Đề tài tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu lcl tại công ty tnhh pacific link international freight forwarding viet nam

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI KHOA THƯƠNG MAI QUỐC TẾ BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI : TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU LCL TẠI CÔNG TY TNHH PACIFIC LINK INTERNATIONAL FREIGHT FORWARDING VIET NAM Giảng viên hướng dẫn : Ths Đặng Thị Hoa Học sinh thực : Lê Kiều Mỹ Tiên MSHS : 2001426 Lớp : LOGT24E Khóa : 24 Tp Hồ Chí Minh, tháng 12, năm 2022 BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI KHOA THƯƠNG MAI QUỐC TẾ BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI : TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU LCL TẠI CÔNG TY TNHH PACIFIC LINK INTERNATIONAL FREIGHT FORWARDING VIET NAM Giảng viên hướng dẫn : THS Đặng Thị Hoa Học sinh thực : Lê Kiều Mỹ Tiên MSHS : 2001426 Lớp : LOGT24E Khóa : 24 Tp Hồ Chí Minh, tháng 12, năm 2022 NHẬN XÉT CỦA DOANH NGHIỆP THỰC TẬP XÁC NHẬN CỦA DOANH NGHIỆP THỰC TẬP (Ký tên đóng dấu mộc quý công ty ) NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN ( Ký tên đóng dấu ) LỜI CẢM ƠN Trong trình học tập khoa Thương Mại Quốc Tế, Trường Cao Đẳng Kinh Tế Đối Ngoại, em thầy giáo giảng dạy tận tình truyền đạt kiến thức bổ ích quan trọng trình làm em sau Em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến ban giám hiệu nhà trường quý thầy tận tâm giảng dạy giúp em hồn thành tốt khóa học Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Cô Đặng Thị Hoa xếp thời gian quý báu để hướng dẫn, nhận xét giúp em hoàn thành tốt báo cáo thực tập tốt nghiệp Em xin kính chúc quý thầy cô luôn khỏe mạnh, vui vẻ đạt nhiều thành cao công tác giảng dạy Chúc trường Cao Đẳng Kinh Tế Đối Ngoại tảng vững cho nhiều hệ sinh viên bước đường học tập Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn đến ban lãnh đạo anh chị CƠNG TY TNHH TIẾP NHẬN HÀNG HĨA LEGEND Trong q trình thực tập đây, em có hội hiểu rõ kiến thức học thực tế áp dụng Bên cạnh đó, dẫn giúp đỡ anh chị giúp em học hỏi thêm nhiều học kinh nghiệm quý báu Đó chắn phần hành trang quan trọng giúp em tự tin bước vào đời Trân trọng ! TPHCM, ngày 09 tháng 12 năm 2022 Sinh viên thực LÊ KIỀU MỸ TIÊN LỜI MỞ ĐẦU Trong xu tự hóa thương mại diễn mạnh mẽ, Việt Nam không ngừng nỗ lực hội nhập kinh tế quốc tế thông qua việc ký kết nhiều hiệp định thương mại tự do, có Hiệp định EVFTA Hiện nay, Việt Nam đứng thứ 64/160 nước mức độ phát triển logistics đứng thứ khu vực ASEAN sau Singapore, Malaysia Thái Lan Với tốc độ phát triển hàng năm đạt từ 14 - 16%, ngành dịch vụ tăng trưởng nhanh ổn định Việt Nam thời gian qua Nền kinh tế hội nhập, giao thương nước trở thành yếu tố quan trọng thúc đẩy phát triển quốc gia Cụ thể, hệ thống hạ tầng giao thông đường bộ, cảng hàng không, cảng biển, kho bãi, hạ tầng thương mại, trung tâm logistics không ngừng mở rộng với quy mô lớn, rộng khắp Cùng với đó, dịch vụ kèm đã, đáp ứng kịp thời yêu cầu đa dạng thị trường Các thủ tục, thời gian thông quan hàng xuất cải thiện đáng kể Thị trường Logistics Việt Nam có tham gia khoảng 5.000 doanh nghiệp Sự lên xu hướng vận chuyển, logistics chuỗi cung ứng kinh tế số giúp Việt Nam trở thành thị trường đầy tiềm Như vậy, giao nhận vận tải đóng vai trị vô quan trọng hỗ trợ, kết nối thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội Đây lĩnh vực có hoạt động logistics phát triển cịn nhiều tiềm năng, nhiên lực cạnh tranh nước cịn nhiều hạn chế, chưa có hội để phát triển đầy đủ Vì vậy, báo cáo nhằm mục đích nói thực trạng dịch vụ logistics giao nhận vận tải Việt Nam, phân tích hội thách thức cho doanh nghiệp Việt Nam, từ đề xuất giải pháp phát triển bền vững dịch vụ logistics lĩnh vực giao nhận vận tải cho doanh nghiệp Việt Nam Nhận thấy tầm quan trọng Logistics, em định tìm hiểu sâu hoạt động doanh nghiệp Logistics Cụ thể hoạt động chứng từ giao nhận hàng xuất nhập Ở trường học, em đào tạo, cung cấp kiến thức từ đến phức tạp Logistics Tuy nhiên, việc vận dung kiến thức nhiều hạn chế, kiến thức sách khác xa so với thực tế Vì vậy, thời gian thực tập tốt nghiệp giúp sinh viên chúng em làm quen với thực tế, hịa nhập với mơi trường doanh nghiệp nhiều Để vận dụng kiến thức học vào trình làm việc, nâng cao trình độ Nên em định chọn đề tài “ Nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất Công ty TNHH PACIFIC LINK INTERNATIONL FREIGHT FORWARDING VIET NAM ” đề tài để nghiên cứu báo cáo thực tập CHƯƠNG : GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP THỰC TẬP 1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty Công ty TNHH PACIFIC LINK INTERNATIONAL FREIGHT FORWARDING VIETNAM Sở Kế Hoạch Đầu Tư Thành Phố Hồ Chí Minh cấp giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 0315936610 lần đầu ngày 02/10/2019 - Tên cơng ty : CƠNG TY TNHH PACIFIC LINK INTERNATIONAL FREIGHT FORWARDING VIETNAM - Địa : 92 Thích Quảng Đức, Phường 5, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam - Điện thoại : 0283 535 1020 - Fax : 0283 535 1020 - Vốn điều lệ : 3.000.000.000 (ba tỉ đồng chẵn) - Mã số thuế : 0315936610 - Tài khoản VN : 96576576 - Ngân hàng ACB ( Ngân Hàng TMCP Á CHÂU), Chi Nhánh Châu Văn Liêm - Website : www.pacific-link.com.cn Công Ty mẹ PACIFIC LINK INTERNATIONAL FREIGHT FORWARDING có trụ sở Shanghai, Trung Quốc có 21 năm kinh nghiệm hoạt động lĩnh vực giao nhận vận tải đặc biệt tập trung thị trường Mỹ Canada Năm 2019, công ty TNHH PACIFIC LINK INTERNATIONAL FREIGHT FORWARDING VIETNAM thành lập Việt Nam, công ty bắt đầu hoạt động kinh doanh với tầm nhìn cung cấp dịch vụ giao nhận vận chuyển toàn giới, đặc biệt thị trường Mỹ Canada Với nhiều năm kinh nghiệm hoạt động tập trung thị trường này, ban lãnh đạo công ty tự tin có đủ kiến thức lực để giải khúc mắc hỗ trợ khách hàng phương diện, hướng đến mục tiêu mang lại dịch vụ vận chuyển tốt cho khách hàng Công ty có trụ sở làm việc đặt : 92 Thích Quảng Đức, Phường 5, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam Qua q trình hình thành hoạt động từ năm 2019 đến công ty TNHH PACIFIC LINK INTERNATIONAL FREIGHT FORWARDING VIETNAM cung cấp cho khách hàng ngày nhiều dịch vụ, đồng thời khơng ngừng đổi hình thức, nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng tốt nhu cầu ngày cao đa dạng khách hàng Công ty tin khả tiết kiệm tiền cho khách hàng cách liên tục xem xét lựa chọn vận chuyển hàng hóa thuế suất Hơn 90% khách hàng giới thiệu khuyến nghị từ khách hàng Mục tiêu cơng ty cung cấp cho khách hàng dịch vụ đáng tin cậy quán với giá cạnh tranh công Công ty kết nối với hệ thống đại lý tàu biển hãng hàng không hầu giới, tạo mạng lưới đại lý vận tải quốc tế Hơn nữa, công ty tạo tín nhiệm tin tưởng thật với đối tác không địa phương mà cơng ty nước ngồi lĩnh vực Hải quan xử lý hàng hóa Cơng ty tập trung vào thị trường Hoa Kỳ Canada ba năm qua, Cơng ty tự tin xử lí chuyến hàng từ đến Hoa Kỳ, Canada với cộng đại lý Hoa Kỳ, Canada 1.2 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh công ty Mở rộng hoạt động kinh doanh vận tải quốc tế giao nhận hàng hóa xuất nhập Việt Nam nói riêng thị trường giới nói chung Góp phần vào phát triển lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập Việt Nam tăng khả cạnh tranh với nước khác Cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế , dịch vụ logistics để tạo liên kết kinh doanh hiệu doanh nghiệp xuất nhập Việt Nam doanh nghiệp nước Tuân thủ theo quy định nhà nước sách quản lý hàng hóa xuất nhập giao dịch ngoại hối theo quy định Việt Nam Tiếp tục bồi dưỡng khơng ngừng nâng cao trình độ văn hóa , nghiệp vụ tay nghề cho tồn nhân viên cơng ty Thực việc quản lý nhân công ty theo sách pháp luật Nhà nước, tuân thủ theo luật Lao động Xây dựng lộ trình tổ chức kế hoạch hoạt động kinh doanh theo chiến lược phát triển công ty Làm tròn nghĩa vụ nộp thuế vào ngân sách nhà nước , minh bạch thông tin báo cáo tài theo quy định Nhà nước Chính phủ Dịch vụ logistics : - Cước vận chuyển đường bộ, thủy nội địa - Cước vận chuyển quốc tế sea FCL / LCL chuyên tuyến ASIA-Bắc Mỹ, Canada Cước vận chuyển quốc tế Air Cơ cấu tổ chức, tình hình nhân cơng ty 3.1 Chức nhiệm vụ phòng ban 3.1.1 Sơ đồ tổ chức cơng ty GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC QUẢN LÝ CHI NHÁNH BỘ PHẬN BỘ PHẬN KINH DOANH CHỨNG TỪ KẾ TỐN Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức cơng ty ( Nguồn : Phịng kế tốn ) 3.2 Chức nhiệm vụ phòng ban  Giám đốc - Là người đại diện pháp luật cơng ty, người đứng đầu cơng ty Có trách nhiệm điều hành quản lý chung toàn hoạt động công ty Chịu trách nhiệm hoạt động công ty trước pháp luật Đại diện công ty ký kết hợp đồng kinh tế, báo cáo thuế, thống kê… Ban hành quy chế nội bổ nhiệm, miễn nhiệm chức danh Công ty - Giám đốc chủ tài khoản công ty, ký kết hợp đồng kinh tế với đơn vị  Phó Giám đốc Thay mặt giám đốc thực công việc Giám Đốc ủy quyền Giám đốc  Quản lý chi nhánh Có trách nhiệm nhận đạo giám đốc , điều hành quản lý trực tiếp hoạt động công ty Việt nam Đưa kế hoạch kinh doanh thực kế hoạch kinh doanh giám sát giám đốc Báo cáo kết quả, tình hình hoạt động kinh doanh trực tiếp cho giám đốc  Bộ phận kinh doanh Đây phòng phụ trách công việc nghiên cứu thị trường, giới thiệu với khách hàng hình ảnh cơng ty sản phẩm mà cơng ty cung cấp có nhiệm vụ sau : - Tham mưu cho Ban Giám Đốc ký kết hợp đồng kinh tế với đơn vị nước - Giúp Ban Giám Đốc kiểm tra tổng hợp tình hình thực kế hoạch, phát vấn đề đề xuất hướng giải - Theo dõi việc thực hoạt động đơn đốc việc tốn cơng nợ có liên quan - Tìm kiếm khách hàng có tiềm website, báo, đài thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ - Giữ vững liên lạc thường xuyên với khách hàng cũ củng cố niềm tin để khách hàng tiếp tục giao dịch với công ty - Luôn tạo mối quan hệ tốt với khách hàng, xác định mạnh công ty để tung giá ưu đãi kèm theo dịch vụ hậu nhằm thỏa mãn yêu cầu khách biết nhu cầu họ Giới thiệu, quảng cáo phát triển thương hiệu sản phẩm mà làm đại diện, nhà phân phối  Bộ phận chứng từ Bộ phận chứng từ có nhiệm vụ thực khai báo hải quan, theo dõi lô hàng xuất, nhập theo yêu cầu khách hàng, liên hệ với khách hang để xếp lịch cho phận giao nhận làm nhiệm vụ Một số cơng việc phận sau : - Thực khai báo hải quan - Nhận chứng từ khách hàng gửi làm công tác kiểm tra chứng từ, hồi đáp cho khách hàng để kiểm tra lại lần có sai sót qua - Liên lạc với đại lý nước để theo dõi tình hình lơ hàng - Liên lạc với cảng để theo dõi container kéo số lượng container kéo hàng ngày để cấp cho khách hàng xác số hiệu container  Bộ phận kế tốn - Trên sở kết hoạt động năm trước kế hoạch kinh doanh năm lập kế hoạch tài cơng ty - Thực chế độ hoạch toán, báo cáo, lưu trữ, thống kê thu chi theo quy định hành - Tổng kết, phân tích, đánh giá tình hình thực tài công ty theo tháng, quý, năm - Tổ chức hạch toán nghiệp vụ mua bán, toán cơng nợ, tốn với ngân sách nhà nuớc, phân phối lợi nhuận - Quản lý vốn, tài sản, hàng hóa, chi phí,… cách theo dõi, phản ánh xác biến động đối tượng - Tham mưu cho giám đốc phó giám đốc tình hình tài chính, doanh thu cơng ty để lựa chọn hướng phát triển phù hợp cho công ty 3.3 Tình hình nhân cơng ty Pacific Link giai đoạn 2019 - 2021 Đội ngũ nhân viên công ty hầu hết đào tạo nghiệp vụ xuất nhập khẩu, có kinh nghiệm thực tế nhiệt tình cơng việc Mỗi cá nhân phịng ban có cơng việc cụ thể, phân cơng cách khoa học, chun mơn hóa lĩnh vực hoạt động Nhìn chung, phịng ban cơng ty có mối quan hệt khắng khít hỗ trợ lẫn nhau, nhằm đẩy mạnh hoạt động kinh doanh giao nhận vận tải có hiệu thị trường cạnh tranh khốc liệt ngày Kết hoạt động kinh doanh công ty TNHH Pacific Link International Freight Forwarding Viet Nam giai đoạn 2019 - 2021 4.1.1 Cơ cấu doanh thu theo loại hình dịch vụ Trong mơi trường kinh doanh ngày cạnh tranh nay, hiệu kinh doanh vấn đề mà tất doanh nghiệp quan tâm Riêng Pacific Link Logistics, cơng ty cố gắng trì tốc độ kinh doanh khẳng định vị thị trường Dưới kết tình hình kinh doanh Pacific Link Logistics từ năm 2020 đến 2021 : Bảng 4.1 Bảng tổng cấu doanh thu theo loại hình dịch vụ năm 2019 – 2021 Đơn vị : Tỷ đồng 10 Loại hình dịch vụ 2019 2020 2021 11,244,272,947 40,248,494,997 80,496,989,994 Hàng hóa vận chuyển đường biển lẻ LCL 172,988,000 875,597,428 1,238,415,000 Hàng hóa vận chuyển đường hàng khơng 115,325,000 46,900,000 825,600,000 11,532,585,947 41,170,992,425 82,561,004,994 Hàng hóa vận chuyển đường biển nguyên cont FCL Tổng Nguồn : Phịng Kế Tốn Trong hoạt động kinh doanh, Pacific Link International Freight Forwarding Viet Nam cung cấp dịch vụ giao nhận vận chuyển quốc tế góp phần đóng góp vào tổng doanh thu công ty Công ty Pacific Link không đa dạng nhiều mảng dịch vụ mà thường trì tập trung vào FCL theo sau dịch vụ LCL, dịch vụ hàng không đại lý vận chuyển Tuy nhiên, công ty hoạt động chưa nhiều năm thị trường, công ty chưa có nhiều khách hàng, dịch vụ tập trung vào mảng hoạt động cơng ty doanh thu tăng qua hàng năm Đặc biệt, 2021 năm có nhiều biến động ngành Logistics Như đề cập trên, tổng doanh thu Pacific Link Logistics, tăng theo năm, giai đoạn 2019 – 2020 tăng khoảng 2,963,840,648 tỷ đồng Năm 2020 – 2021, tăng khoảng 4,139,001,257 tỷ đồng Trong đó, FCL gia tăng mạnh mẽ, chiếm tỉ lệ phần trăm cao tất mảng dịch vụ Đây mảng dịch vụ phổ biến công ty, mang lại nhiều lợi nhuận cho công ty năm hoạt động Mặt khác, hai dịch vụ lại LCL dịch vụ vận chuyển hàng không không biến động nhiều so với dịch vụ khác góp phần thúc đẩy phát triển công ty, đem lại lợi nhuận cho công ty 4.1.2 Kết hoạt động kinh doanh công ty Pacific Link giai đoạn năm 2017 -2019 Trong môi trường kinh doanh ngày cạnh tranh nay, hiệu kinh doanh vấn đề mà tất doanh nghiệp quan tâm Riêng Pacific Star Logistics, cơng ty cố gắng trì tốc độ kinh doanh khẳng 11 định vị thị trường Dưới kết tình hình kinh doanh Pacific Link Logistics từ năm 2019 đến 2021 : Bảng 1.2 Bảng kết hoạt động kinh doanh giai đoạn năm 2019 – 2021 Đơn vị : tỷ đồng Năm 2019 Chỉ tiêu Chênh lệch 2020 2021 2019/2020 2020/2021 Số thực Tỉ lệ (%) Số thực Tỉ lệ (%) Tổng doanh thu 11,546 41,188 82,561 29,642 2,56% 41,373 1,01% Tổng chi phí 11,736 36,671 71,904 24,935 2,12% 35,233 0,96% -190 3,641 8,378 3,451 18,1% 4,737 1.30% Tổng lợi nhuận sau thuế Nguồn : phịng kế tốn 90,000 Tổng doanh thu 80,000 Tổng chi phí 82,561 Lợi nhuận sau thuế 70,000 60,000 50,000 41,188 40,000 36,671 30,000 20,000 11,546 11,736 8,378 10,000 3,641 -10,000 2019 -190 2020 4,821 2021 Đơn vị : tỷ đồng Bảng 1.3 Biểu đồ kết hoạt động kinh doanh năm 2019 - 2021 Nhận xét Qua biểu đồ ta thấy doanh thu tăng dần theo năm Cụ thể, năm 2019 đạt 11,546 tỷ đồng thấp 29,642 triệu đồng so với năm 2020 Năm 2020 đạt 41,188 tỷ đồng, năm 2021 đạt 82,561 tỷ đồng cao 41,373 triệu đồng so với năm 2020 Năm 2019, tổng doanh thu thấp, thời điểm cơng ty thành lập, chưa có khách hàng Và thời điểm thị trường Logistics chưa thật phổ biến, nhu cầu thị trường thấp, giá cước khơng biến động nhiều Bên cạnh đó, cơng ty phải trả thêm chi phí mặt bằng, chi phí nhân công, mua phần mềm, mua thiết bị, nội thất cho văn phịng dẫn đến việc thu lại lợi nhuận cho công ty Năm 2020, nhu cầu thị trường tăng chưa tăng mạnh mẽ Khách hàng biết đến Pacific Link nhiều Nhờ nhiệt tình, chăm đội ngũ nhân viên với trình độ cao, khả quản lý lãnh đạo tốt Ban Giám đốc hợp tác chặt chẽ nhân viên lãnh đạo, hàng hóa phát hành sớm với chi phí thấp độ an tồn cao Do đó, tên cơng ty trở nên phổ biến với khách hàng uy tín nâng cao thị trường Đến năm 2021, thời kỳ đầy biến động ngành logistics Thời điểm dịch Covid tăng cao, kèm theo nhu cầu dịch vụ vận chuyển giao nhận tăng Gây tình trạng ùn tắc, kẹt tàu, kẹt cảng, giá bán, giá cước tăng đột biến lực vận chuyển lại hạn chế không đủ để đáp ứng nhu cầu thị trường Cùng với chi phí có biến động cụ thể vào năm 2019 11,736 tỷ đồng, năm 2020 36,671 tỷ đồng, năm 2021 71,904 tỷ đồng Sở dĩ có tăng cơng ty có tăng thêm đội ngũ nhân viên Bên cạnh đó, q trình hoạt động phát sinh thêm nhiều chi phí khác Vì Pacific Link văn phịng đại diện cho 13 cơng ty China nên việc chi trả chi phí thêm cho nhân viên bán hàng khơng có, khơng tốn khoảng book qng cáo hình ảnh Điều góp phần gia tăng thêm doanh thu làm cho chi phí tăng Dẫn đến chi phí tăng nhanh doanh thu Lợi nhuận sau thuế vào năm 2019 - 190 triệu đồng Năm 2020 3,641 tỷ đồng cao 3,451 tỷ đồng so với năm 2019 năm 2021 8,378 tỷ đồng cao 4,737 tỷ đồng so với năm 2020 Năm 2020, quản lý chi phí cơng ty trở nên ổn định hơn, tăng trưởng kết tương đương với tăng trưởng thu nhập Các vấn đề liên quan đến quản lý nhân viên giải phần phí khơng tăng nhiều Doanh thu, khía cạnh khác, dần trở nên ổn định nhờ nhân viên Để đạt mức giảm chi phí, năm 2020 Pacific Link có thay đổi tích cực, thể qua hợp tác với hãng tàu đại lý họ ký kết hợp đồng dài hạn với đối tác nước quốc tế Đây chìa khóa quan trọng để thúc đẩy phát triển công ty kinh doanh lâu dài cắt giảm chi phí cho việc tìm kiếm đối tác CHƯƠNG : TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU LCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY THNN PACIFIC LINK INTERNATIONAL FREIGHT FORWARDING VIET NAM 2.1 Sơ đồ tổ chức thực nghiệp vụ giao nhận xuất hàng LCL đường biển Công ty TNHH Pacific Link International Freight Forwarding Viet Nam Nhận thơng tin từ bên agent nước ngồi Báo giá, đặt chỗ Lấy Booking, xếp vận tải, lịch đóng hàng Lấy thơng tin PL, Invoice gửi cho bên dịch vụ khai hải quan Lấy ISP, xin thông tin AMS Lấy SI làm HBL, MBL Theo dõi đến tàu chạy Khai AMS 14 Theo dõi hàng giải vấn đề phát sinh ( có ) Sơ đồ 2.1.1 : Sơ đồ quy trình giao nhận hàng LCL xuất đường biển công ty TNHH Pacific Link Nguồn : phịng chứng từ cơng ty Pacific Link 2.2 Phân tích quy trình giao nhận hàng hóa xuất hàng LCL đường biển Công ty TNHH Pacific Link International Freight Forwarding Viet Nam ( Quy trình áp dụng cho quy trình nhập hàng… Với hợp đồng số HPHLGB731060V) Bước : Nhận thơng tin từ bên Agent nước ngồi Vì Pacific Link văn phòng đại diện Việt Nam Là Forwarder hoạt động cơng ty giao nhận nên bước tìm kiếm khách hàng, thơng tin khách hàng thường bên Agent nước cập nhật Sau bên agent đưa thơng tin xác lơ hàng cho bên Forwarder Một số thông tin nhận từ Agent : + Phương thức vận chuyển ( Incoterm ) + Loại hàng hóa + Số lượng, khối lượng + Thời gian giao hàng, thời gian nhận hàng + Báo giá cước 2.2.2 Gửi email cho khách hàng xin thơng tin hàng hóa - Sau nh ận thông tn vềề đơn hàng, bền Forwarder seẽ gửi email cho bền khách đ ể check xem thông tn hỏ i mộ t sôố câu hỏ i để kiể m tra thông tn lô hàng tr ước hàng hóa đưa đềốn kho người gom hàng Một số câu hỏi cần thiết : + Hàng hóa phun trùng chưa ? + Số lượng hàng, dùng cont loại đựng hàng ? 15 - Nếu hàng hóa Mỹ cần phải phun trùng Vì hải quan bên Mỹ nghiêm ngặt vấn đề Có số trường hợp hàng chưa phun trùng đưa vào luồng đỏ, lơ hàng bị trả có trường hợp hàng bị tiêu hủy chỗ - Bên Forwarder cần xác nhận thông tin số lượng hàng hóa loại cont mà khách hàng sử dụng cho hàng hóa Và phương thức khách hàng đưa hàng hóa đến kho ? Để điều loại xe phù hợp với lô hàng, đưa lô hàng khách đến kho người gom hàng nhanh Sau báo cho nhà máy thông tin tài xế xe, biển số xe 2.2.3 Báo cho nhà máy Sau hàng hóa kiểm tra chặt chẽ Bên forwarder báo cho 16 CHƯƠNG : MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA TẠI CƠNG TY PACIFI LINK INTERNATIONAL FREIGHT FORWARDING 3.1 Nhận xét hoạt động kinh doanh cơng ty 3.1.1 Thuận lợi Nhìn chung mức doanh thu năm 2019 – 2020 biến động không Năm 2019, không đem lại nhiều lợi nhuận cho cơng ty thành lập Đến năm 2020, tình hình biến chuyển hơn, có nhiều khách hàng biết đến cơng ty Bên cạnh cơng ty khơng đầu tư vào chi phí quảng cáo hay tốn thêm khoảng doanh thu cho nhân viên Sale doanh thu có nhiều biến chuyển tốt Tuy nhiên, từ năm 2021, tình hình kinh doanh đơn vị đạt hiệu cao, mức doanh thu có xu hướng tăng nhanh, vượt xa mục tiêu lợi nhuận xí nghiệp định mức cơng ty đề Tỷ suất lợi nhuận theo tài sản tỷ suất lợi nhuận ròng doanh thu đơn vị tăng qua năm nỗ lực tập thể nhân viên, thành công thương hiệu mang lại uy tín, mang đến tin tưởng cho khách hàng, bên cạnh sách ưu đãi điều tiết kinh tế hợp lý nhà nước 3.1.2 Khó khăn Qua phân tích năm 2019 – 2021 ta thấy xí nghiệp chưa kiểm sốt chi phí chặt chẽ làm cho chi phí có xu hướng tăng qua năm chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp Chỉ số lợi nhuận theo vốn cho thấy đơn vị sử dụng vốn chưa hiệu Tỷ suất lợi nhuận ròng doanh thu chưa cao, xí nghiệp cần xem xét tỉ trọng chi phí chiếm cao, cần có biện pháp kiểm sốt chi phí việc quảng bá hình ảnh, thương hiệu 17 công ty mang lại hiệu Việc quảng bá hình ảnh, thương hiệu cơng ty mang lại hiệu chưa cao dẫn đến nguồn khách hàng chủ động tìm đến cơng ty cịn Hoạt đơng marketing cơng ty cịn hạn chế so với cơng ty giao nhận khác Vì khách hàng chủ yếu công ty khách hàng lâu năm, có quan hệ thân thiết với cơng ty Bất kì quy trình hoạt động có điểm mạnh nhữn → → Bất kỳ quy trình hoạt động có điểm mạnh điểm hạn chế định Vì cơng ty MSL cần phát huy điểm mạnh, khắc phục hạn chế để phát triển lâu dài bền vững, nhằm tạo niềm tin cho khách hàng phục vụ khách hàng ngày tốt 3.3 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quy trình giao nhận hàng hóa cơng ty Pacific Link International Freight Forwarding Viet Nam 3.3.1 Giải pháp để tăng doanh thu Qua phân tích ta thấy, doanh thu bán hàng ln chiếm tỷ trọng lớn tổng doanh thu để tăng doanh thu phải có biện pháp thúc đẩy gia tăng doanh thu bán hàng Muốn tăng doanh thu bán hàng ta làm tăng số lượng sản phẩm bán tăng giá bán Tuy nhiên, kinh tế khó khăn việc tăng giá bán phần làm giảm sức cạnh tranh đơn vị với doanh nghiệp ngành áp dụng biện pháp làm tăng sản lượng điều chỉnh giá bán mức hợp lý Để tăng số lượng đơn hàng công ty cần đẩy mạnh chiến lược quảng bá dịch vụ Với dịch vụ logistics, khách hàng mục tiêu người chủ động Vậy nên, doanh nghiệp cần sử dụng chiến lược search marketing từ khóa phù hợp theo thói quen tìm kiếm khách hàng Để thương hiệu xuất trước mắt khách hàng Khi khách hàng cần, phải đảm bảo thương hiệu xuất trước mắt họ Để khách không bị rơi vào bị động định sử dụng dịch vụ Logistics 18 Vậy nên, sử dụng chiến dịch quảng bá cần thiết Giúp hình ảnh, thương hiệu tồn mắt khách hàng Đảm bảo chất lượng dịch vụ toàn chuỗi Để nâng cao hài lòng cho khách hàng doanh nghiệp dịch vụ logistics cần phải đảm bảo chất lượng dịch vụ tồn chuỗi Doanh nghiệp dịch vụ logistics ln ln theo dõi q trình vận chuyển hàng hóa từ nhà máy đến điểm nhận hàng Đảm bảo hàng hóa khách hàng vận chuyển cách an toàn Nhân viên cần phải đào tạo trình độ chun mơn cách kỹ lưỡng để đáp ứng nhu cầu khách hàng Đặc biệt, trường hợp phát sinh vấn đề, nhân viên có đủ kiến thức để xử lý cách nhanh chóng, khơng trì hỗn Cam kết dịch vụ diễn hoạch định Xây dựng chiến lược giá canh tranh hợp lý Cần xây dựng đa dạng chiến lược giá khác nhau, chọn lựa chiến lược tùy thuộc vào điều kiện tại, đối tượng khách hàng mục tiêu hướng đến nhà cung cấp Việc phải cân đối lợi nhuận nhà cung cấp lợi ích khách hàng điều vơ quan trọng Chi phí mà khách hàng bỏ để sử dụng dịch vụ cần nhận quan tâm, trân trọng, hỗ trợ nhiệt tình từ nhà cung cấp, doanh nghiệp logistics Họ cần hiểu nhu cầu mong muốn khách hàng để đáp ứng làm thỏa mãn nhu cầu cho khách hàng cảm nhận nhận từ nhà cung cấp xứng đáng với khoản chi phí bỏ ra, cảm nhận chi phí hoàn toàn hợp lý chấp nhận Nâng cao sở vật chất kỹ thuật Hoạt động logistics ngày không gắn liền với hoạt động kho vận, giao nhận vận tải, mà lên kế hoạch, xếp thành chuỗi cung ứng nguyên vật liệu nhà cung ứng chuyển đến nhà sản xuất Do đó, thời gian tới, doanh nghiệp dịch vụ logistics cần phải nâng cao lực cạnh tranh phát triển nữa, không ngừng đổi mới, cải thiện sở vật chất, kỹ thuật tiền đề quan trọng cần đặt lên hàng đầu, cụ thể là: Nâng cấp mở rộng hệ thống kho bãi, đầu tư trang thiết bị đại phục vụ trình bốc xếp, vận chuyển chuyên dùng dịch vụ hỗ trợ khác tạo lợi cạnh tranh nâng cao chất lượng phục vụ Luôn chuẩn bị đầy đủ sở, điều kiện phương tiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động logistics cảng, kho, nơi kiểm tra hàng hóa,… Tổ chức thống kê đánh giá sở vật chất, trang thiết bị định kỳ nhằm có kế hoạch đổi tránh xảy cố làm ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng khách hàng đảm bảo hoạt động thông suốt 3.2.2 Giải pháp để giảm chi phí Giảm chi phí Là yếu tố tác động góp phần nâng cao lợi nhuận Qua phân tích cho thấy giá vốn hàng bán chiếm tỷ trọng lớn tổng chi phí việc thực tiết kiệm chi phí giá vốn hàng bán cần thiết Để kiểm soát tốt khoản chi phí cấu thành nên giá vốn nhằm mang lại lợi nhuận cho đơn vị thực hai cách giảm giá thành giảm chi phí hoạt động 19 + Giảm giá thành : chiết khấu ưu đãi hấp dẫn cho khách hàng có tiềm năng, mang lại nhiều lợi nhuận cho công ty Giảm cho lơ hàng có số lượng lớn giảm giá khách hàng có nhu cầu muốn thương lượng lại giá thành + Giảm chi phí hoạt động : Đơn vị cần nhắc nhở nhân viên có ý thức tiết kiệm việc sử dụng tài sản, đồ dùng văn phòng cách đề quy định xử lý khen thưởng Bên cạnh cần có quy định định mức cụ thể việc sử dụng điện, điện thoại đơn vị tránh tượng sử dụng cho mục đích cá nhân Ngồi khoản chi phí chi phí cơng tác phí, chi phí đồ dùng văn phịng cần phải có quản lý chặt chẽ để tránh tượng lãng phí cơng Tạo timeline chi tiết Những định vào phút chót dẫn đến sai lầm, bỏ lỡ nhiều hội gây phát sinh chi phí Nếu khơng có kế hoạch rõ ràng thời điểm sản xuất, vận chuyển giao hàng, doanh nghiệp phải chịu số chi phí khơng cần thiết trước lơ hàng hồn tất Hãy tạo timeline chi tiết theo sản phẩm từ đầu đến cuối, xác định xác thời gian sản xuất sản phẩm, mặt hàng cần vận chuyển để giao thời hạn tác động thực để giảm chi phí q trình Nếu bạn dành thời gian để xem xét thay đổi nhỏ thực timeline, bạn tiết kiệm khoản chi phí tương đối lớn Chỉ sử dụng tảng quản lý Thay sử dụng nhiều tảng để thực tác vụ khác nhau, giữ tất thông tin, nhu cầu chi tiết sản phẩm bạn nơi Đảm bảo tảng truy cập có nhu cầu thơng tin Hoạt động tảng giúp làm giảm sai sót, hạn chế việc thiếu thơng tin hay hoạt động trùng lặp Nếu bạn có lỗi hơn, bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc Kiểm tra định kỳ Xí nghiệp nên có kế hoạch kiểm tra định kỳ máy móc, thiết bị làm viện để tránh việc hư hỏng gây tốn cho chi phí sửa chữa thay thiết bị Cần phải tăng cường ứng dụng khoa học, công nghệ đại theo xu hướng hình thành ngành logistics 4.0 để nâng cao sức cạnh tranh, nâng cao chất lượng dịch vụ giảm giá phí dịch vụ 3.2.3 Các giải pháp khác Thực sách khen thưởng hợp lý cơng nhân viên tích cực, góp phần làm tăng suất cơng việc hay góp phần làm tăng lợi nhuận cho công ty Công ty nên mở thêm lớp đào tạo, huấn luyện cho công nhân viên để nâng cao tay nghề phù hợp với nhu cầu thực tế đơn vị Đưa nội quy, quy định hợp lý để công nhân viên đơn vị tuân thủ theo Nhằm giúp công nhân viên làm việc có kế hoạch, mục tiêu linh hoạt công việc Tăng cường hoạt động marketing, 3.3 Kiến nghị 3.3.1 Kiến nghị công ty 20 Nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận công ty Chất lượng dịch vụ lợi cạnh tranh cơng ty Vì để nâng cao lực cạnh tranh cơng ty cần phải khơng ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ Đảm bảo thời gian giao nhận hàng xác để giảm thiểu chi phí lưu container, lưu bãi Muốn thực tốt mặt thời gian phải lên kế hoạch thực hiện, làm việc theo quy trình đề ra, chuẩn bị đầy đủ phương tiện, sẵn sàng giao nhận hàng Đồng thời đưa mức giá cạnh tranh với chi phí thấp Nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ nhân viên Cơng ty cần mở thêm nhiều khóa học nhằm cập nhật nâng cao kiến thức khả quản lý điều hành phận, nâng cao tay nghề cán công nhân viên góp phần tăng hiệu kinh doanh chất lượng thành phẩm Tiết kiệm chi phí trọng đầu tư sở vật chất, hạ tầng Quản lý chi phí theo phận nhằm phát giảm tối đa chi phí bất thường Khi phịng ban cần đề xuất vấn đề chi phí thi cần phải có sư chấp thuận trưởng phận trước trình lên ban giám đốc Có phân bổ, xếp nhân cách hợp lý để hỗ trợ cách linh hoạt, cấu công ty trở nên gọn nhẹ hơn, giảm thiểu thời gian chi phí phát sinh khơng cần thiết Sử dụng tiết kiệm hiệu trang thiết bị máy móc văn phịng Tăng cường hoạt động Marketing Công ty Pacific Link cần phải đẩy mạnh marketing nhằm đem lại nhiều khách hàng số cách sau : khuyến giá cước, chi phí dịch vụ, quảng cáo để đến gần với khách hàng có nhu cầu, đăng bảng báo giá hấp dẫn khách hàng tạp chí lớn Bên cạnh cơng ty khơng bỏ qn khách hàng sau kết thúc hợp đồng giao nhận, phải tiếp tục quảng bá hình ảnh tạo uy tín cho khách hàng cách triển khai dịch vụ hậu như: tư vấn, giúp đỡ khách hàng khách hàng gặp trục trặc, khó khăn,… Tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường Khi công ty muốn mở rộng quy mô hoạt động, sau có đủ đội ngũ nhân viên, vấn đề cịn lại tìm kiếm thêm nguồn khách hàng thị trường sẵn có đánh sang thị trường khác tiềm Công ty cần nghiên cứu mở rộng thêm thị trường mới, tìm hiểu lượng khách hàng có nhu cầu cần dịch vụ xuất nhập Khách hàng ln tìm đến cơng ty có dịch vụ tốt giá thấp nhất, công ty cần tập trung nghiên cứu đối thủ cạnh tranh ngành, tìm hiểu điểm mạnh, điểm yếu họ tìm hiểu bảng báo giá xác họ để có phương pháp tiếp cận khách hàng hợp lý Công ty cần hỗ trợ thêm số sách khen thưởng cho nhân viên phận có tiến độ làm việc tốt để nâng cao suất làm việc, tăng doanh thu cho công ty tránh trường hợp trùy trệ, ứ động cơng việc vào vụ thiếu nhân cơng lao động 3.3.2 Kiến nghị nhà nước 21 Nhà nước nên ban hành thêm số hành lang pháp lý bao gồm quy định cụ thể rõ ràng hoạt động giao nhận XNK Quá trình kiểm sốt doanh nghiệp 57 làm thủ tục Hải Quan dịch vụ giao nhận xuất nhập số mặt hạn chế, lỏng lẻo gây khó khăn cho phía doanh nghiệp lẫn Hải Quan Đảm bảo tỷ giá mức thoả đáng để khuyến khích xuất khẩu, hạn chế nhập biến động mạnh tỷ giá gây bất ổn định kinh doanh xuất nhập công ty Ngồi cần trọng sách hỗ trợ vốn cho doanh nghiệp Các ngân hàng nên đầu tư thêm để giúp doanh nghiệp thực việc kí kết hợp đồng xuất nhập cách chủ động, linh hoạt không cần phải dựa nhiều vào ngân hàng nước ngồi Một ví dụ cụ thể ngân hàng nước bão lãnh cho doanh nghiệp lấy D/O chưa có B/L ngân hàng nước chưa tạo dụng lịng tin phía nước ngồi nên cơng đoạn bị ngừng trệ, ảnh hưởng tới thời gian lấy hàng doanh nghiệp Chú trọng đầu tư sở hạ tầng : cần đầu tư hợp lý cho cảng, sân bay, cảng thông quan nội địa (ICD), đường bộ, đường sắt, đường sông, kho bãi, trang thiết bị, ngân hàng, bảo hiểm theo kế hoạch tổng thể, có khả tương tác hỗ trợ qua lại lẫn cách hiệu quả, trọng đầu tư xây dựng cảng nước sâu trung chuyển khu vực Nhà nước cần xem xét lại quy định việc tải xe container Đây quy định đúng, lại vấn đề nan giải công ty giao nhận hãng vận tải Ví dụ quy định tải trọng cont 40 feet chở tối đa 30 hàng, theo quy định phép chở tối đa 25 hàng Trường hợp dẫn tới hàng bị ứ đọng lại cảng, hay tăng thêm chi phí vận chuyển, dẫn đến khách hàng giảm khối lượng hàng hóa dịch vụ giao nhận Đơn giản hóa thủ tục chứng từ có liên quan : Việt Nam thành viên APEC, ASEAN, tham gia AFTA, WTO Vì phải có nghĩa vụ thành viên tham gia tổ chức chuyên ngành, tham gia công ước, hiệp định quốc tế Do vậy, yêu cầu cấp thiết phải đơn giản hóa thủ tục hải quan, cải tiến thủ tục quản lý xuất nhập phù hợp với thông lệ, công ước quốc tế góp phần thúc đẩy giao lưu kinh tế đặc biệt lĩnh vực giao nhận 22 KẾT LUẬN Giao nhận vận tải lĩnh vực then chốt, đóng vai trị vị trí quan trọng kinh tế Việt Nam, đặc biệt hoạt động kinh doanh hàng hóa xuất nhập Đó nhân tố định thành công quan hệ thương mại quốc tế, tạo dựng nên uy tín cho doanh nghiệp, góp phần quảng bá hình ảnh nghiệp vụ giao nhận đất nước với quốc gia khu vực giới Nhận thức điều đó, cơng ty giao nhận Việt Nam, điển hình cơng ty TNHH Pacific Link tích cực tham gia đẩy mạnh hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, khơng ngừng cải thiện nâng cao chất lượng dịch vụ đề định hướng hoạt động thời gian tới để phù hợp với mục tiêu phát triển hoạt động ngoại thương nói riêng kinh tế nói chung Từ định hướng phát triển đó, cơng ty phải ln nỗ lực để hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa Hồn thiện từ bước đưa lựa chọn loại hình dịch vụ hợp lý bước cuối giao hàng toán với khách hàng Từng khâu nghiệp vụ phải thực tốt nhất, nhanh chóng chuyên nghiệp nhất, theo mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận tối thiểu hóa chi phí Đồng thời đem lại uy tín chất lượng khách hàng, mở rộng thị trường, đối tác kinh doanh Với năm kinh nghiệm việc thực nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập đường biển, công ty TNHH Pacific Link đạt nhiều thành tựu đáng kể nhờ đội ngũ tri thức giàu kinh nghiệm, phối hợp nhịp nhàng phòng ban Bên cạnh đó, cơng ty phải đối mặt với nhiều khó khăn trình độ chun mơn nhân viên chưa đồng đều, trang thiết bị, sở vật chất chưa đáp ứng đủ yêu cầu công việc việc quảng bá hình ảnh cơng ty lại chưa thực hiệu Hy vọng giải pháp tác đề xuất việc phát triển nguồn nhân lực, xây dựng thương hiệu, đầu tư hệ thống sở hạ tầng mở rộng thị trường hoạt động phần giúp cơng ty hồn thiện quy trình giao nhận, góp phần khẳng định nâng cao vị thị trường nội địa quốc tế Trong bối cảnh hội nhập kinh tế giới, kinh tế Việt Nam đứng trước tiềm hội kinh doanh lớn, đặc biệt lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập Vì vậy, tác giả tin tưởng vào phát triển vững mạnh công ty TNHH Pacific Link tương lai 23 24