Ứng dụng KPI trong đánh giá thực hiện công việc ở Công ty TNHH thương mại Hà Việt

Ứng dụng KPI trong đánh giá thực hiện công việc ở Công ty TNHH thương mại Hà Việt Đỗ Hồng Yến Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội Luận văn Thạc sĩ. Khoa học quản lý Nghd: TS. Hoàng Văn Luân Năm bảo vệ: 2014 Keywords: Hiệu quả công việc; Đánh giá chất lượng; Chỉ số đo lường hiệu suất cốt yếu; Quản lý sản xuất Contents: PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong những năm gần đây, hội nhập kinh tế quốc tế nhất là việc gia nhập Tổ chức thương mại thế giới (WTO) đã và đang đặt Việt Nam trước những vận hội lớn và vô vàn khó khăn thách thức. Yêu cầu đặt ra là phải tạo được những bước tiến nhanh hơn, mạnh hơn trong công cuộc đổi mới và phát triển kinh tế. Điều này phụ thuộc vào mỗi cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp. Một tổ chức muốn vận hành tốt khi và chỉ khi nó được quản lý hiệu quả. Trong đó, công tác quản lý nguồn nhân lực, đặc biệt là công tác đánh giá hiệu quả hoạt động là một trong những chức năng quan trọng trong quản lý doanh nghiệp. Có thể nói rằng việc đánh giá hiệu quả công việc có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với người sử dụng lao động và người lao động. Nó giúp cho người sử dụng lao động biết được mức độ hoàn thành công việc của người lao động để đánh giá, đãi ngộ và đào tạo phù hợp tạo động lực thúc đẩy người lao động. Bên cạnh đó, đánh giá hiệu quả công việc cũng giúp người lao động nhận thức về năng lực hiện có và là động lực phấn đấu hoàn thành công việc tốt hơn nữa. Vấn đề đặt ra đối với mỗi doanh nghiệp là làm thế nào để đánh giá chính xác, khách quan hiệu quả công việc của người lao động… Về cơ bản đánh giá hoàn thành công việc thường mang tính cảm tính chưa đánh giá đúng năng lực, hiệu quả làm việc của người lao động. Do đó, nó không những chưa phát huy vai trò động lực mà còn tiềm ẩn nhiều xung đột trong nội tại doanh nghiệp. Tôi cho rằng, để đánh giá hiệu quả công việc khách quan và chính xác bên cạnh việc phải có cách thức, phương pháp đánh giá hiệu quả công việc phù hợp doanh nghiệp cần sử dụng chỉ số đánh giá hiệu quả công việc theo KPI. Trên cơ sở lý luận về tìm hiểu chỉ số đánh giá hiệu quả công việc theo KPI và kiến thức thực tế khi làm việc tại Công ty TNHH Thương mại Hà Việt, tôi đã lựa chọn đề tài: “Ứng dụng KPI trong đánh giá hiệu quả công việc ở Công ty TNHH Thương mại Hà Việt”. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu Trên bình diện lý luận, hiện có nhiều công trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài và được phân loại thành ba nhóm công trình như sau: Nhóm các công trình tập trung nghiên cứu đánh giá hiệu quả công việc theo hướng xây dựng các phương pháp truyền thống và mang tính định tính như thang đo đánh giá đồ họa, ghi chép sự kiện quan trọng, đánh giá bằng thang đo dựa trên hành vi, v.v với đề tài: “Một số giải pháp hoàn thiện đánh giá thực hiện công việc của người lao động tại khách sạn Dân Chủ” của tác giả Đặng Thị Hồng Hạnh được công bố năm 2011, hay đề tài “Hoàn thiện công tác đánh giá thực hiện công việc tại Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam” của tác giả Nguyễn Thị Hồng Minh công bố năm 2012. Nhóm các công trình đề cập đến đánh giá hiệu quả công việc theo phương pháp mới như phương pháp quản trị theo mục tiêu (MBO) với công trình nghiên cứu : “Hoàn thiện đánh giá thực hiện công việc tại công ty cổ phần lắp máy và xây dựng Điện” của tác giả Nguyễn Hồng Mơ năm 2012 và đề tài “Hoàn thiện hệ thống tiêu chuẩn đánh giá công việc cho giảng viên tại trường Đại học kinh tế quốc dân” của tác giả Trần Thị Hà Linh công bố năm 2012. Nhóm các công trình chuyên nghiên cứu về KPI như công trình nghiên cứu “Tìm hiểu chỉ số đánh giá hiệu quả KPI quản trị nguồn nhân lực và khả năng áp dụng tại các doanh nghiệm Việt Nam” của tác giả Nguyễn Hoài An công bố năm 2012, công trình chủ yếu là tìm hiểu bộ chỉ số KPI tại tổ chức doanh nghiệp, nhân lực. Tuy nhiên công trình chỉ dừng lại ở mức tìm hiểu trên lý luận. Bên cạnh đó có đề tài nghiên cứu khoa học: “Xây dựng KPI cho vị trí Bí thư liên chi và Bí thư chi đoàn của Đoàn thanh niên Khoa khoa học quản lý” của tác giả Đào Thị Giang, công bố năm 2013, công trình nghiên cứu đã áp dụng lý luận về KPI để xây dựng KPI cho một vị trí cụ thể. Mặc dù công trình đã bước đầu xây dựng chỉ số và ứng dụng nhưng các chỉ số đưa ra chưa xác thực, khó có khả năng hiệu quả. Như vậy có thể thấy rằng, chưa có công trình nào nghiên cứu chuyên sâu, có kết quả về việc ứng dụng KPI vào đánh giá hiệu quả công việc của các tổ chức, doanh nghiệp. Luận văn sẽ tập trung nghiên cứu vấn đề này và thông qua trường hợp Công ty TNHH Thương mại Hà Việt để đề xuất những điều kiện xây dựng và áp dụng KPI trong đánh giá hiệu quả công việc ở các tổ chức, doanh nghiệp cụ thể. 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Mục tiêu nghiên cứu Trên cơ sở hệ thống hóa những vấn đề về đánh giá hiệu quả công việc, KPI và mối quan hệ giữa chúng; khảo sát hệ thống đánh giá hiệu quả công việc tại Công ty TNHH thương mại Hà Việt, luận văn đề xuất giải pháp ứng dụng KPI cho việc đánh giá hiệu quả công việc tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt mục tiêu trên, luận văn hiệu quả một số nhiệm vụ sau: - Khái quát cơ sở lý luận về đánh giá hiệu quả công việc, về KPI và mối quan hệ giữa chúng. - Khảo sát, phân tích, đánh giá ưu điểm và hạn chế của việc đánh giá hiệu quả công việc tại Công ty TNHH thương mại Hà Việt. - Xây dựng và kiểm định ứng dụng KPI vào đánh giá hiệu quả công việc ở Công ty TNHH Thương mại Hà Việt 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu Đánh giá hiệu quả công việc theo KPI. 4.2. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi thời gian: Từ tháng 1/2010 đến tháng 12/2012. Phạm vi không gian: Các phòng ban thuộc Công ty TNHH thương mại Hà Việt. 5. Mẫu khảo sát Khảo sát 93 người tại Công ty TNHH thương mại Hà Việt – Số 48, ngõ 102 Đường Trường Chinh, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội theo cơ cấu như sau: - Nam: 69 người, Nữ: 24 người. - Bộ phận Tài chính kế toán: 10 người. - Bộ phận Kinh doanh: 49 người. - Bộ phận Xuất nhập khẩu: 5 người - Bộ phận Nhân sự- hành chính: 13 người - Bộ phận Kỹ thuật: 16 người 6. Câu hỏi nghiên cứu - Đánh giá hiệu quả công việc tại Công ty TNHH Thương mại Hà Việt thời gian qua có những ưu điểm và hạn chế gì? - Sử dụng KPI có thể nâng cao đánh giá hiệu quả công việc tại Công ty TNHH Thương mại Hà Việt không? 7. Giả thuyết nghiên cứu - Bên cạnh những ưu điểm, đánh giá hiệu quả công việc tại Công ty TNHH Thương mại Hà Việt vẫn còn những hạn chế cơ bản như: chưa xác định được nội dung, mục tiêu đánh giá; chưa xây dựng được phương pháp, tiêu chuẩn đánh giá phù hợp, v.v - Sử dụng KPI sẽ nâng cao việc đánh giá hiệu quả công việc ở Công ty TNHH Thương mại Hà Việt, nhất là khi nó được cụ thể hóa cho từng bộ phận. 8. Phương pháp nghiên cứu 8.1. Phương pháp phân tích - tổng hợp Để hiệu quả đề tài nghiên cứu này, tác giả đã nghiên cứu các tài liệu ở sách giáo trình, sách tham khảo về quản trị, tạp chí, website có liên quan đến phương pháp đánh giá hiệu quả công việc, bộ chỉ số đánh giá hiệu quả công việc theo KPI. Bên cạnh đó là những tài liệu của Công ty TNHH thương mại Hà Việt về công tác đánh giá nhân sự. Trên cơ sở phân tích, tổng hợp tài liệu và số liệu đã giúp tôi có những đánh giá, nhìn nhận sâu hơn về các vấn đề. Từ đó trên cơ sở khái quát hóa, hệ thống hóa để tổng hợp các tài liệu theo các vấn đề đang nghiên cứu thật logic và hệ thống. 8.2. Phương pháp thực nghiệm Trong quá trình làm việc tại Công ty TNHH Thương mại Hà Việt, là một chuyên viên Nhân sự chính sách tiền lương, nhận thấy việc đánh giá hiệu quả công việc mà công ty TNHH thương mại Hà Việt đang áp dụng chưa thực sự phù hợp, chưa thỏa mãn nhu cầu của người lao động. Dựa trên việc đáp ứng nhu cầu của người lao động và để nâng cao hiệu quả làm việc, Công ty TNHH thương mại Hà Việt đã có những đánh giá về phương pháp đánh giá hiệu quả công việc hiện tại và đi tìm một cách thức đánh giá hiệu quả công việc phù hợp hơn, tiến bộ hơn. Bởi vậy, tôi là một trong những người tham gia xây dựng bộ chỉ số đánh giá hiệu quả công việc theo KPI, và sử dụng nó trong việc đánh giá hiệu quả công việc cho cán bộ nhân viên tại công ty. 8.3. Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi Tác giả đã thực hiện điều tra bằng bảng hỏi qua phiếu điều tra các nhân viên tại các bộ phận phòng ban của Công ty. Mẫu điều tra là mẫu tổng thể, bảng hỏi được thiết kế theo sự kết hợp của thang đo tỷ lệ - thang điểm và xếp hạng theo thứ tự. Các câu hỏi được thiết kế theo biểu hiện cường độ và tùy chọn. Bố cục của bảng hỏi gồm phần giải thích, hướng dẫn trả lời và phần các câu hỏi nội dung gồm 2 phần chính với 06 câu hỏi, 22 câu hỏi chi tiết trả lời: Thông tin người trả lời phiếu, đánh giá phương pháp đánh giá hiệu quả công việc hiện tại, hiệu quả (độ thỏa mãn công việc) từ việc áp dụng chỉ số đánh giá hiệu quả công việc theo KPI. Kết quả thu được từ phiếu điều tra sẽ được tác giả xử lý dưới dạng thống kê, xử lý trên phần mềm SPSS–xử lý thông tin. Dựa trên kết quả phân tích số liệu, tác giả sẽ tổng hợp, khái quát, chứng minh việc xây dựng, áp dụng bộ chỉ số đánh giá hiệu quả công việc theo KPI là phương pháp đánh giá hiệu quả công việc tốt nhất với Công ty TNHH thương mại Hà Việt. 8.4. Phương pháp chuyên gia Bằng phương pháp này, tác giả có sự tư vấn của các chuyên gia, các tổ chức đã xây dựng và áp dụng bộ chỉ số đánh giá hiệu quả công việc theo KPI để có cái nhìn sâu rộng hơn về bộ chỉ số đánh giá hiệu quả công việc theo KPI . Cũng bằng phương pháp này, tác giả nhờ đến sự cố vấn của Lãnh đạo công ty TNHH thương mại Hà Việt để có hiểu biết sâu rộng hơn trong việc xây dựng chỉ số đánh giá hiệu quả công việc phù hợp nhất với môi trường, điều kiện công ty cũng như việc áp dụng cái mới này trong tổ chức. 9. Kết cấu của luận văn Ngoài Phần mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và Phụ lục, luận văn được kết cấu thành 3 chương: Chương 1. Cơ sở lý luận đánh giá hiệu quả công việc và ứng dụng KPI trong đánh giá hiệu quả công việc Chương 2. Thực trạng đánh giá hiệu quả công việc tại Công ty TNHH Thương mại Hà Việt Chương 3. Ứng dụng KPI vào đánh giá hiệu quả công việc tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Trần Kim Dung (2009), Quản trị nguồn nhân lực, NXB Thống Kê. 2. Vũ Thùy Dương, Hoàng Văn Hải (2005), Quản trị nhân lực, Nhà xuất bản Thống kê. 3. Hồ sơ năng lực Công ty TNHH thương mại Hà Việt năm 2012. 4. Nguyễn Thành Hội (2002), Quản trị nhân sự, Nhà xuất bản Thống kê. 5. TS Lê Quân (2008), Kỹ thuật xây dựng hệ thống tiền lương và đánh giá thành tích của doanh nghiệp, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân. 6. TS Lê Quân, Bài giảng đánh giá hiệu quả làm việc, http:// www.zun.vn truy cập ngày 01/04/2013. 7. PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân, ThS. Nguyễn Vân Điềm (2010), Giáo trình quản trị nhân lực, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân. 8. Quy định về xây dựng và sử dụng chỉ số đánh giá hiệu quả công việc Công ty TNHH thương mại Hà Việt. 9. Nguyễn Hải Sản (1998), Quản trị học, Nhà xuất bản Thống kê. 10. Sổ tay xây dựng chỉ số đánh giá hiệu quả công việc KPI Công ty TNHH Thương mại Hà Việt. 11. Nguyễn Hữu Thân (2004), Quản trị nhân sự, Nhà xuất bản Thống kê. 12. PGS.TS Nguyễn Tiệp (2011), Quản trị nhân lực hiện đại trong nền kinh tế thị trường, Nhà xuất bản Lao động – Xã hội. 13. Hoàng Trọng và Chu Nguyễn Mộng Ngọc (2005), Phân tích dữ liệu nghiên cứu với SPSS, Nhà xuất bản Thống kê. 14. Viện nghiên cứu và Đào tạo về quản lý (2004), Phương pháp và kỹ năng quản trị nhân sự, Nhà xuất bản Lao động xã hội Hà Nội. 15. David Parmenter, Các chỉ số đo lường hiệu suất- Xây dựng và ứng dụng các chỉ số hiệu suất cốt yếu có sức thuyết phục, Nhà xuất bản Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh. 16. David Parmenter (2010) Key performance indicartors, NXB Jonh Wily and Sons, Inc. 17. Harvard – Business Essentials (2006), Quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên, Nhà xuất bản Tổng hợp TP. HCM. 18. HilbM (2003), Quản trị nhân lực tổng thể: Mục tiêu- Chiến lược- Công cụ, Nhà xuất bản Thống kê. 19. Milkovich G.T và Boudreau J.W (2002), Quản trị nguồn nhân lực, Nhà xuất bản Thống kê. 20. Guerrero S (2005), Công cụ quản trị nhân sự, Nhà xuất bản Dunod, Pháp 21. Paul R.Niven (2009), Thẻ điểm cân bằng, Nhà xuất bản Tổng hợp TP. Hồ Chí Minh. 22. Nguyễn Hoài An (2012), Tìm hiểu chỉ số đánh giá hiệu quả KPI quản trị nguồn nhân lực và khả năng áp dụng tại các doanh nghiệp Việt Nam. 23. Đào Thị Giang (2013), Xây dựng KPI cho vị trí Bí thư liên chi và Bí thư chi đoàn của Đoàn Thanh niên Khoa khoa học quản lý. 24. Đặng Thị Hồng Hạnh (2011), Một số giải pháp hoàn thiện đánh giá thực hiện công việc của người lao động tại khách sạn Dân Chủ. 25. Trần Thị Hà Linh (2012), Hoàn thiện hệ thống tiêu chuẩn đánh giá công việc cho giảng viên tại trường Đại học Kinh tế quốc dân. 26. Nguyễn Thị Hồng Minh (2012), Hoàn thiện công tác đánh giá thực hiện công việc tại Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam. 27. Nguyễn Hồng Mơ (2012), Hoàn thiện đánh giá thực hiện công việc tại công ty cổ phần Xây lắp máy và xây dựng điện. 28. R. Factor. (1982), The Relationship Between Job Satisfaction and Performance . Asia Pacific Journal of Human Resources,Vol.20 N0.3,34-42. 29. Gorverment of Malaysia (2005), Guideline on establishing key perpormance indicartors and implementing performance assessement at government agency, Prime minister’s Department Malaysia. 30. Shinichino Kawaguchi (2008), chuyên đề quản trị và phát triển nguồn nhân lực. 31. Phạm Vũ Hoàng Quân, Chỉ số đo lường hiệu suất, http://www.saga.vn/Chi_so_do_luong_hieu_suat_Key_Performance_Indicator__KPI/2024 1.saga, truy cập ngày 22/08/2013. 32. PGS.TS Trần Kim Dung, 8 nguyên tắc đánh giá hiệu quả công việc, http://anhnguyet.wordpress.com/2012/11/30/video-danh-gia-hieu-qua-cong-viec-pgs-ts-tran- kim-dung/ truy cập ngày 29/08/2012. 33. Công ty Tư vấn Macconsult, Giới thiệu về đánh giá thực hiện công việc, http://macconsult.com.vn/uploads/form_file/0207081214995225.pdf, truy cập ngày 23/09/2013. 34. Quy chế Công ty TNHH Thương mại Hà Việt năm 2010. 35. F. Jonh Reh, Key performance Indicartors, http://management.about.com/cs/generalmanagement/a/keyperfindic.htm, truy cập ngày 18/08/2013. 36. Denis Trần, 46 hệ thống quản lý KPI, http://hrlink.vn/diendan/index.php?showtopic=44693, truy cập ngày 21/06/2012 37. Nguyễn Như Trang, Đánh giá công việc theo KPI, http://tailieu.vn/xem-tai-lieu/danh-gia- cong-viec-theo-kpi-test.298779.html, truy cập ngày 05/06/2012 38. Tổ chức Tư vấn giáo dục Việt Nam, Phương pháp đánh giá kết quả làm việc, http://www.eduviet.vn/index.php/Danh-gia/phuong-phap-danh-gia-ket-qua-lam-viec-cua-nhan- vien.html, truy cập ngày 23/11/2013 39. Tổ chức Tư vấn giáo dục Việt Nam, Quy trình xây dựng KPIs, http://eduviet.vn/index.php/BSC-va-KPI/quy-trinh-xay-dung-kpis.html, truy cập ngày 16/06/2012 40. Trung Tâm Năng suất Việt Nam, Đánh giá năng lực và hiệu quả công việc của nhân viên, http://www.vpc.org.vn/Desktop.aspx/KPI/Thong-tin-chung KPI/Thong_tin_chung_ve_KPI/ truy cập ngày 22/03/2013 41. Nguyễn Tuân, Phương pháp đánh giá hiệu quả làm việc sử dụng hệ số hiệu quả cốt yếu KPI, http://ieit.edu.vn/vi/dich-vu/tu-van-bsc-kpi/item/222-phuong-phap-danh-gia-hieu-qua-lam- viec-su-dung-he-so-hieu-qua-cot-yeu-kpi, truy cập ngày 23/11/2013 42. Trang Tài liệu quản lý, Đánh giá thực hiện công việc, http://nqcenter.wordpress.com/category/quan-tri-hanh-chinh-nhan-su/danh-gia-thuc-hien- cong-viec/ truy cập ngày 22/08/2013 43. Trang Tài liệu quản lý, Mô tả công việc, http://nqcenter.wordpress.com/category/quan-tri- hanh-chinh-nhan-su/mo-ta-cong-viec/ truy cập ngày 22/08/2013 . hiệu quả công việc và ứng dụng KPI trong đánh giá hiệu quả công việc Chương 2. Thực trạng đánh giá hiệu quả công việc tại Công ty TNHH Thương mại Hà Việt Chương 3. Ứng dụng KPI vào đánh giá hiệu. (2012), Hoàn thiện công tác đánh giá thực hiện công việc tại Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam. 27. Nguyễn Hồng Mơ (2012), Hoàn thiện đánh giá thực hiện công việc tại công ty cổ phần. dụng chỉ số đánh giá hiệu quả công việc theo KPI. Trên cơ sở lý luận về tìm hiểu chỉ số đánh giá hiệu quả công việc theo KPI và kiến thức thực tế khi làm việc tại Công ty TNHH Thương mại Hà