vai trò của đánh giá thực hiện công việc trong quản trị nhân sự

lời mở đầu Trên thực tế hiện nay có rất nhiều cách hiểu khác nhau về đánh giá thực hiện công việc của ngời lao động trong doanh nghiệp. Nhng những vấn đề cốt lõi không có nhiều thay đổi và có những điểm chung. Là một phần trong chơng trình giảng dạy của bộ môn quản trị nhân lực, một môn khoa học mới mẻ và cha đợc phổ biến nhiều nhng vai trò và ý nghĩa của môn học này đã dần đợc khẳng định trong nhà trờng và thực tế tại các doanh nghiệp. Đánh giá thực hiện công việc đã trở nên hết sức quan trọng và góp phần không nhỏ giúp các doanh nghiệp thành công trên thị trờng ngày càng trở nên gay gắt hiện nay. Theo tác giả Nguyễn Hữu Thân :" Đánh giá thực hiện công việc của nhân viên là chìa khoá giúp doanh nghiệp có cơ sở hoạch định, tuyển mộ -tuyển chọn, phát triển tài nguyên nhân sự, cũng nh đền bù đãi ngộ, phát triển nghề nghiệp va tơng quan nhân sự. Quản trị tài nguyên nhân sự thành công hay không phần lớn là do công ty biết đánh giá đúng mức sự thực hiện công việc của nhân viên hay không ". Đánh giá thực hiện công việc của nhân viên không những mang ý nghĩa thẩm định lợng hoá mà còn có ý nghĩa công nhận khả năng và thành tích của nhân viên trong khoang thời gian nhất định. Nó giúp cho doanh nghiệp trong quá trình hoạch định, tuyển chọn, đào tạo và phát triển nhân sự. Ngoài ra còn là căn cứ cơ bản giúp doanh nghiệp khen thởng động viên, khích lệ hoặc kỷ luật nhân viên, giúp nhà quản trị trả lơng một cách công bằng . Một câu hỏi đặt ra là với ý nghĩa nh vậy nhng liệu các doanh nghiệp đã nhận ra đợc vai trò của nó hay cha và khi nhận ra rồi thi có hiểu đợc và vận dụng thành thạo trong doanh nghiệp của mình hay không. Gặp khó khăn nh thế nào khi thực hiện việc đánh giá thực hiện công việc ngời lao động trong doanh nghiệp. Để góp phần làm rõ những điều trên đây, bài viết này nhằm mục đích trình bày một cách hoàn thiện và đầy đủ hơn về các phơng pháp đánh giá thực hiện công việc của nhân viên trong doanh nghiệp. Dới sự nghiên cứu và 1 tổng hợp các kiến thức của các tác giả khác nhau bài viết mong muốn có cái nhìn hoàn chỉnh hơn và sâu sắc hơn và từ đó nhìn ra đợc những hạn chế còn tồn tại.Nhng với sự bó hẹp về nội dung và phạm vi nghiên cứu, cộng vào đó là bài viết dới góc nhìn của một sinh viên, chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Em mong rằng với sự giúp đỡ của các thầy và các cô bài viết này sẽ hoàn chỉnh hơn. 2 Ch ơng i : Vai trò của đánh giá thực hiện công việc trong quản trị nhân sự. I . khái niệm và ý nghĩa. 1 . Khái niệm . Đánh giá thực hiện công việc cách đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của ngời lao động trên cơ sở so sánh với các tiêu chuẩn đồng thời có sự thảo luận lại việc đánh giá đó đối với từng ngời. Đánh giá thực hiện công việc (Performance Appraisal) là một hệ thống chính thức xét duyệt và đánh giá sự hoàn thành công việc của một cá nhân theo định kỳ _ Nguyễn Hữu Thân . 2 . ý nghĩa. Các chơng trình đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên đ- ợc sử dụng rộng rãi từ những năm 1980 khi cạnh tranh trên thị trờng ngày càng trở nên gay gắt, các doanh nghiệp bắt buộc phải chú trọng và khuyến khích các nhân viên thực hiện tốt các mục tiêu, yêu cầu trong công việc .Theo định nghĩa trên ta thấy đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên là một " hệ thống chính thức" nghĩa là việc đánh giá phải theo một tiến trình đánh giá khoa học co " bài bản" và mang tính chất định kỳ tuỳ theo tính chất của công việc, theo mức độ kinh doanh và quy mô của doanh nghiệp . II . Vai trò của đánh giá thực hiện công việc . Đánh giá năng lực thực hiện công việc là công việc hết sức quan trọng nhng cũng là công việc hết sức khó khăn . Nó khó khăn bởi vì với ngời lao động không ai thích ngời khác đánh giá mình, ngoại trừ những ngời hoàn thành công việc một cách thành công. Cũng ít có ai muốn tự mình đánh giá mình. Khó khăn nhất vẫn là làm cách nào đánh giá một cách khách quan, đúng mức. Đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên sẽ tác động lên cả tổ chức lẫn cá nhân ngời lao động. Nhân viên, đặc biệt là những ngời có xu hớng tự đánh giá họ thấp, những ngời có kết quả thực hiện không cao hoặc những ngời không tin tởng là việc đánh giá công bằng, hợp lý sẽ cảm thấy không an toàn, thậm chi lo lắng sợ hãi khi làm việc trong doanh nghiệp. Ngợc lại những nhân viên thực hiện công việc ở mức độ xuất sắc, có nhiều tham vọng, cầu tiến sẽ coi việc đánh giá thực hiện công việc của nhân 3 viên nh những cơ hội giúp cho họ khẳng định vị trí của họ trong doanh nghiệp và thêm cơ hội thăng tiến trong nghề nghiệp của mình . Đối với doanh nghiệp, các thông tin đánh giá thực hiện công việc của nhân viên sẽ giúp doanh nghiệp kiểm tra lại chất lợng của các hoạt động quản trị nguồn nhân lực khác nh tuyển chọn, định hớng và hớng dẫn công việc, đào tạo, trả công vv Vì vậy đánh giá thực hiện công việc có vai trò hết sức quan trọng cho cả doanh nghiệp và ngời lao động . Giúp cho hai bên ngày càng hoàn thiện và củng cố trong công việc. Dới đây là một số tác dụng của hệ thống đánh giá thực hiện công việc : Cung cấp các thông tin phản hồi cho nhân viên biết mức độ thực hiện công việc của họ so với tiêu chuẩn mẫu và so với các nhân viên khác. Giúp nhân viên điều chỉnh, sửa chữa các sai lầm trong quá trình làm việc. Kích thích, động viên nhân viên thông qua những điều khoản về đánh giá, ghi nhận và hỗ trợ . Cung cấp các thông tin làm cơ sở cho vấn đề đào tạo, trả lơng, khen th- ởng, thuyên chuyển nhân viên, cải tiến cơ cấu tổ chức v v Phát triển sự hiểu biết về công ty thông qua đàm thoại về các cơ hội và hoạch định nghề nghiệp . Tăng cờng quan hệ tốt đẹp giữa cấp trên và cấp dới . Ch ơng ii : Phơng pháp đánh giá thực hiện công việc của nhân viên trong doanh nghiệp. I. Ph ơng pháp thang đo đồ hoạ (Rating scales Method). 1> Khái niệm . Là phơng pháp đanh giá dựa trên ý kiến đánh giá chủ quan của con ngời đánh giá để đánh giá sự thực hiện công việc của đối tợng đánh giá theo một thang đo từ thấp đến cao. 2> Cách tiến hành đánh giá. 4 Theo phơng pháp này, việc đánh giá thực hiện công việc của nhân viên thông qua một bảng mẫu . Bảng này sẽ liệt kê những yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên khi thực hiện công việc nh : số lợng, chất lợng, hành vi, tác phong của nhân viên vv Các yếu tố đánh giá gồm hai loại : Đặc tính liên quan đến công việc và đặc tính liên quan đến cá nhân đơng sự. Các yếu tố liên quan đến công việc bao gồm có chất lợng, khối lợng công việc. Trong khi các yếu tố liên quan đến cá nhân bao gồm nh các đặc tính : Độ tin cậy, óc sáng kiến, khả năng thích nghi, khă năng phối hợp vv . Ngời đánh giá điền vào mẫu in sẵn bằng cách ghi kí hiệu vào mức độ mỗi yếu tố. Hình 1 sẽ cho ta minh hoạ cụ thể. 5 Họ tên của nhân viên : 1> Mỗi lần xem xét một yếu tố. Công việc : Không cho phép đánh giá yếu tố ảnh hởng Bộ phận : đến việc quyết định của các yếu tố khác. Giai đoạn đánh giá( từ đến ) 2> Xem xét sự hoàn thành công tác trong suốt giai đoạn đánh giá.Tránh tập trung vào các biến cố hiện tại hoặc các biến cố riêng lẻ. 3> Lu ý rằng điểm trung bình là điểm đạt yêu cầu. Điểm trên trung bình hoặc xuất sắc cho thấy rằng nó trội hơn hẳn vv 4> Điểm tính thấp nhất( 1 điểm) đến cao nhất (xuất sắc :5 điểm) Các yếu tố Điểm đánh giá Ghi chú Khối lợng công việc hoàn thành. Tốt Khá Trung bình Yếu Kém Chất lợng công việc thực hiện. Tốt Khá Trung bình Yếu Kém Hành vi,tác phong. Tốt Khá Trung bình Yếu Kém Tổng hợp kết quả. Tốt Khá Trung bình Yếu Kém Tiềm năng phát triển trong tơng lai. Đang ở mức độ gần mức đánh giá thực hiện công việc. Đang ở mức độ tối đa đánh giá thực hiện công việc và có một số các tiềm năng. Có khả năng tiến bộ và cho đào tạo, phát triển. Không thấy hạn chế. Hình 1: Bảng liệt kê các yêu cầu trong đánh giá thực hiện công việc. 6 3> Ưu nh ợc điểm của ph ơng pháp đánh giá bằng thang đo. 3.1> Ưu điểm. - Các kết quả đánh giá thực hiện đợc đo bằng số, do đó nó thuận lợi cho ra quyết định nhân sự. - Đơn giản, dễ sử dụng, tiết kiệm thời gian và chi phí. 3.2> Nh ợc điểm. - Dễ mắc phải lỗi thiên vị, thành kiến. - Các chỉ tiêu đánh giá mang tính chung chung phù hợp với nhiều loại công việc dẫn đến không phản ánh đợc đăc thù của công việc. II. Phơng pháp danh mục kiểm tra 1>Khái niệm và cách tiến hành. Là phơng pháp sử dụng các danh mục các câu hỏi mô tả các hành vi, thái độ có thể xảy ra của ngời lao động dựa trên ý kiến chủ quan của mình. Ngời đánh giá đánh dấu vào những câu mô tả mà họ cảm thấy là đúng và bỏ trống với câu mà họ cảm thấy không đúng. 2>Ưu nh ợc điểm của ph ơng pháp. 2.1> Ưu điểm. - Là cơ sở cho việc ra quyết định về nhân sự. - Đơn giản, dễ tiến hành. - Chi phí rẻ, tiết kiệm thời gian. 2.2> Nhợc điểm. - Dễ mắc phải lỗi thiên vị, thành kiến do chủ quan. - Không áp dụng đợc với những công việc phức tạp. - Thông tin phản hồi thờng bị nhiễu. iii. Ph ơng pháp ghi chép những sự kiện quan trọng. 1> Khái niệm. 7 Là phơng pháp ghi lại theo cách mô tả những hành vi xuất sắc hoặc yếu kém co liên quan đến việc thực hiện công việc của ngời lao động theo từng yếu tố công việc. 2> Cách tiến hành đánh giá. Phơng pháp ghi chép các sự kiên quan trọng( The Critical Incident Method) là phơng pháp mà ngời lãnh đạo ghi lại những vụ việc quan trọng, những vụ việc tích cực hay những vụ việc tiêu cực trong quá trình thực hiện công việc của nhân viên. Những kết quả bình thờng sẽ không ghi lại. Do vậy những nhân viên thực hiện công việc rất tốt hoặc rất yếu sẽ đợc đánh giá riêng. Đối với những vụ việc sai sót lớn cần chú ý kiểm tra lại xem nhân viên đó đã khắc phục đợc cha, giúp họ sửa chữa và tránh bớt những sai lầm trong quá trình thực hiện công việc. Vào cuối giai đoạn đánh giá, ngời đánh giá sử dụng các hồ sơ này kèm theo các dữ kiện khác để đánh giá bao quát toàn bộ giai đoạn đánh giá chứ không tập trung vào một thời điểm nào, chẳng hạn nh những tuần hoặc những tháng cuối cùng. vụ việc tích cực vụ việc tiêu cực Ngày tháng Mục Vụ việc Ngày tháng Mục Vụ việc 30-4 M Làm nhiệm vụ thay thế một nhân viên do ngời thân bị bệnh. 20-5 N Phản ứng thô lỗ với khách hàng. Hình 2 : Mẫu ghi chép các sự kiện quan trọng Ngày tháng Vụ việc Tháng Giêng Ghi chép phiếu thăm khách hàng. A đã không điền vào phiếu thăm khách hàng đúng. Anh ta đã ghi là đã thăm 3 khách hàng vào 3 ngày khác nhau. Thực ra A đã thăm 3 khách hàng vào một ngày. Tôi hỏi tại sao làm vậy, anh ta trả lời rằng : Con gái anh ta yêu cầu anh ta tham dự buổi triển lãm tranh của cô ấy, do đó anh ta bỏ ra một buổi chiều để làm việc đó. Anh ấy hứa rằng sẽ không bao giờ làm sai nữa. Tháng T Chiêu mại(Sales Promotion) Hình 3 : Mẫu ghi chép các sự kiện quan trọng. 3> Ưu nh ợc điểm của ph ơng pháp. 3.1> Ưu điểm. 8 - Đánh giá đầy đủ tình hình thực hiện của ngời lao động. - Có thể ghi chép một cách tỉ mỉ về quá trình thực hiện công việc của nhân viên. 3.2> Nhợc điểm. - Mất nhiều thời gian ghi chép nếu cấp quản trị có nhiều nhân viên. - Phụ thuộc vào kỹ năng của ngời viết. iii. Ph ong pháp đánh giá bằng văn bản t ờng thuật(essay method). 1> Khái niệm. Là phơng pháp đánh giá trong đó ngời đánh giá chỉ viết một một bài tờng thuật ngắn mô tả sự hoàn thành công việc của cấp dới. 2> Cách tiến hành. Ngời đánh giá có một bài tờng thuật ngắn mô tả những điểm mạnh, điểm yếu trong thực hiện công việc của cấp dới. Phơng pháp này chú trọng tới hành vi thái cực (extreme behavior) trong công tác của nhân viên -nghĩa là hành vi thật giỏi hoặc thật dở hơn là sự hoàn thành công tác hàng ngày của ngời đó. 3> Ưu nh ợc điểm của ph ơng pháp. 3.1> Ưu điểm. - Rất thuận lợi cho việc thông tin phản hồi. - Có thể quan sát ở xa và ghi lại nhng gì cần nhớ. - Rất đơn giản trong đánh giá vì chỉ cần một bài mô tả ngắn. 3.2> Nhợc điểm. - Đánh giá loai này phụ thuộc vào khả năng viết của ngời đánh giá. Khi duyệt xét lại thì việc đánh giá tích cực có thể bị diễn giải thành việc tiêu cực nếu ngời đánh giá sử dụng từ ngữ sai hoặc không thể viết thành một đoạn chính xác đợc. - Khó sử dụng thông tin tờng thuật để ra quyết định quản lý đợc . 9 - Thiếu tính khách quan và chính xác. Họ và tên : Chức vụ Ngày tuyển dụng Số năm đang ở chức vụ này Nơi công tác Chức vụ trớc đây Tờng trình cho Việc hoàn thành công tác,kết quả,và phân phối nhng con số cụ thể. 1) Ngời này đã hoàn thành đợc những gì kể từ lần đánh giả trớc? (Xem xét chất luợng và khối lợng công việc) 2) Ngời này làm cách nay để công việc hoàn thành? 3) Ngời này quan hệ với ngời khác nh thế nào? 4) Liệt kê các đặc tính, phẩm chất và trình độ giúp ngời này hoàn thành công việc. 5) Hãy đề nghị các hành động giúp ngời này cải tiến công việc theo chức vụ này. Các mục đánh giá hoàn thành công việc và đặc tính trình đọ của bản thân đơng sự đã đợc thảo luânj với đơng sự do : Họ và tên ngời phỏng vấn: Chức vụ : Ngày Phê duyệt : Hình 4 : Mẫu đánh giá bằng văn bản tờng thuật. v. Ph ơng pháp đánh giá quan sát hành vi. 1> Khái niêm. Phơng pháp đánh giá quan sát hành vi là phơng pháp quan sát các hành vi thuộc công việc đợc sắp xếp theo thứ tự từ xuất sắc đến rất kém và ngời đánh giá phải xác định tần suất xảy ra của chúng theo một thang đo từ không bao giờ xảy ra đến luôn xảy ra. 2> Cách tiến hành. Phơng pháp quan sát hành vi đợc thực hiện dựa trên cở sở quan sát các hành vi thực hiện công việc của nhân viên .Phơng pháp này căn cứ vào hai yếu tố : Số lần quan sát và tần số nhắc lại của hành vi, ngời lãnh đạo sẽ đánh 10 [...]... đánh giá thực hiện công việc của nhân viên trong tổ chức 16 Môi tròng bên ngoài Môi trờng bên trong Xác định mục tiêu đánh giá thự hiện công việc Lựa chọn phơng pháp đánh giá thực hiện công việc Xác định tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc Đào tạo, huấn luyện ngời làm công tác đánh giá Phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc 17 i Xác định mục tiêu đánh giá Tiến trình đánh giá bắt đầu bằng việc xác... hiểu đợc vai trò và ý nghĩa của đánh giá thực hiện công việc Đánh giá thực hiện công việc là một hoạt động quan trọng trong tổ chức và hoạt động quản trị nhân sự Nhìn nhận đợc vai trò và ý nghĩa của nó và thêm vào đó là đa ra một hệ thống các phơng pháp đánh giá thực hiện công việc, để trở thành những công cụ giúp cho việc đánh giá thực hiện công việc đợc hiệu quả, hoàn chỉnh và phù hợp với thực tế... cần làm gì để nâng cao hiểu quả đánh giá thực hiện công việc Làm cho nhân viên tin rằng việc đánh giá thực hiện công việc là công bằng và khuyến khích họ chủ động, tích cực tham gia vào trong quá trình đánh giá Định kỳ thực hiện công tác đánh giá thực hiện công việc Nếu nhân viên làm tốt, các nhận xét, đánh giá về thực hiện công việc sẽ làm họ phấn khởi, hăng say làm việc, ngợc lại, nếu họ làm cha... chuẩn đánh giá thực hiện công việc Ngoài ra, vai trò của nhà quản trị nh một quan toà Nhng với phơng pháp quản trị theo mục tiêu(Management By Objectives), trọng tâm của việc đánh giá chuyển từ các đức tính, đặc tính cá nhân qua sự hoàn hành công việc Vai trò của nhà quản trị chuyển từ vai trò của ngời trọng tài phân xử qua vai trò của ngời cố vấn hay t vấn Cũng nh vậy, vai trò của nhân viên chuyển từ... Báo Diễn đàn doanh nghiệp 28 lời mở đầu .1 Chơng i : Vai trò của đánh giá thực hiện công việc trong quản trị nhân sự 3 I khái niệm và ý nghĩa 3 1 Khái niệm 3 2 ý nghĩa 3 II Vai trò của đánh giá thực hiện công việc 3 Chơng ii : Phơng pháp đánh giá thực hiện công việc của nhân viên trong doanh nghiệp 5 I Phơng pháp thang đo đồ hoạ (Rating scales... hiệu quả đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên 1> Các sai lầm cần tránh để nâng cao hiệu quả đánh giá thực hiện công việc Theo Dessler, các sai lầm thờng mắc phải trong đánh giá thực hiện công việc của nhân viên gồm có: Tiêu chuẩn không rõ ràng: Hội đồng đánh giá cần phân định rõ yêu cầu, sự khác biệt ở các mức độ xuất sắc, khá, trung bình, yếu, kém Trong thực tế, nhiều khi nhân viên... trình này sẽ thất bại 1>Mục đích của phỏng vấn đánh giá Một trong những vấn đề quan trọng nhất trong quá trình đánh giá thực hiện công việc của nhân viên là thảo luận với nhân viên về kết quả thực hiện công việc của họ Nhân viên sẽ biết đợc lãnh đạo đánh giá họ nh thế nào và họ cần làm gì để thực hiện công việc tốt hơn Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên là một trong những phơng pháp quan trọng... chức công tác đánh giá thực hiện công việc trong tổ chức 18 i Xác định mục tiêu đánh giá 20 ii Lựa chọn phơng pháp đánh giá 21 iii Xác định tiêu chuẩn đánh giá 21 iv Đào tạo huấn luyện những ngời làm công tác đánh giá 22 v Phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc 22 1>Mục đích của phỏng vấn đánh giá .22 2> Những điều cần tránh 24 3> Trình tự thực hiện. .. các phơng tiện đánh giá v Phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc Phỏng vấn đánh giá là hoạt động rất quan trọng, Là một phần không thể thiếu trong quá trình đánh giá thực hiện công viẹc của nhân viên trong tổ chức, nó giúp cho cấp trên và cấp dới hiểu nhau và thoả thuận với nhau về hoàn thành công việc Do đó cấp quản trị, nhất là cấp quản đốc, trởng phòng cần phải chuẩn bị kỹ cũng nh thực hiện một cách... liệu tham khảo Giáo trình: 1 Quản trị nguồn nhân lực 2 Quản trị nhân sự 3 Quản trị nhân sự 4 Quản trị nhân sự 5 Quản trị nhân lực -Trần Kim Dung - Nguyễn Thanh Hội - Nguyễn Văn Lê - Nguyễn Hữu Thân - Phạm Đức Thành Sách tham khảo 1 Khoa học lao động - Đỗ Châu- Xuân Thu 2 Quản lý nhân lực - H.B Hard and P.Heysey 3 Quản trị nhân sự trong - Nguyễn Đình Hiển -Hải Linh các công ty Nhật Bản 4 Human Resource . kinh doanh và quy mô của doanh nghiệp . II . Vai trò của đánh giá thực hiện công việc . Đánh giá năng lực thực hiện công việc là công việc hết sức quan trọng nhng. lớn là do công ty biết đánh giá đúng mức sự thực hiện công việc của nhân viên hay không ". Đánh giá thực hiện công việc của nhân viên không những mang