hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty tnhh đầu tư nam việt

1.2.2.1 Giá thực tế của NVL nhập kho Giá thực tế của NVL nhập kho được xác định tuỳ theo từng nguồnnhập - Đối với NVL mua ngoài: Thì giá thực tế bao gồm: Gía mua ghi trên hoá đơn cộng

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, mục tiêu bao trùm và lâudài của mọi doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh là tối đa hóalợi nhuận nên mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí và lợi nhuận càngđược quan tâm Kinh doanh trong cơ chế thị trường mở cửa và ngàycàng hội nhập buộc các doanh nghiệp phải chấp nhận và đứng vữngtrong sự cạnh tranh gay gắt Đứng trước tình hình trên các doanh nghiệp

ra sức tìm kiếm chiến lược kinh doanh để giảm chi phí sản xuất, hạ giáthành sản phẩm tăng khả năng cạnh tranh thu hút người tiêu dùng trênthị trường Để làm được điều đó thì một yếu tố không thể thiếu là quảnlý kinh tế mà công tác kế toán lại đóng một vai trò quan trọng đặc làcông tác kế toán NVL là một trong những yếu tố hàng đầu Bởi vì NVL

là yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thườngxuyên liên tục vào quá trình sản xuất sản phẩm, chiếm tỷ trọng lớntrong toàn bộ chi phí sản xuất và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận củacác doanh nghiệp Vì vậy kế toán NVL là một đòi hỏi cấp thiết củacông ty

Xuất phát từ thực tế trên trong quá trình thự tập được tìm hiểu thựctrạng sản xuất của công ty và sự giúp đỡ của cán bộ nhân viên phòng kếtoán của công ty cùng với sự chỉ bảo tận tình của cô giáo Kiều Thị Thu

Hiền, em đã chọn đề tài nghiên cứu “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH đầu tư Nam Việt” để làm khoá luận tốt nghiệp này

Kết cấu koá luận gồm 3 chương

Chương 1: Những lý luận chung về kế toán NVL trong doanh

nghiệp sản xuất

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán NVL tại Công ty

TNHH đầu tư Nam Việt

Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán

tại Công ty TNHH đầu tư Nam Việt

Mục đích của đề tài là đi sâu nghiên cứu việc vận dụng lý thuyết vào

kế toán chi phí nguyên vật liệu tại công ty Trên cơ sở đó phân tích nhữngtồn tại nhằm giúp một phần nhỏ vào công tác kế toán của Công ty

Trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu đề tài, do còn hạn chế về mặtlý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn nên bản chuyên đề này không thểtránh khỏi những hạn chế và sai sót Em rất mong được sự chỉ bảo củathầy,cô giáo và các cán bộ trong phòng kế toán của Công ty Em xin chân

thành cảm ơn sự giúp đỡ của cô giáo Kiều Thị Thu Hiền và lãnh đạo, cán

bộ kế toán ở Công ty đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập tốtnghiệp này

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ1: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song 14

Sơ đồ 2: Sơ đồ kế toán chi tiết NVLtheo phương pháp sổ đối chiếu luân

chuyển

16

Sơ đồ 3: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư 17

Sơ đồ 4: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký sổ cái 33

Sơ đồ 5: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung 34

Sơ đồ 6: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ 35

Sơ đồ 7: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ 37

Sơ đồ số 9 : Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất 43

Sơ đồ số10: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

TNHH đầu tư Nam Việt

44

Sơ đồ 12: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 47

DANH MỤC BẢNG BIỂU

CHƯƠNG 1 NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH

1.1 Khái niệm, đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

* Khái niện

Nguyên vật liệu (NVL) là những hàng tồn kho thuộc tài sản ngắn hạncủa doanh nghiệp Đặc điểm chung của NVL là thời gian luân chuyển ngắn,thường trong vòng một chu kỳ kinh doanh hoặc trong một năm Tuy nhiênmỗi loại lại có những công dụng, mục đích sử dụng và đặc điểm khác nhau

NVL là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vậthoá như: sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanhnghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giầy, vải trong doanh nghiệp maymặc,… NVL hình thành từ nhiều nguồn khác nhau như mua ngoài, tự sảnxuất, nhận góp vốn,… được sử dụng cho việc sản xuất, chế tạo sản phẩmhoặc sử dụng dịch vụ hay sử dụng cho bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp

* Đặc điểm

Đặc điểm của NVL là chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất nhất định

và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng

bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hìnhthái vật chất của sản phẩm

Những đặc điểm trên là xuất phát điểm quan trọng cho công tác tổchức kế toán NVL từ khâu tính giá, kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết

* Yêu cầu quản lý

NVL là những yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuấtkinh doanh trong các doanh nghiệp Gía trị NVL thường chiếm một tỷtrọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh, vì vậy quản lý tốt khâu

thu mua, dự trữ và sử dụng NVL là điều kiện cần thiết để đảm bảo chấtlượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận chodoanh nghiệp.

Để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và kế toán NVL trước hếtcác doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống danh điểm và đánh số danh điểmcho NVL Hệ thống danh điểm và số danh điểm của NVL phải rõ ràng,chính xác tương ứng với quy cách,chủng loại của NVL

Để quá trình sản xuất kinh doanh liên tục và sử dụng vốn tiết kiệmthì doanh nghiệp phải có kế hoạch mua, dự trữ NVL ở một mức độ hợp lý

Do vậy các doanh nghiệp phải xây dựng định mức tồn kho tối đa và tốithiểu cho từng danh điểm NVL, tránh việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít mộtloại NVL nào đó Định mức tồn kho của NVL còn là cơ sở để xây dựng kếhoạch thu mua NVL và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp

Để quản lý tốt NVL dự trữ, giảm thiểu hư hao, mất mát các doanhnghiệp phải xây dựng hệ thống kho hàng, bến bãi đủ điều kiện tiêu chuẩn

kỹ thuật, bố trí nhân viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độchuyên môn để quản lý NVL tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập xuấtkho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và kếtoán vật tư

1.2 Phân loại và tính giá nguyên vật liệu

1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu.

Phân loại tài sản nói chung và phân loại NVL nói riêng là việc sắpxếp các laoij tài sản thành từng nhóm, từng loại và từng thứ tài sản theonhững tiêu thức nhất định( theo công dụng, nguồn hình thành, theo sở hữu,

… ) phục vụ cho yêu cầu quản lý Mỗi một cách phân loại khác nhau đều

có những tác dụng nhất định trong quản lý và hạch toán Dưới đây là nhữngtiêu thức phân loại phổ biến sử dụng trong kế toán NVL

NVL sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai

trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Trong điềukiện đó, đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại NVL thì mới tổ chức tốtviệc quản lý và hạch toán NVL.

Tron thực tế công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, NVLthường được phân loại theo cách thông dụng nhất là vai trò và tác dụng củaNVL trong quá trình sản xuất kinh doanh Theo cách phân loại này, NVL ởcác doanh nghiệp được phân ra các loại sau đây:

Nguyên liệu và vật liệu chính (NVLC): Là nguyên liệu, vật liệu mà sauquá trình gia công chế biến sẽ cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sảnphẩm Danh từ nguyên vật liệu ở đây dùng để chỉ đối tượng lao động chưaqua chế biến công nghiệp

Vật liệu phụ (VLP) là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trìnhsản xuất kinh doanh, được sử dụng kết hợp với NVLC để hoàn thiện vànâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để bảođảm cho lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhucầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý

Nhiên liệu là những thứ dùng để tạo nhiệt năng như than đá, than bùn,củi, xăng, dầu, ga… Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loạivật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất vàtiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trongnền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàntoàn khác với các loại vật liệu phụ thông thường

Phụ tùng thay thế là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động thay thế,sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ,

Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản là các loại thiết bị, vật liệu phục

vụ cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản Đối với thiết bị xây dựng cơbản bao gồm cả thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, , khí cụ và vật kếtcấu dùng để lắp đặt cho công trình xây dựng cơ bản

Vật liệu khác là các loại vật liệu không được xếp vào các loại trênnhư bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng, hoặc phế liệu thu hồi.

Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phảnánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại NVL Để đảm bảo thuận tiện,tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đốivới từng thứ NVL, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của NVL,các doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết và hình thành nên “sổ danh điểm vậtliệu” Sổ này xác định thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn

vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm NVL (theo mẫu sau)

hiệu, quy cách, phẩm chất NVL

Đơn vị tính

1.2.2 Tính giá nguyên vật liệu

Tính giá NVL là một trong những công tác quan trọng trong việc tổchức kế toán vật tư Tính gía NVL là dùng tiền để biểu hiện giá trị củaNVL Việc tính giá NVL phải tuân thủ chuẩn mục kế toán số 02 – hàng tồnkho Theo chuẩn mực này hàng tồn kho phải được đánh gía theo thực tể(giá gốc) và trong trường hợp gía trị thuần có thể thấp hơn giá gốc thì phải

tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được.

Giá thực tế của NVL là loại giá được hình thành trên cơ sở chứng từhợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra NVL

Giá trị thuần có thể thực hiện được của NVL là giá ước tính củaNVL trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường trừ đi chi phí ước tính đểhoàn hoàn chỉnh sản phẩm và và chi phí ước tính phục vụ cho việc tiêu thụsản phẩm

1.2.2.1 Giá thực tế của NVL nhập kho

Giá thực tế của NVL nhập kho được xác định tuỳ theo từng nguồnnhập

- Đối với NVL mua ngoài: Thì giá thực tế bao gồm: Gía mua ghi trên

hoá đơn cộng (+) với thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩuphải nộp ( nếu có), cộng (+) với chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản,kho bãi… công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu muađộc lập, các chi phí khác liên trực tiếp đến việc thu mua NVL và số hao hụt

tự nhiên trong định mức (nếu có):

+ Nếu NVL mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch

vụ chịu thuế giá GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thì giá mua ghitrên hoá đơn là gía chưa có thuế GTGT đầu vào

+ Nếu NVL mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch

vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu thuếGTGT hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án thì giá mua ghitrên hoá đơn là tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT đầu vào

- Đối với NVL tự gia công chế biến: Thì giá thực tế bao gồm giá thực

tế của NVL xuất chế biến cộng (+) với chi phí gia công chế biến

- Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến: Thì giá thực tế bao gồm

giá thực tế của NVL xuất thuê ngoài chế biến, cộng (+) chi phí vận chuyển

từ doanh nghiệp đến nơi chế biến và ngược lại, cộng (+) với chi phí thuêgia công chế biến

- Đối với NVL nhận vốn góp liên doanh, liên kết thì giá thực tế của

NVL là giá trị NVL được các bên tham gia góp vốn thống nhất đánh giiaschấp thuận

- Đối với NVL vay, mượn tạm thời của các đơn vị khác thì gía thực tế

nhập kho được tính theo giá thị trường tương đương của số NVL đó

- Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh

nghiệp thì giá thự tế được tính theo đánh giá thực tế được tính theo đánhgiá thực tế hoặc theo giá bán trên thị trường

1.2.2.2 Gía thực tế của nguyên vật liệu xuất kho

Để xác định giá thực tế của NVL xuất kho trong kỳ, tuỳ theo đặcđiểm của từng doanh nghiệp về số lượng danh điểm, số lần nhập – xuấtNVL yêu cầu quản lý và trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, hệ thốngkho tàng… có thể lựa chon và áp dụng một trong các phương pháp sau đây

để tính giá thực tế NVL xuất kho

- Phương pháp giá thực tế đích danh ( tính trực tiếp): Phương pháp

này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng đơnchiếc hay từng lô NVL nhập kho Vì vậy khi xuất kho lô nào thì tính theogiá thực tế nhập kho đích danh của lô đó Phương pháp này có ưu điểm làcông tác tính giá NVL được thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giáNVL xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của đơnchiếc hay từng lô NVL Tuy nhiên để áp dụng được phương pháp này thìđiều kiện cốt yếu là hệ thống kho tàng của doanh nghiệp cho phép bảo quảnriêng từng lô NVL nhập kho

- Phương pháp nhập trước – xuất trước (Fifo): Theo phương pháp

này NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô NVL nàonhập ko trước sẽ được xuất dùng trước vì vậy lượng NVL xuất kho thuộclần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó Phương pháp này có

ưu điểm là cho phép kế toán có thể tính giá NVL xuất kho kịp thời

Nhược điểm của phương pháp nhập trước – xuất trước là phải tínhgiá theo từng danh điểm NVL và phải hạch toán chi tiết NVL tồn kho theotừng loại giá nên tốn nhiều công sức Ngoài ra phương pháp này làm chochi phí kinh doanh của doanh nghiệp không đáp ứng kịp thời với giá cả thịtrường của NVL Phương pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp

có ít danh điểm NVL số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều

- Phương pháp nhập sau xuất trước (Lifo): Theo phương pháp này

NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô NVL nào nhậpvào kho sau sẽ được xuất dung trước, vì vậy việc tính giá xuất kho củaNVL được làm ngược lại với phương phap nhập trước – xuất trước

Về cơ bản ưu, nhược điểm và điều kiện vận dụng của phương phápnhập sau – xuất trước cũng giống như phương pháp nhập trước – xuấttrước, nhưng sử dụng phương pháp nhập sau – xuất trước giúp chi phí kinhdoanh của doanh nghiệp phản ứng kịp với giá cả thị trường của NVL

- Phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này, giá

thực tế của NVL xuất trong kỳ được xác định căn cứ vào giá thực tế bìnhquân của một đơn vị NVL và lượng NVL

+ Tính theo giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ: Theo cách này, đến

cuối kỳ mới tính giá trị vốn của NVL xuất kho trong kỳ Tùy theo kỳ dựtrữ của doanh nghiệp áp dụng mà kế toán hang tồn kho căn cứ vào giá mua,giá nhập, lượng NVL tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ để tính giá đơn vịbình quân:

Giá đơn vị

bình quân cả

kỳ dự trữ

= Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + giá trị NVL nhập trong kỳ

Số lượng NVL tồn đầu kỳ + số lượng NVL nhập trong kỳPhương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểmNVL nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều Cách này tuy đơngiản, dễ lam nhưng độ chính xác không cao Hơn nữa công việc tính toándồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác kế toán nói chung Hơnnữa cách này chưa đáp ứng yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán ngay tạithời điểm phát ssinh nghiệp vụ

+ Tính theo giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước: Theo cách này, kế toán

xác định giá đơn vị bình quân dựa trên giá thực tế và lượng NVL tồn kho cuốikỳ trước Dựa vào giá đơn vị bình quân nói trên và lượng NVL xuất kho trongkỳ để kế toán xác định thực tế NVL xuất kho theo từng danh điểm

Số lượng thực tế NVL tồn kho cuối kỳ trước

Cách này có ưu điểm đơn giản, dễ tính toán và khối lượng tính toáncủa kế toán được giảm nhẹ nhưng giá trị hang xuất không chịu ảnh hưởngcủa sự thay đổi giá cả trong kỳ hiện tại Vì vậy cách này làm cho chỉ tiêutrên báo cáo kết quả kinh doanh không sát với giá thực tế Trường hợp giá

cả thị trường NVL có sự biến động lớn thì việc tính giá NVL xuất kho theocách này có thể gây ra bất hợp lý (tồn kho âm)

+ Tính theo giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập: Sau mỗi lần

nhập NVL kế toán phải xác định lạị giá trị thực của hang tồn kho và giáđpn vị bình quân Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng xuất giữa 2 lầnnhập kế tiếp để tính giá xuất để tính giá xuất theo công thức sau:

Giá đơn vị bình

quân sau mỗi lần

Giá trị thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập

=

nhập Số lượng thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhậpCách này có ưu điểm là khắc phục được những hạn chế của cách trênnhưng việc tính toán phức tạp, nhiều lần, tốn nhiều công sức Do vậy cáchnày thường được áp dụng ở các doanh nghiệp có ít chủng loại hang tồnkho, có lưu lượng nhập xuất ít

+ Tính theo giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Với các cách tính trên, để

xác định được giá thực tế NVLxuất kho đòi hỏi kế toán phải xác định đượcNVLxuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất Tuy nhiên, trong thực tế cónhững doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVLvới mẫu mã khác nhau, giátrị thấp, lại được xuất dùng thường xuyên thì sẽ không có điều kiện để kiểm

kê từng nghiệp vụ xuất kho Trong điều kiện đó, doanh nghiệp phải tính giácho số lượng NVLtồn kho cuối kỳ trước, sau đó mới xác định được giáthực tế của NVLxuất kho trong kỳ:

+

Giá trị thực

tế NVL tồnkho đầu kỳ

+

Gía trị thực tếNVL tồn khocuối kỳ

- Phương pháp giá hạch toán:

Đối với nhiều doanh nghiệp có nhiều loại NVL giá cả thường xuyênbiến động, ngiệp vụ nhập – xuất vật liệu diễn ra thường xuyên thì việchạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khikhông thực hiện được Do đó việc hạch toán hang ngày nên sử dụng giáhạch toán

Giá hạch toán là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trongthời gian dài để kế toán nhập, xuất, tồn kho NVL trong khi chưa tính giá

thực tế của nó Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kê hoạch hoạc giá muavật liệu ở một thời điểm nào đó hay giá NVL bình quân tháng trước để làmgia hạch toán Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lượng công việc chocông tác kế toán nhập, xuất NVL hang ngày nhưng cuối tháng phải tínhchuyển giá hạch toáncủa NVL cuất, tồn kho theo giá thực tế Việc tínhchuyển dựa trên cơ sở hệ số giá giữa giá thực tế và giá hạch toán.

Giá thực tế NVL

Giá hạch toánNVLxuất kho

Hệ số giá NVL

Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

=

Giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Phương pháp hạch toán cho phép kết hợp chặt chẽ kế toán chi tiết

và kế toán tổng hợp về NVLtrong công tác tính giá, nên công việc tính giáđược tiến hành nhanh chóng và không phụ thuộc vào số lượng danh điểmNVL, số lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều hay ít

Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều loạiNVLvà đội ngũ kế toán có trình độ cao

Việc áp dụng phương pháp nào để tính giá thực tế của NVLxuất kho

là do doanh nghiệp tự quyết định Song, cần đảm bảo sự nhất quán trongniên độ kế toán và phải thuyết minh trong Báo cáo tài chính

1.3 Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu

Để cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tácquản lý NVL trong các doanh nghiệp, kế toán NVL phải thực hiện cácnghiệp vụ chủ yếu sau:

Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời sốlượng, chất lượng và giá thành thực tế của NVL nhập kho

Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng và giá trịNVL xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL.

Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chiphí sản xuất kinh doanh

Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị NVL tồn kho,phát hiện kịp thời NVL thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanhnghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thểxảy ra

Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ và sử dụngtừng loại NVL đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

1.4 Chứng từ và kế toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

1.4.1 Chứng từ kế toán sử dụng

Theo chế độ kế toán hiện hành, để kế toán NVL kế toán sử dụng chủyếu các chứng từ sau:

- Phiếu nhập kho: Nhằm xác nhận số lượng hàng hoá, sản phẩm

nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định tráchnhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán

- Phiếu xuất kho: Theo dõi chặt chẽ số lượng sản sẩm, hàng hoá, vật

tư xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp làm căn cứ đểhạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm traviệc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa: Xác định số

lượng, qiu cách, chất lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá trước khi nhập kho,làm căn cứ để qiu trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ: Theo dõi vật tư còn lại cuối kỳ

kế toán ở đơn vị sử dụng, làm căn cứ tính giá thành sản phẩm và kiểm tra

tình hình thực hiện định mức sử dụng vật tư.

- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa: Nhằm xác định

chất lượng, số lượng và giá trị vật tư, sản phẩm hàng hoá

- Bảng kê mua hàng: Nhằm xác định teen hàng,số lượng, quy cách

hàng hoá

- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, dụng cụ : Dùng để phản ánh

tổng giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ , dụng cụ xuất kho trong thángtheo giá thực tế và giá hạch toán và phân bổ giá trị nguyên liệu, vật liệu,công cụ, dụng cụ xuất dùng cho các đối tượng sử dụng hàng tháng

1.4.2 Kế toán chi tiêt nguyên vật liệu

- NVL trong doanh nghiệp được hạch toán chi tiết theo từng ngườichịu trách nhiệm vật chất và theo từng lô, từng loại, từng thứ vật tư Tùytheo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp để lựa chọn phương pháp kếtoán chi tiết thích hợp

Tổ chức kế toán chi tiết vật tư trong các doanh nghiệp cần kết hợpchặt chẽ với kế toán nghiệp vụ ở kho bảo quản nhằm giảm bớt việc ghichép trùng lặp giữa các loại hạch toán, đồng thời tăng cường công tác kiểmtra, giám sát của kế toán đối với hạch toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản

Hiện nay, các doanh nghiệp thường kế toán chi tiết vật tư theo mộttrong ba phương pháp chủ yếu, đó là: phươp pháp thẻ song song, phươngpháp đối chiếu luân chuyển và phương pháp số dư

1.4.2.1 Phương pháp thẻ song song

Theo phương pháp thẻ song song, kế toán chi tiết NVL tại các doanhnghiệp được tiến hành như sau:

- Ở kho: Thủ kho dung thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn

NVLvề mặt số lượng Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập, xuấtNVLthủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chưng từ rồi ghi

số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho Định kỳ, thủ kho tính ra tổng số nhập,xuất và tồn cuối kỳ của từng loại NVLtrên thẻ kho và đối chiếu số liệu với

kế toán chi tiết NVL.

- Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ hoặc thẻ chi tiết NVLghi chép sự

biến động nhập, xuất, tồn của từng NVLcả về hiện vật và giá trị Hàngngày hoặc định kỳ sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho NVLdothủ kho nộp, kế toán kiểm tra ghi đơn giá, tính thành tiền và phân loạichứng từ và vào sổ chi tiết NVL

Cuối kỳ kế toán tiến hành cộng sổ và tính ra số tồn kho cuối kỳ chotừng loại vật liệu, đồng thời tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chitiết vật liệu, với thẻ kho tương ứng Căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết vậtliệu kế toán lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu

Phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, dễ kiểm tra đốichiếu, dễ phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồnkho của từng danh điểm NVLkịp thời, chính xác Tuy nhiên, phương phápnày việc ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán ở chỉ tiêu số lượng làmtăng khối lượng công việc của kế toán, tốn nhiều công sức và thời gian Dovậy, phương pháp này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp thực hiện côngtác kế toán máy và các doanh nghiệp thực hiện kế toán bằng tay trong điềukiện doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư, trình độ chuyên môn của cán bộ

kế toán còn hạn chế

Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song được kháiquát qua sơ đồ sau

Sơ đồ1: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song.

Ghi chú:

: Ghi hàng ngày: Ghi cuối kỳ

: Đối chiếu

1.4.2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Theo phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán chi tiếtNVLtại các doanh nghiệp được tiến hành như sau:

- Tại kho: Thủ kho dung thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất,

tồn NVLvề mặt số lượng Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập, xuấtNVLthủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chưng từ rồi ghi

số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho Định kỳ, thủ kho tính ra tổng số nhập,xuất và tồn cuối kỳ của từng loại NVLtrên thẻ kho và đối chiếu số liệu với

kế toán chi tiết NVL

- Tại phòng kế toán: Kể toán mở sổ đối chiếu luân chuyển NVLtheo

từng kho, cuối tháng trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất NVLtheotừng danh điểm và theo từng kho, kế toán lập Bảng kê nhập NVL, Bảng kếxuất NVLrồi ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển Cuối kỳ đối chiếu thẻ khovới sổ đối chiếu luân chuyển

Phương pháp này đã có cải tiển hơn phương pháp thẻ song song, tiếtkiệm công tác lập sổ kế toán, giảm nhẹ khối lượng ghi chép của kế toán,tránh việc ghi chép trùng lặp Tuy nhiên, thực hiện theo phương pháp nàykhó kiểm tra, đối chiếu, khó phát hiện sai sót và dồn công việc vào cuối kỳnên hạn chế chức năng kiểm tra thường xuyên, lien tục, hơn nữa làm ảnhhưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác Phương pháp này thíchhợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tư nhưng số lượngnhập xuất không nhiều, không có điều kiện bố trí riêng từng nhân viên kếtoán NVL để theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày

Kế toán chi tiết NVL, theo phương pháp sổ đối chiếu luôn chuyểnđược khái quát qua sơ đồ

Sơ đồ 2: Sơ đồ kế toán chi tiết NVLtheo phương pháp sổ đối chiếu

luân chuyển

Ghi chú:

: Ghi hàng ngày: Ghi cuối kỳ

: Đối chiếu

1.4.2.3Phương pháp sổ số dư

Theo phương pháp sổ số dư, kế toán chi tiết NVL tại các doanhnghiệp được tiến hành như sau:

-Tại kho: Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng tình hình

nhập, xuất, tồn Ngoài ra, định kỳ từ 5 đến 10 ngày, thủ kho phải tập hợptoàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng NVLquy định.Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo cácchứng từ nhập, xuất kho NVL Cuối tháng thủ kho còn phải ghi số lượngtồn kho trên thẻ kho vào sổ số dư

- Tại phòng kế toán: Định kỳ từ 5 đến 10 ngày, kế toán nhận chứng

Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Bảng kê nhập VL

Sổ đối chiếu luân chuyển

Bảng kê xuất VL

Sổ kế toán tổng hợp

từ do thủ kho chuyển đến Căn cứ vào đó, kế toán lập Bảng lũy kế nhập,xuất, tồn Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên sổ số dư do thủ kho chuyển đến

và đối chiếu tồn kho từng danh điểm NVLtrên sổ số dư với Bảng lũy kếnhập xuất tồn

Phương pháp này tránh được việc ghi chép trùng lặp và dàn đều côngviệc ghi sổ trong kỳ, nên không bị dồn việc vào cuối kỳ, nhưng sử dụngphương pháp này sẽ gặp khó khăn trong việc kiểm tra, đối chiếu và pháthiện sai sót Vì vậy, phương pháp này phù hợp với những doanh nghiệp cónhiều danh điểm NVLvà đồng thời số lượng chứng từ nhập xuất của mỗiloại khá nhiều nhưng đòi hỏi nhân viên kế toán và thủ kho phải có trình độchuyên môn cao

Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư được khái quát qua

sơ đồ sau:

Sơ đồ 3: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư

Ghi chú:

: Ghi hàng ngày: Ghi cuối kỳ

Bảng kế toán tổng hợp

1.5 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

NVL là một trong số hàng tồn kho thuộc tài sản ngắn hạn của doanhnghiệp và được nhập, xuất kho thường xuyên Tuy nhiên, tùy theo đặc điểmNVL của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có các phương thứckiểm kê khác nhau, có doanh nghiệp kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhậpxuất kho (mỗi lần nhập, xuất kho đều có cân, đo, đong, đếm) nhưng cũng

có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kỳ bằngcác phương thức kiểm kê trên, trong kế toán NVL nói riêng và kế toánhàng tồn kho nói chung có 2 phương pháp hạch toán tổng hợp là kê khaithường xuyên, và kiểm kê định kỳ

1.5.1 Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê thường xuyên

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi, phánánh thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật

tư, hàng hóa trên sổ kế toán

Trong trường hợp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên thìcác tài khoản hàng tồn kho nói chung và tài khoản NVL nói riêng đượcdung để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật tư,hàng hóa Vì vậy, giá trị vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán có thể xác định ởbất cứ thời điểm nào trong kỳ hạch toán

Cuối kỳ hạch toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư, hànghóa tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu tồn kho trên sổ kế toán để xácđịnh số lượng vật tư thừa, thiếu và truy tìm nguyên nhân để có giải pháp xửlý kịp thời

Phương pháp kê khai thường xuyên áp dụng thích hợp trong các doanhnghiệp sản xuất và các doanh nghiệp thương mại kinh doanh mặt hàng có giátrị lớn

1.5.1.1 Tài khoản kế toán sử dụng

* Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: Tài khoản này dùng để ghi

chép, phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loạiNVL theo giá thực tế Kết cấu và nội dung của TK 152 như sau:

Bên Nợ:

- Giá thực tế của NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài giacông chế biến, nhận góp vốn, được cấp hoặc từ các nguồn khác

- Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê

- Kết chuyển trị giá thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ (trường hợpdoanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ)

- Trị giá NVL hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê

- Kết chuyển trị giá thực tế của NVL tồn kho đầu kỳ (trường hợpdoanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ)

Số dư Nợ: Phản ánh giá gốc của nguyên vật liệu tồn kho

Tài khoản 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiếttheo từng loại, nhóm thứ vật liệu tùy thuộc và yêu cầu quản lý của doanhnghiệp, thông thường các doanh nghiệp chi tiết TK này theo vài trò và côngdụng của NVL như:

- TK 1521: Nguyên vật liệu chính

- TK 1522: Vật liệu phụ

- TK 1523: Nhiên liệu

- …

* Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường”: Tài khoản này dùng

để phản ánh trị giá các loại hàng hóa, vật tư (NVL, hàng hóa) mua ngoàiđã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp còn đang trên đường vậnchuyển, ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờkiểm nhận nhập kho TK 151 có kết cấu, nội dung như sau:

Bên Nợ:

- Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường

- Kết chuyển trị giá thực tế của hàng vật tư mua đang đi đường cuốikỳ (trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương phápkiểm kê định kỳ)

Số dư Nợ: Trị giá hàng đi đường chưa về nhập kho.

1.5.1.2 Phương pháp kế toán NVL

*Kế toán nghiệp vụ nhập kho NVL

- Nhập kho NVL do mua ngoài: Trong nghiệp vụ nhập kho NVL do

mua ngoài thì doanh nghiệp phải có 2 loại chứng từ bắt buộc đó là “Hóađơn” (do người bán lập và gửi cho doanh nghiệp) và “Phiếu nhập kho” (docán bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp lập), trường hợp NVL là nông, lâm,thủy, hải sản mua trực tiếp của người sản xuất thì doanh nghiệp lập “Bảng kêthu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn” thay cho hóa đơn Ngoài ra,trong các trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp còn phải lập một số loại chứng

từ khác như “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”, “Biên bản xử lý vật tư thiếu”…

Việc ghi chép nghiệp vụ nhập kho NVL do mua ngoài của kế toánphụ thuộc vào tình hình thu nhận các chứng từ trên

+Trường hợp hàng và hóa đơn cùng về:

Căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập và các chứng từ có liên quan, kế toánghi:

Nợ TK 152: Giá thực tế của NVL nhập kho

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111, 112, 311, 331… Tổng giá thanh toánĐối với NVL mua vào dùng để sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch

vụ chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc dùng để sảnxuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuếGTGT hoặc phụ thuộc vào hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án, giá thực

tế của NVL mua vào là giá bao gồm cả thuế GTGT, ghi:

Nợ TK 152: Tổng giá thanh toán

Có TK 111, 112, 311, 331… Tổng giá thanh toán

+ Trường hợp hàng đang đi đường:

Khi kế toán chỉ nhận được hóa đơn mà chưa nhận được phiếu nhậpkho thì kế toán lưu hóa đơn vào cặp hồ sơ “Hàng đang đi đường”, nếutrong tháng hàng về thì ghi bình thường như trường hợp trên, nhưng nếuđến ngày cuối tháng hàng vẫn chưa về thì căn cứ vào hóa đơn và các chứng

từ liên quan, kế toán ghi:

Nợ TK 151: Gía mua chưa có thuế GTGT

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331: Hóa đơn chưa trả tiền cho người bán

Có TK 111,112,331, … Hóa đơn đã thanh toán

Sang các tháng sau, khi số hàng trên đã về kho, căn cứ vào phiếunhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 152

Có TK 151

+Trường hợp hàng về chưa có hóa đơn:

Khi kế toán chỉ nhận được phiếu nhập kho, chưa nhận được hóa đơnthì căn cứ vào số lượng NVL thực tế nhập kho và giá tạm tính (giá hạchtoán), kế toán ghi:

Nợ TK 152: Gía tạm tính

Có TK 331: Gía tạm tính

Khi nhận được hóa đơn kế toán dùng bút toán ghi bổ sung, hoặc ghi

số âm để điều chỉnh giá tạm tính thành giá hóa đơn và phản ánh số thuếGTGT được khấu trừ ( nếu tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ).Chẳng hạn, khi giá hóa đơn lớn hơn giá tạm tính, kế toán ghi bút toán bổsung:

Nợ TK 152: Gía nhập thực tế trừ giá tạm tính

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331: Gía thanh toán trừ giá tạm tính

+ Trường hợp doanh nghiệp ứng trước tiền hàng cho người bán: Khiứng trước tiền, căn cứ vào chứng từ thanh toán, kế toán ghi:

Nợ TK 331

Có TK 111,112,311,…

Khi người bán chuyển hàng cho doanh nghiệp, căn cứ vào hóađơn, phiếu nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 152: Phần được ghi vào giá nhập kho

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331: Gía thanh toán theo hóa đơn

+ Trường hợp doanh nghiệp thanh toán sớm tiền hàng theo quy định của hợpđồng, được bên bán dành cho một khoản chiết khấu thanh toán, kế toán ghi:

Nợ TK 331: Ghi giảm số phải trả cho người bán

Nợ TK 111,112…: Số tiền đã nhận

Có TK 515: Phần được hưởng chiết khấu thanh toán.

+ Trường hợp NVL đã nhập kho nhưng do chất lượng kém và đangtrong thời hạn bảo hành thì doanh nghiệp phải làm thủ tục xuất kho sốNVL đó để trả lại cho người bán Căn cứ vào giá hóa đơn của số vật liệunày, kế toán ghi:

Nợ TK 111,112,331: Gía thanh toán

Có TK 152: Theo giá nhập kho đích danh

Có TK 133: Thuế GTGT tương ứng (nếu có)

+Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại,giảm giá hàng mua thì kế toán ghi giảm giá NVL nhập kho trong kỳ:

Nợ TK 111,112,331: Gía thanh toán

Có TK152: Ghi giảm giá NVL nhập kho trogn kỳ

Có TK 133: Thuế GTGT tương ứng (nếu có)

+ Trường hợp NVL nhập khẩu, doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩutheo giá nhập khẩu và tính thuế GTGT phải nộp cho ngân sách nhà nước:

Căn cứ phiếu nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 152: Gía có thuế nhập khẩu

Có TK 331: Số phải trả cho người bán

Có TK 3333: Thuế xuất, nhập khẩu phải nộp ( chi tiết thuế nhập khẩu) Đồng thời phản ánh thuế GTGT cuả hàng nhập khẩu, kế toán ghi:

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 333 (33312): Thuế GTGT của hàng nhập khẩu

+Trường hợp NVL nhập khẩu dùng để sản xuất, kinh doanh hànghóa, dịch vụ chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc dùng đểsản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuếGTGT hoặc phục vụ cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án, số thuế

GTGT của hàng nhập khẩu không được khấu trừ, kế toán ghi:

Nợ TK 152:

Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp (TK 33312)

Nếu NVL nhập khẩu phải chịu thuế tiêu thụ đặc biệt thì số thuế tiêuthụ đặc biệt phải nộp được phản ánh vào giá gốc NVL nhập khẩu, kế toán ghi:

Nợ TK 152: Giá có thuế tiêu thụ đặc biệt của hàng nhập khẩu

Có TK 331: Phải trả cho người bán

Có TK3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt

Khi nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước, kế toán ghi:

Nợ TK 333 (3332,33312)

Có TK 111,112…

Phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình thu mua NVL, kế toánghi:

Nợ TK 152: Phần được tính vào giá NVL

Nợ TK 133: Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Có TK 111,112,331,…

+Trường hợp nhập kho phát hiện thấy NVL thừa so với hóa đơn

Nếu nhập kho toàn bộ số thừa, ghi:

Nợi TK 152: Số thực nhập

Nợ TK 133: Thuế đầu vào theo hóa đơn

Có TK 331: Số phải trả theo hóa đơn

Có TK 338 (3381): Số thừa

Khi sử lý số thừa :

Trả lại số thừa cho người bán, ghi:

Nợ TK 338 (3381)

Có TK 152.

Mua lại số thừa, ghi:

Nợ TK 338 (3381)

Nợ TK 133: Thuế GTGT của số thừa mua lại

Có TK 111,112,331,… Tổng giá thanh toán phải trả thêm

+Trường hợp không rõ nguyên nhân, kế toán ghi tăng thu nhập khác:

Nợ TK 338 (3381)

Có TK 711: Thu nhập khác

+Nếu nhập kho theo số hóa đơn:

Số thừa kế toán ghi nợ TK 002

+Khi trả lại số thừa hoặc mua lại: Ghi đơn có TK 002

+Trường hợp mua lại số thừa, ngoài việc ghi có TK 002, kế toán cònphải ghi:

Nợ TK 152: Gía thực tế nhập kho

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111,112,331,… Tổng giá thanh toán

+Thừa không rõ nguyên nhân : Ghi đơn Có TK 002

Nợ TK 138 (1381): Số thiếu

Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào trên hoá đơn

Có TK 331: Số phải trả theo hoá đơn

Khi sử lý số thiếu:

Người bán trả thêm, ghi:

Nợ TK 152

Có TK 138 (1381): So thiếu đã sử lý

Người bán không còn hàng để trả, ghi:

Nợ TK 331: Giảm số phải trả

Có TK 133: Giảm thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Có TK 138 (1381): So thiếu đã xử lý

Số thiếu quy được trách nhiệm của người phải bồi thường, kế toán ghi:

Nợ TK 111,112,138 (1388), 334…

Có TK 138 (1381): Số thiếu đã xử lý

Thiếu không xác định được nguyên nhân, kế toán ghi tăng giá vốn hàng bán:

Nợ TK 632: Gía vốn hàng bán

Có TK 138 (1381)

_ Nhập kho NVL từ các nguồn khác:

NVL của các doanh nghiệp có thể được nhập từ các nguồn khác như:Nhập kho NVL tự chế, gia công xong, do nhận vốn góp kinh doanh bằnggiá trị NVL, … Căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan, kếtoán ghi:

Nợ TK 152: Gía thực tế NVL nhập kho

Có TK 154: Nhập kho NVL tự chế hoặc gia công

Có TK 411: Nhận vốn kinh doanh bằng NVL

Có 128,221,223,228: Nhận lại vốn góp bằng NVL

Có TK 338: NVL vay mượn tạm thoời của các đơn vị khác

Có TK 711: Phế liệu thu hồi từ HĐ thanh lý TSCĐ, hoặc nhận biếu, tặng

*Kế toán nghiệp vụ xuất kho NVL

Khi xuất kho NVL, kế toán phải lập “phiếu xuất kho” hoặc “phiếuxuất vật tư theo hạn mức”, thủ kho và người nhận NVL phải làm thủ tụckiểm nhận lượng NVL xuất kho theo phiếu xuất

Căn cứ vào các phiếu xuất NVL cho từng bộ phận sử dụng, kế toánxác định giá thực tế xuất kho để phân bổ giá trị NVL xuất dùng vào chi phísản xuất kinh doanh và ghi:

Nợ TK 621: Giá thực tế NVL sử dụng để chế biến sản phẩm

Nợ TK 623: Giá thực tế NVL sử dụng máy thi công

Nợ TK 627: Giá thực tế NVL phục vụ chung cho bộ phận sản xuất

Nợ TK 641: Giá thực tế NVL phục vụ cho bán hàng

Nợ TK 642: Giá thực tế NVL phục vụ cho quản lý doanh nghiệp v.v…

Có TK 152: Giá thực tế NVL nhập kho

- Trường hợp doanh nghiệp xuất NVL để góp vốn đầu tư: căn cứ

vào mục đích đầu tư và phiếu xuất kho, kế toán ghi:

Nợ TK 221,222,223,228: Vốn góp đầu tư (theo giá đánh giá lại)

Nợ TK811: Chênh lệch giữa giá đánh giá lại nhỏ hơn giá trị ghi sổ

Có TK 152: Giá thực tế NVL xuất kho

Có TK 711: Chênh lệch giữa giá đánh giá lại lớn hơn giá trị ghi sổ

- Trả vốn đầu tư cho các bên góp vốn, kế toán ghi:

Nợ TK 411: Trả vốn góp (theo giá thoả thuận)

Có TK 152: Giá thực tế NVL xuất kho

- Trường hợp doanh nghiệp xuất kho NVL để thuê ngoài hoặc tự

gia công, chế biến trước khi đưa vào sử dụng, căn cứ vào giá thực tế của NVL xuất kho, kế toán ghi:

Nợ TK 154: Chi phí SXKD dở dang

Có TK 152: Giá thực tế NVL xuất kho

Đồng thời, phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình thuê ngoàihoặc tự gia công, chế NVL, kế toán ghi:

Nợ TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

Có TK 152: Giá thực tế NVL xuất kho

Đồng thời, phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình thuê ngoàihoặc tự gia công, chế NVL, kế toán ghi:

Nợ TK 154: Chi phí SXKD dở dang

Nợ tk 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111,112,334,338… Chi phí gia công chế biến

Có TK 331: Tiền thuế gia công chế biến

- Trường hợp doanh nghiệp xuất kho NVL để bán, căn cứ vào giá

thực tế, kế toán ghi:

Nợ TK 632: Giá thực tế NVL xuất bán trực tiếp

Có TK 152: Giá thực tế NVL xuất kho

Đồng thời, phản ánh tiền thu được từ việc nhượng bánNVL, kếtoán ghi:

Nợ TK 111,112,131: Số tiền thực thu

Có TK 511: Doanh thu

Có TK 333 (3331): Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

- Trường hợp NVL đã xuất ra sử dụng cho sản xuất kinh doanh

không sử dụng hết nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 152: Giá thực tế NVL xuất kho

Có TK 621: Chi phí NVL trực tiếp

Có TK 627: Chi phí sản xuất chung

Có TK 641: Chi phí bán hàng

Có TK 642: Chi phí quản lý doanh ghiệp

- Trường hợp khi kiểm kê NVL phát hiện thiếu, hư hỏng, mất mát,

chưa rõ nguyên nhân, căn cứ biên bản kiểm kê, kế toán ghi:

Nợ TK 138 (1381): Tài sản thiếu chờ xử lý

Có TK 152: Giá thực tế NVL thiếu

+ Khi sử lý số NVL thiếu ( kế toán ghi sổ tương tự như xử lý số chênhlệch thiếu NVL do mua ngoài).

1.5.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp kế toán căn cứ vàokết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ

kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị vật tư, hàng hóa đã xuất trong kỳtheo công thức:

+

Trị giá vật

tư, hàng hóa tồn đầu kỳ

-Trị giá vật tư, hàng hóa tồn cuối kỳ

Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động vật tư, hàng hóakhông theo dõi, phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho Giá trị vật tư,hàng hóa mùa và nhập kho được phản ánh trên một tài khoản riêng (tàikhoản “Mua hàng”)

Công tác kiểm kê vật tư, hàng hóa được tiến hành cuối mỗi kỳ hạchtoán để xác định giá trị vật tư, hàng hóa tồn kho thực tế, trên cơ sở đó kếtoán phản ánh vào các tài khoản hàng tồn kho Như vậy, khi áp dụngphương pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản hàng tồn kho chỉ sử dụng đầukỳ kế toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ kế toán (để kết chuyển

số dư cuối kỳ)

Phương pháp kiểm kê định ky thường được áp dụng ở những doanhnghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hóa với quy cách mẫu mã khácnhau, giá trị thấp và được xuất thường xuyên

Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho có ưu điểm làm giảm nhẹkhối lượng công việc kế toán, nhưng độ chính xác về vật tư, hàng hóa xuấtdung cho các mục đích khác nhau phụ thuộc vào chất lượng công tác quản lý

tại kho, quầy, bến, bãi…

1.5.2.1 Tài khoản kế toán sử dụng

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phương pháp KKĐK để hạch

toán tổng hợp NVL, kế toán sử dụng TK 611 “Mua hàng” Tài khoản này

dùng để phản ánh giá thực tế của NVL, hàng hoá mua vào, nhập kho hoặc đưa vào sử dụng trong kỳ Kết cấu và nội dung của tài khoản 611 như sau:

Bên Nợ:

- Giá thực tế hàng hoá, NVL tồn kho đầu kỳ

- Giá thực tế hàng hoá, NVL mua vào trong kỳ, hàng hoá đã bị bán trả lại,…

Bên có:

- Giá thực tế hàng hoá, NVL, tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê)

- Giá thực tế hàng hoá, NVL xuất sử dụng trong kỳ, hoặc trị gí hànghoá đã gửi bán (chưa được xác định là đã bán trong kỳ)

- Giá thực tế vật tư, hàng hoá mua vào trả lại cho người bán hoặc được giảm giá, chiết khấu thương mại

TK 611 không có số dư cuối kỳ và được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2:

TK 6111 “ Mua nguyên liệu, vật liệu”.

TK6112 “Mua hàng hoá”.

1.5.2.2 Phương pháp kế toán

Kế toán NVL nói riêng và hàng tồn kho nói chung theo phương phápKKĐK, người ta thường chia các bút toán hạch toán thành 3 giai đoạn: đầukỳ, trong kỳ và cuối kỳ

* Đầu kỳ: Kế toán tiến hành kết chuyển NVL tồn kho và NVL

đang đi đường, ghi:

Nợ TK 611: Mua hàng

Có TK 151,152

* Trong kỳ:

- Phản ánh giá thực tế NVL mua vào trong kỳ, căn cứ vào hoá đơn

và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi:

Nợ TK 611: Mua hàng

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111,112,331,311,… Theo giá hạch toán

- Phản ánh chiết khấu thương mại, giảm giá được hưởng hoặc trả lạiNVL cho nhà cung cấp, kế toán ghi:

Nợ TK 111,112,331,… Theo giá thanh toán

Có TK 133: Giảm thuế GTGT được khấu trừ

1.6 Sổ sách sử dụng để kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

Căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêucầu quản lý trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang thiết bị

kỹ thuật kế toán Doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các hình thức kếtoán sau

1.6.1 Hình thức nhật ký sổ cái

* Trình tự và phương pháp ghi sổ

- Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc từ các bảng tổng hợp chứng từgốc, kế toán tiến hành định khoản ghi vào nhật ký sổ cái Đến cuối tháng, quýhoặc năm tiến hành tổng hợp số liệu đối chiếu nhằm đảm bảo các mối quan hệcân đối sau:

Tổng số tiền cột số phát

sinh ( Phần nhật ký) =

Tổng số phát sinh bên nợcủa tất cả các tài khoản(phần sổ cái)

=

Tổng phát sinh bên cócủa tất cả các tài khoản(Phần sổ cái)

Tổng số dư cuối kỳ của tất

- Sau đú kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa bảng tổnghợp chi tiết với nhật ký sổ cái, giữa nhật ký sổ cái với sổ quỹ tiền mặt

Sơ đồ 4: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký sổ cái:

Ghi chú: :Ghi hàng ngày.

: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ

: Đối chiếu kiểm tra

1.6.2 Hình thức nhật ký chung

* Trình tự ghi sổ:

- Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp pháp, hợp lệ ghi vào nhậtký chung sau đó phản ánh vào sổ cái các tài khoản có liên quan Đối vớiđối tượng cần theo dõi chi tiết thì ngoài phản ánh vào nhật ký chung kếtoán còn phản ánh vào sổ kế toán chi tiết, trong trường hợp đơn vị có mở sổnhật ký chuyên dụng kế toán chung phản ánh vào nhật ký chuyên dụnghàng ngày, định kỳ tổng hợp khối lượng để ghi vào sổ cái

Sổ quỹ tiền mặt Chứng từ gốc Số thẻ KT chi tiết

Bảng tổng hợp chứng từ gốc

- Cuối tháng, cuối quý tiến hành kiểm tra đối chiếu số thẻ kế toán chitiết và lập báo cáo tổng hợp chi tiết.

- Sau khi đó tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu ghi trên bảng tổng hợpchi tiết vào sổ cái của tài khoản, kế toán tiến hành lập báo cáo tài chính hay báocáo kế toán

Sơ đồ 5: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung

Ghi chú: : Ghi hàng ngày.

: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ

:Đối chiếu kiểm tra

1.6.3 Hình thức nhật ký chứng từ

*Trình tự ghi sổ:

- Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp pháp, hợp lệ ghi kế toánphản ánh vào các bảng kê, các sổ thẻ kế toán chi tiết có liên quan

- Đối với các nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê

- Đối với các loại chi phí kinh doanh phát sinh nhiều lần thì phải tiếnhành phân bổ, kế toán lập bảng phân bổ sau đó phản ánh vào nhật ký chứng từ

Sơ đồ 6: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ.

Ghi chú: : Ghi hàng ngày.

: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ

: Đối chiếu kiểm tra

Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Sổ thẻ kế toánchi tiết

1.6.4 Hình thức chứng từ ghi sổ

* Trình tự ghi sổ:

- Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đó được kiểm tra đảm bảo tínhhợp pháp, hợp lệ hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán tiến hành lậpchứng từ ghi sổ căn cứ chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi

sổ sau đó ghi vào các sổ cái có liên quan các chứng từ gốc dùng làm căn cứ

để ghi sổ thẻ kế toán chi tiết

- Cuối tháng, cuối quý tiến hành khoá sổ tính ra số dư cuối kỳ trêncác sổ cái, căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối tài khoản

- Cuối tháng, cuối quý, căn cứ vào sổ thẻ kế toán chi tiết lập bảngtổng hợp chi tiết

- Sau khi kiểm tra đối chiếu tiến hành lập báo cáo tài chính