đề bảo mật tớnh riờng tư, bớ mật, tớnh xỏc thực và toàn vẹn của thụng tin phải được thực thi.
+ Cỏc bản ghi và cỏc phần thụng tin cần thiết khỏc phải được lưu trữ tốt. + Cỏc phương tiện viễn thụng như điện thoại, điện bỏo, bộ đàm, fax…
+ Cỏc phương tiện truyền thụng như bỏo, đài…Mạng Internet như email, website… + Phần mềm Hệ thống quản trị thụng tin trực tuyến (3C ONMS Version 4.0:là một hệ thống quản trị thụng tin trực tuyến, cú tớnh năng của một hệ quản trị nội dung chuyờn nghiệp (Content Management System) theo cỏc chuẩn quốc tế đó và đang được triển khai và đem lại hiệu quả cao trong cụng việc.
- Cỏc nội dung thụng tin:
+ Thụng tin về cỏc nhà thầu cú thể đỏp ứng yờu cầu. + Thụng tin về giỏ cả vật liệu xõy dựng, nhõn cụng + Thụng tin về cỏc nghị định, luật xõy dựng. + Thụng tin nội bộ, thụng tin triển khai dự ỏn. + Thụng tin về cỏc trang thiết bị.
+ Thụng tin mật.
- Thụng tin cụ thể được lấy từ cỏc nguồn đú là: + Tiếp nhận yờu cầu từ phớa chủ đầu tư
+ Tiến hành khảo sỏt định kỳ tham khảo và cập nhật thụng tin từ nhiều nguồn + Ghi nhận phản hồi từ cỏc cơ quan bộ phận cú liờn quan
+ Tiếp xỳc thường xuyờn với cỏc bộ phận + Tổng hợp phõn tớch truyền tin và lưu trữ
Tuy nhiờn cú một vài điểm cần chỳ ý khi tiếp nhận thụng tin đú là :
+ Phải cập nhật thụng tin đú được kiểm tra và qua chắt lọc để trỏnh cú những thụng tinbị trựng lặp, chồng chộo, loóng khụng cần thiết.
+ Luụn luụn thận trọng với những nguồn thụng tin nội bộ cần bảo mật.
+ Theo dừi, giỏm sỏt cỏc nguồn thụng tin được truyền tải để trỏnh búp mộo, sai sự thật.
Cỏc luồng thụng tin cần quan tõm:
- Thụng tin bờn ngoài:
+ Thu thập và nghiờn cứu cỏc vấn đề liờn quan đến dự ỏn như tỡnh hỡnh biến động giỏ cả, cỏc vấn đề về điện,trang thiết bị, cụng nghệ ..., giải phúng mặt bằng nơi tiến hành quy hoạch dự ỏn.
+ Dự đoỏn cỏc yếu tố bất thường xảy ra làm ảnh hưởng quỏ trỡnh thực hiện và tiến độ thi cụng dự ỏn.
- +Giao thụng đi lại cú thuận tiện khi đưa dự ỏn này vào kinh doanh cũng như việc chuyờn chở cỏc vật liệu thi cụng…
- Thụng tin nội bộ: Phải phõn tách cụng viợ̀c cho mụ̃i nụ̣i bụ̣ phọ̃n bao gồm Bụ̣ phọ̃n xõy dựng, bụ̣ phọ̃n thiờ́t kờ́, bụ̣ phọ̃n phụ trách nguyờn vọ̃t liợ̀u
6.2. Quản lý cỏc luồng thụng tin
6.2.1. Cỏc nguồn thụng tin vào.
Bảng tổng hợp và lưu trữ thụng tin.
TT Nguồn Phương thức Trỏch
nhiệm Thời gian 1 Tiếp nhận từ phớa chủ đầu tư. Gặp gỡ trực tiếp Theo từng
hoặc bằng văn bản giai đoạn 2
Ghi nhận phản hồi từ ban quản lý, cỏc phỏt sinh trong quỏ trỡnh thực hiện. Tiếp xỳc trực tiếp với cỏc bộ phận. 1 nhúm của dự ỏn Thường xuyờn. 3 Quản lý thụng tin, tổng hợp, phõn tỏch truyền tin lưu trữ.
Phần mềm quản lý và bộ phận lưu trữ. Thường xuyờn. 4 Cập nhật văn bản qui phạm phỏp luật về ngành xõy dựng. Sỏch bỏo và Internet. 1 nhúm của dự ỏn. Khi cần. 5
Bỏo cỏo kết quả hoạt động định kỡ, cỏc văn bản hành chớnh cụng khai với cỏc thành viờn quản trị.
- E_mail - Thư tay. - Điện thoại.
Định kỡ.
6.2.2. Cỏc nguồn thụng tin ra
Trong quỏ trỡnh thực hiện dự ỏn cần chỳ ý:
- Cỏc nội dung, quy chế hoạt động của ban điều hành phải được truyền tải một cỏch chớnh xỏc nhất đến cỏc thành viờn của cụng ty và cỏc bờn cú liờn quan.
- Thụng bỏo về tiến độ thực hiện dự ỏn, sự cõn đối giữa hoàn thành và chưa hoàn thành cho cỏc bờn liờn quan.
- Cỏc văn bản ra quyết định của ban điều hành phỏi được truyền tải rừ ràng, minh bạch để giải quyết một số vấn đề phỏt sinh khụng thể khắc phục được như do thời tiết hay khủng hoảng kinh tế…làm chậm tiến độ của cụng trỡnh.
- Cung cấp nguồn thụng tin đỏng tin cậy cho ban điều hành và cỏc nhúm khỏc - Gửi thụng tin về dự ỏn cho cỏc cơ quan chuyờn trỏch
- Truyền đạt cỏc ý tưởng, quyết định của ban điều hành cho cỏc nhúm - Cung cấp, giải đỏp thụng tin cho bỏo chớ và những người quan tõm
6.2.3. Thụng tin nội bộ.
Nguồn thụng tin nội bộ kịp thời, chớnh xỏc là một phần quan trọng đảm bảo cho quỏ trỡnh thi cụng cú thể diễn ra theo đỳng kế hoạch, dự toỏn ban đầu.
Ban quản lý dự ỏn trực tiếp hướng dẫn chương trỡnh tới từng trưởng ban thuộc cỏc bộ phận, sau đú cỏc trưởng phũng sẽ chỉ đạo xuống từng nhõn viờn trong phũng của mỡnh; cỏc trưởng phũng cũng trực tiếp bỏo cỏo tiến độ cụng việc cho ban quản lý.
Cỏc trưởng ban thực hiện cỏc cụng việc khỏc nhau thụng tin qua lại với nhau một cỏch thường xuyờn nhằm hợp tỏc chặt chẽ với nhau để thực hiện cụng việc hài hoà hơn.
Sơ đồ nguồn thụng tin nội bộ
6.3. Phõn phối thụng tin.
6.3.1. Đầu vào( Inputs):
Cuối mỗi ngày phải cú bỏo cỏo về cụng việc thực thi trong ngày. Mỗi ngày làm việc phải cú biờn bản bàn giao cho ngày tiếp theo.
Ban quản lý chỉ đạo tiến độ thi cụng và phõn cụng phõn bổ cụng việc cho từng thời kỡ và từng quản lý bộ phận.
6.3.2. Cụng cụ và kĩ thuật( tools and techniques )
Kịp thời điều chỉnh thi cụng khi cú những thụng tin khỏc với dự kiến ban đầu. Liờn lạc giữa cỏc bộ phận liờn tục thụng qua bộ đàm, điện thoại, trực tiếp, văn bản.
6.3.3. Đầu ra( outputs):
Cỏc bỏo cỏo thường xuyờn cập nhật trong suốt quỏ trỡnh thụng tin.
6.3.4. Kiểm soỏt phõn phối thụng tin:- Cấp thụng tin chung: - Cấp thụng tin chung:
Cỏc thụng tin trong dự ỏn được cụng khai minh bạch cho tất cả cỏc đối tượng, thụng tin trong cỏc giai đoạn của dự ỏn: thời gian dự ỏn , tiến độ dự ỏn ,…đều được tuyờn truyền trờn cỏc phương tiện đại chỳng.
Thụng tin chung vào và thụng tin ra đều nhau.