đánh giá thực hiện công việc trong doanh nghiệp

Để duy trì và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực của một doanh nghiệp thì không thể dừng lại ở hoạt động tuyển dụng - tuyển chọn sao cho có các nhân viên giỏi mà còn phải biết đánh giá t

Bộ giáo dục và đào tạo Trờng đại học kinh tế quốc dân

-o0o -đề án môn học

Đề tài:

đánh giá thực hiện công việc trong doanh nghiệp

Giáo viên hớng dẫn: Nguyễn Vân Thùy Anh

Sinh viên thực hiện : Dơng Đức Tân

Hà Nội - 2003

Lời mở đầu

Chức năng quản trị nhân lực luôn hiệu hửu trong mỗi tổ chức nhằm mục đích nâng cao hiệu quả nhân tố con ngời trong hoạt động của tổ chức

Cứ khi nớc ta chuyển từ nền kinh tế kế hoạch hóa tập chung sang nền kinh

tế thị trờng đã tạo ra những sự thay đổi mang tính cách mạng trong quản lý Công tác quản trị nhân lực ngày càng có vai trò quan trọng là yếu tố quyết

định tới sự thành bại của doanh nghiệp Để duy trì và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực của một doanh nghiệp thì không thể dừng lại ở hoạt động tuyển dụng - tuyển chọn sao cho có các nhân viên giỏi mà còn phải biết

đánh giá tình hình thực hiện công việc của từng ngời Đánh giá thực hiện công việc của nhân viên là cơ sở để doanh nghiệp tự hiểu biết về chính mình, là cơ sở để doanh nghiệp ra các quyết định về nhân lực nh hoạch

định, tuyển mộ - tuyển chọn, đào tạo phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp

Nhân tố con ngời hay nguồn nhân lực là một nhân tố quan trọng thiết yếu để doanh nghiệp có đợc năng lực sản xuất Do đó đánh giá thực hiện công việc của nhân viên một cách có hiệu quả, một phơng pháp phù hợp sẽ giúp cho các nhà quản trị nhân lực của doanh nghiệp thấy đợc tiềm năng nhân sự trong các nhân tố sản xuất của doanh nghiệp Quản trị nguồn tài nguyên nhân sự thành công hay không phần lớn là do doanh nghiệp biết

đánh giá thực hiện công việc của nhân viên đúng hay không

Do vậy yêu cầu bất cập hiện nay là cần phải cung cấp cho các doanh nghiệp lý thuyết cơ bản và cách thức tiến hành xây dựng và quản lý một ch-

ơng trình đánh giá thực hiện công việc một cách có hiệu quả Trong khuân khổ đề án của mình em mong muốn đợc làm sáng tỏ hơn vấn đề trên giúp cho các tổ chức, doanh nghiệp của Việt Nam ngày càng vững mạnh trong t-

ơng lai Hơn nữa qua đề án này em muốn ôn lại và củng cố lại kiến thức cho bản thân mình

Phần I:

Tầm quan trọng của đánh giá thực hiện công

việc trong tổ chức

I Đánh giá thực hiện công việc.

1 Khái niệm, mục đích tầm quan trọng của đánh giá thực hiện công việc.

1.1 Khái niệm.

Đánh giá thực hiện công việc là vấn đề đợc nhiều ngời đề cập đến,

có rất nhiều khái niệm đánh giá thực hiện công việc khác nhau tuy nhiên chúng đều có những điểm chung giống nhau và đợc hiểu nh sau:

Đánh giá thực hiện công việc đợc hiểu là sự đánh giá một cách có hệ thống và cách thức thực hiện công việc ở ngời lao động trong sự so sánh với các tiêu chuẩn đã đợc xây dựng từ trớc và thảo luận về sự đánh giá đó với những ngời có liên quan

Đánh giá thực hiện công việc ở đây là phải đánh giá có hệ thống đó

là sự nhìn nhận của ngời cán bộ quản lý phải mang tính hệ thống thể hiện ở cái nhìn toàn diện các khía cạnh, các quá trình làm việc của ngời lao động

Nó không giống với đánh giá thành tích thực hiện công việc, đánh giá kết quả kết quả thực hiện công việc, nó không những quan tâm tới kết quả thu

đợc mà còn đánh giá cách thức thực hiện để có kết quả đó Từ đó nhà quản trị nhân lực thấy đợc những hành vi những công việc, bớc công việc, thao tác lao động nào là hợp lý, thao tác hành vi nào cần hợp lý để thông báo với ngời lao động

Đánh giá thực hiện công việc là sơ sánh cách thức thực hiện công việc ở ngời lao động với những tiêu chuẩn đã xây dựng trớc Các tiêu chuẩn

đã xây dựng từ trớc là thớc đo, là công cụ đối chiếu, là lăng kích để nhà quản trị nhân lực nhìn rõ ngời lao động làm việc hợp lý cha Mặt khác ngời lao động thực hiện công việc lất tiêu chuẩn làm cơ sở để thực hiện công

việc của mình Từ đó rút ra đợc những thao tác lao động hợp lý, thao tác

ch-a hợp lý và cần hợp lý mà ngời lch-ao động dễ dàng chấp nhận hơn

Nếu chỉ dừng lại ở đó thì cha đủ Sau khi có kết quả đánh giá ban

đầu nhà quản trị nhân lực thảo luận với từng ngời lao động để họ thấy đợc

điểm tốt, điểm cha tốt trong quá trình thực hiện công việc của mình, khi đó làm cho ngời lao động rút ra kinh nghiệm: phát huy điểm tốt, khắc phục

điểm cha tốt trong quá trình thực hiện công việc tiếp theo

1.2 Mục đích của đánh giá thực hiện công việc.

+ Giúp ngời lao động hoàn thiện sự thực hiện công việc Với việc đa

ra thông tin phản hồi về tình hình thực hiện công việc nhằm giúp cho ngời lao động thấy đợc mức độ thực hiện công việc hiện tại của hự từ đó giúp họ thực hiện công việc tốt hơn và đồng thời qua đó đa ra các lời khuyên, quyết

định tiến hành đào tạo huấn luyện ngời lao động nhằm cải thiện sự thực hiện công việc

+ Giúp cho cán bộ quản lý đa ra những quyết định nhân sự đúng đắn hợp lý: bằng công tác đánh giá thực hiện công việc ngời quản lý sẽ bảo vệ hoặc thay đổi các quyết định của mình và nó sẽ cung cấp thông tin để đa ra quyết định khen thởng hay bảo vệ sự thực hiện tốt hay không tốt công tác của ngời lao động Nhờ có đánh giá thực hiện công việc các nhà quản lý xác định các vấn đề khó khăn, thách thức của cả nhân và tổ chức đang đối mặt từ đó đa ra các phơng án giải quyết một cách kịp thời

Đánh giá thực hiện công việc đã mô tả một cách trung thực nhất về

sự hoàn thành công việc của ngời lao động trong đó có cả những u điểm, nhợc điểm Đánh giá thực hiện công việc cung cấp tài liệu làm căn cứ trả l-

ơng, tăng lơng, kỷ luật, sa thải và giảm biên chế

1.3 Tầm quan trọng của đánh giá thực hiện công việc.

Đánh giá thực hiện công việc có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với quản lý nguồn nhân lực và cả trong doanh nghiệp Nó không chỉ có ý nghĩa

là thẩm định kết quả thực hiện công việc mà còn có ý nghĩa công nhận

thành tích của nhân viên trong doanh nghiệp ở một khảng thời gian nhất

ở đây ngời lao động thông qua đánh giá thực hiện công việc sẽ biết

đợc sự nhận xét đánh giá từ phía tổ chức đối với tình hình thực hiện công việc của mình và đồng nghiệp Đồng thời có cơ hội đề xuất ý kiến và yêu cầu giúp đỡ nhằm cải thiện tình hình thực hiện công việc hiện tại và phát triển tiềm năng trong tơng lai Theo dõi giám sát các quyết định quản lý từ phía tổ chức có công bằng và chính xác hay không: nh các quyết định về tiền lơng, kỹ thuật, thăng chức, giáng chức, đào tạo luôn là các quyết định

đợc quan tâm đối với ngời lao động

Về phía doanh nghiệp sẽ trả lời đợc các câu hỏi:

Ngời lao động đang làm việc tốt ở mức nào ?

Tổ chức có thể làm gì hỗ trợ ngời lao động làm việc tốt hơn ?

Ngời lao động phải thay đổi những hành vi cá nhân gì cho phù hợp?

Đánh giá thực hiện công việc có một ý nghĩa rất quan trọng đối với

tổ chức, có ảnh hởng lớn đến hoạt động quản lý nhân lực khác nhau trong tổ chức Đánh giá thực hiện công việc sẽ cung cấp thông tin về thực hiện công việc của từng cá nhân ngời lao động làm cơ sở để đa ra các quyết định một cách chính xác và công bằng cũng nh bảo vệ đợc các quyết định đó cả về mặt pháp luật và biện hộ về đạo đức Đánh giá thực hiện công việc có ảnh hởng lớn đến hiệu quả hoạt động của một tổ chức Một hệ thống đánh giá không bài bản, khoa học, thiếu chính xác sẽ gây ra tâm lý hoang mang thiếu tin tởng của ngời lao động vào các quyết định quản lý của tổ chức

2 Hệ thống đánh giá thực hiện công việc và các yêu cầu đối với một hệ thống đánh giá thực hiện công việc.

2.1 Hệ thống đánh giá thực hiện công việc.

- Các tiêu chuẩn thực hiện công việc: phải đợc xác định trong quá trình đánh giá thực hiện công việc Ngoài ra bên cạnh đó cần có sự mô tả công việc

- Đo lờng sự thực hiện công việc: phải ấn định đợc một con số hay thứ hạng nào đó để đánh giá mức độ thực hiện công việc của ngời lao động

- Thông tin phản hồi: đem ra thảo luận lại kết quả đánh giá với ngời lao động và những ngời có liên quan

Để thiết kế phơng pháp đo lờng sự thực hiện công việc cần xem xét các khía cạnh nào của thực hiện công việc trong từng nhóm công việc chẳng hạn công nhân tìm xem các khía cạnh nh: sản lợng - chất lợng sản phẩm; bảo quản - an toàn máy, thời gian thực hiện theo kế hoạch, tuân thủ

Thực tế hoàn thành

công việc của người

công nhân viên

Thông tin Phản hồi

Đo lường sự thực hiện công việc

kỹ thuật tổ chức Lựa chọn các tiêu thức: kết quả lao động, hành vi lao

động, phẩm chất con ngời nhng nên kết hợp một cách hợp lý ba tiêu thức này trong từng loại công việc, từng nhân viên chứ không nên quá thiên lệch

về một tiêu thức nào đó mà bỏ xót đi những tiêu thức còn lại

Ngời lãnh đạo bộ phận xem xét mức độ thực hiện của ngời lao động, cùng họ thảo luận những lĩnh vực hoàn thành và cha hoàn thành, nguyên nhân do đâu, cái gì cần thực hiện trong hình vi ý thức Nói chung là nên thực hiện cuộc phỏng vấn đánh giá, trao đổi với công nhân viên, ngời quản

lý thờng xuyên phải đánh giá đóng góp ý kiến

2.2 Các yêu cầu đối với một hệ thống đánh giá thực hiện công việc.

Về tính phù hợp: Đòi hỏi hệ thống đánh giá thực hiện công việc và các tiêu thức phải phù hợp với đặc trng của các công việc các tiêu chuẩn thực hiện công việc, các tiêu thức đánh giá phải phù hợp với mục tiêu quản

lý nhân sự trong từng thời kỳ của từng bộ phận và cả tổ chức Nâng cao tinh thần kỷ luật

Về tính nhạy cảm: phải có khả năng phân biệt đợc những ngời làm tốt công việc và những ngời làm không tốy công việc Phải thiết kế thớc đo

Tính tin cậy của thông tin đánh giá: thiết kế hệ thống phơng pháp, thớc đo đánh giá để kết quả của từng công nhân viên phải chính xác Tính nhất quán của đánh giá: ý kiến đánh giá của những ngời khác nhau về một ngời lao động phải tơng đối thống nhất về cơ bản, chọn ngời đánh giá là những ngời có cùng cơ hội nh nhau trong việc quan sát ngời lao động làm việc và các thao tác làm việc của họ

Tính đợc chấp nhận: nghĩa là phơng pháp ta thiết kế phải phù hợp công việc của họ Hệ thống đánh giá phải đợc ủng hộ chấp nhận bởi ngời lao động nếu không thì sẽ không thực hiện thành công

Tính thực tiễn: Hệ thống đánh giá phải đơn giản, dễ hiểu và dễ dàng thực hiện đợc

Các yêu cầu này luôn dung hòa với nhau tuy nhiên: tính phù hợp, tính nhạy cảm, tính tin cậy là nói đến tính khoa học còn tính đợc chấp nhận, tính thực tiễn nói đến tính thực hiện.

2.3 Các lỗi cần tránh trong đánh giá thực hiện công việc.

Lỗi thiên vị: là xảy ra khi ngời đánh giá thực hiện công việc u thích ngời lao động nào đó hơn ngời khác

Lỗi xu hớng trung bình: luôn luôn đánh giá những ngời trong bộ phận ở mức độ nh nhau

Lỗi thái cực: là đánh giá những ngời hoặc là quá tốt hoặc là quá kém.Lỗi định kiến: do tập quán văn hóa ngời đánh giá sẽ phạm lỗi khi ý kiến của họ bị chi phối bởi văn hóa của bản thân

Lỗi thành kiến: xảy ra khi ngời đánh giá không u thích một tầng lớp hoặc một nhóm ngời lao động nào đó

Lỗi ảnh hởng bởi sự kiện gần nhất: hành vi mới xảy ra gần đây

Lỗi ảnh hởng của ngời so sánh trớc với ngời so sánh sau

Các lỗi trên xảy ra trong quá trình đánh giá có ảnh hởng rất lớn đến kết quản đánh giá, làm mất đi tính công bằng chính xác trong đánh giá thực hiện công việc, mất đi ý nghĩa của công tác đánh giá thực hiện công việc nhiều khi còn dẫn tới hậu quả bất lợi Để giảm bới các lỗi trên khi đánh giá cần lựa chọn ngời đánh giá phù hợp, đào tạo ngời đánh giá, tuyên truyền ý nghĩa tầm quan trọng của công tác đánh giá thực hiện công việc

3 Các ph ơng pháp đánh giá thực hiện công việc.

3.1 Thanh đo đồ họa.

Đây là phơng pháp đòi hỏi ngời đánh giá cho ý kiến đánh giá về đối tợng đánh giá dựa trên ý kiến chủ quan của mình theo một thang đo với các mức độ từ thấp tới cao

VD:

Tên đối tợng đánh giá Thang điểm

Tên ngời đánh giá giỏi khá TB yếu kémTiêu thức (chỉ tiêu): 5 4 3 2 1

Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm đối với ngời thực hiện đánh giá và xây

dựng bảng; tiện lợi cho những quyết định về nhân sự vì cho ta kết quả rất cụ thể bằng phơng pháp lợng hóa; rất tiện lợi cho thông tin phản hồi từ ngời lao động; có thể sử dụng với nhiều đối tợng lao động

Nh

ợc điểm: Bỏ qua những tính đặc thù của công việc và rất dễ mắc

lỗi do chủ quan

3.2 Danh mục kiểm tra (xác định mẫu phiếu)

Đó là một danh mục các câu hỏi mô tả về các hành vi, thái độ có thể xảy ra đối với một ngời lao động Ngời đánh giá dựa trên ý kiến chủ quan của mình và các tiêu chuẩn để đánh dấu vào mục phù hợp với đối tợng

DV: Họ tên ngời đánh giá Bộ phận: Tổ may

Họ tên đối tợng đánh giá: Ngày đánh giá: 31/3/2001Danh mục

1 Sẵn sàng làm ngoài giờ

2 Bố trí nguyên, vật liệu ngăn nắp

3 Hợp tác với ngời khác

20 Luôn tiếp thu ý kiến nhng ít khi làm theo

Phơng pháp này cũng đợc áp dụng khó phổ biến, đợc thiết kế là những câu khen ngợi hoặc toàn bộ tiêu cực

Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm đối với ngời thực hiện đánh giá và xây

dựng bảng Rất thuận lợi cho quyết định về nhân sự vì cho ta kết quả rất cụ thể bằng phơng pháp lợng hòa; rất tiện lợi cho thông tin phản hồi với ngời lao động Có thể sử dụng đối với nhiều đối tợng lao động

ợc điểm: Bỏ qua tính đặc thù của công việc, rất dễ mắc lỗi do chủ

quan

3.3 Ghi chép các sự kiện quan trọng.

Đòi hỏi ngời đánh giá ghi lại theo cách mô tả những hành vi xuất sắc hoặc yếu kém của ngời lao động trong thực hiện công việc và ghi theo từng yếu tố công việc ở đây ngời đánh giá phải quan sát liên tục, nó phù hợp với cán bộ lãnh đạo bộ phận trực tiếp

1 Quan hệ với khách hàng 5/1 Trả tiền thừa cáu gắt

2 Trng bày hàng hóa 7/2 Mỹ thuật cao bừa bãi

Ưu điểm : giúp hạn chế những lối chủ quan , giúp ta có thể quan sát

toàn bộ quá trình làm việc của ngời lao động

Nhợc điểm : đòi hỏi ngời quan sát phải quan sát ghi chép lại một

cách chính xác và khi ngời đánh giá có ý thức không tốt thì sẽ bỏ sót hành

vi Dễ mẵc lỗi ảnh hởng bởi sự kiện gần nhất Khi ra quyết định nhân sự nhng thuận tiện cho thông tin nội bộ

3.4 : Đánh giá bằng thang đo dựa trên hành vi

Là phơng pháp trong đó ngời đánh giá mô tả bằng văn bản những

điểm mạnh , điểm yếu kết hợp với phơng pháp mức thang điểm

Theo phơng pháp này các hành vi đối với những công việc mô tả khách quan hơn , đợc tính ra từ bản ghi chép các vụ việc quan trọng đó là bản mô tả các hành vi hiệu quả hay không có hiệu quả Sau đó họ xắp xếp

và phê chuẩn các hành vi đối với từng yếu tố một

Ưu điểm : loại trừ những lối chủ quan đợc cả cấp quản trị lẫn cấp dới

chấp nhận dễ dàng , dễ đợc bảo vệ xem xét trên quan điểm pháp luật

Nhợc điểm : phải xây dựng quá nhiều hành vi cơ bản nên rất tốn

công và dễ bỏ xót các hành vi Các hành vi sử dụng hớng về hoạt động hơn

Ưu điểm : Dễ dàng thực hiện , dễ dàng xắp xếp thứ tự ngời lao động

nên việc ra quyết định nhân sự đợc dễ dàng

Nhợc điểm: phạm nhiều lỗi chủ quan do chỉ cần ớc lợng , không thụân lợi cho thông tin phản hồi Có thể dẫn tới tình trạng cạnh tranh không lành mạnh

Ưu điểm: Hạn chế lỗi xu hớng trung bình và lỗi thái cực.

Nhợc điểm: Trong cùngmột thứ hạng thì không thể thấy đợc sự

chênh lệch Có thể ngời lao động không thấy đợc đãnh giá đúng với thực tế bởi phơng pháp này bắt buộc phải phân tích theo chỉ tiêu nên trong trờng hợp có quá nhiều ngời lựa chọn một chỉ tiêu thì tất yếu sẽ xảy ra tình trạng quá tải với chỉ tiêu ấy nhng ngời đánh giá vẫn phải chia theo tỷ lệ cố định cho trớc

Cố nhồi nhét hoặc gạt bỏ những ngời có chỉ tiêu bằng nhau nên đánh giá không đúng với thực tế Nên sử dụng phơng pháp này khi tập thể ngời lao động cần đánh giá thực hiện công việc là quá động

* Ph ơng pháp cho điểm:

Đòi hỏi ngời đánh giá phải phân phối điểm cho nhân viên của mình

VD : Một tổ có 10 ngời có 100 điểm Ngời tổ trởng phải phân phối

điểm cho 10 ngời

Tên nhân viên:

Ưu điểm: cho thấy con số cụ thể.

Nhợc điểm: Không biết con số ấy đợc đánh giá trên cơ sở nào.

Nhợc điểm: Mang tính chủ quan, không biết rõ lý do, không chi tiết,

cha tin cậy lắm

3.6 Sử dụng bản t ờng thuật.

Là phơng pháp mà ngời đánh giá phải mô tả bằng văn bản về những

điểm mạnh, yếu của nhân viên trong thực hiện công việc, nêu cả tiềm năng

và những gợi ý về biện pháp về hoàn thiện thực hiện công việc

Phơng pháp này đòi hỏi rất cao ở ngời đánh giá về kỹ năng viết, trình bày, diễn đạt khi viết nên nếu không tốt thì mô tả không chính xác Cần làm với mọi doanh nghiệp, công ty bởi nó làm nổi bật nhng ngời lao động tuy nhiên nên kết hợp với phơng pháp so sánh

Ưu điểm: Thuận lợi cho thông tin phản hồi, trao đổi kỹ càng về tình

hình công việc

Nhợc điểm: không thuận lợi cho việc ra quyết định nhân sự do

không so sánh đợc những ngời lao động Khó thấy đợc những ngời làm việc tốt, xấu nh thế nào; dễ phạm lỗi chủ quan do đánh giá

3.7 Quản lý bằng mục tiêu (MBO)

Là phơng pháp trong đó nhân viên và ngời lãnh đạo trực tiếp cùng xây dựng các mục tiêu công việc cho thời kỳ tơng lai và dựa trên cơ sở những mục tiêu ấy thì ngời lãnh đạo trực tiếp sẽ đánh giá mức độ hoàn thành công việc trong từng thời kỳ

Đây là một phơng pháp đợc áp dụng phổ biến do có mối quan hệ qua lại rất chặt chẽ giữa ngời quản lý và ngời nhân viên dới quyền và đồng thời

nó tạo ra những luồng thông tin phản hồi vô cùng chính xác

DV: Đối với công việc của một nhân viên bán hàng

2 Thiết lập quan hệ với khách hàng 10 khách 8 khách

3 Bán buôn sản phẩm A 100 triệu 90 triệu

8 Báo cáo bán hàng cuối tháng 5 bản 5 bản

Tại sao có mục tiêu không hoàn thành, có mục tiêu vợt mức, có mục tiêu hoàn thành

Do sự phù hợp của mục tiêu với thực tế

Do ngời bán hàng không nỗ lực hay nói chung lỗi thuộc về ngời bán hàng

Do đó có cần thay đổi mục tiêu trong tơng lai không ?

Có vấn đề cần phát sinh không ?

Có vấn đề thêm mục tiêu mới không ?

Ưu điểm: Tạo động lực tốt cho ngời lao động do họ đợc tham gia vào

quá trình xác lập mục tiêu Hớng ngời lao động vào mục tiêu của nhân dân một cách cụ thể; thúc đẩy công tác kế hoạch hóa ở mọi cấp quản lý Mọi ngời phải quan tâm đến mục tiêu của doanh nghiệp

Nhợc điểm: Dễ dẫn đến tình trạng phiến diện khi xác định mục tiêu

(chỉ quan tâm đến lợng mà không quan tâm đến chất) Dễ xa rời mục tiêu ban đầu mà không tập trung hớng tới mục tiêu dài hạn của tổ chức

Trên đây là các phơng pháp đánh giá thực hiện công việc tuy nhiên không đợc dùng với mọi ngời lao động trong tổ chức mà phải linh hoạt với từng nhóm lao động với sự kết hợp hay sử dụng các phơng pháp khác nhau

để tạo ra hiệu quả cao nhất, phù hợp nhất

4 Tổ chức ch ơng trình đánh giá thực hiện công việc.

Công tác đánh giá thực hiện công việc đòi hòi phải tiến hành một cách tuần tự theo từng bớc nhằm bảo đảm tính chính xác và công bằng trong kết quả đánh giá thực hiện công việc cho từng ngời lao động Tiến trình đánh giá thực hiện công việc đợc tiến hành qua 5 bớc thể hiện qua sơ

đồ sau

Môi trờng bên ngoài