Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần tổng công ty xây lắp dầu khí nghệ an

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN  NGUYỄN THỊ MINH NGỌC HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TỔNG CƠNG TY XÂY LẮP DẦU KHÍ NGHỆ AN Chun ngành: Quản lý Kinh tế Chính sách NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS BÙI THỊ HỒNG VIỆT Hà nội, năm 2013 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn tốt nghiệp thạc sỹ kinh tế “Hoàn thiện cấu tổ chức Công ty Cổ phần Tổng công ty Xây lắp dầu khí Nghệ An” cơng trình nghiên cứu riêng hướng dẫn trực tiếp T.S Bùi Thị Hồng Việt với bảo giúp đỡ số thầy cô giáo khoa Khoa học quản lý, trường Đại học Kinh tế Quốc dân Tôi xin cam đoan số liệu, phân tích kết luận nghiên cứu luận văn trung thực không trùng lặp với luận văn có đề tài tương tự khác Mọi số liệu sử dụng trích dẫn đầy đủ danh mục tài liệu tham khảo HỌC VIÊN K20 Nguyễn Thị Minh Ngọc LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành luận văn tốt nghiệp “Hồn thiện cấu tổ chức Cơng ty Cổ phần Tổng cơng ty Xây lắp Dầu khí Nghệ An”, với cố gắng, nỗ lực thân, nhận nhiều giúp đỡ từ phía nhà trường, giáo viên hướng dẫn, Ban lãnh đạo cán công nhân viên Công ty Cổ phần Tổng cơng ty Xây lắp dầu khí Nghệ An Trước tiên, xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy cô giáo khoa Quản lý, trường đại học Kinh tế quốc dân tận tình giảng dạy, hướng dẫn tạo điều kiện q trình học tập trường thời gian qua Tơi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến T.S Bùi Thị Hồng Việt trực tiếp hướng dẫn giúp đỡ tơi q trình thực đề tài Cô người bảo hướng dẫn tận tình kiến thức kỹ để giúp tơi hồn thành tốt luận văn Và xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo, phòng ban, đơn vị trực thuộc, anh chị, đồng nghiệp Công ty Cổ phần tổng công ty xây lắp dầu khí Nghệ An tạo điều kiện tận tình giúp đỡ tơi hồn thiện luận văn Cuối cùng, xin gửi lời cảm ơn tới bạn học viên nhóm, lớp khóa hỗ trợ giúp đỡ tơi hồn luận văn HỌC VIÊN K20 Nguyễn Thị Minh Ngọc MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU TĨM TẮT KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU LUẬN VĂN MỞ ĐẦU CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP 1.1 Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm cấu tổ chức doanh nghiệp 1.1.2 Vai trò cấu tổ chức doanh nghiệp 1.1.3 Các thuộc tính cấu tổ chức doanh nghiệp 1.2 Hoàn thiện cấu tổ chức doanh nghiệp 17 1.2.1 Khái niệm hoàn thiện cấu tổ chức doanh nghiệp 17 1.2.2 Mục tiêu hoàn thiện cấu tổ chức 17 1.2.3 Yêu cầu đánh giá cấu tổ chức 17 1.2.4 Quy trình hồn thiện cấu tổ chức doanh nghiệp 19 CHƯƠNG PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN TỔNG CƠNG TY XÂY LẮP DẦU KHÍ NGHỆ AN 30 2.1 Tổng quan Công ty Cổ phần Tổng cơng ty Xây lắp Dầu khí Nghệ An 30 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển 30 2.1.2 Chức nhiệm vụ 31 2.1.3 Mối quan hệ Công ty mẹ với Công ty 33 2.1.4 Đội ngũ nhân lực 33 2.1.5 Kết hoạt động giai đoạn 2010 - 2012 35 2.2 Phân tích yếu tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức Công ty Cổ phần Tổng công ty Xây lắp Dầu khí Nghệ An 36 2.2.1 Các yếu tố môi trường bên 36 2.2.2 Các yếu tố môi trường bên 41 2.3 Thực trạng cấu tổ chức Công ty Cổ phần Tổng cơng ty Xây lắp Dầu khí Nghệ An 47 2.3.1 2.3.2 2.3.4 2.3.5 Sơ đồ cấu tổ chức 47 Thực trạng hợp nhóm hình thành phận 49 Thực trạng quyền hạn trách nhiệm 54 Thực trạng cấp quản lý tầm quản lý 56 2.3.6 Thực trạng mức độ tập trung phi tập trung quản lý 57 2.3.7 Thực trạng phối hợp phận cấu tổ chức 58 2.4 2.4.1 2.4.2 2.4.3 2.4.4 Đánh giá cấu tổ chức Công ty Cổ phần Tổng cơng ty Xây lắp Dầu khí Nghệ An 60 Đánh giá cấu tổ chức theo yêu cầu 60 Điểm mạnh cấu tổ chức Công ty Cổ phần Tổng cơng ty Xây lắp dầu khí Nghệ An 63 Điểm yếu cấu tổ chức Công ty Cổ phần Tổng cơng ty Xây lắp dầu khí Nghệ An 64 Nguyên nhân điểm yếu 66 CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TỔNG CÔNG TY XÂY LẮP DẦU KHÍ NGHỆ AN 68 3.1 Phương hướng hoàn thiện cấu tổ chức Công ty Cổ phần Tổng cơng ty Xây lắp Dầu khí Nghệ An đến năm 2020 68 3.1.1 Chiến lược Công ty đến năm 2020 68 3.1.2 Phương hướng hoàn thiện cấu tổ chức Công ty 70 3.2 Một số giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức Công ty Cổ phần Tổng công ty Xây lắp Dầu khí Nghệ An 71 3.2.1 Đề xuất mơ hình cấu tổ chức 71 3.2.2 Sắp xếp phân công lại chức nhiệm vụ phận 72 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.2.6 Tăng cường sử dụng quyền hạn tham mưu quyền hạn chức 87 Giảm số lượng nhà quản lý cấp trung 87 Tăng cường phi tập trung hóa 88 Nâng cao phối hợp hoạt động phận cá nhân 89 3.3 Một số kiến nghị Công ty Cổ phần Tổng cơng ty Xây lắp Dầu khí Nghệ An 90 KẾT LUẬN 93 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT PVNC Công ty Cổ phần Tổng công ty Xây lắp dầu khí Nghệ An UBND Ủy ban nhân dân CBCNV Cán công nhân viên DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1 : Đội ngũ nhân lực Công ty mẹ tính đến tháng 12 năm 2012 34 Bảng 2.2 Kết hoạt động giai đoạn 2010 - 2012 PVNC 35 Bảng 2.3 Chỉ tiêu kế hoạch PVNC từ năm 2011 đến năm 2015 43 Bảng 2.4 Tỷ trọng cấu ngành nghề PVNC năm 2011 đến 2015 43 Bảng 2.5 Số lượng CBCNV phòng ban PVNC 56 Bảng 3.1 Cơ cấu nhân Ban Hành – Tổng hợp 76 Bảng 3.2 Cơ cấu nhân Ban kế hoạch kinh doanh 81 Bảng 3.3 Tổng hợp thay đổi việc xếp phân cơng chức nhiệm vụ phịng ban 85 Bảng 3.4 Số lượng CBCNV phòng ban cấu tổ chức đề xuất 86 DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 2.1 Sơ đồ cấu tổ chức Công ty 48 Hình 3.1 Sơ đồ cấu tổ chức đề xuất 71 Hình 3.2 Sơ đồ cấu tổ chức ban Hành tổng hợp 73 Hình 3.3 Sơ đồ cấu tổ chức Ban kế hoạch kinh doanh 80 Hình 3.4 Sơ đồ cấu tổ chức Ban Tổ chức nhân 83 Hình 3.5 Sơ đồ cấu tổ chức Ban Kỹ thuật an toàn 84 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN  NGUYỄN THỊ MINH NGỌC HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TỔNG CƠNG TY XÂY LẮP DẦU KHÍ NGHỆ AN Chun ngành: Quản lý Kinh tế Chính sách Hà nội, năm 2013 i TÓM TẮT KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU LUẬN VĂN Trong bối cảnh suy thối kinh tế tồn cầu biến động bất thường môi trường kinh doanh, nhiều doanh nghiệp Việt Nam đặc biệt doanh nghiệp lĩnh vực xây dựng, vật liệu bất động sản phải giải thể Do vậy, doanh nghiệp đứng trước yêu cầu phải thay đổi để tiếp tục đứng vững phát triển ổn định Mặt khác hoàn thiện cấu tổ chức giúp nâng cao hiệu hoạt động, thay đổi để thích nghi với hồn cảnh môi trường mới, vừa động lực yêu cầu cần thiết doanh nghiệp vào thời điểm Là doanh nghiệp xây dựng ba năm gần đây, hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Cổ phần Tổng cơng ty Xây lắp dầu khí Nghệ An không đạt kết kế hoạch đề mà doanh thu lợi nhuận bị sụt giảm thua lỗ Trong trình làm việc Cơng ty, tác giả nhận thấy cịn nhiều vấn đề bất cập chưa hợp lý cấu tổ chức Cơng ty Vì vậy, tác giả lựa chọn đề tài “Hoàn thiện cấu tổ chức Công ty Cổ phần Tổng công ty Xây lắp dầu khí Nghệ An” để thực nhằm tích lũy kiến thức cho thân quan trọng góp phần vào việc hồn thiện cấu tổ chức Công ty Mục tiêu nghiên cứu luận văn xác định khung lý thuyết nghiên cứu cấu tổ chức doanh nghiệp hoàn thiện cấu tổ chức doanh nghiệp Trên sở đó, phân tích yếu tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức Công ty để đánh giá thực trạng cấu tổ chức Công ty, đồng thời điểm mạnh, điểm yếu nguyên nhân điểm yếu cấu tổ chức Đối tượng nghiên cứu luận văn cấu tổ chức Công ty Cổ phần Tổng cơng ty Xây lắp dầu khí Nghệ An Phạm vi nghiên cứu, mặt nội dung, luận văn nghiên cứu cấu tổ chức quản lý Công ty mẹ không nghiên cứu cấu tổ chức quản lý công ty cấu tổ chức sản xuất Công ty; thời gian, số liệu thứ cấp thu thập năm 2010 đến số liệu sơ ii cấp lấy từ kết điều tra phiếu điều tra cán quản lý Công ty đưa giải pháp đến năm 2020 Trên sở nghiên cứu cơng trình (sách, luận văn), tác giả xác định khung lý thuyết cấu tổ chức hoàn thiện cấu tổ chức doanh nghiệp phương pháp mơ hình hóa Sau tiến thành thu thấp liệu thứ cấp sơ cấp để đánh giá cấu tổ chức tại, điểm mạnh điểm yếu thơng qua phương pháp so sánh, phân tích, tổng hợp Dựa kết đó, luận văn đề xuất giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức Công ty Cổ phần Tổng công ty Xây lắp dầu khí Nghệ An Ngồi phần mở đầu kết luận, nội dung luận văn chia thành ba chương sau: - Chương 1: Cơ sở lý luận hoàn thiện cấu tổ chức doanh nghiệp - Chương 2: Phân tích thực trạng cấu tổ chức Công ty Cổ phần Tổng công ty Xây lắp dầu khí Nghệ An - Chương 3: Các giải pháp hồn thiện cấu tổ chức Công ty Cổ phần Tổng cơng ty Xây lắp dầu khí Nghệ An CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP Trong chương này, luận văn làm rõ lý thuyết cấu tổ chức hoàn thiện cấu tổ chức doanh nghiệp 1.1 Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp Trong phần này, luận văn trình bày khái niệm, vai trị thuộc tính cấu tổ chức doanh nghiệp 83 BAN TỔ CHỨC NHÂN SỰ NHÂN VIÊN TỔ CHỨC CÁN BỘ NHÂN VIÊN ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN TIỀN LƯƠNG VÀ CHÍNH SÁCH NHÂN VIÊN PHÁP CHẾ Hình 3.4 Sơ đồ cấu tổ chức Ban Tổ chức nhân Về nhân sự, Ban tổ chức nhân gồm 01 trưởng ban, 01 phó ban 04 nhân viên đảm nhiệm bốn phận nêu trên, nhân viên phối hợp nhịp nhàng, hỗ trợ lẫn thực b) Ban Kỹ thuật – an toàn Sau ban Thiết bị giải thể, Ban kỹ thuật an toàn bổ sung nhiệm vụ liên quan đến hoạt động quản lý hồ sơ xe máy, thiết bị, lập sổ theo dõi công tác sửa chữa, bảo dưỡng tất loại xe giới, máy móc thiết bị suốt trình sử dụng; tham mưu cơng tác mua sắm xe máy, thiết bị phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh Ban kỹ thuật an tồn có nhiệm vụ chức phức tạp, hoạt động, công việc thường xuyên diễn với tần suất cao Hơn nữa, nhân ban thường xuyên điều chuyển tham gia vào ban điều hành dự án trường nên cần bổ sung thêm nhân cho ban, cụ thể bổ sung thêm 02 nhân viên Ngoài ra, trưởng Ban cần rà soát lại trách nhiệm nhân viên Ban để bố trí lại cho phù hợp với chun mơn tính chất cơng việc vị trí 84 BAN KỸ THUẬT AN TỒN NHÂN VIÊN QUẢN LÝ HỒ SƠ THANH QUYẾT TỐN NHÂN VIÊN QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG KỸ THUẬT NHÂN VIÊN THIẾT BỊ VÀ AN TOÀN LAO ĐỘNG NHÂN VIÊN KHOA HỌC CƠNG NGHỆ Hình 3.5 Sơ đồ cấu tổ chức Ban Kỹ thuật an toàn c) Ban Kinh tế đấu thầu Ban Kinh tế đấu thầu coi phận đầu não, quan trọng, đầu mối triển khai hoạt động PVNC thực hai chức quan trọng công tác kinh tế quản lý đấu thầu Đây công việc địi hỏi chun mơn sâu, phân cơng nhiệm vụ cụ thể phải có phối hợp nhịp nhàng Hiện nay, cấu nhân sự, ban gồm có trưởng ban, phó ban nhân viên Để thực khối lượng cơng việc nhân viên ban thường xuyên tải Riêng công tác đấu thầu, nhiệm vụ phân chia thành cơng việc nhỏ lập dự tốn, thuyết minh biện pháp tổ chức thi công, vẽ thi cơng, chuẩn bị hồ sơ pháp lý, cần nhân viên đảm bảo tiến độ, chất lượng hồ sơ dự thầu Riêng hoạt động quản lý hợp đồng kinh tế cần phải có người chuyên trách thực công việc soạn thảo, chuẩn bị ký kết hợp đồng với chủ đầu tư, nhà thầu hợp đồng giao khốn với thầu phù, có người chun trách cơng việc sau ký kết, theo dõi việc thực hợp đồng… Vì vậy, với chức nhiệm vụ nay, lãnh đạo Công ty nên bổ sung nhân lực chun mơn có kinh nghiệm cho Ban để Ban phát huy thực tốt nhiệm vụ giao Tác giả đề xuất thêm 01 nhân viên cho phận quản lý, theo dõi sau ký kết hợp đồng 01 nhân viên phận quản lý đấu thầu, nâng tổng số nhân viên ban lên thành 08 người 85 d) Ban Tài kế tốn Ban Tài kế tốn phận thực nhiều nhiệm vụ chức quan trọng Cơng ty bao gồm ba cơng tác bao gồm kế tốn, tài tín dụng Để tránh chồng chéo thực với phòng ban khác, trưởng ban cần phân định rõ trách nhiệm nhiệm vụ cá nhân Ban Đặc biệt, hoạt động theo dõi thực hợp đồng, liên quan đến thủ tục sau ký kết hợp đồng phải ban Tài kế tốn đảm nhiệm, tránh trường hợp chồng chéo với ban Kinh tế đấu thầu Về cấu nhân sự, số lượng nhân viên phù hợp, nhiên số lượng phó ban q nhiều khơng cần thiết mà gây lãng phí cho Cơng ty, đề xuất cắt giảm bớt số lượng phó ban, trì 02 phó ban 3.2.3.5 Tổng hợp thay đổi việc xếp phân công chức năng, nhiệm vụ thay đổi cấu nhân phòng ban Tóm lại, mơ hình cấu tổ chức đề xuất có thay đổi mặt nhân lẫn chức nhiệm vụ phòng ban vị trí cơng tác Nội dung thay đổi trình bày cụ thể bảng 3.3 3.4 Bảng 3.3 Tổng hợp thay đổi việc xếp phân công chức nhiệm vụ phòng ban STT Cơ cấu tổ chức Ban Thiết bị Ban Truyền Thơng Văn phịng Ban kế hoạch Ban Kỹ thuật an Ban Kỹ thuật an toàn toàn Ban Tổ chức nhân Ban Tổ chức nhân sự Cơ cấu tổ chức đề xuất Giải thể Giải thể Ban Hành tổng hợp Ban kế hoạch kinh doanh Chức nhiệm vụ thay đổi Bổ sung chức nhiệm vụ Ban truyền thông - Bổ sung thêm chức nhiệm vụ hoạt động xúc tiến đầu tư, kinh doanh xuất Bổ sung chức nhiệm vụ ban Thiết bị Bổ sung nhiệm vụ đào tạo ban Thiết bị chức pháp lý 86 Bảng 3.4 Số lượng CBCNV phòng ban cấu tổ chức đề xuất Đơn vị tính: Người STT Phịng ban Tổng số Trưởng ban Phó ban Nhân viên Ban tổ chức nhân 1 Ban tài kế tốn 12 Ban Kinh tế đấu thầu 10 1 Ban Kỹ thuật an toàn 15 12 Ban Hành tổng hợp 1 Ban kế hoạch kinh doanh 1 Ban quản lý dự án 1 Ban điều hành dự án 1 Ban điều hành dự án 1 Tổng số 71 11 51 Như vậy, mơ hình cấu tổ chức đề xuất, tổng số lao động trừ ban Tổng giám đốc giảm từ 94 xuống 71 CBCNV Đây thay đổi quan trọng giúp cấu tổ chức Công ty gọn nhẹ hơn, giảm gánh nặng chi phí quản lý chi phí tiền lương, phát huy hiệu tối đa lực cá nhân Như trình bày, đội ngũ nhân lực Cơng ty có chun mơn tốt, nhiều năm kinh nghiệm công tác Mặt khác, thành lập vài năm gần nên cấu tổ chức nhân công ty đơn vị trực thuộc chưa đầy đủ ổn định Việc bố trí 23 nhân cịn lại xuống 04 cơng ty con, 07 xí nghiệp, 01 sàn giao dịch bất động sản, mặt phát huy lực CBCNV, tăng cường hoạt động hiệu chuyên môn công ty con, mặt khác giải nhu cầu việc làm cho nhân viên 87 3.2.3 Tăng cường sử dụng quyền hạn tham mưu quyền hạn chức Như phần phân tích thực trạng trình bày, quyền hạn tham mưu chưa trở thành thông lệ đời sống Công ty thực hạn chế Điều dẫn đến tình trạng hoạt động chưa đạt hiệu lực hiệu mong muốn Để giải vấn đề này, lãnh đạo Công ty cần mở rộng việc sử dụng quyền hạn tham mưu Trước hết, phía nhà quản lý trực tuyến, họ phải hiểu tham mưu tốt, thạo việc hỗ trợ không làm giảm uy tín họ, đó, cần phát huy, tạo điều kiện ủng hộ tham mưu Theo đó, Cơng ty cần có biện pháp khuyến khích nhà quản lý trực tuyến sử dụng tham mưu đưa định Mặt khác, phận tham mưu phải giành giữ tin cậy nhà quản lý trực tuyến đưa lời khuyên hay dịch vụ nào, để làm điều họ phải tiếp xúc chặt chẽ với phận tác nghiệp, thu thập đầy đủ thông tin để đảm bảo tính xác, độ tin cậy, đưa cách giải vấn đề, không nêu lên vấn đề Thực tế, quyền hạn chức thực hạn chế phạm vi quan hệ Tổng giám đốc phó tổng giám đốc Do đó, để thực hiệu quyền hạn chức năng, cần xác định rõ cơng việc cần có ủy quyền chức từ quyền hạn trực tuyến Tổng giám đốc, quy định rõ phạm vi quyền hạn người ủy quyền người chịu tác động quyền hạn 3.2.4 Mở rộng tầm quản lý giảm số lượng nhà quản lý cấp trung Việc cắt giảm số lượng nhà quản lý cấp trung không cần thiết, xây dựng cấu có tầm quản lý rộng quán với mục tiêu cắt giảm chi phí, đặc biệt chi phí quản lý, đẩy nhanh q trình định, tăng cường tính linh hoạt Cơng ty Để giảm gánh nặng tầm quản lý cho Tổng giám đốc mở rộng tầm quản lý Phó tổng giám đốc, trưởng phó ban, mơ hình cấu tổ chức đề xuất, phó tổng giám đốc quản lý ban Tổ chức nhân sự, Hành tổng hợp, ban 88 quản lý dự án, công ty CP Đầu tư Du lịch dầu khí Nghệ An Phó tổng giám đốc quản lý ban Kỹ thuật an toàn, ban điều hành dự án 1, ban điều hành dự án 2, Công ty CP Xây dựng dầu khí Nghệ An số - cơng ty thực công tác thi công xây dựng ban điều hành dự án số 1, số quản lý đạo trực tiếp phó tổng giám đốc Các ban điều hành dự án phó tổng giám đốc quản lý nhân ban điều hành phần lớn luân chuyển điều động từ ban Kỹ thuật an tồn Phó tổng giám đốc quản lý ban Kinh tế đấu thầu, ban Kế hoạch kinh doanh, xí nghiệp khai thác đá Cánh Sạt, xí nghiệp sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng Công ty CP Xi măng Dầu khí 12/9 – đơn vị trực tiếp sản xuất sản phẩm, cung cấp nguồn hàng cho ban Kế hoạch kinh doanh thực hoạt động kinh doanh, buôn bán thị trường nội địa xuất Với phòng ban, có nhiệm vụ chức đơn giản, tần suất thực thấp, có tính lặp lại hỗ trợ hệ thống cơng nghệ thơng tin tiến hành giảm số lượng phó ban ban Tài kế tốn, ban Tổ chức nhân (Chi tiết xem Bảng 3.3 Số lượng CBCNV phòng ban cấu tổ chức đề xuất) Việc cắt giảm số lượng nhà quản lý cấp trung tạo gần gũi với nhân viên, cho phép nhân viên có độc lập, tự chủ, sáng tạo hơn, đồng thời cải thiện tính xác, kịp thời luồng thơng tin 3.2.5 Tăng cường phi tập trung hóa Theo cấu tổ chức tại, Tổng giám đốc người lãnh đạo cao nhất, điều hành hoạt động chịu trách nhiệm cho hoạt động Tổng công ty, đồng thời người định cuối Các phó tổng giám đốc hỗ trợ, tham mưu cho Tổng giám đốc lĩnh vực đơn vị mà họ quản lý khơng có quyền định có quyền ủy quyền Tổng giám đốc Các trưởng ban có nhiệm vụ giúp việc cho cấp quản lý cao hơn, không ủy quyền hay trao quyền thực công việc Để nâng cao tính dân chủ quản lý, giảm bớt gánh nặng cho Tổng giám đốc, Tổng giám đốc tiến hành ủy quyền trao quyền cho phó tổng 89 giám đốc trực tiếp trao quyền cho trưởng ban số công việc định Các phó tổng giám đốc trưởng ban sau ủy quyền trao quyền có quyền định quản lý lĩnh vực có trách nhiệm báo cáo cho Tổng giám đốc trình kết thực - Tổng giám đốc: + Là người đại diện pháp luật Tổng công ty chịu trách nhiệm điều hành hoạt động chung; + Trực tiếp đạo phê duyệt cơng tác kế hoạch, đào tạo tài chính; + Quản lý, điều hành hoạt động thông qua phó tổng giám đốc - Phó tổng giám đốc: + Thay mặt tổng giám đốc điều hành đơn vị, cơng ty hoạt động thuộc lĩnh vực quản lý; +Trực tiếp đạo giám sát trình hoạt động đơn vị, phịng ban phụ trách + Phối hợp với phó tổng giám đốc khác để giải vấn đề có liên quan + Ký xác nhận, phê duyệt công văn, hồ sơ, giấy tờ liên quan phạm vi ủy quyền + Chịu trách nhiệm báo cáo Tổng giám đốc tình hình thực cách thường xuyên, đầy đủ xác 3.2.6 Nâng cao phối hợp hoạt động phận cá nhân Công cụ kế hoạch chiến lược, chương trình, quy chế cần phải xây dựng dựa thực tế thực trạng mơi trường bên ngồi mơi trường bên Cơng ty, có đóng góp ý kiến cá nhân phịng ban tồn Cơng ty Đầu mối tập hợp ý kiến xây dựng lập kế hoạch ban hành tổng hợp Các kế hoạch cần cụ thể hóa kết quả, quy trình phận thực 90 thời gian tuần, tháng, quý năm để giúp cấp quản lý giám sát đánh giá xác, kịp thời đầy đủ Ngồi cơng cụ phối hợp sử dụng kế hoạch, công cụ cấu, hệ thống thông tin, PVNC cần phải rà soát xây dựng lại hệ thống tiêu chuẩn kinh tế - kỹ thuật, đó: (1) Chuẩn hóa kết thực hiện, (2) quy trình thực (3) kỹ cần thiết người phụ trách, đảm nhiệm cơng việc Quy trình đấu thầu, ký kết hợp đồng, tuyển dụng nhân sự, quản lý hồ sơ toán… xây dựng cụ thể quy chế phòng ban Tuy nhiên, chưa rõ kỹ cần thiết người thực Vì vậy, phịng ban tiến hành lập mô tả công việc cho cá nhân dựa chức nhiệm vụ phịng ban, vị trí cơng việc, mối quan hệ liên hệ vị trí Bên cạnh đó, lãnh đạo Công ty cần quan tâm đến công cụ tạo động lực CBCNV Vì áp dụng mơ hình cấu tổ chức mới, có xáo trộn quản lý nhân với mức thu nhập bình quân bị giảm tạo tâm lý làm việc không thoải mái, hoang mang có phần chán nản 3.3 Một số kiến nghị Công ty Cổ phần Tổng công ty Xây lắp Dầu khí Nghệ An Mơ hình cấu tổ chức đề xuất khắc phục hạn chế mơ hình nay, mặt khác giúp cắt giảm chi phí, tăng suất lao động, nâng cao lợi nhuận để vượt qua giai đoạn khó khăn tạo đà cho Công ty phát triển bền vững tương lai Để việc triển khai thực giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức thành cơng, Cơng ty cần phải nỗ lực thực vấn đề sau cách có hiệu hiệu lực Trước hết, cần xây dựng chiến lược phát triển mang tính khả thi so với chiến lược đề Chiến lược không dựa yếu tố môi trường bên mục tiêu phát triển, lực, nguồn lực Công ty mà cần dựa vào điều kiện, yếu tố mơi trường bên ngồi yếu tố kinh tế, 91 trị, văn hóa, pháp luật, đối thủ cạnh tranh, khách hàng để thiết lập số liệu khả thi hơn, thiết thực Để làm điều đó, q trình xây dựng chiến lược phát triển nên có tham gia đóng góp tồn CBCNV Cơng ty Sau hồn thành, chiến lược phát triển cần phổ biến đến tồn lao động để họ nắm bắt đồng lòng thực Thứ hai, sở chiến lược phát triển nguồn lực tại, xác định hoạt động Công ty, tiến hành phân tách thành công việc cụ thể, chi tiết giao cho CBCNV hình thức – mơ tả công việc Bản mô tả công việc cho cá nhân, vị trí phải ghi rõ: Mục đích cơng việc; trách nhiệm chính; kết cơng việc cần đạt thời gian cụ thể; yêu cầu người thực hiện; môi trường, điều kiện làm việc Đây quy trình rà sốt lại hoạt động, công việc diễn ra, phải tập trung bổ sung thời gian tới Một mặt giúp cho nhà quản lý đánh giá tình hình thực công việc, phân công công việc cịn bỏ ngỏ, chưa có chịu trách nhiệm, xếp lại nhiệm vụ chức cho phù hợp với cá nhân, tránh trường hợp nhân viên khơng làm làm cơng việc đơn giản nhẹ nhàng, nhân viên khác lại đảm nhiệm nhiều công việc mà không hiệu Mặt khác, quy trình giúp cho CBCNV định hình nắm rõ vị trí cơng tác mình: u cầu thân cần bổ sung cho công việc, trách nhiệm phải thực kết đầu cho cơng việc Trên sở đó, phân tích mặt chung nhân nay, nhu cầu nhân phịng ban để có yêu cầu điều kiện tuyển dụng phù hợp với vị trí, nhiệm vụ định, phát huy lực chuyên môn khả nhân viên Hơn nữa, q trình làm việc, Cơng ty cần có chương trình đào tạo, khóa học huấn luyện nâng cao lực quản lý nhà quản lý, bổ sung thêm kiến thức, kinh nghiệm cho nhân viên để trang bị đầy đủ chuyên môn cho người lao động để thực cơng việc nhiệm vụ cấu tổ chức Chương trình khóa học đào tạo phải đảm bảo chất lượng số lượng, 92 nội dung đào tạo phải có ý nghĩa thực tế, xuất phát từ nhu cầu cần thiết CBCNV Để đánh giá hiệu cơng việc, cần phải có quy định quy chế đánh giá thực cơng việc phịng ban cá nhân Cá nhân phận tiến hành tự đánh giá đánh giá chéo để đảm bảo tính cơng tính khách quan Bản đánh giá cần có phân loại, xếp hạng theo yêu cầu để CBCNV hiểu đánh giá cách dễ dàng Việc đánh giá thực hàng tháng hàng quý Ngồi ra, cần phải có chế độ sách, khen thưởng phù hợp người, việc, chế độ tăng lương cho người thâm niên, có nhiều đóng góp Và cần quan tâm tới đời sống tinh thần nhân viên thăm hỏi, động viên, tổ chức hoạt động đoàn thể, thể dục, thể thao, văn nghệ tăng tinh thần gắn bó, đồn kết tồn CBCNV Công ty Cuối cùng, Công ty cần bổ sung quy trình quan trọng cịn thiếu để chuẩn hóa quy trình làm việc cụ thể chi tiết hơn, nêu rõ bước thực hiện, kết đầu ra, phận, cá nhân chịu trách nhiệm, thời gian thực hiện… 93 KẾT LUẬN Sau tiến hành đánh giá nghiên cứu, tác giả nhận thấy việc hoàn thiện cấu tổ chức vấn đề quan trọng, cốt lõi cấp thiết cần phải thực PVNC để tối đa hóa hiệu lực hiệu hoạt động tạo tảng phát triển ổn định bền vững cho doanh nghiệp Với cố gắng nỗ lực thực giải pháp củng cố xếp lại tổ chức cấu tổ chức PVNC có số ưu điểm định cơng việc chun mơn hóa thành cơng việc cụ thể, phân chia thành phịng ban chuyên môn ban dự án thực nhiệm vụ chức quy định chi tiết, quyền hạn trực tuyến thực thông suốt rõ ràng, kênh thông tin trao đổi phận thường xuyên trì Tuy nhiên, sau q trình phân tích đánh giá thực trạng, luận văn điểm hạn chế tồn cấu tổ chức PVNC, lý khiến kết hoạt động sản xuất kinh doanh PVNC không đạt kế hoạch đề Trước hết phân chia cơng việc cho cá nhân cịn chưa hợp lý, rõ ràng, nhiệm vụ chức phòng ban chồng chéo số nhiệm vụ quan trọng lại chưa phân cơng cho phịng ban thực Bên cạnh đó, quyền hạn tham mưu quyền hạn chức chưa thực có hiệu đời sống Phạm vi quản lý hẹp gây tốn chi phí quản lý phân bổ quyền hạn tập trung gây gánh nặng cho cấp quản lý cao giảm tính linh hoạt cấp Ngồi ra, việc phối hợp cịn lỏng lẻo chư hiệu quả, công việc phát sinh nhiệm vụ chức quy định Trên sở kết phân tích điểm yếu điểm mạnh Công ty, luận văn đề xuất mơ hình cấu tổ chức giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức cụ thể chi tiết xếp phân công lại chức nhiệm vụ phận, tăng cường quyền hạn tham mưu quyền hạn chức năng, mở rộng tầm quản lý giảm số cấp quản lý, tăng cường phi tập trung hóa nâng cao phối hợp hoạt động phận cá nhân Các giải pháp mà luận văn đưa không tránh khỏi hạn chế thiếu sót đánh giá khắc phục dần trình thực DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Đoàn Thị Thu Hà, Nguyễn Thị Ngọc Huyền (2002), Giáo trình Khoa học quản lý, NXB Khoa học kỹ thuật, Hà Nội Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Đoàn Thị Thu Hà, Đỗ Thị Hải Hà (2012), Giáo trình quản lý học, NXB Khoa học kỹ thuật, Hà Nội Đào Duy Huấn (1996), Quản trị học, NXB Thống kê, Hà Nội Mintzberg, Henry (1993), Structure in Fives:Designing Effective Organizations Prentice Hall, Englewood Cliffs, New Jersey Harold Koontz, Cyril O'Donnell, Heinz Weihrich, Vũ Thiếu dịch hiệu đính (1999), Những vấn đề cốt yếu quản lý, NXB Khoa học kỹ thuật, Hà Nội Lê Văn Tâm, Ngơ Kim Thanh (2008), Giáo trình Quản trị doanh nghiệp, NXB Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội Bùi Anh Tuấn, Phạm Thúy Hương (2009), Giáo trình Hành vi tổ chức, NXB Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội Công ty CP Tổng cơng ty Xây lắp dầu khí Nghệ An (2010, 2011, 2012), Báo cáo thường niên Công ty CP Tổng cơng ty Xây lắp dầu khí Nghệ An (2011), Bản cáo bạch chào bán cổ phiếu công chúng 10 Công ty CP Tổng công ty Xây lắp dầu khí Nghệ An (2012), Điều lệ hoạt động Cơng ty CP Tổng cơng ty Xây lắp dầu khí Nghệ An 11 Công ty CP Tổng công ty Xây lắp dầu khí Nghệ An (2012), Quy chế hoạt động Cơng ty CP Tổng cơng ty Xây lắp dầu khí Nghệ An 12 Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Nghệ An 2012 Báo cáo Tình hình kinh tế - xã hội năm 2012 Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội năm 2013 Ủy ban nhân dân tỉnh Nghệ An [Trực tuyến] Địa chỉ: http://nghean.gov.vn/wps/portal/sokehoachdautu/ [Truy cập: 15/7/2013] 13 Natural Resources Management and Environment Department 1997 Management of agricultural research: A training manual Module 3: Organizational principles and design [Trực tuyến] FAO Corporate Document Repository Địa chỉ: http://www.fao.org/docrep/w7503e/w7503e04.htm [Truy cập: 10/7/2013] 14 Website Công ty CP Tổng cơng ty Xây lắp dầu khí Nghệ An: www.pvnc.com.vn PHỤ LỤC PHIẾU ĐIỀU TRA TRẮC NGHIỆM Đối tượng: Cán Công nhân viên – Công ty Cổ phần Tổng cơng ty Xây lắp dầu khí Nghệ An Cơ cấu tổ chức coi xương sống tổ chức, công cụ thực thi chiến lược Công ty Trong bối cảnh mơi trường ngồi doanh nghiệp có nhiều biến động thay đổi, Cơng ty cần phải có cấu tổ chức thật hợp lý để phát huy mạnh, tăng cường hiệu quả, hiệu lực hoạt động phát triển bền vững Vì vậy, tơi chọn đề tài “Hồn thiện cấu tổ chức Công ty cổ phần Tổng công ty Xây lắp Dầu khí Nghệ An” để nghiên cứu Vì vậy, để có thêm sở liệu thơng tin xác nhằm thực đề tài, mong Ơng (bà) trả lời câu hỏi phiếu điều tra cách khoanh tròn vào đáp án lựa chọn Mọi thơng tin dùng cho mục đích nghiên cứu luận văn Họ tên:……………………………………………………………………… Chức vụ công tác: :……………………………………………………………… Ơng bà đánh giá thực trạng cấu tổ chức Công ty theo nội dung sau cách chọn mức độ theo bảng sau Mức độ STT Nội dung Việc phân công nhiệm vụ cho cá nhân cấu tổ chức rõ ràng hợp lý Việc phân công chức nhiệm vụ cho phịng ban Cơng ty hợp lý Việc sử dụng tham mưu trở thành thông lệ đời sống Công ty Phạm vi quyền hạn chức rõ cho người ủy quyền người chịu tác động quyền hạn Rất đồng ý Đồng ý Bình thường Khơng đồng ý Rất không đồng ý 20 60 15 11 12 68 12 72 10 20 53 25 Mức độ STT 10 11 12 Nội dung Rất đồng ý Đồng ý Bình thường Tầm quản lý nhà quản 15 lý phù hợp Phần lớn quyền định 0 tập trung vào cấp quản lý cao công ty Ơng/bà có thường xun nhà quản lý cấp cao 10 công ty trao cho quyền định, hoạt động tự chịu trách nhiệm Các kênh thông tin ngang dọc, lên xuống phận 0 20 cấp quản lý công ty thông suốt Mối liên hệ công việc phận 33 phận riêng lẻ trì tốt đẹp Mối liên hệ công ty với môi trường (ví dụ khách 0 11 hàng, nhà cung cấp, nhà phân phối, quan quản lý nhà nước… ) trì tốt đẹp Cơ cấu tổ chức Cơng ty có hoạt động tốt để 0 18 đảm bảo thực mục tiêu mục đích Cơng ty hay khơng? Cơ cấu tổ chức Công ty phù hợp với 0 18 thay đổi môi trường bên ngồi mơi trường bên Xin cảm ơn đóng góp Ơng (bà)! Khơng đồng ý Rất không đồng ý 67 13 93 63 20 47 33 60 67 22 82 82